SISTEMA DE GESTIN DE PASES (SGP)

MANUAL DEL USUARIO

Versin 1.2

Lima, Mayo 2012

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NDICE

Alcances

I. Ingreso al Sistema de Gestin de Pases

II. Solicitudes de Creacin de usuario
III. Solicitud de Pase Personal
IV. Pase Vehicular
V. Enseres Personales
VI. Solicitud de Fotocheck.
VII. Revisin de las Solicitudes

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ALCANCE

Este documento est dirigido a los usuarios en general del sistema de gestin de pases (SGP),
incluye empresas, visitantes diversos que requieren tramitar pases de ingreso al rea de Cuajone

I. INGRESO AL SISTEMA DE GESTION DE PASES (SGP)

El ingreso al SGP se realiza de dos formas y se debe utilizar Internet Explorer 8.0.

Desde la red interna de Southern (slo para personal de Southern)

http://lvsgp/sgp/login.aspx

Desde internet, fuera de la red de Southern.

http://pases.southernperu.com.pe/sgp

Cuando se ingrese a dicha direccin, se mostrar la siguiente pantalla:

Ingresar al SGP si tiene un usuario y contrasea, si no tiene esta informacin debe seguir los
siguientes pasos para solicitar estos datos

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II. SOLICITUD DE CREACIN DE USUARIO

Para ingresar al sistema y no tiene cuenta de usuario, debe ingresar a la siguiente opcin.

Se muestra la siguiente pantalla, se deben completar los campos solicitados,

preferentemente los que estn marcados con asterisco (incluido el pas y lugar de
procedencia), sin embargo se recomienda llenar todos los campos para que esta
informacin se registre en la base de dato del SGP.

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Es importante que digiten la direccin de correo, a esta direccin se enviara el usuario y
contrasea.

En la celda Empresa a la que pertenece seleccionar su empresa de la lista, si no lo ubica

elegir NO FIGURA EN LA LISTA

Luego de completar la informacin dar click en Enviar, esta solicitud se revisar

internamente por SPCC, luego de su aprobacin se enviar el usuario y contrasea a la
direccin del correo electrnico que han indicado.

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III. SOLICITUD DE PASES DE INGRESO DE PERSONAS

Al ingresar al SGP con su usuario y contrasea se muestra la siguiente pantalla, las opciones
que estn disponible son Administracin-Cambio de clave (nicamente es visible para los
usuarios que no son de Southern) y Solicitudes de Pase para todos en general.

Para solicitar un pase de visita a Cuajone ingresar al men Solicitudes de Pase y seleccionar
Solicitud de Pase y se mostrar la siguiente pantalla

El SGP permite crear tres tipos de pases que formaran parte de una solicitud de pase.

Pase Personal
Pase Vehicular
Declaracin de Enseres

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3.1 Pase Personal, Seleccin

Al ingresar a esta opcin se muestras diversas opciones de solicitudes de visita

A) Visitas Especficas
B) Visitas a oficinas de Cuajone.

A. Visitas Especficas.- se debe elegir las visitas especficas nicamente para los
casos mostrados en la leyenda, la continuacin se describe con detalle cada uno de
ellos.

Visita de Familiares Familiares de Personal Southern

Esta solicitud debe ser elegida nicamente por personal de Southern Per que
desea tramitar la visita de sus familiares.

Visita de Familiares Familiares de Personal Contratista

Esta solicitud debe ser elegida nicamente por el personal Contratista responsable
del contrato y que cuente con vivienda en usufructo en Cuajone, se recomienda
solicitar previamente la autorizacin de su operador del contrato.

Proveedor Concesionario
Esta solicitud debe ser elegida nicamente por los proveedores concesionarios de
Cuajone, esta conformado por los feriantes, personal de mercantiles, tiendas del
mercado, mercado pblico, club de golf, cooperativa de consumo y crdito, esta
solicitud ser revisada por Campamentos para su aprobacin.

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 Servicio Pblico
Esta solicitud debe ser elegida nicamente por las personas que realizan servicio
pblico de transporte hacia Cuajone (choferes o transportistas interurbanos de
taxis, buses, etc.), esta solicitud ser revisada por Campamentos para su
aprobacin.

Exposicin y Demostracin Comercial

Esta solicitud debe ser elegida nicamente por las empresas que desean realizar
exposiciones y demostraciones comerciales en el campamento (exposicin de
ollas, presentacin de vehculos para venta), esta solicitud ser revisada por
Campamentos para su aprobacin.

Jardineros y Empleadas del Hogar

Esta solicitud debe ser elegida nicamente por personal de Southern Per que
desea tramitar la visita de jardineros y empleadas del hogar, es para que realicen
trabajos en la vivienda que tiene asignada, esta solicitud ser revisada por
Campamentos para su aprobacin.

Transportistas del Almacn Que traen materiales con gua de su empresa

Esta solicitud debe ser elegida nicamente por las empresa de transporte que
tienen contrato de usufructo y que transportan materiales a Cuajone con gua de
remisin de su empresa (bolas de acero, nitrato, emulsin, fulminantes, y otros
materiales), esta solicitud ser revisado por el rea de Almacn para su
aprobacin.

Estado Peruano
Esta solicitud debe ser elegida nicamente por personas que pertenecen a las
entidades del gobierno (Poder Judicial, Ministerio Pblico y Ministerio de Trabajo,
ONA), las aprobaciones son internas por RRLL y Recursos Hdricos (caso de ONA)

Visitantes del Sindicato

Esta solicitud debe ser elegida nicamente por personal Southern del sindicato
para tramitar los pases de visitas.

Visitadores Mdicos
Esta solicitud debe ser elegida nicamente por los visitadores mdicos, y
familiares de pacientes hospitalizados), esta solicitud ser revisada por el Hospital
para su aprobacin

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 Instructores de Cursos, Becarios y Practicantes
Esta solicitud debe ser elegida nicamente por los instructores de diversos cursos
que de entrenamiento que son realizados en el centro de capacitacin de Cuajone.
Los ingresos de becarios y practicantes sern tramitados por Capacitacin.

AFP, Aseguradoras
Esta solicitud debe ser elegida nicamente para el trmite de pases de AFPs,
aseguradoras, ONP, ESSALUD, Ministerio de Transportes, Bancos, ex
dependientes, ex trabajadores.
Esta solicitud ser revisada por el departamento de Personal para su aprobacin.

Municipalidades, Universidades
Esta solicitud debe ser elegida nicamente para el trmite de pases de
municipalidades, delegaciones de universidades, colegios, institutos, visitas
tursticas, particulares para eventos (fulbito, rbitros, orquestas, instructores de
cursos y talleres del hogar].
Esta solicitud ser revisada por Relaciones Pblicas para su aprobacin.

Militares y Policas
Esta solicitud debe ser elegida nicamente para el trmite de pases de militares y
policas, esta solicitud ser revisada por el departamento de Asuntos Internos para
su aprobacin.

B. Visitas a Oficinas de Cuajone

Las solicitudes de visita a las oficinas de Cuajone los seleccionaran las empresas,
proveedores y personas que no estn contemplados en las visitas especficas, las
visitas pueden ser:
Visitas tcnicas
Ejecucin de un servicio
Reunin de negocios
Otros

En el grfico siguiente se muestra el detalle de las oficinas de Southern en Cuajone,

se han incluido todos las oficinas que apruebas las solicitudes de pase.

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Cuando se ubica el mouse en cada uno de las oficinas mostrarn las personas que trabajan en
esta oficina para mayor referencia, si se ubica el mouse en la oficina (departamento) de
Concentradora Electricidad, se muestra a las siguientes personas.

a na de

Como referencia para tramitar sus pases, se muestra la ubicacin de las oficinas.

Oficina (departamento) Ubicacin

Adm. Personal Villa Botiflaca
Almacn Mina
Asuntos Internos Villa Botiflaca
Campamentos Villa Botiflaca
Capacitacin, Entrenamiento Villa Botiflaca
Contratos y Servicios Villa Botiflaca
Direccin de Operaciones Edificio Administrativo
Direccin General de Operaciones Edificio Administrativo
Gerencia Concentradora Edificio Administrativo
Gerencia Mina Mina
Hospital Hospital
Ingeniera de Planta Edificio Administrativo
Legal, Recursos Naturales, Villa Botiflaca
Lixiviacin, LESDE Lixiviacin
Mantenimiento ----
Concentradora, Electricidad Concentradora
Concentradora, Instrumentacin Concentradora
Concentradora, Mecnicos Concentradora
Gerencia Edificio Administrativo
Concentradora, Superintendencia Concentradora
Ing. Planeamiento Concentradora Concentradora
Ing. Planeamiento Mina Mina
Mina, Electricidad Mina
Mina, Locomotoras Mina
Mina, Lubricacin Mina
Mina, Palas, Perf, Tornos, Soldadura Mina
Mina, Tractores, Automotriz Mina
Mina, Volquetes, Enllante Mina
Predictivo Mina o Concentradora
Superint. Ing. Planeamiento Mina
Superint. Mantenimiento Concentradora Concentradora
Superint. Mantenimiento Mina Mina
Presidencia Edificio Administrativo
Recursos Hdricos Edificio Administrativo
Relaciones Laborales Villa Botiflaca

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 Relaciones Pblicas Edificio Administrativo
Seguridad Villa Botiflaca
Servicios Ambientales Villa Botiflaca
Sistema de Competencias Villa Botiflaca
Tecnologa Informacin Edificio Administrativo
Telecomunicaciones Edificio Administrativo

3.2 Pase Personal, trmite

Una vez que se seleccione la solicitud de pase correcta, se muestra la pantalla para
realizar el trmite de la visita, se deben llenar preferentemente los campos marcados
con asterisco, los otros campos son opcionales, sin embargo es importante llenar esta
informacin para que se registre en la base de datos del sistema para mayor referencia.

En este ejemplo se ha elegido el pase a Lixiviacin LESDE, se han completado los datos
como referencia para que lo completen de esta forma.

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13
 El pase exige incluir los documentos para el pase, al hacer click en Adjuntar Documentos
se muestra una ventana, para que esta ventana se despliegue se debe permitir que el
internet explorer permita que se activen los pop-ups (ventanas emergentes)

En esta pantalla se tiene que incluir los documentos exigibles para la solicitud, es
importante completar la informacin con informacin fiable y exacta, esta informacin
ser revisada por la persona que recibir la visita.
Al agregar un documento se muestra en la columna de Opcin una , no significa que
hubo un error en la carga, esta X permite retirar el documento que fue cargado por error
y cargar nuevamente el correcto.

Cuando se culmine la inclusin de los documentos dar clik en Salir en esta ventana.

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 Cuando se han completado los pasos anteriores, elegir Enviar y se muestra la siguiente
pantalla.

Al dar clik en Aceptar, se mostrara una pantalla que muestra que se ha generado una
solicitud de pase (el SGP asigna un Nro. de solicitud), si se desea seguir tramitando pases
de personas dar click en Pase Personal, para agregar ms personas a la solicitud de pase,
tambin puede dar clik en Pase Vehicular y/o Declaracin de Enseres.

Si slo se desea procesar esta solicitud dar clik en Haga click aqu para procesar su
solicitud, tener en cuenta el Nro. de solicitud para referencia futura.

IV. PASE VEHICULAR

Para ingresar a esta opcin, el sistema verificar que el usuario tenga por lo menos una
solicitud de pase personal registrada.
En la pantalla siguiente se muestra como ejemplo una solicitud que contiene un pase personal
previamente tramitado.

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Al dar clik en Pase Vehicular se muestra el formulario con los datos que se tienen que
completar con respecto al vehculo, es obligatorio completar los campos marcados con
asterisco.

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 Al elegir un responsable (chofer), el sistema automticamente completar los datos de fecha
de la visita y reas a visitar con los datos registrados en la solicitud de pase personal. El SGP
solicita Adjuntar Documentos (SOAT, Tarjeta de Propiedad, entre otros), los cuales servirn de
sustento para la aprobacin del pase vehicular. Una vez ingresados los datos de forma
correcta, se presiona [Enviar] y se muestra el siguiente mensaje:

El SGP mostrar la lista de pases personales y pase vehicular que el usuario ha a tramitado
(que an faltan procesar).

Para procesar esta solicitud dar clik en Haga click aqu para procesar su solicitud, tener en
cuenta el Nro. de solicitud para referencia futura.

V. DECLARACIN DE ENSERES

Al ingresar a esta opcin, se muestra la siguiente pantalla para agregar los enseres
que trae el visitante, tener en cuenta que las cmaras, filmadoras slo tendrn
acceso nicamente al campamento, para el ingreso a la zona industrial de debe
solicitar la autorizacin de Asuntos Internos y de la persona que acepto la visita.

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VI. SOLICITUD DE FOTOCHECK

Esta opcin ser utilizada por la empresa que tiene un trabajo bajo un contrato en Cuajone y la
permanencia del trabajador es continua, ellos pueden solicitar el fotocheck previamente debe
coordinar con su operador de contratos.

En la empresa seleccionar la que corresponda.

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Finalmente, se digitaran algunos datos de referencia a la solicitud de fotocheck como la fecha de
vigencia del mismo, los documentos relacionados con la solicitud, el motivo de la solicitud y una
descripcin o explicacin. Luego, se presionar el botn [Enviar]. Esta solicitud ser revisada por
su operador de Contratos para su aprobacin.

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VII. REVISIN DE LAS SOLICITUDES

En el men principal seleccionar la opcin de revisar solicitudes

Esta opcin nos permite buscar solicitudes en base a tres criterios:

1. Tipo de Solicitud:
a. Solicitud de Pase
b. Pase de Fotocheck
2. Solicitudes:
a. Enviadas
b. Recibidas
c. Guardadas
3. Estado de Solicitud:
a. Por Aprobar
b. Pre Aprobada
c. Rechazado

Al ingresar se muestra la siguiente pantalla, se muestra automticamente la

solicitud de pase que han generado, para ver los detalles de la solicitud de pase dar
un clik en el nmero

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 Se muestra otra pantalla con los detalles de la solicitud.

Para saber si el pase ha sido aprobado o no, observar la pantalla de Estado, en este
ejemplo indica POR APROBAR, significa que el pase esta siguiendo los procesos de
aprobacin internos.

Cuando la solicitud de pase ha sido aprobada, cambiar el estado a APROBADA y se

visualizara un icono de Adobe Acrobat que muestra la solicitud con los detalles del
pase, para ingresar al campamento slo debe presentar su DNI, pasaporte o carnet
de extranjera, en las garitas de ingreso se cuenta con un escner de cdigo de
barras.

Si se ha solicitado el ingreso a la las zonas industriales y no figura en el pase, es que

la persona no tiene vigente las charla de induccin, si es chofer tiene que seguir el
curso de reglas de trnsito, curso de manejo y curso de manejo defensivo.

Si la visita desea ingresar por el da a las zonas industriales, debe acercarse a

Asuntos Internos para observar un video que muestra las normas de seguridad,
luego debe firmar el documento de exoneracin de responsabilidades

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