PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE NORMALIZACIN DE FORMAS Y

FORMULARIOS ELECTRNICOS.

Cdigo:
Aprob: Elabor:
Reviso:
VFA-OD-PNFFE -01
Olga Sanabria Amn Grupo de Gestin
Carlos Alejandro Vanegas
Documental Fecha: 19/11/2014
Vicepresidente Financiera y
Gerente de Logstica
Administrativa Gerencia de Logstica Pg. 1 de 10
 PROGRAMA DE NORMALIZACIN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRNICOS.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ............................................................................................................... 3

1. OBJETIVOS .................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ............................................................................................................. 3

4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA NORMALIZACIN DE FORMAS

Y FORMULARIOS ELECTRNICOS. ............................................................................... 4

4.1 Razones ...................................................................................................................... 4

4.2 Beneficios................................................................................................................... 5

5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA........................................................... 6

5.1 Generalidades ............................................................................................................ 6

5.2 Indicador..................................................................................................................... 6

5.3 Meta ............................................................................................................................ 6

5.4 Responsabilidades .................................................................................................... 6

6. METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA.................................... 7

6.1. Recursos econmicos .............................................................................................. 8

6.2 Recursos Humanos ................................................................................................... 8

6.3 Implementacin del Programa .................................................................................. 8

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................... 10

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INTRODUCCIN

El programa de Normalizacin de Formas y Formularios Electrnicos para Positiva

Compaa de Seguros, parte de la necesidad de centralizar y controlar la produccin,
conservacin y recuperacin de formularios por parte de colaboradores, clientes y
asegurados, enmarcados en el programa de Cero Papel y Eficiencia Administrativa y en la
normatividad vigente que rige sobre Gestin Documental, la cual exige la unificacin de
criterios para la creacin de formas y formularios electrnicos, que de manera simultnea
redundara en alcanzar objetivos dispuesto por la estrategia de gobierno en lnea para la
disposicin de trmites y servicios en lnea.

1. OBJETIVOS

Con la normalizacin de formas y formularios electrnicos se busca propiciar un control

adecuado de la produccin documental en medios electrnicos, garantizando la fiabilidad
y autenticidad de los mismos, facilitando su posterior recuperacin, y permitiendo el
aprovechamiento de los datos consignados en estas formas y formularios con el fin de
buscar la eficiencia administrativa, y adicionalmente aportar a la cultura de
responsabilidad ambiental.
Incentivar el uso de las formas y formularios electrnicos en todas las reas de Positiva
Compaa de Seguros.

2. ALCANCE

El programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos aplica a todos los

documentos que se encuentran creados o, los que se crean a partir de la implementacin
del programa, el cual estar alineado al Manual de elaboracin y codificacin de
documentos SIG, cumpliendo con las polticas de seguridad y de identidad de la
compaa.
El programa es de aplicacin a nivel nacional y se debe contemplar para la
parametrizacin de aplicativos propios o con terceros en la Compaa.

3. DEFINICIONES

Formulario: Es un documento, que puede ser fsico o digital, diseado con el fin de
unificar preguntas y que el usuario complete los datos estructurados (nombre, apellidos,

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ocupacin, direccin, sexo, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propsito,
para ser almacenados y procesados posteriormente1

Formulario Electrnico: Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos
para realizar trmites en lnea. Por ejemplo: Formularios de contacto o Formularios para
peticiones, quejas y reclamos2. Los formularios electrnicos agilizan y simplifican la
recopilacin de datos, de forma que pueda obtener la informacin necesaria para realizar
cualquier proceso en Positiva Compaa de Seguros. Los formularios electrnicos
especficos del usuario se ajustan a un sitio Web o portal, formularios internos (registros)
de forma que cualquier usuario pueda completar y enviar informacin fcilmente.
Formato: Se entiende por formato la manera en que los datos estn contenidos en un
documento electrnico en el momento de su creacin y la forma en que han sido
codicados3.

4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA NORMALIZACIN DE FORMAS

Y FORMULARIOS ELECTRNICOS.

El uso de formas y formularios electrnicos permite agilizar los trmites realizados por los
usuarios en ventanilla, adicionalmente, facilita la recoleccin y anlisis de informacin,
optimizando de esta manera los procedimientos al interior de la compaa, sin embargo,
para garantizar su validez como documento electrnico, es necesario definir parmetros y
aspectos que permitan el control adecuado.

4.1 Razones

Financieras: Altos costos de impresin y distribucin de documentos.

Sociales: Tiempos definidos para la atencin y respuesta a los ciudadanos

Legislacin y regulacin: Cumplimiento del Artculo 26 Decreto Ley 019 de 2012,

todos los formularios cuya diligencia se exija para la realizacin de los trmites y
servicios de acuerdo con las disposiciones legales.

Imagen pblica: Garantizar la agilidad y diversidad de los canales de comunicacin

frente a clientes y asegurados.

1
Colombia. Archivo General de la Nacin. (2012). Guas de Cero Papel de la Administracin Pblica;
Definiciones, caractersticas y Metadatos Para la Gestin de Documentos Electrnicos. Obtenido de
Preservando para el futuro: http://preservandoparaelfuturo.org
2
Ibd.,
3
LATORRE TAFANELL, Roser, El glossari comparat darxivistica. En lnea
http://www.santboi.cat/Publi077.nsf/
BE5C52B9D8E5462BC125754500420D40/$FILE/Glossari_comparat_2011.pdf. [Consulta 18 de agosto de
2012]

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Comercio global potencial: Las organizaciones con un mercado global deben tener
en cuenta las siguientes posibilidades: Reducir costos mediante comunicaciones a
nivel mundial. Dar la agilidad necesaria en mercados internacionales.
Cumplimiento de la legislacin ambiental de los territorios a los cuales exportan
bienes o servicios.

Ambientales: Los altos niveles de desperdicio (Basuras) y el uso indiscriminado de

recursos no renovables no se pueden sostener

4.2 Beneficios

La informacin recopilada se incorpora inmediatamente al proceso empresarial.

Reduccin de filas en los puntos de atencin al usuario y ventanillas de radicacin.

Los datos pueden ser utilizados para eliminar pasos del flujo de trabajo, validar la
precisin de los documentos y apoyar otros programas.

Recopilacin de datos capturados en el formulario electrnico o extrado

automticamente de otros recursos.

Reduccin de costos de impresin.

Disminucin de costos de almacenamiento en archivo.

Ahorro de tiempo en desplazamientos.

Permite reemplazar el papel preimpreso, por formas y formularios

Racionaliza los procesos mediante la validacin y correccin electrnica de la

informacin.

Uso de datos adicionales para la descripcin con el fin de mejorar la recuperacin

y bsqueda de contenido.

Certificaciones y constancias en lnea.

Trmites y servicios en lnea.

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5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA

5.1 Generalidades

Cada rea es responsable de disear, desarrollar y/o modificar el formato y/o

formulario Electrnico, de igual forma de actualizarlos en la pgina web o intranet
segn su ubicacin de publicacin.
Cada rea ser la responsable de socializar el nuevo formato y/o formulario.
Cada rea se debe responsabilizar de la efectividad del uso del formulario para
evitar duplicidad del mismo.
Todas las formas y formularios electrnicos de la compaa se deben disear
siguiendo los estndares de imagen corporativa y la estructura definida en el
manual de OED-MA-ECDS Manual de Elaboracin y Codificacin de Documentos
SIG.
El programa contemplar los lineamientos que dicte gobierno en lnea para la
estructura de formas y formularios electrnicos.

5.2 Indicador

Porcentaje de formas y formularios electrnicos normalizados. (La medicin de este

indicador se realizar con base en la informacin de las actividades 1 y 2 que forman
parte de la implementacin del programa.)

Periodicidad: cada seis meses

5.3 Meta

Normalizar el proceso para la creacin de formas y formularios electrnicos utilizados en

la Compaa. Segundo semestre de 2015.

5.4 Responsabilidades

Rol Responsable Actividad

Presidente Presidente de la Compaa Asignar los recursos

necesarios para la
implementacin y
mantenimiento del
programa.
Lder del Programa de Gerencia de Logstica Establecer, actualizar y
normalizacin de formas y mantener el programa.
formularios electrnicos Implementar este programa

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Rol Responsable Actividad

en casa Matriz.
Verificar que este programa
sea implementado en las
Regionales.
Hacer seguimiento al
programa y establecer las
acciones de mejora en caso
de ser necesarias.

Lder de los Sistemas Oficina de Estrategia y Actualizar el procedimiento

Integrales de Gestin Desarrollo de control de documentos y
registros de acuerdo a las
polticas definidas para la
creacin de formas y
formatos electrnicos.

Vicepresidente de TICS Gerencia de infraestructura Apoyar las decisiones

y soluciones de Tics. tecnolgicas

Lder proceso de Gerencia de Talento Adelantar el proceso de

comunicaciones Humano comunicaciones segn el
plan de medios.

Colaboradores Todo el personal que Participar activamente en la

participa en el desarrollo de implementacin del
la operacin de la programa.
compaa.

6. METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA

El programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos se desarrolla mediante

dos fases: planeacin e implementacin. En la primera fase, por parte de Estrategia y
Desarrollo se har entrega al rea Logstica la identificacin del 100% formas y
formularios registrados en el SIG que se utilizan en la entidad; la segunda fase se refiere
a la parte operativa del programa, implementacin de las acciones y seguimiento,
mediante la metodologa para realizar el diseo, modificacin o eliminacin segn manual
de formas y formularios.

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6.1. Recursos econmicos
Los recursos estn asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecucin del
proyecto como la contratacin del servicio de administracin y gestin del archivo y
correspondencia de la Compaa.
6.2 Recursos Humanos
Perfil
Gerente
Profesional Especializado
Tcnico Especializado
6.3 Implementacin del Programa
Actividades a realizar.
Actividad
1. Levantar inventario de
formas y formatos vigentes
que se utilizan en la
entidad.
2. Identificar los estndares
que regulan el diseo de
formas y formularios
electrnicos.
3. Evaluar formatos y
formularios en produccin e
identificar cumplimiento de
Rol/Actividad
Dueo del proceso, Dirige y coordina el
personal que lidera el proceso en la
gerencia de logstica.
Lder del proceso/ Ejecutar las actividades
y realizar el seguimiento a la
implementacin del programa.
Apoyar las actividades en la
implementacin del programa.
Detalle de la Labor Responsable
Basados en la informacin
previa del diagnstico
entregado por estrategia y
desarrollo identificar la
cantidad de formas y Gerencia de Logstica
formatos existentes con el fin
de tener un nmero de
formatos como punto de
partida.
Teniendo en cuenta la
normatividad y los manuales
publicados por los entes Gerencia de
reguladores se levantarn los Logstica/Oficina de
requerimientos tecnolgicos, Estrategia y Desarrollo/
administrativos y estratgicos Vicepresidencia Tics.
para el diseo del
procedimiento.
Revisar los formatos y Gerencia de
formularios que se tienen en Logstica/Oficina de
produccin en la compaa e Estrategia y Desarrollo/
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Actividad Detalle de la Labor Responsable

requerimientos. identificar criterios de Vicepresidencia Tics.
aceptacin segn
requerimientos.
En compaa del rea de Comunicaciones/Gerencia
4. Elaborar y difundir comunicaciones elaborar un de Logstica/Oficina de
campaa del programa de Plan de medios, realizando Estrategia y Desarrollo
formas y formularios campaa de lanzamiento y de
electrnicos. mantenimiento tanto a
usuarios internos como
externos.
Temas:

Estrategia campaa
5. Capacitar a todo el multiplicador
personal sobre los cambios Dar a conocer los Beneficios
realizados y los beneficios ambientales, sociales y Gerencia Logstica
en la implementacin del econmicos del ahorro de
programa. papel.
Aseo y orden en las reas
de trabajo. (COALA)

De acuerdo a los cambios Gerencia Logstica /

realizados en los procesos se
6. Realizar mantenimiento y
adelantarn los cambios que
actualizacin al programa.
correspondan.
Oficina de Estrategia y
Desarrollo/
Vicepresidencia Tics

Verificar que el objetivo Gerencia Logstica

7. Hacer seguimiento para
planteado se cumpla y
verificar la efectividad del
evaluar la efectividad del
programa.
programa

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BIBLIOGRAFA

Colombia. Archivo General de la Nacin. (2012). Guas de Cero Papel de la

Administracin Pblica; Definiciones, caractersticas y Metadatos Para la Gestin de
Documentos Electrnicos. Obtenido de Preservando para el futuro:
http://preservandoparaelfuturo.org
LATORRE TAFANELL, Roser, El glossari comparat darxivistica. En lnea
http://www.santboi.cat/Publi077.nsf/
BE5C52B9D8E5462BC125754500420D40/$FILE/Glossari_comparat_2011.pdf. [Consulta 18 de agosto de
2012]

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