Carlos Lpez Cerdn Ripoll (Competitividad y Capacitacin Integral S.A. de C.

V)

Julio 2004
1. Medios impresos (adicionales)
2. Las ferias y exposiciones
1. Medios impresos (adicionales)

CATALOGOS PROMOCIONALES
VIDEOS PROMOCIONALES
REVISTAS DE EMPRESA
SOFTWARE PROMOCIONAL
2. Las ferias, expos y otros

JORNADAS TECNICAS
SHOW ROOM
ROAD SHOW
FERIA/EXPO
MISIONES COMERCIALES
 2. Las ferias, expos y otros
MEDIO Caracterstica Fin Comentarios
JORNADA Presentacin de Promocin de producto Es la alternativa de
TECNICA empresas y producto Bsqueda de menor costo para la
Agenda de negocios representantes promocin de producto
y bsqueda de
representante
SHOW ROOM Presentacin empresas, Promocin de producto En caso de maquinaria
exhibicin de producto, Bsqueda de se requiere de
agendas de negocios representantes instalaciones especiales

ROAD SHOW Similar al show room

pero de manera
itinerante en varias
regiones o pases
FERIA Presentacin de Promocin de producto Hay que tener en
producto e imagen cuenta los costos
MISION Generalmente Promocin de producto Generalmente son
COMERCIAL organizada por una de un grupo de eventos en los cuales
institucin de promocin empresas de un sector las empresas reciben
de exportaciones un apoyo o subsidio
Cmo organizar un show room internacional
LOGISTICA

PARTICIPANTES: Empresas que van a participar. De preferencia 10 empresas

porque reduce los costes

CONTENIDO: Defina los productos a presentar

TRANSPORTE: Defina el tipo de transporte (martimo, areo, terrestre en tramos

nacionales) Defina el medio (contenedor o por peso)

ADUANA: Defina los tramites a seguir para hacer una importacin temporal en el
pas de destino

VIAJE DE EXPOSITORES: Defina el paquete de viaje de los expositores

RECINTO: Defina el recinto a utilizar, necesidades de espacio, instalaciones

especiales, espacio ferial o espacio en un hotel (las instalaciones de las oficinas
comerciales de las embajadas pueden funcionar)

ARREGLO. Defina el arreglo a utilizar. Tres reas: rea de exposicin de producto,

rea de presentacin tcnica, rea de rueda de negocios. Imagen

MONTAJE: Defina quien va a montar y a desmontar las reas del recinto. Si va a

usar stands defina a quien se los va a rentar
Cmo organizar un show room internacional
PROMOCION

PUBLICO: Defina las empresas o sector que van a ser su publico objetivo

BASES DE DATOS: Elabore una base de datos con las empresas que sern su
publico objetivo

PERSONAJES: Invite a algn personaje importante a que inaugure el evento. Esto

le facilitara atraer invitados. El invitar al embajador en el pas de destino suele ser
una magnifica idea

INVITACIONES: Disee una bonita invitacin que le de presencia a su evento.

Personalice las invitaciones con las empresas de su base de datos y envelas por
correo o mensajeria

TELEMARKETING: Realice seguimiento telefnico a las invitaciones que distribuyo

para confirmar los asistentes que tendr

CONFIRMACIONES: Elabore una lista de las empresas que han confirmado su

asistencia como parte del publico objetivo
Cmo organizar un show room internacional

FINANCIACION

COSTEO: Calcule los costos del todo el evento. Distribuya el costo entre
las empresas. Determine si puede tener acceso a fondos del estado.
Analice el uso de patrocinadores

OTROS

VALET: En algunas ciudades el uso del valet parking es indispensable

para facilitarles a los visitantes el acceso al recinto

COCTAIL: Un coktail de bienvenida despus de las presentaciones

tcnicas de los expositores y antes de la rueda de negocios suele romper
el hielo. Lo mnimo es que ofrezca bebidas refrescantes y bebidas
calientes

AGENDA CITAS: Elabore una agenda de citas para cada expositor que
facilite la rueda de negocios

Tiene todos los elementos para organizar una magnifico show room Le
deseamos que sus empresarios tengan buenos negocios
Las Ferias Internacionales

Los recintos feriales internacionales son espacios de encuentro en los cuales

confluyen: expositores nacionales, expositores internacionales y visitantes
profesionales. En ellos los actores que confluyen transmiten y reciben
informacin sobre los bienes y servicios que presentan (los cuales denotan las
tendencias del mercado, la tecnologa, etc. en sus respectivos sectores) y
hacen contactos de negocio.

En el caso de Espaa la presencia de grandes recintos feriales data desde

1980 y cada comunidad autnoma ha creado su propio recinto ferial.
Destacan por su tamao y carcter internacional los siguientes

IFEMA. Parque Ferial Juan Carlos I. Establecido en Madrid desde 1980.

El recinto cuenta con 150.000 metros cuadrados cubiertos de exposicin,
distribuidos en diez pabellones. La actividad de la Feria de Madrid suma
anualmente ms de 1,1 millones de metros cuadrados netos de exposicin,
con la participacin de 37.000 empresas y casi 4 millones de visitantes, de los
cuales 1,5 millones son profesionales. Unas cifras que han elevado los
ingresos de la institucin a ms de 130 millones de euros anuales, con un
excedente neto que se sita en alrededor de 15 millones de euros, lo que
configura un marco de estabilidad financiera capaz de asegurar la inversin
en todos sus proyectos futuros.
Las Ferias Internacionales

Fira de Barcelona
Desde su creacin, Fira Barcelona ha experimentado un notable crecimiento.
Su esplndido e histrico recinto, constantemente renovado y que se adapta a
las necesidades de todo tipo de exposicin, ocupa una superficie de 250.000
m2, y acoge todos los aos a 20.000 empresas expositoras y a 2.500.000
visitantes que representan a todos los sectores industriales y de comercio.
Los ms de 70 Salones se gestionan con un planteamiento empresarial y con
una clara voluntad de proyeccin internacional, sobre todo hacia los mercados
europeo y latinoamericano.

En el caso de Alemania se tiene una de los recintos feriales ms importantes

del mundo:

Deustche Messe AG (Feria de Hannover).

Es una de los organizadores feriales lderes en el mundo. Ofrece un espacio
de 350,000 metros cuadrados de exposicin. En el ao de 2002 atrajo un
total de 2.5 millones de visitantes. El nmero total de expositores flucta entre
25,000 y 30,000 al ao, de los cuales una cantidad mayor al 30% vienen del
exterior de Alemania
Quien las impulsa

Los Recintos Feriales Internacionales son impulsados por actores pblicos y

privados interesados en promover la internacionalizacin de las empresas.

Por ejemplo la Feria de Madrid ha sido fundada por cuatro actores: el

Ayuntamiento de Madrid, la Comunidad Autnoma de Madrid, la Cmara de
Madrid y la Caja de Ahorros de Madrid

Ventajas

Las ventajas para las PyMEs de la existencia de Recintos Feriales

Internacionales son:

Un precio econmico en la renta del espacio para exposicin (gracias a la

participacin del estado)
Un espacio de encuentro con expositores y visitantes internacionales
Contactos de negocio
Conocimiento de las tendencias en los productos y sectores gracias a la
informacin que se transmite en estos eventos
Lecciones aprendidas

La experiencia ha demostrado que la creacin de grandes recintos

feriales que atiendan las necesidades de ferias y exposiciones de una
regin, es preferible a que se desarrollen de manera anrquica varios
pequeos organizadores feriales los cuales difcilmente pueden
atraer a la presencia de expositores internacionales.

La participacin del estado en el desarrollo de grandes recintos

feriales es determinante para que los expositores naciones puedan
aspirar a paquetes de incentivos y beneficios.
La importancia de participar en una Feria
Internacional (paola)

PREPARATIVOS

CONOCIMIENTO: Recopile y analice los elementos

informativos de la feria

LOGISTICA

CONTENIDO: Defina los productos a presentar.

Presente productos en que sea competitivo, o bien
productos que este seguro que sean un xito. El
conocimiento previo le va a ayudar mucho a esto
Como participar en una Feria Internacional
PREPARATIVOS

CONOCIMIENTO: Recopile y analice los elementos informativos de

la feria

VISITA: Antes de participar como expositor es indispensable que

haya participado como visitante. Esto le permitir el dimensionar la
feria y el saber si sus productos encajan bien en ella.

PLAN: Elabore un plan detallado por lo menos unos dos aos antes
de su participacin. Recuerde que va a empezar a participar en las
ligas mayores y tiene que vigilar los menores detalles.

LOGISTICA

CONTENIDO: Defina los productos a presentar. Presente productos

en que sea competitivo, o bien productos que este seguro que sean
un xito. El conocimiento previo le va a ayudar mucho a esto
Como participar en una Feria Internacional

TRANSPORTE: Defina el tipo de transporte (martimo, areo, terrestre en

tramos nacionales) Defina el medio (contenedor o por peso)

ADUANA: Defina los tramites a seguir para hacer una importacin

temporal en el pas de destino

EQUIPO HUMANO: Defina las personas que lo acompaaran a la feria.

Establezca funciones especificas a desarrollar por cada uno de ellos.
Establezca un programa de capacitacin para las personas que lo van a
acompaar

VIAJE : Defina el paquete de viaje para usted y sus acompaantes

INSTALACIONES: Defina sus necesidades de espacio, instalaciones

especiales (electricidad, aire comprimido, agua). Seleccione el espacio y
contrtelo. Verifique el reglamento de la exposicin permita las opciones
adoptadas en su planificacin

DISEO STAND. Defina el arreglo a utilizar. Disee su stand a la altura

de los stands de sus competidores (le va ayudar mucho el conocimiento
previo)

PROVEEDORES: Contacte con proveedores de stands y accesorios de

decoracin. Transmtales sus necesidades. Negocie con ellos y llegue a
un arreglo.
Como participar en una Feria Internacional

MONTAJE: Defina quien va a montar y a desmontar su stand y su

producto.

PROMOCION

PUBLICO: Defina las empresas que van a ser su publico objetivo

BASES DE DATOS: Elabore una base de datos con las empresas que
sern su publico objetivo

INVITACIONES: Disee una bonita invitacin que le de presencia a su

producto. Personalice las invitaciones con las empresas de su base de
datos y envelas por correo o mensajeria a su publico objetivo por lo
menos un mes y medio antes de la feria

TELEMARKETING: Realice seguimiento telefnico a las invitaciones que

distribuyo para confirmar los asistentes que tendr

PRENSA: Enve boletines de prensa y material promocional a los medios

de comunicacin. Esto le ayudara a reforzar su esfuerzo promocional
Como participar en una Feria Internacional
CONFIRMACIONES: Elabore una lista de las empresas que han
confirmado su asistencia como parte del publico objetivo

FINANCIACION

COSTEO: Calcule los costos de su participacin.. Determine si puede

tener acceso a fondos del estado. Analice el uso de patrocinadores

OTROS

COCTAIL: Un coktail de bienvenida a sus visitantes mas importantes

despus de la feria suele romper el hielo. Lo mnimo es que ofrezca
bebidas refrescantes y bebidas calientes a sus visitantes durante la feria

AGENDA CITAS: Elabore una agenda de citas a posteriori de la feria con

los visitantes mas interesados en su producto. Esto le ayudara a cerrar
posibles negocios

Tiene todos los elementos para organizar una magnifica presentacin en

una feria internacional. Le deseamos que tenga buenos negocios