ADIANTAMENTO (parte do Materiais)

OFCIO DE AUTORIZAO
INFORMAO QUE O RESPONSVEL EST EM DIA
RESERVA/EMPENHO
RECIBO DE ENTREGA
COMPROVANTE DE DEPSITO
Dia 1:
Conferir na planilha de adiantamento no Dropbox e no extrato do BB. Entrar no
sistema do Compras e dar baixa nos cheques descontados (No Sistema do Compras, na
opo Adiantamento no menu, entrar no Adiantamento desejado e na coluna
Confirmar Pagamento, clicar no , ticar em cheque descontado e salvar) no esquecer
de dar baixa nos do ms anterior que no haviam cado ainda.
Incluir Lanamento se no tiver Solicitao no sistema (Ex: caf, etc). No campo
descrio, copiar o nome do Beneficiado (que a empresa que ganhou a cotao e
recebeu o cheque).
No campo Justificativa digitar, por exemplo: Para uso em reunies e copas de algumas
reas.
Ticar no cheque descontado se for o caso e sempre ticar em Pagamento Conciliado
com Conta Bancaria.
Devolver processos com cheque do saldo remanescente (descontado tambm os
cheques que ainda no caram). Anotar valores nas capas dos respectivos processos e
nos tales dos cheques. No precisa tirar cpia dos cheques. No Balancete tem que
bater a soma do Valor de devoluo + Valor total cheques em trnsito com o saldo do
extrato bancrio.
At o dia 10 do ms:
Informar o Saldo Bancrio no sistema, verificar no extrato bancrio o valor do saldo,
informar esse valor no campo Saldo Conta bancrio Valor e no campo data, informar o
ltimo dia do ms, clicar em Salvar. Esse passo voc far em apenas em um dos tipos
de Adiantamento para cada conta (Ex: Dbora tem adiantamento de Mat. de Escritrio
e de Mudas de Plantas, entra em apenas um e informa o saldo, j aparecer no outro
tambm)
BALANCETE (em Impresso Prestao de Contas no prprio sistema)
Folha de JUSTIFICATIVA COM NOTA FISCAL (No colar as notas fiscais muito prximas
margem esquerda da folha), respectiva justificativa (pode ser o AGRUPAMENTO-
assinatura do diretor tem sido do diretor de unidade), cotao (tem que ter trs,
pode fazer manualmente na planilha modelo) e CPIA DO CHEQUE PAGO (se for o
caso de manuteno/peas constar n de patrimnio, se for Fapesp, colocar n de
outorga).
Quando houver vrias solicitaes e fornecedores do mesmo agrupamento, colocar
todas as justificativas, depois as cotaes, os pagamentos (cheques) e por fim o
agrupamento.
GUIA DE RECEBIMENTO
ANULAO DE EMPENHO/RESERVA
 EXTRATO DA CONTA CORRENTE opo extrato do ms anterior (selecionar o ms do
adiantamento)
CONCILIAO BANCRIA (em Impresso Prestao de Contas no prprio sistema
inserir a data e o saldo bancrio conforme extrato). Conferir se todos os cheques
foram descontados e dar as baixas no sistema. O valor devolvido de saldo mais os
cheques em trnsito do ms vigente e os anteriores tem que bater com o valor do
saldo da conta bancria. Prestar ateno se aparece valor total cheques em trnsito e
verificar se realmente no foi descontado esse valor.
Informao para contabilidade (quando gastar menos de 10% do adiantamento)
Devolver processo para Contabilidade numerado e com as assinaturas dos
responsveis pelos adiantamentos e dos solicitantes (outras assinaturas ficaro para
prpria contabilidade cobrar)
Informao para contabilidade
Informao de baixa de responsabilidade
Informao de baixa contbil

*Preferivelmente colocar as 3 cotaes formais no processo.

*Deve constar na NF pagamento vista, ter o carimbo de recebimento pelo fornecedor (ou
comprovante de depsito ou recibo), e carimbo de recebimento pelo solicitante (atrs da NF
ou na folha em que est colada).

*Se o valor utilizado no atingir 10%, colocar justificativa.

*Quando nfs, verificar no recebimento se tem imposto a recolher.

*As datas da nota fiscal e do pagamento sempre devem ser datas dentro do ms de utilizao.

*Adicionar cpias de cheque no adiantamento, obrigao presente no decreto e o tribunal

cobrou da prestao de 2015.

No sistema do Compras:
Preencher normalmente a parte de cotaes
Clicar no boto EFETUAR PAGAMENTO POR ADIANTAMENTO
No campo Documento/Comprovante colocar o n da NF (somente nmero)
Adiantamento vista sempre o pagamento lembrando que toda compra
emergencial
Lanamento de Pagamento por adiantamento
A data o dia que pagamos.
Descrio (NOME DA EMPRESA)
Justificativa: explica por que foi necessria a compra e para cada seo
Preencher o nmero do cheque e salvar
Na folha que colamos a NF CARIMBAMOS O CARIMBO DE RECEBI
rea:
Nome:
Ass.:
 Obs. O arquivo de cotao genrico que mandamos para o fornecedor vai em
anexo.
Parte da Finanas: Quando no aparecer no mdulo do Compras um adiantamento que foi
aberto seguir os passos abaixo:

Acredito que tais adiantamentos no esto aparecendo no mdulo de Compras pois

necessitam de liberao no mdulo Finanas.

Exemplo:

Considere um adiantamento criado com o elemento de despesa 3.3.90.30.54 - Material para

Instalao Eltrica e Eletrnica , este adiantamento pode no estar aparecendo pois este
elemento de despesa no est configurado para ser exibido no mdulo de compras.
Para acertar isto acesse o Mdulo Finanas -> Cadastros -> Finalidades de
Adiantamento. Na pgina que se abrir v at o item "Compras: Aquisies & contrataes" e
ao final da listagem clique em "Incluir" e inclua a classificao 3.3.90.30.54.

Feito isto os adiantamentos com o elemento 3.3.90.30.54 estaro disponveis no mdulo de

compras.

Alguns elementos j esto preenchidos, mas existem alguns casos especficos que
necessrio realizar o procedimento acima.

ADIANTAMENTO (parte do Materiais)

OFCIO DE AUTORIZAO
INFORMAO QUE O RESPONSVEL EST EM DIA
RESERVA/EMPENHO
RECIBO DE ENTREGA
COMPROVANTE DE DEPSITO
Dia 1: devolver o saldo do adiantamento para Finanas (escrever em cada capa do
processo a lpis o valor que sobrou, e fazer um cheque com o valor de devoluo de
cada conta bancria).
Antes do dia 1, d para ir adiantando: finalizar no sistema as compras que foram
feitas, juntando a nota fiscal, cpia do cheque e a cotao. E lanar manualmente as
compras que no tem solicitao no sistema, juntando a nota fiscal, cpia do cheque e
a cotao.
BALANCETE
FOLHA NUMERADA COM A NOTA FISCAL COLADA.
Observaes:
- No colar as notas fiscais muito prximas margem esquerda da folha;
- Deve constar na NF pagamento vista, ter o carimbo de recebimento pelo
fornecedor (ou comprovante de depsito ou recibo), e carimbo de recebimento pelo
solicitante (atrs da NF).
- As datas da nota fiscal e do pagamento sempre devem ser datas dentro do ms de
utilizao.
- Se for o caso de manuteno/peas constar n de patrimnio, se for Fapesp, colocar
n de outorga.
- Quando NF-Servios, verificar no recebimento se tem imposto a recolher.
 COTAO (tem que ter trs, pode ser do sistema ou fazer manualmente na planilha
modelo).
CPIA DO CHEQUE PAGO
GUIA DE RECEBIMENTO
ANULAO DE EMPENHO/RESERVA
EXTRATO DA CONTA CORRENTE opo extrato do ms anterior (selecionar o ms do
adiantamento)
CONCILIAO BANCRIA (em Impresso Prestao de Contas no prprio sistema
inserir a data e o saldo bancrio conforme extrato). Conferir se todos os cheques
foram descontados e dar as baixas no sistema. O valor devolvido de saldo mais os
cheques em trnsito do ms vigente e os anteriores tem que bater com o valor do
saldo da conta bancria. Prestar ateno se aparece valor total cheques em trnsito e
verificar se realmente no foi descontado esse valor.
Informao para contabilidade (quando gastar menos de 10% do adiantamento)
Devolver processo para Contabilidade numerado e com as assinaturas dos
responsveis pelos adiantamentos e dos solicitantes (outras assinaturas ficaro para
prpria contabilidade cobrar)
Informao para contabilidade
Informao de baixa de responsabilidade
Informao de baixa contbil