FORMALIZACIN

QU ES LA FORMALIZACIN? Se entiende por formalizar el revestir de formas

legales y empresariales a una unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos
legales sino administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera seria,
responsable y acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno para
garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.

QU ES UNA EMPRESA FORMAL? Se considera como formal aquella empresa

que desarrollando una actividad econmica lcita, cumple con los requisitos que exige
el Estado. No obstante, a pesar de ser la definicin ms acogida en Colombia, se debe
agregar un elemento importante para diferenciar una empresa formal de la informal,
el cumplimiento de normas tcnicas sectoriales a travs de la implementacin de
buenas prcticas empresariales, tal como se explica a continuacin.

QU SON BUENAS PRCTICAS EMPRESARIALES? Las "Buenas Prcticas de

Gestin Empresarial comprenden una serie de medidas prcticas, de fcil aplicacin,
que un empresario puede realizar para aumentar la productividad, bajar los costos,
reducir el impacto ambiental de la produccin, mejorar el proceso productivo, as
como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un instrumento para la
gestin de costos, la gestin empresarial y para iniciar cambios organizativos.
Solamente prestando adecuada atencin a estos tres elementos se logra una triple
ganancia (econmica, ambiental y organizativa) y se establecen en la empresa las
bases modestas para un continuo y exitoso proceso de mejoramiento continuo

POR QU SE DEBE FORMALIZAR UNA EMPRESA? En un mundo cada vez

ms competitivo, formalizar una empresa es actuar dentro del marco de las
disposiciones legales del pas, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo
responsabilidades como se ver ms adelante. A travs de la formalizacin el
empresario puede acceder a los diferentes servicios que promueven su
competitividad, sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite insertarse en nuevos
mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes
eslabones de las cadenas productivas, los clster y las redes de colaboracin presentes
en la ciudad de Medelln y el departamento de Antioquia.

QU OPORTUNIDADES Y BENEFICIOS SE TIENEN AL SER FORMAL?

Segn cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, las mipymes
representan 99% del tejido empresarial del pas, no obstante alrededor de 60% de
ellas son informales. Esta informalidad se explica, en parte, por la falta de una
adecuada informacin para el emprendedor/empresario sobre cules trmites debe
realizar para ajustar su empresa a los lineamientos legales; ante cules entidades se
debe llevar a cabo cada trmite; cunto dinero cuestan; cunto tiempo se debe invertir,
y qu beneficios y servicios obtiene por hacerlo. En el siguiente cuadro se relacionan
las oportunidades que tiene una empresa formal y los riesgos y obstculos que tiene
una empresa informal.
 QU SE DEBE TENER EN CUENTA PARA CREAR UNA EMPRESA
FORMAL? Crear empresa es un gran compromiso que implica al
emprendedor/empresario asumir responsabilidades y aprovechar, de manera seria, los
mltiples servicios de apoyo y acompaamiento empresarial que estn diseados y
vienen siendo implementados para el beneficio de las empresas en los primeros aos
de operacin legal. Para hacer empresas sostenibles, rentables, competitivas, con
grandes posibilidades de xito empresarial, deben seguirse unos pasos que darn
claridad al emprendedor/empresario de la clase de empresa que tiene hoy y la que
quiere tener en el futuro prximo. Lo primero que se debe efectuar es definir a qu se
va a dedicar la empresa, luego realizar ajustes de los aspectos relevantes de la idea de
negocio y hacer el plan de empresa o plan de negocio. Antes de una empresa
comenzar su operacin, debe dar respuesta a las siguientes preguntas, las cuales
orientarn al empresario en el desarrollo del plan de negocio:

Qu est demandando el mercado y cmo puede la empresa satisfacer esa necesidad?

Qu tiene la empresa para ofrecer?

Qu valor agregado tienen los productos y/o servicios de la empresa?

Quin comprara los productos y/o servicios de la empresa?

Cmo se van a promocionar los productos y/o servicios?

Cunto dinero se necesita para desarrollar la empresa?

Qu activos tangibles e intangibles se requieren para el funcionamiento de la empresa?

Cmo se va a financiar la empresa?

Qu cualidades y habilidades debe tener el personal que trabaje en la empresa?

Dependiendo del tipo de figura legal (persona natural o persona jurdica):

 Qu trmites deben realizarse para constituir una empresa?

Qu otros trmites o permisos se requieren para dar inicio a la empresa?

Cul es el costo de los trmites, qu instituciones intervienen en la gestin de los mismos,

y cunto tiempo se tarda en obtenerlos?

QU ES EL PLAN DE NEGOCIO? El plan de negocio es un documento escrito en

el cual se plasman de forma clara y concreta los objetivos que el empresario quiere
alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo plazos. Le permite hacer una
valoracin tcnica, social y econmica de sus distintas alternativas, y establecer las
diferentes estrategias que debe implementar para el logro de estas.

QU DEBE CONTENER EL PLAN DE NEGOCIO?

Resumen ejecutivo: este resumen le permitir a la persona (empresario, inversionista,

evaluador, integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la
razn de ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento.
El resumen ejecutivo debe contener los siguientes tems:

Concepto del negocio: nombre, objetivos, descripcin del producto y/o servicio, pblico
objetivo.

Valoracin del riesgo de inicio en los aspectos tcnicos, mercados, administrativo,

financiero, legal, ambiental.

Conocer las necesidades del equipo de trabajo, en cuanto a perfiles, la formacin, y

habilidades, destrezas y competencias que se requiere para cada miembro.

Diseo de estrategia de innovacin y diferenciacin de la competencia.

Mercado actual y potencial en cifras.

Ventaja competitiva y propuesta de valor.

Inversin requerida.

Tiempo de recuperacin de la inversin

Proyecciones de ventas y viabilidad financiera.

Descripcin del negocio: de dnde surge la idea de negocio, cules son los antecedentes, la
actividad econmica, el pblico objetivo, las ventajas competitivas y la localizacin
geogrfica.
Plan estratgico de mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que el empresario se
traza desde el comienzo, para tener un norte claro de conocer quin es el cliente,
dnde est ubicado, qu compra, en qu condiciones, cundo y cmo lo hace, y qu
espera recibir despus de tomar una decisin. Esto nos da la pauta sobre el devenir de
la empresa en trminos comerciales y de mercado. En el plan deben estar
especificados el pblico objetivo, las metas por alcanzar en cada perodo de tiempo,
el porcentaje de mercado que se quiere penetrar, las estrategias, tcticas y actividades
que se implementarn para lograr los objetivos, y las necesidades de recursos
tcnicos, tecnolgicos y humanos; igualmente se debe tener presente a la
competencia, para generar estrategias diferenciadas. El plan de mercadeo requiere
una investigacin inicial basada en fuentes primarias y secundarias, que le permiten
a la persona tener un escenario claro del propio negocio, con un estudio profundo de
las necesidades de los clientes, as como de realizar una adecuada mezcla de
mercadeo: producto, precio, plaza y promocin.
En cuanto a las ventas, el equipo de trabajo debe ser seleccionado rigurosamente,
detallando en cada miembro las cualidades, actitudes y habilidades; adems los
integrantes del equipo de trabajo deben tener capacidad de identificacin de nuevos
clientes y nuevos mercados, y conocimiento del producto y/o servicio que van a
ofrecer.
Estructura innovadora y tecnolgica: permite conocer la disponibilidad de maquinaria
y equipo que se va a utilizar, usos eficientes de energa, la relacin de horas mquina/
hombre, asignacin de materias primas, condiciones de inversin, diseos de
empaques, oferta de servicios, racionalizacin de procesos.
Estructura de costos, proveedores y suministros: sobre este aspecto se deben
identificar los costos variables y fijos para la produccin del bien o servicio; de la
misma manera hay que tener presente el proceso de seleccin de proveedores a partir
de identificar la cadena de abastecimiento y sus condiciones logsticas, teniendo en
cuenta la calidad de su trabajo, los tiempos de respuesta, la ubicacin, la garanta que
ofrecen y las polticas de pago; tambin, la frecuencia de suministros y la rotacin de
inventario. Organizacin y recursos humanos: es necesario que se estructure un
organigrama que se adecue al tipo de organizacin que se va a tener, que defina
claramente las lneas de mando y el flujo de comunicacin entre las diferentes reas.
La misin y la visin debern ser redactadas por un equipo de trabajo
interdisciplinario y socializar a todos los empleados para que sean incorporadas por
stos en su quehacer diario. De igual manera, se deben definir las polticas internas
que orientarn sobre el funcionamiento general del negocio, y los derechos y deberes
que tendrn los empleados; y para el buen desempeo de las labores habr que
facilitar las herramientas a fin de que los colaboradores puedan ejercer sus tareas de
forma efectiva y eficiente.
En cuanto a la contratacin de personal, se debern seguir los lineamientos exigidos
por la normatividad vigente por el Estado, y verificar con anticipacin el proceso
 contractual, es decir, las entidades e instituciones pblicas y privadas que intervienen,
tiempos de respuesta y costos.
Anlisis financiero: es necesario definir la estructura financiera del negocio, que est
soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones previstas,
las fuentes de financiacin, el flujo de caja, la contabilidad y la rentabilidad. Se
requiere tener un balance general de inicio, y seguimiento de los indicadores bsicos
financieros que son liquidez, endeudamiento, rentabilidad y de actividad
Aspectos formales y estructura legal que tendr el negocio: se refiere a todos aquellos
trmites administrativos y legales necesarios que deben llevarse a cabo para constituir
una empresa, y el rgimen fiscal al que deber responder.
Uno de los mayores retos que debe enfrentar toda aquella persona que va a iniciar una
empresa econmica es identificar claramente cules son las responsabilidades y obligaciones
que surgen antes, durante y despus de su constitucin.

Saber el tipo de organizacin jurdica que ms se ajuste a las necesidades, posibilidades y

recursos que se tengan para acometer la empresa, es una de las principales tareas que se debe
resolver antes de decidirse a dar el paso siguiente, a fin de que le evite en el futuro
inconvenientes, desilusiones, frustraciones y perjuicios econmicos y sociales.
Antes de tomar alguna decisin frente al tipo de organizacin jurdica que se va a constituir,
se deben tener en cuenta unos conceptos importantes que permitirn la comprensin de
algunas exigencias contempladas en las normas legales que regulan las empresas en
Colombia.
QU SE ENTIENDE POR EMPRESA?

De acuerdo con el artculo 25 del Cdigo de Comercio, una empresa es toda actividad
econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o
custodia de bienes, o para la prestacin de servicios. Dicha actividad se realiza mediante uno
o ms establecimientos de comercio.

De esta definicin se deduce, entonces, que las empresas pueden ser de transformacin,
circulacin, o administracin:

Empresas de transformacin: son aquellas que compran o reciben materia prima y luego
de varios procesos la convierten en otros productos. Ej.: industrias de alimentos, bebidas,
vestuario, muebles, entre otras.

Empresas de circulacin: son aquellas que comercializan (compran y venden) determinado

producto o servicio, sin hacerle ninguna trasformacin a stos. Ej.: almacenes de cadena,
compraventa de mercancas, etc.
 Empresas de administracin: son las dedicadas a la organizacin, gestin o prestacin de
servicios. Ej.: establecimientos financieros, aseguradoras, empresas inmobiliarias, entre
otras.

QUINES SON COMERCIANTES? Para el artculo 10 del Cdigo de Comercio,

son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las
actividades que la ley considera mercantiles, o aquellas personas que derivan sus
ingresos de un ejercicio del comercio de manera personal o por medio de un
apoderado o intermediario. Ser comerciante implica la realizacin de una profesin,
por ello la mejor manera que existe para acreditar dicha categora profesional es el
cumplimiento de los deberes que la ley exige a los comerciantes.

QU ES UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO? Segn lo definido en el

artculo 515 del Cdigo de Comercio, se entiende por establecimiento de comercio
un conjunto de bienes (sillas, mesas, mercancas, vehculos, patentes, entre otros)
organizados por el empresario para realizar actividades econmicas y desarrollar los
fines de la empresa. Una misma persona podr tener varios establecimientos de
comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podr pertenecer a varias
personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales. Ejemplos de
establecimientos de comercio: tienda, farmacia, taller de confeccin, etc. Para ejercer
el comercio, como personas naturales o jurdicas.

QU SE ENTIENDE POR PERSONA FSICA O NATURAL? Es la denominacin

legal que el artculo 33 del Cdigo Civil nos otorga como individuos de la especie
humana capaces de adquirir derechos, deberes y obligaciones. Ejemplos de personas
naturales: Pedro, Jos, Mara, Juan. Constituir una empresa como persona natural no
reviste mayor complejidad en la cual la propiedad es encabezada por una sola
persona. Este tipo de organizacin implica mayor responsabilidad y riesgo frente a
terceros, pues en el ejercicio empresarial se mezcla el patrimonio propio y el de la
empresa.

QU SE ENTIENDE POR PERSONA MORAL O JURDICA? La persona moral

o jurdica es un ente jurdico de creacin legal que tiene tanto deberes como derechos.
Nace como resultado de la libre voluntad de una persona natural, de varias personas
naturales o de varias personas jurdicas que deciden celebrar un contrato o
perfeccionar un acto jurdico constitutivo de la persona jurdica. Esta nueva persona
es diferente de sus creadores, nace al mundo jurdico con el complimiento de las
formalidades que la ley exige y en ese momento se hace titular de obligaciones con
terceros y con el Estado, asimismo adquiere la capacidad para celebrar contratos y
actos jurdicos de todo tipo. La persona jurdica, a diferencia de la persona natural,
tiene existencia legal pero no tiene existencia fsica y debe ser representada
legalmente por una o ms personas naturales (gerentes, directores, presidentes,
coordinadores, entre otros). Ejemplos comerciantes pueden optar por hacerlo como
personas fsicas Pedro (persona natural) decide asociarse con Mara (persona natural)
y constituir la sociedad Los Colores Ltda. (persona jurdica). La persona jurdica no
depende de la vida de sus fundadores, ya que si estos fallecen la entidad contina con
sus herederos u otros socios. Es importante tener en cuenta que es la persona jurdica
la que responde, en principio, por sus propias deudas contradas con terceros y
asociados, no los socios que la integran (personas naturales).

QU CLASES DE PERSONAS JURDICAS EXISTEN EN COLOMBIA? En

Colombia existen dos clases de personas jurdicas: con nimo de lucro y sin nimo
de lucro.

QUE SE ENTIENDE POR NIMO DE LUCRO? Por nimo de lucro se entiende

la vocacin al reparto de utilidades o dividendos generados en desarrollo del objeto
social de la empresa entre sus socios. Como su nombre lo indica, en las entidades con
nimo de lucro se reparten, va dividendos, las utilidades generadas en ejercicio de
las operaciones sociales de acuerdo con la participacin accionaria o en cuotas partes
que tenga en la empresa cada uno de los socios. En las entidades sin nimo de lucro
no existe el reparto, por regla general, sino que los excedentes o utilidades van a
engrandecer o incrementar el patrimonio social para cumplir con el objeto social para
el que fue constituida la entidad.

Personas jurdicas con nimo de lucro: son las denominadas sociedades comerciales
y las empresas unipersonales. La sociedad comercial es una persona jurdica que nace
de un contrato entre personas naturales y/o personas jurdicas, que aportan dinero u
otro tipo de bienes para llevar a cabo actividades comerciales que les produzcan
beneficios. La sociedad tiene un nombre (razn social) y un Nmero de Identificacin
Tributaria (NIT). Se constituye con un capital propio y se le fija un domicilio que es
el lugar donde desarrollar sus actividades econmicas de manera principal. Ejemplos
de ellas: Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad Comandita, Sociedad
Annima, Sociedad por Acciones Simplificadas, entre otras. Otro tipo de entidad muy
empleada en los ltimos aos, que no es sociedad comercial pero s persona jurdica,
es la Empresa Unipersonal, regulada por medio de la Ley 222 de 1995.

Personas jurdicas sin nimo de lucro: son las denominadas Entidades Sin nimo de
Lucro (ESAL). Las ESALES son personas jurdicas que se constituyen en ejercicio
del derecho de asociacin (art. 38 de la Constitucin Poltica) de varias personas
(naturales o jurdicas) quienes deciden crear una entidad para realizar actividades en
beneficio de los asociados, de terceras personas o de la comunidad en general y no
persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. Ejemplos de ellas: las
asociaciones, corporaciones, cooperativas, precooperativas, fondos de empleados,
asociaciones mutuales, entre otras. En el caso de las fundaciones, su constitucin se
considera ms como ejercicio del derecho de propiedad que del derecho de
asociacin, como ocurre con las asociaciones y corporaciones. Para existir una
fundacin, los constituyentes, que se denominan fundadores, destinan unos bienes
especficos (puede ser dinero) para realizar unas actividades de beneficencia y
bienestar social para con terceros. No obstante, el numeral 1 del artculo 6 de la Ley
454 de 1998 autoriza a las entidades de economa solidaria a organizarse como
empresa y explotar una actividad socioeconmica en su objeto social; a efectos del
desarrollo de esta Gua nos referiremos, en adelante, solo a las personas fsicas o
naturales y las personas morales o jurdicas con nimo de lucro (sociedades
comerciales), como aquellas obligadas a cumplir con los requisitos legales para su
constitucin, operacin y cierre de empresas. La organizacin de economa solidaria
que quiera ejercer una actividad mercantil regulada deber averiguar cules son las
obligaciones legales, fiscales, tributarias, laborales y comerciales que debe cumplir
de acuerdo con su naturaleza jurdica.
 CULES SON LAS FORMAS DE PERSONAS JURDICAS CON NIMO DE
LUCRO RECONOCIDAS POR LA LEY MERCANTIL EN COLOMBIA?
En Colombia la ley comercial regula como sociedades comerciales las siguientes:
Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita Simple (S. en C.),
Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.),
Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.),
Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) y
la Sociedad Annima (S.A.).
Adems de las anteriores, son personas jurdicas con nimo de lucro la Empresa
Unipersonal (E.U.) de que habla la Ley 222 de 1995 y
las empresas Asociativas de Trabajo (E.A.T.) reguladas por la Ley 10 de 1991. En el
siguiente cuadro, que puede consultarse con ms detalle:
A QU SE REFIERE EL TRMINO CONSTITUIR UNA EMPRESA?
Constituir una empresa significa formar, fundar, establecer, dar surgimiento a
una nueva actividad econmica organizada por el empresario destinada a la
produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes,
o a la prestacin de servicios. Para lograrlo debe cumplir con una serie de
requisitos legales que buscan que la empresa opere en condiciones que
garanticen la tranquilidad, salubridad, seguridad, libre competencia y
convivencia pacficas en la ciudad.

QU TRMITES DEBEN REALIZARSE PARA LEGALIZAR LA

CONSTITUCIN DE LA EMPRESA Y ANTE QU ENTIDADES? Lo
primero que debe hacer el emprendedor/empresario es acercarse a los Centros
de Atencin Empresarial, CAE, ubicados en la sede de la Cmara de
Comercio a fin de obtener la informacin y orientacin sobre los pasos
necesarios para constituir legalmente una empresa en Medelln.

CULES SON LOS PASOS PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA?

1. Consultas previas virtuales.
2. Trmites de formalizacin.
3. Trmites de funcionamiento.
4. Otros trmites complementarios.