UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

OFICINA DE PLANIFICACIN UNIVERSITARIA

GUIA METODOLOGICA PARA EL PROCESO DE

PLAN ESTRATEGICO

Esta metodolgica a travs de un proceso participativo, pretende llevar a cabo un cambio

planificado, que permita el desarrollo integral de la unidad mediante la elaboracin,
ejecucin y evaluacin de planes, basados en un pensamiento estratgico.

El proceso de planificacin debe fundamentarse en la participacin activa y comprometida

de los universitarios durante el desarrollo de las diferentes actividades.

El establecimiento de planes estratgicos, permite clarificar una serie de retos que debe
asumir la unidad para atender su misin dentro de la organizacin universitaria, lo que a su
vez determina la definicin de grandes objetivos.

La experiencia de la Oficina de Planificacin en asesoras de planes estratgicos en

diferentes unidades de la Institucin, le ha permitido tener la siguiente metodologa,
distribuida en siete etapas:

ETAPA 1 ORGANIZACIN DEL PROCESO DE PLANIFICACION

Definir el equipo de trabajo que coordinar el plan estratgico. El equipo coordinador es un

grupo de funcionarios internos y externos de la unidad escogidos por el consejo asesor o
cientfico, quienes en comunicacin constante con dicho consejo, retroalimentan el proceso.
Tiene primordialmente las siguientes funciones:

a. Analizar la metodologa propuesta de acuerdo con las expectativas de la unidad,

para generar el proceso.
b. Formalizacin del compromiso ante la Direccin.
c. Definir los roles de participacin de cada miembro.
d. Convocar a las actividades que forman parte del plan de desarrollo estratgico.
e. Preparar los instrumentos, equipo y materiales que se utilizan en cada actividad
f. Confeccionar el cronograma del plan.
g. Dirigir las dinmicas para el desarrollo de las actividades.
h. Dirigir las plenarias.
i. Procesar la informacin obtenida para las siguientes etapas del plan estratgico.
j. Ser el enlace, ante eventuales dudas con la Oficina de Planificacin Universitaria
(OPLAU).

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ETAPA 2: ESTABLECIMIENTO DE LAS BASES TERICAS DE LA PLANIFICACIN

CON UN ENFOQUE ESTRATGICO

Antes de iniciar el proceso de planificacin estratgica se recomienda sensibilizar a los

participantes sobre la importancia de la planificacin, para ello se sugiere las siguientes
actividades:

a. Invitar a un conocedor en el tema para que realice una charla de motivacin,

preferiblemente que sea un consultor externo.
b. Antes de iniciar el proceso el equipo coordinador expone la metodologa y definicin
de trminos en general a los participantes, con el fin de facilitar su comprensin.

ETAPA 3: DEFINICIN DE MISIN, VISIN Y VALORES

Es importante definir o revisar la Misin de la unidad, para identificar su razn de ser.

Para ello se debe contestar la pregunta Para qu fue creada la unidad u organizacin?
La misin debe estar bien definida, conocida y aceptada por todos. Asimismo, la Misin
de la unidad debe articularse con la Misin de la Universidad. (Anexo No.2) para
accesar al anexo presione ctrol y clic del mause.

Una vez definida la Misin se determina la Visin, la cual nos refiere a la situacin
deseada A dnde se quiere llegar? Qu se quiere ser? Nos indicar cules son los
ideales que desea alcanzar la Unidad, a mediano y largo plazo, como resultado de su
trabajo al administrar las ventajas competitivas

Los valores son fundamentos, principios o credos que guan el esfuerzo de la

organizacin. Se relacionan con el comportamiento tico de cualquier creencia o
postulado filosfico que gua la organizacin. Generalmente se les denomina como
credo, principios o guas.

ETAPA 4 ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL Y DIAGNSTICO

Como insumo para sustentar la etapa de diseo del plan, es necesario conocer la situacin
actual de la unidad, en cuanto a: capacidades, problemtica; detalle de tendencias y
aspectos positivos o negativos que pueden afectar su quehacer en el presente o futuro.

La Oficina de Planificacin sugiere para el anlisis de la situacin actual el uso de la

tcnica FODA (anlisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), mediante
esta herramienta se estudia la situacin interna y externa de la unidad, los resultados
definirn los temas estratgicos de la organizacin .

Este anlisis es preliminar, ya que, en el siguiente paso se verificarn los datos obtenidos
(diagnstico), a travs de instrumentos de recoleccin de informacin (encuestas, consultas
telefnicas, entrevistas, entre otras).

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Los resultados del diagnostico se sistematizan en la siguiente matriz:

Elemento citado en el Situacin encontrada y posibles Propuesta de acciones a

FODA causas que originan el problema corto y mediano plazo

ETAPA 5: ASPECTOS CLAVES DE EXITO

Los aspectos claves de xito son factores internos de la unidad, medibles, normalmente
controlables y son indispensables para el cumplimiento de los objetivos. Dependen
directamente de la misin y visin de la unidad.

En esta etapa se rescatan los resultados ms importantes extrados del diagnstico, para
esto se considera la columna Propuesta de acciones a corto y mediano plazo, con el fin de
priorizar los aspectos positivos y negativos que permitan visualizar su realidad y posibilidad
de cambio.

Por tanto, la identificacin de los aspectos claves de xito debe ser realizada por
funcionarios con conocimiento sobre: la misin, la visin y la organizacin en general
(dentro o de este contexto se establecer el plan de accin).

Para identificar los aspectos claves pueden plantearse, entre otras, las siguientes
preguntas:

a. Qu aspectos probablemente tendran el mayor efecto sobre el xito a corto y largo

plazo de la organizacin?

b. Qu cambios han tenido lugar o tendrn lugar, que afectarn los objetivos de la
organizacin durante los prximos aos?

c. Cules son los principales obstculos para llevar a cabo su misin?

Los factores claves del xito tambin se presentan como aspectos que dificultan el logro de
los objetivos, que entorpecen el desenvolvimiento de las acciones u operaciones de una
organizacin y que al ser identificados, deben ser orientados y revertidos en situaciones
favorables para la unidad. Se manifiestan cuando existe una diferencia entre un "debe ser"
y el "es", entre un ideal y una situacin actual. Estos factores deben ser resueltos
progresivamente, se debe concentrar esfuerzos en los problemas ms importantes y
vulnerables.

Realizada la identificacin de los aspectos claves de xito, se hace necesario clarificarlos

para que todo el equipo los comprenda, se priorizan, con el fin de dar solucin a aquellos
que tienen mayor impacto en el desarrollo de la organizacin.

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ETAPA 6: FORMULACIN DEL PLAN DE ACCIN ESTRATEGICO

Determinados los aspectos claves de xito se procede a la elaboracin del plan de accin,
en dicho plan se establecen las estrategias consecuentes con la visin, la misin y los
objetivos. Para esto se seleccionan las estrategias, que pretenden eliminar las diferencias
entre la situacin actual y la esperada; estas deben presentar soluciones viables, es decir,
que tomen en cuenta las fortalezas, que actan sobre el problema que sean al mismo
tiempo eficaces y factibles econmicamente. La satisfaccin de los objetivo la logramos
mediante el desarrollo de la estrategia. Los resultados esperados de cada estrategia
corresponden a los objetivos especficos, si se quiere programar un proyecto o micro
proyecto.

En la elaboracin del plan de accin se revisan programas y proyectos vigentes para decidir
cules concluyen y cules continan. Es importante obtener un listado de los programas y
proyectos logrados por consenso y seleccionar aquellos de mayor prioridad. Para tal fin se
utiliza la siguiente matriz:

Aspectos Objetivo Estrategia Programa Responsable Plazo

claves de estratgico o
xito proyecto
Factores Qu se Cmo se Nombre Responsable Tiempo
internos que pretende alcanzar el del (s) directo del de
nos facilitan el lograr? y objetivo proyecto o proyecto o duracin
logro de la Para qu? estratgico? programa programa
misin y
visin

Concluido el plan de accin, cada responsable de proyecto o programa se encargar de

desarrollar los proyectos considerando los siguientes aspectos: Objetivo general, objetivos
especficos, metas cuantificadas, presupuesto requerido (recursos humanos, financieros y
materiales), cronograma y el cmo se llevar a cabo la autoevaluacin cada proyecto.

Con base en la priorizacin que se realiz de los proyectos en el plan de accin, se

recomienda incluir los programas y proyectos en el Plan Anual Operativo de la unidad,
segn los lineamientos establecidos por las Vicerrectoras.

Es importante destacar, que uno de los objetivos al realizar los planes estratgicos es que
las unidades reorganicen los recursos existentes de forma ms eficiente. Otro objetivo es
priorizar los proyectos en el corto, mediano y largo plazo, con el fin de que los proyectos
planteados se concreten en el perodo establecido para el plan estratgico.

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Presentacin final del Plan estratgico

El Plan Estratgico de la Unidad se presentar en dos documentos, a saber:

a. Un informe final que anexe la informacin generada durante el proceso, debe

mantenerse en la unidad para efectos de: respaldo, consulta, seguimiento y
formulacin del plan anual operativo .

b. Un informe ejecutivo que se presentar ante las autoridades respetivas y organismos

interesados .

ETAPA 7: AUTOEVALUACION

Conviene resaltar, que una vez aprobado dicho Plan por las autoridades, tienen lugar las
etapas de ejecucin, control y evaluacin.

Es importante realizar una autoevaluacin peridica del Plan Estratgico, con el fin de
registrar las limitaciones, problemas y aciertos y tomar as, las medidas correctivas
necesarias para alcanzar los objetivos.