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F I G E P

Fiduciaire de Gestion des


Entreprises Prives
Maison de Consultance et dAppui-conseil,
Gestion, Audits et Formations
Cabinet de lExpert-comptable Agr Nzalamingi Kambale
Ordonnance dAgrment n 013/D.20/90 du 14 mai 1990 du Tribunal EGLISE DU CHRIST AU CONGO
de Grande Instance de Goma/RD Congo. CENTRE MEDICAL EVANGELIQUE
Consultant Indpendant en Gestion et Dveloppement
Conseiller des Entreprises Prives et des Organisations Paysannes DE NYANKUNDE
B.P. 466 BUTEMBO/NORD-KIVU B.P. 55 BUNIA, Rpublique Dmocratique du Congo
Rpublique Dmocratique du Congo Tlphones : +243998686922 ou +243997744561
Email : figep@yahoo.fr et christophenzalamingi@yahoo.fr
Tl.: +243 81 305 4550 ou +243 99 145 2239

Audit financier CME NYANKUNDE


Exercice 2010
Rapport dAudit externe

Rdacteur : FIGEP,
Fiduciaire de Gestion des Entreprises Prives
figep@yahoo.fr
Tl. : + 243 (0) 81 305 4550
Modrateur principal de la Figep :
Christophe NZALAMINGI KAMBALE,
Consultant Indpendant en Gestion et Dveloppement et
Expert Comptable Agr
Ordonnance dAgrment n 013/D.20/90 du 14 mai 1990
christophenzalamingi@yahoo.fr

BUTEMBO, RD Congo, Avril 2011 Cme Nyankunde et Figep


SOMMAIRE

SOMMAIRE .......................................................................................................................... I
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................................... II
Lettre de transmission ........................................................................................................ III
Lettre dopinion ................................................................................................................. IV

0. INTRODUCTION .............................................................................................................. 8
0.1. Contexte dorganisation de laudit ................................................................................. 8
0.2. Objectifs ................................................................................................................... 8
0.3. Rsultats attendus...................................................................................................... 9
0.4. Mthodologie de l'audit ............................................................................................... 9
0.5. Prsentation de la FIGEP et des auditeurs ..................................................................... 10

CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET STRUCTURE DU CME NYANKUNDE ......................................... 11


1.1. PRESENTATION SOMMAIRE DE CME NYANKUNDE DRC ................................................... 11
1.2. STRUCTURE.............................................................................................................. 11
1.3. ORGANIGRAMME DE CME NYANKUNDE ....................................................................... 12

CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DE LAUDIT ............................................................................. 14


2.1. SITUATION DE TRESORERIE ....................................................................................... 14
2.1.1. Rapport de la situation de trsorerie ............................................................................ 14
2.1.2. Etat de la situation de recettes et de dpenses .............................................................. 15
2.1.2.1. Les Caisses des entits du CME NYANKUNDE ....................................................... 15
2.1.1.2 Les banques des entits du CME NYANKUNDE ......................................................... 16
2.2 Notes sur ltat de la situation de trsorerie .................................................................. 17
2.3 ETAT DES DEPENSES DE LORGANISATION ................................................................... 20
2.3.1 Rapport sur ltat des recettes et dpenses ................................................................... 20
2.3.2 Etat rcapitulatif des dpenses et dexcution budgtaire ............................................... 21
2.3.3 Notes explicatives sur ltat des dpenses et dexcution budgtaire ................................ 22
2.4 PATRIMOINE DE LORGANISATION : ETATS FINANCIERS ................................................ 24
2.4.1 Rapport sur les tats financiers du CME Nyankunde au 31 dcembre 2010 ........................ 24
2.4.2 Synthse des inventaires des stocks ............................................................................ 26
2.4.3 Notes explicatives des tats financiers et des stocks ...................................................... 26

CHAPITRE 3: ANALYSE DU CONTROLE INTERNE ..................................................................... 28


3.1. RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE GESTION .............................................................. 28
3.2. MECANISMES DU CONTROLE INTERNE ......................................................................... 29
3.2.1. Procdures de gestion ................................................................................................ 29
3.2.2. Examen du paramtrage du logiciel ............................................................................. 29
3.3. EXAMEN DES DOCUMENTS COMPTABLES ET PIECES JUSTIFICATIVES .............................. 29
3.3.1. Examen du niveau dapplication des recommandations antrieures .................................. 29
3.3.1.1. Recommandations de laudit interne .................................................................. 29
3.3.1.2. Recommandations de laudit externe 2009 ......................................................... 30
3.2 EXAMENS DES PIECES ET CONTROLE INTERNE ............................................................. 30
ANNEXE 1: LISTE DES PARTICIPANTS A LA RESTITUTION DES RESULTATS DES TRAVAUX DAUDIT
DU CME NYANKUNDE ................................................................................................... i
II
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

CME : Centre Mdical Evanglique


COOPEC : Cooprative dEpargne et de Crdit
CTA : Centre de Traitement Ambulatoire
FIGEP : Fiduciaire de Gestion des Entreprises Prives
HGR : Hpital Gnral de Rfrence
IEM : Institut dEnseignement Mdical
ISTM : Institut Suprieur des Techniques Mdicales
MUSACA : Mutuelle de Sant Canaan
Numcpte : Numro de compte

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


III

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Cabinet de lExpert-comptable Agr Nzalamingi Kambale
Ordonnance dAgrment n 013/D.20/90 du 14 mai 1990 du Tribunal
de Grande Instance de Goma/RD Congo.
Consultant Indpendant en Gestion et Dveloppement
Conseiller des Entreprises Prives et des Organisations Paysannes
B.P. 466 BUTEMBO/NORD-KIVU
Rpublique Dmocratique du Congo
Email : figep@yahoo.fr et christophenzalamingi@yahoo.fr
Tl.: +243 81 305 4550 ou +243 99 145 2239
V/Rf. :
N/Rf. : N FIGEP/DIR/NZK/Bbo/020/11
Lettre de transmission
AU CME NYANKUNDE

NYANKUNDE

Messieurs,

Concerne : Audit financier de vos comptes 2010

Nous avons lhonneur de vous transmettre notre rapport daudit de vos comptes du pour
lexercice comptable 2010.

Ce rapport contient deux aspects importants :

1. Notre opinion sur les tats financiers ;


2. Nos recommandations sur le systme de contrle interne mis application en 2010.

Nous restons votre entire disposition pour tout complment dinformations que vous
jugeriez utile dobtenir au sujet de ce rapport.

Nous vous prions dagrer, Messieurs, lassurance de notre considration distingue.

Christophe Nzalamingi Kambale


Expert-Comptable Agr

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


IV
Butembo, le 03 mars 2011
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Tl.: +243 81 305 4550 ou +243 99 145 2239
V/Rf. :
N/Rf. : N FIGEP/DIR/NZK/Bbo/021/11
Lettre dopinion

AU CME NYANKUNDE

NYANKUNDE

Messieurs,

Concerne : Lettre dopinion sur vos rapports et tats financiers au 31/12/2010

En excution de la mission que vous avez bien voulu nous confier, nous avons le plaisir
de vous prsenter notre rapport daudit financier de vos activits pour la priode du 1er
janvier au 31 dcembre 2010.

Ltablissement des tats financiers ainsi que des rapports audits relve de la
responsabilit de vos services financiers et comptables. Cette responsabilit comprend la
conception, la mise en place et le suivi d'un contrle interne relatif l'tablissement et la
prsentation des situations financires sincres ne comportant pas d'anomalies
significatives.

Notre responsabilit se limite exprimer notre opinion sur ces tats financiers et ces
rapports sur la base de notre audit.

1. Opinion sur les tats et rapports financiers


Nous avons effectu notre audit selon les normes internationales daudit. Ces normes
requirent la mise en uvre des diligences permettant dobtenir lassurance raisonnable
que les comptes annuels ne comportent pas danomalies significatives.

Un audit consiste examiner par sondage, les lments probants justifiant les donnes
contenues dans les comptes. Il consiste galement apprcier les principes comptables
et les estimations significatives retenues pour larrt des comptes et apprcier leur
prsentation densemble.

Nous estimons que nos contrles fournissent une base raisonnable la formulation de
notre opinion.

Ainsi, en conclusion de nos travaux, nous certifions que les tats financiers annexs ce
rapport daudit, donnent une image fidle des oprations menes au cours lexercice clos
au 31 dcembre 2010, ainsi que du patrimoine constitu par le CME NYANKUNDE cette
date. Ceci, conformment lobjet des activits ralises et aux principes comptables
internationaux et ceux admis en Rpublique Dmocratique du Congo.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


V
2. Analyse du contrle interne
Nous avons galement procd aux vrifications spcifiques conformment aux conditions
daccords, aux lois et aux rglements pour nous rassurer quun contrle interne est
effectu au sein de lorganisation.

Dune manire gnrale, nous avons retrouv en place un systme solide de contrle
interne qui tient bon grce aux aspects suivants :

Lutilisation dun logiciel comptable SAGE garantissant un bon systme


comptable ;
La bonne qualit du staff ayant permis la ralisation des activits ;

Cependant, au cours de nos travaux daudit, nous avons formul une srie de
recommandations qui peuvent se rsumer en celles qui suivent et qui sont, notre avis,
les plus pertinentes:

1 Concevoir un modle unique de prsentation du rapport journalier prsenter la


caisse et prvoir un classement de ces derniers ;
2 Disponibiliser des outils de gestion, revoir le classement des documents puis
grouper les tiquettes longues et ordonnances selon le mois
3 Augmenter les outils de gestion au sein de la pharmacie et valoriser toutes entres
en mdicaments.
4 Informatiser la gestion de stock au sein de la pharmacie
5 Grer les imprims de valeur en vous servant des outils.
6 Clturer mensuellement les registres, les fiches de stock et parapher aprs chaque
contrle
7 Contrler priodiquement les livres de caisse en laissant de traces de contrle et
transmettre les originaux du livre de caisse au service de comptabilit pour
conservation et traitement.
8 Codifier tous les matriels et mobiliers appartenant au CME
9 Maintenir lunit de production comme point de vente.
10 Faire approuver les bons de sortie de caisse
11 Classer les pices justificatives en constituant un dossier de pices
12 Garder les fonds la banque surtout que la clinique ne dispose pas dun coffre-fort
13 Acheter un coffre fort pour la scurit de largent
14 Prvoir un livre de caisse pour chaque monnaie manipule et revoir les calculs
avant tout enregistrement au livre de caisse.
15 exiger un bordereau de versement et de retrait aprs chaque opration effectue
avec la banque.
16 Sparer les deux fonctions : la comptabilit et la caisse puis recruter une caissire
pour STOP SIDA et MUSACA
17 respecter la procdure dachat tel que reconnue dans le MAPAF
18 Dclarer les rmunrations des agents et verser les diffrentes retenues
obligatoires aux services comptents.
19 Apposer les imputations comptables et budgtaires sur tous les jeux qui
constituent les pices justificatives et tablir des tats de besoin et/ou de demande
des fonds chaque fois que lon veut faire une demande.
20 Clturer mensuellement les livres de caisse, tablir de P.V de contrle de caisse et
les contresigner avec le responsable
21 Enregistrer toutes les oprations de la mutuelle dans un seul livre de caisse.
22 Que le bnficiaire signe pour acquit et prvoir sur le bon de sortie de caisse la
place de la signature de lordonnateur.
23 La pice justificative doit tre un original. Si on est en dplacement scanner et
envoyer la pice par mail.
24 Mettre la disposition de chaque agent son contrat de travail approuv par

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


VI
linspection du travail.
25 Eviter de reprendre la signature du comptable sur la demande de paiement tant
donn quil ne devrait pas tre ordonnateur de dpenses.
26 Eviter les manquants et les excdents de caisse en enregistrant correctement
toutes les recettes et toutes les dpenses (le cas de lIEM, de lISTM, de lHGR
Nyankunde, etc.)
27 Appliquer et suivre les recommandations des auditeurs
28 Actualiser et appliquer les procdures oprationnelles de gestion
29 Revoir le paramtrage du logiciel Sage et recycler le personnel utilisateur
30 Tenir rgulirement les runions des organes et produire les comptes rendus
archiver correctement

A notre avis, la mise en uvre des oprations de recettes et de dpenses de vos


activits, bien quincomplte, a t ralise en accord avec les lois et rglements
en vigueur en Rpublique Dmocratique du Congo et au monde. Nous estimons
que les quelques anomalies releves dans la gestion interne de lorganisation ne
sont pas trs significatives. Les avis de laudit complts par lui-mme en
certains endroits de notre rapport et les discussions menes avec lui montrent la
bonne foi non seulement de la correction, mais aussi de lamlioration de la
situation vers un travail de bonne qualit.

Cest ainsi que, suite cette bonne foi de correction, le fond de la gestion gnrale
nayant pas t significativement altr, nous confirmons et certifions que :

- les rapports prsents par les diffrentes units du CME NYANKUNDE


reprennent lensemble des activits ralises pendant lexercice 2010
mais le rapport densemble reste produire comme il se doit ;
- les tats financiers prsentent fidlement, dans leurs aspects significatifs,
le solde de trsorerie issu des situations financires aboutissant au cash
position prsents par le CME NYANKUNDE, aux extraits bancaires au 31
dcembre 2010 sous les rserves suivantes :

1. les pices justificatives de lutilisation de la somme reue de


Monsieur Dix, soit 5 000$us, et qui aurait t rembourse de
manire directe par un chque en provenance de lISTM Nyankunde
nont pas t prsentes ;
2. la sortie de 23 293,20$us au niveau du compte NatWest et de la
recette de 21 364,26$us sur le compte AIM/Natwest ne sont pas
appuyes par les pices justificatives convaincantes ;
3. un manquant de caisse de 100,61$us est retrouv au niveau de la
Clinique de Bunia et de 1 660$us au niveau du compte COOPEC LA
SEMENCE 410de lISTM ;
4. un excdent de caisse de 362,66$us lHGR Nyankunde, de
1 209,26$us au niveau de lIEM et de 70$us au compte Coopec La
Semence 572 de lISTM ;
5. lexistence des feuilles de livre de caisse parallle lHGR
Nyankunde entranant un excdent de 2 521,85$us ;
6. Pour ne citer que quelques exemples, le compte 70 des ventes des
mdicaments la Clinique de Beni prsente un chiffre de
129 542,79$us au niveau de la partie du rapport financier prsent
par le Directeur Financier tandis que la balance des comptes tire
du logiciel SAGE renseigne un montant de 165 346,53$us ; les
prestations de services au site de Beni slvent 326 454,66$us
selon le rapport financier partiel tandis que la balance des comptes
indique la somme de 375 581,49$us ; etc.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


VII
7. les tableaux de contrle budgtaires de diffrentes units
prsentent certaines oprations qui ne sont pas saisies en
comptabilit. En effet, pour ne citer que quelques cas, le projet CTA
napparat nulle part dans la comptabilit Sage ; il en est de mme
des comptabilits MUSACA, STOP SIDA, PROJET SEDO (il a fait
lobjet dun enregistrement spar en Sage et non intgr dans la
consolidation des donnes), etc.
8. la balance des comptes du Site de Beni y compris la DIREX contient
un compte 59 des virements des fonds non justifis pour une
somme de 3 216,18$us.
9. le compte 12 de report nouveau ne provient pas des rsultats
antrieurement obtenus de lexploitation de lorganisation mais il
sagirait des soldes des comptes des valeurs disponibles
faussement reports en capitaux propres. Il faudra rectifier les
oprations y relatives.
10.Le compte 221540 enregistre la valeur des immeubles Salle
doprations et salle des soins intensifs Beni-Sose. Selon les
tats financiers prsents, ces immeubles nauraient pas connu des
travaux pendant lexercice 2010. Cela reste contradictoire avec le
rapport narratif qui, sa page 17, prcise ce qui suit : A Beni,
nous avons continu avec la construction du btiment des soins
intensifs et nous avons entam la construction de la maternit. 1
Au demeurant, les tats financiers nindiquent rien en ce qui
concerne la construction de la maternit de Beni. Il est fait
seulement mention des travaux encours de la maternit de Bunia.
Les services comptables et financiers devraient alors fournir
damples explications.
11.les inventaires ainsi que le rapport financiers consolids nont pas
t prsents pour justifier le bilan final de lorganisation.

Nous encourageons les dirigeants du CME NYANKUNDE maintenir lapplication


rigoureuse des rgles de bonne gestion en vue dune croissance de leur organisation.

Veuillez agrer, Messieurs, lassurance de notre considration distingue.

Christophe Nzalamingi Kambale


Expert-comptable Agr et
Consultant Indpendant en Gestion et Dveloppement

1
Cme Nyankunde, Rapport annuel 2010, page 17.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


0. INTRODUCTION

0.1. Contexte dorganisation de laudit

Le Centre Mdical Evanglique de Nyankunde (CME Nyankunde) est une association sans
but lucratif cre en 1966 et dote de la personnalit civile par arrt ministriel de 1970
sous le numro 70-086 en RD Congo. Il est linitiative de 5 communauts (CECA-20, CE-
39, CECCA-16, CEBCE-55 et CNCA-21) de lEglise du Christ au Congo. Avec ladhsion de
2 autres communauts (AOG-12 et CBCN-14), le CME Nyankunde comprend 7
communauts membres de lEglise du Christ au Congo ayant le droit de proprit de
lorganisation.

Les dcisions prises par lAssemble Gnrale sont mises en application par le Comit
Excutif dirig par le Directeur Excutif qui runit chaque trimestre les 7 secteurs
dactivits du CME Nyankunde.

Chaque anne, il est de coutume que non seulement les activits de ces secteurs soient
values, mais aussi audits. Cest ainsi quil sest avr utile deffectuer un audit
financier des comptes des oprations et des projets du CME Nyankunde pour une priode
de 12 mois (janvier dcembre 2010). Le prsent rapport donne la synthse des travaux
daudit de cette organisation pour cette priode.

0.2. Objectifs

Objectif gnral
Effectuer un audit financier des comptes des oprations et des projets du CME
Nyankunde pour une priode de 12 mois (janvier dcembre 2010).

Objectifs spcifiques
- Se fixer un principe daccord avec la Direction du CME Nyankunde sur le format de
rapport final publier ;
- Conduire un audit des comptes des secteurs du CME Nyankunde oprant dans 3
sites (Beni, Nyankunde et Bunia) ;
- Examiner le budget des recettes, des dpenses et la situation de la trsorerie tels
quils sont prsents dans les rapports financiers et conformment aux donnes
des livres comptables et des inventaires physiques de la priode (janvier
dcembre 2010) ;
- Vrifier les relevs des banques, les livres de caisse, les bons dentres et de
sorties de tous les centres des cots et sassurer que les oprations financires
sont autorises, sanctionnes par des pices justificatives ainsi que leur
authenticit ;
- Vrifier que les revenus des bailleurs pour les activits et projets spcifiques sont
utiliss cette fin, et que des rapports sont en conformit des accords et budgets
approuvs ;
- Vrifier que les revenus de toutes les prestations mdicales, de lenseignement,
des mdicaments vendus sont encaisss et logs aux comptes du CME
Nyankunde ;
- Sassurer galement que lorganisation fait le recouvrement de ses crances et les
encaisse ;
- Faire le spot check (vrifier) les stocks de lorganisation pour chaque secteur,
lenregistrement des arrivages, le stockage et les sorties des mdicaments avec la
rgularit des fiches et bordereaux ;
- Sassurer que le patrimoine de lorganisation est inventori et existe ;

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


- Vrifier les rapports financiers produits et mettre lopinion de lexpertise, en
produisant le rapport daudit soumettre lAssemble Gnrale de
lorganisation ;
- Examiner le niveau dexcution des recommandations formules laudit

0.3. Rsultats attendus


- Le rapport daudit est produit temps ;
- Le personnel gestionnaire (responsable) du CME Nyankunde et des sites est
sensibilis sur ses performances et ce quil faut amliorer.

0.4. Mthodologie de l'audit


Deux mthodes ont t utilises : la mthode participative et la mthode rtrograde. Les
techniques suivantes ont t associes ces mthodes : lanalyse documentaire, la visite
de terrain, lentretien, le sondage, le recoupement, la restitution.

a. la mthode participative : nos audits ont particip toutes les tapes de nos
investigations tendant dterminer la bonne ou mauvaise utilisation ou
justification des fonds utiliss pour lexcution des activits de lexercice 2010 ;
b. la mthode rtrograde : nous nous sommes servis des rapports financiers et
narratifs pour identifier et reconstituer les faits ; nous sommes remonts des
rapports jusqu la pice en passant par lenregistrement des oprations dans le
systme comptable mis en place;
c. lanalyse documentaire : la lecture et comprhension des rapports, des situations
de caisse et de banque, des pices justificatives et la revue documentaire ont
beaucoup domin nos techniques daudit ;
d. La visite de terrain : nous avons choisi des visiter les services chargs dexcuter
les activits du CME NYANKUNDE sur terrain ;
e. Lentretien : nous nous sommes entretenus avec les diffrents gestionnaires au
niveau de chaque unit formant le CME NYANKUNDE, les comptables, le
Coordonnateur des projets, le Directeur Financier, le Directeur Excutif Adjoint, etc
pour comprendre le fonctionnement de lorganisation ;
f. Le sondage : nos investigations dans les pices justificatives ont t effectues par
sondages selon les critres suivants :

i. Vrification des pices des montants suprieurs ou gaux 100$ ;


ii. Slection des pices selon le procd 1/10 en prenant les dates 7/17/27 de
chaque mois ;
g. Le recoupement : certains chiffres relevs des pices justificatives ont t
confronts la ralit et lexistence des faits en vue de leur certification ;
h. La restitution : en vue de valider les recommandations formules au sujet de la
gestion du projet et de lutilisation des fonds, nous avons associ tous les
responsables concerns par la gestion des units de lorganisation une sance
dchange au cours de laquelle nous avons lu notre premier draft de rapport et
obtenu les avis des participants quant son contenu.
i. Les changes par e-mail : malgr la restitution, nous avons continu poser des
questions par e-mail et nous avons obtenu des rponses de la part du CME
NYANKUNDE pour certaines situations qui ncessitaient dtre clarifies.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


0.5. Prsentation de la FIGEP et des auditeurs
Cre depuis mai 1990, Beni, la Fiduciaire de Gestion des Entreprises
Prives, FIGEP en sigle, a t jusquaujourdhui un cabinet priv de lExpert-comptable
Agr Monsieur Christophe NZALAMINGI KAMBALE.

Monsieur Christophe Nzalamingi Kambale est un Consultant Indpendant et


Expert Comptable Agr prs le Tribunal de Grande Instance de la Rpublique
Dmocratique du Congo. Il est un Expert en Gestion financire et comptable des
entreprises et organisations prives. Depuis 2004, il collabore avec Agriterra comme
Conseiller des Organisations Paysannes et est actuellement enregistr dans Agripool pour
toutes fins utiles.

Technicien et formateur en Gestion et Dveloppement, il collabore aussi comme


Auditeur et Formateur Consultant avec MDF AC (Management for Development
Foundation Afrique Centrale), une organisation internationale appuye par MDF NL des
Pays-Bas dans le cadre du renforcement des capacits des ressources humaines des
autres organisations dans des domaines divers. Il est aussi Consultant charg de lappui-
conseil des organisations paysannes congolaises pour le compte dAgriterra, une
organisation internationale des Pays-Bas en mme quil le Prsident du Conseil
dAdministration de la REFCAD (Recherche, Formation et Conseils pour lAppui au
Dveloppement), une ONG locale charge des formations et appui-conseil aux
organisations et entreprises dans le cadre du dveloppement.

Dans le cadre de cet audit, le Consultant principal est second par Monsieur Paulin
Mumbere Kyalwahi et Monsieur Bwenge Kasereka Muviri.

Monsieur Paulin Mumbere Kyalwahi est Consultant Assistant la Figep depuis le


dbut de lanne 2009. Licenci en Economie en option gestion financire, il se spcialise
progressivement en audit des comptes des organisations et en techniques de formation et
facilitation.

Quant Monsieur Bwenge Kasereka Muviri, il est Consultant Assistant la


Figep depuis le dbut de lanne 2010. Licenci en Sciences commerciales et financires
en option Comptabilit, il se spcialise aussi en audit des comptes organisations.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET STRUCTURE DU CME NYANKUNDE

1.1. PRESENTATION SOMMAIRE DE CME NYANKUNDE DRC2

Statut lgal
Le Centre Mdical Evanglique de Nyankunde (CME Nyankunde) est une association sans
but lucratif cre en 1966 et dote de la personnalit civile par arrt ministriel de 1970
sous le numro 70-086 en RD Congo. Il est linitiative de 5 communauts (CECA-20, CE-
39, CECCA-16, CEBCE-55 et CNCA-21) de lEglise du Christ au Congo. Avec ladhsion de
2 autres communauts (AOG-12 et CBCN-14), le CME Nyankunde comprend 7
communauts membres de lEglise du Christ au Congo ayant le droit de proprit de
lorganisation.

Localisation
Le CME Nyankunde a son sige social Nyankunde, Collectivit des Andisoma,
Territoire dIrumu, District de lIturi, Province Orientale en RDC. Depuis la guerre de
septembre 2002, il sest dploy dans trois sites, notamment Nyankunde, Bunia et
Beni.

Objectifs
Vision
La Vision du CME Nyankunde est Un monde o Christ fait rgner lamour, la
paix et le soutien mutuel pour le bien tre intgral de lhomme.

Mission
Le CME Nyankunde a pour mission de propager l'vangile de Jsus Christ au
moyen des services de sant.

Objectifs
Le CME Nyankunde poursuit les objectifs suivants:
- Evangliser et difier spirituellement son personnel, ses lves, ses tudiants et
ses clients en offrant un modle de lthique chrtienne;
- Etablir et exploiter des centres hospitaliers pour les soins mdicaux spcialiss et
de qualit;
- Former et recycler le personnel mdical et paramdical;
- Soutenir les institutions sanitaires des Communauts Membres par des visites
mdicales, lapprovisionnement en mdicaments et quipement mdical ;
- Initier des projets de dveloppement communautaire.

1.2. STRUCTURE

Une Assemble Gnrale, organe suprme se runit en sance ordinaire chaque


anne pour tracer la politique gnrale de travail au CME Nyankunde et constitu par des
reprsentants venus des 7 communauts membres et le staff dirigeant du CME
Nyankunde.

Les dcisions prises par lAssemble Gnrale sont mises en application par le
Comit Excutif dirig par le Directeur Excutif qui runit chaque trimestre les 7
secteurs dactivits du CME Nyankunde. Ces secteurs sont :

(1) LHpital Gnral de Rfrence de Nyankunde, 50 lits et 54 travailleurs dont deux


mdecins, tous gnralistes ;

2
Extrait du rapport narratif annuel RAP 2010

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


(2) La Clinique de Beni, 73 lits, 61 travailleurs dont deux mdecins (un chirurgien et
un gnraliste) ;
(3) La Clinique de Bunia, 50 lits, 46 travailleurs dont 4 mdecins (2 chirurgiens et 2
gnralistes) ;
(4) LISTM Nyankunde, cole de formation des gradus en sant (infirmiers,
techniciens de sant communautaire, techniciens de laboratoire mdical,
anesthsistes et ranimateurs, Administrateurs & Enseignants) ;
(5) LIEM Nyankunde : cole de formation des professionnels de sant de niveau
secondaire (infirmiers, assistants en pharmacie, techniciens de laboratoire mdical
et techniciens en soins bucco-dentaires) ;
(6) La pharmacie qui produit et distribue les mdicaments essentiels et de qualit
ainsi que le matriel de soin aux structures du CME ainsi que dautres structures
sanitaires de la rgion ;
3
1.3. ORGANIGRAMME DE CME NYANKUNDE

MUSACA PROJETS

Au vu de cet organigramme, le CME Nyankunde est rgi par les organes suivants :

- LAssemble Gnrale (AG): cest l'organe suprme de lAssociation. Elle est


charge de la conception, de dcisions et d'orientation de la politique gnrale de
l'Association. LAG se runit tous les deux ans en session ordinaire au mois de
fvrier sur convocation du Prsident du Conseil dAdministration. Elle peut se runir
en sance extraordinaire en cas de besoin. Elle est compose des 21 membres
venant des communauts membres du CME Nyankunde (3 membres par
communaut) et des membres du Comit excutif (COMEX).

- Le Conseil dAdministration (CA): cest le deuxime organe qui est charg de la


gouvernance du CME Nyankunde. Il veille lapplication des rsolutions prises par
lAssemble Gnrale, au respect de la mission et des objectifs de lorganisation ;
et renouvle la vision et les objectifs et les soumettre lAssemble Gnrale
pour lapprobation. Le Conseil dAdministration se runit une fois lan, en
novembre, sur convocation de son Prsident. Le Conseil dAdministration est

3
Source : Archives du CME NYANKUNDE

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


compos de trois reprsentants lgaux des communauts membres, du prsident
de la commission financire, de quatre membres venant des Communauts
membres chargs de ladministration, sant, enseignement et dveloppement ;
dun directeur excutif honoraire du CME Nyankunde ; du directeur excutif et de
son adjoint.

- Le Comit Excutif (COMEX): cest le troisime organe du CME Nyankunde. Il


est charg de lexcution des dcisions prises par lAssemble Gnrale
et le Conseil dAdministration. Il coordonne les activits du CME Nyankunde.
Le Comit Excutif se runit en sance ordinaire tous les 4 mois sur convocation
du Directeur Excutif du CME Nyankunde ou en cas dempchement par son ad-
joint. Le COMEX est compos du directeur excutif, du directeur excutif adjoint,
du directeur des ressources humaines, du directeur financier, de laumnier en
chef, du coordinateur des projets et des directeurs des branches (hpitaux,
pharmacie, ISTM et IEM).

- La Direction Excutive (DIREX) : cest le quatrime organe du CME Nyankunde.


Il est charg de la gestion quotidienne de lAssociation. La direction excutive est
compose du Directeur Excutif et son adjoint, assists par laumnier en chef, du
directeur des ressources humaines, du directeur financier et du coordonateur des
projets. Elle se runit deux fois par mois. Elle peut se runir en sance
extraordinaire en cas de besoin.

- Le comit gestion (COGE) : Cest lorgane de gestion de chaque branche du CME


Nyankunde. Il se runit chaque mois pour valuer lvolution de la branche. Cest
lorgane de gestion quotidienne des branches. Il soumet les propositions au
COMEX.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DE LAUDIT

2.1. SITUATION DE TRESORERIE

2.1.1. Rapport de la situation de trsorerie


a. Faisant suite votre demande, nous avons procd laudit de votre organisation,
notamment de ltat de la situation de trsorerie globale issue de vos activits
ralises pendant lexercice comptable 2010. Ltablissement de la situation de
trsorerie relve de la responsabilit de vos services financiers et comptables.
Notre responsabilit ne sest limite qu exprimer sur cette situation une opinion
qui prend son fondement dans laudit que nous avons effectu.

b. Nous avons conduit notre audit conformment aux normes internationales selon
lesquelles nous sommes obligs planifier et conduire laudit de manire tre
raisonnablement certains que ltat ne comporte pas de donnes inexactes. Un
audit comporte lexamen, au moyen des sondages, des pices justifiant les
montants et divulgations qui figurent dans ltat. Un audit comprend aussi
lapprciation des principes comptables utiliss et des estimations importantes
faites par les gestionnaires, aussi bien quune valuation de la prsentation
densemble de ltat. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable
lexpression de notre opinion.

c. A notre avis, au 31 dcembre 2010, ltat de la situation de trsorerie prsente


fidlement, dans tous les aspects significatifs, le solde de trsorerie de
81 339,53$us en conformit avec les rgles de comptabilit de CME
NYANKUNDE. Ce montant correspond au total des soldes des comptes de
trsorerie suivants :

N Entit Montant en
$us
1 Clinique de Beni et Direction excutive 40 345,44
2 Clinique de Bunia 7 945,68
3 Hopital Gnral de Nyankunde 3 298,85
4 Projet CTA 0,92
5 Projet SEDO 868,81
6 ISTM NYANKUNE 7 336,26
7 IEM NYANKUNDE 6 189,09
8 Projet Stop Sida 9 884,66
9 MUSACA 5 469,82
Total trsorerie en $us 81 339,53

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


2.1.2. Etat de la situation de recettes et de dpenses

La trsorerie telle quelle est justifie dans la comptabilit du CME NYANKUNDE a volu
de la manire suivante depuis le 1er janvier jusquau 31 dcembre 2010 :

2.1.2.1. Les Caisses des entits du CME NYANKUNDE


Entit Reports Recettes Dpenses soldes Soldes Ecarts
reconstitus livres de
caisse
661 205,36 649 099,56 17 789,55 17 789,55 0,00
CAISSE CENTRALE 5 683,74
CLINIQUE DE BUNIA 10 106,48 439 238,54 444 052,44 5 292,58 5 191,97 -100,61
1 297,35 156 984,42 154 620,24 3 661,53 3 298,87 362,66
HGR
IEM 0,00 27 930,65 22 950,82 4979,83 6189,09 1 209,26
ISTM 101,74 1 448682,07 1447950,55 833,26 833,26 0,00
STOP SIDA 852,61 78 671,39 69 639,34 9 884,66 9 884,66 0,00
MUSACA
FONCTONNEMENT 3 432,16 18 712,00 20 527,39 1 616,77 1 616,77 0,00
MUSACA ADHESION 2 251,94 4 366,47 2 965,35 3 653,06 3 653,06 0,00
Source : Nos calculs bass sur notre audit

Cet tat de recettes et de dpenses est un cumul de la situation financire prsente


dans les livres de caisse tenus par les entits du CME.

Lobservation faite de ce tableau nous renseigne que les soldes dclars par la caisse
centrale tenue par le site de Beni, la clinique de Bunia, lISTM, le STOP SIDA et MUSACA
correspondent exactement ceux reconstitus par laudit. Par contre la clinique de Bunia
a dclar un solde de 5 191,97$us alors que laudit reconstitue un solde de
5292,58$us. Ce qui dgage un cart de 100,61$us.

LHGR et LIEM NYANKUNDE ont dclar respectivement de soldes de lordre


3 298,87$us et 6 189,09$us. La reconstitution de la trsorerie faite par laudit rvle
des soldes respectifs de 3 661,53$u et 4 979,83$us. Les deux entits accusent des
excdents de caisse de lordre de 362,66$us et 1 209,26$us.

A notre avis, le manquant de 100,61$us ainsi que ces surplus de 362,66$us et


1209,26$us restent justifier respectivement par la clinique de Bunia, lHGR et lIEM
NYANKUNDE.

Daprs la Charge des finances de lIEM, le surplus correspondrait des fonds quelle
avance de fois lInstitution mais quelle ne prend pas soin denregistrer.

A lHGR de NYANKUNDE, nous avons retrouv des feuilles originales du livre de caisse
parallle aux quatre premiers mois qui prsentent un solde 3 077,23$us au 24 avril
2010. De la confrontation de ce solde au solde du livre de caisse prsent aux auditeurs,
nous constatons que celui-ci prsente un excdent de 2 521,85$us suite au solde de
5599,08$us dclar dans le nouveau livre de caisse au 25 avril 2010.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


2.1.1.2 Les banques des entits du CME NYANKUNDE
Notons que la Clinique de Bunia dispose dun compte bancaire ouvert la BIC
depuis octobre 2010. LISTM a ouvert deux compte la COOPEC La SEMENCE.

SOLDE ECART
ENTITES REPORT VERSEMENTS RETRAITS SOLDES 31/12/10
2 753,71 0,00
CLINIQUE BUNIA 10 987,00 8 733,29 2 753,71
6503,00 -1 590,00
ISTM 8 093,00 0,00 0,00 8 093,00
Source : Nos calculs bass sur notre audit

Nous avons reconstitu ces mouvements partir des extraits bancaires mis notre
disposition. Cela se justifie par le fait que les mouvements ne font pas lobjet
denregistrement dans un livre de banque.

Les versements effectus au compte par la clinique de Bunia sont de 10 987$us, les
retraits de 8 733,29$us et le solde est de 2753,71$us. Ce solde est confirm par
lextrait bancaire au 31/12/2010.

Les oprations financires effectues par lISTM la COOPEC La SEMENCE ne font pas
lobjet denregistrement dans un livre de banque. Seuls les relevs bancaires tirs au 31
dcembre 2010 pour chaque compte nous ont permis davoir le solde qui est diffrent de
celui reconstitu par laudit. Cest pourquoi, le compte LA SEMENCE 410 prsente un
manquant de 1 660$us et le compte la semence 572 accuse un surplus 70$us. A notre
avis le manquant et ce surplus de banque restent justifis par lISTM NYANKUNDE

Par ailleurs, le chque n 94 503 tir le 22/02/2010 sur La Semence dun import de
5 000$us avec ventuel motif de remise lHpital Gnral de Nyankunde ny a pas t
enregistr et sa destination restait inconnue jusquau moment de laudit. Le demandeur
officiel de ce montant tait Monsieur Rona, Directeur Financier du CME NYANKUNDE qui
sest expliqu de la manire suivante, nous citons : Nous avons adress une lettre de
demande demprunt lISTM en faveur de lHGR Nyankunde. Selon les explications du
Comptable de lHGR Nyankunde, cette somme ntait pas passe par la caisse mais
remise directement Mr Richard DIX comme remboursement de son prt. Mr Richard DIX
a confirm avoir reu ce montant.

Au moment de la remise de ce rapport final, laudit na pas reu les lments de preuves
matrielles. Ds lors, en vertu de lobjectivit qui est lun des principes qui nous guident
quant lexpression de notre opinion, nous restons jusque l rservs quant la
rgularit de cette opration.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


2.2 Notes sur ltat de la situation de trsorerie
2.2.1 Description des activits ralises4

A la Clinique de Beni, les activits principales ont t les suivantes en 2010 :


1. Aumnerie
Personnes vanglises : 48 639 personnes, ont reu Jsus-Christ: 384, se sont
repentis: 30, ont donn actions de grce : 34 760, ont donn une requte de
prire : 9 387, Visite des malades domicile: 8,Visite du personnel domicile: 96
Malades aids matriellement et/ou financirement: 52, Journes de rflexion pour
les travailleurs: 2
2. Consultations prnatales 7 159 cas, Planning familial 83 cas, Consultations 7 040
nouveaux cas, Hospitalisation 2 823 malades, Accouchements 1 076 accouches,
Interventions chirurgicales 1 204
Les activits des services comme la kinsithrapie, la dermatologie, la dentisterie,
lchographie, la radiologie, etc. nont pas remis les statistiques de leurs ralisations.

Au niveau de Bunia, nous enregistrons les activits principales suivantes :

1. Les activits de laumonerie


Visite du personnel domicile : 26 agents, Visite des malades domicile : 20
malades, Pauvres aids : 2, Corps enterrs : 5, Ont cout la parole de Dieu :
4660 ; ont reu Jsus comme Sauveur : 16, Ont rendu des actions de grce : 507
Se sont repentis : 69, Ont demand la prire : 533
2. Activits prventives et promotionnelles
CPN : 3631 cas, CPON : 1068 cas, Planning familial : 55 cas
3. Activits curatives
Consultations : 14199 cas
Hospitalisations dont entres 2474 cas et sorties 2154 cas
Maternit : 1272 naissances dont 803 cas en eutocique, 105 cas endystocique et
364 cas par csarienne. Notons que la construction de la nouvelle maternit a fait
que la frquentation de la maternit augmente.
Interventions chirurgicales majeures 766 cas et mineures de 839 cas.
Kinsithrapie : 537 cas examins
Examens para-clinique dont laboratoire 17813 cas, chographie 1567 cas, ECG 7
cas, Radiologie 547 cas et endoscopie / gastroscopie 16 cas.
Les activits de lutte contre le VIH/SIDA ont t conjointement excutes avec le
projet STOP SIDA o la clinique est implique dans le dpistage volontaire, la
prvention et la transmission mres-enfants et le Centre de Traitement
Ambulatoire des personnes vivant avec le VIH.
4. Encadrement des stagiaires: la clinique a encadr des tudiants et lves venant des
institutions comme ISTM NYANKUNDE, ISTM CUEB, CUEB et ITM Adventiste, etc.
En plus, la clinique encadre Samuel BANGOBE pour un stage de perfectionnement en
chirurgie qui est de lhpital de Nebobongo.
5. la clinique a russi construire la maternit qui a t inaugur en juin 2010. Cette
ralisation a t effective grce au soutien de Tear Hollande en soins, le couple Dr
Philip et Nancy Wood et des fonds propres.

Les activits du projet CTA ont t les suivantes :

4
Archives des diffrentes entits du CME Nyankunde, Rapports annuels dactivits 2010, Beni, Bunia
et Nyankunde, 2011.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


1. Distribution des mdicaments
a. 32 botes de Cotrimoxazole, 49 botes de multivitamines, 36 sachets de
Dtermine, 14 botes dUnigold, 16 rouleaux de coton et 32 flacons dalcool.
2. Distribution des fournitures de formation
a. 100 notes book, 68 livres, 103 stylos, 28 registres et 16 lattes
3. Formation des professionnels de sant
a. 102 personnes ont t formes dont 52 hommes et 50 femmes
b. 32 infirmiers de la Clinique de Beni ont aussi t forms dont 14 hommes
et 18 femmes.
4. Consultation et traitement des PVV
a. 115 nouveaux cas sous cotrimoxazol
5. Supervision dans les 3 zones de sant (Zone de sant de Beni, Ocha et Bunia)
6. Runions
a. 7 runions sur 12 prvues pour le staff.
b. 53 sances sur 53 prvues avec les PVV

A lISTM, nous avons not la synthse des activits comme suit :

359 tudiants ont t confirms au dbut du premier semestre 2010. 261 tudiants, soit
72,7% taient de la section SI et les autres sont rpartis dans les autres sections (Labo,
Saco, Sade et Epidmiologie). Cependant, 18 tudiants taient dj partis avant la fin du
premier semestre qui sest ds lors cltur avec un effectif de 341 tudiants.

Ces tudiants ont t encadrs par 18 agents permanents dont un Professeur, un Chef de
travaux, neuf assistants et trois CPP. Quatre autres sont les agents de bureau sans
qualification acadmique (une caissire, un ouvrier et deux sentinelles).

Le personnel enseignant est compos dun PO visiteur, trois PA dont 2 visiteurs, treize CT
dont 12 Visiteurs, quarante deux assistants dont trente trois visiteurs et treize CPP dont
dix visiteurs

Pendant lanne acadmique 2009-2010, des 12 885 heures de cours prvues, 12 645
heures ont t prestes, soit une ralisation de 98,1%.

Les sances de prires prvues ont t toutes ralises, soit 145 prires dont une prire
chaque matin de Janvier Juin 2010. En mme temps, une journe de rflexion a t
organise le 26 juin 2010.

Les stages et les examens prvus ont t organiss.

Nous avons aussi not la ralisation de quelques missions des autorits acadmiques
notamment dans le cadre du renforcement des capacits (confrences et ateliers de
formation).

Pendant ce temps, Monsieur Gulani Digbele est revenu de Kinshasa avec sa licence en
EASI tandis que deux autres tudiantes soutenues financirement par lISTM continuent
leurs tudes. Elles sont actuellement en L1.

Enfin, en ce qui concerne le projet de construction, des vitres ont t places sur le
second btiment grce au don financier du couple Robert & Susan Baker de International
Eucumenic Church. En ce qui concerne les dmarches dacquisition du terrain Jonathan
Lusi, le couple Wood a annonc lajout de 12 500$us en dehors du premier montant de
22 500$us qui avait dj t mis en place. Le 13 aot 2010, le montant de 18 500$us a
t vir sur le compte de Lusi.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


Les activits de lIEM consistent en celles qui suivent :

a. Les activits pdagogiques : Division de lanne scolaire en semestre ;Enseignements


thoriques ; Stage ; Programmes de cours disposs au provisorat ;Octroi des bourses
dtude ; Slection des candidats aprs concours dadmission ;

b. Activits parascolaires : Activits spirituelles ; Sports et loisir ; Champs scolaire ;


Assainissement, Entretien et Rhabilitation ; Coopration et recherche ; et autres

c. lcole a ralis 50 russites sur 60, soit 83,33% et 14 diplmes aux professionnels de
sant infirmiers tandis que lanne passe il y avait 18 laurats. Cette baisse
sexplique par le fait quune seule section a t organise.

Au cours de lexercice 2010, le projet STOP SIDA a ralis les activits ci-aprs :
lducation de masse et la mobilisation de la population en matire de VIH/SIDA,
de genre et de violence sexuelle ;
la sensibilisation par missions radiodiffuses ralises par quatre radios
communautaires dont Muungano de Beni, Moto Oicha et Radio Tangazeni Kristu
de la CECA-20 ;
la projection des films ducatifs qui sest ralise une seule fois faute de budget
allou cette activit.
Les formations ont t organises et assures, dont 9 pour les leaders religieux,
communautaires, scolaires et des jeunes et une pour les prestataires des soins ;
La distribution des matriels de sensibilisation pour soutenir les activits de
prvention dan dans les coles et les glises locales, le projet a quip deux coles
et six glises locales avec de tlviseurs et lecteurs vido ;
Prise en charge et prvention, dont 10 activits ont t conduites au cours le
lanne 2010,
Encadrement spirituel organis chaque mercredi Beni, chaque lundi et jeudi
oicha, chaque mercredi Eringeti et chaque jeudi Bunia ;
Prventions de transmission de mre enfant (parent enfant) en assurant le
dpistage des femmes enceintes dans 9 structures sanitaires au premier semestre
et quatre au cours du deuxime semestre dans trois zone de sant dont une en
Ituri et deux au Nord Kivu ;
Distribution des vivres pour le PVVs et appui scolaire aux enfants orphelins
Traitement aux antis rtroviraux et prvention de la transmission sexuelle de
VIH/SIDA.

En 2010, la Mutuelle de Sant Canaan (MUSACA) a ralis les activits ayant trait aux
contacts avec les autorits administratives tant politiques que communautaires,
lidentification des groupes communautaires organiss, les sensibilisations, les formations,
la mise en place des personnes contact, organisation des comits de suivi, identification
et appui aux personnes le plus vulnrables, suivi des structures de sant et des
NESAP, distribution et suivi des filtres communautaires, installation des chlorinateurs et
coloration de leau ,hygine et assainissement, change dexprience interne, production
des dpliants, tenues des runions des assembles gnrales, des comits de pilotage, de
surveillance, comit technique, de lquipe excutive, tudes des prix fixer pour les
interventions durgence, mise en place de linfirmerie de lISTM, etc.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


2.2.1.2 Organisation financire et comptable

Les informations comptables du CME Nyankunde sont rgulirement saisies au sein dun
systme appuy par le logiciel SAGE. Ce logiciel permet la saisie des oprations et est
paramtr de manire que les tats financiers gnraux, analytiques et budgtaires
soient obtenus de manire automatique et en tout moment.

A la rception des rapports et des pices justificatives, le Directeur Financier enregistre


les oprations au sein du logiciel avant dactualiser la situation financire.

Une fois le mois, des situations financires non commentes sont produits et permettent
un suivi non seulement des activits mais aussi de la situation financire de
lorganisation.

En ce qui concerne les dpenses, les besoins exprims par le demandeur et au moyen
dun bon de sortie de caisse, les fonds sont librs. Les pices justificatives sont alors
runies par la suite pour permettre lenregistrement de lopration dans le systme
comptable.

Au sein de chaque entit, le livre de caisse manuel existe et permet le suivi de la


trsorerie.

2.2.2 Rgles dlaboration de la situation de trsorerie

A la fin de chaque mois, les comptables des entits vrifient les espces avec les
caissiers. Ils tablissent et signent un procs-verbal de caisse comprenant le nombre de
billets des espces existant en caisse et la situation du livre de caisse avant de dgager
des carts, sil y en a.

2.3 ETAT DES DEPENSES DE LORGANISATION

2.3.1 Rapport sur ltat des recettes et dpenses


a. Au niveau de diffrentes entits du CME NYANKUNDE, les services financiers
ont rdig un rapport financier reprenant la situation des recettes et dpenses.
Notre responsabilit consiste exprimer sur ce rapport une opinion qui se
fonde sur notre audit.
b. En effet, nous avons conduit notre audit conformment aux normes
internationales. Ces normes nous obligent planifier et conduire laudit de
manire tre raisonnablement certains que le rapport audit ne comporte pas
de donnes inexactes. Un audit comporte lexamen, au moyen des sondages,
des pices justifiant les montants et divulgations qui figurent dans le rapport.
Un audit comprend aussi lapprciation des principes comptables utiliss et des
estimations importantes faites par les gestionnaires, aussi bien quune
valuation de la prsentation densemble du rapport. Nous croyons que notre
audit fournit une base raisonnable lexpression de notre opinion.

c. Dans lensemble, sur base de la documentation mise notre disposition, au


cours de notre audit, nous avons relev que le CME NYANKUNDE a bnfici
dune recette totale de 1 371 575,95$us qui a t utilise pour financer les
activits courante de toutes ses entits pour une valeur totale de
1 283 247,12$us laissant une marge positive de 88 328,83$us qui, ajoute au
report de trsorerie initiale de 68 652,52$us dgage un solde final de
trsorerie de 157 021,35$us.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


Le solde disponible tant lquivalent de 81 339,53$us, il se dgage un cart
justifier de 75 681,82$us. Cet cart devrait en principe correspondre la
valeur des actifs hors trsorerie et acquis en 2010.

2.3.2 Etat rcapitulatif des dpenses et dexcution budgtaire


Le rapport financier de lorganisation contient le tableau de contrle budgtaire dont la
synthse en dollars amricain est la suivante :

DESIGNATION PREVISIONS REALI- ECARTS % REPORT SOLDE Notes


SATIONS REALISE
PRODUITS
BENI ET DIREX 422 000,00 474 614,22 52 614,22 112,47 (1)

BUNIA 416 000,00 407 355,33 -8 644,67 97,92 (2)

NYANKUNDE 210 000,00 195 542,28 -14 457,72 93,12 (3)

PHARMACIE 101 500,00 46 591,51 -54 908,49 45,90 (4)

CTA 10 000,00 10 000,00 0,00 100,00 (5)

SEDO 17 341,00 5 504,00 -11 837,00 31,74 (6)

ISTM 141 630,00 132 880,00 -8 750,00 93,82 (7)

IEM 22 999,98 15 077,35 -7 922,63 65,55 (8)

STOP SIDA 65 081,75 74 471,39 9 389,64 114,43 (9)

MUSACA 8 540,00 9 539,87 999,87 111,71 (10)

TOTAL 1 415 092,73 1 371 575,95 -43 516,78 96,92


CHARGES
BENI ET DIREX 422 000,00 379 011,14 -42 988,86 89,81
BUNIA 416 000,00 436 979,23 20 979,23 105,04
NYANKUNDE 210 000,00 179 747,01 -30 252,99 85,59
PHARMACIE 101 500,00 45 285,94 -56 214,06 44,62
CTA 10 000,00 10 149,32 149,32 101,49
SEDO 17 341,00 4 655,40 -12 685,60 26,85
ISTM 141 630,00 125 284,00 -16 346,00 88,46
IEM 22 999,98 18 609,35 -4 390,63 80,91
STOP SIDA 65 081,75 66 939,34 1 857,59 102,85
MUSACA 8 540,00 16 586,39 8 046,39 194,22
TOTAL 1 415 092,73 1 283 247,12 -131 845,61 90,68
SOLDE BUDGET
BENI ET DIREX 0,00 95 603,08 95 603,08 42 366,79 137 969,87
BUNIA 0,00 -29 623,90 -29 623,90 10 106,48 -19 517,42
NYANKUNDE 0,00 15 795,27 15 795,27 1 297,35 17 092,62
PHARMACIE 0,00 1 305,57 1 305,57 0,00 1 305,57
CTA 0,00 -149,32 -149,32 150,24 0,92
SEDO 0,00 848,60 848,60 40,21 888,81
ISTM 0,00 7 596,00 7 596,00 8 194,74 15 790,74
IEM 0,00 -3 532,00 -3 532,00 0,00 -3 532,00
STOP SIDA 0,00 7 532,05 7 532,05 852,61 8 384,66
MUSACA 0,00 -7 046,52 -7 046,52 5 684,10 -1 362,42
TOTAL 0,00 88 328,83 88 328,83 0,00 68 692,52 157 021,35

a. Dans lensemble, le financement prvu tait estim 1 415 092,73$US; le total


de ce montant a t mis en place grce la ralisation de diffrentes activits du
CME NYANKUNDE ainsi que le recours aux subventions de quelques bailleurs de
fonds. Ainsi, la ralisation des recettes totales prvues a t de 1 371 575,95$us
soit 96,92% des prvisions initiales.

b. Dans lensemble, les charges dexploitation dont la prvision slevait


1 415 09,773$us ont eu une excution de 1 283 247,12$us, soit une excution
budgtaire de 90,68% permettant de dgager un montant de 88 328,83$us

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


comme solde budgtaire du programme. En considrant que le solde disponible de
trsorerie est de 81 339,53$us, il se dgage dans lensemble un manque
gagner justifier de lordre de 6 989,30$us.

c. Lengagement des charges 90,68% tmoigne un effort dassainissement


financier dans le cadre de lexcution budgtaire bien que certains carts
dfavorables aient t enregistrs lintrieur des rubriques. Ces carts mritent
tout de mme une attention particulire de la part de la direction de lorganisation
et de diffrents gestionnaires des units concernes. Nous avons mis en
surbrillance dans les diffrents tableaux de contrle budgtaire les postes
concerns par des dpassements significatifs.

d. Ce tableau indique que la gestion budgtaire du CME Nyankunde est, dans son
ensemble, bien mene. En effet, seul quelques carts significatifs sont expliquer,
notamment :

- Au niveau de la Pharmacie, la ralisation de la production na atteint que


45,90% des prvisions ;
- Le projet SEDO na connu que 31,74% des ralisations de ses prvisions en
recettes ;
- A lIEM, les recettes ralises reprsentent 65,55% des prvisions ;
- La Mutuelle de Sant de Canaan a connu un dpassement de charges de
94,22% de ses prvisions.

e. Deux hypothses restent valables quant aux explications attendues de ces units
du CME Nyankunde :

- les prvisions seraient moins ralistes ;


- les efforts de bonnes ralisations auraient t moindres

f. Dans tous les cas, la figure globale du CME Nyankune est bien propre en
confrontant les ralisations de lordre de 97% des prvisions de la production aux
charges qui se sont leves environs 91% de leurs estimations ; soit un effort
financier considrable. Cependant, le CME Nyankunde ne devrait pas sen orgueillir
car sa face bien propre cache pas mal danomalies. Les commentaires que nous
formulons sous la section des notes explicatives ci-dessous nous difient
davantage sur ces anomalies.

2.3.3 Notes explicatives sur ltat des dpenses et dexcution budgtaire


La synthse des tableaux de contrle budgtaire ci-dessus nous conduit aux
commentaires de la gestion budgtaire de chaque unit de la manire suivante :

(1) Clinique de Beni et Direx


i. Le budget de la Clinique de Beni incorporant la gestion de la Direx prvoyait des
ventes des mdicaments financs par Farmamundi pour une valeur de
30 000$us. La ralisation de ce poste est nulle. Selon la Clinique de Beni les
dmarches auprs de Farmamundi par la Direx nont pas abouti. A notre humble
avis, les prvisions auraient d faire lobjet daboutissement en vertu de cet
chec de dmarches dobtention du financement auprs de Farmamundi.
ii. Par ailleurs, les recettes suivantes ont t insuffisantes par rapport aux
prvisions : Gastroscopie (54,85%), CPN et Maternit (68,96%), Ventes
moustiquaires (une diminution errone de ce compte existe pour un montant de
284$us), Subventions Friends trust (36,65% des ralisations), Subventions Tear
Hollande (59,51% des ralisations), Subventions Farmamundi (Ralisation nulle
pour non aboutissement des dmarches dobtention du financement).

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


iii. Au niveau des charges dexploitation des dpassements estims par nous
significatifs (au del de 115% de ralisation) ont t enregistrs. Il sagit des
charges suivantes : Stocks vendus mdicaments (119,04%), Matriels divers
consomms (780,65%), Produits dentretien consomms (143,63%), Fournitures
de bureau consommes (178,17%), Combustibles consomms (137,93%),
Dplacements et voyages (436,20%), Transport pour compte des tiers
(137,50%), Entretien machines (259,81%), Entretien et engins roulants
(176,88%), Main duvre externe (564,75%), Imprims divers (131,04%),
Formation continue (352,60%), Diffrence de change (379,77%), Collation au
service (182,95%), Autres charges diverses (167,03%), Primes (138,68%),
Indemnits de logement (140,48%), Frais mdicaux (288,70%), Autres droits et
taxes lEtat (423,65%).

(2) Clinique de Bunia


i. Les charges suivantes paraissent exagres : Dplacements et voyages
(147,10%) et Droits et taxes (164,60%).

(3) HGR Nyankunde


i. Les ventes sont insuffisantes par rapport aux prvisions ; les ralisations nont
t que de 27,68% des prvisions ;
ii. Les autres services consomms nous paraissent exagrs. Ils reprsentent
119,02% de leurs prvisions.

(4) Pharmacie
i. Les ventes deau filtre sont insuffisantes (12,36% des prvisions) ;
ii. Les charges suivantes paraissent exagres : Frais de communication
(180,33%), Primes (137,36%), Frais pharmaceutiques (243,95%).

(5) Projet CTA


i. Notons que le projet CTA est appuy par un seul bailleur de fonds, savoir
Oversears Mdical Funds (OMF). Le montant mis en place en 2010 est de
10000$us. Laudit na pas retrouv le contrat de financement ou laccus de
rception des fonds dans le classement. Nanmoins, le Directeur du projet a
exhib laudit un email faisant allusion ce transfert. Cet email du Dr Brown,
adress Monsieur Mandoboy, date du 15 dcembre 2010 pour annoncer la
mise en place dun montant de 10 000$us la disposition du projet CTA (AIDS
work).

ii. Cependant, le compte courant du CTA la Direction excutive comprenant la


Clinique de Beni sur le plan de la comptabilit renseigne des transferts dont le
total est de 20 000$us. Nous comprenons que des activits de 2011 viennent
dtre finances par un transfert de 10000$us en Dcembre 2010 mais le
rapport nen fait mention. Cest seulement la comptabilit centrale qui reprend
ce montant dans le compte courant du projet CTA. Le rapport est donc
corriger.

(6) ISTM
i. Les produits suivants sont insuffisants par rapport leurs prvisions : Frais
dinscription et examen (65%), Photocopies (61%), Tfc et stage (81%),
Contribution la Clinique de Beni (0%), Contribution la clinique de Bunia
(55%), Subvention Tear Hollande (53%).
ii. Les charges suivantes semblent avoir t exagres : Matriel divers consomm
(1066%), Fournitures de bureau consommes (128%), Transport des personnes
(236%), Collation au service (299%), Indemnit de logement (116%) et Mariage
et frais funraires (233%).

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


(7) IEM
i. Les postes suivants des recettes seraient sous estims : Production vendue
(61,88%), Subvention reue (48,61%) ;
ii. Les charges suivantes seraient exagres : Matires et fournitures consommes
(132,61%), Transport consomm (164,04%), Charges et pertes diverses
(241,54%), Impts et taxes (200,45%).

(8) STOP SIDA


i. Des charges semblent exagres, notamment : Administration (230,29%),
Mobilisation des groupes (131,14%) et Suivi et valuation (159,12%).

(9) MUSACA
i. Il manque ici des prcisions quant ce qui concerne le budget rel de lexercice
2010 : 8 540 ou 17 203$us ? Cependant, lexamen du rapport prsent prouve
quune confusion a t faite entre le budget et le tableau de trsorerie. Le
budget annuel est bel et bien de 8 540$us pour lequel des charges
prvisionnelles ont t fixes 17 203$us, soit une impasse prvisionnelle de
8 663$us qui, fort heureusement, a t couverte par une grande trsorerie
initiale de mme montant.

2.4 PATRIMOINE DE LORGANISATION : ETATS FINANCIERS

2.4.1 Rapport sur les tats financiers du CME Nyankunde au 31 dcembre 2010
a. Dans le cadre de notre mission, sagissant de laudit de linstitution tout entire,
nous avons procd laudit des tats financiers du CME NYANKUNDE arrts au
31 dcembre 2010. Ltablissement de ces tats financiers et des inventaires des
stocks relve de la responsabilit des services comptables et financiers ainsi que
de la logistique du CME NYANKUNDE. Notre responsabilit consiste exprimer sur
ces tats financiers ainsi que ces inventaires une opinion qui se fonde sur notre
audit.
b. Les tats financiers sont tablis par les services financiers comptables du CME
NYANKUNDE avec lappui du logiciel comptable de lorganisation SAGE . La
synthse de ces tats financiers est la suivante :

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 25

Compte de rsultat

Numcpte DESCRIPTION ANNEE 2009 ANNEE 2010 NOTES


SITES 2010

Nyankunde Bunia Beni et Direx

PRODUITS
Ventes mdicaments et
70 divers 258 815,78 9 106,30 144 911,19 129 542,79 283 560,28 (1)

71 Prestations de services 669 958,21 77 835,37 391 374,10 326 454,66 795 664,13 (2)

72 Production stocke 4 874,78 0,00 0,00 1 047,67 1 047,67 (3)

74 Produits et profits divers 78 423,82 9 236,68 11 714,37 44 099,45 65 050,50 (4)

76 Subventions d'exploitation 266 867,98 125 710,43 41 212,23 72 310,21 239 232,87 (5)

77 Produits financiers 5,21 0,00 0,00 1,45 1,45 (6)

TOTAL PRODUITS 1 278 945,78 221 888,78 589 211,89 573 456,23 1 384 556,90
CHARGES
60 Stocks vendus 221 704,04 50 718,95 98 753,87 88 483,83 237 956,65 (7)
Matires et fournitures
61 cons. 142 006,37 16 596,05 53 006,97 84 057,24 153 660,26 (8)

62 Transports consomms 19 337,52 944,94 8 056,20 15 514,56 24 515,70 (9)

63 Autres services consommes 103 203,95 13 783,24 43 978,95 46 848,41 104 610,60 (10)

64 Charges et pertes diverses 171 130,72 12 524,43 53 057,79 64 166,48 129 748,70 (11)

65 Charges du personnel 563 977,04 109 198,65 321 440,81 243 821,55 674 461,01 (12)

66 Autres droits et taxes 42 498,88 3 801,82 7 278,70 16 137,21 27 217,73 (13)

67 Charges financires 1 088,50 0,00 0,00 622,73 622,73 (14)

TOTAL CHARGES 1 264 947,02 207 568,08 585 573,29 559 652,01 1 352 793,38

EXCEDENT DE L'EXERCICE 13 998,76 14 320,70 3 638,60 13 804,22 31 763,52 (15)

Comptes du Bilan

COMPTES DESCRIPTION ANNEE ANNEE 2010 NOTES


2009 SITES 2010

Nyankunde Bunia Beni et Direx


ACTIF

21 Terrains 13 175,50 0,00 0,00 13 265,50 13 265,50 (16)

22 Immobilisations corporelles 304 650,73 0,00 78 900,70 229 082,03 307 982,73 (17)

23 Immobilisations en cours 14 121,52 0,00 36 847,52 0,00 36 847,52 (18)

Total immobilisations 331 947,75 0,00 115 748,22 242 347,53 358 095,75

30 Marchandises 27 429,47 16 366,63 6 684,49 6 259,15 29 310,27 (19)

31 Matires et fournitures 13 184,49 0,00 0,00 21 716,19 21 716,19 (20)

32 Emballages 5 308,49 0,00 0,00 6 540,07 6 540,07 (21)

34 Produits finis 4 874,78 0,00 0,00 6 107,16 6 107,16 (22)

Total stocks 50 797,23 16 366,63 6 684,49 40 622,57 63 673,69

41 Total creances - clients 6 042,83 9 000,85 2 483,02 17 309,38 28 793,25 (23)

42 Personnel 11 977,50 25 721,72 1 554,69 5 863,83 33 140,24 (24)

46 Dbiteurs divers 544,57 0,00 581,94 0,00 581,94 (26)

47 Rgularisations actives 0,00 0,00 4 207,00 0,00 4 207,00 (27)

50 Emprunts moins d'un an 0,00 638,59 0,00 0,00 638,59 (28)

51 Prts moins d'un an 26 827,18 0,00 4 529,21 47 820,32 52 349,53 (29)

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 26
COMPTES DESCRIPTION ANNEE ANNEE 2010 NOTES
2009 SITES 2010

Nyankunde Bunia Beni et Direx

Total crances - tiers 45 392,08 35 361,16 13 355,86 70 993,53 119 710,55

56 Banques 44 641,05 0,00 2 753,71 73 513,97 76 267,68 (30)

57 Caisses 17 233,90 3 298,87 6 025,23 875,78 10 199,88 (31)

TOTAL ACTIF 490 012,01 55 026,66 144 567,51 428 353,38 627 947,55

PASSIF

12-13 Fonds propres 114 544,68 35 328,50 16 205,30 116 592,99 168 126,79 (32)

15 Subventions d'quipement 263 735,41 0,00 91 726,00 194 735,41 286 461,41 33)

40 Dettes - fournisseurs 10 110,30 1 121,13 10 443,21 15 958,29 27 522,63 (34)

41 Dettes - clients 3 257,98 0,00 2 562,75 11 839,62 14 402,37 (35)

42 Dettes - personnel 24 183,49 7 801,51 13 262,96 22 086,80 43 151,27 (36)

43 Dettes - Etat 2 109,68 0,00 8 795,37 2 455,87 11 251,24 (37)

465 Dettes - projets 45 653,84 0,00 0,00 34 044,26 34 044,26 (38)

4609 Dettes - tiers 10 063,62 0,00 0,00 12 622,11 12 622,11 (39)

464 Dettes - organismes sociaux 3 540,71 0,00 1 071,92 1 051,19 2 123,11 (40)

466 Journaliers 0,00 0,00 0,00 -318,94 -318,94 (41)

500 Emprunts moins d'un an 12 812,30 10 769,90 500,00 17 285,78 28 555,68 (42)

51 Prts moins d'un an 0,00 5,62 0,00 0,00 5,62 (43)

TOTAL PASSIF 490 012,01 55 026,66 144 567,51 428 353,38 627 947,55

2.4.2 Synthse des inventaires des stocks


Nous navons pas accd liste dtaille des inventaires du CME NYANKUNDE. Nous
avions pens que les services concerns pourraient les disponibiliser avant la production
de ce rapport final. Tel na pas t le cas. De ce fait, nous restons ainsi rservs quant
la sincrit des valeurs prsentes en stocks au niveau du bilan. (Comptes 30 34)

2.4.3 Notes explicatives des tats financiers et des stocks


Nous voulons bien complter cette partie mais nous restons limits par labsence dun
rapport financier consolid et comment pouvant nous fournir des explications sur
les diffrents postes figurant au compte de rsultat et au bilan cumul.

Demble nous devons noter que les tats financiers prsents, sils ne sont pas
seulement incomplets car nayant pas tenu compte de toutes les units et projets du CME
NYANKUNDE, ils restent incohrents quant aux chiffres prsents pour les raisons
suivantes :

1. Pour ne citer que quelques exemples, le compte 70 des ventes des mdicaments
la Clinique de Beni prsente un chiffre de 129 542,79$us au niveau de la partie du
rapport financier prsent par le Directeur Financier tandis que la balance des
comptes tire du logiciel SAGE renseigne un montant de 165 346,53$us ; les
prestations de services au site de Beni slvent 326 454,66$us selon le rapport
financier partiel tandis que la balance des comptes indique la somme de
375 581,49$us ; etc.
2. les tableaux de contrle budgtaires de diffrentes units prsentent certaines
oprations qui ne sont pas saisies en comptabilit. En effet, pour ne citer que
quelques cas, le projet CTA napparat nulle part dans la comptabilit Sage ; il en
est de mme des comptabilits MUSACA, STOP SIDA, PROJET SEDO (il a fait

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 27
lobjet dun enregistrement spar en Sage et non intgr dans la consolidation
des donnes), etc.
3. la balance des comptes du Site de Beni y compris la DIREX contient un compte 59
des virements des fonds non justifis pour une somme de 3 216,18$us.
4. le compte 12 de report nouveau ne provient pas des rsultats antrieurement
obtenus de lexploitation de lorganisation mais il sagirait des soldes des comptes
des valeurs disponibles faussement reports en capitaux propres. Il faudra rectifier
les oprations y relatives.
5. Le compte 221540 enregistre la valeur des immeubles Salle doprations et salle
des soins intensifs Beni-Sose. Selon les tats financiers prsents, ces
immeubles nauraient pas connu des travaux pendant lexercice 2010. Cela reste
contradictoire avec le rapport narratif qui, sa page 17, prcise ce qui suit : A
Beni, nous avons continu avec la construction du btiment des soins intensifs et
nous avons entam la construction de la maternit. 5 Au demeurant, les tats
financiers nindiquent rien en ce qui concerne la construction de la maternit de
Beni. Il est fait seulement mention des travaux encours de la maternit de Bunia.
Les services comptables et financiers devraient alors fournir damples explications.
6. etc.

A notre avis, au vu des raisons ci-dessus, les tats financiers ne prsentent pas de
manire fidle, dans tous leurs aspects significatifs, lensemble des activits menes
par lorganisation au cours de lexercice 2010. A cet effet, les travaux de rapportage
financier sont finaliser avant la production du rapport final daudit externe. Avant la
production de cette version finale de notre rapport, nous avions souhait que les
services financiers et comptables fournissent des explications chaque poste en
suivant la numrotation que nous avons initie dans la synthse des tats financiers.
Cela ntant pas t ralis, nous sommes obligs de clturer notre rapport sans ces
explications.

5
Cme Nyankunde, Rapport annuel 2010, page 17.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 28

CHAPITRE 3: ANALYSE DU CONTROLE INTERNE

3.1. RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE GESTION


a. Dans le cadre de notre mission, nous avons procd la revue de lorganisation
administrative, comptable et financire de CME NYANKUNDE telle que pratique
pendant la priode de ralisation des activits audites. Nous avons galement
valu le systme de contrle interne de CME NYANKUNDE par rapport aux
pratiques historiques de bonne gestion et au manuel des procdures de CME
NYANKUNDE.

b. Une revue de lorganisation administrative et financire a pour objectif la


formulation des recommandations favorisant lamlioration des performances dans
la gestion de lorganisation, du manuel des procdures. Elle permet en mme
temps de garantir la fiabilit de linformation comptable et financire produite par
le systme comptable de lorganisation, le respect des dispositions lgales ou
rglementaires tant du pays que de lorganisation ainsi que la protection du
patrimoine de cette dernire.

c. Notre revue du systme de contrle interne a consist dune part valuer les
procdures pratiques dencaissement et de dcaissement des fonds en relevant les
insuffisances et en identifiant les contrles existants et, dautre part, vrifier le
fonctionnement effectif de ces contrles existants durant la priode sous examen.

d. Pour vrifier le fonctionnement effectif des contrles internes identifis, nous


avons procd par sondage, aux entretiens directs et non structurs avec le
Directeur Financier, les comptables de la Clinique de Bunia, le Comptable de lISTM
sans oublier le Directeur Excutif Adjoint, le Secrtaire Gnral Acadmique de
lISTM, Mademoiselle Katsuko, etc. Ces personnes nous ont t dune grande
utilit par leurs explications claires sur la redevabilit qui caractris lexcution
des activits du CME NYANKUNDE tant sur le plan technique, administratif que
financier.

e. Au terme de nos travaux daudit, nous avons dcel des insuffisances pour
lesquelles la mise en uvre des recommandations formules permettrait une
amlioration sensible de la situation. Les plus importantes sont celles relatives au
suivi des activits, la violation des procdures de gestion, labsence ou
linsuffisance du contrle interne, etc. Ces faiblesses conduisent lorganisation
des risques que nous classifions de la manire suivante :

e.1. Elev : la mesure prendre simpose absolument pour garantir la


performance de lorganisation ;
e.2. Moyen : la mesure prendre est juge ncessaire pour viter des risques
importants ;
e.3. Faible : la mesure prendre est juge souhaitable et devrait assurer un
contrle plus strict en utilisation des fonds engags

Les causes possibles de ces faiblesses sont :

- Conformit : Non-conformit aux rgles et procdures de bonne gestion ;


- Directives : Absence des procdures formelles adoptes pour guider le personnel
dans laccomplissement de ses fonctions ;
- Encadrement : Insuffisance ou absence de supervision par les suprieurs
hirarchiques ;

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 29
- Erreur humaine : Fautes commises par des membres du personnel dans
laccomplissement des tches qui leur sont assignes ;
- Ressources : Manque ou insuffisance des ressources (fonds, comptences,
personnel, etc.) pour laccomplissement dune tache ou dune fonction.

A notre avis, ces faiblesses ne constituent pas un handicap pour latteinte des objectifs de
lorganisation, la production des tats financiers fiables et la prsentation des rapports ad
hoc. Cependant, nous estimons quil y lieu dy remdier en vue de faciliter la bonne
ralisation des activits futures.

Avant de les relever, parlons non seulement des mcanismes mis en place pour le
contrle interne au sein du CME NYANKUNDE, mais aussi des recommandations formules
par les audits antrieurs.

3.2. MECANISMES DU CONTROLE INTERNE

3.2.1. Procdures de gestion


a. Procdures administratives
Laudit a relev que les runions statutaires connaissent une certaine irrgularit dans
leur tenue. Pour celles qui sont tenues, les comptes rendus ne sont pas rgulirement
archivs.

Le recrutement du personnel se conforme des fois au manuel des procdures.

b. Procdures financires

Les procdures financires ne nous ont pas t expliques.

c. Procdures comptables : Processus ou cheminement comptable au CME


NYANKUNDE.

Les procdures comptables sont crire correctement. Toutes les units nont pas encore
fait lobjet dautomatisation de la comptabilit

3.2.2. Examen du paramtrage du logiciel


Plusieurs aspects du logiciel sont revoir quant ce qui concerne le paramtrage correct
du logiciel et le personnel utilisateur devrait subir un renforcement des capacits.

3.3. EXAMEN DES DOCUMENTS COMPTABLES ET PIECES JUSTIFICATIVES

3.3.1. Examen du niveau dapplication des recommandations antrieures

3.3.1.1. Recommandations de laudit interne 6


Quinze (15) recommandations pertinentes ont t formules lors de laudit interne de mi-
parcours de lexercice 2010. Aprs vrification, elles nont pas fait lobjet de suivi et
dapplication par laudit, au niveau du suivi budgtaire, selon le Directeur Financier, une
personne aurait t dsign.

6
Rapport daudit interne effectu par Mr Obedi pour le premier semestre 2010

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 30
3.3.1.2. Recommandations de laudit externe 2009 7
Dix huit (18) recommandations pertinentes ont t formules lors de laudit externe de
lexercice 2009. Ces recommandations nont pas fait lobjet de suivi, ni dapplication, sauf
que des dcomptes finaux sont progressivement pays.

3.2 EXAMENS DES PIECES ET CONTROLE INTERNE


Au niveau de cette section, nous reprenons les rsultats du contrle des pices
justificatives des oprations vcues par le CME NYANKUNDE. Ces rsultats concernent
les aspects rangs de la manire suivante au niveau de chaque unit du CME
NYANKUNDE :

1. Gestion des activits


2. Achats
3. Administration du personnel
4. Administration financire
5. Administration comptable
6. Gestion de la trsorerie
7. Gestion de stocks.

Le rsultat de lexamen de pices et du contrle est celui synthtis dans les


recommandations que nous avons juges plus pertinentes. Il sagit entre autre de :

1. AU NIVEAU DU SERVICE DE RECEPTION POUR LA CONSULTATION DES


MALADES AMBULATOIRES A LA CLINIQUE DE BENI
1.1 De la documentation
1.1.1 Constat : Au niveau de la clinique de Beni, le service de la rception des malades
est subdivis en deux : la premire classe et la deuxime classe. la premire
classe est rserve aux patients qui ne veulent attendre un long fil dentente et
ici le prix de services rendus est revu la hausse (5 $us pour fiche et
consultation). La deuxime classe reste pour les autres patients qui ne se
contentent pas de certaines particularits et ici le prix est rduit la baisse (soit
2,5$us). A larrive des patients, les agents affects remettent des reus pour
vente des fiches et consultation. A la fin de la journe, le rapport journalier des
agents sont remis la caisse unique. Nous avons constat que ces rapports
journaliers sont prsents sur des papiers volant non signs ni par le dposant ni
par le caissier central et quils ne sont pas classs par ces dernires personnes.
1.1.2 faiblesse : insuffisance dans les outils de gestion
1.1.3 Cause : non encadrement
1.1.4 Risque : Dtournement de fonds
1.1.5 Niveau de risque : lev
1.1.6 Recommandation : Concevoir un modle unique de prsentation du rapport
journalier prsenter la caisse unique et songer au classement de ces derniers.
1.1.7 Avis de laudit : Le modle est dj oprationnel Nyankunde. Nous allons
nous en approprier conformment la recommandation formule.

1.2 Classement de la documentation


1.2.1 Constat : A la pharmacie de la clinique de Beni, le classement des tiquettes
individuelles de malades et des ordonnances accuse des failles. Lors de notre
passage la pharmacie, nous avons demand la pharmacienne de nous
retrouver les tiquettes et les ordonnances du 24/12/2010, ces dernires nont

7
Rapport daudit externe effectu par Mr Emery Mbal pour lexercice 2009

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 31
pas t retrouves dans le carton qui sert de classeur. En outre, en date du
28/12/2010, nous avons tir au hasard dans le registre de dpouillement la
consommation journalire en metronidazole qui slve 390 comprims. Nous
demandons la pharmacienne de nous chercher les tiquettes et les
ordonnances pour vrification, aprs un long temps de recherche par la
pharmacienne, lAGIS et un autre collaborateur de la pharmacie, le rsultat
auquel nous avons abouti ne donne quun total des tiquettes correspondant
15 comprims consommes cette date, les ordonnances restant non
retrouves dans le carton. LAGIS de la clinique ayant particip la recherche
des tiquettes et ordonnances peut en tmoigner.
1.2.2 faiblesse : insuffisance dans le classement des documents
1.2.3 Cause : non encadrement
1.2.4 Risque : perte de donnes importantes pouvant permettre la production du
rapport
1.2.5 Niveau de risque : lev
1.2.6 Recommandation : revoir le classement en groupant les tiquettes et
ordonnances selon le mois
1.2.7 Avis de laudit : Nous allons tenir compte de cette recommandation.

1.3 Tenue des outils de gestion


1.3.1 Constat : Lors de notre visite la pharmacie de la clinique de Beni, nous avons
examin les outils de gestion tenus. En vrifiant les fiches de stock, nous avons
constat quelles ne sont pas cltures mensuellement, ni contrles. Cela se
justifie par le fait que le total des entres et des sorties mensuelles ne sont pas
sommes et enregistres sur les fiches et quaucun paraphe des personnes
impliques dans la gestion de la clinique ne se fait voir sur ces fiches de stock.

1.3.2 faiblesse : violation de la procdure de gestion de stock


1.3.3 Cause : non encadrement
1.3.4 Risque : perte de stock
1.3.5 Niveau de risque : lev
1.3.6 Recommandation : Clturer mensuellement les fiches de stock et parapher
aprs chaque contrle
1.3.7 Avis de laudit : Recommandation prendre en considration.

1.4 Tenue des outils de gestion


1.4.1 Constat : certains outils de gestion de stock ne sont pas tenus la pharmacie
de la clinique de Beni. Nous avons trouv que les entres de stock ne sont pas
matrialises par un bordereau de rception et quelles sont seulement
enregistres dans un registre des entres. En outre les mdicaments achets ne
sont pas valoriss lors de leur enregistrement dans le registre des entres.
Interrog ce sujet, le responsable de la pharmacie croit que le registre des
entres suffirait pour constater les entres de mdicaments en stock.
4.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion
4.3 Cause : non encadrement
4.4 Risque : mauvais enregistrement de mouvement de stock
4.5 Niveau de risque : lev
4.6 Recommandation : Augmenter les outils de gestion et valoriser toutes entres
en mdicaments.
4.7 Avis de laudit : Nous prenons cette recommandation en considration.

N Description

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 32
1.5 Tenue des outils de gestion
1.5.1 Constat : Lors de notre visite la pharmacie de la clinique de Beni, nous
avons constat que certains outils de gestion de stock ne sont pas jour. Le
cas illustratif est celui du registre de rumeur qui tait complt jusqu la fin du
mois daout 2010. Interroge ce sujet, la responsable sexplique que cela est
du par le fait qu la pharmacie on trouve toute une gamme varie de
produits pharmaceutiques et que ce registre reprend plusieurs rubriques qui
doivent tre complter la main. Nous avons trouv que les explications de
la responsable de ce service restent fondes considrant le volume des
oprations quelle doit enregistrer et le nombre de documents tenir.

1.5.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion


1.5.3 Cause : fatigue
1.5.4 Risque : mauvaise gestion de stock de mdicaments
1.5.5 Niveau de risque : lev
1.5.6 Recommandation : informatiser la gestion de stock au sein de la pharmacie
1.5.7 Avis de laudit : Le matriel informatique est dj disponible. Il ne reste que
la formation de lquipe de la Pharmacie pour la saisie des oprations.

2. ECONOMAT BENI

N Description
2.1 Tenue des outils de gestion
2.1.1 Constat : Lors de notre visite lconomat de la clinique de Beni , nous
avons constat que les outils de gestion de stock des imprims ne sont
tenus. Le responsable de sous service nous a dclar que les entres et les
sorties des imprims ne font pas lobjet denregistrement. Cela tant, nous
avons trouv quil y absence dinventaire
2.1.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion
2.1.3 Cause : manque de directives
2.1.4 Risque : mauvaise gestion de stock des imprims de valeur
2.1.5 Niveau de risque : lev
2.1.6 Recommandation : grer les imprims de valeur en vous servant des
outils.
2.1.7 Avis de laudit : Recommandation prendre en considration.

3. ECHOGRAPHIE ET RADIOLOGIE

N Description
3.1 Tenue des outils de gestion
3.1.1 Constat : Dans ces deux services, nous avons trouv que les responsables
prsentent un rapport journalier dans lequel ils enregistrent les malades,
leurs examens, le montant pay et les rfrences de reus dlivrs par le
service de facturation. Notre constat est que les registres dans lesquels
sont prsents ces rapports ne sont pas clturs.
3.1.2 faiblesse : insuffisance dans le tenu des documents
3.1.3 Cause : manque de directives
3.1.4 Risque : prsentation dun rapport incomplet
3.1.5 Niveau de risque : moyen
3.1.6 Recommandation : clturer mensuellement les registres
3.1.7 Avis de laudit : Pas de commentaire sur la recommandation.

4. STOP SIDA/ BRANCHE CLINIQUE BENI

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 33
4.1 Tenue des outils de gestion
4.1.1 Constat : Dans ce projet, nous avons demand au responsable de nous
parler de ce quil fait comme activit. Aprs une explication soutenue du
responsable, il a t question pour nous de lui demander les documents
tenus qui matrialisent lexcution de ces activits. En examinant ces
derniers, nous avons constat quil absence de bordereaux de rception pour
les intrants reu par subvention. Ces intrants ne sont pas enregistrs sur des
fiches de stock et que le classement de certains documents nest
systmatiquement ordonnanc.
4.1.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion
4.1.3 Cause : manque de directives
4.1.4 Risque : perte dintrants et de la documentation
4.1.5 Niveau de risque : lev
4.1.6 Recommandation : disponibiliser des outils de gestion et revoir le
classement
4.1.7 Avis de laudit : La Direction Excutive du CME va disponibiliser tous les
outils ncessaires pour la gestion des activits du Stop Sida.

5. PHARMACIE CENTRALE BENI

Cette pharmacie soccupe de la production des mdicaments pour desservir les


cliniques de Beni, Bunia, HGR de Nyakunde et dautres institutions sanitaires de la
place.

Les produits finis de cette unit de production sont stocks dans un dpt ou la
production est enregistre dans un registre de production journalire.

En suite chaque article produit a sa fiche de stock.


Les entres sont enregistres dans un registre darrivage, puis sur la fiche de stock et
puis saisie lordinateur.

Le classement des fiches de stock est fait dans un casier o lon retrouve facilement
chaque fiche.

Les sorties sont matrialises par un bon de commande adress par les institutions
sanitaires, enregistrement dans le registre de sorties, sur la fiche de stock puis saisi
dans le logiciel de gestion de stock.

5.1 Codification et visualisation de la production stocke


5.1.1 Constat : Lors de notre visite dans lunit de production des mdicaments
du CME, nous avons constat que certains mobiliers et matriels de bureau
ne sont pas codifis et quil y a absence des tiquettes de visualisation sur
les diffrents rayons.
5.1.2 faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
5.1.3 Cause : erreur humaine
5.1.4 Risque : identification difficile de mobiliers et matriels de bureau et de
rayons
5.1.5 Niveau de risque : moyen
5.1.6 Recommandations : Codifier tous les matriels et mobiliers et afficher des
tiquettes sur les diffrents rayons.
5.1.7 Avis de laudit : On va procder lexcution des recommandations.

5.2 Gestion de fonds


5.2.1 Constat : Lunit de production de mdicaments du CME dtient un livre

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 34
transitoire selon les responsables. Ce livre de caisse nest accompagn que
dun bon dentre de caisse sans un bon de sortie. Nous avons constat que
lorsquun client arrive pour sapprovisionner en mdicament, ce dernier est
reu et verse largent au responsable du dpt. A son tour, le responsable
du dpt remet les fonds la caissire qui produit un bon dentre de caisse
et remet loriginal au dposant. A la fin de la journe la caissire verse la
recette du jour la caisse centrale. Nous avons trouv quun mme montant
sans tre modifi est touch par 3 personnes.
5.2.2 faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
5.2.3 Cause : manque des directives
5.2.4 Risque : perte de largent lors de cette manipulation.
5.2.5 Niveau de risque : lev
5.2.6 Recommandation : disponibiliser des factures et/ou reus au lieu des bons
dentre de caisse et maintenir lunit de production comme point de vente.
5.2.7 Avis de laudit : On va rduire le circuit de la manipulation de largent
deux niveaux : au niveau de la facturire qui tiendra un carnet de reus, pas
un bon dentre en caisse, et le versera la caisse unique.

6. CAISSE CENTRALE

6.1. Gestion de fonds


6.1.1 Constat : En nous entretenant avec le caissier central, nous avons constat
que ce dernier tient deux livres de caisse en dollars et en franc congolais qui
sont accompagns de bons dentre et sortie de caisse. En analysant ces
documents, nous avons constat que les originaux de bons dentre sont
remis aux diffrents dposants du rapport journaliers qui les annexe sur les
souches de carnet de reu. En plus, les originaux des livres de caisse restent
encore gards dans le carnet de base. Les feuilles de billetage sont tablis par
le caissier qui signe seul et ne sont pas contre signs par les personnes
impliques dans la gestion de fonds.
6.1.2 faiblesse : Contrle interne insuffisant
6.1.3 Cause : manque des directives
6.1.4 Risque : Dtournement des fonds
6.1.5 Niveau de risque : lev
6.1.6 Recommandation : Destiner les originaux de bon dentre la comptabilit
pour enregistrement et contre sign avec le caissier les diffrents P.V de
contrle de caisse.
6.1.7 Avis de laudit : Pour cette recommandation, nous allons en tenir compte.

6.2 Gestion de fonds


6.2.1 Constat : la sortie de fonds la caisse unique de Beni est matrialise par la
demande de fonds initie par le service demandeur. Cette demande est
contre signe par les autorits comptentes dont le M.D et lAGIS. Cette
dernire est remise la caisse pour le paiement. Notre constat est que le bon
de sortie de caisse est sign par le caissier et le bnficiaire
6.2.2 faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
6.2.3 Cause : manque des directives
6.2.4 Risque : Dtournement.
6.2.5 Niveau de risque : lev
6.2.6 Recommandation : Faire approuver les bons de sortie de caisse

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 35
6.2.7 Avis de laudit : On va procder lexcution de cette recommandation.

6.3 Analyse de livres de caisses


6.3.1 Constat : En analysant les livres de caisse, nous avons constat que les
originaux restent encore gards dans le livre de base et les diffrents soldes ne
sont certifis par de P.V de contrle de caisse. Cela nous pousse conclure
que ces livres de caisse ne sont pas contrls car ne portant pas aucune trace
de contrle.
6.3.2 faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
6.3.3 Cause : non encadrement
6.3.4 Risque : non certification de soldes du livre de caisse
6.3.5 Niveau de risque : lev
6.3.6 Recommandation : dcouper les originaux du livre de caisse pour quils
soient transmis la comptabilit pour classement et contrler rgulirement
les livres de caisse.
6.3.7 Avis de laudit : Merci pour la recommandation. Nous allons en tenir
compte.

BUNIA
1. CLINIQUE DE BUNIA

1.1. Administration financire

1.1.1 Tenue des outils de gestion.

1.1.1.1 Constat : lors du paiement de salaires des agents de la clinique de Bunia,


nous avons constate que les fiches individuelles produites pour cette fin ne
font partis de classement dans un mme dossier avec les autres pices
justificatives. Elles sont classes sparment dans une enveloppe qui sert
demballage des papiers duplicateurs

1.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de la documentation

1.1.1.3 Cause : erreur humaine

1.1.1.4 Risque : classement parpill

1.1.1.5 Niveau de risque :

1.1.1.6 Recommandation classer les pices justificatives en constituant un dossier de


pices.

1.1.1.7 Avis de laudit :

1.1.2 Tenue des outils de gestion.

1.1.2.1 Constat : lors de notre visite au bureau de la caisse de la clinique de Bunia,


nous avons constate quune grande masse montaire est garde en caisse
alors quil y a un compte bancaire ouvert au non de la clinique en octobre
2010. Ce compte reste non mouvement. Interrog ce propos, le

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 36
comptable dclare que cela est par le fait que les mandataires ne sont pas
stables au site de Bunia. Cependant deux signataires sont Bunia

1.1.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne

1.1.2.3 Cause : non encadrement

1.1.2.4 Risque : exposer le fonds a des dtournements

1.1.2.5 Niveau de risque : Elev

1.1.2.6 Recommandation : garder les fonds la banque surtout que la clinique ne


dispose pas dun coffre-fort

1.1.2.7 Avis de laudit :

1.2. Administration comptable

1.2.1 Classement de pices justificatives

1.2.1.1 Constat : en analysant les livres de caisse et les bons dentre et de sortie
de caisse, nous avons trouv que les originaux de livres de caisse, de bons
dentre et de sortie de caisse restent gards encore dans les diffrents
carnets de base alors quils sont destins la comptabilit pour classement.

1.2.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de pices justificatives

1.2.1.3 Cause : erreur humaine

1.2.1.4 Risque : classement parpill de pices justificatives

1.2.1.5 Niveau de risque : Elev

1.2.1.6 Recommandation : revoir le classement des pices justificatives

1.2.1.7 Avis de laudit :

1.2.2 Classement de pices justificatives

1.2.2.1 Constat : Lors de lanalyse des pices justificatives de la clique de Bunia,


nous avons constat que certaines dpenses ne sont pas justifies. Les cas
illustratifs sont :

En date du 28/12/2010, BSC N26048, en faveur de MONGA pour

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 37
achat carburant pour un montant de 112,00$us, cette dpense
nest pas justifie ni par la demande de fonds ni par la facture.
Seule la copie de bon de sortie de caisse est classe comme pice
justificative alors que le BSC nest pas en soi une pice justificative.

En date du 28.12.2010, BSC N26039, en faveur de PEUPLEPHAR,


Paiement dettes mdicaments, pour un montant de 3000,00$us,
pas de demande de fonds, de la facture ni du reu dans la
justification.

En date du 08/11/2010, rquisition Laboratoire pour un montant de


543,00$us, pas de demande de fonds et de la facture du
fournisseur.

En date, BSC N 21700, Rtrocession ophtalmologie pour


143,00$us, pas de demande de fonds ni de reu pour cette fin.

1.2.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de pices justificatives

1.2.2.3 Cause : erreur humaine

1.2.2.4 Risque : classement parpill de pices justificatives

1.2.2.5 Niveau de risque : Elev

1.2.2.6 Recommandation : revoir le classement des pices justificatives

1.2.2.7 Avis de laudit :

1.3. Gestion de la trsorerie

1.3.1 Sauvegarde de fonds.

1.3.1.1 Constat : lors de notre visite au bureau de la caissire, nous avons


constat que La clinique de Bunia ne dispose pas dun coffre-fort pour la
scurit de fonds. Ce quelle considre comme coffre cest un tiroir qui se
trouve sur la table bureau de la caissire.

1.3.1.2 Faiblesse : violation des procdures de gestion

1.3.1.3 Cause : manque de directives

1.3.1.4 Risque : exposer le fonds au vol et dtournement de fonds

1.3.1.5 Niveau de risque : Elev

1.3.1.6 Recommandation : acheter un coffre fort pour la scurit de largent.

1.3.1.7 Avis de laudit :

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 38
1.3.2 Tenue de documents.

1.3.2.1 Constat : En reconstituant la trsorerie de la clinique d Bunia, nous avons


constat quelle encaisse de recettes en dollars et en franc congolais. Toutes
ces recettes sont enregistres dans un seul livre de caisse, les francs
congolais tant convertis en dollars. En plus, des erreurs se sont glisses
dans la sommation de certaines sommes lors de la clture journalire de la
caisse. Autre constat est que les dpenses du 10/10/2010 ont t
enregistres le 19/10/2010. Le cas illustratif se retrouve dans les
oprations doctobre 2010. Autre constant est

1.3.2.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des outils de gestion

1.3.2.3 Cause : manque de directives

1.3.2.4 Risque : dtournement de fonds

1.3.2.5 Niveau de risque : Elev

1.3.2.6 Recommandation : prvoir un livre de caisse pour chaque monnaie


manipule et revoir les calculs avant tout enregistrement au livre de caisse.

1.3.2.7 Avis de laudit :

1.3.3 Tenue de documents.

1.3.3.1 Constat : lors de notre visite au service de la facturation, nous avons


remarqu que la fiche utilise comme compte de malade et qui
enregistre les prestations rendues ou les ventes de mdicaments crdit
est mal complte tant donn quelle reprend dans la colonne des
entres les acomptes verss par le malade et celle de sorties on y
enregistre les services et ou les mdicaments administrs crdit. A cet
effet, loutil utilis comme compte du client est une fiche de stock.

1.3.3.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des outils de gestion

1.3.3.3 Cause : manque de directives

1.3.3.4 Risque : mauvais enregistrement et tenue du compte de crance.

1.3.3.5 Niveau de risque : Elev

1.3.3.6 Recommandation : Disponibiliser un modle qui rpond aux principes


comptables

1.3.3.7 Avis de laudit :

1.4. Gestion de stock

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 39
1.4.1 Tenue de documents.

1.4.1.1 Constat : lors de notre visite la pharmacie de la clinique de Bunia, nous


avons constat que les fiches de stocks sont contrles par les auditeurs
internes et quelles ne sont pas cltures mensuellement.

1.4.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne

1.4.1.3 Cause : erreur humaine

1.4.1.4 Risque : de mauvais rapportage mensuel au sein de la pharmacie

1.4.1.5 Niveau de risque : Elev

1.4.1.6 Recommandation : clturer mensuellement les fiches de stock.

1.4.1.7 Avis de laudit :

2. BUNIA ISTM
2.1 Gestion comptable

2.1.1 Contrle des pices

2.1.1.1 Constat : en contrlant les pices justificatives de lISTM, nous avons


constat que certains versements au compte ouvert la semence au nom
de linstitution ne sont pas justifis par des bordereaux de versement. Il
sagit du versement du 08/02/201 pour 352$us dans un compte et de
75$us verss en date du 08/02/2010 dans un compte quil appelle compte
bloqu. En plus en date du 27/02/2010, le retrait de 5 380$us na pas
t justifi son tour par un bordereau de retrait ni autoris par une
demande de fonds.

2.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne

2.1.1.3 Cause : erreur humaine

2.1.1.4 Risque : dtournement

2.1.1.5 Niveau de risque : lev

2.1.1.6 Recommandation : exiger un bordereau de versement et de retrait aprs


chaque opration effectue avec la banque et produire une demande de
fonds.

2.1.1.7 Avis de laudit : Concernant ce constat, nous allons nous rfrer notre
banque pour la photocopie de souche quelle classe. Nous vous enverrons
ces lments par Internet le plus tt possible comme nous avons eu ce
rapport avec un petit retard.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 40
2.1.2 Contrle de pices

2.1.2.1 Constat : en date du 18/02/2010, la dpense pour achat fournitures de


bureau slve 170$us montant enregistr sur le bon de demande de
fonds et de sortie de caisse. En recalculant les factures y affrentes nous
avons trouve un total de 144,00$us. Lcart de 26,50$us reste justifier

Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne


2.1.2.2

2.1.2.3 Cause : manque de directives

2.1.2.4 Risque : dtournement et enregistrement dans la comptabilit un dpense


non justifie

2.1.2.5 Niveau de risque : lev

2.1.2.6 Recommandation : recalculer plus dune fois les factures dachat avant leur
classement

2.1.2.7 Avis de laudit : Aucun commentaire de lISTM

2.1.3 Classement des pices

2.1.3.1 Constat : lors de notre audit, nous avons remarque que le classement
des pices justificatives accuse de failles. Ce la se justifie par le fait qua
chaque fois nous demandions a Christian, actuel comptable et madame
Achen Moro, ils devraient chercher la pice par ici par jusqu' manquer
cette dernire dans le classement mis a notre disposition.

2.1.3.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de pices justificatives

2.1.3.3 Cause : manque dencadrement

2.1.3.4 Risque : perte de pices justificatives

2.1.3.5 Niveau de risque : lev

2.1.3.6 Recommandation : revoir le classement de pices justificatives

2.1.3.7 Avis de laudit : Aucun commentaire de lISTM

2.1.4 Analyse des pices

2.1.4.1 Constat : en date du 12/03/2010, payement frais sminaire. Le bon de


sortie de caisse porte un montant de 550$us et la facture justificative
enregistre un montant de 700$us. Sur lcart de 200,$us, on a retrouve
deux bon de sortie de caisse justifiant 100,00$us. Le reste soit 50$us

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 41
nont pas eu de traces.

2.1.4.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne

2.1.4.3 Cause : manque de directives

2.1.4.4 Risque : dtournement des fonds

2.1.4.5 Niveau de risque : lev

2.1.4.6 Recommandation : Etablir une demande de fonds pour chaque dpense


engage pour viter de complication dans le classement de pices
justificatives

2.1.4.7 Avis de laudit : Pour le paiement de facture du sminaire du 12 mars


2010, nous avons trouv un bon de sortie avec libell accueil des
inspecteurs pay en date du 18 mars 2010 pour un montant de 50 $.
Cette somme tait une contribution de lISTM ce sminaire.

2.1.5 Analyse des pices

2.1.5.1 Constat : en date du 29/04/2010, la demande de fonds totalise un


montant de 1050$us. En totalisant les bons de sortie composant cette
demande avec leurs pices justificatives, nous avons trouv un total de
1100$us. Nous navons pas pu retrouver le surplus de 50$us dans la
documentation mis en notre disposition.

2.1.5.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne

2.1.5.3 Cause : manque de directives

2.1.5.4 Risque : dtournement des fonds

2.1.5.5 Niveau de risque : lev

2.1.5.6 Recommandation : Etablir une demande de fonds pour chaque dpense


engage pour viter de complication dans le classement de pices
justificatives

2.1.5.7 Avis de laudit : Pour ce constat, le bon de sortie No 25158 du 06 mai


2010 avec un montant de 100 $ avec libell paiement loyer DG ne
concernait pas la demande du 29 avril 2010. Cette demande se referait
au montant global de 1050 $ dont le paiement dette loyer DR et Lamber
900 $, avances sur la diffrence de taux paye Kasereka et Katavovo 100
$ et dette frais mmoire de Mr Agenonga 50 $.

2.1.6 Contrle des pices

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 42
2.1.6.1 Constat : en contrlant les pices justificatives de l ISTM, nous avons
constate que la dpense peut tre autorise par une demande de fonds.
Notre constat est que le montant total enregistr sur cette demande de
fonds fait lobjet de plusieurs payements qui peuvent tre chelonn et
que chacun de ces paiements seffectuant des diffrentes ne respecte plus
la procdure normale dengagement de la dpense tant donn que
largent reste encore garde dans le circuit. Le cas illustratif est celui de
paiement des honoraires du CT MUYAYALO pour un montant de 180$us
et 500$ pour le loyer.

2.1.6.2 Faiblesse : imprudence

2.1.6.3 Cause : erreur humaine

2.1.6.4 Risque : dtournement de fonds

2.1.6.5 Niveau de risque : lev

2.1.6.6 Recommandation : tablir la de mande de fonds pour chaque dpense


engage

2.1.6.7 Avis de laudit : Aucun commentaire de lISTM

2.1.7 CONTROLE DE pices

2.1.7.1 Constat : lors du contrle des pices justificatives, nous avons constate
que les imputations comptables et budgtaire ne sont pas marque sur
lensemble des lments qui constituent la justificative valable dune
dpense

2.1.7.2 Faiblesse : imprudence

2.1.7.3 Cause : erreur humaine

2.1.7.4 Risque : mauvais imputation

2.1.7.5 Niveau de risque : lev

2.1.7.6 Recommandation : marquer les imputations comptables et budgtaires


sur chaque lment faisant parti de la pice justificative.

2.1.7.7 Avis de laudit : Aucun commentaire de lISTM

3. BUNIA MUSACA

3.1.1. Gestion des activits


3.1.1 Incompatibilit des fonctions. Comptable-caissier
3.1.1.1 Constat : lors de notre visite au sein de la MUSACA, dans les
explications de la directrice nous avons trouve que certaines fonctions
sont encore combine tant donne que la MUSACA venait de naitre

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 43
dernirement. nous avons constat quau comptable, on attribue aussi
les taches de la caisse. Nous avons trouv que ces deux fonctions restent
incompatibles.
3.1.1.2 Faiblesse : violation des procdures de gestion
3.1.1.3 Cause : erreur humaine
3.1.1.4 Risque : dtournement de fonds
3.1.1.5 Niveau de ris.que : Elev
3.1.1.6 Recommandation : sparer les deux fonctions et recruter une caissire.
3.1.1.7 Avis de laudit : Cest souhaitable, mais les limitations financires ne
permettent pas de multiplier les postes. On va prendre des dispositions
pour sparer ses deux postes avec la clinique de Bunia ou lISTM.

3.1.2. les achats


3.1.2.1 Incompatibilit des fonctions : Absence de procdures pour achats
importants
3.1.2.1.1 Constat : lors de notre visite au sein de la MUSACA, nous avons trouve
quil ny ait pas encore institue une procdure suivre pour tout achat
de grande importance.
3.1.2.1.2 Faiblesse : violation des procdures de gestion
3.1.2.1.3 Cause : erreur humaine
3.1.2.1.4 Risque : dtournement de fonds
3.1.2.1.5 Niveau de risque : Elev
3.1.2.1.6 Recommandation : sparer les deux fonctions et recruter une caissire.
3.1.2.1.7 Avis de laudit : En attendant le manuel des procdures du CME qui doit
tre prsent pour adoption par la hirarchie, le brouillon sera mis la
disposition de la Mutuelle.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 44

3.1.3. Administration du personnel


3.1.3.1 Tenue des documents : Paie de salaire
3.1.3.1.1 Constat : Les rmunrations des agents sont budgtises et que les
calculs sont faits sur des feuilles de paie collectives. En analysant ces
feuilles de paie, nous avons constat que certaines rubriques importantes
telles que celles relatives aux retenues fiscales et sociales ne sont pas
prises en compte ainsi que celles relatives aux avantages lis au salaire.
Cela sexplique par le fait quaucune dclaration et payement de ces
impts na pas t retrouv dans la documentation mis notre disposition.
3.1.3.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue de fiche de paie
3.1.3.1.3 Cause : erreur humaine
3.1.3.1.4 Risque : Exposer lorganisation des pnalits
3.3.3.1.5 Niveau de risque : Elev
3.1.3.1.6 Recommandation : Dclarer les rmunrations des agents et verser les
diffrentes retenues obligatoires aux services comptents.
3.1.3.1.7 Avis de laudit : Il y a deux types de travailleurs Musaca: le personnel
engag par le CME pour qui ces exigences lgales sont payes par lISTM
et que Musaca ne paie quune prime pour le temps dans le projet et le
personnel engag par Musaca, comme projet pour assurer le
fonctionnement effectif et a temps plein du projet. Pour ce dernier groupe,
on va instaurer le paiement de ces exigences en 2011.

3.1.4. Administration financire


3.1.4.1 Tenue des documents : Compte en banque et livres de caisse
3.1.4.1.1 Constat : En reconstituant la trsorerie de la MUACA, nous avons
constat quun compte bancaire a t ouvert la semence au nom de la
mutuelle. Les oprations effectues entre la MUSACA et cette cooprative
financire ne sont pas enregistres dans un livre de banque ni dans une
de caisse de la MUSACA. Interroger ce propos, le comptable explique
que ce compte reste utilis comme caisse de la MUSACA.
3.1.4.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue de documents.
3.1.4.1.3 Cause : erreur humaine
3.1.4.1.4 Risque : dtournement de fonds.
3.1.4.1.5 Niveau de risque : Elev
3.1.4.1.6 Recommandation : officialiser ce compte en louvrant dans une banque
crdible et enregistrer y toutes les oprations dans le livre de banque et
dans le livre de caisse..
3.1.4.1.7 Avis de laudit : Seule la Direction Excutive du CME est tenue de
dtenir un compte en banque. Le compte de Musaca la Semence sera
ferm pour canaliser le tout la BIC Bunia o un compte a t ouvert
depuis octobre 2010.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 45

3.1.4. Administration comptable


N Description
3..5.1 Classement de pices justificatives : Absence des tats de besoin et des
demandes de fonds.
3.1.5.1.1 Constat : Les pices justificatives sont classes rationnellement. Elles
sont constitus des bons de sorties de caisse accompagns des pices
justificatives authentiques qui portent des imputations budgtaires et
comptables. Toutes fois ces pices justificatives ne sont pas
accompagnes des tats de besoin ni de demande de fonds. Les
imputations comptables ne sont pas marques sur tous les jeux qui
forment les pices justificatives.
3.1.5.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement
3.1.5.1.3 Cause : erreur humaine
3.1.5.1.4 Risque : mauvaise imputation, justification partielle et dpenses non
autorises
3.1.5.1.5 Niveau de risque : moyen
3.1.5.1.6 Recommandation : apposer les imputations comptables sur tous les jeux
qui constituent les pices justificatives et tablir des tats de besoin et/ou
de demande des fonds chaque fois que lon veut faire une demande.
3.1.5.1.7 Avis de laudit : Le Directeur Financier va concevoir un modle dtat de
besoin et remettre les carnets de demandes de fonds la Mutuelle.

3.1.5.2 Classement des documents : Originaux du livre de caisse


3.1.5.2.1 Constat : Pendant que nous tions entrain danalyser les livres de caisse,
notre constant est que les originaux de ces livres restent encore gards
dans le carnet de base. Ces livres de caisse ne sont pas contrls par
les personnes impliques dans la gestion quotidienne de la mutuelle. Cela
sexplique par le fait que nous navons pas vu des P.V de contrle de
caisse dans la documentation mise a notre disposition et quaucune trace
de contrle ne se fait pas remarquer dans ces documents.
3.1.5.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
3.1.5.2.3 Cause : manque des directives
3.1.5.2.4 Risque : enregistrement dans la comptabilit des soldes non certifies
3.1.5.2.5 Niveau de risque : lev
3.1.5.2.6 Recommandation : contrler priodiquement les livres de caisse en
tablissant de P.V de contrle de caisse et laisser de traces de contrle et
transmettre les originaux du livre de caisse au service de comptabilit
pour conservation et traitement.
3.1.5.2.7 Avis de laudit : Les contrles seffectuent, sauf les personnes commises
cette tache ne signaient pas leurs passage par erreur humaine.
Dsormais, les diffrents documents seront signs et traits comme
recommander.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 46

3.1.6. La gestion de la trsorerie


3.1.6.1 Sauvegarde des fonds : Absence de coffre-fort
3.1.6.1.1 Constat : en vrifiant comment les fonds de la MUSACA sont scuriss,
nous avons constat que la mutuelle ne possde pas de coffre-fort dans
lequel il garde largent. Les fonds sont gards dans un compte ouvert
la semence et le reste au bureau dans une armoire en bois. En plus,
bien quil existe un compte ouvert au nom de la MUSACA, les
mouvements ayant trait ce compte ne font pas lobjet
denregistrements ni dans un livre de banque ni dans le livre de caisse.
3.1.6.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la gestion de la trsorerie.
3.1.6.1.3 Cause : manque dencadrement et non planification
3.1.6.1.4 Risque : exposer les fonds au vol et a des dtournements
3.1.6.1.5 Niveau de risque : lev
3.1.6.1.6 Recommandation : acheter un coffre
3.1.6.1.7 Avis de laudit : On va planifier lachat prochainement.

3.1.6.2 Sauvegarde des fonds ? Separation de livres de caisse et livre de


cotisation
3.1.6.2.1 Constat : les fonds reus par MUSACA pour cotisations et adhsions de
membres sont enregistrs dans un autre de livre de caisse qui porte le
logo de la MUSACA. Interrog du pourquoi de cette sparation de deux
caisses une pour le fonctionnement lautre pour ladhsion et cotisations
de membres, le comptable nous renvoie lhirarchie pour justification.
Les fonds de lextrieur = fxt et les autres sont des fonds propres. En
fusionnant les deux, il y a bcp de confusion
3.1.6.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
3.1.6.2.3 Cause : manque dencadrement
3.1.6.2.4 Risque : dtournement de fonds
3.1.6.2.5 Niveau de risque : lev
3.1.6.2.6 Recommandation : enregistrer toutes les oprations de la mutuelle dans
un seul livre de caisse.
3.1.6.2.7 Avis de laudit : La sparation de ces deux livres de caisse tait motive
par le fait quau dbut des activits de la Musaca, la culture de la Mutuelle
ntait pas encore dans le vcu quotidien de la population sur place.
Ainsi, afin dencourager cette dernire une adhsion au systme et a
leffort de leur contribution sans tre figure par le montant de la
subvention qui est uniquement affecte au fonctionnement, lorsquelle
effectue le suivi de la gestion de leurs fonds.
A noter quavec cette habitude du fonctionnement de la mutuelle, le
processus de fusion est en cours. On fera un extrait de ce livre chaque
fois en faveur des membres de la mutuelle.

N Description
3.1.6.3 Tenue de documents : Clture de livre de caisse avant la fin du mois
3.1.6.3.1 Constat : Pendant que nous tions entrain danalyser les livres de caisse,
nous avons constat que certains livres de caisse sont clturs le 25 et
dautre la fin du mois. Les explications fournies le comptable est que cela a
t fait par son prdcesseur venu de PPSSP ou on avait lhabitude de
procder a la clture chaque 24 du mois.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 47
En outre, les soldes arrts la fin de chaque mois ne sont pas certifis
par des P.V de contrle de caisse.
3.1.6.3.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
3.1.6.3.3 Cause : erreur humaine
3.1.6.3.4 Risque : enregistrer dans la comptabilit des soldes non certifis par les
gestionnaires
3.1.6.3.5 Niveau de risque : moyen
3.1.6.3.6 Recommandation : Clturer tous les livres la fin de chaque mois et
tablir des P.V de contrle.
3.1.6.3.7 Avis de laudit : On va abandonner cette pratique pour clturer la fin de
chaque mois, comme partout au CME.

3.1.6.4 Tenue de documents : Signatures dans le bon de sortie


3.1.6.4.1 Constat : Lors du contrle des bons de sortie de caisse, nous avons
constat que ces bons de sorties de caisse sont autoriss ou approuvs
par le superviseur. Bien quon nait pas rserv une place pour sa
signature sur le document. La plupart de ces bons de sortie de caisse ne
sont pas signs par le bnficiaire et que ce dernier ne remet que
seulement la pice justificative. A la place rserve pour acquit le
superviseur signe. interrog du pourquoi, le comptable nous dclare que
le superviseur signe pour autorisation du fait quon na pas rserve sur
limprime la place de lordonnateur de la dpense.
3.1.6.4.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne
3.1.6.4.3 Cause : manque de directives
3.1.6.4.4 Risque : le bnficiaire pourrait dcliner sa responsabilit en cas de non
remise de la pice justificative.
3.1.6.4.5 Niveau de risque : lev
3.1.6.4.6 Recommandation : que le bnficiaire signe pour acquit et prvoir sur le
bon de sortie de caisse la place de la signature de lordonnateur.
3.1.6.4.7 Avis de laudit : Ds que le stock actuel de bon de sortie est puis, on
va imprimer celui qui rserve de la place pour tous ceux qui doivent
signer, surtout la place de lordonnateur.

3.1.7. La gestion de stocks.

Au niveau de MUSACA, il semble que le stock reste inexistant.

4. BUNIA STOP SIDA

4.1.1. Gestion des activits


- Structure organisationnelle
4.1.1.1 Incompatibilit des fonctions

4.1.1.1.1 Constat : Lors de notre audit, nous avons remarqu quau projet Stop
Sida, le secrtaire- comptable est la fois caissire.

4.1.1.1.2 Faiblesse : Incompatibilit de fonctions caisse et comptabilit

4.1.1.1.3 Cause : Attribution des taches conue de cette faon pour cause de
limitation financire.

4.1.1.1.4 Risque : Non efficacit et exposer au dtournement

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 48
4.1.1.1.5 Niveau de risque : Elev

4.1.1.1.6 Recommandation : Sparer la fonction comptabilit de celle de la caisse

4.1.1.1.7 Avis de laudit : Nous envisageons que le travail de comptabilit soit


remis la comptabilit de la clinique.

4.1.2. Les achats


N Description
4.1.2 Procdure dachat.
4.1.2.1 Constat : lors de notre visite au sein du projet Stop sida, nous avons
trouve quil ny ait pas encore institue une procdure suivre pour tout
achat de grande importance. Cela se justifie par le fait que certains gros
achats ont t faits sans aucune procdure. Les cas illustratifs sont les
suivants :
- En date du 19/01/2010
4.1.2.1.2 Faiblesse : violation des procdures de gestion
4.1.2.1.3 Cause : erreur humaine
4.1.2.1.4 Risque : dtournement de fonds
4.1.2.1.5 Niveau de risque : Elev
4.1.2.1.6 Recommandation : Sparer les deux fonctions et recruter une caissire.
4.1.2.1.7 Avis de laudit : Lopration dachat la date nest pas visible. Toutefois,
on va mettre la remarque en application.
4.1.3. Administration du personnel

4.1.3 Analyse de feuille de paie

4.1.3.1 Constat : Les rmunrations des agents du Projet Stop sida sont payes
sur base de fiche de paie individuelle. En analysant ces feuilles de paie,
nous avons constat quelles sont produites sans tenir compte de
rubriques importantes telles que les avantages lis au salaire et les
retenues fiscales et sociales. Cela explique que le projet ne dclare pas les
rmunrations des agents la DGI, lINSS et autres organismes de ces
diffrentes retenues obligatoires sur le salaire.

4.1.3.2 Faiblesse : Imprudence de dirigeants.

4.1.3.3 Cause : Erreur humaine

4.1.3.4 Risque : Exposer lorganisation des pnalits

4.1.3.5 Niveau de risque : Elev

4.1.3.6 Recommandation : En payant les salaires aux agents, songer aux


retenues obligatoires, dclarer et verser les aux services comptents.

4.1.3.7 Avis de laudit : Nous allons instaurer le systme ds prsent.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 49
4.1.4. Administration financire
4.1.4.1 Analyse de la documentation financire

4.1.4.1.1 Constat : En analysant les documents financiers du CME, nous avons


constat que certains libells sont imprcis. Les cas illustratifs sont
ceux qui concerne une rubrique qui se trouve un poste budgtaire du
projet stop sida administration et dans les livres de caisse retrait
de la banque pour la caisse . Ici on se demande si lorganisation
effectuait des oprations avec plusieurs banques, on ne saurait pas
identifier la banque dans laquelle on aurait retir de fonds puisque le
nom de la banque ni le N de chque sont soustrait du libell. Nous
nous demandons si cest pour quelle intention on enregistre dans des
documents financiers de libells imprcis.

4.1.4.1.2 Faiblesse : Imprudence.

4.1.4.1.3 Cause : Manque de directives

4.1.4.1.4 Risque : Dtournement

4.1.4.1.5 Niveau de risque : Elev

4.1.4.1.6 Recommandation : Enregistrer dans chaque document un libell qui


permettra de faire un contrle interne.

4.1.4.1.7 Avis de laudit : Nous allons mettre la recommandation en application


partir de maintenant.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 50

4.1.2 Analyse de pices justificatives

4.1.2.1 Constat : le 27/02/2010 BSC 14754 en faveur de RONA et WACHAN


pour achat camera digital 4GB de 350,00$us, la facture est une
photocopie. En plus, lenregistrement au livre de caisse est fait par un
stylo de couleur bleue alors que l enregistrement des autres oprations se
faisait avec un stylo de couleur noire.

4.1.2.2 Faiblesse : Insuffisance dans le contrle interne.

4.1.2.3 Cause : erreur humaine

4.1.2.4 Risque : Dtournement

4.1.2.5 Niveau de risque : Elev

4.1.2.6 Recommandation : la pice justificative doit tre un original. Si on est en


dplacement scanner et envoyer la pice par mail.

4.1.2.7 Avis de laudit : Lignorance de lutilisation des stylos de diffrentes


couleurs comme problme. Loriginal du justificatif de la camra se trouve
dans le classement des biens du projet. Le bon de sortie tait tabli au
nom de Rona, mais cest Wachan qui avait pris largent pour lachat.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 51

4.1.5. Administration comptable

4.1.5.1 Classement de documents.

4.1.5.1.1 Constat : Certains originaux de bons dente de caisse restent gard


dans le carnet de base alors quils sont destins la comptabilit pour
classement. Seuls les originaux de bons de sortie font lobjet de
classement avec les pices justificatives. En plus, les originaux de livres
de caisse restent aussi garde dans le livre de base.

.1.5.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de documents.

4.1.5.1.1.3 Cause : manque dencadrement

4.1.5.1.1.4 Risque : classement parpill de documents

4.1.5.1.1.5 Niveau de risque : Elev

4.1.5.1.1.6 Recommandation : revoir le classement de la documentation

4.1.5.1.1.6 Avis de laudit : Les originaux bons dentre et des livres de caisse
seront dsormais transmis au service de la comptabilit.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 52

4.1.5.2 Classement de documents.

4.1.5.2.1 Constat : Lors de notre audit au sein du projet stop sida, nous avons
constat que les ordres de paiement ne sont pas classs ensemble avec
dautres lments faisant parts de pices justificatives. L nous citons les
diffrentes copies des ordres de paiement et les comptes respectifs dans
lequel la dpense est affecte.

4.1.5.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de documents.

4.1.5.2.3 Cause : manque dencadrement

4.1.5.2.4 Risque : classement parpill de pices justificatives

4.1.5.2.5 Niveau de risque : Elev

4.1.5.2.6 Recommandation : revoir le classement des pices justificatives en


formant un dossier

4.1.5.2.7 Avis de laudit : Les ordres de paiement seront classs avec dautres
documents concernant la mme demande.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 53

4.1.5.2 Analyse de pices justificatives

4.1.5.2.1 Constat : Pour certaines dpenses engages par stop sida, le montants
enregistre sur le bon de sotie de caisse diffre souvent de celui des
factures y relatives. Les cas illustratifs sont les suivants :

Le 30 mars 2010, BSC 20012 en faveur de KATANABO pour


achat fournitures de bureau pour un montant de 69$us. En
recalculant les factures, le total de pices justificatives donne un
total de 48,604us. Lcart de 20,40 reste donc justifier par le
bnficiaire.

Le 30 mars 2010, BSC 20022 de 490,17$us en faveur de Bebwa


pour soutient aux activits scolaires. En recalculant les factures
y relatives, nous trouvons un total de 485,33$us. Selon les
explications marques sur la feuille qui sert de support au
classement des pices, lcart de 4,84$us serait justifie au
niveau du BSC 20011. En recalculant les factures de ce BSC,
nous avons constate que le total de ces pices donnent le
montant inscrit au BSC 20011

A la mme date, BSC 20014 en faveur de Bebwa pour achat


fournitures de bureau pour un montant de 30,00$us. En
calculant les factures y relatives, on trouve un total de
31,00$us. Nous nous sommes pose la question de savoir si
bebwa aurait prte au projet ou si c tait passe comment.

4.1.5.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne.

4.1.5.2.3 Cause : manque de directives

4.1.5.2.4 Risque : enregistrement inexact dans la comptabilit

4.1.5.2.5 Niveau de risque : Elev

4.1.5.2.6 Recommandation : recalculer les pices justificatives avant leur


enregistrement.

4.1.5.2.7 Avis de laudit : On avait bnfici dune rduction que le vendeur na


pas notifi sur la facture reue par le projet.

4.1.6. Gestion de la trsorerie

4.1.6.1 Contrle de la trsorerie.

4.1.6.1.1 Constat : lors de notre visite au projet STOP SIDA, nous avons constat
que les livres de caisse sont tenus par une caissire et que les originaux

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 54
de ces livres de caisse restent encore gards dans le carnet de base alors
quils sont destins la comptabilit pour classement. En outre, ces livres
de caisse ne sont pas contrls par le directeur du projet. Cela se justifie
par le fait que nous navons pas trouv des P.V de contrle de caisse dans
la documentation mis en notre disposition et quaucune trace de contrle
ne se fait pas remarque dans ce livre de caisse.

Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne


4.1.6.1.2

4.1.6.1.3 Cause : manque de directives

4.1.6.1.4 Risque : dtournement des fonds.

4.1.6.1.5 Niveau de risque : Elev

4.1.6.1.6 Recommandation : contrler rgulirement les livres de caisses en


produisant des P.V pouvant certifi le solde enregistr au livre de caisse

4.1.6.1.7 Avis de laudit : La recommandation sera mise en application ds


maintenant.

4.1.7. Gestion de stock

4.1.7.1 Analyse de pices justificatives

4.1.7.1.1 Constat : le 27/02/2010 BSC 14754 en faveur de RONA et WACHAN


pour achat camera digital 4GB de 350,00$us, la facture est une
photocopie. En plus, l enregistrement au livre de caisse est fait par un
stylo de couleur bleue alors que l enregistrement des autres oprations
se faisait avec un stylo de couleur noire.

Faiblesse : insuffisance dans le contrle interne.


4.1.7.1.1

4.1.7.1.1 Cause : erreur humaine

4.1.7.1.1 Risque : dtournement

4.1.7.1.1 Niveau de risque : Elev

4.1.7.1.1 Recommandation : la pice justificative doit tre un original. Si on est en


dplacement scanner et envoyer la pice par mail.

4.1.7.1.1 Avis de laudit :

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 55

NYANKUNDE

1. HOPITAL GENERAL DE REFERENCE DE NYANKUNDE


1.1. Administration du personnel

1.1.1 Analyse des contrats de travail des agents


1.1.1.1 Constat: lors de notre entretien avec pasteur BAMANA KEBO le Directeur
charg des ressources humaines nous certifier que certains dossiers du
personnel sont sans contrat cause de la guerre qui sest passe Nyankunde
en 2002. les activits de lhpital ont repris en 2004 jusqu nos jours. Dans 7
ans de fonctionnement, lhpital ne sait pas mettre sur pieds de nouveau
contrat pour ce travailleur. A Nyankunde, tout serait en ordre mais il y a des
problmes Beni et Bunia.
1.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le suivi de dossier du personnel
1.1.1.3 Cause : oubli
1.1.1.4 Risque : - personnel non motiv
1.1.1.5. Niveau du risque: lev
1.1.1.6 Recommandation : mettre la disposition de chaque agent son contrat de
travail approuv par linspection du travail.
1.1.1.7 Avis de laudit :

1.1.2 De ltat de paye


1.1.2.1 Constat: les tats de paye sont saisis avec retards suite au payement tardif
ou par tranche cause des difficults financires. Le barme salarial existe
mais son application est difficile suite la diminution des recettes de lhpital.
Ce qui fait que le Smig est appliqu pour la catgorie 1,2,3,4a,4b. Le barme
est appliqu selon la sant financire
1.1.2.2 Faiblesse : faible mobilisation des recettes
1.1.2.3 Cause :
1.1.2.4 Risque : - personnel non motiv
1.1.2.5. Niveau du risque: lev
1.1.2.6 Recommandation : instaurer les systmes de mobilisation des recettes afin
que le salaire soit pay au temps opportun et pour le respect du SMIG.
1.1.2.7 Avis de laudit :

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 56

1.2. Administration Financire

1.2.1 Analyse des pices justificatives


1.2.1.1 Constat: le 29 juin 2010, la souche du bon de sortie de caisse n 7677 de
3251,56$us en faveur de Kalisa avec comme motif A/C 42155 fonds
rembourser par Germain. Cette dpense na pas t retrouve dans le carnet
de la demande de paiement ou nous devrions retrouver les noms et
signatures des donneurs dordre. Vu que cette dpense est justifie par la
souche du bon de sortie de caisse et que le bnficiaire nest pas celui qui
doit rembourser le montant, nous disons que cette dpense est non ligible
tant donn quelle nest pas justifie. Un dossier de dtournement existerait.
1.2.1.2 Faiblesse : - violation de la procdure dengagement de la dpense ;
- linsuffisance dans la justification de la dpense.
1.3.1.3 Cause : imprudence
1.4.1.4 Risque : dtournement de fonds
1.5.1.5 Niveau du risque: lev
1.6.1.6 Recommandation : Respecter la procdure dengagement de la dpense et
justifier les dpenses par les pices probantes et non pas par les copies de
bon de sortie de caisse.
1.7.1.7 Avis de laudit :

1.2.2 Analyse des pices justificatives


1.2.2.1 Constat: le 22/12/2010 retrait la BIC 4064,50$us et 3519$us Banque
congolaise. Lencaissement de ce montant au niveau de la caisse centrale
reprend en 1er lieu 3500$ et 4000$ et en 2me lieu 19$ et 64,50$us. cette
mme date le 2me encaissement est sorti de la caisse aprs une grande
confusion lors de lenregistrement de la dpense qui a fait lobjet dannulation
de lcriture et la reprendre avec comme motif 19$us frais de change alors que
le chque est bel et bien en dollars Amricains et le 64,5$us achat carburant.
La facture pour achat carburant et le bordereau de retrait restent retrouver.
A notre avis nous avons compris que certaines dpenses non autorises ont
t engages avant encaissement. Lopration serait bel et bien connue de
Tychique, AGIS.
1.2.2.2 Faiblesse : - violation de la procdure dengagement de la dpense ;
- linsuffisance dans la justification de la dpense.
1.2.2.3 Cause : imprudence
1.2.2.4 Risque : dtournement de fonds
1.2.2.5. Niveau du risque: lev
1.2.2.6 Recommandation : Respecter la procdure dengagement de la dpense et
justifier les dpenses par les pices probantes et non pas par les copies de bon
de sortie de caisse.
1.2.2.7 Avis de laudit :

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 57

1.2.3 Analyse du carnet de la demande de paiement


1.2.3.1 Constat: le carnet de la demande de paiement n5715 est complt par
ladministrateur comptable autoris par lui-mme au 24/06/2010 et lui le
bnficiaire de ce montant. cette date est crit avec de stylo diffrents : celui
qui est cris 24 diffre de celui du qui avait complt la totalit du document
et sur tout que dans lordre du carnet lopration du 24 juin devrait prcder la
demande de paiement du 25/06/2010 n5702, mais cette opration vient
aprs la date du 29/06/2010 pour un montant de 152$us avec comme motif
paiement achat matriel alors que la facture retrouve en annexe date
du7/06/2010.
1.2.3.2 Faiblesse : ajustement des oprations dans les documents.
1.2.3.3 Cause : justification de la dpense
1.2.3.4 Risque : dtournement de fonds
1.2.3.5. Niveau du risque: lev
1.2.3.6 Recommandation : le comptable ne peut pas tre lordonnateur de dpenses
et signature ne peut pas se retrouv sur la demande de paiement. Conserv le
carnet de demande de paiement au trsor pour viter des ajustements dans ce
document
1.2.3.7 Avis de laudit :

1.2.4 Analyse du carnet de la demande de paiement


1.2.4.1 Constat: la grande partie des dpenses enregistres dans le carnet n3051-
4000 de la demande de paiement ne sont pas autorises. Nous pouvons citer
en titre dexemple : le 10/6/2010 105$us suivant demande de paiement
n3967, et N3961, n3960, n3959, n3951 sont engages sans quelles
soient approuves par les ordonnateurs des dpenses par le fait quils nont
pas sign cette dpense mais le montant de 105$us est dcaiss suivant bon
de sortie de caisse n7632 alors que la caissire avait dclar quelle ne peut
jamais servir une dpense non autorise. A part celle l il existe dautres
dpenses servies sans que le service demandeurs exprime le besoin il sagit :
de la demande de paiement n3983 et autres.
1.2.4.2 Faiblesse : violation de la procdure dengagement dune dpense
1.2.4.3 Cause : oubli
1.2.4.4 Risque : dtournement de fonds
1.2.4.5. Niveau du risque: lev
1.2.4.6 Recommandation : faire respecter la procdure dengagement dune
dpense et labsence des ordonnateurs des dpenses un simple mail suffit
comme autorisation sil est annex la demande de paiement.
1.2.4.7 Avis de laudit :

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 58

N description
1.2.5 Analyse du rapport journalier
1.2.5.1 Constat: le circuit financier de lHGR prvoit une caisse unique qui est
approvisionn par le service de facturation, ce dernier prsente un rapport la
caisse centrale la fin de la journe. La conception de ce rapport ne prvoit
pas la place des signatures lexpdition qu la rception. En suite ce
document nest pas conu double exemplaire pour facilit le classement au
dclarant aussi et non la caissire seulement.
1.2.5.2 Faiblesse : insuffisance dans la conception de document
1.2.5.3 Cause : oubli
1.2.5.4 Risque : dtournement de fonds
1.2.5.5. Niveau du risque: lev
1.2.5.6 Recommandation : Concevoir un formulaire unique dans tous le CME qui
pourra reprendre lentte de la maison ou il sera utilis plus logo du CME, la
date, le numro de reu, lorigine du montant, le Montant et la place pour
deux signatures : lun de lagent de la facturation et lautre de la caissire la
rception.
1.2.5.7 Avis de laudit :

1.2.6 Analyse du rapport journalier


1.2.6.1 Constat: le financier de lhpital tient la comptabilit de la direction, met les
chques et les signe ; il garde le chquier, il est charg de la compilation des
rapports financiers. Ainsi nous avons compris quil est au four et au moulin.
1.2.6.2 Faiblesse : insuffisance du personnel qualifi dans ce domaine
1.2.6.3 Cause : imprudence
1.2.6.4 Risque : dtournement de fonds
1.2.6.5. Niveau du risque: lev
1.2.6.6 Recommandation : Engager un comptable qualifi afin de facilit la tache au
financier et garder le chquier au trsor et non dans le terroir du financier.
1.2.6.7 Avis de laudit :

1.2.7 Analyse du rapport journalier


1.2.7.1 Constat: pendant notre priode daudit nous avons demand le rapport
financier qui reprend les tats de synthse avec des notes explicatives ; nous
tions dsols de voir que cest la balance des comptes qui est considr
comme rapport financier de lHGR.
1.2.7.2 Faiblesse : confusion entre le rapport financier et la balance des comptes
1.2.7.3 Cause : erreur humaine
1.2.7.4 Risque : non interprtation des tats financiers et dautres voir mme la
comprhension du rapport financier.
1.2.7.5. Niveau du risque: lev
1.2.7.6 Recommandation : A partir des tats financier obtenus dans sage, faite un
rapport synthtique des tats financiers avec des notes explicatives chaque
niveau.
1.2.7.7 Avis de laudit : Au niveau de lHGR Nyankunde, le comptable a
dmissionn au mois de novembre qui a rendu difficile la reproduction de
rapport. Nous prenons en compte la recommandation formule.

1.3. Administration comptable

1.3.1 Tenue du livre de caisse


1.3.1.1 Constat: certaines entres et sorties enregistres dans livre de caisse ne
reprennent pas de numro de pices justificatives surtout dans le livre de

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 59
caisse tenu au mois de mars.
1.3.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des documents comptable
1.3.1.3 Cause : urgence dans laquelle le document est tenu
1.3.1.4 Risque : difficult de se rassurer que le montant inscrit au livre de caisse
correspond celui du bon dentre de caisse.
1.3.1.5. Niveau du risque: moyen
1.3.1.6 Recommandation : complter toutes les colonnes prvues au livre de caisse
soigneusement
1.3.1.7 Avis de laudit : Nous allons tenir compte de la recommandation pour les
annees qui suivent.

1.3.2 Tenu du livre de caisse


1.3.2.1 Constat: le livre de caisse nest pas bien complt par le fait quil ne porte
pas le totale mensuel, le report de la page prcdente et le total par page,
mais il est propre malgr les quelques ratures et surcharges retrouves. Quen
cela ne tienne nous avons constat que certains livre de caisse ont t recopi
la hte pour que les situations dsquilibres soient ajustes dans un
nouveau livre avant larriv des auditeurs. Cest ce qui explique labsence de
numro de certaines pices dans le livre ainsi que dautres lments comme la
prsence du livre de caisse de la clinique de Beni utilis Nyankunde.
1.3.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le tenu du document
1.3.2.3 Cause : urgence dans laquelle ce document tait tenu
1.3.2.4 Risque : ajustement facile des chiffres du livre caisse.
1.3.2.5. Niveau du risque: lev
1.3.2.6 Recommandation : complter toutes les colonnes prvues au livre de caisse
soigneusement
1.3.2.7 Avis de laudit : Nous allons tenir compte de la recommandation pour les
annes qui suivent.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 60

1.3.3 Classement des pices


1.3.3.1 Constat: les copies de bon de sortie de caisse et de bon dentre de caisse
sont classes au sein de lHGR comme document matrialisant la justification
dune dpense. Ce classement est effectu par la caissire La destination des
originaux reste dterminer.
1.3.3.2 Faiblesse : insuffisance dans la justification des dpenses
1.3.3.3 Cause : mauvaise procdure
1.3.3.4 Risque : la grande partie des dpenses restent non justifies et cette
situation pourra contribue au dtourne de fonds de lhpital
1.3.3.5. Niveau du risque: lev
1.3.3.6 Recommandation : classer les originaux de bon de sortie de caisse
accompagn par les originaux de la demande de paiement puis des pices
externes en annexe pour quune dpenses soit jug justifier.
1.3.3.7 Avis de laudit : Effectivement, il sest pos le problme de classement et
darchivage de document lHGR Nyankunde. Nous allons dployer des efforts
pour corriger ces erreurs.

1.3.4 Etat de linventaire


1.3.4.1 Constat: les matrielles et mobiliers du bureau ont t inventoris au
31/12/2010 dans un rapport sans tre valoris et sign par lquipe
dinventaire.
1.3.4.2 Faiblesse : insuffisance dans les notions des valorisations des biens
1.3.4.3 Cause : Erreur humaine
1.3.4.4 Risque : - labsence de la valeur relle des biens au bilan.
- Omission de ces valeurs lors de la prsentation du bilan
1.3.4.5. Niveau du risque: moyen
1.3.4.6 Recommandation : chercher une personne interne ou externe capacit dans
le domaine afin de pouvoir effectuer ce travail.
1.3.4.7 Avis de laudit : Recommandation prise en considration.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 61

1.4. Gestion de la trsorerie

1.4.1 Tenu du livre de caisse


1.4.1.1 Constat: le livre de caisse n4 utilis lhpital gnral rfrence de
Nyankunde porte lentte de la clinique de Beni alors quil nest pas utilis
Beni pour de raison que nous ignorons.
1.4.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la conception de document
1.4.1.3 Cause : erreur humaine
1.4.1.4 Risque : difficult de localiser le document.
1.4.1.5. Niveau du risque: moyen
1.4.1.6 Recommandation : ayez les soins de mettre le nom de lendroit dans lequel
ce document est utilit pour facilit la localisation tout en supprimant le nom
de la clinique de Beni sur le document.
1.4.1.7 Avis de laudit : Un mcanisme est en place pour uniformiser les documents
de gestion dans tous les sites.

1.4.2 Tenu du livre de caisse


1.4.2.1 Constat: lors de notre analyse des pices justificatives, nous avons retrouv
les originaux dun livre de caisse tenu depuis janvier 2010 au 24 avril de la
mme anne. La confrontation des originaux retrouvs dans les pices par
rapport au livre de caisse mise notre disposition nous avons constat que ce
dernier avait encore des originaux et les numros dordre ntaient pas les
mmes. Nous avons pris au hasard la date du 23 avril et nous avons fait le
recoupement qui nous amne constater que le livre de caisse prsent aux
auditeurs porte de montant avec majoration de plus 10$ sur quelques
chiffres retrouvs cette date. Cette situation nous a amen comprendre
quil existe un livre de caisse parallle au sein de lhpital gnrale de
rfrence de Nyankunde. Les livres dans lesquels les originaux ont t
dtachs restent retrouver.
1.4.2.2 Faiblesse : manque de sincrit dans les dclarations faites dans les livres
de caisse
1.4.2.3 Cause : limmoralit
1.4.2.4 Risque : dtournement de fonds de lhpital par le fait quil avait adaptation
du livre de caisse aux situations comptables
1.4.2.5. Niveau du risque: lev
1.4.2.6 Recommandation : Retrouver les livres dcaisse dans lesquels ces originaux
sont retirs et faire une dclaration officielle des carts constats.
1.4.2.7 Avis de laudit : De janvier avril, nous avons connu le cas dimmoralit
avec notre ancien caissier qui a t licenci. Toutes ces anomalies trouvent la
raison cette immoralit du caissier.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 62

1.5. Gestion de stock

1.5.1 Analyse des pices justificatives


1.5.1.1 Constat: un mauvais classement des longues tiquettes et ordonnances est
observ au sein de la pharmacie de lhpital gnral de Nyankunde.
1.5.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement des documents la pharmacie
1.5.1.3 Cause : manque dendrament
1.5.1.4 Risque : difficult de retrouv la pice au temps opportun
1.5.1.5. Niveau du risque: moyen
1.5.1.6 Recommandation : Grouper les longues tiquettes et les ordonnances qui
ont t servies pendant la journe et effectuer un classement mensuel.
1.5.1.7 Avis de laudit : Recommandation prise en consideration.

1.5.2 Analyse des fiches de stock


1.5.2.1 Constat : les fiches de stock ne sont pas cltures mensuellement elles sont
compltes sans quil y est moyen de voir immdiatement la quantit des
entres et des sorties mensuelles.
1.5.2.2 Faiblesse Constate : insuffisance dans les notions de gestion de stock
1.5.2.3 Cause : manque dencadrement.
1.5.2.4 Risques : - les erreurs peuvent tre observs dans les solde tant donn quil
y a pas moyen de faire la preuve ;
- lobservation de la fiche ne vous permet pas de voir la quantit
des entres ainsi que les sorties de la priode
1.5.2.5. Niveau du risque : lev
1.5.2.6 Recommandation : clturer mensuellement le fiches de stock afin dviter des
erreurs dans le solde
1.5.2.7 Avis de laudit : Merci pour la recommandation

1.5.3 Analyse de la fiche de stock


1.5.3.1 Constat : les rquisitions en mdicaments au dpt central ne sont pas sign ni
par le responsable de lofficine mais quelque fois sign par le chef du dpt
pharmacie.
1.5.3.2 Faiblesse Constate : insuffisance dans le suivi
1.5.3.3 Cause : erreur humaine
1.5.3.4 Risques : sur estimation de la rquisition
1.5.3.5 Niveau du risque : lev
1.5.3.6 Recommandation : Signer la rquisition avec le responsable
1.5.3.7 Avis de laudit : Recommandation prendre en considration.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 63
2. IEM/NYANKUNDE

2.1. Administration du personnel

2.1.2 Analyse des contrats de travail des agents


2.1.2.1 Constat: le recrutement des enseignants de lIEM ne se fait pas fonction
dune demande demploi, dun test, mais cest les anciens enseignants qui sont
engags au CME qui sen charge. Ainsi nous avons compris quil ny a pas une
politique de recrutement dfinie au sein de lIEM mais selon le Directeur. Il
sagirait plutt dune politique interne : recourir dabord aux ressources
internes avant den chercher ailleurs
2.1.2.2 Faiblesse : absence dune politique de recrutement bien dfinie
2.1.2.3 Cause : pas de manuel de procdure
2.1.2.4 Risque : - recrutement sentimental
2.1.2.5. Niveau du risque: moyen
2.1.2.6 Recommandation : Disposer dun manuel de procdure Administratif et
Financier qui pourra dfinir au clair la politique de recrutement.
2.1.2.7 Avis de laudit : Le brouillon du manuel des procedures est dj l pour
approbation de lAG

2.2. Administration Financire

2.2.1 Analyse du carnet de la demande de paiement


2.2.1.1 Constat: les originaux des bons dentre et de sortie de caisse sont retrouvs
dans le carnet sans quil y est des imputations comptable alors quils devraient
tre transmis la comptabilit. Cest ainsi que nous ne savons pas si la
comptabilit enregistre des informations sur base de quels documents ?
2.2.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la communication.
2.2.1.3 Cause : absence dun bon classement des pices justificatives
2.2.1.4 Risque : - enregistrement des oprations la comptabilit sur base de
rapport ;
- enregistrement des oprations fictives la comptabilit
2.2.1.5. Niveau du risque: lev
2.2.1.6 Recommandation : Mettre des imputations comptables sur des pices
justificatives et dtacher les originaux et les transmettre la comptabilit
pour lenregistrement et le classement.
2.2.1.7 Avis de laudit : Recommandation prise en considration.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 64

2.2.2 Analyse du carnet de la demande de paiement


2.2.2.1 Constat: une mauvaise conception du carnet de Bon de sortie de caisse
numrot de 4651- 4700 par les fait quil prvoit la place dune seule personne
pour la signature lors de la sortie de fonds.
2.2.2.2 Faiblesse : insuffisance dans la conception des documents
2.2.2.3 Cause : erreurs humaines
2.2.2.4 Risque : dtournement de fonds
2.2.2.5. Niveau du risque: lev
2.2.2.6 Recommandation : Tenir compte de la procdure dengagement dune
dpense lors de la conception de documents.
2.2.2.7 Avis de laudit : Merci pour la recommandation.

2.2.3 Analyse du rapport journalier


2.2.3.1 Constat: Pendant lanne 2010, le dcaissement de fonds nest pas
ncessairement fonction dun tat de besoin ni dune demande de payement
contr sign par lordonnateur de dpense.
2.2.3.2 Faiblesse : violation de la procdure de gestion financire
2.2.3.3 Cause : manque dencadrement
2.2.3.4 Risque : dtournement de fonds
2.2.3.5. Niveau du risque: lev
2.2.3.6 Recommandation : Prsenter les tats de besoin pour lanalyse avant
lengagement dune dpense
2.2.3.7 Avis de laudit : On va excuter la recommandation.

2.2.4 Analyse du rapport journalier


2.2.4.1 Constat: le rapport financier de lIEM est labor mensuellement sans quil y
est des notes explicatives des carts ni sign par la charg de finance.
2.2.4.2 Faiblesse : confusion entre le rapport financier et le relev de dpenses et
recettes
2.2.4.3 Cause : erreur humaine
2.2.4.4 Risque : non interprtation des tats financiers et dautres voir mme la
comprhension des finances
2.2.4.5. Niveau du risque: lev
2.2.4.6 Recommandation : A partir des tats financier financiers obtenus dans sage,
faite un rapport synthtique des tats financiers avec des notes explicatives
chaque niveau.
2.2.4.7 Avis de laudit : Merci pour la recommandation.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 65

2.3. Administration comptable

2.3.1 Analyse des pices justificatives


2.3.1.1 Constat: le classement des pices justificatives au niveau de lIEM se fait dans
le carnet de Bon de sortie de caisse. Linstitut na pas un classeur appropri
pour les pices justificatives pour des causes qui reste expliquer.
2.3.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de document.
2.3.1.3 Cause : manque dencadrement
2.3.14 Risque : pertes des pices
2.3.1.5. Niveau du risque: lev
2.3.1.6 Recommandation : disposer des classeurs dans lesquels les bons dentres
et de sorties de caisse seront classs accompagn des pices justificatives et
des tats des besoins
2.3.1.7 Avis de laudit : La recommandation sera mise en application.

2.3.2 Tenu du livre de caisse


2.3.2.1 Constat: certaines sorties de fonds retrouvs dans le livre de caisse ne sont
pas sign par la caissire lors du dcaissement dans bon de sortie de caisse.
Il sagit : des oprations suivantes :
-le 26 mai 2010 suivant bon de sortie n10589 ;
-le 31 mai 2010 suivant bon de sortie n10592 ;
- le 18 janvier 2010 suivant bon de sortie n10437 et 225
2.3.2.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des documents comptable
2.3.2.3 Cause : urgence dans laquelle le document est tenu
2.3.2.4 Risque : difficult de se rassurer que le montant inscrit au livre de caisse
correspond celui du bon dentre de caisse.
2.3.2.5. Niveau du risque: moyen
2.3.2.6 Recommandation : complter toutes les colonnes prvues au livre de caisse
soigneusement
2.3.2.7 Avis de laudit : Le caissier sera instruit sur la tenue du livre de caisse.

2.3.3 Etat de linventaire


2.3.3.1 Constat: linventaire de matriels, mobiliers du bureau et le Stock vivre
interne de lIEM ntait pas effectu au 31/12/2010. Voir dans la
documentation
2.3.3.2 Faiblesse : insuffisance dans les notions des valorisations des biens
2.3.3.3 Cause : Erreur humaine
2.3.3.4 Risque : - labsence de la valeur relle des biens au bilan.
- Omission de ces valeurs lors de la prsentation du bilan
2.3.3.5. Niveau du risque: moyen
2.3.3.6 Recommandation : chercher une personne interne ou externe capacit dans
le domaine afin de pouvoir effectuer ce travail.
2.3.3.7 Avis de laudit : On va suivre et excuter la recommandation.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP 66

2.4. Administration de la trsorerie

2.4.1 Analyse des pices justificatives


2.4.1.1 Constat: lIEM na pas un livre de caisse capable de reprendre dune
manire progressive le solde de caisse. La consquence est quelques fois
les solde du mois sont ngatifs et nous ne savons pas trouver lorigine du
financement supplmentaire qui nest pas enregistr la comptabilit
comme recette et qui est sans documents malgr la dclaration du
Directeur de lIEM qui dit que cest le financement rembourser venu de
KATSUKO la Financire. A notre niveau nous pensons quil doit y exist un
report initial que la financire oublie lors de llaboration du rapport financier
mensuel.
2.4.1.2 Faiblesse : insuffisances dans la tenue de la comptabilit
2.4.1.3 Cause : manque dencadrement
2.4.1.4 Risque : dtournement de fonds
2.4.1.5. Niveau du risque: lev
2.4.1.6 Recommandation : la tenue dun livre de caisse manuel savre
indispensable au niveau de lIEM malgr la tenue de la comptabilit en
Excel par la financire tant donn quelle ne tient pas compte du report du
mois pass dans ses rapports mensuels
2.4.1.7 Avis de laudit : Merci pour la recommandation.

2.5. Gestion de stock

2.5.1 Analyse des pices justificatives


2.5.1.1 Constat: lors de notre travail nous avons voulu comprendre comment se
fait la gestion de stock de vivre des internes et avoir une ide sur les
achats effectus. cependant nous navons pas trouv la documentation
ce sujet.
2.5.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le suivi de stock
2.5.1.3 Cause : manque dendrament
2.5.1.4 Risque : dtournement des vivres
2.5.1.5. Niveau du risque: moyen
2.5.1.6 Recommandation : Disposer les outils ncessaires pour la gestion de
stock et faire linventaire de Stock chaque fin du mois.
2.5.1.7 Avis de laudit : Nous allons concevoir et disponibiliser les outils
ncessaires pour la gestion de stock lIEM.

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.


FIGEP i

ANNEXE 1: LISTE DES PARTICIPANTS A LA RESTITUTION DES


RESULTATS DES TRAVAUX DAUDIT DU CME NYANKUNDE

N NOMS ET POSTNOMS FONCTION TELEPHONE MAIL


01 BITANIHIRWA TINKAMANYIRE COMPTABLE CLINIQUE BUNIA 0997555612 tikadido@yahoo.com
02 Chantal KAHINDO TSONGO COMPTABLE STOP SIDA 0995701304 tongoagio@yahoo.fr
03 Elise UNDEHOSO OKAMELI DEA ET RLS 0997744561 isemundeke@yahoo.fr
04 Rachel ACHEN MORO FINANCES ISTM 0997086066 achenrachel@yahoo.fr
05 ISHIDA KATSUKO FINANCES IEM
06 Dr AIME KUZA MANDRO MD CLINIQUE BUNIA 0810194244 aimemandro@yahoo.fr
07 WACHAN DJAYEROMBE COORD PROJETS 0994493333 wdjayerombe@yahoo.fr
08 DR JUSTIN MBO KASOMBA MC STAFF HGR NYANKUNDE 0814118292 justinmbo@yahoo.com
09 SAMANAKEBO SENEKOMBO DRH 0819296112
10 KAMBERE KIKULE AGIS CLINIQUE BENI 0994037587 kamberekikule@yahoo.fr
11 Christian KAMBALE MACHOZI COMPTABLE MUSACA 0812409496
12 KASEREKA MWATSI SGAD a.i ISTM 0998104362 kamwatsi@yahoo.fr
13 Simon BEBWA KAMANYA SUPERVISEUR STOP SIDA 0993298595 bebwakamanya@yahoo.fr
14 Prof. KIRERE MATHE DG ISTM 0815329941 kireremathe@yahoo.fr
15 MUGISA LADO Jean Paul AGIS a.i BUNIA 0810933743 mugisajeanpaul@yahoo.fr
16 Emmanuel DUABO KISUKULU DIRECTEUR IEM 0816952966 duaboem@yahoo.fr
17 TYCHIQUE KAKULE AGIS HGR NYANKUNDE 0810463632 tychiquekakule@yahoo.fr
18 MUNDUA PARIO DN HGR NYANKUNDE 0998492710
19 Rose MUMBERE NZANZU DIRECTRICE MUSACA 0815329942 musacabunia@yahoo.fr
20 BWENGE KASEREKA MUVIRI AUDITEUR 0998686192 figep@yahoo.fr
21 PAULIN MUMBERE AUDITEUR 0994025579 figep@yahoo.fr
22 CHRISTOPHE NZALAMINGI AUDITEUR 0813054550 et christophenzalamingi@yahoo.fr
0991452239 et figep@yahoo.fr

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.