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Accueil et secrtariat en anglais

Extrait de 6 pages
Livre disponible au format ePub ou PDF
Copyright Laetitia Perraut avril 2006 - avril 2013
ISBN : 978-2-916298-20-7
Editions Caf Anglais, Asnires-sur-Seine, France
Nous vous remercions de faire connatre cet eBook autour de vous et dencourager son achat.
Avant-propos
Assistante ou htesse d'accueil sont des mtiers qui demandent beaucoup de ressources : les
situations de travail sont nombreuses et varies, les tches sont administratives ou commerciales, les
changes se font au tlphone, en personne ou bien par email et ncessitent de pouvoir s'exprimer
en anglais avec aisance et dans un certain registre.
Ce sont ces nombreuses ralits qui m'ont guide dans la rdaction de ce guide de conversation.
Vous trouverez en premire partie des mmos pour avoir sous la main un maximum de phrases
pratiques. Ensuite, vous trouverez des dialogues crits pour chaque type de situation o l'anglais est
ncessaire. Ce sont des scnes entires que vous pourrez tudier, rpter, mais galement couter
pour un grand nombre d'entre elles sur le site des Editions Caf Anglais. Toutes ces phrases vous
permettront galement de pouvoir expliquer ce que vous fates, pourquoi et comment.
Une partie entretien d'embauche et description de poste complte le livre, car c'est
souvent au cours d'un entretien d'embauche en anglais que l'on testera votre niveau.
L'anglais retranscrit dans les dialogues est de l'anglais oral, c'est pour cela que vous lirez plutt,
par exemple, I've que "I have.
AUDIO : le terme audio dans les chapitres du livre correspond aux squences audio du CD
audio ou des vidos disponibles sur notre site Internet. En effet, pour celles et ceux qui souhaitent
un entranement plus pouss, nous publions galement le CD audio qui accompagne le livre.
A bientt,
Laetitia Perraut
(laetitia.perraut[@]cafe-anglais[.]fr)
Remerciements
Je tiens remercier tous ceux qui m'ont apport leur soutien, leur aide et leur temps pour cette
dition et en particulier:
Laurence Erard, Virginie Vigneux et Clara Delmas qui ont relu le livre et qui ont rpondu
toutes mes questions.
Michel Perraut qui a ralis les illustrations et la maquette du livre;
Pietro Giove et Gabriella Scuderi pour leurs encouragements;
Natasha Bryer pour ses traductions et son travail de relecture.
Table des matires du livre
Memo accueil
Memo standard

ACCUEIL
1. Accueil dun visiteur qui a rendez-vous remise dun badge
2. Accueil dun visiteur qui na pas rendez-vous
3. Accueil dune visite personnelle
4. Taxi
5. Expliquer comment se rendre en salle de runion
6. Expliquer comment se rendre au mtro
7. Indiquer les moyens de transport proximit du site
8. Accompagner un visiteur et discuter de la pluie et du beau temps
9. Prsentations : se prsenter - prsenter quelquun
10. Remettre de la documentation
11. Transmission dun message, description physique dune personne
12. Un visiteur est-il pass ?
13. Badges du personnel
14. Rpondre diverses demandes

STANDARD
15. Rception dun appel
16. Transfert au bon interlocuteur
17. Rception dun appel pour une personne absente
18. Rception dun appel pour une personne qui est en congs
19. Appel dune personne mcontente
20. Filtrer
21. Candidature spontane
22. Personne ne faisant plus partie de lentreprise
23. Demande de plan daccs
24. Orienter : comment arriver en voiture
25. Orienter : comment arriver en transports en commun
26. Rponse une demande dinformations et prise de coordonnes
27. Transfert dun poste vers le standard et transmission dinstructions
28. Difficults de communication
29. Rception et envoi dun pli ou dun colis

SECRTARIAT
30. Rservation dune salle de runion
31. Rservation dune voiture de location
32. Rservation dun billet davion, dune chambre dhtel
33. Rservation de billets de train
34. Rserver une table au restaurant
35. Organisation du sjour dun visiteur
36. Prise de rendez-vous
37. Une personne appelle pour prendre rendez-vous
38. Avancer ou reporter un rendez-vous
39. Passer un fax
40. Rception dun fax
41. Frappe de documents
42. Notes de frais
43. Fournitures
44. Mmos internes
45. Envoi du courrier
46. Problmes avec les machines
EVENEMENTIEL
47. Accueil, formulaires et badges
48. Renseigner et orienter
ENTRETIEN DEMBAUCHE
49. Entretien dembauche
50. Descriptions de poste
ANNEXES
Alphabet tlphonique international
Epeler une adresse web ou e-mail
Donner une adresse postale
Enoncer un numro de tlphone
Calculer
Date et heure
Extrait de 6 pages
MEMO ACCUEIL (extrait) (audio)
ACCUEILLIR
Laccueil : the front desk, the reception desk
Bonjour (le matin) : good morning
Bonjour (laprs-midi) : good afternoon
Bonsoir : good evening
Au revoir : Goodbye (UK), Good-bye (US)
Note : lusage de Hello est plus informel.
Madame Chumley : Ms Chumley (trs courant, se substitue Miss ou Mrs, vite de faire
rfrence au statut marital de la personne. Se prononce Miz)
Madame Simonet : Mrs Simonet (si vous savez que cette personne est marie)
Monsieur Barnes : Mr Barnes
Mademoiselle Crystal : Miss Crystal
Bienvenue aux Editions Caf Anglais
Welcome to Editions Caf Anglais
Puis-je vous renseigner ?
May I help you?
Que puis-je faire pour vous ?
What can I do for you?
Avez-vous rendez-vous ?
Do you have an appointment?
Je suis dsole, mais il faut prendre rendez-vous.
Im sorry, but you need to make an appointment.
Madame Chumley ne reoit que sur rendez-vous.
Ms Chumley only sees people by appointment.

ANNONCER
Je vais la (le) prvenir de votre arrive.
Ill tell her (him) youre here.
Quel est votre nom, sil vous plat ?
What is your name, please? (ou Your name, please?)
Excusez-moi, je nai pas bien compris votre nom. Pourriez-vous me le rpter ?
Im sorry, I didnt catch your name. Could you please repeat it?
Pourriez-vous mpeler votre nom, sil vous plat?
How do you spell your name, please?
Vous tes de quelle socit ?
What company are you with? (ou And youre with?)
Bonjour, cest Odile laccueil.
Hello, this is Odile at the front desk.
5 EXPLIQUER COMMENT SE RENDRE EN SALLE DE RUNION
Je ne connais pas du tout le btiment. Pourriez-vous mexpliquer comment me rendre la salle
de runion 2H ?
I dont know your building at all. Could you please tell me how to get to Meeting Room 2H?
Vous ntes pas dans le bon btiment. Cest le btiment d ct.
Youre not in the right building. Its the building next door.
Vous allez emprunter lascenseur qui se trouve juste en face de vous. Celui de gauche car les
autres ascenseurs sont directs jusquau 10e tage. Vous montez au deuxime tage et en sortant,
vous prendrez le couloir qui est tout de suite sur votre gauche. Ce sera la premire porte sur votre
droite.
You take the elevator in front of you. Take the one on the left because the others dont stop
before the tenth floor. Get off on the second floor, and as you exit, take the hallway immediately on
your left. It will be the first door on your right.
Autres phrases pratiques
Je vous remets un plan du btiment. Laccueil est ici.
Here is a map of the building. The front desk is here.
Il y a une passerelle entre les deux btiments.
There is a footbridge between the two buildings.

VOCABULAIRE AUTOUR DE LORIENTATION


Aller (vers) : to go (towards to head towards)
Aller tout droit : to go straight ahead
Se diriger (vers) : to head for, to make ones way towards
Cest en face de vous : its in front of you
Le hall : the entrance hall (GB), the lobby (US)
Lentre principale : the main entrance
Btiment : building
Immeuble : building
Le btiment principal : the main building
Ascenseur : lift (GB), elevator (US)
Prendre lascenseur : to take the lift (GB), the elevator (US)
Escaliers : stairs
Escalator : escalator
Emprunter lescalier : to take the stairs
Etage : floor
Au quatrime tage : on the fourth floor (renvoi vers les adj ordinaux)
Rezdechausse : ground floor (GB), first floor (US)
Le premier tage : first floor (GB), second floor (US)
Le dernier tage : the top floor
Couloir : corridor, hallway
Bureau : office
Salle de runion : meeting room
Fentre : window
Porte : door
A gauche : on the left
A droite : on the right
Passerelle : footbridge
Dehors : outside
A lintrieur : inside
La sortie : the exit

13 BADGE DU PERSONNEL
Jai perdu mon badge.
I lost my badge.
Je vais vous en faire un autre. Il me faudrait votre nom, sil vous plat.
Ill make another one for you. Ill need your name, please.
My name is Mr Dublanc.
Dans quel service travaillez-vous M.Dublanc ?
What department do you work in, Mr Dublanc?
Au service juridique.
In the legal department.
Pourriez-vous mpeler votre nom, sil vous plat ?
Could you spell your last name, please?
DUBLANC.
Je vous remercie.
Thank you.
Je vais vous demander de bien vouloir remplir le formulaire suivant. Cest une demande de
badge.
Could you please fill out this form? Its a request for a badge.
Voici votre nouveau badge. Jai annul lancien. Si vous le retrouvez, il faudrait nous le rapporter.
Here is your new badge. I cancelled the old one. If it turns up, please bring it to us.
Bonjour, je viens pour une prolongation de badge. Voici le formulaire sign.
Good morning. Im here to have my badge extended. Here is the signed form.

14 RPONDRE DIVERSES DEMANDES (AUDIO)


Excusez-moi, la salle de runion 2H cest bien au 2e tage?
Excuse me, meeting room 2H is on the second floor, isnt it?
Oui, cest a.
Yes, it is.
Est-ce quil vous reste des cartouches de toner pour le fax?
Do you have any toner cartridges left for the fax machine?
Je crois que oui, mais je ne suis pas sre. Je vais vrifier.
I think so, but Im not sure. Ill check.
Odile, est-ce que Maggie Chumley est sortie de runion?
Odile, has Maggie Chumley come out of the meeting?
Je pense que non.
I dont believe so.
Estce que je peux fumer?
Can I smoke here?
Jai bien peur que non.
Im afraid not.
Pourriez-vous me donner ladresse de votre site web?
Can you give me your website address?
Oui, bien sr. Cest www.cafeanglais.fr .
Yes, of course. Its www.cafeanglais.fr .
Est-ce que je peux vous emprunter un stylo?
May I borrow a pen?
Oui, bien sr. Tenez.
Yes, of course. Here you are.
Est-ce que je peux vous prendre un bonbon?
May I take a piece of candy?
Oui, je vous en prie, servez-vous.
Yes. Please, help yourself.
Est-ce que je peux utiliser votre tlphone?
Can I use your phone?
Oui, je vous en prie.
Yes, of course.
Est-ce que cela vous drange si jouvre la fentre?
Would it bother you if I opened the window?
Non pas du tout. Allez-y.
No, not at all. Go ahead.
Je ne prfrerais pas.
Id rather you didnt.
Est-ce vous avez besoin daide? Ces cartons ont lair trs lourds.
Can I give you a hand? Those boxes look heavy.
Cest gentil, je veux bien. Je dois les emmener la rserve.
Thats nice of you, yes. I have to take them to supplies/the supply room.
Je vous remercie, mais je vais me dbrouiller. Cest plus lger que a nen a lair.
Thanks, but I can manage. Theyre lighter than they look.
Avez-vous besoin daide?
Do you need any help?
Oui, je crois que je suis perdu.
Yes, I think Im lost.

18 RCEPTION DUN APPEL POUR UNE PERSONNE QUI EST EN


CONGS
Bonjour, le poste de Margaret Chumley, sil vous plat.
Good morning. Margaret Chumleys line, please.
Mme Chumley est en congs.
Mme Chumley is on holiday right now.
Oh, et quand sera-t-elle de retour?
Oh, and when will she be back?
Situation 1
Elle sera de retour dans deux semaines.
Shes back in two weeks.
Situation 2
Elle est en congs pendant trois semaines, jusquau 5 juillet.
Shes on vacation for three weeks, until July fifth.
Et, il ny a personne pour la remplacer ?
And, Is there anyone filling in for her?
Sil sagit dun dossier en cours, je peux vous mettre en relation avec son collaborateur. Sinon, je
peux vous passer son assistante ou bien prendre un message.
If it involves an open file I can put you through to her colleague. Otherwise I can give you her
assistant or take a message myself.
Hum, ce nest pas exactement un dossier en cours. Madame Chumley mavait contact le mois
dernier et je devais reprendre contact avec elle. En fait, il me manque des informations, je ne sais
pas
Well, its not exactly an active file. Ms Chumley contacted me last month and I was supposed to
get in touch with her. In fact, Im missing some information. I dont know
Dans ce cas, je pense que vous devriez parler son collaborateur, Henry Tabulot.
In that case I think you should talk with her colleague, Henri Tabulot.
Trs bien. Euh, Tabulot cela scrit comment ?
Very well. Tabulot... Er, how do you spell that?
TABULOT.
LOT. Merci.
LOT. Thank you.
Puis-je vous demander votre nom, sil vous plat ?
And may I ask your name, please?
Oui, Albert Nemeth.
Yes. Albert Nemeth.
De quelle socit tes-vous ?
What company are you with?
Nemethandco.
Et vous souhaitiez avoir davantage dinformations sur quel sujet ?
And what kind of information do you need?
Sur le format des illustrations pour un projet de livre pour lequel je dois lui fournir un devis.
The format of the illustrations for a book I am giving her an estimate on.
Je vous mets en relation avec M. Tabulot.
Ill put you through to Mr Tabulot.

31 RSERVATION DUNE VOITURE DE LOCATION (AUDIO)


Odile, pourriez-vous vous occuper de me louer une voiture pour la journe de mercredi
prochain?
Odile, could you please get me a rental car for next Wednesday?
Oui, certainement. Le 26, donc. Seulement pour cette journe ou bien pour plusieurs jours ?
Yes, of course. That will be the 26th. Just that one day or for several days?
Pour deux jours.
For two days.
Do partirez-vous ?
Where do you want to pick it up?
De la gare de Lyon Pardieu.
From Pardieu Station in Lyon.
A quelle heure souhaitez vous prendre en charge le vhicule ?
And what time?
Mon train arrive 9 heures.
My train arrives at 9 a.m.
Et vous la rendrez le lendemain, donc le 27. Toujours au mme endroit ?
And youll return it the following day, the 27th. Will you return it to the same location?
Non, la gare dAvignon. Mon train partira est 16h30.
No, at the station in Avignon. My train leaves there at 4:30 p.m.
Est-ce que vous avez une carte avec la socit de location?
And are you registered with the rental company?
Non, je nen ai pas.
No, Im not.
Dans ce cas, pour une location occasionnelle, lagence de location va me demander une
photocopie de votre permis de conduire.
In that case, for a one-time rental, the rental company will need a photocopy of your drivers
license.
Le voici.
Heres my license.
Merci. Je vous lemprunte quelques instants, le temps de faire la photocopie.
Ill just make a copy.
Jappelle la centrale de rservation tout de suite.
Ill phone the rental company right away.

VOCABULAIRE AUTOUR DE LA LOCATION DE VOITURE :


Louer une voiture : to rent a car
Modle de voiture : car model, vehicule type
Catgorie : car group, category of car
Lieu (heure ; date) de prise en charge : pickup location (time ; date)
Lieu (heure ; date) de restitution : return location (time ; date)
Date : date
Agence de location : rental company
N de client : customer number
Rservation par Internet : online booking, Internet reservation
Centrale de rservation : reservation centre
Permis de conduire : driving licence (GB) ; drivers license (US)
Photocopie : photocopy
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