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ACL EN PRATIQUE
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Tous droits réservés.

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ACL Version 9

Décembre 2007

ACL Services Ltd. 1550 Alberni Street Vancouver, BC Canada V6G 1A5

Téléphone : +1-604-669-4225 Adresse électronique : info@acl.com Site Web : www.acl.com

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200712191336

SOMMAIRE

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation

.

.

.

1

Objectifs du tutoriel

2

À propos de Metaphor Corporation

3

Directives relatives à l’utilisation des cartes de crédit de Metaphor

4

Codes de catégories acceptables

5

Fichiers de données Metaphor

5

Planification de votre analyse

6

Étude préliminaire

6

Astuces générales à prendre en compte

7

Révision de chapitre

8

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

.

.

9

Examen de la liste des employés

10

Ouverture et visualisation du projet sur les données concernant les employés

10

Représentation statistique

11

Recherche des doublons

13

Examen des primes et des salaires des employés

14

Recherche du total des primes versées en 2002

15

Affichage des salaires par ordre décroissant et croissant

15

Affichage de la liste des employés embauchés en 2002

16

Détermination des primes en tant que pourcentage du salaire

17

Exercices

18

Révision de chapitre

19

Chapitre 3 : Paramétrage du projet Début d’un projet dans ACL

.

.

.

.

.

21

22

Créer un projet dans ACL

 

22

Importation des fichiers de données sous forme de tables

23

Exercice

27

Contrôle et vérification des données

28

Vérification du type et du format de données

28

Contrôler les données d’une table

30

Documentation du travail

31

Ajouter des commentaires sur des enregistrements à une table

32

Exercice

32

Révision de chapitre

33

Chapitre 4 : Début de l’analyse Détermination du passif total

.

.

.

.

.

35

36

Extraction des numéros de cartes expirant prochainement

36

Recherche des transactions par numéro de client

37

Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit

40

Exercices

42

Révision de chapitre

42

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses

.

.

43

. Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie

 

44

Totalisation des dépenses totales pour chaque catégorie

44

Isolation des transactions par catégories

45

Isolation des dépenses de loisirs particulières

47

Exercices

48

Liste des montants pour chaque numéro de carte

48

Exercice

49

Révision de chapitre

50

Chapitre 6 : Analyse des transactions Détermination des transactions inacceptables

.

.

.

51

52

À propos des commandes Joindre et Relations

52

Vérification de l’absence d’erreurs flagrantes dans les tables de codes

53

Identification des transactions inacceptables

55

Identification des employés

59

Identification du service des employés

59

Création d’une liste d’employés

62

Présentation des résultats

64

Exercices

65

Révision de chapitre

66

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de données

67

Importation des données concernant les transactions du mois de mai

68

Utilisation des dossiers pour l’organisation du projet

68

Importation des données relatives aux transactions de mai 2003

69

Comparaison et correction des formats de tables

70

Combinaison et vérification des tables

71

Combinaison des tables de transactions de mai

72

Vérifier la nouvelle table

73

Vérification de l’absence de doublons dans les tables combinées

73

Exercices

74

Isolation et correction des erreurs de validité des données

75

Vérification du format des cartes de crédit

75

Création d’ un champ de cartes de crédit de 16 chiffres

76

Extraire et envoyer les enregistrements corrigés vers une nouvelle table

77

Exportation de la table de transactions combinées vers Excel

78

Création d’une table d’enregistrements d’employés sans erreur

78

Exercices

79

Idées pour des analyses plus poussées

80

Révision de chapitre

81

CHAPITRE 1

INTRODUCTION À METAPHOR CORPORATION 1

Expérimenter de véritables scénarios d’analyse de données

Dans ce chapitre

Révision des objectifs du tutoriel

À propos de Metaphor Corporation

Observation de vos fichiers

Planification de votre projet

ACL en pratique est un tutoriel qui examine les dossiers de ressources humaines et les transactions par carte de crédit dans une société fictive :

Metaphor Corporation. En travaillant avec les procédures et les exemples, vous apprendrez à mettre en pratique les capacités d’analyse et de rapport d’ ACL sur de véritables données. Lorsque vous aurez terminé, vous serez capable d’appliquer les capacités d’ ACL à vos propres données.

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation

Objectifs du tutoriel

Dans ce tutoriel, vous allez :

Travailler avec un projet d’analyse de données existant

Créer et utiliser un nouveau projet ACL de A à Z

Présenter les résultats de votre projet ACL

Exporter les résultats vers un autre format de fichier

Ces étapes sont typiques de nombreux projets d’analyse de données que vous réalisez avec ACL, quelle que soit leur taille.

Chapitre 2 : « Examen des données concernant les employés »

Objectif : Examiner les données des profils d’employés pour Metaphor Corporation.

Résumé :

Examen du projet et de son contenu

Création d’une vue globale statistique

Examen des primes et des salaires des employés

Chapitre 3 : « Paramétrage du projet »

Objectif : Créer le projet et ajouter les données.

Résumé :

Création d’un projet ACL

Importation des données dans votre projet. Chaque source de données est une table individuelle dans le projet ACL

Vérification des données

Documentation du travail

Chapitre 4 : « Début de l’analyse »

Objectif : Déterminer des informations simples relatives aux numéros de cartes de crédit et aux transactions.

Résumé :

Détermination du facteur de risque maximal de la société

Détermination des numéros de cartes de crédit qui arrivent à expiration au cours d’une période donnée et extraction de ces informations

Recherche des transactions liées à un client particulier

Détermination d’informations essentielles relatives aux cartes de crédit

Chapitre 5 : « Examen des modèles de dépenses »

Objectif : Rechercher des informations sur les détails et les modèles de dépenses.

Résumé :

Détermination des transactions par codes de catégories marchandes.

Séparation des transactions relatives aux frais de transports aériens, d’hôtels et de location de voitures

Détermination des dépenses relatives aux boissons consommées et aux parcours de golf

Détermination des montants totaux des transactions par numéros de cartes de crédit

Détermination des montants des transactions par codes de clients

Chapitre 6 : « Analyse des transactions »

Objectif : Déterminer si ces transactions sont acceptables, inacceptables ou si elles nécessitent une approbation.

Résumé :

Détermination des transactions inacceptables et des employés ayant effectué ces transactions

Création d’un rapport mentionnant les employés ayant effectué des transactions inacceptables, les détails de ces transactions et les services dans lesquels travaillent ces employés

Chapitre 7 : « Validation, correction et extraction de données »

Objectif : Étendre votre analyse pour y inclure plus de fichiers de données

Résumé : Cette partie du tutoriel étend le scénario de Metaphor Corporation.

Importation des fichiers de transactions par cartes bancaires de mai 2003 sous forme de tables

Nettoyage des données dans les tables de transactions par carte de crédit de mai 2003

Extraction des données améliorées et exportation vers de nouvelles tables

Combinaison des deux tables de transactions par cartes de crédit de mai 2003 en une seule

Grâce aux techniques acquises, analyse des transactions par cartes de crédit de mai 2003

À propos de Metaphor Corporation

À propos de Metaphor Corporation

Depuis 1995, Metaphor vend des logiciels et des services informatiques. Metaphor emploie plusieurs dizaines de consultants à plein temps. Ils travaillent en dehors du siège de Metaphor et voyagent à travers le monde pour installer des logiciels, dispenser des formations et établir et maintenir des relations commerciales.

Metaphor compte également des agents administratifs et des professionnels qui travaillent au siège social. La société compte également des agents commerciaux non salariés.

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation

Directives relatives à l’utilisation des cartes de crédit de Metaphor

La plupart des employés possèdent une carte de crédit de la société. Lorsqu’un employé achète des produits ou services pour la société, il doit utiliser cette carte de crédit.

Les employés divertissent les clients et les clients potentiels comme il se doit, à la fois dans la ville où la société est établie, mais également sur les lieux de leurs déplacements. Ils sont également responsables de leur propre développement professionnel et sont supposés payer les dépenses de formation, d’achat d’ouvrages, d’abonnements à des revues et d’adhésion professionnelle avec leurs cartes de crédit de la société. Certains employés sont également responsables de l’achat de matériel de bureau.

Ainsi, Metaphor Corporation réalise des dépenses significatives dans plusieurs catégories :

Déplacement

Loisir

Service client

Développement professionnel

Dépenses internes de bureau

Les directives de Metaphor stipulent que tous les achats doivent être reliés à un numéro de client. Bien que la plupart des numéros de clients soient ceux de clients extérieurs, les numéros de clients commençant par zéro correspondent aux services internes.

Les employés sont conscients que certaines catégories de dépenses sont inacceptables. Par exemple, les employés ne doivent pas utiliser les cartes de crédit de la société pour jouer de l’argent. Bien que la société approuve parfois des

transactions dans d’autres catégories, la permission doit leur être donnée à l’avance. Certaines catégories sont totalement interdites.

En utilisant ACL pour analyser les transactions par cartes de crédit des employés de Metaphor, vous pouvez trouver des transactions qui vont à l’encontre des directives de la société ou qui sont erronées ou frauduleuses.

Le tableau suivant présente les dépenses autorisées.

Déplacement

Représentation

Bureau et liées à la profession

Frais de transport aérien

Restaurants

Cotisations aux

Débits de boissons

clubs

Hôtel

Location de bateaux et de transporteurs aériens à la demande

Cotisations aux

Taxi

organismes

professionnels

Restaurants

Cotisations aux

Location de voitures

Traiteurs

sociétés d’aide

mutuelle

Billets de bus longue distance

Boulangeries

Ouvrages et

Agences de voyage

Évènements sportifs

périodiques

Frais de péages et de passage de ponts

Services de loisirs

Ordinateurs, pièces

Parcs d’attraction

d’ordinateurs et

logiciels

 

Parcours de golf

Fournitures de

Attractions

bureau

touristiques

Billets de théâtre

Excursions en bus

Musiciens

Bowlings

Codes de catégories acceptables

L’analyse des cartes de crédit dans ce tutoriel se base sur une liste de Codes de catégories marchandes, qui est utilisée par la plupart des fournisseurs de cartes de crédit. Elle contient des milliers de codes numériques à quatre chiffres, comprenant un code unique pour beaucoup de compagnies aériennes et de chaînes d’hôtels majeures et de nombreux codes généraux. Chaque transaction par carte de crédit possède un code de catégorie qui lui est associé.

Dans la réalité, certaines sociétés de cartes de crédit associent des codes incorrects aux transactions, donc si vous obtenez des résultats étranges, contactez le détaillant pour une vérification.

Pour les besoins de cette analyse, vous pouvez comparer les codes des transactions à la liste de codes acceptables et inacceptables. Par exemple, si un employé de Metaphor utilise sa carte de crédit pour jouer de l’argent, le code de transaction indique une transaction inacceptable.

Le document Directives.doc qui accompagne les données du tutoriel présente les directives relatives à l’utilisation appropriée des cartes de crédit. L’analyste des données utilise ce document pour déterminer les types de transactions à signaler.

À propos de Metaphor Corporation

Fichiers de données Metaphor

Lorsque vous effectuez une analyse pour votre propre société, vous obtenez souvent les données au format de fichier disponible. Dans ce tutoriel, vous poursuivez un projet d’analyse qui a déjà été planifié. Une grande partie du travail préliminaire a déjà été effectuée.

Pour ce projet d’analyse, vous allez utiliser ces fichiers :

Codes_acceptables.mdb Cette base de données Access possède une liste de codes acceptables selon la liste de Codes de catégories marchandes.

Cartes_Credit_Metaphor.xls Cette feuille de calcul Excel liste les informations sur les cartes de crédit.

Departements_Societe.txt Ce fichier texte délimité par des tabulations contient une liste des services et leurs numéros internes.

Employes.cvs Ce fichier texte délimité par des virgules liste les noms des employés, les numéros des employés et leurs numéros de cartes de crédit.

Trans_avril.xls Cette feuille de calcul Excel liste les transactions par cartes de crédit pour avril 2003.

Codes_inacceptables.txt Ce fichier texte délimité par des tabulations contient une liste de codes inacceptables selon la liste des codes de catégories marchandes.

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation

Planification de votre analyse

L’élaboration d’une stratégie d’analyse est un procédé typiquement itératif. Comme vous avez travaillé avec les données dans ACL, il est probable que certains modèles deviennent évidents pour vous, ce qui pourrait vous mener à de nouvelles stratégies. Voici un cycle type :

Planification de l’analyse

Analyse des données

Reconsidération de l’analyse

Nouvelle analyse des données

Tandis que vous mettez en place et progressez dans votre analyse, vous pouvez avoir besoin de données supplémentaires. Par exemple, vous utilisez les dates d’embauche et les salaires dans votre analyse, mais, après avoir rassemblé les premiers résultats, vous décidez d’ajouter les enregistrements des absences des employés. Vous pouvez toujours ajouter autant de données que vous le souhaitez à votre projet, mais tentez de rassembler autant de données brutes que possible avant de débuter votre analyse.

Une analyse ACL implique un projet qui contient au moins une table. Ces tables sont importées de sources de données externes telles que des feuilles de calcul Excel, des bases de données Access, des fichiers texte, des bases de données Oracle, etc. Dans une entreprise classique, plusieurs services collectent et assemblent les données quotidiennement. Vous pouvez utiliser ACL pour combiner des données provenant de sources différentes et créer une analyse cohérente.

Une fois que vos données sont en place, vous pouvez développer des objectifs pour votre analyse. Considérez plusieurs approches possibles. Prenez note de tests qui pourraient être utiles selon vous.

Étude préliminaire

Comme le tutoriel comprend des données déjà prêtes, vous n’avez pas besoin de réaliser d’étude préliminaire des données. Cependant, en règle générale, il est préférable d’étudier les données que vous souhaitez utiliser avant de démarrer la procédure.

Posez-vous ces questions :

Quelles données existent actuellement et dans quel format ?

Qui a entré ces données ?

Qui conserve ces données ?

Quel service est en possession de ces données ?

Les données sont-elles exactes et correctement formatées ? Si elles ne le sont pas, peuvent-elles être modifiées pour convenir au projet ?

Pouvez-vous combiner des données provenant de plusieurs sources ?

Pouvez-vous tirer les données dont vous avez besoin à partir des données déjà en votre possession ?

Avant d’importer un fichier dans votre projet, observez ce fichier dans son format original. Par exemple, vous pouvez ouvrir une feuille de calcul Excel et voir à quoi elle ressemble ou ouvrir un fichier texte dans Bloc-notes.

Dans un grand fichier comme une base de données qui contient des millions d’enregistrements, il peut être impossible d’afficher le fichier dans son format original. Dans ce cas, vous pouvez demander une description des champs et de la taille des champs au service informatique. Si possible, étudiez un extrait du fichier pour vous faire une meilleure idée de son contenu.

Par exemple, si vous souhaitez analyser certains aspects des factures de clients datant de la période comprise entre 1999 et 2002, il se peut que les données existent dans une base de données complète dont le format n’est pas facilement accessible. Vous pourriez demander à votre service informatique des informations sur des champs spécifiques, qui pourraient ressembler à ceci :

Champ

Commentaires

Nom de l’entreprise

30 caractères, Texte

Montant

12 caractères, Texte

Date de facture

10 caractères, Date, JJ/MM/AAAA

Date_Paiement

10 caractères, Date, JJ/MM/AAAA

Avec ce type d’informations, vous savez à l’avance la forme sous laquelle les données apparaissent. Par exemple, vous savez que les deux champs de dates sont formatés de façons différentes.

Bien qu’ ACL soit capable de traiter des données difficiles, vous pouvez faciliter le procédé en vous assurant que vos données sont nettes.

Planification de votre analyse

Astuces générales à prendre en compte

Observez les étapes suivantes lorsque vous commencez à organiser un nouveau projet :

Affinez votre stratégie avec des données de test. Il n’est pas vraiment nécessaire de vous restreindre à utiliser des échantillons de données car ACL peut lire des fichiers de données de toutes les tailles. Cependant, de petits extraits de données peuvent vous être utiles lorsque vous élaborez une stratégie d’analyse.

Par exemple, vous pouvez examiner un jour complet de données avant d’analyser cinq années de données. Travailler avec un fichier comprenant mille enregistrements est beaucoup plus rapide que travailler avec un fichier comprenant un million d’enregistrements. Lorsque votre stratégie est en place, vous pouvez l’appliquer à un fichier d’un million d’enregistrements.

Supprimez les erreurs de vos données. La qualité de votre analyse s’améliorera avec la qualité de vos données. Essayez d’éliminer toutes les erreurs de vos données avant de les transférer dans ACL. Si cela est impossible, vous pouvez utiliser ACL pour corriger les données.

Testez vos données. Si vous n’êtes pas sûr de l’effet d’une fonction ou une commande ACL vous pouvez toujours l’essayer. Vos données resteront intactes.

Chapitre 1 : Introduction à Metaphor Corporation

Révision de chapitre

Dans ce chapitre, vous avez appris :

Les objectifs du tutoriel.

Les directives relatives à l’utilisation des cartes de crédit de Metaphor.

La façon de planifier un projet ACL classique.

CHAPITRE 2

EXAMEN DES DONNÉES CONCERNANT LES EMPLOYÉS 2

Analyser les salaires, les primes et les dates d’embauche

Dans ce chapitre Examen de la liste des employés Examen des salaires et des primes

Dans ce chapitre, vous allez examiner certaines des données concernant les employés de Metaphor Corporation. Vous allez analyser les salaires, les primes, les dates d’embauche et les autres informations relatives aux ressources humaines. Au cours de cette analyse, vous allez apprendre les bases d’ ACL, parcourir le programme et analyser les données.

Dans ce scénario, vous reprenez un projet ACL d’un collaborateur qui a déjà commencé à travailler dessus. Vous allez analyser les données rassemblées par votre collaborateur.

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

Examen de la liste des employés

Lorsque vous observez les données concernant les employés, vous pouvez vous faire une idée de la façon dont vous pourriez les analyser. Dans cet exemple, le projet a déjà été mis en place pour vous. Lorsque vous travaillez avec vos propres projets, vous décidez des données à inclure. Vous pouvez également ajouter d’autres données à un projet existant à n’importe quel moment.

Votre tâche consiste à déterminer plusieurs informations financières et relatives aux ressources humaines, d’après les données de votre projet ACL .

Le projet avec lequel vous allez travailler est petit mais assez représentatif d’une analyse de données. Ce projet comprend deux tables qui contiennent des informations relatives aux employés de Metaphor. Vous allez réaliser l’analyse en vous basant sur ces informations.

En avançant dans ce tutoriel, vous remarquerez que les colonnes affichées sur votre écran apparaissent parfois dans un ordre différent de celui des colonnes présentées dans les illustrations. Pour modifier l’ordre d’une colonne, cliquez sur l’en-tête de la liste de champs dans la boîte de dialogue en cours d’utilisation.

Tâches

Affichage du projet de données concernant les employés

Représentation statistique

Recherche de doublons dans les enregistrements d’employés

Ouverture et visualisation du projet sur les données concernant les employés

Vous débutez votre examen des données concernant les employés en visualisant le contenu du projet.

Un projet ACL est un contenant pour des données que vous importez dans ACL sous forme de tables. Une fois les données importées dans le projet, la source de données originale ne compte plus pour ACL .

Lorsque vous utilisez ACL , soit vous créez un nouveau projet, soit vous ouvrez un projet existant. Vous ouvrez, enregistrez et fermez le projet dans ACL quasiment de la même façon que vous gérez des documents dans les autres programmes de Windows.

Ouvrir le projet de données relatives aux employés

1 Ouvrez ACL.

2 Sélectionnez Fichier » Ouvrir un projet. Effectuez une recherche pour trouver le dossier C:\Données ACL\Fichier exemple données. Sélectionnez Données_Employé_Metaphor. Cliquez sur Ouvrir.

Si vous n’avez pas utilisé les répertoires par défaut lors de votre installation d’ ACL , ce fichier peut se trouver à un autre emplacement.

Notez que le volet Navigateur du projet se trouve

à gauche de la fenêtre et que la vue de la table se trouve

à droite. Sous l’onglet Vue globale vous pouvez accéder aux tables, aux scripts et à la trace.

Dans ce projet, il y a deux tables : Agents_Metaphor et Liste_Employés. La table Agents_Metaphor répertorie tous les agents de vente indépendants de Metaphor dans le monde. La table Liste_employés énumère tous les employés travaillant au siège social de Metaphor.

Afficher le contenu du projet de données relatives aux employés

1 Dans la Vue globale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Données_employé_Metaphor et sélectionnez Propriétés. Cliquez sur l’onglet Commentaires.

Bien que ce projet n’en contienne pas, vous pouvez

à tout moment ajouter des commentaires aux détails d’enregistrement de votre travail.

2 Fermez la boîte de dialogue Propriétés du projet.

3 Double-cliquez sur Agents_Metaphor dans la Vue globale pour ouvrir la table.

4 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements. La boîte de dialogue Compter apparaît. Cliquez sur OK.

Le compte de 41 enregistrements apparaît au bas de votre écran. Même si la différence ne se voit pas

à l’écran, ACL a inscrit les informations dans la trace.

5 Ouvrez la table Liste_employés. Comptez le nombre d’employés. Combien d’employés trouvez-vous ? Vous devez en avoir 200.

Examen de la liste des employés

Représentation statistique

Les commandes Statistiques et Profiler vous donnent un rapide aperçu statistique. Avec des tables plus grandes, les informations que vous pouvez obtenir avec Statistiques ou Profiler sont souvent utiles.

La commande Statistiques utilise les champs numériques et de date. Profiler ne fonctionne qu’avec des champs numériques.

Dans cette procédure, vous réalisez des statistiques à propos de la table Liste_employés, par exemple sur les périodes et les salaires d’embauche.

Générer des statistiques à partir de la liste des employés

1 Activez la table Liste_employés et sélectionnez Analyse » Statistique » Statistiques. La boîte de dialogue Statistiques apparaît.

. La boîte de dialogue Statistiques apparaît. Avant d’exécuter une commande dans ACL , assurez-vous

Avant d’exécuter une commande dans ACL , assurez-vous qu’aucune colonne n’est sélectionnée dans la vue. Dans le cas contraire, ACL exécutera la commande uniquement sur le champ sélectionné.

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

2 Cliquez sur le bouton Statistiques sur. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur Tout inclure.

sélectionnés apparaît. Cliquez sur Tout inclure . 3 Cliquez sur OK . 4 Dans l’onglet Sortie

3 Cliquez sur OK.

4 Dans l’onglet Sortie assurez-vous qu’Ecran est sélectionné ; cliquez sur OK. ACL affiche les résultats.

; cliquez sur OK . ACL affiche les résultats. Si vous faites défiler les informations vers

Si vous faites défiler les informations vers le bas, vous pouvez voir que la date d’embauche la plus ancienne est le 05/01/1995 et que la plus récente est le 19/12/2002. Certaines des informations fournies ne sont pas utiles, comme le total des valeurs du champ DateEmb. Vous pouvez donc ignorer ces informations.

Si vous préférez, vous pouvez exécuter la commande Statistiques sur chacun des champs séparément, pour pouvoir observer les résultats séparément.

La commande Profiler vous donne également une vue globale des données plus concise que celle proposée par Statistiques.

Utiliser Profiler pour obtenir des informations relatives à une table

1 Activez la table Liste_employés et sélectionnez Analyser » Statistique » Profiler. La boîte de dialogue Profiler apparaît.

» Profiler . La boîte de dialogue Profiler apparaît. 2 Sélectionnez tous les champs et cliquez

2 Sélectionnez tous les champs et cliquez sur OK. ACL affiche les résultats.

champs et cliquez sur OK . ACL affiche les résultats. Les valeurs de chacune des colonnes

Les valeurs de chacune des colonnes de la table numérique apparaissent dans l’onglet.

Recherche des doublons

L’un des moyens d’assurer l’intégrité des données est de rechercher les doublons.

Cette recherche peut être plus difficile qu’il n’y paraît au départ. Un employé peut apparaître sous deux noms différents, ou deux fois sous le même nom. Le même numéro d’employé pourrait avoir été attribué à deux employés par inadvertance. Le type de doublons que vous souhaitez vérifier dépend des données avec lesquelles vous travaillez.

Dans les procédures suivantes, vous allez rechercher d’éventuels doublons dans les noms des employés et leurs numéros.

Rechercher les doublons des noms des employés

1 Activez la table Liste_Employés et sélectionnez Analyser » Rechercher les doublons. La boîte de dialogue Doublons apparaît.

les doublons . La boîte de dialogue Doublons apparaît. 2 Cliquez sur Doublons sur . La

2 Cliquez sur Doublons sur. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur Nom, puis sur la flèche. Cliquez sur OK.

Examen de la liste des employés

3 Cliquez sur le bouton Lister les champs. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur le bouton Tout inclure. Cliquez sur OK.

Bien que vous recherchiez des doublons dans un seul champ, incluez tous les champs dans l’écran de sortie pour vous aider à interpréter les résultats.

4 Dans l’onglet Sortie sélectionnez Ecran. Cliquez sur OK.

ACL affiche les résultats.

Ecran . Cliquez sur OK . ACL affiche les résultats. 5 Dans la colonne Nom ,

5 Dans la colonne Nom, cliquez sur un lien hypertexte. ACL affiche une vue filtrée de Liste_employés, montrant les détails des employés.

Vous décidez ensuite de vérifier Liste_employés pour déterminer si elle comprend des doublons de numéros d’employés.

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

Rechercher des doublons dans les numéros d’employés

1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre

d’employés 1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre pour supprimer le filtre. La table Liste_employés

pour

supprimer le filtre. La table Liste_employés complète réapparaît.

2 Sélectionnez Analyser » Rechercher les doublons. La boîte de dialogue Doublons apparaît.

3 Cliquez sur Doublons sur. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur NoEmp et cliquez sur la flèche. Cliquez sur OK.

4 Dans l’onglet Sortie sélectionnez Ecran. Cliquez sur OK.

5 Affichez l’onglet Doublons. Aucun doublon d’employés n’a été trouvé.

Examen des primes et des salaires des employés

Il vous a été demandé de rechercher plusieurs éléments parmi les données des employés :

Les primes totales payées en 2002.

Les salaires payés : du plus haut au plus bas, et du plus bas au plus haut.

Le nombre de personnes embauchées en 2002.

Le ratio des primes par rapport au salaire pour chaque employé en 2002.

Tâches

Recherche du montant total des primes payées

Affichage des salaires par ordre croissant et décroissant

Affichage des employés embauchés en 2002

Calcul des primes en tant que pourcentage du salaire

Recherche du total des primes versées en 2002

Metaphor possède une structure de compensation complexe. Comme Metaphor est une société de projets, certains employés ont un système de compensation qui repose fortement sur les primes.

Pour trouver le montant total dépensé en primes en 2002, utilisez la commande Somme.

Utiliser la commande Somme pour trouver le montant total des primes payées en 2002

1 Ouvrez la table Liste_employés.

2 Sélectionnez Analyser » Total des champs.

3 Cliquez sur le bouton Total des champs. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît. Cliquez sur Bonus_2002, puis sur la flèche. Bonus_2002 apparaît désormais dans la liste Champs sélectionnés. Cliquez sur OK. Cliquez sur OK.

4 Affichez l’onglet Somme.

Les chiffres présentés dans l’onglet Somme correspondent au montant total dépensé en primes pendant l’année 2002. Le total qui apparaît devrait être 1 016 483,76.

Supposez que vous souhaitiez visualiser la commande que vous venez d’entrer pour obtenir ce résultat. Vous pouvez examiner la trace.

5 Cliquez sur l’onglet Trace en bas à gauche de la fenêtre ACL.

Vous pouvez ainsi voir la commande que vous avez appliquée sur ce projet.

Une commande est le nom d’une action spécifique réalisée dans ACL , comme la commande Statistiques. Pour en savoir plus, sélectionnez Aide » Index et cherchez « commandes ».

Examen des primes et des salaires des employés

Affichage des salaires par ordre décroissant et croissant

Le Tri express vous permet de visionner les données dans un ordre séquentiel. Applicable uniquement à la vue, la fonction Tri express constitue une méthode temporaire de visualisation des enregistrements dans l’ordre croissant ou décroissant. Lorsque vous en avez terminé avec la fonction Tri express, vous pouvez la désactiver afin de rétablir l’ordre initial des enregistrements de la table.

Afficher les salaires des employés par ordre décroissant et croissant

1 Activez la table Liste_employés et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de colonne Salaire. Sélectionnez Tri express décroissant.

À présent, vous pouvez visualiser les salaires des employés dans l’ordre décroissant. Vous aimeriez les visualiser dans l’ordre croissant.

2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de la colonne Salaire. Sélectionnez Tri express croissant.

Si vous avez un grand fichier, les opérations de Tri express peut être assez longues. Si vous avez de petits fichiers, le Tri express vous semblera utile. Vous pouvez appliquer la fonction Tri express à n’importe quelle colonne, afin d’obtenir différentes perspectives des données.

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

Affichage de la liste des employés embauchés en 2002

Pour déterminer le nombre d’employés embauchés en 2002, vous allez appliquer un filtre à la vue. Un filtre est une expression logique que vous pouvez entrer dans la zone de texte Filtre de la vue. ACL n’affiche que les enregistrements qui correspondent à ce filtre.

Une expression est un jeu d’opérateurs et de valeurs que vous utilisez pour réaliser des calculs, préciser les conditions d’un test ou créer des valeurs qui n’existent pas directement dans les données. Une expression ACL peut être une combinaison de champs de données, d’opérateurs, de constantes, de fonctions et de variables.

Créer un filtre pour présenter les employés embauchés en 2002

1 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue

. La boîte de dialogue Modifier le filtre

active

de la vue . La boîte de dialogue Modifier le filtre active de la vue active

de la vue active apparaît. Vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour créer et modifier les filtres qui

s’appliquent à la table actuelle.

2 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur DateEmb.

3 Cliquez sur >= dans le panneau du milieu.

4 Cliquez sur Date. Recherchez 1er janvier 2002 et cliquez sur OK

L’expression devrait être :

DateEmb >= `20020101`

Remarquez que tout filtre impliquant des dates utilise des guillemets simples inversés. Vous ne pouvez pas utiliser de guillemets classiques avec des dates et vous ne pouvez pas utiliser ce signe de ponctuation spécial dans d’autres expressions.

Bien que vous sachiez qu’aucun employé n’a été embauché en 2003, vous souhaitez vous assurer que la période que vous avez sélectionnée est correcte. Vous désirez une liste de tous les employés embauchés entre le 1er janvier 2002 et le 31 décembre 2002.

5 Modifiez l’expression pour qu’elle devienne :

DateEmb >= `20020101` AND DateEmb <=

`20021231`

6 Cliquez sur OK.

7 Affichez les enregistrements filtrés.

8 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements et cliquez sur OK.

Regardez au bas de la fenêtre ACL. Notez que 17 enregistrements sont apparus avec ce filtre. Ceci signifie que, d’après cette liste, 17 employés ont été embauchés en 2002.

Détermination des primes en tant que pourcentage du salaire

Vous souhaitez déterminer la valeur des primes comme un pourcentage du salaire pour tous les employés. Pour ce faire, vous ajoutez un champ calculé au format de table.

Un champ calculé est créé avec une expression. Cette expression peut utiliser un ou plusieurs champs déjà présents dans la table.

Ajouter un champ calculé au format de table

1 Activez la table Liste_employés et cliquez sur le

bouton Enlever le filtre

Liste_employés et cliquez sur le bouton Enlever le filtre pour supprimer le filtre. 2 Sélectionnez Modifier

pour supprimer le filtre.

2 Sélectionnez Modifier » Format de table. La fenêtre Format de table s’ouvre tandis que l’onglet Modifier champs/expressions est affiché.

que l’onglet Modifier champs/expressions est affiché. 3 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle expression

3 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle

expression

champs/expressions se modifie afin que vous puissiez entrer l’expression pour le nouveau champ calculé.

entrer l’expression pour le nouveau champ calculé. sur la gauche. L’onglet Modifier Examen des primes et

sur la gauche. L’onglet Modifier

Examen des primes et des salaires des employés

4 Entrez Bonus_pourcentage_salaire dans le champ Nom.

5 Cliquez sur f(x). La boîte de dialogue Générateur d’expression apparaît. Le Générateur d’expression est identique à la boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active que vous avez déjà utilisée.

6 Dans la zone Expression entrez cette expression :

(BONUS_2002 * 100,00) / Salaire

Cette expression détermine les primes de l’année 2002 comme pourcentage du salaire des employés en 2002.

7 Cliquez sur OK.

8 Dans la liste Format, entrez

999999,99%.

sur OK . 8 Dans la liste Format , entrez 999999,99% . Pour en savoir plus

Pour en savoir plus sur la manière dont ACL gère la précision dans ses calculs décimaux, sélectionnez Aide » Index et recherchez « contrôler les arrondis dans les expressions décimales ».

9 Pour enregistrer les changements, cliquez sur la coche verte.

10 Fermez la fenêtre Format de table.

Bien que vous ayez créé le nouveau champ, il n’apparaît pas encore dans la vue Liste_employés.

11 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de la colonne NumCarte et sélectionnez Ajouter des colonnes. La boîte de dialogue Ajouter des colonnes apparaît.

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

12 Sélectionnez Bonus_Pourcentage_Salaire et cliquez sur la flèche. Bonus_Pourcentage_Salaire apparaît désormais dans la liste Champs sélectionnés. Cliquez sur OK.

Gardez en tête que le ratio sera faussé pour les employés embauchés en 2002, car ils n’ont pas travaillé pendant une année complète chez Metaphor. Vous pouvez appliquer un filtre pour masquer les enregistrements des employés embauchés en 2002.

Lorsque vous travaillez sur un projet ACL , vous pouvez avoir besoin de redimensionner la largeur des colonnes. Vous pouvez déplacer le séparateur de colonnes pour ajuster la largeur de la colonne afin qu’elle prenne moins de place dans la vue. Vous pouvez également double-cliquer sur le côté droit d’un en-tête de colonne pour redimensionner une colonne à la largeur de son affichage visible. Pour redimensionner plusieurs colonnes à la fois, sélectionnez-les, puis double-cliquez sur le côté droit d’un en-tête de colonne.

13 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsqu’ ACL vous suggère d’enregistrer.

Exercices

1 Pouvez-vous faire fonctionner la commande Profiler uniquement sur DateEmb dans Liste_employés? Activez la commande Statistiques uniquement sur DatesEmb.

Quels résultats obtenez-vous ? Dans quels cas les commandes Statistiques et Profiler sont-elles utiles ?

2 Réalisez un Tri express de Liste_employés dans la colonne Bonus_2002.

3 Réalisez un Tri express de Agents_Metaphor dans la colonne Comm_2002 dans l’ordre croissant, puis dans l’ordre décroissant. Activez Statistiques et Profiler dans cette table.

4 Recherchez les commissions totales payées aux agents de Metaphor en 2002.

5 Facilitez la lecture de la vue en ajustant la largeur des colonnes et en les déplaçant vers la gauche ou la droite. Vous pouvez ajuster les colonnes à n’importe quel moment lors de votre utilisation du tutoriel.

Révision de chapitre

Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes :

Ouverture d’un projet

Affichage du contenu du projet

Utilisation des commandes Statistiques et Profiler pour analyser les données

Utilisation du Tri express pour classer les données dans un ordre spécifique

Création et application de filtres

Vous avez eu un bref aperçu des possibilités offertes par ACL. Au cours des prochains chapitres, vous travaillerez sur des exemples plus complexes.

Révision de chapitre

Chapitre 2 : Examen des données concernant les employés

CHAPITRE 3

Dans ce chapitre

Gestion des projets dans ACL

Importation des fichiers dans un projet

Contrôle et vérification des données

PARAMÉTRAGE DU PROJET 3

Créer le projet et ajouter les données

Avant d’analyser les transactions par carte de crédit de Metaphor Corporation, vous devez créer un projet et accéder aux données relatives aux cartes de crédit.

Un projet ACL fonctionne comme un réservoir d’informations. Vous importez dans votre projet les données provenant de diverses sources, telles que des feuilles de calcul Excel, des fichiers texte, des bases de données Access, des fichiers dBASE et autres. Vous importez chaque source de données sous forme de table individuelle. Une fois les données importées, vous pouvez les analyser.

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

Début d’un projet dans ACL

Comme vous commencez un nouveau projet d’analyse de données, vous devez d’abord créer un projet dans ACL.

Tâches

Création d’un projet dans ACL

Importation des fichiers de données sous forme de tables

Autres scénarios d’importation de données

Créer un projet dans ACL

Pour débuter votre travail dans ACL, créez un projet. Vous pouvez enregistrer ou fermer un projet ACL comme vous le faites ordinairement avec un document de traitement de texte ou une feuille de calcul.

Créer un projet dans ACL

1 Sélectionnez Fichier » Nouveau » Projet.

2 Dans la zone Nom du fichier, entrez

Tutoriel_ACL_Metaphor et cliquez sur

Enregistrer.

L’Assistant de définition de données s’affiche. Cet Assistant sert à importer des données dans votre projet.

Si vous souhaitez modifier une sélection effectuée précédemment dans l’Assistant de définition de données, cliquez sur Précédent jusqu’à revenir à l’écran en question.

Importation des fichiers de données sous forme de tables

À présent que vous avez commencé un projet dans ACL, vous allez y ajouter des données. Vous utilisez toujours l’Assistant de définition de données, mais la procédure varie légèrement, selon le type de fichier que vous importez.

Vous importez des données à partir de chacun des six fichiers se trouvant à la section “Fichiers de données Metaphor » page 5. ACL crée et enregistre une table pour chaque fichier dans un fichier .fil.

Pour votre première importation de fichier, l’Assistant de définition de données est déjà ouvert car il est apparu lorsque vous avez enregistré le nouveau projet. Commencez par importer le fichier Cartes_Credit_Metaphor.xls, qu’ACL reconnaît comme un fichier Excel.

Importer la feuille de calcul Cartes_Credit_Metaphor.xls

1 Sur l’écran de l’Assistant de définition de données, cliquez sur Suivant et continuez avec l’Assistant jusqu’à ce que la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à définir disparaisse. Recherchez le dossier C:\ACL Data\Exemples de fichiers de données. Si vous n’avez pas utilisé les emplacements par défaut lors de l’installation, il se peut que ce dossier se trouve à un autre emplacement.

2 Double-cliquez sur Cartes_Credit_Metaphor.xls.

3 Cliquez sur Suivant. ACL affiche l'écran Source de données.

4 Sélectionnez la feuille de calcul. Entrez une valeur dans la case Longueur maximale des champs

Début d’un projet dans ACL

caractère. Cliquez sur Suivant. ACL affiche la boîte de dialogue Enregistrer fichier de données sous.

5 Entrez Cartes_Crédit_Metaphor. Cliquez

sur Enregistrer.

Vous obtenez une liste des champs avec une description.

6 Cliquez sur Terminer. Lorsqu’un message vous demandant d’enregistrer la table sans titre apparaît, cliquez sur OK.

La table Cartes_Crédit_Metaphor s’ouvre dans ACL .

Dans cet exemple, le classeur Excel Cartes_Credit_Metaphor.xls ne contient qu’une feuille de calcul. Si un classeur Excel possède plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul à importer dans l’écran Source de données de l’Assistant de définition de données.

Importer la feuille de calcul Trans_avril.xls

1 Sélectionnez Fichier » Nouveau » Table. L’Assistant de définition de données apparaît. Cliquez sur Suivant jusqu’à ce que la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à définir apparaisse.

2 Recherchez et double-cliquez sur Trans_avril.xls. Cliquez sur Suivant.

3 Continuez avec l’Assistant comme vous l’avez fait pour la table précédente. Enregistrez cette table

sous le nom Trans_avril.

4 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK.

Les procédures à suivre pour importer les autres fichiers de données sous forme de tables sont similaires à la procédure d’importation de feuilles de calcul Excel.

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

Importer le fichier Codes_inacceptables.txt

Codes_inacceptables.txt possède deux colonnes Codes et Description. Les entrées des champs sont séparées par des tabulations.

Il est préférable d’attribuer à chaque champ le type de données correct lorsque vous l’importez dans ACL . Cependant, vous pouvez modifier le type de données après l’importation du fichier.

1 Sélectionnez Fichier » Nouveau » Table. Cliquez sur Suivant jusqu’à ce que la boîte de dialogue Sélectionner le fichier à définir apparaisse.

2 Situez et double-cliquez sur Codes_inacceptables.txt. Cliquez sur Suivant.

3 Sur l’écran Format de fichier de l’Assistant de définition de données, sélectionnez Fichier texte délimité et cliquez sur Suivant.

L’écran Propriétés du fichier délimité de l’Assistant de définition de données apparaît.

4 Sélectionnez TAB dans la colonne Séparateur de champs. Les données se séparent correctement en deux champs.

5 Sélectionnez Utiliser la première ligne comme noms de champ.

La première ligne du fichier contient les noms de champs, qui sont dans ce cas Codes et Description.

Vous pouvez voir le format du fichier tel qu’il est défini dans l’Assistant.

du fichier tel qu’il est défini dans l’Assistant. 6 Cliquez sur Suivant et enregistrez la table

6 Cliquez sur Suivant et enregistrez la table sous

Codes_inacceptables.

L’écran Modifier les propriétés des champs de l’Assistant apparaît. Vous pouvez modifier le type des données dans chaque champ. ACL a fait des hypothèses relatives aux données qui ne sont pas nécessairement correctes.

7 Sur l’écran Modifier propriétés des champs de l’Assistant, le champ Codes est sélectionné par défaut. Sélectionnez Texte ASCII dans la liste déroulante Type.

Bien que les codes inacceptables soient composés de chiffres, vous souhaitez qu’ACL traite ces codes comme des caractères, plutôt que comme des données numériques.

8 Cliquez sur l’en-tête de colonne Description de l’écran Modifier propriétés des champs. Le Type devrait être Texte ASCII. Vous n’avez aucune modification à effectuer.

9 Cliquez sur Suivant.

L’Assistant fournit un résumé du fichier.

10 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque vous êtes prêt à enregistrer la table.

La table Codes_inacceptables apparaît dans ACL. Vous pouvez faire défiler son contenu.

Importer le fichier Departements_Societe.txt

Ce fichier est de format similaire à celui du fichier Codes_inacceptables.txt, mais n’a pas de ligne d’en-tête. Vous devez ajouter les noms de champs dans l’Assistant de définition de données.

1 Dans la vue globale, sélectionnez le dossier du projet Tutoriel_ACL_Metaphor, cliquez avec le bouton droit de la souris, et sélectionnez Nouveau » Table pour ouvrir l’Assistant de définition de données. Continuez avec l’Assistant comme pour le fichier précédent, mais, cette fois, sélectionnez Departements_Societe.txt. À nouveau, sélectionnez Fichier texte délimité sur l'écran Format de fichier. Cliquez sur Suivant.

2 Sur l’écran Propriétés du fichier délimité, désélectionnez Utiliser 1ère ligne pour noms de champ si nécessaire. Sélectionnez TAB comme Séparateur de champs.

3 Cliquez sur Suivant. La boîte de dialogue Enregistrer le fichier de données sous apparaît.

Début d’un projet dans ACL

4 Entrez Départements_Société comme Nom de

fichier. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez maintenant modifier les propriétés de champs.

Vous pouvez maintenant modifier les propriétés de champs. 5 Sur l’écran Modifier propriétés des champs ,

5 Sur l’écran Modifier propriétés des champs, entrez Nom_Dpt dans la zone de texte Nom.

6 Cliquez sur l’en-tête de colonne Champ 2. Entrez Code_Dpt dans le champ Nom. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Texte ASCII.

7 Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le message apparaît.

La table Départements_Société s’ouvre dans la vue.

Importer le fichier Employes.csv

1 Sélectionnez Données » Données externes » Disque. La fenêtre Sélectionner fichier à définir s'affiche.

2 Double-cliquez sur le fichier Employes.csv pour ouvrir l’Assistant de définition de données.

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

3 Sur l’écran Format de fichier, assurez-vous qu’ ACL importe le fichier sous forme de Fichier texte délimité. Cliquez sur Suivant.

4 Sur l’écran Propriétés du fichier délimité, assurez-vous que :

Virgule est sélectionné comme Séparateur de champs.

Utiliser 1ère ligne pour noms de champ est sélectionné.

5 Cliquez sur Suivant. Enregistrez le fichier sous

Employés.

6 Sur l’écran Modifier propriétés des champs :

Changez le champ NumCarte et le champ NoEmp en type Texte ASCII.

Changez le champ DateEmb en type Date. Précisez le format de la date. Si le fichier que vous définissez ne correspond pas au format de la date, les dates affichées seront vides.

Assurez-vous que Salaire et Bonus_2002 sont de type Numérique (formaté).

Vous pouvez changer les titres des colonnes si vous désirez des titres plus conviviaux. Modifier les titres n’affecte pas les noms de champs.

7 Cliquez sur Suivant. Enregistrez la table sous

Employés.

8 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le message apparaît.

La table Employés s’ouvre.

Importez ensuite les données de la base de données Codes_acceptables.

Importer la base de données Access Codes_acceptables

1 Cliquez sur Fichier » Nouveau » Table. L'Assistant de définition de données apparaît. Si le message de bienvenue s'affiche également, sélectionnez Ne plus afficher cet écran de bienvenue et cliquez sur Suivant.

2 Sélectionnez le fichier Codes_acceptables.mdb.

3 Continuez à utiliser l’Assistant. Comme cette base de données ne comprend qu’une table, Codes_acceptables est sélectionné automatiquement dans la liste Sélectionner la table ou vue Access.

4 Enregistrez la table sous Codes_acceptables.

5 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le message apparaît. La table Codes_acceptables s’ouvre.

Comme vous pouvez le voir dans la Vue globale à gauche de votre projet, les données de chaque fichier ont été placées dans des tables différentes. Vous devez avoir six tables dans votre projet :

Cartes_Crédit_Metaphor

Codes_acceptables

Codes_inacceptables

Départements_Société

Employes

Trans_avril

Enregistrer votre projet

Cliquez sur Fichier » Enregistrer le projet. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Enregistrer le projet actif dans la barre d’outils.

Pour travailler efficacement avec ce tutoriel, vous devez enregistrer votre travail lorsque vous passez d’une procédure à l’autre.

Tout comme avec les autres applications Windows, vous devez enregistrer régulièrement votre travail dans ACL lorsque vous travaillez sur un projet. De cette façon, vous vous protégez contre la perte de votre travail en cas de panne du système. ACL crée automatiquement une copie de sauvegarde du projet en cours. Il est conseillé d’enregistrer votre travail lorsque vous ajoutez ou supprimez des données dans votre projet.

Tout au long du tutoriel, vous serez amené à enregistrer les modifications apportées à une table, en particulier lorsque vous passez d’une table à une autre table, ou lorsque vous fermez le projet. Cliquez sur Oui pour enregistrer le travail que vous avez effectué dans chaque table.

À tout moment, vous avez la possibilité d’interrompre le tutoriel en fermant et en enregistrant le projet.

Exercice

Début d’un projet dans ACL

Enregistrez le projet existant sous un nouveau nom, ACL_Tutoriel_Metaphor_Test, en utilisant Fichier » Enregistrer sous. Continuez à travailler avec le projet original, ACL_Tutoriel_Metaphor.

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

Contrôle et vérification des données

Avant de poursuivre l’analyse de vos données, il est conseillé de toujours les vérifier. Par exemple, si un champ est censé contenir des dates, mais contient également des noms, votre analyse pourrait n’avoir aucun sens. ACL possède plusieurs commandes que vous pouvez utiliser pour vérifier vos données.

Tâches

Vérification du type et du format de données.

Contrôle des données dans une table

Documentation du travail

Vérification du type et du format de données

Avant de débuter votre analyse, vérifiez le format de la table pour chaque table afin de déterminer si :

Les types de données sont corrects pour chaque champ.

Les champs sont correctement définis.

Le tableau suivant fournit des informations sur l’aspect que devraient avoir les champs dans les tables et le type de données qui devrait leur être affecté par ACL .

La façon dont les données doivent apparaître dépend des préférences personnelles. Par exemple, vous pouvez décider que tous les numéros de cartes seront formatés avec des traits d’union tous les quatre chiffres. Dans ce projet, il a été choisi d’afficher une chaîne longue de seize caractères.

Fichiers

Type et mise en forme des données

Numéros de cartes de crédit

Chaque entrée doit comprendre 16 chiffres, sans caractère supplémentaire. Le champ doit être de type ASCII.

Dates

Chaque entrée doit être une date. Selon les dates, vous pouvez déterminer si toutes les dates correspondent à une période donnée. Le champ doit être de type Date.

Montants des transactions, charges financières et limites de crédit

Chaque entrée doit être numérique avec deux décimales. Le champ doit être de type Numérique.

Noms

Les entrées ne doivent contenir que des lettres, des espaces et des traits d’union. Le champ doit être de type ASCII.

Codes de catégories marchandes

Chaque code doit être composé de quatre chiffres, sans caractère superflu. Le champ doit être de type ASCII.

Dans ce tutoriel, vous affectez le type de données ASCII aux codes de catégories marchandes et aux numéros de cartes de crédit, car vous n’effectuez aucun calcul dans ces champs. Vous avez également besoin d’un type de données ASCII pour une tâche que vous effectuerez plus tard dans le tutoriel. Si vous deviez réaliser des tests mathématiques sur les numéros de cartes, vous auriez besoin d’un type de données Numérique.

Idéalement, lors d’une analyse minutieuse des données, vous vérifiez les données de tous les champs de toutes les tables du projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez établir un tableau avec les tests appropriés pour tous les champs et conserver une liste de contrôle des résultats. Chaque commande de vérification est également visible dans la trace.

Cependant, si vous pensez que vos données ont été entrées correctement, vous pouvez ignorer les étapes de vérification ou vérifier seulement certains champs.

Souvent, vous pouvez utiliser ACL pour corriger les données formatées de façon incorrecte. Vous pouvez créer des champs préétablis qui omettent par exemple les caractères incorrects.

Dans ce chapitre, vous allez modifier les types de données par défaut qu’ACL a sélectionnés, mais les données prioritaires n’ont pas besoin d’être modifiées.

Contrôle et vérification des données

Visualiser et modifier des définitions de données dans une table.

1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor.

2 Appuyez sur CTRL+I. La fenêtre Format de table apparaît.

Cette fenêtre établit des listes d’informations relatives à tous les champs de données, comme définis dans le projet. Regardez dans Catégorie et Type pour déterminer la façon dont les données ont été définies. Faites défiler la liste horizontalement pour visualiser toutes les informations. Vous pouvez élargir et réorganiser les colonnes pour faciliter la lecture dans la liste.

les colonnes pour faciliter la lecture dans la liste. Les listes de champs comme celle-ci permettent

Les listes de champs comme celle-ci permettent de classer les types de données par catégories : Caractère, Numérique, Date ou Logique. Le type de donnée ASCII, par exemple, appartient à la catégorie Caractère. Pour en savoir plus sur les catégories de types de données, sélectionnez Aide » Index et recherchez « références des types de données ».

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

3 Parcourez la liste des champs pour déterminer si chaque champ possède le type de données correct.

Le champ NumCarte devrait être de type Caractère, mais le N indique qu’il s’agit de données numériques. Bien que les données soient composées de chiffres, vous ne réaliserez pas d’opérations mathématiques avec les numéros de cartes.

4 Double-cliquez sur l’entrée NumCarte.

5 Dans la liste déroulante Type, sélectionnez ASCII.

6 Cliquez sur la coche verte pour enregistrer les modifications.

7 Fermez la fenêtre Format de table.

Contrôler les données d’une table

Une fois que vous avez établi que les types et les données sont correctement définis, vous pouvez déterminer si les données correspondent au type qui leur est affecté. Pour ce faire, utilisez la commande Vérifier.

Par exemple, si vous avez une lettre dans un champ dont le type est numérique, ou des nombres décimaux dans un champ de dates, la commande Vérifier indiquera des erreurs de validité de données.

Contrôler les données d’une table

1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor.

2 Cliquez sur Données » Vérifier.

3 Cliquez sur Vérifier les champs. La boîte de dialogue Champs sélectionnés apparaît.

4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK.

Vous devriez voir une liste des champs que vous souhaitez vérifier dans la liste Vérifier les champs.

5 Cliquez sur OK.

Vous ne devriez pas avoir d’erreurs de validité de données.

Vous avez à présent vérifié tous les champs de la table.

Documentation du travail

Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous souhaitez utiliser des méthodes claires. Ainsi, vous pouvez justifier les résultats de votre travail ou permettre à quelqu’un de reprendre les tâches d’analyse si nécessaire. Avec une bonne documentation, vous pouvez voir en un coup d’œil le travail que vous avez effectué dans ACL. Ceci facilitera votre travail, surtout si vous êtes responsable de multiples projets d’analyse.

Si vous reprenez le projet d’une autre personne, la documentation est particulièrement précieuse. De la même manière, si vous confiez plus tard votre travail à quelqu’un d’autre, cette personne appréciera de pouvoir lire l’historique du projet.

Ajouter et modifier les commentaires du projet

1 Sélectionnez le nom du projet dans Vue globale.

2 Cliquez sur Fichier » Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés du projet apparaît.

3 Dans l’onglet Commentaires, entrez la date et l’heure, ainsi qu’un court résumé de ce que vous prévoyez de faire.

4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés du projet.

Lorsque vous fermez la boîte de dialogue, ACL enregistre automatiquement les commentaires. Cependant, si vous effacez les commentaires par erreur, vous ne pouvez les récupérez à moins d’avoir un fichier de sauvegarde. Pour cette raison, il est recommandé d’utiliser à la fois une feuille de tâches et les commentaires du projet pour la documentation.

Vous pouvez adapter la feuille de tâches ci-après à votre projet pour garder une trace du genre d’analyse que vous avez déjà réalisée, et de celle que vous prévoyez de faire. La feuille de tâches est préparée et complétée en dehors d’ACL.

Contrôle et vérification des données

Articles

Description

Informations utiles

 

Où obtenir ces informations

 

Emplacement du dossier du projet

 

Projets associés

 

Vérification (créer une liste de contrôle pour chaque champ vérifié)

 

Noms des tables avec données extraites et validées

 

Description de chaque tâche d’analyse dans ACL

 

Tâche d’analyse n°1 à n (Étapes ACL )

 

Rapport pour chaque objectif

 

Tâche de rapport n°1 à n (Étapes ACL )

 

Emplacement et description des fichiers de données exportés

 

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

Ajouter des commentaires sur des enregistrements à une table

Vous pouvez ajouter des commentaires à des enregistrements spécifiques d'une table. Ces commentaires peuvent contenir des informations susceptibles d'être utiles pour les personnes consultant le projet et vous pouvez également inclure un lien à d'autres fichiers contenant des informations.

1 Ouvrez la table Employés. Notez les cellules numériques qui indiquent le numéro de l'enregistrement à gauche de la table.

2 Cliquez avec le bouton droit sur la cellule de l'enregistrement 3 et sélectionnez Modifier le commentaire. La boîte de dialogue Modifier le commentaire apparaît.

3 Entrez le commentaire suivant : Cet

employé

quittera Metaphor Corporation à la fin

de l'année.

4 Cliquez sur OK.

Les commentaires que vous ajoutez à une table n'affectent pas les données de la table.

Exercice

Vérifiez les données pour au moins une autre table du projet ACL_Tutoriel_Metaphor.

Révision de chapitre

Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes :

Création d’un projet.

Importation des fichiers dans votre projet.

Enregistrement de votre projet.

Vérification des données de votre projet.

Documentation de votre travail.

Vous n’avez pas encore vraiment procédé à l’analyse des données, mais vous avez mis en place le projet qui est désormais prêt.

Révision de chapitre

Chapitre 3 : Paramétrage du projet

CHAPITRE 4

Dans ce chapitre

Détermination du passif total

Extraction des numéros de cartes expirant prochainement

Recherche de transactions pour un client

Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit

DÉBUT DE LANALYSE 4

Commencer par chercher des modèles

Jusqu’à présent, vous avez observé un plan de projet, travaillé sur un projet simple, commencé un nouveau projet, ajouté des données à ce projet et vérifié les données. À présent, vous allez utiliser ACL pour réaliser une analyse simple de vos données.

Dans ce chapitre, vous allez utiliser des procédures simples pour obtenir des informations générales à propos de vos données. Vous allez observer les limites des cartes de crédit et les soldes de comptes afin d’obtenir des informations relatives au passif financier de Metaphor et aux modèles d’utilisation des cartes de crédit.

Chapitre 4 : Début de l’analyse

Détermination du passif total

Si tous les employés de Metaphor atteignaient la limite de crédit de leurs cartes, quel serait le montant de la dette totale de Metaphor ? Vous pouvez le déterminer en faisant la somme du champ LimCréd.

Vous pouvez utiliser Somme pour faire la somme de toutes les limites de crédit et ainsi déterminer le facteur de risque total de la société.

Somme du champ LimCréd

1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor.

2 Sélectionnez Analyser » Total des champs. La boîte de dialogue Somme apparaît.

3 Sélectionnez le champ LimCréd. Vous voulez faire la somme uniquement de ce champ, il n’est donc pas nécessaire d’en sélectionner d’autres.

4 Cliquez sur OK. Affichez l’onglet Somme.

4 Cliquez sur OK . Affichez l’onglet Somme . Quel résultat obtenez-vous ? Votre total doit

Quel résultat obtenez-vous ? Votre total doit être

1 440 800.

Vous pouvez exporter les résultats vers un autre format de fichier si vous souhaitez les conserver. Vous pouvez également visualiser les résultats dans la trace si vous souhaitez revenir au projet ultérieurement.

Extraction des numéros de cartes expirant prochainement

Vous prévoyez de vous associer avec le service de comptabilité afin de vous assurer que les employés qui reçoivent de nouvelles cartes de crédit ne rencontreront pas de problèmes. D’abord, vous allez filtrer tous les numéros de cartes de crédit qui expirent au plus tard le 1er janvier 2004.

Filtrer les numéros de cartes par date d’expiration

1 Dans l’onglet Carte_Crédit_Metaphor, cliquez sur le

. La boîte

bouton Modifier le filtre de la vue active

de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît.

de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. 2 Dans la zone Expression ,

2 Dans la zone Expression, entrez le filtre suivant :

DateExp <= `20040101`

Si vous préférez ne pas saisir l'expression, vous pouvez double-cliquer sur le champ dans la liste des champs disponibles, cliquez sur les boutons des symboles d'expression et cliquez sur le bouton Date pour sélectionner la date

3 Cliquez sur OK.

4 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. La barre d’état indique que 8/200 enregistrements correspondent au critère de date d’expiration maximale au 1er janvier 2004.

Vous souhaitez envoyer les numéros de ces cartes expirant prochainement à l’employé responsable des cartes

Vous souhaitez envoyer les numéros de ces cartes expirant prochainement à l’employé responsable des cartes de crédit. Dans la procédure suivante, vous allez exporter les numéros des cartes de crédit vers un fichier texte.

Exporter les numéros de cartes de crédit expirant prochainement

1 Cliquez sur Données » Exporter vers d’autres applications. La boîte de dialogue Exporter apparaît.

2 Sélectionnez Vue. Dans la liste déroulante Exporter en tant que, sélectionnez Texte.

3 Entrez un nom de fichier explicite dans la zone de texte Vers tel que

Expiration_CCN_au_1_janvier.txt. Cliquez

sur OK.

Ensuite, vous pouvez joindre le fichier texte à un message électronique, l’imprimer ou en faire ce que vous désirez.

Recherche des transactions par numéro de client

Recherche des transactions par numéro de client

Comme vous avez été averti des dépenses relatives au numéro de client 444413, vous souhaitez obtenir des informations sur les transactions associées à ce numéro.

Vous avez au moins deux manières d’effectuer cette tâche :

Créez un filtre en utilisant la fonction FIND( ) qui recherche tous les enregistrements contenant un champ NoClient de valeur 444413 . Vous pouvez utiliser n’importe quelle fonction d’ACL pour créer un filtre ou un champ calculé. Utilisez FIND( ) pour isoler des enregistrements spécifiques.

Créez un filtre qui établit un NoClient égal

à 444413 .

Vous utilisez des fonctions pour calculer soit un filtre, soit une expression dans un champ calculé. Vous pouvez visualiser ces fonctions dans le Générateur d’expression.

Cependant, avant d’effectuer la recherche, contrôlez les types de données attribués aux champs dans la table Trans-avril. Comme vous avez importé les données à partir d’Excel, ACL a fait des hypothèses par défaut concernant les types de données pour les champs. Vous pouvez être amené à changer certains types de données.

Chapitre 4 : Début de l’analyse

Modifier les types de données Trans_avril

1 Ouvrez la table Trans_avril.

2 Cliquez sur Modifier » Format de table. La fenêtre Format de table apparaît.

Format de table . La fenêtre Format de table apparaît. ■ Le champ Montant possède le

Le champ Montant possède le type de données correct NUMERIC.

Les champs NumCarte et Codes devraient être modifiés pour avoir un type de données ASCII.

Les champs NoClient et Description et possèdent le type de données correct ASCII.

Le champ Date_trans possède le type de données correct DATE.

3 Double-cliquez sur NumCarte. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez ASCII. Cliquez sur la coche verte. Répétez l’opération pour Codes.

4 Fermez la fenêtre Format de table.

À présent que vous avez contrôlé et corrigé les types de données, vous pouvez utiliser la fonction FIND( ).

Utiliser la fonction FIND( ) pour trouver des enregistrements de clients

1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton

Modifier le filtre de la vue active

dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît.

dialogue Modifier le filtre de la vue active apparaît. . La boîte de 2 Dans la

. La boîte de

2 Dans la zone Expression, entrez cette expression :

FIND("444413";NoClient)

Des guillemets entourent 444413 car le champ NoClient est de type ASCII.

3 Cliquez sur le bouton Vérifier. Un message indiquant que cette expression est valide apparaît. Cliquez sur OK. Si l’expression n’est pas valide, corrigez-la et vérifiez-la à nouveau. Bien que vous ne soyez pas obligé de vérifier les expressions que vous créez, il est recommandé de le faire.

4 Cliquez sur OK. Faites défiler vers la droite pour vérifier que le NoClient ne contient que des valeurs

de 444413 .

5 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. 26/281 enregistrements ont une valeur NoClient de 444413 . Dans une analyse normale, vous tenteriez probablement de déterminer qui est ce client. Mais, les fichiers de données associés au tutoriel ne contiennent pas cette information.

Vous pouvez également utiliser FIND( ) pour rechercher des sous-chaînes à l’intérieur d’un champ. Par

Vous pouvez également utiliser FIND( ) pour rechercher des sous-chaînes à l’intérieur d’un champ. Par exemple, le filtre FIND("00";NoClient) permet d’isoler toutes les instances dans lesquelles 00 apparaît dans le champ Numéro client, que ce soit au début, au milieu ou à la fin du champ.

Mettre en place directement un filtre

1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton

Enlever le filtre

Trans_avril et cliquez sur le bouton Enlever le filtre . 2 Cliquez sur le bouton Modifier

.

2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue

. La boîte de dialogue Modifier le filtre

de la vue active apparaît. Entrez l’expression :

active

de la vue active apparaît. Entrez l’expression : active NoClient = "444413" 3 Cliquez sur OK

NoClient = "444413"

3 Cliquez sur OK.

Vous obtenez exactement le même résultat avec ce filtre qu’avec la fonction FIND( ).

4 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre

FIND( ). 4 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre . Recherche des transactions par numéro

.

Recherche des transactions par numéro de client

Lorsque vous appliquez un filtre à des données et que vous souhaitez enregistrer les résultats, vous avez plusieurs possibilités. Vous pouvez :

Extraire les enregistrements filtrés et les envoyer vers une autre table.

Créer un rapport contenant les enregistrements filtrés.

Appliquer à nouveau le filtre aux données originales lorsque vous souhaitez à nouveau les consulter.

Tant que vous possédez les données originales, vous pouvez toujours appliquer à nouveau le filtre afin d’afficher à nouveau les données filtrées.

ACL propose généralement plusieurs méthodes pour effectuer une tâche spécifique. Si vous voulez être certain que votre raisonnement est correct, vous pouvez effectuer une tâche de différentes manières et observer si vous obtenez à chaque fois le même résultat.

Chapitre 4 : Début de l’analyse

Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit

Vous pouvez obtenir une vue globale de vos données pour connaître les zones à risque. Par exemple, vous souhaiterez rechercher les soldes de comptes les plus élevés ou excédant une certaine limite. Vous pouvez utiliser ces informations comme des indicateurs de problèmes potentiels pour l’utilisation des cartes de crédit des employés.

Un moyen de déterminer le nombre d’utilisateurs de cartes ayant un solde élevé serait de filtrer les enregistrements, afin de mettre en valeur ceux qui possèdent un NouvSolde supérieur à 2000 et un NouvSolde supérieur à 1000. Vous pouvez également classer les soldes pour les visualiser ensuite par ordre d’importance.

Filtrer le champ NouvSolde pour trouver les soldes supérieurs à 1000 ou 2000

1 Ouvrez la table Cartes_Crédit_Metaphor. Cliquez sur Oui si ACL vous suggère d’enregistrer les modifications apportées à la table Trans_avril.

2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de colonne NouvSolde. Il se peut que vous deviez faire défiler l’image pour trouver la colonne. Sélectionnez Tri express décroissant.

ACL liste les soldes de comptes par ordre décroissant, avec la valeur la plus haute comme première valeur. En faisant défiler la table, vous pouvez vous faire une idée des différents soldes de comptes.

3 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue

. La boîte de dialogue Modifier le filtre

active

de la vue . La boîte de dialogue Modifier le filtre active de la vue active

de la vue active apparaît.

4 Entrez cette expression dans la zone Expression :

NouvSolde > 2000

5 Cliquez sur OK.

Les soldes supérieurs à 2000 sont listés par ordre décroissant.

à 2000 € sont listés par ordre décroissant. 6 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements .

6 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements. Cliquez sur OK.

La barre d’état révèle 53/200 enregistrements ayant un montant NouvSolde supérieur à 2000 .

Ensuite, vous allez changer de filtre pour observer les enregistrements ayant un montant NouvSolde supérieur à 1000 .

7 Dans le champ Filtre en haut de la vue, changez le filtre en NouvSolde > 1000 et appuyez sur E NTRÉE.

8 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements. Cliquez sur OK.

Vous devriez avoir 65 enregistrements correspondant au critère.

Vous pouvez stipuler plusieurs conditions dans votre filtre. En plus des montants des transactions, les montants inscrits dans les champs MontEchu et FraisFin pourraient révéler un problème avec l’utilisation des cartes de crédit. D’après le document Directives.doc, les utilisateurs de cartes de crédit Metaphor doivent rembourser leur solde tous les mois.

9 Modifier le filtre comme suit :

(NouvSolde > 1000) OR (MontEchu > 0) OR (FraisFin > 0)

Les filtres utilisés dans cette session peuvent être rappelés à partir de la liste déroulante dans le champ Filtre.

10 Comptez les enregistrements filtrés. Vous devez en avoir 89.

Si vous le souhaitez, vous pouvez extraire les fichiers filtrés et les envoyer vers une nouvelle table, ou imprimer un rapport.

Vous décidez ensuite de tenter un autre Tri express pour trouver les cartes de crédit dont les montants sont arrivés à échéance.

Vérification des soldes de comptes des cartes de crédit

Tri express dans MontEchu

1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre

.
.

2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur MontEchu et sélectionnez Tri express décroissant.

3 Faites défiler les enregistrements. Remarquez que beaucoup de porteurs de cartes ont des frais à payer et qu’ils ont dépassé les échéances.

Ces procédures sont des exemples simples de la façon dont ACL peut analyser un grand nombre de données. Comme votre travail est facilité par ACL, vous allez sans doute penser à d’autres moyens d’analyser vos données.

Chapitre 4 : Début de l’analyse

Exercices

1 Extrayez les enregistrements dont la valeur NouvSolde est supérieure à 1000 et envoyez-les vers une nouvelle table pour une analyse future.

2 Quelle est la différence entre le nombre total de transactions et le nombre de transactions dont la valeur NouvSolde est supérieure à 2000 ?

3 Parmi les numéros de cartes de crédit ayant une valeur NouvSolde supérieure à 2000, combien ont un MontEchu supérieur à zéro ?

4 Cherchez les numéros de cartes ayant une valeur NouvSolde nulle. Exportez-les vers un fichier.

5 Recherchez dans la table Carte_Crédit_Metaphor tous les numéros de cartes avec une valeur NouvSolde négative. Exportez-les vers un fichier Access.

6 Selon les conditions du programme de cartes de crédit, Metaphor peut éviter des frais financiers si les employés soumettent leurs reçus à temps au service de comptabilité. Metaphor souhaite déterminer combien d’argent la société perd inutilement pour cause de frais financiers. Faites la somme du champ FraisFin. De même, combien de porteurs de cartes ont une valeur FraisFin supérieure à 10,00 ?

7 Metaphor souhaite connaître le total de tous les soldes actuels. Dans la table Carte_Crédit_Metaphor, faites la somme du champ NouvSolde.

8 Metaphor songe à réduire sa limite de crédit la plus haute. Combien de numéros de cartes de crédit ont des limites de crédit supérieures à 10 000 ?

Révision de chapitre

Dans ce chapitre, vous avez effectué les tâches suivantes :

Calcul du passif total des cartes de crédit de Metaphor.

Recherche des numéros de cartes de crédit expirant prochainement et extraction et envoi vers un fichier texte.

Recherche des transactions associées à un client particulier.

Contrôle du champ NOUVSOLDE afin de déterminer le nombre de transactions ayant dépassé une certaine limite.

CHAPITRE 5

Dans ce chapitre

Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie

Détermination des informations spécifiques aux transactions

EXAMEN DES MODÈLES DE DÉPENSES 5

Déterminer les informations relatives aux dépenses

Dans les chapitres précédents, vous avez travaillé avec ACL pour vous familiariser avec les données et vous avez réalisé quelques analyses préliminaires de ces données. À présent, le service de comptabilité de Metaphor Corporation souhaite que vous lui apportiez des informations relatives aux modèles de dépenses pour les transactions effectuées au mois d’avril. Si vous êtes capable d’établir un plan d’analyse utile, il vous sera demandé de réaliser des analyses pour d’autres mois.

Une fois que vous aurez fourni les informations relatives aux modèles de dépenses, Metaphor pourra peut-être faire des économies en ne choisissant dans certains cas qu’un seul vendeur, ou en obtenant des prix de gros ou en limitant encore davantage les catégories acceptables de transactions. Vous observerez également les dépenses par client afin que Metaphor puisse utiliser vos résultats pour déterminer si l’argent est dépensé de façon efficace.

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses

Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie

Vous commencez votre analyse en totalisant le montant total de toutes les transactions pour chaque code de catégorie. Votre objectif est d’examiner ces résultats afin d’avoir des idées pour une analyse plus poussée.

Tâches

Totalisation des dépenses totales pour chaque code de catégorie

Isolation des transactions effectuées pour les frais de transports aériens, d’hôtels et de location de voitures

Isolation des dépenses de loisirs particulières

Totalisation des dépenses totales pour chaque catégorie

En totalisant les montants des transactions pour chaque code de catégorie marchande, vous pouvez voir combien d’argent a été dépensé pour des compagnies aériennes spécifiques et des chaînes d’hôtels spécifiques. Toutes les dépenses de restauration, par contre, seront classées sous un seul code. Certains codes de catégories marchandes sont précis, alors que d’autres sont plus larges.

Totalisation des montants des transactions par Codes de catégories

1 Ouvrez la table Trans_avril.

2 Sélectionnez Analyser » Totaliser. La boîte de dialogue Totaliser apparaît.

» Totaliser . La boîte de dialogue Totaliser apparaît. 3 Dans la liste Totaliser sur ,

3 Dans la liste Totaliser sur, sélectionnez Codes.

4 Dans la liste Champs de sous-total, sélectionnez Montant. Vous souhaitez faire le total des montants dépensés dans chaque code de catégorie.

5 Dans la liste Autres champs, sélectionnez Description. Vous voulez voir à quoi correspondent les codes dans la nouvelle table.

6 Dans l’onglet Sortie sélectionnez Fichier. Dans la

zone de texte Nom, entrez cliquez sur OK.

Trans_par_code et

Les résultats totaux sont extraits et envoyés vers la table Trans_par_code.

Visualisez la nouvelle table. Notez que le champ COUNT indique le nombre de transactions par code. Vous pouvez effectuer un Tri express décroissant dans le champ Montant pour voir où le plus d’argent a été dépensé. Vous pouvez également utiliser cette table pour une analyse plus poussée.

utiliser cette table pour une analyse plus poussée. Cette table récapitulative est utile pour afficher les

Cette table récapitulative est utile pour afficher les montants dépensés dans les compagnies aériennes, les chaînes d’hôtels, les agences de location de voitures et les autres catégories. Cependant, elle ne vous indique pas le montant total dépensé pour chaque voyage en avion, séjour à l’hôtel ou location de voiture ni le montant total dépensé pour les déplacements.

Souvent, lorsque vous effectuez une tâche analytique pour la première fois, vous n’obtenez pas précisément les résultats que vous souhaitez. Cependant, vous pouvez utiliser ces résultats pour vous aider à trouver un moyen d’obtenir des résultats plus ciblés.

Recherche des dépenses totales pour chaque code de catégorie

Isolation des transactions par catégories

Metaphor souhaite que vous observiez avec attention le montant total dépensé pour des séjours à l’extérieur de la ville au mois d’avril, en particulier pour les billets d’avion, le logement sur place et la location de voiture.

Hôtels, motels, location de voiture et billets d’avion se

situent exclusivement dans la série de codes compris entre

3000 et 3750. Toutes les transactions caractérisées par ces

codes se réfèrent normalement aux déplacements

effectués par les employés de Metaphor.

Vous pouvez isoler ces dépenses en filtrant et affichant

toutes les transactions dont les codes sont compris entre

3000 et 3750 inclus.

L’un des moyens pour isoler cette information est d’utiliser la fonction BETWEEN( ) (entre) dans le champ Codes. BETWEEN( ) fonctionne avec des données numériques, des dates et des caractères, et prend la forme suivante :

BETWEEN( valeur ; min ; max )

Vous utiliserez la fonction BETWEEN( ) pour capturer toutes les transactions dont les codes sont compris entre

3000 et 3750. Dans la table Trans_avril , le champ Codes

comprend des espaces supplémentaires. Il vous faudra

donc utiliser la fonction ALLTRIM( ) pour réduire le champ Codes.

Chapitre 5 : Examen des modèles de dépenses

Utiliser la fonction BETWEEN( ) pour trouver les transactions dans une plage donnée

1 Ouvrez la table Trans_avril.

2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue

. La boîte de dialogue Modifier le filtre

active

de la vue active apparaît.

Modifier le filtre active de la vue active apparaît. 3 Entrez cette expression dans la zone

3 Entrez cette expression dans la zone Expression :

BETWEEN(ALLTRIM(Codes);"3000";"3750")

4 Cliquez sur Vérifier. Un message indiquant que cette expression est valide apparaît. Cliquez sur OK.

Si l’expression n’est pas valide, observez-la à nouveau attentivement, surtout au niveau des guillemets, et effectuez les modifications nécessaires.

5 Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Modifier le filtre de la vue active se ferme. À présent, vous avez une vue filtrée des transactions qui affiche les transactions dont les Codes de catégories marchandes sont compris entre 3000 et 3750.

de catégories marchandes sont compris entre 3000 et 3750. 6 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements

6 Sélectionnez Analyser » Compter les enregistrements. Cliquez sur OK. Combien d’enregistrements correspondent à ce critère ?

7 Sélectionnez Analyser » Total des champs. La boîte de dialogue Somme apparaît. Sélectionnez le champ Montant. Cliquez sur OK.

ACL affiche le total de toutes les transactions pour les billets d’avion, les logements et la location de voitures. Vous devriez avoir un total de 47 248,27.

Pour faciliter une analyse plus poussée de ces transactions, vous pouvez extraire les transactions filtrées et les envoyer vers une autre table.

8 Sélectionnez Données » Extraire les données. La boîte de dialogue Extraire apparaît.

9 Vérifiez que Enregistrement est sélectionné. Entrez

Trans_avril_déplacement dans le champ Vers.

Cliquez sur OK.

Vous pouvez à présent effectuer des analyses plus poussées de ces transactions filtrées. Par exemple, vous pouvez déterminer uniquement les montants dépensés pour les billets d’avion. Comme les codes de catégories marchandes pour les billets d’avion sont compris entre 3000 et 3299, vous pouvez utiliser la fonction BETWEEN( ) pour trouver les valeurs comprises entre 3000 et 3299.

Isolation des dépenses de loisirs particulières

Jusqu’à présent vous avez étudié les dépenses liées aux déplacements pour le mois d’avril. Metaphor souhaite maintenant que vous examiniez les dépenses liées au golf et aux boissons. Il vous faut pour cela isoler les transactions dont le code de catégorie marchande se réfère au golf ou aux boissons.

La fonction MATCH( ) vous donne les moyens d’appliquer plusieurs filtres à une table. Les filtres doivent tous être associés à un champ, qui est Codes dans cet exemple. Vous pourriez obtenir les mêmes résultats en utilisant un filtre avec plusieurs instructions OU, mais ce filtre serait plus difficile à mettre en place et à comprendre immédiatement.

À nouveau, utilisez ALLTRIM( ) pour réduire le nombre de codes avant de les comparer.

Utilisez la fonction MATCH( ) pour isoler les dépenses de loisirs.

1 Ouvrez Trans_avril.

2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue

. La boîte de dialogue Modifier le filtre

active

de la vue . La boîte de dialogue Modifier le filtre active de la vue active

de la vue active apparaît.

3 Dans la zone Expression entrez l’expression suivante :

MATCH(ALLTRIM(Codes);"5813";"7992")

Notez que la syntaxe pour la fonction MATCH( ) est :

MATCH ( Valeur_comparaison ; test1; test2

<;