PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIN DEL

PERSONAL
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1. PROPSITO

El propsito de este procedimiento es definir la metodologa y acciones necesarias

para la planificacin y ejecucin de la capacitacin del personal de la
Organizacin, sean estos eventos internos o externos, sean estos financiados por
la empresa o por el aprovechamiento del aporte al INATEC.

El objetivo principal del Procedimiento es contribuir al aseguramiento de las

competencias del personal de la organizacin a travs de la educacin, formacin
y desarrollo de habilidades del personal de la organizacin a fin de cubrir las
necesidades de capacitacin identificadas a travs del proceso de evaluacin al
desempeo.

2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todo el personal de la organizacin,

en especial al personal encargado de la definicin de necesidades de capacitacin,
su planificacin, ejecucin, control y evaluacin. Inicia con el anlisis de las
recomendaciones de capacitacin expresadas por los Gerentes o Jefes de reas
en las evaluaciones al desempeo aplicadas a su personal a cargo y el
establecimiento de las necesidades de Capacitacin, incluye la planificacin de los
eventos internos y externos, la ejecucin de los eventos, su control, su evaluacin,
hasta el registro de los resultados individuales de los participantes.

2.1. Este procedimiento contempla el numeral 7.2.1, 7.1.6,7.2 6.2, 6.2.1 Y 6.2.2 de
la norma internacional NTC-ISO- 9001:2008 2015

3. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y OTRO TIPO DE DOCUMENTOS:

Procedimiento cdigo Descripcin del procedimiento

PSI rh01.sc01 Seleccin y Contratacin
PSI rh03.e01 Evaluacin al desempeo
FSI rh02.c01 Plan anual de eventos de capacitacin
FSI rh02.c02 Plan de Clase
FSI rh02.c03 Informe de Supervisin de evento
FSI rh02.c04 Seguimiento Mensual del Plan Anual de capacitacin
FSI rh02.c05 Distribucin del Plan Anual de capacitacin
FSI rh02.c06 Evaluacin Evento de Capacitacin

Elaborado por Revisado por: Autorizado por:

Lic. Ivett Vega Chvez Lic. Vilma Meja Morales Lic. Mario Alonso Avilez
Gerente RRHH EPGC Gerente General
Fecha: 29/04/2017 Fecha: 29/04/2017 Fecha: 29/04/2017
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4. PROCEDIMIENTO
El procedimiento de capacitacin o formacin del personal est constituida por tres
grandes actividades:

a) la planificacin anual y
b ) la ejecucin y
c) evaluacin de los distintos eventos de capacitacin que efecte la
Organizacin

4.1. De la Planificacin:
4.1.1. La propuesta de Plan Anual de Capacitacin es elaborada en el mes de
diciembre de cada ao por el Tcnico de Recursos Humanos del rea de
Capacitacin e inicia con la recoleccin de los datos proporcionados en los
formatos de evaluacin sobre las necesidades de capacitaciones a
realizar. Las fuentes de informacin son:
La evaluacin de impacto de la capacitacin.
Demanda del personal deducida del indicador de rotacin personal y
del plan anual de reclutamiento del personal
Recomendaciones de desarrollo profesional derivadas del Proceso de
evaluacin al desempeo
Informes de auditoras internas y externas

4.1.2. Adems de las necesidades y requerimientos en la elaboracin del

plan debe de tomarse en cuenta
La disponibilidad de fondos internos para financiar los eventos de
capacitacin.
El monto del aporte de la empresa a INATEC y la disponibilidad de
fondos de acuerdo a las polticas de la Institucin, racionalizando los
gastos a fin de aprovechar al mximo los recursos en funcin de la
formacin del personal y de acuerdo a las capacidades deseadas.
Los conocimientos del personal y la capacidad instalada de la
Organizacin para la ejecucin de eventos internos.

4.1.3. El plan anual de capacitacin contendr una parte descriptiva que

incluye la Introduccin, los Objetivos generales del plan, relacin de la
cantidad de eventos, personal a capacitar, cursos internos, cursos
externos, montos y tipos de fuente de financiamiento y expresar
brevemente la relacin con las necesidades de capacitacin y el plan de
eventos de conformidad con el Plan Anual de eventos de capacitacin, el
que ser evaluado una vez concluido el perodo y elaborado el Informe
de Seguimiento al Plan Anual de Capacitacin.

4.1.4. El Gerente de Recursos Humanos revisa el plan propuesto, orienta

modificaciones pertinentes o autoriza la propuesta del Plan anual y la
remite al Gerente General.

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4.1.5. El Gerente General orienta modificaciones pertinentes o aprueba el

plan y en este caso lo remite al Gerente de Recursos Humanos para su
ejecucin.

4.1.6. Durante su perodo de vigencia el plan podr sufrir modificaciones

producto de circunstancias cambiantes lo que se har a solicitud del
Gerente de Recursos Humanos o a instancias de La Alta Gerencia.

4.2. Ejecucin del Plan de Capacitacin: Una vez aprobado el plan anual de
capacitacin y de acuerdo al calendario de ejecucin el tcnico de Recursos
Humanos del rea de capacitacin procede a la ejecucin de los eventos
de capacitacin los que se diferencian en razn de si se desarrollan
directamente por la empresa, conocidos como eventos internos, o si
corresponde a programas, cursos o seminarios realizados por centros de
capacitacin externos a la Organizacin.

4.2.1. De la Capacitacin interna:

4.2.1.1. Elaborar la ficha descriptiva del evento que contendr los datos
bsicos como:
Datos Generales de la empresa
Nombre del evento
Requisitos de ingreso
Duracin de horas
Objetivos del evento

4.2.1.2. La ficha descriptiva se remite al Gerente de Recursos Humanos

para su aprobacin
La ficha descriptiva se elabora para los eventos internos
aprobados por el INATEC y para los eventos internos que financia
la organizacin y que forman parte del plan anual

4.2.1.3. Si el evento es financiado con fondos INATEC se procede a

remitir a la Institucin la ficha descriptiva, el presupuesto y
Calendario del o los eventos obteniendo el registro en el
Departamento de Acreditacin y Supervisin y la esquela de
autorizacin de financiamiento de la Direccin de servicios de
Capacitacin (DISCAE),departamento de capacitacin a empresa
(DECAE)

4.2.1.4. Una vez aprobada la ficha descriptiva se procede en

coordinacin con el Instructor o Docente a elaborar el plan de clases
de acuerdo al FSI formato Plan de Clase.

4.2.1.5. En coordinacin con el instructor del evento elabora y/o revisa

la base material de estudio, la que somete a revisin del Gerente de
Recursos Humanos.

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4.2.1.6. Gestiona ante la Gerencia Financiera el anticipo de fondo para

la ejecucin de eventos de capacitacin autorizados, identificando la
fuente de financiamiento.

4.2.1.7. Se procede a la ejecucin del evento de Capacitacin. Este se

desarrollara de acuerdo al plan de clases y el Tcnico de Recursos
Humanos capacitacin se encargara de:
Controlar la asistencia de los participantes, lo que se
har fsicamente y de acuerdo al listado de control de
asistencia que se elabore para el evento
Asegura la logstica de conformidad con el presupuesto
aprobado para el evento, as como las condiciones del
local de capacitacin
Supervisar el desarrollo del evento de conformidad con el FSI
formato Evaluacin Evento de Capacitacin.
Realiza Informe de Supervisin de evento supervisado de
acuerdo a los eventos autorizados y este incluir los aspectos
bsicos siguientes:
Descripcin del evento, fecha de ejecucin e Instructor
Cumplimiento de los objetivos previstos
Cumplimiento de los contenidos
Desempeo del Instructor, cumplimiento de la
Metodologa prevista
Resultados de la Asistencia
Nivel de promocin y calificaciones
Dificultades en la ejecucin del evento y propuestas

4.2.1.8. El informe se remite al gerente de Recursos Humanos y una

vez autorizada se procede al registro de la capacitacin en los
expedientes electrnicos de los participantes, se elaboran los
certificados individuales que acreditan la aprobacin de la
capacitacin, se firman por el Gerente de Recursos Humanos , se
registran en un libro de actas y se remiten para ser archivados en los
expedientes fsicos.
En el caso del Seminario sobre Tenencia, Uso y Portacin de
Armas de Fuego de Uso Civil, los certificados de cada evento
sern diseados por el tcnico de capacitacin y autorizados
por el Gerente de Recursos Humanos, se deber llevar el
registro por orden numrico de cada Certificado en un libro de
actas sellado por la Polica Nacional. En el caso de que existan
participantes externos, dichos Certificados debern registrarse
en otro libro presentado de igual forma a la Polica Nacional
Los Certificados de acreditacin de la Capacitacin de la ley
510 se envan a firma por parte de la DAEM de la Polica
Nacional antes de archivar en el expediente fsico. Y se deja
copia de los documentos para su archivo
4.2.1.9. Concluido el evento procede a elaborar el informe de seguimiento
de la Capacitacin y rendir cuentas de los gastos realizados en la
ejecucin de la capacitacin ante la Gerencia Financiera de acuerdo
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a las polticas administrativas de la Organizacin. Si el evento es con

Financiamiento del INATEC este trmite es nicamente para efectos
informativos para lo cual los gastos se soportan con copias de los
originales.

4.2.1.10. El Tcnico de Capacitacin en coordinacin con el Supervisor

de INATEC validan la informacin del o los eventos realizados y a
continuacin se procede a entregar la rendicin de cuenta ante el
Departamento de Contabilidad del INATEC quien emite la
solvencia para el reembolso de los gastos realizados y previamente
autorizados

4.2.1.11. Una vez ejecutado el desembolso por parte de INATEC se

retira el cheque de reembolso, lo deposita en la Caja Central de la
Organizacin.

4.2.1.12. Si el evento de capacitacin interna se ejecuta con fondos propios

de la empresa se rinde cuenta con documentos originales a la
Gerencia Financiera.

4.2.2. De la Capacitacin externa:

4.2.2.1. Cuando se trata de eventos a desarrollarse externamente
los centros de capacitacin, y los programas, cursos, o seminarios
que imparten se seleccionan de acuerdo al plan anual de
capacitacin de la Organizacin y/o a la oferta de capacitacin
de las instituciones privadas o las que tienen convenio con INATEC
o legalmente autorizadas.

4.2.2.2. Una vez seleccionado el o los centros de capacitacin se solicita

la proforma u oferta de capacitacin y los requisitos para la inscripcin
aplicables.

4.2.2.3. Recibida la proforma se procede a solicitar autorizacin ante el

Gerente de Recursos Humanos, no obstante si el curso no est
incluido en el plan anual se remitir al Gerente General para su
autorizacin, una vez aprobado se tramitar la solicitud de
financiamiento ante INATEC o la organizacin segn corresponda.

4.2.2.4. Autorizado el financiamiento se procede a efectuar la matrcula

y/o inscripcin del o los participantes en el Centro o Institucin
correspondiente.

4.2.2.5. Se procede a la ejecucin del evento de Capacitacin. Durante

esta el Tcnico de capacitacin Recursos Humanos en
coordinacin con el Centro de Capacitacin ejecutor, de acuerdo a
las caractersticas del curso y las orientaciones establecidas por el
Gerente de Recursos Humanos se encargara de:
o Verificar la asistencia de los participantes
o Obtener resultados finales del rendimiento o calificaciones.
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4.2.2.6. Concluida la capacitacin se procede a controlar los

resultados mediante la recepcin del certificado de aprobado o
participacin otorgado por el centro o institucin.

4.2.2.7. El certificado es remitido al Gerente de Recursos Humanos y

una vez revisado se procede a archivarlos en los expedientes
personales y al registro en los expedientes electrnicos de los
empleados.

4.2.2.8. La Evaluacin de los resultados de las capacitaciones externas

se elabora semestralmente por el tcnico de capacitacin

4.2.2.9. Realiza Informe de los resultados esperados de las

capacitaciones en los participantes y los remiten al Gerente de
Recursos Humanos donde se evaluarn las medidas a tomar.

4.3. INDUCCIN. La induccin es una actividad que tiene como contenido el

brindar al personal de nuevo ingreso orientacin e informacin general sobre
sus funciones, la Misin y valores de la organizacin y su estructura
organizativa con la finalidad de facilitar su insercin en su actividad y entorno
laboral.
La induccin se organiza en dos formas dependiendo si se trata de personal
de vigilancia o personal administrativo tcnicos o Supervisores.

4.3.1. Personal Administrativo

4.3.1.1. El tcnico de seleccin y contratacin una vez contratado el
nuevo colaborador procede a darle a conocer el Reglamento Interno
de trabajo y la ficha o Descriptor de Cargo. El descriptor de puesto
de trabajo.

4.3.1.2. El tcnico de Capacitacin procede a realizar un recorrido con el

colaborador por el edificio enfatizando en darle a conocer las reas
de servicio al personal, las reas de seguridad, lo presenta a los
Gerentes y Jefes de Departamento y ante el Especialista en
Planeacin y Control de la calidad.

4.3.1.3. El Especialista de Planeacin y Control de Calidad procede a dar

a conocer al colaborador la Misin, Visin, Valores, el alcance del
Sistema de Gestin de Calidad, la red de procesos, la Poltica de
Calidad, generalidad del tratamiento de reclamos, no conformidades
y el Organigrama de la Organizacin. Si el nuevo colaborador
ocupara cargos de Gerente o Jefe de Departamento se darn a
conocer adems los procedimientos de Revisin por la Gerencia,
Mejora Continua, Acciones Correctivas y Preventivas.

4.3.1.4. El tcnico de Capacitacin procede a verificar la conclusin

de la induccin y registrarla mediante el FSI. Control de
Induccin, una vez confirmada el cumplimiento de todas las
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actividades procede a entregar al colaborador a su Jefe Inmediato y

a remitir al Grabador de Datos y Control de Expedientes el registro
de la Induccin para su archivo en el expediente personal.

4.3.1.5. Los Gerente o Jefe de rea son responsable de la induccin

especfica en los cargos administrativos, operativos y tcnicos a fin de
garantizar el ptimo desempeo de los procesos

4.3.2. Guardas de Seguridad:

La Induccin del personal de seguridad se realizara en el Curso o
Seminario Bsico de nuevo ingreso, cuyo contenido incluirn la Misin,
Visin, el Cdigo de tica del Guarda de SERVIPRO, la Poltica de
Calidad, recepcin y reporte de reclamos, no conformidades, las
funciones generales del guarda de seguridad y aspectos esenciales de
las normas legales que regulan la actividad el Guarda de Seguridad. La
induccin se registrara mediante el diploma de aprobacin del curso.

4.4. EVALUACIN DE IMPACTO DE LA CAPACITACIN.

4.4.1. La Evaluacin del Impacto de la Capacitacin es elaborada
semestralmente por el tcnico de capacitacin en consultas con los
Gerentes de reas funcionales.

4.4.2. Los aspectos a considerar en la evaluacin son:

Evaluacin de los informes de los eventos de
capacitaciones impartidas identificando fortalezas y causas
de las debilidades del proceso de capacitacin.
Anlisis de las No Conformidades en el servicio
Anlisis de las estadsticas de reclamos
Anlisis de desvinculacin de los empleados de la
organizacin
Propuestas de medidas
4.4.3. El informe de evaluacin del impacto de la Capacitacin se remite
al Gerente de Recursos Humanos quien de acuerdo a lo establecido en
4.1 (De la Planificacin) en consulta con el Gerente General procede a
realizar los cambios pertinentes al plan vigente o a incluirlos en el plan del
siguiente periodo

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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