Vous êtes sur la page 1sur 97

U N I V E R S I D A D D E P I U R A

T O T A L DI;: A L M A C C N E S ! I N V E N T A l ^ I O S

A R M A C O M P E T I T I V A l ' A R A l.A R r . n U C r i N lili COSTOS

*.
CURSO

LOGSTICA

ORGANIZACIN, ADMINISTRACIN Y CONTROL D E M A T E R I A L E S

EN ALMACENES
P r e p a r a d o y presentado por P a u l F . V i s s c h c r

PROGRAMA D E LOST E M A S ^

1) E i dcparlaniciuo de maleriales. su posicin/funcin en la empresa; la c o o r d i n a c i n con los otros


departamentos.
2) Tipos de almacenes y sus metas en e! funcionamiento,
3) E l " A l m a c n IdeaK'y lo que requiere para serio,
4) L a u b i c a c i n del a l m a c n , su estructura, rclacionnda con los materiales por almacenar.
5) L a eslanlcia, su estandarizacin y ubicacin. Accesorios para c l almacenaje. Consitleracin de
semejanza, popularidad, dimensiones y caraclcrslicas de existencias.
6) Equipos para manejar carga y materiales.
7) E l c d i g o de ubicacin
8) L a e s t a n d a r i / a c i n de existencias, motivos, su proceso. L a c o o r d i n a c i n entre usuarios y logsiica.
9J L a clasificacin del inventario, motivos y su ejecucin.
10) L a codificacin de materiales y repuestos. >.-.V, ..
11) E l listado de existencias y el c a t l o g o de materiales estandarizados.
12) Sistemas de requisiciones y compras para existencias y para programas especiales.
13) Logstica, compras. Sumario de sus obligaciones.
14} L a accin de la compra, sus formularios, cambios en O O / C C .
15) Materiales para cargo dircclo. requisiciones, codificacin, control administrativo.
16) L a r e c e p c i n de materiales, procedimientos, discrepancias.
17) E l control contable de las existencias, manual o compularizado. Formularios, proccdimicrno^,
controles. ' .
18) Inventarios anuales y perpetuos o " t c n i c o s " , frecuencia.
19) Obsolescencia, causas, acciones por tomar.
20) Devoluciones de materiales al a l m a c n .
21) E l almacenaje y su control en empresas con almacenes mltiples.
22) Poner orden en almacenes exislcrrtes. S u proceso.
23) Tareas dentro del a l m a c n . Despacho de materiales.
24) L a rotacin del inventario.
25) Sistemas y procedimientos en logstica.
26) Taller de trabajo: Solucionar unos problemas especficos.
ORGANIZACION PARA UN FUNCIONAMIENTO EFICIENTE

1. lOue vomos a almacenar ?


2. Cuando llegara

3. cmo vamos a almacenar?

4 . Cuanto ?

5. Donde 7

6. P a ro qu ien ?

L O G S T I C A

Presupuesto Huelgas (Proveedores,


puertos)

C o m u n i c a c i o n e s de
C o n d i c i o n e s del
los d e p a r t a m e n t o s
mercado. C o s o
c o n s u m i d o r e 5.
de m a t e r i a l e s .
Entregas lentas.

Escasez de materias
primas.

Comunicaciones Nuevos productos.

de gerencia

DEPARTAMENTO DE MATERIALES

E v a l u a r

d e c i d i r

a c t u a r

Fg. 2
" ^' ' ^ ' Fig. 2A. Coordinacin interna de una ennpresa .

Fig, 2 0 . C o o r d i n a c i n interna y e x t e r n a de u n a tinprcso.


r>3 ' ^
n. TIPOS D E A L M A C E N E S

TIPO PRINCIPALES REQUERIMIENTOS


P A R A O P E R A R L O S C O N XITO

M aticcc ce
VIENTAS A L PUBLICO
A. Tienda - iiniplcados cnircgan Pronstico de venias.
B. Supermercados - Pblico busca
io que quiere.

SILOS. GRANt-ROS. HTC. Pronstico de cosechas, (maneji> de prtnluctos


a granel). Control estricto sobre condicin de
los productos, PHT^S- ( H l - I - O ) . -

ill. ALNLACH.Ni-S OH A D U A N A S V O T R O S ) D n d e est que?


QLH G U A R D A N B U L T O S , H T C . )
THM[X:)RALMnNTH.

iV. P A R A M A T H R I A L H S DH OPHRACIN. ) C u n t o , que y c u n d o lo necesitaremos?


MANTHNIMIiZNTO Y PRODUCCIN. )

V. P A R A MA'I'HRiALHS MANUHACTU- ) Pedidos pendientes de clientes y pronsticos de


R A D O S Y/O S B M L M A N U H A C T U R A D O S ) ventas.

VI. P A R A HMPRHSAS DH T R A N S P O R T E ) Para transportar. C u n t o v a . a d n d e ?


) Para entregar: D n d e est qu"?

LO BSICO PARA TODOS E S :

1) H.siructuras adecuadas, instalaciones convenientes.


2) E c o n o m a de espacio, plan de distribucin.
3) Equipo adecuado para c l manejo de bultos.
4) U n a organizacin funciona!.
5) Control administrativo (Sistema de informes). . _
6) Comunicaciones p t i m a s . ; "'^' '
7) Flujo controlado de documentos.
8) Formularios funcionales (son las herramientas administrativas).
9) Personal capacitado.
10) Control constante sobre el estado del material / de los bultos.
I I) Clara identificacin de lo almacenado.
12) Sistema computarizado, constanlcmcntc actualizado.
5 e ct<vnp/e.
II. E L A L M A C N IDEAL

\ Tiene siempre de tdo en existencia cuando se lo riecesiia (usuarios). .


2. Pero con la existencia e inversin l a s ' m s bajas posible (gerencia).
3. Nunca falta nada an cuando no se ha avisado a tiempo sobre planes de aumentos en la
p r o d u c c i n , ctc, (usuarios). ,
4. No hay diferencias de inventario (contabilidad). " "'^'^'-f^^ '
5. Da un servicio p t i m o con un m n i m o de personal (gerencia).
6. Nunca se necesita buscar por los materiales (todos) -

;.UNA I D E A U T P I C A ? ' '


*

CMO LLEGAR A TENER UN"ALMACN IDEAL" _ ,

(o mejor dicho "casi ideal")

Un " a l m a c n ideal" depende de la suma total de una serie de operaciones que forman parte de la
"Logstica".
lis como una cadena con los eslabones i g u a l m c n e fuertes, pero si fallara uno de ellos, el sistema corre
peligro de derrumbar. -
Enumerando estos eslabones los identificamos como consistiendo de T R E S grupos, o sea:

1) L a s instalaciones fijas, que son los almacenes propios, con sus instalaciones como la estantera y su
distribucin y los patios.
2) L a a d m i n i s t r a c i n propia de los materiales, la logstica: : / -
Compras Almacenaje L o s Registros ' ^^''^
3) L o s que tienen im impacto directo sobre la eficiencia de la o p e r a c i n :
a) T e s o r e r a ( a s i g n a c i n a tiempo de los fondos necesarios para las comiM'as);
b) Contabilidad (procesamiento de los documentos que cubren lodos los movimientos que
diariamente tienen lugar en los almacenes, incluyendo los que se refieren a R e c e p c i n .
Despacho, Transferencia y de otras actividades que tienen un impacto sobre las existencias).
c) Operaciones y mantenimiento incluyendo la fabricacin, o sea, los usuarios.
d) Proveedores, transporte.

Aparte de stos hay otro e s l a b n importante, que es c! de la e s t a n d a r i z a c i n de los materiales por llevar en
existencia y la adhesin a lo convenido. Una e s t a n d a r i z a c i n por lo general es el resultado de un estudio
en que los dcpartamenlos de los usuarios de los materiales (produccin, o p e r a c i n y mantenimiento) y
logstica toman parte, generalmente con la intervencin de la gerencia. . .
IV. L A UHICACIN D E UN ALMACN

E n casi todas las industrias se trata de posicionar el edificio y los palios adyac(;ntcs en un lugar ccniral de
las operaciones.
Hay excepciones, como en el caso de refineras de p e t r l e o , donde los almacenes se encuentran
mayormente cerca a los talleres, algo alejado de la misma refinera por razones de ser mds prctico, pero
tambin por mayor seguridad.
E n tales casos se organiza a veces un "tren de d i s t r i b u c i n " que saliendo del a l m a c n a horas fijas, pasa
por las diferentes "estaciones" de la planta, repartiendo los materiales que han pedido, recogiendo a la \e/.
pedidos para otros materiales, que reparte en un p r x i m o viaje.

iMlNAS
En esta industria habr un a l m a c n para cada sector, o sea sub-almacencs para la mismas minas, para c l
molino, la planta de flotacin y la concentradora, y en algunos casos para la fundicin.
E l almacn general sirve para tener lo necesario para los talleres, generalmente cercanos, y para oirs
operaciones de la empicsa. A d e m s , funciona como a l m a c n central para proveer a los otros almacenes
con maleriales generales, a veces t a m b i n con repuestos.
Una administracin centralizada sirve para mantener los niveles de existencia dcntio de ios lmiies
establecidos.

FERROCARRILES
T a m b i n deben hacer uso de un a l m a c n central con sub-almacencs, manteniendo una a d m i n i s t r a c i n
centralizada.

L A K S T R U C I U R A FSICA D E U N A L M A C N ^ : V:

Para que sea operacional, la base de un a l m a c n es lodo lo que comprende su estructura fsica, sus
instalaciones y las reas exteriores, incluyendo las rampas, patios para maleriales pesados (planchas de
metal, tubera grande, etc.), lubricantes en eslaones (bajo lecho), galpn para madera en bruto, ctc.
Afirmas <;r ronsiflcra los caminos de acceso para vehculos con su rea para noer maniobrarlos, ctc. I a
operacin eficiente de una empresa depende mucho de las dccisionc"? lomadas para la c o n s i n t c c i n c
instalacin de los almacenes. No fallan almacenes donde, por falta de espacio, maleriales pesados y
repuestos quedaron amontonados y apretados, de tal manera que m s fcil result comprar que buscar lo
necesitado. . . . .

A s tenemos que debemos tener una clara idea de:


A. Q u vamos a almacenar, los tipos de maleriales y d n d e .
B. C u n t o s lcms estamos hablando: de 10.000; 40.000; 80,000 o ms
C. Sus volimenes m x i m o s . . . . ; , .v. . . /
D. E l peso que debe soportar el piso. . ,
E. C m o dar el mejor Hujo posible a las operaciones (eficiencia).
(vO ^tu'ifl^jtO Seco '

^5 pugnas

Para la C O N S T R U C C I N D E L E D I F I C I O D E L A L M A C N se considera enionces;

1. Lugar de carga y descarga, considerando la conveniencia de una plaiaforma elevada


(aproxiniadamenlc I metro de altura), con rampa de acceso para un montacargas, carritos de
plataformas, etc. Figura N 3.
2. L a distribucin del rea de almacenaje para:
a) estantera (casilleros) para materiales de menor t a m a o ;
b) estantera para materiales voluminosos, de inayor peso, exisicncias de reserva y/o en
parihuelas;
c) lugar encerrado para materiales "atractivos" (Fort K n o x ) ;
d) lugar encerrado para maleriales inflamables (pared cortafuego);
c) rea encerrada para la seccin de recepcin con su portn para recibir cargas de
materiales/bultos que llegan;
O rea de las oficinas, servicios higinicos y do cambio; - ,
3. A d e m s se considera:
a) la altura del edificio (posibilidad de tener que almacenar materiales y bultos sobre parihuelas
amontonadas, o en estanteras altas, con un montacargas (pato) (Figura N " 4 ) ;
b) posicin de las ventanas, para aprovechar la luz diurna;
c) ventilacin pero sin tener problcnias de entrada de polvo o lluvia; " '-^l'^
d) lugares para: puertas, portones, ventanilla para despachos;
c) la iluminacin, r e l a c i o n n d o l a con el plan de los pasillos;
f) el lugar de las columnas, importante para un buen flujo en los pasillos y la posicin de la
estantera;
g) lugares para equipos contra-incendio con espacio para dejarlos accesibles (Figura N " 5 ) .
i
De lo arriba expuesto, se deduce tambin que es necesario considerar la planificacin de las S U B -
D I V I S I O N E S en un a l m a c n que requiere ciertos grupos de materiales, s e g n :
SEMEJANZA '
POPULARIDAD
DIMENSIN"-
C A R A C T E R S T I C A S , o sea, por tratarse de materiales peligrosos, por necesidad de seguridad
especial o por ser materiales perecederos (Figuras N 6 al 12).

EN RKSUMKNSE CONSIDKRA: ; ^ - .
1) L A UBICACIN POR ZONAS
a) para existencias de volumen, incluso de gran peso
b) para existencias de reserva (que son para rellenar la estantera de los casilleros)
c) para existencias de materiales/repuestos m s p e q u e o s , en la esianierfa de casilleros.
2) L A U B I C A C I N S E G N E L M O V I M I E N T O de los materiales, sislema A . B , C . (Figuras
N " 13 y 14).
a) los de mucho movimiento, cerca del rea de despacho o en pasillos de fcil acceso.
(Grupo A ) .
b) los de menos movimiento en una zona intermedia (Grupo B ) .
c ) L o s de poco movimienlo y de "emergencia" (Grupo C ) .
3) L A UBICACIN POR GRUPOS O C L A S E S D E M A T E R I A L E S Y R E P U E S T O S :
a) repuestos para maquinaria, de acuerdo a tipo, marca y modelo.
b) los materiales generales por su clase, tales como:
- material para unir (pernos, arandelas, tornillos, clavos, etc.)
- material elctrico de uso general.
-- accesorios para tubera, vlvulas de uso general.
- abrasivos (papel lija, piedras esmeriles, laslas, etc., e l e , etc.)
i 11111111 n u u 111III m i iTi VI m T v m r i } i

iMniiiHniiiii' .u)ii|;Hi;iliIHlitlT
R A M P A PARA LINEA OE F C.

ALMACEN
DE
SEGURI-
DAD

n r n n
iI OFICINA
ALMACEN
DE
11
INFLAMA-
11
L J U U L J U I - J L J U

B L E S ESTANTES CON C A S I L L E R O S

VENTILA-
CION
UJ

I _ J L J 1 - J L J L _ I L J | _ J L J

*BAOikA O
M.
H.
QAHO PARA

AREA
PARA
RECEPCION
CAMBIAR

R A M P A PARA VEHICULOS

Fig., N2 3
MANUFACTURA :
INVENTARIOS DEPENDIENTES E INDEPENDIENTES DE L A S VENTAS

Dependientes de lo demonda

Compras Fabricacin
Materia
primo
"ENSAMBLAJE: Producios Centros de
terminados Distribucin
Compros
Vendedores

Compras Independientes

Repuestos Materiales Materiales Sub-almocenes Inventarios


poro generales pora de de
maquinas oficinas distribucin repuestos


Consumidores
nternos
C Clientes
externos

Fg..N2 3 A
NO S O L A M E N T E
HORIZONTAL

ESTE ESPACIO
VALE DINERO,

A P R O V E C H E L O .

Concepto t r i - d imensicna! pora uso del espacio para bajar el costo de almacenaje,
Uso del espacio vertical. Resulta en mayor espacio en el piso, elimina la
necesidad para nuevas construcciones^ reduce el costo de manejar mercadera.
Tambin resulta en una operacin mas gil, facilita despachos, mejora condi-
ciones generales y la limpieza.

, ' . Fig._ N2 4
1. SEMEJANZA.

2. POPULARIDAD.

3. DIMENSION.

4. CARACTERISTICAS :

B. SEGURIDAD.

C. P E R E C E D E R A S .

CONSIDERACIONES PRINCIPALES EN ALMACENAJE.


S E M E J A N Z A
P O P U L A R I D A D

8 5 % D E L MOVIMIENTO EN

LOS I T E M S , EN AFROX

2 0 % D E L A R E A TOTAL

^53
e s

GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3


i 1
UBCACION
SEGUN
SECUENCIA ME| P ' M P 1 M ( M E . M E 1 P , M

>-
z ! (
o o
[MJMUCHO IMEJMENOS 1 p 1 POCO
II
!
UJ UJ
o cu 1 1

UBICACION M ' M jM I 1
P 1 P 1 P
SEGUN MEJMEt M E
POPULARIDAD 1 1

GRUPOS DE 1 2 3 1 2 3
MATERIALES

Fig.- 8

/4
A L M A C E N A J E C O N S I D E R A N D O D I M E N S I O N E S
C A R A C T E R I S T I C A S

MATERIALES HERRAMIENTAS P E R N O S / T U E R C A S
P E R C E D E R O S
ARMAS MANTEQUILLA
-INFLAMABLES
GASOLINA j^^^o^ PINTURAS
CARNES GASES

1 r n r r
A L M A C E N A J E SIN CONSIDERAR C A R A C T E R I S T I C A S
PREVENCIONES PARA L A CONSERVACIN
DE CIERTOS M A T E R I A L E S : . ,

CONDICIN AFECFA

Humedad Producios de acero (especialmente las partes pulidas)


Electrodos para soldar
Rodajes no bien protegidos
Manufacturas de jebe o hule ' > . .T.
Pelculas de Rayos X
Soga de libra natural
Cuero

Sequedad Corcho
Empaquetaduras de repuesto

Polvo, calor, sol . . Llantas , , '


Correas " V "
-^ ^ ^: ' Otros productos de jebe y cuero
. ^r. Notu: Estos niatcrialcs rcquicrcn un lugar frcsco. bien
ventilado, libre de aceite, grasa, polvo),

O/ono (de motores y generadores Idem,


y cargadores de bateras)

M ohu Brochas de libra natural


Lona - V "
Cuero

Calor/so! \ Cintas adhesivas ; ; : ^.


Cilindros con gases
Soga
Productos lie hule
., Medicinas
, ^ Material fotogrifico
/ C o m e s t i b l e s frescos y enlatados, etc.

E s importante leer y cumplir con las instrucciones de los fabricantes con respecto a sus recomendaciones
sobre el almacenaje de sus productos, (que a veces no hacen en castellano (!) E s la o b l i g ac in de
Logstica avisar al almacenero sobre condiciones peligrosas de materiales nuevos.

Figura N " I i
MATERIALES PELIGROSOS

P U E D E S E R POR:
Tcnipcraluras bajas de ignicin
Influencias corrosivas *
C o n t a m i n a c i n venenosa
Susceptibilidad a c o m b u s t i n e s p o n t n e a
Descomposicin.

KEOUIERKN: ? '
Almacenaje csjiaciado - lotes p e q u e o s
Altura limitada de almacenar los bultos
Separacin de las paredes
Sistema adecuado contra-incendio
Separacin cnlrc tipos de maleriales
Vcntilacin.

INCLUVKN:
cidos
Aceites vegetales y de origen animal
Pibr;is naluraies
Concentrados de minerales
Harina de jiescadt^

FIGURA 12
u.

PORCENTAJE DEL NUMERO T O T A L DE I T E M S


Costo anual en volumen del consumo en % _
V . K S T A N D A R I Z A C I N DE L A K S T A N T K K A Y S U U B I C A C I N

Los estanlcs para los casilleros se consiguen o fabrican en largos de aproximadamente 3.65 m. x 2.2 m. de
altura, divididos en secciones de 0.9 I m de ancho y una profundidad de 0.46 m. L o s estantes icndr.ln 7
niveles (ver Figuras N " 15 y 16). Para tener r p i d o acceso a los materiales conviene que no haya m s de 2
estantes seguidos entre los pasillos. Para materiales de gran tamao, para los que se guardan en cajas
grandes y los de mucho peso, se fabrica una e s t a n t e r a con dimensiones convenientes, estandarizados y
resistentes al peso que deben soportar.
Se sitan los estantes en forma prctica para el m o v n u ' c n t o de personas y para el equipo que posiblemente
se usar dentro del edificio. Pasillos bastante anchos para pasar y voltear las esquinas, o sea, 60 cnj. ms
anchos que tal equipo.

ACCESORIOS PARA K L ALMACKNAJI-: ' - . ]- '

1. B O L S I T A S V)H P L S T I C O :
Para evitar cl deterioro de materiales/repuestos por polvo o consecuencias del clima (htjmcd;id.
sequedad). Hojas de plstico para tems de gran t a m a o .
2. P L A N C H A S D13 M A D E R A :
Para poner debajo de tems pesados que pueden d a a r s e cuando se los almacena sobre el piso de
concreto, por ejemplo: pistones para m q u i n a s grandes, sus anillos, etc.
3. ESTANTES ESPECIALAS PARA C O L G A R ROLLOS DE A L A M B R E
4. PARA AUMENTAR L ACAPACIDAD D E ALMACENAJE: :';
Uso de parihuelas para amonlonar (almacenaje vertical) (Figura N** 17)
Uso de estantes especiales para parihuelas
Uso de juegos de gavetas para tems p e q u e o s , que se pueden amontonar dentro de los estantes
(ahorro de espacio, uso del espacio vertical) (Figura N " ! 8 ) .
5. ESTANTES ESPLCIALES: - '''-'''^ - ^--
Para tubera y fierro en varillas, planchas de madera, tablas de madera, fornica, vidrio, etc.
ESTANTERIA DE METAL

F i g . _ N 5 15
VL EQUIPOS PARA MANEJAR NLVTERIALES EN ALMACENES

PARA DECIDIR SOBRE E LEQUIPO MS APROPIADO S E CONSIDERA:



1) E i tipo de material a Iransporiar - - . '
2) Sus dimensiones ,. -
3) Peso m x i m o del material / bulto : ' *' .
A) Volumen de los materiales / bulto , '
5) l-"recuencia de uso _ ' . :
6) Distancias . ;
7) Distribucin del equipo para M X I M A utilizacin ' - --;,
8) Plan de manlenimicnto para el equipo
9) Entrenamiento do los operarios (Figura N " 19)
10) Seguridad: Medidas, instruccin. , _

T I P O S OK P Q U I l ' O S :
i) MVIL
G r a s o pescantes
Montacargas (patos)
Fajas de transporte Motorizados
Tractores y remolques

Carritos de plataforma
sobre 2 4 ruedas Operados a mano
Rodillos para parihuelas
Plataformas para parihuelas

-2) EQUIPO FIJO


1) Gr a o pescante colgante
2) Fajas de transporte
3) Elevadores
4 ) Planchas niveladoras para rampa
5 ) Sistemas n e u m t i c o s
6) Canales de desnivel
7 ) Rodillos de desnivel
8) Poleas,
VIL E LCODIGO D E L A UIUCACN

I^ay que codificar:

A. Cada esinntc o clos estantes pegados uno al otro. .


B. Cada seccin (del nimcro 1 al 4 o de! n i u e r o 1 ai n n i e r o 8. si son dos estanlcs). "
C. L o s niveles en cada seccin, o sea, del nimero 1 al 8.
(Segijn la figura N " 14 hay 7 niveles, pero generalmente se usa el espacio encima del estante para
el nivel n m e r o 8 ) .
L o importante en c! sisteina de codificacin est en que todos los involucrados en el almacenaje
(empleados y los que recin empiezan, inventariadorcs, ele.) puedan capiar fcilmente c l sistema y
ubicar los materiales requeridos (Figura N 20).
A cada estante (de uno o dos pegados) se puede dar un n m e r o de uno o dos dgitos, es decir,
desde 01 al 99. L a s secciones de este estanie (4 segn el caso) se dan en nmeros de 1 dgito,
igual como al nivel en cada seccin.
Un c d i g o completo tpico ser entonces: ',
01 . , - 1 1 :
primer primera primer
estanie seccin nivel

08 6
estante seccin cuarto
N"8 nivel

Si hay varios almacenes podemos dar un n m e r o a cada uno de ellos, que se coloca antes del c d i g o ,
digamos del n m e r o 1 al n m e r o 9. Materiales en c l patio (los patios) o en reas junto a las plantas de
fabricacin u operacin tambin tienen que tener un c d i g o de ubicacin.
Un c d i g o completo puede ser como sigue;
Hn patio: 2 - 4 - 01 - 1 - OI
c d i g o del patio fila en seccin nivel
almacn o norte patio en patio
sub-almacn
F s i m p r t a m e observar, que los c d i g o s de ubicacin tengan lodos, el mismo n m e r o de dgitos para
lodos los materiales en existencia, especialmente en un sistema compuiarizado (Figuras N 20 al 22).
Fsiantcs, filas, zonas, etc. se marcan claramente con su c d i g o , cada seccin y nivel con su n m e r o
correspondiente. F n los palios se suele usar estacas con un letrero o letreros amarrados en la malla que
encierra c l rea. , '

N O T A ; F I c d i g o de ubicacin no solamente es importante para poder encontrar los materiales fcil y


r p i d a m e n t e , sino que sirve tambin para otros fines, tal como lo veremos ms adelante cuando lleguemos
a la parte administraliva.

'.-..^y .. ,.r' : -1
U B I C A C I O N

391-19-74

EN AREAS EXTERIORES

Fig.- 20
U B I C A C I O N

a :

iDENTlFlCACION
DE AREAS DE
U B I C A C ION
INTERIORES,

731 - 23-132

63-41 _ 83-4]
!
3

3R

3o
33

59-34 3 * 79-34
33 63-33
79-32'
i " 1I- .. .1 , j 1
I 31 Fila 32-
SO F i to 2 9 -
'4 !^
29 63-29 . 83-29 SISTEMA
Z CUADRICULADO
zr
5^25 z.
79-25;:
53-24
U ro|B3-24

23

Nmeros de f i l a s
n 20 reservados 79-17 . D
63-16 ^ posibles combios 83-16

5913 79-13
1 1 1 U
I F i l a 13
joii ra 3 8 B 7 R 9 151 m * n T T T 79 so B I M SSAs r a s a s o t
59-9 'O ^63-10 83-10
79-9 n
63-8 B3-6

59-1 79-1
J""T

Fig... 2
VII. L A E S T A N D A R I Z A C I N D E L A S E X I S T E N C I A S , POR Q U ?

Si ya icnenios materiales en existencia justifica el consumo de cada tem mantenerlo como


estandarizado'.'
I:n caso de un a l m a c n nuevo, qu materiales declararemos " e s t n d a r " ?

P R I N C I P I O : C a d a tem en existencia necesita a d m i n i s t r a c i n , mantenimiento, pedidos y compras,


inventariado y ocupa espacio. Maleriales en inventario son un capital muerto mientras no sean ufados o
vendidos (no hay tal cosa como "inventarios que no cuestan nada").

A. GASTOS FIJOS:
Impuesto sobre la tierra y propiedad. . .
; . , * Edificaciones; Seguro, d e p r e c i a c i n , mantenimiento, r e p a r a c i m c s , servicios
. : . - p b l i c o s , limpieza, vigilancia (guardianes), etc.

B. GASTOS VARIABLES
Equipo: Depreciacin: Mantenimiento, reparaciones
Combustible, seguro.
r - ' Riesgo deinventario: : : 7 : 7 ' : 7 . , ' . ; .
Obsolescencia: Deterioro ' "
Otras prdidas.

C. OTROS GASTOS:
Impuestos sobre inventario (activo fijo)
Personal, seguro (contra accidentes, seguridad social)
Empleados para los registros, archivos, costos de c o m p u t a c i n
S u m a proporcional de la A d m i n i s t r a c i n General.

D. GASTOS CAPITALES ;
Intereses sobre capital inventario
Intereses sobre el equipo del departamento
:> ; Intereses sobre capital invertido en edificios, etc.

Se estandariza los materiales y repuestos que una empresa necesita en forma m s o menos constante y que
no deben fallar en las existencias para asegurar la o p e r a c i n ininterrumpida. Para contar con una calidad
uniforme se establece s i m u l t n e a m e n t e las N O R M A S D E C A L I D A D de los tems de "mercado abierto",
especialmente cuando se Ies usar en reas crticas de la empresa.

E l C O M I T D E E S T A N D A R I Z A C I N est generalmente formado por miembros de la gerencia,


tcnicos de fabricacin, operacin y mantenimiento y el jefe del departamento de logfstica.

A. Para R E P U E S T O S de motores y equipos se hace uso de los manuales de instruccin de los


fabricantes como una base.
B. Para materiales de M E R C A D O A B I E R T O se decide sobre la base de tener en existencia los de
mejor calidad que la empresa puede permitirse e c o n m i c a m e n t e , al mejor precio posible y con las
condiciones de adquisicin m s favorables.
Para evitar la posibilidad de poder comprar exclusivamente materiales de ciertas marcas (salvo que sean
patentados) se establecen las N O R M A S D E C A L I D A D para ellos, que pueden ser:
segn A.S.T.M. o A.P.I. de los E E . U U . de N . A .
D.LN. de Alemania
B.S. del Reino Unido ' / \
o de otros pases aceptables. -; ;

Usando calidades constantes asegura que no habr mucha fluctuacin en los consumos dq los materiales
bajo condiciones normales. Esto tambin posibilita establecer y mantener existencias mnima.s/mxinias
constantes, salvo cuando hay fluctuaciones justificables. L a intervencin de Logfstica en este proceso se
relaciona con la investigacin del mercado que incluye:
- la disponibilidad de los materiales y calidades;
- tiempos de entrega;
' - escoger proveedores confiables, lo que incluye precios, calidad, tiempo ilc entrega,
solvencia financiera (especialmente si son fabricantes), ctc.
- estudiar las posibilidades de mantener las existencias bajas pnr convenios bajo contrato por
6 a 12 meses, con cn!rega* semanales, mensuales, etc. a precios establecidos.
Usar donde .sea posible empresas confiables para la compra de carga directa, en forma
mensual, de materiales de oficina, consiguiendo descuentos, etc.
- uso del sistema " J A T " (Justo a tiempo) donde sea posible.

Sus informes al respcct.o los comunica al C o m i t de E st an d ar i zaci n para su estudio y acciones por tomar,
siempre considerando la meta de manlencr las inversiones en existencias bajas.
Propiedades {ensiles - E l material d e b e r ajustarse a los siguientes requisitos respecto a propiedades
[ensiles:
Resistencia a la traccin, mnima: 300 0 0 0 libras por pulgada cuadrada. Alargamiento en 2
pulgadas, m n i m o - 407o por ciento.
Mano de obra y acabado.- E l tubo terminado d eb er ser liso, cxcenlo de imperfecciones m e c n i c a s y
externas, con apariencia limpia y brillante.

TAMAiOS

Las medidas standard del tubo, d i m e t r o exterior, espesor de la pared, pesos y tolerancias en cl espesor de
la p.u-eti y dimou-o exterior medio son las que se muestran en la Tabla 2.

TABL.^ 2. Medidas standard, dimensiones, pesos y tolerancias para ubo de cobre aufomotnz y de
servicio genera!. , ,,

Tolerancias
Medida Dimetro Espesor de Peso por Espesor de Dimetro
Nominal exterior la pared pie la pared ' Exterior
real medio "
Pulg. Pulg- Pulg Libras Pulgs. Pulgs.
1/8 ' 0.125 0.030 0.035 ^ 0.003 ^ 0,002
3/16 0.188 0.030 0.58 ^ 0.0025 ^ 0,002
VA 0.250 0,030 0.080 ^ 0.0025 :A 0,002
5/16 0.312 0.32 0.109 0.0025 ^ 0.002
3/H 0.375 0,032 0.134 ^ 0.0025 ^ 0.002
1/2 0.500 0.032 -*0.i82 ^ 0.0025 ^ 0.02
5/8 0,625 0.035 0,251 ^ 0.003 ^ 0.002
0.750 0.035 0.305 ; 0,0035 0,0025 1

L a s tolerancias anotadas representan la desviacin m x i m a en cualquier punto.


E l diamante exterior medio, es el promedio de los m x i m o s d i m e t r o s interior y exterior, determinados
en cualquier seccin transversal del tubo.

Lon\;ifiid.- L a longitud standard para bobinados y servicio general automotriz del lubo de cobre ser de
25 pies con una tolerancia de ms de 12 pulgadas y menos de pulgadas.

, ' MTODOS D E PRUEBA

E l tubo ajustado a esta norma comercial resistir todas las pruebas aplicables de "Especificaciones
Standard para 7'nhos de Cobre sin Costura, recocido brillanc ". Designacin ASTAf I6S. ., . i

Coicsd iic\ Oepannwnl of Conunerce, yaiioiial lUireai of D.C. ' ' ' '

I'igura 86. Parle ile la Norma Comercial N 167*50 relativa a c m a r a s n e u m t i c a s para vehculos
a u i o n i v e s y servicio general.
IX, L A CLASIFICACIN

L o que es: "


Formar grupos o ciases de maleriales similares que una empresa ncccsila para sus operaciones en general.
Se pueden idcntiricar 3 grupos: -,,
1. Maleriales para la fabricacin.
2. Material para las operaciones (por ejemplo: combustible, aceites, ctc.)
3. Materiales y repuestos para mantenimiento y reparaciones, los que pueden ser de lipo
norjual y/o de emergencia. (Materiales y repuestos que se necesitan solamente para
reparaciones generales para una fecha planteada N O se incluyen en los Items estandarizados
y clasificados).

Todos estos materiales se separan en:

A. L o s que se obtienen en cl mercado abierto.


B. L o s que hay que comprar a un solo proveedor, sea por tratarse de repuestos legtimos, o
cuando se Irata de un nialorial irrem)>la7.able y patentado.
F s l claro que solamenle se codifica los materiales estandarizados.

K L M O T I V O D I : L A CLASIFICACIN
Posibilidad:
1. F I almacenaje lgico y/o registros t}uc facilitan encontrar los materiales en las bodegas en
c o o r d i n a c i n con cl c d i g o de u b i c a c i n ,
2. F I control sobre a invcisin. ' '
3. Control sobre el consumo. . . / . ' '
4. Estadsticas de las clases de materiales sobre su uso en c o m p a r a c i n con la existencia y el
presupueslo.
5. Control sobre maleriavs inservibles al declararse ciertos equipos fuera de uso.
6. Sirve para comparaciones entre los valores invertidos en equipos/maquinaria y de sus
repuestos en existencia.

Con referencia a " 1 " . a veces se encuentran existencias ordenadas en forma alfabtica, con cl siguiente
resultado;
MATERIAL P E R T E N E C E A L GRUPO D E / \
Aceites lubricantes LUBRICANTES .,-
Acctileno ^ ., QUMICOS
Alambre de acero METALES
Alambre elctrico . M A T E R I A L ELCTRICO o C A B L E S Y
A L A M B R E S ELCTRICOS.
Berbiques ; : V . ^ HERRAMIENTAS
Brochas para pintar ' ' PINTURA Y ACCESORIOS
Clavos M A T E R I A L PARA UNIR o S U J E T A R
Durmientes M A T E R I A L P A R A VA FRREA.

Juntando los materiales parecidos por grupos o clases se facilita c l control y un almacenaje p r c t i c o , y
evita la posibilidad de duplicar existencias de im mismo maicrial bajo nontbrcs diferentes, tales como
A R A N D F . L A S . A N I L L O S y H U A C I I A S u H O J A S D E S I E R R A y S I E R R A S , H O J A S P A R A , ele.
R K K . 2 a 4: Control sobre la inversin y otros datos importantes.

L a a d m i n i s t r a c i n de las existencias (computarizada o manual) informa mensualmenie sobre;


a) Cuanto hay en valor en existencia (tanto como c u n t a s unidades de cada tem) comparando los
valores del mes anterior con el mes recin terminado.
b) Consumo en cuadros comparativos (es justificado un mayor consumo? P o r qu?)
c) V a l o r de r d e n e s de compra pendientes.
d) Por c u n t o tiempo hay existencia en cada clase ( m u y baja o muy alta?)
c) A c c i n y/o c o r r e c c i n que requiere,

f) Hn caso de ventas; Q u material o tem ha tenido mayores ventas y por q u ?

R K F . 5: . . . . .
lajo un plan de r e p o s i c i n de equipo anticuado, viejo o gastado, ticl cual Logstica debe ser inforinada,
este Departamento se ocupa de manlencr las existencias bajas para evitar perdidas mayores cuando el
equipo queda "obsoleto". Teniendo ios repuestos bien clasificados y en una subclase aparte, es fcil de
controlarlos.

ULK.6:
Igualmente se puede controlar el porcentaje de valor de repucslus en existencia para nuujuinarias y su
valor original. S i r v e como una gua para cuando se cree necesario aumentar la existencia de repuestos,
quiz por nuevas adquisiciones de un mismo equipo y del mismo modelo, ele.
Cada tipo de industria tiene que buscar la mejor forma de clasificar sus existencias estandarizadas. L o s
ejemplos que siguen sirven n i c a m e n t e como (nuestra.
Empresas mineras, por ejemplo, aparte de sus operaciones mineras y anexas, (molinos, flotacin,
concentradora, fundicin) tambin tienen responsabilidad, para uno o ms pueblos, con casas de
habitacin para sus empleados, hospitales, escuelas, campos deportivos, servicios de agua y luz, etc.. etc.
Consecuenicniente sus inventarios consisten de una gran variedad de materiales para la o p e r a c i n y cl
nanieniinicnio de todo cslo, adicionalmentc a lo que requieren para la industria en s.

AUJPACIN V C L A S I F I C A C I N D F L I N V E N T A R I O D E UNA E.MPRESA P E T R O L E R A

GRUPO PRINCIPAL CLASES


A) MAQUINARIA ' . :' V J 01 Calderas
' ' 02 M q u i n a s a vapor
. " 03 Motores de c o m b u s t i n interna
' - 04 Compresoras
05 Bombas
06 G r a s y elevadoras
07 M q u i n a s para construir caminos
, . , 08 Equipos para perforaciones y repuestos

U) TRANSPORTE . 10 Vehculos
11 Tractores, irailers
12 Locomotoras, vagones
13 Lanchas, botes, plataformas
14 Eiuipos jiara garajes
15 Avionetas
C) ACCHSORIOS PARA MAQUINARIA
INSTRUMENTOS 18 Engrasndoras
19 Fajas de todo tipo
20 Transmisiones
21 Medidores
22 Instrumentos

D) EDIFICIOS Y EQUIPOS PARA T A L L E R E S 25 Materiales para edificios de acero


26 Materiales para oirs construcciones
27 M q u i n a s herramientas para metales
;>.; 28 M q u i n a s herramientas para madera
', , 29 Herramientas n e u m t i c a s
30 Equipos para soldadores. cliSctricos, acct.
31 Equipo/materia! para fundiciones

E) MA'nSRIAL ELECTRICO 33 Postes para lneas, aisladores, accesorios -


. 34 Transformadores
35 Grupos e l e c t r g e n o s
36 Tableros -
37 Alambres y cables
38 Material elctrico general
41 Material para telfonos ,f -
42 Material para radiocomunicaciones
43 Herramientas especiales para uso de
cicctricicidad, telfono, radio.

F) TUBERA, M A N G U E R A S . VLVULAS 46 Tubera de todas las clases


47 Mangueras y accesorios
48 Vlvulas
49 Accesorios para tubera

G) M A T E R I A L D E CONSTRUCCIN
I N C L U Y E M E T A L E S Y FERRETERA 52 Material a grane!, incluye: arena, lastre, cal.
cemento, etc.
53 Madera
54 Soga, cadenas, cables de acero
55 Ferretera, incluye ccrrEijcrfa, ctc.
56 Material sanitario

H) PINTURA, ACEITES. PRODUCTOS


QUMICOS 60 Pinturas y barnices
61 Aceites y grasas
62 Productos q u m i c o s
63 Equipo y nvaterial para laboratorios

HERRAMIENTAS, EMPAQUETADURAS 67 Herramientas de mano, para mipiina


herramientas, abrasivos.
';,/[ 68 Empaquetaduras en plancha, ctc. Material
para aislar. -
J) MATRIAL P A R A H O S P I T A L E S ,
MDICO, E T C . : - . 72 Equipo. rcpLicsios accesorios y material para
hospitales,
73 Medicinris
74 Equipo y materiales de primera asistencia

K) MOBILIARIO Y MATERIAL DE
SERVICIO GENERAL 80 Muebles para casas, campamentos
81 Artculos varios para casas/can\pamenios
82 Muebles para oficinas
83 Equipos, m q u i n a s (computadoras) para
oficinas, en plantas, etc.
84 tiles para oficinas, incluso para computo,
para dibujo. .
85 Material contra-incendio, de seguridad, para
sealizacin,
86 L'niformcs, etc. ' ' ' "
87 Material deportivo y todo lo relacionado con
recreo,
88 Material para limpieza ' '.'

L) NL^TERIALRESERVADO PARA
T R A B A J O S E S P E C I A L E S . C/D. E T C . 90 al 95
X. L A CODIFICACIN

Una ve/, que hemos clasificado los maleriales eslandari/.ados (o por cslandarizar), tenemos que HJar las
S U B - C L A S F S que se necesitan.
F n la clase de Ferretera ( 5 5 ) , por ejemplo, hay que separar un gran n m e r o de artculos diferentes, talos
como;
Pernos, de fierro dulce, acero de varias durezas, de diferentes roscas, de cabeza hexagonal,
del tipo " A l i e n " , etc.
Tuercas de diferentes tipos
- Arandelas de varios metales =. .
Tornillos para acero, para madera y de varios tipos
Tornillos con tuercas
en Cerrajera hay chapas, pestillos, candados, aldabas, cerrojos, etc.

F s necesario prever lo que puede ocurrir en c l futuro para lo cual tenemos que dejar espacios cnlrc ios
materiales, por si d e s p u s se decide tener nuevos tamaos, por ejemplo de pernos y de otro material. Para
ver lo que hay en ci mercado conviene consultar con un c a t l o g o en el cual un mayorista o fabricante tiene
todos los tipos, calidades y dimensiones lisponibles, identificndolos con un c d i g o . Uno de los catl>gos
favoritos en nuichas industrias es cl de M c M a s t e r d e Illinois. Estados Unidos.
Dando los c d i g o s espaciados en forma similar, da la oportunidad de insertar nuevos l m a n o s sin
disturbar la secuencia de un grupo de materiales y mantenerlo unido de acuerdo a la codificacin oiiginal,
Artculos que vienen en envases de varios t a m a o s , lal como es cl caso de pinturas, habr que separarlos
bajo diferentes titulares, o sea. envases de 1 litro, 4 litros, y 20 litros (aproximadamente). cotlilcndoUis
en orden alfabtico de los colores. Se deja espacios para el caso que se decida la introduccin tie otro-
colores, siempre y cuando sean aprobados segn el plan de e s t a n d a r i z a c i n .
Considerando k) expuesto arriba, conviene entonces la creacin de un sislema de c)dincacin que permite
la expansin denlro de cada grupo de materiales. E n empresas de t a m a o mediano a grande se trabaja
mayormente con cl siguiente c d i g o :

' OI - 01 - 0001
CLASE . SUB-CLASE CDIGO D E L M A T E R I A L
hasta 99 - 99 - , 9999 \ :

E n empresas de menor t a m a o , q u i z alcanza un cdigo de;

1 - 1 - 0 0 1
hasta 9 9 - : 999

Sin embargo, siempre hay que considerar que una re-codificacin toma mucho tiempo y cuesta. A s que
mejor es tener n m e r o s dctns al comienzo, dejando espacio para e x p a n s i n . N m e r o s hay bastantes y no
cuestan.

CODIFIC.-VU R E P U E S T O S

Hay varios m l o d o s :
1) Seguir la secuencia del c a t l o g o de repuestos del fabricante, generalmente dividido en sub-
grupos. de acuerdo a los del equipo.
2) Ponerlos en secuencia del n m e r o de repuesto de! fabricante.
}) Ponerlos cu firdcn nifabclico.

L a ventaja dc j-rimcr sislema csl en la facilidad c)n la cual los usuarios pueden encontrar en los rcsii^^tros
o lidiados de) iiu'ciilaiio, an en un sistema couipu(;u7.ado en lnea, lo pie hay disponible, cuando tienen
que cjccuiar una reparacin de urgencia. U n a relativa desventaja es que, piezas iguales que sirven para
dilerenies partes del misiuo equipo, pueden estar en diferentes c d i g o s y lugares en el a l m a c n .
Generalmente se trata de pernos, arandelas, " e s p r r a g o s " , tornillos y repuestos similares.

1:1 segundo sistema puede causar varios problemas, puesto que muchos fabricantes tienen sistemas de
identificacin con letras al comienzo, en medio o al final de un niJmero. A d e m s , varan en el n m e r o de
dgitos.

lil tercer sistema mencionado tambin tiene su problema. Hay fabricantes que publican sus catlogos de
repuestos solamente en su idioma, mayormente de los Estados Unidos. Otros fabricantes usan en sus
iraducciones nombres que difieren de los que se usan en este pas, por ejemplo, "muelle" tanto para
"resorte" como para "muelle", etc.

De todos modos, no importa cual de los sisteiuas se adopte, habr que poner tos n m e r o s de parte con
todos los repuestos que figuran en cada c a t l o g o de repuestos.

Para tener una organizacin eficiente c o n v e n d r tener varias copias de cada c a t l o g o ,


Una en la oficina de operaciones/mantenimiento;
otra en los almacenes;

' - una para la biblioteca de la c o m p a a en Logstica. ''^y:\'^yp^\\^.

Todos deben estar marcados con los c d i g o s de la empresa para cada uno de los repuestos.
XI. E LLISTADO D E EXISTENCIAS

Ahora gcnerahncntc con)pu(ar7,ado, es un resumen tic lodos ios materiales que hay en existencia (o do lo
que debe haber). Por su espacio limitado, las descripciones deben ser abreviadas a un cierto nniero de
d g i t o s , preestablecido. A d e m s , provee datos como;
E l cdigo
L a unidad de despacho
- L a ubicacin en los almacenes
Existencia actual (o si se trata de un listado impreso, ai final del mes anterior por ejemplo)
- Consumo (del nn en curso o de los ltimos 12 meses, por triuicslrcs ms c l Irinicslro en
curso).
- Cantidad pcndienle por orden de compra
- Mximo/mnimo '
- Cantidad pie se necesita comprar, habiendo llegado la existencia a su m n i m o
- ~ Cantidad sobranle (en c o m p a r a c i n con las salidas del ltimo a o )
A d e m s puede haber una columna que indica si es material del tipo "No I'cdir M s " ( N T M ) .
.slo comprar contra pedido ( C / P ) , R y D para tems que son para reparar y devolver (los
reparables ijue o>craciuncs debe canjear cuando saquen del almacn una p i e / a nuc\ o
reparada), O B S para los obsoletos esperando autorizacin para liarlos do baja, ( 7 1 . para
compra local. I M P para importacin y q u i z otras indicaciones.

Este registro o lisiado se usa:


En Logstica para establecer compras necesarias, cxpcdiiar O O / C C pendientes cuya
existencia est demasiado baja (aimquc su programa de seguimiento est establecido);
en los dcparlamcntos de o p e r a c i n , fabricacin y mantenimiento para hacer sus peditlos;
en almacenes para ubicar los materiales que se pide, o poner en su lugar los que han llcg;ul(,t;
para lonuu' inventarios (pero en orden de u b i c a c i n ) .

" ' " >

E L CATLOGO )i: M A T K R L V L I - S
E s un resumen de lodos los materiales G E N E R A L E S (o sea, de mercado abierto y de los paioniados,
siempre y cuando no sean repucslos). con la descripcin tcnica y completa de cada tem.
Incluye entonces:
1) fil c d i g o completo lara cada tem "
2) Su d e s c r i p c i n tcnica complcla cu castellano (c ingls donde fuera necesario)
3) L a unidad de despacho (con observaciones en la d e s c r i p c i n si fuera necesario)
4) T i p o de embalaje o proteccin con que debe cumplir el proveedor (especialmente para
materiales "delicados" y condiciones especficas locales). . < ;. v
5) (Opcional) Descripcin y n m e r o del arancel aduanero
6) Otros detalles, laies como: ,-
a) S i es un material que hay que comprar con garanta del fabricante;
b) si es de "emergencia":
c) solanicnlc para ordenar con auUirizacin del usuario, ctc.

E n csic c a l l o g o deben figurar los detalles tcnicos de lodos los equipos y m q u i n a s que operan en la
empresa, con c l guipo de c d i g o s (uc se ha reservado para c l tolal de ios repuestos segn cada uno de los
c a t l o g o s . Se usa los c d i g o s para lis repuestos en existencia y para nuevos lcms que se p e d i r n PARA
E X I S T E N C I A en cl futuro ( N O para "ovcrhauls").
XI. S I S T E M A S D E R E Q U I S I C I O N E S Y C O M P R A S

Hn el graneo de la figura N 23 se ola a la izquierda qne^hay un " P U N T O D i - P E D V ' lo que indica el


momenui que la existencia ha llegado a su puni m n i m o . Cumpliendo con el sislema, dos semanas m s
larde debe salir la orden de compra. Denlro de csie lapso de tiempo se procede con:
1. Compleiar una requisicin (Figura N " 24)
2. Verificar con operaciones para que den su conlormidad, si se trata de repuestos o maleriales
especiales. .
r , 3. Verificar con el almacn que completa las columnas correspondienies, firmar. ;"
4. Compararlo con el presupuesto (Finanzas).
5. Obtener cotizaciones
6. F.xtcnder la orden de compra. :

.Si luego de esto hay t o d a v a que contar con el tiempo para obtener Carta de Fianza, bien puedo ser tue no
alcancen las dos semanas y habr que poner el Punto de Pedir, o sea, el punto de existencia m n i m a , m s
aiUos, quiz cuando hay 1 mes o ms de existencia para Cjue runciunes el sistema. T a m b i n e tieiupo
promedio de entrega, previsto en el grfico de un mes, hay que ajusiar a la realidad.

Como se nota en la parte baja del grfico, la realidad del consumo puede ser diferente a io planeado o
tericamente previsto. Para que la empresa no quede sin cxisiencias de unos y otros materiales
importantes, es indispensable la buena c o o r d i n a c i n del abaslccimienio continuo con los consumidores.
Fsios lltimos. por su pane necesitan planificar sus necesidades por maleriales a tiempo y estar al tanto de
lo que son los tiempos de demora entre pedir y llegar de ios materiales.

Por eso la importancia tambin de mantener, c o n s l a n t e m e n e , contacto con los proveedores sobre las
rdenes de compra pendientes para asegurarse del cumplimiento por parte de ellos con la fecha de
dcbpacho de su planta..

De lo antes expuesto se nota que el Deparlamento de Logslica - Com)iras tiene que trabajar con mucha
agilidad y eficiencia en un sistema que se ha levantado sobre la buena c o o p e r a c i n , c o o r d i n a c i n y
c o m u n i c a c i n entre todos los involucrados. Aumentar las existencias "de seguridad" significa un aumento
en la inversin lo que d e s p u s se reflejar en el costo del producto final.

Y hablando del costo del inventario, su rotacin juega un papel importante, pero cuanto m s rotacin
tenga, tanto mayor gasto habr en compras, mano de obra en los almacenes, gastos de comunicaciones con
ios proveedores, etc. ( F i g u r a N " 2 5 ) .

Indudablemenie, ci sistema antes mencionado conviene para empresas que obtiene sus materiales en el
mercado local, talos como supermercados, etc. Q u i z s hacen contratos por compras anuales con un
programa de entregas parciales peridicas (semanales, mensuales, c t c ) , consiguiendo as mejores precios
y pagando por cantidades entregadas n i c a n i e n t e .

T a m b i n empresas que representan unas marcas de matjuinaria (por ejemplo Caierpillar), hacen
consianiemeiUe sus pedidos a los fabricantes de acuerdo a un sisieina de mnimo / m x i m o y de cantidades
segn Cantidades B c o n m i c a s de Compra ( C F C o F Q Q en ingls (Figura N " 25) ) . Incluyen en los
mismos ios tems "no estandarizados", o sea. los que normalmente no tienen ventas y que piden
especialmente para un cliente.

F n empresas industriales, opcramlo una variedad de m q u i n a s tle diforenies marcas, mayormente


importadas, conviene mas bien que Logstica revise pcriikiicamorUe, .segn un plan preestablecido, con los
con.suiuidvirc.-> (operaciones, manicninciUo), cada clase e lcni solire .sus existencias y consumos y;
I, ("u) o consmno y saldo tic ex i.s lene i a j i i s i i l i c a una reposicin.
2. Que se p r e v va a icncr un mayor consumo en los p r x i m o s meses, iuslificntlose mayor
coberlura, y
3. Que anolen los lems N O E S T A N D A R I Z A D O S , necesarios para reparaciones generales
("ovcrhauls") piancaclos para los meses venideros. Estos con la indicacin que deben ser
cargados a una cuenta de Cargo Directo ( C / D ) ya establecida (Orden de Trabajo - O / T ) .

Aplicando este sistema se economi/.a en gastos de compras, comunicaciones con los proveed^res.
transporte, servicios relacionados con embarques, descmbarcpics, aduaneros, ctc.

Vale mencionar, que en todos los casos la prc-condicin prevale de tener los registros cumpuat i/ados o
los listados de ios materiales en existencia, con todos los datos sobre consumos, compras pondienies. eiC-
al da, o por lo menos de acuerdo a la posicin del fin del mes anterior.
t N V E N T A R 10

x>
o
m r i/
o H
m

m>
n m o
O m
z
ID o
i H
c o
m m
o o
. 2 D m >
O
o

m :d o
Oi z m-
-o
m m
tn
m m
en >
tn co O)

m
L t L V i t i l l i i l l H H i l i l i i l l l l t l l l i l l l l l l l l l l l l V l l l

EXISTENCIA COMO AMORTIGUADOR CONTRA


VARIACIONES EN CONSUMOS (O VENTAS).

TIEMPO OE ENTREGA
.4'

F i g . . N2 23 A
t

REQUERIMIENTO F E C H A :
CJ PARA EXISTENCIA

[IJ PARA C A R G O D I R E C T O
EV.PRESA NOTA; Se debe utilizar un solo formato del Requerimiento
para cada marca de equipo, anotando los dalos A Ca, N
completos del G R U P O , Nombre, Nmero de Fabricante. A O/T N
LLANTA S0:,!CiTAN7E: - Modelo y Serie, as como e! Conjunto Mayor y Subconjunto
EMERGENCIA
DEL DEPARTA.MEm'O D E :
SOLICITAMOS LO S G T E . PARA E N T R E G A R E L D! D E 1,99
EXISTENCIA CONSUMO O/C !
ITEM i CANT UNIDAD C O D I G O N= DESCRIPCION R E P U E S T O N' FECHA
1 A L M A C E N ULT6MESES

i I

OBSERVACIONES: AUTORIZACIONES:

F I G . // 2 4
LA COMPUA POK MAYOUESCANTIUAUKS

E l costo proniedio nmial tic pedir cantidades de in; ftcm hace bajar cl costo de adquisicin, los
proveedores ofrecen mejores descuentos por mayores cantidades. Pero slo es ventajoso hasta cierto
punto.

EJEMPLO:

ARTCULO N M E R O D E P E D I D O S POR A O
ABC 1 3 5 10 20
Monto en S pedido 60.000 20.000 12,000 6.000 ; 3,000
Existencia promedia 30,000 10,000 6.000 , 3.000 . 1.500
Descuento concedido
en ia compra total
del ao 57c A7c 3% 1%

Costo neto 57,000 / 57,6fJO 58,200^ 58,800 y 60.000 y

Cargo de manlcnimicnlo
al 20'7c del promedio do
existencias 6,000 2,000 1,200 600 300
*
Costo de comprar
Si l i n o p/O/C lOC^ 30 W 50 ( i ) 100 (rO 2)() [z)

eos rO T O T A L 63.010 59.630 59,450 59,500 60.500

LA CAN TIDAD ECONMICA PARA C O M P R A R

C E C ' K O Q'

2 X cl costo de comprar por tem


el costo de tener inventario en % (O.xx)

Demanda anual en piezas r-


C E C o EOQ -
:: ~ X reactor
precio unitario neto vendedor

Figura N^ 25

V.-

CA
CALCULAR LA EXISTENCIA MNIMA

C = Consumo anual
T - Tiompo de cnircga'cn das (30 por mes) ^ * .

Existencia m n i m a = ^ C -. . ,
3 6 0 : (1.2 x T ) ^- " ' ' ^ , . ^ "

-jemplo: Consumo anual ; 36 piezas ' . ,


, . Tiempo de entrega: 150 das ^ - i

Existencia m n i m a = 36 = 36 ~ 18 piezas
360 : (1.2 X 150) 2 ^, .

A la existencia mnima habr que sumar lo que se requiere para cubrir el tiempo que se necesita para
procesar la requisicin y la orden de compra cuando esto demora ms de un mes.

L a Cantidad E c o n m i c a de Compra ( C E C o E O Q ) se calcula de acuerdo a la frmula dada.' -

Existencia m n i m a + C E C ( E O Q ) = Existencia m x i m a . ,

Figura N " 2 5 A
XIII. LOGSTICA / COMPRAS

S U M A R I O DI-: S U S O U L I G A C I O N E S

L a compra de maleriaies y servicios que la empresa requiere para sus obligaciones incluye:

a) Seleccionar y desarrollar los contactos con vendedores capaces de poder cumplir con los
requerimientos de la empresa. Si conviene, asegurndose de ello por visitas a sus
instalaciones.
b) Verificar las requisiciones, a s e g u r n d o s e de que cumplan con lodos los requisitos antes do
proceder con la compra por pedir cotizaciones.
c) Pre)arar todas las O O / C C y contratos y firmarlos despus de haberse asegurado de (pie los
requcrinrientos de la empresa y todos los detalles y condiciones pertinentes relacionados
con la compra sean claramente especificados (y entendidos por ci proveedor) y
documentados como corresponde.
d) Controlar el d e s e m p e o de proveedor durante cl curso de la compia o del conirato para
asegurarse que cl cumplimiento sea reali/.ado por ambas partes de acuerdo a las intenciones
originales.
c) Cuando la situacin merece cambiar O O / C C o contratos, renegociarlos o aun tcnninarlos. o
si se desarrollan otras condiciones que justifiquen tal accin.
f) Proveer informacin y participar en sesiones gerenciales de planificacin sobre asuntos
relacionados con m:flerialcs. por ejemplo, sobre nuevos materiales de inters en cl mercado,
etc.
g) Revisar especificaciones de compras y coordinar con los departamentos consumidores la
seleccin de materiales y .servicios solicitados, para asegurarse de la disponibilidad de
proveedores confiables a precios ra/.onables. T a m b i n se considerar eslanilai i/.icioncs
donde se aplique,
h) Proteger la empresa coiUra todo lipo de compromisos innecesarios que podran resultar de
contactos o discusiones no apropiados con proveedores.
i) Deshacerse a los mejores precios de los materiales obsoletos, equipo descartado y chatarra
que no se requiera en el futuro para las operaciones de la empresa.
j) Considerar las posibilidades de coordinar flete de retorno en los vehculos que traen carga
para la empresa, reduciendo a s cl costo de transporte.


XIV. L A ACCIN UK L A C O M P R A

Requisitos:
!. Requisiciones contpieiadas con los items bien especificados y autorizados por un
funcionario que tiene autoridad para c l monto total dei costo (1-igura N 24).
2. Listados compuiarizados de luateriales generales esiandari/atlos y que requieren reposicin
segn las cifras de m x i m o / nu'nimo.

L I encargiitlo de ' C o m p r a s " procede con la accin basndose sobre los datos disponibles en relacin con;
a) L a s descripciones ile los items, si estn de acuertlo con las que estipula el C A T A L O G O DE
M A T I R I A L L S . Rectifica lo necesario.
b) 1:1 registro de proveedores confiables.
c) L a tarjeta que generalmente se mantiene por cad>i iiorn en cuanto a su hisiona de costos
unitarios (Figura N" 26).

.SL;UC c l proceso de la compra segn el proccdimicnlo csiblociKi.

L A ORnK.N'OK C O M P R A " " ' ' ; -

Fsla no solamente sirve como una c o m u n i c a c i n / contrato al vendedor, sino que tiene otros fines por
medio de sus copias. Podemos entonces clasificar sus funciones en:
1. Comunicxicin al vendedor
2. Control sobre el cuniplimienio por parte del vendedor ( e x p e d i c i n )
3. Copia para ser procesada en c m p u t o (o en el sislema manual) ^
4. Copia como documento bsico en la recepcin del a l m a c n
5. Informacin al departamento solicitante
6. Contabilidad para incluirla en su control sobre fondos comprometidos y para cuentas por
pagar d e s p u s de recibir la nota de recepcin.
r /"^"t .
Para cl vendedor es importante saber:
a) De quin viene ' ;
h) Que la O / C es dirigida a l
c) 1:1 n m e r o de la O / C (para referencia, correspondencia, etc.)
d) Su fecha
e) C m o desea el comprador cpie los maleriales sean embarcados
O Fecha de despacho o entrega que exige el comprador
g) L a s condiciones de la compra, del pago convenido
h) Que el documento tenga una firma autorizada
i) Una d e s c r i p c i n clara c inconfundible de los materiales, con referencias al equipo, si de
trata de repuestos
j) Item, n m e r o , cantidad, unidad de cada artculo
k) Precios unitarios y valor total de cada item
I) Direcciones relacionadas con el embalaje
m) Condiciones del comprador sobre documentos que re|uiei'e del vendedor y oros
relacionados con materiales (por ejemplo, de garanta),
n) Referencia a una cotizacin, si hubo.

NO r . \ l:n el caso de hacer requisiciones u una casa matriz en c l extranjero para que ella se encargue de
1.1 conipra. algunos puiuos pueilcn ser imiitidos, tales como l i , O. K , L , y N,
Para ci uso interno de lu empresa (conipratlor), inclusive Contabilidad y R e c e p c i n , es importante saber la
cuenta de costo a que s e n cargado c l material cuando llegue, lo que puede ser:
a) A existencia, cuenta A l m a c n ;
b) a la cuenta de gastos de un departamento (cargo d i r e c t o - C / D ) ;
A c) a un proyecto por medio de una Orden de Trabajo ( O / T ) de mantenimiento o r e p a r a c i n
general (overhaul).

(Figuras N'^ 27. 28 y 29 para O / C , condiciones).

CAMIIOS E N I . A O O / C C
Estos ocurren a veces por una variedad de motivos, tales como:
1. E l proveedor ha cambiado unos repuestos que pedimos por un "asseiubly" montado todos
en una sola de conjunto. Y a no los venden por separado. T a m b i n puede ocurrir que lo ha
hecho al revs.
2. H a cambiado ci ntim.cro del repuesto, y a veces tambin la d e s c r i p c i n . .
3. Se ha agotado la existencia y ofrece un reemplazo, con o sin cambiar cl costo.

ACCIN '
Una vez aceptado los cambios. I.ogsticii/Administracin asigna a los nucvo.s items la codificacin
correspondiente, hace los cambios en los c a t l o g o s de repuestos (incluso en almacenes y en la Oficina
Tcnica).
A d e m s se asegura que c m p u t o pongiT los registros al da con los nuevos c d i g o s , para que puedan
procesar los documentos subsecuentes.
Se extiende ahora la "Cambio O / C " con el misino nt'uucro de la O / C original a a d i e n d o "- 1". con lo
siguiente:

i'.. Niniero de item: Cambio de: "

( N m e r o de c d i g o , cantidad, etc. anterior)


- Cambiado a:

; Delaile completo del item (de los items) que se ha aceptado, unidades,
.[ ; . cantidades, etc. con los cdigos nuevos.

Se e n v a cl original al proveedor y copias a todos los que recibieron las mismas de la O / C original.
T A R J E T A P/ COTIZACIONES Y COMPRA
C O D I G O de M A T l ; DESCRIPCION COMPLETA

1 M i 1 M :
UNIDAD INVENT:

UNIDAD C O M P R A : ;

CA 1 lMpi i^*- ! CON- ; . . REPUESTO


1 !''"^^' IR LLERI [TRATO P'^-U.rO, N M E R O !

^r-^. 1 COTIZACIONES CON P R E C I O UNITARIO PRECIO


CANT. UNID. UNITARIO
PROV. i PRECIO PROV PRECIO RROV. 1 PRECIO :
1

1
1

j 1

i i
! .

j
1 j 1 i
1
i
1 j i
i
1 i i i i

i! i 1\
' !
1

. l i l i
. i ' i

1
1 I 1 ' ^
! ' i >
1 ! i
I 1 ' i
1
I

1 :
[
1 ',

1 1

F O R M A T O ti

. . , F I G . # 26
Vllllllllllllllllllllllllllllllllllllltltttltllll

DE: CONDICIONES: ORDEN DE COMPRA Q


M
C A . A B C
A A) PARA COMPRA LOCAL
B) PARA COMPRAR AL EXTERIOR
FECHA D

FECHA
N' DE ESTA O/C DEBE FIGURAR EN TODOS LOS BULTOS.
COTIZACION N'
rj- 1
LISTAS DE CONTENIDOS, GUIAS. ETC.
CODIGO OECCSTOsI
1 1 0/TN'
A ; DOCUMENTOS DE EMBARQUE
B ENTREGA PARCIALES
FECHA DE DESPACHO:
DERECHO DE RECHAZO
VARIACIONES EN PRECIOS Y FECHA DE ENTREGA:
TELEFONO CONTACTO. CONDICIONES OE PAGO:
G
FORMA DEL EMBARQUE ^

SIRVASE ENVIARNOS LOS MATERIALES DE ESTA O/C DE ACUERDO A LAS CONDICIONES ESTIPULADAS ARRIBA O POR SEPARADO)
7EM iUN-tCOOlGO N" .'PRECIO POR VALOR
NO U S E E S T E ESPACIO 'CANTIDAD IDADDE A B C C . DESCRIPCION DEL ^MTER1AL UNIDAD TOTAL
iN EN

J J J K K

ESPACIO PARA

RECEPCION

ce- ..PECEPCiON
.\O
X COMPRAS
. USUARIO *
H
FIG. # 27
' I M P R E S O T I P O N A C I O N A L PARA P E D I D O S D E C O M P R A Y S O L I C I T U D E S D E COTIZACIN

ZONA 2 ... ..,

Este espacio e s t reservado para


el nombre, direccin, etc. del
' ZONA 1
Comprador,
En este rincn superior
derecho s e deja espacio para
todas las instrucciones n e c e s a -
rias del comprador y vendedor,
para que s e a n m s c m o d a s
de hallar y consultar en las
ZONA 3 carpetas de archivo, sueltas
P a r a el nombre y direccin del
Vendedor al que se le ha de
enviar el pedido.

ZONA 4
S e emplea para las instrucciones
referentes al e n v o .

ZONA-5
Dedicada a las condiciones ge-
nerales de la compra.

ZONA 6 7v*-
P a r a la e n u m e r a c i n de los
materiales pedidos.

SISTEMA TIPO P O R ZONAS PARA I M P R E S O S D E PEDIDOS


D E C O M P R A S Y S O L I C I T U D E S D E COTIZACIN
Adoptado por la Asociacin Nacional de Agentes de Compras
El Sistema por Z o n a s servir, para todos fines y propsitos, como Impreso
Tipo para Pedido de Compra o para Solicitud do Cotizacin por cuanto
cada uno de ios puntos de a Informacin habr de encontrarse siempre e n
un lugar determinado.
L a parle superior de las Zonas 1 y 2 puede contener informacin que no la
s e a necesaria al vendedor, pero que tiene un valor para los registros del
Comprador, que puede, desprenderse del e|emplar original, mediante la
correspondiente perforacin, y cualesquiera otros requisitos especiales que
necesitan ms o manos espacto e n el Impreso pueden acomodarse sin que
so afecte la disposicin por z o n a s .
Los pedidos y solicitud habrn de imprimirse en hojas de 8 1/2 pulgadas de
ancho y de 7. 11 14 pulgadas de largo.
Este Impreso fue adoptado e n u n a A s a m b l e a Nacional de la Divisin de
Prcticas. Simplificadas del Departamento de Comercio, celebrada e n
Washington. D.C., el 14 de enero de 1925.

ZONA 7
P a r a la firma del Comprador

FIGURA 28
C O N D I C I O N E S

i . C o n r i n n a c i n . ste pedido pasa a ser contrato; ( I ) Cuando c l Comprador reciba del Vendedor ima
c o n f i r m a c i n escrita formal, si este pedido incluye el precio y las fcchas'de entrega de todos los artculos en
cl incluidos y el Vendedor no hace excepcin alguna; o ( 2 ) Cuando el comprador le di a p r o b a c i n por
escrito al Veiuledor respecto al precio y programa de entregas fijados por c l Vendedor en su confirmacin
escrita si este escrito contiene ya sea (a) un precio y/o un programa de entregas referente a cualquier artculo,
o bien (b) no contenga precio alguno y/o ningi'm plan de entregas para el articulo o artculos para c l que
.solicite de a p r o b a c i n del Comprador. Aparte de lo dispuesto en la o r a c i n anterior, es condicin de este
pedido que cualesquiera disposiciones impresas o en cualquier otra fonna contenidas en cualquier
c o n f i r m a c i n del prsenle que no estn de acuerdo o que se siuiicn a los t r m i n o s y corulieiones atju
contenidos, y cual(|uicr cambio hecho a este pedido de compra, no sern vlidos ni surtirn efecto alguno y
que. por medio de su c o n f i r m a c i n , el Vendedor conviene en que ninguna de dichas disposiciones o ninguna
de las modificaciones anics lucncionadas no constituirn parle de este contrato de compra-venta. I'.ste
contrato contiene lodo lo convenido enire la.s partes y cualquiera de ellas que deje de cumplir n tic e.xieir c l
cumjTlimienlo de sus derechos intlicados a c o n t i n u a c i n no por ello desiste de tales derechos ni de
cualesquiera oirns de los que se citan m s abajo.
?.. C o l i / a c i n del Vendedor, l .n rcfcicncia que en este pedido se haga a cotizacinics del VcndetUir ni implica
la aceilacin de cualtiuicra de sus t r m i n o s y condiciones contenidos en la cotiz-acin. Cualesquiera trmnd-
y condiciones de dicha cotizacin que sea a d e m s de los t r m i n o s y condiciones que figuren en este pedido o
(jue estn en coniratliccin con ellos quedan totalmente excluidos.
?. Inspeccin. Salvo que se haya convenido por escrito algo en contrario, todos los cmbarciues estarn sujetos
a ima inspeccin final por el Comprador d e s p u s que ste haya recibido los g n e r o s en c l lugar de destino,
4. Condiciones de Pago. L a s condiciones ele pago son las que se hayan convenido previamente o las
c s p c c i l c a d a s en este pedido. L n ningima circunstancia se a t e n d e r n letras o documentos canibiarios.
5. -jitrcgas y Demoras, ( a ) A menos itie se haya dispuesto de otro modo en este pedido o en otro convenio
prn escrito, la entrega del todo o pai1e no podr hacerse con una anticipacin mayor a 15 das antes de la
fecha o fechas convenidas de entrega, luda entrega hecha en menos tiempo ser devuelta a costas y riesgos
del Vendedor, (b) Cualc]uier retraso respecto al plan convenido no se e x c u s a r m s que si se debe a causns
m p r e v i s i b l e r l u e r a del dominio del Vendedor y sin que haya ctdpa o negligencia por parte del misnuj y si el
Vendedor le ruilillcara al Comprador por escrito la causa de tal retraso deiUro de im pla/o ra/onable a partir
del comien/o de dichas causas o dentro del periodo m s largo que el Comprador le haya concedido por
escrito.
6. Cambios. Mediante avisos de cambio hechos por escrito y sin aviso a los lladorcs, si los hubiere, el
comprador tendr derecho a hacer de vez en cuando cambios o a a d i d u r a s a los planos, especificaciones o
instrucciones para c l trabajo comprendido en este pedido, y el Vendedor est conforme en atender dichos
avisos de cambio. S i estos cambios ocasionaren un aumento o d i s m i n u c i n material en el costo del Vendedor
o en cl tiempo necesario para ejecutar este pedido, se p r o c e d e r a un ajuste equitativo del precio y del tiempo
de ejecucin, m o d i f i c n d o s e por escrito este pedido en la forma correspondiente, siempre que el Vendedor
formule cualquier peticin de ajuste dentro de un plazo razonable d e s p u s que se le haya ordenado el
cambio. -'. - ... . , ,
7. C e s i n . N i este pedido ni ningimo de los derechos u obligaciones en l contenidos pueden cederse o
traspasarse sin la a p r o b a c i n por escrito del Comprador. Respecto a los pagos, cualesquiera peticiones de
dicha a p r o b a c i n , debern ir a c o m p a a d a s de los nrtctdos ejecutados de la cesin y habrn de presentarse al
agente de compras que a u t o r i z cl pedido, para que cuide de hacerlas aprobar por cl Departamento de
T e s o r e r a del Comprador.
8. Patentes. A menos que se ha>'a convenido on otra forma por escrito, el Vendedor conviene en hacerse
cargo de la defensa en cualquier litigio judicial por infraccin de patente que sea planteado contra c l
Comprador o contra aquellos a quien l venda, en forma mediata o i m u d i a t a , y que se base en los aitculos
comiTcndidns en C'^lc pedido (uc cousliluycran infraccin, y a indemnizar al Comprador a piienes l les
haya vendido, conira cu;!l(|uicr sentencia o pago do costas que pueda tclarsc cu dicho litigio.

F I G U R A N 29
XV, UKQISICIONKS P O R M A T K U I A L K S PARA C A R ( ; 0 D R I X T O (C/O)

Requisitos:' .-r ; ,

1. L o s materiales no figuran en el calllogo de los iiems estandarizados, no tiene


miUimo/nu'nimo.
2. Sern usados para un fin e s p c c l l c o .
3. Se las pide por requisicin con cargo directo a una cuenta contable u Orden de Trabajo
(OV).
4. S i se trata de activos fijos, tendrn una autorizacin especial y/o a p r o b a c i n . n:,. -

Se puede tratar de ; =
Repuestos para una reparacion general (overhaul).
Maleriales para un proyecto especial (de c o n s t r u c c i n por ejemplo).
; Equipo, maquinaria nueva.
muebles para oficinas. . , -

SU C O D I F I C A C I N ' '
Siendo material de Cargo Directo, no significa que siempre ser u^ado i n s t a n t n e a m e n t e d e s p u s de su
llegada. A veces, especialmente en casos como repuestos y materiales para proyectos especiales, es
conveniente que cl a l m a c n los tenga temporalmente bajo su control, d e s p a c h n d o l o s contra pedidos
autorizados con cargo a la cuenta u OT establecida. A su llegada, Contabilidad los carga a la cuenta
Almacenes. Para su codificacin no conviene mezclar tales items con lo estandarizado, mas bien, se puede
usar una clase aparte, 95 por ejemplo, con sub-clase desde - 0 1 - , y despus los c d i g o s de 0001/9999.
Recibiendo una requisicin por 70 items, se las numera desde 95-01-0001/0070. Una p r x i m a requisicin
de 25 iicms. se da a cada uno de los items c d i g o s desde 95-01-0071/0095, ctc. Los mismos c d i g o s se
ufarn en las O O / C C . Notas de Ingreso y en los Pedidos por Maleriales.
A h n a c n / K c c e p c i n se e n c a r g a r de poner colillas a cada item o marcarlos en otra forma conveniente, con
el c d i g o asignado y con cl n m e r o de la Cuenta/Orden de-Trahajo que corresponde, V;^-.-;

Hn c l a l m a c n se asigna los c d i g o s de ubicacin a tales items, a n u l n d o l o s en c l original y copias del


Inforujc de Recepcin, para i)uc despus los registren en la eouipuiadora u oiro sistema de control que
haya sobre el inventario. , . , ,

CONTROL ADMINISTRATIVO
Se m a n t e n d r los items de Cargo Directo en los registros hasta haberse tcrmi'nado toda la pane
administrativa y contable del proyecto, reparacin general, o lo que sea necesario.
I:n el caso de haberse quedado en existencia unos items, se los evala sobre la posibilidad de darles uso
en un futuro p r x i m o y para ingresarlos a existencias, al precio de costo, o reducido (diferencia se carga a
la cuenta original del proyecto). Items con poca posibilidad do ser usado se declara "obsoletos", cargando
sus valores a la obra (que de iodos modos los c a l c u l en su presupuesto).
Una vez terminada toda la parle administrativa (documentada) se pueden sacar los items, ahora S I N
l i X l S T E N C L A y S I N V A L O R E S del sistema computari/.ado.

N O T A : L o s items que entran a existencia se marcarn como : No Pedir M s ( N P M ) . ^ /f


Para el formulario "Informe T e r m i n a c i n de Proyecto N " u Orden de Trabajo ( O / T ) N " vea
Figura N " 38, pg. 76.
X V I . L A K I - C K P C I N

L a accin de rcciliir nialcrialcs y extender una nota do recepcin es la autorizacin para la T e s o r e r a de


pagar facturas.
Hl encargado ejecuta io siguiente cuando llegan los materiales: ' '
1. V e r i f i c a r l o s bultos sobre d a o s exteriores.
2. Pesa los bultos.
3. Firma la gufa cuando lo encuentra todo conforme.
S i hay discrepancias hace las observaciones correspondientes en la gua del transportista.
Sigue d e s p u s con cl procedimiento establecido por la empresa para tales casos.
4. Abriendo los bultos verifica el malcrial cinira:
a) la lista de empaque;
- b) la O / C fy de las O O / C C y cambios si hubieran)
5. Hxticnde la Nota de Recepcin de Materiales ( N R M ) y anota el n m e r o de la m i s u i a y f e c h a
en su c o p i a de la O / C una ve/, habiendo cnc)ntrado Iodo conforme. Si hay insUuccioncs
sobre la necesidad de hacer verificar los materiales por un experto, hace los aireglos
necesarios antes de extender ia N R M .
6. S i cncuciUra maleriales d a a d o s , oquivocailos, fallantes o sobrantes, coniplela un Lumulario
"informe de Pallanles. Sobrantes y D a a d o s ( I F S D ) . Cuando merite llama al encargado de
la compra para una i i T i p c c c i n , cvcnlualmente con c l encargado ilel dcpariamento
' - c o n s u n d o r . Se extiende solamente una Nota de R e c e p c i n de Materiales (NRNL por los
maleriales aceptables. . '. ^.-J^.-^^'^.^^:-::
7. Lrurega los materiales correctos al almacenero con copias de la N R M contra su firma en c l
(iiiginal.
8. Original y copia de la N R M se distribuye respeclivamcnle a C o n t a b i l i d a d / T c s o i c r ; i /
C m p u t o y al Doparlamcnlo Consumidor.
9. L o s materiales incorrecU)s esperan en la recepcin la decisin sobre el destiiu) final do
Logslica.
Figura N " 30 - lir'orme de discrcpaiiv'ias - I F S D )

NOTA: - . r2r'''^'''
Items de m u c h o peso y nuiy voluminosos p a r a cargo d i r e c t o : ' . ^: ;
Se descarga generalmente en el lugar de uso o instalacin. Fsto incluye tambin productos a granel para
ciertos usos. L l rccepcionista siempre .se encargar de la verificacin y recepcin de tales materiales, tal
como se ha indicado anles.

A u t o r i z a c i n p a r a l a .salid:) de inaferiales h a c i a afuera:


Generalmente el Jefe de Almacenes y/o Recepcin son responsables para autorizar la salida de materiales
hacia afuera. Deben estar a c o m p a a d o s de un pase, firmado y spllado, c o n los datos del material que se
despacha. , . ._, ' ...
CiAXYZS.A. NOTA DE RECEPC
I N DE MATERA
I LES
FECHA DE 199

FECHA LLEGADA P R O V E E D O R

GUA DETRANSP."N_ O / C N=

FECHA D ELA GUA

N^- P L A C A D E V E H C U L O IFSD N^ (EN CASO DE HABER DIFERENCIAS O DAOS)


NOMBRE C H O F E R FECHA .
N D E B U L T Q S ^

P E S O DE L A C A R G A KILOS P/EXISTENCIA P/CARGO DIRECTO

A CUENTA :

NDE
! , ^ : f , , . ; CANTIDAD UNIDAD CA. CDIGO N= UBICACIN CDIGO DESCRIPCIN D E L MAT'L
PARTE

OBSERVACIONES F I R M A RECEPCIN FIRMA ALMACEN

O R I G I N A L ; C O N T A B I L I D A D / CMPUTO CC, LOGISTICA ce USUARIO CC ARCHIVO

NOTA.
P A R A SECCIN R E C E P C I N :
S ; A N O T A E N LA O / C E L N" Y F I X H A D E LA N R M .
CANOO L A O/C EST C O M P L E T A S E LA A R C H I V A C O N L A S O O / C C C O M P l - E T A S
l A S N i M S I : A l C l nVA E N i ) [ n E N NUMRfCO ( C O P I A S )

FIGURA N" 20A


I N F O R M E D E D I S C R E P A N C I A S EN MERCADERA R E C I B I D A
( S O B R A N T E S - F A L T A N T E S - DAOS)

C O M P L E T A R A MQUINA

A: FECHA:
O/C N '
VENDEDOR: .
VENDEDOR / F A C T N'
DIRECCIN
V E N D E D O R / G U A N'
E M B A R C A D O POR: V E N D E D O R B/L N '

PUNTO D E E M B A R G U E : FECHA: B/L F E C H A

P U N T C D E R E C E P C I N FECHA:

RUTA D E E M B A R Q U E

TRANSPORTADOR:

TIPO D E E M B A L A J E -

N'^ D E B U L T O S : DESPACHADOS:- RECIBIDOS:

T!PO D E D l S C R E P A M C i A :

ENTRE DOCUMENTOS '1 DAOS DFSPACHADO DE DESPACHADO DE MAL


Y 0 U U 0 3 RflCiniDOS J J MENOS p o n PROV. MS POn PROVEEDOn PEDIDOS

MATEniAL NO ^ OTRAS
FUE nEClOIDO J (ESPECIFIQUE)

D E S C R I P C I O N DE LA DiSCREPANClA:

ITEM
(rMAMrtinaS'
CODIGO
j

1
1

TOTALES $

PREPARADO POR: VALORIZADO POR:

DISPOSICIN:
SOBRANTE FALTANTES DAADO

] DEVOLUCIN A P R O V . RECLAMO CONTRA S E G U R O REPARABLE. COBRAR PROV


4
RECLAMO CONTRA VENDEDOR R E P A R A B L E NO C O B R A R
\A C O M O D E S E C H A B L E
SIN R E C L A M O NO R E P A R A B L E R E C L A M O
'A EXISTENCIA

NO R E P A R A B L E - NO R E C L A M O

EMBALA.JF. D E F I C I E N T E

FECHA: ,, ./ ni-MA AUTORI/^ADA:


FJECUCiN ni:: ! A DISPOSICIN
ACCIN
FIGURA N^30
XVI. C O N T A I U L I O A D - S I S T E M A C O M P U T A R I Z A D O MANUAL

1:1 proceso r p i d o y correcto de documentos completados, relacionados con el movimiento de materiales


( O O / C C , R e c e p c i n , Ingresos. Despachos, Transferencias, etc.) es de mayor importancia para la buena
marcha de la empresa.
Hay sistemas que operan computari/ados e interconecados, lo que requiere personal entrenado para que
funcione con la perfeccin necesaria.
Cuando prcferieren hacerlo por loles diarios, los resultados deben estar disponibles al th'a siguiente,
lin este lltimo caso h a b r que procesarlos en cierta secuencia, o sea;
1. r d e n e s de compra
2. Notas de R e c e p c i n de Materiales ( N R M ) i . - r
3. Facturas valorizadas ' \ ^
A. Devoluciones al almacn
5, Pedidos por maieriales. > "

Oli.Sl-KVACIONKS
F n un sistema computarizado uno de los problemas ms frecuenles son las transposiciones de n m e r o s del
c d i g o de los maleriales y de las ubicaciones, A veces hay tambin cquivovacioncs en la unidad del
material.
Para evitar que se procesen errores, se incluye en el programa de c o m p u t a c i n varias precauciones contra
tales errores, por ejemplo:
F l programa no acepta cuando: , ' ,
lil c d i g o del material no existe; V.,
- * hs c d i g o s del material y el de la ubicacin no coincivlcn; . . ./
hay diferencia entre la unidatl registrada y la del tloctuiicnio; ' v. ,X
hay una r e c e p c i n sin Orden de Compra; ^ .
l '-' C d i g o de la Cuenta de Cargo no existe en cl sistema;
, ;. i ' no hay lo suficiente en e+;isiencia para descargar un despacho de mayor cantidad que el
I' saldo en el registro. . i . '
: nuevo precio unitario est 10% o ms por encima del precio anteriormente pagado
'* ' ; (rechazo'y aviso por listado).

F I sistetna puede producir listados de todos los rechazos, indicando los motivos. Rectificar los rechazos
toma mucho tiempo, de manera que mejor es evitarlos.

I.o tiue se refiere a diferencias en las unidades de los materiales, bien pueden ser porque los llevamos:
- por kilos, c l proveedor vende por toneladas
* por litros, el proveedor por e s l a o n e s de 55 glns.
- por piezas, c l proveedor por paquetes de 10, 50, 100, etc. .

O O / C C se extiende generalmente de acuerdo a las unidades del vendedor. Antes de pasarlas a c m p u t o y


distribuir las copias h a b r que rectificar las unidades y cantidatles de acuerdo a los datos concernientes en
los registros (Figuras N " 31 al 33).
TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS - MAESTRA
SISTEMA MANUAL

UNIDAD:; \ 1 !
DESCRIPCIN
TAMAO 0
ICOiGO 1 I 1 \ i ! 1
REPUESTO NO T A R J E T A N
I
j t
PARA MXIMO ' MNIMO 1 ! 1 UBICACIN
1 1 ! 1

OBSERVACIONES BODEGA CONTRATO i; > STOL_ EMERG-O NPM G"|

PROVEEDORES ir.p YiTl


PEDIDO RECIBIDO :| CONSUMO 1

F E C H A 1 O/C N' CANTIDAD F E C H A FACI CANTIDAD i ^nf^j"^ j VALORTOTAL i MES ! AO 19.-.. ! AO.... 1 AO....

! ' 1 l i l i ENERO I j

: ! ii F E B R E R O 1 !

1
1 1
! ! 1 i ABRIL ! 1

i 11 ! MAYO 1 1
1
!
1 1 i JUNIO
! i . !i i JUUO 1
1 i
i ! 1
AGOSTO 1
1 i 1
! ! t 1 1 SETIEMBRE j !

i i 1 1 i :1 i OCTUBRE i

i 1 i i i ! ; 1 NOVIEMBRE' \

i 1 1 : ; . , i .L-
DICIEMBRE i ; ! 1

i CC^JSUMO 3 AOS ANTERIORES

; AO TOTAL

PCRMULAfilO V

FIGURA N23I
TARJETA DE MOVIMIENTOS Y SALDOS

MAX UAX ;
WIN UNOAD

E N T R A D A S ji S A L I D A S i SALDO TOTAL :

PRECIO i irUFNTA; G . PRINCIPAL C- >Ua 1 PRECIO VALOR CANT. VALOR 1


UNITARIO VALOR TOTAq, FECHA; PEDIDO N- CA^mDAO SALDO : CANTIDAD SALDO JUNITARIO PARCIAL
1
1
i i 1 ! i i 1 i i i
1

i 1 1 1
1
!
i
i
- - 1
[ !
1
^- ! 1 1 i
'
1

!
' !

; ; i . i 1 i 1 i i !
i i Ii ! i i ' 1
1
1
1
i !
1
1 i i! 1 i 1
1 1
!

' !
i
I'
i 1
; 1
I
i
' 1 i 1

1
i 1

1 1 I i i i 1 i 1

t 1
!
'
!
i
1
' i! i I I I
1
i
i
i
1
I j

! i ! 1 i !

: ^ 1 l i l i

Ii i ' ^ ! 1 i ^ i II ' ^
; i 1 i M I i : i ! 1
i
' '
i
' '! 1 ! 1 ^

i I ! i 1i i 1 i i : i
1
1
'
i
i '
1 ;
: :I I I I 1 l
ll
i '
^
'
t
1 1
1 ;
1
i
;
1
1
! i ' i

1 : 1 1 i 11 1 i i i 1 \ 1 1 ' I
i i 1 1 i II
Ii
I 1 !

1
1

!
1
! ' i

^ 1 i 1 i
1 i 1 1 1 .
\
i ! i 1 i
i

i 1 1
I i :
i
1
i
1
!

1
i, i 1 ' i i i i
1
i
i
1
1
, j
1 i

(
i i i
i

PICZA N" NOMBRE-.


i
! i '
1 .,
"
^ ! i
TARJ
blUllTllTlllUllllllllllllitttvvvvvvvvi,vvvvi.vvi.i pi

V E N T A S O CONSUMOS ESTACIONALES

E S T A D O D E L STOCK
\ '' ' ''

NSAR C. DESCRIP- C A S I - FECHA LLAMADAS Y CONSUMOS POR CUARTOS PRECIO ON ON MlNi T O . L ME- PEDI IMPORTE EXCESO
PAR~ RTTP C. CION LLERO CTO.CTE CUART M C U A R T ' 2 CUART-sIcUARTM DEALER HAND ORDER MO SES DO PEDIDO STOCK
5E5040 _ HB G A S K E T E 0 4 6 6 15/04/96 14*2 2.5 7 24 9 10 4 12 8 .23 ^A 24 61 5
15B5S45 7 7 PLUG N1732 9/04/96 r i 1 1 .60 11 1 3 12
5B5947 H 3 G A S K E T N1806 25/02/96 5 2 3 3 2 2 3 3 .07 32 4 17 12 15
5B5S51 zz S T U D N1735 15/04/96 3*1 .26 2 1 4 12
5B5951 HB G A S K E T N1868 17/12/80 8 3 1 1 .04 13 3 12 12 1
535971 7 7 CLAMP 10268 14/10/76 .48 2 2
5B5S73 HB G A S K E T N0133 14/01/96 1 1 13 3 8 2 2 1 .33 15 8 20 6
585577 HB G A S K E T 856 13/06/70 ***** .06 25 26
5B59eO a HB G A S K E T N1865 15/04/90 1 1 8 5 3 3 3 2 6 3 .11 13 7 27 12
5B59S2 A E L E M A U0040 10/04/89 1 1 15.06 1 12 r 15.06
585953 E A E L E M A E0461 29/02/9,6 8.03 4 4

Fig. 33
UNI VJ:RS i d a d OE PIURA

G l i S ' r i N ' l - O T A L D l i ALMACJNB.S l i INVNTARIOS

A R M A COMPIi'lTi'l VA l'AKA L A KLDUCCIN Dli COS'I'QS


X V I I I . I N V E N T A R I O S

Hay que diferenciar cnlrc dos lipos de loma de inveniarios, o sca


1. Hl invenlario anual (que es el "conlable")
2. E i inventario " l c n i c o " , t a m b i n llamado el "perpetuo".

El primero se loma gencralmenie al fin del a o contable, en Torma rpida, con un grupo de empicados de
la misma empresa, o-a veces se contrata un servicio cxteribr.

E n ambos casos esas personas no liencn mucho conocimiento de materiales o repuestos. Siilamcnle
cuentan y anotan lo que encuentran. Para evitar que desbaraten c l orden cxistcnlc se les debe instruir sobre
cl sistema a seguir. Deben dejar cada item en la misma condicin y en el mismo lugar donde lo
encontraron.

Con un sislema computari/.ado es suniamenle fcil producir los listados de las existencias en la secuencia
de las U B I C A C I O N E S , de manera que puedan tomar ci inventario sin correr por lodo cl a l m a c n de un
item a oiro b u s c n d o l o s en secuencia del c(5dgo. Mientras los inventariadorcs efectan su trabajo, en
c m p u t o ponen los registros al da con cl movimienlo que ha tenido el almacdn anles de cerrar el nlmaccn
para el "inventario anual". S i hay un sistema de Trjelas de Casillero ( " B i n Cards"). los inventariadorcs a
veces usan sus saldos para anotar fallantes o sobrantes que han encontrado.

Sin embargo, lo correcto es comparar o inventariado contra los registros computarizados, que deben estar
ai da. Cuando se encuentran items que no figuran en los listados en orden de ubicacin, deben andiilos
al final.

II inventario " t c n i c o " o "perpetuo" es tomado por un empicado de confianza con amplio conociniicnio
de los materiales en existencia. De mes a mes inventara unas clased segn un plan preparado por
Logstica.

Aparte de contar lo que encuentra en cantidades, verifica tambin c l estado de los items, tal como si ve
deterioro, envases con escapes, pintura inservibles por estar duras, etc.

Generalmente se cjccula esta tarca con los B i n Cards, de manera que despachos e ingresos a partir de la
fecha que empieza el invenlario sean sumados a, o respectivamente descontados de, las cantidades que
encuentra.

H a b r tiempo para estudiar las diferencias y observaciones que ha hecho c l inventariador. bu.scar las
causas y lomar acciones correctivas.
XIX. OBSOLESCENCIA

No hay a l m a c n cuyas existencias no sufran de este ' ' f e n m e n o " . Comerciantes limpian sus estantes de los
materiales que no tengan ventas para hacer espacio para otros de (posible) mejor venta. Industrias tambin
tienen que botar regularmente existencias obsoletas, puesto que ocupan espacio, requieren trabajo para su
m a n t e n c i n , fsica y administrativamente, y finalmente no contribuyen en nada a las operaciones.

CAUSAS D E OI1.SOLESCENCIA .
Logslica necesita comunicaciones oportunas para evitar que se siga comprando los items que ya no ser
usados, m a r c n d o l o s en los registros (computarizados o manuales) con N P M ( N o Pedir M s ) , abriendo a
la vc nuevos c d i g o s para los materiales que los reemplazan. A d e m s , tiene que ponerse de acuerdo con
los consumidores sobre las existencias antiguas sobre c l destino que se les va a dar (destrozar, vender,
etc.). . , ^ -

A pesar de todas las precauciones siempre ocurre que hay materiales que de un momento a otro ya no van
a tener uso. Por revisiones peridicas, Logstica tiene que delectar tales ilcms, comunicarse con los
usuarios y tomar accin de acuerdo a las informaciones que reciba.
XX. DEVOLUCIONES DE MATERIALES

Solamente son a c e p t a b e s las devoluciones al almacdn de los materiales C O M P L K T A M H N T I - N U E V O S


y que se ha despachado anteriormente a la misma Cuenta Contable u OV.

Para esta o p e r a c i n se hace uso de un formulario similar al Pedido Por Materiales ( P P M ) , pero impreso
en rojo, c o m p l e t n d o l o con lapicero rojo. S i faltasen tales formularios, se puede aulori/ar c l uso de
formularios P P M pero deben ser claramente marcadas en R O J O con: D E V O L U C I N , y completados en
ROJO. ' .

NOTA I M P O R T A N T E
"Devoluciones" reducen c l monto de gastos, registrado en la contabilidad. Consecuentemente, no pueden
ser tratados como "Ingresos". L a seccin de R e c e p c i n del almacn no interviene en esta o p e r a c i n .

D K V O I , U C I O N E S DF.I. 'i'IPO R V D (Figura N " 34)


Cuando hay items marcados " R y D " (p;ira Reparar y Devolver) en existencia, la o p e r a c i n se ejecuta en
la siguiente forma:
n) l i l deparlamento consumidor complcla una colilla de R y D y la amarra al item iiKilogrado
(un arrancador, por ejemplo).
b) Completa un P P M
c) Se entrega al almacenero cl item malogrado y recibe contra el Pedido un item del mismo
c d i g o en buenas condiciones (que puede ser nuevo o reparado).
d) A l m a c n completa una requisicin para la reparacin en un taller espcciali/ado. e n v i n d o l o
a Logslica.
e) Logstica (Compras) extiende una O / C a base del Irahajo preparativo de rutina. L n \ a la
O / C ai a l m a c n .
O A l m a c n entrega el item por reparar con original de la O / C a r e c e p c i n .
g) R e c e p c i n prepara una " A u t o r i z a c i n de Salida de Planta" y e n v a el item ctm su O / C ai
taller indicado en la O / C .
h) A su regreso, c l item reparado ( v e r i l c a r ) entra a existencia con su Nota de R e c e p c i n ,
como cualquier entrada, con el misino procedimiento.
i) Contabilidad se e n c a r g a r de la v a l o r i z a c i n del item reparado m c n i r a s da c r d i i o a la
cuenta del deparlamenlo de Operaciones, s e g n su criterio.
COPIA

FORM
O
N'' 0 0 0 0 1

MATERIALRYRD)

NOTA: D e a c u e r d o a los regamentos de es obligatorio


devolver a la B o d e g a todos los materiales malogrados que s e administran
bajo el s i s l e m a " R y R". L a B o d e g a no despachar ninguna p i e z a do la exis-
tencia si no se devuelve la p i e z a malograda con la presente eliqueta, c o m -
pletada, firmada y a m a r r a d a a la m i s m a .

FECHA DEPARTAMENTO

NOMBRE D E L MATERIAL

EQUIPO R E P T O . N'

CDIGO
CLASE SUBCLASE MATERIAL N

DESCRIPCIN D E L DAO

V / ; : -. :,r.:
1 NO R E P A R A D L E TALLER TALLER AFUERA

j REPARADLE ^ C Q S T Q APaQX.D.fEF,.S

FIRMA DEL ENCARGADO POSIClt^ o TTULO

R E F . R E Q U I S I C I N N FECHA

CON C A R G O A CTA. OAT. O [ Z n U r Z I Z m

R E C I B I D O P O R : (FIRMA)

ATENCIN ADMIN. D E M A T E R I A L E S :

A T E N D I D O C O N OT O

O S E DIO O R D E N P A R A B O T A R A M A T E R I A L I N S E R V I B L E

FIRMA POSICIN

FIGURA 34
X X I . A L M A C K N A J K KN KMPRKSAS C O N O P E R A C I O N E S E N V A R I O S LUGARES

CH:NTRAM/>ACIN O N U

S i hay un n m e r o apreeiable de ilcnis iguales, las ventajas para una centra/.acii'n pueden ser:
a) Inventarios reducidos.
b) . Compras a mejores precios por mayor volumen
c) Menos gastos generales

Ref. ; i :
A cada unti de los ".sulj alniacenes" se asigna una existencia bsica, tpic cul>iit
aproximadamente 3 meses tic consumo, pero n i c a m e n t e de los materiales cstandari/adns
que liencn consumo en los almacenes incluidos en el sistema c o m n .
Hl almacn central suple a los sub-almacencs cada dos meses (por ejemplo) los ilcms (ue
han tenido consumo en cantidades para elevar las existencias al nivel establecido,
ni a l m a c n central se encuentra generalmente en una de las plantas mejtir ubicadas para .is
poder reducir.sc los gastos de transporte a los "sub".
il almacn central pide rc-abaslecimicnlo basado sobre sus propios consumos ins In que
enva a los "sub".

Ref. c:
E l sistema de compras /logstica centralizado debe resultar en menos empleadt>s. comparado
con 2, 3 o m s oficinas de compras. S i n embargo, requiere mantener un sislema gil y
puede responder rpido cuando hay emergencias.
Con un sislema computarizado central habr todava mayor control, se puede localizar ms
fcilmenlc lluctuaciones en los consumos, hacer transferencias entre los almacenes en lugar
de compras, etc.
Por materiales de mayor consumo puede ser posible hacer compras por contratos por ut
. a o , por* ejemplo, con entregas parciales mensuales, pagando solamente por cantidades
' recibidas, quiz obteniendo buenos descuentos negociables.

Mucho depende c! xito de este sislema del buen funcionamiento de Logslica y de la c o o p e r a c i n de los
empleados participantes. Pallando el sistema, bien puede resultar en comprilas en pueblos cercanos al
"sub". probablemente resultando anli-cconniico. : .::%.^hv r= . ...

PATROCINAR
A veces, cuando los "sub" se encuentran cerca de poblaciones, los comerciantes locales esperan poder
vender a la empresa. E n tales casas y para mantener buenas relaciones p b l i c a s , c o n v e n d r quiz cetler
ciertas compras a ellos. F j i una sociedad chica puede ser de mayor importancia.

Sin enibargo. es importanle que calidad, precio, servicio, tiempo de entrega, etc. sean aceptables. A veces
se puede alentar a esos comerciantes para que inantcngan ciertos artculos en existencia. Con cl
computador central se m a n t e n d r control sobre tales operaciones.
XXII. E LO R D E N A M I E N T O D E A L M A C E N E S EXISTENTES

I.OQUESEQUIEREr.OGRAR.LAMETA '

Un sisieilu itgil y cicicnie, que brinde el mejor servicio posible a los usuarios.
Un sisema posiblemente coinpuiarizado, confiable y con lodos los datos que se requiere
para los dcparmentos que los necesitan como soporte para sus funciones.
Un invenlario contablemente correcto y al da.

COMO LOGRARLO:
'ara poder verificar y rectificar lo necesario se necesita cl ltimo lisiado de existencias disponible,
posiblemenie un invenlario impreso. Quiz, si es un lisiado coniputarizadu, se p o d r sacar copias con
uiaytjres espacios para hacer las anotaciones necesarias. L s imporlantc que tengan lus c d i g o s de
ubicacin. A d e m s hay que tener una cantidad suficiente de Tarjetas de Casillero (o B i n Cards) nuevas
para hacer las anotaciones necesarias {Nombre correcto, n m e r o de )eza, equipo a que pertenece, sub-
grupo segn el catlogo de repuestos del fabricante, c d i g o antiguo, ubicacin (nueva es posible), techa
del trabajo, cantidad y unidad encontradas. L s recomendable coorilinar con Operaciones/Mantenimiento
(|ue tengan a una persona, conocedor de los repuestos para su identificacin correcta, disponible para
cooperar con la persona encargada de este proyecto.
E n el almacdn se hacen los preparativos necesarios, o sea:
Limpiar los estantes y repuestos . .
; Marcar los esiaiitcs. las secciones y los niveles con el cdigo (nuevo) de ubicacin
' Se asegura la disponibilidad de c a t l o g o s de repuestos de los fabricantes, tanto para uso en el
almacin, como una copia en Logslica. , .
E n Logslica se preparan los catlogos con los n m e r o s del c d i g o nuevo que se usar en el futuro,
(sistema x x - x x - x x x x , o lo que ms conviene, siempre y cuando mantengan c l mismo n m e r o de dgitos
para todos los materiales).
D e s p u s de las preparaciones, se empieza con la identificacin, ilein por item, en la secuencia cjuc m s
conviene. Para que no se queden repuestos sinIdentiUcar, convic hacerlo estante por estante, seccin
por seccin, nivel por nivel.
A cada item identificado se adjunta el B i n Card completado s/g indicado anles, completando y/o
rectificando los lisiados igualmente.
Si se encuentra difcrenies repuestos bajo un solo c d i g o antiguo se les separa, completando 2 B i n Cards.
Se aade al listado el "nuevo iten" con la canlidad encontrada.

N O T A : E n c m p u t o , coordinada con la contabilidad, habr que hacer una transferencia A N T E S de


introducir el nuevo c d i g o de tales materiales. A d e m s se abre en el registro ( c m p u t o ) una nueva lnea
para los repuestos incorreclatnente registrados. E n el caso que ya existe un mismo repuesto bajo otro
nniero del c d i g o antiguo, se ejecuta una simple transferencia.
Bien puede ser que se encuentra valores unitarios equivocados. E n estos casos se anota en el lisiado el
valor correcto, aproximado. Corresponde a Contabilidad hacer las correcciones necesarias.
Aparte tle las posibilidades indicadas, puede ocurrir que:
Hay repuestos que pertenecen a otro equipo
- Repuestos antiguos, fuera de uso, obsoletos, no idenlificables, malogrados o deteriorados,
etc.
Se hace las anotaciones necesarias en el listado para |ue C o n t a b i l i d a d / C m p u t o pueda tomar la accin
necesaria, coordinando lo pertinente con Logslica.
Una vez terminada una marca de equipo, a l m a c n pasar los listados a la oficina central de Logstica para
(|ue los procesen.
OFICINA C E N T R A L D E LOGSITCA - SU T A R E A :

A) Codificar Jos items con los nuevos c d i g o s .


B) Revi.sar las descripciones sohrc su nimero de dgitos, si fuera necesario rcducidnd)las al n m e r o
que permite el sistema.
E n c m p u t o se prepara un listado de lodo lo elaborado, con columnas para:
el c d i g o nuevo;
- , descripcin correcta, con n m e r o de parte y n m e r o de la sub-secein segn el c a t l o g o de
repuestos;
c d i g o de la nueva u b i c a c i n ; ^
c d i g o de la antigua u b i c a c i n ; ' :-.J-f--
unidad de tlespacho;
- cantidad "encontrada. ^ ^="4-
N O T A : Se debe incluir en este listado tambin repuestos tiles "nuevos" cjuc se han cnconiratln, No los
repuestos si pertenecen a equipo(s) de oira(s) niarca(s).

Estos listados se pueden onlenar en secuencia de varias columnas con un pctiueo prograu)a. o sogiin:
a) N m e r o de c d i g o nuevo de los materiales
b) C d i g o nuevo de ubicacin

c) N m e r o de c d i g o antiguo de los maleriales ' " - . . -* .

DISTRIBUCIN D E LOS NUEVOS E I S T A O O S Y ACCIN


Se enva copia del listado a Operaciones/Mantenimiento para que sepan, en forma ordenada, lo (ue hay en
existencia. Tambin para ver lo que falta para sus futuros planes de m a n l e i m i e n t o y o p e i a c i n .
preparando sus rct|ueiimicntos. - ^ _ , ,
E l listado segn la ubicacin nue\ a aimaceties para anotar en las Trjelas de Casillero los nuevos
n m e r o s de c d i g o , sin anular todava los n m e r o s antiguos, Esta numeracin r e c l n se anula cuando
c m p u t o , en coordinacin con Contabilidad dar la lu/. vcrtle.

M A T E R I A L E S Q U E NU S E r U D O I D E N T i n C A U . . . ^- - .

A l m a c n veriilca ahora cules de los materiales se quedaron sin c d i g o nuevo. L o s incluye en una lista
aparte, con la d e s c r i p c i n , c d i g o antiguo, equipo a que stipueslamcntc pertenece, ubicacin nueva,
titulando el listado con los datos pertinentes.

E n la oficina central de Logstica se les pone al lnal de los repuestos del mismo equipo con sus c d i g o s
tmevos, juntando materiales similares segn t a m a o , etc.

E L "REFINAMIENTO" D ELAS EXISTENCIAS DE REPUESTOS


Le toca a Logstica v e r i l c a r cqn Opcraciones/Manleiiimicnto ia c a e g o r i z a c i n de los repuestos, quiere
decir sin son: y" '-
Repuesto de uso constante (por ejemplo llllros), c s l a n d a r i z n d o l a s con su inxmo/infnino
> - Repuestos necesarios para cl mantenimiento continuo para estandarizacin cnn sus
mximos/mnimos.
. - Repucslos para reparaciones generales (solamente se pide contra requisicin con Cargo
Dircclo ( C / D ) y c l luimcro de la cuenta de cargo. L o s marca con C / P (Contra Podido) en el
ivgisiro-
- Repucslos ipic hay. pcio con muy poca posibiliilad que sean n-.ados. Se les maica r o n Nl'.M
{No-Pedir M s ) en c! rc!:is!io.
LA IMPLEMi:NTACIN D E L NUEVO CDIGO Y D E L O S DEMS DATOS

Se coortiina este trabajo con Coniabiliilad/Coniputacin para un.rnomenlo que en c l ltimo deparlamenlo
ya no liabr que procesar documentos ( O O / C C , r e c e p c i n , despachos, ele.) con los ccfigos antiguos.

H a b r que pasar los dalos tanto como las existencias al registro computarizado con los nuevos c d i g o s y
c d i g o s de ubicacin. Generalmente se escoge para esto un Un de mes. A partir del primer d a del nuevo
mes lodos e m p e z a r n a trabajar con cl nuevo c d i g o de maleriales, n m e r o de parte, ubicaciones nuevas
(si no lo han hecho lodava), etc.

Logstica rectifica en los O O / C C que estn con c d i g o s de materiales antiguos, enviando copia a
almacenes y los consumidores concernientes. , , ;
S I S T E M A MANUAL
FLUJO NORMAL DE DOCUMENTOS

RequisicionesN
Requisiciones
p/existenciaJ
Operaciones

Copias de archivo
Requisicin Requ i sicin

Chequor
los.
Exisl.

1
Item
estandard
C I tem
nuevo

I
Solicitud Copia p/
Usuario p/cot i zo c ion Archivo

Vi'o l o g i s t i c o / c o m p r a s
Co
a cmputo y
contabilTdad. I n f cfr me
Recepcin
Archivo numrico Orden
Copia
Compras
de

Recepcin
compra C o p ia

Confirmacin

Copio
Contabilidad

Lista empaque Facturas


Proveedor

Fig._ 35
XXIII. TARKAS E N E L A L M A C E N

l ' i l a i consisten en:


1. Recibir nuevas existencias con su N R M de la r e c e p c i n , guardarlas en su ubicacin, anotando
la ltima en el formulario si no figura. Comparar los maleriales con los que hay en existencia,
a s e g u r n d o s e de que sean iguales. Informar sobre diferencias al Jefe Almacenero. Completar
los B i n Card^ con los datos del N R M .
Materiales'de cargo directo que se g u a r d a r por un tiempo limitado en el almacin, se asigna
una u b i c a c i n conveniente que se anota en la N R M . Aljunia a cada item un B i n Card en que
anota el n m e r o de la O / C , de la N R M , datos compleios de los ue ha recibido, incluyendo el
c d i g o de materiales asignado (Figura N " 3-6). i
T a m b i n tiene que figurar el n m e r o de cuenta conlabic o de la OV contra la cual se puede
despachar el material contra pedido.

2. Recibir de los departamentos consumidores los letlidos por maleriales, que se verifica sobre
su contenido, firma autorizada y la cuenta de cargo. L o s sella con fechador. Verifica que
canlidati y unidad de pedidos estn de acuerdo con lo que figura en el registro de existencias.
Anula c l n m e r o de cdigo de ubicacin. Se comunica con su superior sobre tliferencias.

? 3. Se despacha el material de las exisiencias, anotando en c l B i n Card los dalos pertinentes y en


ci pedido el saldo que queda en existencia. lintrega el material contra firma en el pedido,
entregando una copia completada al empleado que recoge (Figura W 37).

Diariamente se enva el original de los pedidos atendidos con cargo a Logslica, Una copia de
ellos queda archivada en la oficina del a l m a c n . . , ,,,, ^.^..^ .

NOTA: Se observa que pedidos de maleriales temporalmente almacenados para Cargo Directo ( C / D )
J^--r..,. ' deben tener el mismo n m e r o tle carga (u OV) que figura en el Bin C;ud (lue tienen..

^ .^'y '57 Transferencias de materiales a sub-almacencs (si hay) se atiende con el mismo cuidado.
Verificacin de los materiales con las Notas de Transferencias ejecuta la recepcin antes de
,^ embalar y despacharlos con una gua corrcspondienlc.
^ ' "

6. F n horas libres los empleados del almacn se d e d i c a r n a labores de limpieza, tanto del piso
como de los estantes y de sus materiales. Fncontrando maleriales que demuestran deterioro
i,, hay que reportar al supervisor para que se lome accin inmediata. Piniuras en latas requieren
' ' ' atencin especial, d e s p a c h n d o l a s sobre la base de -lo que primero entr, se despacha
,."-y primero. Se voltea las latas, bien cerradas, cada D O S meses para evitar el endurecimiento del
contenido.
BIN CARD
o
TARJETA DE CASILLERO UNIDAD

DESCRIPCIN- UBICACIN

P A R T E N^

PARA
ANO TIPO DE DOCUMENTO -CARTIAT INICIALES
SALDO
FECHA DOCUMENTO INGR DESP. DESPACHADOR

REVERSO
ANO t i P O DE " DOCUMENTO CANTIDAD INICIALES
SALDO
FECHA DOCUMENTO _N^^ jNpn DESP. DESeACHADOR

- --

SALnini; AlAHJ M

rGURA 36
FORMULARIO PEDIDO POR MATERIALES

CIA. XY2 PEDIDO POR M A T E R I A L E S FECHA DE 199 i PEDIDO N^.


ICUENTA DE GASTOS |! ORDEN DE TRABAJO 'i APROPIACION PARA ENVIAR A:
PA.RAUSODE:

PEDIDO DESPACHADO SALDO EN MONTO


T I CODIGO DEL CODIGO D E DESCRIPCIN DEL MATERIAL ALMACN
E MATERIAL UBICACIN IUNIDADII CANTIDAD lluNlDAG CANTIDAD DESPUS
DESPACHADO CTSl
I Ii
I 11

! ! I

I I I i ! I
I_L i i
i TOTALES
I PEDIDO POR; AUTORIZADO POR: DESPACHADO POR: : RECIBIDO POR:


FIRMA FIRMA FiRMA FORM. Ns

FIGURA NS 37
ORM. INFORME TERMINACIN PROYECTO
ORDEN OE TRABAJO

NaMBFiE,EBQYE.CTOj FECHA;_

DE;

A; slEFE D E P A R T A M E N T O MATERIALES

LAPB.SmiE_SJVE,ZAHAAVISABLELQUE,.EN.LAiIECHA.SEiHAJ:?

AL-EaO_YEG.IQ_N!
A LA GAL
SRVASE. I N S T R U I R A SU.E N C A R G A D O D E L A L M A C N QUE._NO D E S P A C H E M A S M A T E R I A L E S

CONTRA.BEQUISICIONES..QUEJENGAN LOS._SIGUIENTES.NM.EROS_PEX^^

j\TENTAMeNTE.

: EN;ABeAD.Q PEL .EBQYECTO,


: (OA")
Cj:_CONTABJLIDADj,EAVOJR.CERBAP,LASXUENTASJNpiCADAS_D^.
i T O D O S L O S D O C U M E N T O S A N T E R I O R E S A LA F E C H A D E E S T E INFORME.

C j ; _ J E F E D_ALMACN ..^

CJ^.tiCAReADQ_D.EE^fflAMEJNLLO_aOMUjABJZAD

FIGURA 38
X X I V . L A R O T A C I O N DEL INVENTARIO

Tdiis ias empresas, comerciales tanto como industriales, traan de dar la mayor rotacin posible a sus
capitales, lo ijuc incluye sus inventarios. Mientras no se muevan, las existencias son un capital muerto. S i
se tiene consumos o ventas por un valor de $ 3,000,000.00 por a o , con una rotacin de una sola vez, el
I - A C T O R 0 1 - R O T A C I N , es entonces " 1 " . Con una vez por 2 aos, c l factor es "1/2". C o n 3 veces por
un ao uhicnemos un factor de " 3 " .

Ap.nlc del costo de un invenlario elevado habr que aatlir otros factores, tales como: j / -V-.
la posibilidad de que m;s materiales pucticn quedar O B S O I J : T O S ;
perdidas por c l deterioro de materiales; V ^ S
~ rnayor espacio ocupado por alias cantidades en los estanlcs;
otras perdidas.

hiciijndosc guiar por el factor de la rotacin de todo un inventario gencralmenie ni) dice mucho si hay una
i!ran varicd.id de clases de maleriales, tal como las hay en empresas nineras, ferrocarriles, peirolcras, etc.

Para aprovechar una clasilcacin hecha con cuidado profesional (parle de Logstica), podremos chequear
la situacin de incs a mes por clase de materiales. Mayores lluctuaciones pueden ser una seal de tener
que verificarlas y quizis encontrar el motivo, que a veces resulta en tener que tomar accin correctiva a
cono plazo. i . . -" "

Hace bien pasar diariamcile por los pedidos de maleriales sobre los almacenes, verificamlo si estn bien y
correctamente firmados, si hay consumos extraordinarios, o esin con "correcciones" indebidas.

L o an iba expuesto nos lleva a la preginita: Qu enonccs tener (ue llevar en existencia?

Mientras mantengamos un sistema ile comprar lo necesario para proiegcrnos, ticntro de un programa de
e c o n o m a establecido, asegurinditse tfe la buena uiarcha tic operaciones y mantenimiento, se cvilar.i
existencias excesivas, pero;

C M O r U O N O S T I C A R L A S C A N T I D A D E S 'OK L L I C V A R K N E X I S T E N C I A ?

Se puede escoger entre dos mitodos;

1) Se hace uso del consumo histrico; - ;


2) Se asume el consumo por medio de una planiricacin de requerimientos de materiales ( P R M )

Hn cl primer caso se usa el consumo promedio sobre un periodo, digamos un a o , asumiendo que todo
ipiedar. similar en cl futuro (por el momento).

l:n el segundo caso se verifica cada ilem, haciendo una estimacin de consumo basada sobre p r o n s t i c o s
de p r o d u c c i n . Esto es generalmente aplicado por industrias manufacturera^. Ciertas empresas tienen que
coniar con consumos o ventas estacionales de sus productos, inclusive de cienos repuestos, n esic rubro
se encucniran las industrias textiles. Tambin proveedores de repuestos de equipo para uso en la
ayricuhuia toman el mayor uso estacional en cuenta.

l I ^ a ^ d o e n e s l i i s c a s o s el C d i i s m i i o p r o m e d i o a n u a l i c s u H a n ' a en e>.(ar c o n e x i s t e n c i a s d e b a j o de la
l i e n i a n d a , p e u l e i u l o vv'iilas, o l e n c i ue i i n p ( i r ; i r "CDII e n i e r g e n c i a " , c o n m a y o r e s ga^ttJS en i!<;le, e l e ,
'i';iniliten L c n d i e i i . m c s t i c l MuTe;ulo e los pai.-TCS p i i } \ e c ( l i i i c s p u e d e n sr:i" iinpuf l a i i i e s p a r a tomar m e t l i d a s
(Je p r o l e c e i n . P e i o . a pesar de cuidarse en lo posible eonlra la posibilidad de llenarse de existencias
excesivas, siempre parece que en almacenes crece " m a l e / a " , m i s que en otras partes. L a rutina de estirpar
materiales in.servibics ("la mala hierba") se debe incluir en lodos los programas dirigidos hacia c!
mejoramiento en cl control de los inventarios y su ejecucin. > :' -


EL MODELO DE "TINA" DE LA ADMINISTRACION
DE PRODUCCION E INVENTARIO
LAS 4 "M" <
CAPACIDAD USADA
MONEY
MAQUINAS
MANO DE O B R A
. MATERIALES

CAPACIDAD DISPONIBLE

RECHAZOS
VENTAS
TRANSFERENCIAS A OTRAS \ PRODUCCION ( D E M A N D A )
DIVISIONES.

F i g . . N- 3 9
FLUJOS TIPICOS

INFORMACION D E
MATERIALES CON
EXISTENCIAS BAJAS
(COMPUTO Y A L -
MACEN )
ADMINISTRACION
DE

MATERIALES
LISTADOS DE MA-
TERIALES P A R A
" O B R A S " Y OTROS
E S P E C I A L E S ( MA-
N U A L - U S U A R I O S )
VIA A L M A C E N ,

A N A L I S I S DE R E -
PUESTOS REQUE-
R I D O S PARA EQUI- COMPRAS P R O V E E D O R E S
PO N U E V O . ( COMI-
T E DE ESTAND)

LISTADOS DE MA-
TERIAL COMPRA-
DO- ENTREGA R E -
TARDADA,
COMPUTO)

F A L L A S EN MA-
T E R I A L E S DE COM-
PRAS LOCALES
( RECEPCION)
ADMINISTRACION

ALMACEN.

DISCREPANCIAS
EN MATERIALES
DE IMPORTACION
( RECEPCION )

rig,.N? 40
DIAGRAMA POR F A S E S D E L CICLO D E DURACION D E P R O Y E C T O S

2. 3. 4. 5. 6, 7. 8. 9.

INVESTIGACION ESTUDIO PLANIFI- ESTUDIAR EL DISEO DESARROLLO PRUE- IMPLEMENTACION Y REVISION


INICIAL PRELIMINARIO CACION ANALISIS Y BA EVALUACION POSTERIOR
DISEO P R E -
LIMINAR.

t
USUARIO PROYECTO
DECIDE REOU-IERE
Q U E NO MAS QUE
HAYA UN 3 MESES/.HOMBRES *
PROYECTO

REVISION
PLANIFICA-
CION D E L
PROYECTO

* ESTANDAR TENTATIVO

Fig,.N5 4 3
POST CARD

MCM A S T E R - C A R R SUPPLY COMPANY


INTERNATIONAL MARKETING DEPARTMENT
PO. B0X4355
CHICAGO, IL 60680-4355 :^ .
U.S.A.

Favor de dirigir a e l : " r^-

D E P A R T A M E N T O DE C O M P R A S I N T E R N A C I O N A L E S

Enviado por: McMaster-Carr Supply Company

A lo a l e n c i d n d e ( n o m b r e ) :

i N l i f i q u e a su d e p a r l a m e n l o
de c o m p r a s y t r f i c o lo fdci que
es o r d e n a r los productos q u e
o f r e c e m o s en el c o l l o g o !

S
I

TALLER

ADMINISTUACTN Y C O N T R O L D E E X L S T E N C I A S '

E l almicn requiere para su buen funcionamicnlo de varias secciones que cumplen diferentes
[reas. . ^^ : . '.. ^ . :
i l a ^ a U d . una lista de dichas secciones, indicando a !a vez en breves palabras cu.lles son las
funciones que cumplen.

2. L a administracin del departamento Materiales se llanm a veces el "niJcleo" de la organizacin.


Haga U d . un p e q u e o resumen de las funciones m;is importantes que cumple, y que muestre lo
imprescindible que es dicha seccin para la operacin eficiente del deparlamenlo.

3. L a s siguientes declaraciones pueden ser contestadas con "correcta" o "incorrecta". L n caso de


encontrar la declaracin "incorreeta", debe de corregirla.

^roOSe* c^t 9 ' S- a) Inventarios excesivos reduce la ganancia porque el costo de adquisicin es demasiado alio.
^C^'^rvft 0.) oT^Cft^/b) Inventarios incorrectos reducen la ganancia, porque reducen cl costo de la compra.
* V ^c) E l resultado directo de un invenlario demasiatlo grande es:
, - 1) aumenta el manejo de los materiales; <- - ^ -
. 2) requiere acomodaciones adicionales para guardar los materiales, ''^^^
d) Una vez establecidos los niveles de la existencia m n i m a para pedir materiales, ya no es
; necesario revisar o cambiarlos.
e) Existencias de seguridad se calcula tem por item. y no a base de un promedio general,
f) E s m s e c o n m i c o comprar pocas veces por ao un item de bajo costo y con un consumo
alio. (Considerantio que el proveedor no da descuentos especiales por cantidades riiayores).

4. Describa U d . cual es la difereneia entre demanda estacional de un articulo, y una demanda


irregular.

5. Se habla de items de los tipos " A " , "13" y " C " , segn cl movimiento que tengan. C m o aplican'a
Ud. estas indicaciones para la ubicacin de tales materiales en su almacdn.
A d e m s , si Ud. tiene dichos datos de su organizacin, Ud. puede dar los porcentajes de cada uno
de estos tipos de existencias. A; S^V* c) otl^riY ^t^ fi W^i^^/

6. Se le pide hacer una inspeccin de la c o n d i c i n fsica de un almacn, describa U d . los puntos que
U d . inspcccionarfa c incluir en su reporte.

-^r TAREA

L a Empresa S. y S. recibi una oferta para brocas de tres compafas, como sigue:

Dimetro ; 3/8" E n partidas de: 12000 60 3000 2000 1000


c/u c/u c/u c/u c/u
. Ranoling L t d . .$ 1.25 1,30 1.40 1.48 1.50
Ulanchartl .S. A n . 1.20 1.32 1.38 1.40 1.47
Skill Lid. 1.22 1.28 1.33 1.40 1.45
Dimetro : 15/32" I:n parlidas do: 12000 3000 1.500 l.OO) 500
c/u c/u c/u c/u c/u
Ranoling L U l , $ 1.40 1.50 1.55 1.60^ 1.65
Blanchircl S. A n . 1.42 1.53 1.57 1.63 1.70
Skill L i d . 1.40 1.52 1.56 1.62 1.65

Dclcrniinar la canlidad de loles de brocas que habr (pie comprar la Ca, .S. y S . considerando que cada
O / C cuesta % 10.00 (sea por 1 o ms ilcms). Costo de almacenamiento tolal es 2 % sobre las existencias
medias. Demuestre con .su presentacin la e c o n o m a que se logra hacer con la compra en canlidad.

; R R O U L K N L \O D K n i G H L A N D ' * ^

I:stc es un caso rea! tomado de una ciudad de 75.000 habitantes. Se refiere no slo al contr(il tic las
existencias almacenadas, sino laniHin n toda la actividad de compras del municipio. Antes de 1059, las
compras del municipio de Highiand las llevaban a cabo veintisiete departamentos distintos tpie
c o m p r e n d a n un hospital, parques y terrenos de juego, servicios p b l i c o s municipales de agua y
electricidad, salubridad pblica, carreteras y otras divisiones de servicio. L a s existencias de la ciudad
c o m p r e n d a n gincros tan diversos como cajas de grapas para papel y equipo pesado limpianieves.

Cada deparlamenlo tena su instalacin aparte para almacenes, situacin que invitaba a las rateras al
mismo tiempo que creaba un ambiente en c l que resultaba prcticamente imposible establecer cualquier
tipo de control de gneros en el que se pudiera confiar. Cada deparlamento era responsable de los
resultados de las compras efectuadas dentro <le su j u r i s d i c c i n . Veinlisiclc responsabilidades de poca
monta equivalan a que no existiera responsabilidad alguna, puesto que no se llevaban libros o cuentas
centralizadas de (i)nlrol. E\o de Highiand gozaba realmente de la m x i m a latitud en malcra de
compras pblicas.

A l llegar al ("mal del a o Hscal, se puso de maniHcslo la gravedad de esta situacin. L o s libios de
existencias de los dcpartamenlos no se ajustaban al contaje fsico. Todos estaban enterados de esta
deficiencia y todos procuraban manlencr su respectivo frente libre de los ataques de una investigacin ^
pblica. E l dedo de la sospecha sealaba hacia atrs hasta describir un crculo perfecto. L a oficina del
tesoro poda demostrar que los distintos dcpartamenlos pagaban precios muy distintos para los mismos
tipos de m e r c a n c a s , l^^ha departamentos en que la funcin de compras estaba cticargada a m s de una
persona, de manera que los distintos vendedores reciban pedidos repelidos, hasta c l extremo de que se
lleg a pedir mayor espacio para poder almacenar lo comprado. E n otros casos, la falta de responsabilidad
tena como resultado retrasos en los servicios, debido a que no se dispona de los suministros o de! equipo
necesarios. , . . .,. v;..v, ,

Los diferentes sistemas de contabilidad en vigor en los distintos departamentos hacan imposible
establecer comparaciones entre unos y otros o fijar una base digna de confianza que sealara normas
respecto a calidades o cantidades. L o nico que se poda estar seguro de encontrar en semejante situacin
de atecimiento eran confusin.

En 1959, los padres de la ciudad contrataron a un agente de compras, que era cl presidente de la
Asociacin de Agentes de Compras de aquel Lstado. L a responsabilidad de las compras del municipio
pas pues de las veintisiete oficinas de offos lanos dcpartamenlos a una sola oficina centralizada. -^lti nc
una pildora muy difcil de tragar para los polticos de companario. Pero la pldoia ipic ocasioin':i m s

i a pfO^rofroi^ a^wp> c t t V dwordit v'tftguiar irO ^ p r o c A e o i t e I D ^ . Qj-tec


Uansiornos fue c l traspaso de las mercancas de los veintisiete " p e q u e o s almacenes" a un a l m a c n
central. L a tenacidad de la o p o s i c i n fue claro indicio de la debilidad de los almacenes separados.

L l traslado de los inventarios fsicos presagiaba su prximo control, con responsabilidad nica en lugar de
los veintisiete p e q u e o s principados que haban existido por espacio de iTiuchos aos. Hallar un local del
municipio para los almacenes centrales fue misin relativamente fcil comparada con la de conseguir una
aceptacin ra/onable de un sistema centralizado para la contabilidad de las existencias.

Haba problemas no slo para contener las filtraciones que eran el pan de cada da en los almacenes de los
distintos departamentos, sino tambin para el planlcamienlo del control de las existencias, de manera que
los artculos necesarios estuviesen siempre a mano para impedir que en cl futuro hubiere una sobrecarga
de artculos en desuso y sobrantes. Debido a la falla anterior de un control genera! de existencias, a
menudo haba departamentos que tenan que operar sobre una base de "desasir", mientras que otros
estaban apilando artculos de poco moviniicnto hasta que se haca necesario vender el sobrante debido a la
falta de espacio para almacenamiento.

FKOLBMA Suponiendo que fuese usied el nuevo Gerenle de Materiales del municipio de Highiand y
que ya se hubiese lerniinado el traslado de las existencias de los veintisiete " p e q u e o s almacenes" a la
nueva instalacin de almacenes, Q u sistema instalara usted para regularizar la cantidad de existencias
correspondientes a las distintas clasificaciones de mercancas?

riOULEMA ^'LA ALIMA PORTAND C E M E N T COMPANY"


Este es un caso de organizacin industrial ya madura que fabrica un solo producto: cemento. Su programa
de compras est descentralizado en ircs lugares distintos. Una oficina de Chicago cuida de las compras
para tres fbricas que la c o m p a a tiene en el Oeste. Otra oUcina de Easlon. Pcnnsylvania, compra para
cuatro fbricas del Este, y la oficina de Dirmingham, Alabama, compra para la fbrica situada en dicha
poblacin. - , ' . . ^ ^ - ~

No hay ninguna organizacin central de compras. L a s ires unidades de compras funcionan con entera
independencia una de la otra, lo que tiene como resultado tres departamentos de abastecimiento
prclicamenio sin c o m u n i c a c i n alguna en cuanto a poltica o compromiso de compra.

L a alta direccin, lo mismo que los agentes de compras, estn iratantlo si hay posibilidad de centralizar las
funciones de abasiecimiento de ia c o m p a a y si es aconsejable hacerlo. L a idea planteada es tener una de
las tres unidades independientes ejerciendo las funciones de oficina unificadora, con las otras dos
actuando como sucursales sujetas a una poltica central general, con una cantidad considerable de compras
hechas en la oficina central. :

E l plan de centralizacin de las compras no se ha fijado an dcfinilivamenlc, aparte de que existe un


concenso general de que la misma debe abarcar todas las ntatcrias primas.

P R O B L E M A ; Q u aconsejara usted que hiciera la direccin de la Alpha en cuanto a la idea de


centralizar, con todos los cambios subsiguientes? C m o jusliiieara usted sus recomendaciones?
UN E S T U D I O D K M I N I - T A M A O

C o n j p i l a U d . con los expertos ' ' :

E l siguiente es un estudio en mininlura de unos problemas comunes de gerencia. Estdiclo con cuidado y
trate de resolver las dificultades que est experimentando la empresa "Clinton Metals I n c . "

L a Clinton Metal.s se estableci en Idaho en c! ao 1962 como fabricante de tornillos y otros materiales
similares. Durante los primeros seis aos de existencia, la empresa no hizo ningn esfuerzo para cxpaiuicr
su mercado, atendiendo solamente a clientes locales, tales como distribuidores de ferreteras, fabiicanics y
minoristas en general. A pesar de esta falta de esfuerzo especial, c l mercado creci en volumen tic \enfas.
principalmente por el simple motivo de un aumento de ventas en general en dicha poca. L a Clinton
trabaja entonces con un mnimo de costo de p r o d u c c i n y venias, atendiendo a d e m s a sus clienios con
rapidez y eficiencia. L o s precios fueron los mejores del mercado.

12n 1968 el presidente de la cnijircsa. Sr. Clinton Jr. d e c i d i que la expansin del negocio era de gran
necesidad. Contrataron a algunos vendedores, quienes empezaron con una c a m p a a de ventas mas all de
los lnntcs de la zona cubierta anteriormente. L a empresa hizo imprimir catlogos que se distribuan a los
clientes polenciaics, Prontamente la direccin de la empresa se dio cuenta, de que era necesario ampliar la
lnea de productos para expandcrsc m s r p i d a m e n t e .

Jorge Clinton llam a sus jefes de deparlamenlos, o sea a Ernesto Slerril, Jefe de Pinanzas, J o s PoKs,
Vice-Prcsidcnie de Venias, y a Max Ilerring, ViccT'residenle de Fabricacin para investigar la
posibilidad de incrementar los producios manufacturados por Clinton. E l grupo present tres alternalivas.
as: . "-

L Desarrollar product<s nuevos por el departamento de d i s e o . ' '


2. A d q u i s i c i n de unas compaas p e q u e a s .
3. Comprar los producios necesarios a otros fabricantes, r e v e n d i n d o l o s al precio de costo ms un
porcentaje para cubrir cl gaslo de distribucin.

Dcspucs de largas discusiones los cualro dirigentes decidieron sobre una c a m p a a de tres puntos:

A) Desarrollar unos pocos productos nuevos.


B) Comprar otros producios en grandes cantidades a sus productores, obtenindose as descuentos
apreciablcs. , ., .
C) Evcnlualmcnlc, una produccin propia de una mayor canlidad de productos, de acuerdo a la
e x p a n s i n del negocio.

Consideraron a d e m s , que la empresa no se encontraba todava en condiciones de la compra de oirs


p e q u e a s c o m p a a s , ni poda meterse en la p r o d u c c i n en gran escala de nuevos productos.
L a p r o d u c c i n planeaba iba a ser relativamente barata, o sea, no necesitara mucha inversin. A d e m s , ya
tenan a la mano la gente experimentada y el ecjuipo.
E n 1971, tres aos desjius de haber arrancado con el programa de expansin, las ventas ya haban
llegado a los $ 26 millones de los cuales $ 15 millones fueron cl resultado de venias de pioductos hechos
por Clinton. A pesar del aumento en la prtiduccin propia, la p r o p o r c i n de productns de ledisiiibucin
haba aumentado considcrablcmcnle, tal como dcmucslra cl estado de ventas y ganancias de 1967 a 1971
("A"). . . . , - . .
VA aiiiiiento en los negocios haba creado oros problemas, especialmcnle para los empleados de oficina.
Cuando Clinion e m p e z con el programa de e x p a n s i n , se contaba con 4 empleados que atendieron todo
el trab.ijo relacionado con unos 10.000 pedidos por a o . Contabilidad contaba con un jefe y tres
empleados para atender la conlabilidatl, la facturacin y la d o c u m e n t a c i n de embarque.

Hn 1971, habiendo llegado el n m e r o de pedidos a 200.000, el n m e r o de empleados era solamente 50.

lil c a t l o g o de ventas era una fuente de molestias. L a primera e d i c i n de 1968 contena solamente 5.000
ilcms. los cuales la ntad eran materiales producidos por Clinton. L a edicin del a o 1971 contcn/a
120.(X)) items, la tercera parte de los cuales producida por la empresa.

Claro est tpic ahora hubo mucha presin en la mayor parte de las actividades, incluyendo la atencin de
pedidos, Miantcner el c a t l o g o en perl'eclt) estado, y un gran n m e r o de cuentas p e q u e a s , ntievas
principalmente, como consecuencia de la d i s t r i b u c i n de la gran cantidad de ilcms N O producidos por
Clinton.

A finos del a o 1971 hubo una crisis entre los empleados de oficina. L a evidencia que la carga de trabajo
era excesiva, y las escalas de sueldos desproporcionadas, fueron las principales causas.

Muchos empleados renunciaron, y el nuevo personal t o m su tiempo para el enirenamicnto necesario.

Despuis de un breve estudio de factibilidad la empresa d e c i d i alquilar un computador I B M 360/20 en los


primeros meses de 1972.
As se esperaba quitar un poco de peso de la carga del trabajo, y evitar un aumento desproporcionado en
el n m e r o de empleados. , . ,

E l programa del computador incluy:

Procesar los pedidos; facturacin, control sobre pedidos no-completados; registros de los clienies; y
planilla. . ' ^; J . . . -*^" '
l'ero sto no salv los problemas existentes. Unos empleados hacan saber que el computador
reemplazaba los trabajo.s de ellos mismos, y hubo inseguridad de sus puestos. Entre los que renunciaran se
encontraba tambiin un empleado clave en p r o d u c c i n , supervisor de mucha experiencia por motivo de
haberse acercado a l un analista de sistemas para otro estudio de factibilidad. . . .

Se e m p e o r la situacin cerca de j u l i o del a o 1972, cuando a todo cslo se sumaron problemas financieros
tal como demuestra el estado de ventas y ganancias de los primeros 6 meses de ese a o , adjunto ( " B " ) .

\l\e r e u n i a sus Vicc-Prcsidcntes, a quienes h a b l en la siguiente forma: ^'--^^- ' - fi -

*'EI reporte de los primeros meses de este a o no requiere mayor explicacin sobre la situacin grave de
la empresa", - ^- ^
lis de suma importancia localizar c l o los problemas, y corregirlos a la brevedad. E n caso contrario, este
ao terminar con p n l i d a s .
I'or motivo de haber crecido tan r p i d a m e n t e y no haber tenido el tiempo suficiente para convertir las
funciones manuales al computador en forma completa, parte de la informacin de! reporte sali del
computador, y otra parte del sistema manual.

Max ilerring, V . P . de Fabricacin m e n c i o n : : ^ , .. . i

"liemos llegado al punto de no poder prever las consecuencias de nuestras decisiones. Aunque las ventas
han llegath) a ima altura j a m s vi.sto anles, hemos cxperimciUado varias dil'iciiltades en el rea de
produccin. E n u c oros problemas, cl que mayormente nos ocupn es que no podemos manciarnos
adecuadamente para poder encontrar las existencias mnimas que necesitamos. A d e m s , estamos
corriendo cl riesgo de elevar nuestros inventarios demasiado con muchas cantidades de items con vcnt.is
bajas. E n pocas palabras: Hemos perdido la posibilidad de controlar las existencias, y no sabemos como
ponerlas nuevamente bajo control.

E-'rnesto Sterril se cxiireso en la siguiente forma:

"Tienes razn, Max, estamos haciendo muy poca ganancia sobre dos terceras partes de nuestra
existencias, o sea, sobre los items c]uc no fabricamos. De ve/, en cuando tenemos que prestar dinero en un
trimeslre, mientras que en otro trimestre nos quedamos debajo del presupuesto. :n otras palabras:
tenemos problemas en el flujo de caja. Nos cuesta una semana de duro trabajo por parte de cinco
empleados para llegar a saber que la situacin requiere accin urgente. L o s enpicndos de la seccin ile
datos computari/.ados me han avisatio que les tomar m s de un a o de trabajo para establecer un sistema
computari/.ado del inventario. Y oslo no nos sirve para solucionar el presente problema.

Jos l'otls, cl V . P . de Ventas a a d i lo siguiente;

"Desde cl punto de vista de n departamento, puedo mencionar que para nuestros vendedores, es casi
imposible reconocer cules son todos los productos y lneas de tems que vendemos. A n el mismo
c a t l o g o es difcil de entender por la enorme cantidad de items qiic contiene. E l a o pasado desarrollamos
una nueva lnea de cierto produelo que sali al mercado dos meses d e s p u s de haber salido cl nuevo
catlogo. A pesar de haber avisado a nuestros clienles de este nuevo producto, las ventas han ipicdado
completamente debajo de los pronsticos. Mas bien, casi ni hay pedidos por ellos. Y lo que es peor, si his
incluimos en el p r x i m o catlogo, estoy seguro que nadie los encontrar.

Los cualro hombres quedaron conversado algo ms sobre los problemas que tanto les preocupaba sobie c l
invenlario. el flujo de caja, el manteninncnlo de los rcords y registros, de mantener informados a los
clientes y a los vendedores, y del clima desagradable entre los empleados mismos. E l Sr. Clinton dijo,
"que se prepare todo cl mundo para una reunin para de hoy en ocho".

v - - ; - v-"-^ - -^-.^.,^i:..
ASIGNACION

Prcpare un anlisis de los problemas ins importantes. V . ' . ^ : .^.^M ,.

Cuales son las acciones que la c o m p a a p o d r a lomar. D U d . tambin las ventajas y desventajas de las
que U d . recomienda. . ' - -

Formule su r e c o m e n d a c i n , y explique p o r q u propone dichas soluciones. .r V ; v


( A ) C U A D R O D E V E N T A S D E 1 9 6 7 - 1 9 7 1

C I F R A S E N M I L L O N E S D E $

1967 1968 1969 1970 1971

Venias lolilcs 1 1.950 13.120 21.575 23,755 26,635

De producios C L I N T O N 1 1,950 13,120 14.075 14.500 15,435

De producios ajenos 7.500 9.205 11,200

Giinancias ncias 580 650 990 1.200 1,550

(U) V E N T A S 1971) - 1971 - P R I M E R S l - M E S T R E 1972

1970 1971 1972 { Meses)


Ventas totales 23.755 26.635 13,585
Ganancias netas 1.200 1,550 275
Porcentaje le ganancia 5,0 6,0 2,0

t 'V.!:.'";."

..,-! - - -..K'^-y-^' '

SOLUCIN A L'ESTUDIO DEI- MIN-TAMAO" M '

L a einpres.i Clinton Nfetals es un ejemplo tpico de una c o m p a a atrapada en un crecimiento mal


planificado. E n tota!. Iodos los problemas que est experimentando p o d r a n haber sido evitados si se
hubiera establecido un plan de e x p a n s i n bien definido de 1963.

T a m b i n podemos decir que su gerencia sufri de miopa, porque a fines de! a o 1970 (dos aos despus
de la e x p a n s i n inicia!) casi la mitad del ingreso total fue el resultado de ventas de productos "ajenos".
Este hecho no m s , debera haber sido una indicacin a la gerencia de que Clinion ya no tena en sus
manos su propio destino, o sea, una empresa que tuvo que coniar con la "buena voluntad" (goodwill) y
buenos lescuentos de otros fabricantes para lograr su xito. . ' -

Queda claro que la c o m p a a no puede seguir con una actitud de "hacer ocurrir" las cosas. Tenemos que
admitir que los problemas actuales son todos la consecuencia de una planificacin equivocada o pobre,
incluyendo c l mantenimiento de los registros, personal, inventario, flujo de caja y ventas. Sin embargo,
cada uno de estos problemas es severo, y tan diferente uno al otro como para enfocar cada uno en forma
especial. -,

Primeramente. Clinton debe de hacer un esfuerzo especial para obtener y descifrar todos los latos
disponibles. E n vista de que parte del reporte del V . P . Financiero se haba preparado por computador, y
otro parte a mano, existe luui buena posibilidad de que parte ile los datos son viejos, e r r n e o s , y/o
incompletos. Por ejemplo, la cada significaiUe que se report en las ganancias entre 1971 y las de los
priniL-ros 6 meses de 1972 puede ser tiue fuera e(|uivocada, como el rcsuliado de un computador mal
programado o de datos incom|ilclos. A l otro lado, la contestacin a la mala "|ierfoimancc" podra estar en
la falla de Clinlin. para c l desairollo de un sistema de control de invL*ninrios. Hs obvio que solnmente una
investigacin a fondo ile datos actuales y completos nos darn la contestacin coiTccta.

t-,n seguida es necesario hacer una investigacin a fondo del sistema computari/.ado -considerando que el
sistema actual se instal d e s p u s de un breve estudio de factibilidad. Asumiendo que cl sistema
implantado est de acuerdo a las necesidades de la empresa (y no tenemos pruebas en contra), puede ser
que la dincultad para obtener informacin correcta tiene por motivo c l fracaso de la c o m p a a para
implcmentar un programa de una transicin gradual de operaciones manuales a un sistema compulari/.ado,
y de una instruccin gradual al personal en los nuevos procedimientos. Clinton Metals h a b a hecho c l
error clsico de asumir que una operacin manual puede convertirse n un lipo computarizado fcil y
r p i d a m e n t e . Q u i / u s asumieron que los dos sistemas son como los lados rcvers<is de una misma moneda.
L:s claro que es necesario cl cnlienamienl) del personal para obtener la informacin necesaria.

A d e m s , es bsico que la gerencia eduque a los empleados sobre c l fin y la funcin de un sislotna
computari/ado antes de introducirlo en la empresa. I . a f;dta de c o m u n i c a c i n por parte de la d i l e c c i n de
Clinton result en un malentendimicnlo de los c m i l c a d o s , quienes creyeron que la m q u i n a les iba a
reemplazar.
lis necesario hacer entender al personal que el computador est para nliviarlos de la carga de muchas
tarcas, y no para reemplazarlos. A d e m s es necesario subrayar que la exactitud del computatlor no puede
ser mayor tiuc la de los datos que se les hace procesar, y su "inteligencia" no superior a los programas
preparados.

Hn segundo lugar, y de mayor importancia, es indispensable establecer uno u otro sistema de control de
in\cniario... Clinton Metals debe tic localizar en primer lugar la causa de sus inventarios excesivos, listo
incluye;

1. Hasta q u punto influyen los pedidos por cantidades grandes que permiten descuenlos mxinuis en
las existencias excesivas. ,
2. Hasta q u punto influycn'los productos propios en las existencias excesivas.
3. Cul es la influencia sobre la ganancia baja de los items comprados a otros fabricantes (recuerde
que la empresa est haciendo poca ganancia sobre 2/3 partes de su invenlario). , - ..^-

Q u i z s la manera m s apropiada para empezar tal investigacin est en determinar los productos
que se venden bien entre los de fabricacin propia y los comprados a otros. Un anlisis por
separado de las dos categoras nos hara llegar a niveles m n i m o s de pedido para dichos materiales.
Una vez habiendo establecido las cantidades promedio, tiempo de rotacin y las cantidades
e c o n m i c a s de coinpra por los productos de Clinton, no d e b e r a haber problemas en determinar las
d e m s cifras que les pondrn en condiciones de poder controlar su inventarlo;''''^'''r'-"--?***^- '

Sin embargo, cl problema es ms grande para los productos que no son producidos por Clinton.
Los factores por considerar son:

a) Tiempo de lotacin de invenlario (corlo o largo) *

b) Para obtener descuentos m x i m o s es probable que Clinton compra cantidades muy altas,
que lo menos los permite venderlos sin p r d i d a .

c) Puede ser que muchos de estos materiales no tienen ventas'que valen la pena.

d) De acuerdo a las solucitmcs obicnidas, puede ser recomendable hacer nuevos desairollos en
la fabricacin propia.
o) Producios de venta rpida podran ser compradi.is a los vcndedoics de acucrtio a las \cnias
leali/.adas a tciccros.
E L PROBLEMA D E L FLUJO DE CAJA

Iislc problema c o n t i n u a r mienlras'Clinton no tenga arreglado los captulos pertenecientes al control del
inventario y al sistema efectivo de mantener los registros o records. E n vista de que tomarn algn tiempo
para llegar a estas metas, la empresa tendr que aplicar unas medidas temporales para resolver sus
dificultades.

Desconocemos la forma de financiamiento adaptada por Clinton, pero posiblemente tendrn que revisar el
monto de deudas a largo plazo. S i es muy baja, mejor sera incrementar dicha suma. .. ^ _.
Si es difcil obtenerla, quizs habr bancos que acejiien crdito a corto plazo. Otra posibilidad ser la
cobranza de "cuentas por cobrar", si lo permite la situacin de los clientes. Se podra considerar la
posibilidad de n e g o c i a c i n de fechas de pago de cuentas por pagar, pero en vista de la necesidad para
descuentos altos no parece muy prctica esta medida. . . .

CATALOGO Y VENTAS

E l c a t l o g o requiere una revisin, tnientras los empleados de ventas necesitan entrenamiento y


c o m u n i c a c i n . 1:1 mismo hecho de que los vendedores no conocen la lnea completa de productos, y que
ha habido un sallo grande de 115.000 items entre 1963 y 1971, debera haber dado a la gerencia seales
de peligro. Una e x p a n s i n de tal magnitud no puede ocurrir inadvertidamente. '

Una vez que Clinton haya limpiado su inventario, automticamente seguir el c a t l o g o para que sea
puesto en orden. L o que se refiere a los vendedores, ser necesario reorganizar su departamento para
asegurarse de que cada uno obtenga un entrenamiento adecuado. Tenemos que recordar que no se haba
hecho intentos de reestructuraciones de las fuerzas de venta de acuerdo al aumento de lnea de nuevos
productos y las responsabilidades que lo a c o m p a a . T o d a v a est en la condicin del a o 196S, cuando
George Clinton junto a unos hombres con la instruccin de "salir y vender", Jos Potts, cl V i c e Prcsidc*fe
de Ventas requiere una o r g a n i z a c i n bien definida de Gerencia Intermedia, o sea un gerente que reporta a
Potts, y subordinados al Gerente de Ventas los supervisores o encargados distritales y regionales que se
responsabilizan por los vendedores respectivos.

Un grupo de m e r c a d o t e c n i a es necesario para proveer a los vendedores la informacin de productos y


p r o d u c c i n que requiere el mercado complicado de la p o c a . Este grupo se responsabiliza por el
desarrollo de p r o n s t i c o s de ventas, recomendaciones de fabricacin de nuevos productos, la
investigacin sobre posibilidades de diversificacin, etc.
Finalmente, no se ha hecho m e n c i n del Jefe de Personal. Aparentemente Jorge Clinton no lo crea
necesario tomarlo en cuenta cuando se presentaron las dificultades internas. Ciertamente, y en vista de la
crisis en que se encuentra Clinton Metals en las reas de personal de oficina y de ventas, se busca su
asistencia para coordinar los esfuerzos de los jefes de los departamentos respectivos para suavizar las
fricciones y frustraciones existentes.

CONCLUSIN
Se espera que esta "solucin modelo" le a y u d a r en obtener un mejor entendimiento de los problemas de
Clinton Metals. No quiere decir que las soluciones encontradas individualmente o por grupos sean
incorrectas. Como este caso cubre un. campo amplio tle preocupaciones de la gerencia, hay muchos
caminos para encontrar las soluciones. " . , , .

Sin embargo, cualquier anlisis c]uc tenga valor debe de presentar argumentos consistentes, soportados por
la evidencia del caso.
Sus rcconicndncioncs siempre sern accplnbles para d i s c u s i n , an si no se conformen con esia muestia
salvo que incluyan las ra/.oncs lgicas sobre cl motivo de tener que implantarlas.

l ' R O B L E M A " A L U M I N U M AVVNINGS I N C , "

James Petry contaba con diez aos de experiencia de trabajador m e t a l r g i c o antes de ponerse a hacer
toldos de alunnnto. como o c u p a c i n extra fuera de horas, utilizando el garage de su casa en calidad de
taller. S u idea parti de la ocasin en que hizo c instal unos toldos de aluminio en su propia casa.
Cuando los vecinos comenzaron a preguntarle c u n t o Ies cobrara para hacerles una instalacin pnieeida
en sus respectivos hogares, Petry vio la oportunidad de llegar a convcrtir.se en su propio patrono, l-ra mi
artesano de primera y sus precios resultaban atractivos frente a la coiipctcncia, debido a sus pocos gastos
generales, A los seis meses tuvo que contratar un ayudante para que trabajara con l instalando toldos.

A l finalizar el segundo a o de estar en el negocio de los toldos, Petry c o n s i d e r que su artculo tena ya
demanda asegurada en Detroit. Alquil lo que antes fue un garage p b l i c o cercano a su casa, y dej su
empico en la Websco Metal Company. 1:1 nuevo local para la p r o d u c c i n meda 16.70 metros de ancho
por 31.50 metros de largo y resultaba ideal para su creciente negocio, para que c o n t r a t a otros dos
ayudantes y a un m e c n i c o , A l cabo de cinco aos compraba un solar y, con lminas m e t l i c a s , construa
un taller suficiente para triplicar la capacidad del viejo garage alquilado.

Gn cl a o 1950 su trabajo haba llamado ta atencin de dos contralistas de obras en general que cslaban
utilizando toldos para casas de dcparlamcntos. Antes de dicha fecha, los trabajos que haca la Aluminium
A u n i n g s haban sido siempre para residencias particulares. I t n 1952 Dale Bates, uno de los agentes de
ventas de la Websco Company , donde trabajaba Petry cuando hizo su primer juego de toldos, le sugiri
ampliar m s la empica, VA plan ile Bates le inclua a l p o n i n d o l e al frente de las ventas, con Petry
cuidando cl aspecto p r o d u c c i n del negocio. Bsla divisin de las funciones dirigentes ha demostrado a
menudo ser muy acertada para las sociedades [icqueas.

Por ltimo se d e c i d i convertir el negocio en sociedad a n n i m a , siendo cada una de las dos familias d u e a
de la ntad de las acciones. Petry iba a ser c l presidente y gerente general, con seis meses de anticipacin
o bien comprando todo a u n precio previamente estipulado. 121 negocio c r e c i an m s aprisa que antes, y
en el a o 1957. la Aluminium Awning Inc. tena 125 obreros e m p l e a d t s e n el taller y -1 peisonas en la
oficina.

Cada una de las cinco secciones en cpic est dividida la e l a b o r a c i n se hallaba dirigida por un capataz que
cuidaba de comprar todos los malcrales y suministros destinados a su departamento. T a m b i n se haca
cargo del trmite de pedidos. L a maquinaria y las herramientas las compraban los capataces, d e s p u s que
Mr. Petry haba sancionado la coinpra. L a poltica del presidente Petry era permitir que los capataces
compraran las hcrramienlas y m q u i n a s que desearan, sosteniendo que el goce de esta autoridad serva
para aumentar su iniciativa y productividad. L a lmina de aluminio, que constitua la mayor parte de los
gastos de la empresa, era comprada por una c o m i s n de tres personas, compuestas por M r . Petry y dos de
sus capataces.

Cada deparlainento tena su cuarto a l m a c n propio, del que los obreros y capataces retiraban las materias
primas y los suininitros a medida ()uc se necesitaban para atender pedidos de los clientes. C o m o todas las
herramientas estaban siendo usadas m s o menos constantemente, n o haba cuarto de herramientas. Cada
capataz tomaba inventario fsico de su taller y de su cuarto de a l m a c n dos veces al a o , cuando el tenedor
de libros preparaba u n estado ile cuentas balance.

Cuando se reciban materiales en la sala de e n v o s , se haca cargo de ellos cl capataz que haba hecho c l
pedido y los haca trasladar a s u cuarto a l m a c n . A su cargo quedaba la o b l i g a c i n de revisar los
materiales recibidos, c o t e j n d o l o s con la correspondiente factura, y llevar sta a la oficina para que fuese
pagada. Este servicio se llevaba a cabo con prontitud, de manera que no se desperdiciaba ningn
descuento por pronto pago.

Cuando M r . Bates llegaba con pedidos de los clientes, el dibujante de la empresa, \UC ocupaba parte del
local para oHcinas, prcjiaraba L i s pianos correspondientes haciendo cinco ejemplares de los mismos. Los
cinco capal:'.ccs examinaban a un mismo "tiempo los pedidos y los planos para dclcrminar cl oitlen c|uc se
scj'.iMia i.na sus diversas oj)cracioncs de p r o d u c c i n . B n la fbrica no haba i;onir(d ali:inio dr
p r o d u c c i n , por lo que no exista la necesidad de encaminar, programar o despachar ios pedidos a no ser
por convenio muluo entre los capataces. L a facturacin se basaba en los clculos estipulados que Mr.
Hales ha ba dado al cliente.
Los proveedores los escogen los capataces, que sostienen relaciones directas con los agentes de ventas de
aquellos. H a habido muy pocos cambios de proveedores que, por regla general, han resultado
satisfactorios. L a s compras anticipadas vienen determinadas, en gran parte, por c! parecer de Mr. Bates
(pie calcula las necesidades de maleriales por el monto en dinero de sus pedidos. L o s materiales,
suministros y artculos de ferretera se compran en Detroit. Entre los dos o tres proveedores preferidos
para la compra de lmina de aluminio ha habido algo de mercadeo. Como una gran parle de lo que
necesita la c o m p a a se compra en Detroit, o en las inmediaciones, hay muy poca base para proceder a
negociaciones por lo que respecta a los gastos de transportes.

I ' R O H L E N L - V S i Aluminium Awnings, Inc., le llamara a usted para que hiciese un esiudio de los
procetlimicnlos que sigue en sus compras Q u e recomendaciones les hara?