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CUENTAS POR COBRAR

Definicin de cuentas por cobrar


Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier
otro concepto relacionado.
Objetivo de las Cuentas por Cobrar.
Estimular las ventas y ganar clientes.
Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el
ofrecimiento de facilidades de crdito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.
Qu representan las cuentas por cobrar?
Representan el crdito que concede la empresa a sus clientes, sin ms garantas que la promesa de pago en
un plazo determinado.
Crdito.
Forma de financiamiento por diversos medios: cuentas por cobrar, prstamos bancarios, prstamos de
terceros, entre otros.
Funciones del Crdito.
1. Incremento del consumo, ya que permite que ciertos sectores de la poblacin (generalmente de bajos
ingresos) adquieran bienes y servicios que normalmente no podran adquirir en pago de contado.
2. Fomento de uso de todo tipo de bienes y servicios.
3. Ampliacin y apertura de nuevos mercados, al dotar de poder de compra.
4. Efecto multiplicador en la economa, por aumentar el consumo y estimular la produccin.
Clasificacin de las Cuentas por Cobrar.
Se clasifican atendiendo a su origen, a cargo de clientes, a cargo de compaas afiliadas, empleados y otros
deudores, separando los que provengan de ventas y servicios de los que tengan otro origen.
Tambin se clasifican atendiendo a su disponibilidad, inmediata o corto plazo y a largo plazo.
Definicin Administracin de las Cuentas por Cobrar.
Forma parte de la administracin financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos
de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante
el manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes y estrategia de
cobros.
Objetivo de la Administracin de las Cuentas por Cobrar.
El objetivo fundamental de la administracin de las cuentas por cobrar no es slo el cobrarlas con rapidez,
sino prestarles la debida atencin a las alternativas costos-beneficios que se presentan en los diferentes
campos de la administracin de las mismas.

Su importancia dentro del capital de trabajo.

Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos ms importantes del activo circulante que es una
variable de la frmula del capital de trabajo. La importancia est relacionada directamente con el giro del
negocio y la competencia. Por ejemple, en las tiendas de autoservicio no tienen importancia debido a que la
venta en este giro de negocios se efecta de contado.
En resumen, las cuentas por cobrar, forman parte de la administracin financiera del capital de trabajo, que
tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de
una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito
comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Polticas y condiciones de ventas.

Polticas de ventas:
1. Precios:
Los precios de todos productos estn expresados en pesos mexicanos, incluyendo el IVA y estn
sujetos a cambio sin previo aviso.
La empresa se reserva el derecho de modificar algunas caractersticas de sus productos.
Los gastos de envo que se generen sern pagados por el cliente.

2. Proceso de su orden de compra:


Al enviar su orden de compra recibir de inmediato un acuse de recibido.
En un lapso de 48 horas (en das hbiles) recibir la confirmacin de su pedido. Esta confirmacin
implica que se verific su depsito bancario o que se hizo el cargo a su tarjeta. Deber recibir su
paquete en unos das (segn el sistema de envo que haya seleccionado).

Si un producto que seleccion no se encuentra disponible o se present un problema con el sistema


de pago que seleccion o hace falta algn dato en su direccin, nos comunicaremos a su correo
electrnico para avisarle.
3. Forma de pago:
Tarjetas de crdito
Depsito bancario
Trasferencia electrnica.
4. Sistema de envo y tiempos de entrega

El pedido se procesar hasta que se haya realizado el pago correspondiente por la mercanca
solicitada.

Todas las rdenes de compra sern enviadas a travs del servicio de mensajera cuidadosamente
seleccionado por la empresa a la direccin de envo que el cliente anote en su orden de compra. Para evitar
demoras el cliente debe proporcionar todos los datos que se le soliciten.

Nacionales.
El tiempo de entrega en cualquier ciudad de Mxico es de 3 a 5 das hbiles, contando una vez que se haya
enviado la confirmacin del pedido. No se hacen envos a apartados postales.

Internacionales.
En envos internacionales usted tiene la opcin de escoger:

Mensajera internacional: entrega en 3 das hbiles, contando una vez que se haya confirmado el
pedido. No se hacen envos a apartados postales.
Servicio de correo: tiene un tiempo de entrega de 6 a 8 semanas, contando una vez que se haya
confirmado el pedido. Se puede enviar a apartados postales.

Nota: el pago por derechos aduanales e impuestos que genere su paquete sern pagados por el
destinatario, segn las polticas aduanales de importacin de cada pas. Esto puede llegar a afectar el
tiempo de entrega del paquete.

5. Devolucin de mercanca:
Todos los envos son empaquetados con una cinta especial de la empresa.
Si al recibir su paquete la cinta viene rota o la caja o sobre vienen daados, No reciba el paquete y
comunquese de inmediato con NOSOTROS que haremos el reclamo pertinente a la empresa de
mensajera.

Si se recibi satisfactoriamente el paquete pero la mercanca presenta algn desperfecto, debe enviar su
reclamacin a nuestra empresa en un plazo no mayor a tres das (despus de recibido el paquete). Si la
empresa acepta el desperfecto reportado en primera instancia se le volver a enviar la nueva mercanca. Si
no acepta su reclamacin le solicitar que regrese el paquete para poder verificar el desperfecto.
El costo del envo de la devolucin que se genere ser pagado por el cliente. Una vez que la empresa reciba
el paquete devuelto y efectivamente pueda comprobar que hubo una falla de su parte, reembolsar el costo
del envo de la devolucin y volver a enviar la mercanca.
Si la empresa al recibir el paquete considera que el desperfecto reportado no ameritaba la devolucin le
avisar al cliente que no fue aceptada su devolucin. Si el cliente desea que se le vuelva enviar la mercanca,
tendr que cubrir los gastos de envo que se generen.

6. Cancelacin de pedidos:
Se puede enviar un aviso para cancelar una orden de compra, siempre y cuando no haya recibido todava
la confirmacin de su pedido.
Una vez que la empresa haya enviado la confirmacin del pedido no se aceptar ninguna cancelacin ni
ser reembolsado ningn pago.
En caso de que la cancelacin del pedido sea aceptada pero ya se haya hecho un depsito para pagar el
pedido, ste no se devolver. El cliente podr solicitar otra mercanca para compensar dicha cantidad.

Condiciones de Venta.
mbito de Aplicacin:
Los productos y servicios comercializados la Empresa a sus Clientes, son suministrados exclusivamente de
acuerdo a los trminos y condiciones que se detallan a continuacin. Salvo acuerdo explcito y por escrito, La
Empresa no acepta ningn trmino o condicin por parte del cliente que sea contrario o distinto de las
condiciones generales de venta.
Precios:
Salvo indicacin en contrario, los importes estn expresados en Dlares Estadounidenses "billete". De
corresponder, los recargos por aleacin o cualquier otro precio variable se calcularn al valor del da al
momento de la entrega.
En caso de cambios apreciables en los costos de mano de obra, materia prima, energa, transporte o
impuestos ocurridos entre la fecha de la orden de compra y la fecha de entrega, La Empresa se reserva el
derecho de renegociar los precios.
Cantidades:
Salvo acuerdo en contrario la empresa se reserva el derecho de entregar con una tolerancia de +/-10%
de la cantidad requerida. Esto se aplica especialmente en aquellos artculos que se comercialicen al peso
o que se produzcan en largos variables. Si la cantidad entregada se encuentra dentro de estas tolerancias
se considerar que no existe un defecto de calidad o no-conformidad. Los pesos se establecern en las
balanzas calibradas de La Empresa.
Plazo de Entrega:
Los plazos de entrega se expresan en das corridos a contar a partir del da hbil siguiente a la recepcin y
aceptacin. Salvo compromiso explcito en contrario se considerar que todo plazo, ya sea expresado
mediante una fecha de entrega o mediante una cantidad de das, podr incrementarse en hasta un 10% (o un
mnimo de 2 das) sin considerarse entrega fuera de trmino. Los plazos podrn sufrir modificaciones en caso
fortuito o de fuerza mayor.
En caso de que el Cliente no cumpla con sus obligaciones contractuales en tiempo, tales como depsito
bancario, transferencia bancaria, apertura de carta de crdito, etc., La Empresa podr prorrogar el plazo de
entrega dentro de los valores razonables de acuerdo a sus necesidades de programacin sin afectar sus
derechos legales.
Para aquellos pedidos en los cules no se especifique una fecha de entrega en la confirmacin el pedido, La
Empresa tomar como plazo de entrega 5 (cinco) das hbiles de confirmado el pedido.
Casos de fuerza mayor o hechos fuera del control de La Empresa que dificulten o imposibiliten el
cumplimiento de la entrega, tales como (pero no limitados a) rotura de mquinas, incendio, corte de energa,
huelgas, falta de envo o envo incorrecto por parte de los proveedores, liberarn a La Empresa de sus
obligaciones contractuales.
En caso de obstculos temporales, se considerar la duracin del evento ms un plazo razonable para
restablecer el suministro. La Empresa notificar sin demora al Cliente de cualquier hecho importante que
afecte la provisin y de la demora prevista en el plazo de entrega.
Si La Empresa se compromete a entregar los Productos en una fecha determinada y no lo hace, el Cliente
tendr derecho a cancelar, en parte o en su totalidad, el pedido que no ha sido entregado. El Cliente acepta
este derecho a cancelar el pedido como nico resarcimiento y renuncia expresamente a cualquier otro
derecho.
Validez de la Cotizacin:
Las cotizaciones son vlidas hasta la fecha indicada en las mismas. En caso de no haberse indicado fecha de
validez, se considerar que la validez es por un mximo de 5 das naturales. Las cotizaciones sern vlidas
salvo venta previa y sujeto a disponibilidad.
La modificacin o supresin de algn tem o de las cantidades cotizadas harn necesaria una nueva
cotizacin. No sern vlidas para compras parciales. Se deber reconfirmar la disponibilidad y plazo de
entrega al momento de realizar el pedido.
Forma de Pago:
Los pagos debern efectuarse en Dlares Estadounidenses en efectivo. En caso de convenirse la aceptacin
de pagos en Pesos, los mismos se calcularn sobre la base de la cotizacin.
Vencimiento y Mora:
Los pagos debern estar pagados al vencimiento de la factura. En caso contrario se incurrir
automticamente en mora sin necesidad de notificacin y se aplicar un inters mensual sobre el saldo
no pagado hasta que sea pagado.
Transporte y Seguro:
La mercanca viaja por cuenta y riesgo del comprador. El comprador se obliga a pagar el flete y es su
responsabilidad asegurar la mercanca.
En caso de siniestro se har efectivo el seguro.
Propiedad de la Mercadera:
La empresa, mantiene la propiedad de la mercanca hasta su pago total. Este derecho no se ver
afectado por situaciones que haya sufrido dicha mercanca con posterioridad a su entrega.
Garanta:
La Empresa garantiza el producto contra defectos de fabricacin por el plazo de 90 (noventa) das
calendario. La garanta cubre nicamente el reemplazo del producto defectuoso por otro de iguales
condiciones.
En ningn caso La Empresa ser responsable por daos de cualquier tipo y naturaleza, que no sean de
fabricacin.
Seleccin de Material:
La seleccin del material y de sus especificaciones es exclusiva responsabilidad del cliente. Salvo
indicacin en contrario.
Informacin Tcnica:
Cualquier informacin tcnica referente a dibujos, ilustraciones, planos, datos dimensionales, qumicos,
pesos, presentes en Internet, catlogos, cotizaciones u otro medio escrito, solo sirven para describir los
productos. La misma no representa una informacin respecto de calidad, propiedad, durabilidad o
caracterstica garantizada salvo indicacin expresa en contrario.
Competencia:
El Cliente no est facultado para, transferir o transmitir los derechos, responsabilidades y obligaciones
adquiridos al efectuar la compra.

Ventas de contado y crdito, con descuento y sin descuento por pronto pago.

Ventas de contado.
Se da cuando se vende un producto y se cobra el total de su valor al momento mismo de la transaccin.
Ventas a crdito,
Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de
crdito que estipulan el pago en un nmero determinado de das.
Con descuento por pronto pago,
Las empresas generalmente tienen como meta capturar mercado, tener una participacin mayor, lo que
conlleva el otorgar un crdito similar al de la competencia. Como estrategia agresiva se puede reducir el
periodo de crdito o, en caso extremo. a volver el negocio de venta de contado si se reduce el precio de venta
en forma significativa y se mantiene la calidad del producto y servicio.
Es prctica comn el otorgar por ejemplo el 2% de descuento cuando los clientes pagan anticipadamente sus
facturas. El descuento debe tener como referencia el costo del dinero en el mercado. Si la empresa tiene
crditos con intereses, una buena estrategia financiera es otorgar a los clientes descuentos mayores a los del
mercado, pero menores a lo que est pagando la empresa a terceros para poder generar un flujo de efectivo
adicional a la operacin normal y liquidar anticipadamente los pasivos contratados que estn generando tasas
de inters superiores.
Por ejemplo: La empresa otorga normalmente un plazo de crdito de 30 das fecha de factura. El descuento
por pago anticipado del mercado es del 2%. La tasa mensual que paga la empresa al banco por crditos
contratados es del 4%.
En este caso existe un diferencial del 2% entre el descuento por pronto pago del mercado (2%) y el inters
mensual que la empresa est pagando al banco (4%).
En estas condiciones el otorgar un descuento del 3% trae un beneficio a la empresa del 1% al liquidar
anticipadamente los crditos contratados.
En pocas de una inflacin alta, la que debe considerarse de ms de un dgito, otorgar descuentos por pago
anticipado o por pago de contado es una prctica financiera muy aceptable.
Esto no es aplicable a los pagos con tarjeta de crdito porque conlleva un costo que cobra el banco.
Los descuentos por pago de contado tienen un efecto en la promocin de ventas, incrementndose el
volumen y mejorndose generalmente la rentabilidad de la empresa. Debe estudiarse el efecto que pueda
tener la demanda sobre los aumentos o disminuciones en precios y la repercusin que tendran los aumentos
o disminuciones por volumen sobre los rendimientos.
Al otorgarse a los clientes descuentos por pronto pago, se puede ocasionar:
Disminucin de las cuentas incobrables.
Ahorro de cuentas incobrables.
Disminucin en el plazo de cobros.
Aumento de la rotacin de clientes.
Disminucin en la inversin de la cuenta de clientes.
Aumento en la utilidad.
Sin descuento por pronto pago,
Se da cuando las condiciones de la empresa no permiten darlo, por ejemplo, cuando se paga con tarjeta de
crdito, la empresa debe pagar un porcentaje que le fija el banco, cuando se paga en el plazo fijado, es decir
al vencimiento, cuando son ventas al contado, etc.

Establecimiento de una poltica de crdito. Capacidad financiera. Variables en el periodo


de crdito.

El establecimiento de una poltica de crdito es un proceso que comprende las actividades encaminadas a la
decisin de conceder crdito a clientes y aquellas encaminadas a recuperarlas, que permita elevar al mximo
el rendimiento sobre la inversin.
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el
monto de ste.
Las empresas emplean diferentes polticas de crdito para lograr una mejor gestin, estas se pueden delimitar
en dos grandes grupos:
Flexibles o Relajadas: establecen facilidades de crdito a los clientes, mediante la estimulacin de las ventas
a travs del establecimiento de trminos de crdito ms amplios.
Restringidas o Restrictivas: establecen condiciones de crdito favorables para la empresa, acortando los
perodos de crdito, esta variante desestimula los niveles de ventas.
Las polticas de crdito se disean o modifican para:
Aumentar las ventas.
Disminuir los costos.
Si los cambios se encaminan a aumentar el volumen de ventas esto implicar costos incremntales y
viceversa; por tanto al analizar los cambios en la poltica de crdito se deben cuantificar los efectos de los
mismos sobre los clientes antiguos y los nuevos y comparar las Utilidades marginales en las ventas y los
Costos de la inversin marginal que se producirn, pues mediante este anlisis la empresa puede desplazarse
hacia su poltica ptima de crdito.
Polticas Importantes, de crdito
1. Reducir al mximo la inversin de cuentas por cobrar en das de cartera.
2. Administrar el crdito con procedimientos giles y trminos competitivos.
3. Evaluar el crdito en forma objetiva.
4. Mantener la inversin en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida.
5. Vigilar la exposicin de las cuentas por cobrar ante la inflacin y la devaluacin.
Evaluacin de las polticas de crdito.
El crdito debe pulverizarse, no es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los riesgos,
de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante.
Es importante analizar el crdito: una herramienta conocida es a travs de las cinco Cs.
Capacidad Financiera.
La capacidad financiera de pago es una medida cuantitativa y representa la capacidad del cliente para pagar.
Se examina a travs de informacin financiera del cliente, interpretndose a travs de la tcnica de anlisis
financiero para conocer el resultado de las razones de liquidez, solvencia y otras, tomando en cuenta en su
caso la experiencia que se ha obtenido en las relaciones comerciales.
Cuando los montos son muy significativos, es necesario obtener informacin del cliente sobre la generacin
de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad de pago que el cliente tiene para cubrir el crdito
solicitado.

Variables en el Periodo de Crdito.


Dentro de las ms importantes se tienen las siguientes:
Tamao del cliente.
Tipo de producto.
Importe de la cuenta.
Costo de la administracin.
Riesgo.
Plazo.