Modulo 3

Aspectos econmicos del

inventarios

AUTOR: Beatriz Lorena Rodrguez Montenegro 2011

MODULO 3. ASPECTOS ECONMICOS DEL INVENTARIOS
Segn los apuntes de RODRGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA
Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, Instituto Tecnolgico de Logstica 2009-2010,
Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestin Superior de los recursos. Unidad Acadmi-
ca IV; el objetivo de un negocio es ganar dinero, por lo tanto todas las decisiones que se tomen
en logstica o cualquier rea de impacto en la organizacin debern planificarse enfocadas en
el impacto financiero.
Una gestin exitosa de la logstica es imposible sin un constante flujo de informacin. Recor-
demos que en el mdulo 1, vimos la relacin sistmica que tiene la logstica con las diferentes
reas de la empresa; por lo tanto el rea financiera, que en este caso es la que nos compete,
deber tener una comunicacin directa y efectiva con la Administracin de inventarios, e identi-
ficar las diferentes funciones logsticas estudiando los costes de la logstica junto con las otras
actividades.

Veamos como es el impacto de los costos de inventarios dentro de esta gestin financiera para
contribuir con la rentabilidad de la empresa.

Costos de inventario

Para entender el comportamiento de los costos de inventario primero es necesario recordar

unos conceptos importantes:

Costos fijos: son aquellos que no cambian como resultado del nivel de actividad.
Costos variables: cambian como resultado del nivel de actividad.

Veamos un grfico que nos ilustra este tipo de costos y su comportamiento:

Figura tomada de: Notas de clase de la MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y
SCM, Instituto Tecnolgico de Logstica 2009-2010, Montevideo Uruguay en su Campus
Virtual-Gestin Superior de los recursos. Unidad Acadmica IV

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Se presenta a continuacin un ejemplo prctico que permite tener claridad sobre la influencia
que tienen los tipos de coste en las decisiones financieras que tienen que ver con la administra-
cin de los inventarios:

Ejemplo prctico:

La empresa ABC S.A tiene actualmente un promedio mensual de ventas de 25000 pesos .
El precio de venta de su nico producto es de 1peso. El coste variable unitario se descompone
en 0.25 pesos de material directo y 0.15 pesos de mano de obra directa, para un total de 0.40
pesos. La empresa no tiene proyectado realizar cambios en su capacidad fija por lo menos en
el lapso de un ao.

Los costos fijos totales correspondientes a esa capacidad alcanzan la suma de 150000 pesos
por ao. La capacidad mxima de produccin es de 500.000 unidades por ao, pero nicamen-
te se est utilizando el 60%..

Hace una horas se recibi una propuesta de un cliente en el sentido de ordenar la compra de
100.000 unidades durante los prximos 6 meses, pero ha pedido un descuento especial equiva-
lente al 30% del precio unitario total.

El gerente a pedido a su director financiero que le ayude a tomar una decisin y este se rene
con el Administrador de inventarios y responden que aunque la empresa puede atender ese
pedido sin aumento notable en los costos (no se requieren horas extras, ni ms maquinaria,
etc) de ninguna manera se puede aceptar pues se perderan alrededor de 0.20 euros en cada
unidad vendida.

El gerente no muy convencido con la respuesta decide contratar a un experto en logstica para
que le de su opinin desde una perspectiva financiera. Estara usted de acuerdo con la posi-
cin del director financiero y el administrador de inventarios? Qu decisin debera tomarse?

Ejemplo adaptado de los apuntes de RODRGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de

clase de la MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, Instituto Tecnolgico de
Logstica 2009-2010, Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestin Superior de los recur-
sos. Unidad Acadmica IV ;

Respuesta al ejemplo:

Cuando nos enfrentamos a este tipo de decisiones, solo deben tenerse en cuenta los costos
que son relevantes para la decisin.

Segn lo que nos dice el ejemplo analicemos primero cules fueron los clculos realizados por
el director financiero para dar esa decisin:

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Si la compaa vende 25000 pesos mensuales y el precio de venta del producto es de 1 peso,
quiere decir que est vendiendo en promedio 25000 unidades mensuales (300.000 unidades
anuales).

Partiendo de esta base, se calcula los costos fijos por unidad:

Cuando el cliente pide un descuento de 0.7 $/und est ofreciendo pagar: 0.7$/und. Segn esto
se est perdiendo 0.2 $/und, como lo dice el director financiero.

Pero para tomar una decisin de este tipo se debe ir ms all y realizar un anlisis detallado de
los costos:

Con esto estamos observando que si acepta el pedido, el beneficio de duplica. Entonces esta-
r bien tomada la decisin? Justifique su respuesta.

En logstica se cuenta con tres categoras principales de costos:

1. Transporte
2. Almacenaje
3. Inventarios

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Nosotros nos centraremos en la tercera categora:

La categora de Inventarios segn VOLLMANN THOMAS E, BERRY WILLIAM, WHYBARK D

CLAY Y JACOBS ROBERT, en su libro Planeacin y control de la produccin, Administracin
de la cadena de suministro. ,Ed. Mc Graw Hill, Capitulo 5. Administracin de inventarios en la
cadena de suministros. Dice:

La inversin en inventario no es el nico costo asociado con la administracin de inventarios,

aun cuando puede ser el ms visible. Nos centraremos en tres elementos de costo:

1. El costo de preparar una orden para ms inventario

2. El costo de mantener ese inventario a la mano hasta que lo solicite el cliente
3. El costo implcito cuando hay una escasez de inventario.

COSTO DE PREPARACIN DE RDENES:

Se incurre en costos de preparacin de rdenes cada vez que se coloca una orden de reabas-
tecimiento. Se incluyen variables de personal asociados a la emisin del papeleo, ms otros
costos ocasionales involucrados en, por ejemplo, transportar mercanca entre plantas y centros
de distribucin. A veces puede haber un costo fijo para llenar una forma y un costo variable
para cada artculo ordenado. Las compaas cargan con grandes costos de mantener archivos,
controlar la calidad, etc.

COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS:

El inventario compromete a la administracin con algunos costos que estn relacionados con la
cantidad de inventario, el valor de los artculos y el periodo que se lleva el inventario.

Al asignar capital al inventario, la compaa deja de utilizar esos fondos para otros propsitos.
Por lo tanto se incurre en costo de capital, expresado como una tasa anual de inters, debido a
la inversin en inventario.

El costo de capital puede ser basado en el costo de obtener prstamos bancarios para financiar
la inversin en inventario.

Otros son los costos variables de impuestos y seguros sobre inventarios, los costos de la ob-
solescencia del inventario o de limitaciones sobre la vida de los productos y los costos de ope-
racin relacionados con almacenar el inventario. Por ejemplo; la renta de espacio pblico de
almacenamiento, o el costo de mantener y operar instalaciones de almacn (como el costo de
calefaccin, electricidad, mano de obra). Un ejemplo de la obsolescencia del producto es el de
las flores frescas, que deben reemplazarse cada semana.

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COSTOS POR FALTANES Y DE SERVICIO AL CLIENTE:

Estos costos ocurren cuando la demanda excede el inventario disponible de un artculo. Este
costo es ms difcil de medir que los costos anteriores.

En algunos casos, los costos por faltantes pueden igualar el margen de contribucin del produc-
to cuando el cliente compra el artculo con empresas de la competencia. En otros casos puede
involucrar el papeleo requerido para rastrear una orden atrasada hasta que el producto est
disponible. Sin embargo, este costo puede ser muy sustancial en casos en los que se pierde
crdito comercial significado por parte de los clientes. Por ejemplo: Hyundai lanzo un carro nue-
vo i35, para la ciudad de Cali este carro super la proyeccin de la demanda, por lo tanto los
clientes se encontraron insatisfechos con la gestin de Hyundai decidiendo comprar carros en
otra compaa que si los tuviera disponibles en el color y tiempo en el que el cliente lo requiere.

Anlisis y costeo ABC

El anlisis ABC es una herramienta muy sencilla que se usa para clasificar y gestionar tanto
inventarios de produccin como de distribucin, tanto materias primas como productos termi-
nados.

El anlisis ABC se basa en la ley de pareto. Intuitivamente, la ley de Pareto establece que cada
empresa puede identificar un reducido nmero de artculos que representan la mayor parte de
las ventas, demanda o inversin. Con los aos esta ley se ha llegado a conocer como la regla
20/80 porque, en general, el 20% de los productos representan el 80% de las ventas. A estos
productos se les conoce como productos tipo A. Siguiendo esta clasificacin, el siguiente 30%
de los artculos representan el 10% de las ventas y se clasifican en artculos tipo B. Finalmente
, el 50% restante de artculos, seran los artculos tipo C, y solo representaran el ltimo 10% de
las ventas. (Tomado de Campus Virtual, Gestin superior de los inventarios, MBA internacional
en Gestin Logstica Integral, Corporacin Sudamericana de Logstica, Montevideo-Uruguay)

APLICACIN DE LA CLASIFICACIN ABC:

La clasificacin ABC es una herramienta que tiene aplicacin en toda la cadena de suministro:

GESTION DE MATERIAS PRIMAS: Para cdigos de alto valor Clasificados A trataremos

de minimizar los inventarios debido a que tienen mayor impacto en los inventarios. Los siste-
mas de recuento sern mas precisos y las condiciones de almacenamiento ms seguras. Los
cdigos clasificados B o C sern gestionados menos estrictamente usando simplemente
puntos de pedido al proveedor. No tendra sentido para las lneas de produccin por falta de un
componente de pequeo valor.

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 ESTRATEGIA DE PRODUCCIN: Para definir una estrategia de produccin intervienen
otros criterios adems del valor unitario del producto. Pero simplificando, el uso de un anlisis
ABC sera el siguiente. Los productos A de alto valor y especficos se fabrican contra pedido
para no incurrir en los altos costos de almacenamiento, mientras que los productos B y C, de
menor valor se puede asumir ms fcilmente el costo de almacenar subconjuntos y montarlos
contra pedido, o fabricarlos directamente contra stock.

ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIN: Para productos o clientes A de alta rentabilidad se

dar prioridad en la distribucin y mayores niveles de servicio que productos o clientes B y C
despus de analizar los costos y el espacio relativo que ocupan frente a la rentabilidad por cada
articulo, sern candidato a ser subcontratados a otros proveedores y distribuidores. Mientras
que el punto de vista de mrquetin se animaran a los clientes C a unirse en consorcios de
compra o utilizar distribuidores intermediarios.

TIPO DE ANLISIS:

El tipo de anlisis ABC y su aplicacin es tomado de los apuntes de RODRGUEZ MONTENE-

GRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y
SCM, Instituto Tecnolgico de Logstica 2009-2010, Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-
Gestin superior de los inventarios, Unidad Acadmica II.

El proceso de identificacin de los grupos de productos, se puede hacer en funcin de: El volu-
men de demanda o del valor de demanda:

1. Volumen de demanda: este anlisis utiliza el volumen de demanda como base del clculo.
El anlisis se realiza para un perodo de tiempo determinado ( por ejemplo, un ao o una
estacin )
2. Valor de demanda: este anlisis utiliza el valor de demanda como base del clculo. El valor de
la demanda se obtiene multiplicando el volumen de demanda por el coste unitario del artculo.

Con base a esto se propone la siguiente metodologa para el anlisis ABC:

1. Ordene los artculos en orden descendente en funcin del volumen o valor de la demanda
(columnas 3 y 4).
2. Calcule la demanda acumulada, artculo por artculo. La demanda acumulada del ltimo art
culo ser la demanda total ( columna 5)
3. Calcular el porcentaje acumulado de demanda respecto al total ( columna 6)
4. Finalmente, identifique los grupos de artculos ( columna 7)

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La seleccin de los grupos de productos no siempre coincide con lo que establece la norma
20/80. En realidad, la seleccin de los valores lmites es una decisin subjetiva basada en las
siguientes intuiciones:

Hay una clara diferencia en el valor o volumen de demanda entre un artculo y el siguiente.
Aparecen puntos convenientes en trminos de valor o volumen de demanda.

En el ejemplo anterior, los artculos con una demanda de 170 y 150 seran artculos A y los art-
culos con demandas de 25, 20 y 15 seran artculos B. El resto de los artculos seran artculos C.

La teora del anlisis ABC exige la creacin de tres categoras, pero en la prctica podemos
tener hasta cinco o seis.

Muchas veces, el anlisis ABC se representa grficamente.

El eje horizontal representa el % acumulado de nmero de artculos (columna 2) y el eje vertical
representa el % de la demanda acumulada ( columna 6)

El grfico del anlisis ABC del ejemplo anterior sera el siguiente:

Control de perdidas por inventario

La prdida es un gran problema en la industria y una de las mayores dificultades es encontrarla.

Uno de los principales problemas es la incapacidad de la distribucin para identificar las reas de
prdidas. Segn los apuntes de RODRGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase
de la MBA Internacional en Gestin Logstica Integral y SCM, Instituto Tecnolgico de Logstica
2009-2010, Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestin superior de los recursos, Unidad
Acadmica 3 la prdida desconocida (como se le denomina a nivel empresarial ) ocasiona a las
empresas espaolas, prdidas cifradas en 961.61 millones de euros anuales.

Segn estos estudios, las reas principales de prdidas son: Desperdicio, error y robo. Nosotros
nos centraremos en el impacto de los inventarios en cada una de ellas:

Existencias: El desperdicio del stock puede ocurrir debido a:

Dao: la escasa descarga, manipulacin o almacenamiento, causarn prdidas del stock.
El dbil empaquetado y las roturas puede que hayan ocurrido antes del reparto, pero si no
se comprueban ni se registran se convertirn en prdidas.

Almacenamiento: La escasa rotacin del stock dar como resultado un stock obsoleto o sin
__valor. Las malas condiciones puede que provoquen un deterioro hasta el punto de que los
artculos no se puedan vender.
 Administracin: el escaso ordenamiento y control del stock, dar como resultado un stock
anticuado que causar descenso de precios y cancelaciones.

Error: los errores ocurren, lo importante es controlar en qu grado y cmo tratarlos.

Stock: las prdidas puede que aparezcan a travs del reparto incorrecto o de las cuentas del
stock. Los ajustes de stock cubrirn el error.

Ya identificadas las perdidas y la influencia de los inventarios en ella, es importante ver cmo
se pueden prevenir.

Prevencin de las prdidas por desperdicios:

La prevencin del desperdicio recae en el hecho de que los Administradores de inventario se

aseguren de que existen sistemas correctos para:

Prevenir el dao del stock

Asegurarse de que se utilizan mtodos de almacenamiento correctos apropiados para el
producto
Tener buenos procedimientos de administracin del stock
Asegurarse que el transporte de mercanca se haga de manera correcta.

Prevencin de la prdida por error:

Para prevenir este tipo de errores se requiere que la alta direccin brinde una buena formacin a
su personal y cuente con sistemas efectivos para asegurarse que las operaciones se desarrollan
de una manera correcta la primera vez (CALIDAD TOTAL).