Sistemas Administrativos y Control interno

Jose Luis Pungitore

Capitulo 1 Introduccin

Este Capitulo es una introduccin y habla de las fallas que tuvieron los sistemas de
control de la empresas mas grandes de los estados unidos, Enron y WorldCom. En
relacin a esto habla que mas all de estas empresas, lo mas fuerte fue la cada de Arthur
Andersen, que es una firma de auditoria muy importante a nivel mundial, ya que ella era
la encargada de hacer el control interno de estas firmas tan importantes.
Cuenta tambin que en el 2002 a raz de esto, el presidente de este pas firmo una ley
Sarbanes Oxley en la que introduce importantes reformas que tienen impacto en el
sistema de gobierno corporativo.
En esta ley, la seccin 404 establece la responsabilidad del management de la empresa
de establecer y mantener adecuada estructura de control interno y adecuados
procedimientos para emitir informacin contable/financiera.

Capitulo 2 El Sistema de Control Interno

El Sistema ce Control interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y

aspectos a tener en cuenta por el ente y cuyo objetivo es:
- Evitar la comisin de errores y fraudes
- Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organizacin.
No apunta a detectar situaciones anmalas, sino por el contrario pretende prevenirlas y
evitarlas.
Busca mejorar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de
eficacia y eficiencia operativa.

ES
- Preventivo
- Continuo

ESTA

- Indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la org.

- Incorporado al diseo de la estructura, de los procedimientos y sistemas Adm.
y de los sistemas de informacin.

NO ES

- Espordico
- Externo al sistema al que sirve, ni a la empresa u org. en que opera.

IMPLICA

- Eficacia en los procedimientos y controles.

- Eficiencia operativa
- Seguridad en materia de informacin
 UTILIZA

- Relacin costo beneficio para determinar la configuracin y la profundidad de los

controles a efectuar.

Flexibilidad y Plasticidad del Sistema de control interno

Con el correr del tiempo las empresas tienen que ir cambiando su configuracin, tanto
en la naturaleza del negocio como en sus modalidades operativas, como resultado de
avances tecnolgicos o como cambios en modas y gustos. Por esto el SCI deber estar
construido sobre bas es muy dinmicas que permitan su ajuste peridico a las nuevas
realidades y necesidades.

Norma Generales

Formacin de un ambiente de control.

Consiste en la certeza de que ninguna operacin importante quede sin controlar, y
que este hecho se difunda y sea conocido por los distintos integrantes de la
organizacin.

Evitar Zonas grises

Estas traen efectos como la generacin de conflictos y la cada de la moral del personal
afectado. Esto pasa por la falta de informacin respecto de las tareas que debe
desarrollar cada sector de la empresa.
Estos problemas se atacan con claridad en la definicin del sistema estructural y las
reas de autoridad/responsabilidad asignadas a cada sector y de las relaciones asesoras,
funcionales, jerrquicas y de control.
Es importante contar con manuales de funciones y de procedimientos para establecer las
funciones de cada uno.

Formalizacin de operaciones por escrito.

Las distintas operaciones deben formalizarse por escrito en documentos o formularios
que las contengan y describan.
No hacer esto es generar una falta de evidencia de las decisiones y autorizaciones
realizadas y esto constituye un punto de partida para ejercer un control de cualquier tipo
sobre las operaciones efectuadas.
Y si no hay control hay una deficiencia grave dada la necesidad de una empresa de
contar con informacin correcta, confiable y actualizada.
Tambin, aparte de formalizar cada operacin es necesario tener una documentacin de
respaldo, es decir, facturas, comprobantes, etc.
De esta forma de evitan manejos indebidos de fondos y tambin inconvenientes con
eventuales inspecciones de organismos de control.

Autorizacin de operaciones Niveles.

Esto es, quien puede autorizar cada operacin y los rangos de importes para los cuales
es valida.
Ejemplo.
Montos Con la aprobacin de

Hasta $ del jefe de sector

Hasta $ del Gerente del departamento
Hasta $ del Gerente General
Mas de $ del Directorio

Esta norma mejora la eficiencia operativa de la organizacin evitando la pesada carga

burocrtica de hacer autorizar todas las compras a funcionarios de altos rangos.

Separacin de funciones/control cruzado por oposicin de intereses

Pilar del SCI ya que permite el procesamiento completo de una operacin sea tarea de
varios sectores, de forma tal que se pueda establecer un genuino control en el que jams
una sola persona o sector tenga a su cargo cumplir la totalidad de las decisiones de
autorizacin y sus respectivos controles.
Implementar esta norma no quiere decir que necesitamos mas personal, sino estudiar la
reasignacin de funciones en las reas del caso.
Ejemplo, quien registra no maneja dinero y quien maneja dinero no maneja bienes.

Prenumeracin (de imprenta) de los formularios utilizados.

Se recomienda la numeracin de todos los formularios que utilice la empresa, incluso
los de uso interno.
Objetivo, evitar salteos o su doble asignacin. Tambin para dificultar la comisin de
maniobras anmalas consistentes en la sustitucin de un ejemplar por otro. Y para
facilitar su seguimiento tanto en su curso interno como externo.

Control de correlatividad cronolgica.

Consiste en verificar ante la emisin de un nuevo nmero de un determinado
formulario, que su fecha sea similar o posterior a la del nmero anterior.

Dependencia entre Sectores.

El sector que ejerce control no debe depender del sector controlado.

Custodia de formularios sin utilizar.

Los talonarios sin utilizar deben ser guardados en un lugar cerrado y bajo la
responsabilidad de un funcionario de jerarqua ajeno al manejo de fondos.
Esta norma persigue por objetivo.
1 Lograr un adecuado control sobre la utilizacin de los talonarios de recibos.
2 Evitar la comisin de fraudes.

Rotacin interna del personal afectado a reas sensibles

Intenta prevenir los efectos indeseables derivados de la permanencia de personas en
reas sensibles durante prolongados periodos. Lo que podra dar lugar a desviaciones en
el ejercicio de sus funciones.

Evitar rotacin interna acelerada de personal

Esto es signo de que algo no esta bien. Por el contrario, podra estar mostrando una
situacin anmala que hace que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar
servicio. Esto hace que el plantel no logre la estabilidad necesaria para que su tarea
comience a rendir frutos mas valiosos.
La alta rotacin de personal deber ser unos de los motivos de cuidado y alerta en un
SCI.

Registraciones claras, adecuadas y al da

Las registraciones deben ser realizadas de forma cronolgica y debe encontrarse
actualizada con el objeto de permitir el ejercicio de control. Particularmente en el caso
de anlisis de cuentas y/o seguimiento de operaciones a travs del sistema contable.

Mecanismos o canales para reclamos de los clientes

Que los clientes tengan a sus alcance un libro de quejas o un mecanismo donde ellos
puedan manifestar su descontento con los servicios o productos de la empresa.

Normas Particulares

Estn dedicadas a cada rea:

Normas de control Interno relativas a la estructura de la organizacin (horizontal

y vertical) y a la separacin de funciones.

Normas de control Interno relativas a las medidas concretas de control

conducentes a evitar la posibilidad de cometer errores o fraudes que atenten
contra el patrimonio de un ente, o sobre la continuidad de sus operaciones.

Mejoramiento de procedimientos y rutinas administrativas, cuyo cumplimiento

facilita el ejercicio de control interno.

Cumplimiento de disposiciones y normas legales.

Medidas concretas que mojaran la eficiencia administrativa.

Capitulo 3 Compras y cuenta a pagar

Diagrama en Bloque
Estos diagramas son grficos que apuntan a capturar globalmente un circuito o sistema,
bajo el paradigma de que la comunicacin se realiza a travs del flujo de documentos o
formularios entre los distintos sectores que intervienen.
Al adoptar un nivel global, lgicamente hay detalles del circuito que deliberadamente se
omiten.

Secuencia

Operacin

Formulario
 EM - Emite
PR Pedido de
Reaprovisionamiento
SC Solicitud de Compras
VA Verifica Autorizacin
PC Pedid de Cotizacin
COT Cotizacion
COE Controla y Emite
PEC Planilla de Evaluacion de
Cot
ADE Adjudica y Emite
OC Orden de Compra
REM - Remito
FCT Factura
RME - Recibe mercadera y
emite
IR Informe de Recepcion
ACC Asienta resultado de ctrl.
Calidad
VCC Verifica Cumplimiento de
compra
AMR - Almacena Mercaderia y Registra
RM Recibe Mercaderia
CR Controla y registra

Diagrama Hibrido de Contexto. Creacin del autor.

Caractersticas:
Conserva el nivel global en el Diagrama de Bloques
Destaca las actividades y tareas de cada sector
Permite relacionar cada una de estas actividades con la info necesaria.
 Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3

Tres tipos de Diagramas Hbridos:

Centrado en Formularios: la cadena de valor se construye a partir del flujo de sus

formularios y el encadenamiento sectorial.
Centrado en procesos: la cadena de valor se construye sobre los procesos seriales
y paralelos definidos para alcanzar el resultado concreto que corresponda.
Radiales: un sector se constituye en pivote del proceso, y acta como principal
ejecutor del mismo, en su relacin con otros sectores.

Diagrama hibrido de Contexto Centrado en Formularios

Los smbolos utilizados son:

Formulario

Secuencia de procesos, a travs de la emisin

y control de formularios, y consulta a los
registros y sistemas que corresponden.

Sectores que intervienen

Soporte de tarea: sistema, archivo o registro

que brinda el soporte de informacin necesario
para que el sector pueda realizar la tarea.
Funcin de Compras

Consiste en la adquisicin de los recursos materiales necesarios para el funcionamiento

de una organizacin, bajo las mejores condiciones de contratacin.
Separacin de Funciones

Descripcin del Circuito

Modulo 1: Deteccin de la necesidad de Compras.

Modulo 2: Seleccin del proveedor y adjudicacin de la compra.
Modulo 3: recepcin, Control y almacenamiento.
Modulo 4: Control de la compra y registracion.

Modulo 1

Todas las compras de bienes superiores a un monto, deben hacerse por escrito. Los
orgenes de las solicitudes son dos:
- Sector almacenes, reposicin de artculos, mantener stock. (Reaprovisionamiento)
- Otro sector de empresa para productos sin stock. (Solicitud de compra)

Artculos con stock, Sector de almacenes es el encargado de mantener las existencias

para esto el sector tiene que iniciar su reaprovisionamiento antes, es decir, en un punto
de mayor existencia que su stock mnimo. Ese punto es el PUNTO DE PEDIDO, esta
posicin queda definida como el stock mnimo ms un margen determinado de
seguridad, el que variara segn el grado de importancia del producto y esto depende del
dao que pueda causar al normal funcionamiento de la empresa.

Artculos sin stock, para estos solo es necesario una Solicitud de Compra.

Limites para la autorizacin de compras

Los lmites deben ser precisos y relacionados tanto con el nivel jerrquico como con la
especialidad del funcionario que pueda autorizar la compra.

Modulo 2

Recibidos los pedidos del modulo 1, compras procede a:

- Cotejar las firmas de dichos formularios con el Registro de Autorizaciones y Firmas.
(RAF)
- Consultar el Registro de Proveedores (RP) con el objeto de seleccionar los ms afines
ala naturaleza del pedido, para pedir la cotizacin.

El pedido de cotizacin se realiza por escrito y la cotizacin del proveedor tambin se

recibe por escrito.
Aprobado esto, se emite la Orden de compra.

Solicitud de Cotizacin a Distintos proveedores

En las compras de importancia es fundamental pedir a distintos proveedores las
cotizaciones, los requisitos para esto son:

- Cantidad y calidad requerida.

- Precios
- Impuestos que graban
- Condiciones de pago
- Fecha de entrega
- Plazo de mantenimiento
- Garanta

Las compras por montos importantes se realizan por medio de concursos de precios.

Modulo 3

La entrega de las mercaderas se realiza por el sector de Recepcin, quien luego de

controlar la mercadera, hace el informe de recepcin.
Salvo en algunas mercaderas, la misma sufre un control de calidad con anterioridad a
su almacenamiento.
Tanto el sector Control de Calidad como el de Almacenamiento dejan constancia de su
intervencin sobre las copias de recepcin.
Lugo de esto, Compras y contadura dan por concluida la gestin correspondiente a los
artculos recibidos.

Modulo 4

El sector de Contadura va reuniendo los documentos representativos de los distintos

pasos desarrollados del circuito de compras, ellos son:
 - Orden de compras (duplicado)
- Orden de Compras internas (original)
- Informe de Recepcin (original)
- Remito del proveedor (duplicado)

Al recibir la factura del proveedor proceder a su control y registracion, para luego dejar
archivado todo el legajo en un archivo transitorio de cuantas a pagar.

Armado del Legajo de Compras y su Composicin

Se arma con la documentacin mencionada, teniendo a la factura del proveedor como
pivote. Solo se pagara por la mercadera efectivamente ingresada y almacenada, en la
cantidad y calidad solicitada, y por el precio y las condiciones convenidas.

- Admisin nicamente de Originales de Facturas.

- Control de facturas de proveedores
- Sello, nicamente para fines de control interno. Aprobado.

Luego se registrara la deuda/aprobacin del pago de facturas.

Capitulo 4 Pagos

Funcin de pagos consiste en la cancelacin de la obligaciones contradas, originadas

con motivo de compras, servicios recibidos, de sueldos y jornales del personal.

Descripcin del Circuito de Pagos

Para la comprensin, el zoquete lo dividi en 3 mdulos:

Modulo 1: Determinacin de la fecha de vencimiento de la factura y emisin de la orden

de pago.
Modulo 2: Emisin del Cheque.
Modulo 3: Distribucin de la documentacin y registracion del pago.

Modulo 1

Este modulo consiste simplemente en la emisin de la orden de pago en funcin del

legajo de compras, una vez que se ha detectado como prxima la fecha de vencimiento
de la factura del proveedor, suponiendo que no existen dificultades financieras para
disponer el pago.
Modulo 2

Tesorera recibe el legajo de compras y la orden de Pago y luego de examinar la

documentacin sin observar objecin alguna procede a emitir el cheque y a firmarlo.

La documentacin que compone el Legajo de Compras es anulada con un sello de

PAGADO-FECHADOR, de forma tal de evitar que sea presentada en otra oportunidad,
y juntamente con los dos ejemplares de la Orden de Pago y el Cheque emitido se
derivan al Gerente administrativo.

El gerente adm. Coloca la segunda firma al cheque luego de examinar la

documentacin sin encontrar objecin.
Con el objeto de incrementar y concentrar el control justamente en el momento ms
importante del circuito, es conveniente que la emisin del cheque requiera de dos firmas
para tener validez.
Los cheques deberan emitirse incluyendo la clusula no a la orden seguida del
nombre del beneficiario del pago.

Se recomienda establecer das fijos para la emisin y firma de cheques y para el pago a
proveedores, con el fin de lograr un mejor aprovechamiento del tiempo y eficiencia
administrativa.

Modulo 3

La documentacin recibida del gerente Administrativo es distribuida de la siguiente

forma:
- Cheque: al proveedor.
- Legajo de compras: se archiva definitivamente en el sector, en forma
cronolgica, en el archivo contable de compras.
- Orden de pago (original): se archiva definitivamente en el sector, en forma
cronolgica, en el archivo contable de Pagos, previa registracion de la operacin
en el Subdiario de Caja y Bancos.
- Orden de pago (duplicado): a tesorera, sector que la archiva en el archivo de
rdenes de pago.
 Capitulo 5
Ventas y cuentas a cobrar

La funcin de ventas/separacin de funciones/incompatibilidades

Las ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa transfiere a
otra (o a un consumidor final) un bien o presta un servicio, y recibe a cambio un precio
pactado, generalmente en dinero o a travs de una promesa de pago futuro.

Ningn sector debe tener ms de una de las funciones bsicas:

a) realizacin y aprobacin de la venta
b) aprobacin de los crditos
c) despacho de la mercadera
d) facturacin de la venta
e) cobranza de la venta
f) registracin de las operaciones efectuadas

Descripcin del circuito

Recepcin y aprobacin del pedido

Descripcin general y global del modulo

Un cliente origina un pedido ante la visita de un vendedor o un llamado.

Los vendedores realizan el requerimiento recibido a travs una Nota de Pedido.
El sector Administracin de Ventas produce el Control Formal: chequeo de la existencia
del cliente en los registros de la empresa, correccin de los precios, cdigos de los
artculos coincidentes con su descripcin, condiciones de pago, plazos de entrega,
garanta, etc.

Colocacin del pedido

Los vendedores reciben el pedido de los clientes, ya sea en su domicilio o en las

oficinas de ventas.
Los pedidos deben contar con la aprobacin escrita de los clientes. La cantidad de
copias del formulario de Pedido vara segn los distintos usuarios de la informacin.
Estos pueden ser:
el cliente
administracin de ventas, para realizar el control formal y que se cumpla el
pedido
crditos
almacenes, para el control de stock y el despacho de la mercadera
facturacin, para facturar la mercadera entregada
el emisor, para su control

Datos de la nota de pedido

nmero y nombre del cliente
cdigo de vendedor
cdigo del producto solicitado
 cantidad solicitada
precio unitario
condiciones de venta
lugar de entrega (si es distinta al de los registros de la empresa)
fecha estimada de entrega

Aprobacin formal del pedido

Uno de los problemas ms comunes es el de rechazo de pedidos por cliente

inexistente. Esto ocurra porque toman el pedido sin haber procesado previamente el
alta del cliente. Por ello se recomienda asegurarse de haber procesado todas las altas,
bajas y modificaciones de clientes.

Otros casos son aquellos en los cuales los montos de las listas de precios usadas por los
vendedores no coinciden con los precios vigentes al momento de la facturacin.
Esto puede por error, por lo cual se rechaza o sino tambin por ser operaciones
especiales aprobadas, en cuyo caso deben ser autorizadas en la Nota de Pedido por parte
de un funcionario responsable.

Control de crditos

Hay que recordar que aunque estemos en presencia de ventas al contado, el cliente
puede presentar atrasos en los pagos de compras anteriores y la empresa no desear
venderle a clientes morosos.

El sector de Crditos debe fijar un lmite de crdito mximo a otorgar a cada cliente.
Este control tiene como objetivo otorgar crditos a clientes que tengan solvencia para
pagarlos.

Para efectuar el control de Crditos deben adoptarse algunas formulas que permiten
verificar:
que no hayan atrasos anteriores que signifiquen el rechazo del pedido
que no haya sido superado el limite de crditos (esto incluye saldos impagos a la
fecha de evaluacin, pedidos aprobados y no entregados, pedidos entregados
pendientes de facturacin, cobranzas recibidas pendientes de contabilizar)

Control de existencias

Permite efectuar la reserva de mercaderas en los registros de stock para que impida que
stos denoten una situacin de disponibilidad distinta de la real.
Una vez chequeado esto, se enva la Nota de Pedido a las reas encargadas de
confeccionar el remito y despachar la mercadera. Solo con el remito se realiza la baja
fsica del stock, sin olvidarse de dar de baja tambin la reserva previamente efectuada.

Control de pedidos rechazados

Un pedido puede ser rechazado por causas insalvables que generan el rechazo
definitivo.
Sin embargo, hay motivos que pueden ser revertidos, como por ejemplo la falta
transitoria de stock o el atraso en la cobranza de facturas pendientes.
En estos casos los pedidos deben ser tratados como en suspenso hasta que se pueda
levantar el rechazo

Despacho y entrega de mercadera

Descripcin general y global del modulo

Almacenes emite los correspondientes remitos si hay stock.

El sector expedicin prepara los envos a cada cliente y confecciona la Hoja de Ruta,
formulario que permite clasificar los envos que efectuar cada repartidor.
El repartidor entrega la mercadera solicitada por el clientes y obtiene su conformidad
sobre el original del remito. Cada entrega efectuada se registra tambin en la Hoja de
Ruta, como los casos que no se pudo entregar la mercadera, en donde tiene que explicar
el por qu.
Una vez que finaliza el recorrido de entrega, el repartidor rinde cuenta de al sector
Expedicin quien, una vez que controla todo, reparte la documentacin.

Preparacin de la mercadera/Emisin de Remitos y Ordenes de Expedicin

Los remitos deben estar prenumerados de imprenta para llevar un control sobre las
salidas y la existencia de mercaderas. En caso de utilizarse medios computadorizados,
el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.

El despacho y el reparto de la mercadera/Hoja de ruta

Generalmente contienen:
apellido y nombre del repartidor
datos identificatorios del vehiculo utilizado
kilometraje del vehiculo antes de iniciarse el recorrido
distancia estimada a recorrer para realizar el reparto y tiempo y aproximado que
demandar la tarea
sntesis de los remitos que componen el recorrido
lugar para indicar los datos de la entrega y, en caso de corresponder, el por qu no
se realiz la misma

Transporte de mercadera/Riesgos/Seguros

Se deben contratar seguros para cubrir riesgos como robo, hurto y algn otro riesgo que
implique potenciales daos propios de la operacin.
Si no se contrata seguro alguno, es conveniente fijar que la mercadera viaja por cuenta
y riesgo del comprador. Si se decide por esta opcin, dicha leyenda debe estar tanto en
los Remitos como en las Notas de pedido.

Expedicin

En muchas empresas el sector de Expedicin se convierte en un almacn secundario

donde quedan depositados los pedidos que no pudieron entregarse, y generalmente por
mucho tiempo.
Es por eso que se recomienda que todo pedido que no se haya podido entregar, vuelva a
Almacenes de inmediato.

Control de entrega de la mercadera solicitada por el cliente

Para que Administracin de Ventas pueda controlar las entregas de los pedidos, una de
las copias del Remito (en donde debe decir Mercadera entregada o similar) le debe
ser enviada por el sector Expedicin.

Facturacin, registracin y control

Descripcin general y global del modulo

El sector Facturacin, en funcin de los remitos por mercaderas entregadas, y de los

precios y condiciones de venta contenidos en la Nota de Pedido, emite las
correspondientes Facturas. La emisin de 4 ejemplares es suficiente:
Original: al cliente
Duplicado: a Contadura para la registracin contable
Triplicado: a Cobranzas
Cuadruplicado: se archiva en el sector.

Facturacin

Es un proceso mediante el cual se liquidan las ventas realizadas.

Para evitar inconvenientes, se recomienda emitir la factura solo cuando la mercadera
haya sido entregada.

Precios y condiciones de venta

Es comn que las empresas tengan diferentes listas de precios segn el cliente.
Sin embargo esto a veces ocasiona problemas administrativos.
Por lo tanto se recomienda que haya una sola lista de precios y que luego se manejes
con bonificaciones y descuentos especiales.

Prenumeracin de formularios

Obviamente, las facturas deben estar prenumeradas. En caso de utilizarse medios

computadorizados, el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.

Control de facturacin

Es conveniente que un sector ajeno a Almacenes y Facturacin efecte un control de

integridad y correccin sobre las facturas emitidas, para detectar posibles errores de
carga y de proceso. El mejor sector es Contadura, que debe encargarse de:
a) correlacionar los remitos emitidos con la facturacin, para evitar salidas de
mercadera no facturadas o distintas de las cantidades facturadas
b) controlar la calidad de los importes de las facturas emitidas
Registracin de la operacin

Comprende dos procesos:

a) proceso diario, o sea pase de las operaciones realizadas al Subdiario Ventas
b) proceso mensual, o sea armado del asiento resumen de diario en funcin de la
informacin del subdiario Ventas

Control mnimo de facturas

Es conveniente controlar las facturas antes de enviarlas a los clientes, para detectar
errores como falla en la impresin, importes excesivamente grandes o pequeos,
clientes o artculos no conocidos, etc.

Nota de venta al contado

Dicho comprobante ampara tres operaciones: la entrega, la facturacin y la cobranza.

A dicha Nota se le estampa un sello de PAGADO al ser abonada y un sello de
ENTREGADO al recibirse la mercadera.
Esta Nota hace de Remito, Factura y Recibo.

Seguimiento y control de pedidos

Descripcin del modulo

Cuando Administracin de Ventas procesa las distintas Notas de Pedido recibidas de los
vendedores, se archiva transitoriamente una copia de los que hayan pasado el Control
Formal en el archivo de Pedidos pendientes de Cumplimiento.
Estos pedidos se van a ir dando de baja a medida que la empresa vaya cumpliendo con
la entrega.

Capitulo 6
Cobranzas

Se refiere a la percepcin efectiva del precio pactado en la operacin de Venta.

Funcin de Cobranzas:
Apertura de correspondencia
Manejo de fondos
Control y registracin de la cobranza

Cobranzas mediante cobradores

Descripcin general y global del mdulo

Cobranzas emite el formulario Listado de Cobranzas para cada cobrador, indicando las
facturas y clientes que cada uno tiene por objetivo cobrar. Le entrega al cobrador dos
copias del Listado y una copia de cada Factura.
Ante el pago del Cliente, el Cobrador emite el Recibo Oficial en 4 copias, entregando al
cliente el original.
La totalidad de la Cobranza es rendida en Tesorera (Dinero, Cheques, Recibos, Listados
de Cobranzas), mientras que el sector Cobranzas recibe una copia de los Recibos
Oficiales.

Planilla de Cobranzas

Contiene:
Cdigo y denominacin del clientes
Facturas adeudadas
a) Nmero
b) Fecha de emisin
c) Importe
d) Fecha de vencimiento

rea a llenar por el cobrador:

Detalle de la gestin de cobranzas realizadas

En caso de no haber podido cobrar:

Causas

En caso de haber cobrado:

Nmero de recibo extendido
Importe de la cobranza, discriminando el efectivo de otro tipo de formas de pago
Importe de eventuales descuentos otorgados.

Recibo Provisorio/Recibo Oficial

Algunas empresas emiten Recibos provisorios al cobrar, para emitir el Recibo

Definitivo luego de que los cheques son depositados y acreditados en la cuenta bancaria
de la empresa.

Recibos Anulados

Todas las copias deberan inutilizarse y archivarse, con el objeto de asegurar que no se
ha realizado uso indebido de ninguna de ellas.
Debera comunicarse tal situacin a todos los sectores receptores del citado formulario.

Cobranzas por correspondencia

Descripcin global

La correspondencia es abierta por la secretaria de Gerencia General quien emite la

planilla de Valores Recibidos por Correspondencia.
Los cheques son enviados a Tesorera para su depsito.
Una de las copias de la planilla es enviada al sector de Cobranzas quien emite los
Recibos Oficiales.

Apertura de la correspondencia

Debera ser abierta por funcionarios de alto nivel o por sus secretarias.

Listados de Valores Recibidos por Correspondencia

Los cheques de clientes recibidos por correspondencia deberan ser listados por los
responsables de su apertura. Es necesario para conocimiento y control cruzado de los
sectores de Cobranzas y Tesorera.

Control y depsito de la recaudacin

Descripcin del mdulo

Tesorera se encarga de depositar las cobranzas ingresadas a travs de los cobradores

como por correspondencia.
Una copia de esta planilla firmada por Tesorera, habilitar al sector de Cobranzas para
emitir los Recibos Oficiales.

Boletas de Depsito: copia del detalle de valores depositados

Es importante que en la empresa quede copia de los valores depositados para realizar
eficientes controles y revisiones posteriores de las operaciones de caja.

Parte de ingresos

Es un formulario en el podemos notar dos partes:

La primera, en la que se consignan los totales de cobranzas que surge de los
Listados de Cobranzas y de la planilla de Valores Recibidos por
Correspondencia.
La segunda, conteniendo el detalle de los depsitos realizados.

Obviamente, los totales de las partes deben coincidir.

El Parte de Ingresos debe estar firmado por el sector encargado de su confeccin

(Tesorera) e intervenido por contadura como seal de haber controlado el depsito
completo de la cobranza recibida.

Deposito diario e integro de las Cobranzas

Las cobranzas recibidas deberan ser depositadas en el da y en forma integra.

Tomar parte de las cobranzas para realizar pagos, dificulta cualquier tarea de control
posterior. Se recomienda canalizar los pagos a travs del Fondo Fijo o de la emisin de
cheques.

Custodia de talonarios de Recibos sin utilizar

Debera recaer sobre un funcionario ajeno al manejo de fondos.
La entrega de talonarios de Recibos en blanco para su uso, deber efectuarse slo ante la
rendicin de los completos ya utilizados.
Con esto se persiguen los siguientes objetivos:
Implantacin plena del control de correlatividad numrico-cronolgico
Evitar situaciones anmalas utilizando Recibos extrados de formularios que no
estn en uso

Prenumeracin de formularios que intervienen

Es fundamental que todos los formularios que intervienen se encuentren prenumerados

de imprenta.

Control y registracin de la operacin a fin del da

Descripcin del modulo

Los Recibos Oficiales pasan por cuentas Corrientes, quien efecta las registraciones en
las Fichas de Cuentas Corrientes de los clientes.
Aqu viene el control final del circuito, que ejercer Contadura en funcin de la
documentacin que recibe de los diferentes sectores:
de Contadura:
- parte de Ingresos (original

de Tesorera
- Boletas de Deposito selladas por el Banco

de Cobranzas
- Recibo Oficial (triplicado)
- Listado de Cobranzas (triplicado), uno por cada Cobrador
- Valores Recibidos por correspondencia (original)

Dichos controles consisten en verificar:

a) que el monto total de las facturas canceladas concuerde con las cifras
consignadas en los Listados de Cobranza y en las planillas de Valores Recibidos
por Correspondencia
b) que los totales de los Listados de Cobraza y del listado de Valores Recibidos por
correspondencia concuerden con la suma de los respectivos recibos que los
componen
c) que los descuentos hayan sido bien otorgados y documentados en los Recibos
emitidos
d) que el dinero neto a cobrar concuerde con el total depositado

Una vez satisfechos todos estos controles, Contadura proceder a efectuar las
registraciones del caso en el Subdiario de Caja y Bancos.

Otras modalidades de Cobranzas

por Mostrador
 a travs de bancos

Modificacin del circuito ante el uso de la computadora

La participacin de una computadora generalmente recorta la silueta del circuito,

suprime y altera pasos, evita la emisin de algunos formularios para la transmisin de
informacin entre sectores, y puede modificar la distribucin de tareas y la importancia
relativa de algunos sectores en la carga total de trabajo. Estos ltimos casos son los de
los sectores con fuerte carga de tareas repetitivas y programables, que por supuesto son
absorbidas por la computadora.
Igualmente la silueta del circuito ser distinta segn el grado de integracin de los
distintos mdulos del sistema.

Captulo 7
Control interno en el rea de Tesorera

A travs del rea de Tesorera fluyen los fondos de la empresa.

Medidas de prevencin:
Separacin de funciones/Funciones incompatibles: la realizacin de tareas
vinculadas al manejo de fondos es incompatible con cualquier otra. La
incompatibilidad apunta a dos direcciones:
- las registraciones contables
- aquellas operaciones (fundamentalmente las compras y las ventas) que en algn
momento tendrn reflejo a travs del fluir de fondos (pagos y cobranzas)
Prohibicin del acceso del personal de Tesorera a los registros contables: el
acceso del personal de Tesorera a las registraciones contables puede darles la
oportunidad de conocer:
- cmo y cundo se registran las operaciones
- las fortalezas y debilidades de los controles que ejerce el rea contable
Ello les da una ventaja nada despreciable ante la eventualidad de esconder
operaciones que contienen errores
Acceso fsico a la oficina de Tesorera/Recinto cerrado: se considera
fundamental su localizacin en recintos cerrados que impidan el acceso de
personal no autorizado
Apertura de correspondencia: en algunas empresas la correspondencia es
abierta por Tesorera, debido a que la mayora de las cartas recibidas tienen
origen en bancos, entidades financieras, clientes y proveedores, todos ellos
relacionados con el flujo de fondos de la empresa. Sin embargo es preferible que
sean abiertas por personal superior o por sus secretarias.
Depsito diario e ntegro de la cobranza
Detalle en la boleta de depsitos de los cheques incluidos
Control de talonarios de Recibos y Cheques que no estn en uso: la custodia
de estos talonarios no debe recaer en Tesorera. Deben estar bajo la custodia de
un funcionario responsable ajeno al manejo de fondos.
 Recuentos diarios de Caja por parte del personal afectado a las tareas de
movimientos de fondos: el personal del sector afectado al manejo de fondos
debera realizar diariamente un arqueo de los valores que obran en su poder,
dejando debida constancia escrita de la tarea realizada.
Firmantes dados de baja: el sector de Tesorera debera actualizar los registros
de firmas en las instituciones bancarias con que opera la empresa.
Canje de cheques: en caso de que funcionarios o empleados de la empresa
acudan al rea de Tesorera con el objeto de canjear cheques personales por
dinero en efectivo, la operacin debera realizarse slo bajo autorizacin escrita
de un funcionario responsable.
Correspondencia de los bancos/Extractos bancarios y Avisos de Cheques
Devueltos: estos deberan ser derivados directamente a Contadura. Una vez que
los hayan recibido y contabilizados, stos sern derivados a Tesorera.
Proyeccin de Cobranzas y Pagos para anlisis financiero: si bien es vlido
suponer que Cobranzas debe realizar una proyeccin de las recaudaciones de
acuerdo con la fecha de vencimiento de las facturas y Cuentas a Pagar debe
realizar una proyeccin de los pagos en funcin de la fecha de vencimiento de
los compromisos asumidos, con ello la tarea no queda terminada. Aun falta la
integracin de los flujos de fondos positivos y negativos.
Posicin financiera semanal: Tesorera en forma semanal debera emitir un
Estado de Posicin Financiera conteniendo:
- disponibilidades al inicio de la semana
- ms ingresos
- menos egresos
- disponibilidad al cierre de la semana