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QP-423
Control de la Documentacin

Control de la
Documentacin

ISO 9001:2008

Documento redactado por: Agregue el nombre y el ttulo aqu

Documento aprobado por: Agregue el nombre y el ttulo aqu
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Control de la Documentacin
1.0 Objetivo

1.1 Este procedimiento describe el proceso para controlar documentos del Sistema
de Gestin de la Calidad.

2.0 Responsabilidades

1.2 La Direccin es responsable de designar a los autores de los documentos.

1.3 El autor es responsable de redactar el documento, crear los registros
pertinentes, obtener un nmero de documento y entregar el mismo para la
revisin al director del departamento.
1.4 Los directores de departamento son responsables de aprobar los documentos
para su rea de responsabilidad.
1.5 El coordinador de control de documentos es responsable de asignar nmeros a
los documentos, mantener una lista maestra, publicar artculos nuevos y
revisados en la red, distribuir copias impresas de los documentos y revisar los
documentos.
1.6 Todos los empleados son responsables de revisar los documentos al utilizarlos y
hacer solicitudes de edicin a los documentos para actualizarlos en la medida
que sea necesario.
1.7 El administrador de red es responsable de hacer una copia de seguridad diaria
de la red.
1.8 Los ingenieros de produccin son responsables del mantenimiento de los
programas que controlan equipos. (Si tiene programas de maquinaria,
controladores con programas u otro tipo de software controlando sus procesos,
los programas deben ser controlados.)

3.0 Definiciones

1.9 Procedimiento: Documento que explica los procesos de trabajo especficos y

cmo se est cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001.
1.10 Instrucciones de Trabajo: Instrucciones paso a paso sobre cmo debe
realizarse una tarea.
1.11 Anexos: Documentos utilizados para clarificar o ejemplificar la informacin
descrita en los procedimientos e instrucciones de trabajo.
1.12 Formularios: Documentos utilizados para mantener un registro de haber
completado un proceso o parte de un proceso descrito en los procedimientos o
instrucciones de trabajo.
1.13 Registros: Formularios completados o informacin generada como resultado de
procesos descritos en un documento y conservado como se indica en el
procedimiento Control de Calidad de Registros.

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Rev.:a
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1.14 Referencias: Documentos externos o fuentes utilizadas al preparar
documentacin y cumplir tareas.
1.15 Documentos Relacionados: Otros documentos que puedan requerir alteracin
si el documento actual es revisado o cambiado.
1.16 Plantillas: Documentos electrnicos utilizados para crear un sistema de
documentacin de calidad.
1.17 Hoja de Inventario de Software: Lista del software que est siendo utilizado,
indicando revisiones y ubicaciones actuales.

4.0 Equipo / Software

1.18 No Aplica.

5.0 Instrucciones

1.19 Creacin de Documentos.

1.19.1 Cuando se identifique la necesidad de un documento, la Direccin
asignar un autor para el documento. Cualquier empleado puede ser
asignado como autor de documentos en el rea en que se desempea.
1.19.2 El autor escribe el documento y prepara los registros relacionados. Los
documentos incluyen:
a) El Manual de Calidad.
b) Procedimientos.
c) Instrucciones de Trabajo.
d) Anexos.
e) Registros.
f) Referencias.
g) Plantillas.
1.20 Aprobacin de Documentos.
1.20.1 El autor entrega los documentos al director del departamento y al
representante de la direccin para ser revisado y aprobado; ellos firman
las hojas de historia de revisin y la de aprobacin para que quede
registrada su aprobacin.
a) El Coordinador de Control de Documentos incluye las iniciales de
quienes aprobaron los documentos, al publicar las copias
electrnicas en la red.
1.21 Identificacin y Distribucin de Documentos.
1.21.1 Todos los documentos contienen la siguiente informacin:
a) Nombre de la empresa.

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b) Ttulo del documento.
c) Nmero del documento.
d) Fecha y Revisin Actual.
e) Un nmero nico de documento.
1.22 Numeracin de Documentos.
1.22.1 Procedimientos, instrucciones de trabajo, formularios y anexos son
numerados utilizando el siguiente esquema:
Los procedimientos se numeran con un nmero de tres dgitos formado
por el nmero de la clusula del estndar de ISO 9001 y con una letra
como prefijo, la cual indica el departamento responsable del
procedimiento, y una P para indicar que es un procedimiento. Por
ejemplo, Responsabilidad de la Direccin se relaciona con la seccin 5.0
del estndar, y se numera AP-500, donde A indica Administracin. El
procedimiento Control de Documentos se relaciona con la seccin 4.2.3
del estndar, as que este procedimiento se numera QP-423 donde Q
Indica Control de Calidad.
1.22.2 El nivel de revisin actual del documento es identificado por una letra que
se pone al final del nmero que identifica al documento. Por ejemplo, AP-
500-A. Cuando este procedimiento es revisado y emitido, ser AP-500-B.
El nivel actual de revisin y su fecha se registran en la Lista Maestra.
1.22.3 Los siguientes departamentos preparan, emiten y mantienen la
documentacin del SGC segn se requiera:
a) (I) Ingeniera: Ingeniera del Diseo y todas las funciones
relacionadas.
b) (M) Manufactura: Produccin, Servicio, Almacenamiento y control
de Inventario.
c) (V) Ventas: Marketing, Ventas y Servicio al Cliente
d) (A) Administracin: Gerencia, Recursos Humanos, Contabilidad y
Compras.
e) (Q) Control de Calidad: Control de Calidad y Administracin de
Calidad, Inspeccin y control de documentos e informacin.
1.22.4 Las instrucciones de trabajo se numeran IT-XXX-000, donde XXX indica
el nmero de procedimiento al cual se refiere, y 000 es un nmero
asignado de manera secuencial a medida que se ingresan las
instrucciones de trabajo para ese procedimiento. Por ejemplo:
IT-423-001 es la instruccin de trabajo para el mantenimiento de la lista
maestra, la primera instruccin de trabajo relacionada con el Control de
Documentos.
a) Los formularios y anexos se numeran utilizando el mismo formato
que las instrucciones de trabajo, pero utilizando F y A

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respectivamente en lugar de IT.
1.22.5 Los autores obtienen el nmero de documento del Coordinador de
Control de Documentos.
1.22.6 Los documentos aprobados se entregan al Coordinador de Control de
Documentos y son ingresados a la Lista Maestra de Documentos como
se explica en las instrucciones de trabajo de la Lista Maestra de
Documentos. Los documentos aprobados con las firmas originales son
las copias "Maestras" y son mantenidas en el archivo de Documentos
Maestros.
1.22.7 El Coordinador de Control de Documentos publica documentos nuevos y
revisados en la red y distribuye copias impresas a los puntos de uso, de
acuerdo con la Lista Maestra.
1.22.8 Las copias impresas son controladas listando la distribucin del
documento en la Lista Maestra e imprimiendo los documentos en papel
azul para indicar que estn siendo controlados. Los formularios pueden
imprimirse en papel blanco.
1.22.9 Las plantillas del documento incluyen una fecha automtica de impresin.
Las copias electrnicas de instrucciones de trabajo, procedimientos y
anexos que se imprimen para uso son controladas con esta fecha de
impresin. Las copias impresas son vlidas por 24 horas a partir de la
fecha impresa excepto cuando tienen el sello copia controlada en tinta
roja. No estn autorizadas las copias de estos documentos controlados.
1.22.10 A las Referencias y Documentos de Origen Externo se les asigna
un nmero y se les antepone la letra R delante de ese nmero y se
registran en la Lista Maestra. Una vez se ha asignado un nmero a una
Referencia sta puede ser utilizada como referencia para varios
documentos bajo el nmero original que le fue asignado.
1.23 Revisiones de Documentos
1.24 Los documentos son revisados durante su uso regular y durante las auditoras
internas. Los documentos son actualizados en la medida que se considere
necesario durante estas revisiones.
1.24.1 Los documentos son revisados para actualizar o aclarar informacin
utilizando el formulario de Solicitud de Edicin de Documento.
1.24.2 Las revisiones se hacen electrnicamente y un resumen de la revisin y
la fecha de revisin son registrados en la seccin de revisin del
documento.
a) El coordinador de control de documentos utiliza la lista de
verificacin para la revisin de documentos (F-423-004) para
asegurar que todos los pasos hayan sido completados.
1.24.3 Las revisiones de documentos deben pasar los pasos de aprobacin,
identificacin y distribucin descritos. Los cambios al documento son
aprobados por la persona que se desempee en el mismo cargo de

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quien hizo la revisin original y firm el documento original indicando su
aprobacin.
1.25 Administracin de los Documentos Obsoletos.
1.25.1 Una copia impresa del documento obsoleto se conserva y se marca
como Copia de Archivo. La peticin de cambio al documento se guarda
con la copia archivada.
1.25.2 La copia archivada se mantiene en un archivo en el rea de control de
documentos.
1.25.3 Las versiones electrnicas de documentos obsoletos son marcadas
como Copias de Archivo y se movern a una carpeta de archivo
electrnico para ser utilizado como referencia.
1.26 Copia de Seguridad Electrnica.
1.26.1 La documentacin ISO de la empresa es conservada dentro de la red de
la empresa. Una copia de seguridad electrnica es hecha a diario por el
administrador de red.
1.27 Control de informacin
1.27.1 Todos los programas utilizados para el control de maquinaria de
produccin, clculos o anlisis son controlados. Son listados en la hoja
de datos de software y se incluye la fecha de revisin y la ubicacin del
programa.
1.27.2 Los ingenieros de produccin mantienen programas para el control de
maquinaria en un archivo protegido. Los operadores utilizan copias de
slo lectura de los programas.

6.0 Formularios y Registros

1.28 F-423-001 Lista Maestra de Documentos.

1.29 F-423-002 Hoja de Inventario de Software.
1.30 F-423-003 Formulario de Peticin de Cambio de Documento.

7.0 Anexos

1.31 Ninguno.

8.0 Documentos Relacionados

1.32 Instruccin de Trabajo de la Lista Maestra de Documentos. (Es posible que

usted desee crear esta Instruccin de Trabajo)

9.0 Referencias

1.33 Ninguna.

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10.0 Revisiones

REV. SECCIN SUB-SEC.

PRRAF # SOLICITUD DE CAMBIO FECHA AUTORIZADO POR

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Rev.:a