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ACUERDO 07 DE 1994

Reglamento General de Archivos

ARTICULO PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos,


como norma reguladora del quehacer archivstico del pas.

Parte Preliminar

ARTICULO 1

Principios rectores. Los Archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad
y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los trminos previstos por la
Ley.

Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administracin y la
cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes
y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes
valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administracin Pblica, rganos


consultivos esenciales del Estado, instrumentos bsicos para su modernizacin,
manifestaciones concretas de su gestin, su poltica y sus finalidades.

Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestin gubernamental;


son parte legtima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una
herramienta indispensable para la administracin de la justicia y para la gestin
econmica, poltica y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones; favorecen la acumulacin de
los elementos necesarios para la comunicacin de las ideas y la continuidad de los
pueblos. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia y secuencia
de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano.

En un sistema democrtico los archivos son tribunal de ltima instancia con relacin a la
gestin y la moral administrativa. Son garanta de la transparencia en el desarrollo de la
gestin pblica; el acceso a la informacin que conservan estimula el debate, la
participacin ciudadana y el necesario control poltico en un Estado de Derecho.

Los archivos no agotan su razn de ser para el saber como fuente de la historia social,
econmica, poltica, de la administracin, de las ideas, de las mentalidades o de los
valores. Como entes de informacin acumulativa, resultan decisivos para correr las
fronteras del conocimiento en todas las disciplinas cientficas.

Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental
de la Nacin. Por tanto, los funcionarios pblicos son responsables del manejo de los
documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de
organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso
existan.

Los archivos garantizarn, velarn y promovern el derecho a la informacin, la


investigacin, la educacin y la cultura, con un criterio amplio y democrtico; slo por
razones constitucionales y legales restringirn el acceso a la informacin y por razones de
conservacin a los documentos.

Los archivos contribuirn a la realizacin de programas de sensibilizacin de la


comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, cientfico y cultura de
aquellos, con el objeto de constituir mecanismos de participacin ciudadana, conocimiento
y conservacin del patrimonio documental de la Nacin.

El Archivo General de la Nacin es la entidad delegada por el poder central para


salvaguardar el patrimonio documental del pas, como parte integral de las riquezas
culturales de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el
Ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica.
Disposiciones Generales

ARTICULO 2

Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto
suministrar las pautas y principios que regulan la funcin archivstica en las entidades
oficiales.

ARTICULO 3

Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener


unidad en la definicin de criterios y alcances de los trminos ms generales empleados
en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo.

ARTICULO 4

Fases de formacin del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se forman a travs de las siguientes fases:

1. Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos, en los que se rene


la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la
soliciten.
2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite,
que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.

3. Archivos permanentes o histricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio


la documentacin que, por decisin del respectivo Comit de Archivo previsto en el
artculo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la
investigacin, la ciencia y la cultura.

ARTICULO 5

Categorizacin de archivos oficiales. Los archivos de carcter oficial, de acuerdo con la


documentacin que conservan, se tipifican en las siguientes categoras:

1. Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes
de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en
custodia.

2. Archivos del Orden Nacional. Estn integrados por los fondos documentales
procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia.

3. Archivos del Orden Departamental. Estn integrados por fondos documentales


procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en
custodia.

4. Archivos del Orden Municipal. Estn integrados por fondos documentales producidos
por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia.

5. Archivos del Orden Distrital. Estn integrados por fondos documentales de los
organismos de la Administracin Distrital y aquellos que reciban en custodia.

ARTICULO 6

Campo de aplicacin. El presente reglamento se aplicar en todos los archivos oficiales


del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales
indgenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones
administrativas y en los archivos histricos especiales.

ARTICULO 7

Subordinacin y dependencia. Los archivos del sector pblico dependern, para todos los
efectos, de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados, las cuales sern las
responsables del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicacin y cumplimiento
de este reglamento, a travs de una coordinacin a nivel directivo o al ms alto nivel
ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas al ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION.

ARTICULO 8

Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestin e intermedios son


potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin, lo que genera la
obligacin de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los
documentos debidamente inventariados.

ARTICULO 9

Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo


trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a las leyes y
disposiciones que regulan su labor y actuarn siempre guiados por los valores de una
sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y servir la
documentacin que hace o har parte del patrimonio documental de la Nacin.

ARTICULO 10

Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligacin de velar


por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos
de archivo y son responsables de su organizacin y conservacin, as como de la
prestacin de los servicios archivsticos.

ARTICULO 11

Seleccin del personal de archivo. El personal de archivo deber cumplir los requisitos
exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los
archivos.

ARTICULO 12

Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin de


capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Debern facilitar su participacin en
los eventos programados por el Archivo General de la Nacin y otras instituciones que
propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo ptimo.

Parte I

rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora

ARTICULO 13.

Entidad de direccin y coordinacin. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin


archivstica a nivel nacional es el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 13

(Adicionado por el Artculo 1del acuerdo 12 de 1995). Entidad de direccin y coordinacin


en los departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a
nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual ser el rgano
encargado de aplicar las polticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 14

Intervencin en la aplicacin. Adems de la Junta Directiva del Archivo General de la


Nacin en la aplicacin del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados, el
Comit de Archivos de cada entidad, el Comit Evaluador de Documentos y los Consejos
y Comits Asesores que establezca el Sistema Nacional de Archivos.

ARTICULO 15

Funciones del Archivo General de la Nacin. Las funciones del Archivo General de la
Nacin sern las fijadas por la Ley 80 de 1989.
ARTICULO 16

Integracin de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin, estar integrada en la forma prevista en el artculo 5de la
Ley 80 de 1989.

ARTICULO 17

Funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Las funciones de la


Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se derivan de la 80 de 1989 y son las
establecidas en el artculo 8del Decreto 1777 de 1990.

ARTICULO 17

(Adicionado por el Artculo 2 del acuerdo 12 de 1995). Funciones del Consejo


Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo sern:
a) Darse su propio reglamento;
b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas en el
departamento;
c) Desarrollar normas archivsticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y
proyectos al Consejo Regional;
e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las polticas, planes
y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y bajo la
coordinacin de la Direccin del Sistema Nacional de Archivos;
f) Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin, seleccin,
descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes;
g) Propiciar la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los
diferentes niveles y reas de trabajo.

ARTICULO 18.

(Reglamentado por el acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996). Creacin del Comit


Evaluador de Documentos. Mediante acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin se crear el Comit Evaluador de Documentos, como un Comit
Asesor del Archivo y formar parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comit
Evaluador de Documentos ser el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al
valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre seleccin y
eliminacin de stos.
Asimismo deber sugerir el rgimen de acceso y de transferencia y resolver con base en
las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminacin de documentos
producidos por las oficinas de las entidades pblicas. En consecuencia ser el rgano
encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de
eliminacin de documentos de las entidades del sector pblico.

PARAGRAFO: El Comit Evaluador de Documentos estar integrado por el Director del


Archivo General de la Nacin o su delegado, quien lo presidir, el Jefe de la Divisin de
Clasificacin y Descripcin y un Funcionario de esta Divisin nombrado por el Director; el
Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentacin y un reconocido historiador
nombrado por la Junta Directiva.
Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comit podr invitar a los funcionarios o
especialistas que considere del caso.
ARTICULO 18

(Adicionado por el Artculo 3del acuerdo 12 de 1995). Creacin del Comit Evaluador de
Documentos en los Departamentos. El Consejo Departamental de Archivo crear el
Comit Evaluador de Documentos del Departamento, como un comit asesor del Consejo
Departamental de Archivo.

El Comit Evaluador de Documentos del Departamento ser el rgano encargado de


estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los
lineamientos sobre la seleccin y eliminacin de stos, para los archivos del orden
departamental y municipal, segn las polticas generales trazadas por la Junta Directiva
del Archivo General de la Nacin. Asimismo, deber sugerir el rgimen de acceso y el de
transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin las consultas sobre eliminacin de documentos producidos
por las oficinas de las entidades pblicas del orden departamental y municipal. En
consecuencia ser el rgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de
Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retencin Documental y de
Eliminacin de Documentos de las entidades del sector pblico del orden departamental y
municipal.

PARAGRAFO. (Modificado por el Artculo 1 del acuerdo 002 de 1996).El Comit


Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado de acuerdo con las
necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el Presidente del
Consejo Departamental o su delegado, quien lo presidir; el Jefe de Archivo de la entidad
productora de la documentacin; un reconocido historiador nombrado por el Consejo
Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernacin y un Archivsta de
profesin.

ARTICULO 19

(Modificado por el Artculo 4del acuerdo 12 de 1995). Creacin del Comit de Archivo.
Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto
administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

PARAGRAFO: El Comit de Archivo estar conformado, entre otras por las siguientes
personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de
quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o
Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidir; el jefe de la
Oficina Jurdica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeacin o su delegado; el jefe
de la Unidad de Organizacin y Mtodos o su delegado; el jefe de la dependencia
productora de los documentos que se evaluarn y el jefe de la unidad administrativa u
operativa del archivo, quien actuar como secretario. Adems podrn asistir como
invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio
necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno,
tcnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no
existan estos funcionarios sern integrantes del Comit de Archivo aquellos funcionarios
que desempeen labores similares o afines

PARTE II

ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO
DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS ARCHIVSTICOS

CAPITULO I.
GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 20

Responsabilidad. Las entidades oficiales sern responsables de la gestin de documentos


y de la administracin de sus archivos y ejercern el control de la documentacin durante
todo su ciclo vital.

PARAGRAFO: Dentro del concepto de Archivo Total, el proceso de gestin de


documentos comprende: La produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la
retencin, el almacenamiento, la recuperacin, la preservacin y su disposicin final.

ARTICULO 21

Organizacin de los archivos administrativos. La organizacin de los archivos


administrativos de las entidades, estar fundamentada en las normas y reglamentaciones
dadas por la unidad de coordinacin del nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel
jerrquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad.

ARTICULO 22

Sistemas empleados para la gestin de documentos. Los sistemas empleados para la


gestin de documentos debern incluir planes de organizacin de los diferentes tipos
documentales que se manejan en cada entidad, as como su normalizacin y control.

ARTICULO 23

Valoracin documental. Las entidades oficiales elaborarn la respectiva tabla de retencin


de documentos a partir de su valoracin y ser adoptada por el Comit de Archivos.
ARTICULO 24

Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido
su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de seleccin y valoracin
ameriten su conservacin permanente, debern incluirse en un plan de transferencias al
archivo que corresponda, con su tipologa documental y series perfectamente
identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997)

ARTICULO 25

Eliminacin de documentos. Para la aplicacin del presente reglamento, se entiende por


eliminacin la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo,
legal o fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de relevancia para la ciencia
y la tecnologa.

ARTICULO 26.

Proceso de eliminacin. El proceso de eliminacin se ajustar en su realizacin a las


pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, previo
pronunciamiento delo Comit Evaluador de Documentos y se respetar el resultado de la
valoracin documental, que estar expresado en tablas de retencin adoptadas por el
correspondiente Comit de Archivo.

ARTICULO 27

Autorizacin para eliminacin. La autorizacin para eliminacin de documentos ser de


responsabilidad del Comit de Archivo de cada entidad, el cual deber levantar en cada
caso un acta de eliminacin que contenga las firmas autorizadas.
El Archivo General de la Nacin se reserva el derecho de ordenar que se efecten los
muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservacin de
la informacin que juzgue pertinente

PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin aprobar o improbar, previo estudio del


Comit Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminacin presentadas por los
diferentes archivos de las entidades del sector central del orden nacional.

CAPITULO II.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

ARTICULO 28

Clasificacin de los fondos documentales. La clasificacin de los fondos se realiza


mediante un proceso de identificacin y organizacin de los mismos en secciones y
series. Los fondos de los archivos oficiales debern ser clasificados con un criterio
orgnico funcional, teniendo como base la estructura orgnica de cada entidad y
respetando el principio de procedencia.

ARTICULO 29

Ubicacin de los documentos. Los documentos se colocarn en las unidades de


conservacin adecuadas, que se identificarn por la correspondiente signatura
topogrfica. (Reglamentado por el acuerdo 011 de 1996).

CAPITULO III
ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

ARTICULO 30

Ingreso de documentos en los archivo intermedios e histricos. El ingreso de documentos


en los archivos se har en los siguientes eventos:
1. Por las transferencias regulares de fondos.
2. Por donacin o legado aceptados por el archivo respectivo.
3. Por depsito voluntario.
4. Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pblica o de inters social
en los trminos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artculo
58 de la Constitucin Poltica.
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin designar la institucin archivstica en que
se conservarn los documentos adquiridos o recibidos con fundamento en los numerales
2, 3 y 4 del presente artculo.

ARTICULO 31

Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos en los archivos se har mediante


acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deber ajustarse al modelo
normalizado por el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 32

Registro general de ingreso de fondos. Las instituciones o dependencias que reciban


archivos de otras, debern llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que
corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega
establecidas en el artculo anterior y cindose al modelo normalizado por el Archivo
General de la Nacin.

ARTICULO 33

Depsito de documentos. Los archivos podrn admitir en deposito documentos de


propiedad privada a de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes.

PARAGRAFO. Los documentos objeto de contratos de depsito, que ingresen a los


archivos, se sometern al rgimen general del tratamiento, acceso y conservacin que se
establece en este reglamento.

ARTICULO 34

Registro de depsito voluntario. Los archivos que lo requieran llevarn un registro


especial de los documentos recibidos en depsito voluntario, en el cual se har constar
los plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, cindose
al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 35

Salida temporal de documentos. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por


motivos legales, por exposicin y por procesos tcnicos especiales, la salida temporal de
documentos de un archivo, fuera del territorio nacional.
Cada archivo ser autnomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio
Nacional, la salida de los documentos que conserva y adoptar las medidas pertinentes
para garantizar la integridad, seguridad y conservacin de los mismos en los siguientes
eventos:
1. Motivos legales.
2. Procesos Tcnicos.
3. Peticin de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo.
4. Exposiciones.
Los archivos facilitarn a los organismos productores de los documentos que conservan,
copias autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines: informacin o consulta
administrativa, de trmite, bsqueda de antecedentes y resolucin de expedientes. Slo
en los casos en que sea imprescindible se prestarn los documentos originales, los cuales
debern ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible.

PARAGRAFO: El organismo o entidad productora que desee consultar documentos


originales con fines distintos a los mencionados, deber someterse a las normas de
consulta en los archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar
publicaciones o investigaciones de tipo cientfico o fines similares, deber hacer la
consulta en las instalaciones de los archivos receptores.

ARTICULO 36

Registro de salida temporal de documentos. Las salidas temporales de documentos se


anotarn en un libro de registro segn el modelo normalizado por el Archivo General de la
Nacin.
CAPITULO IV
DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 37

Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripcin,


los archivos elaborarn guas, inventarios, catlogos e ndices de sus fondos
documentales, de acuerdo con la naturaleza de stos y con las prioridades del servicio.
Asimismo de llevarn registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro,
radicadores y tablas de retencin.

PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripcin, consulta e informacin, se


ajustarn a las normas formuladas por el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 38

Proyectos de descripcin. Los archivos oficiales incluirn en sus programas de trabajo los
proyectos de descripcin de documentos o anlisis de informacin atendiendo las
necesidades de cada entidad.

ARTICULO 39

Acceso a los instrumentos de consulta.


1. Los elementos de consulta existentes en los archivos sern de libre acceso para las
personas que los soliciten.
2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproduccin y
distribucin, sin la debida autorizacin, de los instrumentos de descripcin, consulta e
informacin que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio.

CAPITULO V
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ARTICULO 40

Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos de archivos pblicos en los trminos consagrados por el artculo 74 de la
Constitucin Poltica. Los archivos garantizarn el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y la Ley.

ARTICULO 41

Derecho de peticin. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos


pblicos o a la informacin contenida en stos, es necesario esgrimir un inters de
carcter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Peticin,
consagrado en el artculo 23 de la Constitucin Poltica y normas reglamentarias.

ARTICULO 42

Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de archivos pblicos cesar a los
treinta aos de su expedicin de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13 de la Ley
57 de 1985.

ARTICULO 43

Restricciones por razones de conservacin. Con fundamento en el artculo 2de la Ley 80


de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y por razones de
conservacin, no todos los documentos histricos sern de libre acceso.
Cuando el mal estado de conservacin de los documentos impida su acceso directo, las
instituciones archivsticas suministrarn la informacin contenida en stos mediante
cualquier sistema de reproduccin, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de
conformidad con lo dispuesto en el artculo 20 de la Constitucin.

ARTICULO 44

Acceso a las sedes de archivo.


1. El acceso a los archivos ser gratuito y en las condiciones que se indican en el
presente reglamento.
2. El pblico que visite los archivos tendr acceso slo a las dependencias debidamente
autorizadas.
3. Se permitir el acceso a las salas de investigacin y consulta a las personas que estn
debidamente acreditadas.
4. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitir la entrada al pblico ni a
los funcionarios del archivo a las zonas de depsitos de los documentos.
5. El Director del archivo podr sancionar con restriccin o impedimento de acceso o
prdida del carn de investigador a los usuarios que por cualquier motivo infrinjan el
presente reglamento y el reglamento particular de cada archivo, sin perjuicio de las
responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.

PARAGRAFO: Los archivos que hagan parte el Sistema Nacional de Archivos debern
comunicar los casos de cancelacin de carn.

ARTICULO 45

Requisitos para la consulta


1. Quienes deseen realizar trabajos de investigacin en los archivos debern obtener el
correspondiente carn de investigador expedido por el funcionario competente, de
conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General de la
Nacin.
2. Quienes posean carn de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional
de Archivos podrn usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo.
3. Entre tanto no se establezca la comunicacin en lnea entre los archivos del Sistema
Nacional de Archivos, stos debern abrir un expediente de investigador a cada persona
que acuda a consultar sus fondos.

ARTICULO 46

Horario de atencin al pblico. Los archivos establecern un horario que facilite y


garantice la oportuna consulta e investigacin de los documentos que custodian, de
conformidad con lo dispuesto en el artculo 283 y siguientes del Cdigo de Rgimen
Poltico y Municipal.

ARTICULO 47

Salas de consulta
1. La investigacin y consulta de documentos se realizar en las salas o dependencias
especialmente acondicionadas para ello.
2. Cuando las caractersticas del archivo lo permitan se habilitarn salas para la ubicacin
y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la
utilizacin de aparatos que requieran condiciones especiales de instalacin.

ARTICULO 48

Normas de consulta. Cada archivo deber expedir y hacer cumplir el reglamento de


servicio y consulta de sus documentos.

ARTICULO 49

Servicio de documentos. El servicio de documentos a la entidad u organismo productor y


a los diferentes usuarios del archivo ser efectuado exclusivamente por personal de la
sala de consulta.
Los documentos que se presten al pblico sern reintegrados a sus lugares en los locales
de depsito el mismo da, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

PARAGRAFO. Cuando el usuario requiera consultar los documentos en ms de una


unidad de conservacin o decida proseguir la consulta de stos en un tiempo no superior
a tres das, podr solicitar su reserva.

ARTICULO 50

Restricciones en el prstamo de originales.


1. Como norma general, se prestarn reproducciones de los documentos solicitados
cuando stas existan en el archivo.
2. Cuando la materia y circunstancias de la investigacin lo justifiquen y el estado de
conservacin de los documentos lo permita, se prestarn los originales.
3. Cuando a juicio del respectivo Comit de Archivo, el estado de conservacin de los
documentos impida su manejo directo, stos se excluirn del servicio al pblico.

ARTICULO 51

Obligaciones del investigador.


1. Cumplir con el reglamento de consulta del archivo en el cual investiga.
2. Cumplir con las dems disposiciones atinentes al manejo de los documentos de
archivo.
3. Remitir al archivo un ejemplar del estudio realizado o de las obras publicadas a partir
de fuentes documentales consultadas en l.

CAPITULO VI
REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 52

Solicitud de reproduccin de los documentos. En la medida de lo posible, las copias


solicitadas por los investigadores y usuarios debern hacerse a partir de las
reproducciones existentes.
Los archivos proporcionarn las reproducciones que les sean solicitadas, de los
documentos excluidos de la consulta pblica por razones de conservacin o por estar
sometidos a tratamientos tcnicos, en la medida de la capacidad de sus medios
reprogrficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento.
La solicitud para reproduccin de documentos se tramitar a travs de impresos
normalizados que para el efecto se adopten.

ARTICULO 53

Servicios de reprografa. Las reproducciones sern realizadas por los servicios de


reprografa de los archivos.
No se autorizar el empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo sin expresa
autorizacin del Director.

ARTICULO 54

Servicio a entidades pblicas. En todos los casos, las entidades pblicas tendrn
prelacin en la prestacin de servicios por parte de los archivos.

ARTICULO 55

Coordinacin del servicio de reproduccin. La Direccin de los archivos, a travs del


Servicio de Reproduccin de Documentos, coordinar y supervisar los proyectos de
reproduccin sistemtica de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes
finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitucin y difusin.

ARTICULO 56

Programas de reproduccin de documentos. En lo posible, los archivos adoptarn


programas de reproduccin de seguridad del material documental que conservan.
No se adelantarn formas de reprografa de aquellos documentos cuyo estado de
conservacin no permita su realizacin sin dao para los mismos.
Los programas de reproduccin de documentos de los archivos, sern realizados por
personal especializado de acuerdo con las normas tcnicas expedidas por el Archivo
General de la Nacin.
Los archivos y colecciones particulares de carcter histrico que se microfilmen en los
archivos oficiales, debern dejar en stos una copia para la consulta pblica.
Los archivos que autoricen la microfilmacin de algunos de sus fondos en un volumen
superior al 50% de los mismos, debern hacerlo mediante contrato en el que se
especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se obliga el interesado.

ARTICULO 57

Archivo de seguridad. Las unidades de reprografa de los archivos constituirn un archivo


de seguridad integrado por:
1. Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecucin
de los programas del correspondiente archivo.
2. Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los
usuarios.
3. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia.
Dichas reproducciones no podrn ser utilizadas para la consulta pblica, restringindose
su utilizacin para la emisin de nuevas copias.
El archivo de seguridad estar dotado de las especiales condiciones ambientales y de
proteccin para la conservacin de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente
de aquel en el que se conserven los documentos originales.

ARTICULO 58

Nuevas tecnologas. En los archivos se podrn utilizar las tecnologas que permitan el
registro y recuperacin gil de la informacin, siempre y cuando los sistemas no impliquen
la destruccin de originales o copias nicas de documentos, excepto cuando la Ley lo
autorice expresamente.

CAPITULO VII
CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 59

Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. El Archivo General de


la Nacin establecer los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento
tendiente a la conservacin de los bienes documentales.

PARAGRAFO PRIMERO. Se har nfasis en la conservacin preventiva, proceso


mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en
l se contemplan manejos administrativos y archivsticos, uso de materiales adecuados,
adopcin de medidas especficas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento,
depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico, entre otros
factores.

PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservacin se ejecutarn principalmente tareas


tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los
documentos.

PARAGRAFO TERCERO. En la restauracin se restituyen los valores estticos del


material documental, siendo por ello una accin optativa para el tratamiento de obras
especficas que requieran una intervencin de este tipo.

PARAGRAFO CUARTO. En ningn caso se podrn efectuar trabajos de restauracin de


documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo
General dela Nacin.

ARTICULO 60

Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern


implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos
establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,
garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento
de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final.

PARAGRAFO: En las transferencias de documentos debern considerarse todas las


medidas que garanticen la conservacin del material, tales como la manipulacin,
embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminacin y propagacin
de factores nocivos.

ARTICULO 61

Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Los edificios y locales


destinados a ser sede de los archivos debern cumplir las condiciones tcnicas mnimas
que garanticen la conservacin de sus documentos.
PARAGRAFO PRIMERO. El Archivo General de la Nacin evaluar los requerimientos
para la adopcin de las normas de carcter tcnico relacionadas con edificios y locales
destinados a archivos as como a sus instalaciones, procedimientos de control y dems
aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservacin de sus fondos.
Adicionalmente, actualizar de forma peridica las mencionadas directrices, de
conformidad con lo establecido en el literal k) del artculo 4del Decreto 1777 de 1990.

PARAGRAFO SEGUNDO. Las entidades pblicas sern responsables de la adecuada


instalacin y custodia de sus archivos y de la debida prestacin de los servicios
archivsticos.

ARTICULO 62

Responsabilidad de la informacin de archivos. Las entidades productoras de documentos


oficiales, sern responsables del manejo directo y conservacin de sus documentos y
adoptarn las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la informacin contenida en ellos.

ARTICULO 63

Sistemas de almacenamiento y depsito de la documentacin. Los archivos adoptarn


estrategias tcnicas y materiales que garanticen la conservacin y seguridad de la
documentacin en relacin con los sistemas de almacenamiento, depsito y unidades de
conservacin.

PARAGRAFO: Los documentos de los archivos debern estar contenidos en las unidades
de conservacin ms adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y
garanticen la preservacin del Patrimonio Documental.

ARTICULO 64

Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los


archivos adelantarn controles sistemticos y peridicos de las condiciones ambientales,
instalaciones, manejo, mantenimiento y estado fsico de los fondos, entre otros.

PARAGRAFO: Los archivos establecern planes de prevencin de desastres que


contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales,
como para la proteccin del personal que en ellos labora.

ARTICULO 65

Conservacin de documentos originales. La documentacin en su soporte original,


considerada de valor permanente, deber mantenerse en dicho soporte an cuando se
regule la validez y utilizacin de otros medios de almacenamiento de la informacin.

PARAGRAFO PRIMERO: En relacin con la consulta y manipulacin de los documentos


originales, se establecern disposiciones que garanticen su integridad; stas sern de
obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.

PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada proteccin de los bienes documentales,


todas las dependencias de los archivos debern contar con una vigilancia constante para
evitar prdidas y alteraciones de los documentos.

CAPITULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 66

Divulgacin del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existir al menos un
ejemplar del presente reglamento a disposicin del pblico. Extractos del mismo en lo que
afecta sus derechos y obligaciones figurarn en lugar visible al pblico, en las Salas de
Investigacin y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad.

PARTE III

GLOSARIO

ARTICULO 67

El glosario de trminos archivsticos, de conformidad con el artculo 3 del presente


Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una
norma determinada.
Esta elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos autores, o tomados
de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y
adaptaciones del Archivo General de la Nacin.

Uso del Glosario


Los trminos que conforman el glosario fueron extractados del texto general del
Reglamento y se ordenaron alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta.

A
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que
conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de


archivo mediante los instrumentos de consulta de la informacin.

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Vase adems:


FONDO).

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas


con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin,
preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en estantera,


cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados
posteriormente para su utilizacin.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.

ARCHIVO ACTIVO. (Vase Archivo de Gestin).

ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Vase Archivo de Gestin).

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o


trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general

ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca


de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO DE OFICINA. (Vase Archivo de Gestin).

ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales


procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los


organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por
organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes
de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Vase Archivo del Orden Departamental).

ARCHIVO DISTRITAL. (Vase Archivo del Orden Distrital).

ARCHIVO EN CUSTODIA. (Vase Custodia de Documentos).

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo


con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de
formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de
direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o
del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura.

ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a


pocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se
puede mencionar. Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de Boyac, Archivo
Central del Cauca, Archivo Histrico de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del
Magdalena Grande.

ARCHIVO INTERMEDIO. (Vase Archivo Central).

ARCHIVO MUNICIPAL. (Vase Archivo del Orden Municipal).

ARCHIVO NACIONAL. (Vase Archivo del Orden Nacional).

ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.

ARCHIVO PERMANENTE. (Vase Archivo Histrico).

ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.


ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia y la cultura es de inters pblico y es declarado como tal.

ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y


aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as
como los archivos privados, declarados de inters pblico.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin,
distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final.

ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.

ASISTENCIA TECNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes


reas del quehacer archivstico.

AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de documentos


por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades,
segn lo establecido por la Ley.

AUTOMATIZACION. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de


almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin.

CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno


o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de


determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal,
hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

CLASIFICACION. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un


esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior
de un depsito de archivo.
Clasificacin de piezas en el interior de un fondo.
Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza

CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y


establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.
CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales
representa ciertos datos previamente convenidos.

COLECCION DE ARCHIVO. Reunin artificial de documentos, formada por un individuo,


familia o institucin.

COLECCION DOCUMENTAL. (Vase Coleccin de Archivo).


COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y
disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto
administrativos como tcnicos.

COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las


polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. rgano asesor del Archivo General de la


Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. rgano asesor del


Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos.

COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de


terminologa, instrumentos y procesos tcnicos ARCHIVSTICOS.

CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la


integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el


buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa.
Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de
controles efectivos incluyendo los atmosfricos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de


documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

COPIA. Reproduccin puntual de otro documento.

COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento, refrendada por el


funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades segn lo
establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurdica del original.

COTACION. (Vase Cdigo).

CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la


institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACION. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen.

DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en


una institucin Archivstica.

DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo


o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin,
localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin.

DESCRIPTOR. Trmino al cual se asigna un significado especfico y que se utiliza como


elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de la informacin.
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Vase Eliminacin de Documentos).

DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y autnticos.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de


sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.

DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una


persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de
conservacin.

DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento


de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin,
por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional.

DOCUMENTO HISTORICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico


o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la
Soberana Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas,
tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente
valioso para el pas.

DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y


legales.

DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades,


instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial.

DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede
ser simple o autenticado.

ELIMINACION. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor


administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.

ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma


de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus
respectivas unidades de conservacin.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una


unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un
mismo asunto.

EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Vase Seleccin Documental).

FACSIMIL. Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio


mecnico, fotogrfico o electrnico.

FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente.

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden


encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas.
Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta.

FOLIO VERSO. (Vase Folio Vuelto).

FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin.

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un


archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una
institucin o persona.

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Informacin original no abreviada ni traducida;


se llama tambin fuente de primera mano.

FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del


quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o
conservacin permanente.

GESTION DE ARCHIVOS. (Vase Administracin de Archivos).

GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,


tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.

GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios


archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos. Organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentacin.

H
HERALDICA. Tcnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su
origen, rasgos simblicos, evolucin y significado socio-jurdico.

IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en


indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.

INDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y


temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de
descripcin.

INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas.

INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.

INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores.

INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.

INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no,


que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer
un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localizacin y recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir instrumentos de
control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de
descripcin y difusin)

INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y


valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de
identificacin los siguientes ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales,
repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de
valoracin. Relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y
salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de
muestreo.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Vase Instrumento de Consulta).

INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Vase Instrumento de Consulta).

INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las


unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser
esquemtico, general, analtico y preliminar.

LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.

LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin,


el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas.

MANUSCRITO. Documento escrito a mano.

MAPA. Representacin grfica -con convenciones- de un espacio.

MARCA DE AGUA. Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer
por una entidad almomento de elaborar el papel.

MICROFILMACION. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas


imgenes en pelcula.

MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en


reproduccin de documentos.

MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter


representativo o especial.
Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos,
topogrficos, temticos, entre otros.

NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo,


patrn o criterio dado.

ORDENACION. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto


relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las
unidades archivsticas dentro de las series.

ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las


respectivas series en el orden previamente acordado.

ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de


organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya


finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios
orgnicos o funcionales para revelar su contenido.

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo


de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de
una entidad.

ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia


PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que
forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor


sustantivo, histrico o cultural.

PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre
otros: un acta, un oficio, un informe.

PRESERVACION DOCUMENTAL. (Vase Conservacin de Documentos).

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenacin interna de un fondo documental


manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo


documental al que naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros.

PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales,


que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el


tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de
una determinada unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta
normalizados para la investigacin con base en fuentes primarias.
El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de requerimientos de descripcin,
tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin de criterios para
determinacin de trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a tener en
cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin
archivstica.

PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad


administrativa en cumplimiento de sus funciones.

REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los modelos


de control.

REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el


contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en
un depsito de archivo.

REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y


tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.

REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Vase Depsito de Archivo).

REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fototcnica y


la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el
microfilm.

RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los


documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retencin documental.

SECCION. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos


generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional.

SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la


documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los


usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin.

SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeracin correlativa por la que se identifican todas las


unidades de conservacin de un depsito.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la


cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para
alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico,
coordinado por el Archivo General de la Nacin.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos


documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos
caractersticos de cada organismo.

TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden


distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas.

TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos


en forma separada y con paginacin propia.

TOPONIMIA. Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un sitio o lugar.
TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede
ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de


gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin
documental adoptadas.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad tcnico-operativa de una institucin.

UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad


archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente).

UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad


archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras. una caja, un libro o un
tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y


caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est
constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un
expediente.

VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo


origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto


de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pblica.

VALOR HISTORICO. (Vase Valor Secundario)


.
VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados
por el derecho comn.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin


productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin


retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que
tienen este valor se conservan permanentemente.

VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y


secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo.

ARTICULO SEGUNDO. Las entidades oficiales debern adoptar las medidas necesarias
que permitan la aplicacin de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento.

ARTICULO TERCERO. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin en


el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias