Manual de Organización Y Funciones

Cdigo: SC-RH-001
MANUAL DE ORGANIZACIN Y Edicin: 002

FUNCIONES Fecha: 15/07/16
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Manual de
Organizacin y
Funciones
Copia controlada
Copia No Controlada
N de Copia Controlada
Fecha de
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Aprobacin:
Miguel A. Miguel Torres
Nombre Sofa Saavedra
Torres Bohl Bohl Reyes
Coordinador de 15/07/16
Gerente
Puesto Gestin de Sub-Gerente
General
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ndice
I. INTRODUCCION
II. OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERALES
OBJETIVOS ESPECIFICOS
III. FINALIDAD
IV. ALCANCE
V. PRESENTACION DE LA EMPRESA
VI. ORGANIGRAMA
VII. MANUAL DE FUNCIONES
1. GERENTE GENERAL
2. SUB-GERENTE
3. ASISTENTE DE GERENCIA
4. ASISTENTE CONTABLE
5. COORDINADOR DE VENTAS
6. EJECUTIVO DE VENTAS
7. COORDINADOR DE LOGSTICA
8. COORDINADOR DE GESTIN DE CALIDAD
9. ASISTENTE LOGSTICO
10. PERSONAL DE LIMPIEZA
VIII. DESCRIPCIN DE FUNCIONES
1. GERENTE GENERAL
2. SUB-GERENTE
7. COORDINADOR DE LOGSTICA
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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I. INTRODUCCIN
Hoy en da las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias

razones importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones
sobre cmo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las fronteras de los
procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre distintas
empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las
mismas razones: mejores comunicaciones, buen desempeo, dado que los
sistemas de informacin sustentan los procesos.
El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y

organizar la estructura interna de SEO CHEMICAL S.A.C. gracias a casa una de
las funciones generales y especficas (procedimientos) asignadas a cada uno de
los cargos.
Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como

herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del talento
humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que
contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos
organizacionales necesarios para la buena ejecucin del trabajo.
II. OBJETI VOS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de SEO

CHEMICAL S.A.C. con el fin e representar en forma ordenada los aspectos de
la organizacin necesarios para la buena ejecucin laboral.
OBJETIVO ESPECFICO
Realizar el anlisis de los cargos existentes para establecer las funciones

desempeadas por cada uno de los integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso.
Entrevistar a los trabajadores de distintos cargos para lograr obtener informacin
precisa en la elaboracin de los manuales de funciones y procedimientos.
Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para
cumplir con el entendimiento del objetivo general-
Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la construccin
de los Manuales correspondientes.
Fecha de
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III. FINALIDAD
El presente Manual de Organizacin y Funciones de SEO CHEMICAL S.A.C. es

un documento normativo que tiene por finalidad:
1. Definir claramente su organizacin y funciones de cada puesto.

2. Brindar informacin acerca de sus funciones y responsabilidades a todo el
personal, para ello se distribuirn copias del presente Manual de Organizacin y
Funciones.
Todo el personal est en la obligacin de cumplir con lo establecido en el

presente Manual de Organizacin y Funciones.
IV. ALCANCE
El presente Manual de Organizacin y Funciones, cubre la organizacin

estructural funcional de SEO CHEMICAL S.A.C., siendo su mbito de aplicacin
todo el personal que labora en las distintas reas de SEO CHEMICAL S.A.C.
V. PRESENTACIN DE LA EMPRESA
SEO CHEMICAL S.A.C. es una empresa especializada en sistemas de

Proteccin y Seguridad en Exportaciones, Almacenamiento y Transporte.
Tenemos ms de 15 aos ayudando a evitar problemas como consecuencia de
humedad en las lneas de cargo, almacenamiento y proteccin industrial durante
el almacenamiento y transporte.
Somos representantes exclusivos de Clariant International (Suiza), Brownell
Limited (Inglaterra) y Cordstrap (Holanda) marcas lderes a nivel mundial en
sus respectivas industrias.
VISIN
Ser la marca lder a nivel nacional y de crecimiento en el negocio de Sistemas

de Proteccin y Seguridad de Carga, Empaques y Embalajes, promotora del
comercio seguro y enfocado a los clientes.
MISIN
Brindamos las mejores soluciones a travs de asesoras personalizadas para la

satisfaccin de nuestros clientes, generando beneficios a los trabajadores y
proveedores; adems del respeto integral al Medio Ambiente.
Fecha de
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VI. ORGANIGRAMA
GERENTE GENERAL
ASISTENTE DE
GERENCIA
ASISTENTE ESCA
CONTABLE Estudio Contable
SUB-GERENTE
COORDINADOR COORDINADOR DE COORDINADOR

LOGSTICO GESTIN DE
DE VENTAS
CALIDAD
ASISTENTE
LOGSTICO PERSONAL EJECUTIVO DE
DE LIMPIEZA VENTAS 1
EJECUTIVO DE
VENTAS 2
EJECUTIVO DE
VENTAS 3
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VII. MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO 1. Gerente General

REA Gerencia
REPORTA A Sub-Gerente
SUPERVISA A Todas las reas
NMERO DE CARGOS Uno (1)
FUNCIONES
1. Dirige y determina objetivos estratgicos de la empresa.

2. Desarrolla nuevos productos.
3. Elabora y ejecuta planes de Marketing.
4. Fija precios.
5. Supervisa la realizacin de Ventas y Negociaciones con clientes Nacionales, y
realiza las Negociaciones con clientes Internacionales.
6. Se encarga de la Negociacin con Proveedores Internacionales.
7. Disea estrategias de ventas.
8. Supervisa la correcta ejecucin de reportes de flujo de caja, cuentas por cobrar y
cuentas por pagar.
9. Revisa los reportes de Ventas.
10. Revisa los reportes de Logstica y Calidad.
11. Revisa los pedidos a Proveedores.
12. Contrata al personal.
13. Evala el desempeo y desenvolvimiento del personal.
14. Mejora la imagen de la empresa.
15. Reestructura constantemente los procesos en todas las reas de la empresa.
Fecha de
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Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 2. Sub-Gerente

REA Gerencia
REPORTA A Gerente General
SUPERVISA A Todas las reas
FUNCIONES
1. Da el visto bueno de los gastos de las Cajas Chicas: de Logstica y Contabilidad.

2. Realiza todos los pagos.
3. Nos representa Legalmente.
Fecha de
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Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 3. Asistente de Gerencia

REA Gerencia
FUNCIONES
MARKETING
1. Se hace responsable del rea de Marketing.

2. Desarrolla y mantiene la pgina web y sus contenidos, e interaccin con el usuario
(Chat).
3. Planea, ejecuta, evala y controla la Publicidad Online y Offline.
4. Coordinar la ejecucin de estrategias de comunicacin en internet.
5. Apoya estratgicamente al departamento de ventas.
INVESTIGACIN Y DESARROLLO
1. Apoya a la Investigacin de mercados Internacionales identificando nuevos

productos para su importacin.
2. Ayuda a mantener relaciones comerciales con agentes clave en el extranjero.
3. Mantiene la informacin de productos y en general de la compaa actualizada.
CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
Conocimientos avanzados en Word, Excel, Power Point e ingls. Presto a la

solucin de conflictos y trabajo bajo presin.
REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA
Tcnico o Profesional de Negocios Internacionales, Marketing con mnimo 2 aos de

experiencia en puestos similares.
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General
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NOMBRE DEL CARGO 4. Asistente Contable

REA Contabilidad
REPORTA A Gerente General y Sub-Gerente
FUNCIONES
CONTABILIDAD
1. Consulta en INFOCORP y en el Banco sobre la situacin financiera de nuevos

clientes.
2. Mantiene la caja chica de Contabilidad en orden, as como vales, efectivo,
facturas, y cheques diferidos.
3. Responsable de rendir los gastos de movilidad.
4. Controla las plizas de seguro, as como las facturaciones y cargos en las tarjetas
de crditos, visa empresarial BCP y capital de trabajo Continental.
5. Responsable del Archivador de Compras, Bancos y Ventas.
6. Establece y Actualiza una lista de pagos, peridicos mensuales, quincenales,
trimestrales o anuales de la empresa.
7. Revisin de Bancos.
8. Revisa e imprime el Estado de cuenta del Banco de la Nacin, sobre el pago de
la detraccin de las ventas.
9. Responsable de Cobranzas.
10. Recibe el File de Importaciones.
11. Enva toda la informacin necesaria al Estudio Contable.
12. Recepciona todo tipo de Facturas que llegan a las oficinas.
ADMINISTRACIN
1. Solicita la liberacin de fondo ante la SUNAT, quincenal y fin de mes.

2. Mantiene los archivos contables ordenado por ao, y los conserva durante 5 aos.
3. Es responsable de emitir un reporte semanal de cuentas por cobrar, pagar y flujo
de caja y presentar los das lunes a primera hora.
Conocimientos avanzados de Excel y Sistemas Contables (Concar, Contasis, etc).

Capacitado en sistema de detracciones, precepciones y retenciones,
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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Tcnico o Titulado en Contabilidad y Finanzas, Administracin o carreras afines con

mnimo 1 ao de experiencia en puestos similares.
Fecha de
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Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 5. Coordinador de Ventas

REA Ventas
SUPERVISA A Ejecutivos de Ventas
FUNCIONES
1. Es el responsable de alcanzar los objetivos propuestos por Gerencia.

2. Supervisa y controla a los Ejecutivos de Ventas.
Experiencia en el sector Financiero, Publicidad y en Atencin al Cliente, presta a la

solucin de conflictos y trabajo bajo presin.
Tcnica o Profesional en Ciencias Administrativas con mnimo 2 aos de

Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 6. Ejecutivo de Ventas

REA Ventas
REPORTA A Coordinador de Ventas
FUNCIONES
1. Busca de nuevos mercados.

2. Elabora nuevas bases de datos.
3. Visita a prospectos.
4. Se relaciona con clientes TOP de ventas.
5. Informa las nuevas tendencias del mercado de absorbentes.
6. Asiste a ferias.
Conocimientos avanzados en Word, Excel, Power Point e Ingls.
Tcnico o Profesional de Negocios Internacionales, Marketing con mnimo 2 aos de

Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 7. Coordinador Logstico

REA Logstica
SUPERVISA A Auxiliares de Despacho
FUNCIONES
1. Es el primer responsable del Almacn.

2. Responsable de inventarios.
3. Emite correctamente las facturas de ventas y letras de cambio, en base a la lista
de precios aprobado por Gerencia.
4. Responsable de las Importaciones y Exportaciones.
Estudios de post-grado, especializacin o diplomado en temas logsticos, compras

comercio exterior.
Tcnico o Profesional en Administracin, Gestin de Empresas, Industrial con mnimo

2 aos de experiencia en puestos similares.
Fecha de
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Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 8. Coordinador de Gestin de Calidad

REA Gerencia
REPORTA A Gerente General y Sub-Gerente
SUPERVISA A Auxiliares de Despacho
FUNCIONES
1. Programa cualquier mantenimiento necesario para el Almacn.

2. Realizar trmites diversos.
3. Elabora y registra los procedimientos de Gestin de Calidad y BASC.
4. Desarrolla y Supervisa el RISST.
5. Programa Capacitaciones.
6. Responsable de las Certificaciones, Auditoras y Homologaciones.
7. Implementa el SIG a travs de un plan de trabajo.
8. Supervisa el mantenimiento del Almacn.
Estudios de post-grado, especializacin o diplomado en Sistemas de Gestin

Integrados.
Tcnico o Profesional en Ingeniera Industrial o carreras afines con mnimo 1 ao de

Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 9. Asistente Logstico

REA Logstica
Coordinador Logstico y de Gestin de
REPORTA A
Calidad
FUNCIONES
LOGSTICA
1. Es el responsable del Almacn.

2. Supervisa la distribucin de productos.
3. Programar la entrega de facturas.
4. Emite Boletas de Venta y Notas de Crdito.
5. Es el responsable del despacho de productos.
6. Realiza el Mantenimiento del Almacn.
7. Se encarga del Recojo y Entrega de Facturas.
8. Apoya en el Traslado de productos.
9. Recoge o realiza compras para el almacn.
10. Archiva los documentos que recepciona y emite Logstica.
.
OPERACIONES
11. Realiza el trincado de bolsas y/o colocacin de absorbentes segn el programa

del cliente.
Ninguno.
Secundaria Completa con una experiencia laboral mnima de 6 meses.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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NOMBRE DEL CARGO 10. Personal de Limpieza

REA Calidad
REPORTA A Coordinador de Gestin de Calidad
FUNCIONES
1. Responsable del orden y limpieza.
Ninguno.
Secundaria Completa con una experiencia laboral mnima de 6 meses.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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VIII. DESCRIPCIN DE FUNCIONES
1. GERENTE GENERAL
Evaluar la correcta direccin de la empresa a travs del anlisis de

1 ratios de cada rea: elaborando objetivos en cada rea para evaluar
desempeo.
Analizar los resultados de la investigacin de mercado y seleccionar
nuevos productos que la empresa comercializar: seleccionando los
2
productos basndose en el anlisis alcanzado por el rea de
investigacin y desarrollo.
Elaborar estrategias de Marketing para alcanzar los objetivos trazados,
3 realizando un anlisis histrico de ventas para ir determinando nuevos
objetivos.
Revisar los costos de importacin.
Analizar la competencia y el stock para la determinacin de precios.
4
Elaborar estructura de costos y supervisar los descuentos para mayor
incremento de ventas.
Dirigirse a nuevos mercados y supervisar las necesidades de los
5 clientes para determinar estrategias de venta que permitan alcanzar
los objetivos deseados.
6 Elaborar metas en conjunto para incrementar las ventas.
Proponer y desarrollar nuevas estrategias por canal y categora que
permitan alcanzar los objetivos de ventas, mrgenes y rentabilidad
establecidos.
7
Definir estrategias de mediano y largo plazo para Clientes Clave.
Coordinar la organizacin y promocin de ferias y eventos.
Definir la segmentacin y direccin de los Ejecutivos de Ventas.
Determinar formato para el seguimiento del dinero en el tiempo con el
8
objetivo de que se lleguen a conclusiones.
Realizar ajustes en objetivos y cambios de estrategia.
Revisar el reporte de resultados por Ejecutivos quincenal impreso y
firmado en donde se informe los resultados que va teniendo el Ejecutivo.
9 Hacer evaluacin de desempeo de los Ejecutivos Comerciales
mensualmente.
Realizar el Plan Anual de Ventas teniendo en cuenta: objetivos
numricos y acciones para alcanzarlos.
Realizar mejoras y reordenar los productos que SEO CHEMICAL
10
S.A.C comercializa.
11 Supervisar los pedidos a los proveedores para tener suficiente stock.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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Entrevistar y evaluar al personal con el fin de saber si es apto para el

12
puesto.
Supervisar el correcto desenvolvimiento del personal y hacer cumplir
13
las polticas de la empresa.
Mejorar constantemente la imagen de la empresa desde las campaas
14
promocionales hasta la atencin del personal.
Reestructurar procesos con el fin de reducir costos y analizar el
15
impacto de los procesos productivos de la empresa.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
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2. SUB-GERENTE
Recibir por e-mail el detalle de los gastos por separado: facturas y

planillas de movilidad.
1 Cada gasto de las Cajas Chicas deben pasar por la aprobacin del
Gerente General.
Dar visto bueno de las liquidaciones y depositar al responsable.
Realizar pagos de salarios quincenales, mensuales, AFP y de bancos.
Cuando exista variacin de sueldo, tomar en cuenta la retencin de
quinta categora, siempre y cuando los sueldos supera los s/. 1500.00
Nuevos Soles.
Entregar semanalmente todos los pagos que realiza al Asistente
Contable: egresos, facturas a proveedores, prstamos, planilla,
2 honorario, etc. La copia SUNAT y Adquiriente para que el Asistente
Contable lo ordene por fecha y sean registrados.
Recibir de Logstica las facturas que correspondan a cada Importacin
y realizar el pago.
Luego de cancelar todas las facturas de las Importaciones, entregar el
File de Importaciones al Asistente Contable (como lo indica el formato
SC-FI).
Firmar autorizaciones, permisos, cartas, solicitudes, que se requieran
para realizar cualquier trmite.
3 Emitir cartas a los bancos, clientes y otros cuando se requiera solicitar
lnea de descuento de letras, exista incrementos de precios en Azcar
Industrial y Absorbentes de humedad, etc.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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MARKETING
Desarrollar las estrategias y actividades aprobadas por Gerencia.
Administrar el presupuesto de Marketing aprobado.
Realizar cotizaciones y coordinaciones con proveedores de diseo y
medios.
Coordinar constantemente con el Coordinador de Ventas identificando
rubros y lneas de producto que necesitan ms apoyo mensualmente.
1
Organizar los eventos y ferias conjuntamente con el Coordinador de
Ventas.
Apoyar en la traduccin de material informativo de Marketing y Ventas.
Elegir y mantener un stock adecuado de artculos de merchandising
para Ventas.
Organizar las campaas de Fin de Ao y Fiestas Patrias.
Mantener optimizada el diseo de la pgina web.
Atender al cliente va Chat, brindando informacin general acerca de la
empresa y los productos, atendiendo dudas, recabando la informacin
necesaria de los prospectos para ser enviada luego al rea que le
2
corresponda.
Realizar actividades de Marketing online y offline.
Mantener el buen posicionamiento de la pgina web en buscadores
principales.
Investigar y analizar palabras clave relevantes para el mercado objetivo
al que se dirige la campaa.
Analizar y determinar el presupuesto a utilizar en la campaa.
Crear anuncios atractivos, de fcil lectura con un mensaje claro. Luego
se irn depurando los anuncios que tengan un menor rendimiento.
3 Identificar e interpretar las mtricas web clave: Google Adwords y
Analytics.
Elaborar reportes de resultados: Nmero de Clicks, gasto publicitario
mensual, Ranking de los anuncios ms populares y contactos va chat;
ser presentado los das lunes de cada semana a Gerencia.
Aplicar estrategias de Mailing: diseo y envo de Flyers.
Desarrollar y mantener los perfiles atractivos en las principales redes
sociales relevantes en el sector: Facebook, Twitter, Blog, Linked In.
Trabajar en incrementar el nmero de visitantes y seguidores,
4
actualizando peridicamente con noticias sobre eventos/conferencias,
promociones, notas de prensa, noticias de la empresa y de la industria;
promocionando los productos a su vez.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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Mantener una comunicacin constante con los usuarios, absolviendo

preguntas y dudas, manteniendo una relacin permanente con la
empresa.
Hacer seguimiento a las pginas y perfiles de la competencia.
Mantener actualizada la lista de precios e implementar determinadas
5
estrategias de precios.
INVESTIGACIN Y DESARROLLO
Realizar estudios cualitativos y cuantitativos va online.
Identificar segmentos de mercado relevantes no atendidos.
Atender a eventos y congresos relevantes en el segmento como parte
1
de la investigacin comercial.
Identificar marcas/productos competitivos en otros mercados sin
representacin en el Per.
Monitorear la competencia, perfil de la empresa y sus marcas.
2 Investigar las ventas histricas, clientes actuales y reviews de sus
productos.
Administrar la informacin de la competencia, productos, casos
3
frecuentes etc.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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CONTABILIDAD
Generar 15 consultas mensuales ante INFOCORP en reporte de
1 clientes, ingresando a www.equifax,com.pe.
Conservar en un File impresos y presentar a gerencia mensualmente.
Guardar en la caja fuerte: letras en cartera, cheques diferidos y llevar
caja chica, entre vales, facturas y efectivos S/. 2,000.00.
Entregar movilidad al rea de ventas, y liquidar con planillas de
2 movilidad.
En caso de no contar con liquidez en caja chica, liquidar con los vales y
facturas, siempre mantener efectivo.
No retener documentos vencidos.
Movilidad de despacho:
Movilidad de despacho (slo azcar):
3
Movilidad del Comercial
Movilidad de Logstica:
Revisar las plizas de seguro que se carguen mensualmente en la
tarjeta Visa empresarial de acuerdo al cronograma presentado por los
Seguros.
Cotejar con las facturas que envan mensualmente Pacifico y Rimac
4 Seguros.
Revisar todos los gastos de la tarjeta de crdito, si estn cargados, y
emitir un voucher por el cargo en cuentas corrientes de los gastos que
estn sustentados cada uno con la facturas (combustible, seguro,
Google).
Archivador de Compras
5 Archivador de Bancos
Archivador de Ventas
Llevar el registro de bancos con detalle de pagos que se ordena por
fecha de pago.
Recepcionar y registrar todos los pagos (adquiriente y SUNAT de
6 Facturas) que gerencia le enva semanalmente. Egresos, facturas a
proveedores, pagos, prstamos, planilla, honorarios, etc. y ordenar por
fecha.
Detallar a Gerencia, a travs de un voucher lo que se tiene que pagar.
Diariamente revisar los movimientos de los siguientes bancos: BCP,
SCOTIABANK y BBVA.
7 Descargar los movimientos en un Excel y hacer la Tipificacin de
Ingresos (prioridad) y Egresos.
Identificar pagos por adelantado o no facturados.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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Verificar si cuadra con el capital de bancos para un control interno.

Revisar e imprimir mensualmente los estados de cuenta del Banco de
la Nacin.
Cotejar los ingresos por pago de detraccin de acuerdo a las ventas que
se realiz en el mes, indicar a que factura y clientes corresponde.
8 Pagar retracciones, previa coordinacin con Gerencia. Revisar RUC por
SUNAT de cada factura nuestra o de importaciones (IGV, total, nmeros
completos).
Imprimir las constancias de detracciones ingresando a la SUNAT con la
clave SOL, es importante para enviarlo al contador.
Recepcionar los cargos de Facturas (Control Administrativo y SUNAT) y
Guas (Remitente y Transportista) que logstica enva.
Recibir por correo el control de recepcin de Facturas cada vez que
lleguen a Logstica, el responsable de enviar el correo ser el Asistente
Logstico.
Revisar facturas vencidas y pendientes teniendo en cuenta la fecha de
recepcin.
9 A travs de un Excel descargar la data del Sistema y adaptarlo para
generar el reporte por cliente.
Llamar a los clientes de las Facturas vencidas indicando la fecha de
pago.
Llamar a clientes de Facturas pendientes con 1 semana por vencer
dndoles un plazo mximo de 7 das.
Identificar los pagos de clientes (fecha, banco, cliente y los saldos por
cobrar).
Recepcionar el File de Importaciones que llega de Gerencia y enumerar
10 cada documento con el nmero de Importacin.
Registrar los pagos que corresponden a la importacin.
Para el envo de documentacin, notificar con dos das de anticipacin
para que el Courier de ESCA pase a recoger los documentos a nuestras
11 oficinas.
Presentar la documentacin los 5 primeros das de cada mes.
Contar con el balance mensual presentado por el Contador.
ADMINISTRACIN
Despus de Quincena y fin de mes, tenemos 3 das tiles para ingresar
a la SUNAT con la Clave sol, y presentar Solicitud de Liberacin de
1 Fondos. Liberar los abonos que se gener.
La SUNAT, tiene 30 das tiles para liberar lo solicitado, en caso de
exceder la fecha indicada presentar una queja ante la SUNAT.
Todos los documentos: facturas de venta, facturas de compras, control
2
administrativo de las facturas de ventas, copias de letras, cartas,
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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estados de cuenta, voucher emitido para gastos, Balances, PDT,

planillas, inventarios, plizas, contratos de crditos; debern estar
ordenados por orden correlativos: meses, bancos M.N, M.E.
Conservar por 05 aos, asimismo todos los documentos generados en
el mes (facturas de ventas, compra, voucher de pago, estados de
cuenta, inventario, extracto de Tarjeta Visa) se deben enviar al contador
a ms tardar, 5 das despus de cerrar mes.
Para elaborar el reporte de Cuentas por cobrar: revisar los estados de
cuenta de los diferentes bancos, de acuerdo a ello cancelar las facturas
de los clientes en el sistema Mi Negocio.
De la misma manera generar las cuentas por pagar.
Para elaborar el flujo de caja revisar los estados de cuenta de los
3 bancos.
Coordinar con los clientes sobre la fecha de pago de nuestras facturas
Llamar a los clientes de azcar sobre su requerimiento semanal.
Contar con toda la informacin necesaria, para llevar a un cuadro de
Excel para la elaboracin de un flujo de caja. Lo cual deber ser
presentado cada lunes a primera hora.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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Ejecutar acciones para llegar a los objetivos asignados por el Gerente

1
General.
Reunirse diariamente con cada Ejecutivo, recibiendo feedback de las
citas concretadas del da anterior y conocer su agenda y estrategia del
da.
Supervisar los formatos de control: Hoja de Visitas, Calendario y Citas
Efectivas (Google Docs).
Validar las visitas efectivas a clientes actuales, prospectos y visitas en
2 fro, as como validacin de las pruebas de producto realizadas.
Asesorar en los argumentos y poltica de descuentos frente a los
prospectos.
Realizar seguimiento mensual de los diferentes rubros asignados por el
Ejecutivo.
Supervisar y controlar el cumplimiento de las metas asignadas por
Ejecutivo.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
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Investigar nuevos potenciales mercados de productos que usen

absorbentes de humedad por medio de: Internet, Peridicos, Revistas,
etc.
1 Buscar prospectos por cualquiera de las vas, prospectos que exporten
o comercialicen lo mismos productos de los actuales clientes.
Indagar e investigar sobre informacin de nuevos mercados en visitas a
nuevos prospectos.
Conseguir bases de datos en los distintos medios de informacin de
mercado exportador por medio de: Internet, Revistas y Peridicos, etc.
Depurar cada una de las bases de datos seleccionadas a trabajar en el
2
mes.
Conseguir los Contactos de todas las empresas de cada una de las
bases de datos. Investigar nombres, cargos, telfonos y correos.
Realizar llamadas a Contacto de cada empresa.
Realizar presentacin de los productos.
Enviar mail informativo solicitando una cita como objetivo.
3
Llamar lo ms pronto posible para confirmar recepcin y sacar cita.
Visitar Antes planificar.
Realizar visitas al frio.
Realizar listado de empresas TOP para visitar a fin de ao.
4 Presentar el proyecto a Gerencia para ser aprobado.
Visitar a cada uno de los clientes para estrechar relaciones.
Revisar continuamente las nuevas tendencias del sector exportador por
medio Internet, revistas, etc.
5
En visitas a prospectos, estar atento a noticias del sector al que
pertenecen y anotar cualquier aspecto trascendente.
Enviar invitaciones a principales prospectos y a todos los clientes de
ventas.
Realizar llamadas para confirmar asistencia.
Crear formato de asistencia al evento para llevar un mejor control.
Coordinar con Logstica (transporte y mobiliario) y Contabilidad (caja
6 chica) para poder tener una mejor coordinacin con respecto a la
organizacin del evento.
Efectuar la atencin al pblico en las ferias los das y en el horario
completo de la feria.
Conseguir la mayor cantidad de prospectos para poder convertirlos en
ventas.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
Cdigo: SC-RH-001
Pgina: 27 de 31
7. COORDINADOR LOGSTICO
Supervisar y controlar los ingresos, salidas, sobrantes, faltantes y

1
siniestros del almacn; procedimientos expuestos en el Manual de BPA.
Enviar correo al Gerente General con un cuadro de prospeccin del
inventario con asunto de URGENTE cada vez que el stock este bajo o
falte.
Contar con el doble de Stock de lo que se factura en ventas mensual.
Presentar un cuadro con productos TOP e inventario los das viernes al
Gerente General.
2 Cada fin de mes realizar el inventario valorizado del almacn que deber
contar con la siguiente informacin: descripcin del producto, stock,
unidad de medida, costo unitario en soles y el total. Trabajar con 6
decimales.
Cuadrar con contabilidad el inventario valorizado del almacn de cada
mes.
Presentar el libro de inventario permanente en unidades fsicas mensual
LEGALIZADO (exportar del sistema).
Emitir las Facturas, Letras y Guas para los clientes a travs del
Sistema Mi Negocio.
Supervisar y visar la cantidad, precio, condicin de pago de las
3
facturas y guas segn la lista de precios actualizada y orden de
compra.
El cambio de dlares es de acuerdo a la SUNAT.
Programar importaciones.
Llenar la Hoja de Costeo.
Entregar el File de Importaciones a Gerencia y se quedar con una copia
de todos los documentos que forman parte de costo de importacin. El
4
costo de importacin se realizar en el mes de nacionalizacin de cada
producto.
El tipo de cambio tiene que ser de acuerdo a la SBS (tipo de cambio
contable/por fechas).
*Todo documento de logstica ser guardado de forma virtual.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
Cdigo: SC-RH-001
Pgina: 28 de 31
Solicitar cotizaciones para el mantenimiento y/o mejoras del almacn a

1 externos.
Registrar y reportar todo mantenimiento que se realice.
Apoyar a Gerencia con algn trmite pendiente referente a SEO
2
CHEMICAL S.A.C. (SUNAT, SUNARP, etc).
Elaborar y Supervisar todos los procedimientos con sus respectivos
registros para los Sistemas de Gestin que se implementen.
3 Comunicar a Gerencia en caso no se est cumpliendo con los
procedimientos.
Revisar, actualizar y mejorar los Sistemas de Gestin constantemente.
Elaborar el RISST.
Tras el estudio de cada proceso que aplica SEO CHEMICAL S.A.C,
elaborar el IPER.
4 Supervisar el cumplimiento de cada procedimiento.
Comunicar a Gerencia en caso no se est cumpliendo con los
procedimientos.
Actualizar y mejorar el RISST constantemente.
Programar las Capacitaciones de las diferentes reas, de acuerdo a la
disponibilidad del exponente y del personal.
5 Velar por que se cumplan las capacitaciones que se programen.
Registrar con fotos, firmas, etc. cada capacitacin que se realice en las
instalaciones de SEO CHEMICAL S.A.C.
Atender las solicitudes de nuestros clientes.
Aplicar el procedimiento de Certificaciones, Auditoras y
Homologaciones.
6
Asegurar a Gerencia el cumplimiento de cada procedimiento a travs de
informes continuos, mostrando en qu etapa nos encontramos de cada
evaluacin.
Presentar un Plan de Trabajo a Gerencia y esperar la aprobacin.
Desarrollar el Plan de Trabajo con la ayuda de todas las reas de la
7 empresa para facilitar informacin de ser necesaria.
Informar a Gerencia peridicamente el avance del SIG.
Realizar la Implementacin de acuerdo al plan.
8 Supervisar el trabajo realizado por un externo.
*Todo documento de logstica ser guardado de forma virtual.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
Cdigo: SC-RH-001
Pgina: 29 de 31
AUXILIAR DE DESPACHO
Controlar las muestras (a travs de una boleta de venta), prstamos
(van con una factura de muestra gratuita) y traslados (con una gua) de
productos, no sin antes la previa coordinacin y aprobacin por correo
1
del Gerente General.
Programar la compra de Azcar. (De acuerdo al Diagrama de Flujo de
Compra de Materia Prima).
Programar despachos a los clientes con los transportistas segn
programa de atencin.
Revisar los respectivos documentos en cada despacho: Orden de
Compra, Certificado de Calidad del Producto, Hoja de Seguridad del
2 Producto (en caso el cliente lo requiera), Factura, Letra (si le
corresponde al cliente) y Gua.
Visar las facturas del transportista (se presentan por semana y son
canceladas todos los das viernes) cuyas tarifas deben estar definidas y
anotadas.
Programar las entregas de facturas (pedir sello de la empresa que
3
verifique nuestra presencia en dicha empresa).
Emitir Boletas de Venta para muestras (todas a nombre del Gerente
General, indicando qu persona lo solicita, para qu cliente, con glosa
TRANSFERENCIA GRATUITA AL CLIENTE y de anexo el correo
solicitando y autorizando el despacho de la muestra) y para Personas
Naturales. Todas las muestras sern facturadas y contarn con el precio
4
de ventas ms alto.
Emitir Notas de Crdito para la devolucin de mercadera a solicitud del
cliente previa aprobacin de Gerencia.
Cada fin de mes enviar por e-mail a Gerencia el detalle de nmero de
Boletas de Venta con su respectiva descripcin.
Entregar el producto al cliente con los documentos que solicite.
5 Informar oportunamente las contingencias en la distribucin de
productos.
Ordenar y mantener limpio el almacn cada vez que realice sus tareas
(despacho).
6
Realizar labores de apoyo en almacn y oficina cuando se le requiera
(preparacin de pedidos).
Luego que programe la entrega o recojo de Facturas y/o Retracciones,
7 elaborar un croquis de la ubicacin y horarios de atencin de cada
empresa que va a visitar.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
Cdigo: SC-RH-001
Pgina: 30 de 31
Regresar con un cargo firmado o sellado por la persona que recibe el

documento.
En caso que ningn transportista est disponible, cada vez que se
tengan que entregar productos, tendr que trasladar el producto con una
gua y/o factura indicando que operacin es (venta, prstamo, muestra,
8 etc.).
De ser en provincia alguna entrega ste tendr que enviar el producto
va Courier o por carga en alguna agencia terrestre o por avin, segn
lo requiera el cliente.
Recoger cualquier material de Economato o para despacho en caso no
9 contemos con stock (bolsas, ganchos, etc.).
Entregar factura de cada pago que haya realizado.
Recepcionar y Archivar en el File de Logstica los cargos de Traslados,
Prstamos, Muestras y boletas de venta; Certificados de Calidad y
Hojas de Seguridad de cada lote; rdenes de Compra y Notas de
Ingreso y de Salida.
Todos los cierres de cada mes se le enviar al Asistente Contable y al
Sub-Gerente la relacin de Boletas de Venta emitidas.
10 Ordenar correlativamente los Cargos de Facturas, Guas, letras,
boletas de ventas, Notas de crdito, y todo documento que le
pertenezca al Asistente Contable. Estos documentos sern entregados
al Asistente Contable con un cargo donde detalle el nmero y tipo de
documento que se le entrega.
Cada vez que se recepcione el cargo de una factura entregada, se le
reporta al Asistente Contable.
OPERACIONES
La empresa que requiera el servicio de Trincado o colocacin de
Absorbentes, como por ejemplo DANPER, deber enviar su programa
de atencin con 24 horas de anticipacin.
1
El encargado de la operacin ser enviado con todos sus implementos
(EPPs y herramientas) y deber cumplir los procedimientos establecidos
de la operacin que realice.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad
Cdigo: SC-RH-001
Pgina: 31 de 31
Llevar a cabo las actividades descritas en los instructivos del Manual de

1
Higiene y Saneamiento.
Fecha de
Aprobacin:
Gerente
General
Calidad

Manual de Organización Y Funciones

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y Edicin: 002

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II. OBJETI VOS

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Ser la marca lder a nivel nacional y de crecimiento en el negocio de Sistemas

Brindamos las mejores soluciones a travs de asesoras personalizadas para la

COORDINADOR COORDINADOR DE COORDINADOR

VII. MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 1. Gerente General

1. Dirige y determina objetivos estratgicos de la empresa.

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 2. Sub-Gerente

1. Da el visto bueno de los gastos de las Cajas Chicas: de Logstica y Contabilidad.

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 3. Asistente de Gerencia

1. Se hace responsable del rea de Marketing.

1. Apoya a la Investigacin de mercados Internacionales identificando nuevos

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

Conocimientos avanzados en Word, Excel, Power Point e ingls. Presto a la

REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

Tcnico o Profesional de Negocios Internacionales, Marketing con mnimo 2 aos de

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 4. Asistente Contable

1. Consulta en INFOCORP y en el Banco sobre la situacin financiera de nuevos

1. Solicita la liberacin de fondo ante la SUNAT, quincenal y fin de mes.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

Conocimientos avanzados de Excel y Sistemas Contables (Concar, Contasis, etc).

REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

Tcnico o Titulado en Contabilidad y Finanzas, Administracin o carreras afines con

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 5. Coordinador de Ventas

1. Es el responsable de alcanzar los objetivos propuestos por Gerencia.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

Experiencia en el sector Financiero, Publicidad y en Atencin al Cliente, presta a la

REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

Tcnica o Profesional en Ciencias Administrativas con mnimo 2 aos de

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 6. Ejecutivo de Ventas

1. Busca de nuevos mercados.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

Conocimientos avanzados en Word, Excel, Power Point e Ingls.

REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

Tcnico o Profesional de Negocios Internacionales, Marketing con mnimo 2 aos de

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 7. Coordinador Logstico

1. Es el primer responsable del Almacn.

CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

Estudios de post-grado, especializacin o diplomado en temas logsticos, compras

REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

Tcnico o Profesional en Administracin, Gestin de Empresas, Industrial con mnimo

DESCRIPCIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO 8. Coordinador de Gestin de Calidad

1. Programa cualquier mantenimiento necesario para el Almacn.