Aprovação de Documentos - Other Waves PDF

Aprovao de Documentos
Maro | 2017
Aprovar Documentos
Como funciona?
Para aprovar um documento voc dever:
Acessar link do Localizar o documento Tomar a ao de aprovar e

Analisar o
na caixa de entrada da solicitar aprovao
e-mail documento
SBWP adicional ou rejeitar
Para ver na
prtica
clique aqui
Para saber Consultar Requisio
como consultar
e conhecer cada um Consultar Contrato operacional
dos documentos a serem Consultar Contrato central
analisados, clique sobre
o mesmo. Consultar Pedidos
Consultar Histrico de Aprovao
1
Aprovar Requisio / Contrato / Pedido
Como funciona?
Se voc um gerente poder ainda continuar

aprovando qualquer documento direto via transao,
mesmo que o documento no tenha sido encaminhado
para sua chave. Para saber como, acesse aqui.
2
Fluxo de aprovao para cada tipo de documento
Tipo de Aprovar Aprovador

Rejeitar
Documento Adicional
Segue para aprovao do novo aprovador
Requisio para conforme workflow. Aps aprovada na ltima
alada, segue para a rea de compras. Deve informar o Ao aprovar e
Criar Contrato
motivo da solicitar aprovador
Aps aprovada na alada competente gera rejeio. adicional, o novo
Requisio de
pedido automtico. Mensagem de e- aprovador recebe
Consumo de CT
mail com motivo email solicitando sua
Aps aprovada na alada competente o CT da rejeio aprovao. Caso o
Contrato - CT fica disponvel no ECC como fonte de enviada ao aprovador adicional
suprimentos. emissor do no seja final, ao
documento. aprovar o
Pedido SPOT Aps aprovado enviado ao fornecedor.
documento esse
retornar ao
Documento de Aps aprovado envia comunicado ao emissor. workflow do emissor
transporte
criado automaticamente a partir da

aprovao da RC de consumo. No requer
Pedido Automtico
aprovao.
Ps: possvel ainda cancelar a ao e manter o documento aguardando uma ao futura, para isso clique em
Cancelar e manter work item na entrada
3
Transaes de documentos de consulta no SAP
SBWP - Aprovar Documento via Link do E-mail
ME53N - Consultar Requisio de Compras
ME33K - Consultar Contrato
Acessar SRM - Consultar Contrato Central - CCTR
ME23N - Pedido de Compras
ZEPRMM012 Tracking Aprovaes Workflow
4
ME23N - Consultar Pedido de Compras
5
SBWP Aprovar documento de compra via link do email
Clique na figura para acessar o passo a passo da transao
Requisio de compra
Contrato
Pedido de compra
Aprovar e solicitar aprovador adicional
Regra de Frias
6
Aprovar Documento via Link do E-mail (SBWP)
(Exemplo de email com link para aprovar um requisio de compras)
1 1 Aps abrir o e-mail recebido,

clicar no link SapInbox.SAP
conforme destacado na imagem.
2 - Inserir username e password

para acessar o SAP. Voce ser
levado para a tela SBWP onde
encontrar, alm dessa, todas as
demais mensagens e
documentos de sua caixa de
entrada
DICA: uma mensagem ser

exibida no primeiro acesso e
para que no seja exibida
novamente, selecionar a opo
Memorizar minha deciso e
clicar em Permitir, conforme
IMPORTANTE: os passos destacado na imagem.
2 para aprovar um documento
via link do email ou direto via
SBWP so os mesmos
independente do tipo de
documento.
7
Aprovar Documento via SBWP
Requisio de compras
3 Localizar a Mensagem
referente ao documento a ser
aprovado/rejeitado
3 4
4 Dar duplo clique sobre a linha

do documento a ser
aprovado/rejeitado para exibir as
opes de tomada de deciso.
Requisio de compras
5 Para abrir e analisar

o documento a ser
aprovado, clique sobre o
link com o n do mesmo.
6
7 6 Se desejar aprovar,
clique no link aprovar.
Nesse caso o documento
sair da caixa de
entrada.
5
7 Para rejeitar: se
clicar na opo rejeitar,
ser aberta janela para
informar o motivo da
7
rejeio. Para completar
a rejeio dever clicar
em salvar.
Quando um documento
rejeitado, o emissor
recebe mensagem
informando o motivo da
rejeio
Requisio de compras
8 Ao clicar no nmero do
8 documento no passo anterior, o
sistema abrir a tela da transao
ME53N para efetuar a anlise da
requisio de compras.
7
Requisio de compras
9 Ao aprovar a requisio de
7
9 compra o sistema envia um email
automaticamente ao requisitante
confirmando a aprovao
10 Se o aprovador no tomar
10 nenhuma ao durante um
determinado tempo, o sistema
enviar um email informando que
o documento de compra est
pendente de aprovao.
Mensagem com motivo da rejeio da requisio disponibilizada na
SBWP do emissor do documento
11 Modelo de mensagem
que fica disponvel para o
emissor do documento aps a
rejeio.
11
8
Para voltar clique aqui

(Exemplo de email com link para aprovar um contrato)


demais mensagens e
entrada

SBWP so os mesmos
documento
13
Contrato
3 aprovado/rejeitado
4
4 Dar duplo clique sobre a linha

do documento a ser
aprovado/rejeitado para exibir as
opes de tomada de deciso.
Contrato
5 Para abrir e analisar o

documento a ser aprovado,
clique sobre o link com o n
do mesmo.
6
7 6 Se desejar aprovar,
clique no link aprovar.
sair da caixa de entrada.
5
7 Rejeitar: se clicar na opo rejeitar, ser aberta

janela para informar o motivo da rejeio.
Para completar a rejeio dever clicar em salvar.
Quando um documento rejeitado, o emissor
recebe mensagem informando o motivo da rejeio
Contrato
8 - Ao clicar no nmero
9
do documento no passo
anterior, o sistema abrir
a tela da transao
ME33K, para efetuar a
anlise do contrato.
9 Clicar no cone
para verificar os dados
do cabealho do
contrato.
Mensagem com motivo do contrato disponibilizada na SBWP do
emissor do documento
10 Modelo de mensagem
que fica disponvel para o
emissor do documento aps a
rejeio.
10

(Exemplo de email com link para aprovar um pedido de compras)


demais mensagens e
entrada

SBWP so os mesmos
documento
18
Pedido de compras
aprovado/rejeitado
3
4
4 Dar duplo clique sobre a linha do

documento a ser aprovado/rejeitado
para exibir as opes de tomada de
deciso.
Pedido de compras
5 Para abrir e analisar o

documento a ser aprovado,
clique sobre o link com o n do
mesmo.
6 Se desejar aprovar,
6 clique no link aprovar.
7
sair da caixa de
entrada. O sistema
emitir uma mensagem
na caixa de entrada da
SBWP do emissor do
5
pedido, informando que
foi aprovado.
7 Para rejeitar: se clicar na opo rejeitar,

7 ser aberta janela para informar o motivo da
rejeio. Para completar a rejeio dever
clicar em salvar.
Quando um documento rejeitado, o emissor
recebe mensagem informando o motivo da
rejeio
Mensagem com motivo da rejeio disponibilizada na SBWP do
8 Modelo de
mensagem que fica
disponvel para o
aps a rejeio.

Ateno: A opo de aprovador

adicional ser exibida para
Requisio, Pedido, Contrato e
FRS. O processo identico para
todos os documentos.
1
1 Ao visualizar o documento a ser

aprovado, efetuar um duplo clique
sobre a linha do documento para
exibir as opes de tomada de
deciso.
2 Clicar no N documento
para efetuar a anlise.
2
3
3 O SAP abrir a tela
do documento para
efetuar as anlises.
4 Acessar a transao
4 /OCV04N e Informar o N do
documento e clicar em
Executar.
Selecionar o item desejado e
clicar em exibir
5 Aps anlise do
documento clicar em
Aprovar e Solicitar
aprovador adicional.
5
6 Na tela nserir um
empregado como
aprovador adicional,
clicar no mach code para
efetuar a pesquisa, caso no
saiba o cd. Especfico
8
Num.Pessoal.
6
7
7 Informar os campos para

seleo: Sobrenome e 1
nome.
8 Selecionar o
8
9 Aps selecionar clicar em salvar.

O documento de aprovao sair da
caixa do aprovador correspondente e
migrar automaticamente para a caixa
do aprovador adicional
9
10 O documento ser exibido na

caixa de entrada da SBWP do
usurio selecionado como
Para aprovar/rejeitar dever seguir
o mesmo procedimento de
8
aprovao de documento
explicados nos passos anteriores.
10
11 O documento aprovado pelo

aprovador adicional foi
ecaminhado para o aprovador da
alada seguinte.
Neste caso poder realizar o
procedimento de aprovar/rejeitar o
documento.
11

29
1 1 - Na tela inicial do SAP, digitar a

transao ME53N e clicar em
ENTER.
2 - Clicar em
2
3 3 - Informar o N da RC
e clicar ENTER.
30
4 Clicar na Aba Estratgia de

Dados de cabealho
4
liberao para verificar o status
de aprovao
5 - Note que esta requisio de

compras est atribuda a 05
nveis de aprovao
Sntese dos O sinal indica que o
itens documento j foi liberado no
nvel correspondente..
O sinal , indica que o
documento est pendente de
liberao pelo nvel
correspondente.
Detalhe do
item
6 - Na Sntese dos Itens so

apresentados os detalhes dos
item.
Ex.: Categoria do item (Servio),
material, Quantidade, Valor Total
6 de cada item e o somatrio dos
itens.
7 - Utilizando a barra de rolagem

poder verificar mais informaes
dos itens, como Centro, Depsito,
Grp.Compras, Requisitante,
Grp.Mercadoria Organizao de
Compras.
7
8 Para verificar anexos da linha

de uma requisio:
-selecionar o item e;
- clicar em .
-Ser exibida janela com a lista
8 dos documentos;
-Clicar sobre cada documento
para visualizar o arquivo e outro
clique para abri-lo.
9 - No detalhe do item so
exibidos as informaes de cada
item.
Na Aba Servio so
apresentados os detalhes dos
servios referente ao item.
9
10
10 - Navegar pelas abas
disponveis no detalhe do item
para analisar as informaes de
cada item.
11 11 - Na aba Status
apresentado em qual status est
a liberao da requisio de
compras.
.
12 12 - Na aba Pessoa de Contato

ser informado o usurio que
criou a requisio de compra,
grupo de compradores.
13
13 Nas Requisies de
servios, na aba Dados do
cliente, ser cadastrado o
aprovador da Folha de
Medio.

CV04N - Consultar Anexo do Documento
ME33K - Consultar Contrato Operacional
ML81N - Consultar Folha de Registro de Servios - FRS
ZEPRMM012 Consultar Histrico de Aprovao
36
1 - Na tela inicial do SAP, digitar a

1 transao ME33K e clicar
ENTER
2 - Informar o nmero do
Contrato e clicar ENTER.
3 - A tela com os dados do

contrato ser exibida.
3
Para analisar os dados de

cabealho clicar no cone
37
4 - Sero exibidas informaes:

Contrato, Fornecedor, Empresa,
4 Tipo de contrato, Grp.
Compradores, Org. Empresa e
5
Fornecedor.
5 - Campos administrativos.
6
6 - Condies de remessa e de
pagamento.
7 7 - Dados de referncia.
8 - Sarbox: Utilizando a barra de

8 rolagem ser exibido a informao
do Gestor Comercial
.
Observao: Para voltar a

tela anterior dever clicar no
cone .
38
9 Clicar no cone para

9
visualizar o status de aprovao do
contrato.
Observao: Para voltar a

tela anterior dever clicar no
cone
39
10 - Status da aprovao do contrato:

Cdigo A: Liberado
11 - Caso o contrato no esteja liberado o

status ser:
Cdigo X ou P: Pendente de
10
Aprovao
Dica: O processo o mesmo para os

tipos de contratos:
MK (Acordo em quantidade),
WK (Contrato em Valor) e
Contrato Central (nem todas as
informaes ficam disponveis na consulta
via ME33K. Para ver todos os detalhes
11
desse tipo de contrato, consulte pelo
SRM)
40 Para voltar clique aqui

41
Consultar Contrato - SAP SRM
Contrato Central - CCTR
1 - Acessar o sistema SAP

SRM com usurio e senha
2 No Painel de Contratos
2 Centrais, clicar em Pesquisa
ampliada.
42
3 Selecionar no campo
3 4
Procurar a opo Contrato
4 Informar o N do
contrato e clicar em
procurar
O sistema abrir a tela do

contrato
43
6
5
5 Atravs das Abas
disponibilizadas poder
analisar as informaes do
contrato.
6 Os anexos sero
exibidos na aba Notas e
Anexo.
44
45
1 1 - Na tela inicial do SAP,

digitar a transao ME23N
e clicar ENTER.
2
2 Clicar em
3 3 Informar o N do pedido e
clicar ENTER.
46
O sistema exibir a tela

4 do pedido.
4 - Dados do Cabealho poder

navegar atravs das abas
disponibilizadas para anlisar as
informaes do pedido de compra
47
5 - Na aba Remessa/fatura
ser exibida a forma de
5 pagamento, se possui
incoterms, moeda,etc
6 6 - Na aba Status do Pedido,

o usurio poder verificar o
valor total do pedido e o
status de fornecimento
48
7 7 - Na aba Estratgia de
Liberao poder verificar se
o Pedido de Compras foi
8 aprovado em todos os nveis
necessrios.
8 - Note que este pedido de

compras passou por 02 nveis
de aprovao .
O sinal verde confirma a
liberao do nvel.
O sinal , indica que est
pendente de liberao no
nvel correspondente
49
9 - Na Sntese dos Itens

poder verificar as
informaes do item.
9 Ex.: Material ou servio,
quantidade, preo lquido, etc.
10 - No Detalhe do Item,
poder navegar pelas abas
10
disponveis e verificar as
informaes detalhadas de
cada item.
50
ZEPRMM012 Histrico de Aprovaes - Workflow
51
ZEPRMM012 - Consultar Histrico de Aprovaes
Permite consultar status de aprovao de um documento, informando quem so os

aprovadores e quem e quando j tomou uma ao.
1 - Digitar a transao ZEPRMM012 e
clicar ENTER.
1
Os campos 2, 3 e 4 so obrigatrios
2 Preencher com ano do documento,

6
3 Clicar no match code do campo
Tipo de documento.e selecionar o tipo
2
3 de documento a pesquisar.
5
4 Clicar no match code do campo
Empresa.e selecionar a empresa do
4
documento a ser pesquisado. Por
exemplo: 1001 se um documento da
Vale, 1064 se for do Salobo.
5 possvel informar o n do doc. ou

uma faixa de documentos a pesquisar
6 Clique no cone ou F8 para

executar a consulta
52
ZEPRMM012 - Consultar Histrico de Aprovaes
1 1 - Digitar a transao
ZEPRMM012 e clicar ENTER.
2 Preencher os campos
obrigatrios: Ano de Exerccio, tipo
de documento e Empresa.
3
DICA: No campo Documento,
poder informar o n do documento
de compra.
2
3 Clicar em Executar
53
ZEPRMM012 - Consultar Histrico de Aprovaes Workflow
1 O sistema exibir a tela com as

OBS: Note que o documento foi
informaes de acompanhamento
aprovado na primeira alada
de aprovaes.
competente e encontra-se
pendente de aprovao na
segunda alada.

Regra de Frias
O que ? Ateno!
uma funcionalidade que direciona a aprovao de um documento a um aprovador

indicado quando o aprovador responsvel estiver impossibilitado de tomar ao;
Aps delegao e dentro do perodo determinado na delegao, o comunicado e link

para aprovao dos documentos, sero encaminhados ao aprovador indicado.
Ao aplicar a regra de frias, voc no receber nenhum comunicado sobre a

aprovao dos documentos delegados
possvel alterar o prazo delimitado de delegao, antecipando

a data fim da delegao;
Para ver na
prtica
clique aqui
55
Regra de Frias - Passo a passo
Aprovador Substituto
1. Acessar a transao SBWP

2. Clique em Configuraes
3. Configuraes de Workflow
4. Atualizar substituto (exibida tela de substitutos pessoais)
5. Selecione a linha
6. Clique F5 ou no cone (que fica na parte inferior da tela). Exibe tela para
informar o aprovador substituto
7. Na aba Usurio Seg.dds. Endereo, informe o substituto e tecle Enter
8. Tecle Enter, aparece tela para definir o perodo em que o novo usurio
ficar como substituto. Informe a data de incio e fim.
9. No campo Perfil: selecionar a opo ZSUBSUP.
10. Marcar o campo substituio ativa e clicar em salvar
56
1 Acessar a transao SBWP
1
2 Clicar em Configuraes
3 Configurao de workflow
4 Clicar em Atualizar substituto.

2
57
5 Selecionar linha e clicar em

5 ou F5
6
6 Selecionar a aba Usurio
seg.dds.endereo.
7
7 Preencher o nome do
substituto no campo 1 nome e
clicar em ENTER.
58
8 Informar a data de validade.
9 Campo perfil, clicar no mach

code e selecionar a opo
ZSUBSUP
8
9
10 Flegar o campo
10 Substituio ativa.
Caso o campo no seja flegado,
o dado ser gravado, mas a
substituio no ser ativada.
59
11 - O sistema efetuar o
cadastro do substituto
11
12 Para excluir o aprovador

substituto, dever selecionar a
linha e clicar em .
12
60
Alterar perodo de ativao do Substituto1
1
1 Clicar em Configuraes
2
2 Configurao de workflow
3
3 Clicar em Atualizar substituto.
4 Selecionar a linha
4
5 Clique F9
5 Clicar em F9
6 Informar a nova data fim de

substituio.
6 OBS: Deve ser uma data menor que
7
a data do perodo de nomeao
7 Clicar em F5 para salvar.

O sistema emitir a mensagem
Delimitada com sucesso.

Aprovar documento via transao
ME54N Aprovar Requisio
ME35K Aprovar Contrato
ME35L Aprovar Scheduling Agreement
ME28 Aprovar Pedido
ME29N Aprovar Pedido

Passo a passo: ME54N> Nmero do documento> Liberar> Salvar
1 1 - Acessar o sistema SAP ECC

e digitar a transao ME54N no
menu SAP e clicar Enter.
2 - Clicar em para abrir a RC

a ser aprovada.
3 3 - Informar o nmero da RC e
clicar em Enter ou em Outro
documento
63
4 - Na Aba Estratgia de
liberao, ser exibido todos os
nveis de aprovaes.
4
5 Clicar no cone para
5 efetuar a liberao.
A liberao efetuada por nvel.
O sistema s permite a liberao
do nvel seguinte, se o anterior
for liberado.
6 O smbolo liberado no
nvel correspondente.
6
64
7 7 - Aps efetuar a liberao de

todos os nveis, clicar em Salvar
para concluir a liberao da RC.
Ateno: Caso feche a

transao sem clicar no boto
Salvar, a requisio de compra
no ser aprovada.
DICA: Caso deseje reniciar a

estratgia de liberao, clicar
no boto e depois em
(Salvar).
65
8 - Status - Liberado
8
DICA: Aps salvar a liberao,

acesse a aba Estratgia de
Liberao para ser o status de
liberado da RC.

1 - Acessar o sistema SAP ECC

1
e digitar a transao ME35K no
menu SAP e clicar em Enter.
2 - Preencher o campo
obrigatrio:
Cdigo de liberao,
correspondentes a alada do
workflow de aprovao.
4
2
3 Informar o N do contrato
4 Clicar em ou F8 para
3 gerar a pesquisa.
67
5 - Selecionar a linha marcando

em cima do N do contrato e
5 clicar em .
6 - O sistema exibir a
mensagem As liberaes
foram gravadas.
ATENO: Caso o documento de

compra possuir mais de um nvel
de aprovao, dever executar a
transao ME35K utilizando todos
os nveis de aprovao do
contrato.
6

ME35L Aprovar Schedule Agreement
1 1 - Acessar a transao ME35L

no menu SAP e clicar em Enter.
DICA: Ser adotado o mesmo

processo realizado na transao
ME35K para liberao de contrato,
lembrando que a nica diferena o
campo Ctg.doc compras,
preenchido com L (Programa de
remessa).

ME28 Aprovar Pedido
1
1 - Acessar a transao ME28 no
menu SAP e clicar em Enter ou
2 Informar o Cdigo de
liberao correspondente a
alada de aprovao
2 3 Informar o N do pedido.
Clicar em Processar
DICA: Caso deseja informar

3
mais de 02 pedidos dever
clicar no boto (Seleo
mltlipa) no campo N de
documento.
70
ME28 Aprovar Pedido
4 - Selecionar a linha marcando

em cima do nmero do pedido e
clicar em .
5
OBS: Caso deseja visualizar as
informaes do pedido clicar 02
vezes em cima do nmero do
4 pedido.
5 Clicar em
Note que o estado da liberao
modificado para Liberado
6 Liberaes foram gravadas.

Passo: ME29N > Nmero do documento> Liberar> Salvar
1 - Acessar a transao ME29N

1 no menu SAP e clicar em Enter.
2 - Clicar em
3 3 - Informar o
nmero do pedido
e clicar em Enter.
72
4 - Nos Dados do
cabealho clicar na aba
4 Estratgia de
liberao.
5 - Clicar no cone
73
6
6 - Aps os sistema exibir a
mensagem de Liberao
efetuada, clicar em Salvar para
finalizar o processo de
liberao.
DICA: Atravs do boto

a Estratgia de liberao
poder ser reniciada.
Ateno: Caso feche a

transao sem clicar no boto
Salvar, o pedido de compra
no ser aprovado.
74
7 - O sistema emitir a
mensagem.
7

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Tipo de Aprovar Aprovador

criado automaticamente a partir da

Cancelar e manter work item na entrada

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Acessar SRM - Consultar Contrato Central - CCTR

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Aprovar e solicitar aprovador adicional

1 1 Aps abrir o e-mail recebido,

2 - Inserir username e password

DICA: uma mensagem ser

4 Dar duplo clique sobre a linha

5 Para abrir e analisar

Para voltar clique aqui

1 1 Aps abrir o e-mail recebido,

2 - Inserir username e password

DICA: uma mensagem ser

4 Dar duplo clique sobre a linha

5 Para abrir e analisar o

7 Rejeitar: se clicar na opo rejeitar, ser aberta

Para voltar clique aqui

1 1 Aps abrir o e-mail recebido,

2 - Inserir username e password

DICA: uma mensagem ser

4 Dar duplo clique sobre a linha do

5 Para abrir e analisar o

7 Para rejeitar: se clicar na opo rejeitar,

Para voltar clique aqui

Ateno: A opo de aprovador

1 Ao visualizar o documento a ser

7 Informar os campos para

9 Aps selecionar clicar em salvar.

10 O documento ser exibido na

11 O documento aprovado pelo

Para voltar clique aqui

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1 1 - Na tela inicial do SAP, digitar a

4 Clicar na Aba Estratgia de

5 - Note que esta requisio de

6 - Na Sntese dos Itens so

7 - Utilizando a barra de rolagem

8 Para verificar anexos da linha

12 12 - Na aba Pessoa de Contato

Para voltar clique aqui

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