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ESPECIFICACIN CURRICULAR
AUDI TORI A
horas
Trabajo Acompaado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 84
ENERO 2009
1
T
Taabbllaa ddee C
Coonntteenniiddooss
Pg.
Competencias a desarrollar 4
Programa Instruccional 5
Fundamentacin 7
Marco Histrico 11
Definiciones 13
Necesidad de la auditoria 14
Objetivo 15
Tipos de auditoria 16
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera 18
Perfil del Auditor 22
Normas de auditoria generalmente aceptadas 26
Normas generales 28
Normas de ejecucin del trabajo 28
Normas de Informacin 29
Evidencia 31
Control Interno 33
Control Interno del Efectivo 35
Control Interno de los Inventarios 39
Control Interno de las Cuentas por Cobrar 40
Control Interno Propiedad Planta y Equipo 42
Control Interno de cuentas por Pagar 42
Riesgo de la Auditoria 44
71
UNIDAD IV Auditoria Administrativa por reas
Presentacin 72
Cuestionario de la organizacin 73
Hoja de anlisis de la Gerencia 75
Auditoria de Ventas 77
2
Auditoria de Compra 81
Auditoria de Recursos Humanos 86
Auditoria de Crdito y Cobranza 91
UNIDAD V Auditoria en la Administracin Publica 96
BIBLIOGRAFIA 114
3
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
Actitudes y
Conocimientos Habilidades y Destrezas
valores
Leyes, Normas
Cooperativismo
procedimientos
Participacin en
Administrativo
soluciones
Principios de
Aporte de
Compromiso
Financieros.
Elaboracin
Relaciones
Reuniones
proced. de
Mtodos y
Generales
Ideas y
Organizar
endgeno
UNIDAD TEMTICA
desarrollo
. y PYME
asertivas.
informes.
Elaborar
Estados
y dirigir
oficina
social
y
1. Auditoria Marco conceptual
4
P
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Sinopsis de Contenidos:
Marco Histrico
Definiciones
Necesidad de la auditoria.
Objetivos
Tipos de auditorias
Diferencias entre la Auditoria Administrativa y Auditoria financiera
Perfil del auditor.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Concepto de evidencia
Control Interno
Control Interno del efectivo
Control Interno de Inventarios
Control Interno de las Inversiones
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Control interno de los documentos por cobrar
Control Interno Propiedad Planta y Equipo
Riesgo de auditoria
5
UNIDAD III. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Objetivo:
6
Estrategias Metodolgicas
Estrategia de evaluacin
FUNDAMENTACION
7
Debe aclararse que la Auditoria no es una subdivisin o continuacin del campo
de la Contabilidad, por el contrario, la Auditoria es la encargada de la revisin de
los estados financieros, de verificar la vigencia del proceso administrativo y del
cumplimiento del ordenamiento jurdico y de las polticas de direccin y
procedimientos especficos que relacionados entre s, forman la base para obtener
suficiente evidencia acerca del objeto de la revisin, cuyo propsito es poder
expresar una opinin profesional sobre todo ello.
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Aclaratoria
Queda finalmente informar a todos los usuarios y usuarias del presente material
que las observaciones y crticas que puedan surgir de lo que aqu exponemos,
sern recibidas con atencin y satisfaccin pues es la nica manera de mejorar y
superar cada da este proyecto.
9
Unidad I
Marco conceptual
10
Marco Histrico
El expansionismo territorial Ingls, que estableci colonias en diferentes lugares
del mundo; en las cuales constituyeron empresas poderosas, con sus principales
dueos residiendo en Inglaterra, hizo necesario la creacin de medios idneos
para controlar a distancia estas inversiones. A tal efecto, ya para el siglo XV, era
rutinario el envi de emisarios; quienes en representacin de los dueos de tales
empresas, las visitaban peridicamente y efectuaban una revisin minuciosa de
los registros de contabilidad; as como una verificacin de los comprobantes
respectivos, para, finalmente preparar un informe completo, que mostrara a
dichos seores dueos, cual era la verdadera situacin financiera de dichas
empresas, as como el grado de Fidelidad, de Confiabilidad de la gestin de sus
administradores. Al correr del tiempo, las actividades de auditoria fueron
reglamentadas por la ley de uso obligatorio en las empresas pblicas de
Inglaterra. De Inglaterra, las funciones de auditoria pasaron a los Estados Unidos
de Amrica; ya que le siglo XIX, pero sin los rigores legales del viejo mundo; al
extremo de que los auditores contratados por las gerencias de las empresas, con
la finalidad expresa de evitar los fraudes, errores u omisiones, tanto en los
registros de Contabilidad, como en la gestin administrativas de las empresas. De
all el origen tambin de la Auditoria Administrativa.
Con el advenimiento de la Revolucin Industrial y la consecuente proliferacin de
todo tipo de empresas, la contabilidad y la auditoria tomaron un gran impulso y se
hicieron Indispensables. Pero, al mismo tiempo se creo una especie de vasos en
ese campo de actividades; debido a que cada quien interpretaba las cosas a su
manera; hasta que el fin, por el ao 1917, luego de finalizada la primera guerra
mundial, un tribunal norteamericano dicto normas para regularizar y uniformar los
principios y procedimiento de Contabilidad. (Rondon 1993, Pp. 1-5 y 1-7).
11
Tambin existieron los auditores en el ejrcito con poderes de fiscalizacin, en sus
orgenes, el auditor fue un agente fiscalizador, en representacin de los
empresarios, la idea fue tomada de la Cura Romana; en la cual ya existan los
auditores, desde la edad media; pero con atribuciones judiciales y de asesora.
12
Marco Conceptual
13
La auditoria es el proceso sistemtico de obtener y evaluar objetivamente la
evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con los actos y acontecimientos
econmicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos
y comunicar el resultado a las partes interesadas.
Montgomery (2001. PP 38.)
Necesidad de la auditoria
La necesidad del examen del estados financieros es indiscutible, el administrador
y el inversionista necesitan, como un elemento importante para tomar decisiones,
primero, conocer la situacin financiera de la empresa que administran o en la que
desean invertir y, segundo tener certeza de que tal situacin financiera
corresponde a la realidad que vive el negocio. Las decisiones de un director o un
inversionista son producto de varios elementos (experiencia, tendencias del
mercado, recursos disponibles, capacidad instalada, etc.) uno de ellos,
fundamental, la informacin que muestra, los estados financieros de la empresa a
que conciernan sus decisiones; y resulta obvio que cuando la informacin que
contenga errores de consideracin, ellos habrn de afectar directamente los
resultados finales de una decisin tomada.
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casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar
representado por: la necesidad de diversificacin de productos, necesidad de una
nueva estructura orgnica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras
razones requerirn de este tipo estudio.
Uno de los problemas que surgirn en estos casos es el de evaluacin de la
empresa, la cual deber ser analizada en todos sus aspectos.
En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en
todas las empresas es necesario examinar la situacin, detectar las verdaderas
causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o
seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y segn quien aplique la
evaluacin, el mtodo a utilizar ser diferente. Tambin variar la profundidad del
anlisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los
casos se trata de realizar un anlisis sistemtico e integral de la empresa,
determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles.
Visto esto pasamos describir lo que para algunos autores constituye el objetivo de
la auditoria
Objetivo
15
La auditoria administrativa puede ser definida como el examen integral o parcial de
una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeos y
oportunidades de mejora. A partir de este concepto se puede definir objetivos para
enmarcarla, siendo los ms representativo los de control, productividad,
organizacin, servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para toma de decisiones.
El alcance de una auditoria de esta naturaleza abarca la totalidad de una
organizacin, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin.
Asimismo, tomando en cuenta sus caractersticas particulares en cuanto a estilo
de administracin, mbito de operacin, numero de empleados, sistemas de
informacin y comunicacin y nivel de desempeo, entre otros. Por otra parte, su
campo de aplicacin incluye toda clase de organizaciones ya sea publicas,
privadas o sociales, independientemente de su fisonoma, rea de influencia y
dimensin.
Tipos de auditorias
Existen tres criterios de clasificacin para el estudio de la auditoria a saber:
a) Considerando su campo de actuacin, la Auditoria puede ser Financiera, o
Administrativa; tambin llamada Operativa
b) De acuerdo al grado de relacin existente entre el auditor y la empresa u
Organizacin auditada, la Auditoria puede ser Interna y Externa.
c) En atencin a la Periodicidad, con que se lleva a cabo dicha Auditoria, esta
puede ser Continua, o Peridica; y representada en forma sinptica, la
clasificacin de las distintas clases de auditoria seria como sigue:
Externa Automtica
AUDITORIA
Financiera
Campo de accin Administrativa.
U Operativa
16
Sinptico de clasificacin de la auditoria. (Tomado de Gmez Rondn pp. 1-8.
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Habiendo establecido lo que es la auditoria administrativa y sus tipos pasaremos
a describir las diferencias fundamentales con la auditoria financiera.
- La situacin Administrativa.
- Factor funcional
- Factor procesal - La situacin Financiera
2.- Alcance
- Factor Analtico
- Facto medio- ambiente
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10.- Antecedentes con el enfoque de sistemas. existencia
- La necesidad de revisar y evaluar
11.- Catalizador lo administrativo en un organismo - Por tradicin
social a peticin de la direccin.
- Peridica pero su periodicidad
- Regular; cuando menos una
es indefinida en la mayora de los
12.- Frecuencia revisin al ao.
casos.
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La auditoria financiera analiza hechos econmicos anteriores, en trminos
monetarios y los registra en la contabilidad. Mientras que en la auditoria
Administrativa se evala los periodos actuales y como ha Administrado la
empresa en cuanto a:
a) Dar cumplimiento a las metas y polticas adoptadas por la organizacin.
b) Hacer efectiva la planificacin
c) Funcionamiento del sistema organizacional
d) Dirigir y controlar las operaciones
e) Toma de decisiones
f) Desviaciones, fraudes, errores
g) Mejorar procedimientos
La auditoria administrativa revela las posibles fallas que se podran suceder en
futuro econmico de la empresa. Mientras que la auditoria financiera trabaja
partiendo de los resultados de los estados financieros de ejercicios anteriores
analizando sus indicadores. Por lo tanto podemos afirmar que la auditoria
administrativa puede perfectamente pronosticar las dificultades operativas, que
podra tener la empresa, producto de fallas en los procedimiento administrativos.
Mientras que en la auditoria financiera hace lo propio, pero a posteriori cuando ya
se han sucedidos los hechos econmicos. Los estados financieros muestran en
forma razonable, la verdadera situacin de la empresa. La auditora administrativa
se anticipa a los problemas y hasta los predice, esto resulta ms evidente. Cuando
la auditoria administrativa se realiza en forma peridica y sistemtica; puesto que
de esta forma se puede apreciar con claridad como una pequea falla se
acrecentara en futuras auditoria administrativas; pudiendo medir su crecimiento y
estimar sus consecuencias a futuro. Permitindole a la gerencia tomar decisiones
as como hacer los correctivos necesarios a tiempo. De esta manera la auditoria
administrativa se ha convertido en una herramienta de trabajo para la gerencia,
en el campo administrativo, que facilita el alcance de los objetivos planteados por
la empresa.
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La auditoria administrativa nos dir cun efectiva han sido la gestin de la
gerencia y los jefes de departamentos; Lo cual no nos lo informa la auditoria
financiera. Permitiendo as a la gerencia reubicar a algunos ejecutivos y orientar
su adiestramiento, desarrollo y/o promocin; basndose en apreciaciones
objetivas y discernimiento lgico. En conclusin, la auditoria Administrativa evala
la eficiencia de la gerencia, en lo referente a:
a) Capacidad para gerencial
b) Cumplir con los planes y metas propuestos.
c) Panificacin de las operaciones
d) Organizacin y control de persona y equipos
e) Dirigir y controlar los esfuerzos
f) Tomar decisiones efectivas con conocimientos de causa.
En cambio, la auditoria financiera investiga la ocurrencia de errores, omisiones,
desperdicios y fraudes, ya cometidos; los resultados de la auditoria financiera son
de gran inters para los accionistas, acreedores, fisco nacional y a posibles
inversionistas. El objetivo de la de la auditoria financiera es el de determinar la
verdadera situacin financiera de la empresa y corroborar si los registros
contables se llevan de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados. La auditoria administrativa hay que considerarla como un complemento
de la auditoria financiera: siempre habr que verlas dentro del contexto global de
una correcta administracin empresarial. La auditoria financiera nos seala los
efectos; pero sin hacer mencin a sus causas.
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Perfil Del Auditor Las caractersticas de un Auditor constituyen uno de los tpicos
de mayor importancia en el proceso de instrumentacin de una auditoria
administrativa, es en el auditor en que recae la responsabilidad de
conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las
medidas tendientes a elevar el desempeo de la organizacin que ha optado por
este recurso. La calidad y el nivel de ejecucin de la auditoria dependen en gran
medida del profesionalismo y experiencia del auditor, as como de su comprensin
de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjuncin de
conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que
realice su trabajo con esmero y competencia.
Conocimientos
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria
administrativa tenga una preparacin acorde con los requerimientos que esta
exige, pues eso le permitir interactuar de manera natural con los mecanismos de
estudio de una u otra manera se emplearan durante el desarrollo.
Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles
de formacin.
Formacin acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, Informtica,
comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales,
ingeniera industrial, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho.
Formacin complementaria
Instruccin en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a travs de
conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos etc.
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Formacin emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de auditorias en diferentes
instituciones, con o sin contar con un grado acadmico. Adems, el auditor deber
saber operar equipos de computacin y de oficina. La actualizacin continua
permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su
funcin en forma prudente y justa.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a su formacin profesional, terica, practica, o ambas,
se demandan del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su
trabajo, producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
Recursos personales: Son el producto del desenvolvimiento y dones intrnsecos
al carcter.
Experiencia
Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el auditor,
es la experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus
observaciones.
Responsabilidad Profesional
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad conocimiento y
criterio profesional para determinar el alcance, las estrategias y tcnicas que habr
de aplicar en una auditoria, y como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para este efecto el auditor deber hacer nfasis en:
Preservar su criterio profesional
Realizar su labor basado en el conocimiento y capacidad profesional
adquiridos.
Cumplir con las normas y criterios estipulados
Capacitacin contina.
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Es necesario que el auditor se mantenga libre de prejuicios que resten credibilidad
a sus criterios, para preservar su autonoma e imparcialidad al realizar la
auditoria. Esto garantizara el valor y consistencia necesarios a su participacin. Es
conveniente sealar que los impedimentos a los que normalmente se puede
enfrentar son: personales y externos. Los primeros corresponden a circunstancias
que recaen especficamente en el auditor y que, por su naturaleza, pueden afectar
su desempeo. Entre los que se destacan los siguientes:
Vinculo personales, profesionales, financieros u obligaciones con la
organizacin.
Inters personal en la auditoria
Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas.
Relacin con instituciones que interactan con la organizacin
Ventajas previas obtenidas en forma ilcita.
Finalmente, el auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin y proyeccin
personal esta sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y
apego a normas profesionales, tales como:
Objetividad: Mantener una punto de vista imparcial de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados
de su trabajo.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus
labores oportuna y eficientemente.
Confidencialidad: Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos a la organizacin.
Compromiso: Tener presente las obligaciones para consigo mismo y la
organizacin a la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus
propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos externos de cualquier
tipo.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.
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Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Mantener una actitud positiva e innovadora en el desarrollo de su
trabajo. Franklin, 2003. pp. 20-26)
El papel que juega el auditor en la aplicacin de una auditoria administrativa es
vital, por que en el recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los
resultados esperados. Su perfil en cuanto a conocimientos, habilidades y
destrezas, experiencias y responsabilidad profesional, en especial, su estructura
de pensamiento y tica son los pilares sobre los cuales descansa una auditoria
administrativa.
El ejercicio de una auditoria en una organizacin puede asignarse a auditores
internos y externos o a un equipo combinado entre ambos, atendiendo a
necesidades especificas en cada caso. Cada alternativa reviste una serie de
ventajas y desventajas, por lo que es conveniente analizar con detenimiento cual
de ellas representa la ms viable en trminos de costo- beneficio.
El papel del auditor en la implementacin de una auditoria administrativa es
primordial ya que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas,
responsabilidad profesional y tica, as como estructura de pensamiento son
fundamentales para lograr el xito esperado.
25
Normas de auditoria generalmente aceptadas
Las normas de auditoria rigen el procedimiento para la realizacin de auditorias
financiera las cuales son establecidas por AICPA y sirven de referencia para la
auditoria administrativa. Las normas son establecidas para medir la calidad de
desempeo de los individuos y las organizaciones. Las relativas a la de auditoria
se centran en las cualidades profesionales del contador pblico certificado. Las
normas de auditorias son requisitos mnimos de calidad relativos a la personalidad
del auditor. La existencia de estas normas prueba que la profesin quiere
mantener una calidad uniformemente alta en el trabajo de los contadores pblicos
independientes. Si todos tienen una buena preparacin tcnica y si realizan las
auditorias con habilidad, meticulosidad y juicio profesional aumentara el prestigio
de los contadores y el pblico dar mayor importancia a la opinin que los
auditores incorporan a los estados financieros.
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Cuadro resumen de las 10 normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas
2) Uniformidad en la
2) Independencia de 2) Conocer el aplicacin de los PCGA
Actitud mental control interno
3) Suficiencia de
revelacin
3) Obtener
3) Debido Cuidado suficiente evidencia
profesional competente 4) Expresin de
Opinin
Codificado como
Statements on
Auditing Standardars
(SAS)
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A continuacin se dar una explicacin breve de las normas generales
Normas Generales
1. La Auditoria la realizar una persona que tenga una formacin tcnica
adecuada y competencia como auditor. El entrenamiento es el medio
indispensables para desarrollar la habilidad prctica necesaria para el ejercicio
de una profesin y junto con el estudio y la investigacin constante se integran
como fundamento de la capacidad profesional
2. En todos los asuntos concernientes en la auditoria, el auditor o auditores
mantendrn su independencia de actitud mental. Es uno de los requisitos
morales del contador publico la independencia mental es consecuencia de la
calidad de juez o rbitro que en cierto modo tiene la actividad del auditor.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoria
y al preparar el informe. La actividad profesional como todas las actividades
humanas estn sujetas a la apreciacin personal, y por ende al error. El
hombre es falible y consciente de ello, el profesional debe esforzarse por
reducir a un mnimo ese grado de error mediante un trabajo meticuloso, es
decir, con cuidado, y diligencia profesional.
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3. Se obtendr evidencia suficiente y competente mediante la inspeccin, la
observacin, y la confirmacin, con el fin de tener una base razonable para
emitir un juicio. Los resultados que obtenga el auditor deben ser suficientes y
competentes, es decir que den la certeza moral de que los hechos que se esta
tratando de probar, o los criterios cuya correccin se esta juzgando han
quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relacin a lo
examinado.
Normas De Informacin
1. EL informe indica si los estados financieros estn presentados conforme a los
principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
2. El informe especificara las circunstancias en que los principios no se
observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior.
3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideraran
razonablemente adecuados salvo que se especifique lo contrario en el informe.
4. El informe contendr una expresin de opinin referente a los estados
financieros tomados en su conjunto o una aclaracin de que no puede
expresarse una opinin. En este ultimo caso, se indicaran los motivos. En los
casos en que el nombre del auditor se relacione con los estados financieros, el
informe incluir una indicacin clara del tipo de su trabajo y del grado de
responsabilidad que va asumir.
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Unidad II.
Evidencia Control
Interno y Riesgo en
la auditoria
administrativa
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Evidencia
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Evidencia
de la auditoria es toda la informacin que utiliza el auditor para llegar la conclusin
en que se basa su opinin. Esta informacin incluye tanto los registros de los
estados financieros como otros tipos de informacin.
Tipos de evidencia
Evidencia fsica
Evidencia testimonial
Evidencia documental
Evidencia analtica
Para que la evidencia sea til y valida deber cubrir los siguientes requisitos:
31
Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditoria.
32
Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
33
Hay diferencias de opinin en torno al significado y los objetivos del control
interno. Para muchos la designacin del control interno son los pasos que toma
una compaa para prevenir el fraude, tanto la malversacin de activos como los
informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevencin
del fraude, pero que contribuye adems a garantizar el control de la manufactura y
otros procesos. Whittington Pany (2000).
34
Por ultimo, el control interno debe promover la eficiencia de operacin
complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y haciendo expedito
los tramites y el servici.
Control interno contable: Son mtodos, medidas y procedimientos que tienen que
ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos
de contabilidad.
35
Control Interno del Efectivo
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y
prdidas.
36
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requiere uso de un cheque.
La Caja General
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El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante
un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.
La Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa. Esto se
realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:
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Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos
Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, entre los
cuales se han destacados los siguientes:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
cada vez que entra en el almacn un lote de mercanca, el costo unitario del
saldo resultante, debe ser recalculado.
La existencia fsica es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en
lotes segn el orden de entrada.
El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio
calculado en saldo inmediato anterior.
Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la
primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir.
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Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas
que se comprar son las que primero se venden o salen.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
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Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:
41
Control Interno Propiedad Planta y Equipos
Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
42
Control Interno de Capital
Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.
Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.
El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se
refiere a errores intencionales.
Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de
que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles
que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
43
Riesgo de la auditoria
Relacin entre el riesgo y la evidencia de la auditoria
La expresin riesgo de auditoria indica la posibilidad que los auditores sin darse
cuenta no modifiquen debidamente su opinin En otras palabras, es el riesgo de
que los auditores emitan una opinin sin salvedades, que contengan una
desviacin material de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se
reduce recabando evidencia: cunto ms confiable sea, menor ser el riesgo. Los
auditores han de reunir suficiente evidencia para aminorar el riesgo a un nivel bajo
en todas las auditorias. Una forma sencilla de obtenerla consiste en aumentar el
alcance de los procedimientos. Sin embargo, tambin se logra seleccionando
procedimiento mas eficientes o relazndolos en una fecha mas cercana a la del
balance general (o despus de terminado). La necesidad de recoger evidencia
suficiente y competente esta incluida en la ejecucin del trabajo. Debe obtenerse
evidencia suficiente y competente mediante la observacin, la inspeccin, las
preguntas y confirmaciones para contar con un fundamento razonable que permita
emitir una opinin respecto los estados financieros.
44
Unidad III
Metodologa
De La Auditoria
Administrativa
45
Metodologa para realizar una auditoria administrativa
Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco
metodolgico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeacin,
instrumentacin, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone
de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.
46
A) PLANEACION
Es un lineamiento generales que norma la aplicacin de la auditoria administrativa,
para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigacin preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean
suficientes pertinentes y relevantes.
Objetivo
Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.
Fuentes de estudio
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la
informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas
Gobierno Corporativo
rganos de control interno
Socios
Niveles de organizacin
Comisiones, comits y grupos de trabajo
Sistemas de informacin
Externas
Normativas, Leyes nacionales y Regionales
Organizaciones anlogas, o del mismo sector o ramo
Organizaciones lideres en el campo de trabajo
Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas
regulatorias
Redes de informacin
Proveedores
Clientes o usuarios
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Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo
requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la
situacin administrativa de la organizacin.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal informacin del
campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Lo que puede
provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecucin.
Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra
perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisin, ya que la
informacin tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar
confusin en la interpretacin de su contenido.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:
Determinacin de las necesidades especificas
Identificacin de los factores que requieren atencin
Definicin de estrategias de accin
Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue
Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores
Especificacin del perfil del auditor.
Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido. Franklin 2003 pp. 56
48
Preparacin del proyecto de auditoria
Recabada la informacin preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria
para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y
el programa de trabajo.
Propuesta tcnica
Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar
Alcance: reas de aplicacin
Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores
Objetivos: Logros que se pretende alcanzar
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de
recursos
Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
Costos: Estimacin global y especifica de recursos financieros necesarios
Resultados: Beneficios que se espera obtener.
Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elemento de apoyo. (Franklin 2003 pp. 62)
Programa de trabajo
Es un enunciado lgico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria
a ser empleados, as como la extensin y oportunidad de su aplicacin. Sirve
como gua a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la
labor efectuada.
Identificacin: Nombre del estudio
Responsables: Auditor a cargo de su implementacin
rea(s): Universo bajo estudio
Clave: Numero progresivo de las reas, programas o proyectos
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase
49
Representacin grafica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes
Formato: Presentacin y resguardo de progresos
Reporte de avance: Seguimiento de las acciones
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances
Asignacin de la responsabilidad
Para iniciar formalmente el estudio, la organizacin designara al auditor o equipos
de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de
complejidad de la auditoria.
La designacin como responsable puede recaer en el titular del rgano de control
interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico o en un directivo de
lnea de alguna de las reas de la organizacin, partiendo de la base de que tenga
los conocimientos y experiencia necesarios en la realizacin de la auditoria
administrativa.
Capacitacin
Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo
designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigacin
que se emplearan para recopilar la informacin, si no en todo el proceso para
prepara la aplicacin e instrumentacin de la auditoria.
Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue,
las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de
soporte, el inventario estimado de la informacin a captar, la distribucin de cargas
de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar, y los mecanismo de
de coordinacin y de reporte establecidos.
Actitud
La labor de investigacin tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones
preconcebidas por parte del auditor.
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin
de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la
participacin activa del personal de la organizacin.
50
Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el
equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento,
o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegndose en todo momento a las
directrices de la auditoria en forma objetiva.
Diagnostico preliminar
El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de
alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la
programacin que se va orientar el curso de accin de auditoria.
Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realizacin de los
siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditoria
2. Afina el objetivo general
3. Definir los objetivos tentativos especficos por rea
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria
6. Determinar las acciones a seguir
7. Delimitar claramente el universo a examinar
8. Proponer tcnicas para la capacitacin y el anlisis de la informacin
9. Plantear alternativas de medicin
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen
12. Contribuir en la elaboracin del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento
51
B) Instrumentacin
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditoria,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin
que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la
auditoria, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin
efectiva.
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin,
reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevistas
Cuestionarios
Cedulas
Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a la auditoria. Alas fuentes documentales bsicas alas
que se pueden acudir son:
52
Normativa
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditorias administrativas previas
Mercado
Productos y servicios
reas (poblacin ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura proyectada,
caractersticas).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible),
anlisis del rgimen de mercado.
Determinacin de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.
53
Estudios financieros
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa
Aspectos sociales
Variables demogrficas
Relaciones con el exterior
Observacin directa
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la
organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin
directa, y comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta
manera se asegurara de que exista un consenso entorno a las condiciones de
funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en
todo momento la auditoria.
La entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de
los que puede brindar informacin mas completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temticas especifica. La calidad de la informacin que
obtenga, depender de su estructura y forma de presentacin.
54
Cedulas
Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la
auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su
remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuestas.
Medicin
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as
como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y con
otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar
la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de
trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la
auditoria.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo
en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las
tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos,
transacciones, o situaciones detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en
la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditoria.
55
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditoria, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
Identificacin de la auditoria
El proyecto de auditoria
ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibida durante la aplicacin de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre informacin relevante
Ajustes realizados durante su ejecucin
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su
consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y
ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona que
los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento
probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados
son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que
debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o
investigacin que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditorias subsecuentes.
56
Evidencia
La evidencia comprende como ya se dijo es la comprobacin fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y
conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y
utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se
apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, alas normas en la
materia y a los citerior que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
57
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de
control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las siguientes
situaciones.
Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros
incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y
documentacin inadecuada o alterada
Transacciones realizadas fuera del curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
Registros incongruente con las operaciones realizadas
Condicionamiento de la reas para suministrar evidencias
En todas las oportunidades, al auditor deber proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
58
Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es
conveniente observar los siguientes criterios.
Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de
investigacin en todo el equipo de auditores
Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender
cualquier duda
Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes
pertinentes
Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas.
Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizado a los
auditores e instruirlos para mejorar su desempeo
As mismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo contemple:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisin del auditor responsable
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometido a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones
Llevar una bitcora donde se derriba el comportamiento de los auditores
Preparara un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a
lo largo de la auditoria
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas
En resumen podemos decir que en la instrumentacin se determina cmo
recopilar la informacin a travs de las tcnicas de recoleccin como la
investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de informacin,
entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de
medicin como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la
evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisin del trabajo en sus diferentes
modalidades.
59
C) Examen
En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin
del diagnostico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn
de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analtico de la organizacin.
El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus
elementos componentes parta conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e
interaccin de las partes entre si y con el todo, y de estas con sus contexto.
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y
las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de
problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles
Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas y
discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas
que lo originaron y el camino para su atencin
60
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan
Porque se hace? propsitos que se pretende alcanzar
Quien lo hace? Personal que interviene
Como se hace? Metidos y tcnicas que se aplican
Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
Cuando se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio,
planteando la pregunta Por qu? Hasta en cinco ocasiones, de manera
consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna mas critico, y permite
que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas
profunda en cuanto al las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del
auditor. (Franklin 2003 pp. 73)
Tcnicas de anlisis administrativos
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
Comprobar como se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
Examinar los resultados que estn obteniendo la organizacin
Revisara las circunstancias que inciden en los resultados
Verificar los niveles de efectividad
Conocer el uso de los recursos
Determinar la medida de consistencia en procesos especficos
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un
apoyo valioso apara el auditor, se encuentran las siguientes:
61
Organizacionales
Administracin por objetivos
Anlisis de sistemas
Anlisis de costo beneficio
Anlisis de estructura
rbol de decisiones
Autoevaluacin
Control total de la calidad
Diagrama de causa y efecto
Control de calidad
Diagrama de pareto
Benchmarking
Empowerment
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Inteligencia emocional
Reingeniera organizacional
Reorganizacin
Cuantitativas
Anlisis de serie de tiempos
Cadena de eventos
Modelo de inventarios
Modelos integrados de produccin
Muestreo
Programacin dinmica
Programacin lineal
Teora de las colas o de lneas de espera
Teora de las decisiones
(Franklin 2003 pp. 74)
62
Formulacin del diagnostico administrativo
El diagnostico administrativo, parte esencial de la auditoria administrativa, es un
recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta,
susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para disear
un marco legal de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una
organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para
identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento; para determinar los
recursos disponibles en la resolucin de problemas; y, sobre todo para servir como
cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva.
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular
una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la organizacin.
(Franklin 2003 pp.79)
D) Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el rea,
sistema, programa, proyecto, etctera, auditado, el objeto de la revisin, la
duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.
En virtud de que este documento se sealan los hallazgos as como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto al la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que
se presentan, dependiendo del numero de caos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante
que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
63
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,
debern reunir tributos como:
Objetividad: visin imparcial de los hechos
Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
Claridad: Fcil comprensin del contenido
Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin
Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad
en materia de servicios
Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales,
y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin
para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren
elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la
auditoria. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su
presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa,
derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en
trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones
que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar
la auditoria.
Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la
organizacin.
Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin
Objetivos de la auditoria: Razones por las que se efectu la auditoria y fines
que se persiguen con el informe.
Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno
de ellos.
64
Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados.
Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo.
Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que se sustento
la auditoria.
Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta
Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas
Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el
desempeo
Alternativas de implantacin: programas y mtodo viables.
Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditoria
Opiniones de los responsables de la reas auditadas : Puntos de vistas
externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo. ( Franklin 2003 pp. 82)
Lineamientos generales para su preparacin
No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las
conclusiones y recomendaciones finales.
Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas practicas y viables
Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o
correctivas, segn sea el caso.
Homogenizar las integracin y presentacin de los resultados para que
exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creacin.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los
resultados
Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.
65
Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin
permanente.
Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el
no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas
Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y
seguimientos de las acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad,
para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de
resultados.
Es conveniente que antes emitir el informe, una persona independientemente a la
aplicacin de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditoria.
66
E) Seguimiento
Finalmente en el seguimiento se integran las observaciones y
recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y
acciones especificas para examinar el grado de avance en la implementacin
de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditoria de seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir fallas
detectadas, si no tambin a evitar su recurrencia. En este sentido, el
seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, si
no aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible.
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la practica en los trminos y fechas
establecidos conjuntamente con los responsables de rea, funcin,
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los
resultados esperados
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe al
grado y forma como estas se atendieron.
67
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las
observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en
operacin.
Lineamientos generales
Definir las reas en que se comprobara la implantacin de los cambios
propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la
auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de los titulares de la
organizacin.
Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la
aplicacin de las recomendaciones as lo requiere
Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para
obtener evidencia que fundamente la opcin de las sugerencia del
auditor
Establecer los mecanismos para mantener un adecuado control del
cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos
Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso
de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las
modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas
Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en
especial cuando existan cambios plenamente justificados de las
condiciones que les dieron origen
Reprogramar las fechas compromisos para implantar las
recomendaciones en los casos en que stas no se hayan adoptado o
atendido parcialmente
El auditor comentar con el responsable del rea sujeta a seguimiento
las observaciones determinadas, con el objeto de que aporten las
pruebas o elementos de juicios adicionales que en el desarrollo de la
auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinin
68
Si el criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de
observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber
adjuntarse al informe
Establecer cuando se justifique, fechas de reprogramacin para
implantar en sus totalidad las recomendaciones conforme a los trminos
previamente acordados con la junta directiva
Acciones especficas
Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios
sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el
auditor verifique como se efectan, lo cual se puede visualizar desde dos
perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme al programa
2. Tal implantacin se ha realizado fuera del programa
Recomendaciones Programadas
Asignacin de responsabilidades
Factores considerados
reas de aplicacin
Periodo de realizacin
Porcentaje de avance
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado
Recomendaciones fuera de programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendarios de aplicacin
69
Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin
referentes al las observaciones y recomendaciones contenidas en los
informes, con el propsito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a
realizar
Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditoria con los
responsables de las reas involucradas, e fin de obtener un panorama
general de avance en la implantacin de las recomendaciones
Especificar el numero de semanas hombres que comprender la revisin,
el responsable de la supervisin y los auditores que participaran en la
ejecucin
Dar prioridad en la auditoria de seguimiento, a la comprobacin del
cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas en las
disposiciones de apoyo preparadas, la definicin de medidas correctivas y
las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las
observaciones sealadas por el auditor.
Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades,
se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria, con la
finalidad de plantear al responsable del rea las recomendaciones
necesarias para corregirlas y establecer conjuntamente las fechas
compromiso. (Franklin 2003 pp. 55)
Resumen
El marco metodolgico representa el camino indicado o pasos a seguir, para
guiar las acciones de una auditoria administrativa, debe permitir realizar las
correcciones necesarias para cumplir con los objetivos de la misma y
transformar las experiencias adquiridas en conocimientos.
70
UNIDAD IV
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
POR AREAS
71
Presentacin
72
La auditora utiliza diferentes instrumentos de recoleccin de informacin. Dentro de estos
se encuentra; Los cuestionarios. Los cuestionarios, Las cedulas. Los formatos entre
otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener informacin de forma
homognea, y estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por captulos o temtica especifica.
Unidad Administrativa
JERARQUIZACIN
6. Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el
ltimo de los subordinados? Cmo?
7. Existen ms de tres niveles en la estructura orgnica establecida? Se justifican?
8. Existe delegacin adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
9. Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. Los jefes al tratar con los subordinados respetan las lneas de autoridad establecidas?
DEPARTAMENTALIZACIN
11. Se sigue un proceso para efectuar la departamentalizacin? Detllelo.
12. Cmo se lleva a cabo la fijacin de autoridadresponsabilidad y obligaciones?
Detllelo.
13. Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los dems
departamentos? Cmo?
73
14. Qu tipo de departamentalizacin se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qu
se ha hecho? Explquelo.
15. Alcanza la organizacin sus fines con el mximo de eficiencia y el mnimo de
esfuerzo? Cmo?
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
16. Las actividades bsicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgnica,
constituyendo funciones?
17. Cada funcin bsica se realiza en una sola seccin o departamento de la empresa?
18. La funcin principal controla las subfunciones auxiliares?
19. Se utilizan cuadros de distribucin del trabajo paro revisar las actividades del
personal?, desde cundo se ocupan?
20. Se cuenta con un manual de organizacin, que especifique claramente la estructura
funcional?, est actualizado?
74
HOJA DE ANALISIS
Unidad Administrativa: GERENCIA
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18. Se administra la empresa con base
A criterios de mercados, clientes y
Productividad?
19. Se da informacin financiera a todos los, gerentes que la necesitan para cumplir con
sus obligaciones?
25. Hay una adecuada coordinacin con los jefes de niveles interiores?
28. Cuenta con personal capacitado poro tomar decisiones en ausencia del gerente?
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Los formatos aqu presentados representan una propuesta de cuestionarios que
pueden ser aplicados a la empresa y la gerencia a continuacin abordaremos los
cuestionarios para algunas reas.
reas de anlisis
Auditoria de ventas
Descripcin del rea funcional
Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes y servicios sin un margen de contribucin que le permite al ente
mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa
fcil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
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Objetivos de una auditoria de ventas
Alcance de la auditoria
Plan de auditoria
El plan para examinar y evaluar esta rea funcional se puede estructurar mediante
dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribucin y la
comercializacin. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de
informacin que se pueden estudiar por separado (vase siguiente figura).
Ventas
Distribucin Comercializacin
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A continuacin se muestra un cuestionario por rea de ventas que el auditor
puede aplicar en esta rea de anlisis.
POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
2. Reflejan los objetivos de la direccin superior?
3. Conoce las polticas el personal del departamento?
4. Las polticas describen condiciones tales como: a) caractersticas del
vendedor, b) seleccin del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d)
formo de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividades
poro la venta?
REGISTROS
1. Se disean y controlan las formas y registros?
2. Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?
3. Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de
informacin adecuado?
4. Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?
CONTROL
1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
ptimas?
3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por
lnea, y se tienen datos de los ltimos tres aos?
4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y
gastos, y se reportan a la direccin superior?
ANLISIS DE VENTAS
1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?
2. Existe algn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas?
3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,
etc.?
PRONSTICOS DE VENTAS
1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?
2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir,
se desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?
3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el
desempea?
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INVESTIGACIN DE MERCADOS
PROMOCIN Y PUBLICIDAD
ADMINISTRACIN DE VENTAS
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Auditoria de compras
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COMPRAS
ORGANIZACION ABASTECIMIENTO
Alcance de la auditoria
La justificacin principal para formalizar las actividades de compras es econmica.
Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo
implicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica,
sus objetivos y planes, las polticas de compras, as como la informacin usada,
administracin, investigacin, procedimientos, que indican el alcance de esta
operacin dentro de una empresa.
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Plan de auditoria
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Cuestionarios por Areas
ORGANIZACIN
INFORMACIN
SOLICITAR
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INVESTIGACIN
OPERACIN
PLANEACIN DE COMPRAS
1. Estn elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los
compromisos de la empresa?
2. Interviene personal especializado en la formulacin de planes y
programas? Existe coordinacin?
3. Se lleva a cabo una programacin y control de las compras de materiales
de consumo y las de pequeo volumen?
4. Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que
se compre en exceso o para reducir al mnimo lo caduco del
Inventario?
POLITICAS
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AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lgico de
los objetivos, polticas, sistemas, controles aplicacin de recursos y la estructura
de la organizacin que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos
humanos. Constituyndose un instrumento de la funcin de control.
La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos que
cubre la auditoria administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y critico
de un organismo social. En los diversos mtodos de este tipo de auditoria se
analizan diferentes conceptos que intervienen en la organizacin y entre ello
siempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento integrador
y dinmico. Por ello, la prctica peridica de esta auditoria permite un constante
anlisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras
en las actividades y funciones, as como sealar las fallas detectando las reas
crticas y de escasa accin para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo
dentro de una organizacin.
Descripcin de la funcin
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Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar
aspectos de personal con fines de administracin, informacin, y control. Sin
embargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, y
podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividades
y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a los
programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en
la materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para
el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los
registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,
sino que tendr un alcance muy amplio, por ejemplo, reas como: objetivos,
polticas, funciones, reclutamiento, capacitacin, relaciones con el sindicato,
rotacin, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales sern los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacin
y el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeacin de una auditoria
formamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando los
procedimientos de revisin, elaborando un programa y organizando al personal
que tomara parte en esta actividad
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En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para
elaborar un plan de auditoria de recursos humanos y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.
Recursos Humanos
humano
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CUESTIONARIO POR REA
rea funcional: Departamento de recursos Humanos
Jefe de la unidad: __________ Auditor: ___________ Fecha: _______
ADMINISTRACIN DE PERSONAL
OBJETIVOS Y POLTICAS DE PERSONAL
1. Se han formulado planes y objetivos por escrito? Son claros y
adecuados?
2. Los planes y objetivos del departamento siguen la misma direccin que los
objetivos generales de la empresa?
3. En qu aspectos pueden mejorarse los planes y objetivos?
POSICIN Y FUNCIONES
1. Es adecuada la estructura orgnica del departamento? Est de acuerdo
con los objetivos fijados?
2. Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y
responsabilidades?
3. Se pueden efectuar cambios en la disposicin orgnica para coordinar
mejor las actividades?
PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS
1. El proceso de reclutamiento y seleccin tiene resultados positivos?
2. Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocacin del personal de
nuevo ingreso?
3. Existe un programa de capacitacin y cubre las necesidades de la
empresa?
ADMINISTRACIN DE SUELDOS Y SALARIOS
1. Se cuenta con una estructura salarial y con una adecuada
administracin?
2. Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados?
3. Existe un programa de valoracin de trabajos? Es adecuado?
4. Se lleva a cabo un programa de calificacin de mritos? Es considerado
de utilidad?
ACTITUDES
1. Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeo
(rendimiento) meritorio?
2. Est fluyendo adecuadamente la informacin a travs de los variados
canales de comunicacin dentro de la empresa?
3. Se provee o todo el personal de un procedimiento a travs del cual
pueden procesar sus quejas y agravios?
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CONTROL DE PERSONAL
1. Se cuenta con registros de personal y estn adecuadamente archivados?
2. la lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los
activos en nminas, y existen los expedientes a la mano?
3. Es controlado y revisado el tiempo extra? Dnde?
4. Existe un control sobre movimientos de personal?
RELACIONES LABORALES
CONTRATACIN COLECTIVA
1. Estn ajustados a los preceptos legales y a las obligaciones
contractuales?
2. Se cuenta con polticas que indiquen aspectos contractuales?
3. Todo el personal entiende el sistema de incentivos?
DE TRABAJO
1. Se cuenta con un reglamento interno de trabajo actualizado?
2. Se siguen las normas legales para la formulacin del reglamento?
3. Conocen los trabajadores el reglamento interno?
RELACIONES LABORALES
1. Existen reuniones peridicos con el sindicato?
2. Existe un proceso de quejas claramente establecido?
3. Se considera que las relaciones entre la direccin de la empresa y
sindicato son cordiales?
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AUDITORIA DE CRDITO Y COBRANZA
El crdito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crdito coloca
una obligacin a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El
crdito se utiliza como un medio de cambio y un agente de produccin. Da
flexibilidad a la oferta y demanda, hace ms productivo al capital, acelera la
produccin y la distribucin, incrementa el volumen de los negocios, facilita la
transferencia de dinero.
Descripcin de la funcin
Objetivo de la auditoria
El rea de crdito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la informacin en general. El objetivo de una
auditoria administrativa, en esta funcin es el de examinar y evaluar las reas
bsicas de inters para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la
precisin de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios
de decisin y el control de crditos cobranza para determinar como viene
operando este departamento.
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El auditor se familiarizara con las actividades de crdito y cobranza y con el
anlisis de su organizacin, procedimientos, personal y controles, relativos a la
forma de operar de este departamento; de este modo identificara cualquier
deficiencia. Una vez investigada esta organizacin, le permitir corregir las
desviaciones detectadas.
Alcance de la Auditoria
Plan de auditoria
Un plan para desarrollar una auditoria administrativa del rea funcional de crdito
cobranza puede declinarse con base en las investigaciones de los antecedentes
preliminares. En la grafica que se presenta a continuacin se muestra los aspectos
que pueden servir de marco de referencia para elaborar un plan de auditoria.
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En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para
elaborar un plan de auditoria de Crdito y cobranza y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.
Crdito y cobranza
93
CUESTIONARIO POR REA
OPERACIN
1. Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crdito y
cobranza?
2. El personal de crdito est organizado en funcin de la cantidad de
clientes?
3. Existe un manual administrativo o un equivalente?
4. Quin investigo a los clientes potenciales sujetos de crdito?
POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de crdito claramente definidos?
2. Qu condiciones influyen paro adoptar polticos liberales de crdito, por
ejemplo: situacin financiera de la empresa, demanda de productos, etctera?
3. Qu condiciones influyen poro adoptar polticas restrictivas de crdito?
4. Se dan a conocer en forma adecuada las polticas de crdito al personal
de este departamento?
SISTEMA DE CRDITO
1. Describa el sistema de crdito adoptado, por lo empresa.
2. Se cuenta con procedimientos claramente definidos? En dnde?
3. Se cuenta con expedientes de crdito para todos los clientes?
4. Son congruentes los objetivos del departamento de crdito y cobranza con
los objetivos de la empresa?
CONTROL DE OPERACIONES
1. Quin autoriza las notas de crdito y de cargo?
2. Cul es el procedimiento de investigacin de crditos?
3. Se analizan los saldos que exceden a los lmites de crdito establecidos?
Quin los autoriza?
4. Se compara la accin de cobranzas con el presupuesto de efectivo?
OPERACION DE COBRO
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POLTICAS
1. Se cuenta con polticas de cobranza claramente definidas?
2. Hay alguna poltica que indique condiciones de venta?
3. Indica alguna poltica plazos de cobro?
4. Se cuenta con una poltica estricta en cuanto a no aceptar a un cliente con
saldos vencidos?
GESTION DE COBROS
1. Qu mtodo de cobranza ha adoptado la empresa? Descrbalo.
2. Con qu frecuencia se envan estados de cuenta a los clientes?
3. Qu plazos se da a los crditos antes de pasarlos a la cartera vencida?
4. los pagos que los clientes efectan en el departamento son directamente
con el cajero? Se ingresan a caja inmediatamente las cuentas
Cobradas que se liquidan en tarjetas de crdito?
CONTROL DE OPERACIONES
1. Con qu frecuencia se realizan arqueos de cartera? Se comparan los
resultados con los de contabilidad?
2. Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos de crdito y
cobranza?
3. Se efectan estudios y anlisis de la cartera existente? Descrbalos.
4. Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? Se analizan las
causas?
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Unidad V
AUDITORIA
PUBLICA
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Auditoria en Administracin Publica
Administracin
La administracin se define como un conjunto de procesos administrativos los
cuales buscan disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajan en
grupos con eficacia y eficiencia para alcanzar los objetivos establecidos por la
organizacin. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeas o grandes, Privadas o Publicas, a las industrias manufactureras,
agroindustriales y de servicio.
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Administracin Pblica
Es la actividad de administracin de los recursos y organismos pblicos, y cuyo
objetivo es generar bienestar a la sociedad, legitima y justifica en perpetuacin y
desenvolvimiento de la sociedad. La administracin pblica es una cualidad del
estado. Y slo se puede explicar a partir del estado.
98
Bienes Nacionales
Objetivo de la contralora
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Para que la auditoria tenga credibilidad, debe realizarse cubriendo una serie de
requisitos que enmarcan la actuacin del auditor y que se conocen con el nombre
de Normas Generales de Auditoria.
En estas normas se establecen los requisitos mnimos que deber observar el
auditor pblico en la implantacin de los programas de auditoria, con el propsito
de contribuir al proceso de cambios estructurales que demanda el pas, vigilando
el uso eficiente de los recursos pblicos y el cumplimiento oportuno, transparente
y veraz del rendimiento de cuentas a la ciudadana. El propsito fundamental de la
auditoria pblica es permitir a los titulares de las instituciones oficiales dar
respuesta a las demandas de la ciudadana, por lo que toca al ejercicio racional de
los recursos de que disponen, a travs de una administracin de calidad, efectiva
y honesta, en cumplimiento de los objetivos y metas que se les ha encomendado.
100
Las responsabilidades generales de los servidores pblicos en el establecimiento
y fortalecimiento de los sistemas de control interno de la auditoria pblica se
fundamenta en el precepto que establece que los recursos econmicos de que
disponga el gobierno, as como sus respectivas instancias, deben administrarse
con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estn
destinados. Derivado de dicha disposicin, los servidores pblicos responsables
directos de la administracin de los fondos del erario publico deben definir,
establecer, mantener y vigilar la aplicacin de mecanismos que aseguren el logro
de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores pblicos; el
cumplimiento del marco legal aplicable a la administracin pblica, y la obtencin
oportuna, veraz, clara y suficiente de la informacin financiera y presupuestaria. Al
conjunto de tales mecanismos se le conoce con el nombre genrico de sistema de
control interno o simplemente control interno. Y es partiendo de la evaluacin de
este sistema en que la auditoria pblica determina la profundidad de la revisin y
promueve el establecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para
garantizar una administracin pblica honesta, eficiente y eficaz.
101
Esos diversos sistemas de control, si bien se ejercen y manifiestan en diferentes
formas; sin embargo, todos ellos coinciden en algunos objetivos y finalidades
trascendentes; dentro de los cuales se destacan fundamentalmente tres:
102
Entidad Fiscalizadora Superior, mediante la estructuracin de sistemas y
procedimientos generales de control pblico y de Auditoria de Estado.
103
*A las Entidades Fiscalizadoras Superiores les corresponde, el control externo,
esencialmente posterior y orientado hacia la Auditora de Estado, y con una impor-
tante labor orientadora y de evaluacin del control interno.
Los rganos contralores no deben limitarse al simple control numrico legal de las
operaciones cumplidas por los administradores pblicos; sino que deben tender
hacia el control de la gestin en el cual se evale los programas y el cumplimiento
de metas y objetivos, siendo este tipo de control la nueva reorientacin de la
auditoria fiscal. Es decir; la auditoria gubernamental, ha iniciado un proceso de
renovacin en cuanto a su naturaleza, alcance y objetivos: la auditoria con
enfoque financiero, la de cumplimiento y en los tiempos modernos, las auditorias
operacionales y de gestin, adems de las auditorias con enfoque integral; todas
estas constituyen respuestas vlidas ante las diversas situaciones y problemticas
que se presentan en el sector pblico.
104
AUDITORIA GUBERNAMENTAL O DE ESTADO:
Definicin
Revisin y examen que llevan a cabo las Entidades Fiscalizadoras Superiores a las
operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del Gobierno
Central, Estadal y Municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales.
105
tiempo pactado y que se supervisen en todas las fases conforme a las
disposiciones legales establecidas.
Auditoria Integral: Revisin global de las actividades que las realizan las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica incluyendo los distintos
tipos de auditorias: Financiera, operacional, de Gestin y de legalidad.
106
Auditoria tica: Referente al comportamiento integro y honesto del administrador
del erario pblico, es decir, a la probidad administrativa
107
La LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA,
publicada en gaceta oficial N 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995, la cual est vigente desde el 01-02-1996, esta estructurada en diversos
Ttulos que regulan:
108
Del Control de la Administracin Nacional Descentralizada; (artculos 50 al 59
de la Ley Orgnica de la CGR) La Contralora General de la Repblica solicitar
informacin pertinente a la gestin de los institutos autnomos, establecimientos
pblicos y dems personas jurdicas, referidas a los numerales 3,4,5 y 6 del
artculo 5, a objeto de evaluar su gestin financiera y administrativa, incluyendo
auditorias e inspecciones que fueren necesarias, tambin, para asegurar una
gestin de eficacia, la Contralora podr dictar normas particulares que regulen el
control interno de dichos entes.
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INSTRUMENTOS LEGALES
Criterios bsicos de carcter general a ser observados por los entes u organismos
que conforman el sector pblico en las distintas reas financieras y operativas, por
lo que constituyen estndares mnimos aceptables que facilitan a las instituciones
el establecimiento de los sistemas de control interno y a los auditores la
evaluacin de los mismos.
110
REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACIN DEL CONTROL INTERNO EN LA
ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL. Gaceta N 36.318 de fecha 22-10-
1997
.- LEY DE LICITACIONES
.- REGLAMENTO DE LA L.O.C.G.R.
111
Publicacin 19: Bienes Nacionales
1 Constitucin Nacional 1999 Artculo 163. Cada Estado tendr una Contralora
que gozar de autonoma orgnica y funcional. La Contralora del Estado ejercer,
conforme a esta Constitucin y la ley, el control, la vigilancia y la fiscalizacin de
los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del alcance de las
funciones de la Contralora General de la Repblica. Dicho rgano actuar bajo la
direccin y responsabilidad de un Contralor.........
112
En conclusin podemos decir que auditoria pblica es el mecanismo de control
que las instituciones oficiales en sus diferentes figuras jurdicas, utilizando las
leyes para evaluar su funcionamiento.
Podemos decir que entre los objetivos fundamentales que tiene la auditoria
pblica esta el Resguardo y custodia de la Hacienda Publica. Y en lo referente a
los Bienes Nacionales la administracin y gestin del patrimonio fiscal.
113
Fuentes consultadas
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