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ACL EN PRATIQUE

ACL EN PRATIQUE
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ACL Version 9
Dcembre 2007

ACL Services Ltd.


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respectifs.
200712191336
S OMMAIRE
Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objectifs du tutoriel ............................................................................................................ 2
propos de Metaphor Corporation .................................................................................. 3
Directives relatives lutilisation des cartes de crdit de Metaphor ........................... 4
Codes de catgories acceptables .................................................................................. 5
Fichiers de donnes Metaphor .................................................................................... 5
Planification de votre analyse ............................................................................................. 6
tude prliminaire ....................................................................................................... 6
Astuces gnrales prendre en compte ...................................................................... 7
Rvision de chapitre ........................................................................................................... 8

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9


Examen de la liste des employs ....................................................................................... 10
Ouverture et visualisation du projet sur les donnes concernant les employs ...... 10
Reprsentation statistique ......................................................................................... 11
Recherche des doublons ............................................................................................ 13
Examen des primes et des salaires des employs ............................................................. 14
Recherche du total des primes verses en 2002 ........................................................ 15
Affichage des salaires par ordre dcroissant et croissant .......................................... 15
Affichage de la liste des employs embauchs en 2002 ............................................. 16
Dtermination des primes en tant que pourcentage du salaire ................................ 17
Exercices .................................................................................................................... 18
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 19

iii
Chapitre 3 : Paramtrage du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Dbut dun projet dans ACL ........................................................................................... 22
Crer un projet dans ACL ......................................................................................... 22
Importation des fichiers de donnes sous forme de tables ...................................... 23
Exercice ..................................................................................................................... 27
Contrle et vrification des donnes ............................................................................... 28
Vrification du type et du format de donnes ......................................................... 28
Contrler les donnes dune table ............................................................................ 30
Documentation du travail ........................................................................................ 31
Ajouter des commentaires sur des enregistrements une table .............................. 32
Exercice ..................................................................................................................... 32
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 33

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35


Dtermination du passif total .......................................................................................... 36
Extraction des numros de cartes expirant prochainement ........................................... 36
Recherche des transactions par numro de client .......................................................... 37
Vrification des soldes de comptes des cartes de crdit ................................................. 40
Exercices ........................................................................................................................... 42
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 42

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43


Recherche des dpenses totales pour chaque code de catgorie .................................... 44
Totalisation des dpenses totales pour chaque catgorie ........................................ 44
Isolation des transactions par catgories ................................................................. 45
Isolation des dpenses de loisirs particulires ......................................................... 47
Exercices .................................................................................................................... 48
Liste des montants pour chaque numro de carte .......................................................... 48
Exercice ..................................................................................................................... 49
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 50

iv
Chapitre 6 : Analyse des transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Dtermination des transactions inacceptables ................................................................ 52
propos des commandes Joindre et Relations ........................................................ 52
Vrification de labsence derreurs flagrantes dans les tables de codes .................... 53
Identification des transactions inacceptables ........................................................... 55
Identification des employs .............................................................................................. 59
Identification du service des employs ..................................................................... 59
Cration dune liste demploys ................................................................................ 62
Prsentation des rsultats .......................................................................................... 64
Exercices .................................................................................................................... 65
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 66

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67


Importation des donnes concernant les transactions du mois de mai .......................... 68
Utilisation des dossiers pour lorganisation du projet ............................................. 68
Importation des donnes relatives aux transactions de mai 2003 ............................ 69
Comparaison et correction des formats de tables .................................................... 70
Combinaison et vrification des tables ............................................................................ 71
Combinaison des tables de transactions de mai ....................................................... 72
Vrifier la nouvelle table ............................................................................................ 73
Vrification de labsence de doublons dans les tables combines ............................ 73
Exercices .................................................................................................................... 74
Isolation et correction des erreurs de validit des donnes ............................................. 75
Vrification du format des cartes de crdit ............................................................... 75
Cration d un champ de cartes de crdit de 16 chiffres ........................................... 76
Extraire et envoyer les enregistrements corrigs vers une nouvelle table ................ 77
Exportation de la table de transactions combines vers Excel ................................. 78
Cration dune table denregistrements demploys sans erreur ............................. 78
Exercices .................................................................................................................... 79
Ides pour des analyses plus pousses ............................................................................. 80
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 81

v
vi
C HAPITRE 1

I NTRODUCTION M ETAPHOR C ORPORATION 1

Exprimenter de vritables scnarios danalyse de donnes

Dans ce chapitre... ACL en pratique est un tutoriel qui examine les dossiers de ressources
Rvision des objectifs du tutoriel humaines et les transactions par carte de crdit dans une socit fictive :
propos de Metaphor Metaphor Corporation. En travaillant avec les procdures et les exemples,
Corporation vous apprendrez mettre en pratique les capacits danalyse et de rapport
Observation de vos fichiers dACL sur de vritables donnes. Lorsque vous aurez termin, vous serez
Planification de votre projet capable dappliquer les capacits dACL vos propres donnes.

1
Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Objectifs du tutoriel Chapitre 4 : Dbut de lanalyse


Objectif : Dterminer des informations simples relatives
Dans ce tutoriel, vous allez :
aux numros de cartes de crdit et aux transactions.
Travailler avec un projet danalyse de donnes
existant Rsum :
Crer et utiliser un nouveau projet ACL de A Z Dtermination du facteur de risque maximal de la
socit
Prsenter les rsultats de votre projet ACL
Dtermination des numros de cartes de crdit
Exporter les rsultats vers un autre format de fichier
qui arrivent expiration au cours dune priode
Ces tapes sont typiques de nombreux projets danalyse donne et extraction de ces informations
de donnes que vous ralisez avec ACL, quelle que soit Recherche des transactions lies un client
leur taille. particulier
Dtermination dinformations essentielles
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs
relatives aux cartes de crdit
Objectif : Examiner les donnes des profils demploys
pour Metaphor Corporation. Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses
Rsum : Objectif : Rechercher des informations sur les dtails
et les modles de dpenses.
Examen du projet et de son contenu
Cration dune vue globale statistique Rsum :
Examen des primes et des salaires des employs Dtermination des transactions par codes de
catgories marchandes.
Chapitre 3 : Paramtrage du projet Sparation des transactions relatives aux frais
Objectif : Crer le projet et ajouter les donnes. de transports ariens, dhtels et de location de
voitures
Rsum :
Dtermination des dpenses relatives aux
Cration dun projet ACL boissons consommes et aux parcours de golf
Importation des donnes dans votre projet. Dtermination des montants totaux des
Chaque source de donnes est une table transactions par numros de cartes de crdit
individuelle dans le projet ACL
Dtermination des montants des transactions
Vrification des donnes par codes de clients
Documentation du travail

2 ACL en pratique
propos de Metaphor Corporation

Chapitre 6 : Analyse des transactions propos de Metaphor


Objectif : Dterminer si ces transactions sont acceptables,
inacceptables ou si elles ncessitent une approbation.
Corporation
Depuis 1995, Metaphor vend des logiciels et des services
Rsum :
informatiques. Metaphor emploie plusieurs dizaines de
Dtermination des transactions inacceptables consultants plein temps. Ils travaillent en dehors du
et des employs ayant effectu ces transactions sige de Metaphor et voyagent travers le monde pour
Cration dun rapport mentionnant les employs installer des logiciels, dispenser des formations et tablir
ayant effectu des transactions inacceptables, et maintenir des relations commerciales.
les dtails de ces transactions et les services dans Metaphor compte galement des agents administratifs
lesquels travaillent ces employs et des professionnels qui travaillent au sige social.
La socit compte galement des agents commerciaux
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de non salaris.
donnes

Objectif : tendre votre analyse pour y inclure plus de


fichiers de donnes
Rsum : Cette partie du tutoriel tend le scnario de
Metaphor Corporation.
Importation des fichiers de transactions par cartes
bancaires de mai 2003 sous forme de tables
Nettoyage des donnes dans les tables de
transactions par carte de crdit de mai 2003
Extraction des donnes amliores et exportation
vers de nouvelles tables
Combinaison des deux tables de transactions
par cartes de crdit de mai 2003 en une seule
Grce aux techniques acquises, analyse des
transactions par cartes de crdit de mai 2003

ACL en pratique 3
Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Directives relatives lutilisation des cartes de transactions dans dautres catgories, la permission doit
crdit de Metaphor leur tre donne lavance. Certaines catgories sont
totalement interdites.
La plupart des employs possdent une carte de crdit de
la socit. Lorsquun employ achte des produits ou En utilisant ACL pour analyser les transactions par cartes
services pour la socit, il doit utiliser cette carte de crdit. de crdit des employs de Metaphor, vous pouvez trouver
des transactions qui vont lencontre des directives de la
Les employs divertissent les clients et les clients socit ou qui sont errones ou frauduleuses.
potentiels comme il se doit, la fois dans la ville o la
socit est tablie, mais galement sur les lieux de leurs Le tableau suivant prsente les dpenses autorises.
dplacements. Ils sont galement responsables de leur
propre dveloppement professionnel et sont supposs Dplacement Reprsentation Bureau et lies
payer les dpenses de formation, dachat douvrages, la profession
dabonnements des revues et dadhsion professionnelle
avec leurs cartes de crdit de la socit. Certains employs Frais de transport Restaurants Cotisations aux
sont galement responsables de lachat de matriel de arien Dbits de boissons
clubs
bureau. Htel Location de bateaux
Cotisations aux
organismes
Ainsi, Metaphor Corporation ralise des dpenses Taxi et de transporteurs professionnels
ariens la
significatives dans plusieurs catgories : Restaurants demande Cotisations aux
Dplacement Location de voitures Traiteurs
socits daide
mutuelle
Loisir Billets de bus longue Boulangeries
distance Ouvrages et
Service client vnements sportifs priodiques
Agences de voyage
Dveloppement professionnel Frais de pages et
Services de loisirs Ordinateurs, pices
dordinateurs et
Dpenses internes de bureau de passage de ponts Parcs dattraction logiciels
Parcours de golf
Les directives de Metaphor stipulent que tous les achats Fournitures de
doivent tre relis un numro de client. Bien que la Attractions bureau
plupart des numros de clients soient ceux de clients touristiques
extrieurs, les numros de clients commenant par zro Billets de thtre
correspondent aux services internes. Excursions en bus
Les employs sont conscients que certaines catgories de Musiciens
dpenses sont inacceptables. Par exemple, les employs ne Bowlings
doivent pas utiliser les cartes de crdit de la socit pour
jouer de largent. Bien que la socit approuve parfois des

4 ACL en pratique
propos de Metaphor Corporation

Codes de catgories acceptables Fichiers de donnes Metaphor


Lanalyse des cartes de crdit dans ce tutoriel se base sur Lorsque vous effectuez une analyse pour votre propre
une liste de Codes de catgories marchandes, qui est socit, vous obtenez souvent les donnes au format de
utilise par la plupart des fournisseurs de cartes de crdit. fichier disponible. Dans ce tutoriel, vous poursuivez un
Elle contient des milliers de codes numriques quatre projet danalyse qui a dj t planifi. Une grande partie
chiffres, comprenant un code unique pour beaucoup de du travail prliminaire a dj t effectue.
compagnies ariennes et de chanes dhtels majeures et
Pour ce projet danalyse, vous allez utiliser ces fichiers :
de nombreux codes gnraux. Chaque transaction par
carte de crdit possde un code de catgorie qui lui est Codes_acceptables.mdb
associ. Cette base de donnes Access possde une liste
de codes acceptables selon la liste de Codes de
Dans la ralit, certaines socits de cartes de crdit catgories marchandes.
associent des codes incorrects aux transactions, donc si
vous obtenez des rsultats tranges, contactez le dtaillant Cartes_Credit_Metaphor.xls
pour une vrification. Cette feuille de calcul Excel liste les informations
sur les cartes de crdit.
Pour les besoins de cette analyse, vous pouvez comparer
Departements_Societe.txt
les codes des transactions la liste de codes acceptables et
Ce fichier texte dlimit par des tabulations
inacceptables. Par exemple, si un employ de Metaphor
contient une liste des services et leurs numros
utilise sa carte de crdit pour jouer de largent, le code de
internes.
transaction indique une transaction inacceptable.
Employes.cvs
Le document Directives.doc qui accompagne les donnes Ce fichier texte dlimit par des virgules liste les
du tutoriel prsente les directives relatives lutilisation noms des employs, les numros des employs et
approprie des cartes de crdit. Lanalyste des donnes leurs numros de cartes de crdit.
utilise ce document pour dterminer les types de
Trans_avril.xls
transactions signaler.
Cette feuille de calcul Excel liste les transactions
par cartes de crdit pour avril 2003.
Codes_inacceptables.txt
Ce fichier texte dlimit par des tabulations
contient une liste de codes inacceptables selon
la liste des codes de catgories marchandes.

ACL en pratique 5
Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Planification de votre analyse tude prliminaire


Comme le tutoriel comprend des donnes dj prtes,
Llaboration dune stratgie danalyse est un procd
typiquement itratif. Comme vous avez travaill avec les vous navez pas besoin de raliser dtude prliminaire
donnes dans ACL, il est probable que certains modles des donnes. Cependant, en rgle gnrale, il est
deviennent vidents pour vous, ce qui pourrait vous prfrable dtudier les donnes que vous souhaitez
mener de nouvelles stratgies. Voici un cycle type : utiliser avant de dmarrer la procdure.
Planification de lanalyse Posez-vous ces questions :
Analyse des donnes Quelles donnes existent actuellement et dans quel
Reconsidration de lanalyse format ?
Nouvelle analyse des donnes Qui a entr ces donnes ?
Qui conserve ces donnes ?
Tandis que vous mettez en place et progressez dans
votre analyse, vous pouvez avoir besoin de donnes Quel service est en possession de ces donnes ?
supplmentaires. Par exemple, vous utilisez les dates Les donnes sont-elles exactes et correctement
dembauche et les salaires dans votre analyse, mais, formates ? Si elles ne le sont pas, peuvent-elles
aprs avoir rassembl les premiers rsultats, vous dcidez tre modifies pour convenir au projet ?
dajouter les enregistrements des absences des employs.
Vous pouvez toujours ajouter autant de donnes que vous Pouvez-vous combiner des donnes provenant
le souhaitez votre projet, mais tentez de rassembler de plusieurs sources ?
autant de donnes brutes que possible avant de dbuter Pouvez-vous tirer les donnes dont vous avez
votre analyse. besoin partir des donnes dj en votre
Une analyse ACL implique un projet qui contient au possession ?
moins une table. Ces tables sont importes de sources Avant dimporter un fichier dans votre projet, observez
de donnes externes telles que des feuilles de calcul Excel, ce fichier dans son format original. Par exemple, vous
des bases de donnes Access, des fichiers texte, des bases pouvez ouvrir une feuille de calcul Excel et voir quoi
de donnes Oracle, etc. Dans une entreprise classique, elle ressemble ou ouvrir un fichier texte dans Bloc-notes.
plusieurs services collectent et assemblent les donnes
quotidiennement. Vous pouvez utiliser ACL pour Dans un grand fichier comme une base de donnes qui
combiner des donnes provenant de sources diffrentes contient des millions denregistrements, il peut tre
et crer une analyse cohrente. impossible dafficher le fichier dans son format original.
Dans ce cas, vous pouvez demander une description des
Une fois que vos donnes sont en place, vous pouvez
champs et de la taille des champs au service informatique.
dvelopper des objectifs pour votre analyse. Considrez
Si possible, tudiez un extrait du fichier pour vous faire
plusieurs approches possibles. Prenez note de tests qui
pourraient tre utiles selon vous. une meilleure ide de son contenu.

6 ACL en pratique
Planification de votre analyse

Par exemple, si vous souhaitez analyser certains aspects Astuces gnrales prendre en compte
des factures de clients datant de la priode comprise entre
1999 et 2002, il se peut que les donnes existent dans une Observez les tapes suivantes lorsque vous commencez
base de donnes complte dont le format nest pas organiser un nouveau projet :
facilement accessible. Vous pourriez demander votre Affinez votre stratgie avec des donnes de test.
service informatique des informations sur des champs Il nest pas vraiment ncessaire de vous restreindre
spcifiques, qui pourraient ressembler ceci : utiliser des chantillons de donnes car ACL peut
lire des fichiers de donnes de toutes les tailles.
Cependant, de petits extraits de donnes peuvent
Champ Commentaires vous tre utiles lorsque vous laborez une stratgie
danalyse.
Nom de lentreprise 30 caractres, Texte
Par exemple, vous pouvez examiner un jour
Montant 12 caractres, Texte complet de donnes avant danalyser cinq annes
de donnes. Travailler avec un fichier comprenant
Date de facture 10 caractres, Date,
mille enregistrements est beaucoup plus rapide
JJ/MM/AAAA
que travailler avec un fichier comprenant un
Date_Paiement 10 caractres, Date, million denregistrements. Lorsque votre stratgie
JJ/MM/AAAA est en place, vous pouvez lappliquer un fichier
dun million denregistrements.
Avec ce type dinformations, vous savez lavance Supprimez les erreurs de vos donnes. La qualit
la forme sous laquelle les donnes apparaissent. de votre analyse samliorera avec la qualit de vos
Par exemple, vous savez que les deux champs de donnes. Essayez dliminer toutes les erreurs de
dates sont formats de faons diffrentes. vos donnes avant de les transfrer dans ACL.
Si cela est impossible, vous pouvez utiliser ACL
Bien quACL soit capable de traiter des donnes difficiles, pour corriger les donnes.
vous pouvez faciliter le procd en vous assurant que vos
Testez vos donnes. Si vous ntes pas sr de leffet
donnes sont nettes.
dune fonction ou une commande ACL vous
pouvez toujours lessayer. Vos donnes resteront
intactes.

ACL en pratique 7
Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez appris :
Les objectifs du tutoriel.
Les directives relatives lutilisation des cartes
de crdit de Metaphor.
La faon de planifier un projet ACL classique.

8 ACL en pratique
C HAPITRE 2

E XAMEN DES DONNES CONCERNANT LES EMPLOYS 2

Analyser les salaires, les primes et les dates dembauche

Dans ce chapitre... Dans ce chapitre, vous allez examiner certaines des donnes concernant
Examen de la liste des employs les employs de Metaphor Corporation. Vous allez analyser les salaires,
Examen des salaires et des primes les primes, les dates dembauche et les autres informations relatives aux
ressources humaines. Au cours de cette analyse, vous allez apprendre les
bases dACL, parcourir le programme et analyser les donnes.
Dans ce scnario, vous reprenez un projet ACL dun collaborateur qui a dj
commenc travailler dessus. Vous allez analyser les donnes rassembles
par votre collaborateur.

9
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

Examen de la liste des employs Ouverture et visualisation du projet sur les


donnes concernant les employs
Lorsque vous observez les donnes concernant les
employs, vous pouvez vous faire une ide de la faon Vous dbutez votre examen des donnes concernant
dont vous pourriez les analyser. Dans cet exemple, le les employs en visualisant le contenu du projet.
projet a dj t mis en place pour vous. Lorsque vous Un projet ACL est un contenant pour des donnes
travaillez avec vos propres projets, vous dcidez des que vous importez dans ACL sous forme de tables.
donnes inclure. Vous pouvez galement ajouter Une fois les donnes importes dans le projet, la source
dautres donnes un projet existant nimporte quel de donnes originale ne compte plus pour ACL.
moment.
Lorsque vous utilisez ACL, soit vous crez un nouveau
Votre tche consiste dterminer plusieurs informations projet, soit vous ouvrez un projet existant. Vous ouvrez,
financires et relatives aux ressources humaines, daprs enregistrez et fermez le projet dans ACL quasiment de
les donnes de votre projet ACL. la mme faon que vous grez des documents dans les
autres programmes de Windows.
Le projet avec lequel vous allez travailler est petit mais
assez reprsentatif dune analyse de donnes. Ce projet  Ouvrir le projet de donnes relatives aux employs
comprend deux tables qui contiennent des informations
relatives aux employs de Metaphor. Vous allez raliser 1 Ouvrez ACL.
lanalyse en vous basant sur ces informations. 2 Slectionnez Fichier Ouvrir un projet. Effectuez
une recherche pour trouver le dossier C:\Donnes
En avanant dans ce tutoriel, vous remarquerez que les colonnes ACL\Fichier exemple donnes. Slectionnez
affiches sur votre cran apparaissent parfois dans un ordre Donnes_Employ_Metaphor. Cliquez sur Ouvrir.
diffrent de celui des colonnes prsentes dans les illustrations.
Pour modifier lordre dune colonne, cliquez sur len-tte de la
liste de champs dans la bote de dialogue en cours dutilisation. Si vous navez pas utilis les rpertoires par dfaut lors de votre
installation dACL, ce fichier peut se trouver un autre emplacement.

Tches
Notez que le volet Navigateur du projet se trouve
Affichage du projet de donnes concernant les employs gauche de la fentre et que la vue de la table se trouve
Reprsentation statistique droite. Sous longlet Vue globale vous pouvez accder
Recherche de doublons dans les enregistrements demploys aux tables, aux scripts et la trace.
Dans ce projet, il y a deux tables : Agents_Metaphor et
Liste_Employs. La table Agents_Metaphor rpertorie
tous les agents de vente indpendants de Metaphor dans
le monde. La table Liste_employs numre tous les
employs travaillant au sige social de Metaphor.

10 ACL en pratique
Examen de la liste des employs

 Afficher le contenu du projet de donnes relatives aux Reprsentation statistique


employs
Les commandes Statistiques et Profiler vous donnent un
1 Dans la Vue globale, cliquez avec le bouton droit rapide aperu statistique. Avec des tables plus grandes,
de la souris sur Donnes_employ_Metaphor et les informations que vous pouvez obtenir avec
slectionnez Proprits. Cliquez sur longlet Statistiques ou Profiler sont souvent utiles.
Commentaires.
Bien que ce projet nen contienne pas, vous pouvez La commande Statistiques utilise les champs numriques
tout moment ajouter des commentaires aux dtails et de date. Profiler ne fonctionne quavec des champs
denregistrement de votre travail. numriques.

2 Fermez la bote de dialogue Proprits du projet. Dans cette procdure, vous ralisez des statistiques
propos de la table Liste_employs, par exemple
3 Double-cliquez sur Agents_Metaphor dans la Vue
sur les priodes et les salaires dembauche.
globale pour ouvrir la table.
4 Slectionnez Analyser Compter les enregistrements.  Gnrer des statistiques partir de la liste des employs
La bote de dialogue Compter apparat. Cliquez sur OK.
1 Activez la table Liste_employs et slectionnez
Le compte de 41 enregistrements apparat au bas Analyse Statistique Statistiques. La bote de
de votre cran. Mme si la diffrence ne se voit pas dialogue Statistiques apparat.
lcran, ACL a inscrit les informations dans la trace.
5 Ouvrez la table Liste_employs. Comptez le nombre
demploys. Combien demploys trouvez-vous ?
Vous devez en avoir 200.

Avant dexcuter une commande dans ACL, assurez-vous


quaucune colonne nest slectionne dans la vue. Dans le
cas contraire, ACL excutera la commande uniquement sur
le champ slectionn.

ACL en pratique 11
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

2 Cliquez sur le bouton Statistiques sur. La bote de Si vous prfrez, vous pouvez excuter la commande
dialogue Champs slectionns apparat. Cliquez Statistiques sur chacun des champs sparment, pour
sur Tout inclure. pouvoir observer les rsultats sparment.
La commande Profiler vous donne galement une vue
globale des donnes plus concise que celle propose par
Statistiques.

 Utiliser Profiler pour obtenir des informations relatives


une table
1 Activez la table Liste_employs et slectionnez
Analyser Statistique Profiler. La bote de dialogue
3 Cliquez sur OK. Profiler apparat.
4 Dans longlet Sortie assurez-vous quEcran est
slectionn ; cliquez sur OK. ACL affiche les rsultats.

2 Slectionnez tous les champs et cliquez sur OK.


ACL affiche les rsultats.

Si vous faites dfiler les informations vers le bas, vous


pouvez voir que la date dembauche la plus ancienne
est le 05/01/1995 et que la plus rcente est le 19/12/2002.
Certaines des informations fournies ne sont pas utiles, Les valeurs de chacune des colonnes de la table
comme le total des valeurs du champ DateEmb. Vous numrique apparaissent dans longlet.
pouvez donc ignorer ces informations.

12 ACL en pratique
Examen de la liste des employs

Recherche des doublons 3 Cliquez sur le bouton Lister les champs. La bote de
dialogue Champs slectionns apparat. Cliquez sur
Lun des moyens dassurer lintgrit des donnes est de le bouton Tout inclure. Cliquez sur OK.
rechercher les doublons.
Bien que vous recherchiez des doublons dans un seul
Cette recherche peut tre plus difficile quil ny parat champ, incluez tous les champs dans lcran de sortie
au dpart. Un employ peut apparatre sous deux noms pour vous aider interprter les rsultats.
diffrents, ou deux fois sous le mme nom. Le mme
4 Dans longlet Sortie slectionnez Ecran. Cliquez sur OK.
numro demploy pourrait avoir t attribu deux
employs par inadvertance. Le type de doublons que ACL affiche les rsultats.
vous souhaitez vrifier dpend des donnes avec
lesquelles vous travaillez.
Dans les procdures suivantes, vous allez rechercher
dventuels doublons dans les noms des employs et
leurs numros.

 Rechercher les doublons des noms des employs


1 Activez la table Liste_Employs et slectionnez
Analyser Rechercher les doublons. La bote de
dialogue Doublons apparat.

5 Dans la colonne Nom, cliquez sur un lien hypertexte.


ACL affiche une vue filtre de Liste_employs,
montrant les dtails des employs.
Vous dcidez ensuite de vrifier Liste_employs pour
dterminer si elle comprend des doublons de numros
demploys.
2 Cliquez sur Doublons sur. La bote de dialogue
Champs slectionns apparat. Cliquez sur Nom,
puis sur la flche. Cliquez sur OK.

ACL en pratique 13
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

 Rechercher des doublons dans les numros demploys


Examen des primes et des
1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre pour
supprimer le filtre. La table Liste_employs complte
salaires des employs
rapparat. Il vous a t demand de rechercher plusieurs lments
2 Slectionnez Analyser Rechercher les doublons. parmi les donnes des employs :
La bote de dialogue Doublons apparat. Les primes totales payes en 2002.
3 Cliquez sur Doublons sur. La bote de dialogue Les salaires pays : du plus haut au plus bas, et du
Champs slectionns apparat. Cliquez sur plus bas au plus haut.
NoEmp et cliquez sur la flche. Cliquez sur OK.
Le nombre de personnes embauches en 2002.
4 Dans longlet Sortie slectionnez Ecran. Cliquez
Le ratio des primes par rapport au salaire pour
sur OK.
chaque employ en 2002.
5 Affichez longlet Doublons. Aucun doublon
demploys na t trouv. Tches
Recherche du montant total des primes payes
Affichage des salaires par ordre croissant et dcroissant
Affichage des employs embauchs en 2002
Calcul des primes en tant que pourcentage du salaire

14 ACL en pratique
Examen des primes et des salaires des employs

Recherche du total des primes verses en 2002 Affichage des salaires par ordre dcroissant et
Metaphor possde une structure de compensation croissant
complexe. Comme Metaphor est une socit de projets, Le Tri express vous permet de visionner les donnes dans
certains employs ont un systme de compensation qui un ordre squentiel. Applicable uniquement la vue,
repose fortement sur les primes. la fonction Tri express constitue une mthode temporaire
Pour trouver le montant total dpens en primes en 2002, de visualisation des enregistrements dans lordre croissant
utilisez la commande Somme. ou dcroissant. Lorsque vous en avez termin avec la
fonction Tri express, vous pouvez la dsactiver afin de
 Utiliser la commande Somme pour trouver le montant total rtablir lordre initial des enregistrements de la table.
des primes payes en 2002
 Afficher les salaires des employs par ordre dcroissant et
1 Ouvrez la table Liste_employs. croissant
2 Slectionnez Analyser Total des champs.
1 Activez la table Liste_employs et cliquez avec le
3 Cliquez sur le bouton Total des champs. La bote de bouton droit de la souris sur len-tte de colonne
dialogue Champs slectionns apparat. Cliquez sur Salaire. Slectionnez Tri express dcroissant.
Bonus_2002, puis sur la flche. Bonus_2002 apparat
dsormais dans la liste Champs slectionns. Cliquez prsent, vous pouvez visualiser les salaires des
sur OK. Cliquez sur OK. employs dans lordre dcroissant. Vous aimeriez
les visualiser dans lordre croissant.
4 Affichez longlet Somme.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
Les chiffres prsents dans longlet Somme de la colonne Salaire. Slectionnez Tri express
correspondent au montant total dpens en primes
croissant.
pendant lanne 2002. Le total qui apparat devrait
tre 1 016 483,76. Si vous avez un grand fichier, les oprations de Tri express
Supposez que vous souhaitiez visualiser la commande peut tre assez longues. Si vous avez de petits fichiers,
que vous venez dentrer pour obtenir ce rsultat. Vous le Tri express vous semblera utile. Vous pouvez appliquer
pouvez examiner la trace. la fonction Tri express nimporte quelle colonne, afin
5 Cliquez sur longlet Trace en bas gauche de la fentre dobtenir diffrentes perspectives des donnes.
ACL.
Vous pouvez ainsi voir la commande que vous avez
applique sur ce projet.

Une commande est le nom dune action spcifique ralise dans


ACL, comme la commande Statistiques. Pour en savoir plus,
slectionnez Aide Index et cherchez commandes .

ACL en pratique 15
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

Affichage de la liste des employs embauchs en 2002 Bien que vous sachiez quaucun employ na t
embauch en 2003, vous souhaitez vous assurer que
Pour dterminer le nombre demploys embauchs en la priode que vous avez slectionne est correcte.
2002, vous allez appliquer un filtre la vue. Un filtre Vous dsirez une liste de tous les employs embauchs
est une expression logique que vous pouvez entrer dans entre le 1er janvier 2002 et le 31 dcembre 2002.
la zone de texte Filtre de la vue. ACL naffiche que les
enregistrements qui correspondent ce filtre. 5 Modifiez lexpression pour quelle devienne :
DateEmb >= `20020101` AND DateEmb <=
Une expression est un jeu doprateurs et de valeurs que vous `20021231`
utilisez pour raliser des calculs, prciser les conditions dun 6 Cliquez sur OK.
test ou crer des valeurs qui nexistent pas directement dans
les donnes. Une expression ACL peut tre une combinaison de 7 Affichez les enregistrements filtrs.
champs de donnes, doprateurs, de constantes, de fonctions 8 Slectionnez Analyser Compter les
et de variables.
enregistrements et cliquez sur OK.
Regardez au bas de la fentre ACL. Notez que 17
 Crer un filtre pour prsenter les employs embauchs
en 2002 enregistrements sont apparus avec ce filtre. Ceci signifie
que, daprs cette liste, 17 employs ont t embauchs
1 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue en 2002.
active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat. Vous pouvez utiliser cette
bote de dialogue pour crer et modifier les filtres qui
sappliquent la table actuelle.
2 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur
DateEmb.
3 Cliquez sur >= dans le panneau du milieu.
4 Cliquez sur Date. Recherchez 1er janvier 2002 et
cliquez sur OK
Lexpression devrait tre :
DateEmb >= `20020101`
Remarquez que tout filtre impliquant des dates utilise
des guillemets simples inverss. Vous ne pouvez pas
utiliser de guillemets classiques avec des dates et vous
ne pouvez pas utiliser ce signe de ponctuation spcial
dans dautres expressions.

16 ACL en pratique
Examen des primes et des salaires des employs

Dtermination des primes en tant que 4 Entrez Bonus_pourcentage_salaire dans le champ


pourcentage du salaire Nom.

Vous souhaitez dterminer la valeur des primes comme 5 Cliquez sur f(x). La bote de dialogue Gnrateur
un pourcentage du salaire pour tous les employs. Pour ce dexpression apparat. Le Gnrateur dexpression
faire, vous ajoutez un champ calcul au format de table. est identique la bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active que vous avez dj utilise.
Un champ calcul est cr avec une expression. Cette 6 Dans la zone Expression entrez cette expression :
expression peut utiliser un ou plusieurs champs dj (BONUS_2002 * 100,00) / Salaire
prsents dans la table.
Cette expression dtermine les primes de lanne 2002
comme pourcentage du salaire des employs en 2002.
 Ajouter un champ calcul au format de table
7 Cliquez sur OK.
1 Activez la table Liste_employs et cliquez sur le
bouton Enlever le filtre pour supprimer le filtre. 8 Dans la liste Format, entrez 999999,99%.
2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table souvre tandis que longlet Modifier
champs/expressions est affich.

Pour en savoir plus sur la manire dont ACL gre la prcision


dans ses calculs dcimaux, slectionnez Aide Index et
recherchez contrler les arrondis dans les expressions
dcimales .

9 Pour enregistrer les changements, cliquez sur la


coche verte.
10 Fermez la fentre Format de table.
Bien que vous ayez cr le nouveau champ, il napparat
3 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle
pas encore dans la vue Liste_employs.
expression sur la gauche. Longlet Modifier
champs/expressions se modifie afin que vous 11 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
puissiez entrer lexpression pour le nouveau de la colonne NumCarte et slectionnez Ajouter des
champ calcul. colonnes. La bote de dialogue Ajouter des colonnes
apparat.

ACL en pratique 17
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

12 Slectionnez Bonus_Pourcentage_Salaire et cliquez Exercices


sur la flche. Bonus_Pourcentage_Salaire apparat
dsormais dans la liste Champs slectionns. Cliquez 1 Pouvez-vous faire fonctionner la commande Profiler
sur OK. uniquement sur DateEmb dans Liste_employs?
Activez la commande Statistiques uniquement sur
DatesEmb.
Quels rsultats obtenez-vous ? Dans quels cas les
Gardez en tte que le ratio sera fauss pour les employs
embauchs en 2002, car ils nont pas travaill pendant une anne commandes Statistiques et Profiler sont-elles utiles ?
complte chez Metaphor. Vous pouvez appliquer un filtre pour 2 Ralisez un Tri express de Liste_employs dans la
masquer les enregistrements des employs embauchs en 2002. colonne Bonus_2002.
3 Ralisez un Tri express de Agents_Metaphor dans
Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous la colonne Comm_2002 dans lordre croissant, puis
pouvez avoir besoin de redimensionner la largeur dans lordre dcroissant. Activez Statistiques et
des colonnes. Vous pouvez dplacer le sparateur de Profiler dans cette table.
colonnes pour ajuster la largeur de la colonne afin
quelle prenne moins de place dans la vue. Vous 4 Recherchez les commissions totales payes aux agents
pouvez galement double-cliquer sur le ct droit de Metaphor en 2002.
dun en-tte de colonne pour redimensionner une 5 Facilitez la lecture de la vue en ajustant la largeur des
colonne la largeur de son affichage visible. Pour colonnes et en les dplaant vers la gauche ou la droite.
redimensionner plusieurs colonnes la fois, Vous pouvez ajuster les colonnes nimporte quel
slectionnez-les, puis double-cliquez sur le ct moment lors de votre utilisation du tutoriel.
droit dun en-tte de colonne.
13 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous
suggre denregistrer.

18 ACL en pratique
Rvision de chapitre

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :
Ouverture dun projet
Affichage du contenu du projet
Utilisation des commandes Statistiques et Profiler
pour analyser les donnes
Utilisation du Tri express pour classer les donnes
dans un ordre spcifique
Cration et application de filtres
Vous avez eu un bref aperu des possibilits offertes par
ACL. Au cours des prochains chapitres, vous travaillerez
sur des exemples plus complexes.

ACL en pratique 19
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

20 ACL en pratique
C HAPITRE 3

P ARAMTRAGE DU PROJET 3

Crer le projet et ajouter les donnes

Dans ce chapitre... Avant danalyser les transactions par carte de crdit de Metaphor Corporation,
Gestion des projets dans ACL vous devez crer un projet et accder aux donnes relatives aux cartes de
Importation des fichiers dans crdit.
un projet
Contrle et vrification des Un projet ACL fonctionne comme un rservoir dinformations. Vous
donnes importez dans votre projet les donnes provenant de diverses sources,
telles que des feuilles de calcul Excel, des fichiers texte, des bases de
donnes Access, des fichiers dBASE et autres. Vous importez chaque
source de donnes sous forme de table individuelle. Une fois les donnes
importes, vous pouvez les analyser.

21
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Dbut dun projet dans ACL Crer un projet dans ACL


Pour dbuter votre travail dans ACL, crez un projet. Vous
Comme vous commencez un nouveau projet danalyse de
pouvez enregistrer ou fermer un projet ACL comme vous
donnes, vous devez dabord crer un projet dans ACL.
le faites ordinairement avec un document de traitement
Tches de texte ou une feuille de calcul.
Cration dun projet dans ACL
 Crer un projet dans ACL
Importation des fichiers de donnes sous forme de tables
Autres scnarios dimportation de donnes 1 Slectionnez Fichier Nouveau Projet.
2 Dans la zone Nom du fichier, entrez
Tutoriel_ACL_Metaphor et cliquez sur
Enregistrer.
LAssistant de dfinition de donnes saffiche.
Cet Assistant sert importer des donnes dans
votre projet.

Si vous souhaitez modifier une slection effectue prcdemment


dans lAssistant de dfinition de donnes, cliquez sur
Prcdent jusqu revenir lcran en question.

22 ACL en pratique
Dbut dun projet dans ACL

Importation des fichiers de donnes sous forme caractre. Cliquez sur Suivant. ACL affiche la bote de
de tables dialogue Enregistrer fichier de donnes sous.

prsent que vous avez commenc un projet dans ACL, 5 Entrez Cartes_Crdit_Metaphor. Cliquez
vous allez y ajouter des donnes. Vous utilisez toujours sur Enregistrer.
lAssistant de dfinition de donnes, mais la procdure Vous obtenez une liste des champs avec une
varie lgrement, selon le type de fichier que vous description.
importez. 6 Cliquez sur Terminer. Lorsquun message vous
Vous importez des donnes partir de chacun des six demandant denregistrer la table sans titre apparat,
fichiers se trouvant la section Fichiers de donnes cliquez sur OK.
Metaphor page 5. ACL cre et enregistre une table La table Cartes_Crdit_Metaphor souvre dans ACL.
pour chaque fichier dans un fichier .fil.
Dans cet exemple, le classeur Excel
Pour votre premire importation de fichier, lAssistant Cartes_Credit_Metaphor.xls ne contient quune feuille
de dfinition de donnes est dj ouvert car il est apparu de calcul. Si un classeur Excel possde plusieurs feuilles
lorsque vous avez enregistr le nouveau projet. de calcul, vous devez slectionner la feuille de calcul
Commencez par importer le fichier importer dans lcran Source de donnes de lAssistant
Cartes_Credit_Metaphor.xls, quACL de dfinition de donnes.
reconnat comme un fichier Excel.
 Importer la feuille de calcul Trans_avril.xls
 Importer la feuille de calcul Cartes_Credit_Metaphor.xls
1 Slectionnez Fichier Nouveau Table. LAssistant
1 Sur lcran de lAssistant de dfinition de donnes, de dfinition de donnes apparat. Cliquez sur
cliquez sur Suivant et continuez avec lAssistant Suivant jusqu ce que la bote de dialogue
jusqu ce que la bote de dialogue Slectionner Slectionner le fichier dfinir apparaisse.
le fichier dfinir disparaisse. Recherchez le dossier 2 Recherchez et double-cliquez sur Trans_avril.xls.
C:\ACL Data\Exemples de fichiers de donnes. Cliquez sur Suivant.
Si vous navez pas utilis les emplacements par dfaut
lors de linstallation, il se peut que ce dossier se trouve 3 Continuez avec lAssistant comme vous lavez fait
un autre emplacement. pour la table prcdente. Enregistrez cette table
sous le nom Trans_avril.
2 Double-cliquez sur Cartes_Credit_Metaphor.xls.
4 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK.
3 Cliquez sur Suivant. ACL affiche l'cran Source de
donnes. Les procdures suivre pour importer les autres fichiers
de donnes sous forme de tables sont similaires la
4 Slectionnez la feuille de calcul. Entrez une valeur
procdure dimportation de feuilles de calcul Excel.
dans la case Longueur maximale des champs

ACL en pratique 23
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

 Importer le fichier Codes_inacceptables.txt Vous pouvez voir le format du fichier tel quil est dfini
Codes_inacceptables.txt possde deux colonnes Codes dans lAssistant.
et Description. Les entres des champs sont spares par
des tabulations.

Il est prfrable dattribuer chaque champ le type de donnes


correct lorsque vous limportez dans ACL. Cependant, vous pouvez
modifier le type de donnes aprs limportation du fichier.

1 Slectionnez Fichier Nouveau Table. Cliquez


sur Suivant jusqu ce que la bote de dialogue
Slectionner le fichier dfinir apparaisse.
2 Situez et double-cliquez sur
Codes_inacceptables.txt. Cliquez sur Suivant.
3 Sur lcran Format de fichier de lAssistant de
dfinition de donnes, slectionnez Fichier texte 6 Cliquez sur Suivant et enregistrez la table sous
Codes_inacceptables.
dlimit et cliquez sur Suivant.
Lcran Proprits du fichier dlimit de lAssistant Lcran Modifier les proprits des champs de
de dfinition de donnes apparat. lAssistant apparat. Vous pouvez modifier le type
des donnes dans chaque champ. ACL a fait des
4 Slectionnez TAB dans la colonne Sparateur de hypothses relatives aux donnes qui ne sont pas
champs. Les donnes se sparent correctement en ncessairement correctes.
deux champs.
7 Sur lcran Modifier proprits des champs de
5 Slectionnez Utiliser la premire ligne comme lAssistant, le champ Codes est slectionn par
noms de champ. dfaut. Slectionnez Texte ASCII dans la liste
La premire ligne du fichier contient les noms de droulante Type.
champs, qui sont dans ce cas Codes et Description. Bien que les codes inacceptables soient composs
de chiffres, vous souhaitez quACL traite ces codes
comme des caractres, plutt que comme des
donnes numriques.

24 ACL en pratique
Dbut dun projet dans ACL

8 Cliquez sur len-tte de colonne Description de 4 Entrez Dpartements_Socit comme Nom de


lcran Modifier proprits des champs. Le Type fichier. Cliquez sur Enregistrer.
devrait tre Texte ASCII. Vous navez aucune Vous pouvez maintenant modifier les proprits de
modification effectuer. champs.
9 Cliquez sur Suivant.
LAssistant fournit un rsum du fichier.
10 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque vous
tes prt enregistrer la table.
La table Codes_inacceptables apparat dans ACL.
Vous pouvez faire dfiler son contenu.

 Importer le fichier Departements_Societe.txt


Ce fichier est de format similaire celui du fichier
Codes_inacceptables.txt, mais na pas de ligne den-tte.
Vous devez ajouter les noms de champs dans lAssistant
de dfinition de donnes.
5 Sur lcran Modifier proprits des champs,
1 Dans la vue globale, slectionnez le dossier du projet entrez Nom_Dpt dans la zone de texte Nom.
Tutoriel_ACL_Metaphor, cliquez avec le bouton
6 Cliquez sur len-tte de colonne Champ 2. Entrez
droit de la souris, et slectionnez Nouveau Table
Code_Dpt dans le champ Nom. Dans la liste
pour ouvrir lAssistant de dfinition de donnes.
droulante Type, slectionnez Texte ASCII.
Continuez avec lAssistant comme pour le fichier
prcdent, mais, cette fois, slectionnez 7 Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Terminer.
Departements_Societe.txt. nouveau, slectionnez Cliquez sur OK lorsque le message apparat.
Fichier texte dlimit sur l'cran Format de fichier.
La table Dpartements_Socit souvre dans la vue.
Cliquez sur Suivant.
2 Sur lcran Proprits du fichier dlimit,  Importer le fichier Employes.csv
dslectionnez Utiliser 1re ligne pour noms de
1 Slectionnez Donnes Donnes externes Disque.
champ si ncessaire. Slectionnez TAB comme
La fentre Slectionner fichier dfinir s'affiche.
Sparateur de champs.
2 Double-cliquez sur le fichier Employes.csv pour
3 Cliquez sur Suivant. La bote de dialogue Enregistrer
ouvrir lAssistant de dfinition de donnes.
le fichier de donnes sous apparat.

ACL en pratique 25
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

3 Sur lcran Format de fichier, assurez-vous quACL  Importer la base de donnes Access Codes_acceptables
importe le fichier sous forme de Fichier texte 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Table. L'Assistant de
dlimit. Cliquez sur Suivant. dfinition de donnes apparat. Si le message de
4 Sur lcran Proprits du fichier dlimit, bienvenue s'affiche galement, slectionnez Ne plus
assurez-vous que : afficher cet cran de bienvenue et cliquez sur
Suivant.
Virgule est slectionn comme Sparateur
de champs. 2 Slectionnez le fichier Codes_acceptables.mdb.
Utiliser 1re ligne pour noms de champ 3 Continuez utiliser lAssistant. Comme cette base de
est slectionn. donnes ne comprend quune table,
5 Cliquez sur Suivant. Enregistrez le fichier sous Codes_acceptables est slectionn automatiquement
Employs. dans la liste Slectionner la table ou vue Access.
6 Sur lcran Modifier proprits des champs : 4 Enregistrez la table sous Codes_acceptables.
Changez le champ NumCarte et le champ NoEmp 5 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le
en type Texte ASCII. message apparat. La table Codes_acceptables
Changez le champ DateEmb en type Date. souvre.
Prcisez le format de la date. Si le fichier que vous Comme vous pouvez le voir dans la Vue globale gauche
dfinissez ne correspond pas au format de la date, de votre projet, les donnes de chaque fichier ont t
les dates affiches seront vides. places dans des tables diffrentes. Vous devez avoir six
Assurez-vous que Salaire et Bonus_2002 sont tables dans votre projet :
de type Numrique (format).
Cartes_Crdit_Metaphor
Vous pouvez changer les titres des colonnes si
vous dsirez des titres plus conviviaux. Modifier Codes_acceptables
les titres naffecte pas les noms de champs. Codes_inacceptables
7 Cliquez sur Suivant. Enregistrez la table sous Dpartements_Socit
Employs.
Employes
8 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le
Trans_avril
message apparat.
La table Employs souvre.
Importez ensuite les donnes de la base de donnes
Codes_acceptables.

26 ACL en pratique
Dbut dun projet dans ACL

 Enregistrer votre projet Exercice


Cliquez sur Fichier Enregistrer le projet.
Enregistrez le projet existant sous un nouveau nom,
Vous pouvez galement cliquer sur le bouton
ACL_Tutoriel_Metaphor_Test, en utilisant Fichier
Enregistrer le projet actif dans la barre doutils.
Enregistrer sous. Continuez travailler avec le projet
Pour travailler efficacement avec ce tutoriel, vous devez original, ACL_Tutoriel_Metaphor.
enregistrer votre travail lorsque vous passez dune
procdure lautre.
Tout comme avec les autres applications Windows, vous
devez enregistrer rgulirement votre travail dans ACL
lorsque vous travaillez sur un projet. De cette faon, vous
vous protgez contre la perte de votre travail en cas de
panne du systme. ACL cre automatiquement une copie
de sauvegarde du projet en cours. Il est conseill
denregistrer votre travail lorsque vous ajoutez ou
supprimez des donnes dans votre projet.
Tout au long du tutoriel, vous serez amen enregistrer les
modifications apportes une table, en particulier
lorsque vous passez dune table une autre table, ou
lorsque vous fermez le projet. Cliquez sur Oui pour
enregistrer le travail que vous avez effectu dans chaque
table.

tout moment, vous avez la possibilit dinterrompre le tutoriel


en fermant et en enregistrant le projet.

ACL en pratique 27
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Contrle et vrification des Vrification du type et du format de donnes


donnes Avant de dbuter votre analyse, vrifiez le format de la
table pour chaque table afin de dterminer si :
Avant de poursuivre lanalyse de vos donnes, il est Les types de donnes sont corrects pour chaque
conseill de toujours les vrifier. Par exemple, si un champ champ.
est cens contenir des dates, mais contient galement des
noms, votre analyse pourrait navoir aucun sens. ACL Les champs sont correctement dfinis.
possde plusieurs commandes que vous pouvez utiliser Le tableau suivant fournit des informations sur laspect
pour vrifier vos donnes. que devraient avoir les champs dans les tables et le type
de donnes qui devrait leur tre affect par ACL.
Tches
La faon dont les donnes doivent apparatre dpend
Vrification du type et du format de donnes.
des prfrences personnelles. Par exemple, vous pouvez
Contrle des donnes dans une table dcider que tous les numros de cartes seront formats
Documentation du travail avec des traits dunion tous les quatre chiffres. Dans ce
projet, il a t choisi dafficher une chane longue de seize
caractres.

Fichiers Type et mise en forme des


donnes

Numros de cartes de Chaque entre doit comprendre


crdit 16 chiffres, sans caractre
supplmentaire. Le champ doit
tre de type ASCII.

Dates Chaque entre doit tre une date.


Selon les dates, vous pouvez
dterminer si toutes les dates
correspondent une priode
donne. Le champ doit tre de
type Date.

Montants des Chaque entre doit tre numrique


transactions, charges avec deux dcimales. Le champ doit
financires et limites de tre de type Numrique.
crdit

28 ACL en pratique
Contrle et vrification des donnes

 Visualiser et modifier des dfinitions de donnes dans


Noms Les entres ne doivent contenir que
une table.
des lettres, des espaces et des traits
dunion. Le champ doit tre de type 1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor.
ASCII.
2 Appuyez sur CTRL+I. La fentre Format de table
Codes de catgories Chaque code doit tre compos de apparat.
marchandes quatre chiffres, sans caractre
superflu. Le champ doit tre de Cette fentre tablit des listes dinformations relatives
type ASCII. tous les champs de donnes, comme dfinis dans le
projet. Regardez dans Catgorie et Type pour
dterminer la faon dont les donnes ont t dfinies.
Dans ce tutoriel, vous affectez le type de donnes ASCII Faites dfiler la liste horizontalement pour visualiser
aux codes de catgories marchandes et aux numros de toutes les informations. Vous pouvez largir et
cartes de crdit, car vous neffectuez aucun calcul dans rorganiser les colonnes pour faciliter la lecture
ces champs. Vous avez galement besoin dun type de dans la liste.
donnes ASCII pour une tche que vous effectuerez plus
tard dans le tutoriel. Si vous deviez raliser des tests
mathmatiques sur les numros de cartes, vous auriez
besoin dun type de donnes Numrique.
Idalement, lors dune analyse minutieuse des donnes, vous
vrifiez les donnes de tous les champs de toutes les tables du
projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez tablir un tableau
avec les tests appropris pour tous les champs et conserver
une liste de contrle des rsultats. Chaque commande de
vrification est galement visible dans la trace.
Cependant, si vous pensez que vos donnes ont t
entres correctement, vous pouvez ignorer les tapes
de vrification ou vrifier seulement certains champs.
Les listes de champs comme celle-ci permettent de classer les
Souvent, vous pouvez utiliser ACL pour corriger les types de donnes par catgories : Caractre, Numrique, Date
donnes formates de faon incorrecte. Vous pouvez ou Logique. Le type de donne ASCII, par exemple,
crer des champs prtablis qui omettent par exemple appartient la catgorie Caractre. Pour en savoir plus sur les
les caractres incorrects. catgories de types de donnes, slectionnez Aide Index et
recherchez rfrences des types de donnes .
Dans ce chapitre, vous allez modifier les types de donnes
par dfaut quACL a slectionns, mais les donnes
prioritaires nont pas besoin dtre modifies.

ACL en pratique 29
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

3 Parcourez la liste des champs pour dterminer si Contrler les donnes dune table
chaque champ possde le type de donnes correct.
Une fois que vous avez tabli que les types et les donnes
Le champ NumCarte devrait tre de type Caractre, sont correctement dfinis, vous pouvez dterminer si les
mais le N indique quil sagit de donnes numriques. donnes correspondent au type qui leur est affect. Pour
Bien que les donnes soient composes de chiffres, ce faire, utilisez la commande Vrifier.
vous ne raliserez pas doprations mathmatiques
avec les numros de cartes. Par exemple, si vous avez une lettre dans un champ dont
le type est numrique, ou des nombres dcimaux dans un
4 Double-cliquez sur lentre NumCarte.
champ de dates, la commande Vrifier indiquera des
5 Dans la liste droulante Type, slectionnez ASCII. erreurs de validit de donnes.
6 Cliquez sur la coche verte pour enregistrer les
modifications.  Contrler les donnes dune table
7 Fermez la fentre Format de table. 1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor.
2 Cliquez sur Donnes Vrifier.
3 Cliquez sur Vrifier les champs. La bote de dialogue
Champs slectionns apparat.
4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK.
Vous devriez voir une liste des champs que vous
souhaitez vrifier dans la liste Vrifier les champs.
5 Cliquez sur OK.
Vous ne devriez pas avoir derreurs de validit de
donnes.
Vous avez prsent vrifi tous les champs de la table.

30 ACL en pratique
Contrle et vrification des donnes

Documentation du travail
Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous souhaitez
Articles Description
utiliser des mthodes claires. Ainsi, vous pouvez justifier
les rsultats de votre travail ou permettre quelquun de Informations utiles
reprendre les tches danalyse si ncessaire. Avec une bonne
documentation, vous pouvez voir en un coup dil le O obtenir ces informations
travail que vous avez effectu dans ACL. Ceci facilitera
votre travail, surtout si vous tes responsable de multiples Emplacement du dossier du
projets danalyse. projet

Si vous reprenez le projet dune autre personne, Projets associs


la documentation est particulirement prcieuse.
De la mme manire, si vous confiez plus tard votre Vrification (crer une liste de
travail quelquun dautre, cette personne apprciera contrle pour chaque champ
de pouvoir lire lhistorique du projet. vrifi)

 Ajouter et modifier les commentaires du projet Noms des tables avec donnes
extraites et valides
1 Slectionnez le nom du projet dans Vue globale.
2 Cliquez sur Fichier Proprits. La bote de dialogue Description de chaque tche
Proprits du projet apparat. danalyse dans ACL
3 Dans longlet Commentaires, entrez la date et lheure, Tche danalyse n1 n...
ainsi quun court rsum de ce que vous prvoyez de (tapes ACL)
faire.
Rapport pour chaque objectif
4 Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue
Proprits du projet. Tche de rapport n1 n...
Lorsque vous fermez la bote de dialogue, ACL enregistre (tapes ACL)
automatiquement les commentaires. Cependant, si vous
effacez les commentaires par erreur, vous ne pouvez les Emplacement et description des
fichiers de donnes exports
rcuprez moins davoir un fichier de sauvegarde. Pour
cette raison, il est recommand dutiliser la fois une
feuille de tches et les commentaires du projet pour la
documentation.
Vous pouvez adapter la feuille de tches ci-aprs votre
projet pour garder une trace du genre danalyse que vous
avez dj ralise, et de celle que vous prvoyez de faire.
La feuille de tches est prpare et complte en dehors
dACL.

ACL en pratique 31
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Ajouter des commentaires sur des Exercice


enregistrements une table Vrifiez les donnes pour au moins une autre table du
Vous pouvez ajouter des commentaires des projet ACL_Tutoriel_Metaphor.
enregistrements spcifiques d'une table. Ces
commentaires peuvent contenir des informations
susceptibles d'tre utiles pour les personnes consultant le
projet et vous pouvez galement inclure un lien d'autres
fichiers contenant des informations.
1 Ouvrez la table Employs. Notez les cellules
numriques qui indiquent le numro de
l'enregistrement gauche de la table.
2 Cliquez avec le bouton droit sur la cellule de
l'enregistrement 3 et slectionnez Modifier le
commentaire. La bote de dialogue Modifier le
commentaire apparat.
3 Entrez le commentaire suivant : Cet employ
quittera Metaphor Corporation la fin
de l'anne.
4 Cliquez sur OK.
Les commentaires que vous ajoutez une table n'affectent
pas les donnes de la table.

32 ACL en pratique
Rvision de chapitre

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :
Cration dun projet.
Importation des fichiers dans votre projet.
Enregistrement de votre projet.
Vrification des donnes de votre projet.
Documentation de votre travail.
Vous navez pas encore vraiment procd lanalyse des
donnes, mais vous avez mis en place le projet qui est
dsormais prt.

ACL en pratique 33
Chapitre 3 : Paramtrage du projet

34 ACL en pratique
C HAPITRE 4

D BUT DE L ANALYSE 4

Commencer par chercher des modles

Dans ce chapitre... Jusqu prsent, vous avez observ un plan de projet, travaill sur un projet
Dtermination du passif total simple, commenc un nouveau projet, ajout des donnes ce projet et
Extraction des numros de cartes vrifi les donnes. prsent, vous allez utiliser ACL pour raliser une
expirant prochainement analyse simple de vos donnes.
Recherche de transactions pour
un client Dans ce chapitre, vous allez utiliser des procdures simples pour obtenir
Vrification des soldes de des informations gnrales propos de vos donnes. Vous allez observer
comptes des cartes de crdit les limites des cartes de crdit et les soldes de comptes afin dobtenir des
informations relatives au passif financier de Metaphor et aux modles
dutilisation des cartes de crdit.

35
Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

Dtermination du passif total Extraction des numros de cartes


Si tous les employs de Metaphor atteignaient la limite expirant prochainement
de crdit de leurs cartes, quel serait le montant de la dette
Vous prvoyez de vous associer avec le service de
totale de Metaphor ? Vous pouvez le dterminer en faisant
comptabilit afin de vous assurer que les employs qui
la somme du champ LimCrd.
reoivent de nouvelles cartes de crdit ne rencontreront
Vous pouvez utiliser Somme pour faire la somme de pas de problmes. Dabord, vous allez filtrer tous les
toutes les limites de crdit et ainsi dterminer le facteur numros de cartes de crdit qui expirent au plus tard
de risque total de la socit. le 1er janvier 2004.

 Somme du champ LimCrd  Filtrer les numros de cartes par date dexpiration
1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor. 1 Dans longlet Carte_Crdit_Metaphor, cliquez sur le
bouton Modifier le filtre de la vue active . La bote
2 Slectionnez Analyser Total des champs. La bote
de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparat.
de dialogue Somme apparat.
3 Slectionnez le champ LimCrd. Vous voulez faire la 2 Dans la zone Expression, entrez le filtre suivant :
somme uniquement de ce champ, il nest donc pas DateExp <= `20040101`
ncessaire den slectionner dautres. Si vous prfrez ne pas saisir l'expression, vous pouvez
4 Cliquez sur OK. Affichez longlet Somme. double-cliquer sur le champ dans la liste des champs
disponibles, cliquez sur les boutons des symboles
d'expression et cliquez sur le bouton Date pour
slectionner la date..
3 Cliquez sur OK.
4 Slectionnez Analyser Compter les
enregistrements. Cliquez sur OK. La barre dtat
indique que 8/200 enregistrements correspondent
Quel rsultat obtenez-vous ? Votre total doit tre au critre de date dexpiration maximale au 1er
1 440 800. janvier 2004.

Vous pouvez exporter les rsultats vers un autre format


de fichier si vous souhaitez les conserver. Vous pouvez
galement visualiser les rsultats dans la trace si vous
souhaitez revenir au projet ultrieurement.

36 ACL en pratique
Recherche des transactions par numro de client

Recherche des transactions par


numro de client
Comme vous avez t averti des dpenses relatives au
numro de client 444413, vous souhaitez obtenir des
informations sur les transactions associes ce numro.
Vous avez au moins deux manires deffectuer cette tche :

Vous souhaitez envoyer les numros de ces cartes expirant Crez un filtre en utilisant la fonction FIND( ) qui
prochainement lemploy responsable des cartes de recherche tous les enregistrements contenant un
crdit. Dans la procdure suivante, vous allez exporter champ NoClient de valeur 444413. Vous pouvez
les numros des cartes de crdit vers un fichier texte. utiliser nimporte quelle fonction dACL pour
crer un filtre ou un champ calcul. Utilisez
 Exporter les numros de cartes de crdit expirant FIND( ) pour isoler des enregistrements spcifiques.
prochainement Crez un filtre qui tablit un NoClient gal
1 Cliquez sur Donnes Exporter vers dautres 444413.
applications. La bote de dialogue Exporter apparat.
2 Slectionnez Vue. Dans la liste droulante Exporter Vous utilisez des fonctions pour calculer soit un filtre, soit une
en tant que, slectionnez Texte. expression dans un champ calcul. Vous pouvez visualiser ces
fonctions dans le Gnrateur dexpression.
3 Entrez un nom de fichier explicite dans la zone de
texte Vers tel que
Expiration_CCN_au_1_janvier.txt. Cliquez Cependant, avant deffectuer la recherche, contrlez les
sur OK. types de donnes attribus aux champs dans la table
Trans-avril. Comme vous avez import les donnes
Ensuite, vous pouvez joindre le fichier texte un message partir dExcel, ACL a fait des hypothses par dfaut
lectronique, limprimer ou en faire ce que vous dsirez. concernant les types de donnes pour les champs. Vous
pouvez tre amen changer certains types de donnes.

ACL en pratique 37
Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

 Modifier les types de donnes Trans_avril  Utiliser la fonction FIND( ) pour trouver des
enregistrements de clients
1 Ouvrez la table Trans_avril.
1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton
2 Cliquez sur Modifier Format de table. La fentre
Modifier le filtre de la vue active . La bote de
Format de table apparat.
dialogue Modifier le filtre de la vue active apparat.
2 Dans la zone Expression, entrez cette expression :
FIND("444413";NoClient)
Des guillemets entourent 444413 car le champ
NoClient est de type ASCII.
3 Cliquez sur le bouton Vrifier. Un message indiquant
que cette expression est valide apparat. Cliquez sur
OK. Si lexpression nest pas valide, corrigez-la et
vrifiez-la nouveau. Bien que vous ne soyez pas
oblig de vrifier les expressions que vous crez,
il est recommand de le faire.
4 Cliquez sur OK. Faites dfiler vers la droite pour
Le champ Montant possde le type de donnes
vrifier que le NoClient ne contient que des valeurs
correct NUMERIC.
de 444413.
Les champs NumCarte et Codes devraient tre
5 Slectionnez Analyser Compter les enregistrements.
modifis pour avoir un type de donnes ASCII.
Cliquez sur OK. 26/281 enregistrements ont une
Les champs NoClient et Description et possdent valeur NoClient de 444413. Dans une analyse
le type de donnes correct ASCII. normale, vous tenteriez probablement de dterminer
Le champ Date_trans possde le type de donnes qui est ce client. Mais, les fichiers de donnes associs
correct DATE. au tutoriel ne contiennent pas cette information.
3 Double-cliquez sur NumCarte. Dans la liste
droulante Type, slectionnez ASCII. Cliquez sur
la coche verte. Rptez lopration pour Codes.
4 Fermez la fentre Format de table.
prsent que vous avez contrl et corrig les types de
donnes, vous pouvez utiliser la fonction FIND( ).

38 ACL en pratique
Recherche des transactions par numro de client

Lorsque vous appliquez un filtre des donnes et que


vous souhaitez enregistrer les rsultats, vous avez
plusieurs possibilits. Vous pouvez :
Extraire les enregistrements filtrs et les envoyer
vers une autre table.
Crer un rapport contenant les enregistrements
filtrs.
Appliquer nouveau le filtre aux donnes
originales lorsque vous souhaitez nouveau les
consulter.
Vous pouvez galement utiliser FIND( ) pour rechercher
Tant que vous possdez les donnes originales, vous
des sous-chanes lintrieur dun champ. Par exemple,
pouvez toujours appliquer nouveau le filtre afin
le filtre FIND("00";NoClient) permet disoler toutes les
dafficher nouveau les donnes filtres.
instances dans lesquelles 00 apparat dans le champ
Numro client, que ce soit au dbut, au milieu ou la ACL propose gnralement plusieurs mthodes pour
fin du champ. effectuer une tche spcifique. Si vous voulez tre certain
que votre raisonnement est correct, vous pouvez effectuer
 Mettre en place directement un filtre une tche de diffrentes manires et observer si vous
1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton obtenez chaque fois le mme rsultat.
Enlever le filtre .
2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue
active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat. Entrez lexpression :
NoClient = "444413"
3 Cliquez sur OK.
Vous obtenez exactement le mme rsultat avec ce
filtre quavec la fonction FIND( ).
4 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre .

ACL en pratique 39
Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

Vrification des soldes de 3 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue


active . La bote de dialogue Modifier le filtre
comptes des cartes de crdit de la vue active apparat.
Vous pouvez obtenir une vue globale de vos donnes 4 Entrez cette expression dans la zone Expression :
pour connatre les zones risque. Par exemple, vous NouvSolde > 2000
souhaiterez rechercher les soldes de comptes les plus
5 Cliquez sur OK.
levs ou excdant une certaine limite. Vous pouvez
utiliser ces informations comme des indicateurs de Les soldes suprieurs 2000 sont lists par ordre
problmes potentiels pour lutilisation des cartes de dcroissant.
crdit des employs.
Un moyen de dterminer le nombre dutilisateurs
de cartes ayant un solde lev serait de filtrer les
enregistrements, afin de mettre en valeur ceux qui
possdent un NouvSolde suprieur 2000 et un
NouvSolde suprieur 1000. Vous pouvez galement
classer les soldes pour les visualiser ensuite par ordre
dimportance.

 Filtrer le champ NouvSolde pour trouver les soldes


suprieurs 1000 ou 2000
6 Slectionnez Analyser Compter les
1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor. Cliquez enregistrements. Cliquez sur OK.
sur Oui si ACL vous suggre denregistrer les
La barre dtat rvle 53/200 enregistrements
modifications apportes la table Trans_avril.
ayant un montant NouvSolde suprieur 2000 .
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
Ensuite, vous allez changer de filtre pour observer
de colonne NouvSolde. Il se peut que vous deviez faire
les enregistrements ayant un montant NouvSolde
dfiler limage pour trouver la colonne. Slectionnez
suprieur 1000 .
Tri express dcroissant.
7 Dans le champ Filtre en haut de la vue, changez le
ACL liste les soldes de comptes par ordre dcroissant,
filtre en NouvSolde > 1000 et appuyez sur ENTRE.
avec la valeur la plus haute comme premire valeur.
En faisant dfiler la table, vous pouvez vous faire une
ide des diffrents soldes de comptes.

40 ACL en pratique
Vrification des soldes de comptes des cartes de crdit

8 Slectionnez Analyser Compter les  Tri express dans MontEchu


enregistrements. Cliquez sur OK.
1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre .
Vous devriez avoir 65 enregistrements correspondant
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
au critre.
MontEchu et slectionnez Tri express dcroissant.
Vous pouvez stipuler plusieurs conditions dans
3 Faites dfiler les enregistrements. Remarquez que
votre filtre. En plus des montants des transactions,
beaucoup de porteurs de cartes ont des frais payer
les montants inscrits dans les champs MontEchu
et quils ont dpass les chances.
et FraisFin pourraient rvler un problme avec
lutilisation des cartes de crdit. Daprs le document Ces procdures sont des exemples simples de la faon
Directives.doc, les utilisateurs de cartes de crdit dont ACL peut analyser un grand nombre de donnes.
Metaphor doivent rembourser leur solde tous les mois. Comme votre travail est facilit par ACL, vous allez sans
9 Modifier le filtre comme suit : doute penser dautres moyens danalyser vos donnes.

(NouvSolde > 1000) OR (MontEchu > 0) OR


(FraisFin > 0)

Les filtres utiliss dans cette session peuvent tre


rappels partir de la liste droulante dans le champ
Filtre.
10 Comptez les enregistrements filtrs. Vous devez en
avoir 89.
Si vous le souhaitez, vous pouvez extraire les fichiers
filtrs et les envoyer vers une nouvelle table, ou imprimer
un rapport.
Vous dcidez ensuite de tenter un autre Tri express pour
trouver les cartes de crdit dont les montants sont arrivs
chance.

ACL en pratique 41
Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

Exercices Rvision de chapitre


1 Extrayez les enregistrements dont la valeur Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :
NouvSolde est suprieure 1000 et envoyez-les Calcul du passif total des cartes de crdit de
vers une nouvelle table pour une analyse future. Metaphor.
2 Quelle est la diffrence entre le nombre total de Recherche des numros de cartes de crdit
transactions et le nombre de transactions dont expirant prochainement et extraction et envoi vers
la valeur NouvSolde est suprieure 2000 ? un fichier texte.
3 Parmi les numros de cartes de crdit ayant une Recherche des transactions associes un client
valeur NouvSolde suprieure 2000, combien particulier.
ont un MontEchu suprieur zro ?
Contrle du champ NOUVSOLDE afin de
4 Cherchez les numros de cartes ayant une valeur dterminer le nombre de transactions ayant
NouvSolde nulle. Exportez-les vers un fichier. dpass une certaine limite.
5 Recherchez dans la table Carte_Crdit_Metaphor
tous les numros de cartes avec une valeur NouvSolde
ngative. Exportez-les vers un fichier Access.
6 Selon les conditions du programme de cartes de
crdit, Metaphor peut viter des frais financiers si les
employs soumettent leurs reus temps au service de
comptabilit. Metaphor souhaite dterminer combien
dargent la socit perd inutilement pour cause de
frais financiers. Faites la somme du champ FraisFin.
De mme, combien de porteurs de cartes ont une
valeur FraisFin suprieure 10,00 ?
7 Metaphor souhaite connatre le total de tous les soldes
actuels. Dans la table Carte_Crdit_Metaphor, faites
la somme du champ NouvSolde.
8 Metaphor songe rduire sa limite de crdit la plus
haute. Combien de numros de cartes de crdit ont
des limites de crdit suprieures 10 000 ?

42 ACL en pratique
C HAPITRE 5

E XAMEN DES MODLES DE DPENSES 5

Dterminer les informations relatives aux dpenses

Dans ce chapitre... Dans les chapitres prcdents, vous avez travaill avec ACL pour vous
Recherche des dpenses totales familiariser avec les donnes et vous avez ralis quelques analyses
pour chaque code de catgorie prliminaires de ces donnes. prsent, le service de comptabilit de
Dtermination des informations Metaphor Corporation souhaite que vous lui apportiez des informations
spcifiques aux transactions
relatives aux modles de dpenses pour les transactions effectues au mois
davril. Si vous tes capable dtablir un plan danalyse utile, il vous sera
demand de raliser des analyses pour dautres mois.
Une fois que vous aurez fourni les informations relatives aux modles de
dpenses, Metaphor pourra peut-tre faire des conomies en ne choisissant
dans certains cas quun seul vendeur, ou en obtenant des prix de gros ou en
limitant encore davantage les catgories acceptables de transactions. Vous
observerez galement les dpenses par client afin que Metaphor puisse
utiliser vos rsultats pour dterminer si largent est dpens de faon efficace.

43
Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Recherche des dpenses totales Totalisation des dpenses totales pour chaque
catgorie
pour chaque code de catgorie
En totalisant les montants des transactions pour chaque
Vous commencez votre analyse en totalisant le montant code de catgorie marchande, vous pouvez voir combien
total de toutes les transactions pour chaque code de dargent a t dpens pour des compagnies ariennes
catgorie. Votre objectif est dexaminer ces rsultats spcifiques et des chanes dhtels spcifiques. Toutes les
afin davoir des ides pour une analyse plus pousse. dpenses de restauration, par contre, seront classes sous
un seul code. Certains codes de catgories marchandes
Tches
sont prcis, alors que dautres sont plus larges.
Totalisation des dpenses totales pour chaque code de catgorie
Isolation des transactions effectues pour les frais de transports  Totalisation des montants des transactions par Codes
ariens, dhtels et de location de voitures de catgories
Isolation des dpenses de loisirs particulires 1 Ouvrez la table Trans_avril.
2 Slectionnez Analyser Totaliser. La bote de
dialogue Totaliser apparat.

3 Dans la liste Totaliser sur, slectionnez Codes.


4 Dans la liste Champs de sous-total, slectionnez
Montant. Vous souhaitez faire le total des montants
dpenss dans chaque code de catgorie.
5 Dans la liste Autres champs, slectionnez
Description. Vous voulez voir quoi correspondent
les codes dans la nouvelle table.

44 ACL en pratique
Recherche des dpenses totales pour chaque code de catgorie

6 Dans longlet Sortie slectionnez Fichier. Dans la Isolation des transactions par catgories
zone de texte Nom, entrez Trans_par_code et
cliquez sur OK. Metaphor souhaite que vous observiez avec attention le
montant total dpens pour des sjours lextrieur de la
Les rsultats totaux sont extraits et envoys vers la
table Trans_par_code. ville au mois davril, en particulier pour les billets davion,
le logement sur place et la location de voiture.
Visualisez la nouvelle table. Notez que le champ COUNT
indique le nombre de transactions par code. Vous pouvez Htels, motels, location de voiture et billets davion se
effectuer un Tri express dcroissant dans le champ situent exclusivement dans la srie de codes compris entre
Montant pour voir o le plus dargent a t dpens. Vous 3000 et 3750. Toutes les transactions caractrises par ces
pouvez galement utiliser cette table pour une analyse codes se rfrent normalement aux dplacements
plus pousse. effectus par les employs de Metaphor.
Vous pouvez isoler ces dpenses en filtrant et affichant
toutes les transactions dont les codes sont compris entre
3000 et 3750 inclus.
Lun des moyens pour isoler cette information est dutiliser
la fonction BETWEEN( ) (entre) dans le champ Codes.
BETWEEN( ) fonctionne avec des donnes numriques,
des dates et des caractres, et prend la forme suivante :
BETWEEN(valeur;min;max)
Vous utiliserez la fonction BETWEEN( ) pour capturer
toutes les transactions dont les codes sont compris entre
Cette table rcapitulative est utile pour afficher les 3000 et 3750. Dans la table Trans_avril , le champ Codes
montants dpenss dans les compagnies ariennes, comprend des espaces supplmentaires. Il vous faudra
les chanes dhtels, les agences de location de voitures donc utiliser la fonction ALLTRIM( ) pour rduire le
et les autres catgories. Cependant, elle ne vous indique champ Codes.
pas le montant total dpens pour chaque voyage en
avion, sjour lhtel ou location de voiture ni le montant
total dpens pour les dplacements.
Souvent, lorsque vous effectuez une tche analytique
pour la premire fois, vous nobtenez pas prcisment les
rsultats que vous souhaitez. Cependant, vous pouvez
utiliser ces rsultats pour vous aider trouver un moyen
dobtenir des rsultats plus cibls.

ACL en pratique 45
Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

 Utiliser la fonction BETWEEN( ) pour trouver les 7 Slectionnez Analyser Total des champs. La bote
transactions dans une plage donne de dialogue Somme apparat. Slectionnez le champ
1 Ouvrez la table Trans_avril. Montant. Cliquez sur OK.
2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue ACL affiche le total de toutes les transactions pour les
active . La bote de dialogue Modifier le filtre billets davion, les logements et la location de voitures.
de la vue active apparat. Vous devriez avoir un total de 47 248,27.
3 Entrez cette expression dans la zone Expression : Pour faciliter une analyse plus pousse de ces
transactions, vous pouvez extraire les transactions
BETWEEN(ALLTRIM(Codes);"3000";"3750") filtres et les envoyer vers une autre table.
4 Cliquez sur Vrifier. Un message indiquant que cette 8 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.
expression est valide apparat. Cliquez sur OK. La bote de dialogue Extraire apparat.
Si lexpression nest pas valide, observez-la nouveau
9 Vrifiez que Enregistrement est slectionn. Entrez
attentivement, surtout au niveau des guillemets,
Trans_avril_dplacement dans le champ Vers.
et effectuez les modifications ncessaires.
Cliquez sur OK.
5 Cliquez sur OK. La bote de dialogue Modifier le
filtre de la vue active se ferme. prsent, vous avez Vous pouvez prsent effectuer des analyses plus
une vue filtre des transactions qui affiche les pousses de ces transactions filtres. Par exemple,
transactions dont les Codes de catgories vous pouvez dterminer uniquement les montants
marchandes sont compris entre 3000 et 3750. dpenss pour les billets davion. Comme les codes
de catgories marchandes pour les billets davion
sont compris entre 3000 et 3299, vous pouvez utiliser
la fonction BETWEEN( ) pour trouver les valeurs
comprises entre 3000 et 3299.

6 Slectionnez Analyser Compter les


enregistrements. Cliquez sur OK. Combien
denregistrements correspondent ce critre ?

46 ACL en pratique
Recherche des dpenses totales pour chaque code de catgorie

Isolation des dpenses de loisirs particulires 4 Cliquez sur OK.


Jusqu prsent vous avez tudi les dpenses lies aux 5 Comptez les enregistrements. La barre dtat indique
dplacements pour le mois davril. Metaphor souhaite que 11/281 enregistrements correspondent aux
maintenant que vous examiniez les dpenses lies au paramtres MATCH( ).
golf et aux boissons. Il vous faut pour cela isoler les
transactions dont le code de catgorie marchande se
rfre au golf ou aux boissons.
La fonction MATCH( ) vous donne les moyens
dappliquer plusieurs filtres une table. Les filtres doivent
tous tre associs un champ, qui est Codes dans cet
exemple. Vous pourriez obtenir les mmes rsultats en
utilisant un filtre avec plusieurs instructions OU, mais ce
filtre serait plus difficile mettre en place et comprendre Vous pouvez utiliser la commande Total pour obtenir
immdiatement. les dpenses totales dans ces deux catgories. Si vous le
nouveau, utilisez ALLTRIM( ) pour rduire le nombre souhaitez, vous pouvez appliquer dautres filtres. Vous
de codes avant de les comparer. pouvez galement extraire les transactions vers une
nouvelle table.
 Utilisez la fonction MATCH( ) pour isoler les dpenses de
loisirs.
1 Ouvrez Trans_avril.
2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue
active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat.
3 Dans la zone Expression entrez lexpression suivante :
MATCH(ALLTRIM(Codes);"5813";"7992")
Notez que la syntaxe pour la fonction MATCH( ) est :
MATCH (Valeur_comparaison; test1; test2
<;test3 ...> )
Le code pour les dpenses de boisson est 5813.
Le code pour les Parcours de golf est 7992.
Vous pouvez ajouter plus de paramtres MATCH( )
pour rechercher plus de codes si vous le souhaitez.

ACL en pratique 47
Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Exercices Liste des montants pour chaque


1 Faites le total des diffrentes dpenses de transports
ariens, dhtels et de location de voitures
numro de carte
2 Faites la somme des dpenses correspondant aux vols prsent que vous avez une liste complte des transactions,
effectus avec British Airways. vous souhaitez dterminer les montants totaux de
transactions pour chaque numro de carte pour le mois
3 Totalisez les dpenses de restauration. Combien davril. Vous pouvez obtenir cette information laide
dargent la socit a-t-elle dpens dans les de la commande Classer.
restaurants, les restaurants de restauration rapide
et lapprovisionnement en nourriture, la fois  Utiliser la commande Classer
sparment et ensemble ?
1 Ouvrez la table Trans_avril. Enlevez tous les filtres,
4 Utilisez MATCH( ) pour trouver les transactions si certains sont appliqus.
factures aux services internes. Les services internes
ont des numros de clients qui commencent par zro. 2 Slectionnez Analyser Classer.
5 Dterminez quel pourcentage des montants totaux 3 Slectionnez NumCarte dans la liste Classer sur.
de transactions est factur aux services internes et Cliquez sur Montant dans la liste Champs de
quel pourcentage est factur des clients extrieurs. sous-total.

4 Dans longlet Sortie slectionnez Fichier. Entrez


Trans_avril_par_NCC dans le champ Nom.
Cliquez sur OK. Visualisez la nouvelle table.
La table Trans_avril_par_NCC tablit une liste des
montants de transactions accumuls par numros de
cartes. Le champ COUNT tablit une liste du nombre
de transactions par numro de carte.

48 ACL en pratique
Liste des montants pour chaque numro de carte

5 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne Exercice


Pourcentage du comptage et slectionnez
Utilisez la commande Classer pour crer une table
Supprimer les colonnes slectionnes. Faites de
tablissant la liste des transactions totales par
mme pour la colonne Pourcentage du champ..
numros de clients.

6 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous


suggre denregistrer.

ACL en pratique 49
Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :
Dtermination des montants totaux de
transactions pour chaque code de catgorie
marchande.
Dtermination des montants des transactions
pour des catgories de dpenses spcifiques.
Dtermination des montants totaux de
transactions par numros de cartes de crdit.

50 ACL en pratique
C HAPITRE 6

A NALYSE DES TRANSACTIONS 6

Identification des transactions inacceptables

Dans ce chapitre Jusqu prsent, vous avez ralis une tude et une analyse prliminaires des
Dtermination des transactions donnes de Metaphor dans vos projets ACL. prsent, vous allez dterminer
inacceptables si les employs de Metaphor utilisent leurs cartes de crdit de la socit pour
Identification des employs qui effectuer des achats non-autoriss et acqurir des articles et des services
ont effectu ces transactions
inacceptables interdits.
Prsentation des rsultats

51
Chapitre 6 : Analyse des transactions

Dtermination des transactions propos des commandes Joindre et Relations


inacceptables Lorsque votre projet comprend plusieurs bases de
donnes, il peut tre utile de savoir si les valeurs dun
Metaphor Corporation a cr trois catgories de codes de champ particulier figurent dans plus dune table.
transactions, bases sur la liste des codes de catgories Exemples :
marchandes. Ces catgories sont : Si vous dirigez une agence de voyage, vous
Acceptable possdez certainement une liste de clients ayant
achet des billets davion et une liste de clients
Inacceptable
ayant rserv et pay des chambres dhtel. Vous
Sous condition (ncessitant une autorisation pouvez dterminer le nombre de clients ayant
pralable) la fois achet des billets davion et rserv des
chambres dhtel avec votre agence.
Lune des tables rpertorie les codes acceptables et lautre
les codes inacceptables. Les codes rpertoris dans Si vous travaillez au service marketing dun grand
aucune des tables sont les codes sous condition. magasin, vous possdez certainement une liste de
clients ayant dpens plus de 2000 dans votre
Pour trouver toutes les transactions inacceptables, magasin lanne dernire et une liste de clients
procdez comme suit : ayant obtenu un remboursement de plus de
1000 . Vous pouvez la fois dterminer les clients
Tches qui ont dpens plus de 2000 lan dernier et ont
Vrification de labsence derreurs flagrantes dans les tables de codes galement obtenu un remboursement de plus
Identification des transactions dont les codes sont inacceptables de 1000 .
Identification des employs ayant effectu des transactions Vous pouvez utiliser les commandes Joindre et Relations
inacceptables pour comparer les tables et combiner les donnes
Constitution dun rapport de vos rsultats provenant des tables. Avec ces commandes, vous pouvez :
Trouver les valeurs de champs figurant dans une
table mais pas dans une autre.
Trouver les valeurs de champs qui existent dans les
deux catgories de tables.
Combiner des champs spcifiques provenant de
deux tables sources.
La commande Joindre cre une nouvelle table qui
contient des donnes provenant des deux tables dorigine.
La table qui en rsulte ressemble nimporte quelle autre
table de donnes de votre projet.

52 ACL en pratique
Dtermination des transactions inacceptables

La commande Relations ne combine pas physiquement Vrification de labsence derreurs flagrantes


les deux tables mais cre un lien virtuel entre au moins dans les tables de codes
deux tables. Vous pouvez utiliser les champs des tables
associes comme si tous les champs appartenaient la Avant dutiliser les tables de codes pour vrifier les
mme table. Vous pouvez crer des expressions qui transactions, vrifiez quelles ne contiennent pas derreurs
utilisent des champs de lune des tables associes. Vous flagrantes. Vous utiliserez la commande Joindre pour
pouvez ajouter des champs dune table associe la vue dterminer si les tables Codes_acceptables et
dune autre table associe afin de pouvoir examiner les Codes_inacceptables ont des codes en commun.
champs des deux tables en une seule vue. Si vous le Avant dutiliser la commande Joindre, assurez-vous
souhaitez, vous pouvez ensuite extraire un ou plusieurs que les champs-cls des deux tables sont des champs
champs des tables associes et les envoyer vers une de caractres de la mme longueur.
nouvelle table.
Comme la commande Joindre cre une nouvelle table  Comparer les longueurs et types de champs-cls
base sur les deux tables originales, vous utiliserez plutt 1 Ouvrez la table Codes_inacceptables.
la commande Relations si les tables originales sont trs
2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
volumineuses.
Format de table apparat.

Pour en savoir plus propos de Joindre et Relations, slectionnez La liste des champs montre que le type du champ
Aide Index et recherchez combinaison de tables . Codes est ASCII. La longueur du champ est gale la
longueur du nom du champ ou celle de la valeur la
plus longue du champ, quelle que soit sa longueur.
3 Fermez la fentre Format de table.
4 Ouvrez la table Codes_acceptables.
5 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.
La liste de champs montre que le type du champ
Codes est ASCII, mais la longueur du champ est 50.
Les codes de catgories marchandes font chacun quatre
caractres de long. Chacun de ces champs Codes
comporte des espaces inutiles. Vous devez harmoniser les

ACL en pratique 53
Chapitre 6 : Analyse des transactions

deux champs en crant des champs de code calculs dans 7 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
chaque table. Ces nouveaux champs vont : de colonne Codes. Cliquez sur Ajouter des colonnes.
contenir les quatre chiffres du champ Codes sous La bote de dialogue Ajouter des colonnes apparat.
forme de caractres ; Double-cliquez sur Codes_sub_acceptables et
cliquez sur OK
avoir une longueur de champ de 4 caractres.
La colonne Codes_sub_acceptables apparat dans
Vous pouvez ensuite raliser la jointure en utilisant les la vue.
champs calculs comme champs cls.
8 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous
 Crer un champ calcul dans les tables Codes_acceptables suggre denregistrer.
et Codes_inacceptables 9 Ouvrez la table Codes_inacceptables. Rptez les
1 Ouvrez la table Codes_acceptables si elle nest pas tapes 2-7 mais, cette fois-ci, appelez le champ calcul
encore ouverte. Codes_sub_inacceptables.
2 Ouvrez la fentre Format de table et cliquez sur le prsent que les champs cls sont harmoniss, vous
bouton Ajouter une nouvelle expression . pouvez joindre les tables en utilisant le champ
3 Dans la zone de texte Nom, entrez Codes_sub_inacceptables de la table
Codes_sub_acceptables. Codes_inacceptables et le champ
4 Cliquez sur f(x) pour ouvrir le Gnrateur Codes_sub_acceptables de la table Codes_acceptables.
dexpression. Dans la zone de texte Expression,
entrez :  Dterminer les ventuels codes communs entre les tables

SUBSTR(ALLTRIM(Codes);1;4) 1 Ouvrez la table Codes_inacceptables.


La fonction ALLTRIM( ) limine les espaces 2 Slectionnez Donnes Joindre des tables.
superflus qui apparaissent gauche ou droite La bote de dialogue Joindre apparat.
du champ Codes. 3 Dans la liste Table secondaire, slectionnez
La fonction SUBSTR( ) lit les quatre premiers Codes_acceptables.
caractres du champ Codes. 4 Slectionnez Codes_sub_inacceptables en tant que
5 Cliquez sur la coche verte. Le nouveau champ, Cl primaire. Slectionnez Codes_sub_acceptables
Codes_sub_acceptables, apparat dans la fentre en tant que Cl secondaire.
Format de table. Vrifiez que la catgorie de 5 Slectionnez Codes_sub_inacceptables et
caractres est C et que la longueur de champ est 4. Description dans la liste Champs primaires.
6 Fermez la fentre Format de table. Si certains codes se trouvent dans les deux tables,
vous serez en mesure de voir leur description.
Vous pouvez prsent ajouter le champ
Codes_sub_acceptables la vue. 6 Slectionnez Prtrier la table secondaire.

54 ACL en pratique
Dtermination des transactions inacceptables

7 Entrez Codes_dans_deux_tables dans le champ Identification des transactions inacceptables


Vers. Il sagit du nom de la nouvelle table qui sera
cre. La table Trans_avril contient les champs suivants :
NumCarte
Montant
Date_Trans
Codes
NoClient
Description
La table Codes_inacceptables contient les champs
suivants :
Codes
8 Dans longlet Plus, slectionnez Enregistrement Description
primaires correspondants et assurez-vous quaucune Codes_sub_inacceptables (champ calcul)
autre option Joindre catgories nest slectionne.
Cliquez sur OK. Pour identifier les transactions inacceptables, il vous faut
associer la table Trans_avril la table
9 ACL affiche la nouvelle table. Celle-ci devrait Codes_inacceptables. Cependant, assurez-vous dabord
tre vide.
que les champs-cls de chaque table sont tous les deux de
Bien que la table soit vide, vous devriez tout de mme type ASCII et quils ont tous les deux la mme longueur.
la compter, afin denregistrer les rsultats dans la trace
de commande et conserver une piste de vrification. Dans la section prcdente, vous avez cr un champ
calcul nomm Codes_sub_inacceptables dans la
10 Slectionnez Analyser Compter les table Codes_inacceptables. Vous savez que le champ
enregistrements. Cliquez sur OK. Codes_sub_inacceptables a une longueur de 4 caractres
tant donn que la table Codes_dans_deux_tables ne et quil appartient la catgorie C, cest--dire la
contient aucun enregistrement, vous savez quaucun des catgorie Caractre. Vous devez vrifier le champ
codes napparat la fois dans les tables Codes dans la table Trans_avril pour contrler le
Codes_inacceptables et Codes_acceptables. Les tables type et la longueur des donnes.
de codes originales ne prsentent aucune erreur flagrante,
vous pouvez donc les utiliser pour votre analyse.  Afficher le format de la table Trans_avril
1 Ouvrez la table Trans_avril.
2 Slectionnez Modifier Format de table.

ACL en pratique 55
Chapitre 6 : Analyse des transactions

La liste des champs vous indique que le champ 8 Double-cliquez sur Codes_sub_avril. Cliquez sur
Codes est de catgorie C, mais quil a une OK.
longueur de champ de 7.
Vous devez crer un champ calcul dans la table
Trans_avril qui rduit le champ Codes et a une
Longueur de 4. Vous pouvez ensuite utiliser ce
nouveau champ calcul comme champ-cl pour
associer Codes_inacceptables et Trans_avril.

 Cration dun champ calcul dans Trans_avril


1 Dans la fentre Format de table, cliquez sur le
bouton Ajouter une nouvelle expression .
2 Entrez le nom Codes_sub_avril.
3 Cliquez sur f(x). Le Gnrateur dexpression Ensuite, dterminez si certaines des transactions du mois
apparat. davril ont des codes inacceptables. La premire tape
consiste isoler les transactions inacceptables en
4 Dans la zone de texte Expression, entrez : comparant les codes de transactions des deux tables.
SUBSTR(ALLTRIM(CODES);1;4)
5 Cliquez sur OK.  Utiliser la commande Relations pour identifier les
transactions inacceptables
1 Activez la table Trans_avril et slectionnez Donnes
Associer des tables. La bote de dialogue Relations
apparat.

6 Cliquez sur la coche verte. Fermez la fentre Format


de table.
7 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
de colonne Codes. Cliquez sur Ajouter des colonnes.
La bote de dialogue Ajouter des colonnes apparat.

56 ACL en pratique
Dtermination des transactions inacceptables

Si le message Mise en route apparat galement, Modifier la relation. Slectionnez les champs que
slectionnez Ne plus afficher cette bote de dialogue vous souhaitez relier et cliquez sur OK.
et cliquez sur OK. 5 Cliquez sur Terminer.
Ensuite, vous allez ajouter le champ
Codes_sub_inacceptables provenant de la table
Codes_inacceptables la vue.
6 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
de colonne Codes_sub_avril. Cliquez sur Ajouter
des colonnes. La bote de dialogue Ajouter des
colonnes apparat.
7 Dans la liste droulante partir de la table,
2 Cliquez sur Ajouter une table. slectionnez Codes_inacceptables. Les champs de la
3 Double-cliquez sur Codes_inacceptables. La table table Codes_inacceptables apparaissent dans la liste
Codes_inacceptables apparat dans la bote de Champs disponibles.
dialogue Relations. 8 Agrandissez la colonne Nom pour pouvoir visualiser
les noms de champs. Double-cliquez sur
Pour rorganiser les tables au sein de la bote de dialogue Codes_inacceptables.Codes_sub_inacceptables.
Relations dplacez les tables avec votre souris ou cliquez sur
le bouton droit et slectionnez Rorganiser les tables.

4 Cliquez sur le champ Codes_sub_avril dans la table


Trans_avril et faites-le glisser vers
Codes_sub_inacceptables dans la table
Codes_inacceptables.

9 Cliquez sur OK.


prsent que vous avez dans la vue le champ
Codes_sub_inacceptables de la table
Codes_inacceptables, les enregistrements sans codes
inacceptables affichent des blancs dans le champ
Codes_sub_inacceptables.
Si vous vous trompez en reliant les champs, cliquez Vous pouvez appliquer un filtre pour afficher uniquement
avec le bouton droit de la souris et slectionnez les transactions inacceptables.

ACL en pratique 57
Chapitre 6 : Analyse des transactions

 Appliquer un filtre pour afficher les transactions piste de vrification. Vous devez avoir sept
inacceptables transactions inacceptables.
1 Slectionnez et cliquez avec le bouton droit de la En examinant les rsultats, vous pouvez voir que
souris sur nimporte quelle entre vide du champ quatre transactions inacceptables ont t effectues
Codes_sub_inacceptables. Slectionnez Filtre le 14 avril.
express Diffrent de.
Vous pouvez crer un filtre de date et compter le
Vous avez filtr tous les enregistrements ayant des nombre denregistrements afin de consigner cette
entres vierges dans le champ
information dans la trace.
Codes_sub_inacceptables. prsent ACL affiche
uniquement des enregistrements ayant des codes 3 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous
inacceptables. suggre denregistrer.
2 Supprimez les champs Codes_sub_avril et Codes
de la vue.
3 Slectionnez Analyser Compter les
enregistrements. Cliquez sur OK. Il y a 7/281
transactions inacceptables.
Ensuite, extrayez ces enregistrements et envoyez-les
vers une nouvelle table.

 Extraire et envoyer les enregistrements vers une


nouvelle table
1 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.
La bote de dialogue Extraire apparat.
2 Dans la bote de dialogue Extraire slectionnez
Enregistrement. Dans le champ Vers, entrez
Trans_avril_inacceptables. Cliquez sur OK.
Cliquez sur Oui lorsque vous tes invit enregistrer
les modifications apportes Trans_avril.
La nouvelle table apparat dans la vue. Ajustez si
ncessaire la largeur des colonnes et rorganisez les
colonnes comme vous le souhaitez.
Utilisez la commande Compter pour compter le
nombre de transactions inacceptables, afin de
consigner ce nombre dans la trace et de crer une

58 ACL en pratique
Identification des employs

Identification des employs Identification du service des employs


Votre premire tche est dassocier chaque employ son
prsent que vous avez eu la confirmation que certaines
service.
transactions ont des codes inacceptables, vous allez
dterminer les employs qui ont ralis ces achats. La table Dpartements_Socit contient les codes
Vous pouvez galement dterminer les services des services et leurs noms (environ 800 000),
auxquels appartiennent ces employs. qui peuvent tre consults.

Vous pouvez obtenir des informations provenant de La table Employs contient le champ NoEmp,
plusieurs tables et les combiner dans une seule vue. qui commence par le premier chiffre du code du
Le but est de signaler : service.

Le nom de lemploy En comparant le premier chiffre du code de lemploy au


premier chiffre du code du service de la socit, vous
Son numro de carte de crdit
pouvez dterminer le service auquel lemploy appartient.
Son service
Pour effectuer cette comparaison, crez un champ calcul
Le montant de la transaction
dans chaque table, qui prend en compte le premier chiffre
La date de la transaction des valeurs de Code_Dpt . Ensuite, comparez ce chiffre au
Le code de la transaction premier chiffre du NoEmp dans la table Employs.
La description du code de la transaction Commencez par vrifier le type de donnes de ces
champs dans longlet Modifier les champs/expressions
Tches de la fentre Format de table.
Dtermination du service dans lequel travaillent les employs dont
les cartes ont t utilises pour effectuer des transactions  Crer un champ calcul qui contient le premier chiffre du
inacceptables champ Code_Dpt.
Cration dune liste des employs dont les cartes ont t utilises 1 Ouvrez la table Dpartements_Socit.
pour des transactions inacceptables
2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Cration dun rapport des employs dont les cartes ont t utilises Format de table apparat. Dans longlet Modifier
pour des transactions inacceptables
les champs/expressions, assurez-vous que le champ
Code_Dpt possde des donnes de type ASCII.
Changez le type sil est incorrect.
3 Dans longlet Modifier champs/expressions, cliquez
sur le bouton Ajouter une nouvelle expression .
4 Entrez le nom Code_Dpt_1.

ACL en pratique 59
Chapitre 6 : Analyse des transactions

5 Cliquez sur f(x). Le Gnrateur dexpression 4 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquun message
apparat. Entrez lexpression suivante : vous demande si vous souhaitez enregistrer votre
travail.
SUBSTR(ALLTRIM(Code_Dpt);1;1)
6 Cliquez sur OK. Cliquez sur la coche verte. Ensuite, crez un champ calcul dans la table Employs,
qui utilise le premier chiffre du champ de numro
7 Fermez la fentre Format de table. demploy, NoEmp.
Vous disposez prsent dun nouveau champ calcul
 Crer un champ calcul qui affiche le premier chiffre du
nomm Code_Dpt_1, que vous pouvez maintenant champ NoEmp
ajouter la vue.
1 Ouvrez la table Employs.
 Ajouter le nouveau champ calcul la vue 2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte
de colonne Code_Dpt. Slectionnez Ajouter des 3 Dans longlet Modifier champs/expressions cliquez
colonnes. sur le bouton Ajouter une nouvelle expression .
2 Double-cliquez sur Code_Dpt_1. Cliquez sur OK. 4 Entrez le nom NoEmp_1.
Le chiffre de la colonne Code_Dpt_1 correspond au 5 Cliquez sur f(x). Le Gnrateur dexpression
premier chiffre de la colonne Code_Dpt. apparat. Dans la zone Expression, entrez :
Vous pouvez supprimer la colonne Code_Dpt, car la SUBSTR(ALLTRIM(NoEmp);1;1)
nouvelle colonne contient toutes les informations 6 Cliquez sur OK. Cliquez sur la coche verte.
pertinentes. 7 Fermez la fentre Format de table.
3 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne prsent, ajoutez ce champ la vue.
Code_Dpt et slectionnez Supprimer les colonnes
slectionnes. Cliquez sur Supprimer. 8 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte de
colonne NoEmp. Slectionnez Ajouter des colonnes.
La bote de dialogue Ajouter des colonnes apparat.
Double-cliquez sur NoEmp_1. Cliquez sur OK.
La nouvelle colonne NoEmp_1 apparat prsent dans
la vue.
Maintenant, associez la table Employs la table
Dpartements_Socit en utilisant le champ
NoEmp_1 et le champ Code_Dpt_1.

60 ACL en pratique
Identification des employs

 Associer les tables Employs et Dpartements_Socit


1 Activez la table Employs et slectionnez Donnes
Associer des tables. La bote de dialogue Relations
apparat.
2 Cliquez sur Ajouter une table. La bote de dialogue
Ajouter une table apparat.
3 Double-cliquez sur Dpartements_Socit.
4 Dplacez NoEmp_1 de la table Employs vers le
champ Code_Dpt_1 de la table
Dpartements_Socit. La colonne Nom_Dpt apparat dans la vue. Vous tes
proche de votre objectif qui tait de crer un rapport.
Votre prochaine tche sera dextraire cette vue et de
lenvoyer vers une nouvelle table.

 Extraire les champs vers une nouvelle table


1 Activez la table Employs et slectionnez Donnes
Extraire des donnes. La bote de dialogue Extraire
apparat.

5 Cliquez sur Terminer. 2 Slectionnez Champs. Cliquez sur le bouton Champs


extraire.
Votre prochaine tche consiste ajouter Nom_Dpt
la vue. La bote de dialogue Champs slectionns apparat.
6 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte 3 Ajoutez les champs suivants la liste Champs
de la colonne NumCarte et slectionnez Ajouter des slectionns :
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des colonnes Prnom
apparat.
Nom
7 Dans la liste droulante partir de la table,
NumCarte
slectionnez Dpartements_Socit. Double-cliquez
sur le champ Dpartements_Socit.Nom_Dpt. 4 Dans la liste droulante partir de la table,
Cliquez sur OK. slectionnez Dpartements_Socit.
Les champs de la table Dpartements_Socit
apparaissent.
5 Ajoutez Dpartements_Socit.Nom_Dpt la liste
Champs slectionns.

ACL en pratique 61
Chapitre 6 : Analyse des transactions

Cration dune liste demploys


Votre prochaine tche est dassocier la table
Dpt_Employs la table Trans_avril_inacceptables
en utilisant le champ de numros de cartes de crdit
dans chaque table.
Avant dutiliser la commande Relations, vous devez
harmoniser les deux champs de numros de cartes de
crdit afin de pouvoir les utiliser comme champs-cls.
6 Cliquez sur OK. Vrifiez les champs de numros de cartes dans la fentre
7 Dans le champ Vers, entrez Dpt_Employs. Cliquez Format de table pour les deux tables.
sur OK. Cliquez sur Oui lorsquACL vous invite
enregistrer.  Comparer et harmoniser les champs de numros de cartes
La nouvelle table Dpt_Employs souvre dans la vue. 1 Activez la table Dpt_Employs et slectionnez
Modifier Format de table.
La liste des champs indique que le champ NumCarte
est dune longueur de 16 et de catgorie C pour les
caractres.
2 Fermez la fentre Format de table.
3 Ouvrez la table Trans_avril_inacceptables.
4 Slectionnez Modifier Format de table.
Le champ NumCarte est dune longueur de 19,
ce qui signifie que ce champ contient des espaces
supplmentaires. Pour cette raison, vous devez
rduire ce champ de numros de cartes.
5 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle
expression .
6 Entrez le nom NumCarteAjust comme Nom.
7 Dans la zone f(x) entrez cette expression :
SUBSTR(ALLTRIM(NumCarte);1;16)
8 Cliquez sur la coche verte.
9 Fermez la fentre Format de table.

62 ACL en pratique
Identification des employs

 Crer une vue dtaille des transactions inacceptables 6 Dans la liste droulante partir de la table,
slectionnez Dpt_Employs. Ajoutez ces champs
1 Activez la table Trans_avril_inacceptables et la liste Champs slectionns :
slectionnez Donnes Associer des tables.
Dpt_Employs.Prnom
Trans_avril_inacceptables est dj associ
Dpt_Employs.Nom
Codes_inacceptables.
Dpt_Employs.Nom_Dpt
2 Slectionnez Ajouter une table. La bote de dialogue
Cliquez sur OK.
Ajouter une table apparat. Double-cliquez sur
Dpt_Employs. 7 Rorganisez les champs dans la vue pour quils
apparaissent dans lordre suivant :
3 Dplacez NumCarte de la table Dpt_Employs
Prnom
vers NumCarteAjust dans la table
Trans_avril_inacceptables . Nom
Nom_Dpt
Montant
Description
Date_Trans
NumCarte
Codes_sub_inacceptables
NoClient
Vous pouvez prsent visualiser la liste des employs dont
les cartes ont t utilises pour payer des transactions
inacceptables. Vous pouvez rorganiser et ajuster les
4 Cliquez sur Terminer. champs autant que ncessaire pour rendre la vue attractive.

Trois tables : Trans_avril_inacceptables,


Codes_inacceptables et Dpt_Employs
sont maintenant associes.
Dans la vue, ajoutez toutes les colonnes que vous
souhaitez inclure dans le rapport final.
5 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte Bien entendu, vous ne pouvez pas prsumer
de colonne NumCarte . Slectionnez Ajouter des immdiatement que les employs rpertoris sont
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des responsables des transactions inacceptables car il est
colonnes apparat. possible que quelquun dautre ait utilis leur carte de
crdit. Malgr tout, vous pouvez crer un rapport avec les
rsultats obtenus et lquipe de Metaphor Corporation
pourra ensuite examiner le problme plus prcisment.

ACL en pratique 63
Chapitre 6 : Analyse des transactions

Prsentation des rsultats 5 Dans longlet Sortie slectionnez Fichier.


Slectionnez Fichier texte HTML dans la liste
ACL vous propose deux moyens de crer un rapport. de droulement Type de fichier.
Vous pouvez crer un rapport ACL classique ou vous
pouvez raliser un rapport lisible avec Crystal Reports. 6 Dans la zone de texte Nom, entrez
Dans cette procdure, vous utilisez la capacit de rapport Trans_inacceptable_avr_2003.
ACL classique. Cliquez sur OK.
7 Dans Windows Explorer, recherchez le dossier
Pour en savoir plus sur lutilisation de Crystal Reports pour crer C:\ACL Data\Exemples de fichiers de donnes
des rapports, slectionnez Aide Index et recherchez Crystal et double-cliquez sur
Reports . Trans_inacceptables_avr_2003.html. Le rapport
souvre dans votre navigateur Web.
 Cration dun rapport ACL classique
1 Slectionnez Donnes Rapport.
La bote de dialogue Crer un rapport apparat.
2 Entrez un En-tte explicite, tel que :
Transactions inacceptables chez
Metaphor Corporation en avril 2003
3 Dans longlet Sortie slectionnez Ecran. Cliquez
sur OK.
Le rapport apparat dans longlet Gnrer.

Ensuite, enregistrez le rapport comme fichier HTML.


4 Slectionnez Donnes Rapport.

64 ACL en pratique
Identification des employs

Exercices 4 Rfrez-vous aux tables Trans_avril,


Trans_avril_inacceptables et Employs. Quel
1 Crez un rapport de toutes les transactions pourcentage demploys possdant des cartes de
acceptables. Les procdures seront les mmes que crdit ont ralis des transactions inacceptables ?
pour le rapport des transactions inacceptables, sauf
que vous devrez utiliser la liste Codes_acceptables 5 Comment utiliseriez-vous ACL pour envoyer les
comme base de comparaison. rsultats de votre rapport par courrier lectronique ?

En utilisant la commande Relations, crez une vue qui


affiche les informations suivantes :
Le nom de lemploy
Son numro de carte de crdit
Son service
Le montant acceptable des transactions
La date de la transaction
Le code de la transaction
La description du code de la transaction
Extrayez cette vue, envoyez-la vers une nouvelle table
Trans_acceptable_par_emp_avril et exportez la
nouvelle table vers un fichier Excel.
2 Gardez lesprit que certaines transactions possdent
des codes qui ne sont ni acceptables, ni inacceptables.
Celles-ci sont des transactions qui ncessitent une
autorisation, mais ne sont pas interdites. Crez une
table avec les transactions qui ne sont ni acceptables,
ni inacceptables. Combien de transactions
trouvez-vous dans cette catgorie ?
3 Extrayez toutes les transactions qui figurent dans la
catgorie ncessitant une autorisation et envoyez-les
vers une autre table.

ACL en pratique 65
Chapitre 6 : Analyse des transactions

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :
Examen des tables contenant des codes de
catgories marchandes acceptables et
inacceptables pour garantir quaucun code ne
figure dans les deux tables.
Cration dune table ne contenant que les
transactions inacceptables.
tablissement dun lien entre les employs ayant
ralis des transactions inacceptables et les
services o ils travaillent.
Cration dun rapport offrant une description
dtaille de toutes les transactions inacceptables
du mois davril.

66 ACL en pratique
C HAPITRE 7

V ALIDATION , CORRECTION ET EXTRACTION DE DONNES 7

Corriger les donnes pour quelles puissent tre analyses

Dans ce chapitre... Jusqu prsent, vous avez planifi et cr un projet, ajout des donnes
Organisation de votre projet dans un projet et analys les donnes. Vous avez fond votre analyse sur les
des dossiers transactions par cartes de crdit de Metaphor du mois davril 2003.
Extension de votre projet aux
transactions de mai prsent, il vous est demand danalyser les transactions du mois de mai
Combinaison des transactions de 2003. Malheureusement, ces transactions se trouvent dans deux fichiers
mai en une seule table spars et les donnes ne sont pas aussi claires que celles du mois davril 2003.
Correction des listes de numros Vous devez raliser de nouvelles tches afin dorganiser les donnes de faon
de cartes et demploys
pouvoir les analyser facilement. Aprs avoir corrig vos donnes,
extrayez-les et envoyez-les vers de nouvelles tables.

67
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Importation des donnes Utilisation des dossiers pour lorganisation


du projet
concernant les transactions
Pour conserver votre projet de faon organise, vous allez
du mois de mai dplacer vos travaux davril vers un autre dossier. Vous
Vous possdez dj un projet pour une analyse Metaphor pouvez ensuite crer un nouveau dossier pour vos travaux
dans ACL. Vous avez cr un projet qui contient toutes les de mai. Ainsi, tout le travail effectu peut tre revu si
transactions du mois davril. prsent, vous prvoyez dy ncessaire, mais la Vue globale ne sera pas encombre
ajouter les transactions du mois de mai. par des lments que vous nutilisez pas.

Tches  Crer un dossier nomm Avril 2003


Cration de dossiers pour les transactions davril et mai. 1 Slectionnez Fichier Nouveau Dossier. Un dossier
Importation des feuilles de calcul du cahier Excel Trans1_mai.xls. apparat. Entrez Avril 2003 comme nom de
Comparaison des formats des deux tables de transactions. dossier. Appuyez sur ENTRE.
2 Slectionnez et dplacez toutes les tables vers le
dossier Avril 2003 comme vous le feriez dans
Windows Explorer.
3 Cliquez sur ACL_Tutoriel_Metaphor.ACL.
Slectionnez Fichier Nouveau Dossier. Appelez
ce dossier Mai 2003 et appuyez sur ENTRE.

68 ACL en pratique
Importation des donnes concernant les transactions du mois de mai

Importation des donnes relatives aux  Modifier le format de table pour les deux nouvelles tables
transactions de mai 2003 1 Activez la table Trans1_mai et slectionnez
Le classeur Trans1_mai.xls contient deux feuilles de Modifier Format de table. La fentre Format
calcul avec vos donnes relatives aux transactions de de table apparat.
mai 2003. Rfrez-vous au Chapitre 3 : Paramtrage du 2 Modifiez les champs Montant, NumCarte et Codes :
projet si vous ntes pas certain de savoir comment Double-cliquez sur le champ Montant.
importer des donnes. Slectionnez NUMERIC dans la liste de
droulement Type. Entrez 2 dans le champ Dc
 Importer le classeur Excel Trans1_mai.xls afin que Montant ait deux dcimales. Slectionnez
1 Cliquez sur le dossier Mai 2003 avec le bouton droit de -999999,99 dans la liste droulante Format.
la souris. Slectionnez Nouveau Table. Cliquez sur la coche verte.
LAssistant de dfinition de donnes apparat. Double-cliquez sur le champ Codes, changez le
Continuez travailler avec lAssistant et slectionnez type de donnes en ASCII, et cliquez sur la coche
Trans1_mai.xls. verte.
2 tant donn quACL enregistre les donnes de chaque Double-cliquez sur le champ NumCarte, changez
feuille de calcul dans une table diffrente, il vous faut le type de donnes en ASCII, et cliquez sur la
importer Trans1_mai.xls chaque fois, pour chaque coche verte.
feuille de calcul. Sur l'cran Source de donnes, 3 Fermez la fentre Format de table.
slectionnez la premire feuille de travail et entrez une
valeur dans Longueur maximale des champs
4 Slectionnez Donnes Vrifier, puis vrifiez tous les
champs. Vous ne devriez pas avoir derreurs de
caractre. Enregistrez la table sous Trans1_mai.
validit des donnes.
Retournez la premire tape et enregistrez la
seconde feuille de calcul sous le nom Trans2_mai. 5 Rptez ces oprations pour la table Trans2_mai.

ACL en pratique 69
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Comparaison et correction des formats de tables 5 Dans la zone de texte Ligne de commande entrez
DISPLAY. Appuyez sur ENTRE. ACL affiche le format
Avant de combiner les tables, les valeurs Dbut, Type de table.
et Longueur des champs de chaque table doivent tre
exactement identiques. Pour comparer les tables, vous
pouvez utiliser DISPLAY dans la ligne de commande.

La plupart des activits dACL peuvent galement tre accomplies


en entrant les commandes ACLScript sur la ligne de commande.
ACLScript est le langage permettant dcrire des scripts et
dexcuter des commandes dans ACL.

 Comparer le format des tables de transactions


1 Ouvrez la table Trans1_mai. Slectionnez Fentre 6 Comparez le contenu des deux onglets Affichage.
Afficher la ligne de commande. La ligne de Les formats de table sont identiques malgr une
commande apparat. incohrence : dans Trans1_mai, Montant a une
longueur de champ de 16, alors que dans Trans2_mai,
2 Dans la zone de texte Ligne de commande entrez Montant a une longueur de champ de 15.
DISPLAY. Appuyez sur ENTRE. ACL affiche le format
de table. Vous pouvez rsoudre ce problme en corrigeant le
format de Trans1_mai.

 Corriger le format de Trans1_mai


1 Ouvrez Trans1_mai.
2 Dans la vue, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur la colonne Montant et slectionnez Tri express
dcroissant.
La vue indique que la valeur la plus haute de Montant
que vous trouvez dans Trans1_mai est 1983,04. Cette
valeur ne ncessite pas 16 caractres. Vous pouvez
3 Dans longlet Affichage, cliquez sur le bouton en changer sans problme la longueur du champ Montant
forme de punaise pour vous assurer quACL affiche en 15 pour quelle corresponde au champ Montant de
les rsultats ultrieurs des commandes en plus des la table Trans2_mai. Montant dbute en position 96
rsultats punaiss. et aucun champ ne vient aprs Montant. Vous
naffecterez donc pas les positions des autres champs
4 Ouvrez la table Trans2_mai.
en changeant Montant.

70 ACL en pratique
Combinaison et vrification des tables

3 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre


Format de table apparat. Double-cliquez sur
Combinaison et vrification des
Montant. Changez Long. en 15. Cliquez sur la tables
coche verte.
Dans cette section, vous combinez les transactions des
4 Fermez la fentre Format de table. deux tables du mois de mai en une seule table.
Vous pouvez combiner les informations dau moins deux
tables en utilisant les mthodes suivantes :
Joindre : la commande Joindre cre une nouvelle
table qui inclut des champs slectionns dans les
deux fichiers.
Relations : la commande Relations ne cre pas de
nouvelle table, mais les champs de chacune des
tables associes peuvent tre analyss comme sils
appartenaient la mme table.
Extraire et ajouter : vous pouvez extraire des
enregistrements et les ajouter une table dj
existante.
Fusionner : vous pouvez fusionner des fichiers
provenant de deux tables en un seul fichier.
Les deux tables de transactions par carte de crdit,
Trans1_mai et Trans2_mai, ont exactement le mme
format. Pour les analyser comme une seule unit,
combinez-les.

Tches
Utilisation d extraire et ajouter pour combiner les tables
de transactions de mai
Vrification des tables combines
Vrification de labsence de doublons dans la table

ACL en pratique 71
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Combinaison des tables de transactions de mai 6 Ouvrez Trans2_mai. Slectionnez Donnes


Extraire les donnes.
En utilisant la mthode extraire et ajouter , vous
pouvez extraire Trans1_mai et lenvoyer vers une 7 Slectionnez Champs. Cliquez sur Champs extraire.
nouvelle table. La bote de dialogue Champs slectionns apparat.
8 Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur
Vous pouvez ensuite extraire les informations contenues
len-tte de colonne Dbut afin que tous les champs
dans Trans2_mai et les ajouter la fin de la nouvelle table.
soient classs par ordre squentiel en commenant
La nouvelle table contiendra les informations combines
par NumCarte. Cet ordre est exactement le mme
des deux tables.
que celui que vous avez utilis pour Trans1_mai.
Vous pourriez utiliser dautres mthodes pour combiner 9 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK.
les donnes, mais la mthode extraire et ajouter est
10 Entrez Toutes_trans_mai dans le champ Vers.
idale pour les tables de formats identiques.
11 Dans longlet Plus, slectionnez Ajouter au fichier
 Utiliser la mthode extraire et ajouter pour combiner existant.
deux tables 12 Cliquez sur OK.
1 Activez la table Trans1_mai et slectionnez
ACL ouvre Toutes_trans_mai. Vous pouvez prsent
Donnes Extraire les donnes.
travailler avec cette table dans ACL comme vous le feriez
2 Slectionnez Champs. Cliquez sur Champs extraire. avec nimporte quelle autre table.
La bote de dialogue Champs slectionns apparat.
3 Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur
len-tte de colonne Dbut afin que tous les champs
soient classs par ordre squentiel en commenant
par NumCarte.
4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. Vous
extrayez tous les champs dans lordre affich.
5 Entrez Toutes_trans_mai dans le champ Vers.
Cliquez sur OK.
ACL cre une nouvelle table, Toutes_trans_mai,
qui contient les donnes de Trans1_mai.
prsent, ajoutez les donnes Trans2_mai la table
Toutes_trans_mai .

72 ACL en pratique
Combinaison et vrification des tables

Vrifier la nouvelle table Vrification de labsence de doublons dans les


Ensuite, utilisez les commandes Vrifier et Compter pour tables combines
vous assurer que les deux tables ont t correctement Vrifiez toujours les erreurs de saisie de donnes lorsque
ajoutes lune lautre. vous combinez deux tables. Les doublons peuvent
indiquer que quelquun a enregistr les mmes
 Vrifier la nouvelle table transactions deux fois dans les feuilles de calcul Excel
1 Slectionnez Donnes Vrifier. originales.

2 Cliquez sur Vrifier les champs. Cliquez sur Tout Des doublons peuvent galement indiquer une fraude.
inclure. Cliquez sur OK. Des employs peuvent diviser les transactions par carte
de crdit afin dchapper au contrle. Par exemple, au lieu
3 Dans longlet Sortie, assurez-vous qucran est
dun seul achat 2000 , les employs pourraient avoir
slectionn. Cliquez sur OK.
deux transactions diffrentes de 1000 . Les commerants
Vous devez obtenir ce rsultat : 0 erreurs de validit pourraient galement faire payer en deux fois pour le
des donnes dtectes. mme produit ou service.
Utilisez la commande Doublons pour rechercher les
 Comparer le compte dans chaque table
transactions de montants identiques.
1 Dans la table Toutes_trans_mai, slectionnez
Analyser Compter les enregistrements.  Vrifier labsence de doublons dans la table
Cliquez sur OK. Vous devez en avoir 200. Toutes_trans_mai
2 Comptez les enregistrements de la table Trans1_mai. 1 Ouvrez la table Toutes_trans_mai.
Vous devez en avoir 86. 2 Slectionnez Analyser Rechercher les doublons.
3 Comptez les enregistrements de la table Trans2_mai. La bote de dialogue Doublons apparat.
Vous devez en avoir 114. 3 Slectionnez Montant dans la liste Doublons sur.
La procdure extraire et ajouter semble avoir t un 4 Cliquez sur Lister les champs. Cliquez sur Tout
succs. inclure. Cliquez sur OK.
5 Dans longlet Sortie, assurez-vous qucran est
slectionn. Cliquez sur OK.
6 Affichez les rsultats. Vous recherchez les valeurs
Montant en double.

ACL en pratique 73
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Vous devriez trouver une transaction pour un magasin Exercices


de logiciels et une transaction chez Southwest du mme
montant. Vous devriez galement avoir deux transactions 1 Actionnez la commande Profiler dans la table
de mme montant au Hilton un jour dintervalle. Toutes_trans_mai. Notez les valeurs de transactions
les plus hautes et les plus basses.
Quelle est, daprs vous, la signification possible des
2 Recherchez des doublons dans le champ NoClient.
montants en double ?
Classez les tables dans le mme champ. Les rsultats
sont-ils significatifs ?
3 Exportez vers XML une table des noms des employs,
les numros de cartes et les valeurs totales en euros des
transactions par cartes de crdit en mai. Visualisez le
fichier dans Internet Explorer.

74 ACL en pratique
Isolation et correction des erreurs de validit des donnes

Isolation et correction des Vrification du format des cartes de crdit


erreurs de validit des donnes Vous devez dterminer quels formats de numros de
cartes de la table ne sont pas valides. Pour ce faire, vous
Dans la section prcdente, vous avez vrifi les donnes allez appliquer un filtre au champ NumCarte qui utilise
importes. Cependant, vrification nimplique pas une fonction imbrique consistant en ALLTRIM( ) et
validation. Par exemple, vous avez dtermin que le MAP( ) :
champ NumCarte ne se compose que de caractres,
ALLTRIM( ) supprime tous les espaces des entres
ce qui signifie que les donnes sont de type Texte ASCII.
de carte de crdit.
Cependant, vous devez encore dterminer si les numros
de cartes sont valides, cest--dire que chaque entre MAP( ) value si chaque numro de carte, sans
comporte 16 chiffres sans autre caractre supplmentaire. espaces, se compose dexactement 16 chiffres.

Dans cette section, vous allez crer :  Application dun filtre rvlant les numros de cartes non
Un filtre permettant dafficher uniquement les valides
entres valides., 1 Activez la table Toutes_trans_mai et cliquez sur le
Un filtre permettant dafficher uniquement les bouton Modifier le filtre de la vue active .
entres non valides. La bote de dialogue Modifier le filtre de la vue active
apparat.
Si certaines entres ne sont pas valides, vous pouvez soit
corriger le problme, soit filtrer les enregistrements qui 2 Dans la zone Expression, entrez cette expression
contiennent ces entres. entire sur la mme ligne :
MAP(ALLTRIM(NumCarte) ;
Tches "9999999999999999")
Vrification : les numros de cartes comportent-ils exactement La chane de seize neuf indique que le filtre dtermine
16 chiffres ? si chaque valeur NumCarte comporte seize chiffres.
Cration dun champ de cartes de crdit de 16 chiffres 3 Cliquez sur OK. ACL applique le filtre.
Extraction et envoi des enregistrements de numros de cartes 4 Comptez le nombre denregistrements. Comme vous
corrigs vers un nouveau fichier
pouvez le voir, 195/200 enregistrements restent dans la
Correction de la nouvelle liste des employs vue, ce qui veut dire que 5 enregistrements ne
respectent pas le critre.

ACL en pratique 75
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

5 Dans la zone de texte Filtre, ajoutez NOT au dbut de Cration d un champ de cartes de crdit de 16
lexpression : chiffres
NOT MAP(ALLTRIM(NumCarte) ; prsent, comparez ces numros de cartes une autre
"9999999999999999")
liste de numros de cartes qui ne contiennent ni tirets
Appuyez sur ENTRE. NOT fait en sorte quACL affiche ni espaces. cette fin, crez un champ calcul dans
les entres non valides. Toutes_trans_mai, dans lequel tous les numros de
6 Comptez les enregistrements. Vous devez en avoir cartes se composent de 16 chiffres sans espaces ni tirets.
5/200 visibles.
Le champ que vous crez doit galement contenir tous les
Les numros de cartes non valides contiennent des tirets numros de cartes valides sans les modifier. Les numros
ou des espaces superflus. Dans ce cas, vous pouvez voir de cartes non valides doivent tre corrigs sans modifier
toutes les entres invalides dun coup dil, mais pour un les chiffres.
grand projet, il se peut que vous ne puissiez procder
ainsi.  Cration dun champ calcul avec les numros de cartes
corrigs
1 Dans la table Toutes_trans_mai, cliquez sur le bouton
Enlever le filtre pour supprimer le filtre.
prsent, la vue affiche tous les enregistrements.
1 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.
2 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle
expression .
3 Entrez NCC_corrig dans le champ Nom.
4 Cliquez sur le bouton f(x). Le Gnrateur
dexpression apparat. Lexpression que vous crez
remplira le champ NCC_corrig.
5 Entrez lexpression suivante :
ALLTRIM(INCLUDE(NumCarte;"0123456789"))
6 Cliquez sur OK. Longlet Modifier
champs/expressions rapparat.
7 Cliquez sur la coche verte.
8 Fermez la fentre Format de table.

76 ACL en pratique
Isolation et correction des erreurs de validit des donnes

Vous pouvez prsent ajouter le nouveau champ la vue. Extraire et envoyer les enregistrements corrigs
vers une nouvelle table
 Ajouter le champ calcul NCC_corrig la vue
prsent que vous avez cr un champ qui contient
1 Cliquez sur le bouton droit de la souris dans len-tte uniquement les numros de cartes valides, il sagit
de colonne NumCarte. Slectionnez Ajouter des dextraire les enregistrements et de les envoyer vers une
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des colonnes nouvelle table. Vous pouvez galement utiliser cette
apparat. nouvelle table pour une analyse plus pousse.
2 Double-cliquez sur NCC_Corrig. Cliquez sur OK.
3 Supprimez la colonne Num_Carte.  Extraire et envoyer les enregistrements corrigs vers une
nouvelle table
Comme vous disposez prsent du champ de
numros de cartes corrig, vous navez plus besoin 1 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.
de visualiser le champ NumCarte. 2 Slectionnez Champs. Cliquez sur le bouton Champs
prsent, appliquez un filtre pour vous assurer que le extraire. La bote de dialogue Champs slectionns
champ NCC_corrig ne contient que des chiffres. apparat.

4 Dans la zone de texte Expression entrez : 3 Cliquez sur Tout inclure. Comme NumCarte
contient des entres non valides, vous ne souhaitez
MAP(NCC_corrig ;"9999999999999999") pas inclure ce champ dans votre nouvelle table.
Appuyez sur ENTRE. Supprimez NumCarte de la liste Champs
slectionns. Cliquez sur OK.
5 Comptez le nombre denregistrements. Les 200
enregistrements sont visibles. 4 Dans la zone de texte Vers entrez le nom de fichier
Toutes_trans_mai_NCC_corrig. Cliquez
6 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre .
sur OK.
Votre prochaine tche consistera extraire ces
ACL ouvre Toutes_trans_mai_NCC_corrig.
informations et les envoyer vers une nouvelle table.

ACL en pratique 77
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Exportation de la table de transactions Cration dune table denregistrements


combines vers Excel demploys sans erreur
Vous avez cr et vrifi une table qui combine les deux Pour le mois de mai, une liste demploys lgrement
tables de transactions reprsentant les transactions par diffrente vous a t donne :
cartes de crdit de mai 2003. Vous pouvez galement Employs_mai_avec_NCC.xls. Cette table ninclut que
disposer de ces donnes au format Excel. les employs possdant une carte de crdit Metaphor.

 Exporter la table Toutes_trans_mai_NCC_corrig dans  Importer la nouvelle table demploys


Excel
1 Importez Employs_mai_avec_NCC.xls dans le
1 Activez la table Toutes_trans_mai_NCC_corrig et dossier Mai 2003 et enregistrez-le sous
slectionnez Donnes Exporter vers dautres Employs_mai_avec_NCC.
applications.
2 Faites dfiler cette nouvelle table.
2 Slectionnez Champs.
Vous pouvez voir que lenregistrement de fin contient
3 Slectionnez les champs que vous souhaitez exporter Fin de fichier dans le champ Prnom et que toutes les
dans lordre dans lequel vous souhaitez les voir
autres entres de champ pour cet enregistrement sont
apparatre. Les champs apparatront dans la feuille
vides. Manifestement, il ne sagit pas dun enregistrement
de calcul Excel dans cet ordre, de gauche droite.
demploys et il devrait tre filtr.
4 Dans la liste droulante Exporter en tant que,
slectionnez Excel.  Filtrer les enregistrements demploys non valides
5 dans le champ Vers entrez le nom de fichier 1 Activez la table Employs_mai_avec_NCC et cliquez
Toutes_trans_mai_corriges. Cliquez sur OK. avec le bouton droit de la souris sur lentre Fin de
fichier.
Vous pouvez galement slectionner le chemin du fichier.
Si vous nentrez que le nom de fichier, le nouveau fichier 2 Slectionnez Filtre express Diffrent de.
sera enregistr sur le dernier dossier que vous avez utilis
Lenregistrement incorrecte a dsormais t filtr.
pour stocker vos donnes ACL.
Si vous extrayez les donnes valides et les envoyez vers
une autre table, il ne faut pas vous soucier de prserver le
filtre sur la table dorigine.

78 ACL en pratique
Isolation et correction des erreurs de validit des donnes

 Extraire et envoyer les enregistrements vers une nouvelle Exercices


table
1 Supposons que vous souhaitiez que tous les numros
1 Slectionnez Donnes Extraire les donnes. de cartes aient la forme : xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.
2 Slectionnez le bouton Champs. Cliquez sur Champs Quelle stratgie suivriez-vous pour crer un champ
extraire. Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. calcul comme celui-ci ?
3 Dans la zone de texte Vers entrez le nom de fichier 2 Si vous disposiez de ces informations, le fait de vrifier
Employs_mai_corrigs. Cliquez sur OK. le Numro de scurit sociale (NSS) de chaque
employ vous aiderait dterminer si chaque
enregistrement est unique. Comment vrifieriez-vous
si des Numros de scurit sociale comportent des
doublons ? Comment vous assureriez-vous que tous
les Numros de scurit sociale se trouvent au format
dune longue chane de chiffres : xxxxxxxxx?
3 laborez une stratgie pour analyser vos transactions
de mai, qui reflte prcisment la stratgie que vous
avez suivie pour les transactions davril. Recherchez
les transactions inacceptables pour ce jeu de
transactions.
4 Pour vos propres projets, pensez diffrentes
approches pour amliorer la qualit de vos donnes
avant de les importer dans ACL. Pensez aux moyens de
tester vos donnes aprs les avoir importes dans ACL.

ACL en pratique 79
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Ides pour des analyses plus Y a-t-il eu une soudaine augmentation des achats
raliss par le dtenteur de la carte ?
pousses Le dtenteur de la carte est-il responsable du
Dans ce tutoriel, vous avez travaill avec plusieurs paiement de dpenses dautres personnes ?
exemples prsentant les faons deffectuer des analyses Quels sont les cinq ou dix employs qui ont
en utilisant ACL. Quelles autres analyses pourriez-vous dpens le plus ? quel client ont-ils imput
raliser avec ces donnes ? leurs dpenses ? Existe-t-il une diffrence entre
dpenser beaucoup et raliser des transactions
Posez-vous les questions suivantes. Vous pouvez
inacceptables ?
probablement trouver de nombreuses ides applicables
votre travail. Dterminez les dpenses totales par service sur
une base quotidienne. Utilisez le champ CodeDpt
Les transactions ont-elles des codes de catgories
dans la table Employs.
marchandes inacceptables ?
Si un employ a dbit des frais de transport
Les codes de catgories marchandes utiliss
arien, quelles autres dpenses lies a son
correspondent-ils aux responsabilits du
dplacement a-t-il dbites ? Par exemple,
dtenteur de la carte ?
si un employ dpense de largent pour des
Le dtenteur de la carte ralise-t-il des transactions frais de transport arien, il est susceptible de
rptes des intervalles rguliers avec le mme faire galement des dpenses pour une chambre
commerant ? dhtel et un moyen de transport. Est-ce le cas ?
Le dtenteur de la carte a-t-il effectu plusieurs Quelles sont les explications possibles pour les
transactions au cours dune courte priode modles qui apparaissent ?
(disons 72 heures) avec le mme commerant ? Si les codes des traiteurs et des boulangeries
Arrive-t-il au dtenteur de la carte deffectuer taient inacceptables, combien dargent serait
des transactions pendant ses week-ends ou ses conomis ?
vacances ?
Est-ce quun nombre lev de transactions
comporte des valeurs rondes comme 1000 , 200
ou 450 ?
Existe-t-il des crdits imputs un numro de
carte et quelles sont les explications pour ces
crdits ?
Le dtenteur de la carte frle-t-il ou dpasse-t-il
rgulirement sa limite de crdit ?

80 ACL en pratique
Rvision de chapitre

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :
Importation dun classeur Excel comportant deux
feuilles de calcul
Combinaison des informations de deux tables
dans une table
Correction dun champ de donnes qui contenait
des donnes non valides
Extraction et envoi vers Excel de la nouvelle table
de transactions
Correction dune table en filtrant les
enregistrements non valides et extraction des
rsultats pour les envoyer vers une nouvelle table.
Cration dune table qui combine toutes les
transactions par cartes de crdit.

ACL en pratique 81
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

82 ACL en pratique
2007 ACL Services Ltd.