CAPACITACIN Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

La Capacitacin significa la preparacin de la persona en el cargo. Es una actividad

sistemtica, planificada y permanente cuyo propsito es preparar, desarrollar e integrar los
recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo
de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo de todos los trabajadores en
sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.

La capacitacin va dirigida al perfeccionamiento tcnico del trabajador para que ste se

desempee eficientemente en las funciones a l asignadas, produzca resultados de calidad,
proporcione excelentes servicios a sus clientes, prevenga y solucione anticipadamente
problemas potenciales dentro de la organizacin.

El Desarrollo se refiere a la educacin que recibe una persona para el crecimiento

profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y
generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofa que la
empresa quiere desarrollar.

La capacitacin es para los puestos actuales y la formacin o desarrollo es para los puestos
futuros. La capacitacin y el desarrollo con frecuencia se confunden, puesto que la
diferencia est ms en funcin de los niveles a alcanzar y en la intensidad de los procesos.
Ambas son actividades educativas.

OBJETIVOS DE LA CAPACITACIN Y DESARROLLO

Los principales objetivos de la capacitacin son:

1. Preparar al personal para la ejecucin de las diversas tareas particulares de la
organizacin.
2. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no slo en sus cargos
actuales sino tambin para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.
3. Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales estn crear un
clima ms satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivacin y hacerlos ms
receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.

BENEFICIOS DE LA CAPACITACIN DE LOS EMPLEADOS

Beneficios para la organizacin:

Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
Eleva la moral de la fuerza de trabajo.
Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin.
 Mejora la relacin jefes-subordinados.
Es un auxiliar para la comprensin y adopcin de polticas.
Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas.
Promueve el desarrollo con vistas a la promocin.
Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes.
Incrementa la productividad y calidad del trabajo.
Ayuda a mantener bajos los costos.
Elimina los costos de recurrir a consultores externos.

Beneficios para el trabajador que repercuten favorablemente en la organizacin:

Ayuda a la persona en la solucin de problemas y en la toma de decisiones.
Aumenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo.
Forja lderes y mejora las aptitudes comunicativas.
Sube el nivel de satisfaccin con el puesto.
Permite el logro de metas individuales.
Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y adopcin de polticas:

Mejora la comunicacin entre grupos y entre individuos.
Ayuda en la orientacin de nuevos empleados.
Proporciona informacin sobre disposiciones oficiales.
Hace viables las polticas de la organizacin.
Proporciona una buena atmsfera para el aprendizaje.
Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIN

1. DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Detectar las necesidades de capacitacin permite que la empresa no corra el riesgo de
equivocarse al ofrecer una capacitacin inadecuada, lo cual redundara en gastos
innecesarios. La actividad de capacitacin debe estar fuertemente alineada con los intereses
del negocio para ser justificada. Deben realizarse tres tipos de anlisis; estos son:

Anlisis Organizacional: Es aqul que examina a toda la compaa para determinar en qu

rea, seccin o departamento, se debe llevar a cabo la capacitacin. Se debe tomar en
cuenta las metas y los planes estratgicos de la organizacin, as como los resultados de la
planeacin en recursos humanos.
Anlisis de Tareas: Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que
va a incorporarse en las capacitaciones.

Anlisis de la Persona: Dirigida a los empleados en forma individual. En este anlisis se

debe comparar el desempeo del empleado con las normas establecidas en la empresa y
esta informacin es obtenida a travs de una encuesta.

Los principales medios utilizados para la determinacin de necesidades de capacitacin

son:
Evaluacin de desempeo: Mediante la evaluacin de desempeo es posible
descubrir no slo a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo de un
nivel satisfactorio, sino tambin averiguar qu sectores de la empresa reclaman una
atencin inmediata de los responsables del entrenamiento.
Observacin: Debe ser realizada en el sitio de trabajo y permite verificar donde hay
evidencia de trabajo ineficiente, tales como excesivo dao de equipos, atraso con
relacin al cronograma, perdida excesiva de materia prima, nmero acentuado de
problemas disciplinarios, alto ndice de ausentismo, entre otros.
Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin
proporcionan evidencias sobre las necesidades de entrenamiento.
Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de entrenamiento
apunta a un nivel muy alto, los propios gerentes y supervisores se hacen propensos a
solicitar entrenamiento para su personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Contacto directo con supervisores y
gerentes, con respecto a posibles problemas solucionables mediante entrenamiento,
por lo general se descubren en las entrevistas con los responsables de diversos
sectores.
Reuniones interdepartamentales: Discusiones entre los diferentes departamentos
acerca de asuntos concernientes a objetivos empresariales, problemas operacionales,
planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
Examen de empleados: Prueba de conocimiento del trabajo de los empleados que
ejecutan determinadas funciones o tareas.
Modificacin de trabajo: Siempre que se introduzcan modificaciones totales o
parciales de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento previo de los
empleados en los nuevos mtodos y procesos de trabajo.
Entrevista de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa es el
momento ms apropiado para conocer su opinin acerca de la empresa y las razones
que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir varias diferencias de la
organizacin, susceptibles de correcciones.
Anlisis de cargos: El conocimiento y la definicin de lo que se quiere en cunto a
aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas
 adecuados de capacitacin para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos
especficos segn las tareas, adems de formular planes de capacitacin concretos y
econmicos y de adaptar mtodos didcticos.

Adems de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de capacitacin, los

cules son:
Indicadores a priori: Son los eventos que provocaran futuras necesidades de
capacitacin fcilmente previsibles. Los indicadores a priori son:
- Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados.
- Reduccin del nmero de empleados.
- Cambio de mtodos y procesos de trabajo.
- Sustituciones o movimiento de personal.
- Faltas, licencias y vacaciones del personal.
- Modernizacin de maquinarias y equipos.
- Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.

Indicadores a posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades de

capacitacin no atendidas. Por lo general, estn relacionadas con la produccin o
con el personal y sirve como diagnstico de capacitacin. Se clasifican en:

a) Problemas de produccin:
- Calidad inadecuada de la produccin.
- Baja productividad.
- Averas frecuentes en equipos e instalaciones.
- Comunicaciones defectuosas.
- Prolongado tiempo de aprendizaje e integracin en el campo.
- Gastos excesivos en el mantenimiento de mquinas y equipos.
- Exceso de errores y desperdicios.
- Elevado nmero de accidentes.

b) Problemas de personal:
- Relaciones deficientes entre el personal.
- Nmero excesivo de quejas.
- Poco o ningn inters por el trabajo.
- Falta de cooperacin.
- Errores en la ejecucin de rdenes.
- Dificultades en la obtencin de buenos elementos.

2. DISEO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN

La capacitacin presupone el binomio instructor/aprendiz. Los aprendices son las personas
situadas en cualquier nivel jerrquico de la empresa y que necesita aprender o mejorar los
conocimientos que tienen sobre alguna actividad o trabajo. Los instructores son las
personas situadas en cualquier nivel jerrquico, expertos o especialistas en determinada
actividad o trabajo y que transmiten sus conocimientos de manera organizada a los
aprendices.

Tambin presupone una relacin de instruccin/aprendizaje. La instruccin es la enseanza

organizada de cierta tarea o actividad y el aprendizaje es la incorporacin al
comportamiento del individuo de aquello que fue instruido.

La ejecucin del programa de capacitacin, depender principalmente de los siguientes

factores:
Adecuacin del programa de entrenamiento a las necesidades de la
organizacin. La decisin de establecer determinados programas de entrenamiento
debe depender de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el
nivel de los empleados disponibles.
La calidad del material del entrenamiento presentado. El material de enseanza
debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecucin del
entrenamiento.
La cooperacin de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento debe
hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su
mantenimiento implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por
parte de todos los participantes en la tarea, adems de implicar un costo que debe
ser considerado como una inversin que capitalizar dividendos a mediano y corto
plazo y no como un gasto superficial.
La calidad y preparacin de los instructores. El xito de la ejecucin depender
del inters, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores. Es muy importante
el criterio de seleccin de los instructores, los cules, debern reunir ciertas
cualidades personales, tales como facilidad para las relaciones humanas, motivacin
por la funcin, raciocinio, capacidades didcticas, exposicin fcil, adems del
conocimiento de la especialidad.
La calidad de los aprendices. Este aspecto influye de manera sustancial en los
resultados del programa de entrenamiento. Los mejores resultados se obtienen con
una seleccin adecuada de los aprendices, en funcin de la forma y del contenido
del programa y de los objetivos del entrenamiento.

3. IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE CAPACITACIN

Consiste en la eleccin y prescripcin de los medios de capacitacin para sanar las
necesidades percibidas. En esta etapa se toman en cuenta los siguientes aspectos:
Plantacin de la capacitacin. La programacin de la capacitacin exige una planeacin
que incluye lo siguiente:

- Enfoque de una necesidad especifica cada vez.

- Definicin clara del objetivo de la capacitacin.
- Divisin del trabajo a ser desarrollado, en mdulos, paquetes o ciclos.
- Eleccin de los mtodos de capacitacin, considerando la tecnologa disponible.
- Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la capacitacin,
como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, mquinas, equipos o
herramientas necesarias, materiales, manuales, entre otros.
- Definicin de la poblacin objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado,
considerando:
o Nmero de personas.
o Disponibilidad de tiempo.
o Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
o Caractersticas personales de comportamiento.
- Local donde se efectuar la capacitacin, considerando las alternativas en el
puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
- poca o periodicidad de la capacitacin, considerando el horario ms oportuno o
la ocasin ms propicia.
- Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.

METODOS DE CAPACITACION PARA EMPLEADOS NO EJECUTIVOS:

Estas se dividen en:

a) Tcnicas aplicadas en el sitio de trabajo:

Capacitacin en el puesto: Contempla que una persona aprenda una
responsabilidad mediante su desempeo real. Ofrece varias ventajas, tales como que
es relativamente econmica, los trabajadores en capacitacin aprenden al tiempo
que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como
salones o dispositivos de aprendizaje programados. El mtodo tambin facilita el
aprendizaje ya que los empleados aprenden haciendo realmente el trabajo y
obtienen una retroalimentacin rpida sobre lo correcto de su desempeo. Existen
varios tipos de capacitacin en el puesto, entre ellas:
- El mtodo de instruccin o sustituto, en la que el empleado recibe la
capacitacin en el puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.
- La rotacin de puestos en la que el empleado pasa de un puesto a otro en
intervalos planeados.
Rotacin de puestos: Con el fin de proporcionar a los empleados, experiencia en
varios puestos, se utiliza la rotacin del personal de una a otra funcin. Cada
 movimiento de un puesto a otro es normalmente precedido por una sesin de
instruccin directa. Adems de proporcionar variedad en su labor diaria, esta tcnica
ayuda a la organizacin en perodo de vacaciones, ausencias, renuncias, entre otros.
Relacin experto-aprendiz: En las tcnicas de capacitacin que utilizan una
relacin entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la
retroalimentacin que se obtiene prcticamente de inmediato.

b) Tcnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo:

Conferencias, videos y pelculas, audiovisuales y similares: Estas tcnicas no
requieren de una participacin activa del trabajador, economizan tiempo y recursos.
Los bajos niveles de participacin, retroalimentacin, transferencias y repeticin
que estas tcnicas muestran, pueden mejorar mucho cuando se organizan mesas
redondas y sesiones de discusin al terminar la exposicin.
Simulacin de condiciones reales por computadoras: Consiste en la simulacin
de instalaciones de operacin real, donde el trabajador se va a aprender de manera
prctica su puesto de trabajo. Permite transferencia, repeticin y participacin
notable, generalmente las utilizan las compaas areas, los bancos y los hoteles.
Actuacin o sociodrama: Esta tcnica obliga al capacitando a desempear diversas
identidades. Se utiliza para el cambio de actitudes y el desarrollo de mejores
relaciones humanas. Una de las ventajas es que se pueden crear vnculos de amistad,
as como tolerancia de las diferencias individuales.
Estudio de casos: Permite al trabajador resolver situaciones parecidas a las que se
pudieran presentar en su trabajo, mediante el estudio de una situacin especfica real
o simulada. Para ello, recibe sugerencias de otras personas y desarrolla habilidades
para la toma de decisiones. En esta tcnica de capacitacin, se practica la
participacin, ms no as la retroalimentacin y la repeticin.
Lectura, estudios individuales, instruccin programada: Se refiere a cursos
basados en lecturas, grabaciones, fascculos de instruccin programada y ciertos
programas de computadoras. Resultan de gran utilidad en circunstancias de
dispersin geogrfica o cuando hay dificultad para reunir un grupo de asistentes a
un programa de capacitacin. Los materiales programados proporcionan elementos
de participacin, repeticin, relevancia y retroalimentacin.
Capacitacin en laboratorio (sensibilizacin): Constituye una modalidad de la
capacitacin en grupo. Se emplea para desarrollar las habilidades interpersonales y
el desarrollo de conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para futuras
responsabilidades laborales. Por lo general se utiliza a un profesional de psicologa
como moderador de estas sesiones. Se basa en la participacin, retroalimentacin y
repeticin.
4. EVALUACIN DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACIN.
La Evaluacin es un proceso que debe realizarse en distintos momentos, desde el inicio de
un Programa de Capacitacin, durante y al finalizar dicho programa. Es un proceso
sistemtico para valorar la efectividad y/o la eficiencia de los esfuerzos de la capacitacin.
Los datos que se obtienen son tiles para la toma de decisiones y se pueden realizar tres
diferentes tipos de evaluacin:

Evaluacin de los procesos, la cual examina los procedimientos y las tareas implicadas en
la ejecucin de un programa o de una intervencin.

Evaluacin de los impactos, es ms cabal y se centra en los resultados de largo alcance del
Programa o en los cambios o mejoras al estado de la actividad.

Evaluacin de los resultados, se usa para obtener datos descriptivos en un proyecto o

programa y para documentar los resultados a corto plazo.

Dentro de los distintos mtodos (Modelos) utilizados para evaluar la efectividad de la

capacitacin, sealaremos uno basado en cuatro instancias etapas las cuales son:

Reaccin:

Consiste en la obtencin de la percepcin con relacin al curso de aquellos que intervienen

en el mismo (capacitados, instructores o profesores, personal a cargo de la capacitacin). La
va ms utilizada es el cuestionario donde debe medirse aspectos tales como: contenido del
programa, dominio y desarrollo del trabajo del profesor y otros aspectos relacionados con el
proceso.

Aprendizaje:

En este punto se miden los conocimientos y habilidades adquiridos por el capacitado. Se

evala a travs de las pruebas de contenidos.

Conducta:

Se evalan las variaciones en el comportamiento, durante el desarrollo del trabajo, de los

capacitados o sea la modificacin de actitudes.

Resultados:

En este aspecto se deben medir los resultados de la organizacin en distintos indicadores

como: incremento de la produccin; disminucin de ausentismo, quejas de clientes,
accidentes, rotacin del personal, costos; incremento de la calidad; otros indicadores segn
las caractersticas de la organizacin.

Deben utilizarse informes comparativos de antes y despus de la capacitacin. Garantizar

adems un seguimiento adecuado del; jefe directo del capacitado.

ANEXOS:
Existe una amplia variedad de mtodos o tcnicas para capacitar al personal que ocupa
puestos no ejecutivos. Ninguna tcnica es siempre la mejor, el mejor mtodo depende de:

La efectividad respecto al costo

El contenido deseado del programa
La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta
Las preferencias y la capacidad de las personas
Las preferencias y la capacidad del capacitador
Los principios de aprendizaje a emplear.
Las tcnicas de capacitacin ms comunes son las siguientes:
Capacitacin en el puesto: En este mtodo la persona aprende una tarea o una destreza
mediante su desempeo real. Consiste en asignar a nuevos empleados a los trabajadores o a
los supervisores experimentados que se encargan de la capacitacin real. Existe varios tipos
de capacitacin en el puesto los ms conocidos son:
a. Instruccin directa en el puesto: En la que el trabajador recibe la capacitacin en el
puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo. Se busca que los
nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la maquina o a ejecutar varias
tareas observando al supervisor. Este mtodo se aplica mas para capacitar maquinistas y
operarios.
b. Rotacin de puesto: En la que el empleado pasa de un puesto a otro en periodos
programados para conocer las diferentes actividades que se desarrollan en el proceso
general, ya sea productivo o administrativo. Este mtodo es ms aplicable para capacitar
supervisores y administrativos.
Las principales ventajas de la capacitacin en el puesto son:

Relativamente econmica, los trabajadores en capacitacin aprenden al tiempo que

producen, hay una retroalimentacin inmediata y no hay necesidad de instalaciones
costosas fuera del trabajo como salones de clases o dispositivos de aprendizaje programado.

Conferencias: Las conferencias o exposiciones constituyen mtodos prcticos y fciles de

ejecutar, es una manera rpida y sencilla de proporcionar conocimientos a grupos grandes
de personas, se puede acompaar de materiales impresos para facilitar el aprendizaje
asimismo se pueden usar proyectores para presentar imgenes, grficos, fotografas,
grabaciones de videos o pelculas para facilitar el aprendizaje.
Juego de roles: Se utiliza esta tcnica en la capacitacin para ensear tcnicas de venta, de
entrevista, para dirigirse a grupos, resolver conflictos y lograr negociaciones o desempear
cargos de ms responsabilidad como jefes o supervisores. Consiste en hacer que los
profesionales desarrollen roles de acuerdo al cargo o tareas que desempearan.
Tcnicas audiovisuales: La presentacin de informacin a los empleados mediante
tcnicas audiovisuales como pelculas, circuito cerrado de televisin, cintas de audio o de
video puede resultar eficaz, en la actualidad estas tcnicas se utilizan con mucha frecuencia.
Los audiovisuales son ms costosos que las conferencias convencionales.
Aprendizaje programado: Es un mtodo sistemtico para ensear habilidades para el
puesto, consiste en presentar un conjunto de preguntas o hechos para que el alumno
responda luego revisa y compara con las respuestas y retoma a aquellas en las que se ha
equivocado, hasta responder correctamente todas.
Este mtodo es efectivo porque permite al empleado una retroalimentacin inmediata sobre
la precisin de sus respuestas y sobre el aprendizaje que va logrando. Su ventaja principal
es que reduce el tiempo de capacitacin considerablemente y permite que las personas en
capacitacin aprendan a su propio ritmo, proporciona retroalimentacin inmediata y reduce
el riesgo de errores.

Simulaciones: Es una tcnica en la que los empleados aprenden en el equipo real o en

equipos de simulacin la ejecucin de sus tareas por ejemplo simulacin de manejo de
maquinas, vehculos, aviones, etc que utilizaran en su puesto pero en realidad son
instrumentos fuera del mismo. Esta capacitacin busca obtener las ventajas de una
simulacin y corregir los errores sin colocar realmente en el puesto a la persona en
capacitacin ni arriesgar el deterioro o accidentes con las maquinas. Esta tcnica es casi una
necesidad en los puestos donde resulta demasiado costoso o peligros capacitar a los
empleados directamente en el puesto.
Importancia de la capacitacin y entrenamiento en la organizacin
La capacitacin a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones que hace la
empresa que es fuente de ventajas competitivas a corto largo plazo y una de las principales
fuentes de bienestar para el personal.

Como beneficia la capacitacin a las organizaciones:

Conduce rentabilidad mas alta y actitudes mas positivas

Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
Crea mejor imagen ante los clientes
Mejora la relacin jefes-subordinados
 Se promueve la comunicacin a nivel de toda la organizacin
Reduce la tensin y permite el manejo de reas de conflictos
Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas
Promueve el desarrollo de las personas mediante la promocin
Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes
Como beneficia la capacitacin al personal:
Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas
Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo
Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones
Forja lderes y mejora las aptitudes comunicativas
Sube el nivel de satisfaccin con el puesto
Permite el logro de metas individuales
Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos
Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individua