El inventario anual a realizarse estar dividido en 3 procedimientos bien definidos:

1. Procedimientos sobre la conformacin de equipos de trabajo y sus objetivos.

2. Procedimientos sobre la ejecucin y control del inventario.

3. Procedimientos sobre el procesamiento de la informacin adquirida.

OBJETIVO DEL INVENTARIO

Por el flujo de compras que realizo IENSA para afrontar las ventas del da a da en sus
tiendas el 2015; se hace imprescindible un inventario anual que verifique las existencias de
cada rea comercial. Y as poder afrontar las proyecciones y los flujos de ventas para el
2016 desde un stock en almacn mas real.

Los objetivos gerenciales son:

Saber que productos faltan por rubro, lnea o sublinea para comprar efectivamente.

Que productos se tiene excesivamente por lotes en stock.

Cuanta merma y/o desmedro tiene la empresa.

Los objetivos comerciales son:

Comparar las existencias reales del almacn con lo que muestra el sistema R.M.S.

Si se cuenta con productos suficientes para proveer a tiendas.

Si se tiene productos para la carga de labores al personal.

El inventario anual y sus procedimientos involucra a todo el personal del CD., al

departamento de contabilidad y a todo funcionario que realice conteos fsicos, lecturas con
escaneado y saber diferenciar los estados del producto.
 PROCESO DE LA TOMA DE INVENTARIO
AREA Operaciones/Logsticas
RELACIONADO Inventario
CARGO Coordinador De Inventario
DEPENDENCIA
AUTORIDAD Personal A Cargo
SOBRE

Teniendo en cuenta el flujo de compras que genera la empresa para afrontar las ventas de las
tiendas despus de un periodo anual se hace imprescindible evaluar de forma semestral el stock de
existencias y el nivel de prdidas resultantes de dicho movimiento comercial; es por eso que deber
parametrarse todo procedimiento relacionado a la toma de inventario, teniendo en cuenta los
siguientes puntos:

Objetivos gerenciales

Saber cunto es el stock real para futuras compras

Saber las perdidas generadas por las ventas despus de un periodo anual

y comerciales:

que genera la empresa y restante de la empresa despus de un semestre

1. PROCEDIMIENTO SOBRE LA PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE LA TOMA DE

INVENTARIO

1.1. Todo inventario a realizarse en la empresa deber ser planificado con gerencia general,
gerencia comercial, jefe de sistemas(coordinador de inventario), rea de procesos y
procedimientos, auditoria y contabilidad, tocando los siguiente puntos:
Fecha de inicio y cierre de inventario
duracin del inventario (en horas)
delegacin del personal responsable en el inventario
fecha de capacitacin al personal sobre los procedimientos de la toma de inventario
cumplimiento de objetivos planteados por el rea de contabilidad

1.2. El coordinador de inventario (jefe de sistemas) remite email a todas las reas
involucradas del CD; dndoles a conocer los puntos acordados en la reunin sobre la
toma de inventario
1.3. De la misma forma el gerente comercial informa los puntos acordados en la reunin a
los administradores de tiendas sobre la toma de inventario
1.4. El coordinador de inventario promueve una reunin con los jefes de reas y jefe de
RR.HH. del CD con el fin de organizar al personal apto para la toma de inventario, y A la
vez solicitar los materiales y herramientas necesarios tales como:
Laptop
Scanner Lector
Mesas
extensiones elctricas y tomacorrientes
Plumones, lpices, cter, post-it, cinta embalaje
1.5. los jefes de cada rea informaran los puntos acordados a sus jefes de almacn con el
propsito de que estos ordenen los productos a inventariar, teniendo encuenta:
1.6. si el almacn es de textil/hogar se separaran por rubros y por estado del producto;
1.7. en el caso del almacn electro el responsable tendr que verificar que toda etiqueta de
los productos este correctamente impresa y pegada en un lugar visible adems tambin
sern separados segn su estado: si es parte del stock de almacn, si est vendido o
por reclamo de clientes as de esta manera se evitara escanear productos que no nos
pertenecen,
1.8. en el caso de muebles sern separados por el responsable segn su estado. El objetivo
de ordenar por rubro y separa por estado es de agilizar el trabajo de inventario

1.9. Herramientas
1.9.1. Toda herramienta que necesiten; las cabezas de grupo para dicha labor ser provista
por el coordinador de inventario como son: mesas, sillas, extensiones elctricas, laptops,
escner lector, formatos Excel, y las dems que crea necesario.

1.9.2. Todo personal que se requiera para el proceso de inventario, ser coordinado con el jefe
de personal para su delegacin.

1.10. Personal
1.10.1. Un da antes del inventario se capacita a todo el personal sobre los procesos y
procedimientos, en el manejo de las herramientas
1.10.2. Un da antes del inicio de inventario se probara toda las laptops y herramientas que
estn funcionando correctamente y en todo los equipos de trababajo
1.10.3. El coordinador de inventario en coordinacin con los jefes de rea, realizara los
siguientes procedimientos:
1.10.4. El coordinador de inventario y los jefes de cada rea coordinaran con sus jefes de
almacn al previo ordenamiento de los productos a inventariar; separados por rubro y
puestos de una manera que agilice el trabajo, esto incluye la limpieza del almacn, paso
libre a las distintas zonas de trabajo.
1.10.5. Cada equipo de trabajo estar conformado por 7 personas: un jefe de equipo, tres
cabezas de grupo y tres ayudantes para apoyo en la carga y descarga de cajas
1.10.6. formado los equipos de trabajo se pasara a capacitar al personal segn su importancia,
sobre los procedimientos de la toma de inventario, el uso adecuado de los formatos
Excel otorgados por el rea de planeamiento, los horarios de trabajo y el personal que
se tiene a disposicin.
1.10.7. A cada jefe de equipo cumplir los siguientes perfil:
Capacidad para solucionar percances en los formatos Excel establecidos.
Saber reconocer errores que se mostrara al escanear los productos.
Saber solucionar problemas tcnicos que sucedan con las herramientas del
inventario.
Controlar el avance de los equipos y solucionar indisciplinas que ocurriese con el
personal.
1.10.8. Una vez los equipos estn formados, los almacenes ordenados y los productos listos
para el conteo se proceder al posicionamiento de las cabezas de grupos que tienen la
principal misin de hacer lectura mediante el escner a los cdigos IENSA.

1.10.9. Se remite email a todas las reas involucradas as como a puntos de venta (tiendas y
vendedores mayoristas) respecto a la fecha de toma de inventarios y la fecha de cierre
de toma de pedidos.
1.10.10. Se realiza el ordenamiento y limpieza de la mercadera a inventariarse.
1.10.11. se formara grupos de dos por cada laptop, uno para que escanee los cdigo y el otro
para que movilice las cajas, bolsas, etc. (carga/descarga)
1.10.12. se formara los equipos de trabajo con los grupos de dos anteriormente formados, cada
equipo estar liderado por jefe de lnea (y/o asistente), el lder del equipo realizara un
monitoreo constante
1.10.13. el coordinador de inventario capacitara al personal involucrado en el manejo de equipos,
herramientas y formatos, que se utilizara en el inventario
1.10.14. Se designa a cada equipo los cdigos o rubros a inventariar de las que sern
responsables

2. PROCEDIMIENTO SOBRE LA CORRECTA EJECUCIN DE LA TOMA DE INVENTARIOS

2.1. Herramientas
2.1.1.
2.2. Personal
2.2.1. se formara los equipos de trabajo con los grupos de dos anteriormente formados, cada
equipo estar liderado por jefe de lnea (y/o asistente), el lder del equipo realizara un
monitoreo constante
2.2.2. Se capacita al personal involucrado en el manejo de equipos, herramientas y formatos,
que se utilizara en el inventario
2.2.3. Se designa a cada equipo los cdigos o rubros a inventariar de las que sern
responsables
2.2.4. se inicia el inventario; cada pareja de los equipos formados escanearan 100 cdigo y
luego contaran el fsico, y se cotejara las cantidades si son iguales se continuar el
 proceso, caso contrario se revisara donde fue la inconsistencia, este proceso ser
monitoreado por el jefe de lnea.

3. PROCEDIMIENTO SOBRE EL PROCESADO DE INFORMACION GENERADA DEL

INVENTARIO

3.1. concluido el inventario jefe de lnea (y/o asistente), reunir la informacin de todo su
equipo de trabajo el cual ser filtrado, verificado y dar la conformidad de los listados,
de esa manera se le hace entrega al rea de sistemas para que contine el proceso.
3.2. Con la informacin concluida y corregida, sistemas reunir todos los listados
presentados por los jefes de cada equipo, y formara una sola base la cual se carga al
sistema.
3.3. Con la base cargado en el sistema, se sacara un reporte de stock y se revalidara contra
los base de cdigos de la toma manual, cuyo fin es comprobar que se hayan cargado
los datos correctos caso contario de volver a cargar al sistema anulando la anterior.
3.4. Se imprimen los reportes para ser firmados por los responsables involucrados (sistemas,
jefes de lnea, jefe de tienda y/o almacn) y se archiva apropiadamente.
3.5. si sistemas identifica productos en inconsistencia enviara un reporte a auditoria para
hacer la investigacin correspondiente de esa manera determinar responsables de dicha
perdida.

4. PROCEDIMIENTO SOBRE SOLUCION DE PROBLEMAS EN EL PROCESO DE

INFORMACION DE INVENTARIO

1. PROCEDIMIENTO PARA AJUSTE DE INVENTARIOS

1.1. PROCESO PREVIO ANTES DE AJUSTAR INVENTARIOS

este proceso debe iniciarse con la bsqueda de informacin en el sistema antiguo de tal
manera que se pueda aproximar inicialmente las cifras de cierre versus las cifras que
se ingresaron al sistema nuevo debiendo coincidir los precios y unidades en todos los
rubros.
se debe excluir todo ingreso nuevo en el sistema.
se debe verificar que la cantidad de unidades con la codificacin antigua coincidan con
la cantidad nueva codificada que fue derivado en 20 rubros.
en el inventario realizado en diciembre se encontr en el cd mercadera de textil
procedente de Ayacucho con la codificacin 80 antiguamente conocida como
mercadera de Ananas, esto ser verificado con el propsito de saber si sigue
existiendo mercadera con la codificacin antigua.
 1.2. PROCESO DE ANALISIS Y REVISON DE BASE FISICA CONTRA BASE DEL SISTEMA.
Analista solicita la base de la lnea a analizar al jefe de sistemas.
El jefe de sistemas debe entregar el reporte ya sorteado con las sigtes caractersticas:

N FACTURA DE COMPRA,
N GUIAS DE PROVEEDOR,
PROVEEDOR,
N DE GUIAS DE SALIDA NISSEI,
F INGRESO A TIENDAS,
SUB LINEA
DESCRIPCION
CANT. ING.
VENTA,
STOCK.

analista solicita a contabilidad las guas fsicas manuales y del sistema para confrontar
si existe duplicidad y/o si fueron procesadas correctamente.
supervisor de tienda verificar los items despachados e ingresados a tienda.
supervisor de tienda verifica los items vendidos para descontar de los ingresos, el
resultado debe ser igual al stock.
supervisor de tienda verifica si cantidades no son iguales para luego ubicar los registros
que ocasionan la diferencia.
supervisor de tienda compara el resultado contra el fsico.

contabilidad busca en los documentos, archivos contables.

contabilidad y jf lnea verifican todas las compras que se hayan realizado solo con guas
en fecha anterior a la instalacin del nuevo sistema.
Jefe de sistemas verifica codificacin antigua versus codificacin nueva.

La toma de inventarios cumple con el siguiente procedimiento en cualquier momento que se decida
realizarlo, intempestivo, mensual, semestral o anual, el cual estar monitoreado por el rea de
sistemas, jefe lnea y auditoria.
 PROBLEMAS y/o DIFICULTADES EN EL INVENTARIO

1. INSTALACION DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

1.1. Mal estado la batera de las laptops, esto generaba que sea dependiente del fluido
elctrico
1.2. Tomacorrientes no estn diseados adecuadamente para abastecer fluido
1.3. No hay suficientes tomacorrientes
1.4. Probar que todas las laptops estn en buen estado (batera, cable alimentador,
funcione correctamente)
1.5. Falta de escaleras
1.6. Pocos puntos de abastecimiento de fluido
1.7. No hay bancos que se pueda desplazar fcilmente para poner la laptop en el momento
de escanear los productos

2. AREA DE TRABAJO
2.1. Espacios muy estrechos para trabajar
2.2. El personal involucrado en el inventario debe conocer la ubicacin de todas las lneas
de productos

3. ETIQUETA DEL PRODUCTO

3.1. El cdigo de barras no est impreso completo
3.2. El cdigo de barras est manchado, el cual no permite que el escner reconozca en
cdigo
3.3. La cdigo de barras est mal pegada en la etiqueta

4. PERSONAL
4.1. Falta capacitacin al personal sobre los procesos y procedimientos a seguir en el
inventario
4.2. Falta de concentracin y seriedad en la tarea asignada a cada equipo de trabajo
 4.3. El personal tiene que conocer la mercadera la cual va a manipula en el inventario
4.4. Mala distribucin de equipos de trabajo
4.5. No se superviso de manera adecuada a cada equipo de trabajo
4.6. El personal no est preparado para trabajar en la noche, se fatiga muy rpido (fatiga
mental y fsica) y esto genera que el margen de error sea ms alto de lo establecido (0.5
del total 100%)

5. TIENDA
5.1. La tienda esta sobre estoqueado de productos (modelos que no estn exhibidos )
5.2. Los productos no est visibles en los caballetes
5.3. Cada lnea debe tener una rea determinada para su exhibicin