Apuntes y Recopilaciones de

Carlos Ramos L

Project 2010
Curso Bsico

Informe del trabajo restante de los recursos

Trabajo previsto Trabajo restante Trabajo real

Total

1771,966667

0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
Trabajo

Curso Prctico de Desarrollo de Proyectos con Project 2010

Preparado por Ing. Carlos Ramos L.

[Escribir texto]
 CONTENIDO

INTRODUCCION AL CURSO.

UNIDAD I ASPECTOS BASICOS DE PROJECT Y PROYECTOS

o QUE ES MS-PROJECT?
o ASPECTOS RESALTANTES DE PROJECT.
o VERSIONES DE PROJECT.
o QUE ES UN PROYECTO?
o UN PROYECTO EN PROJECT.
o ADMINISTRACION DE PROYECTOS.
o CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO.
o PLANIFICACION Y PROJECT.
o EL ENTORNO DE PROJECT.
o TABLAS Y VISTAS

UNIDAD II DESARROLLO DE UN PLAN DE PROYECTO

o PLAN DEL PROYECTO.
o IDENTIFICACIN DE INFORMACIN BSICA.
o CREACION DE UN PROYECTO.
o VINCULACIONES.
o CALENDARIOS.
o RUTAS CRTICAS.
o ASIGNACIN DE RECURSOS.
o APARIENCIA DEL PROYECTO.
o NOTAS Y TAREAS REPETITIVAS.

UNIDAD III SEGUIMIENTO AL PROYECTO

o ACTUALIZACIN Y SEGUIMIENTO.
o VISUALIZACION DEL ESTADO DEL PROYECTO.
o REGISTRO DE AVANCES-
o VALORES POR DEFECTO DE PROJECT.

UNIDAD IV PRESENTACION DE RESULTADOS

o IMPRESION DE INFORMES Y VISTAS.
o IMPRESIN DE INFORMES VISUALES.

2
 INTRODUCCION AL CURSO

La aplicacin MS-Project ha venido evolucionando con mucha regularidad para adaptarse a

los cambios constantes en la tecnologa. Project 2010 es una nueva versin (Decima
Versin para Windows) que incorpora nuevas facilidades de programacin de proyectos
para los usuarios. Los cambios en esta nueva versin incluyen interfaces de usuarios
similares a las del resto de aplicaciones de Office 2007.

Project 2010 ha sido desarrollado para facilitar la documentacin, programacin, ejecucin

y seguimiento de proyectos de propsitos generales. Se puede considerar una de las
herramientas ms populares e importantes en la gestin de proyectos a nivel mundial.

En este curso se pretende desarrollar conceptos de programacin de proyectos

utilizando la aplicacin Project 2010 bajo un enfoque muy prctico. Los ejercicios a
lo largo de esta gua permitirn identificar, conocer y dominar los conceptos bsicos
de esta aplicacin.

Los participantes estarn constantemente desarrollando ejercicios en los que se aplican los
conceptos fundamentales de Project. Los ejercicios estn diseados para que el participante
confirme que los resultados son los esperados.

Durante el curso se consideran aspectos fundamentales relacionados con la disciplina

Administracin de Proyectos, los cuales son de gran importancia para aprovechar al
mximo las facilidades de Project.

3
 UNIDAD I
ASPECTOS BASICOS DE PROJECT Y PROYECTOS
QUE ES MS-PROJECT?

MS-Project 2010 (Project en adelante en esta gua), es una aplicacin de Microsoft que
facilita la gestin de proyectos de propsitos generales. Entre las facilidades que incluye
estn distintas formas de edicin de tareas, creacin de calendarios particulares para las
actividades y recursos, creacin y asignacin de recursos, control de costos, generacin de
gran variedad de informes, identificacin de tareas crticas y visualizacin de conflictos.

A todas las facilidades anteriores de Project debe agregarse una muy importante:
gestionar los cambios que se producen durante el desarrollo del proyecto. Esto se
refiere tanto a la actualizacin del proyecto para registrar avances, como a la actualizacin
o modificaciones como consecuencia de cambios al plan del proyecto (cambios de
alcances, modificaciones de tiempos, variaciones de costos, entre otros).

Project permite recalcular el proyecto de manera automtica e inmediata cuando se

introducen cambios en aspectos claves como actividades, recursos, tiempos, costos,
etctera.

ASPECTOS RESALTANTES DE PROJECT

Entre la diversidad de aspectos resaltantes que incluye la aplicacin Project, estn los
siguientes:

Estimacin precisa de tiempo y recursos.

Revisin fcil de avances.
Reconocimiento y solucin de conflictos.
Facilidad para aplicacin de ajustes.
Generacin de reportes sofisticados.
Anlisis del rendimiento del proyecto.
Utilizacin de plantillas predefinidas.
Automatizacin de tareas repetidas.
Relacin con Excel y Outlook.
Administracin de proyectos grupales.
Utilizacin de Macros Visual Basic.

La mayora de esos aspectos son tratados en los ejercicios que se presentan en las prximas
secciones.

Los aspectos relacionados con administracin de proyectos grupales estn fuera del alcance
de este curso. As mismo no se consideran detalles de la relacin de Project con
aplicaciones como Excel, Visual Basic y Outlook.
4
 VERSIONES DE MS-PROJECT

La aplicacin Project tiene varias versiones desarrolladas para el sistema operativo

Windows. Project 2010 es la decima versin para este sistema operativo. Entre las
versiones recientes estn:

Project 2003 (Standard y Professional).

Project 2007 (Standard y Professional).

Project 2010 (Standard y Professional).

Project Server / Project WEB Access

Las versiones de la aplicacin Project pueden agruparse en tres categoras principales:

Standard, Professional, y Project Server. Las dos primeras categoras solo difieren en
las facilidades disponibles en la versin Professional para trabajar con Project Server.

Las facilidades de la versin Professional de Project junto a Project Server permiten el

desarrollo y gestin de proyectos de manera grupal (a travs de una red o interfaz Web, de
manera colaborativa, por ejemplo). La combinacin de estas versiones son bastantes
convenientes para ambientes empresariales.

QUE ES UN PROYECTO?

En la literatura relacionada con desarrollo y gestin de proyectos aparecen diversas

definiciones. A continuacin se presentan varias de ellas.

Conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio nico.

Yamal Chamoun.

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado nico.
PMI.

Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre s, que se

realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios, capaces de
satisfacer necesidades o resolver problemas.
Mercosur.

Uno de los aspectos coincidentes en cualquier definicin de proyecto es el reconocimiento

de la utilizacin de recursos. Los recursos normalmente son limitados, y por tanto requieren
ser administrados cuidadosamente. La aplicacin Project incluye muchas facilidades que
permiten esa administracin cuidadosa.
5
 UN PROYECTO EN PROJECT.

Un proyecto en Project es una estructura muy compleja presentada con una apariencia
sencilla, que puede incluir o presentar lo siguiente:

Lista de actividades.
Fechas de inicio y fin de actividades.
Calendarios.
Vnculos de actividades.
Diagramas de Gantt.
Diagramas de redes.
Rutas crticas.
Informacin de recursos.
Informacin de costos.
Lneas bases.
Informes predefinidos.

En Project, un proyecto (tambin llamado Plan de Proyecto) es una serie de tareas que
tpicamente requieren la utilizacin de varios recursos. Estas tareas estn asociadas a:

Metas especficas y medibles.

Tareas
Periodos de tiempos especficos.
Uso de recursos (Gente, Dinero, Maquinaria, Materiales).

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administracin de proyectos es una disciplina que se encarga de analizar las

caractersticas de los proyectos con el objetivo de definir sus tareas, organizarlas,
ejecutarlas y controlarlas. Un objetivo de esta disciplina es evitar sorpresas durante la
ejecucin de proyectos. Esta disciplina normalmente trata con los siguientes aspectos:

Actividades requeridas para los proyectos.

Asignacin de tiempos.
Presupuestos.
Uso de recursos.
Seguimiento
Generacin de informes.
Anlisis de rendimientos y tendencias.

Segn Yamal Chamoun, La administracin de proyectos es la aplicacin de

conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades de un proyecto,
con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los
involucrados.

6
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los proyectos normalmente pasan por un ciclo que abarca el inicio, su desarrollo a travs
de varias fases, y la terminacin o cierre. En la figura siguiente se resume el ciclo de vida
de un proyecto.

Ejecucin
Nivel
Planificacin
de Actividad
Control
Inicio Cierre

Inicio..
tiempo......
fin

Para cada fase o etapa de un proyecto durante su ciclo de vida Project dispone de varias
facilidades de apoyo.

PLANIFICACION Y PROJECT

Las facilidades de Project podran no aprovecharse ptimamente si los proyectos no se

planifican adecuadamente. Hay varios aspectos que pueden facilitar las actividades de
planificacin en Project: conocimientos de conceptos fundamentales de proyectos,
experiencias previas en planificacin, participacin en proyectos similares, experiencias
tcnicas, etctera.

Si no se tiene cuidado con esos aspectos al momento de la planificacin de los

proyectos, los resultados con Project (y cualquier otra aplicacin de gestin de
proyectos) pueden ser muy desalentadores.

Planificacin Control
Inicio Cierre

Ejecucin

7
En la figura anterior se muestra un enfoque de los procesos involucrados durante la
administracin de un proyecto. Se puede observar que la Planificacin es solo una parte de
toda la administracin (las otros procesos son Inicio, Control, Ejecucin y Cierre). Las
actividades de la Planificacin se pueden resumir segn la siguiente figura.

Definicin del alcance

Especificacin del Definicin de tareas

alcance

Planificacin de recursos Ordenacin de tareas

Estimacin de tiempos Programacin de tareas

Definicin de
Estimacin de costos presupuesto

Planificacin general

La flecha mostrada en la figura seala en que parte de la Planificacin se enmarca este

curso. Con esto se quiere mostrar que la utilizacin de Project es solamente la aplicacin
de una herramienta (una gran herramienta) en las actividades de gestin de proyectos.

EL ENTORNO DE PROJECT

El entorno de la aplicacin Project es similar al de otras aplicaciones bastantes conocidas de

Office como Word, Excel o PowerPoint. La interfaz grafica para usuarios de Project 2010
utiliza los conceptos que tienen las aplicaciones de Office 2007. Se han sustituido los
tradicionales mens y barras de herramientas por la cinta de opciones.

La Cinta de Opciones

La cinta de opciones es la forma en la cual Project 2010 agrupa y presenta sus comandos y
facilidades de gestin de proyectos. Al seleccionar cualquiera de las opciones disponibles
en la cinta, se presentaran automticamente los comandos asociados a la opcin
seleccionada.

Los comandos y facilidades de Project (a menudo llamados botones) en cada opcin se

presentan agrupados u organizados lgicamente por su funcionalidad. Esto permite al
usuario inferir ms fcilmente la ubicacin de esos comandos.

8
Cada una de las opciones en la cinta de opciones se presenta en forma de ficha, (segn
nomenclatura de Project 2010). Los nombres de las fichas son las siguientes:

Tarea
Recursos
Proyecto
Vista y
Formato

En la tabla que se presenta a continuacin se describe brevemente lo relacionado con cada

una de estas fichas.

Ficha Contenido
Tarea Contiene botones que permiten agregar, dar formato y
trabajar con tareas.
Recurso En la ficha Recurso se encuentran botones que
facilitan las tareas de administracin de los recursos que
realizan el trabajo en un proyecto.
Proyecto Esta ficha permite manejar funciones de proyecto
avanzadas como propiedades, programacin e informes.
Vista La ficha Vista permite, entre otras opciones, seleccionar
las diferentes vistas disponibles en Project 2010.
Tambin permite personalizar cualquier vista que se
desee.
Formato Los botones de la ficha Formato le ayudan a personalizar
el texto, las columnas, los colores y otros elementos de
cada tipo de vista.

La Ficha Archivo

Project 2010 incluye la Ficha Archivo que reemplaza al Botn de Microsoft Office de la
versin 2007 Microsoft Office System. Esta ficha tambin es conocida como Backstage.

La Ficha Archivo tambin reemplaza al men Archivo incluido en algunos programas

como Microsoft Office System 2007 y Microsoft Office 2003. Esto tiene la ventaja de
estandarizar la forma como se utilizan las facilidades de las aplicaciones de Office.

La Ficha Archivo se encuentra al lado izquierdo de las fichas que conforman la cinta de
opciones (esquina superior izquierda).

Al hacer clic en la ficha Archivo, aparece la Vista Backstage de Microsoft Office Project.
Esta vista permite administrar informacin importante de los archivos Project.

9
Las opciones disponibles para la gestin de archivos en la vista Backstage son las
siguientes:

Guardar
Guardar como
Abrir
Cerrar
Informacin
Reciente
Nuevo
Imprimir
Guardar y enviar
Ayuda
Opciones
Salir

La figura que se presenta a continuacin muestra parte de la Vista Diagrama de Gantt.

Esta vista es la que aparece por defecto cuando se activa la aplicacin Project. Todas las
opciones y comandos estn distribuidos en lo que se conoce como la Cinta de Opciones.

10
 Ejercicio # 1
Reconocimiento del Entorno de Project 2010

Cree un directorio para guardar los resultados de los ejercicios a desarrollar. Podra ser
conveniente crear el directorio o carpeta en el escritorio.

Los ejercicios pueden copiarse luego a su disco personal para repaso de conceptos.

Active Project 2010.

Cree un archivo de nombre R1-Reconocimiento del Entorno Project 2010 A.
Presione en la Esquina Superior Izquierda la Ficha Archivo (Ficha de color Verde).
Indique cuales opciones aparecen al presionar esta ficha. ________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.

Al presionar la Ficha Archivo se activa la Vista Backstage. Esta Vista contiene

opciones de gestin de archivos.

Indique el nombre de las cinco opciones de la Cinta de opciones que se encuentran al

lado derecho de la Ficha Archivo. __________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique en cul de las fichas listadas en paso anterior se encuentran los siguientes
comandos o facilidades de Project:
o Asignar recursos._________________________________________________.
o Insertar columna. ________________________________________________.
o Actualizar segn programacin. ____________________________________.
o Informacin del proyecto. _________________________________________.
o Establecer Lnea de Base. _________________________________________.
o Informes visuales. ________________________________________________.
Indique en que Ficha/Grupo de comandos se encuentran los siguientes comandos o
facilidades de Project.
o Programar manualmente. ________________________________________.
o Auto programar. ________________________________________________.
o Actualizar segn programacin. ____________________________________.
o Esquema. _______________________________________________________.
o Asignar recursos. ________________________________________________.
o Informacin del proyecto. _________________________________________.
o Establecer Lnea base. ____________________________________________.
o Informes visuales. ________________________________________________.
Utilice la Ayuda de Project para definir lo que es una Vista Diagrama de Gantt.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.

11
 Escriba el nombre de cinco vistas presentadas por defecto en la Barra de vistas,
adems escriba el nombre de cinco vistas distintas mostradas en Ms vistas (no
mostradas por defecto).

Vistas mostradas por defecto Vistas en Mas vistas

Describa como ocultar/mostrar los iconos (aparecen por defecto al lado izquierdo)
que representan las Vistas de Project. _______________________________________
______________________________________________________________________.
Liste el nombre de la tabla activa al seleccionar las siguientes vistas:
Hoja de Recurso. ___________________________________________________.
Calendario._________________________________________________________.
Diagrama de Red.__________________________________________________.
Diagrama de Gantt.__________________________________________________.
Hoja de tareas.__________________________________________________.
Indique tres tablas que aparecen por defecto en la Vista Diagrama de Gantt que no
estn en la lista de tablas que aparecen por defecto en la Vista Hoja de Recursos ____
___________________________________________________________________.
Desde la ficha Proyecto seleccione la opcin Informacin del proyecto. Liste cuatro
campos que aparecen en el cuadro de dialogo que aparece. _______________________
___________________________________________________________________.
Describa a que se refieren los campos Fecha de Comienzo y Fecha de Fin del Cuadro
de Dialogo Informacin del proyecto.
o ________________________________________________________________
________________________________________________________________.
o ________________________________________________________________
________________________________________________________________.
Asegrese de estar en la vista Diagrama de Gantt.
Active la ficha Proyecto.
Observe que por defecto las fechas mostradas en la Escala Temporal se corresponden
a la fecha del da actual. Solicite al facilitador que comente al respecto.
Indique en el cuadro de dialogo Informacin del proyecto que la Fecha de comienzo
del proyecto es el 15/12/12. Presione Aceptar.
Observe que ahora las fechas mostradas en la Escala Temporal se corresponden a la
fecha asignada como inicio del proyecto.
En el grupo de comandos Tareas de la ficha Tarea seleccione el Modo Programar
manualmente. Solicite al facilitador que comente respecto a esta accin.
Cargue las siguientes actividades: Tarea1, Tarea2, Tarea3, Tarea4, y Tarea5.
Indique cual es la Duracin asignada por Project a cada actividad. _______________.

12
 Asigne a las actividades Tarea1, Tarea2, Tarea3, Tarea4, y Tarea5 duraciones de 2,
4, 6, 8, y 10 das respectivamente. Indique los efectos de agregar estas actividades.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Vea las Estadsticas del Proyecto y antelas en la tabla siguiente.

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Guarde y cierre el archivo.

Cree un archivo de nombre R1-Reconocimiento del Entorno Project 2010 B.
Indique en el cuadro de dialogo Informacin del proyecto que la Fecha de comienzo
del proyecto es el 15/12/12.
Asegrese de estar en la vista Diagrama de Gantt. Active la ficha Tarea.
En el grupo de comandos Tareas seleccione el Modo Autoprogramar.
Cargue las siguientes actividades: Tarea1, Tarea2, Tarea3, Tarea4, y Tarea5.
Indique cual es la Duracin asignada por Project a cada actividad. _______________.
Indique la diferencia de esta asignacin respecto a la duracin asignada cuando la
programacin es manual (Programar manualmente). __________________________
______________________________________________________________________.
Asigne a las actividades Tarea1, Tarea2, Tarea3, Tarea4, y Tarea5 duraciones de 2,
4, 6, 8, y 10 das respectivamente. Indique los efectos de agregar estas actividades.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Agregue la tarea Tarea6 con Duracin de 10 das y programada manualmente.
Describa la diferencia en la forma de las barras con respecto a la Tarea5. ___________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Elimine la Tarea6.
Vea las Estadsticas del Proyecto y antelas en la tabla que se presenta a continuacin.
Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo
Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Explique la razn de las diferencias entre estas estadsticas y las registradas

anteriormente. _______________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________.

Guarde y cierre el archivo.

13
 TABLAS Y VISTAS

En Project los datos cargados para los proyectos son almacenados en una gran base de
datos compuesta por muchas tablas relacionadas.

Las tablas son las estructuras que Project utiliza para almacenar los cargados
para el proyecto. Estas tablas son presentadas en forma de hoja de clculo (tipo
Excel): informacin organizada en filas y columnas. Cada columna representa
alguno de los diversos campos que contienen informacin del proyecto.

La informacin de las tablas de Project se hace disponible a travs de una gran variedad de
vistas.

Las vistas son facilidades incluidas en Project que permiten obtener o

presentar la informacin cargada en los proyectos desde diferentes
perspectivas o formatos.

La informacin que es presentada en una vista puede ser configurada segn los
requerimientos o preferencias del usuario. As mismo la informacin que es presentada en
una tabla tambin puede ser configurable: se puede eliminar o incluir campos en una tabla,
por ejemplo. A continuacin se presentan nombres de algunas vistas (solo cuatro) de las
disponibles en Project, pero pronto se ver que Project incluye muchsimas vistas ms.

Base de Datos Muchas Vistas

Diagramas de Gantt

Diagramas de Redes

Tablas
Relacionadas
Uso de Recursos

Uso de tareas

14
En Project 2010 se han incluido nuevas vistas que pretenden aumentar las facilidades y
flexibilidades en la administracin de proyectos. Entre las nuevas vistas estn:

Escala de tiempo
Organizador de equipo
Backstage

Por defecto Project presenta en primer plano algunas de las vistas que se supone son
utilizadas ms frecuentemente. Las otras vistas pueden ser accedidas desde las opciones de
ms vistas. Esto se ver pronto en los ejercicios de las prximas secciones.

Las vistas disponibles en la aplicacin MS Project 2010 se clasifican en tres grandes

categoras:

Vistas de hojas.
Vistas graficas y de diagramas y
Vistas de formulario.

Las vistas de hoja o tablas se caracterizan por presentar la informacin de tareas o

recursos en forma de filas y columnas (tipo Excel). La principal caracterstica de una vista
grafica o de diagrama es la utilizacin de grficos o diagramas para presentar la
informacin del proyecto. Las vistas de formularios muestran informacin del proyecto en
un formato que presenta detalles especficos acerca de una tarea o un recurso a la vez.

Las vistas de Project pueden mostrar la informacin en formato individual o en formato

combinado. Una vista individual es una nica hoja, diagrama, grafico o formulario,
mientras que una vista combinada muestra dos vistas individuales de manera conjunta.

15
 Ejercicio # 2
Revisin de Vistas y Tablas

Abra el archivo R1-ReconocimientodelEntornoProject2010 B.

Grabe el archivo como R2-Revision de Tablas y Vistas.
Active la Vista Diagrama de Gantt. Asegrese de tener activa la Tabla Entrada.
Indique los nombres de las columnas o campos que contiene la Tabla de datos de la
tabla activa. ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Active la Vista Gantt de Seguimiento.
Indique los nombres de las columnas o campos que contiene la Tabla de datos de esta
vista.__________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Active la Vista Hoja de recursos.
Indique los nombres de las columnas o campos que contiene la Tabla de datos de esta
vista.__________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Regrese a la Vista Diagrama de Gantt.
Cambie la Tabla activa para esta Vista (Tabla Entrada) por la Tabla Costo.
Indique los nombres de las columnas o campos que contiene esta Tabla de datos de
datos ._________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique a que se refiere la columna Costo Total. _______________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cmbiese a la Tabla Seguimiento. Indique a que se refiere el Campo Fin Real.
______________________________________________________________________.
Active la Barra de Vistas. Presione Ms vistas.
Indique la cantidad de vistas que se encuentran listadas en Ms vistas. _____________.
En Mas Vistas seleccione la Vista Asignacin de Recursos.
Desactive la Barra de Vistas. Indique el nombre de las vistas que incluye la Vista
Asignacin de Recursos. ________________________________________________.
Revise con el facilitador las caractersticas de esta Vista. Indique que es una Vista
combinada. ____________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Regrese a la Vista Diagrama de Gantt y seleccione (con ayuda del Facilitador) otra
Vista Combinada. Anote el nombre de la nueva vista_________________________.
Guarde el archivo y cirrelo.

16
 UNIDAD II
DESARROLLO DE UN PLAN DE PROYECTO
En esta unidad se trataran algunos conceptos fundamentales que deben ser observados
durante la programacin de un proyecto. Es necesario que todos los involucrados en un
proyecto estn relacionados con esos conceptos.

PLAN DEL PROYECTO

En Project un Plan de Proyecto se refiere al archivo que contiene todos los datos
relacionados al proyecto: datos de programacin de las fechas de comienzo y finalizacin
de las tareas, datos de costos, calendarios y datos de recursos, entre otros datos.

El desarrollo del plan de proyecto requiere la mayor participacin de los responsables de

ejecutar el proyecto, ya que son los que normalmente tienen dominio de los requerimientos
y caractersticas de cada actividad (duracin, vinculacin, etc.).

Un aspecto tpico del desarrollo del plan de proyecto es la constante revisin y

modificacin de lo que se ha hecho hasta un momento dado. Es una actividad que requiere
mucha retroalimentacin y ajustes. Hay varias razones que pueden demandar cambios al
plan que se desarrolla: se comprende mejor el alcance del proyecto, se conocen ms
detalles de una actividad, se presentan cambios de alcance, etctera.

Al finalizar el desarrollo del Plan de proyecto se debe generar o establecer el Plan base.
Un plan de lnea base es el plan original que se guarda y se utiliza para monitorear y
controlar el progreso del proyecto.

IDENTIFICACIN DE INFORMACIN BSICA

Un plan de proyecto en Project comprende y requiere de muchas piezas de informacin

que deben tenerse al momento del desarrollo del proyecto. Es conveniente, por ejemplo,
conocer el periodo estimado del desarrollo del proyecto, esto es, conocer las fechas
estimadas de inicio y de fin. As mismo para propsitos de organizacin y documentacin,
puede ser necesario conocer informacin como: tipo y propsitos del proyecto, empresa
ejecutante y empresa cliente. A continuacin se muestra una lista de informacin bsica
requerida al desarrollar un plan de proyecto:

Fecha de inicio del proyecto.

Fecha de fin del proyecto.
Duracin estimada del proyecto.
Costos aproximados.
Horarios o disponibilidad de los recursos.
Calendarios de actividades.

17
Adems de las unidades de informacin bsicas que se requieren para desarrollar un plan de
proyecto, se debe tener conocimientos fundamentales de conceptos que condicionan su
programacin. A continuacin se presenta una lista de varios de esos conceptos:

Tareas predecesoras y sucesoras.

Tareas resumen.
Vinculacin de tareas.
Holguras.
Delimitacin de tareas.
Recursos y tipos de recursos.
Costos y tarifas de los recursos.
Diagramas de Gantt.
Rutas crticas.
Plan base.

En los dos ejercicios que se presentan a continuacin se pretende identificar algunas partes
fundamentales y de inters en un proyecto.

En los ejercicios que siguen tambin se muestra que Project incluye varias de crear planes
de proyectos:

A partir de Plantillas disponibles localmente.

Utilizando un plan de proyecto de un proyecto existente.
Desde plantillas disponibles desde Office.com.

Una plantilla es un formato de archivo de Project que permite reutilizar planes de

proyectos existentes como base para crear nuevos planes de proyectos.

La utilizacin de plantillas y/o planes de proyectos disponibles y en Project podra permitir

ahorrar tiempos en el desarrollo y planificacin de proyectos.

Se podra considerar que utilizar plantillas y planes de proyectos existentes se refiere a lo

mismo. Sin embargo, hay que considerar, que las plantillas tienen definidos valores ceros
para muchos campos del proyecto, mientras que los proyectos existentes tienen valores de
que corresponden a la programacin de esos proyectos.

Para utilizar las plantillas que se encuentran disponibles desde Office.com se debe tener
conexin a internet.

18
 Ejercicio # 3
Identificacin de Componentes de un Plan de Proyecto

Haga clic en la ficha Archivo.

Seleccione Nuevo.
En este momento aparecen tres opciones a partir de las cuales se puede crear un
proyecto nuevo. Liste esas opciones.
o ________________________________________________________________.
o ________________________________________________________________.
o ________________________________________________________________.

La forma de acceder a las plantillas es considerablemente distinta en Project 2010

respecto a Project 2007.

o Si se tiene conexin a internet puede seleccionar una plantilla desde Office.com.

o Se puede seleccionar una Plantilla propia.
o Puede seleccionar una plantilla desde Plantillas recientes (Si existe alguna).

Seleccione desde la carpeta de trabajo suministrada (Archivos de Soporte) el archivo

ArchivoProjectEjercicio3.
Grabe la plantilla como R3-IdentificacionDePartesDeUnProyecto en su carpeta de
resultados.
Identifique con apoyo del facilitador partes bsicas del proyecto que se presenta.
o Indique cuantas tareas tiene cargada el proyecto. ________________________.
o Indique que significan las flechas que unen las barras en la vista Diagrama de
Gantt. __________________________________________________________.
o Indique que significan los iconos que aparecen en la columna Indicadores. ___
________________________________________________________________.
o Revise la informacin presentada por varias vistas (Calendario, Diagrama de
Gantt, Hoja de Recursos, por ejemplo).

La intencin es mostrar que Project puede presentar la informacin que

contiene en su base de datos en diferentes formatos.

o En la vista Diagrama de Gantt identifique las fechas de inicio y fin del

proyecto: ______________, ______________.
o Indique tres formas de ver esta informacin: ____________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________.
o Active la vista Gantt Seguimiento.
o Ubquese en la primera tarea del proyecto.
o Consulte al facilitador como utilizar la opcin Desplazarse a tarea.

19
 o Indique que sucede cuando se utiliza esta opcin_________________________
________________________________________________________________.
o Muestre (haciendo doble clic) el nombre completo de las tareas. Consulte al
facilitador.
o Consulte al facilitador la razn por la cual no se ven las sub tareas del proyecto.
o Describa como ver todas las sub tareas. ________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________.
o Aplique un filtro para mostrar solo hitos del proyecto. Consulte al facilitador.
o Active la vista Calendario. Revsela con el facilitador. Indique la diferencia
entre las barras que se presentan. _____________________________________
________________________________________________________________.
o Revise la informacin en cuadro de dialogo Informacin del proyecto. Indique
lo siguiente:
Fecha de fin del proyecto. _________________________________.
Nombre del calendario del proyecto. _________________________.
o Cambie la fecha de inicio del proyecto para el lunes siguiente. Indique la nueva
fecha de fin del proyecto. __________________________________________.
o En la vista Diagrama de Gantt indique que representa la informacin que
aparece al lado de las barras azules. ___________________________________.
o Active la vista Hoja de recursos. Revsela con el facilitador. Indique el nombre
de cuatro recursos utilizados en este proyecto____________________________
________________________________________________________________
o Indique cunto gana cada recurso por hora de trabajo _____________________.
o Indique que significa un recurso en color rojo. ___________________________
________________________________________________________________.
o Revise las Estadsticas del proyecto. Consulte al facilitador. Indique cuanto es
el costo del proyecto_______________________________________________.
Regrese a la vista Diagrama de Gantt.
Indique cuantos niveles de fecha tiene la Escala temporal_______________________.
Indique las unidades de fecha que muestra la Escala temporal___________________.
Muestre tres niveles en la escala temporal: trimestres, meses, semanas.
Describa la utilidad que puede tener esta configuracin. _________________________
______________________________________________________________________.
Grabe el archivo y cirrelo.

20
 Ejercicio # 4

Identificacin de Informacin Bsica

Este ejercicio es complemento del ejercicio anterior, pretende mostrar ms informacin

bsica a considerar en el desarrollo de un plan de proyecto.

Abra el archivo R3-IdentificacionDePartesDeUnProyecto. Gurdelo como

R4-IdentificacionDeInformacionBasica.
Seleccione Proyecto > Informacin del proyecto.
Asegrese que el campo Fecha de hoy tiene la fecha del da de hoy. Antela. ______.
Presione el botn Estadsticas.
o Indique el costo del proyecto. _______________________________________.
o Indique en que unidades monetarias estn representados los costos. ________.
o Indique cuantas horas de trabajo tiene asignado el proyecto. ______________.
Cierre las Estadsticas del proyecto.
Observe que cada tarea en la vista Diagrama de Gantt tiene asignado un nmero que
la identifica (Identificador de la tarea). Indique cual es el identificador del Hito
Asignar los fondos recibidos. _____________________________________________.
Utilice el cuadro de dialogo Informacin del Proyecto para adelantar el inicio del
proyecto 3 das, respecto a la Fecha de hoy. Indique la fecha asignada _____________.
Utilice el cuadro de dialogo Informacin del Proyecto para retrasar el inicio del
proyecto 3 das, respecto a la Fecha de hoy. Indique la fecha asignada_____________.
Seleccione Archivo > Informacin.
En Informacin del proyecto (ubicado en el lado derecho) seleccione Propiedades
avanzadas (la otra opcin es Estadsticas del proyecto).
o Presione la pestaa Resumen.
o Liste los campos que contiene el cuadro de dialogo que aparece. ____________
________________________________________________________________
________________________________________________________________.
o Indique para que pueden ser tiles estos campos. _________________________
________________________________________________________________.
o Agregue informacin en los primeros seis campos.
Con la asistencia del facilitador verifique que la informacin incluida influye en la
presentacin de los informes de Project.
o Seleccione Proyecto > Informes.
o Seleccione en la categora de informes Generales el informe Resumen del
proyecto.
o Asegrese de reconocer que la informacin incluida en las propiedades del
archivo se reflejan en el informe.
o Salga de los informes.
o Modifique nuevamente la informacin de propiedades del archivo y verifique
que los cambios se reflejan en el informe Resumen del proyecto.
Guarde y cierre el archivo.

21
 CREACION DE UN PROYECTO

La aplicacin Project 2010 incluye varias formas de desarrollar proyectos de cualquier

naturaleza o de propsitos generales. En una seccin anterior se ha mencionado que en la
creacin de proyectos puede ser de gran ayuda tanto la utilizacin de informacin de
proyectos ya definidos o desarrollados, as como tambin la utilizacin de Plantillas.

Al utilizar plantillas muchos de los campos de los proyectos tienen asignados valores cero.
Esto es una diferencia importante con respecto a la utilizacin de proyectos ya
desarrollados en la empresa, los cuales posiblemente tengan informacin del momento en
que fueron desarrollados o actualizados.

Desarrollar planes de proyectos a partir de planes o plantillas ya existentes puede tener

varias ventajas:

Ahorros de tiempo,
Disminucin de costos,
Aprovechamiento de experiencias y lecciones aprendidas.

Las actividades a realizar para desarrollar un plan de proyecto incluyen entre otras las
siguientes:

Configurar informacin bsica al proyecto:

o Fechas de inicio.
o Calendarios.
o Propiedades de archivos.
Crear las actividades.
Asignar duraciones a las actividades.
Establecer relaciones de precedencia entre las tareas.
Identificar tareas crticas y rutas crticas.
Asignar recursos.
Aplicar ajustes.
Resolver conflictos.
Formatear el plan de proyectos para una mejor organizacin y visualizacin (agregar
nmeros de esquemas o asignar EDT)
Establecer la Lnea de Base del proyecto.

Es muy importante que el programador del proyecto tenga dominio de vistas bsicas como
Diagrama de Gantt, Hoja de Recursos, Gantt de seguimiento. Adems es muy importante
que el programador conozca las implicaciones de las configuraciones por defecto de
Project.

En los ejercicios que se presentan en las prximas secciones se muestra como realizar cada
una de estas actividades.

22
 Ejercicio # 5

Creacin de un Plan de Proyecto

Cree un archivo Project y asgnele el nombre R5-CreaciondePrimerProyecto.

Asegrese de que las tareas se estarn programando automticamente (ver lnea de
estado en la parte inferior izquierda del archivo). En el caso de estar programadas
manualmente, cambie a la forma automtica, segn se muestra a continuacin.
o Presione la ficha Tarea.
o En el grupo de comandos Tareas, seleccione la opcin Modo para cambiar a
programacin automtica (Autoprogramar).
o Verifique en la lnea de estado el cambio realizado.
Asegrese que la opcin de programacin Vincular automticamente las tareas
insertadas o desplazadas se encuentra desactivada. Consulte al facilitador.
Escriba cinco macro actividades para organizar la fiesta de fin de ao de su compaa:
o Confirmar presupuesto (duracin 2 das).
o Seleccionar festejo (duracin 9 das).
o Contratar msica (duracin 5 das).
o Realizar fiesta (duracin 1 das).
o Cerrar proyecto (duracin 3 das).

Indique que la Fecha de Inicio del proyecto es el 30 de noviembre del 2012.

Identifique en la ficha Tarea el smbolo de Vincular tareas. Consulte al facilitador.
Indique la fecha de fin del proyecto__________. Indique cmo obtuvo esa fecha____
______________________________________________________________________.
Indique dos formas adicionales (a ver si recuerda) de obtener la fecha de fin del
proyecto. ______________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique que todas las tareas tienen vinculacin Fin-Comienzo. Pregunte al facilitador.
Indique la nueva fecha de fin del proyecto. Explique la razn del cambio. ___________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Para cada tarea del proyecto haga doble clic y confirme en la pestaa Predecesoras la
tarea con la cual est vinculada:
o Confirmar presupuesto______________________________________________
o Seleccionar festejo_________________________________________________
o Contratar msica __________________________________________________
o Realizar Fiesta ____________________________________________________
o Cerrar proyecto ___________________________________________________
Cambie la Fecha de inicio del proyecto: ahora es el 15/11/12. Asegrese de reconocer
los cambios a lo largo de la Escala temporal y en las fechas del proyecto.
Indique la nueva fecha de fin del proyecto, y la razn del cambio. _________________
______________________________________________________________________.

23
 Modifique su archivo de manera que ahora tenga un mnimo de 6 tareas sumarias. La
tabla a continuacin muestra la estructura de las actividades.

Tareas del Proyecto

Realizar Fiesta
Confirmar Presupuesto Solicitar Presupuesto
Obtener Presupuesto
Seleccionar Festejo Definir perfil del festejo
Preparar Concursos
Contratar Msica Definir Estilo de Msica
Contratar Msicos
Realizar Fiesta Preparar Logstica
Dar Bienvenida
Cerrar Proyecto Cierre de Contratos
Cierre Administrativo

Asegrese que cada tarea sumaria (a excepcin de la primera) est vinculada FC con la
siguiente tarea sumaria. No debe haber sub tareas vinculadas con tareas sumarias.
Adems, dentro de cada tarea sumaria, las tareas deben estar vinculadas FC.
Asegrese que la duracin del proyecto es de 10 das.
Para las siguientes tareas haga doble clic y confirme en la pestaa Predecesoras la
tarea con la cual est vinculada:
o Confirmar presupuesto______________________________________________
o Contratar msica __________________________________________________
o Realizar Fiesta ____________________________________________________
En la ficha Vista seleccione la opcin Esquema (Grupo de Comandos Datos).
Seleccione consecutivamente Nivel de esquema 1, Nivel de esquema 2 y Todas las
sub tareas. Describa lo que sucede. ____________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Anote la duracin, costo, y fecha de fin del proyecto: ________, ________, _______.
Anote la cantidad de horas asignadas al proyecto_______________________________.
Indique el calendario por el cual se rige el proyecto_____________________________.
Grabe el archivo y cierre el archivo.

24
 Ejercicio # 5B

Creacin de un Plan de Proyecto

Este ejercicio pretende mostrar como las opciones de configuracin de Project puede
afectar la programacin del proyecto. Para tal fin se cargan las mismas actividades del
ejercicio anterior, pero con otras condiciones.

Cree un archivo Project y asgnele el nombre R5-CreaciondePrimerProyecto B.

Asegrese que las tareas se estarn programando automticamente.
Asegrese que la opcin de programacin Vincular automticamente las tareas
insertadas o desplazadas se encuentra activada.
Escriba cinco macro actividades para organizar la fiesta de fin de ao de su compaa:
o Confirmar presupuesto (duracin 2 das).
o Seleccionar festejo (duracin 9 das).
o Contratar msica (duracin 5 das).
o Realizar fiesta (duracin 1 das).
o Cerrar proyecto (duracin 3 das).

Indique que la Fecha de Inicio del proyecto es el 30 de noviembre del 2012.

Indique que todas las tareas tienen vinculacin Fin-Comienzo.
Cambie la Fecha de inicio del proyecto: ahora es el 15/11/12.
Modifique su archivo de manera que ahora tenga un mnimo de 6 tareas sumarias. La
tabla a continuacin muestra la estructura de las actividades.

Tareas del Proyecto

Realizar Fiesta
Confirmar Presupuesto Solicitar Presupuesto
Obtener Presupuesto
Seleccionar Festejo Definir perfil del festejo
Preparar Concursos
Contratar Msica Definir Estilo de Msica
Contratar Msicos
Realizar Fiesta Preparar Logstica
Dar Bienvenida
Cerrar Proyecto Cierre de Contratos
Cierre Administrativo

Asegrese de reconocer que las vinculaciones ahora son distintas respecto a la forma de
vincularse las tareas en el ejercicio anterior.
Anote la duracin, y fecha de fin del proyecto: ________, ________.
Desactive la opcin Vincular automticamente las tareas insertadas o desplazadas.
Grabe el archivo y cierre el archivo.

25
 VINCULACIONES

La vinculacin entre dos tareas define una dependencia entre sus fechas de comienzo
y de fin. Una vez que las tareas se crean en un proyecto, es preciso vincularlas:
establecer una dependencia entre las tareas. Vincular una tarea con otra implica conocer
cul ser la tarea predecesora, y cul ser la tarea sucesora.

Muy difcilmente todas las actividades requeridas en un proyecto puedan ejecutarse al

mismo tiempo. Algunas actividades requieren que otras se completen antes de poder
iniciarse. Otras requieren iniciar al mismo tiempo que otras. La forma de vincular las tareas
del proyecto determinara considerablemente la duracin del plan de proyecto.

En Project se tienen cuatro formas de vinculacin de tareas: Fin-Comienzo (FC),

Comienzo-Comienzo (CC), Comienzo-Fin (CF) y Fin-Fin (FF). La primera letra en la
vinculacin FC, se refiere al Fin de la tarea predecesora, mientras que la segunda letra se
refiere al Comienzo de la tarea sucesora. Esta misma nomenclatura se utiliza para el resto
de las formas de vinculacin. A continuacin se presenta una tabla con detalles de las
distintas vinculaciones disponibles en Project.

Vinculaciones disponibles en Project

Tipo Descripcin
Fin a Comienzo FC
La tarea sucesora no puede comenzar hasta que se haya
completado la tarea predecesora. Una posposicin puede
adelantar o retrasar el inicio de la tarea sucesora.
Comienzo a Comienzo CC La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience
la tarea predecesora.

La tarea sucesora puede comenzar en cualquier momento

despus de comenzar la tarea de la que depende. El tipo de
vnculo CC no requiere que ambas tareas comiencen
simultneamente.
Fin a Fin FF La tarea sucesora no se puede completar hasta que se
haya completado la tarea predecesora.

La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento

despus de completarse la tarea de la que depende. El tipo de
vnculo FF no requiere que ambas tareas se completen
simultneamente.
Comienzo a Fin CF La tarea sucesora no se puede completar hasta que
comience la tarea predecesora.

La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento

despus de que comience la tarea para la que depende. El tipo
de vnculo CF no requiere que la finalizacin de la tarea
dependiente sea simultnea al comienzo de la tarea en la que
depende.

26
 Ejercicio # 6
Vinculacin entre tareas

Cree el archivo R6-VinculacinEntreTareas.

Agregue 8 tareas al proyecto (desde Tarea1 hasta Tarea8).
Indique que significa vincular tareas _______________________________________
______________________________________________________________________.
Para las Tareas1 y Tarea2 asigne vinculacin Fin-Comienzo. Indique que aparece en
la columna predecesoras de la Tarea2 _____________. Regrese el cambio.
Para la Tarea2 agregue en el campo Predecesoras el valor que tena antes. Indique que
ha sucedido. ___________________________________________________________.
Para las Tareas3 y Tarea4 asigne vinculacin Comienzo-Comienzo. Solicite al
facilitador que explique al respecto.
Para las Tareas5 y Tarea6 asigne vinculacin Fin-Fin.
Para las Tareas7 y Tarea8 asigne vinculacin Comienzo-Fin. Si aparece algn
mensaje, acepte la opcin por defecto y explique la razn del mensaje. _____________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Indique la duracin, inicio, y fin del proyecto__________, __________, ___________.
Confirme las respuestas con el facilitador.
Agregue como primera tarea del proyecto la tarea Proyecto e indique que el resto de
las tareas son sub tareas de esta tarea. Indique los valores para Duracin, Comienzo y
Fin para el proyecto. ________, ______________, _______________.
Aumenta la duracin de Tarea1 a 5 das. Indique que ha cambiado. Observe que los
cambios se resaltan en azul. _______________________________________________
______________________________________________________________________.
Cambie en el campo Duracin de la tarea Proyecto la duracin a 15 das. Si aparece un
mensaje, acepte la opcin por defecto. Indique que ha sucedido. ___________________
______________________________________________________________________.

No debera haber razones para realizar manualmente modificaciones a las tareas

resumen. Sus valores se calculan automticamente a partir de sus sub tareas.

Regrese el cambio.
Indique dos maneras de eliminar las vinculaciones entre tareas. ___________________
______________________________________________________________________.
Utilice la Ayuda de Project para indicar que significan los Tiempos de Retardo y
Tiempo de Adelanto en una vinculacin. ____________________________________
______________________________________________________________________
Haga doble clic en la flecha que vincula a las tareas Tarea1 y Tarea2 y cambie la
vinculacin a CC. Discuta (y anote) con el facilitador los cambios. ________________
______________________________________________________________________.
Regrese el cambio. Guarde y cierre el archivo.

27
 CALENDARIOS

Un aspecto fundamental para el desarrollo de la planificacin y administracin de los

proyectos, es la disponibilidad de los recursos. No todos los recursos requeridos para el
proyecto pueden estar disponibles al mismo tiempo. Por otro lado, algunas restricciones
imponen la disponibilidad de los recursos.

Tambin debe tomarse en cuenta durante el desarrollo de la programacin de los proyectos

aspectos sociales, histricos y culturales como: das feriados, das de fiestas nacionales,
das no laborables incluidos en contratos, vacaciones colectivas, e incluso condiciones
climticas, entre otros.

Los calendarios son los mecanismos de programacin que determinan los perodos
laborables y no laborables para recursos y tareas del proyecto. Project utiliza cuatro tipos
de calendarios: calendarios base, calendarios de proyectos, calendarios de recursos y
calendarios de tareas.

Un calendario base se utiliza como una plantilla en la que se basan los calendarios del
proyecto, los calendarios de los recursos y los calendarios de tareas. El calendario base
define los periodos laborables por defecto para los recursos. Project incluye tres calendarios
bases:

Estndar.
24 horas.
Turno de noche.

Calendarios de Recursos

Para los recursos de tipo trabajo creados en el proyecto se asocian calendarios particulares
los cuales pueden ser modificados segn la disponibilidad de cada recurso. Project crea
automticamente esos calendarios.

Cada calendario tiene definido las horas de trabajo del da y la cantidad de das laborables,
as mismo los calendarios definen las horas de entrada y salida para los diferentes turnos de
trabajo.

El planificador del proyecto debe estar pendiente de las configuraciones de los calendarios
ya que determinan la duracin y costos de los proyectos. Project incluye varias facilidades
de configuracin de calendarios. Entre las facilidades estn:

Visualizacin de das feriados o no laborables.

Configuracin de calendarios para recursos particulares.
Definicin de calendarios para tareas particulares.

28
 Ejercicio # 7
Asignacin de Calendarios

Abra el archivo R5-CreacionDePrimerProyecto.

Grbelo como R7-AsignaciondeCalendarios.
Cree un nuevo calendario que defina los das sbados como das laborables.
Seleccione Proyecto > Cambiar tiempo de trabajo.
Presione el botn Crear calendario (Esquina Superior Derecha).
Escriba Fiesta en el campo Nombre.
Seleccione Hacer una copia del Estndar calendario.
Presione Aceptar.
Asegrese de reconocer que el calendario que ahora tiene activo es Fiesta. Adems
debe estar claro que aun este calendario Fiesta no es el calendario del proyecto.
Observe las leyendas, observe las horas predefinidas (o por defecto).
Discuta el significado de las leyendas con el facilitador.
Tome notas: _________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________.
Presione pestaa Excepciones.
Espere instrucciones para configurar los das sbados como laborables.
En primera fila debajo del campo Nombre escriba Sbados Laborables.
Haga clic en el Campo Comienzo para activar el Botn Detalles.
Presione el botn Detalles.
Active la opcin Periodos Laborables.
En Patrn de repeticin active Semanal y Sbado.
En Intervalo de repeticin indique que la configuracin aplica desde el
inicio del ao 2012.
En Intervalo de repeticin indique que la configuracin aplica hasta el final
del ao 2013. Esto se define en el campo Terminar el.
Presione Aceptar.
Verifique con el facilitador que los das sbados configurados ahora son laborables.
Presione Aceptar.
Explique la razn por la cual en su proyecto aun se ve el da sbado como no
laborable. ___________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________.
Indique la Duracin, el Inicio, y el Fin del proyecto. ________, _________, _______.
Asigne el Calendario Fiesta al proyecto. Para esto utilice el cuadro de dialogo
Informacin del proyecto. Indique la nueva fecha de fin del proyecto. __________.
Explique la razn del cambio de fecha de fin del proyecto.______________________
______________________________________________________________________
_______________________________________________________________ _____.

29
 Indique los nombres de los calendarios que aparecen en la seccin Calendario del
Cuadro de Dialogo Informacin del Proyecto. ________________________
___________________________________________________________________.
Solicite al facilitador las caractersticas de horario de los calendarios que se tienen
actualmente en Project. __________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique que es la Escala temporal. _________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Asocie los Periodos no laborables de la Escala temporal con el calendario Fiesta.
Adems, configure la Escala temporal para que la trama (cualquiera de su
preferencia) de las barras de los das no laborables aparezcan en rojo. Espere
instrucciones del facilitador.
Configure la Escala temporal para que muestre tres niveles de calendario: Meses,
Semanas, y Das (a ver si recuerda como.).
Grabe el archivo.
Compare su archivo con el del instructor.
Cierre el archivo.

30
 Ejercicio # 8
Proyecto Pinta Casa

Cree un archivo de nombre R8-CreacionProyectoPintaCasa.

Confirme que las tareas del proyecto sern programadas automticamente.
El proyecto inicia el da lunes 14 de Abril de 2008. Asigne como calendario base del
proyecto un nuevo calendario identificado como PintaCasa. Este calendario define los
das sbados del 2008 como laborables. Adems el da 17 de abril del 2008 es no
laborable.
Confirme que PintaCasa es el calendario del proyecto.
Incluya las actividades PintaCasa, Comprar Pinturas, y Pintar.
o La actividad PintaCasa se refiere al proyecto total.
o Las tareas Comprar Pinturas, y Pintar son sub tareas de PintaCasa.
La tarea Comprar Pinturas debe completarse antes de que inicie la actividad Pintar.
El proyecto debe considerar las tareas Pintar Paredes Exteriores, Pintar Paredes
Interiores, y Pintar Puertas y Rejas, las cuales pertenecen a la tarea Pintar. Pintar
Paredes Exteriores, Pintar Paredes Interiores comienzan al mismo tiempo. Pintar
Puertas y Rejas se iniciara al finalizar Pintar Paredes Interiores.
Asegrese que su plan de proyecto coincide con el del facilitador.
Presione el signo menos (-) que se presenta antes de una tarea. Indique lo que sucede.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique la duracin del proyecto. _______.
Agregue antes de la tarea Pintar la tarea Reparacin de paredes y remates.
Elimine la vinculacin que tiene la tarea Comprar Pinturas.
Las tareas Comprar Pinturas y Reparacin de paredes y remates deben comenzar
al mismo tiempo (utilice vinculacin Comienzo-Comienzo).
La tarea Pintar ahora debe estar vinculada con Reparacin de paredes y remates
(esta ltima tarea debe finalizar para que inicie Pintar).
Ahora indique que Reparacin de paredes y remates tendr una duracin de 4 das.
Asegrese que la nueva duracin del proyecto es de 6 das.
Explique la razn por la cual Reparacin de paredes y remates teniendo una duracin
de cuatro das inicia un lunes y termina un viernes. ____________________________
______________________________________________________________________.
Asocie el calendario PintaCasa a la Escala Temporal en la opcin de Periodo no
laborable. Defina el color rojo las barras para los das no laborables.

En este momento podr observar la relacin de los das no laborables con la duracin
del proyecto.

Agregue la actividad numero 8: Aplicar remates finales (1 da). Esta actividad esta al
mismo nivel de Pintar, y debe iniciar al finalizar las actividades de pinturas (al finalizar
la tarea sumaria Pintar).

31
 En este momento asegrese que la duracin del proyecto es de 7 das.

Utilice el cuadro de dialogo Informacin de la tarea para modificar las caractersticas

de precedencia de la actividad Aplicar remates finales. Indique que esta actividad
iniciara un da antes de finalizar las actividades de pintura. NO CAMBIE la condicin
de FIN-COMIENZO, por favor.
Observe y comente con el facilitador los valores contenidos en el campo Predecesoras
de la tabla de datos del Diagrama de Gantt.
Fjese en los datos del campo Predecesoras de la tarea Aplicar remates finales.
Indique que significan esos valores. ______________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Observe diferentes panormicas del proyecto:
o Active la Vista Calendario.
o Active la Vista Uso de tareas.
o Active la Vista Uso de recursos.
Observe la duracin total del proyecto. En este momento debe ser de 6 das.
En el cuadro de dialogo Informacin del proyecto seleccione la opcin Estadsticas.
Describa lo que observa. _______________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
__ ___________________________________________________________________.
En el Diagrama de Gantt, con el Mouse apunte a la columna identificada con una i (en
azul). Solicite al facilitador que comente al respecto. Tome notas. _________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Agregue a la tarea Pintar paredes exteriores las sub tareas: Aplicar primera mano y
Aplicar segunda mano.
Estas tareas deben tener una vinculacin Fin-Comienzo. La tarea Aplicar segunda
mano debe iniciar un da despus de finalizar Aplicar primera mano. Explique una
razn para hacer esto e indique si esta configuracin es necesaria. ________________
______________________________________________________________________.
Indique que Aplicar primera mano se llevara 3 das, mientras que Aplicar segunda
mano se llevara dos das.
Sin eliminar Pintar paredes interiores, cmbiela por Pintar espacios interiores.
Agregue a esta ltima tarea dos sub tareas: Pintar Techos y Pintar Paredes. Estas
tareas deben tener vinculacin Fin-Comienzo, con duraciones de uno y dos das
respectivamente.
La tarea Pintar Puertas y Rejas tendr una duracin de 4 das.
Agregue las tareas Solicitar cotizaciones, Analizar Cotizaciones, Preparar orden de
compra, y Comprar pinturas como sub tareas de Comprar pinturas. Estas tareas
tienen vinculaciones Fin-Comienzo y duracin de un da cada una.
Indique la duracin y fecha de fin del proyecto. ____________, ________________.

32
 Incluya la tarea Firmar contrato como la tarea 2 del proyecto. Esta actividad tiene una
duracin de cero das. Describa que observa en el Diagrama de Gantt para esta tarea.
______________________________________________________________________.
Antes de la tarea Firmar contrato incluya la tarea Preparar contrato. Esta tarea tiene
una duracin de 5 das. Cree una vinculacin de esta tarea con Firmar Contrato. Esta
ltima vinclela con Comprar pinturas.
Cambie la vinculacin de la tarea Reparacin de Paredes y Remates. Ahora vinclela
(FC) con la sub tarea Comprar pinturas de la tarea sumaria Comprar pinturas.
Quite las vinculaciones de Reparacin de paredes y remates. Mueva Reparacin de
paredes y remates como la primera tarea de Pintar y vinclela FC con Pintar
paredes exteriores.
Ahora vincule Comprar pinturas de Comprar pinturas con Pintar FC.
Anote la Duracin y Fin del proyecto. _________________, ___________________.
Guarde el archivo.
Cierre el archivo.

33
 RUTA CRTICA

Una ruta crtica es una serie de tareas que deben completarse segn la programacin para
que un proyecto finalice a tiempo. A las tareas que se encuentran en el camino crtico se les
llama tareas crticas. Estas tareas normalmente se muestran en color rojo en los
Diagramas de Gantt.

Tarea crtica: tarea que debe ser completada segn la programacin para que el proyecto
finalice a tiempo. Si una tarea crtica se retrasa, tambin se podra retrasar la finalizacin
del proyecto. La ruta crtica de un proyecto se compone de una serie de tareas crticas.
(Definicin tomada de la ayuda de Project).

No debe considerarse que una tarea sea crtica por su complejidad o dificultad para
realizarla. La criticidad tiene que ver fundamentalmente con la influencia que la tarea puede
tener en la finalizacin del proyecto en el caso de que la tarea se retrase.

Visualizacin de la Ruta Crtica

Project incluye varias facilidades que permiten analizar las tareas crticas y la ruta critica
del proyecto. Entre las facilidades estn varias vistas (Gantt detallado) y algunas opciones
de formato.

En la vista Diagrama de Gantt se puede aplicar un filtro para que solamente muestre las
tareas crticas del proyecto. Tambin se puede utilizar una opcin de formato para que
muestre las tareas crticas del proyecto sin dejar de mostrar el resto de las tareas.

Al activar la vista Gantt detallado se muestran automticamente las tareas crticas y por
tanto la ruta critica del proyecto.

34
 Ejercicio # 9
Visualizacin de la Ruta Crtica

Abra el archivo R8-CreacionProyectoPintaCasa.

Guarde el archivo como R9-RutaCritica.

Project incluye varias facilidades para mostrar las tareas crticas de un proyecto.
A continuacin se presentan varias de ellas:

Active la ficha Formato.

En el grupo de comandos Estilos de Barra marque la casilla Tareas crticas.

En este momento varias barras de tareas han cambiado a color rojo. Estas tareas
son las tareas crticas del proyecto.

Indique cuantas son. _________.

Indique cuales son. ______________________________________________________
______________________________________________________________________.
Regrese el cambio.

Ahora se va a mostrar una segunda forma de identificar tareas crticas.

Active la ficha Vista.

En el grupo de comandos Datos aplique el filtro Tareas criticas.

Indique cuantas son. _________.

Indique cuales son. ______________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique que diferencia hay con respecto a la primera forma de mostrar la ruta critica.
______________________________________________________________________
_____ ________________________________________________________________.
Regrese el cambio y aplique nuevamente la primera forma de mostrar la ruta crtica.
Asegrese que su Diagrama de Gantt coincide con el del facilitador.

Un aspecto a considerar respecto de la ruta crtica, es que puede cambiar

frecuentemente durante la gestin del desarrollo de un proyecto (la ruta crtica es
dinmica). Entre los aspectos que pueden modificar la ruta crtica estn:

Finalizacin de alguna tarea.

Cambios en la asignacin de recursos.
Cambios en las vinculaciones de las tareas.

Active la vista Gantt detallado.

35
 En el caso de no ver las barras del diagrama, consulte al facilitador como utilizar
el botn Desplazarse a la tarea.

Agregue la lnea de Fin del Proyecto al Gantt Detallado.

Indique la duracin y fecha de fin del proyecto. _________, _____________________.
Desde la columna Agregar nueva columna agregue el campo Margen de demora
total.
Indique cuales tareas tienen Margen de demora. ______________________________
______________________________________________________________________.

Margen de demora: perodo de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que
afecte a otras tareas o a la fecha de finalizacin del proyecto. La demora permisible es
el perodo de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para
otra tarea. El margen de demora total es el perodo de tiempo que se puede posponer
una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de finalizacin del proyecto.
(Definicin tomada de la ayuda de Project).

Observe que la informacin mostrada en esta columna es consistente con el grafico.

Cambie la duracin de Aplicar segunda mano a 20 horas (20 h). Indique que pasa con
los mrgenes de demora para las tareas. ____________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.

Recuerde que Project coloca en azul las modificaciones que se dan en el plan del
proyecto cuando se producen modificaciones o acciones de edicin. En este caso
cambiar la duracin ha generado varios cambios. Asegrese de reconocer estos cambios
visualmente.

Cambie la duracin de Aplicar segunda mano a 24 horas (24 h). Indique que pasa con
los mrgenes de demora para las tareas y con la ruta critica. _____________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique la duracin y fecha de fin del proyecto. _________, _____________________.

Podr observar que aunque se ha aumentado la duracin de la tarea Aplicar segunda

mano en un da, aun se mantiene la fecha de fin del proyecto. Esto sucede porque la
tarea no era crtica, y tena margen de demora. Ahora se ha tornado crtica.

Cambie la duracin de Aplicar segunda mano a 32 horas (32 h). Indique que pasa con
los mrgenes de demora para las tareas y con la ruta critica. _____________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.

Observe que ahora la tarea Aplicar segunda mano aparece en color rojo, lo cual
significa que la tarea se ha convertido en critica (la ruta critica es dinmica).
36
 Cambie la duracin de la tarea Aplicar segunda mano a 5 das. Indique que ha pasado
con las holguras de las tareas del proyecto. ___________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cambie la duracin de Pintar puertas y rejas a cinco das. Indique que ha pasado con
las holguras de las tareas del proyecto. _______________________________________
______________________________________________________________________
____________________________________________________________ _________.
Cambie la duracin de Aplicar segunda mano a dos das. Asegrese de reconocer los
cambios en las holguras de las actividades.

Algunas veces se puede analizar y concluir que la disminucin de la duracin de

una tarea critica es una solucin a un problema de duracin del proyecto. Esta
solucin puede lograrse, por ejemplo, con la asignacin de ms recursos a la
tarea. Esto se trata en un ejercicio ms adelante.

Quite la vinculacin de la tarea Pintar con la sub tarea Comprar Pinturas. Asegrese
de reconocer los cambios en la ruta crtica.

Se pretende mostrar que la ruta crtica del proyecto es afectada por varios factores, entre
ellos la forma de vinculacin entre tareas.

Regrese el cambio.
Cambie la duracin de Aplicar primera mano a seis das. Indique que pasa con la ruta
crtica y la duracin del proyecto. ___________________________________________
______________________________________________________________________.
Cambie la informacin de vinculacin de la tarea 18 (ltima tarea): cambie el valor de
posposicin a cero.
En este momento la duracin total del proyecto debe ser de 23 das.
Guarde el archivo.

37
 ASIGNACIN DE RECURSOS

La ejecucin de las tareas de un proyecto generalmente demanda la utilizacin de uno o

ms recursos: personas, equipos, materiales y. Los recursos en Project se clasifican en
tres categoras:

Trabajo
Materiales y
Costos

Los recursos de tipo trabajo (personas y equipos utilizados en las actividades del proyecto)
se caracterizan fundamentalmente por consumir tiempos para desarrollar las tareas.

Recursos de tipo material son reconocidos generalmente por una caracterstica muy
particular: son recursos que se consumen. Ejemplos de estos recursos son muy diversos:
cemento, arena, gasolina, etctera.

Los recursos de tipo costos se utilizan en Project para representar los costos financieros
asociados con las tareas del proyecto. Ejemplos de estos recursos incluyen viticos, tasas
aeroportuarias, traslados, entre otros.

En Project varios recursos pueden ser organizados en categoras ms grandes denominadas

grupos. Los recursos Pintores y Rematadores, por ejemplo, pueden ser agrupados como
Pintura. As mismo, los recursos Gerente de Zona, Gerente General y Gerente de Compras,
pudieran ser agrupados como Gerentes.

Las razones por las cuales se quisiera agrupar a los recursos del proyecto son muy distintas,
una pudiera ser por cuestiones de control de costos de una partida de gastos. Otra pudiera
ser para organizar la informacin del proyecto cuando se requiera desarrollar informes de
avances.

Project tiene varias formas de asignar los recursos requeridos por las tareas del proyecto.
La asignacin de recursos se facilita con la utilizacin de la Vista Hoja de recursos. La
asignacin de recursos es crucial en la programacin ya que influye en la duracin, y en el
costo del proyecto.

Durante la programacin de los proyectos es necesario conocer conceptos bsicos

relacionados con la asignacin de recursos. Entre estos conceptos estn:

Asignacin inicial.
Asignacin adicional.
Tareas condicionadas por el esfuerzo.
Calendarios de recursos.
Recursos sobre asignados.

38
 Ejercicio # 10
Asignacin de Recursos a las Tareas del Proyecto

Abra el archivo R9-RutaCritica.

Grbelo como R10-AsignacionDeRecursos.
Active la ficha Vista Hoja de recursos.
Agregue los siguientes recursos: Pintores, Rematadores, Supervisor, Gerente de
Contratacin, y Gerente de Compras. Todos estos recursos son de tipo Trabajo.
Indique en cual campo de la tabla se asigna el Costo del Recurso por Hora.
______________________________________________________________________.
Indique a que se refiere el campo Capacidad. _________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Liste los tipos de recursos que incluye Project. ________________________________
______________________________________________________________________.
Indique que se requieren cinco Pintores. Consulte al facilitador.
Indique que se requieren cuatro Rematadores.
Observe en las Estadsticas del proyecto la informacin relacionada con el costo actual
del proyecto. Explique al facilitador la razn por la cual el costo es cero.
En la columna Tasa (Estndar) defina:
o Los Pintores cobran 35 Bs. /hora.
o Los Rematadores cobran 28 Bs. /hora.
o El Supervisor, el Gerente de compras, y el Gerente de contratacin, cobran
24, 56, y 68 Bs. /hora respectivamente.
Observe nuevamente las Estadsticas para chequear los costos. Explique la razn por la
cual aun los costos son cero. _______________________________________________
______________________________________________________________________.
Asegrese que las unidades de asignacin de recursos por defecto estn en decimales.
Solicite al facilitador que comente al respecto.
Active la vista Diagrama de Gantt.
Presione la ficha Recurso. En el grupo de comandos Asignaciones seleccione Asignar
recursos.
Para cada actividad (en la Vista Diagrama de Gantt) del proyecto asigne recursos
segn se describe a continuacin.
o Asigne un Gerente de contratacin a Preparar contrato.
o A cada una de las actividades de Comprar pinturas asigne un Gerente de
compras.
o Asigne un Rematador a Reparacin de paredes y remates.
o Asigne tres Pintores a Aplicar primera mano, y dos Pintores a Aplicar
segunda mano.
o Pintar techos y Pintar Paredes requerirn dos Pintores cada una.
o A Pintar puertas y rejas asigne dos Pintores.
o Asigne 2 Rematadores a Aplicar remates finales.

39
 Asegrese que los nombres de los recursos asignados aparecen al lado de las
barras que corresponden a las tareas. En caso de no aparecer explique la razn
de tal situacin. Consulte al facilitador.

Cierre el cuadro de dialogo Asignar recursos.

Observe nuevamente las Estadsticas.
o Indique la cantidad de trabajo programado___________.
o Indique el costo del proyecto______________________.

En los cursos anteriores ms del 50% de los participantes no coincide con los resultados
del facilitador. Es usted uno de ellos.Es usted caraquista?

Seleccione la Vista Uso de Recursos.

Ubquese consecutivamente sobre cada recurso y presione el icono Desplazarse a
tarea. Describa lo que sucede. _____________________________________________
______________________________________________________________________.
Describa la funcin de esta vista. ___________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Seleccione la Vista Uso de Tareas.
Ubquese consecutivamente sobre cada tarea y presione el icono Desplazarse a tarea.
Describa lo que sucede. _____________________________________________
______________________________________________________________________.
Describa la funcin de esta vista. ___________________________________________
______________________________________________________________________.
Describa las diferencias entre ambas vistas. ________________________________
______________________________________________________________________
________________________________________________________________.
Indique el costo actual del proyecto. Lo puede ver en las Estadsticas. __________.
En la vista Hoja de recursos cambie la tasa estndar de los Pintores a 50 Bs. /hora.
Observe nuevamente las Estadsticas. Indique el nuevo costo del proyecto. ______.
Regrese a Vista Diagrama de Gantt.
Indique cuando termina Preparar contrato. _______ y la duracin del proyecto_ ____.
Modifique el calendario del Gerente de contratacin para que trabaje el da 17 de
abril del 2008. Recuerde que este da es no laborable para el proyecto. Consulte al
facilitador.
Indique cuando termina Preparar contrato. ____________.
Indique la duracin del proyecto. _____________________.
Verifique que su archivo coincide con el del facilitador.
Grabe el archivo y cirrelo.

40
 APARIENCIA DEL PROYECTO

Project incluye varias facilidades de formato que permiten cambiar la apariencia del
proyecto. El cambio de apariencia del proyecto puede ser considerada por cuestiones
meramente cosmticas, o tambin porque puede ayudar a clarificar la presentacin de la
informacin.

Los involucrados en el proyecto deben considerar que muy posiblemente en algn

momento tengan que presentar el avance del proyecto, bien sea durante la programacin o
cuando el proyecto se encuentre en ejecucin.

Siempre ser mejor presentar un proyecto que resalte los aspectos ms relevantes o
importantes para los interesados. Debe tenerse cuidado de no exagerar la presentacin del
proyecto: demasiados colores, colores poco serios o que no se corresponden con la ocasin,
informacin que no aporta utilidad, lminas muy cargadas de informacin, etctera.

Las opciones de modificacin de apariencia del proyecto que incluye Project son muy
variadas:

Cambio en los estilos de las barras.

Cambio en los estilos de los textos.
Cambio de color de los contenidos del proyecto en general.
Cambio del texto alrededor de las barras.
Ocultar y/o mostrar columnas en las tablas de datos.

Los ejercicios relacionados con la visualizacin de los nmeros de esquemas para las
tareas pueden considerarse ejemplos del cambio de apariencia del proyecto. En el prximo
ejercicio se mostraran otros ejemplos. Se pretende mostrar donde ir en el caso que se
quieran utilizar las facilidades de formato.

41
 Ejercicio # 11
Cambio de Apariencia del Plan de Proyecto

Abra el archivo R10-AsignaciondeRecursos.

Grabe el archivo como R11-CambiodeApariencia.
Active la vista Diagrama de Gantt.
Cambie el diseo de la flechas de vinculaciones. Consulte al facilitador como hacerlo
y escrbalo (please). _____________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cambie el color de las letras de las tareas de Nivel de esquema 1 a Azul (negrita).
Cambie el color de las letras de las tareas de Nivel de esquema 2 a Rojo (negrita).
Agregue una lnea vertical de color rojo que marque el comienzo del proyecto.
Consulte al facilitador. Describa como hacerlo_________________________________
______________________________________________________________________.
Agregue una lnea vertical rojo que marque el fin del proyecto.
Cambie la duracin de la tarea Aplicar Remates Finales a 6 das. Asegrese de
reconocer como la lnea de fin de proyecto se ha desplazado.
Regrese el cambio.
Active la ficha Formato. En el grupo de comandos Estilos de barra seleccione Estilos
de barra en el icono Formato.
Active la pestaa Barras. Observe que la otra pestaa es Texto.
Asegresela de reconocer las columnas Nombre y Aspecto.
Escriba el nombre del ltimo elemento de la columna Nombre. ________________.
Asegrese que la informacin (Parte Inicial, Parte Central, Parte Final) presentada
para las barras cambia dependiendo de la barra seleccionada.
Cambie la apariencia de la barra Resumen:
o Seleccione la barra Resumen en la columna Nombre.
o Cambie la Parte Inicial (Forma, Tipo y Color).
o Cambie la Parte Central (Forma, Trama y Color).
o Cambie la Parte Final (Forma, Tipo y Color).
o Presione Aceptar.
Configure las barras en el Diagrama de Gantt para que muestre el porcentaje de
completacin de una tarea.
o Active la ficha Formato. En el grupo de comandos Estilos de barra seleccione
Estilos de barra en el icono Formato.
o Muestre el porcentaje completado a la izquierda de las barras.
Active pestaa Texto.
En columna Nombre seleccione Tarea crticas.
Seleccione Izquierda > % Completado (Consulte al instructor).
Presione Aceptar.
Describa lo sucedido. ______________________________________
_______________________________________________________.
Haga clic en tarea PintaCasa.

42
 Active la ficha Formato. En el grupo de comandos Estilos de barra seleccione
Formato > Barra.
Active la pestaa Forma de la barra. Cambie el color de todas las partes de la barra a
Oliva.
Active la pestaa Texto de la barra. Seleccione % Completado en campo Derecha.
Presione Aceptar.
Describa lo que ha pasado.____________________________________________
___________________________________________________________________.
Explique la diferencia con el ejercicio anterior (Cambio de Estilos de Barras). ___
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Active la ficha Formato.
En el grupo de comandos Formato seleccione Cuadricula > Cuadricula.
En Cambiar la lnea seleccione Filas de la hoja. Seleccione Color Rojo.
Cambie la apariencia de las Filas de Gantt (color verde).
Cambie la apariencia de las Columna del nivel intermedio (color azul).
Cambie la apariencia de Titulo vertical (color rojo).
Cambie lo que desee.
Agregue la tarea cero (tarea resumen) en la tabla de datos del Diagrama de Gantt.
o Seleccione Archivo > > Opciones > Avanzado.
o Active la casilla de verificacin Mostrar tarea de resumen del proyecto.
Solicite al facilitador que comente acerca de esta ltima actividad.
Regrese el cambio.
Inserte una nueva columna a la tabla de datos del Diagrama de Gantt.
o Colquese en el nombre de la columna Predecesoras.
o Haga clic derecho. Seleccione Insertar columna.
o Seleccione % fsico completado.
o En titulo escriba Completado.
Grabe el archivo.
Cierre el archivo.

Debe estar claro que si usted pretende ganarse un proyecto mostrando la

mamarrachada que acaba de realizar, seguramente no conseguir nada. Como se
ha mencionado al principio de esta seccin, la idea es presentar una apariencia de
acuerdo a la situacin y al contexto. Como podr imaginar los proyectos son cosas
muy serias.

43
 NOTAS Y TAREAS REPETITIVAS

Otros aspectos que a menudo son requeridos durante la programacin de actividades del
proyecto son la inclusin de Notas y Tareas repetitivas.

La inclusin de notas permite documentar un proyecto de manera que en un momento

determinado puedan ayudar a identificar o comprender claramente un aspecto cualquiera.
Son varios los casos que pueden ameritar la inclusin de notas:

Incluir notas explicativas acerca de la ejecucin de una tarea.

Incluir aspectos a considerar durante la ejecucin de una actividad.
Incluir informacin acerca de los roles y responsabilidades de los involucrados en el
proyecto.

Por otro lado, la facilidad de incluir tareas repetitivas evita incluir repetidamente una
tarea que se ejecuta varias veces. Ejemplos de tareas repetitivas son las reuniones de
revisin de avances, seguimiento del proyecto, presentacin de informes de avances,
etctera.

Project incluye algunas facilidades de programacin de proyectos especialmente diseadas

para la gestin de tareas repetitivas. Por ejemplo, se puede incluir campos en las tablas de
datos para sealar y filtrar tareas repetitivas.

44
 Ejercicio # 12
Inclusin de Notas y Tareas repetitivas

Abra el archivo R10-AsignacionDeRecursos.

Grbelo como R12-NotasyTareasRepetitivas.

Inclusin de Notas

Haga doble clic en la tarea Pintar.

En el cuadro de dialogo Informacin de la tarea presione la pestaa Notas.
Agregue la siguiente Nota: No contratar a NINGUN CARAQUISTA.
Describa que observa en el campo Indicadores, adems indique para que puede ser til
colocar notas. ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.

La inclusin de notas puede ser utilizada en la vista Hoja de recursos para documentar
aspectos relevantes de los recursos proyecto.

En la vista Hoja de recursos agregue notas a los recursos para indicar el Rol que
desempean en el proyecto.
o Active la Hoja de recursos.
o Haga doble clic sobre cualquiera de los recursos del proyecto.
o Escriba una nota que describa las funciones del recurso seleccionado.

Inclusin de Tareas Repetitivas

Ahora se muestra como configurar tareas repetitivas (ejemplo de tareas repetitivas

podran ser: reuniones, revisin de avances del proyecto o actividades).

Active la vista Diagrama de Gantt.

Indique cuantas tareas crticas tiene el proyecto________________________________.
Cree la tarea Gestin del Proyecto como la ltima tarea del proyecto (tarea 19). Esta
tarea debe estar al mismo nivel de la tarea PintaCasa.
Ubquese debajo de la tarea Gestin del Proyecto.
Active la ficha Tarea. Identifique el grupo de comandos Insertar. En Insertar
seleccione Tarea peridica.
Configure una tarea repetitiva con las siguientes caractersticas:
o El Nombre de la tarea es Revisin de avances.
o Indique que se realizara semanalmente, los lunes.
o La condicin entra en vigencia desde el comienzo del proyecto y regir hasta
final de ao 2008.
o Presione Aceptar.

45
 Indique que la tarea creada es sub tarea de la tarea Gestin del Proyecto.
Describa lo que observa en la columna indicadores para la tarea Revisin de avances.
______________________________________________________________________.
Indique que expresa el indicador mostrado. ___________________________________
______________________________________________________________________.
Indique cuantas tareas crticas tiene ahora el proyecto___________________________.
Explique la razn de este cambio tan drstico._________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Active la Vista Gantt Detallado para que observe las Demoras para las tareas.
Consulte al facilitador.
Regrese a la Vista Diagrama de Gantt.
Observe que la tarea Revisin de Avances tiene un signo +. Indique que significa este
signo. ________________________________________________________________.
Presione el signo + que tiene la tarea Revisin de avances. Indique lo que observa. ___
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Configure la Escala temporal con un solo nivel (Meses).
Active la ficha Vista. En el Grupo de Comandos Zoom haga clic en Proyecto
Completo.
Asegrese de reconocer los cambios en la vista Diagrama de Gantt.
Presione el signo - que tiene la tarea Revisin de avances. En este momento podr
observar lo innecesario de un gran nmero de revisiones de avances.
Grabe el archivo y cirrelo.

46
 UNIDAD III
SEGUIMIENTO AL PROYECTO

ACTUALIZACIN Y SEGUIMIENTO

Entre las funciones principales de los responsables de administrar y desarrollar los

proyectos estn la actualizacin y seguimiento.

La actualizacin de informacin del proyecto se refiere fundamentalmente a reflejar lo

que est sucediendo con el proyecto. Esto incluye:

Registro de avances.
Modificaciones a los valores previstos en el proyecto (cambios en los costos,
duraciones, fechas, etctera).

El seguimiento del proyecto pretende estar pendiente de como se estn sucediendo las
cosas en el proyecto. Continuamente los responsables del proyecto deben comparar lo
que est sucediendo con el proyecto en relacin con lo que fue planificado o previsto.
En el caso de que el proyecto se ejecute segn lo previsto, no habr de necesidad de
modificaciones al proyecto. De lo contrario se tendr que analizar si es necesario aplicar
alguna reprogramacin.

Cargar informacin de lo que sucede realmente con el proyecto implica estar pendiente de
lo siguiente:

Fechas de inicio real de actividades.

Fechas reales de finalizacin de actividades.
Porcentaje completado de las actividades.
Duracin real de las actividades.
Costos reales incurridos.
Trabajo realizado.
Trabajo restante de los recursos.

Analizar las diferencias entre lo previsto y lo real ayuda a tomar decisiones respecto a que
acciones desarrollar. Si las diferencias, por ejemplo, son muy grandes, entonces
posiblemente lo ms conveniente sea reprogramar el proyecto y hacerlo ms realista.

En la medida en que los involucrados o participantes agregan o cargan la informacin de

ejecucin real, Project calcula automticamente el proyecto, mostrando la relacin entre los
valores reales y los valores previstos. Despus de cargar la informacin en el proyecto es
muy importante que los responsables de la gestin del mismo analicen sus implicaciones.

47
Entre las vistas y comandos de inters disponibles para la actualizacin y seguimiento del
proyecto estn:

Diagrama de Gantt
Gantt de seguimiento
Uso de tareas
Uso de recursos
Gantt detallado
Gantt de redistribucin
Grafico de recursos
Barras de seguimiento.
Comandos de Actualizacin.

Conceptos bsicos de actualizacin y seguimiento

El seguimiento y actualizacin del proyecto requiere el entendimiento de varios conceptos

bsicos por parte de los administradores y planificadores del proyecto. A continuacin se
presentan algunos de ellos.

Lnea base del proyecto

Una lnea base es el conjunto de fechas originales de comienzo y fin, duraciones, trabajo y
costos estimados que se guardan una vez terminada la programacin inicial del proyecto. Se
crea antes de que comience la ejecucin del proyecto. Es el punto de referencia principal
con el que se comparan los cambios que se realizan en el proyecto.

Una lnea base guarda alrededor de veinte unidades de informacin relacionada con el
proyecto. Es posible guardar hasta once lneas de base en un proyecto. La creacin de una
lnea de base genera el Plan Previsto, con el cual se pueden hacer las comparaciones de
progreso.

Plan previsto

Planes originales que se utilizan para el seguimiento del progreso del proyecto durante su
desarrollo. El plan previsto es una instantnea de la programacin en el momento de
guardar la lnea de base e incluye informacin sobre tareas, recursos, y asignaciones.

Informacin real

La informacin real del proyecto se refiere a los valores que realmente estn obteniendo los
responsables de su ejecucin. Se requiere que esta informacin sea cargada de manera
oportuna y veraz. Al introducirse los datos reales del proyecto, Project calcula (o actualiza)
el proyecto, estableciendo la nuevas proyecciones.
48
Informacin restante

Esta informacin muestra todos los valores o unidades que faltan por ejecutarse en el
proyecto. Esta informacin est contenida en campos como trabajo restante, costo restante
y duracin restante. Estos campos calculan la cantidad de tiempo y costo que queda antes
de que la tarea est completada. Los campos de este tipo son una previsin del futuro.

En general los valores restantes de cada aspecto de seguimiento se calculan restando los
valores reales de los valores programados en un momento dado.

Informacin de variacin

La informacin programada actual del proyecto se compara con la informacin programada

original. El campo Variacin muestra la diferencia calculada entre la informacin planeada
y la programada. Por ejemplo, el campo Variacin de trabajo muestra la diferencia entre los
campos Trabajo previsto y Trabajo programado.

La informacin de variacin del proyecto aparece cuando ya se tiene definida una lnea de
base. En la medida que se incluye informacin real, se va reflejando la variacin con
respecto a la programacin prevista. Project muestra informacin de variacin de trabajo,
costos, duracin, comienzo y fin.

Una forma rpida de ver un resumen del proyecto a medida que este avanza es visualizando
las estadsticas del proyecto.

En el ejercicio que se presenta a continuacin se establecer una lnea base para el

proyecto. Una vez establecida esta lnea base se proceder a cargar avances en el proyecto,
y reconocer que tanto el proyecto se desarrolla segn lo previsto.

49
 Ejercicio # 13
Creacin de una Lnea Base

Grabe R12-NotasyTareasRepetitivas como R13-CreacionDeLineaBase.

Vea la Estadsticas del proyecto y anote lo siguiente:

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Describa la razn por la cual los campos Previsto, Real, y Variacin estn en cero o
no tienen informacin disponible (NOD). ____________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cree una lnea base para el proyecto.
o Active la ficha Proyecto.
o En el grupo de comandos Programacin seleccione Establecer lnea de base.
o En esta opcin seleccione Establecer lnea de base.
Asegrese de que las opciones Establecer lnea de base y Proyecto Completo se
encuentren activadas. Presione Aceptar.
Active la vista Gantt de seguimiento.
Ubquese en la primera tarea del proyecto. Presione Desplazarse a tarea.
Describa lo que observa. __________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique que significan las barras. ________________________________________
___________________________________________________________________.
Asegrese de que sus resultados coinciden con los del facilitador.
Vea la Estadsticas del proyecto y anote lo siguiente:

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Describa las diferencias respecto a los valores vistos por primera vez en las Estadsticas
del proyecto. ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Grabe el archivo y cirrelo.

50
 VISUALIZACIN DEL ESTADO DEL PROYECTO

Durante el desarrollo de la Planificacin del Proyecto, los Planificadores y los Equipos

de Direccin del Proyecto, estarn pendiente si la Programacin se corresponde con la
conceptualizacin desarrollada durante el Proceso de Inicio.

Al crearse la Lnea Base se guardan valores que servirn para la evaluacin del desempeo
del proyecto. Estos valores corresponden a lo previsto para el proyecto respecto de:
Duracin, Horas de Trabajo, Costo del Proyecto, Inicio y Finalizacin.

Ejercicio # 14
Visualizacin del Resumen del Proyecto

Abra el archivo R13-CreacionDeLineaBase.

Grabe el archivo como R14-VisualizacionDelResumenDelProyecto.
Presione la Ficha Proyecto.
Haga clic en Informes.

En este momento aparece el Cuadro de Dialogo Informes. Este cuadro de dialogo

presenta seis categoras de informes.

Haga doble clic en la categora de Informes Generales.

En la categora de Informes Generales haga doble clic en Resumen del proyecto.
En este momento aparece la Vista Preliminar del Informe y varias Opciones de
Configuracin del Informe.
Utilice la Lupa para mejorar la visin del informe.
Indique cuales son las secciones principales que tiene este Informe Resumen. ________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Observe que la primera lnea del informe contiene como Encabezado del Proyecto
R14-VisualizacionDelResumenDelProyecto. Indique a que corresponde este
encabezado. ____________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cierre el Informe.
Utilice las Propiedades Avanzadas del Proyecto para cambiar este encabezado. Indique
como hacerlo. __________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Genere nuevamente el Informe Resumen del Proyecto y asegrese que los cambios
realizados en las propiedades del archivo se corresponden con el encabezado del
proyecto. se corresponden? Si _____, No_____.
Indique los siguientes valores: Tareas en Curso________, Recursos de trabajo Sobre
asignados_______, Trabajo restante_______.
Cierre el informe. Grabe el archivo y cirrelo.

51
 Ejercicio # 15
Visualizacin del Flujo de Caja del Proyecto

Abra el archivo R13-CreacionDeLineaBase.

Grabe el archivo como R15-VisualizacionDelFlujoDeCajaDelProyecto.
Presione la Ficha Proyecto. Haga clic en Informes.

En este momento aparecen las seis categoras de informes disponibles en Project.

Haga doble clic en la categora Costos.

En la categora de Costos haga doble clic en Flujo de Caja.
En este momento aparece la Vista Preliminar del Informe y varias Opciones de
Configuracin del Informe.
Utilice la Lupa para mejorar la visin del informe.

El Reporte de Flujo de Caja aparece distribuido por semana. Consulte al

facilitador como presentarlo por meses.

Observe que Project presenta (como otras aplicaciones de office) gran variedad de
opciones de Configuracin de Paginas e Impresin de la Informacin presentada.
Llene la tabla que se muestra a continuacin con la informacin del Flujo de caja.

Mes Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
Monto
Cierre el Informe.

Visualizacin de Tareas y Recursos Humanos

Haga clic en Informes.

Haga doble clic en la categora Asignaciones.
En la categora de Asignaciones haga doble clic en Tareas y Recursos Humanos.
En este momento aparece la Vista Preliminar del Informe y varias Opciones de
Configuracin del Informe.
Utilice la Lupa para mejorar la visin del informe.
Indique que contiene este informe. __________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique cual de los recursos tiene asignado mayor cantidad de horas e indique cuantas
son. __________________________________________________________________.
Indique cual de los recursos tiene asignado menor cantidad de horas e indique cuantas
son. __________________________________________________________________.
Indique cual de las tareas tiene asignada la mayor cantidad de horas e indique cuantas
son. __________________________________________________________________.
Cierre el informe. Grabe el archivo y cirrelo.

52
 REGISTRO DE AVANCES

Podra decirse que el establecimiento o definicin de la Lnea Base para el proyecto finaliza
la planificacin inicial del proyecto. Toda la programacin del proyecto que se tiene al
momento de crear la lnea base pudiera llamarse Planificacin Inicial. Ahora se necesita
cargar, actualizar, o registrar los avances del proyecto.

El registro de avances es una actividad muy delicada porque depende fundamentalmente

de los reportes de avances de cada uno de los involucrados en el proyecto. La veracidad y la
forma de cuantificacin de los avances son cruciales para conocer la realidad del proyecto.

Los gerentes y administradores de proyectos tendrn que definir herramientas y tcnicas de

presentacin de resultados. As mismo se tendr que definir la periodicidad con la cual se
cargaran los avances del proyecto en Project. Esta periodicidad depender de varios
factores:

Naturaleza y caractersticas del proyecto.

Naturaleza y caractersticas de las tareas.
Requerimientos de informacin de los interesados.
Periodos fiscales.
Auditorias.
Requerimientos de facturacin.

Aspectos a considerar en el registro de avances

Los responsables de registrar los avances del proyecto deben tener conocimiento de las
implicaciones de la forma como los avances son registrados. No es igual asignar 100%
completado a una tarea segn la programacin, que asignar una fecha de finalizacin de
una tarea, que aunque tambin asigna 100% completado, no necesariamente, significa que
la tarea se ha completado segn lo programado.

Lo anterior lleva a considerar otro aspecto conveniente de conocer cuando se realizan

registros de avances: cuales son las facilidades de Project para registrar avances. El
conocer bien estas facilidades puede influir en la precisin de los registros y el tiempo
requerido para hacerlo.

Otro aspecto muy importante tiene que ver con la frecuencia con la se hacen los registros
del proyecto. De esto depender mucho la confianza que se tenga en los datos del proyecto.

53
 Ejercicio # 16
Registro de Avances

Grabe R13-CreacionDeLineaBase como R16-RegistroDeAvance.

Vea la Estadsticas del proyecto y anote lo siguiente:

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Active la vista Diagrama de Gantt.

Indique cuantas tareas crticas se muestra en el proyecto_________________________.
Modifique el campo Terminar el para la tarea repetitiva Revisin de avances.
Cmbielo por 08/05/08.
Indique cuantas tareas crticas se tienen en el proyecto__________________________.
Describa el cambio en la ruta crtica y explique la razn del mismo. ________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Vea la Estadsticas del proyecto (Proyecto > Informacin del Proyecto ) y anote lo
siguiente:

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Explique porque no hay cambios para los campos de Trabajo y Costo. _____________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Describa las diferencias con los valores anotados anteriormente: __________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Indique que significan los valores negativos. __________________________________
______________________________________________________________________.
Indique como se calculan los valores Restantes. ____________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cierre el cuadro de Estadsticas.
Active la ficha Tarea.

54
 Identifique en el grupo Programacin comandos tiles para la actualizacin del
proyecto. Asegrese de reconocer los siguientes botones: Actualizar tareas, 25%,
50%, 75% y 100% completado. Consulte al facilitador.
Utilizando Actualizar tareas cambie el porcentaje de completacion de la tarea
Preparar contrato a 100%.
Describa lo sucedido. ____________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Regrese el cambio.
Active nuevamente el botn Actualizar tareas.
En la seccin de Estado real, indique que la completacin se realizo el da 21/04/08.
Describa lo sucedido. ____________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Describa lo que observa en la vista Gantt de seguimiento. Explique. ______________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Vea la Estadsticas del proyecto y anote lo siguiente:

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Indique cuales valores han cambiado respecto a los valores anotados anteriormente. ___
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Explique de donde sale el valor Restante de Costo. ____________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cierre el cuadro de Estadsticas. Active la vista Diagrama de Gantt.
Con la tarea Preparar contrato seleccionada active el cuadro de dialogo Actualizar
tareas para reconocer y anotar el contenido de los siguientes campos:
o Duracin real __________.
o Duracin restante_______.
o Estado actual __________, __________.
o Estado real ___________, _________.
o Porcentaje completado _____________.
Indique para que sirve el Botn Notas_______________________________________
______________________________________________________________________.
Con solo un clic asigne 100% de completacin a Firmar contrato.

55
 Utilice Actualizar tareas para colocar fechas de fin real a todas las tareas de
Comprar pinturas. Coloque las fechas segn lo programado (segn lo que contiene la
seccin Estado actual).
Regrese el cambio (las cuatro actualizaciones).
Solicite al facilitador que muestre otra forma de realizar la actualizacin requerida para
Comprar Pinturas. Anote las instrucciones. __________________________________
______________________________________________________________________.
Observe si hay cambios con respecto a la ruta crtica. Explique la razn del cambio.
______________________________________________________________________.
Utilizando botn 100% complete la tarea Reparacin de paredes y remates.
Desde Actualizar tareas cambie la fecha de fin para la tarea Reparacin de paredes
y remates a 02/05/08. Anote la fecha de fin del proyecto: ________________.
Observe con el facilitador el impacto de la accin en la Vista Gantt de Seguimiento.
Compare sus Estadsticas con las del ejercicio del facilitador.

Comienzo Fin Duracin Trabajo Costo

Actual Actual
Previsto Previsto
Real Real
Variacin Restante

Asegrese en estos momentos que verdaderamente reconoce la diferencia entre lo

actual y lo previsto. Escrbalo_____________________________________________
______________________________________________________________________.
Haga clic en Informes.
Haga doble clic en la categora Costos.
En la categora de Costos haga doble clic en Flujo de Caja.
En este momento aparece la Vista Preliminar del Informe y varias Opciones de
Configuracin del Informe.
Utilice la Lupa para mejorar la visin del informe.
Indique el Costo Total del Proyecto.
Cierre el Informe.
Haga clic en Informes. Haga doble clic en la categora Costos.
Haga clic en Flujo de Caja y presione Modificar.
Presione Pestaa Definicin. Con la ayuda del facilitador indique que desea mostrar la
informacin por Meses.
Haga Doble clic en el informe.
Llene la tabla que se muestra a continuacin con la informacin del Flujo de caja.

Mes Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
Monto
Cierre el Informe.
Grabe el archivo y cirrelo.

56
 VALORES POR DEFECTO DE PROJECT

En muchos casos Project utiliza valores por defecto durante el desarrollo del plan del
proyecto. Esto significa que si no se especifica un valor, Project asigna uno.

Un ejemplo muy sencillo es el del campo Duracin: si no se especifica una duracin para
una tarea, Project asume un da (1d). As mismo, Project asigna por defecto las horas que
corresponde a un da laboral. Unidades como tipo de moneda asignada en los costos,
opciones de guardar o grabar el archivo de trabajo, tambin tienen valores configurados
para ser asignados o considerados por defecto.

Es muy importante durante la programacin conocer el efecto de esas configuraciones

predefinidas, ya que determinan el comportamiento de Project. Entre algunas
configuraciones que pueden impactar la programacin estn:

Forma de programacin de las tareas: automtica o manual.

Definicin de tareas condicionadas por el esfuerzo.
Definicin de los tiempos y fechas en los calendarios.
Vistas presentadas por defecto.

Las opciones de configuracin por defecto de Project se distribuyen en diez categoras

principales:

General
Programacin
Revisin
Guardar
Idioma
Avanzado
Personalizar cinta de opciones
Barra de herramientas de acceso rpido
Complementos
Centro de confianza

Debera ser claro que es muy importante que los involucrados en la programacin y
gestin de proyectos identifiquen y comprendan las implicaciones de las configuraciones
predefinidas.

57
 Ejercicio # 17
Configuracin de opciones por defecto

A continuacin se presentan algunos casos para mostrar el efecto de las configuraciones por
defecto en Project y sus implicaciones durante el desarrollo de la programacin.

Definicin de la Jornada Laboral

Abra el archivo R16-RegistroDeAvances.

Grbelo como R17-ConfiguracionOpcionesPorDefecto.
Active la vista Diagrama de Gantt. Anote la Duracin del proyecto. _____________.
En la ficha Proyecto active Cambiar tiempo de trabajo. Presione el botn Opciones.
Cambie en Programacin la Jornada laboral de 8 horas a 6 horas. Presione Aceptar.
Nuevamente Presione Aceptar. Anote la Duracin del proyecto. ______. Observe las
duraciones de las actividades. Explique la razn de este cambio. __________________
______________________________________________________________________
__ ___________________________________________________________________.
Despus de la tarea Aplicar Remates Finales agregue Pintar rboles del frente.
Indique la duracin de esta tarea. ____________.
Cambie nuevamente la Jornada laboral a 8 horas. Explique lo sucedido con la
duracin de Pintar rboles al frente y el resto de las actividades. _____________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cree despus de Pintar rboles al frente la tarea Marcar Estacionamiento.
Describa lo que observa respecto a la duracin. _______________________________
______________________________________________________________________.
Compare sus resultados con los del facilitador. Grabe el archivo.

Opciones de grabar el proyecto

Seleccione Archivo > Opciones > Guardar.

Configure para que el archivo sea grabado cada 1 minuto. Presione Aceptar.
Asigne 100% de completacion a la tarea Aplicar primera mano.
Cambie la Escala Temporal a tres niveles (Trimestres, Meses, Semanas).

Seguramente ya sabr lo incomodo que puede resultar esta configuracin de

grabacin.

Observe que en la configuracin de esta opcin se puede indicar que no pregunte para
grabar.

Esto puede eliminar la incomodidad, pero tambin agrega el problema que puede grabar
en momentos que no conviene. Si le gusta esta situacin, no la cambie.

58
 Moneda por defecto

Seleccione la Vista Hoja de Recursos. Indique la unidad monetaria por defecto_______.

Cambie la unidad monetaria por defecto a Euros:
o Seleccione Archivo > Opciones > Mostrar

Asegrese de reconocer que hay cuatro campos relacionados con la

moneda: Smbolo, Dgitos decimales, Posicin, y Moneda.

En la seccin Moneda seleccione EUR. Presione Aceptar.

Asegrese de reconocer el cambio en las unidades monetarias de la Tasa de los recursos.
Cambie nuevamente la moneda a BsF.
o Seleccione VEF en el campo Moneda. En el campo Smbolo escriba BsF.
o Presione Aceptar.
Al completar los cambios, agregue el recurso Recurso3 con Tasa Estndar de 78.
Asegrese que la unidad monetaria es en BsF. Guarde y cierre el archivo.

Estas opciones sencillas son presentadas para mostrar que cuando estn configuradas
pueden cambiar el comportamiento de Project. Entre algunas opciones tratadas hasta el
momento estn:

Duracin por defecto (1d).

Unidades de asignacin de recursos (valores decimales o porcentajes).
Forma de vinculacin al insertar o desplazar tareas (activada o desactivada).

Hay otras opciones ms complejas que seguramente reconocer cuando tenga ms

experiencia con Project. Por otro lado, Project se comportara en algunos momentos de una
manera sorpresiva. Quizs, cuando se investigue, se sabr qu se debe a un valor
definido por defecto.

59
 UNIDAD IV
PRESENTACION DE RESULTADOS
Una de las exigencias mas continuas y estresantes para los involucrados en el desarrollo de
los proyectos tiene que ver con la presentacin de resultados. Tanto los administradores
como los integrantes de los equipos ejecutores de proyectos, peridicamente tendrn que
presentar informes de avances. Los informes de avances normalmente son exigidos por los
directores de proyectos por diferentes propsitos:

Conocer el avance de las actividades.

Verificar como se ejecuta el presupuesto.
Anlisis de la utilizacin de los recursos en general.
Evaluacin de desempeos.
Anlisis de rendimientos.
Auditorias.

IMPRESION DE INFORMES Y VISTAS

Las vistas por si solas muestran perspectivas particulares del proyecto que pueden ser de
inters. La otra forma de presentar resultados es utilizando los diferentes informes que
incluye Project. Los informes de Project pueden generarse en dos formatos:
convencionales y visuales. Los informes convencionales estn conformados por un grupo
de informes predefinidos en formato de texto, mientras que los informes visuales pueden
incluir grficos.

La principal diferencia entre los informes convencionales y los informes visuales es la

presentacin de grficos y diagramas en los informes en estos ltimos. Los pasos generales
(listados en ayuda de MS-Project) para imprimir vista y/o informes son los siguientes:

Seleccionar la vista o el informe que mejor represente la informacin que precisa.

Efectuar cambios de visualizacin en la vista o el informe.
Consultar una vista previa de la vista o el informe antes de que se imprima.
Imprimir la vista o el informe.

60
 Ejercicio # 18

Impresin de una Vista

Abra el archivo R17-ConfiguracionOpcionesPorDefecto.

Grabe el archivo como R18-ImpresionDeUnaVista.
Active la vista Diagrama de Gantt.
Configure la Escala Temporal con dos niveles: Semanas (S1, S2, S3, S4) y Das
(D, L, M).
En la Tabla de Datos solo deje visible los campos Nombre de Tarea y Duracin.
Muestre la Vista preliminar.
Indique cuantas pginas contiene la vista preliminar______.
Indique como estn distribuidas (filas por columnas) ___________. Presione Escape.
Cambie la Escala temporal a un nivel: Meses (Enero). Muestre la Vista preliminar.
Indique cuantas pginas contiene la vista preliminar______.
Indique como estn distribuidas___________. Presione Escape.
Configure la Escala Temporal con tres niveles: Meses (Enero), Semanas (S1, S2, S3,
S4), y Das (D, L, M).
Muestre la Vista preliminar.
Indique cuantas pginas contiene la vista preliminar______.
Indique como estn distribuidas___________. Presione Escape.
Configure la Escala Temporal con tres niveles: Meses (mes1, mes2,.), Semanas
(semana1, semana2,), y Das (domingo, lunes,).
Muestre la Vista preliminar.
Indique cuantas pginas contiene la vista preliminar______.
Indique como estn distribuidas___________.

Se pretende mostrar que la configuracin o ajuste de la Escala temporal determina

la cantidad de pginas.

Presione el Botn Configurar pgina y en Ajuste de escala marque Ajustar en 1

pginas de ancho por 1 de alto. Presione Aceptar.
Asegrese de reconocer el impacto en el nmero de pginas del informe.
Indique cuantas pginas contiene la vista preliminar______.

Se pretende mostrar que se puede ajustar el reporte a conveniencia utilizando varias

opciones: ajuste de la Escala temporal, Configuracin de pgina, entre otras.

Presione Escape.
Muestre las actividades con un Nivel de esquema 2.
Cambie la Escala temporal a un solo nivel: Meses (Enero). Asegrese que la Escala
temporal muestra todos los meses.
Muestre la Vista preliminar.
Presione Escape.

61
 Configure las barras de las tareas resumen para que muestren a la derecha el porcentaje
completado. Asegrese de identificar los cambios. Muestre la Vista preliminar.

Se pretende mostrar que se puede ajustar el reporte modificando el Nivel de

Esquema. As mismo, se pretende mostrar que se puede agregar alguna informacin
adicional de inters (en este caso el porcentaje de completacion de las tareas). En
general se puede configurar la impresin de una vista dependiendo del nivel de
detalles que se quiera presentar en el reporte. Es importante conocer en estos casos,
aspectos como las opciones disponibles en la ficha Formato, Configuracin de
pgina, entre otras.

Presione Escape.
Desde la opcin de Esquema active mostrar Todas las sub tareas del proyecto.
Agregue otro nivel a la Escala Temporal: Das (D, L, M).
Oculte las sub tareas de la tarea Revisin de avances.
Filtre el proyecto para mostrar solo tareas completadas. Muestre la Vista preliminar.
Utilice Configurar pgina para quitar las leyendas de las pginas del informe.

Se pretende mostrar que se puede imprimir una vista para un conjunto especfico
de tareas, en este caso, tareas que resulten de un filtro. Adems se muestra como
algunos elementos del informe (leyendas por ejemplo), pueden afectar el nmero de
pginas del informe.

Presione Escape.
Aplique el filtro Sin filtro para que aparezcan todas las tareas nuevamente.
Aplique un filtro para que solo muestre las tareas retrasadas.
Muestre la Vista preliminar.
Muestre el reporte en una sola pgina (aunque ya debe estar).

Al igual que en el caso anterior se muestra que se puede generar reportes para un
conjunto de tareas que resulten de un filtro, en este caso las tareas retrasadas.

Presione Escape.
Genere un reporte que solo incluya las tareas en las cuales est asignado el recurso
Rematadores. Primero quite cualquier filtro activo, y luego aplique el nuevo filtro.
Genere un reporte que solo muestre las tareas de Pintar. Primero quite cualquier filtro
activo, y luego aplique el nuevo filtro.
Presione Escape. Quite cualquier filtro activo.

En todos los casos mostrados, despus de aplicar las configuraciones y filtros

pertinentes, se puede mandar el resultado a una impresora, lo cual puede ser de
mucha utilidad para el equipo del proyecto.

Guarde el archivo y cirrelo.

62
 Ejercicio # 19
Otras Opciones de Configuracin de Pagina

Opciones de configuracin de pgina para vistas

Grabe R18-ImpresionDeUnaVista como R19-OpcionesDeConfiguracionDePagina.

Asegrese de mostrar todas las tareas del proyecto (Filtro > Sin Filtro).
Active la vista Diagrama de Gantt. Presione Vista preliminar.
Presione Configurar pgina.
Asegrese de reconocer las opciones de configuracin de pgina disponibles (Pgina,
Mrgenes, Encabezado, Pie de Pgina, Leyenda, y Vista). Active la pestaa Vista.
Liste las tres primeras opciones de impresin desde esta vista. _____________________
_______________________________________________________________________.
Presione Cancelar y luego presione Escape.
Active la vista Calendario. Muestre la Vista preliminar.
Active las opciones de Configuracin de pgina.
Asegrese de reconocer las opciones disponibles en la pestaa Vista. Observe que son
distintas a las opciones disponibles para la vista Diagrama de Gantt.
Identifique y describa alguna diferencia entre los cuadros de dilogos presentados en las
pestaas vistas para las vistas Diagrama de Gantt y Calendario. __________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________.
Ahora identifique y describa alguna semejanza. _________________________________
_______________________________________________________________________.
Presione Cancelar y Escape para salir de la vista preliminar.

Opciones de configuracin de pgina para informes

Active la ficha Proyecto.

En el grupo de comandos Informes seleccione Informes.
Seleccione (puede hacerlo con doble clic) la categora Asignaciones.
En el cuadro de dialogo que aparece (Informes de Asignaciones), ubquese en el informe
Tareas y recursos humanos, y luego presione seleccionar.
Presione la opcin Configurar pagina.
Observe que la pestaa Vista esta desactivada. Indique la razn. ____________________
_______________________________________________________________________.
Indique que informacin se puede configurar. ___________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________.
Presione Cancelar y luego Escape.
Cierre cuadro de dialogo Informes personalizados.
Grabe el archivo y Cirrelo.

63
 Ejercicio # 20
Impresin Informes Varios

Abra el archivo R19-OpcionesDeConfiguracionDePagina.

Grabe el archivo como R20-ImpresionDeInformesVarios.
Active el cuadro de dialogo Informes.
En la categora de Informes Generales haga clic en Resumen del proyecto.
Observe que hay 3 opciones disponibles: Seleccionar, Modificar y Cerrar.
Presione Seleccionar.
Utilice la Lupa para mejorar la visin del informe (si quiere).
Presione Configurar pgina.
Cambie la orientacin de la pgina a horizontal. Presione Aceptar.
En este momento se puede imprimir el archivo (si tiene impresora por supuesto).
Presione Escape.

Al presionar Escape se abandona la vista preliminar del informe que se est

configurando.
Modificacin de la presentacin de informes

Active el cuadro de dialogo Informes

En la categora Generales haga clic en Resumen del proyecto.
Presione Modificar. Observe que se activa el cuadro de dialogo Texto del Informe.
Liste las partes del proyecto que se pueden cambiar desde este cuadro de dialogo. ____
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Liste los aspectos del proyecto que se pueden cambiar desde este cuadro de dialogo. __
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Cambie los colores (en Azul) de: Nombre del proyecto, Nombre de la compaa,
Nombre del Administrador.
Cambie el color (en Rojo) de Detalles.
Presione Aceptar.
Seleccione el informe para observar los cambios.
En el caso que no aparezcan algunos campos (como Nombre de la compaa, por
ejemplo), agrguelo en Propiedades del archivo. Adems asegrese que el
encabezado del archivo no sea el nombre del archivo Project. El encabezado debe
incluir el Nombre del proyecto.
Presione Escape.
En la categora de informes Generales seleccione Tareas de nivel superior.
Utilice las opciones de configuracin de pgina para tener toda la informacin del
reporte en una sola pgina.

64
 Cierre el reporte (Presione Escape).
Seleccione en Informes la categora Actividades Actuales. Seleccione el informe
Tareas en curso. Explique la razn por la cual no se muestra ningn resultado. ______
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Presione Escape. Active la vista Diagrama de Gantt.
Utilizando Actualizacin de tareas asigne 30% completado a Aplicar segunda mano.
Genere nuevamente el informe Tareas en curso en una sola pgina.
Presione Escape.

Como podr observar, las tareas en curso se refieren a aquellas tareas que tienen
algn porcentaje de avance y que aun no estn completadas.

Liste cuales son las otras opciones de informes disponibles desde la categora
Actividades Actuales. ___________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
En la categora Generales seleccione Tareas crticas. Configure el informe de manera
que se pueda ver en una sola pgina.

Posiblemente ya se habr percatado que los informes tienen variacin respecto a las
opciones de configuracin disponibles. Para verificar esto, revise las opciones de
configuracin disponibles para los informes Resumen del proyecto y Tareas de nivel
superior.

Presione Escape.
En el cuadro de dialogo Informes seleccione la categora Costos.
Haga doble clic en Presupuesto.
Utilice la opcin de Configurar pgina para cambiar datos de encabezado y pie de
pgina. Solicite al facilitador la informacin a incluir.
Asegrese de ver todas las pginas del reporte. En la esquina inferior derecha (debajo
de la vista preliminar del informe) se encuentran algunas opciones para: cambiar de
pagina, ver varias pginas a la vez, ver tamao real de la pagina..
Asegrese de reconocer estas opciones.
Presione Escape.
Grabe el archivo y cirrelo.

Se ha podido observar en los ejercicios que algunos informes estn formados por ms
de una pgina. Se puede utilizar la opcin de configuracin para ajustar el informe para
que solo contenga una pgina.

Se puede observar que hay una gran variedad de informes prediseados o predefinidos
en Project. Queda como tarea revisar cada uno de esos informes disponibles. Muy
posiblemente alguno de ellos sea de su inters o de su organizacin. Esto podra
permitir ahorrar tiempo en la preparacin de informes de avances.
65
 IMPRESIN DE INFORMES VISUALES

Los informes visuales disponibles en Project para Excel y Visio son muy diversos y estn
agrupados en varias categoras. Entre los informes visuales se encuentran los siguientes:

Informe de flujo de efectivo.

Informe de disponibilidad de los recursos.
Informe de resumen de costo del recurso.
Informe de disponibilidad de trabajo del recurso.
Informe de costo previsto.

La facilidad de informes visuales de Project podra aprovecharse mucho mejor si se tienen

buenos conocimientos de Excel. Esto porque los informes son creados utilizando el
concepto de tablas dinmicas de esta aplicacin. En el ejercicio a continuacin presenta
como generar un informe visual.
66
 Ejercicio # 21
Generacin de un Informe Visual

Abra el archivo R20-ImpresionDeInformesVarios.

Grabe el archivo como R21-ImpresionInformeVisual.
Active la opcin de Informes visuales: Proyecto > Informes visuales.
En el cuadro de dialogo que aparece (Informes Visuales: Crear Informe) identifique
y liste las categoras de plantillas mostradas:
o Todas.
o Resumen de la tarea.
o Resumen del recurso.
o Resumen de la asignacin.
o Uso de la asignacin.
o Uso de tareas.
o Uso de recursos.

Liste la cantidad de opciones que aparecen por cada categora de plantillas.

Categora Cantidad

La cantidad de opciones depender de la gestin de plantillas de informes visuales.

Project permite crear nuevas plantillas segn los requerimientos del usuario.

Seleccione la pestaa Uso de recursos. En esta pestaa (y en todas las dems) aparece
la lista de plantillas disponibles asociada a la categora.

Haga clic (para resaltar el informe) en el Informe de disponibilidad de los recursos.

Presione el botn Ver para que Project presente el Informe visual.

Project genera los datos para el informe visual en la aplicacin en la que est hecho
(Excel, por ejemplo) y muestra el informe (que tambin puede ser modificado).

Solicite al facilitador que comente sobre el informe presentado.

Cierre el Informe visual (en Excel) sin grabar o modificar.
Cierre cuadro de dialogo Informes Visuales.
Guarde y cierre el archivo Project.

67
 Ejercicio # 22
Generacin de un Informe Visual

Abra el archivo R21-ImpresionInformeVisual.

Grabe el archivo como R22-ConfiguracionDeInformeVisual.
Active la opcin de Informes visuales: Proyecto > Informes visuales.
Seleccione la pestaa Uso de recursos.
Haga clic (para resaltar el informe) sobre Informe del resumen de trabajo de los
recursos. Presione el botn Ver.

En este momento se tiene una plantilla del informe en Excel. Observe que la
plantilla presenta dos hojas: Grafico1 y Uso de recursos. La primera hoja contiene el
grfico, y la segunda hoja contiene la tabla de datos que lo soporta.

En la pestaa Vista en el grupo de comandos de Zoom presione Zoom y luego

seleccione 75% para tener mayor visualizacin del informe en pantalla.
Active la hoja Uso de recursos para ver detalles de los valores del grafico.

Podr observar que esta hoja contiene informacin gestionada a travs de tablas
dinmicas de Excel. Las experiencias en esta aplicacin ayudaran a configurar y
enriquecer la visualizacin de la informacin del informe.

Active nuevamente la hoja del grafico. Indique los campos que incluye el grafico. ____
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
Modifique algunos aspectos del grafico con instrucciones del facilitador:
o Muestre la etiqueta de datos en el extremo externo de las barras del grafico.
o Muestre solo dos decimales en las etiquetas de datos.
o Muestre las etiquetas de datos en negrita, color rojo y tamao de fuente 16.
Muestre la Vista preliminar del grfico.
Presione Configurar pgina.
Presione Encabezado y pie de pgina y luego Personalizar encabezado.
En las secciones Izquierda, Central, y Derecha, escriba Magallanes, Equipo, y
Glorioso respectivamente. Presione Aceptar. Presione Aceptar.
Indique que se pretende con el paso anterior ____________________________
______________________________________________________________________.
Presione Configurar pgina y luego Personalizar pie de pgina.
En las secciones Izquierda, Central, y Derecha, escriba Siempre, Sers, y Campen
respectivamente. Presione Aceptar. Presione Aceptar.
Indique que se pretende con el paso anterior ____________________________
______________________________________________________________________.
Cierre el archivo Excel (o Informe visual) sin grabar. Cierre Informes Visuales.
Cierre el archivo Project.

68
 Gracias por su Atencin
Ing. Carlos Ramos L

Email: ramoscm51@hotmail.com
Numero Telfono Celular: 0424 932 51 08

69
Parte de la contribucin al xito depende en pretender
siempre que las cosas sucedan.

70