Cdigo PIS xx: v.

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Conformacin y Seguimiento de Asociaciones
de Egresados
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1. Objetivo y Alcance

Definir los pasos necesarios para la conformacin y seguimiento de asociaciones de

egresados de la Universidad de Pamplona.

Este procedimiento inicia con la inscripcin para la conformacin de asociaciones de

egresados y termina con el seguimiento a asociaciones de egresados Unipamplona.

2. Responsable

Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado.

3. Definiciones

Acreditacin: Acto por el cual el estado adopta y hace pblico el reconocimiento que los
pares acadmicos hacen de la comprobacin que efecta una institucin sobre la calidad
de sus programas acadmicos, su organizacin y funcionamiento y el cumplimiento de su
funcin social. (Glosario Observatorio Laboral MEN)

Asociacin de Egresados: La Asociacin de Egresados es una organizacin

independiente de estudiantes que se hayan graduado en un programa de pregrado o
postgrado ofrecidos por la Universidad de Pamplona.

Boletn Informativo para Egresados: Publicacin distribuida trimestralmente en la Web

institucional que contiene informacin de inters a los egresados de la Universidad de
Pamplona.

Comunidad de Egresados Unipamplona: Grupo de personas identificado como

graduado por la Universidad de Pamplona en cualquiera de sus programas de pregrado
y/o postgrado

Egresado: Para todos le efectos de aplicacin de la documentacin del proceso de Apoyo

y Seguimiento al Egresado se define como egresado a quien es graduado en la
Universidad de Pamplona, en las modalidades de pregrado o postgrado. Aclaracin
teniendo en cuenta que para el MEN esta definido como Persona natural que ha cursado
y aprobado satisfactoriamente la totalidad del plan de estudios reglamentado para un
programa o carrera, pero que an no ha recibido el ttulo acadmico.

Empleador: Empleador es, en un contrato de trabajo, la parte que provee un puesto de

trabajo a una persona fsica para que preste un servicio personal bajo su dependencia, a
cambio del pago de una remuneracin o salario.
Elabor Revis Aprob

Luis Armando Portilla Granados Mara Victoria Bautista Bochaga

Firma Carlos Jos Herrera Jaramillo Firma
Firma
Fecha xx-Marzo-2008 Fecha xx-Marzo-2008 Fecha xx-Marzo-2008
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Graduado: Persona que una vez ha terminado el programa acadmico y ha cumplido con
los requisitos de ley y los exigidos por la respectiva institucin de educacin superior,
recibe el ttulo acadmico. (Glosario Observatorio Laboral MEN)

Inscripcin: Mecanismo para la consecucin de informacin para la pertenencia o

participacin en un proceso.

Observatorio Laboral: Fuente de informacin que rene variedad de datos para

interpretar las relaciones entre el mundo de la educacin superior y el mundo laboral. Fue
concebido para orientar, de manera ms acertada, polticas de la educacin,
mejoramiento de la calidad de los programas que ofrecen las instituciones y decisiones de
los estudiantes frente a los estudios a seguir. El Observatorio consolida informacin sobre
la insercin y las condiciones laborales de los profesionales en Colombia. Esta
informacin proviene de diversas bases de datos: gubernamentales, como el Ministerio de
Proteccin Social, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el ICETEX y la
Registradura Nacional; de organismos e instituciones del sector, como COLFUTURO, y
de los registros de graduados provenientes del SNIES. (Glosario Observatorio Laboral
MEN)

Oferta Acadmica: Programas acadmicos que ofrece la Universidad de Pamplona.

Oferta laboral: Puestos de trabajo disponibles.

Perfiles de Formacin: Descripcin de los principales componentes de formacin

considerados en el plan de estudios de un programa acadmico, que hagan competente
un programa.

Red de Asociaciones de Egresados: Agrupacin de asociaciones de egresados con

reconocimiento a nivel nacional organizadas por reas de formacin o intereses de
servicios comunes.

Red Social: Estructura social utilizada para la comunicacin entre los graduados en la
Universidad de Pamplona, que permite entre otras mantener contactos, compartir
informacin, ubicar antiguos compaeros y amigos, y programar encuentros y actividades.

Registro: Ingreso al sistema de la informacin asociada a los procesos de inscripcin o

actualizacin de informacin.

Tarjeta Profesional: Documento que acredita que se poseen las competencias

necesarias para desempearse en el campo estudiado, basados en la titulacin expedida
por una Universidad autorizada.

Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran

contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de La Calidad
Fundamentos y Vocabulario.
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4. Contenido

4.1 Disponibilidad de Medios para la Responsable: Director Oficina de Apoyo y

Inscripcin de Asociaciones de
Seguimiento al Egresado
Egresados

1. La inscripcin para la creacin de una Asociacin de Egresados se debe realizar ante

la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado, teniendo en cuenta las siguientes
consideraciones:

Los pioneros fundadores de cada asociacin deben diligenciar el formato FIS xx:
Inscripcin para Conformacin de una Asociacin de Egresados y adjuntar la
documentacin all requerida.
Que el nmero inicial de integrantes de la asociacin debe ser mnimo del 10% del
nmero potencial de asociados. Potencial de asociados se calcula con el total de
graduados en el o los programas acadmicos que participan en la asociacin.
Que el ponente o ponentes y los asociados iniciales cuenten con registro
actualizado de datos en la comunidad de egresados Unipamplona, (procedimiento
PSI 01, numeral 4.4). De la misma manera debe ser requisito para todos los
posteriores asociados.
Presentar acta de constitucin de la asociacin. Segn Decreto 2150 de 1995,
Articulo 40: Para la obtencin de su personalidad, dichas entidades (asociaciones)
se constituyen por escritura pblica o documento privado reconocido (acta de
constitucin) en el cual se debe expresar, cuando menos, lo siguiente:
El nombre, identificacin y domicilio de las personas que intervengan como
otorgantes.
El nombre de la Asociacin.
La clase de personera jurdica.
El objeto.
El patrimonio y la forma de hacer aportes.
La forma de administracin con indicacin de las atribuciones y facultades
de quien tenga a su cargo la administracin y representacin legal.
La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales haber
de convocarse a reuniones extraordinarias.
La duracin precisa de la entidad y las causales de disolucin.
La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la Asociacin.
Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es el caso.
Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales.

El documento de constitucin de la Entidad, que debe cumplir con los requisitos

previstos en los Art. 189 y 431 del Cdigo de Comercio, enunciados a
continuacin:
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Art. 189._ Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harn constar

en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la
reunin para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en
las cuales deber indicarse, adems, la forma en que hayan sido convocados los
socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

Art. 431._ Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se har constar en el libro

de actas. Estas se firmarn por el presidente de la asamblea y su secretario o, en
su defecto, por el revisor fiscal.

Las actas se encabezarn con su nmero y expresarn cuando menos: lugar,

fecha y hora de la reunin; el nmero de acciones suscritas; la forma y antelacin
de la convocacin; la lista de los asistentes con indicacin del nmero de acciones
propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas
y el nmero de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias
escritas presentadas por los asistentes durante la reunin; las designaciones
efectuadas, fecha y hora de su clausura.

2. Segn Decreto 2150 de 1995, capitulo II, artculo 42: Los estatutos y sus reformas,
los nombramientos de administradores, los libros, la disolucin y la liquidacin de las
personas jurdicas formadas segn lo previsto en este captulo, se inscribirn en la
Cmara de Comercio con jurisdiccin en el domicilio principal de la persona jurdica en
los mismos trminos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las
sociedades comerciales. Para la inscripcin de nombramientos de administradores y
revisores fiscales se requerir la aceptacin previa de las personas designadas

En concordancia a dicho decreto, anexar al acta de constitucin: los estatutos que van
a regir la asociacin, los nombramientos de los rganos de administracin y vigilancia,
el listado con nombre legible, firma e identificacin de las personas que intervengan
como otorgantes o fundadores de la sociedad, aceptacin de los cargos con nombre,
identificacin y firma, con excepcin de las personas que firman en el acta.

3. Incluir tanto en los estatutos como en el acta de constitucin nombre y firma de las
personas que actuaron como presidente y secretario de la reunin. Estos documentos
deben ser reconocidos ante juez o notario.

Responsable: Director Oficina de Apoyo y

4.2 Reconocimiento Institucional
Seguimiento al Egresado

1. Verificacin de documentacin. Para las inscripciones que cumplan los requisitos se

tramitan ante el Comit de Egresados dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a
su recepcin, las dems sern devueltas a los ponentes con las observaciones dentro
los quince (15) das hbiles siguientes de su recepcin.
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2. El Comit de Egresados que esta conformado por el Director de la Oficina de Apoyo y

Seguimiento al egresado, quien preside, un representante de cada asociacin de
egresados existentes, y un representante de la(s) Facultad(es) con programas
asociados, y tiene como funcin evaluar la viabilidad para la creacin de las
asociaciones de egresados, de su seguimiento y de la aprobacin de los servicios que
ofrecern. Si se presentaran observaciones se harn

3. El Comit de Egresados, para los casos que se consideren viables, contar con ocho
(8) das hbiles para presentar la propuesta ante el Consejo Superior de la
Universidad de Pamplona, para la aprobacin de la creacin de la Asociacin de
Egresados.

4.3 Asesora y Acompaamiento para Responsable: Director Oficina de Apoyo y

la Legalizacin de la Asociacin de
Seguimiento al Egresado
Egresados

1. Segn Decreto 427 de 1996, Artculo 2, Inciso 20, las Asociaciones de Egresados
deben registrarse ante la Cmara de Comercio, conforme a lo dispuesto por los
artculos 40, 41, 42, 43, 44, 45 y 143, 144, 145, 146, 147 y 148 del Decreto 2150 de
1995.

El procedimiento para registrarse en la Cmara de Comercio es el siguiente:

a) De la reunin donde se decida crear la entidad (asociacin), se elaborar un acta que

se denomina "acta de constitucin de la entidad". Requisitos numeral 1.1
b) Realizar el pago del impuesto de registro sobre el acta de constitucin en la oficina de
Rentas Departamentales.
c) Adquirir la matricula mercantil Sociedades Comerciales, en la Cmara de Comercio,
presentando lo siguiente:
d) El formulario de matrcula mercantil diligenciando, junto con el volante de consulta de
nombres aprobado.
e) 2 copias autenticadas del acta de constitucin de la sociedad, en la que debe aparecer
el nombramiento del representante legal.
f) Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.
g) Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta
directiva y revisor fiscal cuando sea el caso, documento de identificacin del
representante legal.
h) Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia
estatal.
i) En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de
anotacin y registro (boleta de rentas)
j) Solicitar en la Cmara de Comercio el valor de la liquidacin de los derechos de
matrcula y cancelar el monto correspondiente.
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k) Con el recibo de pago de los derechos de matricula podr reclamar el certificado de la

matrcula, as como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de
aceptacin.
l) Obtener copia del certificado de existencia y representacin legal de la sociedad, este
documento permite a la sociedad realizar algunos trmites (inscripcin ante la
administracin de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su
matrcula en el registro mercantil.

2. Solicitar el Registro nico Tributario RUT ante la Direccin de Impuestos y Aduanas

Nacionales. La DIAN suministra el formulario para esta inscripcin y una vez radicado
otorga al solicitante un NIT (Nmero de Identificacin Tributaria), que se constituye en
el documento de identificacin de la organizacin para todos los efectos tributarios y
fiscales. La Resolucin 1887 del 2007, en sus Artculos 1, 2, 3, 4 y 5 describe a detalle
los trmites de inscripcin del RUT.
Recordar que la entidad sin nimo de lucro es agente retenedor.

3. Aceptado el registro que otorga reconocimiento como personera jurdica, se registra

dentro del mes siguiente ante la Cmara de Comercio, los siguientes libros: Libro de
actas, Libro mayor y balances, Libro diario o auxiliar, Libro de caja y bancos. Segn
Decreto 2150 /95, Artculo 42, Los libros, se deben inscribir en la Cmara de
Comercio con jurisdiccin en el domicilio principal de la persona jurdica en los mismos
trminos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades
comerciales.

4.4 Asesora y Acompaamiento para Responsable: Director Oficina de Apoyo y

el Registro de los Libros de la
Seguimiento al Egresado
Asociacin de Egresados

Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios
para el completo entendimiento de aquellos (Artculo 49 Cdigo de Comercio)

Los libros que se la Asociacin de Egresados debe registrar en la Cmara de Comercio

son:

De contabilidad: diario y mayor y balances

De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas
(Artculos 189, 195 y 431 del Cdigo de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de
1993).
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La inscripcin de los libros se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad
se encuentre registrada en la Cmara de Comercio.

1. Presentar una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que
contenga lo siguiente: Fecha de solicitud, nombre completo de la entidad a quien
pertenezcan los libros, indicar el nmero de registro ante la Cmara, nombre o
destinacin de los libros que solicita inscribir, cantidad de hojas tiles de cada libro y
en que numeracin comienza y en cual numeracin termina. Ejemplo: 10 hojas, desde
la hoja 11 a la hoja 20, cdigo de cada libro, si es de hojas continuas

2. Registro: Se registran libros nicamente en blanco:

Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que
pertenecen, NIT y su destinacin. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una
numeracin sucesiva y continua de folios
Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un cdigo
para cada libro.
El Cdigo es un distintivo de mximo cinco caracteres, conformado por letras o
nmeros, o nmeros y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas
de los libros, junto con el nombre del libro y la numeracin consecutiva. Por ejemplo:
ACTAS, ABCDE, ABC01.

4.5 Asesora y Acompaamiento para Responsable: Director Oficina de Apoyo y

Trmite de Otros Requisitos
Seguimiento al Egresado
Exigidos

1. Segn decreto 1295 de 1994, artculo 4: El Sistema General de Riesgos Profesionales

se aplica a todas las empresas que funcionen en el territorio nacional.

El representante legal de la Asociacin de Egresados debe elegir la ARP, llenar una

solicitud de vinculacin y dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades
de la Asociacin, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la
nmina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.
Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculacin del
trabajador al sistema general de riesgos profesionales.

2. Segn la Ley 100 de 1993, artculo 153, numeral 2: La afiliacin al Sistema General
de Seguridad Social en Salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En
consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliacin de sus trabajadores a este
Sistema

El representante legal de la asociacin deber inscribir a alguna entidad promotora de

salud (EPS) a todos sus trabajadores y deber adelantar el proceso de afiliacin.
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3. De acuerdo a la ley 100 de 1993, artculo 17, durante la vigencia de la relacin laboral,
debern efectuarse cotizaciones obligatorias a los regmenes del sistema general de
pensiones por parte de los afiliados y los empleadores con base en el salario o
ingresos que aquellos devenguen

El representante legal debe afiliar a todos los empleados de la Asociacin de

Egresados al fondo de pensiones, el cual el trabajador podr elegir. Ya vinculado se
debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho
valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.

4. Se deben cancelar aportes parafiscales, sobre el valor de la nmina mensual a travs

de las cajas de compensacin familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar (ICBF) y SENA. Para realizar la respectiva inscripcin, se debe
adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco),
donde le entregarn adjunto el formulario de afiliacin al ICBF y al SENA.

La Oficina de apoyo y Seguimiento al Egresado ofrecer asesora y acompaamiento a

las Asociaciones de Egresados en el proceso de legalizacin de las mismas.

4.6 Inscripcin y Participacin en

Responsable: Director Oficina de Apoyo y
Redes y Asociaciones Nacionales
Seguimiento al Egresado
de Egresados

La afiliacin a redes y asociaciones nacionales de egresados se har a travs de

contactos establecidos institucionalmente, para acompaar su trmite de inscripcin y
vinculacin.

4.7 Seguimiento a Asociaciones de Responsable: Director Oficina de Apoyo y

Egresados Unipamplona Seguimiento al Egresado

1. Al iniciar cada semestre la junta directiva de cada asociacin de egresados debe

presentar su plan de trabajo por periodo acadmico al Comit de egresados, en la
Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado: proyectos, propuestas, actividades,
ofertas de servicios, etc. El Comit de Egresados realizar el estudio y aprobacin del
plan de trabajo, a fin de garantizar la calidad de los servicios ofrecidos y asegurar que
las asociaciones trabajen bajo la misin y visin Institucionales, y que se ajusten a la
normatividad vigente.

2. La junta directiva de la asociacin de la asociacin de egresados se abstendr de

llevar a cabo aquellas actividades que el Comit de egresados no apruebe en el
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proceso de planeacin y reestructurar su plan de trabajo si es necesario, siendo

responsables de su incumplimiento.

3. La junta directiva de la asociacin de egresados, entregar al Comit de Egresados un

balance del plan para la finalizacin de cada periodo acadmico, detallando los
resultados obtenidos.

Este informe debe contener:

Informe de actividades realizadas relacionando: tareas asociadas a cada actividad,

fechas, duracin, personal, presupuesto, resultados obtenidos y observaciones.
Informe de servicios prestados, estableciendo: definicin del servicio, nmero de
beneficiarios reales, participantes, conferencistas, titulacin, certificacin,
asesores, presupuesto, eventos, fechas, sitios, planes de trabajo e informes de
resultados.
Presentar anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada ao, los estados
financieros del ao anterior consistentes en: Balance General, Estado de
Resultados, estado de cambios en la situacin financiera, estado de cambios en el
patrimonio, flujo de fondos y el informe de gestin correspondiente.

4. El Comit de Egresados evaluar el desempeo de la Asociacin en el periodo

correspondiente y mediante acta aprobarn su funcionamiento y reconocimiento
institucional por cada periodo siguiente.

5. Documentos de Referencia

NTC ISO 9000:2000, Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y

Terminologa.
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos
NTCGP 1000:2000 Gestin de la Calidad en el Sector Publico
Calendario Acadmico vigente.
Reglamento Acadmico Estudiantil vigente.
Articulo 30 de la Constitucin Poltica de Colombia, por el cual se garantiza el
derecho de libre asociacin para el desarrollo de las distintas actividades que las
personas realizan en la sociedad.
Ley 30 diciembre 28 de 1992, articulo 14; Por el cual se organiza el servicio
pblico de la Educacin Superior.
Resolucin No. 05/90, por la cual se aprueba el texto del Tratado de la
Organizacin del Convenio Andrs Bello.
Decreto 427 de 1996, Artculo 1; Por el cual se normaliza el registro de las
personas jurdicas sin nimo de lucro, Artculo 2 Numeral 20: El cual dispone que
las Asociaciones de Egresados son personas jurdicas que deben registrarse en la
Cmara de Comercio.
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Resolucin 1887 del 2007; por la cual se establecen los trmites para la obtencin
del RUT.
Decreto 2150/1995; Por el cual se regula la inscripcin de estatutos, reformas,
nombramientos, libros, disolucin y liquidacin ante la Cmara del Comercio con
Jurisdiccin en el domicilio principal de la persona jurdica.
Ley 100 de 1993; Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se
dictan otras disposiciones.
Manuales de ACADEMUSOFT

6. Historia de Modificaciones

Aprobacin del
Versin Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio
Cambio

7. Administracin de Registros

COD. NOMBRE RESPONSABLE UBICACIN ACCESO TIEMPO DE DISPOSICIN

RETENCIN
Inscripcin para
conformacin
Auxiliar Auxiliar
FIS XXX de una OASE 1 ao Archivo OASE
administrativo administrativo
asociacin de
egresados