Como usar o Google Docs

Muita gente não sabe que o GOOGLE tem um lugar onde você pode criar documentos de
texto, planilhas e apresentações, sem precisar usar Word, Excel nem Powerpoint. E o melhor
de tudo: depois de criar, você pode consultar ou modificar os arquivos, onde quer que você
esteja neste mundo. E também, pode enviar para quem você quiser, ou para ver ou para
modificar também, conforme você deseje.

O melhor de tudo: grátis. Basta ter uma conta no GOOGLE (grátis) e um browser (grátis), além
de um computador com acesso à internet (isso fica por sua conta).

Bom. Então vamos ver como faz para usar este ótimo serviço do Google.

Primeiro você precisa criar uma conta no GOOGLE. Não se acanhe. É rápido e é de graça.

Vá em www.google.com. Lá em cima da página, clique em Gmail.

Na página do Gmail, clique no botão grande CRIAR UMA CONTA.

Coloque os seus dados, escolha um bom nome de conta (nada de nomes atrapalhados), uma
senha (nem fácil nem difícil demais) e clique no botão do final da tela de cadastro.

Aparecerá uma tela de abertura do Google. Você pode ver um vídeo mostrando os recursos,
mas vamos direto aos “finalmentes”. Clique no botão MOSTRAR MINHA CONTA.

Pronto! Agora voce tem um novo e-mail com uns 7 giga de capacidade. Só para exemplificar,
criei uma conta adelsonribeirodejesus@gmail.com.

Mas não é isso que queremos, o que queremos é usar o GOOGLE DOCS, não é? Então vamos
lá.

Lá em cima da pagina, clique em Docs.

Agora você entra na página do Google Docs. Está em inglês, mas não precisa se apavorar com
isso. Eu sei muito bem que você só estudou inglês até o nível de mestrado. Então, quando for
preciso, eu vou traduzir os termos. (VEJA NO FINAL UMA OTIMA DICA DE GUTA!!).

Vamos criar um documento de texto. Para isso clique no botão Create new (criar novo).

Abrirá várias opções. Clique em Document.

Abrirá uma janela. Veja como é parecida com a do Word. Tem as mesmas opções File – Edit –
View – Insert – Format – Table, etc., e tem uma barra de ferramentas de formatação de texto,
parágrafo etc.

Observe que você não está usando o Word. Você está usando apenas o seu browser (Firefox,
Internet Explorer, Chrome, etc).

Escreva qualquer coisa. Mude a fonte, as cores do texto, etc. Se quiser mais, insira tabelas,
figuras, desenhos, etc.
Depois grave usando o primeiro ícone (que parece um antigo disquete), ou então o comando
File – Save.

Por enquanto vamos só ficar por aqui. Então vamos salvar e sair, com o comando File – Save
and Close (ou então clicando no botão Save & Close lá no lado direito da página).

Pronto. Agora voce voltou para a primeira tela, só que agora já aparece na lista o documento
que você acabou de criar.

Se quiser entrar para ver de novo, ou para mudar alguma coisa, clique no título do documento.
No meu caso, criei um documento que ficou com o nome Teste de novo documento.

(Se voce entrou no documento, para sair volte para a tela anterior clicando novamente em
Save & Close.)
Observe três coisas:

1) O arquivo ficou gravado onde? No seu computador? Não! Ficou lá nos servidores do
Google (deve ter milhares de servidores enormes). Então, isso quer dizer que teoricamente
está num lugar seguro, independente do seu próprio computador que está sujeito a perda
de dados (basta um bom vírus ou um bom hacker para estragar todo o seu trabalho de
anos!)

2) Outra coisa: já que está lá nos servidores do Google, você pode acessar o arquivo de onde
quer que esteja. Pode estar no seu desktop de casa em Aracaju ou usando o seu netbook
no Alabama ou em Calcutá.

3) A terceira coisa, talvez a mais importante, é que você pode compartilhar o documento
com outras pessoas. Essas pessoas poderão apenas ver o documento, ou até modificar o
documento. Isso permite que duas ou mais pessoas possam trabalhar em conjunto,
mesmo que estejam distantes.

Então vamos ver como é que compartilha o documento.

Na tela onde tem o documento (a tela se chama All Items) marque na caixa à esquerda do
documento. O documento ficará marcado em amarelo.

Clique agora no botão Share (compartilhar) Selecione a primeira opção Invite people (convidar
pessoas).

Aparecerá uma caixa azul. Coloque as opções conforme abaixo. Veja as explicações para cada
campo.
Pronto. Aparecera uma caixa dizendo que agora a pessoa tem direito a ver (Can view). Clique
no botão Save & Close ou feche essa caixa clicando no quadrinho x no canto superior direito.

Veja que o documento em si não foi enviado ao e-mail de adelsonline@gmail.com.

Quando você compartilha um documento, o Google Docs manda para os e-mails que você
selecionou, um link que permitirá a abertura do documento.

Observe que os e-mails dos destinatários não precisam ser do Gmail. Podem ser do Yahoo,
UOL, etc etc, ou seja, qualquer e-mail válido deste sofrido planeta.

Vamos ver o que acontece nesse e-mail de Adelsonline, que está na bonita e distante cidade
de Aracaju.

Veja só que coisa boa. A pessoa (no caso, Adelsonline) recebe só um link. Então, se
Adelsonline quiser ver o documento, basta que ele clique nesse link.

Olhe bem a vantagem. Você pode criar um documento enorme, salvar no Google Docs, e então
enviar para quem quiser. Essas pessoas receberão apenas um pequeno e-mail com um link
para o documento.

O que é que isso significa? Significa ganho de tempo e espaço de armazenamento nos
destinatários. Pode ser que eles, assim como você, estejam enjoados(as) de receber muitos e-
mails com anexos enormes que demoram um tempão para baixar.

E o documento original estará em lugar seguro, nos servidores do Google Docs.

Mas, e se Adelsonline quiser ver o documento que recebeu?

Entao Adelsonline irá clicar no link. Veja o que acontece.

Adelsonline abriu o documento, mas agora observe que não tem todas as opções de menu. Só
tem as opcoes File, View, Help.

Isso porque adelsonribeirodejesus (criador do documento) é cuidadoso, ou egoísta, ou

simplesmente não quis dar a Adelsonline a permissão para editar o arquivo. (Lembra? Antes de
enviar, clicou no quadrinho To View).

Mesmo assim, veja as opções do menu File quando Adelsonline abre o documento:

Olha só as opções! Adelsonline pode até

fazer o download do documento no formato
Word (aquele programinha que ninguém
conhece, daquela pequena empresa
Microsoft ®).

Adelsonline entao irá clicar nessa opção File

– Download – Word, e então o Google irá
transformar o arquivo do Google Docs para o
formato MS Word. Adelsonline então irá
fazer o download e abrir o documento
usando o MS Word.

Entao, Adelsonline poderá até usar o

documento, modificar, salvar, etc. Mas não
poderá alterar o documento que está lá
intacto e seguro no Google Docs.
Outra alternativa: se quisesse, Adelsonline poderia criar uma cópia do documento (usando o
comando File – Make a copy...). Essa cópia ficaria guardada no Google Docs de Adelsonline.
Entao Adelsonline nem precisaria fazer o download para o Word. Poderia criar essa cópia no
Google Docs e trabalhar sempre no Google Docs. Veja que bom.

.......

Vamos agora deixar a vida de adelsonline em paz, e ver o que se passa na conta
adelsonribeirodejesus (que é o criador do documento).

Ainda bem que o documento continua lá inteirinho. Vamos agora compartilhar esse
documento com outra pessoa – no caso, com lourdesaj@gmail.com.

Veja bem. Lourdesaj é uma pessoa muito conhecida de adelsonribeirodejesus, amiga,

colaboradora, íntima até; portanto adelsonribeirodejesus irá compartilhar o documento de
forma que lourdesaj possa também alterar o documento.

Isso é importante: Você não deve nunca dar a permissão de alterar o documento para outras
pessoas que você não conhece muito bem. Observe que essas pessoas poderão fazer o que
quiser com o documento. Até poderão escrever coisas, mandar o documento, e depois dizer
que foi você quem escreveu. Poderão apagar o próprio documento. Cuidado com essa opção.

Mas, chega de meter medo e vamos lá. Selecione a opção Share – Invite people...
Clique no botão Send. Então será enviado para lourdesaj@gmail.com o link do documento.

Vamos ver o que acontece no e-mail de lourdesaj.

Observe uma coisa importante: Quando Lourdesaj clicar no link, o documento aparecerá com
as mesmas opções que Adelsonribeirodejesus (criador do documento) tem.

Lourdesaj pode até modificar o

documento. Veja que ela até
modificou colocando um texto lá
embaixo em azul. (Ainda bem que
Lourdesaj não escreveu outra
coisa).
Conclusão:

Vemos que o Google Docs, se bem utilizado, é um ótimo recurso para trabalho compartilhado.

Mas, como todo recurso dessa área de informática, deve ser usado com cuidado. Uma outra
precaução que você deve ter é de não colocar documentos com conteúdo “sensível”,
extremamente pessoal. Muito menos contas de banco, números de cartões de crédito, senhas,
etc etc. Afinal os hackers estão soltos por aí.

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Fico por aqui. Você poderia fazer o mesmo com planilhas e apresentações do Google Docs, que
têm recursos bem parecidos com os do Excel e Powerpoint. O Google Docs não tem todos os
recursos desses programas, mas em compensação, é de graça, e vimos que permite o acesso e
o compartilhamento dos arquivos de forma muito fácil.

E também poderia fazer o mesmo com FOTOS (mas essa fica para outra oportunidade!)

Abracos,

---Adelson

(VEJA A DICA DE GUTA NA PAGINA SEGUINTE)

__________OTIMA DICA DE GUTA_________

A interface de usuário (tela que aparece para nós mortais) normalmente é em inglês. Para
mudar a interface do GOOGLE DOCS para português, quando você entrar nele pela primeira
vez, clique no link Settings que fica lá em cima da tela. Quando abrir uma caixa de
configurações, mude a língua para Português(Brasil).

Pronto! Agora o GOOGLE DOCS ficou ainda mais fácil de usar.