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Prambule

Electronic Business Group


Septembre 2004

Le Livre Blanc de La Facturation


Electronique
-

Comment tirer parti au mieux des volutions technologiques pour amliorer


sa facturation ?

Cyrille Sautereau
Directeur Gnral Dlgu
Deskom

Jean-Christophe Hua
Directeur Gnral
Deskom

Avec la participation de Sami Mebazaa


Associ
Piwan Consulting

Tous droits rservs EBG / Deskom


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Prambule

Organisation du livre

Le lecteur peut parcourir trs rapidement le rsum et se rfrer au corps du


livre sil souhaite approfondir les points abords. Il trouvera lessentiel des
donnes rglementaires originales dans les annexes. Il pourra enfin consulter
les entretiens raliss dans le cadre de ce livre blanc en fin de ce document

Louvrage comprend quatre parties :


un prambule,
un rsum des ides dveloppes dans le corps du Livre Blanc,
le Livre Blanc et sa table des matires dtaille,
des annexes contenant lessentiel des textes rglementaires qui
rgissent la dmatrialisation des factures et les entretiens raliss.

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Prambule
Alors quen France la possibilit dchanger des factures sans aucun support
papier date du dbut des annes 1990, lengouement pour la facturation
lectronique ny est que trs rcent. Cet engouement est aujourdhui
puissant, port par une masse critique dinnovations technologiques et
rglementaires parvenues maturit, et encourag par des retours
dexprience trs positifs venus des Etats-Unis. Les projets se multiplient en
France et en Europe.
Dans ce contexte prometteur mais encore imprcis, lEBG a demand
DESKOM, un des principaux oprateurs europen de facturation
dmatrialise, de rdiger un livre blanc dressant un panorama gnral de la
facturation dmatrialise et de ses enjeux pour lEntreprise.
Nous remercions par ailleurs PIWAN Consulting, cabinet spcialis dans
loptimisation de la supply chain, pour le travail prcieux de conseil, de
critique et de relecture quil a effectu sur cet ouvrage.

Pour qui ? Pour quel enjeux ?


Cet ouvrage est destin aux dcideurs de lEntreprise dsireux de
comprendre la problmatique et les enjeux de la dmatrialisation des
factures, et en particulier :
aux Directeurs Financiers intresss par un levier supplmentaire de
gestion de leur fonds de roulement,
aux Responsables Comptables en qute de potentiels de rduction
de leurs cots oprationnels,
aux Responsables Achats la recherche de nouveaux arguments de
ngociation avec leurs fournisseurs,
aux Directeurs Marketing et Commerciaux avides dlments de
diffrenciation de leurs offres,
aux Responsables Informatiques dsireux de mieux cerner les
impacts des systmes de facturation dmatrialise sur leur systme
dinformation,
aux Chefs de Projet de dmatrialisation du traitement des factures,
la recherche dinformations pour rdiger un cahier des charges, grer
un appel doffre ou suivre lavancement de leur projet.

Quel est lobjectif de ce livre ?


Lobjectif minimal est, dans une approche globale, daider les dcideurs de
lEntreprise, mieux apprhender :
les enjeux des nouvelles techniques de gestion de la facturation,
les solutions techniques pour y parvenir.
Les textes rglementaires associs,
Nous esprons y tre parvenu.

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Rsum du Livre Blanc

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Rsum

Table des matires du rsum

1 Etat des lieux du traitement des factures en Entreprise........................... - 10 -


1.1 La facturation rpond des obligations la fois oprationnelles et
lgales ..................................................................................................... - 10 -
1.2 Le fonctionnement actuel des systmes de facturation est la fois
coteux, lourd et faible rendement ....................................................... - 10 -
1.3 La suppression du papier et la centralisation de linformation
permettraient de rduire les cots et daugmenter le rendement du
systme ...................................................................................................- 12 -
2 La faisabilit de la facturation lectronique est acquise, mais sa
mise en uvre demeure floue pour les Entreprises ................................. - 14 -
2.1 Pralable : distinction entre facturation dmatrialise et
dmatrialisation fiscale .......................................................................... - 14 -
2.2 Les changements techniques et rglementaires rendent aujourdhui
possible une facturation 100% lectronique ............................................- 14 -
2.3 Cependant, le concept de facturation lectronique est encore flou
pour beaucoup dEntreprises................................................................... - 15 -
3 Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique ......... - 17 -
3.1 Ct Acheteur (factures entrantes) : les 3 points cls dun projet de
dmatrialisation des factures entrantes ................................................. - 17 -
3.1.1 Dmatrialiser massivement les flux de factures entrantes ............. - 17 -
3.1.2 Inciter ses Fournisseurs passer la facturation lectronique........ - 18 -
3.1.3 Permettre aux Fournisseurs daccder certaines donnes
internes de traitement des factures .................................................. - 19 -
3.1.4 Mettre en place une configuration technique mme dadresser
ces trois points cls .......................................................................... - 19 -
3.2 Ct Fournisseur (factures mises) : les 2 points cls dun projet de
dmatrialisation des factures mises .................................................... - 21 -
3.2.1 Pouvoir envoyer ses factures aux formats demands par ses
Acheteurs ......................................................................................... - 21 -
3.2.2 Inciter ses Clients passer la facturation lectronique ................. - 22 -
4 Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise
des factures .................................................................................................. - 24 -
4.1 Facteur cl de succs n1 : dterminer ses objectifs pour identifier les
choix fonctionnels pertinents moyen terme .......................................... - 24 -
4.1.1 Factures entrantes ............................................................................. - 24 -
a Rception des factures.................................................................... - 25 -
b Intgration comptable....................................................................... - 26 -

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Rsum

c Validation des factures ..................................................................... - 26 -


d Relation avec les fournisseurs ......................................................... - 27 -
4.1.2 Factures sortantes .......................................................................... - 27 -
4.2 Facteur cl de succs n2 : identifier larchitecture oprationnelle la
plus adapte conomiquement ............................................................... - 29 -
4.3 Facteur cl de succs n3 : bien grer le dveloppement et la mise en
uvre des composants du processus de dmatrialisation.................... - 29 -
4.3.1 Organisation cible.............................................................................- 30 -
4.3.2 Mise en oeuvre.................................................................................- 31 -
4.4 Facteur cl de succs n4 : se donner les moyens de concrtiser les
potentiels de gains crs par la dmatrialisation................................... - 31 -
4.4.1 En rception de factures .................................................................... - 31 -
4.4.2 En mission de factures..................................................................... - 32 -
5 Conclusion .................................................................................................... - 32 -

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Rsum

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Rsum

Le Livre Blanc de la Facturation Electronique


-
Rsum

Aprs un dmarrage amorc au milieu des annes 90, la question du


passage la facturation lectronique simpose aujourdhui aux
Entreprises.
Ce mouvement est provoqu par des pressions la fois internes et externes.

En interne, la facturation dmatrialise apparat comme une rponse aux


demandes de simplification des systmes de facturation, et lobligation
permanente de rduction des cots des grands groupes internationaux.
Les pressions externes sont nombreuses, notamment pour les Fournisseurs
de taille moyenne qui sont de plus en plus sollicits par leurs grands Clients
pour passer la facturation lectronique. La concurrence pousse galement
les Fournisseurs plus importants, notamment de frais gnraux, proposer
spontanment une option de facturation lectronique leurs Clients.

Enfin, moyen terme, les acteurs publics vont certainement aller au bout de
leur logique de soutien au dveloppement de la facturation dmatrialise en
limposant leurs Fournisseurs.

Pour tenter dclairer quelque peu les responsables dEntreprises ayant


faire face cette mutation, nous allons successivement essayer de dcrire :
ltat des lieux des systmes de facturation existants,
les possibilits offertes aux Entreprises pour passer la facturation
lectronique et la perception que celles-ci en ont,
les objectifs stratgiques dun projet de modernisation des processus
de facturation,
les facteurs cls de succs dun projet de facturation lectronique.

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Rsum - Etat des lieux du traitement des factures en Entreprise

1. Etat des lieux du traitement des factures en


Entreprise

1.1 La facturation rpond des obligations la fois oprationnelles


et lgales
La facturation rpond des exigences oprationnelles :
crer des factures afin dassurer la matrialisation des liens entre les
livraisons de produits/services et les paiements relatifs ces
oprations,
contrler lapplication de la politique dachat et de vente de
lEntreprise,
alimenter les systmes de pilotage de lEntreprise en informations
valeur ajoute.

Elle rpond diffrentes exigences lgales imposes par :


les rglementations fiscales dans les pays o lEntreprise est amene
commercer,
la rglementation de plus en plus contraignante sur la scurit
financire.

1.2 Le fonctionnement actuel des systmes de facturation est la


fois coteux, lourd et faible rendement
Les systmes de facturation sont aujourdhui caractriss par les lments
suivants :
un cot dexploitation des factures estim environ 40 milliards
dEuros pour lensemble des factures B to B franaises, dont un peu
plus d1milliard dEuros pour les 50 plus grandes Entreprises (soit 20
millions dEuros pour chacune de ces 50 Entreprises). Ces
estimations ont t ralises partir des mesures des cots de
traitement unitaires des factures entrantes et sortantes ralises par
Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess en juin 2001.

Estimation du cot de traitement standard dune facture reue (source Arthur D. Little pour
Deskom/Post@xess)

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Rsum - Etat des lieux du traitement des factures en Entreprise

Estimation du cot de traitement standard dune facture mise (source Arthur D. Little pour
Deskom/Post@xess)

une gestion sur support papier ncessitant une organisation lourde et


non flexible, limitant la capacit de lentreprise se rorganiser, avec:
des quipes relativement nombreuses, souvent non centralises,
charge du traitement de la facture manuelle,
des processus de validation contraignants impliquant des
oprations de copies, darchivage et de circulation des factures
papiers,
une circulation dinformations assure par des documents papier
surchargs de donnes diverses gnres au fil du traitement,
une inscurit comptable et fiscale pour lEntreprise qui nest
jamais certaine que les donnes des systmes comptables sont
100% cohrentes avec les donnes prsentes sur les factures
papier originales.
une absence de centralisation de linformation, ne permettant pas un
suivi rigoureux du bon fonctionnement de lensemble. On constate
souvent une capacit limite alimenter les systmes de pilotage en
informations fiables et valeur ajoute,
une faible coordination et formalisation des processus de traitement
des factures entre les acteurs (Fournisseurs, Acheteurs) accentuant
la difficult de gestion de la facture.

De ce fait, Fournisseurs et Acheteurs se retrouvent dans une logique


coteuse de perdant-perdant avec :
des cots directs importants, pour une faible valeur ajoute, gnrs
par :
la manipulation de papier, la saisie de donnes,
le recouvrement pour le Fournisseur et la gestion des rponses
ses demandes pour lAcheteur,
le temps pass par des comptables et des oprationnels
localiser et enregistrer n fois des informations rparties dans
lEntreprise,

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Rsum - Etat des lieux du traitement des factures en Entreprise

des cots indirects sous forme :


de cots de trsorerie pour le fournisseur et des manques
gagner pour lAcheteur (difficult pour lAcheteur de bnficier
de ristournes pour des paiements date fixe) en raison dune
matrise trs limite de la dure des cycles de facturation et des
dlais de paiement,
de perturbation des processus oprationnels, allant du
drangement des oprationnels jusquaux ruptures
dapprovisionnement dclenches par des Fournisseurs
mcontents,
de cots de management des ressources ddies au traitement
des factures,
de cot lev de recherche des factures en cas de contrle
fiscal, li aux contraintes de larchivage papier.

1.3 La suppression du papier et la centralisation de linformation


permettraient de rduire les cots et daugmenter le rendement
du systme
Les causes profondes de ces perturbations sont :
labsence de base de rfrence unique complte et centralise,
regroupant les donnes de facturation et accessible par tous dans
lEntreprise,
labsence de rfrentiel structur de rgles de traitement des
factures. Il sagit en gnral de recettes et dastuces constitues au fil
de lexprience et transmises oralement,
lusage du papier comme support de traitement des donnes de
facturation, ce qui implique une logistique lourde,
labsence ou la quasi-absence dinformations rapidement et
facilement accessibles par les Fournisseurs sur ltat davancement
du traitement de leurs factures.
La transmission lectronique des factures permettrait de :
rduire les cots directs lis au traitement des factures papier,
fournir au systme dinformation des donnes plus compltes que ne
le permet la saisie partir du papier, rendant ainsi possible une
automatisation dun plus grand nombre de tches, notamment la
validation.
Ceci donnerait la possibilit lEntreprise :
de disposer dune base de donnes dimages de factures facilement
accessibles partir de nimporte quel PC connect son rseau,

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Rsum - Etat des lieux du traitement des factures en Entreprise

de formaliser, fiabiliser et optimiser son rfrentiel de traitement,


daccrotre la flexibilit de lEntreprise en rduisant le poids en
personnel, infrastructures et contraintes procdurales lis au
traitement des factures.
La capacit de publier linformation produite par le traitement des factures
vers les contreparties (Fournisseurs) dans un dlai raccourci permettrait de
rduire :
les perturbations gnres par les relances des Fournisseurs
(prventives ou curatives),
les litiges non causs et de respecter les dlais de paiement
contractuels, ce qui est parfois vital pour les Fournisseurs et de plus
en plus important pour les grands acheteurs.

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Rsum - Une faisabilit acquise, mais une mise en uvre floue pour les Entreprises

2 La faisabilit de la facturation lectronique est


acquise, mais sa mise en uvre demeure floue
pour les Entreprises

2.1 Pralable : distinction entre facturation dmatrialise et


dmatrialisation fiscale
La notion de facturation dmatrialise dsigne tous les modes de
traitement de la facturation par les Entreprises sur support lectronique. La
facturation est dite dmatrialise car le support papier est limin des
processus de traitement oprationnel.
Cependant, sil ny a pas dmatrialisation fiscale, un exemplaire papier doit
toujours tre envoy par le Fournisseur son Client pour servir de support
aux contrles fiscaux portant sur la TVA (cest loriginal fiscal). Cet exemplaire
nentrera pas dans le processus oprationnel de lEntreprise et sera archiv
ds sa rception en prvision desdits contrles fiscaux. Par contre, il
conviendra de sassurer que les donnes changes lectroniquement sont
conformes celles prsentes sur les factures papier
Sil y a dmatrialisation fiscale , cet exemplaire papier disparat car
ladministration fiscale effectue alors ses contrles sur les factures
lectroniques quelle considre comme les factures originales. La facturation
seffectue alors totalement sans papier. Cette dmatrialisation fiscale est
faite selon les rgles prcises par la rglementation fiscale.

2.2 Les changements techniques et rglementaires rendent


aujourdhui possible une facturation 100% lectronique
Les conditions techniques, rglementaires et conomiques de la facturation
lectroniques sont runies :
le support lectronique est dsormais un moyen banalis de
prsentation et stockage des donnes,
Internet permet de transporter des donnes lectroniques rapidement
pour un cot faible
la Directive Europenne du 20edcembre 2001 a impos aux Etats
Membres dintgrer dans leur rglementation nationale deux
possibilits pour la facturation dmatrialise fiscalement (les Etats
pouvant y ajouter toute autre moyen de leur choix) :
la facture lectronique de type EDI , rserve des changes
de fichiers structurs,
la facture lectronique signe, sappuyant sur la Directive
Europenne sur la signature lectronique,

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Rsum - Une faisabilit acquise, mais une mise en uvre floue pour les Entreprises

il est aujourdhui possible dintgrer massivement des donnes dans


les systmes dinformation automatiquement ou avec des ressources
minimales,
lchange automatis de donnes entre systmes dinformation
htrognes est une pratique matrise,
le scanning et la lecture automatique de documents permettent
dintgrer industriellement les donnes issues de factures papier,
les processus de validation sont largement automatisables grce la
gnralisation des ERP et aisment optimisables par lutilisation des
outils de GED et de workflow,
Internet permet un nombre illimit dacteurs de partager une
information centralise pour un cot marginal quasi nul.

Conclusion : tous les lments ncessaires la facturation sans papier


organise autour de donnes partages sont dsormais banaliss.

2.3 Cependant, le concept de facturation lectronique est encore


flou pour beaucoup dEntreprises
Tout dabord, un certain nombre dobstacles, plus ou moins rels, sopposent
ou ralentissent la mise en uvre de la facturation lectronique :
cest une pratique trop peu rpandue parmi mes partenaires ,
les partenaires prts lchange lectronique ont des pratiques trop
htrognes ,
la dmatrialisation fiscale est complexe et conditionne le retour sur
investissement ,
les potentiels de gains de la facturation lectronique sont difficiles
concrtiser .
Les Entreprises sont galement dsorientes par les sollicitations de plus en
plus nombreuses des Fournisseurs proposant des solutions apparemment
inconciliables, et donc poussant des choix monolithiques et sans retour :
scanning, ditique, EDI, EIPP, facture lectronique signe, etc.

La confrontation ces offres amne lgitimement les Entreprises se poser


un certain nombre de questions :
doit-on tout scanner ? Mais comment alors intgrer les factures 100%
lectroniques proposes par certaines contreparties ?
doit-on jeter les investissements faits dans lEDI ?

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Rsum - Une faisabilit acquise, mais une mise en uvre floue pour les Entreprises

lEIPP, cest bien ! Mais comment faire avec les contreparties qui
refusent denvoyer des factures lectroniques ?
est-on condamn faire coexister plusieurs systmes, accroissant
ainsi la complexit du systme de facturation au lieu de le simplifier ?

Plus gnralement, les Entreprises sinterrogent sur lenjeu global, et moyen


terme, du choix dune ou plusieurs de ces technologies.

Le dfaut de cette approche, fonde sur les moyens et la technologie, est


loccultation des objectifs stratgiques que lEntreprise doit assigner un
projet de facturation lectronique pour en tirer le meilleur profit.
Nous allons dtailler ces objectifs dans la suite de ce texte et comment
lEntreprise peut en dduire les choix techniques et organisationnels de son
projet de facturation dmatrialise.

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Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

3 Les objectifs stratgiques dun projet de


facturation lectronique

3.1 Ct Acheteur (factures entrantes) : les 3 points cls dun projet


de dmatrialisation des factures entrantes
Pour obtenir rapidement des rsultats probants, un projet de dmatrialisation
des factures entrantes doit se fixer trois cibles prioritaires :
dmatrialiser la plus grande partie possible des flux de donnes
facture circulant dans son organisation, pour permettre des
rductions de cots de traitement significatives, de mieux matriser le
cycle de facturation et dallger lorganisation,
inciter fortement ses Fournisseurs passer la facturation
lectronique pour minimiser le cot li la numrisation et la saisie
des factures, et disposer dinformations les plus compltes possibles
pour faciliter la validation automatique,
permettre aux Fournisseurs daccder certaines informations lies
au traitement des factures (soit sur un site WEB, soit par des
messages structurs envoys directement) afin de rduire les cots
de perturbation lis leur recherche dinformations.

3.1.1 Dmatrialiser massivement les flux de factures entrantes


Lobjectif est dabolir le vite possible la circulation interne de factures papier,
car la cohabitation de flux mixtes de factures, papier et lectroniques,
implique la coexistence de processus et dinfrastructures htrognes, parfois
plus coteuse et gnratrice derreurs que le maintien du processus papier
initial.
Pour atteindre cet objectif, lEntreprise doit se mettre en situation de :
scanner, lire et intgrer les donnes issues des factures papier,
intgrer les factures lectroniques des Fournisseurs pionniers de la
facturation lectronique,
disposer dun processus interne de traitement de factures
entirement lectronique.
La disparition complte de la circulation des factures papier lintrieur de
lEntreprise permet datteindre les objectifs les plus importants de la
facturation dmatrialise :
la rduction du cot de traitement de la facture,
la matrise du cycle de facturation,
une flexibilit accrue pour lorganisation.

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- 17 -
Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

Economies cibles atteignables grce la dmatrialisation du traitement des factures entrantes

Elle accrot par ailleurs la qualit et la scurit globale du traitement des


factures.

3.1.2 Inciter ses Fournisseurs passer la facturation lectronique


LEntreprise ayant mis en place une dmatrialisation immdiate de ses flux
factures internes entrants se trouve dans la configuration suivante :
une trs forte majorit de Fournisseurs envoyant des factures papier
avec un cot de capture des donnes par scanning/lecture
automatique important,
une minorit de Fournisseurs envoyant des donnes lectroniques
captures pour un cot faible.

Loptimisation du cot passe par la mise en place dun programme de


conversion progressive la facture lectronique des Fournisseurs encore en
format papier.
Le bnfice premier est bien videmment la rduction de cot dacquisition
des factures.
Le second bnfice est laugmentation de la qualit du systme de
dmatrialisation, car la suppression de ltape de la lecture des donnes sur
les factures scannes diminue le risque derreur de saisie.
Enfin, le passage la facture lectronique permet la capture de la totalit du
dtail de la facture, dtail souvent trop coteux transmettre et saisir
partir de factures papier. Ceci, en multipliant les donnes rapprocher avec
les bases de commandes ou de livraison, accrot considrablement les
possibilits de validation automatique.

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- 18 -
Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

3.1.3 Permettre aux Fournisseurs daccder certaines donnes


internes de traitement des factures
Les bnfices potentiels lis laccs aux donnes de traitement des factures
sont de plusieurs ordres :
la publication des informations lies au traitement des factures
permet aux Fournisseurs de mieux suivre leurs recouvrements et de
se montrer plus ractifs dans le traitement des litiges qui sont
identifis plus tt,
le partage de linformation permet de minimiser les relances, ce qui a
un impact positif aussi bien pour le Fournisseur que pour lAcheteur
(qui na plus les grer),
la transmission des informations lies au rglement permet une
automatisation des tches de lettrage et de bouclage des flux pour le
Fournisseur, qui fiabilise aussi sa gestion de trsorerie,
la gestion collaborative des litiges permet de rduire les dlais de
paiement en rendant possible le traitement en amont des litiges non
causs (arrt du traitement cot client, facture non conforme, ), et
mme causs (refus de validation).

3.1.4 Mettre en place une configuration technique mme dadresser


ces trois points cls
Afin dobtenir le retour sur investissement le plus lev possible, lEntreprise
doit se mettre en position de poursuivre simultanment les trois points cls
dcrits ci-dessus.

La configuration ci-contre permet dadresser les trois cibles la fois moindre


cot :
cration dune passerelle capable dintgrer automatiquement des
factures lectroniques dans le systme dinformation comptable de
lEntreprise (1),
connexion de tous les Fournisseurs en mesure denvoyer des
factures lectroniques cette passerelle (2)
scanning et lecture des factures papier envoyes par les autres
Fournisseurs et intgration des donnes correspondantes travers la
passerelle unique (3)
publication des donnes de traitement des factures sur un site Web
accessible aux Fournisseurs (4),
lancement dun processus de conversion des Fournisseurs papier (5).

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- 19 -
Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

Pour atteindre ces objectifs, en fonction de ses choix stratgiques et de sa


capacit dployer sa solution vers ses contreparties, lAcheteur peut :
soit dcider de dvelopper sa propre passerelle et organiser
lintgration des diffrents flux (entrants et sortants Fournisseurs,
scanning / saisie, publication) en relation avec plusieurs prestataires
(EDI, scanning, Fournisseurs en direct),
soit faire le choix dun seul prestataire consolidateur dont le mtier est
de connecter Acheteurs et Fournisseurs autour du processus de
facturation.
Pour la plupart des Acheteurs et tous les Fournisseurs, lapproche la plus
conomique et efficace est de passer par des prestataires consolidateurs
jouant le rle de nud de rseau pour lensemble des partenaires.
Le nombre de passerelles tablir vers lextrieur est ds lors
considrablement restreint, une connexion une plateforme permettant de
communiquer avec tous ses adhrents, ainsi quavec les adhrents des
plates-formes auxquelles elle est interconnecte.
Beaucoup dEntreprises ont compris lintrt de dmatrialiser tous les flux
entrants de factures, ce qui se concrtise par des projets de scanning et de
lecture automatique de documents. Cette approche implique cependant le
lancement dun nouveau projet pour intgrer les Fournisseurs souhaitant
envoyer des factures lectroniques.
Peu dEntreprises ont vu les avantages de diffuser leurs donnes de
traitement de factures leurs Fournisseurs, car cette phase demande un

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- 20 -
Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

dbut de synchronisation interentreprises qui peut les rebuter (il faut pousser
ou forcer ses contreparties utiliser les outils mis leur disposition).
Enfin, de plus en plus dacteurs ont compris limportance de disposer dun
systme unique capable de grer tous les types de factures partir
dune seule infrastructure, afin dtre capable dintgrer les changements
de comportements de leurs Fournisseurs, ou encore dintgrer de nouveaux
fournisseurs, avec un minimum de cot additionnel.

3.2 Ct Fournisseur (factures mises) : les 2 points cls dun projet


de dmatrialisation des factures mises
Pour lEntreprise en situation de Fournisseur, les cibles prioritaires sont de
deux ordres :
se donner la capacit dmettre ses factures dans tous les
formats lectroniques que pourraient rclamer ses Acheteurs, afin,
notamment, de crer une diffrenciation marketing par rapport ses
concurrents,
lancer un processus de conversion de ses Acheteurs la
facturation lectronique pour crer les conditions dune plus grande
matrise des dlais de paiement et du cot de traitement de sa
facturation.

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- 21 -
Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

3.2.1 Pouvoir envoyer ses factures aux formats demands par ses
Acheteurs
La capacit denvoyer des factures dans tous les formats souhaits par les
Acheteurs va devenir un lment non ngligeable de diffrenciation
marketing, et certainement une obligation moyen terme.
Les Acheteurs ayant pris conscience des avantages dune rception des
factures lectroniques dans leur format comptable sont en effet de plus en
plus nombreux. Ainsi, dans le secteur de la grande distribution, les Acheteurs
suggrent avec de plus en plus dinsistance leurs Fournisseurs de se mettre
en mesure de leur envoyer des factures lectroniques fiscalement
dmatrialises.
Pour les Fournisseurs en situation fortement concurrentielle, pouvoir rpondre
ces exigences peut constituer un atout important, particulirement dans les
secteurs o le cot de traitement de la facture est significatif (comme par
exemple dans lintrim, la location automobile, les consommables de bureau
ou la tlphonie). Cette capacit cre un avantage dans le cadre des appels
doffre en nombre croissant requrant cette fonctionnalit. Par ailleurs, cette
option accrot la valeur ajoute des offres auxquelles elle est associe ; en
effet, marge et contenu gal pour le Fournisseur, elles sont globalement
moins chres grer pour leurs Clients.
On constate aujourdhui que de plus en plus de Fournisseurs de frais
gnraux offrent une option de facturation lectronique leurs Acheteurs.
Cette fonctionnalit va certainement devenir un constituant obligatoire des
offres dans ces secteurs dans les 2 3 annes venir.

3.2.2 Inciter ses Clients passer la facturation lectronique


Pouvoir facturer lectroniquement ses clients est un atout important pour les
Fournisseurs souhaitant mieux matriser leurs dlais de paiement et rduire le
cot de leur facturation.
Ainsi, du point de vue des dlais de paiement, facturer lectroniquement
permet de rduire le dlai dacheminement des factures et garantit leur
livraison. LAcheteur, pouvant mieux matriser son processus de facturation,
est plus mme de respecter les dlais auxquels il sest engag. Ces dlais
peuvent alors plus facilement donner lieu des accords gagnant-gagnant les
liant des rductions tarifaires.
Cette technologie ouvre galement des perspectives intressantes de
rduction de cots des factures mises, rduction particulirement importante
pour les gros facturiers comme les fournisseurs de frais gnraux, notamment
les Utilities .
Ainsi, la technique, trs simple, de la dmatrialisation fiscale par document
lectronique sign va permettre aux Fournisseurs facturant des petites
prestations de trs nombreux Clients, de rduire rapidement leur cot de
facturation avec des Acheteurs peu dvelopps technologiquement.

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- 22 -
Rsum - Les objectifs stratgiques dun projet de facturation lectronique

Plus globalement, la gnralisation de lenvoi de factures lectroniques ses


clients permet de rduire le cot de traitement des factures et daccrotre la
flexibilit de son organisation.
Elle ouvre aussi aux Fournisseurs la possibilit daccder aux informations
sur le traitement de leurs factures chez leurs clients, ce qui devrait rduire
leurs cots de recouvrement. La rception lectronique des informations
relatives aux paiements leur permet aussi dautomatiser leur processus de
lettrage.

Type dconomies cibles atteignables grce la dmatrialisation de lmission de factures

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- 23 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

4 Les facteurs cls du succs dun projet de


gestion dmatrialise des factures

La russite dun projet de gestion dmatrialise des factures repose sur :


une identification prcise du primtre du projet moyen terme, dont
dpendront la prennit et l'volutivit des solutions fonctionnelles
choisies,
une analyse conomique globale qui permettra de dterminer la
configuration oprationnelle la plus adapte, entre solution logicielle
interne ou service externalis,
la coordination de la mise en oeuvre oprationnelle des systmes en
interne,
la capacit de l'Entreprise raliser les potentiels de gains apports
par la dmatrialisation, dont dpendront les montants investis et la
vitesse du retour sur investissement du projet.

4.1 Facteur cl de succs n1 : dterminer ses objectifs pour


identifier les choix fonctionnels pertinents moyen terme
A partir des enjeux identifis, des objectifs oprationnels qui en dcoulent et
de la matrise de son systme existant, lEntreprise doit dterminer le
primtre fonctionnel, technique et organisationnel de son projet court et
moyen terme, de faon ne pas tre enferme dans des choix inadapts ou
trop coteux.
En fonction de son contexte, lEntreprise doit slectionner un assemblage des
briques fonctionnelles les plus adaptes ses objectifs.

4.1.1 Factures entrantes


Si lEntreprise vise rduire le cot direct des processus purement internes
de traitement de ses factures (hors cots dinteraction avec les Fournisseurs),
elle devra mettre en uvre les lments suivants et dcider des techniques
pour le faire :
un systme de dmatrialisation des factures entrantes,
un systme de validation des factures lectroniques (GED +
workflow) sans lequel la rimpression des factures numrises serait
indispensable,
un module de compltude comptable permettant la saisie des
lments analytiques indispensables lintgration comptable

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- 24 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

a Rception des factures


Pour la dmatrialisation des factures entrantes, les choix techniques seront
diffrents en fonction de la visibilit dans le temps sur les objectifs :
si lEntreprise nenvisage pas de recevoir des factures lectroniques
de donnes court et moyen terme, un systme de scanning (1) et
un systme de lecture automatique (2) avec vrification humaine et
intgration assiste suffisent ; pour un surcot assez faible, le
systme de lecture automatique peut permettre aussi de lire les
factures lectroniques signes,
si elle est prte grer un double processus de gestion de factures
papier et lectroniques, une passerelle de rception de factures
lectroniques (3) suffit pour capturer les factures lectroniques
envoyes par un nombre limit de Fournisseurs,
un systme mixte scanning + facture lectroniques signes +
facturation lectronique de donnes constitue la solution optimale, car
il permet de :
ne pas dpendre du bon vouloir de ses Fournisseurs passer
la facturation lectronique pour dmatrialiser entirement son
processus interne de traitement des factures reues,
pouvoir intgrer des factures lectroniques ds que ses
Fournisseurs lui en proposent.

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- 25 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

b Intgration comptable
Le module dintgration et de compltude comptable (4) doit permettre
dintgrer comptablement la facture, y compris les donnes ncessaires aux
imputations analytiques. Si les rfrentiels de lEntreprise sont jour, cette
intgration peut en thorie se faire automatiquement partir des donnes de
la facture ; une interface manuelle doit cependant tre prvue pour grer les
cas ambigus et pallier aux erreurs des imputations automatiques.

c Validation des factures


La dmatrialisation des flux de factures entrantes implique une
rorganisation du processus de validation de lEntreprise autour des donnes
lectroniques, rorganisation qui permettra de dgager des valeurs ajoutes
plus significatives encore que les conomies de courrier ou de saisie.
Les systmes mettre en place seront diffrents selon les souhaits de
lEntreprise :
si elle ne souhaite franchir quune tape de rduction de ses cots de
validation, un workflow de validation lectronique (6) suffit. Il doit
saccompagner dune GED (5) si lEntreprise est amene grer
aussi des factures scannes ou des factures lectroniques signes,
si elle veut rduire au minimum ses cots de validation, elle doit, en
complment de son workflow, dvelopper un systme de validation
automatique des factures (7). Cela demande la remise plat et la
formalisation du rfrentiel de validation, souvent li au rfrentiel
dintgration en comptabilit analytique. Cela permet de fiabiliser les
processus de traitement et de rduire la dpendance de lEntreprise
la connaissance orale.

Modules mettre en uvre en fonction des objectifs de lEntreprise en rception de factures

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- 26 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

d Relation avec les fournisseurs


Si lEntreprise veut galement rduire ses cots externes dinteraction avec
ses Fournisseurs :
elle doit mettre en place un systme de publication de ses
informations de traitement de factures (8) (validation, litiges,
paiement) pour limiter leurs demandes dinformations sur les factures
transmises par tlphone,
elle doit disposer dun systme de gestion collaborative des litiges en
ligne (9), pour en optimiser la gestion.

Pour acclrer ladoption de la facturation lectronique par ses fournisseurs, il


peut tre ncessaire de leur proposer des fonctionnalits forte valeur
ajoute, comme lenvoi de donnes lectroniques de lettrage et de paiement
(10).

4.1.2 Factures sortantes


En mission de factures, les contraintes sur les choix techniques sont
diffrentes selon que lEntreprise sohaite :
seulement amliorer le positionnement de son offre vis--vis de ses
concurrents et de ses Clients sans proccupation particulire de
rduction de ses cots de facturation,
rduire globalement le cot de ses oprations de facturation ainsi que
ses dlais de paiement.

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- 27 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

Pour diffrencier son offre, lEntreprise doit pouvoir proposer ses Clients de
recevoir ses factures sous forme de donnes lectroniques dans le format de
leur choix. Pour ce faire, il suffit quelle se dote :
dun systme dextraction des donnes lectroniques de factures (1)
paramtrable client par client, et si possible source unique de toute la
facturation,
dune capacit de traduction de son format de facture (3) dans les
formats demands par ses Clients.
Pour rduire ses cots de facturation Clients, plusieurs solutions techniques
sont envisageables pour lEntreprise :
lautomatisation des oprations de facturation, travers un systme
de routage des factures Clients (2) capable dadresser les factures
sur le support et au format souhaits linstant t par les Clients,
la capacit crer des images de factures pour impression ou
signature lectronique (4) destination des Clients qui souhaitent
conserver une facture papier ou qui ne seraient pas en situation de
les refuser et dexiger un original papier,
la capacit mettre des factures lectroniques (5) en
dmatrialisation fiscale (signes ou sous forme de fichiers
structurs) vers ses Clients,
la capacit traiter des donnes lectroniques de lettrage (6) que
certains Clients pourraient proposer denvoyer en retour.

Modules mettre en uvre en fonction des objectifs de lEntreprise en mission de factures

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- 28 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

4.2 Facteur cl de succs n2 : identifier larchitecture


oprationnelle la plus adapte conomiquement
Compte tenu des besoins fonctionnels quelle a dtermins, lEntreprise doit
raliser une analyse conomique pour identifier la configuration
oprationnelle la plus adapte entre :
des solutions logicielles installes dans son systme dinformation ou
hberges,
des solutions de type service entirement externalises.
Elle doit donc effectuer un calcul conomique intgrant :
les volumes de traitements quelle souhaite raliser, et sa capacit
respecter leur monte en charge,
les variations possibles de ces volumes dans le futur,
les paramtres conomiques associs aux solutions logicielles, qui
sont essentiellement des cots fixes de maintenance et dexploitation
(matriel, logiciel, infrastructure, personnel),
les paramtres conomiques associs aux solutions de type service,
qui sont essentiellement des cots variables.
Trs classiquement, choisir entre une solution logicielle ou service quivaut
un choix entre les couples cots fixes/indpendance et cots
variables/dpendance.

4.3 Facteur cl de succs n3 : bien grer le dveloppement et la


mise en uvre des composants du processus de
dmatrialisation
La chane de traitement dmatrialis de la facture est un processus
transversal qui implique la disponibilit et la coordination de nombreux
modules et de nombreux intervenants internes et externes.
Les responsables de projet doivent garder lesprit quils mettent en place
une nouvelle chane de facturation, intgre la chane de facturation
existante de lEntreprise. Ceci implique la mise en place de fonctions et de
processus spcifiques, superviss par un systme de contrle permanent
rigoureux. Lignorance de ces contraintes conduit des dmarrages de projet
chaotiques, perturbateurs pour lEntreprise, qui dune part portent injustement
prjudice limage de la facturation lectronique lintrieur de lorganisation,
et dautre part rduisent sa capacit en tirer profit.
Avant tout lancement de projet, les responsables doivent donc prter une
attention particulire :
lorganisation cible mettre en place,
son processus de mise en uvre.

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- 29 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

4.3.1 Organisation cible


Les deux schmas ci-dessous donnent un aperu des fonctions et processus
ncessaires au traitement des factures lectroniques :

pour les factures entrantes :

pour les factures sortantes :

4.3.2

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- 30 -
Rsum - Les facteurs cls du succs dun projet de gestion dmatrialise des factures

Mise en oeuvre
Le succs du dmarrage dun projet de dmatrialisation des factures
rclame une gestion de projet stricte, avec des pr requis certes classiques,
mais qui doivent tre encore plus scrupuleusement observs dans les projets
transversaux que sont les projets de facturation lectronique :
une matrise douvrage interne impliquant les fonctions futures
utilisatrices du systme,
une quipe de projet avec un primtre et un calendrier de projet
prcis,
une phase de sensibilisation et de formation des futurs utilisateurs,
llaboration de processus dexploitation strict prvoyant tous les cas
de figure et permettant un monitoring serr du fonctionnement de la
chane par la matrise douvrage,
une phase pilote permettant daffiner les modalits de fonctionnement
futures,
des indicateurs de suivi et un accompagnement des utilisateurs dans
les premiers mois de fonctionnement,
une quipe ddie responsable pour le futur du bon fonctionnement
quotidien de la chane.

4.4 Facteur cl de succs n4 : se donner les moyens de concrtiser


les potentiels de gains crs par la dmatrialisation

4.4.1 En rception de factures


La rduction effective des cots internes de traitement des factures implique
une capacit de rallocation des ressources humaines et matrielles ainsi
quune rorganisation minimale du service de comptabilit Fournisseurs.
La rduction des cots dinteraction avec les Fournisseurs implique de les
inciter consulter systmatiquement le portail dinformation sur leurs factures
avant tout contact direct avec lEntreprise.
Les services achats devront mettre en uvre des actions spcifiques pour
valoriser auprs des Fournisseurs les nouvelles capacits de paiement de
lEntreprise (dlais de paiement raccourcis, accs aux donnes factures,
envoi de donnes valeur ajoute comme les donnes de lettrage) contre de
meilleurs prix.
La rduction du cot global de la dmatrialisation des factures implique la
mise en uvre dune action trs structure de conversion des Fournisseurs
lenvoi de factures lectroniques.

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- 31 -
Rsum / Conclusion

4.4.2 En mission de factures


Dans le cas o les Acheteurs de lEntreprise acceptent de lui donner accs
aux donnes de traitement concernant ses factures, la rduction du cot de
recouvrement et de traitement des litiges implique une rorganisation du
processus de recouvrement.
Elle doit former son personnel nappeler ou crire ses Acheteurs mis en
recouvrement ou en litige quaprs avoir consult leur portail Fournisseur et
tent de rgler le problme travers loutil collaboratif de rglement des
litiges.
Lorsque les clients de lEntreprise acceptent de lui envoyer les donnes
dtailles de paiement de ses factures dans le format adapt son systme
comptable, la rorganisation du processus de lettrage permettra den rduire
massivement le cot. Il convient alors de :
dvelopper une passerelle de capture des donnes lectroniques
envoyes par ses Acheteurs,
crer un module permettant dintgrer les donnes reues dans son
systme comptable,
raffecter les personnels jusque l en charge de la saisie des
donnes de lettrage.

Conclusion

La facturation lectronique constitue aujourdhui une relle opportunit pour


les Entreprises. Elles lont bien compris et sont de plus en plus nombreuses
la mettre en place, soit parce quelles souhaitent bnficier au plus vite de ses
avantages, soit la demande de leurs contreparties Fournisseurs ou Clients.
Elles ne doivent cependant pas perdre de vue que sa mise en uvre est un
vritable projet dorganisation et dvolution du systme dinformation
comptable, et que son exploitation requiert tout le soin et la rigueur rclams
par la gestion dune chane de facturation.

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- 32 -
Livre Blanc

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- 33 -
Table des matires

Table des matires du Livre Blanc

Partie 1
Du traitement des factures

Chapitre I Quels sont les enjeux lis la facturation pour les


Entreprises ?............................................................................................- 39 -
1 Plus de 2 milliards d chaque anne pour traiter les factures des
1000 premires Entreprises franaises ? ................................................... - 42 -
1.1 La facture, un cot cach sans propritaire.............................................- 42 -
1.2 Tentative dvaluation du cot rel de la facturation ............................... - 42 -
2 La vitesse du cycle de facturation conditionne dlais de paiement
et besoin en fonds de roulement de lEntreprise....................................... - 45 -
3 La lourdeur de lorganisation du traitement des factures rduit sa
flexibilit........................................................................................................ - 46 -
4 Autres enjeux lis au traitement des factures ........................................... - 46 -
4.1 Capacit faire face au risque fiscal....................................................... - 46 -
4.2 Capacit faire face aux nouvelles rglementations sur la scurit
financire................................................................................................. - 47 -
4.3 Contrle de lexcution des dcisions achats/vente ................................ - 47 -
4.4 Richesse/ fiabilit de linformation valorisable ......................................... - 47 -
5 Conclusions .................................................................................................. - 48 -

Chapitre II Bilan des systmes actuels de facturation .......................- 49 -


1 Processus de facturation, retour dexprience.......................................... - 49 -
1.1 Traitement dune facture Fournisseur chez un Acheteur. ........................ - 50 -
1.2 Traitement dune facture Client chez un Fournisseur. ............................. - 54 -
2 Un systme fond sur la circulation manuelle de documents
papiers entre des acteurs peu coordonns ............................................... - 56 -
2.1 Des saisies et photocopies multiples associes la circulation
dinformations non encore enregistres sont sources derreurs et de
cots........................................................................................................- 57 -
2.2 Le stockage multiple non synchronis de linformation sur le
traitement de la facture multiplie changes et besoin de recopie ............ - 58 -
2.3 Un recours important la validation individuelle et manuelle des
factures.................................................................................................... - 59 -
2.4 Linorganisation des changes avec les clients est trs perturbateur
pour le fournisseur...................................................................................- 60 -
3 Des systmes globalement coteux et faible rendement pour
lEntreprise.................................................................................................... - 61 -

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- 34 -
Table des matires

3.1 Des cots directs de traitement levs.................................................... - 61 -


3.2 Une matrise trs limite de la dure des cycles de facturation............... - 62 -
3.3 Un facteur de rigidit pesant sur la capacit de lEntreprise se
rorganiser .............................................................................................. - 62 -
3.4 Une capacit limite alimenter les systmes de pilotage en
informations fiables et valeur ajoute ...................................................- 63 -
3.5 Larchivage papier impose un cot lev de recherche des factures
en cas de contrle fiscal .......................................................................... - 63 -
3.6 Une capacit limite alimenter les reporting sur lapplication de la
politique de vente ou dachat de lEntreprise ........................................... - 63 -
4 Suppression du papier et centralisation de linformation sont les
cls pour rduire les cots et augmenter le rendement du systme....... - 64 -

Chapitre III Les volutions techniques et rglementaires


modifient les modalits de la facturation..............................................- 66 -
1 Les changements techniques et rglementaires rendent
thoriquement possible une facturation 100% lectronique .................... - 68 -
1.1 Le support lectronique est dsormais un moyen banalis de
prsentation et stockage des donnes .................................................... - 68 -
1.2 Internet permet de transporter des donnes lectroniques rapidement
pour un cot trs faible ............................................................................ - 68 -
1.3 La facture lectronique est officiellement reconnue par les autorits
fiscales de lUnion Europenne ............................................................... - 69 -
1.4 Il est aujourdhui possible dintgrer massivement des donnes dans
les systmes dinformation automatiquement ou avec des ressources
minimales ................................................................................................ - 72 -
1.5 Les validations sont automatisables grce la gnralisation des
ERP et des outils de GED et de workflow ............................................... - 73 -
1.6 Internet permet un nombre illimit dacteur de partager une
information centralise pour un cot quasi nul ........................................ - 73 -
1.7 Conclusion : tous les lments ncessaires la facturation sans
papier organise autour de donnes partages sont dsormais
banaliss ................................................................................................ - 74 -
2 Lvolution technique multiplie les offres se rclamant toutes de la
facturation lectronique ......................................................................... - 74 -
2.1 Pralable : facturation dmatrialise et dmatrialisation fiscale
(rappel) .................................................................................................... - 74 -
2.2 Les offres orientes Acheteur.................................................................. - 76 -
2.3 Les offres orientes Fournisseur ............................................................. - 80 -
2.4 Les offres impliquant une collaboration Fournisseur / Acheteur .............. - 81 -
3 Mais le concept de facturation lectronique est encore flou et
complexe pour beaucoup dEntreprises .................................................... - 95 -
3.1 La perception de nombreux obstacles favorise les attitudes prudentes
et attentistes ............................................................................................ - 95 -

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- 35 -
Table des matires

3.2 Les Entreprises font face une profusion doffres souvent complexes ... - 97 -
4 Cependant, les Entreprises vont tre confrontes une pression
extrieure croissante pour passer la facturation dmatrialise.......... - 97 -
4.1 Les fournisseurs de taille moyenne sont de plus en plus sollicits par
leurs grands clients pour passer la facturation lectronique................. - 97 -
4.2 La concurrence va pousser les fournisseurs, notamment de frais
gnraux, proposer spontanment loption facturation lectronique
leurs clients ..........................................................................................- 98 -
4.3 La facturation dmatrialise va devenir une obligation pour les
groupes internationaux contraints de rduire leurs cots en
permanence ............................................................................................ - 98 -
4.4 A moyen terme, les acteurs publics vont certainement favoriser le
dveloppement de la facturation dmatrialise ..................................... - 98 -

Partie 2
Conduire un projet de dmatrialisation des factures

Chapitre I Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation


des factures entrantes ..........................................................................- 101 -
1 La dmatrialisation des flux internes de factures permet la
capture dune premire partie des gains potentiels du projet................ - 102 -
1.1 Objectif .................................................................................................. - 102 -
1.2 Moyens ncessaires.............................................................................. - 102 -
1.3 Bnfices potentiels .............................................................................. - 104 -
2 Synchroniser ses partenaires sur les donnes factures de
lEntreprise.................................................................................................. - 106 -
2.1 Configuration ......................................................................................... - 106 -
2.2 Moyens envisageables .......................................................................... - 107 -
2.3 Bnfices potentiels .............................................................................. - 108 -
3 Rduire le cot global du systme de facturation dmatrialise ......... - 108 -
3.1 Objectif .................................................................................................. - 108 -
3.2 Moyens envisageables .......................................................................... - 109 -
3.3 Bnfices potentiels .............................................................................. - 109 -
4 Comment coordonner ces trois objectifs ?.............................................. - 110 -
5 Notre vision sur ltat du march actuel : ................................................ - 111 -

Chapitre II Les 2 points cls dun projet de dmatrialisation


des factures mises ..............................................................................- 114 -

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- 36 -
Table des matires

1 La capacit dmettre des factures dans tous les formats souhaits


par les clients permet de diffrencier son offre en rduisant ses
cots .......................................................................................................- 115 -
1.1 Configuration ......................................................................................... - 115 -
1.2 Moyens envisageables .......................................................................... - 115 -
1.3 Bnfices potentiels .............................................................................. - 116 -
2 Pour mieux matriser ses dlais de paiement, lEntreprise a intrt
gnraliser la facturation lectronique tous ses Clients .................. - 117 -
2.1 Configuration ......................................................................................... - 117 -
2.2 Moyens envisageables .......................................................................... - 117 -
2.3 Bnfices potentiels .............................................................................. - 118 -
3 Notre vision sur ltat actuel du march .................................................. - 119 -

Chapitre III Les conditions du succs du passage la gestion


dmatrialise des factures .................................................................- 120 -
1 Facteur cl de succs n1 : dterminer ses objectifs pour identifier
les choix fonctionnels pertinents moyen terme ................................... - 121 -
1.1 Factures entrantes ................................................................................ - 121 -
1.2 Factures sortantes.................................................................................- 124 -
2 Facteur cl de succs n2 : identifier larchitecture oprationnelle
la plus adapte conomiquement ............................................................. - 125 -
a Solutions logicielles ........................................................................- 126 -
b Les solutions de type service ......................................................... - 126 -
c Lanalyse conomique....................................................................- 126 -
3 Facteur cl de succs n3 : bien grer le dveloppement et la mise
en uvre des composants du processus de dmatrialisation ............ - 127 -
3.1 Organisation cible requise par la facturation dmatrialise ................. - 127 -
3.2 3.2 Gestion de projet ............................................................................. - 130 -
4 Facteur cl de succs n4 : se donner les moyens de concrtiser
les potentiels de gains crs par la dmatrialisation............................ - 130 -
4.1 En rception de factures........................................................................ - 130 -
4.2 En mission de factures ........................................................................ - 131 -
5 Conclusion .................................................................................................. - 131 -

Annexes
Rglementation ............................................................................................ - 134 -
Entretiens ..................................................................................................... - 134 -

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- 37 -
Table des matires

Dfinitions liminaires

Cette introduction est loccasion de dfinir des termes cls que nous
retrouverons tout au long du texte.
La facture est un objet qui a 2 fonctions distinctes :
Cest tout dabord un outil commercial qui matrialise une
crance dun client auprs du fournisseur qui la mise dans le cadre
dune transaction commerciale. Le traitement de ce document
commercial ne regarde que le fournisseur et le client qui
collaborent dans un processus de validation et rglement de cette
facture au travers de leur systmes dinformation respectifs (achat,
rception, comptable et financier),
Cest aussi un justificatif fiscal, support de collecte de TVA pour le
fournisseur, et surtout de dduction TVA pour le client. A ce titre, la
facture constitue aussi une crance sur lEtat, hauteur du total de
TVA. Afin de pouvoir sassurer de lauthenticit de cette crance, le
lgislateur a dfini les rgles qui font quune facture commerciale
est a priori reconnue comme facture originale au sens fiscal.
Il rsulte de ce second point une dfinition lgale de ce quest une facture,
dfinition unifie pour lUnion Europenne par la Directive du 20 Dcembre
2001, Directive dcline dans les rglementations nationales au cours de
lanne 2003.
Ces textes traitent la fois des factures papier et de leur reprsentation
lectronique. A ce titre, le lgislateur a dfini prcisment les conditions dans
lesquelles ladministration fiscale considrerait quune facture lectronique a
valeur doriginal fiscal, et peut donc servir de support de justification de la
dduction de TVA.
Par consquent le traitement dune facture rpond 2 exigences :
une exigence defficacit oprationnelle qui vise ce que client et
fournisseur puissent valider dans les meilleures conditions que la
facture est reprsentative dune transaction commerciale, et doit donc
tre paye (aprs avoir t comptabilise). La mise en uvre doutils
ou moyens lectroniques pour optimiser la gestion de ce processus
relve de ce que nous appellerons Facturation dmatrialise .
une exigence de conformit la rglementation fiscale qui oblige
client et fournisseur tre en mesure de produire des originaux de
factures au sens de la loi fiscale, en cas de contrle. Il peut sagir soit
doriginaux papier, soit doriginaux lectroniques. Dans le cas
doriginaux lectroniques, nous parlerons de Dmatrialisation
fiscale .

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- 38 -
Partie 1

Du traitement des factures

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- 39 -
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- 40 -
Les enjeux

Chapitre I

Quels sont les enjeux lis la facturation pour


les Entreprises ?

Lobjectif de ce chapitre est de faire un point rapide sur les enjeux de la


facturation pour les Entreprises, indpendamment des techniques utilises
pour la traiter.

Le traitement de la facture impacte principalement lEntreprise trois


niveaux :
il reprsente en tant que tel un cot dexploitation,
sa vitesse conditionne le crdit client chez le fournisseur, et
larbitrage entre besoin en fonds de roulement et rduction des
cots dachats chez le client,
il influe sur la flexibilit de lEntreprise, en fonction du degr de
rigidit impos par son organisation.

La facture est galement indispensable pour :


satisfaire aux exigences des rglementations fiscales dans les pays
o lEntreprise est amene commercer,
faire face au durcissement de la rglementation sur la scurit
financire,
contrler lapplication de la politique dachat et de vente de
lEntreprise,
alimenter les systmes de pilotage de lEntreprise en informations
valeur ajoute.

1 Plus de 2 milliards d chaque anne pour traiter les factures des


1000 premires Entreprises franaises ?................................................ - 42 -
2 La vitesse du cycle de facturation conditionne dlais de paiement et
besoin en fonds de roulement de lEntreprise ......................................... - 45 -
3 La lourdeur de lorganisation du traitement des factures rduit sa
flexibilit .................................................................................................. - 46 -
4 Autres enjeux lis au traitement des factures ......................................... - 46 -
5 Conclusions ............................................................................................ - 48 -

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- 41 -
Les enjeux

1 Plus de 2 milliards d chaque anne pour traiter


les factures des 1000 premires Entreprises
franaises ?

Pour mieux cerner ce que reprsente le cot direct du traitement des factures,
nous avons tent den obtenir un ordre de grandeur pour les 1000 plus
grandes Entreprises franaises.

1.1 La facture, un cot cach sans propritaire


Le cot de traitement des factures entrantes et sortantes des Entreprises est
typiquement un cot cach :
inconnu, car ne donnant lieu aucune analyse comptable ni aucun
reporting,
sans propritaire ni responsable, car clat entre plusieurs entits
de lorganisation (courrier, comptabilit fournisseur et client,
dpartements oprationnels impliqus dans les validations, etc.). La
rduction du cot de la facturation nimpacte le bonus de
personne,
accept sans remise en question, car dpendant de techniques
apparemment immuables (papier, poste, signature manuscrite).

1.2 Tentative dvaluation du cot rel de la facturation


Arthur D. Little a conduit en juillet 2001 la demande de Deskom/Post@xess
une tude approfondie sur les cots de facturation de 16 Entreprises
franaises reprsentatives du march. Cette tude, ralise trs prcisment
sur les lieux de traitement eux-mmes, permet davoir une bonne
approximation des cots standards de traitement des factures entrantes et
sortantes.
La notion de cot standard correspond la situation dune Entreprise bien
organise et utilisant les technologies traditionnelles de traitement de la
facture.

1.2.1 Estimation des cots de traitement unitaires pour les factures


reues
Ltude montre que le cot de traitement moyen dune facture entrante dans
une Entreprise bien organise est denviron 14, dcompos selon le
diagramme ci-aprs.

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- 42 -
Les enjeux

Il est noter que lessentiel des cots est concentr sur la validation et le
paiement. Une autre tude effectue par BVA en janvier 2002 pour b-process
a estim ce mme cot 17 par facture.

1.2.2 Estimation des cots de traitement unitaires pour les factures


mises
Ltude ADL de Deskom / Post@xess montre que les enjeux de cot sont
moindres pour les factures mises. Le cot unitaire, toujours dans une
Entreprise bien organise, est estim environ 8, dcompos selon le
schma suivant.

Cette valuation est cohrente avec celle effectue par le Gartner Group aux
Etats-Unis, avec un cot moyen par facture mise, hors gestion des litiges,
denviron 5.

1.2.3 Combien les Entreprises franaises traitent elles de


factures interentreprises chaque anne ?
Les estimations sont nombreuses. Elles voluent entre 1 et 3 Milliards de
factures, ce dernier chiffre incluant probablement les professions librales et
les artisans. Un chiffre de 1,7 Milliard de factures pour 500 000 Entreprises
est communment accept en France et le plus souvent cit dans les tudes.
En supposant que ces factures ne soient changes quentre des Entreprises
franaises et en leur appliquant les cots standard estims par Arthur D.
Little, on obtiendrait des cots de traitement annuels des factures B to B
de lordre 40Md pour lconomie franaise.
Une tude de la Socit Gnrale portant sur les 1000 premires Entreprises
franaises nous donne cependant un ordre de grandeur de la proportion de
ces 1,7 milliards de factures traites par les grandes organisations (hors
administrations et collectivits locales).

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- 43 -
Les enjeux

Nombre moyen de
Nombre de
factures par Entreprise
factures total
(ordre de grandeur)
Top 50 France 2 000 000 109 millions
Top 50 -170 France 300 000 35 millions
Top 170 - 1170 France 30 000 29 millions
Top 1170 France 173 millions
Estimation du nombre de factures interentreprises gres par les 1000 premires
Entreprises franaises (Source Socit Gnrale)

Lensemble des autres factures, qui reprsentent la grande majorit, sont


changes dans le tissu de PME (environ 500 000 Entreprises), aussi bien
entre PME quavec les administrations et collectivits locales.

1.2.4 Estimation du cot de traitement total des factures mises et


reues pour les 1000 premires Entreprises franaises
Sous hypothse que les Entreprises traitent autant de factures en rception
quen mission, lapplication des cots unitaires issus de ltude Arthur D.
Little aux estimations Socit Gnrale donne un montant total de 1,8
milliards dEuros.
En imaginant que la moyenne des Entreprises franaises soit au dessus du
cot standard dfini par Arthur D. Little, on peut raisonnablement estimer le
cot direct du traitement des factures du top 1000 franais autour de 2Md
par an.

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- 44 -
Les enjeux

Sous ces hypothses, les cots moyen par Entreprise et par an du traitement
des factures seraient de lordre de :
22M par Entreprise du top 50,
3,3M par Entreprise du top 50-170,
0,33M par Entreprise du top 170-1170.

2 La vitesse du cycle de facturation conditionne


dlais de paiement et besoin en fonds de
roulement de lEntreprise

La vitesse des cycles commande - paiement / facturation - paiement est un


paramtre cl pour le besoin en fonds de roulement des Entreprises, avec
des logiques antagoniques selon quelles sont en position de fournisseur ou
dacheteur.
En position de fournisseur, lEntreprise va tenter de minimiser la
dure de ses recouvrements (rduction du DSO) et de mieux les prvoir afin
doptimiser ou de grer sa trsorerie.
En tant quacheteur, elle est prise dans un dilemme entre ralentir ses
paiements pour augmenter son crdit fournisseur (parfois par ncessit du
fait des perturbations occasionnes par ses clients) et les acclrer pour tre
en situation de ngocier dventuelles baisses de ses prix dachat en
changes dun paiement plus rapide et fluide.
Toutefois, la tendance actuelle pour les grandes Entreprises est de ne pas
mlanger financement du BFR et gestion des paiements fournisseurs, en
mettant en uvre des politiques dachat incluant un paiement conforme aux
dlais contractuels. Pour y arriver, la matrise du temps de traitement des
factures est essentiel.
Pour les PME, la gestion des paiements fournisseur peut dpendre de la
ralit des paiements clients et constituer une variable dajustement.
Lincapacit de rgler ses fournisseurs temps peut conduire des ruptures
dapprovisionnement avec des consquences graves sur lactivit globale.
Plus globalement, le cycle de facturation peut constituer un sujet conflictuel
entre clients et fournisseurs, conflit aggrav par la difficult des clients le
matriser et en avoir une visibilit.

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- 45 -
Les enjeux

3 La lourdeur de lorganisation du traitement des


factures rduit sa flexibilit
La lourdeur de lorganisation du traitement des factures rduit sa flexibilit. Le
traitement des factures implique un certain nombre de contraintes matrielles
et humaines qui vont limiter la capacit de rorganisation de lEntreprise.
A titre dexemples, la facturation fonde sur le papier et la saisie manuelle
impose :
des quipes relativement nombreuses charges de la manipulation
du papier et de la saisie,
des processus de validation, impliquant des oprations assez lourdes
de copie, archivage et circulation des factures papier,
un suivi rigoureux du bon fonctionnement de lensemble.
La circulation obligatoire et intensive de documents papier entre comptables
et oprationnels en charge de les valider contraint ne pas trop loigner
gographiquement ces mtiers, sous peine de crer de graves
dysfonctionnements.

4 Autres enjeux lis au traitement des factures

4.1 Capacit faire face au risque fiscal


La collecte de TVA est faite par les fournisseurs pour le compte de lEtat, sur
la base des factures. Celles-ci constituent les justificatifs lgalement
ncessaires aux clients pour dduire cette TVA, et la rcuprer.
Par consquent, les factures constituent des crances sur lEtat de la part de
clients hauteur des montants de TVA. Cest pourquoi la rglementation
fiscale dfinit trs prcisment la faon dont la Direction Gnrale de Impts
et ses instances de contrle considrent quune facture est originale et est
donc justificative de dduction TVA.
Tout manquement cette rglementation, que ce soit sur la forme des
factures et leur compltude ou sur leur archivage et capacit tre restitues,
peut dclencher des sanctions lourdes, indexes sur le nombre de factures
en dfaut et pouvant aller jusqu la non rcupration de TVA pour les clients.
Le passage un mode dchange lectronique automatis doit se faire avec
une attention particulire de faon garantir le respect de la rglementation
et la matrise de la comptabilit des comptes de tiers.
Il faudra en effet apporter une attention particulire ce que lintgration
automatique de donnes comptables relatives des factures mises en
parallle en papier ne conduisent pas des drives o les donnes

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- 46 -
Les enjeux

enregistres ne sont pas conformes aux factures originales, vritables


pices comptables au yeux de la rglementation.

4.2 Capacit faire face aux nouvelles rglementations sur la


scurit financire
La qualit du systme de facturation permettra galement de faire face aux
nouvelles rglementations fiscales de type Sarbane-Oxley aux USA ou Loi
sur la Scurit Financire en France.
L encore, il convient de sassurer que les automatismes mis en place
saccompagnent de procdures garantissant que les pices comptables
justificatives (papier ou originales) sont bien conformes aux enregistrements
comptables ventuellement faits en parallle (pistes daudit).
Les mandataires sociaux sexposent des risques pnaux en la matire,
quils assument dj pour les traitements actuels, a priori moins bien
matriss car plus diffus.

4.3 Contrle de lexcution des dcisions achats/vente


La facture tant limage fidle du prix final consenti par lacheteur son client,
elle constitue le support le plus fiable pour contrler que :
la totalit des biens et prestations vendues ont bien t factures,
ces biens et prestations ont bien t facturs au prix dcid par la
direction des ventes,
tous les achats ont bien fait lobjet de commandes valides,
ces achats sont bien raliss aux prix ngocis par la direction des
achats.
Cette capacit de contrle dpend cependant de :
la quantit et de la nature des informations rcupres partir des
factures, et notamment de la capacit de lEntreprise rcuprer les
informations autres que len-tte et le pied des factures (lignes de
facturation lmentaires, dtails de factures, pices attaches, etc.),
la capacit de lEntreprise exploiter ces donnes.

4.4 Richesse/ fiabilit de linformation valorisable


Les factures, reflet de lensemble dactivit dachat et de vente de lEntreprise,
sont une source potentiellement trs riche dinformations susceptibles
dorienter son pilotage.
Lutilisation de ces donnes est limite par un certain nombre de facteurs :
la quantit dinformation que les factures peuvent transporter un
cot raisonnable,

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- 47 -
Les enjeux

la capacit extraire ces informations,


la capacit les exploiter.
La quantit dinformation transporte par les factures et la capacit les
extraire dpend directement du mode de traitement des factures.

5 Conclusions
Limpact de la facturation sur les grands enjeux dfinis ci-dessus varie en
fonction de la faon dont elle sorganise et des technologies quelle utilise.
Le chapitre suivant examine la situation actuelle des Entreprises utilisant les
technologies classiques fondes sur la circulation de documents papier.

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- 48 -
Bilan des systmes actuels de facturation

Chapitre II

Bilan des systmes actuels de facturation

Lobjectif de ce chapitre est didentifier les causes de dysfonctionnement des


systmes de facturation actuels fonds sur le papier et didentifier les leviers
de leur amlioration.

1 Processus de facturation, retour dexprience. ....................................- 49 -


2 Un systme fond sur la circulation manuelle de documents
papiers entre des acteurs peu coordonns ..........................................- 56 -
3 Des systmes globalement coteux et faible rendement pour
lEntreprise ...........................................................................................- 61 -
4 Suppression du papier et centralisation de linformation sont les
cls pour rduire les cots et augmenter le rendement du systme ....- 64 -

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- 49 -
Bilan des systmes actuels de facturation

1 Processus de facturation, retour dexprience.

Avant de parler de la facturation lectronique, il nous semble utile de


prsenter la problmatique gnrale de traitement dune facture papier chez
un acheteur ou un fournisseur. Il sagit de prsenter les pratiques les plus
courantes et les situations de blocage que celles-ci provoquent.
Lobjectif est aussi de faire prendre conscience que le mode de traitement le
plus rpandu nest pas optimal et conduit des dysfonctionnements dont
quiconque a particip un traitement de facture peut tmoigner.
La source des difficults vient du fait que la facture papier recueille lors de
son traitement une information quelle est la seule transporter et quelle
dlivre ponctuellement au systme dinformation de temps en temps (lors de
la saisie comptable par exemple). Il suffit pour sen convaincre de rcuprer
des exemples de factures fournisseurs aprs leur traitement dans son
organisation, et de regarder le nombre de signatures et dinformations ajouts
sur ce document (tampons horodateurs, numros de commande, rfrences
internes, lments de traitement analytiques).

1.1 Traitement dune facture Fournisseur chez un Acheteur.

Rception

Les factures arrivent chez lacheteur, en gnral par La Poste, parfois avec
les livraisons. Elles narrivent pas toujours directement au service comptable.
La premire tape consiste donc rcuprer ces factures et les orienter
vers le service qui en a la charge (en gnral une entit comptable ou
administrative). Des copies peuvent tre faites en local au cas o .
Toute facture qui sgarerait dans ce processus de collecte et dacquisition de
factures va gnrer des perturbations plus tard dans le cycle :
Non enregistrement comptable : perturbations dans les comptes,
engagements fournisseurs non-conformes, perturbations autour des
arrts comptables, impact possible sur les comptes de TVA.
Non validation : la validation ne sest pas opre au moment de
lmission de la facture, en gnral proche de la livraison. Tout dlai
dans la reprise du cycle demandera une charge plus importante de
validation, notamment si un duplicata circule aussi. Il faut alors vrifier
que la prestation a t faite et quelle na pas dj t facture et
valide.

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- 50 -
Bilan des systmes actuels de facturation

Non paiement : cest en gnral du fait dun retard de paiement,


signifi par le fournisseur lors dune relance, que lacheteur prend
conscience que ces factures se sont gares. Cela dclenche une
recherche de la facture, et rapidement lmission dun duplicata qui
rintgre le cycle. Il faudra alors grer lexistence de la facture et du
duplicata qui pourront vivre leur cycle (problme de doublons).

Intgration comptable (saisie)


Les factures sont enregistres comptablement et entrent ainsi officiellement
dans le systme dinformation de lEntreprise, ce qui permettra un premier
niveau de traabilit pour les difficults ventuelles venir. Deux niveaux
denregistrement sont ncessaires :
Enregistrement en comptabilit gnrale : il sagit denregistrer la
facture sur les comptes fournisseurs. Seul lentte (la rfrence
fournisseur, le numro de facture, la ou les dates) et le pied de
facture (total HT + dtail TVA) sont ncessaires. A cette occasion, la
facture peut tre associe aux enregistrements dj effectus au
moment de la commande ou de la livraison. Dans ce cas la saisie du
numro de commande peut faciliter la saisie de la facture attendue.
Enregistrement en comptabilit analytique : il sagit de complter
lenregistrement des lments propres au rfrentiel comptable de
lacheteur. Lassociation une commande peut permettre une
affectation analytique automatique, telle que prpare lors de la
commande. Sinon, la rpartition analytique peut se faire ligne ligne,
ce qui ncessite une saisie dtaille, ou au moins une
comprhension fine des lignes de facture.

Ce double enregistrement, qui peut tre vu par les utilisateurs comme un


seul, peut conduire des rejets dus aux rgles de gestion implmentes dans
le systme de gestion (de type ERP).
A ce stade, il peut parfois sagir dun pr enregistrement comptable
seulement, qui ne sera confirm ou effectif quaprs la validation formelle.
Au terme de cette phase denregistrement dans le systme dinformation
acheteur, le cycle de validation est identifi (qui doit valider la facture, et dans
quel ordre). La facture part donc en validation dans lorganisation, c'est--dire
vers les quipes oprationnelles en charge.
Enfin, il arrive que la facture ne soit enregistre comptablement quune fois
valide. Cette pratique, peu orthodoxe, peut conduire des difficults,
notamment lorsque la facture sgare. En effet, la facture va ensuite partir
dans un cycle de validation, en gnral papier, qui peut sarrter entre deux
piles de dossiers. Le non enregistrement ou pr enregistrement comptable fait
que lacheteur ne sait pas lui-mme o il en est sur cette facture. Les

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- 51 -
Bilan des systmes actuels de facturation

consquences sont quivalentes lgarement dune facture dans sa phase


de rception.

Validation
Cette phase est de loin la plus coteuse, notamment lorsquelle conduit un
traitement particulier pour toutes les factures (et pas seulement pour les
factures en litige ou erreur).
Il sagit en gnral de faire circuler la facture dans lorganisation
oprationnelle, accompagne dun bordereau dtaillant le cycle de validation.
A la fin du cycle, la facture doit revenir au service comptable ou financier,
avec son bordereau pouvant comporter plusieurs signatures. De plus, cette
tape de validation peut tre loccasion denrichir la facture des lments de
comptabilit analytique qui permettront de finaliser lenregistrement
comptable.
Ce cycle peut tre interrompu par lun des acteurs de la chane sans que
personne nen soit inform (action dite de mise sous le coude ). Cest aux
services administratifs de lacheteur de pister et tracer le bon droulement de
ce workflow. Si ce nest pas le cas, lacheteur prendra conscience
officiellement du problme aprs relance du fournisseur, c'est--dire
lorsque les dlais de paiement sont en gnral dpasss. Un traitement tardif
de la facture, ventuellement doubl dun second cycle (relance ou duplicata)
ne peut quengendrer des surcots de traitement.
Une premire optimisation a pu tre mise en place dans certaines
organisations, qui consiste ce que les services comptables puissent valider
eux-mmes les factures qui sont conformes aux attentes (commande et
livraison). Cela permet de ne traiter que les factures non correspondantes (de
30% 5%).
Par contre les factures dites sans commandes , c'est--dire nayant pas
fait lobjet dun enregistrement pralable au moment de la commande (en
gnral frais gnraux comme les Utilities , les consommables, les
voyages, les services, ), sont souvent lobjet dun cycle de validation
complet, pour des montants de facture assez faibles.
A lissue de cette tape, les factures bonnes payer vont transiter vers les
services financiers, les autres font lobjet dun traitement complmentaire qui
demande un change avec le fournisseur (demande de livraison
complmentaire ou davoir). Il peut arriver que ce soit la relance fournisseur
qui provoque cette discussion.
Dune faon gnrale, les factures sont valides globalement. Par
consquent, si une facture est valide partiellement, son processus est en
gnral arrt. Cest pourquoi il est certainement plus efficace pour un
fournisseur dmettre des factures facile valider, c'est--dire correspondant

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- 52 -
Bilan des systmes actuels de facturation

des commandes ou des livraisons entires, et de concentrer les lments


dexception dans des factures spares.

Rglement
Cette phase consiste prparer les rglements sur la base des factures en
respectant au mieux les dlais de paiement. Outre les aspects de cash
management, cette phase saccompagne en gnral dune validation
complmentaire des rglements.
Il sagit en pratique de grands parapheurs comportant les moyens de
paiement (chque, virement, BOR) et une copie des factures associes avec
leur bordereau de circulation. Un contrle formel de lensemble est effectu
par les signataires du moyen de paiement (qui peuvent tre deux).
Une information parallle peut tre transmise vers le fournisseur pour lui
permettre de faire ses critures comptables de bouclage des flux, sans que
cela ne soit obligatoire ni gnralis.

Archivage
Au terme du rglement, la facture et ses pices rattaches sont archives en
gnral au service comptable pour lanne en cours et ventuellement
quelques exercices prcdents. Il est frquent que dautres copies aient t
faite lors de tout le cycle au cas o cela savrait ncessaire.
La restitution des factures, quand elle est ncessaire, se fait manuellement.

Perturbations : relance, litiges


Toute facture ntant pas paye dans les dlais contractuels peut gnrer une
action de fournisseurs. Cette relance peut prendre la forme dun simple
courrier, mais se termine en gnral par un appel fournisseur vers son ou ses
interlocuteurs chez lacheteur (comptable, oprationnel, financier). Il en
rsulte au minimum une prise en charge de ces appels et une premire
recherche ou rsolution de litige au sein de lacheteur.
Lorsque la rponse nest pas trouve ou bien quelle tarde tre trouve, cela
peut entraner des consquences financires, mais surtout des consquences
oprationnelles importantes de suspension de fourniture.
Par ailleurs, titre prventif, il peut arriver que certains fournisseurs mettent
en place des mcanismes de rappel avant la date dchance afin de
sassurer que le processus de validation et de rglement est en marche (et
accessoirement faire en sorte que ses factures passent en haut de la pile).
Cela peut occasionner aussi des perturbations importantes dans
lorganisation de lacheteur.
De nombreux surcots de traitement peuvent ainsi tre observs pour des
factures tout fait conformes. Il sagit alors de litiges dits non causs . De
plus, un traitement tardif des vrais litiges quon ne sait pas forcment

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- 53 -
Bilan des systmes actuels de facturation

distinguer des litiges non causs peut engendrer des difficults


oprationnelles relles.

1.2 Traitement dune facture Client chez un Fournisseur.

Gnration et enregistrement comptable des factures mises


Les factures sont produites par le systme dinformation du fournisseur. Ce
traitement peut intgrer lenregistrement comptable des factures clients.
Toutefois, en fonction de la complexit de facturation et de dveloppement du
systme dinformation fournisseur, ces factures peuvent faire lobjet dune
vrification formelle et dun enregistrement comptable spar.
Il nest pas rare dobserver, notamment dans les services, des factures
ralises sous traitement de texte, et transmises aux comptables pour
intgration.
De la qualit des factures, et notamment de leur compatibilit avec les
pratiques de traitement des acheteurs, dpendra le rglement dans les temps
des factures.
Par exemple, il peut tre exig que des rfrences particulires figurent sur
les factures pour permettre leur rglement rapide (numro de commande,
rfrence contrat, bon destinataire, codes articles client, groupage
dgroupage,).
Dune faon gnrale, plus la facture est adapte aux pratiques du client, plus
elle est susceptible dtre paye rapidement et plus le fournisseur peut
disposer de linformation ncessaire ses propres critures comptables
(bouclage des flux).
Par contre, on comprend qutant donn la varit des pratiques observes,
notamment ds quil ne sagit plus de factures dachats de production, adapter
son systme de facturation aux demandes de ses clients nest pas chose
vidente.

Emission des factures clients


Une fois les factures constitues (et normalement enregistres
comptablement), elles sont transmises vers les clients la plupart du temps
sous forme papier (qui constitue loriginal fiscal). Il est frquent que la facture
soit mise en plusieurs exemplaires pour permettre au client de les rpartir et
ainsi augmenter les chances dun traitement sans difficult. Une copie est
conserve dans le systme dinformation (sous forme papier ou dimage).
Dautres copies peuvent tre transmises aux services commerciaux ou
oprationnels.
Un certain nombre de factures devront tre rmises. Le systme
dinformation doit donc tre en capacit de produire des duplicatas.

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Bilan des systmes actuels de facturation

Il peut arriver, notamment dans les Utilities , quun fichier de donnes de


facturation dtaill soit transmis en parallle au client pour faciliter le
traitement de la facture. Par contre, mme si cest en pratique le cas, aucune
garantie ne peut tre apporte quand la conformit des donnes par rapport
la facture. Il en rsulte que le traitement effectif doit se faire sur la base des
factures papier originales avec le support ventuel des donnes
lectroniques.
Dans les achats de production, les factures peuvent tre mises en mme
temps que les bons de livraison et transmises lors de la livraison. Dans ce
cas, les frais daffranchissement sont optimiss mais il reste un risque que la
facture ne soit pas valide, notamment si la livraison nest pas conforme sur
les quantits ou complte ou si les prix ne sont pas ceux attendus. Il en
rsultera alors un traitement parallle.

Gestion du rglement et bouclage des flux


Une fois la facture mise, le fournisseur attend le rglement. Celui-ci peut
arriver son terme prvu. Il peut aussi tre masqu, car noy dans un
paiement global de plusieurs factures sans information associe.
Pourtant, le fournisseur doit savoir quelles factures sont rgles de faon
passer ses critures dans ses comptes de tiers (comptes clients).
Le manque dinformation gnral sur la phase de validation fait que le
fournisseur peut tre amen dcouvrir les difficults oprationnelles du fait
dun retard de paiement, en ayant ainsi perdu toute occasion de traiter le
litige, rel ou non caus, avant la date de rglement.
Lorsquun litige est avr, il se dboucle en gnral au travers dun avoir quil
conviendra de rapprocher de la facture en litige. Le temps de traitement de
cet avoir, proche du temps de traitement dune facture, dcale en gnral
dautant le paiement des lments conformes de la facture.
Ce manque de visibilit peut tre crucial pour la trsorerie de certains
fournisseurs.
Les moyens de recouvrement permettant de mieux grer ce risque vont
gnrer un cot pour le fournisseur comme pour lacheteur.

Archivage
Les lments de facturation, voire les images des factures sont enregistres
dans le systme dinformation du fournisseur et permettent ainsi un premier
niveau de restitution et de suivi des factures.
Au terme du traitement, les factures sont archives sous forme papier en
gnral au service comptable pour lanne en cours et ventuellement
quelques exercices prcdents.
La restitution des factures, quand elle est ncessaire, se fait manuellement.

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Bilan des systmes actuels de facturation

Perturbations : relances et litiges


Afin de mieux piloter et contrler ses encours clients, le fournisseur peut
mettre en uvre des moyens prventifs tels que rappels (papier ou
tlphonique).
Une fois les factures en retard de paiement, si aucune information retour na
t transmise quand aux raisons du non paiement, le fournisseur va
intensifier sa recherche par des relances. Cela va occasionner des cots de
traitement chez le fournisseur et le client.
Si celles-ci sont infructueuses, le fournisseur peut alors passer dans un
traitement contentieux ou prcontentieux, alors mme que les litiges ne sont
pas avrs.
Il arrive que cela puisse avoir des impacts sur la production ou la fourniture,
ce qui est dommageable au fournisseur et au client.

Impact en trsorerie
Un traitement sous efficace des factures met le fournisseur dans une position
financire parfois difficile. Le retard de paiement a des impacts sur la
trsorerie et parfois la liquidit du fournisseur. Cela reprsente toujours un
cot de financement des dlais de paiement.
Par ailleurs, une difficult dapprciation des encours clients ne facilite pas
une vision claire et fidle des risques clients, savoir la distinction entre les
vrais litiges et les litiges non causs ou simples retards de paiement.

Aprs cette description linaire du traitement classique dune facture et des


dysfonctionnements vcus par chacun dans les Entreprises, nous proposons
la lecture analytique suivante des raisons profondes des dysfonctionnements.

2 Un systme fond sur la circulation manuelle de


documents papiers entre des acteurs peu
coordonns

Les systmes de facturation sont aujourdhui caractriss par les lments


suivants :
la circulation de copies multiples de linformation contenue dans la
facture originale et gnre par son traitement,
labsence de centralisation de linformation concernant le traitement
de la facture,

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- 56 -
Bilan des systmes actuels de facturation

un recours important la validation manuelle,


linorganisation des changes entre lmetteur et le rcepteur de
factures.

2.1 Des saisies et photocopies multiples associes la circulation


dinformations non encore enregistres sont sources derreurs
et de cots

2.1.1 Constat
Dans ce type de processus de facturation, la transmission des informations
concernant les factures lintrieur mme de lEntreprise repose sur :
des saisies manuelles des donnes transmises sur support papier
dans les systmes informatiques chargs de les exploiter,
des photocopies des documents papier chaque tape de traitement
manuel, traitements qui exigent souvent la visualisation du document
envoy par le fournisseur,
lajout dinformations manuscrites sur les documents papier en
circulation,
la re-saisie de ces informations manuscrites dans les systmes
dinformation.

2.1.2 Perturbations potentielles


Les deux risques principaux lis ce type de processus sont la perte et
lerreur.
Le premier risque est li la circulation rpte dinformations non encore
intgres dans le systme dinformation de lEntreprise. La disparition dun
document portant une information non encore saisie aboutit en effet la perte
complte de cette information pour lEntreprise : celle-ci na pas dexistence
pour elle. Le traitement est refaire ou pire, lorganisation nest pas
consciente de la ncessit de le raliser nouveau.
Le second risque est li au caractre manuel de lintgration des donnes
dans les systmes dinformation. La saisie manuelle repose sur la mise en
uvre dun rfrentiel de gestion oral, c'est--dire une connaissance non
formalise des rgles et astuces permettant le bon enregistrement des
factures. Il en rsulte des carts et des erreurs lis une matrise plus ou
moins complte de ces lments. Dautre part, toute saisie humaine est par
dfinition gnratrice derreurs.

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- 57 -
Bilan des systmes actuels de facturation

2.1.3 Bilan
Ces oprations de saisie/ photocopie multiples et la gestion des perturbations
quelles crent psent sur lorganisation avec :
des cots directs important pour une faible valeur ajoute,
des ressources nombreuses gnratrices de cots de management,
le fait que lEntreprise nest jamais certaine davoir intgr toute
linformation quelle est thoriquement oblige de prendre en compte.

2.2 Le stockage multiple non synchronis de linformation sur le


traitement de la facture multiplie les changes et le besoin de
recopie

2.2.1 Constat
Le besoin de copies redondantes de linformation est du labsence de mise
disposition dune information la fois centralise et mise jour.
Cette absence a plusieurs consquences :
chaque acteur du processus conserve une trace du document quil a
trait et transmet une copie lacteur suivant,
aucun acteur de lEntreprise na de vision globale de ltat
davancement du traitement de la facture avant que celui-ci ne soit
compltement achev.

2.2.2 Perturbations potentielles


Les perturbations lies cet tat de fait sont nombreuses :
difficult piloter le processus de traitement des factures. Il est
quasiment impossible de savoir o les factures se trouvent, leur statut
et lchance de leur traitement. Les alarmes concernant les retards
viennent de lextrieur : des fournisseur non pays qui appellent
directement la comptabilit ou bien coupent les approvisionnements
pour inciter loprationnel concern relancer la comptabilit lui-
mme,
appels des oprationnels vers la comptabilit pour acclrer le
traitement de factures de fournisseurs cls,
rappels nombreux et imprcis de la comptabilit vers les acteurs de la
chane de validation pour tenter de connatre lavancement du
processus. Il est souvent ncessaire dappeler plusieurs acteurs
avant didentifier le point de blocage. Une fois ce blocage lev, les
rappels seront potentiellement ncessaires jusqu la fin du traitement
de la facture,

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- 58 -
Bilan des systmes actuels de facturation

les perturbations peuvent tre encore accrues par lenvoi de duplicata


de factures par le fournisseur, dont lintroduction dans lEntreprise
accrot encore le risque derreur.

2.2.3 Bilan
Cette gestion fonde sur une information clate et compartimente a pour
consquences :
des cots indirects importants sous forme de temps pass de
comptables et doprationnels localiser et enregistrer n fois des
informations rparties dans lEntreprise,
une perturbation des processus oprationnels, allant du drangement
des oprationnels jusquaux ruptures dapprovisionnements
dclenches par des fournisseurs mcontents,
la difficult de lEntreprise matriser ses dlais de paiement et de
pouvoir les ngocier contre de meilleures conditions dachat avec ses
fournisseurs.

2.3 Un recours important la validation individuelle et manuelle des


factures

2.3.1 Constat
Certaines organisations ont mis en place des optimisations pour les factures
avec commandes et en gnral pour les achats de production, permettant aux
services comptables de valider eux-mmes les factures qui sont conformes
aux bons de commande et/ou aux bons de livraison. Cette validation peut
mme tre automatise par le systme dinformation dans la mesure o il est
possible de rapprocher facture, bon de livraison et commande, ce qui
demande soit un module de rapprochement, soit une cohrence parfaite entre
commande, livraison et facture, ainsi quune saisie suffisamment fiable et
complte pour permettre ce rapprochement.
Toutefois, la rgle gnrale reste la validation manuelle faisant intervenir les
oprationnels ainsi que la structure hirarchique.
En ce qui concerne les factures dites sans commandes , c'est--dire sans
commande dans le systme dinformation (en gnral frais gnraux comme
les Utilities , les consommables, les voyages, les services, ), la pratique
reste aussi une validation manuelle par les oprationnels qui achet la
prestation (fourniture, transport, ), mme si certaines organisations peuvent
valider automatiquement les factures rcurrentes (abonnement, nergie,
maintenance, ). Il en rsulte un cot lev pour des factures en gnral
dun montant faible.
Certaines Entreprises ont mis en place des systmes de carte dachat, qui
rpondent essentiellement au besoin de matrise des achats et des acheteurs

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- 59 -
Bilan des systmes actuels de facturation

et loptimisation du paiement. Par contre, cela ouvre un nouveau problme


de comptabilit et de validation formelle par lEntreprise sur ce type dachat.

2.3.2 Perturbations potentielles


Elles sont de plusieurs ordres, parmi lesquelles :
perte de factures dans le circuit de validation,
lenteur du processus,
perturbation du travail des oprationnels,
temps pass rassembler les pices ncessaires la validation,
difficult rpondre aux questions des fournisseurs sur la localisation
et le statut des factures entres dans le circuit de validation.
Par ailleurs, la validation manuelle est de trs loin la tche la plus
coteuse du processus de traitement dune facture reue, reprsentant
plus dun tiers du cot total.

2.3.3 Bilan
La validation manuelle reprsente un des principaux enjeux de lamlioration
du processus de traitement des factures.

2.4 Linorganisation des changes avec les clients est trs


perturbateur pour le fournisseur

2.4.1 Constat
Le fournisseur subit les consquences du mode dorganisation du traitement
des factures par ses clients :
il est difficile didentifier le bon interlocuteur, celui qui dtient
linformation ; dans de nombreux cas, les interlocuteurs renvoient la
responsabilit des retards sur dautres acteurs de la chane,
les interlocuteurs quil atteint ont rarement linformation complte et
doivent lancer des recherches longues et perturbatrices pour pouvoir
lui apporter des rponses,
il na aucune garantie sur la bonne fin des traitements tant quil na
pas reu le rglement de la facture ; il doit donc maintenir jusque l
une pression permanente sur son client. Le recouvrement est parfois
une activit part entire chez de nombreux fournisseurs,
les factures sont en gnral valides globalement. Par consquent, le
fournisseur doit attendre que toutes les lignes dune facture soient
approuves pour que le paiement correspondant chacune dentre
elle soit dclench par son client,

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- 60 -
Bilan des systmes actuels de facturation

le fournisseur reoit rarement dinformations avant la rception du


rglement. Ce rglement nest lui-mme en gnral accompagn que
de trs peu dinformations, ce qui loblige de longues et fastidieuses
tches de lettrage.

2.4.2 Perturbations potentielles


Les consquences sur la relation client - fournisseur sont importantes :
cration dun climat de dfiance : le fournisseur a limpression que le
client ne prend pas en compte sa problmatique de trsorerie alors
quil est souvent exigeant sur ses prestations. Une sorte de climat de
guerre peut apparatre entre les services chargs du
recouvrement et la comptabilit du client,
allongement souvent involontaire des dlais de paiement du
fournisseur qui psent sur sa trsorerie,
multiplication des litiges dits non causs , cest dire de relances
pour des factures que le client a ou aurait lintention de payer, mais
qui sont soit en retard soit perdues dans lorganisation.

2.4.3 Bilan
Les consquences sont non ngligeables pour le fournisseur et le client qui
se retrouvent dans une logique coteuse de perdant-perdant :
cots directs importants de recouvrement pour le fournisseur et de
gestion des rponses ses demandes pour le client,
cots de trsorerie pour le fournisseur et incapacit pour le client de
bnficier de ristournes pour des paiements date ou anticip.

3 Des systmes globalement coteux et faible


rendement pour lEntreprise

3.1 Des cots directs de traitement levs


Trs peu automatiss et industrialiss, les systmes de facturation gnrent
des cots de traitement directs levs, la fois pour le fournisseur et pour
son client. Lvaluation dArthur D. Little de 14 par facture reue et de 8 par
facture mise correspond des cas de socits bien organises.
De nombreuses organisations souffrent de cots bien suprieurs.
Aujourdhui, les services de comptabilit clients et surtout fournisseurs sont
de coteuses petites usines manipuler, lire, faire circuler et stocker du
papier.

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- 61 -
Bilan des systmes actuels de facturation

3.2 Une matrise trs limite de la dure des cycles de facturation


A dfaut de visibilit sur les processus de traitement, fournisseurs et clients
ont peu de matrise de leur cycle de facturation :
les dlais de paiement du fournisseur dpendent pour lessentiel de
lorganisation de son client, sur lequel il a peu de moyens de
pression, hormis la menace ultime de coupure des services ou
approvisionnements,
le client ne peut garantir des dlais de paiement quau prix de la mise
en place dune organisation spcifique encore plus coteuse en
management et gestion de processus.

3.3 Un facteur de rigidit pesant sur la capacit de lEntreprise se


rorganiser
Le traitement de la facturation est un facteur de rigidit important des
organisations comptables actuelles, car :
elle implique des quipes relativement nombreuses en charges de
tches rptitives faible valeur ajoute (saisie, copie, centre
dappel), consommateurs dinfrastructures et de cot de
management,
son processus fond sur la circulation de documents papier (factures,
bordereaux de validation ou de paiement) surchargs dinformations
manuscrites, impose une relative proximit entre les oprationnels
validateurs et les comptables en charge de la gestion des factures,
elle ncessite un minimum dinfrastructures matrielles destines au
stockage des factures papier originales.
Dans ce contexte, la mise en place de Centre de Services Partags en
charge du traitement des factures entrantes sans dmatrialisation des
factures dans une GED avec Workflow conduit une augmentation de la
complexit et du risque (notamment de perte ou garement des factures dans
leur phase de validation.
Cette distance mise entre comptables et validateurs accrot les dlais de
traitement, les risques derreur et peut ralentir encore la capacit rpondre
aux relances des fournisseurs.
Par ailleurs, le fait que les comptables de Centres de Services Partags ne
matrisent pas toute la chane peut conduire une certaine
dresponsabilisation (personne nest plus responsable de la bonne fin du
processus).

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Bilan des systmes actuels de facturation

3.4 Une capacit limite alimenter les systmes de pilotage en


informations fiables et valeur ajoute
La capacit extraire de linformation valeur ajoute du processus de
facturation est limite par :
le cot de transport et de saisie de cette information. Pour pallier cet
obstacle, certains clients de services la facturation particulirement
complexe (telecom ou intrim par exemple) demandent leurs
fournisseurs de leur fournir, en parallle au flux de factures papier,
des fichiers de donnes dtailles directement intgrables dans leur
systme dinformation,
la difficult quont les clients envoyer des retours dinformation
leur fournisseur sur le statut des factures en traitement et sur les
modalits de leur paiement.

3.5 Larchivage papier impose un cot lev de recherche des


factures en cas de contrle fiscal
Les systmes fonds sur les documents papier ne gnrent aucune
inquitude particulire quant leur conformit la rglementation fiscale.
Etrangement, le passage la dmatrialisation fiscale se fait avec beaucoup
de prcaution aujourdhui alors que les rgles de conformit sont les mmes
que sur le papier (prsence de mentions obligatoires). Cela est certainement
reprsentatif du fait que le risque fiscal nest pas toujours peru sa juste
hauteur, et quil ressort lorsque lEntreprise se pose la question loccasion
du passage en dmatrialisation fiscale.
Larchivage papier, notamment lorsque le systme dinformation ne met pas
disposition dimages de factures, impose un cot dindexation, darchivage,
puis de recherche en cas de contrle assez important.

3.6 Une capacit limite alimenter les reporting sur lapplication de


la politique de vente ou dachat de lEntreprise
La capacit de reporting sur lapplication de la politique de prix de vente ou de
prix dachat de lEntreprise est limite par le cot du transport et de la saisie
de donnes dtailles. Labsence de donnes dtailles sur lensemble du
cycle commande livraison facture rend difficile un pilotage global de la
politique dachat ou de vente.
La meilleure faon de sen convaincre est de demander ses services le
volume dachat des 10 premiers fournisseurs et la comparaison des accords
cadres avec le ralis factur, puis de compter le temps ncessaire pour avoir
une rponse qui parat fiable. Si on veut pousser le vice lextrme, on peut
demander chacun de ces 10 fournisseurs de faire lopration symtrique et
comparer les rsultats.

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- 63 -
Bilan des systmes actuels de facturation

4 Suppression du papier et centralisation de


linformation sont les cls pour rduire les cots
et augmenter le rendement du systme

Les raisons profondes qui causent un cot de traitement et des


perturbations leves sont les suivantes :
pas de base de rfrence unique complte et centralise pour les
factures. Le support de base de donnes est la facture elle-mme sur
laquelle sont inscrit les validations, les affectations comptables,
pas de rfrentiel structur sur les rgles de gestion lies au
traitement des factures. Il sagit en gnral dun rfrentiel oral
compos de recettes et astuces appris par les personnes en charge
au fil de lexprience,
le papier est la base de traitement, ce qui implique des aspects de
logistique (circulation, copies, archivage),
pas ou peu dinformation pour les fournisseurs sur ltat
davancement du processus cot client.

La transmission lectronique des factures permettrait :


de rduire les cots de traitement directs lis la gestion des factures
papier (usine papier, saisies, copies, archivage),
dalimenter le systme dinformation dinformations plus complte
dont le cot dacquisition partir des factures papier est prohibitif
(dtail des lignes), rendant ainsi plus accessible une automatisation
dun plus grand nombre de tches, notamment la validation.

Cela contribuerait permettre lEntreprise :


de disposer dun GED de factures accessible de nimporte quel PC
connect son rseau,
de formaliser, fiabiliser et optimiser son rfrentiel de traitement,
et donc daccrotre la flexibilit de lEntreprise en rduisant le poids de
lorganisation de traitement des factures en personnel, infrastructures
et contraintes procdurales.

La capacit publier linformation produite par le traitement des


factures vers les contreparties (fournisseurs) dans un dlai raccourci
permettrait

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- 64 -
Bilan des systmes actuels de facturation

de rduire les perturbations gnres par les fournisseurs


(prventives ou curatives) qui reprsentent un cot pour les
fournisseurs comme pour les acheteurs,
de rduire les litiges non causs et de respecter les dlais de
paiement contractuels, ce qui est parfois vital pour les fournisseurs et
de plus en plus important pour les grands acheteurs.

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- 66 -
Chapitre III

Les volutions techniques et rglementaires modifient


les modalits de la facturation

Lobjectif de ce chapitre est didentifier les causes de dysfonctionnement des


systmes de facturation actuels fonds sur le papier et didentifier les leviers
de leur amlioration.

1 Les changements techniques et rglementaires rendent


thoriquement possible une facturation 100% lectronique.................- 68 -
2 Lvolution technique multiplie les offres se rclamant toutes de la
facturation lectronique ..................................................................- 74 -

2.1 Pralable : facturation dmatrialise et dmatrialisation fiscale..........- 74 -


2.2 Les offres orientes Acheteur .................................................................- 76 -
2.3 Les offres orientes Fournisseur .............................................................- 80 -
2.4 Les offres impliquant une collaboration Fournisseur / Acheteur .............- 81 -

3 Mais le concept de facturation lectronique est encore flou et


complexe pour beaucoup dEntreprises ...............................................- 95 -
4 Cependant, les Entreprises vont tre confrontes une pression
extrieure croissante pour passer la facturation dmatrialise .......- 97 -

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- 67 -
Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

1 Les changements techniques et rglementaires


rendent thoriquement possible une facturation
100% lectronique

1.1 Le support lectronique est dsormais un moyen banalis de


prsentation et stockage des donnes
Le dveloppement de la messagerie, des rseaux IP en Entreprise, des
intranets et extranets, de la bureautique, ont conduit les utilisateurs en
Entreprise grer de plus en plus dinformation de faon dmatrialise. Les
avances technologiques en matire de capacit de traitement, haut dbit,
capacit de stockage rendent accessible tous la gestion de documents
lectroniques en grand nombre.

Le dveloppement des outils de work flow et de GED, accessibles au travers


dinterfaces standardises de navigateurs permet un accs simple et rapide
aux donnes et aux documents. Il est en effet facile pour une PME de
disposer dun rseau interne ouvert sur lextrieur avec un dbit de 1 2 Mbit,
et de disposer dune capacit de stockage de plus de 300 GO. Lachat dun
simple PC familial moins de 2 000 HT et un abonnement ADSL suffisent.
Ctait uniquement du domaine de lexploitation professionnelle il y a
seulement 5 ans.

Par consquent, grer des dizaines ou centaines de milliers de documents,


lectroniques ou images indexes, de faon conviviale et dans des temps
daccs acceptables, est la porte de tout petit systme dinformation
dEntreprise.

Le faire de faon scurise, fiable, sans interruption, sans perte de


donnes, en interaction avec les autres systmes dinformation de
lEntreprise et de ses partenaires reste une problmatique de
professionnels spcialiss. Toutefois, les utilisateurs et les dcideurs
conoivent plus facilement quil y a quelques annes que ceci est
ralisable.

1.2 Internet permet de transporter des donnes lectroniques


rapidement pour un cot trs faible
En ce qui concerne le transport dinformation, les besoins dune garantie
dacheminement dans des temps trs courts ont conduit au dveloppement
des rseaux valeur ajoute. Il sagit donc de rseaux privs, scuriss et
entirement matriss par les oprateurs qui les exploitent. Cest la seule
faon de pouvoir garantir contractuellement que des messages vont tre
transmis en quelques minutes.

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- 68 -
Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

Si la qualit dInternet ntait pas ce niveau la fin des annes 90, le


dveloppement des autoroutes de linformation et du haut dbit qui nous font
entrevoir une distribution daudiovisuel au travers du WEB pour des
particuliers, ont conduit permettre datteindre une disponibilit et qualit de
service trs importante dans les faits.
De plus, le dveloppement des protocoles dchanges scuriss sur le WEB
(comme lAS2), ainsi que les effort de normalisation autour de lXML, HTML,
SSL permettent datteindre des niveaux de services observs comparables
ceux des RVA. La dernire diffrence est la grande difficult prendre des
engagements de temps dacheminement et de traitement contractuels sur une
infrastructure partage et ouverte comme Internet.
Il reste donc arbitrer entre le prix dun transport dont la qualit peut
tre garantie par un oprateur priv qui matrise son rseau et le prix
dun transport dont la qualit effective en est proche sans que personne
ne puisse en prendre lengagement contractuel.
Le moins quon puisse dire est que cela fait dbat en ce moment, notamment
dans le secteur de la grande distribution, sans quon puisse considrer que le
sujet ne soit tranch.

1.3 La facture lectronique est officiellement reconnue par les


autorits fiscales de lUnion Europenne

1.3.1 Rle pionnier de la France


Le cadre lgal permettant de disposer doriginaux lectroniques de factures
existe en France depuis 1990 (1992 en pratique). Les systmes de
tltransmission devaient alors tre agrs par ladministration fiscale. Cette
rglementation a t modifie et assouplie en juillet 1998. Lagrment a
disparu, et les systmes se devaient dtre compatibles avec un cahier des
charges rdig par la DGI.
Leffet dentranement escompt na pas eu lieu, notamment parce que la
disparition de la procdure dagrment a priori de la DGI a t vue comme un
risque pour les Entreprises utilisatrices de voir les autorits de contrle
considrer a posteriori quun systme ntait pas conforme. La France tait
nanmoins le pays le plus avanc, et de loin, dans la dmatrialisation fiscale
de factures en Europe.

1.3.2 Gnralisation europenne


La directive europenne de dcembre 2001 a tout dabord permis une
unification de la rglementation relative aux factures en Europe (mentions
obligatoires, rgles spcifiques par secteurs, transfrontalier, auto-facturation,
intervention de tiers dans la chane de facturation, ). Elle a aussi dfini un
cadre commun pour tous les pays de la communaut pour la facture
lectronique, en permettant 3 voies, dont les 2 premires au moins devaient

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

tre traduites en rglementation nationale de chacun des pays membres


avant le 31 dcembre 2003 :
La facture lectronique signe, sappuyant sur la directive
europenne sur la signature lectronique,
La facture lectronique de type EDI , la franaise, rserve
des changes de fichiers structurs.
Dautres moyens que les Etats Membres peuvent mettre en uvre.

1.3.3 Modalits concrtes de la facturation lectronique en France en


2004

La dclinaison en droit national franais est effective depuis lt 2003, grce


au dcret n2003-632 du 7 juillet 2003, et surtout linstruction DGI 3CA 7
aot 2003. Ces textes dfinissent de faon complte et extrmement prcise
les 2 modes suivants :
Facture lectronique de donnes structures (de type EDI), relevant
de larticle 289 bis du code gnral des impts. Rien de vraiment
nouveau par rapport la rglementation prcdente :
Le systme de tltransmission doit contrler la prsence des
mentions obligatoires lmission et la rception.
Une liste rcapitulative et un fichier des partenaires doivent tre
constitus pour lmetteur comme pour le rcepteur.
Le fichier des partenaires, la liste rcapitulative, la facture
lectronique dans son format original et sa reprsentation lisible
doivent tre archivs et restituables en cas de contrle, que ce
soit pour lmetteur ou pour le rcepteur (archivages spars et
distincts).
Le format de facture original est libre et doit tre document.
Cela peut donc tre notamment de lEDIFACT ou du XML.
Le caractre original de la facture est prouv par la comparaison
de la version de lmetteur et de la version du destinataire, qui
doivent tre identiques.
Lensemble de ces obligations peut tre opr directement par
lmetteur ou le destinataire, ou bien par tout tiers dment
mandat.
Une dclaration dutilisation dun tel systme doit tre fait la
DGI pralablement son utilisation, par lmetteur et le
destinataire.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

Facture lectronique signe (fichier non structur), relevant de larticle


289 V du CGI :
Lintgrit du contenu et lauthenticit de lmetteur est garantie
par une signature lectronique simple ( opposer signature
lectronique avance), telle que dfinie dans linstruction de la
DGI du 7 Aot.
La facture lectronique signe est un original lectronique au-
del dun dlai raisonnable laiss au destinataire pour
demander un original papier.
Le destinataire est tenu de vrifier la signature, pour authentifier
la facture et son metteur.
La signature effective peut tre faite au moyen dun certificat
port par une personne physique ou morale. Elle peut tre
opre par un automate. Elle peut tre faite par un tiers, dans la
mesure o il est dment mandat signer les factures de
lmetteur.
La facture lectronique signe, sa signature et son certificat,
doivent tre archivs par lmetteur et le destinataire. Ce
triptyque constitue la facture originale pour les autorits de
contrle de la TVA. Il doit pouvoir tre restitu sur demande.
Seule la conformit de vrification de la signature prouvera le
caractre original de celle-ci.
Seul lmetteur doit faire une dclaration dutilisation dun tel
systme la DGI.

Ce second mode est trs proche de la facture papier pour son traitement,
disparition du support papier mise part. Il ny en effet pas dexigence de
contrle des mentions obligatoires, partant du principe que les factures sont
conformes, comme les factures papier. Il reste ncessaire de saisir les
donnes des factures pour leur intgration et leur traitement cot acheteur.
Par contre, un flux de ce type optimise les cots dacheminement et
permet dalimenter une GED. Il est trs facile mettre en uvre pour un
fournisseur, puisquil sagit de remplacer limpression des factures par la
transmission des images signes.
Par consquent, larticle 289 bis est plus adapt au besoin des acheteurs
de disposer de donnes pour optimiser leur traitement. Il scurise au
passage le risque fiscal de lacheteur grce lobligation de contrle des
mentions obligatoires lmission (la non-conformit des factures produites
par les fournisseurs peut remettre en cause la dduction TVA
correspondante pour les acheteurs).
Larticle 289V est plus adapt au besoin premier des fournisseurs, qui ne
souhaitent pas passer par une structuration de leurs factures pour faire de la
dmatrialisation fiscale.

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- 71 -
Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

Ces textes complets, prcis et directement applicables sont le reflet dune


grande maturit du lgislateur et de ladministration fiscale franaise sur le
sujet, notamment illustr par le choix dune signature lectronique simple (et
non scurise comme semblait le demander la directive, mode scuris que
personne ne sait vraiment mettre en uvre en pratique).
Ils sont aussi le reflet dune grande maturit des Entreprises et des
prestataires de service en France. Par ailleurs, le caractre universel en
Europe de ces 2 modes (modulo la mise en uvre dune signature
lectronique scurise) permet dentrevoir une interoprabilit europenne.

1.4 Il est aujourdhui possible dintgrer massivement des donnes


dans les systmes dinformation automatiquement ou avec des
ressources minimales

1.4.1 Lchange automatis de donnes entre systmes dinformation


htrognes est une pratique matrise
Lintgration de systmes dinformations htrognes est une problmatique
qui sest fortement dveloppe dans les annes 1990. En effet, lessor
dInternet et des services direct sur le WEB a ncessit de pouvoir ouvrir les
systmes dinformations vers lextrieur pour les faire interagir via le WEB.
Par ailleurs, linformatisation croissante des Entreprises et la restructuration
des Entreprises par oprations de fusion & acquisition a conduit une
problmatique croissante de fusion ou interaction de systmes dinformations
htrognes. Cest ainsi que sont apparues tout dabord des technologies
dites de middleware, dont lobjet tait de permettre une ouverture des grands
systmes dinformation (parfois anciens et long restructurer) vers des
services Internet.
Puis, vers la fin des annes 1990, des outils dEAI (Enterprise Application
Interface) se sont dvelopps, dont lobjet tait dinterfacer des systmes
htrognes de faon industrielle, jusqu partager des processus ou les
excuter sur plusieurs systmes. Ainsi, interfacer et interconnecter des
systmes dinformations diffrents est devenu une spcialit informatique sur
laquelle des Entreprises ont fait leur succs (Webmethods, Crossworlds,
BEA,)
En parallle, les normes issues de lInternet se sont imposes sur tous les
dveloppements, qui se conoivent tous comme des successions de pages
Web. Cest ainsi que lXML est maintenant une norme de reprsentation de
donnes sur Internet quasi universelle. Elle permet notamment de dissocier
les donnes et le format dans lequel ces donnes vont tre affiches dans
une page WEB.
De mme, lHTML pour les pages WEB, le SSL128 pour les changes
scuris, le SMTP pour le mail, les certificats lectroniques pour la signature
lectronique, sont des normes aujourdhui incontestes et matrises par les

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

directions informatiques, qui ont pris lhabitude dexporter et dimporter des


donnes et des traitements. Certaines organisations ont dj mis en uvre
des frontaux de communication sophistiqus aux portes de leurs systmes.
Cet environnement favorable fait quil est aujourdhui banal de connecter un
systme externe pour changer des factures ou des rglements.

1.4.2 Le scanning et la lecture automatique de documents


Le scanning existe depuis un certain temps. Par contre, la capacit lire
automatiquement des documents scanns (qui sont des images) pour en
extraire les donnes qui y sont inscrites, est assez rcent. Deux modes
existent :
La lecture automatique sur format prdfini, avec lobligation de
raliser un dveloppement spcifique par format de document lire,
La lecture automatique de document semi structur (comme la
facture), qui consiste chercher des mots cls identifiant des
donnes alentours. Ce deuxime mode peut mme senrichir avec le
temps en corrigeant automatiquement ses erreurs.
Toutefois, ces 2 modes ncessitent toujours une vrification humaine.

1.5 Les validations sont automatisables grce la gnralisation


des ERP et des outils de GED et de workflow
Les Entreprises se sont massivement quipes de systmes de gestion
sophistiqus comme des ERP, qui grent notamment les factures et les
rglements. La dmatrialisation des changes et des donnes dans
lEntreprise a conduit mettre en uvre des workflows et des systmes de
Gestions Electroniques de Documents. L encore, savoir acqurir, archiver,
organiser, prsenter des documents lectroniques est devenu une spcialit
informatique.
Le passage en gestion lectronique des factures ncessite encore un
processus de validation qui doit se faire de faon dmatrialise. De faon
rester dans un mode de fonctionnement proche de la gestion papier, ce qui
rassure les utilisateurs et permet une meilleure adoption du systme, la
plupart des Entreprises doivent organiser un workflow lectronique de facture.
Cest aujourdhui la porte de toute Entreprise, et parfois dj en place pour
certains flux.

1.6 Internet permet un nombre illimit dacteur de partager une


information centralise pour un cot quasi nul
Le dveloppement dInternet sest fait rapidement par la mise en place de
portails dinformations centraliss pour des communauts dintrt. Il est donc
aujourdhui assez facile, et communment accept par les utilisateurs, de voir
des informations publies sur Internet. Il existe aussi de nombreux forums sur

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

lesquels les internautes, privs ou professionnels, changent leurs points de


vue ou collaborent.
La plupart des Entreprises sont aujourdhui abonnes Internet et permettent
leurs collaborateurs dy accder des fins de recherche et change
dinformations.
Par consquent, utiliser Internet pour partager linformation de traitement
dune facture est devenu vident.

1.7 Conclusion : tous les lments ncessaires la facturation sans


papier organise autour de donnes partages sont dsormais
banaliss
Les volutions technologiques, rglementaires et comportementales des 10
dernires annes font que lide de traiter ses factures au travers dun site
WEB parat naturelle. Par ailleurs, les outils ncessaires une optimisation
globale de la facturation sont aujourdhui matures et utiliss par un nombre
croissant dEntreprises. Les outils de GED et de workflow et dERP sont la
base ncessaire dans les Entreprises. Les progrs sur le scanning et la
saisie, associ la puissance des systmes de GED actuels, permettent
denvisager des processus dmatrialiss sur la base dimages pour des
volumes trs importants.
La grande capacit des rseaux et la qualit de service croissante des
changes haut dbit sur Internet permettent la mise en place de grands hubs
dchange et de synchronisation de donnes de facturation au travers de
service WEB.
Les avances technologiques en terme de capacit de traitement, dbit,
capacit mmoire, paralllisation des processus, accs multiples des
grands service WEB (dmontrs notamment sur les applications bancaires de
particuliers) rendent aujourdhui possible lexistence doprateurs de
facturation lectronique centraliss et mutualiss, multi-secteurs, multi-
supports, multi-canaux.

2 Lvolution technique multiplie les offres se


rclamant toutes de la facturation
lectronique

2.1 Pralable : facturation dmatrialise et dmatrialisation fiscale

2.1.1 Facturation dmatrialise


Dsigne tous les modes de traitement de la facturation par les Entreprises sur
support lectronique. Dans ce cas, la facturation est dite dmatrialise car le
support papier est limin des processus de traitement oprationnels.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Cependant, sil ny a pas dmatrialisation fiscale, le papier demeure


indispensable dans un cas : le contrle fiscal portant sur la TVA. Les factures
mises par le fournisseur sur support papier sont seules considres comme
des originaux pouvant justifier les dclarations faites sur la collecte de la TVA
par lEntreprise.

2.1.2 Dmatrialisation fiscale


Dsigne les modes de traitement dmatrialiss de la facturation dfinis par
les autorits fiscales et permettant la suppression du papier dans le
processus de contrle fiscal.
Les factures sur support lectronique sont alors considres comme des
originaux par lautorit fiscale.

Les pages 76 94 prsentent un panorama le plus complet possible des


offres associes la facturation dmatrialise, dont voici le sommaire. Le
lecteur press retrouvera la suite de notre analyse en page 92.

Panorama des offres


2.2 Les offres orientes Acheteur.................................................................. - 76 -
2.2.1 Le scanning...................................................................................... - 76 -
a Le scanning sans capture des donnes ........................................... - 76 -
b Scan et saisie................................................................................... - 77 -
c Scan et lecture automatique de donnes (LAD)............................... - 79 -
2.3 Les offres orientes Fournisseur ............................................................. - 80 -
2.3.1 Lditique.......................................................................................... - 80 -
2.4 Les offres impliquant une collaboration Fournisseur / Acheteur .............. - 81 -
2.4.1 LEDI ................................................................................................ - 81 -
a LEDI classique ...........................................................................- 81 -
b Le web EDI....................................................................................... - 85 -
c Les communauts EDI ..................................................................... - 87 -
d Lconomie de lEDI .........................................................................- 87 -
2.4.2 EIPP/EBPP ......................................................................................- 88 -
a Principales caractristiques de lEIPP. ............................................. - 88 -
b Lconomie de lEIPP .......................................................................- 91 -
2.4.3 de donnes structures ou facture lectronique signe ? ................ - 92 -

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

2.2 Les offres orientes Acheteur

2.2.1 Le scanning
Le scanning peut tre vu comme un mode de facturation dmatrialise pour
un acheteur. Il peut tre associ soit une fonction de saisie manuelle, soit
une fonction de lecture automatique, qui doit en gnral tre valide
formellement pour tre suffisamment fiable.

a Le scanning sans capture des donnes

Description
Les factures sont scannes avant leur entre dans les processus de
traitement de lEntreprise (par un prestataire ou par lEntreprise elle-mme),
puis stockes dans un systme de gestion lectronique de documents. Une
indexation minimale par date dentre est ralise.
Les images scannes des factures entrent ensuite dans le processus de
traitement des factures, les oprations de saisie et dallocation comptable
tant ralises sur leur base.
Si lEntreprise dispose dun systme de workflow ou de mail adapt, les
validations peuvent tre galement ralises partir de ces images.
Les factures papier sont archives pour servir aux ventuels contrles fiscaux
venir.

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


Non.

Intrt pour lEntreprise


Diminution des risques derreur et de pertes grce la suppression de la
circulation du papier.
Diminution des cots de recherche et darchivage des factures du fait de
larchivage lectronique.
Les factures papier doivent tre archives, mais potentiellement moindre
cot, ntant consultes quextrmement rarement.
Premiers gains en matire de flexibilit de lorganisation :
La contrainte de traitement des factures sur le support papier impose
en gnral un regroupement des fonctions oprationnelles et
administratives sur le mme site (un transport physique sur le
territoire tant prohibitif). La gestion du processus sur des images
disponibles dans une GED permet de lever cette contrainte de
rapprochement physique des quipes oprationnelles et
administratives.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Il est donc possible dadapter lorganisation de lEntreprise pour


repenser le traitement des factures indpendamment des contraintes
de localisation. En particulier, il est ainsi possible de mettre en place
des centres mutualiss de traitement des factures (Shared Services
Centers) servant de nombreux centres oprationnels, et de raliser
ainsi des conomies dchelle.

Contraintes pour la ralisation des gains


Possder un workflow et un systme de gestion lectronique des documents
(GED) pour permettre la saisie des factures ncessaire lintgration
comptable et la validation partir des images des factures.
Interfacer cette GED avec les systmes comptables et financiers des
acheteurs.

Atouts spcifiques
Indpendance de lEntreprise dans la conduite de son projet : toutes ses
factures peuvent tre numrises dun seul coup indpendamment de
laccord de ses contreparties.

Limites
La saisie des factures reste faire, sur un support dimage, ce qui peut
ncessiter une adaptation des stations de travail.
Toutes les factures restent valides manuellement une une.
Les originaux papier des factures doivent tre conservs et rester disponibles
en cas de contrle fiscal.
Les ressources et les infrastructures ddies la saisie faible valeur
ajoute et coteuse en management sont conserves et devront tre
adaptes et formes lutilisation du nouvel outil de GED.
Comme vu des fournisseurs, rien na chang, ceux-ci vont continuer
perturber lorganisation pour connatre le statut de leurs factures (relance).

b Scan et saisie

Description
Une prestation de saisie externalise, en gnral vrifie et limite 10 15
champs, sajoute la prestation de scanning. Il sagit en gnral des
informations dentte et de pied de facture. Il peut tre parfois ncessaire de
saisir des lments de ligne, ce qui peut augmenter sensiblement le cot de
saisie. En gnral le scanning est opr soit dans lEntreprise soit proximit.
La saisie peut tre effectue sur un autre site et potentiellement offshore pour
en optimiser le cot.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

LEntreprise reoit alors 3 lments :


Limage scanne de la facture,
Un fichier de donnes compatible avec son format de description
lectronique de facture utilis par son systme dinformation..
La facture papier pour archive fiscal.

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


Non.

Intrt pour lEntreprise


En plus des bnfices du scanning, lexternalisation de la saisie permet une
optimisation des ressources et quipement associs.
Gains plus importants en matire de flexibilit de lorganisation :
Des ressources nombreuses, valeur ajoute limite et coteuse en
management sont externalises,
LEntreprise ne conserve dans sa fonction comptabilit fournisseur
que les ressources vritable valeur ajoute mtier,
Variabilisation de cots fixes par le remplacement des ressources
internes ddies la saisie par un cot de sous-traitance variant avec
le volume dactivit de lEntreprise. La professionnalisation de cette
saisie conduit normalement en optimiser le cot au mieux.

Contraintes pour la ralisation des gains


Capacit rallouer ou supprimer les ressources initialement consacres la
saisie.

Atouts spcifiques
Indpendance de lEntreprise dans la conduite de son projet : toutes ses
factures peuvent tre numrises dun seul coup indpendamment de
laccord de ses contreparties.

Limites
La saisie externalise reste relativement coteuse, mme si elle est effectue
offshore.
Lexternalisation de la saisie peut introduire un risque derreur du fait de
rgles spcifiques mtier non clairement formules au sous-traitant. Par
contre, la mise en place de cette externalisation peut permettre une remise
plat salutaire des rgles et coutumes de gestion qui sont parfois du domaine
de loral ou dune culture collective.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Il peut tre ncessaire de maintenir un minimum de ressources pour corriger


et complter la saisie externe (compltude comptable trs dpendante du
mtier de lEntreprise, notamment pour laffectation analytique).
La validation reste en gnral manuelle car les donnes saisies ne
concernent pas les lignes, ce qui rend plus difficile une validation
automatique.
Les originaux papier des factures doivent tre conservs et rester disponibles
en cas de contrle fiscal.
Comme vu des fournisseurs, rien na chang, ceux-ci vont continuer
perturber lorganisation pour connatre le statut de leurs factures (relance).

c Scan et lecture automatique de donnes (LAD)

Description
La saisie est ralise laide dun logiciel de lecture automatique de donnes
(LAD) qui capture les informations portes par la facture. Un oprateur
intervient pour vrifier, corriger et complter la saisie ralise par lautomate.
Il existe deux types de systme de lecture automatique :
Une lecture automatique de facture dont le format ( template ) a t
pralablement dfini. Cela ncessite un paramtrage par type de
facture, ce qui ne se conoit que pour des factures rptitives.
Une lecture automatique smantique qui cherche lire des donnes
situes aux alentours de mots cls identifiants (destinataire, date de
facture, numro de facture, total HT, TVA, net payer, ). Ces types
de systme peuvent apprendre mieux lire en prenant en compte les
modifications opres par les vrificateurs.
Ces oprations peuvent tre ralises soit en interne soit de manire
externalise. Il sagit doptimiser le cot de saisie par son automatisation.

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


Non.

Intrt pour lEntreprise


Que le systme soit interne ou externe, le cot de la saisie est en principe
rduit.

Contraintes pour la ralisation des gains


Il est ncessaire que lEntreprise puisse dcrire les rgles de gestion quelle
met en uvre pour la saisie de ses factures. Un investissement est

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

ncessaire pour le paramtrage du systme de lecture automatique en


fonction des spcificits de lEntreprise (de 10 quelques dizaines de jours).
Dans le cas dune internalisation, ncessit de grer un nombre minimal de
factures pour justifier le cot de licence et dinfrastructure matrielle et
humaine ncessaire pour lexploiter.

Atouts spcifiques
Indpendance de lEntreprise dans la conduite de son projet : toutes ses
factures peuvent tre numrises dun seul coup indpendamment de
laccord de ses contreparties.

Limites
La diffrence de cots entre lecture automatique vrifie et saisie manuelle
nest pas toujours avre, surtout dans le cas de factures complexes.
Lexternalisation de la saisie peut introduire un risque derreur du fait de
rgles spcifiques mtier non clairement formules au sous-traitant. Par
contre, la mise en place de cette externalisation peut permettre une remise
plat salutaire des rgles et coutumes de gestion qui sont parfois du domaine
de loral ou dune culture collective.
Il peut tre ncessaire de maintenir un minimum de ressources pour corriger
et complter la saisie externe (compltude comptable trs dpendante du
mtier de lEntreprise, notamment pour laffectation analytique).
La validation reste en gnral manuelle car les donnes saisies ne
concernent pas les lignes, ce qui rend plus difficile une validation
automatique.
Les originaux papier des factures doivent tre conserves et rester
disponibles en cas de contrle fiscal.
Comme vu des fournisseurs, rien na chang, ceux-ci vont continuer
perturber lorganisation pour connatre le statut de leurs factures (relance).

2.3 Les offres orientes Fournisseur

2.3.1 Lditique

Description
Il sagit de lexternalisation de limpression et du routage des factures.
LEntreprise met ainsi un flux lectroniques soit dimage, soit de donnes
associes un fond de page. Le prestataire prend en charge limpression et
la remise en poste des factures.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


Non.

Intrt pour lEntreprise


Lexternalisation de lmission des factures papier permet den optimiser le
cot.

Contraintes pour la ralisation des gains


Il est ncessaire de disposer dun systme dinformation qui peut produire des
images de facture ou des donnes de facture, si possible de faon
centralise.
Lorsque les quantits sont faibles ou bien que la facturation est clate dans
des units lmentaires, le cot dimpression et mise sous pli peut tre vcu
comme marginal et masqu. Son externalisation peut alors se traduire par un
surcot (car les imprimantes et les ressources seront toujours ncessaires
pour dautres tches).

Atouts spcifiques
Outre loptimisation et la fiabilisation de lmission de factures, la mise en
place dune externalisation dun flux dimages ou de donnes de facture
constitue un premier pas important vers dautres modes dchange (facture
lectronique signe ou facture de donnes structures).

Limites
Lexternalisation de limpression et du routage seuls noptimise que le cot
dmission des factures. Lenrichissement aux autres canaux dmission
(facture lectronique signe et facture de donnes structures) apporte une
valeur bien suprieure.

2.4 Les offres impliquant une collaboration Fournisseur / Acheteur

2.4.1 LEDI

a LEDI classique

Description
LEchange de Donnes Informatises se pratique dans des communauts
dintrts qui sont en capacit de se mettre daccord sur des formats de
messages structurs relatifs notamment aux approvisionnements, aux bons
de livraison, et plus rcemment aux factures (3 4% des factures sont en
EDI). Des messages EDI ont aussi t dfinis et sont mis en uvre pour les
rglements (au travers du Virement Commercial : VCOM). Ces messages

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

structurs sont transmis de systme dinformation systme dinformation par


messagerie lectronique plutt scurise (messagerie X400, VPN) opre
par des acteurs spcialiss appels oprateurs de RVA. LEDI se dveloppe
secteur par secteur, et est en gnral tir par les grands donneurs dordre
autour de normes quils animent (Galia / Odette dans lAutomobile, Gencod /
Allegro dans la grande distribution, EDIPHARM, ). Avec Internet et le
dveloppement des outils et protocoles de transport scuris sur Internet (tel
que lAS2), ces fichiers EDI peuvent tre transmis directement via Internet.
Etant donn quil nexiste pas de message unique mais des messages
diffrents en fonction des spcificits des communauts, il est assez souvent
ncessaire de traduire et transformer des messages avant envoi ou aprs
rception. En ce qui concerne la facture et dans la mesure o lon souhaite
saffranchir de lmission des factures papier, il est ncessaire que le systme
de transmission rponde aux exigences de la rglementation fiscale. Cela se
fait en gnral en local dans une station EDI pose dans les Entreprises et
qui sert la fois de traducteur, dinterface de messagerie et de station de
dmatrialisation fiscale incluant larchivage.
La problmatique principale de lEDI est de dployer les communauts, et en
particulier les contreparties des grands donneurs dordre. Etant donn la
richesse et la compltude des messages EDI, un minimum dinvestissement
est ncessaire pour sinterfacer, ce qui en limite la diffusion. Cest pourquoi
lEDI classique est plutt rserv des communauts changeant des
flux importants et souhaitant disposer dengagements de service trs levs
(temps de traitement contractuellement faible).
LEDI classique est donc avant tout un moyen de transfert de donnes entre
systmes dinformation. Sa mise en uvre est possible pour la facture pour
peu que la communaut dfinisse et implmente les aspects fonctionnels
ncessaires, cest dire le ou les messages quelle souhaite changer via
EDI (facture, bon payer, rglement et avis de paiement), ainsi que les rgles
de gestion et scnarios dchange auxquels lensemble des membres de la
communaut doit adhrer en signant une chartre dinterchange.
Il existe deux types dacteurs dans ce secteur :
Les RVA (Rseaux Valeur Ajoute) : qui historiquement oprent
des rseaux X400 ou privs, sous de haute disponibilit, et sur
lesquels les messages EDI sont changs. Ces acteurs ont volu
vers du Web-EDI, et cherchent accrotre leur valeur ajoute en
proposant de nouvelles fonctionnalits, en gnral en mode ASP. Le
dveloppement dInternet et de protocoles tels que AS2 menace
lourdement leur activit traditionnelle de RVA.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Les Editeurs de Logiciels EDI : qui dveloppent et commercialisent


des logiciels en capacit de traduire les donnes internes en
messages EDI (et vice versa) et de grer les missions et rceptions
de message. Historiquement, ces acteurs ont dploy leurs solutions
vers les contreparties des grands donneurs dordre, en
complmentarit des RVA. Ils ont ensuite propos une infogrance
des moyens EDI, puis ont dvelopps des offres de Web-EDI
correspondant une vente sous forme ASP de leurs produits. Ils
rejoignent ainsi les RVA sur une partie de leur offre.

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


LEDI en France est historiquement le premier mode dchange de facture qui
a fait lobjet dune rglementation fiscale spcifique crant la notion doriginal
lectronique (article 289 bis de la loi n 90-1169 du 29 dcembre 1990).
Depuis, la rglementation europenne et franaise prvoit spcifiquement ce
mode dchange, qualifi dchange EDI ou change de fichiers structurs.
La dmatrialisation fiscale peut tre offerte grce des stations de
dmatrialisation (les stations EDI), qui rponde la rglementation : contrle
des mentions obligatoires, constitutions des listes rcapitulatives et de
partenaires, archivage des fichiers de factures lectroniques dans leur forme
originale (EDIFACT, XML), capacit de restituer lensemble en ltat et sous
forme lisible.

Intrt pour lEntreprise


Une fois la communaut dploye, les factures sont transmises et conformes
la rglementation fiscale un cot de revient minimal. Lintgration de
systme systme peut se faire totalement.
Les cots lis au transport et la manipulation des factures papier sont
fortement rduits pour lacheteur et le fournisseur.
Saisie des factures rduites au minimum (soit full automatique, soit rduite
lenrichissement comptable pour intgration analytique).
La validation automatique est possible.
Permet lacclration des cycles de traitement des factures.

Contraintes pour la ralisation des gains


Dployer le rseau de faon significative.
Dfinir les messages changer et se mettre daccord sur des normes
communes.
Dfinir des rgles de gestion et des scnarios dchange communs.
Pour les contreparties, tre en capacit dtre conforme avec toutes les
communauts de ses grands donneurs dordre (intgration spcifique
possible chaque fois).

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

LEDI ayant t dvelopp dabord pour rpondre aux besoins de flux tendus
dans les approvisionnements, le niveau de disponibilit et de service sur la
partie transport est trs lev (garantie de transmission en quelques minutes).
Cest une valeur ajoute qui a un prix, qui peut tre peru comme important
pour un simple transport de factures.
Ncessite la mise en place de work flow de validation.
Ne concerne que les factures lectroniques. Il reste donc de faon durable
des factures papier traditionnelles qui doivent continuer dtre traites
classiquement.
La conservation dun double processus (lectronique / papier) ne facilite pas
la rorganisation sur un scnario cible cot acheteur.

Atouts spcifiques
Trs intgr.
Trs efficace pour les grands flux.
Mode production.

Limites
Le dploiement est long et en pratique rserv aux grandes contreparties (qui
changent des flux importants) ou celles qui nont pas le choix.
Il ne sagit que dchanges de messages. Il ny a pas de journalisation ou
stockage centralis. Lintgration dun nouveau message est long.
Il nexiste pas de normes communes. Lexprience montre que mme sur un
message normalement commun pour une communaut, des diffrences
dimplmentation et dinterprtation existent.
En pratique, seule la facture est concerne. Cela nintgre donc pas de
workflow de validation, ni de retour dinformation vers les fournisseurs.
La domination des communauts par les grands donneurs dordre qui veulent
tous imposer leur solution ou leur standard conduit les contreparties
multiplier les investissements pour se rendre compatible avec plusieurs
communauts.
Les volutions de normes ou de message peuvent impliquer des cots de
maintenance levs.
Il sagit essentiellement de moyens techniques dchange et de traduction
trs efficaces une fois mis en production, mais sans intgration de
composantes fonctionnelles en standard.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

b Le web EDI

Description
De faon largir les communauts EDI, la plupart des acteurs de ce
secteur, quils soient oprateurs de RVA ou Editeurs de Logiciel EDI, ont
dvelopp des offres EDI sous forme ASP. Il sagit en pratique de permettre
des contreparties de transmettre ou recevoir des messages (commande,
expdition, rception), partir de sites WEB ddi (portails). En gnral, ces
services WEB proposent des formulaires permettant de constituer les
messages en ligne, puis des modules de traduction en ligne permettant de se
rendre compatible avec la communaut dsire.
Le cot dentre dans la communaut peut ainsi tre fortement rduit si on en
reste la re-saisie dinformation sur un site WEB destination de canaux
EDI, ou la rception de messages au travers dun site WEB. La valeur
ajoute de lentre dans la communaut est cependant limite et lintgration
faible.
Cependant, les services EDI classiques, permettant de bnficier de tous les
avantages de ladhsion une communaut, commencent tre distribus
en ASP. Dans ce cas, les Entreprises nachtent pas de suite logicielle EDI,
mais paient directement au message et aux traitements effectus (traduction,
transmission, dmatrialisation fiscale, archivage). Des investissements
dintgration restent nanmoins ncessaires pour automatiser un minimum
les traitements, et raliser les gains potentiels de ladhsion la
communaut.
En pratique, tant donn que le WEB EDI vient en complment de lEDI, pour
des volumes plus faibles et que la facture est peu dveloppe sur lEDI, ce
mode est aujourdhui utilis essentiellement pour les commandes, avis
dexpdition ou bons de livraison.

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


Cest potentiellement compatible, puisque la rglementation sur la
dmatrialisation fiscale en mode EDI prvoit sa mise en uvre sur des sites
centraliss en substitution des stations de dmatrialisation fiscale poses
dans les Entreprises pour lEDI classique . En pratique, le WEB EDI est
peu dvelopp sur la facture sous cette forme aujourdhui (avec
dmatrialisation fiscale).
Par contre, les services dEIPP qui comportent une composante dchange de
facture via des sites WEB mettent en uvre ce mode EDI centralis pour
assurer la dmatrialisation fiscale. On pourrait donc considrer que les
services dEIPP sont des WEB EDI de la facture.

Intrt pour lEntreprise

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Permet dlargir le rseau des contreparties pour un donneur dordre et donc


de disposer de plus de factures lectroniques.
Permet des contreparties de rpondre aux exigences des donneurs dordres
et dviter un d-rfrencement.
Saisie des factures rduites au minimum pour le donneur dordre (soit full
automatique, soit rduite lenrichissement comptable pour intgration
analytique).
Les cots lis au transport et la manipulation des factures papier sont
fortement rduits pour lacheteur et le fournisseur.
Permet la validation automatique.
Permet lacclration des cycles de traitement des factures.

Contraintes pour la ralisation des gains


Dployer le rseau de faon significative.
Dfinir les messages changer et se mettre daccord sur des normes
communes.
Dfinir des rgles de gestion et des scnarios dchange communs.
Pour les contreparties, tre en capacit dtre conforme avec toutes les
communauts de ses grands donneurs dordre. La multiplication possible des
WEB EDI des grands donneurs dordre ne facilite pas le quotidien des
contreparties.
Ncessite la mise en place de work flow de validation chez le donneur
dordre.
Ne concerne que les factures lectroniques. Il reste donc de faon durable
des factures papier traditionnelles qui doivent continuer dtre traites
classiquement.
La conservation dun double processus (lectronique / papier) ne facilite pas
la rorganisation sur un scnario cible cot acheteur.

Atouts spcifiques
Simplicit de mise en uvre pour des contreparties.
Mode service. Investissement faible.

Limites
Ne sapplique que sur le message facture. Pas de retour dinformation
fournisseur.
Peu dvelopp sur la facture.
Il ne sagit que dchanges de messages. Il ny a pas de journalisation ou
stockage centralis. Lintgration dun nouveau message est long.
Soit peu dintgration et re-saisie ncessaire, soit un intgration minimale
pour dlivrer ou intgrer le ou les bons messages.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Communautaire et priv. Il peut tre ncessaire de multiplier les


investissements pour se rendre compatible avec plusieurs communauts.
Les volutions de normes ou de message peuvent impliquer des cots de
maintenance levs.
Il sagit essentiellement de moyens techniques dchange et de traduction
trs efficaces une fois mis en production, mais sans intgration de
composante fonctionnelle en standard.

c Les communauts EDI


LEDI est organis en communauts, en gnral sectorielles. Celles-ci sont
tires par les grands donneurs dordres qui collaborent pour dfinir des
normes dchange de donnes dans leur secteur.
Ce travail de normalisation est long et lourd, mais aussi trs structurant.
En fonction des spcificits culturelles des secteurs, limplmentation du
mode dchange EDI est plus ou moins impose aux fournisseurs
contreparties. Linvestissement peut tre port par les fournisseurs, mais
aussi partag au sein de la communaut.
Cot fournisseurs, la seule difficult rside dans le fait quils peuvent tre
amens servir plusieurs communauts, et donc avoir multiplier les
investissements pour se rendre compatibles avec les choix de messages et
dimplmentations de chaque communaut, et den supporter les cots de
maintenance ou dvolution des messages.

d Lconomie de lEDI
Dune faon gnrale lEDI consiste faire communiquer des systmes
dinformation diffrents. Il sagit donc essentiellement dune problmatique
dinterfaage de systme. Cela demande donc un minimum dinvestissement
correspondant :
Tout dabord pour une communaut, llaboration de rgles,
scnarios et messages communs,
Puis pour chacun des membres :
une analyse des donnes disponibles dans le systme
dinformation,
une intgration (ou un export) des donnes avec traduction
des tests de bout en bout,
une phase de mise en production.
Enfin, lacquisition des logiciels EDI ncessaire (sous forme
logicielle ou ASP).

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Au del de ces investissements initiaux, le cot dutilisation peut tre trs


faible. Il sagit en gnral dun abonnement mensuel, puis dun cot au flux
(message, Kilo-octet) et la fonction opre (transport, traduction,
dmatrialisation fiscale, archivage, horodatage, ).

2.4.2 EIPP/EBPP
LEIPP (Electronic Invoice Presentment and Payment) se distingue
classiquement de lEBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) par le
fait que lEIPP concerne les changes B2B et lEBPP les changes B2C.
Nous nous concentrerons donc ici sur lEIPP.

a Principales caractristiques de lEIPP.

Description
LEIPP est un prolongement des EDI et WEB EDI sur le fonctionnel facture
dans la mesure o il sagit de solutions logicielles ou ASP, en gnral sous
forme de site WEB (portails privs fournisseurs ou acheteurs ou bien services
ouverts oprs par des tiers et pouvant se comparer des places de march
de la facture) en capacit de communiquer avec les systmes dinformations
htrognes des Entreprises sous diffrents modes (EDI, XML, X400, HTML,
SMTP, AS2, ). Ils intgrent une couche fonctionnelle de traitement de
facture intgrant les fonctions suivantes : mission, rception,
dmatrialisation fiscale et archivage, intgration comptable, validation et
workflow, changes collaboratifs sur la validation et traitement des litiges,
rglements et paiement, affacturage en ligne.
La grande diffrence avec les systme EDI est donc cette composante mtier
et le fait que ces systmes se comportent comme des hub de synchronisation
entre systmes dinformation des acheteurs, fournisseurs, affactureurs et
banques, pour les transactions de facturation, de la facture au rglement.
En effet, ces systmes ne se limitent pas permettre lchange de messages
que les utilisateurs doivent pralablement dfinir et accepter, mais proposent
des scnarios dchanges lis aux contraintes mtier, ainsi quun cadre
juridique commun qui dfinit une valeur probante des changes effectus sur
ces plateformes.
De plus, ces systmes proposent en gnral une journalisation de lensemble
des actions venant impacter le processus de facturation, ce qui offre un
grande traabilit et fiabilit dune information unique partage par tous les
acteurs de la transaction.
En gnral ces systmes proposent un accs unique chaque adhrent et
prennent en charge la compatibilit avec les autres adhrents, quils soient du
mme secteur ou non. Cela impose notamment un format pivot de message

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

facture suffisamment modulaire pour rpondre aux exigences de tous les


secteurs dactivit.

En termes fonctionnels, ces systmes comportent au minimum les


fonctionnalits suivantes :
Transmission des factures
Collecte / mission depuis les systmes dinformation
fournisseurs, sous tout format et par tout mode dchange (html
scuris, smtp, X400, AS2)
Traduction ventuelle
Transmission vers les acheteurs, dans le bon format et avec le
mode dchange dsir.
Dmatrialisation fiscale EDI centralis , archivage, restitution
Horodatage et traabilit
Conservation en central jusquau terme de la transaction
Validation et work-flow
Work flow de validation en ligne
Echange dinformation avec le systme dinformation de
lacheteur pour synchroniser les informations de validation (soit
de lacheteur vers la plate-forme si la validation se fait dans le
systme de lacheteur, soit de la plate-forme vers lacheteur si la
validation se fait sur la plate-forme).
Echanges collaboratifs et traitement des litiges
Retour dinformation possible sur la validation
Echanges collaboratifs en cas de litige (qualification)
Rglement et paiement
Constitution des rglements
Information vers les fournisseurs pour lettrage
Emission des paiements vers les banques
Prsentation uniforme des transactions compltes de facture
Aux acheteurs,
Aux fournisseurs,
Eventuellement des tiers
Administration et droits des utilisateurs
Automatisation des changes (synchronisation en mode
automatique de type API
Utilisateurs et droits daccs multi-niveau et par fonctionnalits
Dlgation

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
Panorama des offres

Dautre part, certains systmes proposent de plus :


La connexion des affactureurs
Prsentation des factures pour prise en charge
Reroutage des informations de paiement
Partage des informations sur la validation et le paiement
Lintgration comptable
Intgration en comptabilit gnrale
Intgration analytique et compltude comptable
Lintgration des flux non lectroniques ou non structurs de bout en
bout :
Images de factures scannes, saisies
Pices jointes pour la validation
Images de factures signes ( valeur doriginal fiscal)
La compatibilit avec les systmes de carte dachat
Linterfaage avec les systmes de-procurement pour faciliter la
validation automatique

Enfin, certains acteurs ou services proposent au del de leur plate-forme en


mode ASP, lintgration, en mode BPO, de tous les moyens ncessaires un
traitement unifi numrique des factures :
Scanning, lecture automatique, saisie,
Editique, impression & routage
Facture lectronique signe (archivage, vrification de signature,
lecture automatique ventuelle)

Compatibilit avec la dmatrialisation fiscale


La plupart des systmes europens se disent compatibles avec la
rglementation europenne, dcline en droit national. En gnral, ils mettent
en uvre la partie EDI / fichiers structur de la rglementation.
Certains systmes proposent aussi la facture lectronique signe (avec
archivage)

Intrt pour lEntreprise


Permet doptimiser les cots de traitement des factures au maximum pour
lensemble des acteurs
Apporte une meilleure traabilit de linformation de facture
Acclre et fiabilise la validation et le DSO
Amliore la gestion des contreparties (clients ou fournisseurs)
Amliore le pilotage de lEntreprise et sa gestion des risques

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
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Contraintes pour la ralisation des gains


Si seuls les changes lectroniques de bout en bout sont mis en uvre, les
contraintes sont identiques celles rencontres sur lEDI : dploiement des
contreparties et volume de factures traites. Un double traitement trop
durable ne permet pas les optimisations organisationnelles.
Si lensembles des factures passent dans le systme dEIPP, par association
de lEditique et du Scanning / saisie, alors des premiers gains peuvent tre
atteints rapidement sur les phases de manipulation du papier et sur la
validation, les autres tant dpendants :
Des efforts faits pour effectuer une validation automatique
Du dploiement des contreparties
De la capacit des acheteurs renvoyer des informations de
validation et de paiement vers les fournisseurs

Atouts spcifiques
Systmes complets de synchronisation, de journalisation de toutes les tapes
du traitement dune facture.
Multi-sectoriel, multi-canal, et pour certains multi-supports.
Compatibilit ascendante, notamment sur les messages.

Limites
Gestion de pices jointes multiples et papier pour la validation lectronique
des factures.
Implique une remise plat des rgles de gestion de traitement dune facture
qui ne sont pas toujours clairement dfinis (rgles daffectation comptable
analytique, enrichissement et compltude comptable).
Pour les systmes qui ne traitent que de la facture lectronique de bout en
bout, la limite est le temps de dploiement des contreparties et les cots et
organisation rsiduelles pour les flux papiers qui continueront dexister de
faon importante (petits flux).
A ce jour les grandes plates-formes ne sont pas interconnectes, mais elles le
seront forcment terme.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
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Lconomie de lEIPP
Le modle dominant en Europe est un modle ASP. La structure de prix est
donc la suivante :
Un cot dintgration correspondant
A la connexion une fois pour toute la plate-forme
A lintgration des diffrents messages et niveaux dinformation
(facture, intgration comptable, validation, rglement)
Un cot dentre dpendant des politiques tarifaires des acteurs
Set up cost daccs au rseau des contreparties existantes
Set up cost de type achat de licence
Un abonnement priodique dpendant
du nombre dutilisateurs
du niveau de service
Un cot la facture et / ou la ligne de facture
En gnral ces cots sont rpartis sur les acteurs (acheteurs, fournisseurs et
affactureurs) qui profitent chacun dune valeur ajoute apporte par le
service. Une rpartition diffrente est possible, sous impulsion de lun des
acteurs dominants (acheteur ou fournisseur).
Ce mode ASP ne peut que conduire une interconnexion des plates-formes
et un nombre rduit des acteurs, du fait de la valeur des rseaux constitus.

Un autre modle est possible, peu rpandu en Europe, mais bien prsent aux
USA : le mode logiciel. Il sagit alors de vendre un plate-forme des grands
acteurs (fournisseurs ou acheteurs) qui en font un portail priv acheteur ou
fournisseur. Les limites de ce modle rsident dans le fait que ces systmes
privs sont souvent personnaliss, ce qui augmente fortement les chances
dincompatibilits de ces plates formes entre elles. Il en rsulte un risque de
se retrouver dans les travers de lEDI, savoir un cloisonnement sectoriel et
une obligation pour les fournisseurs moyens de se rendre compatibles avec
des dizaines de plates-formes presque identiques, mais diffrentes.

2.4.3 Facture de donnes structures ou facture lectronique signe ?

La facture lectronique signe pour les metteurs.


Dans la continuit de la directive europenne sur la signature lectronique,
traduite en droit domestique dans toute lEurope et qui donne lcrit
lectronique la mme valeur juridique que lcrit papier, la directive
Europenne du 20 dcembre 2001 a ouvert la voie de la facture lectronique
signe, dont la signature lectronique garantit lintgrit des factures et
lauthenticit de lmetteur.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
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Mme sil rside des difficults relles pour dployer la signature lectronique
dans un monde ouvert, notamment lorsquelle doit tre scurise, cest un
concept mdiatique et porteur car simple comprendre puisquil transpose
directement les moyens communment utiliss sur le papier. Cest
effectivement cette transposition directe qui a t faite en France puisque la
signature lectronique sapplique essentiellement sur une facture dite non
structure , c'est--dire une image ou une facture en mode texte.

Le principe est simple : une facture lectronique signe est une facture
papier, sans papier. La signature lectronique est simplement l pour mieux
garantir que cette image de facture est bien une facture originale,
caractristique qui est aujourdhui assure par la matrialit du support papier
(et mme sil est trs facile de fabriquer une fausse facture papier).

Il en rsulte que la facture lectronique signe laisse lacheteur dans une


situation proche de celle quil vit avec des factures papier. Si ce nest quil doit
disposer dune GED pour grer ces images de factures, ou les rimprimer
pour poursuivre son traitement classique, tout en gardant lesprit que
loriginal est maintenant lectronique. Ce dernier point lui cre lobligation de
conserver cet original sous forme lectronique pour restitution ventuelle,
ainsi que dtre capable den vrifier la signature pendant 6 ans au moins.

Ce dernier point nest pas si anodin, puisque la vrification dune signature


passe par la vrification que le certificat tait valide au moment de son
utilisation pour signature. Sachant que ces certificats sont en gnral valides
un an, et quils peuvent avoir fait lobjet doppositions qui les invalident, sans
que lhistorique des invalidations de tous les certificats expirs soit tenu de
faon fiable et universelle, on comprend mieux les difficults pratiques qui
restent rsoudre. On comprend aussi quune signature lectronique ne se
conoive pas sans horodatage rput fiable (c'est--dire dpendant dune
horloge neutre).

Une fois vrifis ces petits dtails auprs de la solution retenue, qui aprs tout
nont de relle importance que pour les acheteurs, lmission de facture
lectronique signe est tout fait comparable une impression virtuelle
(comme lenvoi dun fax au travers dune messagerie). Il est donc
extrmement simple et sduisant pour les metteurs de factures, qui
rduisent immdiatement les frais dimpression et de routage (y compris
affranchissement). Dautre part, lenjeu dautomatisation de lintgration des
factures tant plus limit pour les petites organisations, la facture lectronique
signe semble parfaitement adapte et efficace pour les changes dans le
tissu de PME.

La facture structure pour les acheteurs

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation
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Dans la continuit des systmes EDI promus par les donneurs dordre, la
rglementation a confirm la possibilit dmettre des fichiers structurs
permettant une automaticit de traitement.

Cela demande donc un effort particulier aux fournisseurs pour produire des
factures lectroniques compltes, c'est--dire comportant toutes les
informations demandes par leurs clients.

Cela fiabilise et scurise le processus de traitement, notamment le risque


fiscal, mais aussi la sincrit des comptes, puisque ce mode dchange est
fait pour garantir que les factures mises sont bien conformes (contrle des
mentions obligatoires lmission et la rception), impose une journalisation
des missions et des rceptions, et permet que les factures intgres en
comptabilit chez lacheteur soient directement les factures produites depuis
la comptabilit fournisseur.

Par contre cette fiabilit, sans commune mesure avec ce qui existe sur le
papier aujourdhui, impose un respect strict de la rglementation, comme par
exemple lincapacit demander au fournisseur de refaire une facture
fausse , mais lobligation de faire une facture corrective ou un avoir. Si des
perturbations sont prvoir au dbut, cela ne peut quamliorer la qualit du
processus de facturation. Cest pourquoi la dmatrialisation 289bis a trs
largement la prfrence des acheteurs.

Les cueils dune solution mixte


Etant donn que les fichiers structurs ont la prfrence des acheteurs tout
dabord pour des raisons dintgration automatique, et que la facture
lectronique signe est plus simple et souple mettre en uvre et nimpose
pas le contrle systmatique des mentions obligatoires et la journalisation des
changes, on pourrait tre tent de mettre en uvre des solutions mixtes :

Donnes structures pour le traitement comptable et de validation


Facture lectronique signe pour loriginal fiscal et llimination du
papier.
Bien que sduisante, cette solution est prendre avec rserve parce quelle
pourrait conduire des risques systmiques importants. En effet, si 2 flux
distincts se mettaient en place, savoir un flux lectronique de donnes
comptables et un flux spar et indpendant de pices justificatives
comptables que sont les factures originales (papier ou lectronique), le risque
est grand que ces deux flux divergent et quaucune procdure ne viennent
garantir leur cohrence.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

Si ces alternatives devaient tre mises en place, il faudrait au minimum que


les acheteurs et les auditeurs aient lassurance que ces 2 flux proviennent
dune mme source, c'est--dire que la facture lectronique signe provient
du flux de donnes de facture structur. Dans ce cas, nous nous approchons
dun flux de factures lectroniques structures.

Dautre part, mme bien fait, la co-existence de 2 objets (une image et des
donnes) pour reprsenter une facture sera toujours source dangoisse pour
un systme dinformation, notamment lorsque la cohrence de ces 2 objets
dpend du monde extrieur.

3 Mais le concept de facturation lectronique est


encore flou et complexe pour beaucoup
dEntreprises

3.1 La perception de nombreux obstacles favorise les attitudes


prudentes et attentistes
Un certain nombre dobstacles, plus ou moins effectifs selon les cas,
sopposent ou ralentissent la mise en uvre de la facturation lectronique.

3.1.1 Cest une pratique trop peu rpandue parmi mes partenaires
Le premier dentre eux concerne la faible diffusion elle-mme de cette
pratique. En effet, quel intrt de se mettre en capacit denvoyer et de
recevoir des factures lectroniques si aucun partenaire ne souhaite en
recevoir ou en mettre ? On tombe ainsi dans un dilemme de poule et
duf propre aux dploiement de rseaux, lattentisme des uns nourrissant
celui des autres, aboutissant un ralentissement gnralis du dploiement.
Or, toute Entreprise peut mettre en place ds maintenant une gestion
entirement dmatrialise de sa facturation indpendamment du
comportement de ses contreparties.

3.1.2 Les partenaires prts lchange lectronique ont des pratiques


trop htrognes
La grande htrognit des pratiques en termes de formats de factures, de
standard technologiques, de canaux de communication, constitue un autre
obstacle majeur dans la perception des Entreprises : se connecter sa
communaut semble en effet impliquer la prise en charge de formats et de
canaux multiples, dont le cot et la complexit finiraient par dpasser
largement ceux de la facturation papier traditionnelle.
Or, les offres existantes sur le march permettent aux Entreprises de ne
grer que leur propre format, la complexit et lhtrognit de la
connexion aux contreparties tant entirement transparentes pour elles.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

3.1.3 La dmatrialisation fiscale est complexe et conditionne le retour


sur investissement
Les Entreprises savent pour la plupart que la facturation lectronique suffit
dsormais faire face aux obligations fiscales. Cependant, les contraintes
ncessaires la conformit avec les rgles fiscales sont mal connues et
perues comme complexes et lourdes.
Le risque associ une non-conformit du systme de tltransmission /
dmatrialisation lors de son contrle ventuel peut conduire une obligation
de repasser en facture papier si le systme ne se mettait pas en conformit
sous 30 jours.
En ce qui concerne le risque fiscal direct relatif la dductibilit de la TVA
des factures fournisseurs, les contraintes sont les mmes que pour les
factures papier et les systmes lectroniques sont plus exigeants. Il en rsulte
que ce risque est au minimum identique celui assum sur des flux papiers.
Enfin, les Entreprises pensent souvent tort que la facturation dmatrialise
dun point de vue organisationnel implique le passage la dmatrialisation
fiscale.
En ralit, les Entreprises peuvent capturer une grande partie des gains
lis la dmatrialisation du traitement de la facture sans
dmatrialisation fiscale ; la seule obligation supplmentaire dans ce
cas tant de stocker un original papier en prvision dun contrle,
exemplaire qui nentrera jamais dans les processus oprationnels de
lEntreprise. La seule contrainte est de mettre en uvre une procdure
permettant de sassurer que les donnes traites sont conformes aux
originaux papier.

3.1.4 Les potentiels de gains de la facturation lectronique sont


difficiles concrtiser
Les Entreprises sinterrogent sur la possibilit de concrtiser les gains
apports par un systme de facturation dmatrialis du fait, entre autres :
des difficults rallouer les ressources nombreuses aujourdhui
affectes au traitement manuel des factures papier,
de la ncessit de mettre en place de nouveaux processus de
traitement autour des donnes lectroniques (le workflow de
validation, les outils de rapprochement automatique commandes -
factures, etc.),
de lincertitude sur lapptit de leurs fournisseurs interroger un
portail Internet dinformations sur leurs factures plutt que de
continuer les appeler directement,
de lincertitude sur leur capacit ngocier avec leurs fournisseurs
une nouvelle capacit payer plus rapidement contre des rabais.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

Effectivement, la concrtisation des gains potentiels de la facturation


dmatrialise implique un projet gr dans temps et avec un minimum
de rorganisation et de volont de gnrer le retour sur investissement
le plus important et le plus rapide possible.

3.2 Les Entreprises font face une profusion doffres souvent


complexes
Les Entreprises sont de plus en plus sollicites par des fournisseurs de
solutions multiples et apparaissant souvent inconciliables, et donc poussant
des choix monolithiques sans retour.
La confrontation ces offres amne un certain nombre de questions :
doit-on tout scanner ? Mais comment alors intgrer les factures 100%
lectroniques proposes par certaines contreparties ?
doit-on jeter les investissements faits dans lEDI ?
lEIPP, cest bien, mais comment faire avec les contreparties qui
refusent denvoyer des factures lectroniques ?
est-on condamn faire coexister plusieurs systmes, accroissant
ainsi la complexit du systme de facturation au lieu de le simplifier ?
au final, quel est lenjeu global et moyen terme pour lEntreprise du
choix dune ou plusieurs de ces technologies ?

4 Cependant, les Entreprises vont tre confrontes


une pression extrieure croissante pour passer
la facturation dmatrialise
Malgr un dmarrage lent amorc au milieu des annes 90, la facturation
dmatrialise a atteint une masse critique qui gnre une pression
croissante sur les Entreprises. Cette pression prend diverses formes et va
aller croissant dans les mois et annes venir.

4.1 Les fournisseurs de taille moyenne sont de plus en plus


sollicits par leurs grands clients pour passer la facturation
lectronique
Les grands donneurs dordres sont ceux qui ont le plus gagner la
facturation dmatrialise du fait de leur taille, que ce soient des acteurs dj
trs avancs comme ceux de la grande distribution ou des industriels de taille
mondiale. Il semblerait ainsi quune trs grande partie des Entreprises
franaises du CAC 40 ait un projet de dmatrialisation en cours ou en
prparation.

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Les volutions techniques et rglementaires modifient les modalits de la facturation

Leurs fournisseurs vont donc certainement tre trs prochainement


dmarchs par ces clients qui vont leur demander dtre capable dinjecter
leurs factures dans le systme de dmatrialisation quils auront choisi.

4.2 La concurrence va pousser les fournisseurs, notamment de frais


gnraux, proposer spontanment loption facturation
lectronique leurs clients
La possibilit denvoyer des factures lectroniques constitue un atout
marketing pour la diffrenciation dune offre B to B. Cet atout est encore plus
important pour les offres dites de frais gnraux comme lintrim, la
location automobile par exemple ou de commodits comme llectricit ou
leau. Les factures lies ces offres sont en effet la fois les plus
nombreuses rapportes aux nombres de prestations ou leur montant et les
plus coteuses et complexes traiter.
Un certain nombre de grands fournisseurs de ces secteurs ont commenc
proposer loption facture lectronique leurs clients ; leurs concurrents vont
subir une forte pression proposer des options similaires.

4.3 La facturation dmatrialise va devenir une obligation pour les


groupes internationaux contraints de rduire leurs cots en
permanence
La diffusion de linformation sur les ROI raliss aux USA, ainsi que les
premiers retours dexprience franais ont valid la capacit de la facturation
dmatrialise gnrer rapidement des gains de productivit significatifs.
Les grandes Entreprises, notamment celles cotes en bourse, toujours la
recherche de thmes permettant de limiter leurs cots, verront certainement
comme une opportunit la possibilit de rationaliser leur facturation. Elles
risquent aussi dy tre pousses par leurs actionnaires.

4.4 A moyen terme, les acteurs publics vont certainement favoriser


le dveloppement de la facturation dmatrialise
Dans le cadre de leur action dincitation la modernisation de lconomie
nationale et de rduction de leurs cots de fonctionnement, il est probable
que les acteurs publics rendent obligatoire lutilisation de la facturation
lectronique horizon 2007, comme ils ont rcemment rendu obligatoire la
dmatrialisation des rponses aux appels doffres publics.

Les chapitres suivants vont tenter de donner des directions aux Entreprises
dsireuses de prparer un ventuel passage la facturation dmatrialise.

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- 98 -
Partie 2

Conduire un projet de
dmatrialisation des factures

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- 100 -
Chapitre I

Les 3 points cls dun projet de


dmatrialisation des factures entrantes

Lobjectif de ce chapitre est daider les Entreprises cerner les enjeux cls
dun projet de dmatrialisation des factures entrantes, afin den dfinir plus
efficacement et plus rapidement les contours organisationnels et techniques.

Pour obtenir rapidement des rsultats probants, un projet de dmatrialisation


des factures entrantes doit se fixer trois cibles prioritaires :
dmatrialiser tous les flux de donnes factures internes ou au
minimum des catgories de flux reprsentant une masse critique
(achat production, hors production, zone gographique), afin de
permettre la mise en place daction de rduction massive des cots
de traitement, mieux matriser le cycle de facturation et allger
lorganisation (p.102),
jouer la transparence vers les fournisseurs en publiant certaines
informations lies au traitement des factures (soit sur un site WEB,
soit par des messages structurs de retour) (p.106).
inciter fortement ses fournisseurs passer la facturation
lectronique pour minimiser le cot li la numrisation et saisie des
factures et disposer dinformations compltes permettant une
validation automatique (p.108).

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Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

1 La dmatrialisation des flux internes de


factures permet la capture dune premire partie
des gains potentiels du projet

1.1 Objectif
Lobjectif est de disposer le plus rapidement possible toutes les factures
entrantes sous forme lectronique en associant rception des grands flux en
lectronique et numrisation des autres flux circulant dans lEntreprise car :
la capture massive des gains lis la dmatrialisation ncessite un
environnement entirement lectronique,
la cohabitation de flux mixtes, papier et lectroniques implique la
coexistence de processus et dinfrastructures htrognes,
coexistence parfois plus coteuse et gnratrice derreurs que le
maintien du processus papier initial.
Pour atteindre cet objectif, lEntreprise doit se relier lextrieur par des
passerelles lectroniques permettant de capturer les donnes partir de tous
types de support (papier, factures lectroniques de type EDI, documents
lectroniques de type PDF, etc.) et disposer dun processus de traitement de
factures entirement numris.

1.2 Moyens ncessaires

1.2.1 Pour la dmatrialisation des flux de factures reues


La dmatrialisation des factures entrantes ncessite deux modules :
un module de capture et de traduction de tous les types de flux
lectroniques que les fournisseurs sont susceptibles de lui envoyer,
un module de numrisation (scanning + capture des donnes
essentielle + mise en forme) des factures papier envoyes par les
autres fournisseurs.
Dautres solutions soffrent lEntreprise, qui ne sont cependant pas
optimales :
numriser toutes les factures entrantes sans mettre en place de
passerelle de facturation lectronique. Dans ce cas, lEntreprise se
prive de la possibilit de recevoir des factures lectroniques
beaucoup moins chres traiter. Le jour o elle souhaitera en
recevoir, elle sera oblige de lancer un nouveau projet pour pouvoir le
faire,

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Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

ne pas faire de scanning et tenter de convertir ses fournisseurs le


plus rapidement possible lmission de factures lectroniques. Les
inconvnients de ce choix sont les suivants :
lEntreprise sera fatalement amene grer un flux mixte papier
et lectronique, la conversion de la totalit des fournisseurs
llectronique tant illusoire. Ce flux mixte peut dsorganiser
fortement les processus de traitement internes,
il fait peser une trs forte pression sur le processus de
dploiement des fournisseurs,
il repousse le retour sur investissement du projet une date
indtermine, les investissements tant quasiment quivalents
ceux dune configuration incluant le scanning. Ceci peut fragiliser
le projet lintrieur de lEntreprise et provoquer son rejet et son
chec.

1.2.2 Pour le traitement interne des factures dmatrialises


Un module de workflow informatis est ncessaire pour raliser le traitement
complet des factures dans lEntreprise partir de la circulation des leurs
donnes numrises. Il remplace lancien processus de traitement fond sur
la circulation des documents papier.
Cette GED et ce workflow sont donc un pralable obligatoire tout
traitement lectronique de facture. Ils peuvent tre en propre ou
externalis.
Il comprend :
une application de workflow en tant que telle permettant la circulation
des factures et pices jointes aux acteurs concerns,
un systme de Gestion Electronique de Documents permettant le
stockage et larchivage des donnes et images.
Il implique :
une rorganisation du processus de traitement des factures,
un projet de mise en uvre de cette rorganisation.
Un module de rapprochement automatique des factures avec les bons de
commandes et de livraison correspondants est galement souhaitable si
lEntreprise veut optimiser son cot de validation des factures. Il permet :
la validation automatique des factures conformes aux donnes de
commande et de livraison ; seules les factures sans commande et
non conformes sont alors traites individuellement dans le workflow
lectronique,
lenrichissement des donnes de la facture avec les donnes
dimputation attaches la commande.

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Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

1.2.3 Pour larchivage fiscal des factures scannes


Les originaux papier des factures scannes doivent tre stocks dans un lieu
rapidement accessible en cas de contrle fiscal.
Elles nen sont extraites qu ces occasions et ne circulent plus dans
lEntreprise, puisque leurs images ou reprsentations sont disponibles au
travers de la GED.

1.3 Bnfices potentiels


La dmatrialisation totale des flux factures lintrieur de lEntreprise permet
dadresser les enjeux les plus importants de la facturation dmatrialise :
la rduction du cot de traitement de la facture,
la matrise du cycle de facturation,
une flexibilit accrue pour lorganisation.
Elle accrot par ailleurs la qualit et la scurit globale du traitement des
factures.

1.3.1 Rduction du cot de traitement de la facture


Dans limmdiat, en partant dune situation de dpart standard , la
dmatrialisation des flux de factures internes gnre une rduction de
cots de lordre de 4 par facture, grce la suppression des cots de
traitement du courrier, de saisie et darchivage oprationnel ( distinguer de
larchivage fiscal).

Economies cibles gnres par la dmatrialisation des flux de factures entrantes

Aprs rorganisation des traitements autour des donnes numrises,


toujours en partant de notre situation standard , il est possible
dconomiser de lordre de 5 supplmentaires par facture traite, grce la
mise en uvre de la validation automatique et du workflow lectronique.

Cot cible de traitement aprs rorganisation et optimisation du traitement des factures entrantes

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Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

1.3.2 LEntreprise retrouve la matrise de ses dlais de paiement


La dmatrialisation bouleverse le processus de traitement interne en
permettant un traage immdiat, permanent et complet de lensemble des
factures entres dans lEntreprise. Ainsi, il est possible de connatre tout
moment et de nimporte quel poste de travail de lorganisation :
le statut des factures, de la prise en compte jusqu leur paiement,
les dates et les auteurs des traitements effectus,
les informations et commentaires associs ces traitements,
le nombre de factures par statut, notamment le nombre de factures
contestes, en retard, etc. et les causes associes,
lidentit des personnels chez lesquels des factures seraient
ventuellement bloques.
Lensemble du traitement des factures entrantes devient alors visible et
pilotable partir dun seul poste de travail : globalement, lchelle dun
fournisseur ou bien au niveau dune facture particulire. LEntreprise dispose
de la matrise de son cycle de facturation, avec pour consquences :
une rduction des retards de paiement et donc une amlioration
potentielle de ses relations avec ses fournisseurs et de son
approvisionnement,
la possibilit, au choix, de ngocier une garantie ou une rduction des
dlais de paiement contre des rductions de prix, ou de conserver un
crdit fournisseur matris optimisant son besoin en fonds de
roulement.

1.3.3 Flexibilit accrue de lorganisation


En rception, la disparition du circuit de validation papier entre les comptables
et les oprationnels donne une totale libert de localisation de ces deux types
de population. Dsormais, comptables et oprationnels nont plus tre
proches physiquement. Il est donc possible de mettre en place des centres de
services partags ( shared services centers ) pour les traitements de
facture, confis plutt des comptables.
Oprationnels et comptables interagissent travers le workflow lectronique
de lEntreprise, partagent les mmes donnes factures stockes en un point
unique et peuvent connatre tout moment le statut de chaque document.
La disparition des flux papiers donne donc un degr de flexibilit
supplmentaire lEntreprise qui peut ds lors dcider de regrouper les back
office de traitement des factures fournisseurs de toutes ses entits
oprationnelles, en se laissant la possibilit dexternaliser tout ou partie.

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Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

2 Synchroniser ses partenaires sur les donnes


factures de lEntreprise

2.1 Configuration
La synchronisation client - fournisseur comprend trois types de fonctionnalits
qui peuvent tre mises en place de manire indpendante :
La publication par le client du suivi de son traitement des factures
auprs des fournisseurs, au travers dune interface WEB,
la mise en place dun outil de traitement collaboratif des factures,
accessible via une interface WEB et permettant au client et
fournisseur de traiter leur litiges,
lenvoi de donnes de traitement des factures par le client (validation /
mise en paiement, rglement pour lettrage) pour intgration dans le
systme dinformation comptable du fournisseur.

2.1.1 Consultation des donnes factures


LEntreprise rceptrice de factures donne accs ses fournisseurs une
image de son processus de traitement de ses factures ou directement son
systme dinformation, savoir :
les documents factures et ventuellement pices jointes intgrs
dans son systme dinformation,
leurs statuts au moment de la consultation (prise en compte, en cours
de validation, mise en paiement ou refuse, paye le tant par le
virement X, etc.).
Dans cette configuration, elle publie ses donnes factures sur un site web
scuris accessible par ses fournisseurs grce un systme didentifiants et
de mots de passe. Ce site est aliment rgulirement avec les donnes
factures internes de lEntreprise acheteuse ; celle-ci choisit le niveau
dinformation quelle rend accessible.
Les fournisseurs peuvent ainsi connatre en quasi temps rel la situation de
leurs factures chez chacun des clients offrant cette ouverture. Si ces
systmes de publication sont fdrs par une plate-forme unique, les
fournisseurs peuvent alors thoriquement voir une grande partie de leurs
factures travers une seule interface et raliser des tris sur divers critres
trs rapides sur lensemble des fournisseurs connects la plate-forme (par
exemple, toutes les factures en retard de paiement de plus de 90 jours).

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- 106 -
Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

2.1.2 Dialogue interactif autour des donnes factures


Loutil de publication des donnes factures mis la disposition des
fournisseurs permet ces derniers de transmettre directement des messages
associs aux traitements des factures, notamment en cas de non validation.
Le client peut rpondre de la mme faon. Le fournisseur peut ainsi
facilement demander des prcisions de manire contextuelle en tant certain
de contacter le bon interlocuteur, sans pour autant avoir recours au tlphone
(coteux en temps) ou lemail (incertitude sur le bon interlocuteur et risque
que le message soit noy dans une bote mail non ddie au traitement des
factures).

2.1.3 Envoi de donnes de traitement factures


Dans ce cas lEntreprise cliente envoie rgulirement des fichiers de donnes
dans un format compatible avec le systme dinformation de son fournisseur,
pour que celui-ci puisse lintgrer automatiquement dans son systme
comptable. Les donnes plus forte valeur ajoute pour le fournisseur sont,
dans ce cadre, les donnes dtailles concernant le paiement des factures.
Pour la mise en place de ce type dchange, il est prfrable de passer par
des messages dj structurs, comme ceux proposs dans les plateforme
dEIPP.

2.2 Moyens envisageables


LEntreprise peut choisir entre les moyens suivants :
utiliser un logiciel quelle installera et grera elle-mme sur son site.
Dans ce cas, elle devra grer les accs de ses fournisseurs pour la
consultation, connecter ses fournisseurs un un pour lenvoi de
donnes et assurer la traduction de son format dans chacun de leurs
formats particuliers,
passer par une plate-forme mutualise qui publiera les donnes
envoyes rgulirement par lEntreprise, grera les droits daccs des
fournisseurs et leur enverra les donnes de paiement dans leur
format.
Dans cette hypothse, lEntreprise cliente ralise une seule
intgration avec la plate-forme sur lensemble des messages. Elle
bnficie des branchements existants avec ses fournisseurs dj
connects et profite et / ou participe au dploiement fournisseur
mutualis opr par ces plateformes vers lensemble des
fournisseurs.

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- 107 -
Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

2.3 Bnfices potentiels


Les bnfices potentiels sont de plusieurs ordres :
La publication des informations lies au traitement des factures
permet au fournisseur de mieux suivre son recouvrement et de se
montrer plus ractif dans le traitement des litiges qui sont identifis
plus tt.
Le partage de linformation permet une optimisation des relances, ce
qui a un impact positif aussi bien pour le fournisseur que pour le client
(qui na plus les grer).
Lintgration des informations lies au rglement permet une
automatisation des tches de lettrage et bouclage des flux cot
fournisseur, qui fiabilise aussi sa gestion de trsorerie.
La gestion collaborative des litiges permet de rduire les dlais de
paiement par le traitement en amont des litiges non causs (arrt du
traitement cot client, facture non-conforme, ), et mme causs
(non-validation).

3 Rduire le cot global du systme de facturation


dmatrialise

3.1 Objectif
LEntreprise ayant mis en place une dmatrialisation immdiate de ses flux
factures internes entrants se trouve dans la configuration suivante :
une trs forte majorit de fournisseurs en scanning / capture de
donnes avec un cot dacquisition des factures dmatrialises
encore important.
une minorit de fournisseurs envoyant des donnes lectroniques
dont lintgration se fait un cot nettement plus faible.
Loptimisation du cot passe par la mise en place dun programme de
conversion progressive des fournisseurs encore en format papier la facture
lectronique.
Il est noter que les Entreprises ayant choisi exclusivement le scanning pour
dmatrialiser leurs factures ne peuvent pas entrer dans cette phase de
rduction de cots sans lancer un nouveau projet de cration dune
passerelle lectronique avec leur systme dinformation, puis de limposer
leurs fournisseurs.

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- 108 -
Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

3.2 Moyens envisageables


LEntreprise en position de client peut inciter ses fournisseurs passer la
facturation lectronique en leur proposant:
un accs la publication des informations de traitements des
factures, augmentant ainsi lefficacit et rduisant potentiellement le
dlai de leur recouvrement,
des conomies internes directes sur lmission et larchivage,
une capacit offrir cette possibilit de facturation lectronique
leurs autres clients, diffrenciant ainsi leur offre de celle de leurs
concurrents,
la transmission des donnes lectroniques de paiement de leurs
factures, qui leur permettra dautomatiser une partie de leur lettrage,
ventuellement et en fonction de la politique dachat de lEntreprise,
dchanger ce passage contre un accord sur les dlais de paiement.

En fonction de son poids, lEntreprise en position dacheteur peut faire de


lenvoi de factures lectroniques un des ses critres de slection de ses
fournisseurs.

3.3 Bnfices potentiels


Le bnfice premier est bien videmment la rduction de cot de rception
des factures, qui peut tre divis aisment par 2.
Le second bnfice est laugmentation de la qualit du systme de
dmatrialisation :
la suppression de la lecture des donnes sur les factures numrises
diminue le risque derreur de saisie.
La publication des informations lies au traitement des factures rduit
le cot des relances et permet notamment de dorienter les
fournisseurs vers cette information (rduction des services de gestion
des appels fournisseurs).

Enfin, le passage la facture lectronique offre la possibilit de recevoir une


information beaucoup plus riche pour un cot trs faible :
capture de la totalit des lignes, de donnes supplmentaires, etc.
capacit de validation automatique (rapprochement avec base de
commandes).
paiement automatique rapide, permettant une ngociation sur les
prix.

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Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

4 Comment coordonner ces trois objectifs ?

Dans une dmarche optimise, lEntreprise doit se mettre en position de


poursuivre simultanment ces trois objectifs, pour dobtenir le retour sur
investissement le plus lev possible avec un cot de dmatrialisation en
permanence son minimum.
La configuration suivante permet dadresser les trois cibles la fois moindre
cot :
cration dune passerelle (1) capable dintgrer automatiquement des
factures lectroniques dans le systme dinformation comptable de
lEntreprise,
connexion de tous les fournisseurs (2) en mesure denvoyer des
factures lectroniques cette passerelle,
scanning et lecture des factures papier (3) envoyes par les autres
fournisseurs et intgration des donnes correspondantes travers la
passerelle unique,
publication des donnes factures (4) avec ouverture aux fournisseurs,
lancement dun processus de conversion des fournisseurs papier (5).

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- 110 -
Les 3 points cls dun projet de dmatrialisation des factures entrantes

Pour atteindre ces objectifs, en fonction de ses choix stratgiques et de sa


capacit dployer sa solution vers ses contreparties, lEntreprise acheteur
peut :
soit dcider de dvelopper sa propre passerelle et organiser
lintgration des diffrents flux (entrants et sortants fournisseurs,
scanning / saisie, publication) en relation avec plusieurs prestataires
(EDI, scanning, fournisseurs en direct),
soit faire le choix dun prestataire consolidateur dont le mtier est de
connecter clients et fournisseurs autour du processus de facturation.
Il est clair qutant donn que chaque Entreprise en position dacheteur peut
tre tente de dployer sa solution mais que chacune de ses contreparties
fournisseur souhaite limiter la multiplication de ses connexions extrieures,
lapproche la plus conomique et efficace est de passer par des plateformes
centralises jouant le rle de nud de rseau pour lensemble des
partenaires conomiques.
Ainsi, au gr du dveloppement des rseaux de ces plateformes mais aussi
grce la capacit de traiter des flux papier entrants importants, lEntreprise
dispose immdiatement :
de flux internes intgralement numriss indpendamment de la
vitesse de conversion de ses fournisseurs la facture lectronique,
dun cot optimal de rcupration des donnes factures chaque
instant, stant mise en capacit de recevoir des factures
lectroniques ds quun fournisseur dcide dy passer,
des connexions dj tablies entre ses fournisseurs et la plate-forme,
dans le cadre de projets raliss pour dautres clients quelle.

5 Notre vision sur ltat du march actuel :


Beaucoup dEntreprises ont compris lintrt de dmatrialiser tous les flux
entrants de factures, ce qui se concrtise par des projets de scanning et de
lecture automatique de documents. Cette approche implique cependant le
lancement dun nouveau projet pour intgrer les fournisseurs souhaitant
envoyer des factures lectroniques.
Peu dEntreprises ont vu les avantages douvrir leurs donnes factures leurs
fournisseurs, car cette phase demande un dbut de synchronisation
interentreprises qui peut les rebuter (il faut pousser ou forcer ses
contreparties utiliser les outils mis leur disposition).
Enfin, de plus en plus dacteurs ont compris limportance de disposer dun
systme unique capable de grer tous les types de factures partir dune
seule infrastructure, afin dtre capable dintgrer les changements de
comportements de leurs fournisseurs avec un minimum de cot additionnel.

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- 113 -
Chapitre II

Les 2 points cls dun projet de


dmatrialisation des factures mises
Lobjectif de ce chapitre est daider les Entreprises cerner les enjeux cls
dun projet de dmatrialisation des factures mises, afin den dfinir plus
efficacement et plus rapidement les contours organisationnels et techniques.

Pour lEntreprise en situation de fournisseur, les cibles prioritaires sont de


deux ordres :
se donner la capacit dmettre tous types de factures
lectroniques pour crer un avantage marketing par rapport ses
concurrents (p.114),
lancer un processus de conversion de ses clients la
facturation lectronique pour crer les conditions dune plus grande
matrise des dlais de paiement (p.116).
Pour les fournisseurs de frais gnraux, notamment dUtilities, la rduction
des cots dmission (impression acheminement, archivage) peut tre un
enjeu important aussi.

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- 114 -
Les 2 points cls dun projet de dmatrialisation des factures mises

1 La capacit dmettre des factures dans tous les


formats souhaits par les clients permet de
diffrencier son offre en rduisant ses cots

1.1 Configuration
LEntreprise en position de fournisseur est relie lextrieur par des
passerelles lectroniques permettant dmettre des factures sur tous les types
de support (papier, factures lectroniques de type EDI, documents
lectroniques de type PDF, etc.) et dans tous les formats demands par ses
clients.

1.2 Moyens envisageables


Il sagit de :
se mettre en position de constituer les factures partir dune source
unique de donnes do la mise en forme des factures est faite en
fonction du besoin du destinataire et du choix de lmetteur :
Constitution dune image, si possible conserve dans une GED,
puis impression et routage. Une copie de la facture doit tre
archive, soit en papier, soit sous une forme lectronique pour
rimpression en cas de demande de duplicata ou contrle.

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- 115 -
Les 2 points cls dun projet de dmatrialisation des factures mises

Constitution dune image, qui sera transmise par voie


lectronique aprs signature lectronique, et devra tre archive
sous forme lectronique, avec la signature et le certificat.
Emission de la facture sous forme de fichier de donnes au
format attendu par les destinataires, en faisant en sorte, le cas
chant, ce que ces factures soient des originaux
lectroniques au sens fiscal.
Disposer dune base des factures mises servant de rfrence
commune au traitement des factures, et gre au travers dune GED,
voire accompagne dun workflow.
Se mettre en position de recevoir des informations sur la validation et
le paiement des factures pour rduire les cots et perturbations lis
aux relances.

Il convient ce stade de porter une attention particulire ce que les factures


mises, quelles que soient leurs formes, soient conformes la
rglementation, c'est--dire dispose de lensemble des mentions obligatoires.
Pour raliser cette mission multiformes, lmetteur peut :
Soit se doter doutils logiciels lui permettant de le grer, en partant de
sa chane de facturation.
Soit se mettre en capacit de produire un flux de donnes unique et
faire appel un ou plusieurs prestataires pour lmission, et
ventuellement larchivage, suivant le bon canal et dans le bon
format.

1.3 Bnfices potentiels


La capacit denvoyer des factures dans tous les formats souhaits par les
clients donne un avantage dans le cadre des appels doffres de plus en plus
nombreux demandant cette fonctionnalit.
Pour les Entreprises en situation fortement concurrentielle, la capacit
proposer une option facturation lectronique dans le format demand par les
clients ou prospects peut constituer un atout important, notamment dans les
secteurs o le cot de traitement de la facture est significatif (par exemple :
intrim, location automobile, tlphone, ).
Par ailleurs, dans un contexte o le client ne la demande pas spontanment,
elle accrot la valeur ajoute de loffre du fournisseur marge et prestations
gales en diminuant de faon significative le cot du traitement de son back
office par le client.

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- 116 -
Les 2 points cls dun projet de dmatrialisation des factures mises

2 Pour mieux matriser ses dlais de paiement,


lEntreprise a intrt gnraliser la facturation
lectronique tous ses Clients

2.1 Configuration
LEntreprise intgre dans son offre la possibilit pour ses clients de :
recevoir des factures lectroniques moins chres traiter que des
factures papier, et plus faciles intgrer et valider.
publier ou transmettre des informations au fournisseur relatives la
validation et au paiement des factures, permettant notamment de
rduire les relances et donc les cots et perturbations associs
(appels fournisseurs).
Acclrer le processus de traitement et respecter les dlais de
paiement contractuels.
identifier et traiter les litiges au plus tt pour respecter les dlais de
paiement.
Elle met en place un processus de conversion de ses clients, travers la
mobilisation de sa force commerciale.

2.2 Moyens envisageables

LEntreprise peut choisir entre les moyens suivants :


utiliser un logiciel quelle installera et grera elle-mme dans son
systme dinformation, en proposant ventuellement un portail WEB
o les clients pourront venir chercher et dposer de linformation
relative aux factures. Dans ce cas, elle devra connecter ses clients un
un, et ventuellement grer leur connexion et assurer la traduction
vers le format attendu. Il est noter que cette approche pousse plutt
le client sadapter aux choix du fournisseur. Elle pourra tre mise en
uvre plus facilement pour des grands fournisseurs qui peuvent
imposer leur choix.
passer par une ou des plate(s)-forme(s) mutualise(s) qui disposeront
dun rseau de clients connects et prendront en charge en partie au
moins le recrutement et la connexion des clients. Dans cette
hypothse, le fournisseur fait leffort de connexion une plate-forme,
mais na plus grer la connexion avec chacun de ses clients.

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- 117 -
Les 2 points cls dun projet de dmatrialisation des factures mises

Chaque intgration dun client (ntant connect aucune plate-forme


mutualise existante) donnera lieu une phase technique de connexion
comprenant :
la dtermination du support et format de donnes quil souhaite
recevoir,
le dveloppement dun traducteur permettant de passer du format du
fournisseur au format attendu par le client. Si le fournisseur a adhr
une plate forme mutualise, la traduction se fera du format pivot de
la plate forme dans celui du client et ouvrira au client la possibilit de
recevoir des factures de tous les fournisseurs connects,
un dveloppement chez le client permettant dintgrer les donnes
reues dans son systme dinformation comptable.

Facture lectronique signe.


LEntreprise souhaitant rduire ses cots de facturation au plus vite, peut
choisir dadresser par dfaut des factures lectroniques signes ses clients.
Celles-ci tant rputes acceptes sans expression de volont contraire du
client manifeste dans un dlai raisonnable suivant la rception, cette
technique peut servir de moyen de dploiement forc de la facturation
lectronique. Mais elle nest envisageable quavec des clients de petite taille
et faible enjeu.
Cette forme permet de bnficier des rductions de cots lis lmission de
factures mais impose aux clients de grer les contraintes lies la facture
lectronique signe que sont la vrification de la signature et larchivage des
originaux lectroniques. Dautre part, le client doit continuer intgrer les
factures manuellement puisquil ne dispose pas de donnes mais dimage ou
de texte libre. Enfin, si le client ne dispose pas de systme de gestion de ces
factures lectroniques, de type GED et work flow, il devra alors supporter le
cot dimpression des factures pour les traiter avec les factures papier (sur la
validation et le rglement). Ces contraintes peuvent ne pas pousser vers une
amlioration du recouvrement et une rduction des litiges.

2.3 Bnfices potentiels


Gnraliser lenvoi de factures lectroniques ses clients permet aux
Entreprises de rduire le cot de traitement de leurs factures et daccrotre la
flexibilit de leur organisation.

2.3.1 Rduction du cot de traitement de la facture :


En mission, en partant de notre situation standard , la dmatrialisation
des factures mises cre un potentiel de rduction de cots de lordre de 3
par facture, correspondant la disparition des frais denvoi, la rduction de

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- 118 -
Les 2 points cls dun projet de dmatrialisation des factures mises

cots de relance, de gestion des litiges, compte non tenu des gains de
trsorerie gnrs par les paiements anticips.

Economies cibles gnres par la dmatrialisation de lmission de factures

Par ailleurs, la rception de donnes dtailles concernant le paiement des


factures permet lEntreprise dautomatiser la tche relativement coteuse du
lettrage et du bouclage des flux.

2.3.2 Flexibilit accrue de lorganisation


En mission, lEntreprise peut choisir de sous-traiter son activit de cration
et denvoi de factures, se contentant denvoyer son sous-traitant un flux de
donnes factures, la charge de ce dernier denvoyer chaque client le
support et le format correspondant sa demande.
Dans ce cas, elle variabilise une partie de ses cots fixes de facturation et
accrot donc sa flexibilit.

3 Notre vision sur ltat actuel du march


De plus en plus de fournisseurs de frais gnraux se mettent en capacit
doffrir loption de facturation lectronique ses clients, notamment dans la
tlphonie, la location automobile, lintrim et les consommables de bureau.
Cette fonctionnalit, qui est aujourdhui un lment de diffrenciation, va
certainement devenir un constituant obligatoire des offres dans ces secteurs
dans les 2 3 annes venir. Les fournisseurs de la grande distribution
commencent dj subir une pression croissante de la part de leurs clients
pour envoyer des factures lectroniques de donnes dmatrialises
fiscalement.
Les fournisseurs facturant des petites prestations de nombreux clients vont
certainement sintresser rapidement aux possibilits offertes par la
facturation dmatrialise fiscalement par document lectronique sign. Cette
technique simple leur permettra de rduire rapidement leur cot de facturation
avec des clients peu dvelopps technologiquement.

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- 119 -
Chapitre III

Les conditions du succs du passage la


gestion dmatrialise des factures

Lobjectif de ce chapitre est didentifier les lments cls pour le succs de la


mise en uvre dun projet de dmatrialisation du traitement des factures.

Les facteurs cls de russite des projets de gestion dmatrialise des


factures reposent sur :
une identification prcise des objectifs du projet moyen terme,
dont dpendront la prennit et l'volutivit des solutions
fonctionnelles choisies (p.120),
une analyse conomique globale qui permettra de dterminer la
configuration oprationnelle la plus adapte, entre solution logicielle
interne ou service externalis (p.124),
lidentification des moyens ncessaires la gestion des factures
dmatrialises et la coordination de la mise en oeuvre
oprationnelle de ces moyens (p.126),
la capacit de l'Entreprise raliser les potentiels de gains
apports par la dmatrialisation, dont dpendront les montants
investis et la vitesse du retour sur investissement du projet (p.129).

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- 120 -
Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

1 Facteur cl de succs n1 : dterminer ses


objectifs pour identifier les choix fonctionnels
pertinents moyen terme
A partir des enjeux identifis, des objectifs oprationnels qui en dcoulent et
de la matrise de son systme existant, lEntreprise doit dterminer le
primtre fonctionnel, technique et organisationnel de son projet court et
moyen terme, de faon ne pas tre enferme dans des choix inadapts ou
trop coteux. En fonction de son contexte, lEntreprise doit slectionner un
assemblage des briques fonctionnelles les plus adaptes ses objectifs.

1.1 Factures entrantes


Si lEntreprise vise rduire le cot direct des processus purement internes
de traitement de ses factures (hors cots dinteraction avec les Fournisseurs),
elle devra mettre en uvre les lments suivants et dcider des techniques
pour le faire :
un systme de dmatrialisation des factures entrantes,
un systme de validation des factures lectroniques (GED +
workflow) sans lequel la rimpression des factures numrises serait
indispensable,
un module de compltude comptable permettant la saisie des
lments analytiques indispensables lintgration comptable

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- 121 -
Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

1.1.1 Rception des factures


Pour la dmatrialisation des factures entrantes, les choix techniques seront
diffrents en fonction de la visibilit dans le temps sur les objectifs :
si lEntreprise nenvisage pas de recevoir des factures lectroniques
de donnes court et moyen terme, un systme de scanning (1) et
un systme de lecture automatique (2) avec vrification humaine et
intgration assiste suffisent ; pour un surcot assez faible, le
systme de lecture automatique peut permettre aussi de lire les
factures lectroniques signes,
si elle est prte grer un double processus de gestion de factures
papier et lectroniques, une passerelle de rception de factures
lectroniques (3) suffit pour capturer les factures lectroniques
envoyes par un nombre limit de Fournisseurs,
un systme mixte scanning + facture lectroniques signes +
facturation lectronique de donnes constitue la solution optimale, car
il permet de :
ne pas dpendre du bon vouloir de ses Fournisseurs passer
la facturation lectronique pour dmatrialiser entirement son
processus interne de traitement des factures reues,
pouvoir intgrer des factures lectroniques ds que ses
Fournisseurs lui en proposent.

1.1.2 Intgration comptable


Le module de compltude comptable (4) doit permettre dintgrer les donnes
ncessaires aux imputations analytiques. Si les rfrentiels de lEntreprise
sont jour, cette intgration peut en thorie se faire automatiquement partir
des donnes de la facture ; une interface manuelle doit cependant tre
prvue pour grer les cas ambigus et pallier aux erreurs des imputations
automatiques.

1.1.3 Validation des factures


La dmatrialisation des flux de factures entrantes implique une
rorganisation du processus de validation de lEntreprise autour des donnes
lectroniques, rorganisation qui permettra de dgager des valeurs ajoutes
plus significatives encore que les conomies de courrier ou de saisie.
Les systmes mettre en place seront diffrents selon les souhaits de
lEntreprise :
si elle ne souhaite franchir quune tape de rduction de ses cots de
validation, un workflow de validation lectronique (6) suffit. Il doit
saccompagner dune GED (5) si lEntreprise est amene grer
aussi des factures scannes ou des factures lectroniques signes,

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- 122 -
Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

si elle veut rduire au minimum ses cots de validation, elle doit, en


complment de son workflow, dvelopper un systme de validation
automatique des factures (7). Cela demande la remise plat et la
formalisation du rfrentiel de validation, souvent li au rfrentiel
dintgration en comptabilit analytique. Cela permet de fiabiliser les
processus de traitement et de rduire la dpendance de lEntreprise
la connaissance orale.

1.1.4 Relation avec les fournisseurs


Si lEntreprise veut galement rduire ses cots externes dinteraction avec
ses Fournisseurs :
elle doit mettre en place un systme de publication de ses
informations de traitement de factures (8) (validation, litiges,
paiement) pour limiter leurs demandes dinformations sur les factures
transmises par tlphone,
elle doit disposer dun systme de gestion collaborative des litiges en
ligne (9), pour en optimiser la gestion.
Pour acclrer ladoption de la facturation lectronique par ses fournisseurs, il
peut tre ncessaire de leur proposer des fonctionnalits forte valeur
ajoute, comme lenvoi de donnes lectroniques de lettrage et de paiement
(10).

Modules mettre en uvre en fonction des objectifs de lEntreprise en rception de factures

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- 123 -
Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

1.2 Factures sortantes


En mission de factures, les contraintes sur les choix techniques sont
diffrentes selon que lEntreprise souhaite :
seulement amliorer le positionnement de son offre vis--vis de ses
concurrents et de ses Acheteurs sans proccupation particulire de
rduction de ses cots de facturation,
rduire globalement le cot de ses oprations de facturation ainsi que
ses dlais de paiement.

Pour diffrencier son offre, lEntreprise doit pouvoir proposer ses Clients de
recevoir ses factures sous forme de donnes lectroniques dans le format de
leur choix. Pour ce faire, il suffit quelle se dote :
dun systme dextraction des donnes lectroniques de factures (1)
paramtrable client par client, et si possible source unique de toute la
facturation,
dune capacit de traduction de son format de facture (3) dans les
formats demands par ses Clients.
Pour rduire ses cots de facturation Clients, plusieurs solutions techniques
sont envisageables pour lEntreprise :

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- 124 -
Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

lautomatisation des oprations de facturation, travers un systme


de routage des factures Clients (2) capable dadresser les factures
sur le support et au format souhaits linstant t par les Clients,
la capacit crer des images de factures pour impression ou
signature lectronique (4) destination des Clients qui souhaitent
conserver une facture papier ou qui ne seraient pas en situation de
les refuser et dexiger un original papier,
la capacit mettre des factures lectroniques (5) en
dmatrialisation fiscale (signes ou sous forme de fichiers
structurs) vers ses Clients,
la capacit traiter des donnes lectroniques de lettrage (6) que
certains Clients pourraient proposer denvoyer en retour.

Modules mettre en uvre en fonction des objectifs de lEntreprise en mission de factures

2 Facteur cl de succs n2 : identifier


larchitecture oprationnelle la plus adapte
conomiquement
LEntreprise doit raliser une analyse conomique compte tenu des besoins
fonctionnels quelle a dtermins pour identifier quelle est la configuration
oprationnelle la plus adapte entre :
des solutions logicielles installes dans son systme dinformation ou
hberges,
des solutions de type service entirement externalises.

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- 125 -
Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

a Solutions logicielles
Les solutions logicielles ont les caractristiques suivantes :
des cots dacquisition et de mise en place levs, comptabiliss
comme des investissements et donc amortis sur la dure de vie du
logiciel,
un cot de traitement par facture potentiellement faible condition
que les volumes traits par lEntreprise soient suffisamment
importants et que lEntreprise puisse mutualiser des capacits de
production informatique dj en place pour dautres applications dans
des conditions de service comparables.

b Les solutions de type service


Les solutions de type service ont des caractristiques symtriques :
des cots de mise en place faibles,
un cot de traitement plutt index sur les mtriques de production,
cest dire la facture, voire le nombre de ligne ou le volume de
donnes, ainsi que le nombre dutilisateurs. Toutefois, le prix marginal
de ces mtriques est dautant plus faible que les volumes sont
importants, engags a priori et conformes dans les ordres de
grandeur aux prvisions.
Une logique dexternalisation qui permet aussi des niveaux et
engagements de services contractuels et donc des garanties que ne
procure pas toujours une exploitation interne.

c Lanalyse conomique
LEntreprise doit donc raliser un calcul conomique intgrant :
les volumes de traitements quelle souhaite raliser, et sa capacit
respecter leur monte en charge,
les variations possibles de ces volumes dans le futur,
les paramtres conomiques associs aux solutions logicielles, qui
sont essentiellement des cots fixes :
informatiques avec les cots de licence, de maintenance, de
paramtrage, dexploitation,
dintgration des solutions, qui sont en gnral de lordre de
grandeur des cots de licence,
de production avec les cots de personnel ddi au traitement
des factures, dinfrastructure pour ces personnels, de
management,
la gestion du risque de dfaillance et des consquences,
la rigidit relative impose lorganisation,

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Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

les paramtres conomiques associs aux solutions de type service,


qui sont essentiellement des cots variables :
cots de mise en place, personnalisation ventuelle,
cots unitaires de traitement tenant compte des volumes que
lEntreprise compte traiter,
engagements et niveau de service et analyse du risque de
dfaillance et des consquences,
la dpendance relative vis vis de lextrieur impose
lEntreprise.
Trs classiquement, choisir entre une solution logicielle ou service quivaut
un choix entre les couples cots fixes/indpendance et cots
variables/dpendance, associ un axe garanties de services / risque (risque
interne versus risque systmique).

3 Facteur cl de succs n3 : bien grer le


dveloppement et la mise en uvre des
composants du processus de dmatrialisation
La chane de traitement dmatrialis de la facture est un processus
transversal qui implique la disponibilit et la coordination de nombreux
modules et de nombreux intervenants internes et externes. Les responsables
de projet doivent garder lesprit quils mettent en place une nouvelle chane
de facturation, intgre la chane de facturation existante de lEntreprise.
Ceci implique la mise en place de fonctions et de processus spcifiques,
superviss par un systme de contrle permanent rigoureux.
Lignorance de ces contraintes conduit des dmarrages de projet
chaotiques, perturbateurs pour lEntreprise, qui dune part portent injustement
prjudice limage de la facturation lectronique lintrieur de lorganisation,
et dautre part rduisent sa capacit en tirer profit.
Avant tout lancement de projet, les responsables doivent donc prter une
attention particulire :
lorganisation cible mettre en place,
son processus de mise en uvre.

3.1 Organisation cible requise par la facturation dmatrialise


Ce paragraphe est destin lister trs concrtement les principales fonctions
indispensables au dmarrage dun projet de facturation lectronique, aussi
bien en rception quen mission.

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Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

3.1.1 Pour les factures entrantes


Pour assurer au quotidien lintgration de factures dmatrialise, les
fonctions suivantes sont requises :
la rcupration des factures lectroniques reues,
lventuelle traduction des factures envoyes dans un format diffrent
du format comptable de lEntreprise,
la compltude comptable des factures traduites avec lensemble des
lments permettant lenregistrement comptable et les imputations
analytiques,
la prparation de lintgration comptable et lintgration comptable
elle-mme,
la validation des factures lectroniques, quelle soit uniquement
humaine travers un workflow ou galement ralise
automatiquement,
la gestion des litiges qui doit intgrer les outils de gestion des factures
lectroniques dans ses processus.

Pour garantir le bon fonctionnement dans le temps de lensemble de la chane


de rception et traitement des factures lectroniques, il faut mettre en place et
assurer :
la supervision globale de la chane de facturation lectronique,
son administration,
la maintenance des applicatifs ddis la facturation lectronique.

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Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

3.1.2 Pour les factures sortantes


Pour assurer au quotidien lmission de factures dmatrialises, les
fonctions suivantes sont requises :
le routage des factures par chane de facturation papier ou
lectronique, en fonction des prfrences du client,
lextraction/ constitution des fichiers de factures qui seront envoyes
lectroniquement,
la traduction des factures lectroniques structures dans le format
demand par le client, ou la cration de factures lectroniques
signes,
lenvoi des factures lectroniques vers les Clients,
le suivi de lintgration des factures par les Clients,
le recouvrement des factures lectroniques, qui passera, entre
autres, par lutilisation des portails dinformation factures mis
disposition par les Clients.
Pour garantir le bon fonctionnement dans le temps de lensemble de la chane
de facturation lectronique, il faut mettre en place et assurer :
la supervision globale de la chane de facturation lectronique,
son administration,
la maintenance des applicatifs de facturation lectronique.

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Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

3.2 3.2 Gestion de projet


Du fait de son impact sur lorganisation, le succs du dmarrage de la chane
de dmatrialisation rclame une gestion de projet rigoureuse, avec des pr
requis classiques mais qui doivent tre encore plus scrupuleusement
observs dans ce type de projet transversal :
une matrise douvrage interne impliquant toutes les fonctions
futures utilisatrices du systme ; un des motifs de perturbation des
dmarrages de projet de facturation dmatrialise est la non
implication dutilisateurs cls, comme les comptables ou les
responsables techniques des chanes de facturation,
une quipe de projet avec un primtre et un calendrier de projet
prcis,
une phase de sensibilisation et de formation des futurs utilisateurs,
une phase pilote permettant daffiner les modalits de fonctionnement
futures,
des indicateurs de suivi et un accompagnement des utilisateurs dans
les premiers mois de fonctionnement,
lidentification et limplication de lquipe qui sera responsable du bon
fonctionnement quotidien de la chane.

4 Facteur cl de succs n4 : se donner les moyens


de concrtiser les potentiels de gains crs par la
dmatrialisation

4.1 En rception de factures

4.1.1 Rduction des cots de traitement internes


La rduction effective des cots internes de traitement des factures implique
une capacit de rallocation des ressources humaines et matrielles ainsi
quune rorganisation minimale du service de comptabilit fournisseurs.

4.1.2 Rduction des cots dinteraction avec les fournisseurs


Elle passe par des actions dincitation des fournisseurs utiliser laccs web
aux donnes factures de lEntreprise avant de prendre un contact direct avec
elle.

4.1.3 Implication du service achats


Les services achats devront mettre en uvre des actions spcifiques pour
tenter dchanger avec les fournisseurs les nouvelles capacits de
lEntreprise (dlais de paiement raccourcis, accs aux donnes factures,

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Les conditions du succs du passage la gestion dmatrialise des factures

envoi de donnes valeur ajoute comme les donnes de lettrage) contre de


meilleurs prix.

4.1.4 Rduction du cot global de la dmatrialisation des factures


Elle implique la mise en uvre dune action volontariste de conversion des
fournisseurs lenvoi de factures lectroniques.

4.2 En mission de factures

4.2.1 Rduction du cot de recouvrement et de traitement des litiges


Dans le cas o les clients de lEntreprise acceptent de lui donner accs aux
donnes de traitement concernant ses factures, celle-ci doit rorganiser son
processus de recouvrement.
Elle doit former son personnel nappeler ou crire ses clients mis en
recouvrement ou en litige quaprs avoir consult leur portail fournisseur et
tent de rgler le problme travers loutil collaboratif de rglement des
litiges.

4.2.2 Rduction du cot de lettrage


Lorsque les clients de lEntreprise acceptent de lui envoyer les donnes
dtailles de paiement de ses factures dans le format adapt son systme
comptable, elle doit rorganiser son processus de lettrage.
Elle doit :
raffecter les personnels jusque l en charge de la saisie des
donnes de lettrage,
dvelopper une passerelle de capture des donnes lectroniques
envoyes par ses clients,
crer un module permettant dintgrer les donnes reues dans son
systme comptable.

5 Conclusion
La facturation lectronique constitue aujourdhui une relle opportunit pour
les Entreprises. Elles lont bien compris et sont de plus en plus nombreuses
la mettre en place, soit parce quelles souhaitent bnficier au plus vite de ses
avantages, soit la demande de leurs contreparties Fournisseurs ou
Acheteurs.
Elles ne doivent cependant pas perdre de vue que sa mise en uvre est un
vritable projet dorganisation et dvolution du systme dinformation
comptable, et que son exploitation requiert tout le soin et la rigueur rclams
par la gestion dune chane de facturation.

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Annexes

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- 133 -
Annexes - Rglementation

La dmatrialisation fiscale

1 Rglementation europenne

1.1 La directive Europenne


La directive europenne (voir texte en annexe 1) pose les premiers et
principaux jalons dun cadre juridique pour pouvoir effectuer la transmission et
larchivage lectronique des factures lchelle europenne. La mise au point
dun cadre juridique commun dfinitif est une uvre qui stalera dans le
temps, compte tenu des volutions rapides des nouvelles technologies.
La transposition de la directive europenne du 20 dcembre 2001 par
lensemble des Etats membres doit tre ralise au 1er janvier 2004. Les
Etats membres ne peuvent fixer aucune autre condition ou formalit quant
lusage de factures lectroniques. Un rgime transitoire imposant aux
utilisateurs une notification pralable peut tre maintenu jusquau 31
dcembre 2005.
Cette directive se consacre essentiellement aux deux obligations dintgrit
du contenu et dauthenticit de lorigine des factures et la transmission des
factures entre les tats membres.

1.2 Les obligations dintgrit et dauthenticit


Elle prcise que les factures peuvent tre mises sur support papier ou par
voie lectronique sous condition de lacceptation du destinataire. Pour cela,
lauthenticit de lorigine et lintgrit du contenu des factures lectroniques
doivent tre garantis. La directive prvoit 3 voies possibles pour la
transmission lectronique des factures :
soit au moyen dun accord EDI (dfinition dun langage norm et
envoi de messages structurs) lorsque laccord relatif cet change
prvoit lutilisation de procdures garantissant lauthenticit de
lorigine et lintgrit des donnes. Il est fait ici rfrence la
recommandation de la Commission europenne 1994/820/CE1. Cest
au travers de ces accords EDI, supposant un contrat encadrant
juridiquement les relations des partenaires et une annexe technique
dfinissant notamment le langage commun utilis qutaient
jusqualors raliss les changes de factures dmatrialises en
France.
soit au moyen dune signature lectronique avance,

1
Disponible ici : http://adminet.com/eur/loi/leg_euro/fr_394H0820.html

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Annexes - Rglementation

soit au travers dune Troisime voie laisse lapprciation des


Etats membres concerns. Cette voie, laisse linitiative de chaque
pays, peut sembler aller lencontre de la volont dharmonisation.
Elle est cependant une ouverture bienvenue afin de tenir compte des
rapides innovations technologiques. Un rapport fera la synthse des
initiatives en la matire au plus tard le 31 dcembre 2008 afin
dadapter si il le faut les conditions de tltransmission des factures
au niveau europen.

1.3 La transmission lectronique des factures entre tats membres


La transmission transfrontalire lectronique de factures est dj possible
depuis le 1er janvier 2004. Elle devra tre ralise en respectant strictement
les obligations juridiques et les contraintes techniques de sa mise en uvre
imposes par chaque Etat. Il existe encore des disparits nationales
importantes. Les changes transfrontaliers seront dautant plus aiss mettre
en place mesure de la familiarit des juristes avec le sujet.

2 Rglementation Franaise

2.1 Application de la Directive europenne en France. Une remise


plat de la lgislation sur la facture : instruction DGI 3 C.A. n 136
du 7 Aot 2003.
Lapplication de la Directive Europenne est effective en France depuis lt
2003. Les textes de rfrences sont :
La loi de finance rectificative de fin 2002 (Loi 2002-1576 2002-12-30
art. 17 Finances rectificative pour 2002 JORF 31 dcembre 2002).
Le dcret dapplication 2003-632 du 7 juillet 2003 relatif aux
obligations de facturation en matire de taxe sur la valeur ajoute et
modifiant l'annexe II au code gnral des impts et la deuxime partie
du livre des procdures fiscales.
Linstruction 3 C.A. de la Direction Gnrale des Impts, n 136 du 7
aot 2003.

En pratique, lensemble du nouveau dispositif est dcrit de faon trs prcise


et complte dans cette instruction.
Nous conseillons au lecteur avis de parcourir cette instruction dans son
ensemble, afin de se remmorer les obligations des Entreprises en matire
de facturation papier et lectronique. En particulier, il peut tre intressant de
vrifier la conformit sur un chantillon de factures entrantes ou sortantes, ne
serait ce que la prsence effective de toutes les mentions obligatoires.

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Annexes - Rglementation

Cette instruction claircit notamment la possibilit davoir recours


lexternalisation de tout ou partie du processus de facturation. Cela couvre
avant tout lauto-facturation mais aussi tout service externalis tiers
intervenant dans le processus, comme les oprateurs de facturation
lectronique.

Externalisation
Si lEntreprise a recours un prestataire, celui-ci ne peut intervenir dans la
constitution du message ni laltrer. Il est cependant possible de donner
mandat au prestataire de dmatrialisation pour quil constitue en le nom et
pour le compte du fournisseur les messages lectroniques de facture partir
dinformations fournies par lEntreprise. Lmission de la facture lectronique
peut-tre gnre de trois faons : a) au sein de lEntreprise b) par un sous-
traitant c) par le Client :
Lautofacturation : Lautofacturation est autorise, sous plusieurs
conditions toutefois. Lassujetti doit expressment donner mandat
au client pour mettre les factures en son nom et pour son
compte. Ce mandat doit mentionner que lassujetti (le fournisseur)
conserve lentire responsabilit de ses obligations en matire de
facturation et de ses consquences au regard de la taxe sur la
valeur ajoute. Chaque facture devra faire lobjet dune procdure
dacceptation par lassujetti.
La sous-traitance : La sous-traitance de la facturation est
expressment reconnue. De la mme faon que pour
lautofacturation, il doit tre donn mandat express au prestataire
pour mettre les factures pour le nom et le compte de lassujetti
qui conserve la responsabilit de la facturation. Il est
expressment reconnu quil possible dmettre ou recevoir pour le
nom et le compte de lassujetti des factures lectroniques.
Pour plus de prcision, voici un extrait de linstruction sur ce sujet (article 41
68).

B. EXCEPTIONS

41. Dans un certain nombre de cas, la dlivrance des factures doit ou peut tre
effectue par une personne autre que celle qui livre les biens ou fournit les
services facturs.
I. Reprsentation fiscale d'Entreprises tablies hors de la Communaut
europenne

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- 136 -
Annexes - Rglementation

42. Lorsque la TVA est acquitte par le reprsentant fiscal d'une Entreprise tablie
hors de la Communaut europenne accrdit conformment l'article 289 A-I
du CGI (cf. BOI 3 A-1-02 du 4 fvrier 2002), c'est lui qu'il appartient
normalement de dlivrer des factures.
43. LEntreprise trangre concerne a cependant la facult de procder elle-mme
cette formalit, mais elle doit, dans un tel cas, prciser, sur les factures qu'elle
dlivre non seulement ses propres coordonnes et numro didentification la
TVA en France, mais encore le nom (ou la raison sociale), l'adresse (ou le lieu du
sige social) et le numro didentification la TVA de son reprsentant fiscal (cf.
n 118).
II. Acheteurs ou tiers tablissant matriellement les factures pour le compte du
fournisseur

44. Il est d'usage dans certaines professions que les acheteurs tablissent, au nom
de leur fournisseur, des documents tenant lieu de factures.
45. L'administration ne s'opposait pas de telles pratiques sous rserve du respect
de certaines conditions (cf. DB 3 E 2211 n8, jour au 2 novembre 1996).
46. L'article 289-I-2 du CGI reconnat dsormais expressment la possibilit pour
les fournisseurs de confier ltablissement matriel de leurs factures un
tiers (sous-traitance de la facturation) ou leur client (autofacturation).
Les conditions et modalits dapplication de cette disposition sont fixes par le 1
de larticle 242 nonies de lannexe II au CGI dans sa rdaction issue du dcret n
2003-632 du 7 juillet 2003.
1. La conclusion dun mandat de facturation

47. Le fournisseur du bien ou service doit, en principe, expressment donner


mandat au tiers ou client concern pour mettre matriellement les factures en
son nom et pour son compte.
48. Le mandat de facturation peut tre dlivr pour une srie doprations
donnes ou pour tout ou partie des oprations ralises par le mandant sur
une priode donne dtermine par le contrat.
49. Il pourra tre admis, au vu des circonstances de fait, lexistence dun mandat
tacite lorsque le fournisseur et son mandataire (client ou tiers) nentretiennent
pas de relations commerciales rgulires mais ponctuelles.
50. Les circonstances de fait de nature tablir lexistence dun mandat tacite
peuvent, par exemple, rsulter du fait que les factures en cause mentionnent
expressment quelles ont t matriellement mises par le mandataire au nom
et pour le compte du fournisseur.
51. Le recours au mandat tacite nest admis que lorsque le faible nombre
doprations commerciales ralises entre le fournisseur et son mandataire ou
le faible nombre de factures mises ne justifie pas la conclusion dun contrat de
mandat crit et pralable. A titre de rgle pratique, il convient de considrer que
la facturation par le client ou par un tiers de plus de 10 oprations par anne
civile doit, quel que soit le nombre de factures mises ce titre, donner lieu la
conclusion dun mandat crit et pralable.

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Annexes - Rglementation

52. Lorsque le mandat de facturation est tacite, toute facture mise au nom et pour
le compte du fournisseur devra faire lobjet dune acceptation formelle et
expresse par ce dernier. Cette acceptation pourra, par exemple, tre
matrialise par lapposition de la signature ou du cachet du fournisseur sur les
factures ainsi mises.2[7]
53. En revanche, les factures mises au nom et pour le compte du fournisseur
dans le cadre dun contrat de mandat crit et pralable nont pas tre
formellement authentifies par celui-ci. Il pourra toutefois, dans un dlai
expressment prvu par le contrat de mandat, contester les informations
mentionnes sur les factures.
Le dlai accord au mandant pour contester le contenu des factures mises en
son nom et pour son compte est librement dtermin par les parties.
54. Dans cette hypothse, il appartient au mandant, cest--dire au fournisseur,
dmettre une facture rectificative dans les conditions prvues au 5 de l'article
289-I du CGI. Il en rsulte que le mandat de facturation ne peut, en principe,
porter que sur les factures initiales lexclusion des factures rectificatives.
55. Il est toutefois admis que le mandat de facturation puisse porter sur lensemble
des factures initiales et rectificatives lorsque ltablissement matriel des
factures est confi un tiers et non au client du fournisseur (autofacturation).
56. Remarque : Le mandat de facturation prvu au 2 du I de l'article 289 du CGI
doit tre distingu de celui qui peut tre dlivr par les assujettis tablis dans
un autre Etat membre de la Communaut europenne pour la ralisation de
leurs obligations dclaratives, comptables et de facturation en France, la porte
de ce dernier tant plus large.
Cela tant, lorsquil porte galement sur lobligation de facturation, le mandat
dlivr dans les conditions prvues aux points nos 5 et suivants de l'instruction
3 A-1-02 du 4 fvrier 2002 relative la suppression de la reprsentation fiscale
pour les assujettis communautaires, doit galement satisfaire aux obligations
os
prvues par les n 58 et suivants de la prsente instruction.
57. En revanche, les reprsentants fiscaux dEntreprises tablies hors de la
Communaut europenne demeurent soumis aux rgles qui leur sont propres,
y compris au regard de lobligation de facturation (cf. BOI 3 A-1-98). Ils ne
relvent donc pas des rgles applicables au mandat de facturation dcrites ci-
aprs.
2. Conditions du mandat de facturation

58. Le mandat, crit et pralable, doit notamment prvoir que le fournisseur conserve
lentire responsabilit de ses obligations en matire de facturation et de ses
consquences au regard de la TVA.
59. Ainsi, le fournisseur ne pourra pas arguer de la dfaillance ou du retard de son
mandataire dans ltablissement des factures pour se soustraire lobligation de
dclarer la taxe collecte au moment de lintervention de son exigibilit.

2[7]
Les factures mises par voie lectronique pourront tre acceptes au moyen dun accus de
rception prcisant que le fournisseur accepte et authentifie les factures tablies en son nom et
pour son compte.

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Annexes - Rglementation

60. De mme, le fournisseur demeure redevable de la TVA due, le cas chant, en


application de l'article 283-3 du CGI, lorsque celle-ci a t facture tort.
61. Le contrat de mandat doit, en outre, expressment stipuler le dlai accord au
mandant pour contester le contenu des factures mises en son nom et pour son
compte.
62. Les factures tablies par le mandataire au nom et pour le compte du fournisseur
doivent prsenter la mme forme que si elles taient tablies par ce dernier.
Elles doivent donc comporter toutes les mentions prescrites par la
rglementation en vigueur (cf. chapitre deuxime).3[8]
63. Afin dviter toute ambigut, il est recommand de servir sur les factures
concernes une mention du type Facture tablie par A au nom et pour le
compte de B .
64. Le double de chaque facture doit tre adress au fournisseur et loriginal
conserv par le client lorsque ce dernier est charg de ltablissement matriel
des factures.
65. Le contrat de mandat pass avec le client ou le tiers doit galement contenir
l'engagement du mandant :
- de verser au Trsor la taxe mentionne sur les factures tablies en son
nom et pour son compte ;
- de rclamer immdiatement le double de la facture si cette dernire ne lui
est pas parvenue ;
- et de signaler toute modification dans les mentions concernant
l'identification de son Entreprise.
Prcision : Lorsque le client ou le tiers mandat par lassujetti pour
mettre les factures, en son nom et pour son compte, est tabli dans un
pays avec lequel il nexiste aucun instrument juridique relatif
lassistance mutuelle ayant une porte similaire celle prvue par la
directive 76/308/CEE du Conseil du 15 mars 1976 concernant
lassistance mutuelle en matire de recouvrement des crances relatives
certaines cotisations, droits, taxes et autres mesures, la directive
77/799/CEE du Conseil du 19 dcembre 1977 concernant l'assistance
mutuelle des autorits comptentes des Etats membres dans le domaine
des impts directs et indirects et le rglement (CEE) n 218/92 du
Conseil du 27 janvier 1992 concernant la coopration administrative
dans le domaine des impts indirects (TVA)4[9], les rgles suivantes
sappliquent :
- lassujetti doit en informer ladministration par crit en indiquant le nom et
ladresse du client ou tiers ainsi mandat lorsque ce dernier tablit de
manire rgulire des factures au nom et pour le compte de cet assujetti. A
cette fin, il dpose un tat auprs du service des impts territorialement
comptent dans les mmes dlais que sa dclaration de rsultats ou de

3[8]
Sur la numrotation des factures mises par un tiers ou par le client, cf. n 126 ci-aprs.
4[9]
A ce jour, seuls les Etats membres de la Communaut europenne sont lis la France par
une obligation de coopration (change de renseignements et aide au recouvrement) en matire
dimpts indirects.

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Annexes - Rglementation

bnfices. Le cas chant, cet tat doit tre communiqu au service des
impts sur toute demande de sa part ;
- les factures concernes doivent tre mises ds lintervention du fait
gnrateur et sans que puisse tre utilise la possibilit de dlivrer des
factures priodiques dans les conditions prvues au deuxime alina du 3
du I de l'article 289 du CGI.
66. Ltat mentionnant lidentit et les coordonnes des mandataires tablis dans un
pays nayant pas conclu de convention dassistance avec la France est adress
5[10]
au service gestionnaire sur papier libre ou par courrier lectronique .
67. Le caractre rgulier des oprations ainsi factures sapprcie au regard du
nombre de factures mises ou de leur priodicit. A titre de rgle pratique, il est
admis que ltat ne soit pas dpos spontanment par le mandant lorsque le
nombre doprations factures nexcde pas le seuil indiqu au point n 51 de la
prsente instruction.
68. Le mandat doit, en tout tat de cause, tre crit et pralable. Il ne pourra donc,
en aucun cas, tre considr que les parties ont entendu conclure un mandat
tacite.
Il est rappel que le fait de confier ltablissement matriel des factures un
client ou un tiers tabli hors de France ne modifie pas le champ dapplication
territorial des obligations prvues par le CGI en matire de facturation tel que
dfini la section I du prsent chapitre.

2.2 La facture lectronique en France.


Nous proposons maintenant une lecture dtaille et commente partir du
troisime chapitre de cette instruction, de larticle 267 375.

2.2.1 Chapitre Trois : Prambule - Introduction


Les articles 267 276 introduisent le sujet. Le dispositif est finalement assez
simple. Les factures lectroniques sont soumises aux mmes obligations que
les factures papier.
Par contre, loriginal lectronique tant plus difficile dfinir que loriginal
papier, lessentiel de la rglementation sur les factures transmises par voie
lectronique vise garantir lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur
contenu. Le texte franais prvoit donc 2 modes distincts :
Lchange de fichiers structurs selon une norme convenue entre
les parties et pouvant tre traits par un ordinateur de manire
univoque, qui relve de larticle 289 bis du CGI et constitue la
continuit avec lexistant.
Lchange de fichiers, a priori non structur, et dont lauthenticit
de leur origine et lintgrit de leur contenu sont garantis par une

5[10]
Les courriers lectroniques sont adresss sur la bote lettre fonctionnelle du service
concern.

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Annexes - Rglementation

signature lectronique dont les modalits sont dcrites dans


linstruction. Il sagit alors de lapplication de larticle 289 V 1er
alina.
Le second mode sapparente un mode dchange dune image de facture,
en changeant le support papier contre sa reprsentation sous forme
dimage. Nous verrons dailleurs quil ny a aucune obligation de vrification
de la conformit des factures dans ce cas. On part donc du principe que les
factures mises de cette faon sont extrmement proches de celles mises
sous forme papier.
Au passage, linstruction dfinit les rgles de conservation et de restitution de
ces originaux lectroniques .
Il est noter que lmission de fichiers structurs dont lauthenticit de
lorigine et lintgrit du contenu se feraient par une signature lectronique
nest pas expressment autoris, ni expressment interdite.

CHAPITRE TROISIEME
FACTURES TRANSMISES PAR VOIE ELECTRONIQUE
267. Compte tenu du volume de papier traiter et du cot qui en rsulte, les
Entreprises souhaitent recourir de plus en plus frquemment des systmes de
facturation informatique.
268. Or, en cas de transmission par voie lectronique, la valeur probante des
documents changs dpend essentiellement de lutilisation d'un dispositif
technique assurant au systme une fiabilit quivalente celle que procure
l'impression des factures sur papier et permettant d'assimiler la facture transmise
par voie lectronique un original.
269. La directive du 20 dcembre 2001 prvoit, dans le cadre des changes internes,
communautaires ou extra-communautaires, la possibilit de transmettre les
factures par voie lectronique selon deux normes scurises : la signature
lectronique ou lchange de donnes informatises (EDI).
270. En effet, conformment la directive du 20 dcembre 2001, la possibilit
dchanger des factures par voie lectronique nest plus rserve aux
seules transactions ralises entre assujettis tablis sur le territoire
franais. Elle s'applique dsormais non seulement aux oprations
intracommunautaires mais encore aux oprations ralises avec des Entreprises
tablies hors de la Communaut europenne, sous rserve des prcisions
apportes en matire de stockage au chapitre quatrime de la prsente
instruction.
271. Les assujettis peuvent donc recourir indiffremment lune ou lautre de ces deux
normes.

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Annexes - Rglementation

272. Toutefois, ces deux procds doivent tre distingus au plan technique. En effet,
une facture dmatrialise, au sens de l'article 289 bis du CGI, est
constitue par un message structur selon une norme convenue entre les
parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant tre trait
automatiquement et de manire univoque (cf. recommandation 94/820/CE de
la Commission du 19.10.1994 relative lEDI).
273. Or, toute facture transmise par voie lectronique ne prsente pas ncessairement
de telles fonctionnalits.
274. Ainsi, une facture transmise par courrier lectronique et scurise au moyen
dune signature lectronique ne peut tre considre comme une facture
dmatrialise au sens de l'article 289 bis du CGI lorsquelle ne se prsente pas
sous la forme dun message structur mais sous la forme dun fichier cr dans
un format du type traitement de texte, tableur, image
er
275. Ces factures relvent donc des dispositions de l'article 289 V 1 alina du CGI et
ne sont pas vises par les conditions et procdures spcifiques applicables aux
factures dmatrialises en application de l'article 289 bis du mme code qui ne
vise que les seuls messages factures structurs au sens de la
recommandation du 19 octobre 1994.
276. En effet, si les deux procdures de transmission lectronique des factures
doivent tre utilises dans un cadre juridique commun, les spcificits techniques
de chacune des deux normes impliquent toutefois des conditions dutilisation
spcifiques.

2.2.2 La section 1 traite des dispositions communes aux 2 modes.


Larticle 277 rappelle quune facture lectronique est abord une facture et doit
donc rpondre aux mmes obligations dfinies dans les chapitres prcdents
de linstruction.

a Acceptation du destinataire des factures (278 279)


Le destinataire doit pouvoir signifier son acceptation de la facture lectronique
(qui lui demande un traitement particulier au minimum sur la conservation et
sur le fait que les copies papier nont plus aucune valeur doriginal.
Si le mode EDI (289 bis) demande videmment un accord pralable (ne
serait ce que sur la norme dchange commune), la facture lectronique
signe peut tre transmise sans accord pralable. Dans ce cas, linstruction
prvoit une acceptation tacite si le destinataire ne demande pas doriginal
papier dans un dlai raisonnable ( interprter).
Par consquent, On peut considrer que les fournisseurs peuvent dcider
dmettre des factures lectroniques signes sans forcment recueillir un
accord pralable, ce qui constitue certainement un potentiel dacclration de
ces pratiques.
Toutefois, il faudra que les destinataires soient conscients quils doivent
conserver et restituer ces factures originales (fichier + certificat + signature).

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- 142 -
Annexes - Rglementation

b Transmission des factures par lot (280 283)


Sans commentaire.

c Dclaration des utilisateurs (284)


Les Entreprises utilisatrices sont tenues de faire une dclaration pralable
ladministration fiscale. Toutefois, dans le cas de la facture lectronique
signe, seul lmetteur doit faire une dclaration. Cette dclaration est
obligatoire jusquau 31 dcembre 2005.

SECTION 1
Dispositions communes aux deux procdures de transmission
des factures par voie lectronique

277. Les obligations et modalits de facturation (champ de lobligation de facturation,


mentions obligatoires, facturation par un tiers ou par le client, factures
rcapitulatives) prvues aux chapitres premier et deuxime sappliquent dans
les mmes conditions quel que soit le support (papier ou lectronique) ou les
modalits de transmission des factures (EDI ou signature lectronique).

A. ACCEPTATION DU DESTINATAIRE DES FACTURES


278. Aux termes des articles 289-V et 289 bis du CGI, les factures peuvent, sous
rserve de lacceptation du destinataire, tre transmises par voie lectronique
ds lors que lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur contenu sont
garanties.
279. Lacceptation pralable du recours la transmission des factures par voie
lectronique doit tre matrialise dans le contrat6[13] liant les parties sil en existe
un ou, dfaut, par loctroi au destinataire des factures dun dlai raisonnable
pour exiger une facture papier.

B. TRANSMISSION DES FACTURES PAR LOTS


280. La directive du 20 dcembre 2001 prvoit que les assujettis qui transmettent par
voie lectronique au mme destinataire un lot comprenant plusieurs factures
peuvent ne mentionner quune seule fois les mentions communes ces factures
condition que, pour chaque facture, la totalit des informations soit accessible.
281. En ltat actuel de la technique, lintrt de recourir la transmission de lots de
factures dans ces conditions doit tre relativis. Dune part, les systmes de
cration et de transmission des factures par voie lectronique permettent en
gnral dviter la saisie redondante de donnes invariables communes
plusieurs factures transmises simultanment. Dautre part, la possibilit dmettre
des factures priodiques dans les conditions prvues aux points nos 92 et
suivants simplifie largement les obligations de facturation lies la ralisation de
plusieurs oprations entre deux mmes parties sur une courte priode.

6[13]
La conclusion dun contrat dinterchange entre Entreprises qui ont recours la
dmatrialisation des factures ou dun contrat de services avec un prestataire de facturation par
voie lectronique tient lieu dacceptation.

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- 143 -
Annexes - Rglementation

282. Cela tant prcis, les assujettis qui souhaitent transmettre des factures par lots
en ne mentionnant quune fois les mentions communes lensemble des
factures ainsi transmises doivent satisfaire aux conditions suivantes :
- les factures concernes doivent tre transmises par voie lectronique au
sens des articles 289 V et 289 bis du CGI ;
- les diffrentes factures transmises au sein dun mme lot doivent tre
relatives des oprations ralises entre le mme fournisseur et le mme
client ;
Il en rsulte que lorsque ltablissement matriel des factures est confi un
tiers, un mme lot ne peut pas contenir les factures mises pour le compte de
plusieurs mandants ou plusieurs clients dun mme mandant.
283. De mme, lorsque deux assujettis ralisent rciproquement des livraisons de
biens ou des prestations de services, ils doivent, en cas dautofacturation,
constituer des lots distincts pour chaque flux concern.
- lorsque le dlai entre le fait gnrateur des oprations ainsi factures et la
transmission dun lot de factures excde le diffr gnral de facturation
prvu au point n86 (un diffr de la facturation est admis titre gnral
s'il ne dpasse pas les quelques jours que peuvent justifier les
ncessits de la gestion administrative des Entreprises) de la prsente
instruction, les factures ainsi mises doivent respecter les conditions
os
applicables aux factures rcapitulatives (cf. points n 92 Les Entreprises
qui ralisent des oprations frquentes au profit d'un mme client au
cours du mme mois civil peuvent, dans certaines conditions, tre
dispenses de dlivrer des factures pour chacune de leurs
oprations._ et suivants). Il en rsulte notamment que la transmission, au
sein dun lot, dune facture affrente une opration dont le fait gnrateur
intervient au cours dun mois civil donn doit intervenir avant la fin de ce
mme mois.
- lorsque les factures mises dans le cadre dun lot nindiquant quune seule
fois les mentions communes ces factures sont scurises au moyen
dune signature lectronique, il convient alors de signer le lot et non chaque
facture de manire distincte.

C. DECLARATION DUTILISATION DUN SYSTEME DE TRANSMISSION


DES FACTURES PAR VOIE ELECTRONIQUE
284. La directive prvoit que les Etats membres ont la possibilit dimposer aux
assujettis ralisant des oprations sur leur territoire la notification pralable
ladministration de lutilisation dun systme de transmission lectronique.
L'alina 2 du II de l'article 289 bis prcise qu'en cas de mise en uvre d'un tel
systme, les Entreprises en informent le service territorialement comptent.
De mme, le 5 de l'article 96-F I de lannexe III au CGI prvoit une obligation
dinformation de ladministration en cas de recours lmission de factures
scurises par une signature lectronique.
Il est prcis que dans cette dernire hypothse, lobligation dinformation ne
concerne que les seuls assujettis qui mettent ou sassurent que soient
mises en leur nom et pour le compte des factures scurises par une
signature lectronique. Les clients qui reoivent de telles factures nont donc
pas en informer ladministration.

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- 144 -
Annexes - Rglementation

Ces dispositions sont applicables jusqu'au 31 dcembre 2005.

Contenu de la dclaration d'utilisation


La dclaration comprend les informations suivantes :
- les coordonnes du service responsable de la transmission des factures
(adresse et numro de tlphone).
- le nom du logiciel utilis et sa version.
- la norme et la version du message. 7[14]

Forme et lieu de dpt des dclarations :


Ces informations sont mentionnes sur un tat joint la dclaration de rsultats
ou de bnfices.
Les Entreprises qui souscrivent leur dclaration de rsultats au moyen dun
transfert de donnes fiscales (TDFC), peuvent transmettre ces informations en
servant lannexe libre 00 de leur dclaration.

2.2.3 La section 2 traite de la facture lectronique signe


Larticle 285 dfinit ce quest une facture lectronique originale, scurise par
une signature lectronique. Elle doit tre transmises et archive dans un
format qui permet de garantir lintgrit et la prennit de son contenu.
Il ne faut en effet pas oublier que cette facture devra tre lue dans 6 ans,
voire 10 ans. Rtrospectivement, si on essaie de lire un fichier bureautique
cr il y a 6 10 ans, il nest pas vident quon y arrive. Vu daujourdhui, les
formats simples comme le texte (.txt), lXML, et les formats dimage (TIFF,
PDF, BMP) sont susceptibles de rsister au temps. Les formats Excel et
Word prsentent plus de risque, notamment du fait de la prsence de
fonctions macrodynamiques.
Dans ce dispositif, la facture lectronique, sa signature et son certificat
constituent un tout unique et indivisible qui dmontre loriginalit de la
facture. Cest ce triptyque qui sera vrifie par ladministration fiscale
pour vrifier que la facture lectronique est effectivement originale (et
donc authentique). Les contrles suivants (conformit aux mentions
obligatoires, ) se feront sur la reprsentation de la facture
lectronique, cest dire sa visualisation qui doit lui tre fournie.

a A : Dfinition et caractristiques de la signature lectronique


(286 296)
Llment le plus marquant de cette instruction est le choix pragmatique de
ladministration ne pas exiger que soit mise en uvre une signature
lectronique scurise au sens du dcret du 30 mars 2001 sur la signature

7[14]
Cette indication ne concerne que les seuls messages mis au moyen dun change de
donnes informatis au sens de l'article 289 bis du CGI.

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Annexes - Rglementation

lectronique. Cest en effet dterminant car personne ne sait vraiment mettre


en uvre la signature lectronique scurise, qui par ailleurs doit sexcuter
par un utilisateur, ce qui empche toute signature automatique.
Dans le cas de la facture, ladministration a autoris une signature
lectronique un peu plus souple, et correspondant ce qui est ralisable. De
plus, la signature est demande surtout pour garantir lintgrit du contenu (le
scellement). Par consquent, linstruction autorise la signature automatique
ou la signature par un tiers habilit par mandat.

b B : Dfinition et caractristiques du certificat lectronique


(297 300)
Modalits du certificat lectronique, qui atteste du lien entre le signataire et la
cl publique correspondante, le tout certifi par une autorit de certification. Il
sagit du dispositif classique.
La facture lectronique signe est donc constitue :
du fichier de facture (a priori non structur) ;
de sa signature, cest dire dun hashcode du fichier facture sign
avec la cl priv du signataire ;
du certificat lectronique comportant la cl publique et le sceau de
lautorit de certification.
Toutefois, rien nest dit en ce qui concerne la date de signature. Nous
verrons que cela reste un sujet, notamment du fait que les certificats ont
une limite de validit et quil faut pouvoir vrifier la signature bien aprs
la date limite de validit. En pratique, un horodatage de la signature
effectu avec un systme fiable (une heure officielle) devrait tre mis en
uvre.

c C : Vrification par le destinataire (301 - 302)


La signature lectronique de la facture doit pouvoir tre vrifie, sur sa dure
de conservation.
Du point de vue technique, il sagit de vrifier ladquation du fichier de
facture avec sa signature lectronique, en appliquant sur celle-ci la cl
publique, et en la comparant avec le hashcode de la facture. Mme sil sagit
normalement de processus standards, il nest pas acquis quune facture
lectronique produite par un outil spcifique puisse tre vrifie facilement par
dautres outils.
Il va falloir aussi sassurer de la validit du certificat, cest dire :
vrifier quil est valable, en vrifiant la signature lectronique de
lautorit de certification, et en vrifiant quil ntait pas prim lors
de son utilisation ;
vrifier que le certificat nest pas sur liste noire (rvoqu), ou plus
exactement ntait pas sur liste noire au moment de son utilisation
pour cette facture ;

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Annexes - Rglementation

vrifier que lautorit de certification existe et est bien de


confiance ;
Si la vrification technique devrait pouvoir se faire, la vrification de la validit
du certificat demande au minimum que la signature soit valablement
horodate. La multiplication des autorits de certification distribuant des
certificats servant signer ne va pas rendre ce processus facile mettre en
uvre.
Cest pourquoi il serait plus efficace que lmission de factures
lectroniques signes se fasse par des plates-formes en capacit de
garantir dans le temps la validit des factures lectroniques.
Accessoirement, ces plates-formes pourront organiser lacceptation
tacite des destinataires recevoir de la facture lectronique signe et
proposer un archivage des factures lectroniques signes.

SECTION 2
Factures transmises par voie lectronique et scurises au
moyen dune signature lectronique
285. Les factures mises dans les conditions vises au premier alina du V de l'article
289 du CGI constituent des factures dorigine lorsque lauthenticit de leur origine
et lintgrit de leur contenu sont garanties au moyen dune signature
lectronique.
Constitue une facture lectronique scurise au sens de la disposition prcite,
une facture ou un flux de factures cr, transmis et archiv sous forme
lectronique dans un format qui permet de garantir lintgrit et la prennit de
son contenu depuis son mission jusqu lexpiration de la priode de stockage.
Une facture initialement mise sur support papier puis numrise pour tre
archive sous forme lectronique ne constitue donc pas une facture dorigine au
sens des articles 286 et 289 du CGI, quand bien mme le document archiv
serait scuris au moyen dune signature lectronique.

A. DEFINITION ET CARACTERISTIQUES DE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE


286. Les caractristiques que doit prsenter la signature lectronique sont dfinies par
le dcret n 2003-659 du 18 juillet 2003 codifi l'article 96 F-I de lannexe III au
CGI.
287. Prcision : Le dispositif de signature lectronique mis en uvre pour
lapplication de l'article 289 V du CGI doit tre distingu de la signature
lectronique scurise dfinie par l'article 1316-4 du code civil et par le dcret n
2001-272 du 30 mars 2001 pris pour son application. En effet, les conditions de
cration et de mise en uvre de la signature lectronique scurise au sens du
dcret du 30 mars 2001 sont plus strictes que celles exiges pour lapplication de
l'article 96-F-I de lannexe III au CGI relatif la signature des factures.

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Annexes - Rglementation

Ainsi, les actes, dclarations ou contrats pour lesquels une signature


lectronique scurise au sens du dcret du 30 mars 2001 est demande ne
peuvent pas tre signs au moyen dune signature lectronique mise en uvre
dans les seules conditions dfinie par l'article 96-F-I dj cit.
A linverse, un dispositif de signature qui satisfait lensemble des conditions
prescrites par le dcret du 30 mars 2001 peut parfaitement tre utilis pour
signer une facture.
288. Aux termes de l'article 96-F-I de lannexe III au CGI, le signataire est celui qui
dtient et met en uvre le moyen de cration de la signature lectronique.
289. Il peut s'agir d'une personne morale, auquel cas la signature lectronique peut
tre produite automatiquement lors de l'envoi des factures, ou d'une personne
physique mettant les factures aprs les avoir signes en son nom pour le
compte de l'Entreprise.
Au sens de larticle 2 de la directive n 1999/93/CE du 13 dcembre 1999, la
signature lectronique peut tre dfinie comme une donne sous forme
lectronique qui est jointe ou lie logiquement dautres donnes lectroniques
et qui sert de mthode dauthentification du signataire et de lorigine des
informations.
290. La signature lectronique devra satisfaire aux exigences suivantes :
- tre propre au signataire ;
- permettre d'identifier le signataire ;
- tre cre par des moyens que le signataire puisse garder sous son
contrle exclusif ;
- garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache, de telle sorte que
toute modification ultrieure de ces factures soit dtectable.
291. Elle pourra tre gnre par des produits utilisant des technologies de
cryptographie asymtrique, cest--dire par des produits utilisant, en ltat de la
technologie, deux cls distinctes pour chiffrer puis dchiffrer un document.
292. En pratique, le signataire calcule une empreinte du document d'origine, qui en
constitue une version synthtique et unique. Le signataire utilise alors sa cl
prive de signature (donne de cration de signature) pour chiffrer l'empreinte au
moyen d'un algorithme cryptographique asymtrique et transmet le document
d'origine et l'empreinte chiffre au destinataire.
293. Le destinataire qui possde le mme produit calcule son tour l'empreinte
partir du document d'origine et dchiffre l'empreinte chiffre reue avec
l'algorithme cryptographique asymtrique au moyen de la cl publique (donne
de vrification de signature), associe de manire unique la cl prive de
signature et envoye avec le message.
Il doit bien entendu tre impossible de retrouver la cl prive de signature partir
de la cl publique associe.
Le destinataire compare alors le rsultat du dchiffrement avec l'empreinte qu'il a
calcule : il sagit de l'opration de vrification de la signature.
294. Enfin, pour tre certain que la cl publique appartient bien la personne ou
l'Entreprise ayant sign le document, il est ncessaire d'avoir recours un
certificat lectronique, document sous forme lectronique sign par une tierce
partie, encore appele prestataire de service de certification, qui atteste de ce
lien.

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- 148 -
Annexes - Rglementation

295. Ce type de technologie est dj intgr dans les outils de messagerie


lectronique utiliss actuellement.8[15]
296. Dans lhypothse o plusieurs factures seraient transmises dans un mme envoi,
il est possible de signer lensemble des factures en cause et non chaque facture
une une ds lors quelles sont relatives des oprations intervenues entre les
mmes assujettis.

B. DEFINITION ET CARACTERISTIQUES DU CERTIFICAT ELECTRONIQUE


297. La signature lectronique sappuiera sur un certificat lectronique qui devra tre
dlivr par un prestataire de service de certification.
298. Le certificat, document sous forme lectronique qui atteste du lien entre l'identit
du signataire et les donnes de vrification de sa signature lectronique, devra
contenir au minimum :
- les informations identifiant de manire univoque le possesseur de la cl
publique lie la signature lectronique ;
- la cl publique du signataire ;
- la priode de validit du certificat ;
- un numro de srie unique ;
- la signature lectronique du prestataire de service de certification qui
assure lauthentification de la cl et lintgrit des informations contenues
dans le certificat.
299 Il nest pas ncessaire que la signature soit cre au moyen dun certificat
qualifi au sens de l'article 2 du dcret n 2001-272 du 30 mars 2001 relatif la
signature lectronique. Le dispositif de certification et de signature retenu devra
toutefois prsenter un degr de scurit suffisant pour garantir lauthenticit et
lintgrit des factures transmises par voie lectronique.
300. Le certificat lectronique, qui contient les donnes de vrification de la signature
lectronique, doit tre communiqu au destinataire des factures.

C. VERIFICATION DE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE


PAR LE DESINATAIRE DE LA FACTURE
301. LEntreprise destinataire des factures doit effectuer les vrifications relatives
lauthenticit et lintgrit du document, au moyen des donnes insres dans
le certificat lectronique attach la signature lectronique (cf. n 292).
Cette vrification doit pouvoir tre ralise non seulement lors de la rception de
la facture mais encore tout moment pendant le dlai de conservation prvu par
l'article L. 102 B du CGI.
La vrification de lempreinte du document au moyen de la cl publique du
signataire permet de sassurer que le document sign par lmetteur de la facture
na pas t altr ou modifi par la suite.

8[15]
Des informations sur le fonctionnement de la signature lectronique sont disponibles sur le
site http://www.ssi.gouv.fr dans la rubrique signature lectronique .

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Annexes - Rglementation

A cet gard, lutilisation de fonctions macrodynamiques dans les fichiers factures


doit tre vite. En effet, lexcution de ces fonctions chaque ouverture des
fichiers en modifiera le contenu, lempreinte ne correspondra donc plus celle
initialement calcule lors de la cration du fichier.
302. Par ailleurs, lEntreprise destinataire des factures doit galement sassurer de
lauthenticit et de la validit du certificat lectronique attach ces donnes de
vrification de la signature lectronique.

2.2.4 La section 3 traite de la facture lectronique au sens du 289 bis


(EDI).
Les articles 303 et 304 dfinissent ce quest une facture relevant du 289 bis.
Dans ce dispositif loriginal de la facture est constitu de la runion du fichier
mis et archiv par lmetteur et du fichier reu et archiv du destinataire.
Sils sont identiques, alors la facture lectronique quils reprsentent est
originale.
De plus pour viter toute modification de factures posteriori, la
rglementation impose quun journal des envois et des rceptions soit
constitu. Il sagit de la liste rcapitulative qui trace lensemble des changes.
Enfin la rglementation demande un contrle formel des factures vis vis de
lexistence des mentions obligatoires (qui font que la facture est une facture).

a A : Dfinition de la norme (305 308)


Les factures changes suivant ce mode doivent ltre dans un format
commun, qui nest pas forcment de lEDIFACT. En particulier, les formats
XML sont autoriss. La seule obligation sera de les documenter pour les
contrleurs fiscaux.

b B : Respect des normes techniques (309 323)


Il sagit de dfinir les modalits communes de lchange qui se traduit pas 3
obligations :
Contrle des mentions obligatoires (cf chapitre 1 et 2 de
linstruction, et plus particulirement les articles 96 F 96 I de
l'annexe III et par les articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV
au code gnral des impts, joints en annexe. Cela permet
didentifier le message mis ou reu. Pour donner une ide simple
au lecteur, les mentions obligatoires de base (pour une facture
standard) sont :
1. Noms et adresses de lmetteur et du destinataire.
2. Numro individuel didentification de lmetteur assujetti.
3. Numro de TVA intracommunautaire du vendeur et de
lacqureur.
4. Date de dlivrance ou dmission de la facture.

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Annexes - Rglementation

5. Un numro unique bas sur une squence chronologique et


continue.
6. pour chacun des biens, la quantit, la dnomination prcise,
le prix unitaire HT, le taux de TVA.
7. tous rabais, remises, ristournes ou escomptes ventuels.
8. Date de prestation ou de livraison.
9. le montant de la TVA payer avec un dtail par taux de TVA
du total HT et de la TVA.
Constitution dune liste rcapitulative. Il est expressment
prcis quen cas dutilisation dune plate-forme commune pour
lmetteur et le destinataire, la liste rcapitulative doit tre faite une
fois pour lmetteur et une fois pour le destinataire.
Constitution dun fichier des partenaires, sorte dannuaire des
contreparties en dmatrialisation fiscale avec lEntreprise.
Par ailleurs, il est prcis que les factures doivent tre archives pour 6 ans
au moins dans leur format originel (et original), avec la liste rcapitulative et le
fichier des partenaires, mais aussi en langage clair, cest dire non cod.

SECTION 3
Dmatrialisation des factures au sens de l'article 289 bis
du CGI
303. Au sens de l'article 289 bis du CGI, un systme de tltransmission de factures
peut tre dfini comme un ensemble de matriels et de logiciels permettant
une ou plusieurs personnes d'changer des factures distance et assurant les
fonctionnalits fixes par la loi.
304. En consquence, les systmes d'changes de donnes tels que tlex, minitel,
tlcopie sont exclus de ce dispositif.

A. DEFINITION DE LA NORME
305. Aux termes de l'article 289 bis du CGI, les factures transmises par voie
lectronique qui se prsentent sous la forme dun message structur selon une
norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et
pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque, constituent, sous
certaines conditions, des factures d'origine.

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Annexes - Rglementation

306. Les Entreprises 9[16] qui veulent transmettre leurs factures dans ces conditions
doivent recourir un systme de tltransmission rpondant des normes
quivalentes celle dfinie larticle 2 de la recommandation 1994/820/CE de la
Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de lchange
de donnes informatises lorsque laccord relatif cet change prvoit
lutilisation de procdures garantissant lauthenticit de lorigine et lintgrit des
donnes.
307. Cette recommandation prcise que le terme de norme agre , sur lequel
repose la dfinition de lEDI, peut sappliquer toutes les autres normes
convenues entre les parties ds lors quelles en prsentent les caractristiques
essentielles.
308. Autrement dit, il importe en la matire que le message facture soit structur et
directement trait par ordinateur.

B. RESPECT DES NORMES TECHNIQUES


309. Les systmes doivent tre conformes aux spcifications dfinies par les articles
96 F 96 I de l'annexe III et par les articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV
au code gnral des impts.
310. Le systme de tltransmission utilis doit respecter les conditions poses par
les I, II et III de l'article 289 bis du CGI et tre conforme aux normes prvues par
les articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV ce code :
- identit du message mis et reu ;
- constitution d'une liste rcapitulative et d'un fichier des partenaires ;
- archivage des donnes (cf. n 329 _Les informations mises et reues
doivent tre conserves dans leur contenu originel. Elles doivent tre
conserves pendant le dlai de six ans prvu l'article L. 102 B du
livre des procdures fiscales. Le support informatique sur lequel sont
conservs les messages factures doit tre aliment automatiquement
par le systme des informations qui en sont directement issues.
L'obligation de conservation porte sur l'intgralit du message mis
ou reu, y compris les mentions non obligatoires_ et suivants) ;
- restitution des donnes en langage clair (cf. n 333 _Ces dispositions
prvoient, par ailleurs, que, sur demande de l'administration, le
contenu des messages factures est restitu en langage clair par
l'Entreprise charge de s'assurer qu'une facture est dlivre, quelle
que soit la personne qui a matriellement mis les messages en son
nom et pour son compte_ et suivants).
I. Identit du message mis et reu

311. Le message facture doit comporter au minimum les mentions prvues par les
textes en vigueur, et notamment toutes les mentions obligatoires prvues
l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI. Il doit galement faire apparatre les
renseignements ncessaires l'tablissement de la liste rcapitulative.

9[16]
Le terme Entreprises doit tre interprt largement. La possibilit de recourir la
facturation dmatrialise est galement ouverte aux structures qui ne sont pas, au sens courant
du terme, des Entreprises (ex : organismes sans but lucratif, personnes morales de droit
public).

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- 152 -
Annexes - Rglementation

312. Les mentions prvues par la rglementation doivent figurer dans des zones du
message facture que le logiciel doit rendre obligatoires.
313. Ainsi que le prvoit l'article 41 septies III de l'annexe IV au CGI, l'utilisation de
codes stables dsignant, par exemple, des produits ou des personnes est
possible, si la codification est dchiffre automatiquement l'aide d'une table de
correspondance, dont l'historique des modifications est conserv, intgre la
fonction de restitution.
314. L'change de factures dmatrialises peut intervenir en milieu htrogne
(stations mettrice et rceptrice de types diffrents changeant des messages
selon une norme commune). Chaque message doit donc faire l'objet d'une
vrification de la conformit de sa structure aux mentions obligatoires, tant
l'mission qu' la rception. Il ne doit tre altr en aucune manire aprs qu'il a
t constitu, archiv et mis par le fournisseur.
II. Liste rcapitulative

315. L'Entreprise qui met ou reoit des factures dans les conditions vises au I de
l'article 289 bis du CGI doit, quelle que soit la personne qui a matriellement
mis ou reu les messages, en son nom et pour son compte, s'assurer que soit
tenue et conserve sur support papier ou sur support informatique, pendant le
dlai fix au premier alina du I de l'article L 102 B du LPF, une liste
rcapitulative squentielle de tous les messages mis et reus et de leurs
anomalies ventuelles.
316. Cette liste doit comporter au minimum les mentions suivantes :
- le numro et la date de la facture ;
- la date et l'heure de constitution du message ;
- les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que le code
devise lorsque la facture n'est pas libelle en euros ;
- les lments d'identification de l'metteur ou du rcepteur donns par le
systme de tltransmission (code, nom ou dnomination sociale, n SIRET
ou SIREN, adresse, qualit de fournisseur ou de client) ;
- la version du logiciel utilise.
317. De plus, cette liste doit indiquer de faon claire et prcise les anomalies
ventuelles intervenues lors de chaque transmission.
318. Elle doit tre produite directement par le systme de tltransmission et tre
conserve sur papier ou sur support informatique.
Lorsque la liste est conserve sur support informatique, le fichier doit tre
constitu et aliment au fur et mesure de l'mission ou de la rception des
messages et ne doit pas tre modifiable.
Lorsque la liste est conserve sur support papier, elle doit tre dite
squentiellement dans l'ordre d'arrive ou d'mission des messages, au
minimum une fois par jour.
Cas des Entreprises utilisant une plate-forme de dmatrialisation
commune plusieurs socits.
319. Les assujettis qui ne disposent pas de leur propre plate-forme de
dmatrialisation peuvent recourir, en application du 2 du I de l'article 289 du
CGI, un prestataire qui mettra et recevra, en leur nom et pour leur compte,
des factures dmatrialises.

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- 153 -
Annexes - Rglementation

320. Ces prestataires doivent, bien entendu, garantir que leur systme de
dmatrialisation et darchivage des factures respecte lensemble des conditions
prescrites par les articles 289 et 289 bis du CGI.
321. Ainsi, le prestataire doit sassurer quune liste rcapitulative spcifique est
constitue et archive pour chaque socit dmatrialisant ses factures par son
intermdiaire. En consquence, une liste rcapitulative unique, contenant des
informations relatives plusieurs socits diffrentes ne serait pas conforme aux
textes.
III. Fichiers des partenaires

322. Les Entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituer un fichier des


partenaires avec lesquels elles changent des factures dmatrialises. Le
fichier doit tre aliment automatiquement par le systme de tltransmission
des seules informations qui en sont directement issues.
323. Ce fichier doit comporter, pour chaque partenaire, les informations suivantes :
nom ou dnomination et adresse, qualit d'metteur et/ou de rcepteur, date(s)
d'entre en phase de dmatrialisation avec le partenaire et ventuellement
date(s) de sortie.

2.2.5 LA CONSERVATION DES FACTURES (archivage)

a Gnralits
Les modalits de conservation des factures sont lies lusage qui leur est
attribu et la lgislation concerne (droit commercial ou fiscal).
Le dlai de conservation
En matire fiscale, le dlai de reprise aux fins de vrification de la
comptabilit par ladministration fiscale est de 3 ans pour tout document
comptable. Ce dlai part de la clture de lexercice lors duquel a t mis ou
reu le document. Ladministration fiscale dispose dlai dun droit de
communication portant sur les 3 annes prcdentes. Le dlai total de
conservation est donc de 6 ans en matire fiscale.
Le code de commerce dispose quant lui dans son article L123-22 que les
documents comptables et les pices justificatives sont conservs pendant dix
ans . Ce dlai est conforme la prescription dcennale de larticle L110-4 du
Code de commerce pour toutes obligations nes entre commerants ou entre
commerant et non commerant loccasion de leur commerce.

Le support de conservation
Les pices justificatives ouvrant droit la dduction de la TVA doivent selon
larticle 286-I alina 3 du CGI tre d'origine. Cette exigence impose de
conserver les factures originales pendant la dure de 3 ans pendant lequel
peut sexercer le droit de reprise de ladministration. Il est conseill de
conserver en la forme les factures originales pendant le dlai de
communication de 3 ans ultrieur.

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- 154 -
Annexes - Rglementation

Lobligation de conservation des originaux ne concerne que les acheteurs, les


fournisseurs pouvant recourir tout support durable de leur choix :
microfiches etc. Le droit commercial nimpose pas de formalisme quant au
support de conservation dont dpendra cependant la valeur probante du
document.

b Retour linstruction, chapitre quatrime : conservation et


stockage (324 351)
Ce chapitre dtaille les obligations en matire de conservation et de stockage.
Contrairement au papier o loriginal est physique et peut tre
diffrenci dune copie, une facture lectronique est un objet virtuel,
rplicable loisir.
Le caractre original de la facture prsente comme telle par lEntreprise sera
dtermin :
soit par la vrification de la signature lectronique dans le cas du
289 V,
soit par la vrification de la cohrence entre la facture et les listes
rcapitulatives et fichiers de partenaires, puis de lautre facture
lectronique conserve par la contrepartie, dans le cas du 289 bis.
Toute copie exacte et identique des archives, stockes sur un CD-ROM, sur
une base de GED de lEntreprise ou chez un tiers est une autre
reprsentation de loriginal. Il est donc possible de disposer de plusieurs
reprsentations des originaux lectroniques.
Il est donc demand de conserver les factures lectroniques et fichiers
associs (listes rcapitulatives, fichiers des partenaires et facture lisible dune
part, certificats et signatures dautre part) dans leurs formats originels, pour la
dure du droit de reprise (3 ans + anne en cours), puis 3 annes
supplmentaires.
Cette conservation peut se faire par un service tiers qui aurait opr la
dmatrialisation fiscale (et dans ce cas ce service tiers doit archiver de faon
indpendante pour lmetteur et pour le destinataire) ou bien par les
Entreprises ou bien par des archiveurs tiers spcialiss.
En cas de contrle, les archives doivent tre disponibles en ligne et
dans les meilleurs dlais . Une copie sur CD-ROM ou en rseau local des
archives peut suffire. Sinon, un accs en ligne depuis un poste de travail de
lEntreprise sera ncessaire.
Lorsque larchivage est externalis, il doit tre fait sur le territoire franais ou
dans un pays de la communaut ou dans un pays ayant une convention de
collaboration avec la France.

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- 155 -
Annexes - Rglementation

c Section 1 - B - Conservation des Factures lectroniques


signes
Le triptyque facture / signature / certificat doivent tre conservs par
lmetteur et le destinataire dans leur contenu originel et conformment aux
dispositions de larticle L102B du Livre des Procdures Fiscales (voir
annexe).
Si des copies papiers peuvent tre demandes, elles ne constituent plus des
factures originales.

d Section 1 - C - Conservation des factures dmatrialises


(289 bis)
Les factures lectroniques dorigine ainsi que les listes rcapitulatives et les
fichiers de partenaires doivent tre conserves par lmetteur et le
destinataire dans leur contenu originel et conformment aux dispositions de
larticle L102B du Livre des Procdures Fiscales (voir annexe).
Lorsque la station de dmatrialisation est opre par un tiers, celui-ci doit
archiver de faon indpendante les donnes de chaque Entreprise. Par
consquent la facture lectronique originale reste bien archive deux fois, une
fois pour lmetteur et une fois pour le destinataire.

e Section 1 D - Restitution
Les lments archivs doivent tre restituables, sur demande de
ladministration.
Pour les factures dmatrialises (289 bis), il faut tre en mesure de restituer
les factures originales (et la liste rcapitulative et le fichier des partenaires) et
une reprsentation en clair des factures, cest dire conformment
admise par les usages commerciaux.
Une recherche par critre doit tre possible. Une copie papier peut tre
demande. La vrification na pas de caractre systmatique sur toutes les
factures.

f Section 1 - E Sanctions
Un dfaut darchivage peut entraner une remise en cause des dductions
opres en matire de TVA.

g Section 2 : Stockage
Il est rappel lobligation de stockage des originaux sur le territoire franais,
dans un lieu immdiatement accessible sur requte de ladministration fiscale.
Les conditions de stockage des factures lectroniques et donnes sous-
jacentes sont dcrites dans larticle L102C du Livre des Procdures Fiscales
(joint en annexe).

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- 156 -
Annexes - Rglementation

Le stockage physique doit se faire sur le territoire national ou sur un pays


ayant des accords de collaboration avec la France (comme tous les pays de
la communaut de fait).
Il est noter que si ce stockage est accompagn de rplication priodique
fidle et complte dans les Entreprises (CD-ROM ou base de GED), on peut
alors considrer que les originaux sont prsents dans les Entreprises et que
les lments stocks sont une sorte de backup.
CHAPITRE QUATRIEME

OBLIGATION DE CONSERVATION ET DE STOCKAGE DES FACTURES


SECTION 1

Obligations en matire de conservation

A. RAPPEL DES PRINCIPES


324. Les factures transmises par voie lectronique dans les conditions prvues aux
articles 289-V et 289 bis du CGI tiennent lieu de facture dorigine pour
lapplication des articles 286 et 289 du mme code. Elles doivent donc tre
conserves dans leur format original dans les dlais et conditions prvus par
l'article L. 102 B du livre des procdures fiscales, c'est--dire :
- sur support informatique pendant une dure au moins gale au dlai du
er
droit de reprise prvu au 1 alina de l'article L. 169 du livre des procdures
fiscales ;
- sur tout support au choix de l'Entreprise pendant les trois annes suivantes.
325. Prcision : Lorsque, durant le dlai prvu l'article L.102 B, l'environnement
matriel ou logiciel est modifi, le contribuable doit assurer la conversion et la
compatibilit des fichiers avec les matriels existants lors du contrle.

B. CONSERVATION DES FACTURES TRANSMISES PAR VOIE ELECTRONIQUE


ET SECURISEES AU MOYEN DUNE SIGNATURE ELECTRONIQUE
326. Les factures transmises par voie lectronique et scurises au moyen dune
signature lectronique doivent tre conserves dans leur format original.
327. Limpression sur papier dune facture transmise par ce moyen ne constitue pas
une facture dorigine. Il nest donc ni suffisant, ni ncessaire, dun point de vue
rglementaire, de procder systmatiquement limpression puis larchivage
de ces factures sur support papier.
328. Larticle 96 F-I de lannexe III au CGI prvoit que les factures, la signature
lectronique laquelle elles sont lies ainsi que le certificat lectronique attach
aux donnes de vrification de la signature lectronique, doivent tre conservs
dans leur contenu originel par lEntreprise charge de sassurer quune facture
est mise et par lEntreprise destinataire de ces factures dans les conditions et
les dlais fixs par larticle L. 102 B du LPF.

C. CONSERVATION DES FACTURES DEMATERIALISEES AU SENS DE


LARTICLE 289 BIS DU CGI

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- 157 -
Annexes - Rglementation

329. Les informations mises et reues doivent tre conserves dans leur contenu
originel. Elles doivent tre conserves pendant le dlai de six ans prvu l'article
L. 102 B du livre des procdures fiscales. Le support informatique sur lequel sont
conservs les messages factures doit tre aliment automatiquement par le
systme des informations qui en sont directement issues. L'obligation de
conservation porte sur l'intgralit du message mis ou reu, y compris les
mentions non obligatoires.
330. Lorsque la station de dmatrialisation est gre par un prestataire de services,
la conservation dans leur contenu originel des informations mises ou reues
doit tre assure sparment pour chaque socit dmatrialisant ses factures.
En consquence, un archivage commun des factures, contenant des
informations relatives plusieurs socits, ne serait pas conforme aux textes.
331. La liste rcapitulative et le fichier des partenaires doivent tre conservs dans les
mmes conditions.

D. RESTITUTION
332. Aux termes des articles 289 bis du CGI et 96 F-I de lannexe III ce code, les
informations mises ou reues par voie lectronique doivent tre identiques.
333. Ces dispositions prvoient, par ailleurs, que, sur demande de l'administration, le
contenu des messages factures est restitu en langage clair par l'Entreprise
charge de s'assurer qu'une facture est dlivre, quelle que soit la personne qui
a matriellement mis les messages en son nom et pour son compte.
334. Il doit en outre tre restitu en langage clair par l'Entreprise destinataire de ces
factures, quelle que soit la personne qui les a reues en son nom et pour son
compte.
335. La restitution porte sur lensemble des informations contenues dans le message
facture, quelles soient obligatoires ou facultatives.
336. La restitution d'un message facture en " langage clair " consiste restituer le
message dans un format habituellement admis par les usages commerciaux.
337. Le systme de transmission utilis doit permettre l'Entreprise de rpondre
des demandes slectives de l'administration.
338. Si l'administration le demande, la restitution des informations est effectue sur
support papier.
339. Lobligation de restitution ne porte que sur quelques factures ou sries de
factures expressment demandes par ladministration. Elle ne prsente donc
pas de caractre systmatique.

E. SANCTIONS
340. Lutilisation dun systme de transmission des factures par voie lectronique en
application des articles 289-V et 289 bis du code gnral des impts impose aux
Entreprises des obligations en matire de conservation des fichiers
informatiques. Le dfaut de conservation constat par les agents de
l'administration, qu'il soit total ou partiel, pourra donc tre sanctionn.
341. A titre d'exemple, le dfaut de conservation des factures originales sur support
informatique peut entraner la remise en cause des dductions opres en
matire de TVA.

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- 158 -
Annexes - Rglementation

SECTION 2
Obligations en matire de stockage

A. FACTURES PAPIER
342. Les factures qui n'ont pas fait l'objet dune transmission par voie lectronique au
sens de l'article 289-V du CGI ou d'une procdure de dmatrialisation au sens
de l'article 289 bis du mme code doivent tre stockes sur le territoire franais.
343. Le lieu de stockage doit tre situ dans un lieu immdiatement accessible toute
requte de l'administration.

B. FACTURES TRANSMISES PAR VOIE ELECTRONIQUE


me
344. Le 2 alina de l'article L. 102 C du LPF prvoit que les assujettis ne peuvent
stocker les factures transmises par voie lectronique dans un pays non li la
France par une convention prvoyant une assistance mutuelle ainsi quun droit
daccs en ligne, de tlchargement et dutilisation de lensemble des donnes
concernes.
345. Cette disposition sapplique aux factures transmises par voie lectronique en
application des articles 289-V et 289 bis du code gnral des impts.
346. Il ressort de ces dispositions les hypothses suivantes :
- soit les assujettis effectuent un stockage de leurs factures sur le territoire
franais ;
- soit les assujettis usent de la facult, qui leur est offerte, d'effectuer un
stockage hors du territoire franais. Ils doivent alors s'assurer que le pays
est li la France par une convention prvoyant une assistance mutuelle
ayant une porte similaire celle prvue par la directive 76/308/CEE du
Conseil du 15 mars 1976 concernant l'assistance mutuelle en matire de
recouvrement des crances relatives certaines cotisations, droits, taxes et
autres mesures, la directive 77/799/CEE du Conseil du 19 dcembre 1977
concernant l'assistance mutuelle des autorits comptentes des Etats
membres dans le domaine des impts directs et indirects et le rglement
CEE n218/92 du Conseil du 27 janvier 1992 concernant la coopration
administrative dans le domaine des impts indirects ainsi quun droit
daccs en ligne, de tlchargement et dutilisation de lensemble des
10[17]
donnes concernes.

C. ACCES AUX FACTURES


347. Tout assujetti doit s'assurer que l'administration a, des fins de contrle, un
accs en ligne permettant le tlchargement et l'utilisation des donnes
stockes, quels que soient :
- le lieu de stockage en France ou hors du territoire national ;
- la personne charge de stocker les factures en son nom et pour son
compte.

10[17]
A ce jour, seuls les Etats membres de Communaut europenne sont lis la France par
une telle convention dassistance.

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- 159 -
Annexes - Rglementation

348. Les factures doivent tre accessibles dans le meilleur dlai depuis son principal
tablissement ou son sige social.
349. Lassujetti prend toute mesure utile pour faciliter laccs aux factures. Il pourra
par exemple mettre disposition des agents de ladministration :
- une personne (responsable informatique) charge de les aider dans la
consultation des pices ;
- un poste informatique ddi la seule consultation, coup de tout rseau
local et comportant les factures sur la priode vrifie ;
- une copie papier des factures transmises par voie lectronique.
350. Les autorits comptentes des Etats membres de la Communaut europenne
ont un droit d'accs par voie lectronique, de tlchargement et d'utilisation des
factures stockes sur le territoire franais par ou pour le compte des assujettis
relevant de leur juridiction, dans les limites fixes par la rglementation de l'Etat
d'tablissement de l'assujetti et dans la mesure o cela est ncessaire aux fins
de contrle.
Ce droit daccs seffectuera en ligne depuis le sige ou ltablissement de
lassujetti tabli dans un autre Etat membre de la Communaut europenne.
Cette disposition ne permet pas ces mmes autorits comptentes daccder
aux factures depuis le territoire franais.

D. DECLARATION DU LIEU DE STOCKAGE


351. La dclaration du lieu de stockage prvue au 3me alina de larticle L. 102 C du
LPF seffectue sur papier libre. Elle comporte les noms et adresses des clients
ou des tiers chargs du stockage ainsi que les priodes vises par celui-ci.
La dclaration doit tre adresse au service des impts territorialement
comptent.

2.2.6 Contrles (352 375)


Il existe 2 types de contrles :
Le contrle de conformit des systmes mis en uvre
Les contrles fiscaux traditionnels
La sanction en cas de non conformit du systme, non corrig dans un dlai
de 30 jours est lobligation de disposer nouveau doriginaux papiers pour les
factures venir.

CHAPITRE CINQUIEME
CONTROLE PAR L'ADMINISTRATION DES PROCEDES DE
TRANSMISSION PAR VOIE ELECTRONIQUE

SECTION 1
Contrle de la signature lectronique

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- 160 -
Annexes - Rglementation

352. La valeur probante d'une facture dpend essentiellement de l'utilisation d'un


dispositif technique assurant au systme une fiabilit quivalente celle que
procurent les factures papier et permettant d'assimiler la facture transmise par
voie lectronique un original.
353. Pour que la signature lectronique puisse tre valablement accepte dans les
changes lectroniques de factures, elle doit respecter les caractristiques
dfinies par le dcret n 2003-659 du 19 juillet 2003 codifi l'article 96 F-I de
l'annexe III au CGI.
354. A tout moment dans la mise en uvre de son droit de contrle, d'enqute ou de
communication, l'administration peut s'assurer du respect des normes techniques
dfinies l'article 96 F-I prcit.
355. A cette fin, les Entreprises doivent tout mettre en uvre afin de faciliter le
contrle des agents.
SECTION 2
Contrle des systmes de dmatrialisation au sens de l'article 289 bis
du CGI

356. Lutilisation du systme de tltransmission n'est rgulire que si le systme


utilis est conforme aux prescriptions des articles 41 septies et 41 octies de
l'annexe IV au CGI.
357. Le lgislateur a prvu que les agents de l'administration peuvent intervenir de
manire inopine pour vrifier la conformit du fonctionnement du systme de
tltransmission aux exigences prcises aux points nos 303 _ Au sens de
l'article 289 bis du CGI, un systme de tltransmission de factures peut
tre dfini comme un ensemble de matriels et de logiciels permettant
une ou plusieurs personnes d'changer des factures distance et assurant
les fonctionnalits fixes par la loi_ et suivants de la prsente instruction (cf.
art. 289 bis IV du CGI).
Ce contrle inopin du systme de transmission des factures est distinct de celui
prvu au 4me alina de l'article L. 47 du livre des procdures fiscales.

A. COMPETENCE DES AGENTS

359. Les agents de la direction gnrale des impts ont comptence pour contrler la
conformit du fonctionnement du systme de tltransmission dans les locaux
professionnels des Entreprises mettrices et rceptrices et, au besoin, dans ceux
des prestataires de service de tltransmission, en procdant des tests de
manire inopine.
360. Conformment l'article 96 I de l'annexe III au CGI, les contrles peuvent tre
effectus par les agents de catgorie A ou B de la direction gnrale des impts.

B. INTERVENTION SUR PLACE

I. Remise d'un avis d'intervention

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- 161 -
Annexes - Rglementation

361. Lors de l'intervention inopine, un avis d'intervention est remis l'intress ou


son reprsentant avant le commencement des oprations. Il prcise le nom, la
fonction et le service de l'administration auquel l'agent vrificateur est affect
ainsi que les oprations techniques envisages sur le systme de
tltransmission. Les tests ne peuvent avoir lieu en l'absence du contribuable ou
d'un reprsentant de l'Entreprise.
362. Lorsque la tltransmission des factures est confie un prestataire extrieur
l'Entreprise utilisatrice, cette dernire doit s'assurer que les agents de
l'administration pourront accder aux logiciels. L'Entreprise doit donner mandat
au prestataire pour rpondre aux demandes de l'administration. Ce mandat doit
obligatoirement tre mentionn dans le contrat de sous-traitance.

II. Accs des agents de l'administration la documentation


363. Conformment l'article 41 septies de l'annexe IV au CGI, les agents de
l'administration peuvent consulter la documentation relative au logiciel de
tltransmission. Il s'agit des lments habituellement constitutifs d'une
documentation informatique, c'est--dire les guides utilisateurs, ainsi que les
dossiers concernant le dveloppement (architecture, analyse fonctionnelle et
organique) et l'exploitation.
364. L'attention est appele sur la ncessit pour les Entreprises de garantir aux
agents de l'administration l'accs cette documentation, particulirement lorsque
les logiciels ont t dvelopps par des concepteurs indpendants de
l'Entreprise contrle. Dans cette situation, la rdaction de clauses contractuelles
avec les concepteurs devra tre prvue.

III. Nature des tests


365. L'administration peut s'assurer de la conformit du fonctionnement du systme
de tltransmission aux exigences de l'article 289 bis du CGI par la vrification
de l'existence et du contenu des listes rcapitulatives des messages mis et
reus prvues au III de cet article et par la ralisation d'oprations techniques sur
le systme de tltransmission. Le dernier alina du IV de l'article 289 bis prvoit
que ces oprations peuvent tre ralises par l'Entreprise sous le contrle des
agents de l'administration.
366. Pour la mise en uvre des tests techniques, les agents de l'administration
peuvent demander le concours du personnel des Entreprises utilisatrices.
367. Les oprations techniques peuvent comprendre des tests permettant notamment
:
- de comparer le systme mis en uvre celui qui a t dclar ;
- d'identifier les metteurs et les rcepteurs ;
- d'effectuer des investigations de nature s'assurer de
l'exactitude et de l'exhaustivit de la liste rcapitulative, de
l'intgrit des messages mis et/ou reus, ainsi que des
possibilits de restitution ;
- d'tablir des liaisons entre metteurs et rcepteurs.
IV. Consquence des rsultats des contrles

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- 162 -
Annexes - Rglementation

368. A l'issue de son intervention, l'agent de l'administration informe l'Entreprise des


rsultats des tests effectus puis dresse un procs-verbal constatant soit la
conformit du systme utilis par rapport aux prescriptions des articles 41
septies et 41 octies de l'annexe IV au CGI et au systme dclar, soit les
manquements relevs. Ce procs-verbal est notifi l'Entreprise par remise
directe ou par envoi recommand avec accus de rception.
369. Si le systme est reconnu conforme, l'Entreprise peut continuer l'utiliser. Si des
manquements ont t constats, ou si les agents de l'administration n'ont pu
mettre en uvre les tests ncessaires, le contribuable dispose d'un dlai de 30
jours compter de la date de remise ou de rception du procs-verbal pour
formuler des observations, apporter des justifications ou procder la
rgularisation du fonctionnement du systme.

C. SANCTIONS
370. A dfaut de rgularisation dans le dlai de 30 jours ou de justifications admises
par l'administration, le contribuable n'a plus la possibilit de tltransmettre ses
factures en application de l'article 289 bis du CGI.
371. En consquence, au-del de ce dlai de 30 jours, les factures transmises ne
constituent plus des factures d'origine au sens des articles 286 et 289 du CGI. Il
s'ensuit que la TVA relative ces factures n'est plus dductible. Le fournisseur
est alors tenu d'mettre des factures papier ou des factures scurises au
moyen dune signature lectronique pour permettre l'exercice du droit
dduction par ses clients.

CHAPITRE SIXIEME
ENTREE EN VIGUEUR

372. Les prcisions apportes par la prsente instruction sont applicables aux
factures mises compter du 1er juillet 2003.
373. Cela tant, pour tenir compte des difficults de gestion administrative que
pourrait susciter pour certaines Entreprises, la mise en conformit avec les
dispositions de l'article 17 de la loi de finances rectificative pour 2002 du
30 dcembre 2002 et du dcret n 2003-632 du 7 juillet 2003 il a paru possible
dadmettre que la situation de ces Entreprises au regard des nouvelles conditions
poses en matire de mentions obligatoires fasse jusquau 31 dcembre 2003
lobjet dun examen bienveillant.
374. Cette mesure ne vaut que pour les seules omissions ou inexactitudes relatives
aux mentions qui ntaient pas dores et dj imposes par le CGI avant le 1er
juillet 2003.
375. Les instructions 3 E-1-92 du 27 dcembre 1991, 3 E-1-93 du 1er mars 1993, 3 E-
3-94 du 11 octobre 1994 et 3 E-1-99 du 12 juillet 1999 ainsi que les termes
os
contraires de l'instruction 3 CA-92 du 31 juillet 1992 (n 844 871) sont
rapports.

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- 163 -
Annexes - Rglementation

2.2.7 Annexes : textes de rfrence

ANNEXE 1

CODE GENERAL DES IMPOTS, CGI.


Article 289

Art. 289 I. - 1. Tout assujetti est tenu de sassurer quune facture est mise, par lui-
mme, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers :
a. Pour les livraisons de biens ou les prestations de services quil effectue
pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie ;
b. Pour les livraisons de biens vises aux articles 258 A et 258 B et pour les
livraisons de biens exonres en application du I de larticle 262 ter et II de
larticle 298 sexies ;
c. Pour les acomptes qui lui sont verss avant que lune des oprations
vises aux a et b ne soit effectue ;
d. Pour les livraisons aux enchres publiques de biens doccasion,
duvres dart, dobjets de collection ou dantiquit.
2. Les factures peuvent tre matriellement mises, au nom et pour le compte de
lassujetti, par le client ou par un tiers lorsque cet assujetti leur donne
expressment mandat cet effet.
Le mandat de facturation ainsi tabli doit notamment prvoir que lassujetti
conserve lentire responsabilit de ses obligations en matire de facturation et
de ses consquences au regard de la taxe sur la valeur ajoute.
3. La facture est, en principe, mise ds la ralisation de la livraison ou de la
prestation de services.
Elle peut toutefois tre tablie de manire priodique pour plusieurs livraisons de
biens ou prestations de services distinctes ralises entre lassujetti et son client
au titre du mme mois civil. Cette facture est tablie au plus tard la fin de ce
mme mois. Le diffr de facturation ne peut en aucun cas avoir pour effet de
retarder la dclaration de la taxe exigible au titre des oprations factures.
4. Lassujetti doit conserver un double de toutes les factures mises.
5. Tout document ou message qui modifie la facture initiale, mise en application
de cet article ou de larticle 289 bis, et qui fait rfrence la facture initiale de
faon spcifique et non quivoque est assimil une facture. Il doit comporter
lensemble des mentions prvues au II.
Un dcret en Conseil dEtat dtermine et fixe les conditions et modalits
dapplication du prsent I.
II. - Un dcret en Conseil dEtat fixe les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la
facture. Ce dcret dtermine notamment les lments didentification des parties,
les donnes concernant les biens livrs ou les services rendus et celles relatives
la dtermination de la taxe sur la valeur ajoute.
III. - Lentraneur bnficiaire des sommes mentionnes au 19 de larticle 257
sassure quune facture est mise au titre des gains raliss et y ajoute le
montant de la taxe sur la valeur ajoute.

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- 164 -
Annexes - Rglementation

IV. - Les montants figurant sur la facture peuvent tre exprims dans toute monnaie,
pour autant que le montant de taxe payer soit dtermin en euros en utilisant le
mcanisme de conversion prvu au 1 bis de larticle 266.
Lorsquelle est rdige dans une langue trangre, le service des impts peut,
des fins de contrle, exiger une traduction en franais, dans les conditions
prvues au deuxime alina de larticle 54.
V. - Les factures peuvent, sous rserve de lacceptation du destinataire, tre
transmises par voie lectronique ds lors que lauthenticit de leur origine
et lintgrit de leur contenu sont garanties au moyen dune signature
lectronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture
dorigine pour lapplication de larticle 286 et du prsent article. Les
conditions dmission de ces factures, de leur signature lectronique et
leurs modalits de stockage sont fixes par dcret.
Lorsquelles se prsentent sous la forme dun message structur selon une
norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et
pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque, les factures
doivent tre mises dans les conditions prcises larticle 289 bis.

CODE GENERAL DES IMPOTS, CGI.


Article 289 bis

Art 289 bis I. - Pour lapplication des articles 286 et 289, seules les factures transmises
par voie lectronique qui se prsentent sous la forme dun message structur
selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par
ordinateur et pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque,
constituent, sous rserve des dispositions ci-aprs, des documents tenant lieu de
factures dorigine.
Les informations mises et reues doivent tre identiques. Sur demande de
ladministration, elles sont restitues en langage clair par lEntreprise charge de
sassurer quune facture est mise au sens du I de larticle 289, quelle que soit la
personne qui a matriellement mis les messages, en son nom et pour son
compte. Elles doivent, en outre, tre restitues dans les mmes conditions par
lEntreprise destinataire de ces factures, quelle que soit la personne qui les a
reues en son nom et pour son compte.
Si ladministration le demande, la restitution des informations est effectue sur
support papier.
II. - Les Entreprises qui veulent transmettre leurs factures dans les conditions vises
au I recourent un systme de tltransmission rpondant des normes
quivalentes celle dfinie larticle 2 de la recommandation 1994/820/CE de la
Commission, du 19 octobre 1994, concernant les aspects juridiques de lchange
de donnes informatises lorsque laccord relatif cet change prvoit
lutilisation de procdures garantissant lauthenticit de lorigine et lintgrit des
donnes.
En cas de mise en uvre dun tel systme, les Entreprises en informent le
service des impts territorialement comptent. Le prsent alina sapplique
jusquau 31 dcembre 2005.

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- 165 -
Annexes - Rglementation

III. - LEntreprise doit sassurer que les informations mises en application du I, par
elle-mme, ou par un tiers ou client mandat cet effet, sont accessibles et
conserves dans leur contenu originel et dans lordre chronologique de leur
mission dans les conditions et dans les dlais fixs par larticle L. 102 B du livre
des procdures fiscales.
LEntreprise destinataire de ces informations doit, quelle que soit la personne qui
les a reues en son nom et pour son compte, sassurer quelles sont accessibles
et conserves dans leur contenu originel et dans lordre chronologique de leur
rception dans les conditions et dans les dlais fixs par larticle L. 102 B du livre
des procdures fiscales.
LEntreprise, qui met ou reoit des factures dans les conditions mentionnes au
I, doit, quelle que soit la personne qui a matriellement mis ou reu les
messages, en son nom et pour son compte, sassurer quest tenue et conserve
sur support papier ou sur support informatique, pendant le dlai fix au premier
alina du I de larticle L. 102 B du livre des procdures fiscales, une liste
rcapitulative squentielle de tous les messages mis et reus et de leurs
anomalies ventuelles.
IV. Les agents de ladministration peuvent intervenir de manire inopine dans les
locaux professionnels des Entreprises mettrices et rceptrices, et, sil y a lieu,
dans les locaux professionnels des prestataires de services de tltransmission,
pour vrifier la conformit du fonctionnement du systme de tltransmission aux
exigences du prsent article.
Lors de lintervention mentionne au premier alina, ladministration remet au
contribuable, ou son reprsentant, un avis dintervention prcisant les
oprations techniques envisages sur le systme de tltransmission.
En cas dimpossibilit de procder au contrle du systme ou de manquement
aux conditions poses par le prsent article, les agents de ladministration
dressent un procs-verbal. Dans les trente jours de la notification de ce procs-
verbal, le contribuable peut formuler ses observations, apporter des justifications
ou procder la rgularisation des conditions de fonctionnement du systme.
Au-del de ce dlai et en labsence de justification ou de rgularisation, les
factures mentionnes au I ne sont plus considres comme documents tenant
lieu de factures dorigine.
Lintervention, opre par des agents de ladministration ou sous leur contrle
conformment au premier alina, ne relve pas des procdures de contrle de
limpt rgies par les articles L. 10 L. 54 A du livre des procdures fiscales. Les
procs-verbaux tablis en application du prsent article ne sont opposables au
contribuable quau regard de la conformit de son systme de tltransmission
aux principes et normes prvus aux I, II et III.
V. Un dcret fixe les conditions dapplication du prsent article, et notamment les
modalits de restitution des informations ainsi que les conditions dans lesquelles
les agents de ladministration sont habilits procder aux visites mentionnes
au IV.

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- 166 -
Annexes - Rglementation

LIVRE DES PROCEDURES FISCALES


(Partie Lgislative)
Article L.102 C
Art. L. 102 C. Pour l'application des dispositions de l'article L. 102 B, les factures
mises par les assujettis ou, en leur nom et pour leur compte, par leur client ou
par un tiers, ainsi que toutes les factures qu'ils ont reues, doivent tre stockes
sur le territoire franais, lorsque ce stockage n'est pas effectu par voie
lectronique garantissant un accs immdiat, complet et en ligne aux donnes
concernes.
Les assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie lectronique
dans un pays non li la France par une convention prvoyant une assistance
mutuelle ainsi qu'un droit d'accs en ligne immdiat, le tlchargement et
l'utilisation de l'ensemble des donnes concernes.
Les assujettis sont tenus de dclarer, en mme temps que leur dclaration de
rsultats ou de bnfices, le lieu de stockage de leurs factures ainsi que toute
modification de ce lieu lorsque celui-ci est situ hors de France.
Les autorits comptentes des Etats membres de la Communaut europenne
ont un droit d'accs par voie lectronique, de tlchargement et d'utilisation des
factures stockes sur le territoire franais par ou pour le compte d'un assujetti
relevant de leur juridiction, dans les limites fixes par la rglementation de l'Etat
d'tablissement de l'assujetti et dans la mesure o cela est ncessaire aux fins
de contrle.
Tout assujetti stockant ses factures par voie lectronique sur le territoire franais
s'assure que l'administration a, des fins de contrle, un accs en ligne
permettant le tlchargement et l'utilisation des donnes stockes.
Un dcret en Conseil d'Etat dtermine et fixe les conditions et modalits
d'application du prsent article.

ANNEXE 2
Code gnral des impts, annexe II
Articles 242 nonies et 242 nonies A
(Dcret n 2003-632 du 7 juillet 2003)
Art. 242 nonies. - 1. En application du 2 du I de l'article 289 du code gnral des
impts, les factures peuvent tre matriellement mises, au nom et pour le
compte de lassujetti, par son client ou par un tiers lorsque cet assujetti leur
donne expressment un mandat crit et pralable cet effet.
Les factures mises dans le cadre de ce mandat peuvent ne pas tre
authentifies de manire formelle par le mandant. Celui-ci peut contester les
informations quelles contiennent dans le dlai prvu par le contrat de mandat.
Dans cette hypothse, le mandant mettra une facture rectificative dans les
conditions prvues au 5 du I de l'article 289 du code gnral des impts. Les
factures rectificatives mises en application de l'article 272 du code gnral des
impts sont tablies dans les mmes conditions.

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- 167 -
Annexes - Rglementation

Lorsque le client ou le tiers mandat par lassujetti pour mettre les factures, en
son nom et pour son compte, est tabli dans un pays avec lequel il nexiste
aucun instrument juridique relatif lassistance mutuelle ayant une porte
similaire celle prvue par la directive 76/308/CEE du Conseil du 15 mars 1976
concernant lassistance mutuelle en matire de recouvrement des crances
relatives certaines cotisations, droits, taxes et autres mesures et par la directive
77/799/CEE du Conseil du 19 dcembre 1977 concernant l'assistance mutuelle
des autorits comptentes des Etats membres dans le domaine des impts
directs et indirects et le rglement (CEE) n 218/92 du Conseil du 27 janvier 1992
concernant la coopration administrative dans le domaine des impts indirects
(TVA), les rgles suivantes sappliquent :
a. lassujetti en informe ladministration par crit en indiquant le nom et
ladresse du client ou tiers ainsi mandat lorsque ce dernier tablit de
manire rgulire des factures au nom et pour le compte de cet assujetti. A
cette fin, il dpose un tat auprs du service des impts territorialement
comptent dans les mmes dlais que sa dclaration de rsultats ou de
bnfices ;
b. les factures concernes sont mises ds la ralisation de la livraison ou de
la prestation de services et sans que puisse tre utilise la possibilit de
dlivrer des factures priodiques dans les conditions prvues au deuxime
alina du 3 du I de l'article 289 du code gnral des impts.
2. Les factures priodiques vises au 3 du I de l'article 289 du code gnral des
impts ne peuvent tre mises que lorsque lassujetti ralise, au cours du mme
mois civil, plusieurs oprations au profit dun mme client.
Pour chaque livraison de biens ou prestation de services ralise, un bon de
livraison, ou un document en tenant lieu, numrot et comportant lidentit et
ladresse du client, la date de lopration ainsi que la quantit et la dnomination
prcise des biens livrs ou services rendus est mis en double exemplaire.
Lassujetti et son client en conservent un exemplaire lappui de leur
comptabilit dans les mmes conditions que les factures.
Les factures mises de manire priodique comportent les mentions obligatoires
prvues l'article 242 nonies A.

Art. 242 nonies A. Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures en
application du II de l'article 289 du code gnral des impts sont les suivantes :
1. le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;
2. le numro individuel didentification attribu lassujetti en application de
l'article 286 ter du code gnral des impts et sous lequel il a effectu la
livraison de biens ou la prestation de services ;
3. les numros d'identification la taxe sur la valeur ajoute du vendeur et de
l'acqureur pour les livraisons dsignes au I de l'article 262 ter du code
gnral des impts ;
4. le numro d'identification la taxe sur la valeur ajoute du prestataire ainsi
que celui fourni par le preneur pour les prestations mentionnes aux 3, 4
bis, 5 et 6 de l'article 259 A du code gnral des impts ;
5. lorsque le redevable de la taxe est un reprsentant fiscal au sens de l'article
289 A du code gnral des impts, le numro individuel didentification

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- 168 -
Annexes - Rglementation

attribu ce reprsentant fiscal en application de l'article 286 ter du mme


code, ainsi que son nom complet et son adresse ;
6. sa date de dlivrance ou dmission pour les factures transmises par voie
lectronique ;
7. un numro unique bas sur une squence chronologique et continue ; la
numrotation peut tre tablie dans ces conditions par sries distinctes
lorsque les conditions dexercice de lactivit de lassujetti le justifient ;
lassujetti doit faire des sries distinctes un usage conforme leur
justification initiale ;
8. pour chacun des biens livrs ou des services rendus, la quantit, la
dnomination prcise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la
valeur ajoute lgalement applicable ou, le cas chant, le bnfice dune
exonration ;
9. tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de
l'opration et directement lis cette opration ;
10. la date laquelle est effectue, ou acheve, la livraison de biens ou la
prestation de services ou la date laquelle est vers l'acompte vis au c du
1 du I de larticle 289 du code gnral des impts, dans la mesure o une
telle date est dtermine et quelle est diffrente de la date d'mission de la
facture ;
11. le montant de la taxe payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et
la taxe correspondante mentionns distinctement ;
12. en cas d'exonration ou lorsque le client est redevable de la taxe ou lorsque
lassujetti applique le rgime de la marge bnficiaire, la rfrence la
disposition pertinente du code gnral des impts ou la disposition
correspondante de la directive 77/388/CEE du 17 mai 1977 ou toute autre
mention indiquant que lopration bnficie d'une mesure dexonration,
dun rgime d'autoliquidation ou du rgime de la marge bnficiaire ;
13. les caractristiques du moyen de transport neuf telles qu'elles sont dfinies
au III de l'article 298 sexies du code gnral des impts pour les livraisons
mentionnes au II de ce mme article.
14. de manire distincte, le prix dadjudication du bien, les impts, droits,
prlvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de
commission, demballage, de transport et dassurance demands par
lorganisateur lacheteur du bien, pour les livraisons aux enchres
publiques vises au d du 1 du I de larticle 289 du code gnral des impts
effectues par un organisateur de ventes aux enchres publiques agissant
en son nom propre, soumises au rgime de la marge bnficiaire
mentionn larticle 297 A du mme code. Cette facture ne doit pas
mentionner de taxe sur la valeur ajoute.

ANNEXE 3
Livre des procdures fiscales
Article R.* 102 C

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- 169 -
Annexes - Rglementation

Art. R.* 102 C-1. - I. Pour lapplication des dispositions de l'article L. 102 C, les
assujettis ne peuvent stocker les factures transmises par voie lectronique dans
un pays non li la France par une convention prvoyant dune part une
assistance mutuelle ayant une porte similaire celle prvue par la directive
76/308/CEE du Conseil du 15 mars 1976 concernant l'assistance mutuelle en
matire de recouvrement des crances relatives certaines cotisations, droits,
taxes et autres mesures et par la directive 77/799/CEE du Conseil du 19
dcembre 1977 concernant l'assistance mutuelle des autorits comptentes des
Etats membres dans le domaine des impts directs et indirects et le rglement
CEE n 218/92 du Conseil du 27 janvier 1992 concernant la coopration
administrative dans le domaine des impts indirects (TVA) et dautre part un droit
daccs en ligne, de tlchargement et dutilisation de lensemble des donnes
concernes.
II. La dclaration du lieu de stockage prvue l'article L. 102 C prcit seffectue
sur papier libre ou par voie lectronique. Elle comporte les nom et adresse des
clients ou des tiers chargs du stockage ainsi que les priodes concernes par
celui-ci. Les assujettis sont tenus de dclarer toute modification du lieu de
stockage dans le mois qui suit la survenance d'un tel vnement.
III. Pour l'application de l'article L. 102 C prcit, lassujetti sassure que les
factures et donnes dtenues par lui-mme, ou en son nom et pour son compte,
par un client ou par un tiers sont accessibles, dans le meilleur dlai depuis son
sige ou son principal tablissement en cas de contrle de ladministration, quel
que soit le lieu de dtention de ces documents.

ANNEXE 4
Dcret n 2003-659 du 18 juillet pris pour lapplication de l'article 17 de
la loi de finances rectificative pour 2002 du 30 dcembre 2002.
Art. 1er. - Lannexe III au code gnral des impts est modifie comme suit :
A. Le 2 de l'article 77 est abrog.
B. A l'article 80, les mots : toutes les factures ou sont remplacs par les
mots : tous les .
C. L'article 96 F est ainsi modifi :
1. Les trois alinas de l'article sont regroups sous un II.
2. Il est insr un I ainsi rdig.
I. 1. a. Les factures mises dans les conditions vises au premier alina du V
de l'article 289 du code gnral des impts tiennent lieu de factures dorigine
lorsque lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur contenu sont garanties
au moyen dune signature lectronique.
La signature lectronique est une donne sous forme lectronique qui est jointe
ou lie logiquement dautres donnes lectroniques et qui sert de
mthode dauthentification du signataire et de lorigine des informations.
Le signataire est celui qui dtient et met en uvre le moyen de cration de la
signature lectronique. Il peut s'agir d'une personne morale, auquel cas la
signature lectronique est produite automatiquement lors de l'envoi des

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- 170 -
Annexes - Rglementation

factures, ou d'une personne physique mettant les factures aprs les avoir
signes en son nom pour le compte de l'Entreprise.
b. La signature lectronique doit satisfaire aux exigences suivantes :
1 tre propre au signataire ;
2 permettre d'identifier le signataire ;
3 tre cre par des moyens que le signataire puisse garder sous son
contrle exclusif ;
4 garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache, de telle sorte
que toute modification ultrieure de ces factures soit dtectable.
c. La signature lectronique repose sur un certificat lectronique qui est dlivr
par un prestataire de service de certification. Ce certificat comporte :
1 les informations identifiant de manire univoque le possesseur de la cl
publique lie la signature lectronique ;
2 la cl publique du signataire ;
3 la priode de validit du certificat ;
4 un numro de srie unique ;
5 la signature lectronique du prestataire de service de certification qui
assure lauthentification de la cl et lintgrit des informations contenues
dans le certificat.
Le certificat lectronique attach la signature lectronique est communiqu au
destinataire des factures.
2. L'Entreprise destinataire de ces factures vrifie la signature lectronique
appose sur les factures au moyen des donnes de vrification contenues dans
le certificat lectronique. Elle s'assure galement de l'authenticit et de la validit
du certificat attach la signature lectronique.
3. Les factures, la signature lectronique laquelle elles sont lies ainsi que le
certificat lectronique y attach sont conservs dans leur contenu originel par
l'Entreprise charge de sassurer quune facture est mise au sens du I de
l'article 289 et par lEntreprise destinataire de ces factures, dans les conditions et
dans les dlais fixs par l'article L. 102 B du livre des procdures fiscales.
4. Les informations mises et reues doivent tre identiques. Sur demande de
l'administration, elles sont restitues en langage clair par l'Entreprise charge de
sassurer quune facture est mise au sens du I de l'article 289. Elles sont, en
outre, restitues dans les mmes conditions par lEntreprise destinataire de ces
factures.
Les informations mentionnes au premier alina sont restituables sur cran, sur
support informatique ou sur papier la demande de l'administration. La
restitution porte sur l'intgralit des informations mises et reues, qu'elles soient
obligatoires ou facultatives.
Les donnes sont restitues lisiblement en mode caractres, en langage clair et
intelligible.
5. Les assujettis qui mettent ou sassurent que sont mises en leur nom et pour
leur compte des factures scurises au moyen dune signature lectronique en
informent ladministration en joignant leur dclaration de rsultats ou de
bnfices un tat mentionnant les lments suivants :
a. les coordonnes du service responsable de la transmission des factures ;

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- 171 -
Annexes - Rglementation

b. le nom du logiciel de signature et sa version.


Art. 2. A l'article R. 80 F-2 du livre des procdures fiscales, les mots ou de
production de documents en tenant lieu sont supprims.
Art. 3. - Le ministre de lconomie, des finances et de lindustrie et le ministre dlgu
au budget et la rforme budgtaire sont chargs de lapplication du prsent
dcret qui sera publi au Journal officiel de la Rpublique franaise.

ANNEXE 5
Arrt du 18 juillet 2003 fixant les conditions dmission et de conservation des
factures dmatrialises en application de l'article 289 bis du code gnral des
impts et modifiant l'annexe IV ce code

Art. 1er. - Larticle 41 septies de lannexe IV au code gnral des impts est ainsi
modifi.
A. Le I est ainsi rdig :
"Sont considrs comme utilisateurs les Entreprises, fournisseurs ou
clients, qui mettent des factures tltransmises par eux-mmes, ou par un
tiers ou client mandat cet effet ou qui reoivent des factures
tltransmises et ce quelle que soit la personne qui les a reues en son
nom et pour son compte."
B. Le II est complt par un e ainsi rdig :
"e. l'accessibilit immdiate aux donnes dmatrialises en cas de
demande de l'administration."
C. Le 1 du VI est ainsi rdig :
"Les messages factures mis par l'Entreprise, par un tiers ou un client
mandat cet effet, ainsi que la liste rcapitulative et le fichier des
partenaires doivent tre accessibles et conservs dans leur contenu originel
et dans l'ordre chronologique de leur mission.
Les messages factures reus, quelle que soit la personne qui les a reus en
son nom et pour son compte, ainsi que la liste rcapitulative et le fichier des
partenaires doivent tre accessibles et conservs dans leur contenu originel
et dans l'ordre chronologique de leur rception.".
Art. 2. - L'article 41 octies de l'annexe IV au code gnral des impts est ainsi rdig.
"Les Entreprises vises au I de l'article 41 septies qui souhaitent utiliser un
systme de tltransmission de factures en informent ladministration en
joignant leur dclaration de rsultat ou de bnfice un tat mentionnant
les lments suivants :
a. les coordonnes du service responsable de la tltransmission ;
b. le nom du logiciel et sa version ;
c. les normes et les versions des messages factures."
Art. 3. - Le directeur gnral des impts est charg de l'excution du prsent arrt
qui sera publi au Journal officiel de la Rpublique franaise.

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- 172 -
Annexes - Rglementation

Directive 2001/115/CE du Conseil du 20 dcembre 2001


modifiant la directive 77/388/CEE en vue de simplifier, moderniser et
harmoniser les conditions imposes la facturation en matire de taxe sur la
valeur ajoute

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPENNE,


vu le trait instituant la Communaut europenne, et notamment son article
93,
vu la proposition de la Commission(1),
vu l'avis du Parlement europen(2),
vu l'avis du Comit conomique et social(3),
considrant ce qui suit:

(1) Les conditions actuelles poses la facturation et numres


l'article 22, paragraphe 3, dans sa version qui figure l'article 28 nonies, de la
sixime directive 77/388/CEE du Conseil du 17 mai 1977 en matire
d'harmonisation des lgislations des tats membres relatives aux taxes sur le
chiffre d'affaires - systme commun de taxe sur la valeur ajoute: assiette
uniforme(4), sont relativement peu nombreuses, laissant ainsi aux tats
membres le soin de dterminer les conditions essentielles. D'autre part, elles
sont dsormais inadaptes au dveloppement des nouvelles technologies et
mthodes de facturation.

(2) Le rapport de la Commission relatif la seconde phase de l'initiative


SLIM (Simplification de la lgislation sur le march intrieur) recommande
d'tudier quelles sont les mentions ncessaires en matire de taxe sur la
valeur ajoute l'tablissement d'une facture et quelles sont les exigences
juridiques et techniques en matire de facturation lectronique.

(3) Les conclusions du Conseil Ecofin de juin 1998 ont soulign que le
dveloppement du commerce lectronique ncessitait la cration d'un cadre
juridique pour l'utilisation de la facturation lectronique qui permette une
sauvegarde des possibilits de contrle des administrations fiscales.

(4) Il est donc ncessaire, pour assurer le bon fonctionnement du march


intrieur, d'tablir au niveau communautaire, aux fins de la taxe sur la valeur
ajoute, une liste harmonise des mentions qui doivent figurer
obligatoirement sur les factures, ainsi qu'un nombre de modalits communes
quant au recours la facturation lectronique et au stockage lectronique des
factures, ainsi qu' l'autofacturation et la sous-traitance des oprations de
facturation.

(5) Enfin, le stockage des factures devrait respecter les conditions fixes

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- 173 -
Annexes - Rglementation

par la directive 95/46/CE du Parlement europen et du Conseil du 24 octobre


1995 relative la protection des personnes physiques l'gard du traitement
des donnes caractre personnel et la libre circulation de ces donnes(5).

(6) La Grce a retenu, depuis l'introduction du rgime transitoire de TVA


en 1993, le prfixe EL plutt que le prfixe GR prvu par la norme
internationale code ISO - 3166 alpha 2 auquel fait rfrence l'article 22,
paragraphe 1, point d). Compte tenu des consquences qu'aurait une
modification du prfixe dans tous les tats membres, il importe de prvoir une
exception pour la Grce en rendant la norme ISO non applicable en Grce.

(7) Il y a donc lieu de modifier en consquence la directive 77/388/CEE,

A ARRT LA PRSENTE DIRECTIVE:

Article premier
La directive 77/388/CEE est modifie conformment aux articles ci-aprs.

Article 2
l'article 28 nonies (qui remplace l'article 22 de la mme directive), l'article
22 est modifi comme suit:

1) Au paragraphe 1, le point d) est complt par la phrase suivante:


"Nanmoins, la Rpublique hellnique est autorise utiliser le prfixe 'EL'."

2) Le paragraphe 3 est remplac par le texte suivant:

"3. a) Tout assujetti est tenu de s'assurer qu'une facture est mise,
par lui-mme, par son client ou, en son nom et pour son compte, par un tiers,
pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu'il effectue pour
un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie. Tout assujetti
doit galement s'assurer qu'est mise, par lui-mme, par son client ou, en son
nom et pour son compte, par un tiers, une facture pour les livraisons de biens
vises l'article 28 ter, titre B, paragraphe 1, et pour les livraisons de biens
effectues dans les conditions prvues l'article 28 quater, titre A.
De mme, tout assujetti doit s'assurer qu'est mise, par lui-mme, par son
client ou, en son nom et pour son compte, par un tiers, une facture pour les
acomptes qui lui sont verss avant que l'une des livraisons de biens vises au
premier alina ne soit effectue et pour les acomptes qui lui sont verss par
un autre assujetti, ou par une personne morale non assujettie, avant que la
prestation de services ne soit acheve.

Les tats membres peuvent imposer aux assujettis l'obligation d'mettre une

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- 174 -
Annexes - Rglementation

facture pour les livraisons de biens ou les prestations de services, autres que
celles vises par les alinas prcdents, qu'ils effectuent sur leur territoire.
cet gard, les tats membres peuvent imposer moins d'obligations pour ces
factures que celles qui sont numres aux points b), c) et d).

Les tats membres peuvent dispenser les assujettis de l'obligation d'mettre


une facture pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu'ils
effectuent sur leur territoire et qui sont exonres, avec ou sans
remboursement de la taxe paye au stade antrieur, conformment l'article
13 ainsi qu' l'article 28, paragraphe 2, point a), et paragraphe 3, point b).

Tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait rfrence de


faon spcifique et non quivoque est assimil une facture. Les tats
membres sur le territoire desquels les livraisons de biens ou les prestations
de services sont effectues peuvent dispenser ces documents ou messages
de certaines mentions obligatoires.

Les tats membres peuvent imposer aux assujettis qui effectuent des
livraisons de biens ou prestations de services sur leur territoire un dlai pour
la dlivrance des factures.

Dans les conditions dterminer par les tats membres sur le territoire
desquels les livraisons de biens ou les prestations de services sont
effectues, une facture priodique peut tre tablie pour plusieurs livraisons
de biens ou prestations de services distinctes.
L'tablissement de factures par le client d'un assujetti pour les livraisons de
biens ou les prestations de services qui lui sont fournies par cet assujetti est
autoris, condition qu'il existe un accord pralable entre les deux parties, et
sous rserve que chaque facture fasse l'objet d'une procdure d'acceptation
par l'assujetti effectuant la livraison de biens ou la prestation de services. Les
tats membres sur le territoire desquels sont effectues les livraisons de
biens ou les prestations de services dterminent les conditions et modalits
des accords pralables et des procdures d'acceptation entre l'assujetti et
son client.

Les tats membres peuvent imposer aux assujettis effectuant des livraisons
de biens ou des prestations de services sur leur territoire d'autres conditions
l'mission de factures par leurs clients. Ils peuvent notamment exiger que de
telles factures soient mises au nom et pour le compte de l'assujetti. Ces
conditions doivent en tout tat de cause tre les mmes, quel que soit le lieu
d'tablissement du client.

Les tats membres peuvent, en outre, imposer aux assujettis effectuant des
livraisons de biens ou des prestations de services sur leur territoire des
conditions spcifiques dans le cas o le tiers ou le client mettant les factures

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- 175 -
Annexes - Rglementation

est tabli dans un pays avec lequel il n'existe aucun instrument juridique
relatif l'assistance mutuelle ayant une porte similaire celle prvue par la
directive 76/308/CEE du Conseil du 15 mars 1976 concernant l'assistance
mutuelle en matire de recouvrement des crances relatives certaines
cotisations, droits, taxes et autres mesures(6), la directive 77/799/CEE du
Conseil du 19 dcembre 1977 concernant l'assistance mutuelle des autorits
comptentes des tats membres dans le domaine des impts directs et
indirects(7) et le rglement (CEE) n 218/92 du Conseil du 27 janvier 1992
concernant la coopration administrative dans le domaine des impts
indirects (TVA)(8).

b) Sans prjudice des dispositions particulires prvues par la


prsente directive, seules les mentions suivantes doivent figurer
obligatoirement, aux fins de la taxe sur la valeur ajoute, sur les factures
mises en application des dispositions du point a), premier, deuxime et
troisime alinas:

- sa date de dlivrance,
- un numro squentiel, bas sur une ou plusieurs sries, qui identifie
la facture de faon unique,
- le numro d'identification la taxe sur la valeur ajoute, vis au
paragraphe 1, point c), sous lequel l'assujetti a effectu la livraison de
biens ou la prestation de services,
- le numro d'identification la taxe sur la valeur ajoute vis au
paragraphe 1, point c), du client, sous lequel il a reu une livraison de
biens ou une prestation de services pour laquelle il est redevable de
la taxe ou une livraison de biens vise l'article 28 quater, titre A,
- le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client,
- la quantit et la nature des biens livrs ou l'tendue et la nature des
services rendus,
- la date laquelle est effectue, ou acheve, la livraison de biens ou
la prestation de services ou la date laquelle est vers l'acompte vis
au point a), deuxime alina, dans la mesure o une telle date est
dtermine et diffrente de la date d'mission de la facture,
- la base d'imposition pour chaque taux ou exonration, le prix unitaire
hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais ou ristournes ventuels
s'ils ne sont pas compris dans le prix unitaire,
- le taux de TVA appliqu,
- le montant de taxe payer, sauf lorsqu'est appliqu un rgime
particulier pour lequel la prsente directive exclut une telle mention,
- en cas d'exonration ou lorsque le client est redevable de la taxe, la
rfrence la disposition pertinente de la prsente directive ou la
disposition nationale correspondante ou toute autre mention
indiquant que la livraison bnficie d'une exonration ou de
l'autoliquidation,

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- 176 -
Annexes - Rglementation

- en cas de livraison intracommunautaire d'un moyen de transport


neuf, les donnes numres l'article 28 bis, paragraphe 2,
- en cas d'application du rgime de la marge bnficiaire, la rfrence
l'article 26 ou 26 bis, ou aux dispositions nationales
correspondantes, ou toute autre mention indiquant que le rgime de
la marge bnficiaire a t appliqu,
- lorsque le redevable de la taxe est un reprsentant fiscal au sens de
l'article 21, paragraphe 2, le numro d'identification la taxe sur la
valeur ajoute vis au paragraphe 1, point c), de ce reprsentant
fiscal, ainsi que son nom complet et son adresse.

Les tats membres peuvent imposer aux assujettis tablis sur leur territoire et
effectuant des livraisons de biens ou de services sur leur territoire l'obligation
d'indiquer le numro d'identification la taxe sur la valeur ajoute, vis au
paragraphe 1, point c), de leur client dans les cas autres que ceux viss au
quatrime tiret du premier alina.

Les tats membres n'imposent pas la signature des factures.


Les montants figurant sur la facture peuvent tre exprims dans toute
monnaie, pour autant que le montant de taxe payer soit exprim dans la
monnaie nationale de l'tat membre o se situe le lieu de la livraison de biens
ou de la prestation de services en utilisant le mcanisme de conversion prvu
l'article 11, C (2).

Lorsque cela est ncessaire des fins de contrle, les tats membres
peuvent exiger une traduction dans leur langue nationale des factures
relatives des livraisons de biens ou des prestations de services effectues
sur leur territoire, ainsi que celles reues par les assujettis tablis sur leur
territoire.

c) Les factures mises en application des dispositions du point a)


peuvent tre transmises sur un support papier ou, sous rserve de
l'acceptation du destinataire, par voie lectronique.
Les factures transmises par voie lectronique sont acceptes par les tats
membres condition que l'authenticit de leur origine et l'intgrit de leur
contenu soient garanties:

- soit au moyen d'une signature lectronique avance au sens du


point 2) de l'article 2 de la directive 1999/93/CE du Parlement
europen et du Conseil du 13 dcembre 1999 sur un cadre
communautaire pour les signatures lectroniques(9). Les tats
membres peuvent, toutefois, demander que la signature lectronique
avance soit base sur un certificat qualifi et cre par un dispositif
scuris de cration de signature au sens de l'article 2, points 6) et
10), de la directive prcite;

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- 177 -
Annexes - Rglementation

- soit au moyen d'un change de donnes informatises (EDI) tel que


dfini l'article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la
Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de
l'change de donnes informatises(10) lorsque l'accord relatif cet
change prvoit l'utilisation de procdures garantissant l'authenticit
de l'origine et l'intgrit des donnes.

Les tats membres peuvent toutefois, sous rserve de conditions qu'ils fixent,
exiger qu'un document rcapitulatif supplmentaire soit transmis sur papier.
Les factures peuvent, toutefois, tre transmises par voie lectronique selon
d'autres mthodes, sous rserve de leur acceptation par le ou les tats
membres concerns. La Commission prsentera, au plus tard le 31 dcembre
2008, un rapport accompagn, le cas chant, d'une proposition modifiant les
conditions applicables la facturation lectronique afin de tenir compte de
l'volution technologique future dans ce domaine.

Les tats membres ne peuvent imposer aux assujettis effectuant des


livraisons de biens ou des prestations de services sur leur territoire aucune
autre obligation ou formalit relative l'utilisation d'un systme de
transmission de factures par voie lectronique. Ils peuvent toutefois, jusqu'au
31 dcembre 2005, prvoir que l'utilisation dudit systme fait l'objet d'une
notification pralable.

Les tats membres peuvent fixer des conditions spcifiques pour l'mission
par voie lectronique de factures relatives des livraisons de biens ou des
prestations de services effectues sur leur territoire, partir d'un pays avec
lequel il n'existe aucun instrument juridique relatif l'assistance mutuelle
ayant une porte similaire celle prvue par les directives 76/308/CEE et
77/799/CEE et par le rglement (CEE) n 218/92.

Dans le cas de lots comprenant plusieurs factures transmises par voie


lectronique au mme destinataire, les mentions communes aux diffrentes
factures peuvent tre mentionnes une seule fois dans la mesure o, pour
chaque facture, la totalit de l'information est accessible.

d) Tout assujetti doit veiller ce que soient stockes des copies des
factures mises par lui-mme, par son client ou, en son nom et pour son
compte, par un tiers, ainsi que toutes les factures qu'il a reues.
Aux fins de la prsente directive, l'assujetti peut dterminer le lieu de
stockage, condition de mettre la disposition des autorits comptentes,
sans retard indu, toute rquisition de leur part, toutes les factures ou
informations ainsi stockes. Les tats membres peuvent, toutefois, imposer
aux assujettis tablis sur leur territoire l'obligation de leur dclarer le lieu de
stockage lorsque celui-ci est situ en dehors de leur territoire. Les tats
membres peuvent, en outre, imposer aux assujettis tablis sur leur territoire

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- 178 -
Annexes - Rglementation

l'obligation de stocker l'intrieur du pays les factures mises par eux-mmes


ou par leur client ou, en leur nom et pour leur compte, par un tiers, ainsi que
toutes les factures qu'ils ont reues, lorsque ce stockage n'est pas effectu
par une voie lectronique garantissant un accs complet et en ligne aux
donnes concernes.

L'authenticit de l'origine et l'intgrit du contenu de ces factures, ainsi que


leur lisibilit, doivent tre assures durant toute la priode de stockage. Pour
les factures vises au point c), troisime alina, les donnes qu'elles
contiennent ne peuvent tre modifies et doivent rester lisibles durant ladite
priode.

Les tats membres dterminent la priode durant laquelle les assujettis


doivent veiller ce que soient stockes les factures relatives des livraisons
de biens ou des prestations de services effectues sur leur territoire, ainsi que
celles reues par les assujettis tablis sur leur territoire.
Afin de garantir le respect des conditions vises au troisime alina, les tats
membres viss au quatrime alina peuvent imposer que les factures soient
stockes sous la forme originale, papier ou lectronique, sous laquelle elles
ont t transmises. Ils peuvent galement imposer que, lorsque les factures
sont stockes par voie lectronique, les donnes garantissant l'authenticit de
l'origine et l'intgrit du contenu de chaque facture soient galement
stockes.

Les tats membres viss au quatrime alina peuvent fixer des conditions
spcifiques interdisant ou limitant le stockage des factures dans un pays avec
lequel il n'existe aucun instrument juridique relatif l'assistance mutuelle
ayant une porte similaire celle prvue par les directives 76/308/CEE et
77/799/CEE et par le rglement (CEE) n 218/92 et au droit d'accs par voie
lectronique, de tlchargement et d'utilisation vis l'article 22 bis.
Les tats membres peuvent, dans les conditions qu'ils fixent, prvoir une
obligation de stockage des factures reues par des personnes non
assujetties.

e) Aux fins des points c) et d), on entend par transmission et stockage


d'une facture 'par voie lectronique': une transmission ou une mise
disposition du destinataire et un stockage effectus au moyen d'quipements
lectroniques de traitement (y compris la compression numrique) et de
stockage de donnes, et en utilisant le fil, la radio, les moyens optiques ou
d'autres moyens lectromagntiques.
Pour les besoins de la prsente directive, les tats membres acceptent
comme factures tous documents ou messages sur papier ou sous format
lectronique remplissant les conditions dtermines par le prsent
paragraphe."

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- 179 -
Annexes - Rglementation

3) Au paragraphe 8, l'alina suivant est ajout: "La facult prvue au premier


alina ne peut tre utilise pour imposer des obligations supplmentaires
celles fixes au paragraphe 3."

4) Au paragraphe 9, point a), l'alina suivant est ajout: "Sans prjudice des
conditions fixes au point d), les tats membres ne peuvent, en ce qui
concerne les assujettis viss au troisime tiret, toutefois pas les dispenser
des obligations vises l'article 22, paragraphe 3."

5) Au paragraphe 9, le point suivant est ajout: "d) Sous rserve de la


consultation du comit prvu l'article 29 et dans les conditions qu'ils fixent,
les tats membres peuvent prvoir que les factures relatives des livraisons
de biens ou des prestations de services effectues sur leur territoire ne
doivent pas respecter certaines des conditions vises au paragraphe 3, point
b), dans les cas suivants:

- lorsque le montant de la facture est peu lev,


- ou lorsque les pratiques commerciales ou administratives du secteur
d'activit concern ou les conditions techniques d'mission de ces
factures rendent difficile le respect de toutes les obligations vises au
paragraphe 3, point b).
En tout tat de cause, ces factures doivent contenir les lments
suivants:
- la date d'mission,
- l'identification de l'assujetti,
- l'identification du type de biens livrs ou des services rendus,
- la taxe due ou les donnes permettant de la calculer.

La simplification prvue au prsent point ne peut toutefois tre applique aux


oprations vises au paragraphe 4, point c)."

6) Au paragraphe 9, le point suivant est ajout: "e) Dans le cas o les tats
membres font usage de la facult prvue au point a), troisime tiret, pour ne
pas attribuer le numro vis au paragraphe 1, point c), aux assujettis qui
n'effectuent aucune des oprations vises au paragraphe 4, point c), il y a lieu
de remplacer sur la facture, lorsqu'il n'a pas t attribu, ce numro
d'identification du fournisseur et du client par un autre numro dit numro
d'enregistrement fiscal, tel que dfini par les tats membres concerns.
Les tats membres viss au premier alina peuvent, lorsque le numro vis
au paragraphe 1, point c), a t attribu l'assujetti, prvoir, en outre, que
figure sur la facture:
- pour les prestations de services vises l'article 28 ter, titres C, D, E
et F, et pour les livraisons de biens vises l'article 28 quater, titre A
et titre E, point 3, le numro vis au paragraphe 1, point c), et le

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- 180 -
Annexes - Rglementation

numro d'enregistrement fiscal du fournisseur,


- pour les autres livraisons de biens et prestations de services, le seul
numro d'enregistrement fiscal du fournisseur ou le seul numro vis
au paragraphe 1, point c)."

Article 3
L'article suivant est insr: "Article 22 bis
Droit d'accs aux factures stockes par voie lectronique dans un autre tat
membre
Lorsqu'un assujetti stocke les factures qu'il met ou qu'il reoit par une voie
lectronique garantissant un accs en ligne aux donnes et que le lieu de
stockage est situ dans un tat membre autre que celui dans lequel il est
tabli, les autorits comptentes de l'tat membre dans lequel il est tabli ont,
aux fins de la prsente directive, un droit d'accs par voie lectronique, de
tlchargement et d'utilisation en ce qui concerne ces factures dans les
limites fixes par la rglementation de l'tat membre d'tablissement de
l'assujetti et dans la mesure o cela lui est ncessaire aux fins de contrle."

Article 4
1) l'article 10, paragraphe 2, troisime alina, premier et troisime tirets, les
mots "ou du document en tenant lieu" sont supprims.
2) l'article 24, paragraphe 5, et l'article 26 bis, titre B, point 9, les mots "ou
sur tout autre document en tenant lieu" sont supprims.
3) l'article 26 bis, titre C, point 4), les mots "ou un document en tenant lieu"
sont supprims.
4) l'article 28 quinquies, paragraphes 3 et 4, deuxime alina, les mots "ou
du document en tenant lieu" ainsi que les mots "ou ce document" sont
supprims.
5) l'article 28 octies (qui remplace l'article 21 de la mme directive), l'article
21 est modifi comme suit:
- au paragraphe 1, point d), les mots "ou tout document en tenant lieu" sont
supprims.
6) l'article 28 sexdecies, paragraphe 1, point e), les mots "ou sur tout autre
document en tenant lieu" sont supprims.

Article 5
Les tats membres mettent en vigueur les dispositions lgislatives,
rglementaires et administratives ncessaires pour se conformer la
prsente directive avec effet au 1er janvier 2004. Ils en informent
immdiatement la Commission.
Lorsque les tats membres adoptent ces dispositions, celles-ci contiennent
une rfrence la prsente directive ou sont accompagnes d'une telle
rfrence lors de leur publication officielle. Les modalits de cette rfrence
sont arrtes par les tats membres.

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- 181 -
Annexes - Rglementation

Article 6
La prsente directive entre en vigueur le vingtime jour suivant celui de sa
publication au Journal officiel des Communauts europennes.

Article 7
Les tats membres sont destinataires de la prsente directive.

Fait Bruxelles, le 20 dcembre 2001.

Par le Conseil
Le prsident
C. Picqu

(1) JO C 96 E du 27.3.2001, p. 145.


(2) Avis rendu le 13 juin 2001 (non encore paru au Journal officiel).
(3) JO C 193 du 10.7.2001, p. 53.
(4) JO L 145 du 13.6.1977, p. 1. Directive modifie en dernier lieu par la
directive 2001/4/CE (JO L 22 du 24.1.2001, p. 17).
(5) JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.
(6) JO L 73 du 19.3.1976, p. 18. Directive modifie en dernier lieu par la
directive 2001/44/CE (JO L 175 du 28.6.2001, p. 17).
(7) JO L 336 du 27.12.1977, p. 15. Directive modifie en dernier lieu par l'acte
d'adhsion de 1994.
(8) JO L 24 du 1.2.1992, p. 1.
(9) JO L 13 du 19.1.2000, p. 12.
(10) JO L 338 du 28.12.1994, p. 98.

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- 182 -
Annexes - Entretiens

LISTE DES ENTRETIENS REALISES

ALCAN p.183

ALCATEL p.187

ARCELOR p.195

ESSILOR p.201

GROUPE CASINO p.207

MANUTAN p.213

MIDAS p.216

THOMSON p.221

TAJ, SOCIETE DAVOCATS p.225

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- 183 -
Annexes - Entretiens

ALCAN

Entretien avec Frdric BELLISSON


Manager E-commerce (au 13/03/2003)

Entretien ralis le 13 mars 2003

Pouvez-vous nous prsenter le contexte de cet entretien ?


Alcan a trois activits principales : La fabrication demballages de spcialits,
la production daluminium primaire et la transformation de laluminium. Alcan
a dmarr sa rflexion ebusiness courrant 2000. A la suite dune tude
stratgique approfondie, la Direction Gnrale du Groupe a retenu un certain
nombre de projets dont la mise en place de sites transactionnels, soit une
dizaine de projets pour un budget de lordre de 4 millions deuros. En tant que
directeur des projets e-commerce, jai donc travaill au cours des deux
dernires annes la russite de ces projets. Dautres initiatives ont aussi t
menes dans le domaine du travail collaboratif ou dans la gestion
lectronique des achats (eprocurement).

Ct Ventes
Abordons tout dabord le versant aval de lentreprise, quel volume de
commandes passe par les sites transactionnels dploys ?
Dans le secteur de laluminium, nous avons enregistr en 2002 un volume de
commande de 227 millions deuros, reprsentant 5% du chiffre daffaires
dindustriel. En 2003, nous souhaitons atteindre lquivalent de 9% du chiffre
daffaires. Ce chiffre exclut bien sur les commandes passes par dautres
biais comme lEDI. Dans le secteur de lemballage, aucun site transactionnel
na t dploy, mais les changes lectroniques se dveloppent
progressivement via la place de march CPG Market. Au-del de la simple
transaction, il est noter que tous nos sites proposent de nombreux services
valeur ajoute comme des outils de traabilit de nos produits ou des
analyses relatives au march de laluminium pour permettre nos clients de
donner leurs ordres au meilleur moment.

Comment est dans ce cadre organise la facturation?


La facturation est gre par chaque entit du Groupe. Il nexiste pas
duniformit dans le traitement et la gestion des facturations clients. Mais
lorganisation de la facturation va profondment voluer avec la mise en place
dun centre de service partag comptabilit. En effet, tous les encaissements
clients (et dcaissements fournisseurs) seront terme pilots par une seule

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- 184 -
Annexes - Entretiens

et mme structure. Ct systme dinformation, lunification est en cours pour


viter nos comptables dintervenir sur de multiples outils.

Considrez-vous le systme en place comme satisfaisant ?


La cration du centre de service partag comptabilit sinscrit dans
loptimisation de nos processus de gestion et plus globalement dans la mise
en place chez Alcan du systme de Progrs Continu. Ce programme initi
dbut 2002 par Jean-Pierre Rodier, PDG du Groupe Pechiney, vise gnrer
dici fin 2004, 450 millions deuros dconomie en mettant la Qualit au centre
de lorganisation. Ce programme englobe la production mais aussi les
fonctions support comme la comptabilit.

Le thme de lchange factures lectroniques avec vos clients a-t-il dj


t abord ct vente ?
Nos clients sont friands dinformation en libre consultation. Cest pourquoi,
plusieurs de nos sites proposent le suivi de facturation. Grce ce service, le
client peut connatre tout moment sa position ; ce qui lui permet notamment
de simplifier ses oprations de contrle facture. Nous avons aussi envisag
de mettre en place des solutions doutput management pour offrir au client la
possibilit de recevoir une version pdf de sa facture. Labandon de la
facture papier, ntant pas encore juridiquement possible lpoque, nous
avons prfr carter cette option.

Le projet denvoi de factures pdf a t abandonn ?


Principalement pour des raisons juridiques. Mais cette possibilit nest de
toute faon quun succdan. Le but ultime est la dmatrialisation, la
source, de la facture et son intgration au systme dinformation de nos
clients.
Lenvoi de messages lectroniques de factures par EDI peut tre la solution
pour nos gros donneurs dordre. Mais pour nos clients de taille moyenne, il
nous faut trouver une solution qui permette cette intgration de manire
simple, peu coteuse et qui nous face lconomie de multiples liaisons en
point point.

Des plates formes centralisant les flux de factures et permettant des


changes peut tre plus aiss sont aujourdhui apparues sur ce march.
Ces initiatives existent, sont intressantes mais pas universelles. Et je
doute quelles le deviennent rapidement. Cest toujours une problmatique de
standardisation des messages ; la mme que connat lEDI et ses
nombreuses dclinaisons. Nombre dacteurs souhaitent lmergence dun
esperanto de lchange informatis ou tout du moins des offres compatibles
entres-elles.

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- 185 -
Annexes - Entretiens

Quels avantages attendez-vous de ces changes lectroniques de


facture pour vos activits de vente ?
Les objectifs viss dans le dploiement des sites de vente taient de rduire
nos cots commerciaux, amliorer de manire globale le processus
dadministration des ventes en interne et amliorer le service vendu au client.
Il ny avait pas alors dobjectif dacclration du paiement mais cest un aspect
que nous souhaitons travailler.

Ct Achats
Pouvez-vous rapidement nous exposer lorganisation des achats
lectroniques de Alcan ?
Nous avons organis avec FreeMarkets quelques enchres inverses. Mais
le gros des efforts a t port dans le dploiement du eprocurement via la
place de march Quadrem. Cette place de march cre il y a 3 ans par une
vingtaine dindustriels du minerai et des mtaux dont Alcan proposent de
multiples commodits. 13 sites Alcan reprsentant 25% des achats du
Groupe sont aujourdhui quips et utilisent la solution. A terme tous nos
achats non stratgiques ont vocation passer via Quadrem.

Quen est il de vos factures fournisseurs ?


A linstar des factures clients, le centre de service partag comptabilit traitera
de manire centralise toutes les factures fournisseurs. Un systme de
numrisation de ces factures sera mis en place pour faciliter leur traitement.
En complment un systme de workflow de validation lectronique des carts
permettra de faciliter les changes entre le centre de service partag
comptabilit et les oprationnels dlocaliss.

Considrez-vous que ladoption de la facturation lectronique se fait


ce niveau, quelle dmarche avez-vous sur le sujet relativement la mise
en place de votre centre de comptences partag ?
La numrisation des factures au niveau du centre de service partag est une
premire tape. Il permettra de rduire de manire significative le temps de
traitement de factures. Mais terme il nexiste quune seule solution : la
dmatrialisation la source et lintgration dans les systmes dinformation.
A linstar des factures client, nous attendons une plus grande maturit des
offres dans le domaine pour pousser plus en avant notre rflexion.

Une socit rencontre ayant tent de mettre en place de la


dmatrialisation de factures avec ses clients stait finalement heurte
lexigence que ce fournisseur assume les frais dinstallation des
stations EDI ( lpoque ncessaires, cela se droulait voici 5 ans).

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- 186 -
Annexes - Entretiens

En ce qui concerne lEDI, ce sont souvent les fournisseurs qui squipent la


demande de gros donneurs dordre dont linsistance ne peut tre contrarie.
En consquence, la prise en charge de linvestissement que reprsente
lacquisition et le paramtrage de lEDI est trs souvent supporte par le
fournisseur. Lalternative que constitue le passage par un intermdiaire de
type place de march, pouvant centraliser toutes les problmatiques
dintgration, est sduisante. Mais il manque ce modle luniversalit que
nous attendons.

La possibilit dchanger des factures un niveau international est elle


importante pour le groupe ?
Alcan est un groupe international qui ralise un peu moins de la moiti de son
chiffre daffaire hors dEurope. En consquence, la dmatrialisation de
factures lchelle mondiale prsente un grand intrt pour nous. Nous
sommes conscients des enjeux et des gains potentiels. Face ce dfi, le jeu
est aujourdhui ouvert. Les places de march sont apparues, un moment,
comme les principaux vecteurs de ces changes. Mais elles nont plus
ncessairement les moyens de leurs ambitions initiales. De nouveaux acteurs
spcialiss dans la facture lectronique ont fait leur apparition. Mais ils leurs
manquent la taille critique et une solution universelle. Dans ce contexte,
beaucoup de groupes comme Pechiney prfrent encore mettre en place des
solutions intermdiaires comme la numrisation.

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- 187 -
Annexes - Entretiens

ALCATEL
Entretien avec Marc DECLERCK
Senior Director
Operational Processes
Corporate Procurement & Sourcing

Entretien ralis le 12 mars 2003

Pouvez-vous nous prciser le contexte de lorganisation des achats


chez Alcatel ?
Il faut effectivement partir de notre organisation. Le sourcing des achats, soit
toute la partie ngociation, est centralise. Nous avons au niveau du
corporate la possibilit de ngocier des contrats valables pour deux ou N
units au sein dAlcatel, deux ou N pays. Il reste bien sr une ngociation
locale pour les achats qui nont pas de porte globale.
Lapprovisionnement proprement dit est local : cest une entit dAlcatel du
pays concern qui passera effectivement la commande dans le cadre de la
ngociation mene globalement.
Nous avons ralis des expriences de-sourcing et de-procurement et lon
essaie aujourdhui de les largir pour en faire des outils rgulirement utiliss.
Ces expriences sont faites en Asie, aux Etats Unis, ou dans certains pays
europens, nous essayons de rationaliser lensemble de ces initiatives pour
en faire un outil optimal.

Il sagit donc dune organisation base sur un retour de best


practices ?
Pour tout ce qui est e-procurement, oui. Pour le-sourcing, cest un peu
linverse, cest plutt le groupe qui irrigue chacun des pays.
Enfin nous avons test lusage de places de march lectroniques, mais
navons pas aujourdhui de ralisation pratique en ce domaine. Tout cela
sapplique la fois aux achats hors production et de production.

Combien de commandes passez vous par an ? Combien parmi elles


passent par voie lectronique ?
En France, nous devons tre aux environs de 30000 commandes par an, en
Europe 100000. Pour le monde, le chiffre doit tourner entre 140 et 160.000.
Pour ce qui est des commandes lectroniques, la question nest pas encore
pertinente. Nous sommes tout de mme connects aux catalogues
lectroniques de nos fournisseurs pour les achats hors production. De plus
vous devez savoir quAlcatel a outsourc nombre de ses usines. Nous
assurons le design dun certain nombre de produits dont la fabrication est

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Annexes - Entretiens

assure par un assembleur. La commande se passe alors effectivement de


manire lectronique sur des catalogues qui sont les ntres puisque ce sont
nos produits.

Comment se droule le traitement des factures ?


Les pratiques sont assez variables selon les entits. De manire gnrale, on
va chercher rentrer la facture dans lERP, souvent SAP le plus rapidement
possible.
Un circuit de validation va alors impliquer le donneur dordre de manire ce
quil puisse donner son aval. Selon les entits, la validation peut tre un circuit
papier ou lectronique. Dans un certain nombre de cas, il ny a pas de
validation formelle car les critres de la facture permettent de la payer
directement (selon le montant, le type de produit, etc.).
Une des pratiques est de scanneriser toutes les factures et de nen diffuser
que la version numrise. Cela permet denvoyer immdiatement un mail
qui doit lapprouver et dobtenir la rponse trs rapidement. Cest encore
parfois une photocopie de la facture qui va circuler. Cette circulation de papier
demeure importante, mme si certaines entits nont quasiment plus de flux
papier.

Il sagit l dun des thmes de rationalisation du fonctionnement de


lentreprise, il sagit de reprer les meilleures pratiques et de les diffuser. Cela
demande parfois un investissement, qui conditionne cette diffusion.
Le thme de la facture est un thme sous la responsabilit de divers acteurs :
achats, finance etc. Cest un processus global dont la rduction de cots
intresse donc la direction des achats, la direction administrative ... La
dmatrialisation nest pas la seule voie doptimisation : on peut galement
rduire le nombre de factures traites, ou encore grouper en une facture
globale certaines commandes particulires.

Etes vous satisfait de vos dlais de traitement de la facture ?


La question des dlais recouvre deux choses :
- quel est le temps quil me faut entre le moment o je reois la
facture et le moment o je suis en mesure de la payer
- quel est le temps dont je dispose entre le moment o je reois la
facture et le moment o je dois la payer.
Si la premire rponse ne rentre pas dans la deuxime, il y a un problme.
Deux solutions sont possibles alors : ngocier des conditions de paiement
suffisamment longues ou rduire le temps de traitement administratif de la
facture. Aujourdhui je ne me sens pas contraint par ces deux choses car
nous avons travaill sur ces deux sujets. Mais il est dans les annes qui
viennent des directives europennes qui visent raccourcir les dlais de
paiement, notamment un projet 15 jours, pouss par lEurope du Nord. Un

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Annexes - Entretiens

tel dlai serait difficile challenger par notre organisation actuelle. Il ne sagit
cependant encore que dun projet de directive

Le dlai de paiement doit tre gr sur des profils financiers : il doit tenir
compte la fois de ce que la banque peut maccorder et de ce que peut de
lautre ct accepter le fournisseur. Il sagit l dun compromis de ngociation,
prsentant une valeur de part et dautre pour lacheteur et le fournisseur.
Cette valeur doit tre pondre entre les partenaires commerciaux.
Le dlai de traitement du processus doit permettre de tenir lintrieur du
dlai ngoci. Il faut rester raisonnable sur ce point et ne pas avoir de
processus plus coteux uniquement pour tre plus rapide.

La validation est une tape importante dans le traitement administratif de la


facture. Il y a l aussi deux aspects : le temps ncessaire pour un donneur
dordre pour valider et le dlai global de validation dune facture.
Si un temps important est exig pour la validation mme par loprationnel (il
ne sagit pas alors du temps o la facture reste sous le coude ), alors nous
avons tout intrt mettre en place de meilleurs outils ou mthodes de
validation. Je ne pense pas aujourdhui que cette validation dune facture par
le dcideur prenne plus de quelques minutes.
Cela est raisonnable, mais le donneur dordre peut attendre une journe
avant de prendre ces quelques minutes.
Le dlai vu est dun jour alors pour un effort de quelques minutes. Dans le cas
dune validation par une cascade de dcideurs (donneur dordre, financier)
demandant chacun 2 jours pour valider le document, cela est problmatique
et appelle une optimisation.

Des tudes sur le sujet ont estim 15% le nombre de factures rgles
en retard, quen pensez-vous ?
Il faut aussi voir quil peut tre admis de payer en retard sans aucune
consquence. Cest une question de circonstances et de pratiques
commerciales. Quelquefois, certaines conditions dans les contrats sont
draconiennes, mais chacun est daccord pour quelles ne soient pas
appliques. Vous pouvez apparatre en retard si un dlai de rglement de 60
jours tait prvu alors quil tait convenu davance que vous rgleriez 90.

Quels sont les effectifs en charge de tout ce qui est traitement de


factures ?
Nos effectifs sont pour la France denviron 30 personnes. Les mcanismes et
process que nous avons mis en place ne sont pas trs lourds.

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Annexes - Entretiens

Avez-vous un ordre de grandeur du cot de traitement individuel dune


facture ?
Il est des entits dans lesquelles nous sommes, tous cots inclus, 5-6 euros
et dautres dans lesquelles nous pouvons atteindre jusqu 30 euros par
facture. Cela dpend galement de la facture, selon leur taille.
Nous avons dit tout lheure quune voie doptimisation tait la rduction du
nombre de factures traites. Mais plus nous allons rduire le nombre de
factures, plus leur cot individuel va tre lev. Pour une facture importante, il
risque dy avoir une personne en plus pour la validation et une attention plus
soutenue.
Pour les petites factures, si vous avez un montant de 2 euros et que vous
consacrez quelques euros la vrifier, cela ne fait pas sens. Nous rpondons
cela en regroupant les factures ou en ny accordant pas de niveau lev de
vrification.
Il serait sur ce point intressant de corroborer le prix par facture sa taille.

Avez-vous beaucoup de litiges de manire gnrale ?


Globalement non, mme si je ne sais pas le mesurer. Je ne pense pas que
lon soit trs diffrent des professions similaires.

Considrez-vous que le traitement de la facture par vos services soit


efficace ?
Il nous faut dfinir ce quest ici lefficacit ! Si je travaille sur une facture, cest
que jai lintention dy dtecter une erreur et donc prouver quelle est fausse.
Dans 99% des cas elle sera bonne. Le 1% de factures errones doit tre
rentable par rapport leffort que jai fourni. Voil ce quest lefficacit dans le
traitement de la facture.
Cela sinterprte comme tant un risque. Supposez que je prenne toutes mes
factures et que je les paie en ne les vrifiant pas. Je vais tre trs bon du
point de vue de lefficacit puisque cela va me coter 0 euros par facture.
Mais cela nest pas totalement vrai car je laisserai passer des factures
errones. Il faut trouver le bon quilibre.
Ces problmatiques pourraient tre rsolues par un traitement automatis
des factures. Cela fait partie des pistes explores. Il serait possible de mettre
en place un rapprochement automatique des factures et des commandes qui
mettrait en vidence un certain nombre de diffrences. Nous naurions alors
plus qu traiter les deltas constats.

Utilisez vous dj de la facturation lectronique ?


En partie, on peut trouver des pays o il peut y avoir des changes EDI ou
mme de lusage de messages XML via Internet. Il ne sagit cependant pas
de dmatrialisation fiscale.

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Annexes - Entretiens

Lobjectif de la socit est damliorer continuellement la manire dont elle


travaille, afin de consacrer lessentiel de ses efforts vers ses clients et non
vers ses processus internes. Cette optimisation est un processus continu qui
oblige regarder la manire dont on fait chacune des choses dans la socit
et les rviser rgulirement. Ce nest pas simplement de grands thmes
lancs ponctuellement mme si cela peut parfois se traduire par de grands
projets.
Dans ce cadre, le-invoicing ne nous semble pas encore assez mature pour
tre un grand chantier, mais cela est voir pour le futur. Je pense quil sera
un candidat possible la diminution de notre cot oprationnel dans les
annes qui viennent.
E-sourcing, e-procurement et e-invoicing sont des tapes logiques. Il nest
pas impratif de les mener dans cet ordre mais nous tendons agir de
manire logique. De plus, les contraintes lgales sont particulires en matire
de e-invoicing et lon dispose de plus de libert pour agir dabord du ct de
lachat mme. Cest ce qui nous motive bouger en premier lieu sur ces
thmes

Quelle est justement votre perception du thme de la dmatrialisation


fiscale des factures ?
Nous sommes sur ce point encore au niveau de la veille juridique et
technique. Quelques expriences ont t ralises de droite gauche, mais
sans volont relle de limplmenter aujourdhui. La rglementation nest pas
encore assez mature pour que nous nous engagions dans cette voie. De plus
elle ne fait rellement sens que si elle est tendue non la France seule mais
bien toute lEurope. La directive europenne en la matire est une volution
positive.

Cette directive du 20 dcembre 2001 a t transpose dans la lgislation


franaise par la loi de finances rectificative du 30 dcembre 2002, mme
si un certain nombre de points restent prciser
Un certain dlai peut scouler entre ladoption de la rglementation et son
appropriation par les entreprises. Surtout il faudra que ces entreprises se
positionnent sur le sujet, quelles mettent en place des process qui leur
permettent dassurer son fonctionnement correct.
Je ne peux pas me permettre de me lancer dans les factures dmatrialises
sans avoir bien vu ce que cela voulait dire quant larchivage, les contrles
de ladministration. Certains fournisseurs me demandent cependant dj de
pouvoir envoyer leur facture au format lectronique. Cela va donc venir tout
doucement. Jimagine une acclration des dploiements partir de 2005.
Cest pour cela que nous restons encore en veille : nous surveillons les

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Annexes - Entretiens

innovations sans pour autant se prcipiter dessus. Mais il sagira dtre prt
prendre le train lorsquil partira.

Vous avez parl dexpriences en la matire ?


Nous nous tions pench sur la question lanne dernire avec un prestataire.
Mais celui-ci ayant cess ses activits sur ce thme, nous navons pas donn
suite. Il ne sagissait cependant que de prospection : changes de points de
vue, mthodes possibles de mise en place, tudier le business

Quels avantages percevez-vous de la dmatrialisation fiscale ?


Dans une socit comme la ntre, larchivage des documents pose de rels
problmes de gestion et prsente un cot important. Pouvoir transformer cet
archivage papier en quelques Cdroms conservs dans un petit espace est
une opportunit relle doptimisation. Il sagit de disposer dun support peu
coteux permettant une restitution aise des messages, notamment
loccasion des contrles exercs par ladministration.
Se pose galement la question de laffichage des messages : si le systme
nest pas simple, des difficults quant la lecture des documents
lectroniques pourront tre rencontres dans 10 ans, lorsque les machines
auront volu.

Aprs la rglementation, existe-t-il dautres freins ?


Le deuxime frein rside dans le fait de disposer dun partenaire ou dun
prestataire qui nous accompagne. Celui-ci devra arriver avec une bonne
solution, un cot qui soit rentable pour nous comme pour lui. Aujourdhui nous
navons pas trouv un tel partenaire. Cela est cependant encore une fois li
au cadre lgislatif et la dcouverte dun business qualifi. Ces conditions
runies, nous pourrons avancer.

La priorit nest-elle pas aujourdhui sur les projets de-procurement ?


Il faut en effet positionner ces thmes divers dans les priorits de la socit.
Celle-ci est accorde aux sujets que lon peut justifier au mieux. Nous
considrons que nous pouvons beaucoup gagner dans le-procurement et le-
sourcing. Mais la troisime tape sera le-invoicing. Le fait davoir dj des
retours dexprience positifs sur les deux premiers lments renforce leur
priorit.

Quoique cela constituera terme une rampe dacclration.


Il est vrai que les deux autres projets amnent chacun des interlocuteurs au
sein de la socit se poser la question du e-invoicing et donc le prparer.
A partir du moment o je passe ma commande en lectronique, il est logique
de se demander quelle sera la voie de retour du fournisseur.

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Annexes - Entretiens

Existe-t-il selon vous une rsistance culturelle, en particulier un


attachement au papier pour la facture ?
Il me semble que lon a dj dpass cela. Nous avons dj beaucoup
dploy de scannerisation et dans nos circuits internes, les personnes sont
habitues voir circuler ces documents sous forme lectronique. Maintenant,
il demeure un aspect formel attach au papier, cela est effectivement un
lment important. Il va donc falloir nous affranchir de cet attachement dans
nos systmes de pense, en particulier au niveau financier. Aujourdhui
encore en France, une facture reste dans lesprit de tous un document papier.
On retrouve toujours cette double raction, lattrait et le rejet, pour toute
nouveaut. Nous rencontrons cela dans nos projets e-sourcing et e-
procurement, comme dailleurs dans tous les projets qui changent la manire
de faire. Dpasser ce rejet relve du management du changement. Un tel
accompagnement doit tre prvu pour chacun de ces projets car le rflexe
initial de rejet des personnes vis--vis dune nouveaut ne doit pas constituer
un frein pour dcider de sa mise en place.
Cette gestion du changement est pourtant souvent sous estime : on a
tendance considrer simplement que la personne sadaptera. La rsistance
peut cependant tre forte et faire chouer un chantier : un process
informatique, mme de qualit, doit tre adopt par ses utilisateurs.

Quelle serait selon vous la stratgie dadoption de la facture


lectronique ou dmatrialise ?
Le dossier nest pas assez avanc pour que je puisse vous dire si lon sous-
traiterait un prestataire extrieur, si nous collaborerions avec un partenaire
ou le ferions entirement en interne. Des places de march nous disant
quelles pouvaient recevoir les factures et nous les retransmettre nous ont
approch. Il y a prestataire et partenaire. Je pense quon diminue les risques
en ayant un partenaire et une partie des choses en interne. Cela reste voir.
Aujourdhui, tant que les changes se font avec les mmes grands
fournisseurs nous pouvons encore admettre de tirer autant de liaisons que
nous avons de fournisseurs. Mais cest une solution qui est limite terme. Si
nous tendons la solution un grand nombre de fournisseurs, nous ne
pouvons pas multiplier les conventions EDI avec chacun. Internet permet ici
dadresser des informations des milliers de points et est donc considrer
pour une gnralisation de la solution.

Une conclusion sur le thme de la dmatrialisation ?


La dmatrialisation est un mouvement de fonds inluctable sil ny a pas de
blocage lgislatif sur le sujet.

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Annexes - Entretiens

Nous nous dirigeons vers une entreprise sans papier. Cette notion
dentreprise sans papier sappliquera galement aux factures car on y trouve
de nombreux avantages :
- archivage
- circuits dapprobation plus rapides
- changes entre les partenaires commerciaux.
Les avantages se situent galement sur les litiges puisquune partie dentre
eux provient derreurs de saisie ou ddition. Tous ces litiges disparatront
pour ne laisser subsister que le litige la source. Ces avantages feront que la
facture dmatrialise simposera terme.

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Annexes - Entretiens

ARCELOR

Entretien avec Franois BARRE


Responsable de lencaissement et facturation des produits plats Europe

Entretien ralis le 3 mars 2003

Depuis cet entretien ralis le 3 mars 2003, la dmatrialisation de la facture est revenue dactualit
Arcelor. La lgislation de la dmatrialisation fiscale a en effet largement volu depuis le pilote ralis
1998-99 : fin de lobligation dutiliser un traducteur EDI agr par ladministration, finalisation de la transpos
de la directive europenne en t 2003 ... La possibilit de saffranchir du papier apparaissant nou
comme relle, un groupe de travail a t constitu sur le sujet en fvrier 2004. Celui-ci devrait aboutir avan
t pour relancer, tant avec les clients que les fournisseurs de Arcelor le projet de dmatrialisation
factures de lentreprise.
Attentiste aprs un pilote lquation conomique non pertinente, le sidrurgiste se veut aujourdhui moteu
le sujet

Quel volume des commandes reues utilise un format lectronique ?


Sur lensemble des produits plats en Europe nous recevons 90 100 000
commandes et mettons 820000 factures par an. Parmi les commandes,
seule une trs faible part (1%) se ralise de manire lectronique.

Utilisez vous des places de march lectroniques ?


Nous nutilisons pas de place de march suite des expriences peu
concluantes.
Parmi les blocages pour lutilisation de tels outils, on peut tout dabord citer le
client, qui doit donner son accord pour passer un mode dchanges
lectroniques. A cela sajoute notre activit mme : lindustrie sidrurgique est
une industrie lourde, demandant des spcifications trs prcises et pour
laquelle la dfinition du prix demeure manuelle . Si il existe bien une
standardisation des tarifs (dpt de barmes des prix Bruxelles), le prix final
demeure trs personnalis. Cela suppose le recours des outils mme de
rpondre aux besoins de customisation de la commande, soit des outils
collaboratifs.

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Annexes - Entretiens

Nous laissons aujourdhui entendre nos clients que cest un mode de


fonctionnement vers lequel nous aimerions terme nous diriger, mais le
march nest pas encore mr pour cela.

Considrez vous que le systme de traitement des factures en place


dans votre entreprise est satisfaisant en terme de dlais, cots etc. ?
Le processus de facturation est assur en interne. Nous disposons dune trs
bonne prestation lie plusieurs lments : des systmes informatiques
rds, des acteurs professionnels spcialiss, une recherche permanente de
baisse des cots ainsi quun taux danomalie trs faible (sur un volume de
820000 factures mises par an, le taux danomalie est de 1 pour 5000). Mais
tout cot a vocation tre diminu.
Nous nexternalisons pas notre processus de facturation malgr plusieurs
sollicitations en ce sens. La facture est en effet un sous processus dun plus
large processus order to cash derrire lequel prsident des aspects de
rapidit dexcution, de diffusion mais surtout de confidentialit.
De plus, les socits rencontres tendent tre trop axes sur la France. Si
production et diffusion vers les clients finaux des factures sont matrises par
les prestataires (peut tre mme de manire plus efficace que nos services),
la diffusion des donnes de facturation vers nos filiales situes ltranger,
sous des conditions strictes de confidentialit, reste problmatique. Elle
suppose en effet le dploiement dune infrastructure rseau qui, si elle est
amortie dans le cadre dun usage par lensemble de lentreprise, lest
difficilement pour le prestataire.

Comment se droule la production dune facture puis son


encaissement ?
Une commande client engendre un ordre de travail. La commande est alors
mise en production et suit le cycle de fabrication jusqu la sortie dusine. Au
cours de la pese est ralise lidentification de la commande et du client
(grce un systme de code barres) qui dclenche la production dun
bordereau dexpdition.
Le service facturation est tributaire de ce bordereau dexpdition pour
rechercher les informations de prix de la commande puis diter la facture.
Ldition est effectue 95% de manire automatique, la nuit. Les 5%
restants correspondent des conditions particulires accordes aux clients,
erreurs bloquantes, crdits documentaires
Il existe au cours du processus une dizaine de contrles automatiques
bloquants (ncssitant une intervention humaine) ou non. Ce service de
facturation et rglement des litiges, situ Florange dans lest de la France,
regroupe 13 personnes (rappel : pour 820000 factures mises par an).

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Annexes - Entretiens

Les rglements nous parviennent sous diverses formes. Si les chques ont
quasiment disparu, subsistent en France les traites, mais nous dveloppons
au maximum la pratique des virements.
La remonte des informations de la banque vers le SI de lentreprise
seffectue de manire informatique, le rapprochement entre la facture et le
rglement seffectue sur la base des donnes transmises par la banque mais,
souvent incompltes, nous demandons en double au client ces informations.
Une multitude de cas peut ici se prsenter en cas de paiements partiels ou
autres qui ncessitent une intervention humaine. Le service encaissement
emploie 11 personnes plus 3 collaborateurs chargs du reporting. Il est rparti
entre Paris (6 milliards dEuros encaisss par an) et Gand, en Belgique (4
milliards dEuros).

Avez-vous un ordre de grandeur du cot de traitement individuel dune


facture ?
Nous estimons ce cot 2.10 Euros : cest le cot moyen dune facture
incluant confection, dition, diffusion et comptabilisation de la facture. Ce
chiffre est en particulier du deux lments: 95% des factures sont traites
de manire automatique par notre SI et celui-ci est aujourdhui amorti. Les
chiffres trouvs dans les tudes disponibles sur le sujet considrent en
gnral la provision pour amortissement.
85% des factures sont rgles dans les dlais, 15% en retard. Le cot de ces
dlais est difficile valuer : on peut estimer lencours aux alentours de 1
milliard dEuros. A un taux de 4% lan pour un dlai moyen de retard de 10
jours, cela reprsente une somme non ngligeable.

Quelle est votre exprience de la facturation lectronique ?


Nous utilisons dj un flux de factures lectroniques par EDI, reprsentant un
quart des factures mises, principalement avec les producteurs automobiles.
Mais nous ne pratiquons pas pour autant de dmatrialisation fiscale : un flux
papier accompagne toujours ces changes lectroniques.

Nous avons conduit une exprience de dmatrialisation fiscale en 1998-99.


Il sagissait dun pilote grandeur nature avec un constructeur automobile qui
na cependant jamais t utilis de manire oprationnelle. Lors de
llaboration du projet, nous avons rencontr de grosse difficults pour
homologuer les traducteurs EDI que nous avions choisis ; refuss par la DGI.
Aprs maintes demandes de drogations, nous nous sommes finalement
rsolus utiliser les traducteurs franais homologus par les services fiscaux.
Mais dautres difficults ont surgi quant la conformit avec le cahier des
charges pour larchivage des factures lectroniques (exigences en terme de
dlais de recherche, de mise disposition, de scurit ). Le cahier des
charges de la DGI est dfinitivement trs exigeant.

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Annexes - Entretiens

Le projet a abouti sur un test grandeur nature, jamais entr en production


cependant puisque nous avons en particulier but sur des problmatiques de
cot. Les clients confronts aux cots dquipement nous ont demand une
participation financire. Les investissements ct client se montaient
lpoque 50-60000 Euros. Plutt que de constituer un prcdent en
assumant en partie lquipement chez le client, nous avons prfr mettre un
terme au projet.

Considrez-vous aujourdhui ladoption dun systme de facturation


dmatrialise et quelle dmarche adoptez-vous sur ce sujet ?
Il faut reconsidrer lutilit de la facture dans lentreprise. Elle est obligatoire
puisquelle sert de base la dclaration de la TVA, mais est galement utile
pour dterminer le chiffre daffaires, recouvrir des crances chues ou encore
en cas de responsabilit pnale. Ce dernier cas oblige conserver (et donc
pouvoir ressortir) lensemble des documents de commande et de facturation
sur une priode de 10 ans.
La multiplication des besoins darchivage ont amen la fois lentreprise et
nos clients se dire quil valait mieux au final conserver une trace papier de
ces lments. Ds lors la dmatrialisation ne reprsentait elle pas un
surcot ?
La dmatrialisation navait pour nous un sens qu partir du moment ou nous
tions certains de nous affranchir compltement du papier. Depuis ce projet,
nous navons pas de plan particulier pour la dmatrialisation des factures
mme si lessor des technologies Internet contribue soulever des questions
sur ce sujet. Il faut noter que le climat daffaires des 18 derniers mois (plus
explicitement, laffaire Enron) conduit les entreprises une vigilance
particulire quant au suivi de leurs documents comptables, cela peut
constituer un frein la dmatrialisation de ces lments.

Aujourdhui, nous ne sommes plus mrs pour ladoption dun tel systme.
Cependant, si la DGI, les clients, les prestataires se montrent raisonnables, si
la technologie fait la preuve de son efficacit, alors la dmatrialisation
retrouve tout son intrt pour nous ! Lexprience que nous avons mene
conduit penser que la dmatrialisation des factures ressort de la prestation
externe plutt que dun dveloppement interne. Cela est peut tre lerreur que
nous avions commise il y a quelques annes. Cependant, cette dmarche
dexternalisation resterait slective et ne concernerait pas tous les clients.

Parmi les offres disponibles des prestataires de facturation


lectronique, on trouve des modles qui autorisent simultanment le
traitement de flux lectroniques et papier (scanning, numrisation).

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- 199 -
Annexes - Entretiens

Sous condition quils sy retrouvent ! Par exprience, la recherche dune


facture nest pas chose aise. La dmatrialisation se dveloppera pour de
gros clients dont on est certain quils ne tomberont pas en faillite. La
procdure de dclaration des crances sous 15 jours oblige retrouver au
plus vite les crances, la faute nest ce moment pas permise. La confiance
vis--vis du systme de stockage et de recherche est donc primordiale.
Une autre lment dans le sens dun dveloppement parmi les grandes
entreprises : celles-ci sont en permanence obliges damliorer leur
productivit, notamment en rduisant les cots de fonctionnement
administratif, ce que promet la dmatrialisation. La situation est trs
diffrente parmi nos petits clients non soumis aux mmes impratifs.

Le phnomne de la dmatrialisation des factures se gnralisera-t-il ?


Je ne peux rien vous dire sur ce point. En 2000 ont t faites dextraordinaires
prvisions dutilisation des outils Internet dont on est aujourdhui mille lieux.
La question en matire dentreprise est de savoir si lon est avant-gardiste ou
si lon prend le train en marche. Aprs les grands comptes, les petites
structures adopteront certainement le systme mais la rsistance, pour des
raisons culturelles, sera plus grande.

Quelles sont vos attentes quant au dploiement dune telle solution ?


Ainsi quexpos prcdemment, lintrt premier est de se dbarrasser du flux
papier. Laspect rduction des cots reste bien videment une motivation
premire ! Si les solutions proposes sont conomiques, alors la
dmatrialisation aura dautant plus de chances dtre adopte sinon
Cependant, je ne suis actuellement pas en mesure de dire que le recours
une solution de dmatrialisation permettra de raliser des conomies.
La dmatrialisation naura en effet pour nous pas dimpact sur leffectif des
services cits car ces personnes ne touchent dj plus au papier sauf en cas
dincident de traitement ncssitant une intervention manuelle.

Lexprience de la tl dclaration de la TVA a prouv quil tait infiniment


plus ergonomique et agrable de communiquer avec la DGI de manire
lectronique. La communication lectronique avec les services fiscaux a donc
toutes les chances de poursuivre son dveloppement, plus peut tre dans un
premier temps que la dmatrialisation mme de la facture.

Quels sont selon vous les freins ladoption de la facturation


lectronique ?
Lquipement rseau des partenaires nest pas un frein puisque tout le monde
a accs Internet aujourdhui.

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- 200 -
Annexes - Entretiens

Les aspects techniques incarns dans le cahier des charges de la DGI sont le
premier obstacle rencontr. A ct de cela demeurent des problmatiques de
cots et de formation des utilisateurs au nouvel outil. Les aspects sociaux
dans les entreprises ne sont pas ngliger. Le gain de productivit potentiel
tir de lusage doutils lectroniques doit pouvoir tre absorb par lentreprise,
cela suppose de ne pas entrer dans une logique de conflits sociaux.

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- 201 -
Annexes - Entretiens

ESSILOR

Entretien avec Daniel TARIN


Directeur matrise douvrage Systmes dinformation Distribution Europe

Entretien ralis le 19 avril 2003, mis jour en mai 2004

Pouvez-vous nous prciser le contexte de cet entretien en nous


prsentant lorganisation du groupe Essilor ?
Nos activits au sein de la socit relvent de la matrise douvrage des
systmes dinformation pour la partie vente aux clients en Europe : les
opticiens
Le groupe est en relation, en amont avec des fournisseurs pour les machines
de production, les matires premires, les prestations de services etc. En
aval, nous vendons des produits finis, verres optiques surfacs et traits
nos clients opticiens.
Par ailleurs, au sein du groupe il existe tout un univers dchanges internes
entre les diffrentes filiales commerant entre elles. Nous avons donc
dimportants changes intragroupe de commandes et de factures.

Les systmes dinformation lintrieur du groupe sont ils matriss,


homognes ?
Encore aujourdhui, dimportantes disparits existent quant aux outils
dploys. Nous cherchons cependant constamment homogniser les
systmes. En Europe dj, nous disposons de nombreux outils et rfrentiels
communs : systme de gestion commerciale des commandes, finance etc.

Organisation des achats


Pouvez vous nous exposer lorganisation des achats du groupe, lusage
des outils eBusiness ?
Depuis cette anne existe une volont de la direction des oprations de
regrouper les achats au niveau mondial afin dobtenir de meilleurs tarifs pour
tout ce qui ne relve pas du local. Nous nutilisons pas encore de plates
formes e-sourcing ou e-procurement qui sont en cours de ralisation.
Lapprovisionnement seffectue par pays mme sil est prvu terme que
chacun ait accs la base de-procurement mondiale. Nous nutilisons pas
encore de place de march.

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- 202 -
Annexes - Entretiens

Quel est votre volume de commandes annuelles ?


En France, nous devons passer quelques 40 000 commandes auprs de nos
fournisseurs par an soit autant de factures traiter.
On peut diffrencier deux catgories dachat : ceux internes au groupe pour
lesquels nous utilisons beaucoup dchanges EDI et les achats auprs des
fournisseurs externes pour lesquels lutilisation de lEDI reste du domaine de
linitiative locale.
Nous cherchons faire passer lensemble des changes intragroupe
(commandes, factures) en EDI. Ces changes relvent finalement dun
processus administratif interne et sont ce titre trs coteux. Leur
dmatrialisation est plus aise puisque nous avons logiquement davantage
de matrise sur notre organisation interne que sur les outils informatiques de
nos clients par exemple.

Comment traitez vous les factures reues ?


Cest une suite doprations complexes. Sans entrer dans les dtails, deux
catgories dachats entranent deux flux distincts du traitement de la facture.
Pour les achats avec passation de commandes intgre lERP, la facture
reue au format papier est au plus tt entre dans le progiciel qui assume
automatiquement le rapprochement commande facture et la validation de
cette dernire.
Pour les achats sans passation de commande tels que les prestations de
service dun fournisseur externe, nous avons mis en place un workflow grce
un outil de gestion de documents. La facture au format papier nous parvient
et est pr saisie puis numrise sous forme dimage (sans reconnaissance de
caractre) avant dtre directement envoye larchivage. Cest alors cette
image de la facture qui transite dans lentreprise pour la saisie comptable des
informations et surtout sa validation. Cette absence de circulation de papier
est dautant plus importante quil existe 15 sites distants du sige de Essilor
en France
Le systme a t mis en uvre au dbut de cette anne et a nettement
amlior la performance du traitement de ces factures papier. Le dlai de ce
traitement tait de 2 3 semaines auparavant ; il est pass depuis sous les
10 jours.
Pour anticiper votre prochaine question, le cot de traitement dune facture et
son rglement ont t estims entre 12 et 13.

Avez-vous dj expriment lusage de factures lectroniques voire


dmatrialises ? Ce thme est il dactualit aujourdhui ou intgr aux
rflexions relatives aux dploiements des outils eprocurement ?
Nous avons voici 5 ans t les pionniers dans ce domaine. Nous avions alors,
en compagnie de Postaxess pass nos fournisseurs de travail intrimaire

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- 203 -
Annexes - Entretiens

sous leur systme et envisagions alors dy recourir pour lensemble de nos


fournisseurs gros metteurs de factures papier : transporteurs, intrim ...
Lapproche de cette filiale de la Poste tait alors particulirement
intressante : il sagissait finalement de mettre en relation un tissu
dentreprises disposant chacune dune bote aux lettres o elles recevraient
leurs factures avec une limite : le systme tait limit la France. A lpoque
nous nous tions rendu compte que toutes les factures ne passeraient pas
par ce biais et un premier projet de scanning des factures leur entre dans
lentreprise avait t lanc. Cette filiale de la Poste a malheureusement ferm
dbut 2002 et nous avons alors t contraint de provisoirement abandonner
cette voie.

Organisation des ventes


Abordons maintenant votre domaine dactivit propre : le sellside. Vous
tiez-vous alors galement penchs sur la dmatrialisation des
factures ?
Il faut repartir pour cela de la typologie de nos clients. Nous vendons nos
verres finis aux opticiens. On peut catgoriser ces clients en trois groupes
principaux : les petits commerants indpendants, les commerces organiss
(Grand Optical ) et nos clients grands comptes (grande distribution).
Nous recevons une multitude de commandes quotidiennes de lensemble de
ces clients. Quelques 40% dentre elles sont lectroniques. Ces dernires
transitent par un rseau valeur ajoute ou sont envoyes par modem un
serveur chez Essilor.

Lors de lenvoi des verres, un bordereau de livraison est produit. Ses


informations parviennent sous forme lectronique au service de facturation
qui va mettre la facture. Le systme de facturation utilis par ce service
ndite pas les factures. Il intgre les commandes facturer, connat leur
destinataire, conduit toutes les oprations de facturation telles les remises
priodiques, mais il ne sait pas imprimer les factures. Le module ddition va
procder limpression des factures. Les deux fonctions ont t spares car
nous pouvons ainsi utiliser le mme noyau dans divers pays pour imprimer
par la suite des factures en allemand, en hongrois etc.
Le processus de facturation est pour nous trs lourd au vu de notre multitude
de commandes. Aussi travaillons nous en EDI avec les clients ayant les
moyens de procder de tels changes : certains groupements que nous
facturons directement et les grands comptes. Les factures sont envoyes la
fois au format papier et sous forme de messages lectroniques par
messagerie ; voire physiquement par disquettes. Le processus de gnration
et denvoi de ces messages lectroniques nest pas du tout automatis et
reste aujourdhui largement manuel.

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Annexes - Entretiens

Nous sommes cependant en train de changer le module ddition pour quil


devienne un module de sortie sous toute forme (lectronique, papier) et non
plus un simple module dimpression. Cela nous permettra denvoyer terme
automatiquement des fichiers lectroniques nos clients.

Pourquoi avoir mis cela en place si votre facturation demeurait


manuelle ?
Nous ne retirons quasiment aucun gain du systme puisque nous envoyons
toujours les factures au format papier.
Cest avant tout pour assister ces gros clients dans leur traitement de nos
factures, notamment dans le cas des groupements que nous facturons et qui
refacturent ensuite leurs adhrents. Les fichiers que nous leur envoyons
permettent dautomatiser cette procdure de refacturation.

Comptez-vous gnraliser ces envois de factures lectroniques ?


Nous devrions bientt nous pencher sur ce point. Lchange de fichiers avec
les grands comptes est invitable. Le changement du module ddition va
dans ce sens, mme si cela demeure aujourdhui un changement doutil et
non de mthode. Nous savons que le nouveau module servira gnraliser
lenvoi de fichiers lectroniques mais nous navons pas encore engag de
processus de dmatrialisation des factures avec tous les opticiens.
Ces changes lectroniques sont incontournables avec nos gros fournisseurs
et clients. Mais notre principale problmatique reste celle de nos petits
clients que nous facturons directement.

Ces clients sont des petits commerants. Mme si la part dopticiens non
intgrs un groupement tend se rduire, nous ralisons encore une bonne
partie de notre chiffre daffaire avec ces petites structures indpendantes.
Lors de la collaboration avec Postaxess, il tait clair que ces petits
commerants navaient ni les moyens ni la volont de squiper en EDI
classique. Lide tait de rendre accessible tous les changes informatiss
de donnes ; de la mme manire que la Poste touchait tout le monde.
Pour cela, un levier avait t trouv. Il ne sagissait pas de sadresser au
commerant mais son cabinet comptable. Ceux-ci sont souvent spcialiss
par secteurs et leurs systmes informatiques sont relativement homognes
par comparaison aux multitudes doutils de point de vente dploys chez les
commerants.
A lpoque, le projet ntait ralisable quen EDI point point ou sur rseau
valeur ajoute. Il na au final pas abouti.

Quest est la motivation pour procder ces changes lectroniques ?

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Annexes - Entretiens

Cest avant tout un service nouveau offert nos clients. Il sagit cependant de
les sensibiliser lintrt que prsentent ces changes et surtout que du
caractre commun de cet intrt. Les changes lectroniques sont un
vecteur de rapidit, de scurisation et de une fiabilisation des informations
financires changes. Ils impactent galement en cas de modle
conomique pertinent les cots administratifs des deux partenaires
commerciaux. Pour le client, cela facilite grandement lenregistrement
comptable de ses approvisionnements. Pour nous, saffranchir de lmission
des factures papier et leur envoi en cas de dmatrialisation totale est une
conomie de premier plan.
Mme si ce nest pas lopticien lui-mme qui tient ses comptes ; il paie un
cabinet comptable. Cela relve ensuite du partage de la valeur ajoute sur
toute la chane : le cabinet comptable, le client, le fournisseur doivent sy
retrouver. Il y a donc un intrt commun en faveur des changes
lectroniques. Je vois cela comme un partenariat.

Quels freins percevez vous au dveloppement des changes


lectroniques ou dmatrialises de factures ?
Le frein se situe tout dabord au niveau de lquipement des clients
indpendants : chacun a son architecture propre, sans homognit des
systmes sur les lieux de vente. Cest un des lments qui nous avait motiv
lpoque pour nous adresser aux cabinets comptables.

Percevez vous un attachement culturel au papier ?


Il existe sans doute une rsistance culturelle llectronique pour le petit
commerant qui ne nous rgle que par chque et ne veut pas entendre parler
de virement : la facture reste encore srement pour lui un document papier.
Mais l nest pas le frein principal. Lors de notre collaboration avec Postaxess
ce frein avait t les nombreuses contraintes poses par ladministration
fiscale, en particulier quant larchivage.
Au final, il nous fallait fournir le document papier original en cas de contrle ;
le cahier des charges imposait de nombreuses contraintes et le projet stait
transform en une course de haies. La contrainte ultime tait de conserver les
programmes qui seraient capables de lire les documents changs il y a 10
ans. Les informaticiens nous avaient alors affirm limpossibilit dune telle
chose. Aujourdhui, le turnover des applications et des outils est tel que
lexigence darchivage sur 10 ans que nous devions mettre en oeuvre
empchait finalement laffranchissement du papier pour les factures.
Aujourdhui, je ne suis pas sur que lon puisse en France saffranchir du
papier. Le projet date cependant de quelques annes.

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Annexes - Entretiens

Les commandes passent de plus en plus au format lectronique ; le


retour des factures par cette voie devrait donc se dvelopper mesure
du dveloppement de ces commandes ?
Il faut donner des ordres de grandeur : un petit opticien commande 1 2
verres par jour ; nous lui envoyons une facture par semaine. Existe-t-il intrt
pour lui recevoir des factures lectroniques ? Ces petits flux ne ncessitent
pas forcment des changes lectroniques.
Lors de notre politique de dveloppement des commandes lectroniques,
nous fournissions gratuitement le modem nos clients, sans cela, ils
nauraient jamais pris linitiative de le faire. Mme des opticiens assez
importants ne voyaient pas dintrt acheter un modem 700 frs alors quils
pouvaient passer commande en tlphonant gratuitement le soir. Au final,
nous les avons convaincu en accordant une rduction spciale pour les
commandes lectroniques. Mme sous ces conditions, la totalit des
commandes nest pas lectronique et lon observe que ds la survenue dun
doute, lopticien prfre appeler
Notre socit multiplie les petits flux mis ou reus, mais le client nen a
finalement quun seul. La facturation lectronique doit prsenter un intrt
pour eux. Or, son dossier est moins vident vendre que celui de la
commande

Pensez vous tout de mme que ces changes de factures lectroniques


ou dmatrialises prendront place ?
Oui : nous le ferons dans tous les cas avec nos grands comptes mme si
nous sommes au final contraints de toujours mettre du papier. Pour les petits
clients, on ne sait pas encore si cela prendra place.
Les outils Internet reprsentent ici un grand espoir. Mettre des factures
disposition du client sur un espace Web semble attractif ! Nous donnons dj
aujourdhui accs au suivi de la commande via le site de Essilor. On peut
alors imaginer demain une consultation des comptes respectifs des clients en
ligne accompagne dune possibilit de rcuprer ses factures partir de cet
espace.

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Annexes - Entretiens

Groupe CASINO

Entretien avec Yves DAVID


Responsable de la Direction de Gestion de l'Information

Entretien ralis le 08 avril 2003

Pouvez vous nous prsenter lorganisation achats du groupe Casino ?


La fonction Achats est regroupe au sein de la socit EMCD, filiale du
groupe. Celle-ci a pour vocation dassurer le sourcing et la ngociation des
produits demands par les rseaux commerciaux. Ces missions sont
assures pour lensemble des produits.
Paralllement cette structure, la direction de la Supply Chain assure
lacheminement des produits ngocis auprs des fournisseurs vers les
points de vente. Loptimisation du cot rendu magasins et le taux de service
constituent les principaux objectifs de cette direction.
La fonction EDI est intgre la direction de la Supply Chain. Ses missions
sont de rduire les cots des changes entre le groupe et ses partenaires
commerciaux et dacclrer ces flux dchanges. Le primtre de lEDI couvre
lensemble des fournisseurs, soit plus de 50 000, dont plus de 10 000
fournisseurs de marchandises.
Le groupe fait appel un rseau valeur ajout (RVA) pour changer ses
donnes associes aux flux de marchandises ou de services. Dans un
objectif de facilit daccs aux fournisseurs de type TPE (Trs Petites
Entreprises) et de rduction des cots de communication, le groupe tudie
dautres solutions dacheminement tel que le Net.
LEDI a rellement dmarr en 1992 dans le groupe avec le RVA Allegro
initialis par lorganisme de normalisation de la codification GENCOD.
Aujourdhui, lEDI est omniprsent dans nos changes. Cest le cas pour les
commandes avec plus de 80% de nos commandes, les avis dexpdition, les
journaux de mouvements, les factures.
Concernant cette dernire, le groupe maintient encore la facture papier et se
prpare la dmatrialisation. Nos premires tudes sur ce sujet remontent
1996-1997 mais nont pas abouti pour des raisons fiscales et de
connaissance prcise des obligations que nous et nos partenaires
fournisseurs avions dans le cadre dun flux totalement dmatrialis de
factures. Le changement dorientation de la DGI, la fois sur les dmarches
de certification des solutions et les doutes laisss sur les consquences dun
manquement aux obligations rglementaires et fiscales, ont conduit le groupe

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Annexes - Entretiens

la prudence. La clarification apporte ds 2002 par la DGI et la volont


dalignement sur les recommandations europennes nous encourage vers la
dmatrialisation de la facture.

Quelles sont vos motivations pour recourir lEDI avec vos partenaires
commerciaux ?
Ils sont classiquement de trois ordres. Tout dabord, rduire le cot denvoi
dune commande traditionnellement passe par fax, tlex ou courrier. Nous
avions lpoque conduit des analyses qui avaient estim le cot individuel
dune commande entre 20 et 30 francs. Le recours lEDI a ramen ce cot
5 francs, pour un volume annuel de plus de 1 million de commandes
Il sagissait ensuite de rduire le temps de passation dune commande. Grce
lEDI, le groupe a gagn plus dune journe dans le dlai dacheminement
des commandes, cest--dire dans le dlai de rapprovisionnement. Cela
reprsente un jour de stock.
Enfin lautre motivation a t value aprs les premiers changes de
donnes raliss : lEDI apporte naturellement une fiabilit des donnes
changes avec nos partenaires commerciaux. Chacun avait sa propre
codification de produits ; les commandes taient rgulirement soumises
interprtation par chacun. Avec lEDI, pour tout message lectronique
(commande, avis dexpdition, facture, ), le code EAN du produit constitue
la cl du dialogue et un formidable enjeu de productivit. Chacun a fait de
gros efforts de mise en conformit de ses rfrentiels respectifs.

O rside la difficult de mise en place des changes dmatrialiss ?


Les difficults de mise en place des changes dmatrialiss furent le cot
dentre de lEDI et la non perception des enjeux de productivit de lEDI par
nos partenaires. Un investissement technique significatif et des comptences
techniques internes ou externes coteuses taient ncessaires. Seules les
entreprises ayant les capacits assurer cet investissement, c'est--dire les
plus importantes en Chiffres dAffaires ou celles traitant les plus forts volumes
de commandes rpondaient prsentes.
Aujourdhui ce cot dentre technologique a disparu avec la multiplicit des
offres et surtout le dveloppement de solutions sur internet. La principale
difficult persistante demeure la ncessaire conviction que nous devons
apporter nos partenaires, notamment ceux avec lesquels nos changes
sont peu frquents.
Afin de pallier cette hsitation, dans le cas des commandes par EDI, avec les
diffrents partenaires technologiques et GENCOD-EAN France, des actions
de sensibilisation ont t dveloppes avec succs.
Dans le cas de lavis dexpdition, la transition fut plus difficile en raison de la
complexit de la mise en uvre oprationnelle chez les industriels et sur les
enjeux rciproques.

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Annexes - Entretiens

Sagissant de la dmatrialisation fiscale de la facture, le sujet est dautant


plus sensible quil touche au chiffre daffaires de lentreprise et sa trsorerie.
Pour la commande ou lavis dexpdition, il ny avait pas de rpercussion
financire. Concernant la facture, doutes et hsitations sont autant de freins.
Nous recevons bien aujourdhui un volume consquent de factures en EDI
par RVA ou Internet et, en parallle, nous maintenons la rception et
larchivage de la version papier de cette facture. De notre ct, nous sommes
prts dmatrialiser la facture.

Le cadre juridique de la dmatrialisation fiscale des factures est-il


aujourdhui suffisamment dfini ?
Les garanties que nous attendions sont arrives de la DGI en 2002. Les
conditions de gestion des systmes ont t affines, des prcisions
techniques quant lobligation de constituer des historiques, les lments
inclure et la manire darchiver les messages lectroniques ont t prciss.
Finalement, ce cadre juridique est aujourdhui plus clair. Restent construire
les relations des intervenants (utilisateurs et prestataires ventuels) sur des
bases juridiques solides en usant de contrats dfinissant prcisment les
obligations et responsabilits de chacun.
Reste galement ncessaire laccompagnement pdagogique en exposant
des cas concrets, en recommandant lusage de solutions prouves, et en
tmoignant au final que nous participons tous ensemble un mouvement de
fonds global.

Comment se droule le traitement dune facture au sein de Casino ?


Nous ne faisons pas encore de dmatrialisation fiscale mais recevons dj
des factures lectroniques. La version papier reue des industriels est
llment lgal, conserv en archivage. Ces factures lectroniques sont
intgres, aprs contrle des montants, dans les traitements comptables et
de rglement.
Si un litige est constat quant la quantit et/ou au tarif factur, une
procdure encadrant les services concerns permet sa rsolution.

Quels avantages lis au recours la facturation lectronique, quand


bien mme celle-ci serait toujours double dun flux papier, avez-vous
pu observer ?
Dans le cadre de lusage de factures EDI, deux bnfices taient attendus.
Le premier rsidait dans une plus grande rapidit du contrle de la facture,
donc un gain administratif direct.
Le deuxime se situait dans une meilleure dtection et rsolution des litiges
survenant entre nous et le fournisseur. La rduction des litiges est prsente
comme un avantage de la facture lectronique par ses promoteurs. Il est

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Annexes - Entretiens

pourtant vite apparu que recevoir ses factures en EDI en augmentait le


nombre.
Dans un schma de factures traditionnelles, les litiges sont valus au pied
de facture. Avec la facturation lectronique, ils sont dtects la ligne de
facture. Les carts sont dont identifis pour chacune de ces lignes, entranant
de fait, une augmentation sensible des litiges, obligeant les partenaires
redoubler defforts pour synchroniser leurs rfrentiels propres au niveau des
tarifs.
Linconvnient mentionn rside alors dans le surcot administratif li ce
traitement dexception. Mais la dfinition de rfrentiels de mieux en mieux
synchroniss uvre une fiabilisation des donnes changes par les
partenaires et donc une forte rduction, terme, de la survenue de litiges.
Ce challenge est dautant plus lev quun distributeur gre entre 200 500
000 produits actifs dont les prix voluent en moyenne deux fois par an.
Un autre avantage constat li lutilisation de factures lectroniques voire
dmatrialises est lamlioration de la ractivit dont nous sommes capables
pour conduire nos diverses analyses sur la base des factures reues.
Enfin en cas de dmatrialisation fiscale, un des plus gros enjeux se situe
pour nous au niveau de la rduction de larchivage. Nous devons en effet
conserver 10 ans de factures. Imaginons les volumes stocker avec plus
dun million de factures par an.

Aprs les avantages, quels inconvnients avez-vous rencontr ?


Il sagit l encore des difficults de mise en uvre du message Facture EDI
auprs de nos partenaires et laccroissement du nombre des litiges tarifaires.

Le recours un tel mode de facturation a-t-il eu un impact sur votre


cash management ?
La rponse appartient nos responsables financiers. Nanmoins, lintgration
de donnes financires par voie lectronique rduit le temps dacquisition et
permet aussi des simulations. Cette facilit soffre aux deux partenaires de ce
processus (industriel et distributeur).

Avez-vous chiffr le cot de traitement dune facture dans votre


organisation ?
Cest un chiffre que je ne peux vous communiquer Mais nous continuons
nos efforts de dveloppement de la facture EDI donc lintrt est rel !

Vous tes donc toujours en phase de recrutement des


fournisseurs pour la facture EDI non dmatrialise au sens fiscal.
Quelle est aujourdhui votre position sur ce dernier thme ?

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- 211 -
Annexes - Entretiens

Nous poursuivons nos efforts de recrutement et daccompagnement dans la


perspective dune dmatrialisation fiscale proche.

Selon vous, lEDI, sur rseau valeur ajoute (notamment pour les
factures) continuera-t-il sous cette forme ?
Cest la voie que nous empruntons pour le moment, tout en sachant qu
terme nous passerons par de multiples canaux : RVA, Web etc. Le rseau
devient de plus en plus neutre pour la transmission des donnes. La seule
contrainte que nous y attachons est sa conformit au regard des exigences
de la DGI, notamment quant lintgrit du message.

Les RVA vont certainement voluer pour se diriger vers une architecture de
type Internet et des fournisseurs de solutions inter oprables entre elles avec
la mme indiffrence technique que peut aujourdhui prsenter le tlphone
son utilisateur.
Quels sont justement vos standards de messages ?
Nous utilisons le langage EANCOM bas sur EDIFACT. Notre volont est
dintgrer ces messages EAN dans des messages XML. Nous participons
activement aux rflexions dans ce domaine et restons attentifs aux
recommandations internationales.

Le march peut il se dvelopper sans standard universel ou


dinteroprabilit des solutions ?
Linteroprabilit est certainement un lment indispensable. Cest une
vidence pour le business, pousse par les utilisateurs, les organismes de
normalisation et leurs membres actifs (distributeurs, industriels, ).
Quant aux standards, nous en sommes encore loigns. Chacun a intrt
voir merger une norme commune qui permettra une rduction des
spcificits pays, une mutualisation des investissements etc. Il est positif que
des rflexions soient menes lchelle internationale et non locale, avec une
relle volont des participants de contribuer une meilleure efficacit.
Noublions pas un point essentiel de la constitution de nos marchs : le
commerce est de plus en plus encadr dans le cadre dorganisation comme
lOMS, la FTC et la CEE. Emettre un standard et exiger une interoprabilit :
cest laisser ouvert le march aux offreurs de solution et donc maintenir la
libre concurrence.
Je suis personnellement trs confiant dans le dveloppement de la facture
dmatrialise. Dimportants efforts de la part de tous seront encore
ncessaires mais nous sommes en prsence dun inluctable mouvement de
fonds.
Nous abordons depuis deux trois ans une priode de tension sur nos
marchs ayant pour consquence directe une recherche dconomies et de
gains de productivit par les entreprises. Cela poussera forcment les acteurs

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- 212 -
Annexes - Entretiens

inclure le traitement de la facture dans ce process de recherche


dconomies.

Les modifications introduites par la directive allant vers une


harmonisation des rgles en matire de facturation et de
tltransmission taient elles attendues par vous ?
Elles taient ncessaires : la mise en place de leuro et la suppression des
frontires dans lUnion europenne a ou va entraner un important
dveloppement des changes transfrontaliers, il est donc indispensable de
disposer dun cadre a minima europen. Cette volution va de plus dynamiser
la dmatrialisation fiscale.
Au final, la position de la DGI sest aujourdhui claircie, des solutions
prsentant des cots moindres et une meilleure crdibilit apparaissent sur le
march (bases sur le rseau Internet etc.). Dans un contexte de recherche
de gains de productivit, la facture est typiquement un gisement dconomies.
De plus, cette dmatrialisation de factures ouvre la voie de nouveaux
services financiers pouvant intresser divers partenaires telles les banques
ou les institutions financires (recouvrement, affacturage dmatrialiss etc.).
Tout cela pousse une accentuation de la dmatrialisation de facture.
Nous sommes, au regard de notre volume de factures reues, moteurs sur le
sujet. Outre lintrt de rduction des cots administratifs, la fiabilisation des
donnes et le suivi de nos accords commerciaux permis par la
dmatrialisation constituent des moteurs forts pour son dveloppement.

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- 213 -
Annexes - Entretiens

MANUTAN

Entretien avec Pierre Olivier BRIAL


Group E-Business manager

Entretien ralis le 12 septembre 2003, mis jour en avril 2004

Pouvez-vous nous prsenter lentreprise Manutan ?


Manutan est un des premiers distributeurs europen de vente distance de
fournitures industrielles et de matriels de bureau. Notre vocation est de
proposer une entreprise lensemble des produits dont elle a besoin pour son
fonctionnement. Notre gamme de produits est trs varie puisque nous
proposons en Europe 360 000 rfrences. Notre clientle lest galement
puisque nos clients vont des TPE locales aux entreprises multinationales.
Pour les premires comme les secondes, nous nous prsentons comme un
interlocuteur apportant une solution globale dapprovisionnement.
Notre activit est entirement ralise distance sur la base de catalogues
papier mais galement aujourdhui lectroniques. Si nous disposons bien
dune force commerciale, celle-ci est cependant concentre sur la gestion de
nos relations avec nos clients grands comptes.

Quelle est la culture de lentreprise vis--vis des TIC ?


Nous utilisons lEDI depuis dj de nombreuses annes notamment dans nos
changes avec nos fournisseurs. Surtout, nous avons mis en place courant
2000 la plate forme Internet europenne de nos activits online. Internet est
tout la fois pour nous, un moyen dapporter un nouveau service nos
clients existants, dlargir notre base de clientle (notamment les cibles
difficiles toucher aujourdhui avec le catalogue papier) mais aussi de raliser
des gains de productivit interne.

Notre clientle de TPE et PME use de nos dix huit sites marchands
europens et, en fonction de leur besoin, peut enrichir le site standard de
diffrents modules : purchasing card, catalogue personnalis et ou encore
webshop pro, notre solution complte de-procurement.
En parallle, nous nous associons la dmarche e-procurement de nos plus
gros clients. Nous avons dvelopp une plate-forme ouverte capable de
sintgrer avec lensemble des solutions du march (SAP, Ariba, Oracle,
Commerce One, ) ; de la prise de commande jusqu lintgration des flux
de traitement.

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- 214 -
Annexes - Entretiens

Nous utilisons galement de cette plate forme Internet pour organiser notre
propre approvisionnement auprs de nos fournisseurs : plus de 60% de nos
flux sont aujourdhui changs lectroniquement.
La mise en place de cette plate-forme a t tout autant une stratgie
dfensive daccompagnement du mouvement de rationalisation des achats
enclench par les grands comptes quune stratgie de conqute de nouveaux
clients. Autre point positif de la dmarche : ces changes lectroniques
approfondis nous ont galement permis de collaborer plus avant avec nos
clients puisque nous nous intgrons plus avant dans leur organisation.
Chacun sest cependant rendu compte que cette approche globale prenait
finalement plus de temps tre mise en oeuvre que prvu

Le thme de la facture lectronique est il aujourdhui dactualit au sein


de lentreprise ?
Ce thme nous intresse double titre puisquen tant que distributeur nous
avons de multiples changes tant avec nos fournisseurs que nos clients.
Nous traitons ainsi prs de 2 millions de factures par an. Il sagit donc dun
sujet de fonds tant en interne que pour nos clients. Pour ces derniers, en
particulier les plus importants, la facture lectronique sinscrit dans la
continuit de leur stratgie eprocurement tout autant que dans leur volont de
rationalisation des achats au plan administratif.
Ce thme, comme celui de la purchasing card, se situe cependant en bout de
chane de la dmarche dite ebusiness .

Parler de facturation lectronique recouvre pour nous deux tapes :


- les changes lectroniques des informations de la facture ; que nous
ralisons dj
- le zro papier dans le cadre de la facturation pour lequel nous
avons reu lheure actuelle quelques demandes parmi nos clients
Aujourdhui, nous accompagnons une cinquantaine de nos gros clients dans
leur dmarche eprocurement. Nous changeons dj des factures
lectroniques avec ces derniers mais en conservant le flux papier de factures.
Lintrt conomique de lautomatisation ainsi permise est bien prsent au
regard du volume de factures changes avec nos grands comptes. Au-del
de cela, lamlioration de la qualit des informations nous permet de rduire
de manire importante le nombre de rclamations. Or comme chez tout
fournisseur, la rsolution des litiges nous cote cher puisquelle monopolise
des ressources qui pourraient tre utilises des fins productives.

O en tes vous quant la facture dmatrialise au sens fiscal ?

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- 215 -
Annexes - Entretiens

Deux clients nous ont aujourdhui demand de travailler avec un tiers pour
dmatrialiser leurs factures, ce dans une dmarche de mise en uvre de la
purchasing card.

Nous nous dirigeons certainement, plus ou moins moyen terme, vers une
dmatrialisation totale des flux avec nos clients. Encore faut il pour cela que
lopportunit conomique soit prsente : il faut pour cela que le nombre
dacteurs avec qui il est possible dchanger ainsi soit pertinent.
Il nous semble logique que les efforts sur ce thme soient rpartis entre le
fournisseur, le client et le tiers ventuel. Cela suppose une collaboration entre
les diverses quipes et un accompagnement de lentreprise par des experts
dans les domaines particuliers de cette thmatique. Enfin ladoption du
systme supposera la ralisation de pilotes, seuls mme de bien percevoir
les diffrents aspects de cette dmatrialisation.

Enfin il sagit de disposer dune solution au plan europen. Nous avions, lors
de nos premires rflexions, constat de relles disparits sur ce thme entre
les diverses lgislations nationales. Nos clients sont demandeurs dune
solution utilisable de manire transfrontalire et il est important que la
Commission Europenne uvre en ce sens ! En fonction de leur volont,
nous suivrons naturellement la demande de nos partenaires. Cela se traduit
ds aujourdhui par lamorage de quelques phases pilotes avec certains de
nos clients avant de nous pencher sur nos propres fournisseurs ...

Quelle est votre approche pratique du sujet, en particulier, quel regard


portez vous aujourdhui sur le modle de hub centralis et opr par un
prestataire ?
Nous navons pas sur ce sujet o la rglementation volue vocation
dvelopper notre solution : il sagit dune activit particulire et la prsence
dacteurs spcialiss semble lgitime. Quant au principe du hub, cest un
modle que nous avons-nous mme mis en place et apprcions pour sa
simplicit dusage. Nous navons pas a priori vocation intgrer la
dmatrialisation de facture au sein de notre plate forme. Les difficults sur
ce thme rsideront sans doute davantage dans la ncessaire volution des
organisations que sur le plan purement technique.

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Annexes - Entretiens

MIDAS

Entretien avec Agns ROUBY


Responsable de la mthode et de lorganisation de Midas France

Entretien ralis le 13 mai 2003, actualis en avril 2004

Midas est en phase de dploiement de facturation lectronique, pouvez-


vous nous prciser plus avant ce projet et son contexte ?
Nous oeuvrons en effet au dploiement dune solution de dmatrialisation
fiscale des factures. Le primtre du projet est cependant trs particulier du
fait de notre organisation. Midas France est en effet une centrale de
rfrencement et non dachat. Nous travaillons avec les fournisseurs sur les
bases de produits et les tarifs, mais ce sont nos franchiss qui achtent les
produits.
Le rseau Midas est constitu de 310 franchises, et de 50 succursales. Nous
avons donc mis en place une organisation particulire pour le traitement des
factures fournisseur et leur rglement.

Lorsquune entit ralise un achat, le fournisseur envoie sa facture papier,


len tte de lacheteur, Midas France. Nous centralisons lensemble des
factures fournisseurs et les classons par franchis. Le rglement du
fournisseur est effectu en un rglement unique pour lensemble des
commandes du rseau par Midas France. Nous procdons donc une
avance de trsorerie pour nos franchiss.
Quand bien mme nous ne sommes pas le destinataire rel de la facture,
nous intgrons les informations des factures de nos franchiss dans nos
outils comptables. Ces factures physiques sont enfin envoyes chaque dbut
de mois, par paquet accompagn dun relev rcapitulatif, chaque
franchis.
Cest cette organisation qui a rendu complexe le dploiement de la
dmatrialisation de la facture dans notre organisation. Elle implique en effet
de nombreux acteurs : la socit Midas France et ses succursales, les
franchises, les fournisseurs et enfin le prestataire de services (Deskom).

Nous avions dj recours, depuis 1992-1994, lEDI sous sa forme classique


(soit lusage de stations EDI dun point un autre) et avions dj procd
dans certains cas de la dmatrialisation fiscale de factures. Ce modle
ntait cependant applicable qu nos succursales. Nous ne pouvions
demander un tel investissement nos franchiss, une station EDI cotant aux
envions de 8000 euros.

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Annexes - Entretiens

Nous avons rflchi ds lanne 2000 la mise en place dun serveur


accessible par Internet qui autoriserait une dmatrialisation fiscale des
factures entre le fournisseur et le franchis.

Pouvez vous nous exposer plus avant ce projet ?


Ce serveur Web, dont nous sommes ladministrateur, est la partie merge
du projet de dmatrialisation fiscale des factures fournisseurs. Pour ce
projet, nous avons reproduit le circuit papier antrieur tout en le
dmatrialisant.

La dmatrialisation fiscale des factures :


Les fournisseurs continuent dmettre les factures lectroniques depuis leur
station EDI dj installe. Les messages parviennent un serveur prsent
chez Deskom, notre prestataire, qui prend en charge lensemble des
contraintes lies la dmatrialisation fiscale. Celui-ci procde en particulier
larchivage des factures reues selon les conditions exiges par
ladministration et transmet rgulirement chaque entit un CDROM de
celles-ci. Le disque inclue le logiciel de recherche et de lecture des factures
lectroniques, considres par ladministration fiscale comme les factures
originales.
Techniquement, la dmatrialisation fiscale a surtout suppos davantage de
rigueur quant la syntaxe des messages mis par les fournisseurs. Le dfi
principal du projet a rsid dans la mise au point des contrats et la dfinition
du cadre lgal de lopration.

Lusage du site Internet et loptimisation du traitement de la facture :


La dmatrialisation fiscale supprime la circulation de papier entre le
fournisseur, la socit Midas et le franchis. Le site Web permet chaque
franchis sy connectant daccder ses factures fournisseur et uniquement
les siennes. Le franchis peut alors tlcharger pour les factures de son choix
un fichier pouvant servir de base une intgration dans son outil comptable
ou au rapprochement automatique de la facture avec lentre en stock
correspondante.
De notre ct, la mise disposition des informations lectroniques nous a
permis de procder lintgration automatique dans notre systme
dinformation. Cette intgration est un aspect important de loptimisation du
traitement des factures pour les services de Midas France.

Sur un volume total de 130000 factures annuelles provenant des fournisseurs


de Midas France, 120000 sont ainsi traites automatiquement. Sur ces

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Annexes - Entretiens

dernires, 60% sont totalement dmatrialises ; le reste demeurant en


double flux papier et lectronique.

Quels sont les obstacles ou freins rencontrs lors du projet ?


Il ny a pas eu dobstacle technique organisationnel notable pour la mise en
place de lensemble du systme. Le travail de construction du montage
juridique a t le plus important, cest dailleurs ce qui nous a pouss choisir
ce prestataire.
Pour le dploiement, la difficult rside avant tout dans la motivation de front
des fournisseurs et des franchiss. Ces derniers souhaitent quun maximum
des fournisseurs soit impliqu avant dadopter le systme et les
fournisseurs que les franchiss franchissent le pas

Les fournisseurs sont cependant plus faciles convaincre car leurs gains sont
plus immdiats. Nous avons russi impliquer les 9 plus importants dentre
eux ds la phase pilote. Nous souhaitions galement tendre le systme un
partenaire situ en Belgique. Si nous avons eu confirmation que cette
intgration tait bien possible, la Belgique ayant galement transpos la
directive europenne relative la facturation, ce fournisseur na finalement
pas souhait investir pour un traitement dont le cot tait dj trs faible pour
lui (ses factures papier tant envoyes en mme temps que les pices livres
Midas France). Nous avons donc choisi de recourir de manire unilatrale
une numrisation des lots de factures reus, prestation galement assume
par Deskom qui assure ainsi la disponibilit de lensemble des donnes au
format lectronique.

Aujourdhui, en plus de nos succursales, 40 franchiss sur les 310 que


compte notre rseau ont opt pour le systme. Le recrutement a t en
particulier ralis lors dune convention lors de laquelle nous avons prsent
le projet. Nous navons pas remarqu de typologie particulire chez ces
volontaires : la motivation est avant tout question de personne et peut-tre de
familiarit avec ce thme des changes lectroniques.
Aucun de ces franchiss na cependant opt pour la dmatrialisation fiscale :
lattachement au papier reste fort et ces structures ne traitent finalement quun
nombre limit de factures. Malgr cela, le systme mis en place demeure
intressant pour notre organisation. Ldition des factures papier est en effet
assume par Deskom qui nous communique les factures tries par franchis.
Auparavant, les fournisseurs envoyaient celles-ci en lots (non tris) Midas
France et nous devions procder leur classement avant de les rexpdier
tous les mois aux franchises. Le gain ralis sur le traitement est
considrable.
Encore aujourdhui, les franchiss peroivent le projet comme prsentant plus
davantages pour Midas que pour eux-mmes. Cela nest pas aujourdhui

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Annexes - Entretiens

totalement faux, quand bien mme ceux ayant dj adopt cet outil sont
satisfaits de ce choix.

Nous oeuvrons donc augmenter lattractivit du systme pour nos


franchises, particulirement en travaillant sur la possibilit de rapprochement
automatique des factures avec lentre en stock correspondante. Le logiciel
de gestion des achats et des ventes dans les franchises et succursales est
fourni par Midas. Nous diffusons galement ses mises jour. Aussi avons-
nous uvr au dveloppement dun module permettant ce rapprochement
automatique partir du fichier de facture disponible sur le portail Web.
Malgr cette volution et alors mme que le rapprochement manuel
consomme beaucoup de temps, la motivation des franchises reste dlicate.

Pouvez-vous nous prciser plus avant les avantages du systme pour


Midas et les consquences de sa mise en place sur votre organisation ?
Le traitement manuel des factures des franchiss dans notre socit se
rvlait particulirement lourd avec une rception, un classement et une
saisie des informations tous manuels. Le systme assume aujourdhui seul
ces tapes et produit automatiquement le relev des factures, mis
disposition sur le site.

Les postes dconomie sont difficiles estimer prcisment car lestimation


du cot de traitement dune facture est difficile. On peut y inclure tout et
nimporte quoi ... Un consensus a t trouv dans notre entreprise pour
estimer entre 7 et 10 euros le cot dune facture, du fournisseur au franchis.
Si les conomies sont assez aises identifier pour le fournisseur (qui nmet
plus quun flux lectronique mme si le franchis factur nest pas en
dmatrialisation fiscale), les gains sont plus flous pour nous. Ils sincarnent
davantage dans une optimisation de notre organisation.
Nous sommes en effet dans une phase de dveloppement de notre rseau de
franchises. Les ressources libres par le recours au systme permettent aux
collaborateurs de se concentrer sur des activits de contrle et faire face au
dveloppement mentionn. Il ny aura pas de suppression de postes du fait
de la mise en place du systme.

Un gain prcieux pour lorganisation est la fiabilisation des donnes. Plus


gnralement le systme devrait nous permettre plus de rigueur dans la
gestion de nos partenaires. Nous sommes en effet confronts de nombreux
mouvements parmi les entits juridiques de nos partenaires. Parmi nos
franchises particulirement, on constate un nombre important dacquisitions,
de cessions etc. Lensemble de ces mouvements est difficile grer. La
rigueur accrue permise par loutil mis en place nous permettra dy faire face
de manire plus efficace.

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Annexes - Entretiens

Quelle est votre perception du dveloppement des changes


lectroniques ?
Aprs les factures, nous aborderons la question des commandes. La facture
tait prioritaire dans notre organisation qui gre en partie ces lments mais
non les commandes des franchises. La mise en place dun systme de
commandes lectroniques sera plus lourd et aura un impact plus profond sur
notre organisation puisquil va introduire une centralisation des commandes
au niveau de Midas France.

Si le dveloppement des changes lectroniques est finalement beaucoup


plus lent que ce que lon avait pu imaginer il y a quelques annes, lvolution
que nous vivons aujourdhui est cependant un rel mouvement de fonds.

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Annexes - Entretiens

THOMSON

Entretien avec Gilles LAFAURIE


Directeur des Achats Non Production Monde.

Entretien ralis le 24 mars 2003, actualis en avril 2004

Tout dabord, merci davoir accept de nous recevoir pour raliser cet
entretien sur le thme de la facture lectronique.
Il faut prciser en pralable quen tant que Fonction Achat dans lentreprise, je
nai priori pas de lgitimit particulire parler de ce thme. Il est dabord
laffaire des comptables et des financiers.
Mes intrts sont dicts par mes fonctions : o est mon intrt
fiabiliser/optimiser le processus de paiement en tant que client ? Non que je
sois contre le principe de la facturation lectronique, mais il sagit de
considrer lensemble du business model et de ses acteurs. Qui profiterait du
dveloppement des changes lectroniques des factures ? De ma position,
ce sont en premier lieu les fournisseurs, qui devraient ce titre assumer
partie des cots occasionns par un tel service. Lintrt de ces fournisseurs
est dautant plus grand quils mettent plus de factures. Il est galement
dautres acteurs ayant intrt ce dveloppement : les tiers de confiance, les
banques par exemple, peuvent proposer des services annexes partir de
cette dmatrialisation. Dans tous les cas, les promoteurs du systme
doivent, pour le vendre, faire un pas vers les Clients. Pourquoi ces derniers
paieraient-ils pour payer mieux ?

Voil le dcor pos, pouvez-vous nous prsenter rapidement


lorganisation de vos achats ?
Notre fonction achats est globalise, c'est--dire la fois centralise et
dcentralise. Nous travaillons donc en rseau. Nous utilisons des outils
eprocurement assez performants et sommes probablement un petit peu en
avance sur le march dans ce domaine. 100% des commandes relevant du
primtre de nos outils eprocurement passent par ce biais, soit environ
130000 commandes hors production en 2004.
Notre dmarche a t simple : fort de lide que la technologie est une aide
aux Acheteurs et non une alternative nous avons tout simplement dcid de
mettre en place une organisation et des processus de validation homognes
au plan mondial. Il sagit dune question de volont et non de technique. Pour
ce qui est de la refonte des processus dAchats, nous avons considr que le
plus important tait de savoir avant tout ce que lon achetait. Cela dtermin,
il nous restait encore faire passer tout ces Achats par le mme systme.
7000 Fournisseurs sont aujourdhui connects cette seule application dans
plus de 110 sites rpartis entre lEurope, lAsie et les Amriques. Plus de

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Annexes - Entretiens

7500 utilisateurs sont dsormais rompus une utilisation quotidienne de ces


outils de eBusiness.
Les achats de production relvent dune problmatique diffrente. Ils
reprsentent de lordre de dix fois moins de fournisseurs et ne sadressent
qu des Acheteurs Professionnels .
Finalement nous accordons la technologie la place quelle mrite. Son
utilisation doit tre rapide, peu chre et surtout simple.

Entrons donc dans le cur du sujet, comment traitez vous ces factures
fournisseurs ?
Les factures sont bien sur intgres dans nos systmes. Nous disposons de
nombreux outils, sans pour autant avoir de comptabilit unique. Une
consolidation financire est cependant ralise au niveau du groupe. Nous
avons trs naturellement mis en place un rapprochement automatis des
commandes passes dans leprocurement avec les factures intgres dans
nos 30 divers ERP de par le monde.

Quen est il du respect des dlais de paiement ?


Nous nous situons tous dans le jeu des relations acheteurs fournisseurs. De
manire systmatique, nous ngocions nos conditions de paiement avec nos
fournisseurs.

Le traitement de vos factures fournisseurs vous cote-t-il cher ?


Tout traitement administratif ne bnficiant pas directement au Client final
cote par nature trop cher aux yeux dun Cost Killer. De ce point de vue, jai
donc intrt mettre en place tout ce qui est favorable une rduction des
cots, quils soient apparents ou cachs. Mais cette problmatique relve
avant tout de la comptabilit fournisseurs. Dans notre cas, je ne suis pas
persuad que ce processus constitue un enjeu financier extrmement
significatif.

Il existe pourtant un mouvement de fonds tendant la rduction des


cots de fonctionnement.
Oui, mais nous cherchons en priorit rduire les gros postes de cots. La
facture est un gros cot dans des socits diffrentes de la ntre cest--dire
disposant dune multitude de Clients individuels. Ainsi les telcos doivent-ils
traiter un norme volume de factures tant en amont quen aval de lentreprise.
Pour nous, ce traitement est certes en soi problmatique mais sa granularit
en termes financiers reste mineure au regard dautres enjeux tels par
exemple la Supply Chain. Cela ne signifie pas quil faille sen dsintresser
pour autant.

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Annexes - Entretiens

Quel est aujourdhui votre axe de travail ?


Notre priorit est de dpenser moins sur nos dpenses directes donc rduire
nos cots dachats. Bien entendu, la qualit, y compris administrative est une
proccupation fondamentale mais sa recherche est avant tout dirige vers les
Clients de lentreprise. Les efforts damlioration restent proportionnels la
valeur ajoute produite pour ces derniers. Si cette cration de valeur est nulle
pour le client final, il faut se demander pourquoi investir ?

Si lon nous prsente une solution peu chre en matire de facturation (cest-
-dire infrieure au cot actuel pour lentreprise) ; et aise mettre en uvre
au regard de la taille du problme, alors nous la considrerons bien
videmment. Mais en labsence de business model tabli et eut gard la
taille de lenjeu et sa complexit (surtout dans une dimension
internationale), je ne suis pas encore convaincu du ROI sur ce sujet.
Telle est la problmatique de la facturation fournisseurs : cest un vrai
problme quant son traitement non optimis mais ce dysfonctionnement
peut aussi constituer un avantage de trsorerie dont il faut savoir tenir
compte.

Malgr tout, vous ne semblez pas exclure le recours une solution de


facturation lectronique.
Cest la ralit de lentreprise : paradoxale.
Toute entreprise prsente ce double versant : la fois acheteur et vendeur.
Lorsque je suis en cette dernire position, un paiement court est un
optimum ; en position dacheteur, je cherche gagner du temps .
Cest galement une question de culture. En Allemagne ou aux Etats Unis, je
serais certainement plus sensible lide de la facture lectronique car les
pratiques sont diffrentes au niveau des relations B2B. Les dlais de
paiement sont plus courts voir en avance de la livraison

Bien videmment, nous sommes une entreprise se situant en accord avec les
lois et les pratiques de notre environnement. Si celui-ci vient changer alors
nous nous adapterons et ce, en anticipant sur le march.

Malgr cela, quels sont les gains que vous pouvez imaginer du recours
une dmatrialisation, fiscale ou non, des factures ?
Classiquement, il sagit de se dbarrasser du papier, employer moins de
ressources pour son traitement, gagner en temps, en productivit et en valeur
ajoute produite.

Trois types dentreprise sont pour moi intresses en priorit la mise en


uvre de cette dmatrialisation des factures : les tiers de confiance qui

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Annexes - Entretiens

seront mme de proposer dautres services valeur ajoute en


complment, les entreprises trs forte production de factures, et enfin les
oprateurs se positionnant sur ce march. Cela ne sera pas vident pour ces
derniers qui se lancent sur un march de niche.

Donc selon vous, il nest pas vident que le march explose.


Cest dabord une question de cot, ensuite une question de taille (cest--dire
de volume), enfin une question de priorit perue . Il est surprenant de
rencontrer des promoteurs de la facture dmatrialise nadoptant pas le
systme pour eux-mmes! Le thme est nanmoins dactualit. Il faut donc
lancer des pilotes en partenariat et apprendre en marchant ! Mais l
comme ailleurs, la prudence est de mise en parallle de la recherche
dinnovation.

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Annexes - Entretiens

TAJ, SOCIETE DAVOCATS

Entretien avec Pascal Seguin


Avocat, ancien chef des brigades de vrification des
Comptabilits informatises la DGI

Entretien mis jour en mai 2004

Historique de la dmatrialisation fiscale des factures.

Avant dtre avocat, vous tiez inspecteur puis inspecteur principal


durant 16 annes la DGI, principalement la DVNI. Pouvons-nous
revenir sur la naissance de la transmission lectronique des factures, au
sens dmatrialisation fiscale ?

Lhistorique de la dmatrialisation la Direction Gnrale des Impts (DGI)


dbute aux environs de 1985. Tout a commenc par une demande du GALIA,
le groupement pour lamlioration des liaisons dans lindustrie automobile,
auprs de la Chancellerie. Les constructeurs automobiles multipliaient alors
les changes avec leurs quipementiers, usant pour cela largement de lEDI.
La production automobile se droulant en flux tendus : le nombre de
commandes passes tait dmultipli, les factures ltaient galement. Ceux-
ci taient dj sur la voie de lEDI mais ces changes taient doubls dun
flux papier dont les acteurs souhaitaient saffranchir afin de ne conserver que
les enregistrements informatiques. Tel fut le sens de la demande du GALIA
en 1985.
La chancellerie tait certes face un sujet relevant du droit commercial mais
elle se rendait compte que la problmatique tait plutt dordre financire. Elle
runit alors les douanes, la DGI, la DGCCRF afin de dterminer quel tait
lenjeu le plus important qui sest rvl tre la TVA.
Ce fut donc la DGI qui fut charge du dossier de la dmatrialisation de la
facture. La rdaction dun cahier des charges, un genre de convention qui
serait sign avec le GALIA, fut entreprise. On peut noter quil ny avait alors
aucune volont de lgifrer. Les travaux et la ngociation se sont tals entre
1985 et 1988, priode de collaboration pour la mise au point des premires
spcifications du produit SYGALIA, dvelopp lpoque par IBM. En 1988,
le cahier des charges tait prt.
Mais la dmatrialisation de la facture a alors but sur un problme juridique.
Le projet fut en effet soumis au service du contentieux de la DGI, lequel
estima que le passage dun tel accord relevait du ruling , sorte daccord de

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Annexes - Entretiens

gr gr entre ladministration fiscale et le demandeur. Or un tel accord


ntait pas possible dans le cadre du droit franais.
Deux solutions apparurent alors : abandonner ou lgifrer.

Trois ans de travaux pour finalement chouer


Oui et non. Les travaux ont servi de base la loi de finances rectificative de
1990, et en 1991, a t mise en place la premire mouture de la loi sur la
dmatrialisation fiscale ; codifie au code gnral des impts sous larticle
289 bis.
Cette gense du 289 bis prsente une particularit. En effet, puisquil
sagissait de lgifrer, il fallait aller plus loin dans les dtails que ce qui avait
t fix lors du dveloppement du systme avec le GALIA. Au final, celui-ci
ntait pas absolument conforme avec le dispositif lgislatif adopt en 1991 et
SYGALIA a bnfici lpoque dun rgime de faveur .

Comment cela a-t-il t possible ?


Il existait lpoque un systme de rfrencement des outils de
dmatrialisation fiscale des factures et au regard de lhistorique et malgr les
disparits marginales avec les exigences lgales, SYGALIA a t rfrenc
ayant pu tre mis en uvre. Cela a dailleurs parfois prt confusion,
certains pensant que le systme du GALIA tait la norme et non lexception.
Pendant la priode 1991-1998, il y avait donc obligation dutiliser des
systmes rfrencs par ladministration fiscale. De plus le recours la
dmatrialisation des factures par une entreprise tait soumis lautorisation
pralable de ladministration.
Le rfrencement des systmes tait alors obligatoire pour les entreprises se
lanant en interne dans leur dveloppement ou pour les prestataires
proposant des plates formes de tltransmission aux entreprises. De plus,
ladministration ne dlivrait pas de blanc-seing garantissant que le systme
produirait une facture correcte dans toutes les conditions. L homologation
du produit attestait simplement que, correctement utilis, il prsentait toutes
les qualits et fonctionnalits ncessaires et suffisantes pour faire de la
dmatrialisation fiscale des factures.
Pendant cette priode, une trentaine de produits furent homologus. Leur liste
est publique mme si elle nest peut-tre plus sur le site du ministre des
finances. Elle ne prsente plus quun intrt historique du fait de lvolution
des technologies ; les derniers rfrencements datant de 1999.

La rforme de 1998 na-t-elle pas mis fin ce rfrencement ?


En effet, mais la phase de rfrencement durait de 6 9 mois et les dernires
homologations de produits ont eu lieu dbut 1999. En juillet 1998, la Loi a

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Annexes - Entretiens

volu : il ny a plus dhomologation des logiciels, ni dautorisation pralable.


Seule restait ncessaire, une notification ladministration au plus tard 10
jours avant la mise en uvre de la tltransmission des factures. Nimporte
quelle socit de services voulant faire de la dmatrialisation sous couvert
des dispositions de larticle 289bis du CGI, peut dornavant mettre en place
les logiciels quelle dsire, sous rserve que ceux-ci respectent le cahier des
charges.

Il nexiste donc plus aucun contrle a priori. Celui-ci ne se fait plus qu


loccasion des contrles de dmatrialisation ou lors dun contrle fiscal
traditionnel.

Linconvnient majeur de tous ces textes est que leur application tait
restreinte au seul territoire franais. La 6me directive europenne TVA de
1977 ne prvoyait rien quant au support de la facture. A lpoque, dans
lesprit des rdacteurs du texte, cela ne pouvait tre que sur support papier.
La facture lectronique, sans tre interdite, ntait donc pas expressment
envisage. Aussi chaque pays de lUnion europenne faisait ce quil voulait.
La France a t, semble-t-il, la premire formellement avancer sur ce thme
mais cela restait franco-franais.

La grande nouveaut de la directive europenne du 20 dcembre 2001,


transpose sous larticle 17 de la loi de finances rectificative pour 2002, rside
dans la possibilit de raliser de la dmatrialisation de factures lchelle
europenne, voire au del pour peu que les pays tiers aient sign des
conventions dassistance fiscale avec la France.

Le contrle de dmatrialisation et ses sanctions.

Pouvons-nous revenir sur le thme du contrle exerc par


ladministration sur la dmatrialisation fiscale des factures ?
Un contrle spcifique a t cr en mme temps que fut autoris la
transmission des factures par voie lectronique. Il sagit du contrle de
dmatrialisation. Cest un contrle de forme : on sassure cette occasion
que les messages transmis et conservs peuvent tre qualifis de factures au
regard de la lgislation fiscale.
Sil savre que le systme de tltransmission nest pas conforme la
rglementation, la sanction prvue par les textes est linterdiction, pour
lentreprise, de continuer dmatrialiser les factures.
Mais lenjeu principal porte sur les consquences de cette impossibilit de
qualifier de facture, les documents mis comme tels.

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Annexes - Entretiens

En matire de TVA et sous rserve de lapplication de la rglementation


relative au contrle fiscal informatis (CFI) telles les dispositions de larticle
L102B du Livre des Procdures Fiscales, le fournisseur encoure un risque
minimum lors de la transaction commerciale. Larticle 289 du CGI lui fait
seulement lobligation de conserver une copie de la facture mise sans en
prciser le support.

Pour le client cependant, sil savrait que le systme utilis ntait pas
conforme, ladministration pourrait lui demander de reverser la TVA quil a
dduite sur la base de ces factures lectroniques disqualifies. Mais en
pratique, dans le silence de la Loi, la DGI a dcid de son propre chef quil ny
aurait pas de retour en arrire. Cest une pratique administrative laquelle on
peut accorder crdit puisquelle est applique depuis plus de 10 ans ; mais
qui peut tre rapport tout moment.

Finalement il ny a pas de sanction alors ?


La sanction est de vous interdire de continuer la transmission des factures
dmatrialises. Or la dmatrialisation fiscale est trs structurante pour
lentreprise qui aura revendu ses imprimantes, rorganis ses services Il
sagit du jour au lendemain dmettre ou traiter nouveau du papier.
De plus si ladministration interdit un fournisseur dmettre des factures
dmatrialises et que celui-ci ne prvient pas son client, les consquences
peuvent tre conomiquement lourdes. Si le client est contrl,
ladministration pourra lui demander de restituer la TVA dduite. Le client se
retournera alors contre son fournisseur pour obtenir remboursement du
redressement. Lobligation dinformation rciproque tait dailleurs dj
prvue dans les contrats dinterchange EDI, forme traditionnelle de mise en
place de la dmatrialisation lpoque o cela ntait ralis quen point
point.

Comme le contrle de dmatrialisation est un contrle de forme, on va


sassurer, par exemple, que les mentions obligatoires des messages factures
taient bien prsentes. Un systme de tltransmission au sens de larticle
289bis doit sassurer de lexistence des mentions obligatoires mais na pas
sassurer ni de leur validit ni de leur cohrence.

Lors dun contrle fiscal, sur le fonds cette fois-ci, sil savre, par exemple,
quun taux de TVA erron a t appliqu, cela donnera lieu un
redressement. Sil existe des erreurs de fonds, le mme redressement sera
appliqu que lon vous ait ou non interdit de recourir la dmatrialisation
fiscale. Ladministration a juste prcis quelle neffectuerait pas de

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Annexes - Entretiens

redressement au seul motif quun certain nombre de factures envoyes par


voie lectronique ntaient pas conformes aux dispositions lgales.

On observe l une certaine souplesse de la DGI. Est-ce pour favoriser


ladoption de ces changes lectroniques ?
La DGI na pas fait de publicit autour de la dmatrialisation des factures,
mais elle ny a jamais mis un frein, bien au contraire.
Le contrle de dmatrialisation tmoigne, en effet, dune certaine souplesse.
Ds 1991, la pratique pose ce contrle comme un outil permettant de reprer
et corriger les anomalies, la proccupation tant de mettre lentreprise en
conformit avec la rglementation en vigueur. Aucune sanction na, ma
connaissance, t prononce, lobjectif tant vraiment pdagogique.
Ladministration souhaite disposer de factures et de systmes fiables grce
auxquels elle pourra aisment effectuer ses contrles sur le fond. Lensemble
du systme est conu non pour interdire la fraude mais pour pouvoir la tracer.
La fraude laisse, dans la plupart des cas, des traces permettant de
dmontrer, plus aisment, la mauvaise foi de lentreprise et les pnalits sont
calcules en consquence.

Larrt de lhomologation des systmes de tltransmission a t regrett par


un certain nombre dentreprises et intervenants de ce domaine. Cet arrt a eu
un impact sur ltat desprit des contrles. Ladministration relve dsormais
les anomalies de manire passive et lentreprise doit sarranger pour les
justifier et les corriger. Lorsque le logiciel de dmatrialisation en place avait
t certifi, lapproche tait plus collaborative, ladministration stant en
quelque sorte investie dans le systme dploy. Cela dit, encore aujourdhui,
le contrle nest pas un outil de coercition.

En 2002, a t impose la tl dclaration de la TVA pour les grandes


entreprises, on observe aussi le dveloppement de la dclaration des
revenus en ligne au final, ladministration est plutt en avance dans
ces domaines.
Face aux NTIC parmi les diffrentes administrations, la DGI na jamais t en
retard. Elle serait mme plutt un prcurseur. On peut galement citer
lexemple du contrle fiscal informatis : ladministration effectue des
contrles fiscaux en auditant certains domaines du systme informatique de
la socit. Le recours de la DGI ces mthodes dinvestigations a t initi
ds 1982.
Cependant, les premiers freins sont les contraintes budgtaires. Si vous tes
une entreprise dpendant de la DVNI (direction des vrifications nationales et
internationales ; comptente pour les vrifications de comptabilit des
entreprises les plus importantes), vous navez quune chance sur quatre

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Annexes - Entretiens

dtre contrl ainsi. En effet, la formation des personnes fiscalement et


techniquement comptentes cote cher

Lintroduction de la signature lectronique dans la tltransmission des


factures

Quelle volution apporte la directive 2001/115/CE de dcembre 2001 et


sa transposition dans le dispositif lgislatif interne jusqualors en
vigueur ?
Lvolution majeure est de pouvoir transmettre des factures dmatrialises
grce la signature lectronique.

Cest la signature lectronique avance de la directive 1999/93/CE du 13


dcembre 1999 qui y est prconise.
Cela dit, nous navons pas, dans notre droit interne, de signature lectronique
avance mais une SE scurise btie autour des mmes exigences.

Cest un problme rcurent en matire de transposition en droit interne des


Directives communautaires : lorganisation juridique de chaque pays prsente
toujours des diffrences avec celle de ses voisins et chaque pays transpose
en fonction de son propre bagage juridique.
Le souci pour le lgislateur franais a t de respecter lobjectif du texte
communautaire tout en collant aux pratiques de ses entreprises.

La question que lon pouvait se poser tait alors la suivante : si jinstalle un


systme qui signe automatiquement toutes les factures, est-ce encore une
signature avance au sens de la Directive Signature Electronique?
Pour moi, la rponse est non, car nimporte qui peut, utiliser, ventuellement,
le systme pour signer un document. Il nexiste donc plus de contrle exclusif
sur le moyen de cration de la signature tel quil est exig dans la dfinition
de la signature lectronique avance..

Mais, dans le Bulletin Officiel des Impts 3 C.A. n136 du 7 Aot 2003,
(chapitre III section 2 factures transmises par voie lectronique et
scurises au moyen dune signature lectronique ) la Direction Gnrale
des impts est venue prciser quil peut sagir dune personne morale,
auquel cas la signature lectronique peut tre produite automatiquement lors
de lenvoi des factures, ou dune personne physique mettant les factures
aprs les avoir signes en son nom ou pour le compte de lentreprise

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- 231 -
Annexes - Entretiens

De plus, selon ce mme BOI, il nest pas ncessaire que la signature soit
cre au moyen dun certificat qualifi au sens de larticle 2 du dcret n2001-
272 du 30 mars 2001 () Le dispositif devra, tout de mme, prsenter un
degr de scurit suffisant pour garantir lauthenticit et lintgrit des
factures transmises par voie lectronique.
Sans cette modalit essentielle, le dispositif rduirait lintrt de lusage dune
signature lectronique pour la tltransmission des factures ; sauf ce quun
oprateur signe en personne chaque facture mise, ce qui nous parat
impensable avec de gros volumes de facturation.

Pourquoi exigerait-on un certificat qualifi ? Quapporte t-il de plus ?


Il nest pas exig par la rglementation franaise.
Il correspond peu ou prou au certificat de niveau 3, soit le plus haut degr de
scurit : le moyen de cration de la signature est remis la personne
rencontr et identifie physiquement. Cela correspond en pratique la
signature scurise franaise.

Comment archiver une facture signe lectroniquement ?


Schmatiquement, la signature se compose dune cl prive, dun certificat
comprenant la cl publique correspondante et dun hash. Le hash est une
grandeur caractristique, lempreinte du document, il va permettre de
sassurer de lintgrit du message transmis. En application du droit fiscal, il
faudra archiver pendant 3, 6 ou 10 ans (voire davantage dans certains cas)
lensemble de ces lments.

Il existe un problme relatif la prennit des certificats. Celui-ci nest valable


suivant chaque AC (autorit de certification), au mieux, que pendant 3 ans,
vous tes donc oblig dajouter une signature donc un autre certificat et ainsi
de suite. Lorsque vous archivez pendant 10 ans, il faut ainsi grer lhistorique
des certificats. Si je peux toujours garantir lintgrit du document archiv,
comment authentifier son origine avec un certificat expir ?
Il faudrait pour cela que les autorits de certification conservent un historique
des priodes de validit des certificats mis etc., dans des conditions qui ne
sont pas parfaitement claires aujourdhui. Des procdures spcifiques pour
contrer ce problme sont en cours de dploiement, par exemple, celle mise
en uvre par CDC Zantaz.

Le deuxime problme est linteroprabilit des certificats. A ce jour et ma


connaissance, tous les outils utiliss en France ne sont pas forcment
capables dexploiter un certificat tranger. La DGI travaille sur ce sujet en
menant des oprations dinteroprabilit, par exemple, avec ladministration
espagnole. Tout cela se mettra en place petit petit.

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- 232 -
Annexes - Entretiens

Limpression souvent suscite par la directive et sa transposition, est que


lusage de la signature lectronique prsente moins dobligations que le
recours lEDI, qui tait, finalement, le seul rgime en vigueur en France
jusquen juillet 2003.

Dun ct, un fichier, par exemple, au format pdf, nest une facture
lectronique que lorsquil a t sign. De lautre ct, une facture lectronique
au sens de larticle 289 bis est un message structur selon une norme agre
entre les deux parties ; sous rserve du respect des conditions lgales
darchivage. Mais dans un cas comme dans lautre, lauthenticit de lorigine
et lintgrit du contenu des factures, ainsi que leur lisibilit doivent tre
assures pendant toute la priode de stockage.

Dans le cas de larticle 289 bis, il existe une obligation clairement crite de
tenir une liste rcapitulative. Mais si vous ne rcapitulez pas les factures
signes, comment ferez-vous pour ressortir telle ou telle facture, lors dun
contrle de ladministration ? Un des principes de base dune comptabilit est
que les justificatifs soient classs.

De manire plus gnrale, les obligations attaches la transmission


lectronique des factures sont des rgles de bon sens et les factures signes
lectroniquement nchappent pas au respect de certaines de ces rgles.

Finalement la dmatrialisation de factures impose bien plus de


contraintes que lmission de factures papier : rien ne garantit lorigine
dune facture reue par courrier

La difficult nest pas due la dmatrialisation fiscale mais linformatique


en gnral. Ds que lon entre dans un processus analytique o lon fait
intervenir linformatique, les personnes en charge de trouver les solutions vont
envisager tous les cas de figure possibles. Bien videmment, un certain
nombre de ces cas invalideront la fiabilit dun systme informatis. Malgr
cela, ce systme restera de facto infiniment plus fiable que toutes les
procdures papier prcdemment utilises.

Cependant, partir du moment o lon utilise loutil informatique, on multiplie


le volume trait. Le risque est plus faible mais le volume est plus grand. Cest
finalement cela qui inquite le plus : cest une question dchelle.

Quels sont les principaux lments considrer pour mettre en oeuvre


une transmission lectronique des factures ?

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Annexes - Entretiens

Premirement, il faut se demander sil existe un intrt conomique , combien


cote une facture papier par rapport une facture lectronique et donc sil
existe un rel intrt faire de la dmatrialisation fiscale . Cest la fameuse
problmatique du ROI.

Dans un deuxime temps,, cest la scurit juridique quil faut envisager. En


effet, le systme que lentreprise va adopter peut gnrer des problmes
dordre juridique, fiscal ou commercial en cas de mauvais fonctionnement. Il
faut matriser les risques potentiels.

Ensuite il sagit de considrer les avantages que prsente la voie de lEDI ou


celle du recours la signature lectronique : des factures signes, par
exemple au format pdf, prsentent-t-elles un intrt conomique si je reois
200 000 factures par an ? Recevoir des messages structurs directement
intgrables mes applicatifs informatiques peut prsenter alors plus
dintrts. Que la facture soit constitue par un message structur conforme
aux dispositions de larticle 289bis, ou par un fichier PDF (ou autre) sign
(disposition de larticle 289 V du CGI) ou pourquoi pas, par un message
structur sign, il nen demeure pas moins que ladministration doit pouvoir
contrler la validit de la facture au regard de la lgislation en vigueur
Enfin, un systme de dmatrialisation au sens de larticle 289 bis du CGI
vrifie le message envoy et sassure a priori de sa qualification formelle en
tant que facture en vrifiant que lensemble des mentions obligatoires sont
prsentes. En cas denvoi de factures signes au format pdf, aucun contrle
nest ralis sauf, ventuellement, par les applications gnrant en amont les
factures. Cela nest pas neutre fiscalement : larticle 1740 ter A du code
gnral des impts prvoit une amende, plafonne 25% de la somme
facture hors taxe, de 15 euros par mention obligatoire ou errone.

Finalement, voyez-vous des freins au recours la tltransmission des


factures ?
Aujourdhui encore, la mconnaissance est un frein. On touche l des
domaines trop techniques pour les juristes et trop juridiques pour les
techniciens. Un vritable dialogue de sourds existe entre ces deux mondes
Il sagit de trouver des mdiateurs afin damener ces deux populations se
parler et surtout se comprendre.

Les techniciens sont trs souvent la pointe de ce quil est possible de


raliser mais se crent parfois des obligations inexistantes.
Un exemple: la loi prvoit que les tats membres peuvent exiger une
traduction dans leur langue nationale des factures lorsque cela est ncessaire
des fins de contrles. Des techniciens se penchaient sur la construction
dun traducteur linguistique automatique : cela leur paraissait lourd raliser

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Annexes - Entretiens

mais ils se penchaient dj sur la question, quand bien mme il nexistait


aucune obligation de disposer dune telle fonctionnalit.

De lautre ct, les services juridiques et fiscaux des entreprises ne


comprennent pas tout ce qui relve du technique, ou, en tout cas, mal. Un
juriste, dans son esprit, est tellement habitu au papier que loriginal exig
pour la dduction de la TVA ne peut souvent prendre une autre forme. Le
droit fiscal est bien plus pragmatique, ainsi en informatique, la notion
doriginal na plus de sens. Mais, cela importe peu, la notion de double
original est cre : une facture lectronique est conserve par le fournisseur
et lautre originale par le client. Il suffira lors du contrle de
dmatrialisation de sassurer que les deux sont identiques.

Jusquen 2003, 700 entreprises environ avaient dclar faire usage de la


dmatrialisation fiscale. Ctait le plus souvent de grandes entreprises. De
vrais enjeux conomiques existent pour ce type de structure recevant ou
mettant beaucoup de factures. Alors que des entrepts entiers taient
prcdemment lous pour stocker des factures papier, originales ou copies,
larchivage des factures lectroniques est un progrs indniable pour les
responsables administratifs et financiers.

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Prsentation des auteurs

Cyrille Sautereau, Directeur Gnral Dlgu de


Deskom, a t en charge de lIngnierie Financire
et lInnovation Technologique la Direction des
Clientles Financires de La Poste, puis Directeur
Gnral de Post@xess. Il a ainsi contribu en
particulier au dveloppement des projets NTIC de La
Poste lis la banque distance sur Internet, la
scurisation des changes (tiers de confiance et
signature lectronique) et la facturation
lectronique. Il a notamment t en charge du premier projet de facturation
lectronique franais lanc en 1997 par La Poste, aujourdhui dvelopp par
Deskom. Ancien lve de lEcole Polytechnique, il est ingnieur du corps des
tlcom.

Jean-Christophe Hua, Directeur Gnral de


Deskom, a acquis une exprience approfondie des
organisations en tant que consultant chez Cleversys,
Bossard Consultant, puis Gemini Consulting.
Spcialis dans lintgration des technologies
numriques et collaboratives dans les processus
administratifs (GED, workflow, groupware), il est
intervenu dans la refonte de nombreuses chanes de
production dans les secteurs de lassurance, de la
retraite et des media. Il est co-auteur du rapport Condrinet sur le Commerce
Electronique (1998), et auteur dune tude sur la normalisation de
lInfrastructure de Confiance (1999) pour la Commission Europenne. Il est
diplm de Sciences Po Paris.

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- 236 -
Prsentation de Deskom

Fond en 2000, Deskom est un oprateur de


services de facturation dmatrialise vocation
europenne.

Filiale de GMAC Commercial Holding Corp. (GMACCH), Deskom appartient


la branche services financiers du groupe General Motors, GMAC Financial
Services.
Sa vocation : optimiser et fiabiliser le traitement des factures interentreprises
en transformant trs rapidement toutes les factures entrantes et sortantes de
ses clients et informations associes en un flux unique de donnes, et en
proposant une gestion centralise de leurs factures au travers dun portail
mutualis. Avec un minimum dinvestissement et un maximum de simplicit.

Vision Acheteur : Deskom permet ses clients de recevoir et de traiter toutes


leurs factures travers un canal unique

Echange de fichiers
norms
Fournisseur
1

Format
Fournisseur Rseau EDI acheteur
2 Facture unique Acheteur
Rception
Validation

Facture Paiement

Fournisseur lectronique
Archivage
3 signe Livraison de
donnes
Portail
Fournisseur

Reconnaissance
de caractres
Fournisseur
4 Scanning

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- 237 -
Vision Fournisseur : Deskom permet ses clients dmettre et de suivre
toutes leurs factures travers un canal unique

7 Clients non
4
8 connects
9
5
Facture papier
Portail 6
.

Centre dimpression
Client dport

Client
Facture Web 2
Rception
Validation
Mail
Fournisseur / Litige
Paiement Client
Flux e.Facture 3
(tous formats) Archivage
Rseau Clients
EDI DEMAT
Client
4

Dpt de Client
fichier 5

Fournissant ses services en ASP et offrant la capacit unique sur le march


de traiter tous les types de factures (papier, fichiers lectroniques structurs,
documents lectroniques signs, etc.), Deskom permet ses clients de
couvrir la totalit de leurs besoins de dmatrialisation en se
connectant un seul prestataire.
Expert de la dmatrialisation fiscale, Deskom offre les meilleures garanties
de conformit lgale aux entreprises quil sert en France et en Europe.
La plateforme Pasrel a t conue pour permettre un traitement industriel
de masse, sur la base dune architecture scalable reposant sur des
infrastructures IBM (WBI / WBC), qui lui permettent dtre compatibles avec
tous les grands ERP du march, et ce dans des conditions dexploitation du
plus haut niveau de fiabilit et de scurit.
Aujourdhui, DESKOM traite 100 000 factures par mois en France et en
Grande-Bretagne, et met en production pour la fin 2004 lquivalent de
200 000 factures par mois pour ses nouveaux clients.
Il compte parmi ses clients les plus prestigieux des socits comme EDF
Entreprises, EDF Rseau de Distribution, le Groupe Danone, GMACCF,
Midas, ou ALD du groupe Socit Gnrale.

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Prsentation de lElectronic Business Group

LEBG est une organisation europenne, qui


rassemble 346 socits, dont la trs grande
majorit des grands groupes europens. Ses
thmatiques regroupent linnovation, Internet, les
nouvelles technologies et tout ce qui concerne
lvolution conomique en gnral. En France et
en Allemagne, ses activits sorganisent autour
des commissions, qui se runissent tous les mois et sont ouvertes tous les
collaborateurs des entreprises, et dvnements plus slectifs rservs
certaines catgories :

Les commissions : Les cercles professionnels : Les Structures politiques


Une confrence/dbat Un djeuner tous les deux et scientifiques
chaque mois mois

Marketing & Communication Le Cercle des Annonceurs Le Conseil scientifique

Business to Business Le Cercle du B2B et des


Le Comit des politiques
Achats achats
publiques

Stratgie de mdias La Convention des mdias


Le Comit International

Tlcommunications et Le petit dej du software et


Systmes dInformation des SSII

Droit & Ressources


humaines

Les commissions, des confrences ouvertes tous


Les commissions runissent entre 60 et 250 personnes chaque mois, entre
midi et deux, sur des sujets pratiques, techniques ou stratgiques.
Les cercles professionnels, des djeuners pour happy few
Les Cercles professionnels constituent des djeuners en groupe rduit,
organiss tous les deux mois, et qui ne concernent que les utilisateurs.

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Au-del des cercles professionnels, lEBG gre deux groupes de travail
spcifiques :

o le Conseil scientifique, dirig par Alain Pouyat Directeur gnral de


Bouygues SA, qui runit tous les deux mois sur un sujet relatif la
recherche (les nanotechnologies, laprs-ptrle) les directeurs du
dveloppement, des systmes dinformation, de la R&Dsensibles
aux thmatiques scientifiques.
o le Comit des politiques publiques, qui suit les travaux du Conseil
Consultatif de lInternet, mis en place par le Gouvernement. Philippe
Lemoine, prsident des Groupe Lafayette y reprsente lEBG.

Les soires, rserves aux comits de direction


Enfin, les soires sont rserves aux cadres dirigeants, prsidents, directeurs
gnraux et membres des comits de direction des entreprises adhrentes.
Dans ce cadre, lEBG a reu de nombreuses personnalits franaises et
internationales, Jean-Pierre Raffarin, Francis Mer, Bill Gates, Michael Dell

Elenbi Strategic Review


Elenbi Strategic Review est un magazine de 80 pages, envoy par courrier,
tous les deux mois aux 4000 dirigeants, membres des comits de direction
des entreprises adhrentes.

LEBG en Europe
En Allemagne, commissions et cercles sont communs, ils se tiennent tous les
deux mois sur une mme journe :
- Marketing & Communication, Munich
- Business to Business & Achats, Stuttgart
- Stratgies de Mdias, Cologne
- Tlcommunications et Systmes dinformation Stuttgart

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Contacts

Electronic Business Group


8, Rue du Faubourg Poissonnire
75010 Paris
Tel : 01 48 01 68 05
Fax : 01 48 01 66 05
Email : stefani.morelli@ebg.net
Web : www.ebg.net

Deskom
4 Rue Halvy
75009 Paris
Tel : 01 53 05 34 40
Fax : 01 53 05 34 50
Email : contact@deskom.com
Web : www.deskom.com

Piwan Consulting
23 Rue des Lavandires Ste Opportune
75001 PARIS
Tel : 01 40 26 55 77
Fax : 01 40 26 57 77
sami.mebazaa@piwan.com
www.piwan.com

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