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Hay una serie de valores que sustentan la gestin de proyectos extremas. Estos valores
dan lugar a comportamientos de gestin de proyectos que son:
Participativa: La gestin de proyectos se basa en la participacin significativa de los
interesados.
Proactiva: La gestin de proyectos es un proceso creativo y proactivo para resolver
problemas.
Abierto: Todo lo relacionado con el proyecto se comparte abiertamente con todas las
partes interesadas.
Orientadas hacia el exterior: El enfoque del director del proyecto es hacia el exterior
hacia los grupos de inters.
Confiar: El equipo del proyecto se trata como profesionales que son de fiar.
Adems, la gestin de proyectos eXtreme incorpora conceptos radicales como las
siguientes:
La gestin de proyectos es completamente diferente de la direccin tcnica.
El contexto es ms importante que el contenido.
la gestin de todo el proyecto de su vida til.
El director del proyecto es un facilitador e integrador en lugar de un gerente.
La alta direccin son los directores de proyectos ejecutivos.
Escenario de planificacin en lugar de macroplanificacin.
rpida planificacin participativa.
Los equipos virtuales en lugar de los equipos tradicionales.
Planificacin de proyectos
La planificacin del proyecto es la clave para una gestin eficaz de los proyectos. La planificacin
detallada y precisa de un proyecto produce la informacin de gestin que es la base de la justificacin del
proyecto (costes, beneficios, impacto estratgico, etc.) y la definicin de los conductores de negocios
(alcance, objetivos) que forman el contexto de la solucin tcnica. Adems, la planificacin de proyectos
tambin produce los programas de proyectos y asignaciones de recursos que son el marco de referencia
para los dems procesos de gestin de proyectos: seguimiento, reporte y revisin.
La planificacin del proyecto consiste en 10 actividades relacionadas entre s:
Definir el alcance, los objetivos, las partes interesadas, y proyectos relacionados.
Analizar y desarrollar escenarios de valor aadido y la realizacin de beneficios.
Definir los requisitos de calidad del producto.
Seleccionar la estrategia de desarrollo del proyecto.
Analizar los riesgos del proyecto y desarrollar un plan de gestin de riesgos.
listas de tareas a medida.
Estimar las tareas y desarrollar una cotizacin proyecto.
Desarrollar un programa de proyecto o planes de ejecucin.
Asignar a las personas y desarrollar acuerdos de personal del proyecto.
Desarrollar el costo y el retorno de la inversin (ROI).
Seguimiento de Proyectos
Este proceso implica el seguimiento del xito del proyecto, incluyendo el progreso real del proyecto en
comparacin con los avances previstos, la coleccin de mtricas clave del proyecto (riesgos, costos,
niveles de defectos, etc.), as como el seguimiento del rendimiento del equipo en general.
Reporte de Proyectos y Control de Cambios
Este proceso consiste en la agregacin de informacin detallada de seguimiento de proyectos en el
sistema de informacin de proyectos y de nuevo en las actualizaciones del modelo de negocio. Este
sistema est diseado para proporcionar el estado del proyecto, el costo y otra informacin relevante para
el patrocinador del proyecto, las partes interesadas, y los directores de proyectos de proyectos
relacionados.
El proceso de revisin del proyecto tambin implica la aprobacin de los entregables mayores y, de ser
necesario, la autorizacin para la adopcin de nuevas sesiones de planificacin.
La gestin de proyectos extrema requiere una inversin de esfuerzo antes de que comience el proyecto
formalmente. la iniciacin del proyecto es el primer filtro. Este proceso implica un anlisis bastante
rpido del alcance, objetivos, beneficios, costos y riesgos del proyecto potencial. A menudo esto es una
opinin relativamente informal para eliminar trapos obvios. Suponiendo que el proyecto potencial pases
de este primer filtro, el proceso ms formal de un estudio de viabilidad se llevara a cabo.
Las actividades tcnicas realizadas en un estudio de viabilidad implicaran el anlisis del entorno
empresarial y el sistema actual y situacin, la aclaracin del negocio especfico y tcnico los problemas
que se espera que el proyecto para resolver, la especificacin de alto nivel de posibles soluciones de
negocio o del sistema, y la evaluacin de plataformas tecnolgicas alternativas que se podran utilizar en
el proyecto.
En resumen, el estudio de viabilidad es un proceso de gestin de proyectos crticos que participan
expertos tcnicos (de negocios o de sistema) de los analistas que trabajan con el director del
proyecto. En muchos casos, se trata de tiempo, esfuerzo y compromiso de la alta direccin.
El proceso de RAP
es la clave para la gestin de proyectos extremas. Como herramienta, que encapsula todas
las conductas mencionadas
Participativa: La gestin de proyectos se basa en la participacin significativa de los
interesados.
Proactiva: La gestin de proyectos es un proceso creativo y proactivo para resolver
problemas.
Abierto: Todo lo relacionado con el proyecto se comparte abiertamente con todas las
partes interesadas.
Orientadas hacia el exterior: El enfoque del director del proyecto es hacia fuera, hacia
las partes interesadas.
Confiar: El equipo del proyecto se trata como profesionales que son de fiar.
Utilizando el proceso de RAP, puede proporcionar un mecanismo donde el conflicto entre las partes
interesadas se pueden poner sobre la mesa, reconocido y resuelto.
Las ms partes interesadas que tiene almacenado en su proyecto, ms probable es que habr diferencias
entre las percepciones de alcance y objetivos.
Es evidente que, cuanto antes se identifican estas diferencias y resueltas, mejor. El proceso de RAP y el
papel de su patrocinador del proyecto son crticos para ayudarle en la resolucin de estos conflictos.
El reconocimiento y la resolucin de conflictos en el alcance de esperar, los objetivos, beneficios, calidad,
y as sucesivamente son fundamentales para los nuevos modelos de gestin de proyectos, y todas las
tcnicas de este libro han sido diseados para ayudar en el modelado y la resolucin de este
conflicto. Claramente, cuanto mayor es el nmero de grupos de inters, mayor ser el potencial de
conflicto.
Adems, como hemos discutido anteriormente, el carcter participativo de sesiones RAP asegura que los
miembros del equipo y los participantes del proyecto son parte de la construccin de la visin para el
proyecto. La compleja naturaleza de los proyectos y la necesidad de las personas que se comprometan a
lograr el xito del proyecto deben estar basadas en la aceptacin y la propiedad de todos los participantes,
tanto si estn en el equipo o en el exterior como partes interesadas.
Si usted no sabe que los miembros de su equipo estarn en el momento de la planificacin, a un mnimo
de ver si puede obtener un colega y actores clave para participar. Cuando los miembros del equipo son
nombrados, se debe realizar otra sesin de RAP que participen. Si por alguna razn, las principales partes
interesadas no estn dispuestos a participar en la planificacin del proyecto (es decir, que no quieren estar
comprometidos con el plan), entonces debera plantear esta cuestin al propietario del proyecto o el
patrocinador (vamos a hablar de esto ms adelante).
La estructura RAP
Analizar el xito del proyecto
El primer paso en la planificacin de un proyecto utilizando conceptos extremos es
para discutir, definir y negociar lo que las medidas son para el xito del proyecto.
Los modelos tradicionales de gestin de proyectos comienzan definiendo los
requisitos de un proyecto. Adems, la gestin de proyectos tradicional define el xito
del proyecto mediante el llamado tringulo de hierro: las necesidades, con el
presupuesto, y en el tiempo. Para ser justos, los recientes cambios a la gestin de
proyectos tradicional aadieron un cuarto factor: la calidad. El tringulo de hierro ha
causado ms proyectos de fracasar que cualquier otro mito de la gestin de
proyectos. Como le mostraremos, se hace caso omiso de las partes interesadas, el
equipo y, lo ms importante, el valor aadido o los beneficios esperados del
proyecto. Un proyecto tras otro se ha visto limitada durante el desarrollo para cumplir
con un presupuesto o plazo, slo para fallar sobre la aplicacin.
gestin de proyectos eXtreme toma el xito del proyecto a una definicin ms
compleja y relevante del xito las expectativas del cliente
Cuando los expertos hablan de expectativas del negocio, hablan unos siete conjuntos relacionados de
criterios o controladores:
Grado de satisfaccin de los interesados: Cmo se sienten los clientes sobre el proyecto?
objetivos y requisitos de reunin: Qu hacen los clientes quieren del proyecto?
presupuesto de reunin: Cunto son los clientes dispuestos a pagar?
Cumplimiento de los plazos: Cundo los clientes quieren?
requisitos de valor aadido: Por qu los clientes quieren el proyecto?
Los requisitos de calidad: En qu medida los productos tienen que ser construidos?
la satisfaccin del equipo: Qu tan bien el equipo tiene que sentirse sobre el proyecto?
Ahora le presentamos nuestra primera y probablemente la ms poderosa herramienta de
gestin de proyectos extremas.
Herramienta eXtreme 1: Controles de xito
Basamos esta herramienta en el concepto de un lightswitch con un control deslizante de
intensidad. Durante la sesin de RAP, cada actor determina cul de los criterios de xito
es encendido o apagado (vase la figura 7.2). Si el cursor est en el xito para que los
grupos de inters, entonces no puede haber una graduacin desde tenue hasta
brillante. Si un control deslizante est totalmente encendido, no hay lugar para el
compromiso. Si el control deslizante est parcialmente a, el actor est diciendo que hay
un considerable espacio para moverse en el cumplimiento de este criterio. Si un control
deslizante est apagado, se indica que ese criterio no es significativa como medida de
xito.
Controles de xito
Por supuesto, como se ver ms adelante, los problemas no resueltos tienen que ser levantado con el
patrocinador del proyecto de aclaracin como una cuestin de urgencia.
Si alcance es el lmite de la responsabilidad del director del proyecto, a continuacin, los objetivos del
proyecto son lo que el director del proyecto es responsable de la entrega. En el modelo Tregoe Kepner,
la columna de SI debe contener los objetivos del proyecto y la combinacin de la SI y la no proporciona
una definicin clara del alcance.
Utilizando la tcnica de Kepner Tregoe para definir el alcance y los objetivos de su proyecto en general,
conduce a cierto debate entre los interesados sobre los que los objetivos estn dentro y que estn fuera.
Adems, los ms interesados que tenga, mayor ser el grado de confusin inicial sobre lo que su proyecto
va a lograr.
El truco aqu es la bsqueda de un conjunto comn de objetivos que todos los interesados pueden ponerse
de acuerdo estn dentro y para ver si se puede llegar a un consenso sobre si cada uno de los objetivos
restantes deben estar dentro o fuera.