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Glosario De Trminos Comunes En Organizacin De Eventos

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Glosario De Trminos Comunes En Organizacin De Eventos

Introduccin

Si vas a convertirte en un organizador de eventos profesional, debes familiarizarte con


la terminologa y la jerga de la industria de los eventos especiales.

Es muy importante que conozcas este lenguaje especfico para poder moverte con
naturalidad y libertad en tus tareas diarias en el mundo de los eventos, con la suficiente
confianza que te brinda saber exactamente de lo que ests hablando, ya sea con tus
clientes, tus proveedores de servicios o tus colegas.

Te recomiendo que le eches un vistazo a toda la lista de trminos (sin necesariamente


leer las definiciones, a menos que alguna palabra llame especialmente tu atencin)
para tener una idea de los trminos ms usados en la industria, y que regreses al
glosario siempre que necesites buscar el significado de una palabra que has ledo o
escuchado pero no sabes qu significa, o cuando quieras obtener una descripcin clara
y precisa de una palabra o expresin que ya conoces pero que te gustara entender
mejor.

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Trmino Definicin
Es un rea designada para el registro y la bienvenida a los asistentes
rea de foyer del evento. Generalmente se localiza en la entrada del evento o en una
de las orillas del saln.
Es un trmino en francs que significa a la carta e indica que cada
artculo disponible en el men tiene un precio individual. Por esta razn
A la carte este tipo de men se excluye de grandes eventos, ya que el costo en
muchas ocasiones puede sobrepasar el presupuesto.

Es un acrnimo en ingls para definir Hospedaje y Desayuno


(Accommodation & Breakfast). Varios lugares donde se organizan
A&B eventos usan este acrnimo para indicar que en la misma locacin hay
servicio de hospedaje y desayuno.

Es el trmino en ingls usado para indicar materiales o equipos


A/V audiovisuales que se utilizarn durante el evento. Por ejemplo:
monitores de televisin, proyectores, subwoofers de audio, etc.
Sucesos de gran escala (naturales o accidentales) que estn fuera del
control de cualquier persona y que pueden influir en el desarrollo del
evento. Estos sucesos incluyen huracanes, inundaciones, terremotos,
Acto de Dios una muerte inesperada, etc. Este trmino se usa como clusula en los
contratos de eventos para indicar que en caso de que suceda un acto
de dios ninguna de las partes estar legalmente obligada a continuar
con el evento planeado.
Es la lista de participantes que expondrn una presentacin en el
escenario (durante una conferencia), as como el horario y tiempo
Agenda estimado de cada presentacin. La agenda se entrega a los asistentes
de una conferencia como parte de su registro al evento.

El agente es la empresa encargada y responsable de manejar y


operar un evento. Dirigido por el cliente, un agente acta como una
Agente agencia de servicios completos (los que se requieren para la
organizacin y ejecucin de un evento).

Alimento en Se refiere a la inclusin de uno o ms alimentos durante un evento que


restaurant se llevar a cabo en el restaurant del hotel.
El espacio dentro del saln de eventos asignado a la empresa o
Alimentos y individuos que estarn a cargo de proveer de alimentos y bebidas a los
Bebidas asistentes del evento. En ings se usan las siglas F&B, que significan
Food and beverage.

Indica la medida exacta del piso al techo en un saln de conferencias o


Altura de techo eventos.

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Pequeos regalos o artculos de uso frecuente que ofrece un hotel para


la comodidad de sus huspedes. Las amenidades ms comunes son
Amenidades jabones, shampoo, artculos para escritura (libreta y bolgrafo), artculos
para lustrar el calzado, etc.

Un pequeo platillo o bebida usada para incitar el apetito del comensal,


Aperitivo que se entrega previo a una cena de gala (mientras se sienta a los
invitados).
Instrumento que proyecta una pequea luz roja, verde o azul. Sirve
Apuntador lser para sealar puntos importantes sobre una pantalla de proyeccin
durante una presentacin.

rea de no rea designada donde est estrictamente prohibido fumar.


fumadores
rea asignada dentro de un saln u hotel (usualmente a la entrada)
rea de registro para que los asistentes del evento se registren antes de entrar.
Es un tipo de sillas o sillones que permiten a una persona estar sentada
Asientos de 8 cmodamente durante largos perodos de tiempo (usualmente durante
horas varias horas seguidas).
Indica el nmero total de individuos que asistieron a un evento o
conferencia. Tambin toma en cuenta a la persona acompaante del
Asistencia asistente (pareja, socio, invitado). En caso de eventos pagos, el
acompaante usualmente paga una cuota menor al registrarse.

Los individuos listados a participar en una conferencia o evento. Este


Asistentes trmino tambin toma en cuenta prensa, exhibidores, ponentes e
invitados.
Implica el cdigo de vestimenta utilizada por el staff. Traje o blazer con
Atuendo de camisa y corbata para hombres; vestido o traje sastre para mujeres.
negocios Tambin se incluye entre estos, trajes tpicos nacionales informales.
Un tipo de saln de eventos especializado para conferencias,
conciertos y otros eventos que requieran de ponentes y audiencia.
Auditorio Normalmente son del estilo de un teatro, donde los asientos para los
asistentes son fijos y sin mesas.

Es un acrnimo en ingls que describe un lugar de hospedaje de hotel


B&B en el que slo se incluye cama y desayuno (Bed & Breakfast).
Consiste en un archivo con toda la informacin disponible acerca de los
Base de datos asistentes, participantes, expositores y empresas involucradas en el
evento.
Es un trmino en ingls para describir un proyector de luz del tipo LCD.
Beamer Es parte del equipo audiovisual comnmente utilizado en eventos.

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Termino en ingls que se usa para indicar un receso que divide el


evento en dos o ms partes. Este receso se usa para que los
asistentes puedan descansar, as como para que los organizadores
Break
puedan llevar a cabo preparativos especiales. Usualmente se sirve caf
y galletas o canaps con bebidas para deleitar a los asistentes.

Variedad de alimentos servidos a modo de buffet que pueden ser


consumidos slo con un tenedor (sin cuchillo). Se hace para acelerar el
Buffet de tenedor consumo de alimentos cuando se cuenta con un horario de evento muy
especfico.

Bsqueda de Es el acto de buscar opciones de lugares para llevar a cabo un evento.


locaciones
Cabina de Cabina o mesa asignada al individuo o individuos que participarn en
traduccin una junta o conferencia como traductores simultneos.
Es el clculo de la probabilidad de dao o prdida, y el costo de ese
Clculo y manejo dao o prdida, de una persona que asiste a un evento. Este clculo
de riesgo intenta predecir todas las posibles ocurrencias.
Es el tiempo que lleva transformar un saln de eventos de una funcin
especfica a otro estilo con funciones y requerimientos diferentes.
Cambio de saln Consiste en muchas ocasiones en derrumbar o construir nuevos muros
o abrir puertas en muros existentes.

El mismo trmino se utiliza para describir la cantidad de tiempo


Cambio de saln necesaria para reacomodar el mobiliario de un saln de eventos para
cumplir con necesidades o requerimientos especficos.
Variedad de aperitivos fros o calientes que se sirven antes de un
Canaps banquete o cena de gala y que son lo suficientemente pequeos y
secos como para consumirse usando las manos.
Capacidad Indica el cupo mximo de personas que son permitidas en un rea
mxima especfica.
Cash bar (bar de Un tipo de bar privado que requiere que los invitados paguen
efectivo) individualmente por su consumo de bebidas.
Cena elegante que usualmente incluye discursos, agradecimientos y/o
Cena de gala premiaciones. Este tipo de cena es comnmente utilizada para cerrar
un evento de varios das.
Saln dedicado exclusivamente a conferencias. Su decoracin,
Centro de
ambientacin y equipamiento son especficos para facilitar esta
conferencias
actividad.
Lugares asignados y equipados (en hoteles o lugares de conferencias)
Centro de para trabajo de oficina. Esto les brinda a los asistentes de un evento la
negocios comodidad de atender sus negocios de forma remota.
Uso de una forma de transporte (terrestre, area o martima) de forma
Charter personal.
Check-in Indica el procedimiento formal de registro de huspedes al llegar al

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hotel.
Check-out Indica la salida de los huspedes del hotel.
Una clusula especfica dentro del contrato que indica las
Clusula de penalizaciones a pagar en caso de que cualquiera de las dos partes
cancelacin cancele el evento previo a su ejecucin.
La persona, empresa, firma o corporativo para quien se organizar un
Cliente
evento.
Cdigo de Requerimiento mnimo de vestimenta para asistir a un evento
atuendo o especfico. Hay eventos formales, informales, formal campestre, de
vestimenta noche, etc.
Es una condicin mdica en la que debido a una intolerancia o alergia,
Celaco el comensal requiere que le sirvan comida libre de gluten.
Se refiere a los pilares que sostienen el techo en un saln de eventos o
conferencias. Se toman en cuenta como elementos a decorar as como
Columna para la visibilidad del escenario durante el proceso de acomodo de
mesas en el local.

Es un buffet de alimentos secos, en porciones que se pueden comer


Comida buffet de con las manos (incluidos canaps) de manera que los asistentes de un
trabajo evento pueden consumirlas mientras llevan a cabo tareas o mientras
escuchan las conferencias de un evento.

Es un tipo de comida en la que la carne proviene de un animal cuya


Comida Halal muerte fue realizada de acuerdo a las leyes islmicas.
Es un pago hecho a un individuo u organizacin por facilitar negocios
Comisin entre un cliente y la empresa organizadora de eventos.
Un tipo de reembolso al cliente que entra en juego cuando hay una
Compensacin prdida o una pequea falla dentro de lo estipulado en el contrato.
Servicios o artculos que se le brindan al asistente del evento sin
Complementario ningn costo adicional.
Nombre del puesto que recibe una persona dedicada a atender a los
Conserje huspedes o invitados y proveerles informacin y asistencia en
contratacin de servicios.
Es una conferencia que se lleva a cabo va internet. En este caso no se
Conferencia Web usa un proyector para mostrar al expositor, sino monitores individuales
de computadora para cada participante.
Persona dedicada a dar conferencias cuyo fin es incitar a la audiencia a
Conferencista ver el futuro bajo una luz ms optimista, incrementar la moral de un
motivacional grupo o hacer sentir bien al grupo.
Una afirmacin por parte del cliente, ya sea verbal o escrita, que indica
Confirmacin al organizador de eventos que el evento tiene luz verde para su
ejecucin.
Es la mesa que se sita en el evento (cerca del escenario) y que se
Consola central utiliza como centro de operaciones para controlar todo el equipo de
audio y video.

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Es el nombre de un grupo de documentos legales que detallan las


condiciones y responsabilidades tanto del saln de eventos o de la
Contrato empresa organizadora de eventos como del cliente mismo. El contrato
necesita ser firmado por ambas partes previo a la planeacin y
produccin del evento.
Costo por Un tipo de tarifa de habitacin de hotel que se cobra sin importar el
habitacin nmero de huspedes que se vayan a alojar en ella.
Cuarto Un cuarto de hotel que se ofrece al husped sin costo adicional.
complementario
Indica cuando en un hotel dos o ms cuartos tienen puertas contiguas
Cuartos adjuntos que los unen. Son ideales para familias grandes que van a asistir a un
evento.
Serie de preguntas por escrito que se harn al cliente para recabar
Cuestionario informacin acerca de sus necesidades y gustos para el evento. En
base a este documento se realiza la propuesta.
En eventos pagos, es la cantidad de dinero que paga quien asiste al
evento al momento de registrarse. La cuota de registro vara
Cuota de registro dependiendo de diferentes factores como lo son: cunto tiempo antes
se realiz el registro previo al evento, el tipo de membresa, el nivel de
involucramiento en el evento, etc.
Cuota de renta de Es la cuota para rentar un saln de eventos o juntas. No incluye costos
saln de alimentos, bebidas, equipo, etc.
Cuota o costo que es cobrado al cliente y que no tiene clusula para
Cuota no su reembolso. Por ejemplo: boletos de avin o tren, compras por
reembolsable adelantado de alimentos, etc.
Ley especfica del Reino Unido que dicta las responsabilidades de la
Data protection empresa o individuo que maneja los datos personales de las personas
act que asistirn a un evento.
Indica la disponibilidad de cena, hospedaje y desayuno en un sitio
DB&B (Dinner, especfico. Usualmente se refiere a un hotel dentro o cerca del lugar
Bed & Breakfast) donde se desarrollar el evento.
Indica la cantidad detallada de alimentos y bebidas (nmero de
De consumo botellas) que fueron consumidas por los invitados de un evento.
Departamento de Staff dedicado a la limpieza y mantenimiento del saln de eventos de
limpieza un hotel. En muchas ocasiones, este mismo departamento ofrece
(Housekeeping) servicios de lavandera a los huspedes.
Fraccin del costo total del evento que se paga por adelantado para
Depsito reservar el evento.
El dinero utilizado para reservar con anticipacin un cuarto de hotel, un
Depsito
saln de eventos o incluso un servicio que se utilizar durante el
Adelantado
evento.
Consiste en alimentos matutinos que no son pesados para el
Desayuno estmago. Generalmente incluye pan, cereales, frutas, huevo, jugos y
continental bebidas calientes.

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Es el tpico desayuno del Reino Unido y consiste en t, jugos, pan


Desayuno ingls tostado y comida caliente como huevos fritos, tocino, salchichas,
completo frijoles, championes y tomtes.
Es una cuota que se paga con la finalidad de que el cliente pueda
Descorche introducir al saln de eventos las bebidas alcohlicas de su eleccin
comprndolas individualmente.

Empresa de Proveedor dedicado exclusivamente a proveer servicios de alimentos y


banquetes bebidas para todo tipo de eventos.
Una empresa dedicada a la renta de equipo audiovisiual como
proyectores, monitores de video, grandes pantallas para proyeccin,
Empresa de A/V equipo de sonido, parlantes, micrfonos, etc. En resumen, todo el
equipo audiovisual necesario para un evento.

Empresa dedicada a manejar proveedores en un destino especfico


Empresa de
(lase ciudad). Al organizar un evento remotamente, las corporaciones
manejo de
contactan primero a un DMC para recibir recomendaciones de
destinos (DMC
proveedores de todo tipo, necesarias para que su evento funcione en
Destination
todos los mbitos. Un DMC maneja proveedores de transportacin,
management
alojamiento, eventos, alimentos, entretenimiento, etc.
company)
Sistema que garantiza que el hotel respete una reservacin a pesar de
Entrada tarda que el husped no pueda llegar a la hora programada de entrada. Este
garantizada servicio se obtiene mediante un pago adelantado por tarjeta de crdito.
Es la compilacin de informacin existente acerca de las horas de
Entradas y llegada y de salida programadas de uno o ms grupos de personas que
Salidas de asistirn a un evento. Esto permite programar para mayor eficiencia
Grupos entradas/salidas de un hotel, horarios de comida para grupos grandes,
etc.
Actividades especficas creadas para divertir a la audiencia. Pueden ser
Entretenimiento shows, conciertos, teatro y otras variedades escnicas.
Entretenimiento Actividades o presentaciones especiales para amenizar el evento en el
para despus de espacio de tiempo despus de que los asistentes han consumido
la cena alimentos.
El grupo de personas que trabajan en conjunto para producir un evento,
Equipo de incluyendo: tcnicos, choferes de camin, ayudantes de escenario y
produccin cualquier otra persona adicional al staff base que est involucrada en el
evento.
Se refiere a la totalidad de actividades con una meta definida por la
Evento cual se lleva a cabo la conferencia, junta, reunin, fiesta, celebracin,
gala, cctel, etc.

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Es una modalidad de evento en que se utilizan estrategias


considerando la conservacin del medio ambiente. Algunas de estas
estrategias incluyen: programar ponencias remotas (va satlite o
Eventos verdes internet) para evitar las emisiones de carbono de los aviones; hacer
nfasis a los asistentes en reciclar el mayor nmero de cosas durante
el evento; usar materiales reciclados o reciclables para la ejecucin del
evento; etc.
Evento en el cual uno o varios proveedores tienen la oportunidad de
Exhibicin o ofrecer y demostrar sus productos y servicios. La mayora de estos
Exposicin (Expo) eventos son gratuitos o de muy bajo costo para el invitado ya que la
mayor parte de los gastos son cubiertos por los expositores.

Se refiere tanto a la empresa que exhibe sus productos o servicios en


Expositor un stand de la exposicin, como al staff asignado a manejar el stand
donde se exhiben dichos productos o servicios.
Lista de validez fiscal en la que se incluye un desglose de todos los
Factura productos o servicios por los que pagar el cliente para el evento.
Factura Pro- Un tipo de factura emitida por proveedores que es necesario pagar
Forma previo a la ejecucin del evento.
Consiste en materiales (impresos o electrnicos) que brindan
Folletera informacin valiosa y til, y que son entregados a los asistentes previo
(Handouts) al evento.
Documento en el que se plasmar por escrito el registro de una
Formulario de persona al evento. Contiene los datos de la persona, la fecha, hora y
registro lugar del evento y otros datos pertinentes.
Indica el espacio de tiempo de break entre sesiones de una conferencia
o evento en el que los participantes tienen la oportunidad de conversar
y convivir entre ellos. Es un tiempo importante para los participantes ya
Foro (Forum)
que muchos utilizan este corto perodo para hacer contactos y negocios
para sus empresas.

Es una credencial, etiqueta o elemento distintivo que se entrega a los


Gafete asistentes de un evento con la finalidad de identificacin.
Es la hora especfica de entrada del staff y equipo organizador del
Get-in evento al saln para comenzar los arreglos e instalaciones necesarias
previas al evento.
Trmino utilizado para describir un hotel localizado cerca de un
Hotel de aeropuerto. Este tipo de hoteles son utilizados principalmente para
Aeropuerto viajes de negocios y, por ende, varios de estos hoteles cuentan con
salones para eventos de buena calidad.

Forma de recompensa que da una empresa a un empleado para


Incentivo premiar productividad y estimular el trabajo.
Incidentales Lista de gastos como servicios de larga distancia, internet, room
(Gastos) service, etc. que son agregados a la cuenta o factura final del husped.

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Trmino en ingls para describir los servicios o productos que puede


In-house proveer el saln de eventos o la empresa organizadora de eventos y
que no necesitan ser contratados externamente.
El proceso de escrutinio del lugar despus de que ha sido elegido para
Inspeccin de la realizacin del evento y antes de confirmar y pagar su reserva.
locaciones Durante este proceso una persona asignada por la empresa
organizadora de eventos acompaa al cliente en el recorrido del lugar.

IVA Impuesto fiscal que se carga al valor agregado.


Es una pequea habitacin de hotel aledaa a la suite principal (unida
o dividida por puerta) con bao propio y que ofrece un sof-cama o una
Junior Suite o dos camas matrimoniales. Es de menor costo y puede ser alquilada
junta o separada de la suite principal.

Discurso inicial de una presentacin o serie de conferencias que apunta


Keynote al tema general del que se hablar y que es diseado para motivar a la
audiencia.
Persona designada a dar el discurso inicial de una presentacin o serie
Keynote speaker de conferencias.
Kosher Comida preparada de acuerdo a las leyes culinarias de la fe juda.
LCD Una pantalla o monitor que utiliza el sistema Liquid Crystal Display.
Lead-Time Tiempo que transcurre entre la preparacin y el inicio del evento.
Mesa, escritorio o estante sobre el escenario que utiliza el presentador
Atril para sostener documentos y otros materiales que utilizar durante su
presentacin.
Es una lista en la que se incluyen los nombres de todos los huspedes
que se hospedan en un hotel y que participarn en un evento. La lista
Lista de cuartos tambin incluye informacin como da y hora de entrada y salida de
cada uno de ellos y otras necesidades exclusivas de cada husped.

Expresin que se usa para describir cuando una locacin donde el


cliente quiere realizar su evento est reservada temporalmente por
alguien ms. Es entonces que se pone el nombre del cliente en una
Lista de espera
lista de espera para confirmar una reservacin en caso de que la
primera persona cancele su evento o lo mueva de locacin o fecha.

Llamada de Sistema que permite a varios usuarios comunicarse simultneamente


conferencia por va telefnica y conversar o escuchar una presentacin.
rea de entrada a un edificio donde se realizar un evento. Esta rea
Lobby se utiliza para fines del evento como recibidor, lugar de registro, para
montar exhibiciones o incluso para servir alimentos o aperitivos.
Locacin Es el lugar donde se llevar a cabo un evento, junta o conferencia.
Es el trmino que se usa para describir lugares para eventos que no
Locaciones son de uso comn. Entre ellos se encuentran: museos, castillos,
inusuales residencias y hasta minas de carbn.

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Persona que sirve de enlace entre el lugar, el cliente y los invitados.


Maestro de Ayuda a llevar el orden, las reglas y las regulaciones de un evento
ceremonias llama a los invitados a cenar, a sentarse, anuncia las conferencias,
etc.
Trmino en francs que significa maestro de. Su funcin es estar a
Matre d' / Matre cargo del rea de alimentos y bebidas as como de la satisfaccin de
d' Htel los huspedes de un hotel o saln de eventos.
Es el servicio que provee la empresa organizadora de eventos durante
Manejo de el curso de cualquier evento. Durante el evento el staff profesional
eventos completo designado por la empresa asistir al cliente para que su evento sea
y en sitio ejecutado de una manera profesional y sin eventualidades.

Sigla que describe la Asociacin de Industria de Reuniones (Meeting


MIA Industry Association)
Es un tipo de micrfono que se utiliza alrededor del cuello o en la
Micrfono de solapa de un traje, camisa o vestido. Es de tamao pequeo por lo cual
cuello (Lavalier) es discreto y casi invisible para la mayor parte de la audiencia. En su
versin inalmbrica, es el micrfono ms cmodo que existe.

Indica la interaccin cara a cara de personas, empresas u


Networking organizaciones. Usualmente esta actividad ocurre durante los breaks
de un evento.
Cuando un boleto o servicio, una vez pagado por una persona, no
No transferible puede ser transferido a otra diferente.
Este trmino se utiliza para describir la ausencia de un husped de
No-show hotel o de un invitado al evento que no avis con anterioridad que no
llegara a la hora o da estipulados.
Este trmino francs indica un nuevo tipo de comida francesa, fresca,
Nouvelle Cuisine ligera y en menores cantidades que la cocina francesa tradicional.

Indica el nmero de personas mnimas que proyecta el cliente que


Nmeros mnimos asistirn a un evento. En ocasiones se usa este nmero como base
garantizados para cobrar por alimentos y bebidas por adelantado o para calcular un
anticipo.
Cuarto o rea separada que se utiliza como oficina temporal por los
Oficina en sitio organizadores del evento.
Opcin Es una opcin de alimentos que se puede incluir en el men del evento
vegetariana en caso de que vayan a asistir personas vegetarianas.
Es un empleado de un saln de eventos o de un hotel dedicado a la
Organizador de organizacin de eventos. Esta persona slo maneja eventos para ese
eventos en sitio saln u hotel.
Proyector de imgenes o video que se posiciona en el techo del saln
Overhead de conferencias o eventos (sobre las cabezas). Tiene como ventaja que
projector (OHP) las imgenes proyectadas no son interrumpidas por sombras o
interrupciones del haz de luz.

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Serie de documentos informativos que se entregan a una persona


Paquete de despus de registrarse a un evento. Usualmente incluye su gafete,
registro agenda del evento, mapas y otra informacin pertinente.
Es el nombre dado a la bolsa, carpeta, sobre o folder en que se
Paquete o Kit de guardan los documentos pertinentes a la conferencia o evento y que
conferencias son entregados a los asistentes usualmente al momento del registro.
El saln de banquetes es embellecido mediante el uso de una pieza de
Pieza de centro centro (usualmente un arreglo floral, frutal o de hielo).
Seccin del piso del saln usualmente cubierta de madera designada
Pista de baile para que los invitados bailen.
Son tareas especficas asignadas a cada individuo involucrado en el
Plan de tiempos desarrollo del evento, que se necesitan realizar en horarios estrictos
crticos para la correcta ejecucin de ese evento.
Es un documento que muestra el espacio del saln de eventos
Plano de la designado para la exposicin. Tambin muestra en detalle el espacio
exposicin que puede ocupar cada stand, el rea designada para alimentos, el
rea de registro, las entradas y salidas al saln, etc.

Plano estilo arquitectnico del saln de eventos en que se indican


Plano del saln elementos de relevancia para un evento: entradas y salidas, tomas
elctricas, escenarios fijos, columnas o pilares, ventanas, etc.
Pequeo mueble (usualmente de madera) que se coloca en el
escenario con el fin de facilitar la presentacin o discurso. Normalmente
el podio tiene un micrfono y un rea para que el conferencista coloque
Podium / Podio
sus documentos o notas. El podio tambin es utilizado por el maestro
de ceremonias para dirigirse a los invitados.

El precio especial o descuento que se hace cuando un grupo de


Precio de grupo personas que asistirn a un evento requerirn un servicio o producto al
mismo tiempo.
Facilidad de registrarse con mucha antelacin a un evento pago
Pre-registro usualmente con un considerable descuento para el asistente.
Es considerado por la empresa organizadora de eventos como el lugar
ms adecuado para llevar a cabo el evento de acuerdo a las
necesidades especficas del mismo. La empresa organizadora de
Primera opcin
eventos propone al cliente dos o ms opciones (sugerencias) acerca de
dnde realizar el evento, y la decisin final al respecto recae en el
cliente.
Preparacin especial para asistir a una persona herida o enferma antes
de que reciba atencin mdica especializada. Este trmino tambin se
Primeros auxilios utiliza para describir un rea asignada a brindar este tipo de atencin
dentro del edificio donde se encuentra el saln de eventos.

Programa de actividades planificadas para las parejas o esposas de los


Programa de
asistentes a un evento. Pueden ser actividades de tipo social o
parejas
educativas.

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Documento elaborado para el cliente por la empresa de eventos en el


Programa cual se indican paso a paso las etapas de preparativos que seguir la
operacional empresa para preparar el evento.
Es un documento escrito que se entrega al cliente donde se detallan los
Propuesta servicios y costos que conlleva un evento de acuerdo a sus
requerimientos y deseos expresados.
Mtodo para proyectar imgenes o video en una pantalla. En este tipo
Proyeccin de proyeccin el sistema (aparatos) de proyeccin se ubica a espaldas
frontal de la audiencia y emite la imagen en direccin a la pantalla que se
localiza frente a la audiencia.

Es una tcnica de proyeccin de video o imgenes en la que el


Proyeccin proyector est escondido detrs de la pantalla. Esto adems de brindar
trasera una ventaja esttica, tambin brinda una ventaja funcional ya que
agrega una distancia aproximada de tres metros al escenario.

Proyector de gran potencia que se utiliza en eventos para mostrar


Proyector LCD imgenes o videos sobre una superficie plana (usualmente una pantalla
de proyeccin).

Q&A (Preguntas y Sesin interactiva de preguntas y respuestas que se lleva adelante


respuestas) despus de una conferencia, junta o presentacin.
Recepcin de Pequea reunin para celebrar el inicio de un evento. Usualmente se
bienvenida sirven ccteles y canaps.
Un pequeo regalo o sorpresa (usualmente un pequeo chocolate) con
el cual se sorprende a los huspedes o invitados de un evento al
Regalo de
regresar a sus habitaciones. En caso de que el cliente desee que el
almohada
regalo sea especfico, ste tendr slo un costo nominal por parte del
hotel.
Sistema que permite al pblico registrarse a un evento por adelantado
Registro en lnea usando internet.
Es un servicio que se ofrece para que los asistentes de un evento se
registren con anticipacin. Usualmente se ofrece algn descuento o
Registro Previo
tarifa preferencial por registrarse por adelantado usando correo,
telfono, internet o fax.
Registro Es una forma de registrarse a un evento por anticipado con la finalidad
temprano (Early- de recabar fondos. Usualmente se ofrecen descuentos especiales para
bird) que los invitados se registren usando este mtodo.
Se realiza para darle un nuevo look al saln de eventos. Se logra a
Remodelacin travs de una redecoracin y afinando detalles para dejarlo lo ms
estticamente atractivo posible (dentro del presupuesto).
Cuando un grupo de personas que asistirn a un evento necesita
Reservacin de reservar habitaciones de hotel durante el mismo nmero de das y con
grupo las mismas caractersticas y requerimientos. Los hoteles usualmente
ofrecen descuentos para este tipo de reservaciones.

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Se usa como herramienta para mejorar los servicios de manejo de


Retroalimentacin eventos. Se toman en cuenta los pensamientos, opiniones y
observaciones del cliente y de personas que asistan al evento.
Puertas y rutas designadas para evacuar a gran velocidad un saln de
Salida de eventos en caso de incendio, terremoto, amenaza de bomba, etc. La
emergencia planeacin de esta ruta es asistida y aprobada en muchas ocasiones
por autoridades locales.
Saln de Espacio aledao al saln principal cuya nica finalidad es servir la
banquetes comida a los asistentes del evento.
Servicio de El acto de proveer un servicio de alimentos y bebidas a distancia.
banquetes
Son sesiones de actividades que se organizan con la finalidad de
Sesiones Break- discutir temas especficos. Normalmente se realizan formando
Out pequeos grupos de asistentes al evento.
Indica el acomodo especfico de mesas y sillas para facilitar el servir
Set-Up de alimentos a los asistentes de un evento. Este es uno de los acomodos
banquete de mesas ms comunes.
Es otro acomodo de mesas en el que las sillas se acomodan de tal
forma en que ningn comensal d la espalda al escenario. Sin importar
Set-Up de cabaret el tipo de mesas que se utilicen, esto se logra dejando un espacio de la
mesa sin sillas para facilitar la visin de todos los comensales.

En este acomodo las mesas se posicionan formando un cuadrado (con


Set-Up de un hueco al centro) y las sillas se acomodan en el permetro exterior del
cuadrado cuadrado. Este tipo de set-up tambin se realiza sin las mesas.
Es un acomodo de sillas, mesas y equipos adicionales (audio, video,
Set-Up de cuarto iluminacin) de acuerdo a requerimientos o sugerencias especficas del
cliente.

Set-Up de Es el acomodo de sillas y/o mesas en forma de herradura para llevar a


herradura (en U) cabo juntas o conferencias.

Set-Up de Acomodo de sillas en forma de V a 45 y separadas por un pasillo


herringbone central.
(Espina de
pescado o en V)
Es un acomodo en que se utilizan mesas rectangulares u ovaladas y se
colocan sillas en ambos lados de la mesa as como en las cabeceras,
Set-Up de sala de simulando el acomodo de una sala de juntas en una empresa. Este
juntas acomodo es ms comn en eventos con fines de negocio que en
eventos familiares o meramente sociales.

Acomodo de mesas y sillas apuntando hacia el escenario para facilitar


Set-Up de saln la comunicacin del orador.
de clases

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Glosario De Trminos Comunes En Organizacin De Eventos

Actividad de las aerolneas y hoteles en la que venden un mayor cupo


de boletos o habitaciones de las permitidas por su capacidad. Lo hacen
Sobrevender
para compensar prdidas en caso de que un viajero o husped no se
presente.
Trmino que se utiliza para indicar una venta realizada que est por
Sobrevendido encima del total de boletos permitidos para un evento, para un vuelo de
avin o para habitaciones de un hotel.
Es un rea exclusiva, calculada y diseada para ofrecer productos o
Stand de servicios dentro de una expo. El tamao del rea designada para cada
exhibicin stand depende de varios factores como costo, nmero de expositores,
tamao del saln de eventos, etc.

Sugerencias del Es cuando el chef selecciona y sugiere platillos y bebidas basados en


chef la temporada o en los requerimientos especficos de un evento.
Indica un artefacto en el que se anuncia la funcin o funciones que se
llevarn a cabo dentro del saln de eventos para informar a los
Tabla de
asistentes. La tabla de funciones puede tambin ser incluida en un
funciones
programa impreso o proyectada en una pantalla al interior del saln de
eventos.
Un espacio adicional al saln principal del evento designado para llevar
Talleres a cabo actividades con los asistentes al evento. Las actividades pueden
(Workshop) ser de integracin, relajantes o de entrenamiento para adquirir
conocimiento o habilidad en un campo determinado.

Tarifa especial de algunos hoteles o salones grandes de conferencias


que incluyen varias ventajas para el cliente que la contrata. Algunos de
los servicios incluidos son: las 3 comidas, hospedaje, acceso a equipo
Tarifa de 24 horas de oficina, salas de proyeccin, caf y galletas, canaps, etc. Es todo lo
necesario para que un cliente pueda trabajar remotamente mientras
asiste a un evento de varios das, por una tarifa nica.

Un profesional en lo referente al montaje y uso de equipo audiovisual


Tcnico de A/V para el evento.
Telfono de El nmero telefnico que deben marcar los asistentes para una llamada
conferencia de conferencia.
Tiempo de check- Especifica el tiempo desde que el husped se registra en la recepcin
in del hotel hasta que se le entrega la llave de su habitacin.
Tiempo de check- Especifica el tiempo desde que el husped sale finalmente de su
out habitacin hasta que salda la cuenta en recepcin del hotel.
Tiempo de partida La hora programada en que los invitados se retiran del evento.
Individuo responsable de traducir (en tiempo real) de un idioma a otro
Traductor o para beneficio de una o ms personas que asisten a un evento.
Intrprete Normalmente este servicio se utilizado para eventos de negocios que
incluyen conferencias, juntas o exposiciones en escenario.

Indica un lugar que una persona o empresa pueden reservar para uso
Uso exclusivo privado en el evento.

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Un valor extra (no siempre aparente) que se recibe al contratar un


Valor agregado servicio o pagar un producto.
Vegano Trmino que se usa para describir a una persona vegetariana.
Viajes pagados por una empresa para algunos empleados con la
Viaje de incentivo finalidad de incrementar la moral y la produccin o para premiarlos por
un buen desempeo.
Es un sistema de conferencias remotas va satlite o internet en la que
Video-conferencia un conferencista puede hablar remotamente con una audiencia sin
tener que estar presente fsicamente en el evento.
Es un tipo de vino que prefiere el saln organizador de eventos, sin
Vino de la casa marca especfica, que le generar el mayor margen de ganancia.
Usualmente el vino de la casa es el ms econmico para el cliente.
Se dice de las personas de nivel gerencial y directivos de una empresa.
Usualmente se usa el trmino para indicar que son personas que
VIP
reciben un trato preferencial, descuentos y/o beneficios adicionales sin
costo.
Es el nmero y destino de vuelos que salen y llegan del aeropuerto
Vuelos regionales local y con destinos a ciudades dentro del mismo pas.
Wi-Fi Servicio de internet inalmbrico.

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