EjemploprcticoconPower

PivotenExcel
Elejemploquedesarrollaremosenestaocasinnosdejarenclarounodelosms
grandesbeneficiosdeutilizarPowerPivotymerefieroalafacilidadconquesepueden
crearrelacionesentrelosdatosparagenerarreportesfcilmente.

ParadejarenclarolasventajasdePowerPivotresolveremoselmismoproblema
utilizandoelmtodotradicional,esdecirconfrmulas,yenlasegundaparteutilizaremos
PowerPivotparaquepodercompararlasdiferenciasrespectoalprimermtodo.

Planteamientodelproblema
Elproblemaqueresolveremoseselsiguiente.Pertenecemosaunacompaaquese
dedicaavendertelfonosmvilesynuestrojefequiereunreportedelasunidadesquese
hanvendidoenlascuatroregionesdelaciudad:Norte,Sur,EsteyOeste.

Elreportedebersersimilaraloquemuestralasiguienteimagendondeseenlistanlas
regionesdelaciudad,losmodelosdetelfonosmvilesylasunidadesvendidas:

Nohabrningnproblemaparagenerardichoreporteporquetenemosdisponibletodala
informacin,perotendremosqueintegrarlaadecuadamenteporquelosdatosestn
distribuidosendiferentestablasdeExcel.

LaTabla1contienelafechadelaventa,elnombredelrepresentantedeventas,elcdigo
delproductoylacantidaddeunidadesvendidas.
SoloconlainformacindelaTabla1nopodramosconocerlareginenlaqueseha
realizadolaventaasqueesnecesariointegrarlacolumnaRegindelaTabla2.Endicha
tablatenemoslareginalacualpertenececadaunodelosrepresentantesdeventasy
porlotantopodremosasociarlacorrectamenteacadaorden.

Adems,laTabla1tieneelcdigodeproductovendidoperonecesitamoselnombredel
producto,asqueincluiremoslosdatosdelaTabla3lacualtienelaequivalenciaentreel
cdigodelproductoysudescripcin.
Parahacermsfcillaelaboracindenuestroejemplo,lastablasestnenelmismo
archivodeExcelyestnubicadasendiferenteshojas.Enuncasoreal,esprobableque
tuvierasqueimportarlainformacindeotrossistemasoarchivosantesdepoderutilizarla.

Solucinutilizandofrmulas
NuestraprimeratareaesintegrarlosdatosdelaTabla2ylaTabla3ennuevascolumnas
delaTabla1yesolopodemoslograrutilizandolafuncinBUSCARV.Porejemplo,para
conocerlazonaalaqueperteneceunrepresentantedeventaspodemosutilizarla
siguientefrmula:

=BUSCARV([@Representante],Tabla2,2,FALSO)

Elvalorbuscadoeselnombredelrepresentantequeestubicadoenlacolumna
@Representante.DichabsquedasehacesobrelaTabla2yobtenemoslasegunda
columnalacualcontienelareginalaqueperteneceelrepresentantedeventas.Al
insertarunanuevacolumnaenlaTabla1conlafrmulaanterior,obtenemoselsiguiente
resultado:
Demanerasimilar,paraobtenerelnombredecadaproducto,podemosutilizaruna
frmulacomolasiguiente:

=BUSCARV([@CdigoProducto],Tabla3,2,FALSO)

EnestecasolabsquedalahacemossobrelaTabla3quecontienelaequivalenciaentre
loscdigosyladescripcindecadaproducto.Alinsertarunanuevacolumnaen
laTabla1yutilizarlafrmulaanteriorobtenemoselsiguienteresultado:

ConlospasosanteriorestenemostodoslosdatosnecesariosenlaTabla1ypodemos
crearelreporterequeridoyparaesocrearunaTabladinmicadesdelapestaaInsertar
>Tabladinmica.

Enelcuadrodedilogodejarlasopcionespredeterminadasparacrearlatabladinmica
enunanuevahojadeclculo.

Unavezquesehacreadolatabladinmica,enelpaneldeCamposdetabla
dinmicaarrastrarelcampoUnidadesalreadeValores.YalreadeFilas,arrastrarel
campoReginyposteriormenteelcampoDescripcin.Latabladinmicaquedardela
siguientemanera:
Deestamanerahemoslogradoelreporterequeridoqueenlistalasunidadesvendidasde
cadaproductoenlasdiferentesregionesdelaciudad.

SolucinutilizandoPowerPivot
AhoracrearemoselmismoreporteperoutilizandoPowerPivotdondeladiferencia
principalconelmtodoanteriorserqueevitaremoslacreacindefrmulasparaintegrar
losdatos.UtilizandoPowerPivot,dejaremoslastablasdeExcelintactas,ycrearemoslas
relacionesdentrodelmodelodedatos.

RecuerdaqueesindispensableinstalarohabilitarPowerPivotantesdehacereste
ejercicio.Sinolohashecho,vistaesteartculodondepodrsleerlosrequisitospara
utilizardichocomplementoenExcel.

ElprimerpasoesseleccionarcualquierceldadelaTabla1yposteriormentepulsarel
botnPowerPivot>Tablas>Agregaramodelodedatos.
SeabrirlaventanadePowerPivotparaExcelytendrsunavistacomolasiguiente:

PodrsobservarlosmismosdatosdelaTabla1peroelhechodequeestnpresentesen
laventanadePowerPivotindicaquehansidoagregadosalModelodedatos.

ConsideraquesehaabiertounanuevaventanaparaPowerPivotperoExcelnoseha
cerradoasque,debesregresaralaventanadeExcelparacontinuaragregandoelresto
delastablasalModelodedatos.

ParaagregarlaTabla2yTabla3debersrepetirlosmismospasos:seleccionarunacelda
delatablaypulsarelbotnAgregaramodelodedatosqueseencuentraenlapestaa
PowerPivot.DespusdehaberagregadolastrestablastendrsunaventanadePower
Pivotcomolasiguiente:
Quieroquepongasespecialatencinalaesquinainferiorizquierdadelaventanadonde
seencuentranlaspestaasparacadaunadelastablasquehemosagregadoalModelo
dedatos.Desdeahpodrsverlosdatosdecadaunadelastablas.

Elsiguientepasosercrearlasrelacionesentrelascolumnasdelastablasquehemos
importadoalModelodedatos.Paracrearlasrelacionesdemaneragrficapodemos
activarlaVistadiagramautilizandoelbotnqueseencuentraenelextremoderechodela
CintadeopcionesenlapestaaInicio.

Estavistanospermitirvisualizarcadaunadelastablasascomolascolumnasque
integrancadaunadeellas.NuestroobjetivoesdecirleaPowerPivotquela
columnaRepresentantedelaTabla2eslomismoquelacolumnaRepresentantede
laTabla1.

Paracrearestarelacin,debeshacerclicenlacolumnaRepresentantedelaTabla2y
arrastrarelpunterodelratnhastaqueseresaltelacolumnaRepresentantede
laTabla1comosemuestraenlasiguienteimagen:
LomismoharparalarelacinentrelaTabla3ylaTabla1haciendoclicenla
columnaCdigoProductoparaindicarleaPowerPivotquedichacolumnaeslamismaen
ambastablas.

Enmuchasocasiones,PowerPivotescapazdereconocervariasdelasrelacionesdelas
tablasbasndoseenelnombreytipodedatodelascolumnas,asquenotesorprendasi
alactivarporprimeravezlaVistadiagramayatengasalgunarelacinestablecida.

Puedesvalidarqueunarelacinsehacreadocorrectamentesihacesclicderechosobre
lalneayseleccionaslaopcinEditarrelacin.
EstomostrarelcuadrodedialogoEditarrelacinqueindicarlastablasycolumnas
involucradasenlarelacinypodrseditarlasencasodesernecesario.

HemosterminadoconlacreacindenuestroModelodedatosysusrelaciones.Loque
nosfaltaescrearlatabladinmicaparaobtenerelreportequenecesitamos.Paraeso
deberspulsarelbotnTabladinmicadelapestaaInicio.
SeactivarExcelysemostraruncuadrodedilogopreguntndonoslaubicacindela
nuevatabladinmica.ParanuestroejemploelegirlaopcinNuevahojadeclculo:

Adiferenciadelastablasdinmicasconvencionales,estatabladinmicaestbasadaen
nuestromodelodedatosyporlotantopodrsaccederacadaunadelastablasdel
modeloascomoasuscolumnasdesdeelpaneldeCamposdetabladinmica.

Paracrearelreporte,utilizarlosmismoscamposqueenelejemploanterior.Arrastrarel
campoTabla1.UnidadesalreaValoresylos
camposTabla2.RegionyTabla3.DescripcinalreaFilas.Latabladinmicaseverdela
siguientemanera:
Deestamanerahemosterminadoconelreporte.Aunqueesteejemplohasidomuy
sencillo,podrasimaginarteelimpactopositivoaltenerreportesbasadosendecenaso
cientosdetablasquetienendatosrelacionadosyaquePowerPivotnosahorrarala
creacindeunsinnmerodecolumnasauxiliaresyelusodefrmulasdebsquedapara
relacionarlosdatos.

ExistenmuchosbeneficiosdeutilizarPowerPivotparaanalizarnuestrainformacinyno
existemsquelaprctica,yelempeoquepuedasponeralaprendizajedeesta
herramienta,parafamiliarizarteprontoconelusodeesteextraordinariocomplementoen
Excel.

Enelarchivodedescargaencontrarstresarchivos.Elprimerodeellostienesolamente
lastablasdedatosdelejemplo.Elsegundoarchivoeslasolucinutilizandolatcnicadel
primerejemplo,esdecirlascolumnasauxiliaresyfrmulas.Eltercerarchivocontienela
solucinutilizandoPowerPivot.

SolucinconPowerBIDesktop
SiporalgunaraznnohaspodidoinstalarPowerPivotenExcel,puedesutilizarPowerBI
DesktopqueesunaherramientagratuitacreadaporMicrosoft.Consultael
artculoEjemploprcticoconPowerBIDesktopparadarsolucinalmismoproblemaque
hemosresueltoenesteartculoperoutilizandoPowerBIDesktop.