Audit SMK3, ISO, OHSAS

DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN ......................................................................1
2. DELAPAN PRINSIP MUTU......................................................7
3. PERSYARATAN STANDAR......................................................9
A. Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) ......................9
B. Sistem Manajemen Lingkungan (ISO
14001:2004) ........................................................................36
C. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan
Kerja (OHSAS 18001:2007) ...............................................49
D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan
Kerja (SMK3 PP 50/2012) ..............................................68
4. DAFTAR PERIKSA ..................................................................91
A. Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) ....................91
B. Sistem Manajemen Lingkungan (ISO
14001:2004) ..................................................................... 112
C. Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan
Kerja (OHSAS 18001:2007) ............................................ 121
D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan
Kerja (SMK3 PP 50/2012) ........................................... 138
5. INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN ................................... 156
6. AUDIT SISTEM MANAJEMEN........................................... 158
A. Tujuan Audit .................................................................... 158
B. Manfaat Audit .................................................................. 159
4 In 1 Audit Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 & SMK3 i
C. Jenis Audit ........................................................................ 160
D. Konsep Audit ................................................................... 161
E. Prinsip Audit ..................................................................... 163
F. Persiapan Audit ................................................................ 164
G. Pelaksanaan Audit ........................................................... 166
1) Pembukaan .................................................................. 166
2) Pelaksanaan Audit Lapangan (wawancara, inspeksi)169
3) Penutupan ................................................................... 172
4) Laporan ........................................................................ 174
H. Tindak Lanjut Audit......................................................... 176
I. Penilaian Pencapaian Audit ............................................ 178
J. Penulisan Temuan Audit (Ketidaksesusaian) ................ 179
K. Dokumentasi hasil Audit ................................................. 181
7. AUDITOR ............................................................................. 185
A. Peran Auditor................................................................... 185
B. Tanggungjawab Auditor ................................................. 187
C. Kompetensi Auditor (Mengacu kepada ISO
19011:2011) ....................................................................... 188
D. Atribut Auditor ................................................................ 195
E. Aturan Perilaku Auditor Internal ................................... 195
F. Ketrampilan Auditor ....................................................... 197
G. Auditor Internal VS Auditor Eksternal ........................... 206
H. Berteman dengan Auditee .............................................. 206
4 In 1 Audit Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 & SMK3 ii
I. Audit yang Memberi Nilai Tambah ........................... 208
8. KEBERHASILAN AUDIT...................................................... 211
9. LAMPIRAN ........................................................................... 214
1) Rencana Audit (Audit Plan) ............................................ 214
2) Laporan Ketidaksesuaian (LKS, LTA, NCR)................... 215
10. DEFINISI ............................................................................... 216
11. REFERENSI ........................................................................... 225
4 In 1 Audit Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 & SMK3 iii
1. PENDAHULUAN
Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustma) dan
bahasa Latin (systma). Berikut ini ada beberapa pengertian sistem
yang diambil dari berbagai sumber.
1. Suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang
saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung
membentuk keseluruhan yang kompleks.
2. Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat satu sama
lain.
3. Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan bersama
untuk tujuan klasifikasi atau analisis.
4. Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur.
Dalam definisi yang paling umum, sebuah sistem adalah
sekumpulan objek/benda yang memiliki hubungan diantara
mereka. Biar lebih jelas, mari kita lihat contoh berikut ini.
Contoh konkret dari sebuah sistem diantaranya:
Organ tubuh manusia yang membentuk beragam sistem.
Sistem pernafasan, sistem pencernaan, sistem eksresi, sistem
saraf, sistem kerangka, dll.
Komponen elektronik komputer yang membentuk sistem
komunikasi, sistem perangkat lunak, sistem perangkat keras,
sistem jaringan, dll.
Sering kita mendengar kata manajemen, namun banyak di antara
kita tidak tahu pengertian manajemen / definisi manajemen
tersebut, kali ini coba kita lihat apa sih pengertian manajemen itu
sebenarnya?
4 In 1 Audit Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 & SMK3 1
Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu manage
yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan,
memimpin.
Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli:
1. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan
daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. (By: Drs. Oey Liang Lee )
2. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan
penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai
tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By: James A.F.
Stoner)
3. Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari
tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan
melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya
lainnya. (By: R. Terry )
4. Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan
melalui usaha orang lain.(By: Lawrence A. Appley)
5. Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan
tertentu melalui kegiatan orang lain. (By: Horold Koontz dan
Cyril Odonnel)
Sebenarnya ada banyak versi mengenai definisi manajemen, namun
demikian pengertian manajemen itu sendiri secara umum yang bisa
kita jadikan pegangan adalah:
Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian
kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan
mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan
sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.
Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (SMM)
merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-
praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin
kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa)
terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau
persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan
organisasi. Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana
organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara
konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar.
Sistem manajemen lingkungan (SML) ialah sebuah siklus yang
berkelanjutan dari perencanaan, pelaksanaan, pengkajian ulang
dan perbaikan langkah yang diambil oleh organisasi untuk
mencapai kesesuaian dengan peraturan perundangan lingkungan.
Sistem Manajemen Lingkungan menyediakan keinginan dan
konsistensi dari organisasi untuk mengarahkan perhatian
lingkungan terhadap pengalokasian sumber daya, pembagian
tanggung jawab dan evaluasi berkelanjutan dari penerapan, proses
dan prosedur.
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah bagian
dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur
organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur,
proses dan sumberdaya yang dibutuhkan bagi pengembangan,
penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan
keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko
yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat
kerja yang aman, efisien dan produktif. (PP no.50/2012 tentang
Penerapan Sistem Manajemen K3).
Sedangkan menurut Clare Gallagher dalam bukunya yang berjudul
Health and Safety Management System, An Annalysis of System
types and Effectiveness, sistem manejemen keselamatan dan
kesehatan didefinisikan sebagai kombinasi dari susunan organisasi
manejemen, termasuk elemen-elemen perencanaan dan kaji ulang,
susunan konsultatif dan program khusus (identifikasi bahaya,
control dan penilaian resiko, keselamatan dan kesehatan terhadap
kontraktor, informasi dan penyimpanan data dan pelatihan) yang
terintegrasi untuk meningkatkan kinerja keselamatan dan
kesehatan.
Jadi dapat kita disimpulkan bahwa secara umum sistem manajemen
adalah rangkaian kegiatan (siklus) yang berkelanjutan dari
organisasi untuk mencapai tujuan seperti memenuhi keinginan
pelanggan atau pasar, mencegah terjadinya pencemaran, mencegah
terjadinya kecelakaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Kita telah banyak mengenal standar manajemen seperti ISO 9001,
ISO 14001, ISO 26000, ISO/TS 16949, ISO 22000, OHSAS 18001,
dan masih banyak lagi.
ISO 19011 merupakan salah satu standar yang dikeluarkan oleh
badan standarisasi dunia, yang digunakan sebagai panduan untuk
melakukan audit.
ISO 19011 sebuah standar yang baru terbit di tahun 2002 dan
bukan standar atau sistem yang harus dilakukan sertifikasi. Standar
ini benar benar merupakan acuan bagi organisasi dan auditor
untuk melakukan audit yang tertuang dalam ISO 19011 bab 4.
Prinsip prinsip audit seperti etika (ethical), keterbukaan (fair
presentation), profesionalisme (due professional care), mandiri
(independence), dan pengambilan bukti berdasarkan fakta
(evidence bases approach), yang terdapat dalam bab 4 membantu
auditor untuk memahami kegiatan audit secara keseluruhan.
Keseluruhan penjelasan ISO 19011 tersebut diatas dijelaskan lebih
rinci pada bagian berikutnya.
Organisasi yang menerapkan standar ini (ISO 19011) tidak
memperoleh sertifikasi, karena standar ini bukan sistem manajemen
yang memerlukan sertifikasi.
ISO 19011 standar yang menyediakan pedoman secara umum
tentang bagaimana organisasi melakukan kegiatan audit tingkat
pertama, kedua maupun ketiga, yang digunakan sebagai alat untuk
melakukan audit sistem manajemen mutu, lingkungan, K3,
ketahanan pangan, dsb.
Untuk saat ini audit sudah bukan lagi bagian yang terpisahkan dari
sistem manajemen organisasi. Bagi organisasi yang telah
menerapkan sistem manejemen ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000,
OHSAS 18001, dsb, mempunyai kewajiban untuk melakukan audit
internal maupun audit eksternal
Banyak organisasi (baca auditee) belum mengetahui bahwa tujuan
audit internal dapat dibagai menjadi audit pemenuhan
(compliance) dan audit manajemen (process). Compliance audit
melihat sejauh mana organisasi telah memenuhi kriteria audit yang
ditentukan. Selain hal tersebut diatas audit manajemen juga melihat
keefektifan dari proses bisnis serta peluang perbaikan untuk
mencapai tujuan organisasi.
2. DELAPAN PRINSIP MUTU
Dalam Manajemen Mutu terdapat 8 prinsip yang merupakan dasar
bagi implementasi standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
Dan bagaimana hubungannya dengan klausul-klausul ISO dapat
dilihat pada penjelasan berikut dibawah ini.
1. Fokus pada pelanggan
Organisasi bergantung pada pelanggannya dan karenanya
hendaknya memahami kebutuhan kini dan mendatang dari
pelanggannya, hendaknya memenuhi dan berusaha melebihi
harapan pelanggan.
(Ps : 1; 5.1s/d 5.6 ; 6.1, 6.2 ; 7.1 s/d 7.5; 8.1 s/d 8.5)
2. Kepemimpinan
Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi.
Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan
internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh
dalam pencapaian sasaran organisasi.
(Ps : 4.1, 4.2; 5.1 s/d 5.6; 6.1, 6.3, 6.4; 7.1 s/d 7.6 ; 8.1, 8.5 )
3. Keterlibatan Personel
Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan
pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya
dipakai untuk manfaat organisasi.
(Ps : 4.1,4.2; 5.3 s/d 5.5; 6.4; 7.1 s/d 7.6; 8.2, 8.5)
4. Pendekatan proses
Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan
sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.
(Ps : 4.1, 4.2; 5.4, 5.6; 6.1 s/d 6.4; 7.1 s/d 7.5; 8.1 s/d 8.5)
5. Pendekatan sistem pada manajemen
Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling
terkait sebagai sistem memberi sumbangan untuk keefektifan
dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasarannya.
(Ps : 1; 4.1, 4.2; 5.1 s/d 5.6; 6.1 s/d 6.4; 7.1 s/d 7.6; 8.1 s/d 8.5)
6. Perbaikan berkesinambungan (kontinual)
Perbaikan berkesinambungan organisasi secara menyeluruh
hendaknya dijadikan sasaran tetap dari organisasi.
(Ps : 4.1, 4.2; 5.1 s/d 5.6; 6.1, 6.2; 8.1, 8.2, 8.4, 8.5)
7. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan
Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan
informasi.
(Ps : 4.1; 5.4 s/d 5.6; 7.1 s/d 7.6; 8.1 s/d 8.5)
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
Sebuah organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan
suatu hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan
kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.
(Ps : 4.1; 5.4, 5.6; 6.1; 7.1, 7.2, 7.4, 7.5, 7.6; 8.1, 8.2, 8.4, 8.5)
3. PERSYARATAN STANDAR
A. Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008)
1. Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan umum
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan,
mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen
mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya sesuai
dengan persyaratan Standar ini.
Organisasi harus:
a) menentukan proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi
(lihat 1.2),
b) menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut,
c) menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk
memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-
proses tersebut efektif,
d) memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang
diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan
proses-proses tersebut,
e) memantau, mengukur bila dapat dilakukan, dan
menganalisis proses-proses tersebut, dan
f) Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan
berkesinambungan dari proses-proses tersebut.
Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai
dengan persyaratan Standar ini.
Apabila organisasi memilih untuk menyerahkan kepada pihak
lain,, proses apa pun yang mempengaruhi kesesuaian produk
terhadap persyaratan, maka organisasi harus memastikan
adanya kendali pada proses itu.
Jenis dan jangkauan pengendalian dapat diterapkan terhadap
proses yang diserahkan kepada pihak lain harus ditetapkan
dalam system manajemen mutu.
CATATAN 1 Proses-proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu yang disebutkan di atas mencakup proses
untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi
produk, pengukuran, analisa dan perbaikan.
CATATAN 2 Suatu proses yang diserahkan kepada pihak
lain adalah proses yang diperlukan organisasi untuk sistem
manajemen mutunya dan yang dipilih oleh organisasi untuk
dilaksanakan oleh pihak luar.
CATATAN 3 Pemastian pengendalian atas proses yang
dilakukan pihak lain tidak melepaskan tanggung jawab
organisasi atas kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan,
peraturan perundang-undangan dan regulasi. Jenis dan
jangkauan pengendalian yang akan diterapkan terhadap
proses yang diserahkan kepada pihak lain dapat dipengaruhi
oleh factor-faktor sebagai berikut;
a) dampak potensial proses yang diserahkan kepada pihak
lain terhadap kemampuan organisasi untuk menyediakan
produk yang sesuai dengan persyaratan.
b) tingkat pembagian pengendalian terhadap proses
c) kemampuan untuk mencapai pengendalian yang
diperlukan melalui penerapan klausul 7.4.
4.2 Persyaratan dokumentasi
4.2.1 Umum
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
a) pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan
sasaran mutu,
b) pedoman mutu,
c) prosedur dan rekaman terdokumentasi yang disyaratkan
oleh Standar Internasonal ini, dan
d) dokumen, termasuk rekaman yang ditentukan oleh
organisasi perlu untuk memastikan perencanaan, operasi
dan kendali prosesnya secara efektif.
CATATAN 1 Bila dijumpai istilah prosedur terdokumentasi
dalam Standar Internasional ini, ini berarti bahwa prosedur itu
ditetapkan, didokumentasikan, diimplementasikan dan
dipelihara. Suatu dokumen tunggal mungkin memenuhi
persyaratan dari satu atau lebih dari prosedur. Suatu
persyaratan dari prosedur terdokumentasi mungkin dapat
dicakup oleh lebih dari satu dokumen.
CATATAN 2 Jangkauan dokumentasi sistem manajemen mutu
dapat berbeda antara sebuah organisasi dengan organisasi
yang lain karena :
a) besarnya organisasi dan jenis kegiatannya,
b) kerumitan proses dan interaksinya, dan
c) kompetensi personelnya.
CATATAN 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis
media apapun.
4.2.2 Manual mutu
Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah manual
mutu yang mencakup:
a) lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian
pengecualian dari dan alas an pengecualian apa pun (lihat
1.2),
b) prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem
manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur
tersebut, dan
c) uraian dari interaksi antara proses-proses sistem
manajemen mutu.
4.2.3 Pengendalian dokumen
Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu
harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari
dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam
4.2.4.
Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk:
a) menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan,
b) meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk
menyetujui ulang dokumen,
c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini
dari dokumen ditunjukkan,
d) memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang
berlaku tersedia di tempat pemakaian,
e) memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah
dikenali,
f) memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar yang
ditetapkan oleh organisasi perlu untuk perencanaan dan
operasi dari sistem manajemen mutu, diidentifikasi dan
distribusinya dikendalikan, dan
g) mencegah pemakaian dokumen kedaluwarsa yang tak
disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan
dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud
tertentu.
4.2.4 Pengendalian
Pengendalian rekaman
Rekaman ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian
dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem
manajemen mutu harus dikendalikan. Organisasi
harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan
pembuangan rekaman. Rekaman harus tetap mudah dibaca,
siap ditunjukkan, dan diambil.
5 Tanggung jawab manajemen
5.1 Komitmen manajemen
Pimpinan puncak harus memberi bukti komitmennya pada
penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta
perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan:
a) mengkomunikasikan ke organisasi pentingnya memenuhi
persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-
undangan,
b) menetapkan kebijakan mutu,
c) memastikan sasaran mutunya ditetapkan,
d) melakukan tinjauan manajemen, dan
e) memastikan tersedianya sumber daya.
5.2 Fokus pada pelanggan
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan
pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1).
5.3 Kebijakan mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu:
a) sesuai dengan sasaran organisasi,
b) mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan
terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen
mutu,
c) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan
meninjau sasaran mutu,
d) dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi, dan
e) ditinjau agar terus-menerus sesuai.
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu,
termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan
produk [lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkat
relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan
konsisten dengan kebijakan mutu.
5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa:
a) perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk
memenuhi persyaratan yang diberikan dalam 4.1, seperti
juga sasaran mutu, dan
b) integritas sistem manajemen mutu dipelihara, apabila
perubahan pada system manajemen mutu direncanakan
dan diimplementasikan.
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab
dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam
organisasi.
5.5.2 Wakil manajemen
Pimpinan puncak harus menunjuk seorang anggota
manajemen yang, di luar tanggung jawab lain, harus memiliki
tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:
a) memastikan proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan dan
dipelihara,
b) melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja
sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apa pun
untuk perbaikan, dan
c) memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan
pelanggan di seluruh organisasi.
CATATAN Tanggung jawab wakil manajemen dapat
mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam
masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
5.5.3 Komunikasi internal
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi
yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi, dan bahwa
terjadi komunikasi mengenai keefektifan system manajemen
mutu.
5.6 Tinjauan manajemen
5.6.1 Umum
Pimpinan puncak harus meninjau sistem manajemen mutu
organisasi, pada selang waktu terencana, untuk memastikan
kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya terus berlanjut.
Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan
keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu,
termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara (lihat 4.2.4).
5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen
Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup
informasi tentang:
a) hasil audit,
b) umpan balik pelanggan,
c) kinerja proses dan kesesuaian produk,
d) status tindakan preventif dan tindakan korektif,
e) tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu,
f) perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen
mutu, dan
g) saran-saran untuk perbaikan.
5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen
Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan
dan tindakan apa pun yang berkaitan dengan:
a) perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan
proses-prosesnya,
b) perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan
pelanggan, dan
c) sumber daya yang diperlukan.
6 Pengelolaan sumber daya
6.1 Penyediaan sumber daya
Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya
yang diperlukan:
a) untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen
mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya, dan
b) untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
memenuhi persyaratan pelanggan.
6.2 Sumber daya manusia
6.2.1 Umum
Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi
kesesuaian terhadap persyaratan produk harus memiliki
kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan
dan pengalaman yang sesuai.
CATATAN Kesesuaian terhadap persyaratan produk dapat
dipengaruhi secara langsung maupun tidak langsung oleh
personel yang melaksanakan tugas dalam sistem manajemen
mutu.
6.2.2 Kompetensi, pelatihan, dan kesadaran
Organisasi harus:
a) menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel
yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi
kesesuaian terhadap persyaratan produk,
b) bila diperlukan, menyediakan pelatihan atau melakukan
tindakan lain untuk mencapai kompetensi yang
diperlukan,
c) menilai keefektifan tindakan yang dilakukan,
d) memastikan bahwa personelnya sadar akan relevansi dan
pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan
mereka bagi pencapaian sasaran mutu, dan
e) memelihara rekaman yang sesuai tentang pendidikan,
pelatihan, keterampilan dan pengalaman (lihat 4.2.4).
6.3 Prasarana
Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara
prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada
persyaratan produk. Prasarana mencakup, jika berlaku:
a) gedung, ruang kerja dan sarana penting terkait,
b) peralatan proses, (baik perangkat keras maupun
perangkat lunak), dan
c) jasa pendukung (seperti angkutan, komunikasi atau sistem
informasi).
6.4 Lingkungan kerja
Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja
yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan
produk.
CATATAN Istilah lingkungan kerja berhubungan dengan
kondisi dimana pekerjaan dilaksanakan termasuk faktor fisik,
lingkungan dan faktor lainnya (seperti suara, suhu,
kelembaban, pencahayaan atau cuaca).
7 Realisasi produk
7.1 Perencanaan realisasi produk
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses
yang diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi
produk harus konsisten dengan persyaratan proses-proses lain
dari sistem manajemen mutu (lihat 4.1).
Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus
menetapkan yang berikut, jika sesuai:
a) sasaran dan persyaratan mutu bagi produk;
b) kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen,
untuk menyediakan sumber daya yang khas bagi produk
itu;
c) kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran,
inspeksi dan uji yang khas bagi produk dan kriteria
keberterimaan produk;
d) rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa
proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi
persyaratan (lihat 4.2.4).
Keluaran perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai bagi
metode operasi organisasi.
CATATAN 1 Sebuah dokumen yang menentukan proses-proses
sistem manajemen mutu (termasuk proses realisasi produk)
dan sumber daya yang dipakai pada suatu produk, proyek
atau kontrak tertentu, dapat dinamakan rencana mutu.
CATATAN 2 Organisasi dapat juga menerapkan persyaratan
yang diberikan dalam 7.3 pada pengembangan proses realisasi
produk.
7.2 Proses yang berkaitan
berkaitan dengan pelanggan
7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Organisasi harus menetapkan:
a) persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk
persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca
penyerahan,
b) persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi
perlu untuk pemakaian yang ditentukan atau yang
dimaksudkan, bila diketahui,
c) persyaratan peraturan perundang-undangan yang dapat
diterapkan terhadap produk, dan
d) persyaratan tambahan apa pun yang dianggap perlu oleh
organisasi.
CATATAN Kegiatan pasca penyerahan termasuk, sebagai
contoh, tindakan atas adanya jaminan, kewajiban dalam
kontrak seperti jasa pemeliharaan dan jasa tambahan seperti
daur ulang atau pembuangan akhir.
7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Organisasi harus meninjau persyaratan berkaitan dengan
produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum komitmen
organisasi untuk memasok produk kepada pelanggan
(misalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau
pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan)
dan harus memastikan bahwa:
a) persyaratan produk ditentukan,
b) persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang
dinyatakan sebelumnya, diselesaikan, dan
c) organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi
persyaratan yang ditentukan.
Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang timbul dari tinjauan
harus dipelihara (lihat 4.2.4).
Apabila pelanggan tidak memberikan pernyataan tertulis
tentang persyaratan, persyaratan pelanggan harus ditegaskan
oleh organisasi sebelum diterima.
Apabila persyaratan produk diubah, organisasi harus
memastikan bahwa dokumen relevan diubah dan bahwa
personel relevan disadarkan tentang persyaratan yang diubah.
CATATAN Dalam beberapa hal, seperti penjualan melalui
internet, tinjauan resmi tidak praktis bagi tiap pesanan. Sebagai
pengganti, tinjauan dapat mencakup informasi produk yang
relevan seperti katalog atau bahan iklan.
7.2.3 Komunikasi pelanggan
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan
yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan
dengan:
a) informasi produk,
b) pertanyaan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk
perubahan, dan
c) umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.
7.3 Desain dan pengembangan
7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan
Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain
dan pengembangan produk.
Selama perencanaan desain dan pengembangan, organisasi
harus menetapkan:
a) tahapan desain dan pengembangan,
b) tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai bagi tiap tahap
desain dan pengembangan, dan
c) tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan
pengembangan.
Organisasi harus mengelola bidang temu antara kelompok
berbeda yang terkait dalam desain dan pengembangan untuk
memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan
tanggung jawab.
Keluaran perencanaan harus dimutakhirkan, sesuai dengan
kemajuan desain dan pengembangan.
CATATAN Tinjauan desain dan pengembangan, verifikasi dan
validasi memiliki tujuan yang berbeda. Semuanya dapat
dilaksanakan dan dicatat secara tepisah atau dalam kombinasi
apapun, sesuai bagi produk dan organisasi.
7.3.2 Masukan
Masukan desain dan pengembangan
Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus
ditetapkan dan rekamannya dipelihara (lihat 4.2.4). Ini harus
mencakup:
a) persyaratan fungsi dan kinerja,
b) persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku,
c) jika dapat, informasi yang diturunkan dari desain
sebelumnya yang serupa, dan
d) persyaratan desain dan pengembangan lain yang esensial.
Masukan ini harus ditinjau akan kecukupannya. Persyaratan
harus lengkap, tidak membingungkan dan tidak saling
bertentangan.
7.3.3 Keluaran desain dan pengembangan
Keluaran desain dan pengembangan harus dalam bentuk yang
sesuai untuk verifikasi terhadap masukan desain serta harus
disetujui sebelum dikeluarkan.
Keluaran desain dan pengembangan harus:
a) memenuhi persyaratan masukan bagi desain dan
pengembangan,
b) memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi dan
penyediaan jasa,
c) berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan produk,
dan
d) menentukan karakteristik produk yang penting untuk
pemakaian yang aman dan benar.
CATATAN Informasi untuk produksi dan penyediaan jasa
dapat termasuk perincian dari pengawetan produk.
7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan
Pada tahap sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada
desain dan pengembangan
sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (lihat 7.3.1)
a) untuk menilai kemampuan hasil desain dan
pengembangan memenuhi persyaratan, dan
b) untuk mengidentifikasikan masalah apa pun dan
menyarankan tindakan yang diperlukan.
Peserta tinjauan tersebut harus mencakup wakil-wakil fungsi
yang berkaitan dengan tahap desain dan pengembangan yang
ditinjau. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan apa pun yang
perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan
Harus dilakukan verifikasi sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa keluaran
desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan
masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil
verifikasi dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara
(lihat 4.2.4).
7.3.6 Validasi desain dan pengembangan
Harus dilakukan validasi desain dan pengembangan menurut
pengaturan yang telah direncanakan (lihat 7.3.1) untuk
memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi
persyaratan aplikasi yang ditentukan atau pemakaian yang
dimaksudkan, bila diketahui. Apabila mungkin, validasi harus
diselesaikan sebelum penyerahan atau implementasi produk.
Rekaman hasil validasi dan tindakan apa pun yang perlu harus
dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan
Perubahan desain dan pengembangan harus ditunjukkan dan
rekamannya dipelihara.
Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan, secara
sesuai, dan disetujui sebelum diimplementasikan. Tinjauan
perubahan desain dan pengembangan harus mencakup
evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan produk
yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan
tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.4 Pembelian
7.4.1 Proses pembelian
Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai
dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Jenis dan
jangkauan pengendalian pada pemasok dan produk yang
dibeli harus bergantung pada pengaruh produk yang dibeli
pada realisasi produk berikutnya atau produk akhir.
Organisasi harus menilai dan memilih pemasok berdasarkan
kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan
organisasi. Kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang
harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apa
pun yang perlu yang timbul dari evaluasi itu harus dipelihara
(lihat 4.2.4).
7.4.2 Informasi pembelian
pembelian
Informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli,
termasuk bila sesuai :
a) persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan
peralatan,
b) persyaratan kualifikasi personel, dan
c) persyaratan sistem manajemen mutu.
Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan
pembelian yang ditentukan sebelum dikomunikasikan ke
pemasok.
7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau
kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa
produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang
ditentukan.
Apabila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk
melakukan verifikasi di tempat pemasok, organisasi harus
menyatakan pengaturan verifikasi yang dimaksudkan dan
metode pelepasan produk dalam informasi pembeliannya.
7.5 Produksi dan penyediaan jasa
7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi
dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali. Kondisi
terkendali harus mencakup, jika berlaku:
a) ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik
produk,
b) ketersediaan instruksi kerja, secukupnya,
c) pemakaian peralatan yang sesuai,
d) ketersediaan dan pemakaian sarana pemantauan dan
pengukuran,
e) implementasi pemantauan dan pengukuran, dan
f) implementasi kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca
penyerahan produk.
7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus memvalidasi suatu proses produksi dan
penyediaan jasa, apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat
diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan dan
sebagai konsekuensinya, kekurangannya hanya terlihat setelah
produk dipakai atau jasa telah diserahkan.
Validasi harus memperagakan kemampuan proses tersebut
untuk mencapai hasil yang direncanakan.
Organisasi harus menetapkan pengaturan proses ini termasuk,
bila berlaku:
a) kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan
proses,
b) persetujuan peralatan dan kualifikasi personel,
c) pemakaian metode dan prosedur tertentu,
d) persyaratan rekaman (lihat 4.2.4), dan
e) validasi ulang.
7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
telusur
Apabila sesuai, organisasi harus mengidentifikasikan produk
dengan cara sesuai di seluruh realisasi produk.
Organisasi harus mengidentifikasi status produk sehubungan
dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran sepanjang
realisasi produk.
Apabila mampu telusur dipersyaratkan, organisasi harus
mengendalikan identifikasi khas dari produk dan memelihara
rekaman (lihat 4.2.4).
CATATAN Di beberapa sektor industri, manajemen konfigurasi
adalah sarana yang dipakai untuk memelihara identifikasi dan
mampu telusur.
7.5.4 Milik pelanggan
Organisasi harus memelihara dengan baik milik pelanggan,
selama dalam pengendalian organisasi atau dipakai oleh
organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi,
melindungi dan menjaga milik pelanggan yang disediakan
untuk dipakai atau disatukan ke dalam produk. Jika milik
pelanggan hilang, rusak atau ditemukan tak layak pakai,
Organisasi harus melaporkan hal ini kepada pelanggan dan
memelihara rekaman (lihat 4.2.4).
CATATAN Milik pelanggan dapat mencakup kepemilikan
intelektual dan data personel.
7.5.5 Preservasi produk
Organisasi harus memelihara produk selama proses internal
dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan untuk
memelihara kesesuaiannya terhadap persyaratan. Jika
memungkinkan, pengawetan harus mencakup identifikasi,
penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan.
Penyimpanan harus berlaku juga untuk bagian produk.
7.6 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran
Organisasi harus menetapkan pemantauan dan pengukuran
yang dilakukan dan peralatan pemantau dan pengukur yang
diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk
terhadap persyaratan yang ditetapkan.
Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa
pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan
dengan cara konsisten dengan persyaratan pemantauan dan
pengukuran.
Apabila diperlukan untuk memastikan keabsahan hasil,
peralatan pengukuran harus:
a) dikalibrasi atau diverifikasi atau keduanya pada selang
waktu tertentu, atau sebelum dipakai, terhadap standar
pengukuran yang tertelusur ke standar pengukuran
internasional atau nasional; bila standar seperti itu tidak
ada, dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi
harus direkam (lihat 4.2.4);
b) disetel atau disetel ulang secukupnya;
c) memiliki identifikasi guna menetapkan status kalibrasinya;
d) dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil
pengukurannya tidak sah;
e) dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama
penanganan, perawatan dan penyimpanan.
Selain itu, organisasi harus menilai dan merekam keabsahan
hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan ditemukan tidak
memenuhi persyaratan. Organisasi harus melakukan tindakan
yang sesuai pada peralatan dan produk mana pun yang
terpengaruh.
Rekaman hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara (lihat
4.2.4).
Apabila perangkat lunak komputer dipakai dalam pemantauan
dan pengukuran persyaratan tertentu, maka kemampuan
perangkat lunak komputer tersebut untuk memenuhi
pelaksanaan dan pengukuran harus dipastikan. Hal ini harus
dilakukan sebelum penggunaan awal dan konfirmasi ulang
dibutuhkan.
CATATAN Konfirmasi kemampuan perangkat lunak komputer
untuk memenuhi pelaksanaan dan pengukuran biasanya
mencakup verifikasi dan manajemen konfigurasi untuk
memelihara kesesuaiannya untuk penggunaan.
8 Pengukuran, analisis, dan perbaikan
8.1 Umum
Organisasi harus merencanakan dan mengimplementasikan
proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang
diperlukan untuk:
a) memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk,
b) memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan
c) terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen
mutu.
Hal ini harus mencakup penetapan metode yang berlaku,
termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya.
8.2 Pemantauan dan pengukuran
8.2.1 Kepuasan pelanggan
Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen
mutu, organisasi harus memantau informasi berkaitan dengan
persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi
persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan
memakai informasi ini harus ditetapkan.
CATATAN Pemantauan persepsi pelanggan dapat mencakup
perolehan masukan dari sumber seperti survei kepuasan
pelanggan, data pelanggan atas kualitas produk yang
diserahkan, survey pendapat pengguna, analisa kehilangan
usaha, tambahan, klaim jaminan, dan laporan agen.
8.2.2 Audit internal
Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu
terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu
a) memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1),
pada persyaratan standar ini dan pada persyaratan sistem
manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan
b) diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Program audit harus direncanakan, dengan
mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area
yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria,
lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus
memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit.
Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk
mendefiniskan tanggung jawab dan persyaratan untuk
perencanaan dan pelaksanaan audit, penetapan rekaman dan
pelaporan hasil.
Rekaman audit dan hasilnya harus dipelihara (lihat 4.2.4).
Manajemen yang bertanggung jawab atas area yang diaudit
harus memastikan bahwa setiap perbaikan dan tindakan
perbaikan yang perlu dilakukan tanpa ditunda untuk
menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian
yang ditemukan. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup
verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil
verifikasi (lihat 8.5.2).
CATATAN Lihat ISO 19011 untuk panduan.
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses
Organisasi harus menerapkan metode pemantauan yang
sesuai, jika memungkinkan dilaksanakan dengan pengukuran
proses sistem manajemen mutu. Metode ini harus
memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang
direncanakan. Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai,
harus dilakukan koreksi dan tindakan korektif, seperlunya.
CATATAN Ketika menentukan metode yang sesuai, organisasi
dianjurkan untuk mempertimbangkan jenis dan jangkauan dari
pemantauan atau pengukuran yang sesuai untuk setiap proses
dalam hubungannya dengan dampaknya terhadap kesesuaian
atas persyaratan produk dan efektifitas dari sistem manajemen
mutu.
8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk
Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik
produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk
tersebut terpenuhi. Hal ini harus dilakukan pada tahap yang
sesuai dari proses realisasi produk menurut pengaturan yang
sudah terencana (lihat 7.1).
Bukti atas kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus
dipelihara.
Rekaman harus menunjukkan orang yang berwenang melepas
produk untuk penyerahan kepada pelanggan (lihat 4.2.4).
Pelepasan produk atau penyerahan jasa kepada pelanggan
tidak boleh dilanjutkan sampai semua pengaturan yang
terencana (lihat 7.1) diselesaikan secara memuaskan, kecuali
kalau disetujui oleh kewenangan yang relevan, dan apabila
memungkinkan disetujui oleh pelanggan.
8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai
Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai
dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan
untuk mencegah pemakaian atau penyerahan yang tidak
dikehendaki. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk
mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait dan
kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai.
Apabila memungkinkan untuk diterapkan, organisasi harus
menangani produk yang tidak sesuai dengan satu atau lebih
dari cara berikut:
a) dengan melakukan tindakan untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan;
b) dengan membolehkan pemakaian, pelepasan atau
penerimaan melalui konsesi oleh kewenangan yang
relevan dan, apabila mungkin oleh pelanggan;
c) dengan melakukan tindakan untuk mencegah pemakaian
atau aplikasi awal yang dimaksudkan;
d) dengan mengambil tindakan yang sesuai terhadap
pengaruh, atau pengaruh yang potensial, dari
ketidaksesuaian ketika produk yang tidak sesuai dideteksi
setelah penyerahan atau penggunaan telah dimulai.
Apabila produk yang tidak sesuai dikoreksi harus dilakukan
verifikasi ulang untuk memperagakan kesesuaian terhadap
persyaratan tersebut .
Rekaman ketidaksesuaian dan tindakan berikutnya, termasuk
konsesi yang diperoleh, harus dipelihara (lihat 4.2.4).
8.4 Analisis data
Organisasi harus menetapkan, menghimpun dan menganalisis
data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan
keefektifan sistem manajemen mutu serta mengevaluasi
apakah perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen
mutu dapat dilakukan. Hal ini harus mencakup data yang
dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber lain
yang relevan.
Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan
dengan:
a) kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1),
b) kesesuaian pada persyaratan produk (lihat 8.2.4)
c) karakteristik dan kecenderungan proses dan produk
termasuk peluang untuk tindakan pencegahan (lihat 8.2.3
dan 8.2.4), dan
d) pemasok (lihat 7.4).
8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
Organisasi harus terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem
manajemen mutu melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran
mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif
dan tinjauan manajemen.
8.5.2 Tindakan korektif
Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya.
Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh
ketidaksesuaian yang dihadapi.
Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan
persyaratan bagi :
a) peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan
pelanggan),
b) penetapan penyebab ketidaksesuaian,
c) penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa
ketidaksesuaian tidak terulang,
d) penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
e) rekaman hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan
f) peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
8.5.3 Tindakan pencegahan
Organisasi harus menetapkan tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian potensial untuk mencegah
terjadinya. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan
pengaruh masalah potensial itu.
Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan
persyaratan bagi:
a) penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya,
b) penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah
terjadinya ketidaksesuaian,
c) penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
d) rekaman hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan
e) peninjauan efektifitas tindakan preventif yang dilakukan.
B. Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004)
1. Ruang Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Persyaratan Sistem Manajemen Lingkungan
menerapkan, memelihara dan memperbaiki sistem manajemen
lingkungan secara berkelanjutan sesuai dengan persyaratan
standar ini dan menentukan bagaimana organisasi akan
memenuhi persyaratan tersebut.
Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan
lingkup sistem manajemen lingkungannya.
4.2 Kebijakan lingkungan
Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan lingkungan
organisasi dan memastikan bahwa kebijakan dalam lingkup
sistem manajemen lingkungannya:
a) sesuai dengan sifat, ukuran dan dampak lingkungan dari
kegiatan, produk dan jasanya;
b) mencakup komitmen pada perbaikan berkelanjutan dan
pencegahan pencemaran;
c) mencakup komitmen untuk menaati peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lain
yang diikuti organisasi, yang terkait dengan aspek
lingkungannya;
d) menyediakan kerangka untuk menentukan dan mengkaji
tujuan dan sasaran lingkungan;
e) didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara;
f) dikomunikasikan kepada semua orang yang bekerja pada
atau atas nama organisasi; dan
g) tersedia untuk masyarakat.
4.3 Perencanaan
4.3.1 Aspek lingkungan
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara
prosedur untuk:
a) mengidentifikasi aspek lingkungan kegiatan, produk dan
jasa dalam lingkup system manajemen lingkungan, yang
dapat dikendalikan dan yang dapat dipengaruhi dengan
memperhitungkan pembangunan yang direncanakan atau
baru; kegiatan, produk dan jasa yang baru atau yang
diubah; dan
b) menentukan aspek yang mempunyai atau dapat
mempunyai dampak penting terhadap lingkungan (yaitu
aspek lingkungan penting).
Organisasi harus mendokumentasikan informasi ini dan
memelihara kemutakhirannya.
Organisasi harus memastikan bahwa aspek lingkungan penting
diperhitungkan dalam penetapan, penerapan dan
pemeliharaan sistem manajemen lingkungannya.
4.3.2 Persyaratan peraturan perundang-
perundang-undangan dan lainnya
prosedur untuk:
a) mengidentifikasi dan memperoleh informasi tentang
persyaratan peraturan perundangundangan yang berlaku
dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi, yang
terkait dengan aspek lingkungannya; dan
b) menentukan bagaimana persyaratan tersebut berlaku
terhadap aspek lingkungannya.
Organisasi harus memastikan bahwa persyaratan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lainnya
yang diikuti organisasi tersebut diperhitungkan dalam
penetapan, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen
lingkungannya.
4.3.3 Tujuan, sasaran dan program
tujuan dan sasaran lingkungan yang terdokumentasi, pada
fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi tersebut.
Tujuan dan sasaran tersebut harus dapat diukur bila
memungkinkan dan konsisten dengan kebijakan
lingkungannya, termasuk komitmen pada pencegahan
pencemaran, penaatan persyaratan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan persyaratan lainnya yang diikuti
organisasi, serta perbaikan berkelanjutan.
Saat menetapkan dan mengkaji tujuan dan sasaran, organisasi
harus memperhitungkan persyaratan peraturan perundang-
undangan dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi serta
mempertimbangkan aspek lingkungan penting, pilihan
teknologi, keuangan, persyaratan operasional dan bisnis; serta
pandangan pihak yang berkepentingan.
program untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Program
harus mencakup:
a) pemberian tanggungjawab untuk mencapai tujuan dan
sasaran pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam
organisasi tersebut; dan
b) cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan dan
sasaran tersebut.
4.4 Penerapan dan operasi
4.4.1 Sumber daya, peran, tanggung jawab dan kewenangan
Manajemen harus memastikan ketersediaan sumberdaya yang
diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan
meningkatkan sistem manajemen lingkungan.
Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan
khusus, sarana operasional, teknologi dan sumberdaya
keuangan.
Peran, tanggungjawab dan kewenangan harus ditentukan,
didokumentasikan dan dikomunikasikan guna memfasilitasi
manajemen lingkungan yang efektif.
Manajemen puncak organisasi harus menunjuk satu orang atau
lebih wakil manajemen tertentu, yang tidak tergantung pada
tanggungjawab lainnya, yang harus mempunyai peran,
tanggungjawab dan kewenangan yang ditetapkan untuk:
a) memastikan bahwa sistem manajemen lingkungan
ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan
persyaratan standar ini;
b) melapor kepada manajemen puncak mengenai kinerja
sistem manajemen lingkungan untuk kajian, termasuk
rekomendasi perbaikan.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran
Organisasi harus memastikan setiap orang yang bertugas untuk
atau atas nama organisasi yang berpotensi menyebabkan satu
atau lebih dampak lingkungan penting yang diidentifikasi oleh
organisasi, mempunyai kompetensi yang berasal dari
pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang memadai dan
organisasi harus menyimpan rekaman yang terkait dengan
kompetensi tersebut.
Organisasi harus mengidentifikasi keperluan pelatihan yang
terkait dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen
lingkungan. Organisasi harus memberikan pelatihan atau cara
lain untuk memenuhi keperluan tersebut dan menyimpan
rekaman yang terkait.
Organisasi harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara
prosedur untuk memastikan orang yang bekerja untuk atau
atas nama organisasi memahami tentang:
a) pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan
prosedur, serta dengan persyaratan sistem manajemen
lingkungan;
b) aspek lingkungan penting dan dampak yang nyata atau
potensial terjadi yang terkait dengan pekerjaannya dan
manfaat peningkatan kinerja perorangan terhadap
lingkungan;
c) peran dan tanggungjawab mereka dalam mencapai
pemenuhan persyaratan system manajemen lingkungan;
dan
d) akibat yang mungkin terjadi bila prosedur tidak
dilaksanakan.
4.4.3 Komunikasi
Berkaitan dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen
lingkungan, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara prosedur untuk:
a) komunikasi internal antara tingkatan dan fungsi yang
beragam di organisasi tersebut;
b) menerima, mendokumentasikan dan menanggapi
komunikasi yang terkait dari pihak eksternal yang
berkepentingan.
Organisasi harus memutuskan apakah akan melaksanakan
komunikasi kepada pihak eksternal mengenai aspek
lingkungannya dan harus mendokumentasikan keputusan
tersebut. Bila keputusan organisasi adalah melaksanakan
komunikasi eksternal tersebut, maka organisasi harus
menetapkan dan menerapkan metode untuk komunikasi
eksternal tersebut.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus mencakup:
a) kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan;
b) penjelasan lingkup sistem manajemen lingkungan;
c) penjelasan unsur-unsur utama sistem manajemen
lingkungan dan keterkaitannya serta
d) rujukan kepada dokumen terkait;
e) dokumen, termasuk rekaman, yang disyaratkan oleh
standar ini;
f) dokumen, termasuk rekaman, yang ditentukan oleh
organisasi sebagai dokumen penting untuk memastikan
perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara
efektif, yang terkait dengan aspek lingkungan penting.
4.4.5 Pengendalian
Pengendalian dokumen
Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen lingkungan
dan standar ini harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis
dokumen khusus dan harus dikendalikan mengikuti
persyaratan pada butir 4.5.4.
prosedur untuk:
a) menyetujui dokumen sebelum diterbitkan;
b) meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta
menyetujui-ulang (reapprove) dokumen;
c) memastikan agar perubahan dan status revisi dokumen
terakhir dapat diidentifikasi;
d) memastikan agar versi dokumen yang berlaku tersedia di
tempat penggunaan;
e) memastikan agar dokumen tetap terbaca dan dapat
segera diidentifikasi secara mudah;
f) memastikan agar dokumen yang berasal dari pihak
eksternal yang ditetapkan oleh organisasi sebagai
dokumen penting untuk perencanaan dan operasi sistem
manajemen lingkungan, diidentifikasi dan penyebarannya
dikendalikan;
g) mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan
menerapkan identifikasi yang cocok pada dokumen
tersebut bila masih disimpan untuk maksud tertentu.
4.4.6 Pengendalian
Pengendalian operasional
Organisasi harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi
yang terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah
diidentifikasi, sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran
lingkungan agar operasi tersebut dilaksanakan pada kondisi
tertentu, dengan:
a) menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur
terdokumentasi untuk mengendalikan situasi yang tidak
sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan
apabila prosedur tersebut tidak ada; dan
b) menetapkan kriteria operasi dalam prosedur; dan
c) menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang
terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah
diidentifikasi pada barang dan jasa yang digunakan oleh
organisasi serta mengkomunikasikan prosedur dan
persyaratan yang berlaku kepada pemasok, termasuk
kontraktor.
4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat
prosedur untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat dan
kecelakaan, yang dapat menimbulkan dampak lingkungan
serta bagaimana organisasi akan menanggapinya.
Organisasi harus melakukan tindakan terhadap situasi darurat
dan kecelakaan yang terjadi serta mencegah atau mengatasi
dampak lingkungan negatif yang ditimbulkan.
Organisasi harus meninjau prosedur kesiagaan dan tanggap
darurat secara berkala dan apabila diperlukan organisasi
menyempurnakan prosedur tersebut, khususnya setelah
terjadinya kecelakaan atau situasi darurat.
Organisasi juga harus menguji prosedur tersebut secara berkala
apabila dapat dilaksanakan.
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan pengukuran
pengukuran
prosedur untuk secara berkala memantau dan mengukur
karakteristik pokok operasinya yang dapat menimbulkan
dampak lingkungan penting. Prosedur tersebut harus termasuk
pendokumentasian informasi untuk memantau kinerja,
pengendalian operasional yang berlaku dan pemenuhan
tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.
Organisasi harus memastikan agar peralatan pemantauan dan
pengukuran dikalibrasi atau diverifikasi, digunakan dan
dipelihara serta organisasi harus menyimpan rekaman yang
terkait.
4.5.2 Evaluasi penaatan
Sesuai dengan komitmen terhadap penaatan, organisasi harus
menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk
secara berkala mengevaluasi penaatan terhadap persyaratan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Organisasi harus mengevaluasi penaatan terhadap ketentuan
lain yang diikuti organisasi.
Organisasi dapat menggabungkan evaluasi tersebut dengan
evaluasi terhadap penaatan peraturan perundang-undangan,
atau menetapkan prosedur yang terpisah.
Organisasi harus menyimpan rekaman hasil evaluasi berkala
tersebut.
4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan
prosedur untuk menangani ketidaksesuaian yang potensial
maupun yang nyata terjadi serta melaksanakan tindakan
perbaikan dan tindakan pencegahan. Prosedur tersebut harus
menjelaskan persyaratan untuk:
a) mengidentifikasi dan melaksanakan koreksi terhadap
ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan untuk
mengatasi dampak lingkungan yang timbul;
b) menyelidiki ketidaksesuaian, menemukan penyebabnya
dan melaksanakan tindakan untuk menghindari
terulangnya ketidaksesuaian;
c) mengevaluasi keperluan untuk melaksanakan tindakan
pencegahan ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan
yang memadai untuk menghindari terjadinya
ketidaksesuaian;
d) merekam hasil tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan yang telah dilaksanakan; dan
e) meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan yang telah dilaksanakan.
Tindakan yang dilaksanakan harus memadai terkait dengan
besarnya masalah dan dampak lingkungan yang dihadapi.
Organisasi harus memastikan agar dokumentasi sistem
manajemen lingkungan disesuaikan.
4.5.4 Pengendalian rekaman
Organisasi harus menetapkan dan memelihara rekaman yang
diperlukan untuk menunjukkan pemenuhan persyaratan sistem
manajemen lingkungannya dan standar ini, serta hasil yang
dicapai.
prosedur untuk pengidentifikasian, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, penahanan (retention), dan
pembuangan rekaman.
Rekaman harus tetap terbaca, teridentifikasi dan terlacak.
4.5.5 Audit internal
Organisasi harus memastikan bahwa audit internal terhadap
sistem manajemen lingkungan dilaksanakan pada jangka
waktu yang direncanakan untuk:
a) menentukan apakah sistem manajemen lingkungan
1. memenuhi pengaturan yang direncanakan untuk
manajemen lingkungan termasuk persyaratan standar
ini; dan
2. telah diterapkan dan dipelihara secara memadai,
serta
b) menyediakan informasi hasil audit bagi manajemen
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara oleh organisasi, dengan mempertimbangkan tingkat
kepentingan berbagai operasi dari sisi lingkungan serta hasil
audit sebelumnya.
Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan dipelihara,
yang memuat:
tanggungjawab dan persyaratan untuk perencanaan dan
pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan penyimpanan
rekaman yang terkait;
penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memelihara
objektivitas dan kenetralan proses audit.
4.6 Tinjauan manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen
lingkungan organisasi, pada jangka waktu tertentu, untuk
memelihara kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem yang
berkelanjutan. Tinjauan harus termasuk mengkaji kesempatan
untuk perbaikan dan keperluan untuk melakukan perubahan
pada sistem manajemen lingkungan, termasuk kebijakan
lingkungan, tujuan dan sasaran lingkungan. Rekaman tinjauan
manajemen harus
disimpan.
Masukan kepada tinjauan manajemen harus termasuk:
a) hasil audit internal dan evaluasi penaatan terhadap
persyaratan peraturan perundangundangan dan
persyaratan lain yang diikuti organisasi;
b) komunikasi dari pihak eksternal yang berkepentingan,
termasuk keluhan;
c) kinerja lingkungan organisasi;
d) tingkat pencapaian tujuan dan sasaran;
e) status tindakan perbaikan dan pencegahan;
f) tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya;
g) situasi yang berubah, termasuk perkembangan pada
persyaratan peraturan perundangundangan dan
persyaratan lain yang terkait dengan aspek lingkungan;
dan
h) rekomendasi perbaikan.
Keluaran tinjauan manajemen harus termasuk setiap keputusan
dan tindakan terkait dengan perubahan pada kebijakan,
tujuan dan sasaran lingkungan serta unsur lain system
manajemen lingkungan, sesuai dengan komitmen pada
perbaikan berkelanjutan.
C. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OHSAS
18001:2007)
1. Ruang lingkup
2. Referensi publikasi
3. Istilah dan definisi
4. Elemen-
Elemen-elemen sistem manajemen K3
4.1 Persyaratan Umum
menerapkan, memelihara dan secara berkelanjutan
memperbaiki sistem manajemen K3 sehubungan dengan
persyaratan dari standart OHSAS ini dan menetapkan
bagaimana organisasi akan memenuhi persyaratan tersebut.
Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan ruang
lingkup dari sistem manajemen K3.
4.2 Kebijakan K3
Manajemen puncak harus menetapkan dan mengesahkan
kebijakan K3 dan memastikan bahwa dalam ruang lingkup
yang ditetapkan terhadap sistem manajemen K3, kebijakan K3
tersebut :
a) Sesuai dengan sifat dan skala resiko K3 organisasi;
b) Mencakup suatu komitmen untuk pencegahan luka dan
gangguan kesehatan dan perbaikan berkelanjutan dalam
manajemen K3 dan kinerja K3;
c) Mencakup komitmen untuk setidak-tidaknya mematuhi
persyaratan perundang-undangan yang berlaku dan
dengan persyaratan lain dimana organisasi mengacu
terhadapnya yang terkait dengan bahaya K3;
d) Menyediakan kerangka kerja dalam penetapan dan
pengkajian tujuan K3;
e) Didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara;
f) Dikomunikasikan ke keseluruhan orang yang bekerja yang
ada dalam kendali organisasi dengan tujuan bahwa
mereka telah disadarkan akan kewajiban individual K3
mereka;
g) Tersedia untuk pihak terkait;
h) Dikaji secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan
K3 masih tetap relevan dan sesuai dengan organisasi.
4.3 Perencanaan
4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan
kendali
satu atau lebih prosedur untuk secara berkelanjutan
pengidentifikasian bahaya, penilaian resiko dan penetapan
kendali yang perlu. Prosedur untuk identifikasi bahaya dan
penilaian resiko harus mempertimbangkan :
a) Aktivitas rutin dan non-rutin;
b) Aktivitas terhadap semua orang yang mempunyai akses ke
area kerja (termasuk kontraktor dan pengunjung);
c) Perilaku manusia, kapabilitas dan faktor-faktor manusia
yang lain;
d) Bahaya bahaya yang asalnya dari luar area kerja yang
mempunyai kemampuan dalam memberikan pengaruh
merugikan kesehatan dan keselamatan terhadap orang
yang ada dibawah kendali organisasi di dalam area kerja;
e) Bahaya yang diciptakan disekitar area kerja terhadap
aktivitas yang terkait dengan pekerjaan yang berada
dibawah kendali organisasi;
Catatan 1 Lebih sesuai jika bahaya-bahaya tersebut dinilai
seperti aspek lingkungan
f) Infrastruktur, peralatan dan material yang ada di dalam
area kerja, baik yang disediakan oleh organisasi atau
pihak lainnya;
g) Perubahan atau perubahan yang diusulkan di dalam
organisasi, aktivitasnya atau material;
h) Modifikasi terhadap sistem manajemen K3, termasuk
perubahan sementara, dan dampaknya terhadap operasi,
proses atau aktifitas;
i) Kewajiban terhadap peraturan perundangan-undangan
yang ada kaitannya terhadap penilaian resiko dan
implementasi kendali yang sesuai (lihat juga CATATAN
3.12);
3.12
j) Perancangan area kerja, proses, instalasi,
permesinan/peralatan, prosedur operasi dan pekerjaan
organisasi, termasuk adaptasinya terhadap kapabilitas
manusia;
Metodologi organisasi untuk identifikasi bahaya dan penilaian
resiko harus :
a) Ditetapkan dengan memperhatikan ruang lingkup, sifat
dan waktunya untuk memastikan identifikasi bahaya dan
penilaian resiko adalah proaktif bukan reaktif;
b) Menyajikan kegiatan untuk identifikasi, pemrioritasan dan
dokumentasi akan resiko, dan implementasi kendali yang
sesuai.
Untuk pengelolaan perubahan (management of change),
organisasi harus mengidentifikasi bahaya K3 dan resiko K3
terkait dengan perubahan-perubahan di dalam organisasi,
sistem manajemen K3, atau aktifitasnya, sebelum pengenalan
perubahan-perubahan tersebut.
Organisasi harus memastikan bahwa hasil dari penilaian
tersebut dipertimbangkan ketika menetapkan kendali.
Ketika menetapkan kendali, atau mempertimbangkan
perubahan-perubahan terhadap kendali yang ada,
pertimbangan harus diberikan untuk mengurangi resiko sesuai
dengan hirarki berikut :
a) Eliminasi;
b) Substitusi;
c) Kendali enjineering;
d) Signage/warning (simbol-simbol) dan/atau kendali
administratif;
e) Alat pengaman diri.
Organisasi harus mendokumentasikan dan menjaga hasil dari
identifikasi terhadap bahaya, penilaian resiko dan kendali yang
ditetapkan adalah mutakhir.
Organisasi harus memastikan bahwa resiko K3 dan kendali
yang telah ditetapkan adalah dipertimbangkan ketika
menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen
K3-nya.
CATATAN 2 untuk panduan lebih jauh dalam identifikasi
bahaya, penilaian resiko dan penetapan kendali, lihat OHSAS
18002.
4.3.2 Peraturan perundang-
perundang-undangan dan Persyaratan lain
satu prosedur atau lebih untuk mengidentifikasi dan mengakses
peraturan perundang-undangan dan persyaratan K3 lain yang
berlaku terhadap organisasi.
Organisasi harus memastikan bahwa peraturan perundang-
undangan dan persyaratan lainnya yang berlaku bagi
organisasi dipertimbangkan dalam penetapan, implementasi
dan pemeliharaan system manajemen K3-nya.
Organisasi harus menjaga informasi tersebut mutakhir.
Organisasi harus mengkomunikasikan informasi yang relevan
terkait dengan peraturan perundangundangan dan persyaratan
lainnya ke orang yang bekerja dibawah kendali organisasi, dan
pihak terkait lainnya.
4.3.3
4.3.3 Tujuan dan Program
tujuan K3 terdokumentasi pada fungsi dan level yang relevan
di dalam organisasi.
Tujuan harus dapat terukur, jika dapat diterapkan dan
konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk
pencegahan luka dan gangguan kesehatan, untuk kesesuaian
dengan peraturan perundang-undangan dan persyaratan
lainnya yang diacu oleh organisasi, dan untuk perbaikan
berkelanjutan.
Ketika menetapkan dan mengkaji tujuannya, organisasi harus
mempertimbangkan peraturan perundang-undangan dan
persyaratan lainnya yang diacu oleh organisasi, dan resiko K3-
nya.
Organisasi harus juga mempertimbangkan pilihan teknologi,
kondisi finansialnya, persyaratan operasional dan bisnis, dan
pandangan pihak terkait.
satu atau lebih program untuk mencapai tujuannya. Program
harus mencakup hal, paling tidak sebagai berikut :
a) Penunjukan penanggung jawab dan wewenang dalam
pencapaian tujuan pada fungsi dan level yang relevan
dalam organisasi; dan
b) Alat dan kerangka waktu dimana tujuan akan dicapai.
Program harus dikaji pada interval terencana dan regular, dan
disesuaikan seperlunya, untuk memastikan bahwa tujuan
dicapai.
4.4 Implementasi dan Operasi
4.4.1 Sumberdaya, peranan,
peranan, penanggunjawab,
pertanggungjawaban dan wewenang
Manajemen puncak harus mengambil peranan pokok untuk
K3 dan sistem manajemen K3.
Manajemen puncak harus mendemonstrasikan komitmennya
dengan :
a) Memastikan ketersediaan sumberdaya yang penting
untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan
memperbaiki sistem manajemen K3;
CATATAN 1 sumberdaya termasuk sumberdaya manusia
dan ketrampilan khusus, infrastruktur organisasi, teknologi
dan sumberdaya finansial.
b) Menetapkan peranan, mengalokasikan tanggung jawab
dan pertanggungjawaban dan pendelegasian wewenang,
untuk memfasilitasi manajemen K3 yang efektif; peranan,
tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan wewenang
harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.
Organisasi harus menunjuk satu atau lebih anggota manajemen
puncak dengan tanggung jawab yang spesifik untuk K3,
dengan tidak mengindahkan tanggung jawab yang lain, dan
dengan peranan dan wewenang yang ditetapkan untuk :
a) Memastikan bahwa sistem manajemen K3 ditetapkan,
diterapkan dan dipelihara sehubungan dengan standart
OHSAS ini;
b) Memastikan bahwa laporan terhadap kinerja sistem
manajemen K3 disajikan ke manajemen puncak untuk
pengkajian dan digunakan sebagai dasar untuk perbaikan
terhadap system manajemen K3.
CATATAN 2 Manajemen puncak yang ditunjuk (misalnya,
pada organisasi yang besar, suatu anggota dewan atau
eksekutif komite) boleh mendelegasikan beberapa dari
kewajibannya ke wakil manajemen dibawahnya dimana
dengan tetap menjaga pertanggungjawabannya.
Identitas dari manajemen puncak yang ditunjuk harus tersedia
buat semua orang yang bekerja yang ada dibawah kendali
organisasi.
Semua yang terkait dengan tanggung jawab manajemen harus
mendemonstrasikan komitmennya terhadap perbaikan
berkelanjutan terhadap kinerja K3.
Organisasi harus memastikan bahwa orang didalam area kerja
memegang tanggung jawab untuk aspek K3 terhadap mereka
yang mempunyai, termasuk ketaatan terhadap persyaratan K3-
nya organisasi.
4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran
Organisasi harus memastikan bahwa orang siapapun di dalam
kendalinya organisasi yang melakukan pekerjaan yang dapat
memberikan dampak terhadap K3 adalah kompeten
berdasarkan basis pendidikan, pelatihan atau pengalaman
yang sesuai, dan harus menjaga catatan-catatan yang terkait.
Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terkait
dengan resiko K3-nya dan system manajemen K3-nya.
Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil
tindakan yang lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut,
mengevaluasi keefektifan dari pelatihan atau tindakan yang
diambil dan menjaga catatan-catatan terkait.
satu atau lebih prosedur untuk membuat orang-orang yang
bekerja dibawah kendalinya sadar akan :
a) Konsekuensi K3, aktual atau potensial, terhadap aktifitas
pekerjaan mereka, perilakunya, dan manfaat K3 dari
kinerja personel yang membaik;
b) Peranan dan tanggung jawab mereka dan kepentingan
dalam mencapai kesesuaian terhadap kebijakan K3 dan
prosedur dan terhadap persyaratan terhadap sistem
manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan
tanggan darurat. (lihat 4.4.7);
4.4.7
c) Konsekuensi potensi terhadap penyimpangan dari
prosedur yang ditetapkan;
Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan level-level yang
berbeda dari :
a) Tanggung jawab, kemampuan, ketrampilan bahasa dan
kemampuan baca; dan
b) Resiko.
4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi
4.4.3.1 Komunikasi
Terkait dengan bahaya K3-nya dan sistem manajemen K3-
nya, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk :
a) Komunikasi internal diantara variasi level dan fungsi
di dalam area kerja;
b) Komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung lain
di dalam area kerja;
c) Penerimaan, pendokumentasian dan penanggapan
terhadap komunikasi yang relevan terhadap pihak
luar yang terkait.
4.4.3.2 Partisipasi dan Konsultasi
Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk :
a) Partisipasi para pekerja dengan :
Keterlibatan mereka dan identifikasi bahaya,
penilaian resiko dan penetapan kendali yang
sesuai;
Keterlibatan mereka yang sesuai dalan
penyelidikan insiden;
Keterlibatan mereka dan pengembangan dan
pengkajian kebijakan K3 dan tujuan;
Konsultasi dimana adanya perubahan yang
mempengaruhi K3 mereka;
Perwakilan mereka dalam hal K3.
b) Pekerja harus diinformasikan tentang pengaturan
partisipasi mereka, termasuk siapa perwakilan mereka
dalam hal K3.
d) Konsultasi dengan kontraktor ketika ada perubahan
yang mempengaruhi K3 mereka.
Organisasi harus memastikan bahwa, jika sesuai, pihak terkait
yang relevan dikonsultasikan terkait dengan hal-hal K3.
4.4.4 Dokumentasi
Dokumentasi
Dokumentasi sistem manajemen K3 harus mencakup :
a) Kebijakan dan tujuan K3;
b) Deskripsi dari ruang lingkup sistem manajemen K3;
c) Deskripsi dari elemen-elemen utama dari sistem
manajemen K3 dan interaksinya, dan referensi ke
dokumen terkait;
d) Dokumen, termasuk catatan-catatan, yang diperlukan
oleh standart OHSAS ini; dan
e) Dokumen, termasuk catatan-catatan, yang ditetapkan
oleh organisasi yang penting untuk memastikan
perencanaan, operasi dan kendali yang efektif dari proses-
proses yang terkait terhadap manajemen dari resiko K3-
nya.
CATATAN penting sekali untuk dipertimbangkan bahwa
dokumentasi yang ada dibangun adalah proporsional
terhadap tingkatan kerumitan, bahaya dan resiko yang terkait
dan tetap dijaga seminimal mungkin demi keefektifan dan
efisiensi.
4.4.5 Kendali Dokumen
Dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen K3 dan
oleh standart OHSAS harus dikendalikan. Catatan adalah jenis
khusus dari dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan
persyaratan dalam 4.5.4.
satu atau lebih prosedur untuk :
a) untuk menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum
terbit;
b) untuk menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu,
dan persetujuan ulang dokumen;
c) untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi
terkini dari dokumen teridentifikasi;
d) untuk memastikan bahwa versi yang relevan dari
dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat
pengguna;
e) untuk memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca
dan segera dapat teridentifikasi;
f) untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar
organisasi diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan,
dan;
untuk mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen
kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai
pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.
4.4.6 Kendali Operasional
Operasional
Organisasi harus menetapkan operasi-operasi dan aktifitas-
aktifitas yang terkait dengan bahaya yang teridentifikasi
dimana implementasi dari kendalinya adalah penting untuk
mengelola resiko K3. Hal ini harus mencakup manajemen
perubahan (lihat 4.3.1
4.3.1):
Untuk operasi dan aktifitas tersebut, organisasi harus
menerapkan dan memelihara :
a) Kendali operasional, yang sesuai dengan organisasi dan
aktifitasnya; organsasi harus mengintegrasikan kendali
operasional tersebut kedalam keseluruhan sistem
manajemen K3;
b) Kendali terkait dengan barang, peralatan dan pelayanan
yang dibeli;
c) Kendali terkait dengan kontraktor dan pengunjung
lainnya ke dalam area kerja;
d) Prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana
ketidakhadirannya dapat mengakibatkan penyimpangan
dari kebijakan K3 dan tujuan;
e) Kriteria operasi yang ditetapkan dimana
ketidakhadirannya dapat mengakibatkan penyimpangan
dari kebijakan K3 dan tujuan.
4.4.7 Kesiagaan dan Tanggap Darurat
satu atau lebih prosedur :
a) Untuk mengidentifikasi potensi situasi keadaan darurat;
b) Untuk menanggapi situasi darurat tersebut.
Organisasi harus merespon situasi darurat aktual dan pencegah
atau meredakan konsekuensi K3 merugikan yang terkait.
Dalam perencanaan penanggapan terhadap kondisi darurat,
organisasi harus mempertimbangkan kebutuhan terhadap
situasi darurat, jika berlaku, dengan melibatkan pihak terkait
yang relevan seperlunya.
Organisasi harus secara berkala meninjau dan, jika perlu,
merevisi prosedur kesiapsiagaan dan tanggap darurat,
khususnya, setelah pengujian secara periodik dan setelah
kemunculan situasi darurat (lihat 4.5.3).
4.5.3
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran Kinerja
satu atau lebih prosedur untuk memantau dan mengukur
kinerja K3 secara berkala. Prosedur tersebut harus
menyediakan informasi untuk :
a) Ukuran baik kualitatif dan kuantitatif sesuai dengan
kebutuhan organisasi;
b) Pemantauan jangkauan sejauh mana pencapaian tujuan
K3 organisasi;
c) Pemantauan keefektifan dari kendali (untuk kesehatan
dan juga keselamatan);
d) Ukuran proaktif terhadap kinerja yang memantau
kesesuaian dengan program K3, kendali dan kriteria
operasional;
e) Ukuran reaktif terhadap kinerja yang memantau
gangguan kesehatan, insiden (termasuk kecelakaan dan
hampir luka/near-misses, dll) dan bukti historikal yang
lainnya terhadap kekurangan kinerja K3;
f) Pencatatan data dan hasil pemantauan dan pengukuran
secara cukup untuk memfasilitasi analisa tindakan
perbaikan dan pencegahan.
Jika peralatan diperlukan untuk memantau atau mengukur
kinerja, organisasi harus menetapkan dan memelihara
prosedur untuk kalibrasi dan pemeliharaan alat tersebut
seperlunya. Catatan kalibrasi dan aktifitas pemeliharaan dan
hasilnya harus dipelihara.
4.5.2 Evaluasi
Evaluasi Kepatuhan
4.5.2.1 Sesuai dengan komitmennya untuk kepatuhan (lihat
4.2.c),
4.2.c organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk secara berkala
mengevaluasi kepatuhannya dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku (lihat 4.3.2).
4.3.2
Organisasi harus menyimpan catatan dari hasil evaluasi
berkala.
CATATAN Frekuensi untuk evaluasi secara berkala dapat
bervariasi untuk peraturan perundangundangan yang berbeda-
beda.
4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kepatuhan dengan
persyaratan lainnya yang diacu oleh organisasi (lihat 4.3.2).
4.3.2
Organisasi boleh mengkombinasikan evaluasi ini dengan
evaluasi kepatuhan dengan peraturan perundang-undangan
dengan mengacu pada 4.5.2.1 atau menetapkannya kedalam
prosedur terpisah.
CATATAN Frekuensi untuk evaluasi secara berkala dapat
bervariasi untuk persyaratan yang lainnya yang berbeda-beda.
4.5.3 Investigasi insiden, Ketidaksesuaian & Tindakan
perbaikan dan Tindakan Pencegahan
4.5.3.1 Investigasi Insiden
memelihara satu atau lebih prosedur untuk mencatat,
menginvestigasi dan menganalisa insiden dalam rangka
untuk :
a) Menetapkan kekurangan K3 dan faktor-faktor lain
yang menyebabkan atau berkontribusi terhadap
kemunculan insiden;
b) Mengidentifikasi kebutuhan akan tindakan perbaikan;
c) Mengidentifikasi peluang untuk tindakan
pencegahan;
d) Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan
berkelanjutan;
e) Mengkomunikasikan hasil dari investigasi tersebut.
Investigasi harus dilakukan dalam rentang waktu yang
tepat.
Kebutuhan tindakan perbaikan apapun atau peluang
untuk tindakan pencegahan harus dilakukan dengan
mengkaitkan bagian dari 4.5.3.2.
Hasil dari investigasi insiden harus didokumentasikan dan
dipelihara.
4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan
pencegahan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk menangani
ketidaksesuaian aktual dan potensial dan untuk
pengambilan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Prosedur harus menjelaskan persyaratan untuk :
a) Pengidentifikasian dan koreksi terhadap
ketidaksesuaian dan pengambilan tindakan untuk
meredakan konsekuensi K3-nya;
b) Penyelidikan ketidaksesuaian, penetapan
penyebabnya dan pengambilan tindakan untuk
mencegah keterulangannya;
c) Pengevaluasian kebutuhan akan tindakan untuk
mencegah ketidaksesuaian dan implementasi
tindakan yang sesuai yang dirancang untuk
menghindari keterulangan; dan
d) Pengkajian keefektifan dari tindakan perbaikan dan
pencegahan yang diambil.
Ketika tindakan perbaikan dan pencegahan
mengidentifikasi bahaya baru atau bahaya yang berubah
atau kebutuhan akan kendali yang baru atau kendali
mengalami perubahan, prosedur harus meminta bahwa
tindakan yang diusulkan akan diambil melalui suatu
penilaian resiko sebelum implementasinya.
Tindakan perbaikan atau pencegahan apapun yang
diambil untuk menghilangkan penyebab actual dan
potensial dari ketidaksesuaian harus sesuai dengan
besarnya permasalahan dan sebanding dengan resiko K3
yang dihadapi.
Organisasi harus memastikan bahwa perubahan apapun
yang muncul dari tindakan perbaikan dan pencegahan,
dibuat dokumentasi sistem manajemen K3-nya.
4.5.4 Kendali catatan
Organisasi harus menetapkan dan memelihara catatan
seperlunya untuk mendemonstrasikan kesesuaian dengan
persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen K3-nya dan
standart OHSAS ini dan hasil-hasil yang dicapai.
prosedur untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan,
pelacakan, lama penyimpanan dan pembuangan dari catatan.
Catatan harus dan tetap bisa terbaca, terdentifikasi dan dapat
dilacak.
4.5.5 Internal Audit
Organisasi harus memastikan bahwa internal audit sistem
manajemen K3 dilaksanakan pada interval terencana untuk
a) Menetapkan apakah sistem manajemen K3 :
1) Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk
manajemen K3 termasuk persyaratan dari standart
internasional ini; dan
2) Telah diimplementasikan dan dipelihara secara layak;
dan
3) Efektif dalam memenuhi kebijakan dan tujuan
organisasi
b) Menyediakan informasi hasil audit ke manajemen.
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, dilaksanakan
dan dipelihara oleh organisasi dengan mempertimbangan hasil
penilaian resiko dari aktifitas organisasi dan hasil dari audit
sebelumnya.
Prosedur audit harus ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara
yang menunjukkan :
a) Penanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan
dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan
catatan
b) Penetapan audit kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan
metode.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan dari audit harus menjamin
keobjektifan dan ketidakberpihakan dari proses audit.
4.6 Tinjauan Manajemen
Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen
perusahaan, pada interval terencana, untuk memastikan
kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan keefektifannya.
Tinjauan harus mencakup peluang-peluang untuk perbaikan
dan kebutuhan untuk perubahan terhadap system manajemen
K3, termasuk kebijakan K3 dan tujuan dan sasaran K3.
Catatan tinjauan manajemen harus disimpan.
Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup
a) Hasil dari internal audit dan evaluasi kesesuaian terhadap
peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya
yang berlaku bagi organisasi;
b) Hasil dari partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3);
4.4.3
c) Komunikasi dari pihak terkait eksternal, termasuk keluhan;
d) Kinerja K3 dari organisasi;
e) Jangkauan sejauh mana tujuan terpenuhi;
f) Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan
pencegahan;
g) Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya;
h) Perubahan-perubahan sekitar, termasuk pengembangan
peraturan perundangan-undangan dan persyaratan
lainnya terkait dengan K3; dan
i) Rekomendasi untuk perbaikan.
Keluaran dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan
komitmennya organisasi untuk perbaikan berkelanjutan dan
harus mencakup keputusan apapun dan tindakan yang terkait
untuk perubahan yang memungkinkan terhadap :
a) Kinerja K3;
b) Kebijakan dan Tujuan;
c) Sumberdaya; dan
d) Elemen-elemen lain dari sistem manajemen K3.
Keluaran yang relevan dari tinjauan manajemen harus tersedia
guna partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3)
4.4.3
D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3
PP 50/2012)
50/2012)
LAMPIRAN I
PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 50 TAHUN 2012
TENTANG
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN
KESEHATAN KERJA
PEDOMAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN

KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (SMK3)
Dalam menerapkan SMK3, setiap perusahaan wajib

melaksanakan:
A. PENETAPAN KEBIJAKAN K3;
B. PERENCANAAN K3;
C. PELAKSANAAN RENCANA K3;
D. PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJA K3; DAN
E. PENINJAUAN DAN PENINGKATAN KINERJA SMK3.
A. PENETAPAN KEBIJAKAN K3;

1) Penyusunan kebijakan K3 dilakukan melalui:
a. tinjauan awal kondisi K3; dan
b. proses konsultasi antara pengurus dan wakil
pekerja/buruh.
2) Penetapan kebijakan K3 harus:
a. disahkan oleh pucuk pimpinan perusahaan;
b. tertulis, tertanggal dan ditanda tangani;
c. secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3;
d. dijelaskan dan disebarluaskan kepada seluruh
pekerja/buruh, tamu, kontraktor, pemasok, dan
pelanggan;
e. terdokumentasi dan terpelihara dengan baik;
f. bersifat dinamik; dan
g. ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin
bahwa kebijakan tersebut masih sesuai dengan
perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan
peraturan perundang-undangan.
3) Untuk melaksanakan ketentuan angka 2 huruf c
sampai dengan huruf g, pengusaha dan/atau pengurus
harus:
a. menempatkan organisasi K3 pada posisi yang
dapat menentukan keputusan perusahaan;
b. menyediakan anggaran, tenaga kerja yang
berkualitas dan sarana-sarana lain yang
diperlukan di bidang K3;
c. menetapkan personil yang mempunyai tanggung
jawab, wewenang dan kewajiban yang jelas
dalam penanganan K3;
d. membuat perencanaan K3 yang terkoordinasi;
e. melakukan penilaian kinerja dan tindak lanjut
pelaksanaan K3.
4) Ketentuan tersebut pada angka 3 huruf a sampai
dengan huruf e diadakan peninjauan ulang secara
teratur.
5) Setiap tingkat pimpinan dalam perusahaan harus
menunjukkan komitmen terhadap K3 sehingga SMK3
berhasil diterapkan dan dikembangkan.
6) Setiap pekerja/buruh dan orang lain yang berada di
tempat kerja harus berperan serta dalam menjaga dan
mengendalikan pelaksanaan K3.
B. PERENCANAAN K3;
1) Pengusaha menyusun rencana K3 berdasarkan:
a) Hasil penelaahan awal
Hasil penelaahan awal merupakan tinjauan awal
kondisi K3 perusahaan yang telah dilakukan
pada penyusunan kebijakan.
b) Identifikasi potensi bahaya, penilaian dan
pengendalian risiko
Identifikasi potensi bahaya, penilaian dan
penilaian risiko harus dipertimbangkan pada saat
merumuskan rencana.
c) Peraturan perundang-undangan dan persyaratan
lainnya
Peraturan perundang-undangan dan persyaratan
lainnya harus:
1. ditetapkan, dipelihara, diinventarisasi dan
diidentifikasi oleh perusahaan; dan
2. disosialisasikan kepada seluruh
pekerja/buruh.
d) Sumber daya yang dimiliki
Dalam menyusun perencanaan harus
mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki
meliputi tersedianya sumber daya manusia yang
kompeten, sarana dan prasarana serta dana.
2) Rencana K3 yang disusun oleh perusahaan paling
sedikit memuat:
a) Tujuan dan Sasaran
1. Tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
ditinjau kembali secara teratur sesuai dengan
perkembangan.
2. Tujuan dan sasaran K3 paling sedikit
memenuhi kualifikasi:
b) dapat diukur;
c) satuan/indikator pengukuran; dan
d) sasaran pencapaian.
1. Dalam menetapkan tujuan dan sasaran K3,
pengusaha harus berkonsultasi dengan:
2. wakil pekerja/buruh;
3. ahli K3;
4. P2K3; dan
5. pihak-pihak lain yang terkait.
e) Skala Prioritas
Skala prioritas merupakan urutan pekerjaan
berdasarkan tingkat risiko, dimana pekerjaan
yang mempunyai tingkat risiko yang tinggi
diprioritaskan dalam perencanaan.
f) Upaya Pengendalian Bahaya
Upaya pengendalian bahaya, dilakukan
berdasarkan hasil penilaian risiko melalui
pengendalian teknis, administratif, dan
penggunaan alat pelindung diri.
g) Penetapan Sumber Daya
Penetapan sumber daya dilaksanakan untuk
menjamin tersedianya sumber daya manusia
yang kompeten, sarana dan prasarana serta dana
yang memadai agar pelaksanaan K3 dapat
berjalan.
h) Jangka Waktu Pelaksanaan
Dalam perencanaan setiap kegiatan harus
mencakup jangka waktu pelaksanaan.
i) Indikator Pencapaian
Dalam menetapkan indikator pencapaian harus
ditentukan dengan parameter yang dapat diukur
sebagai dasar penilaian kinerja K3 yang sekaligus
merupakan informasi mengenai keberhasilan
pencapaian tujuan penerapan SMK3.
j) Sistem Pertanggung Jawaban
Sistem pertanggung jawaban harus ditetapkan
dalam pencapaian tujuan dan sasaran sesuai
dengan fungsi dan tingkat manajemen
perusahaan yang bersangkutan untuk menjamin
perencanaan tersebut dapat dilaksanakan.
Peningkatan K3 akan efektif apabila semua pihak
dalam perusahaan didorong untuk berperan
serta dalam penerapan dan pengembangan
SMK3, dan memiliki budaya perusahaan yang
mendukung dan memberikan kontribusi bagi
SMK3.
Berdasarkan hal tersebut pengusaha harus:
1) menentukan, menunjuk, mendokumen-tasikan
dan mengkomunikasikan tanggung jawab dan
tanggung gugat di bidang K3 dan wewenang
untuk bertindak dan menjelaskan hubungan
pelaporan untuk semua tingkatan manajemen,
pekerja/buruh, kontraktor, subkontraktor, dan
pengunjung;
2) mempunyai prosedur untuk memantau dan
mengkomunikasikan setiap perubahan
tanggung jawab dan tanggung gugat yang
berpengaruh terhadap sistem dan program K3;
dan
3) memberikan reaksi secara cepat dan tepat
terhadap kondisi yang menyimpang atau
kejadian-kejadian lainnya.
C. PELAKSANAAN RENCANA K3;
Pelaksanaan rencana K3 harus dilaksanakan oleh
pengusaha dan/atau pengurus perusahaan atau tempat
kerja dengan:
1. Penyediaan Sumber Daya Manusia
a. Prosedur Pengadaan Sumber Daya Manusia
Dalam penyediaan sumber daya manusia,
perusahaan harus membuat prosedur pengadaan
secara efektif, meliputi:
1) Pengadaan sumber daya manusia sesuai
kebutuhan dan memiliki kompetensi kerja
serta kewenangan dibidang K3 yang
dibuktikan melalui:
a. sertifikat K3 yang diterbitkan oleh
instansi yang berwenang; dan
b. surat izin kerja/operasi dan/atau surat
penunjukan dari instansi yang
berwenang.
2) Pengidentifikasian kompetensi kerja yang
diperlukan pada setiap tingkatan
manajemen perusahaan dan
menyelenggarakan setiap pelatihan yang
dibutuhkan;
3) Pembuatan ketentuan untuk
mengkomunikasikan informasi K3 secara
efektif;
4) Pembuatan peraturan untuk memperoleh
pendapat dan saran para ahli;
5) dan Pembuatan peraturan untuk
pelaksanaan konsultasi dan keterlibatan
pekerja/buruh secara aktif.
b. Konsultasi, Motivasi dan Kesadaran
Dalam menunjukkan komitmennya terhadap K3,
pengusaha dan/atau pengurus harus melakukan
konsultasi, motivasi dan kesadaran dengan
melibatkan pekerja/buruh maupun pihak lain
yang terkait di dalam penerapan,
pengembangan dan pemeliharaan SMK3,
sehingga semua pihak merasa ikut memiliki dan
merasakan hasilnya.
Dalam melakukan konsultasi, motivasi dan
kesadaran SMK3, pengusaha dan/atau pengurus
harus memberi pemahaman kepada tenaga kerja
atau pekerja/buruh tentang bahaya fisik, kimia,
ergonomi, radiasi, biologi, dan psikologi yang
mungkin dapat menciderai dan melukai pada
saat bekerja, serta pemahaman sumber bahaya
tersebut. Pemahaman tersebut bertujuan untuk
mengenali dan mencegah tindakan yang
mengarah terjadinya insiden.
c. Tanggung Jawab dan Tanggung Gugat
Bentuk tanggung jawab dan tanggung gugat
dalam pelaksanaan K3, harus dilakukan oleh
perusahaan dengan cara:
1) menunjuk, mendokumentasikan dan
mengkomunikasikan tanggung jawab dan
tanggung gugat di bidang K3;
2) menunjuk sumber daya manusia yang
berwenang untuk bertindak dan
menjelaskan kepada semua tingkatan
manajemen, pekerja/buruh, kontraktor,
subkontraktor, dan pengunjung meliputi:
a. pimpinan yang ditunjuk untuk
bertanggung jawab harus memastikan
bahwa SMK3 telah diterapkan dan
hasilnya sesuai dengan yang diharapkan
oleh setiap lokasi dan jenis kegiatan
dalam perusahaan;
b. pengurus harus mengenali kemampuan
tenaga kerja sebagai sumber daya yang
berharga dan dapat ditunjuk untuk
menerima pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab dalam
menerapkan dan mengembangkan
SMK3;
3) mempunyai prosedur untuk memantau dan
mengkomunikasikan setiap perubahan
tanggung jawab dan tanggung gugat yang
berpengaruh terhadap sistem dan program
K3;
4) memberikan reaksi secara cepat dan tepat
terhadap kondisi yang menyimpang atau
kejadian-kejadian lainnya
d. Pelatihan dan Kompetensi Kerja
Pelatihan dan kompetensi Kerja, dilakukan
dengan melakukan pengidentifikasian dan
pendokumentasian standar kompetensi kerja K3.
Standar kompetensi kerja K3 dapat diidentifikasi
dan dikembangkan sesuai kebutuhan dengan:
1) menggunakan standar kompetensi kerja
yang ada;
2) memeriksa uraian tugas dan jabatan;
3) menganalisis tugas kerja;
4) menganalisis hasil inspeksi dan audit; dan
5) meninjau ulang laporan insiden.
Hasil identifikasi kompetensi kerja digunakan
sebagai dasar penentuan program pelatihan yang
harus dilakukan, dan menjadi dasar
pertimbangan dalam penerimaan, seleksi dan
penilaian kinerja.
2. Menyediakan Praasarana Dan Sarana yang
Memadai
Prasarana dan sarana yang disediakan meliputi:
a) Organisasi/Unit yang bertanggung jawab di
bidang K3
Perusahaan wajib membentuk Panitia Pembina
Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang
selanjutnya disingkat P2K3 yang bertanggung
jawab di bidang K3.
P2K3 adalah badan pembantu di tempat kerja
yang merupakan wadah kerjasama antara
pengusaha dan tenaga kerja atau pekerja/buruh
untuk mengembangkan kerjasama saling
pengertian dan partisipasi efektif dalam
penerapan keselamatan dan kesehatan kerja.
Keanggotaan P2K3 terdiri dari unsur pengusaha
dan tenaga kerja atau pekerja/buruh yang
susunannya terdiri dari Ketua, Sekretaris dan
Anggota.
P2K3 mempunyai tugas memberikan saran dan
pertimbangan baik diminta maupun tidak
kepada pengusaha atau pengurus mengenai
masalah keselamatan dan kesehatan kerja.
b) Anggaran
Perusahaan harus mengalokasikan anggaran
untuk pelaksanaan K3 secara menyeluruh antara
lain untuk:
1) keberlangsungan organisasi K3;
2) pelatihan SDM dalam mewujudkan
kompetensi kerja; dan
3) pengadaan prasarana dan sarana K3
termasuk alat evakuasi, peralatan
pengendalian, peralatan pelindung diri.
c) Prosedur operasi/kerja, informasi, dan pelaporan
serta pendokumentasian
1) Prosedur operasi/kerja harus disediakan
pada setiap jenis pekerjaan dan dibuat
melalui analisa pekerjaan berwawasan K3
(Job Safety Analysis) oleh personil yang
kompeten.
2) Prosedur informasi K3 harus menjamin
pemenuhan kebutuhan untuk:
a) mengkomunikasikan hasil dari sistem
manajemen, temuan audit dan tinjauan
ulang manajemen dikomunikasikan
pada semua pihak dalam perusahaan
yang bertanggung jawab dan memiliki
andil dalam kinerja perusahaan;
b) melakukan identifikasi dan menerima
informasi K3 dari luar perusahaan; dan
c) menjamin bahwa informasi K3 yang
terkait dikomunikasikan kepada orang-
orang di luar perusahaan yang
membutuhkan.
Informasi yang perlu dikomunikasikan meliputi:
a) Persyaratan eksternal/peraturan perundang-
undangan dan internal/indicator kinerja K3
b) Izin kerja;
c) hasil identifikasi, penilaian, dan pengendalian
risiko serta sumber bahaya yang meliputi
keadaan mesin-mesin, pesawat-pesawat, alat
kerja, peralatan lainnya, bahan-bahan,
lingkungan kerja, sifat pekerjaan, cara kerja, dan
proses produksi;
d) kegiatan pelatihan K3;
e) kegiatan inspeksi, kalibrasi dan pemeliharaan;
f) pemantauan data;
g) hasil pengkajian kecelakaan, insiden, keluhan dan
tindak lanjut;
h) identifikasi produk termasuk komposisinya;
i) informasi mengenai pemasok dan kontraktor;
dan
j) audit dan peninjauan ulang SMK3.
3) Prosedur pelaporan informasi yang terkait harus
ditetapkan untuk menjamin bahwa pelaporan
yang tepat waktu dan memantau pelaksanaan
SMK3 sehingga kinerjanya dapat ditingkatkan.
Prosedur pelaporan terdiri atas:
a) Prosedur pelaporan internal yang harus
ditetapkan untuk menangani:
(1) pelaporan terjadinya insiden;
(2) pelaporan ketidaksesuaian;
(3) pelaporan kinerja keselamatan dan
kesehatan kerja; dan
(4) pelaporan identifikasi sumber
bahaya.
b) Prosedur pelaporan eksternal yang
harus ditetapkan untuk menangani:
(1) pelaporan yang dipersyarat-kan
peraturan perundang-undangan;
dan
(2) pelaporan kepada pemegang
saham atau pihak lain yang terkait.
Laporan harus disampaikan kepada pihak
manajemen dan/atau pemerintah.
4) Pendokumentasian kegiatan K3 digunakan
untuk:
a) menyatukan secara sistematik kebijakan,
tujuan dan sasaran K3;
b) menguraikan sarana pencapaian tujuan dan
sasaran K3;
c) mendokumentasikan peranan, tanggung
jawab dan prosedur;
d) memberikan arahan mengenai dokumen
yang terkait dan menguraikan unsur-unsur
lain dari sistem manajemen perusahaan; dan
e) menunjuk bahwa unsur-unsur SMK3 yang
sesuai untuk perusahaan telah diterapkan.
Dalam pendokumentasian kegiatan K3,
perusahaan harus menjamin bahwa:
a. dokumen dapat diidentifikasi sesuai dengan
uraian tugas dan tanggung jawab di
perusahaan;
b. dokumen ditinjau ulang secara berkala dan
jika diperlukan dapat direvisi;
c. dokumen sebelum diterbitkan harus lebih
dahulu disetujui oleh personil yang
berwenang;
d. dokumen versi terbaru harus tersedia di
tempat kerja yang dianggap perlu;
e. semua dokumen yang telah usang harus
segera disingkirkan; dan
f. dokumen mudah ditemukan, bermanfaat
dan mudah dipahami.
g. Instruksi kerja
Instruksi kerja merupakan perintah tertulis
atau tidak tertulis untuk melaksanakan
pekerjaan dengan tujuan untuk memastikan
bahwa setiap pekerjaan dilakukan sesuai
persyaratan K3 yang telah ditetapkan.
Kegiatan dalam pelaksanaan rencana K3 paling sedikit
meliputi:
1. Tindakan Pengendalian
Tindakan pengendalian harus diselenggarakan oleh
setiap perusahaan terhadap kegiatan-kegiatan,
produk barang dan jasa yang dapat menimbulkan
risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
Tindakan pengendalian dilakukan dengan
mendokumentasikan dan melaksanakan kebijakan:
a) standar bagi tempat kerja;
b) perancangan pabrik dan bahan; dan
c) prosedur dan instruksi kerja untuk mengatur dan
mengendalikan kegiatan produk barang dan jasa.
Pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat
kerja dilakukan melalui:
a) Identifikasi potensi bahaya dengan
mempertimbangkan:
1. kondisi dan kejadian yang dapat
menimbulkan potensi bahaya; dan
2. jenis kecelakaan dan penyakit akibat kerja
yang mungkin dapat terjadi.
b) Penilaian risiko untuk menetapkan besar kecilnya
suatu risiko yang telah diidentifikasi sehingga
digunakan untuk menentukan prioritas
pengendalian terhadap tingkat risiko kecelakaan
atau penyakit akibat kerja.
c) Tindakan pengendalian dilakukan melalui:
1. pengendalian teknis/rekayasa yang meliputi
eliminasi, subtitusi, isolasi, ventilasi,
higienitas dan sanitasi;
2. pendidikan dan pelatihan;
3. insentif, penghargaan dan motivasi diri;
4. evaluasi melalui internal audit, penyelidikan
insiden dan etiologi; dan
5. penegakan hukum.
2. Perancangan dan Rekayasa
Tahap perancangan dan rekayasa meliputi :
a) pengembangan;
b) verifikasi;
c) tinjauan ulang;
d) validasi; dan
e) penyesuaian.
Dalam pelaksanaan perancangan dan rekayasa harus
memperhatikan unsur-unsur:
a) identifikasi potensi bahaya;
b) prosedur penilaian dan pengendalian risiko
kecelakaan dan penyakit akibat kerja; dan
c) personil yang memiliki kompetensi kerja harus
ditentukan dan diberi wewenang dan tanggung
jawab yang jelas untuk melakukan verifikasi
persyaratan SMK3.
3. Prosedur dan Instruksi Kerja
Prosedur dan instruksi kerja harus dilaksanakan dan
ditinjau ulang secara berkala terutama jika terjadi
perubahan peralatan, proses atau bahan baku yang
digunakan oleh personal dengan melibatkan para
pelaksana yang memiliki kompetensi kerja dalam
menggunakan prosedur.
4. Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan
Perusahaan yang akan menyerahkan sebagian
pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain harus
menjamin bahwa perusahaan lain tersebut memenuhi
persyaratan K3. Verifikasi terhadap persyaratan K3
tersebut dilakukan oleh personal yang kompeten dan
berwenang serta mempunyai tanggung jawab yang
jelas.
5. Pembelian/Pengadaan Barang dan Jasa
Sistem pembelian/pengadaan barang dan jasa harus:
a) terintegrasi dalam strategi penanganan
pencegahan kecelakaan dan penyakit akibat
kerja;
b) menjamin agar produk barang dan jasa serta
mitra kerja perusahaan memenuhi persyaratan
K3; dan
c) pada saat barang dan jasa diterima di tempat
kerja, perusahaan harus menjelaskan kepada
semua pihak yang akan menggunakan barang
dan jasa tersebut mengenai identifikasi, penilaian
dan pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit
akibat kerja.
6. Produk Akhir
Produk akhir berupa barang atau jasa harus dapat
dijamin keselamatannya dalam pengemasan,
penyimpanan, pendistribusian, dan penggunaan serta
pemusnahannya.
7. Upaya Menghadapi Keadaan Darurat Kecelakaan dan
Bencana Industri
Perusahaan harus memiliki prosedur sebagai upaya
menghadapi keadaan darurat kecelakaan dan
bencana industri, yang meliputi:
a) penyediaan personil dan fasilitas P3K dengan
jumlah yang cukup dan sesuai sampai
mendapatkan pertolongan medik; dan
b) proses perawatan lanjutan.
Prosedur menghadapi keadaan darurat harus
diuji secara berkala oleh personil yang memiliki
kompetensi kerja, dan untuk instalasi yang
mempunyai bahaya besar harus dikoordinasikan
dengan instansi terkait yang berwenang untuk
mengetahui kehandalan pada saat kejadian yang
sebenarnya.
8. Rencana dan Pemulihan Keadaan Darurat
Dalam melaksanakan rencana dan pemulihan
keadaan darurat setiap perusahaan harus memiliki
prosedur rencana pemulihan keadaan darurat secara
cepat untuk mengembalikan pada kondisi yang
normal dan membantu pemulihan tenaga kerja yang
mengalami trauma.
D. PEMANTAUAN
PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJA
KINERJA K3
Pemantauan dan evaluasi kinerja K3 dilaksanakan di
perusahaan meliputi:
1. Pemeriksaan, Pengujian, dan Pengukuran
Pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran harus
ditetapkan dan dipelihara prosedurnya sesuai dengan
tujuan dan sasaran K3 serta frekuensinya disesuaikan
dengan obyek mengacu pada peraturan dan standar
yang berlaku.
Prosedur pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran
secara umum meliputi:
A) personil yang terlibat harus mempunyai
pengalaman dan keahlian yang cukup;
B) catatan pemeriksaan, pengujian dan pengukuran
yang sedang berlangsung harus dipelihara dan
tersedia bagi manajemen, tenaga kerja dan
kontraktor kerja yang terkait;
C) peralatan dan metode pengujian yang memadai
harus digunakan untuk menjamin telah
dipenuhinya standar K3;
D) tindakan perbaikan harus dilakukan segera pada
saat ditemukan ketidaksesuaian terhadap
persyaratan K3 dari hasil pemeriksaan, pengujian
dan pengukuran;
E) penyelidikan yang memadai harus dilaksanakan
untuk menemukan penyebab permasalahan dari
suatu insiden; dan
F) hasil temuan harus dianalisis dan ditinjau ulang.
2. Audit Internal SMK3
Audit internal SMK3 harus dilakukan secara berkala
untuk mengetahui keefektifan penerapan SMK3.
Audit SMK3 dilaksanakan secara sistematik dan
independen oleh personil yang memiliki kompetensi
kerja dengan menggunakan metodologi yang telah
ditetapkan.
Pelaksanaan audit internal dapat menggunakan
kriteria audit eksternal sebagaimana tercantum pada
Lampiran II peraturan ini, dan pelaporannya dapat
menggunakan format laporan yang tercantum pada
Lampiran III peraturan ini.
Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan
tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti
sumber bahaya yang didapatkan di tempat kerja.
Hasil audit harus digunakan oleh pengurus dalam
proses tinjauan ulang manajemen.Hasil temuan dari
pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja serta
audit SMK3 harus didokumentasikan dan digunakan
untuk tindakan perbaikan dan pencegahan.
Pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3
dijamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif
oleh pihak manajemen.
E. PENINJAUAN DAN PENINGKATAN
PENINGKATAN KINERJA SMK3.
Untuk menjamin kesesuaian dan keefektifan yang
berkesinambungan guna pencapaian tujuan SMK3,
pengusaha dan/atau pengurus perusahaan atau tempat
kerja harus:
1. melakukan tinjauan ulang terhadap penerapan SMK3
secara berkala; dan
2. tinjauan ulang SMK3 harus dapat mengatasi implikasi
K3 terhadap seluruh kegiatan, produk barang dan
jasa termasuk dampaknya terhadap kinerja
perusahaan.
Tinjauan ulang penerapan SMK3, paling sedikit meliputi:
1. evaluasi terhadap kebijakan K3;
2. tujuan, sasaran dan kinerja K3;
3. hasil temuan audit SMK3; dan
4. evaluasi efektifitas penerapan SMK3, dan kebutuhan
untuk pengembangan SMK3.
Perbaikan dan peningkatan kinerja dilakukan berdasarkan
pertimbangan:
1. perubahan peraturan perundang-undangan;
2. tuntutan dari pihak yang terkait dan pasar;
3. perubahan produk dan kegiatan perusahaan;
4. perubahan struktur organisasi perusahaan;
5. perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
termasuk epidemologi;
6. hasil kajian kecelakaan dan penyakit akibat kerja;
7. adanya pelaporan; dan/atau
8. adanya saran dari pekerja/buruh.
4. DAFTAR
DAFTAR PERIKSA
A. Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008)
Klausul Persyaratan - Persyaratan
4.0 Sistem Manajemen Mutu
Apakah organisasi telah :
(a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan
oleh SMM serta aplikasinya diseluruh bagian
organisasi (lihat 1.2);
(b) Menentukan urutan dan interaksi dari proses-
proses tersebut;
(c) Menentukan kriteria dan metode yang
diperlukan untuk memastikan bahwa
pelaksanaan dan pengendalian proses-proses
ini berjalan secara efektif;
(d) Memastikan tersedianya sumber daya dan
informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
operasi dan pemantauan proses-proses ini;
(e) Memantau, mengukur, dan menganalisa
proses-proses ini, dan;
(f) Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang direncanakan dan
perbaikan berkesinambungan dari proses-
proses ini;
4.2. Persyaratan dokumentasi
4.2.1 Umum
Apakah organisasi telah menetapkan dokumentasi
SMM ISO 9001:2008 yang dibutuhkan.
Dokumentasi SMM harus mencakup :
(a) Persyaratan terdokumentasi mengenai
kebijakan mutu dan sasaran mutu;
(b) Pedoman mutu;
(c) Prosedur terdokumentasi yang diperlukan
oleh standar internasional ini;
(d) Dokumen-dokumen, termasuk catatan, yang
ditentukan oleh organsisai yang diperlukan
untuk memastikan perencanaan, operasi dan
pengendalian proses yang efektif.
4.2.2 Pedoman mutu
Apakah organisasi telah menetapkan dan memelihara
pedoman mutu yang mencakup:
a) Ruang lingkup sistem manajemen mutu,
termasuk alasan setiap pengecualian
persyaratan (lihat 1.2);
b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan
untuk sistem manajemen mutu atau
referensinya, dan;
c) Suatu penjelasan interaksi dari proses-proses
dari sistem manajemen mutu;
4.2.3. Pengendalian dokumen
Apakah ada prosedur tertulis yang ditetapkan untuk
mengendalikan dokumen dan rekaman yang
diperlukan oleh SMM. Apakah prosedur tertulis itu
telah mencakup pengendalian untuk:
a) mengesahkan dokumen yang telah sesuai
sebelum diterbitkan;
b) meninjau dan memperbaharui seperlunya dan
mengesahkan ulang dokumen;
c) memastikan bahwa perubahan dan status
revisi dokumen teridentifikasi;
d) memastikan bahwa versi yang sesuai dari
dokumen yang berlaku tersedia pada saat
digunakan;
e) memastikan bahwa dokumen tetap dapat
dibaca dan dapat diidentifikasi;
f) memastikan bahwa dokumen yang berasal
dari luar yang ditentukan organisasi dan
diperlukan untuk perencanaan dan operasi
sistem manajemen mutu diidentifikasi dan
distribusinya dikendalikan, dan
g) mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa
yang tidak semestinya, dan untuk
menerapkan identifikasi yang sesuai jika
dokumen tetap disimpan untuk tujuan
tertentu;
4.2.4. Pengendalian rekaman
rekaman
Apakah prosedur tertulis telah ditetapkan untuk
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penarikan
kembali, waktu penyimpanan dan disposisi
rekaman.
Apakah organisasi telah mengidentifikasi rekaman2
mutu yang diperlukan untuk memberikan bukti
kesesuaian terhadap efektifitas penerapan SMM,
yang meliputi :
o hasil-hasil peninjauan manajmen (5.6.1).
o hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan,
keterampilan dan pengalaman, kompetensi
personal (6.2.2).
o bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk
yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan
(7.1)
o hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-
persyaratan yang terkait dengan produk dan
tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil
peninjauan ulang itu (7.2.2)
o hasil-hasil dari input desain dan
pengembangan yang terkait dengan
persyaratan produk (7.3.2)
o hasil-hasil peninjauan ulang desain dan
pengembangan beserta tindakan-tindakan
yang diperlukan (7.3.4)
o hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan
beserta tindakan-tindakan yang diperlukan
(7.3.5)
o hasil-hasil validasi desain dan pengembangan
beserta tindakan-tindakan yang diperlukan
(7.3.6)
o hasil peninjauan ulang perubahan desain dan
pengembangan beserta tindakan-tindakan
yang diperlukan (7.3.7)
o hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak
lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil
evaluasi itu (7.4.1)
o apabila diperlukan oleh organisasi guna
menunjukkan bahwa validasi dari proses yang
menghasilkan output tidak dapat diverifikasi
oleh subsekuens pemantuan atau pengukuran
(7.5.2)
o identifikasi unik dari produk, apabila mampu
telusur (traceability) produk itu diperlukan
(7.5.3)
o barang-barang milik pelanggan yang hilang,
rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi
tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4)
o kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk
kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran
apabila tidak ada standar pengukuran nasional
atau internasional (7.6)
o validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu
apabila peralatan pengukuran yang ditemukan
tidak sesuai dengan persyratan (7.6)
o hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi
peralatan pengukuran (7.6)
o hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut
yang dilakukan berdasarkan hasil audit
internal itu (8.2.2)
o pernyataan dari orang yang berwenang
mengeluarkan atau meloloskan produk
(8.2.4)
o keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta
tindakan-tindakan yang diambil, termasuk
konsesi atau kelonggaran yang diperoleh (8.3)
o hasil-hasil dari tindakan korektif (8.5.2)
o hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8.5.3)
5.0. Tanggung jawab manajemen
5.1. Komitmen manajemen
Adakah bukti komitmen dari manajemen puncak untuk
mengembangkan dan meningkatkan efektivitas SMM
dengan:
a) mengkomunikasikan kepada seluruh
organisasi tentang pentingnya memenuhi
persyaratan pelanggan dan undang-undang
serta peraturan;
b) menetapkan kebijakan mutu;
c) memastikan bahwa sasaran mutu telah
ditetapkan;
d) melakukan tinjauan manajemen, dan;
e) memastikan tersedianya sumber daya;
5.2. Fokus pada pelanggan
Apakah manajemen puncak menerapkan metode
untuk menjamin bahwa kebutuhan dan harapan
pelanggan telah ditetapkan melalui SMM dan
dijabarkan kedalam persyaratan2 yang sesuai
dengan tujuan untuk mencapai kepuasan
pelanggan ?
Apakah tangungjawab yang terkait dengan
produk, termasuk persyaratan2 hukum dan
peraturan yang berlaku telah diidentifikasi dan
telah ditetapkan ukuran2 untuk memenuhi
persyaratan pelangan ?
5.3. Kebijakan mutu
Apakah manajemen puncak telah memastikan bahwa
kebijakan mutu :
a) Sesuai dengan tujuan organisasi;
b) Merupakan komitmen untuk memenuhi
persyaratan dan meningkatkan efektivitas
SMM secara berkesinambungan;
c) Memberikan suatu kerangka untuk penetapan
dan peninjauan sasaran mutu;
d) Dikomunikasikan dan dimengerti pada semua
level dalam organisasi, dan;
e) Ditinjau agar selalu sesuai.
f) Dikendalikan (4.2.3)
5.4. Perencanaan
5.4.1. Sasaran mutu
Apakah sasaran mutu telah ditetapkan pada
fungsi2 yang relevan pada semua level organisasi
?
Apakah sasaran mutu sesuai dengan kebijakan
mutu, termasuk komitmen untuk melakukan
perbaikan yang berkesimanbungan ?
Apakah sasaran mutu yang ditetapkan telah sesuai
dengan persyaratan produk ?
5.4.2. Perencanaan sistem manajemen mutu
Apakah perencanaan SMM telah dilakukan sesuai
dengan persyaratan klausul 4.1, termasuk sasaran
mutu ?
Apakah perencanaan SMM telah mencakup
a. Proses2 dari SMM dan persyaratan dalam
realisasi produk.
b. Penilaian sumberdaya yang diperlukan
c. Perbaikan SMM yang berkesimanbungan
Apakah keutuhan SMM tetap terpelihara jika
dilakukan perubahan2 dari SMM yang
direncanakan dan diterapkan ?
5.5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.5.1. Tangung jawab dan wewenang
wewenang
Apakah organisasi telah mengidentifikasi fungsi2
dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan
efektivitas manajemen mutu ?
Apakah organisasi tekah mendefinisikan komposisi
dari manajemen puncak ?
Apakah struktur organisasi telah dibuat untuk
mengidentifikasi berbagai hubungan dan
keterkaitan fungsional ?
Apakah tanggungjawab dan wewenang telah
didefinisikan dan dikomunikasikan kepada mereka
yang terlibat dalam operasional SMM ?
5.5.2. Wakil manajemen
Apakah manajemen puncak telah menunjuk seorang
anggota manajemen, yang terlepas dari tanggung
jawab lainnya, harus memiliki tanggung jawab dan
wewenang, untuk :
(a) Mamastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan
dalam sistem manajemen mutu ditetapkan,
diterapkan dan dipelihara;
(b) Malapor kepada manajemen puncak atas kinerja
dari sistem manajemen mutu serta setiap
kebutuhan untuk peningkatan; dan
(c) Menjamin untuk memajukan kesadaran akan
persyaratan pelanggan kepada seluruh organisasi;
5.5.3. Komunikasi internal
Apakah manajemen puncak menjamin bahwa
proses2 komunikasi yang tepat telah ditetapkan
dalam organisasi ?
Apakah komunikasi tersebut berkaitan dengan
proses2 SMM beserta efektivitasnya.
5.6. Tinjauan manajemen
5.6.1. Umum
Apakah manajemen puncak meninjau ulang SMM
untuk memastikan kesinambungan kesesuaian,
kecukupan dan efektivitasnya ?
Apakah periode peninjauan telah direncanakan
dan ditetapkan ?
5.6.2. Masukan untuk tinjauan manajemen
Apakah masukan untuk tinjauan manajemen telah
memasukkan informasi tentang :
a) Hasil audit;
b) Umpan balik pelanggan;
c) Kinerja proses dan kesesuaian produk;
d) Status tindakan pencegahan dan perbaikan;
e) Tindak lanjut dari tinjauan manajemen
sebelumnya;
f) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem
manajemen mutu, dan;
g) Rekomendasi untuk peningkatan
5.6.3. Keluaran dari tinjauan manajemen
Apakah keluaran dari tinjauan manajemen telah
memasukkan setiap keputusan dan tindakan yang
berhubungan dengan :
(a) Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu
dan prosesnya;
(b) Peningkatan produk yang berhubungan dengan
persyaratan pelanggan;
(c) Kebutuhan sumber daya.
6. Pengelolaan sumber daya
6.1. Penyediaan sumber daya
Apakah organisasi telah menentukan dan menyediakan
sumberdaya yang dibutuhkan :
(a) untuk menerapkan dan memelihara sistem
manajemen mutu dan meningkatkan
efektivitasnya secara berkesimambungan dan ;
(b) untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
memenuhi persyaratan pelanggan;
6.2. Sumber daya manusia
6.2.1. Umum
Apakah personel yang bertanggungjawab untuk
melakukan pekerjaan yang mempengaruhi mutu
produk telah memiliki kompetensi berdasarkan :
o kesesuaian pendidikan dan pelatihan
o keahlian dan ketrampilan
o pengalaman.
6.2.2. Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
Apakah organisasi telah :
a) Menentukan kompetensi personel yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang
mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk;
b) Menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan
lain untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan;
c) Memastikan bahwa kompetensi yang diperlukan
telah tercapai;
d) Memastikan bahwa personel sadar akan relevansi
dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana
mereka berperan dalam pencapaian sasaran mutu;
dan
e) Memelihara rekaman pendidikan, pelatihan,
ketrampilan dan pengalaman yang sesuai (lihat
4.2.4).
6.3. Prasarana
Apakah organisasi telah menentukan, menyediakan
dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk
mencapai kesesuaian persyaratan produk, yang
mencakup:
a) Gedung, ruang kerja dan fasilitas terkait;
b) Peralatan proses (baik perangkat keras dan
perangkat lunak), dan;
c) Pelayanan pendukung (seperti transportasi,
komunikasi atau sistem informasi);
6.4. Lingkungan
Lingkungan kerja
Apakah lingkungan kerja yang sesuai untuk proses
operasional organisasi telah ditetapkan ?
Apakah organisasi telah menetapkan dan
mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk
mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk
?
7.0. Realisasi produk
produk
7.1. Perencanaan realisasi produk
Dalam perencanaan realisasi produk apakah organisasi
telah menetapkan hal-hal berikut :
a) Sasaran mutu dan persyaratan produk;
b) Kebutuhan untuk menetapkan proses,
dokumen, dan menyediakan sumber daya
yang spesifik untuk produk;
c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan,
pengukuran, inspeksi dan kegiatan pengujian
yang spesifik untuk produk dan kriteria
keberterimaan produk yang diperlukan.
d) Rekaman yang dibutuhkan untuk memberikan
bukti bahwa realisasi proses dan produk yang
dihasilkan memenuhi persyaratan (lihat
4.2.4).
Apakah perencanaan realisasi produk telah
konsisten dengan persyaratan2 lain dari SMM serta
telah didokumentasikan ?
Apakah ada klausul dalam bagian realisasi produk
(klausul 7.0) yang tidak dapat diterapkan
organisasi dan telah dipertimbangkan untuk
dikeluarkan serta telah dinyatakan dalam Manual
Mutu (4.2.2.)
7.2. Proses yang berkaitan dengan pelangan
7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Apakah organisasi telah menetapkan :
a) Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,
termasuk persyaratan untuk pengiriman dan
kegiatan pasca pengiriman,
b) Persyaratan yang tidak dinyatakan secara
khusus oleh pelanggan tetapi diperlukan
untuk tujuan yang ditentukan atau tujuan
penggunaan tertentu, bila diketahui;
c) Persyaratan undang-undang dan peraturan
dan yang berlaku terhadap produk, dan
d)Setiap persyaratan tambahan yang diangap
perlu bagi organisasi.
7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Apakah organisasi telah meninjau persyaratan yang
berhubungan dengan produk yang dilaksanakan
sebelum organisasi berjanji untuk memasok produk
kepada pelanggan ?
Apakah tahap2 peninjauan ulang, (seperti :
pengajuan tender, penerimaan kontrak atau order,
penerimaan perubahan kontrak atau order) telah
ditetapkan ?
Apakah proses peninjauan ulang telah menjamin
hal-hal berikut :
a) Persyaratan produk ditentukan dan
disefinisikan dengan tepat;
b) Dalam hal pelanggan memberikan
persyaratan yang tidak tertulis maka
persyaratan tersebut telah dikonfirmasi ulang
sebelum disepakati;
c) Jika persyaratan produk berubah, organisasi
harus memastikan bahwa dokumen yang
terkait telah diamandemen dan personel yang
terkait mengetahui perubahan persyaratan
yang dilakukan;
d) Organisasi mempunyai kemampuan dalam
memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
e) Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang
diperlukan dari tinjauan tersebut harus
dipelihara (lihat 4.2.4).
7.2.3 Komunikasi pelangan
Apakah organisasi telah menetapkan dan menerapkan
rencana yang efektif untuk melakukan komunikasi
dengan pelanggan, yang terkait dengan :
a) informasi produk,
b) permintaan, kontrak atau penanganan order,
termasuk perubahan, dan
c) umpan balik konsumen, termasuk keluhan
konsumen.
7.3. Desain dan pengembangan
7.3.1. Perencanaan desain dan pengembangan
Apakah organisasi telah merencanakan dan
mengendalikan desain dan pengembangan produk.
Selama desain dan perencanaan pengembangan,
apakah organisasi telah menetapkan:
a) tahap-tahap proses desain dan
pengembangan,
b) aktivitas peninjauan, verifikasi dan validasi
yang sesuai untuk setiap desain dan tahap
pengembangan, dan
c) tanggungjawab dan kewenangan untuk desain
dan pengembangan.
Apakah organisasi mengelola keterkaitan antar
bagian2 yang terlibat dalam aktivitas desain dan
pengembangan untuk menjamin efektivitas
komunikasi dan kejelasan tanggungjawab ?
Apakah output dari aktivitas perencanaan desain
dan pengembangan dipantau kemajuannya ?
7.3.2. Masukan desain dan pengembangan
Apakah input yang berkaitan dengan persyaratan2
produk telah ditentukan, didokumentasikan secara
tepat ?
Apakah masukan2 desain dan pengembangan ini
telah mencakup :
a) persyaratan kinerja dan fungsional
b) persyaratan undang-undang dan peraturan
yang berlaku,
c) bila dapat diterapkan, informasi yang
dihasilkan dari desain terdahulu yang serupa,
dan
d) persyaratan lain yang penting bagi desain dan
pengembangan.
e) Masukan ini harus ditinjau kecukupannya.
Apakah semua ketidaklengkapan, ketidakjelasan
atau persyaratan2 yang saling bertentangan telah
diidentifikasi selama peninjauan ulang ?
7.3.3. Keluaran desain dan
dan pengembangan
Apakah keluaran proses desain dan pengembangan
telah tersedia dalam bentuk yang sesuai agar dapat
dilakukan verifikasi terhadap masukan desain dan
pengembangan ?
Apakah semua dokumen output desain dan
pengembangan sudah mendapatkan persetujuan
sebelum diterbitkan.
Apakan output desain dan pengembangan telah
memperhatikan hal2 berikut :
a) Memenuhi persyaratan masukan desain dan
pengembangan;
b) Memberikan informasi yang sesuai untuk
keperluan pembelian, produksi dan
penyediaan pelayanan;
c) Mengandung atau menjadi acuan kriteria
keberterimaan produk; dan
d) Menjelaskan karakteristik produk yang
penting bagi penggunaan yang sesuai dan
aman.
7.3.4. Tinjauan desain dan pengembangan
Apakah organisasi telah menetapkan tahapan
peninjauan desain dan pengembangan yang
sistematik dan telah dilaksanakan sesuai pengaturan
yang telah direncanakan (lihat 7.3.1)
Apakah selama peninjauan ulang desain dan
pengembangan telah dilakukan :
a) evaluasi kemampuan hasil desain dan
pengembangan dalam memenuhi
persyaratan;
b) identifikasi setiap masalah dan tindakan yang
diperlukan.
Apakah personel yang terlibat dalam tinjauan ini
termasuk wakil dari fungsi2 yang terkait dengan
tahapan desain dan pengembangan yang ditinjau ?
Apakah rekaman hasil tinjauan dan setiap tindakan
yang diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4) ?
7.3.5. Verifikasi desain dan pengembangan
Apakah verifikasi desain dan pengembangan telah
dilakukan sesuai dengan pengaturan yang telah
direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa
keluaran desain dan pengembangan dapat
memenuhi persyaratan masukan desain dan
pengembangan.
Apakah rekaman hasil verifikasi dan setiap tindakan
yang diperlukan telah dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.6. Validasi desain dan pengembangan
Apakah validasi desain dan pengembangan yang
dilakukan sesuai dengan pengaturan yang telah
direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa
produk yang dihasilkan mampu memenuhi
persyaratan untuk penerapan tertentu atau sesuai
dengan tujuan kegunaannya ?
Apabila tidak mungkin melakukan validasi secara
penuh sebelum penyerahan produk, apakah
organisasi melakukan validasi parsial sesuai dengan
aturan yang ditetapkan ?
Apakah rekaman hasil validasi dan setiap tindakan
yang diperlukan telah dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.7. Pengendalian perubahan desain dandan pengembangan
Apakah organisasi memiliki proses untuk
mengendalikan perubahan desain dan
pengembangan ?
Apakah rekaman hasil pengendalian perubahan
desain dan pengembangan telah dipelihara ?
Apakah perubahan desain dan pengembangan
telah ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, sesuai
kebutuhan, dan disetujui sebelum diterapkan ?
Apakah tinjauan perubahan desain dan
pengembangan telah mencakup evaluasi dari
dampak perubahan terhadap bagian produk dan
produk yang telah dikirim ?
Apakah rekaman tinjauan hasil perubahan dan
tindakan yang diperlukan telah dipelihara ?(lihat
4.2.4).
7.4. Pembelian
7.4.1. Proses pembelian
Apakah organisasi mengendalikan proses pembelian
untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesaui
dengan persyaratan pembelian yang ditetapkan ?
Apakah organisasi telah mengevaluasi dan memilih
pemasok berdasarkan kemampuan nya untuk
memasok produk yang sesuai dengan persyaratan
organisasi ?
Apakah organisasi telah menetapkan criteria untuk
pemilihan, evaluasi dan evaluasi kembali telah
ditetapkan ?
Apakah rekaman hasil evaluasi dan setiap tindakan
yang diperlukan yang timbul dari hasil evaluasi
telah dipelihara ? (lihat 4.2.4).
7.4.2. Informasi pembelian
Apakah organisasi telah mendefinisikan informasi
penting dalam dokumen pembelian ?
Apakah dokumen pembelian berisi informasi yang
menggambarkan produk yang dibeli, termasuk :
a) Persyaratan untuk persetujuan produk,
prosedur, proses, dan peralatan;
b) Persyaratan untuk kualifikasi personel, dan;
c) Persyaratan sistem manajemen mutu.
Apakah organisasi telah menetapkan kecukupan
persyaratan yang ditetapkan sebelum disampaikan
kepada pemasok ?
7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli
menerapkan inspeksi atau kegiatan lain yang
diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang
dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang
ditentukan ?
Bilamana organisasi atau pelanggannya bermaksud
untuk melakukan verifikasi ditempat pemasok,
apakah organisasi telah menyatakan susunan
verifikasi yang diinginkan serta metode pelepasan
produk dalam informasi pembelian ?
7.5. Produsi dan penyediaan jasa
7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
melaksanakan produksi dan pelayanan pada kondisi
yang dikendalikan, seperti :
a) Ketersediaan informasi yang menggambarkan
karakteristik produk;
b) Ketersediaan instruksi kerja, jika diperlukan;
c) Penggunaan peralatan yang sesuai;
d) Ketersediaan dan penggunaan peralatan
pemantauan dan pengukuran;
e) Penerapan pemantauan dan pengukuran,
dan;
f) Penerapan proses-proses pelepasan
pengiriman dan setelah pengiriman.
7.5.2. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
Apakah organisasi telah memvalidasi setiap proses
untuk produksi dan penyediaan pelayanan dimana
keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi
melalui pemantauan dan pengukuran pada tahap
berikutnya ?
Apakah validasi telah menunjukkan kemampuan
proses untuk mencapai hasil yang telah
direncanakan.
Apakah organisasi telah menetapkan pengaturan
untuk proses ini, termasuk :
a) Kriteria tertentu yang ditetapkan untuk
peninjauan dan persetujuan proses;
b) Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel;
c) Penggunaan metode dan prosedur tertentu;
d) Persyaratan untuk rekaman (lihat 4.2.4); dan
e) Validasi ulang.
7.5.3. Identifikasi dan mampu telusur
Apakah organisasi telah mengidentifikasi produk
dengan cara yang sesuai pada keseluruhan tahapan
realisasi produk.
Apakah organisasi telah mengidentifikasi status
produk yang terkait dengan persyaratan
pemantauan dan pengukuran pada keseluruhan
tahapan realisasi produk.
Apakah organisasi mengendalikan dan mencatat
identifikasi yang unik dari produk, jika mampu
telusur merupakan persyaratan yang ditetapkan,
(lihat 4.2.4)
7.5.4. Milik pelanggan
Apakah organisasi telah peduli dengan hak milik
pelanggan selama hal tersebut berada di bawah
pengawasan organisasi atau sedang digunakan oleh
organisasi ?
Apakah organisasi telah mengidentifikasi,
memverifikasi, melindungi dan memelihara milik
pelanggan jika tidak digunakan atau digabungkan
dengan produk ?
Apakah organisasi telah melaporkan hal tersebut
kepada pelanggan, jika ada milik pelanggan yang
hilang, rusak atau ditemukan tidak bisa digunakan ?
Apakah organisasi telah memelihara rekaman (lihat
4.2.4).
7.5.5. Preservasi produk
Apakah organisasi telah menetapkan metode dan
pengendalian untuk menjaga produk selama proses
internal dan penyerahan pada tujuan yang
dikehendaki ?
Apakah metode preservasi ini termasuk identifikasi,
penanganan, pengemasan, penyimpanan dan
perlindungan ?
Apakah preservasi ini juga diterapkan pada bagian-
bagian pokok dari suatu produk ?
7.6. Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran
Apakah organisasi telah menetapkan pemantauan
dan pengukuran yang dilakukan dan peralatan
pemantauan dan pengukuran yang diperlukan
untuk memberikan bukti kesesuaian produk
terhadap persyaratan yang telah ditetapkan ?
Apakah organisasi telah menetapkan proses untuk
menjamin bahwa pemantauan dan pengukuran
dapat dilakukan dan dilakukan secara konsisten dan
sesuai dengan persyaratan pemantauan dan
pengukuran ?
Apabila diterapkan, apakah peralatan pengukuran
dan pemantauan itu :
a) Dikalibrasi dan/ atau diverifikasi atau
keduanya, pada jangka waktu tertentu, atau
sebelum digunakan, terhadap standar
pengukuran yang dapat ditelusuri kepada
standar pengukuran internasional atau
nasional; jika tidak ada standar yang sesuai,
dasar penggunaan kalibrasi atau verifikasi harus
dicatat (lihat 4.2.4).
b) Disetel atau disetel ulang sesuai kebutuhan;
c) Harus diidentifikasi untuk menunjukkan status
kalibrasinya
d) Dijaga dari penyetelan yang dapat
mengakibatkan hasil pengukuran yang tidak
benar
e) Dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu
selama penanganan, pemeliharaan, dan
penyimpanan;
Apakah perangkat lunak (software) yang digunakan
untuk pengukuran dan pemantauan telah divalidasi
sebelum digunakan ?
8. Pengukuran,
Pengukuran, analisis dan perbaikan
8.1. Umum
menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis dan
proses peningkatan yang diperlukan ?
Apakah organisasi telah menetapkan proses2 untuk
aktivitas pengukuran dan pemantauan untuk :
a) menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan
produk,
b) memastikan kesesuaian dari sistem manajemen
mutu, dan
c) secara berkesinambungan meningkatkan
efektivitas sistem manajemen mutu;
d) menentukan metode yang sesuai, termasuk
teknik statistik dan tingkat penggunaannya.
8.2. Pemantauan dan pengukuran
8.2.1. Kepuasan pelanggan
Apakah organisasi telah menetapkan metode untuk
memantau informasi yang berkaitan dengan
persepsi atau kepuasan pelanggan ?
Apakah informasi yang dipantau itu merupakau
ukuran kinerja SMM organisasi?
8.2.2. Audit internal
Apakah organisasi telah melaksanakan audit internal
pada interval waktu yang telah direncanakan untuk
menetukan apakah sistem manajemen mutu :
a) Sesuai dengan susunan yang telah
direncanakan (lihat 7.1), persyaratan standar
internasional ini dan persyaratan sistem
manajemen mutu yang ditetapkan oleh
organisasi, dan
b) Diterapkan secara efektif dan dipelihara;
Apakah organisasi telah menetapkan prosedur
terdokumentasi untuk menentukan tanggungjawab
dan persyaratan pelaksanaan audit dan penetapan
rekaman dan pelaporan hasilnya ?
Apakah program audit telah direncanakan, dengan
mempertimbangkan status dan pentingnya proses
serta area yang diaudit dan hasil audit sebelumnya.
Apakah kriteri audit, ruang lingkup, frekuensi dan
metode audit telah ditetapkan.
Apakah pemilihan auditor dan pelaksanaan audit
telah menjamin obyektifitas dan independensi
proses audit.
Apakah manajemen yang bertanggungjawab atas
area yang diaudit telah melakukan tindakan koreksi
yang diperlukan atas semua temuan audit ?
Apakah kegiatan tindak lanjut telah mencakup
verifikasi atas tindakan yang telah diambil dan
melaporkan hasil verifikasiya (lihat 8.5.2).
Apakah rekaman audit dan hasilnya telah dipelihara
(lihat 4.2.4)
8.2.3. Pemantauan dan pengukuran
pengukuran proses
Apakah organisasi telah menerapkan metode yang
tepat untuk pemantauan dan pengukuran terhadap
proses-proses sistem manajemen mutu. ?
Apakah metode ini telah sesuai dengan proses-
proses dalam mencapai hasil yang direncanakan ?
Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, apakah
telah dilakukan tindakan perbaikan ?
8.2.4. Pemantauan dan pengukuran prduk
Apakah rganisasi telah memantau dan mengukur
karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa
persyaratan produk telah dipenuhi ?
Apakah aktivitas pemantauan dan pengukuran
tersebut dilaksanakan pada tahapan yang sesuai
dalam proses realisasi produk berdasarkan
pengaturan yang telah direncanakan ? (lihat 7.1).
Apakah bukti kesesuaian dengan kriteria
keberterimaan telah dipelihara.
Apakah rekaman tersebut telah menunjukkan
personel yang berwenang untuk melepas produk
kepada pelangan ? (lihat 4.2.4).
Apakah pelepasan produk dan penyampaian
pelayanan kepada pelanggan dilakukan setelah
pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1) secara
lengkap telah memuaskan, kecuali jika telah
disetujui oleh yang berwenang, dan oleh pelanggan
jika dapat diterapkan.
8.3. Pengendalian produk yang tidak sesuai
Apakah organisasi telah memastikan bahwa produk
yang tidak memenuhi persyaratan diidentifikasi dan
dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau
pengiriman yang tidak diharapkan.
Apakah prosedur terdokumentasi telah ditetapkan
untuk menentukan pengendalian dan tanggung
jawab serta wewenang yang berkaitan dengan
produk yang tidak sesuai.
Apakah organisasi telah menangani produk yang
tidak sesuai dengan salah satu atau beberapa cara
sebagi berikut :
a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan;
b) Pengesahan penggunaannya, pelepasan atau
penerimaan dengan konsesi oleh pihak yang
berwenang, dan oleh pelanggan jika
mungkin, dan
c) Mengambil tindakan untuk menghindari
tujuan penggunaan awal atau penerapannya.
d) Mengambil tindakan yang sesuai terhadap
terjadinya pengaruh atau kemungkinan
pengaruh dari ketidaksesuaian bila produk
yang tidak sesuai ditemukan setelah
pengiriman atau sudah mulai digunakan.
Jika produk tidak sesuai diperbaiki, apakah
organisasi telah melakukan verifikasi ulang untuk
menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan.
Apakah rekaman mengenai sifat ketidaksesuaian
dan tindak lanjut yang telah diambil, termasuk
konsesi yang diperoleh harus dipelihara (lihat
4.2.4).
8.4. Analisa data
Apakah organisasi telah menentukan,
mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai
untuk menunjukkan kesesuaian dan efektivitas dari
sistem manajemen mutu dan untuk mengevaluasi
dimana peningkatan efektivitas sistem manajemen
mutu yang berkesinambungan dapat dilakukan.
Apakah analisa ini telah mencakup data yang
dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta
dari sumber lainnya yang relevan ?
Apakah analisa data telah menyediakan informasi
yang berkaitan dengan :
a) Kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1).
b) Kesesuaian terhadap persyaratan produk (lihat
7.2.1)
c) Karakteristik dan kecenderungan dari proses-
proses serta produk termasuk peluang untuk
melakukan tindakan pencegahan
d) Para pemasok.
8.5. Perbaikan
8.5.1. Perbaikan berkesinambungan
mengelola proses2 yang diperlukan untuk secara
terus-menerus meningkatkan efektivitas SMM-nya ?
Apakah organisasi menggunakan informasi seperti :
kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa
data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta
tinjauan manajemen untuk melakukan untuk
meningkatkan efektivitas SMM-nya ?
Apakah ada bukti obyektif yang menunjukkan
keterlibatan manajemen puncak dalam continuous
improvement ?
8.5.2. Tindakan korektif
Apakah organisasi telah melakukan tindakan
korektif untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian dan untuk untuk mencegah
terulangnya kejadian yang sama ?
Apakah tindakan korektif yang diambil telah sesuai
dengan dampak masalah yang dihadapi ?
Apakah prosedur terdokumentasi telah ditetapkan
untuk:
a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan
pelanggan),
b) Menentukan penyebab ketidaksesuaian,
c) Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk
memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan
terulang,
d) Menentukan dan pelaksanaan tindakan yang
diperlukan
e) Mencatat hasil tindakan yang dilakukan (lihat
4.2.4) dan
f) Meninjau tindakan perbaikan yang telah
dilakukan.
Apakah organisasi telah mendokumentasi kan
tindakan korektif yang diambil dan mengevaluasi
hasilnya ?
8.5.3. Tindakan pencegahan
Apakah organisasi telah menetapkan tindakan
untuk menghilangkan potensi penyebab
ketidaksesuaian sehingga dapat dicegah
terulangnya kejadian.
Apakah tindakan pencegahan yang diambil telah
sesuai dengan dampak masalah yang potensial.
Apakah organisasi memiliki prosedur
terdokumentasi untuk:
a) Menentuan ketidaksesuaian yang potensial
dan penyebabnya
b) Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk
mencegah terjadinya ketidaksesuaian.
c) Menentukan dan melaksanakan tindakan
yang diperlukan,
d) Mencatat hasil dari tindakan yang dilakukan
(lihat 4.2.4), dan
e) Meninjau tindakan pencegahan yang telah
dilakukan.
B. Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004)
Klausul Daftar Pertanyaan
4 Sistem Manajemen Lingkungan

4.1 Persyaratan
Persyarata n Umum
Apakah organisasi menetapkan dan
mendokumentasikan system manajemen
lingkungan sesuai dengan persyaratan ISO
14001:2004?
Apakah organisasi menerapkan dan memelihara
sistem manajemen lingkungan serta terus
meningkatkan keefektifannya?
Apakah organisasi menyusun dan memelihara
pedoman lingkungan?
Apakah pedoman lingkungan memuat ruang
lingkup sistem manajemen lingkungan lengkap
dengan penjelasan tentang persyaratan yang tidak
diterapkan?
Apakah komitmen manajemen dalam
mengembangkan system manajemen lingkungan,
dengan.....
memberikan informasi dalam organisasi
bahwa pemenuhan peraturan perundang-
undangan, pencegahan pencemaran adalah
hal penting bagi organisasi?
menetapkan kebijakan lingkungan?
memastikan penetapan sasaran lingkungan?
mengadakan tinjauan manajemen?
menjamin tersedianya sumber daya yang
memadai?
4.2 Kebijakan Lingkungan
Apakah pimpinan puncak memastikan bahwa
kebijakan lingkungan:
sesuai dengan tujuan organisasi?
merefleksikan komitmen untuk memenuhi
peraturan perundangan, pencegahan
pencemaran dan perbaikan berkelanjutan?
menyediakan kerangka penetapan serta
peninjauan sasaran lingkungan?
disosialisasikan dan dipahami dalam
organisasi?
ditinjau dari tingkat kesesuaiannya secara
kontinyu?
4.3.1 Aspek Dampak
Dampak Lingkungan
Apakah prosedur terdokumentasi untuk
menidentifikasi aspek dampak penting lingkungan
telah ditetapkan?
Apakah aspek dampak telah diidentifikasi
diseluruh bagian organisaasi?
Apakah dalam menilai aspek dampak melibatkan
kajian terhadap peraturan perunudangan?
Apakah telah dilakukan pengendalian terhadap
aspek dampak penting lingkungan?
4.3.2 Peraturan Perundangan & Persyaratan Lainnya
mengidentifikasi peraturan perundangan
lingkungan yang relevan dan persyaratan lainnya
telah ditetapkan?
Apakah peraturan perundangan yang relevan telah
diidentifikasi?
Apakah peraturan perundangan telah
diperbaharui?
4.3.3 Tujuan, Sasaran, Program Lingkungan
Apakah organisasi telah menetapkan program
lingkungan yang sesuai dengan kebijakan
lingkungan?
Bagaimana pengukuran pencapaian program
lingkungan yang ditetapkan terkait dengan
pencegahan pencemaran, taat peraturan
perundangan dan perbaikan berkelanjutan?
4.4 Penerapan dan Operasi
4.4.1 Sumber Daya, peran,
peran, tanggungjawab dan kewenangan
Apakah organisasi telah menetapkan struktur
oragnisasi, uraian tugas dan tanggungjawab yang
berkaitan dengan program lingkungan?
Apakah organisasi mengidentifikasi dan
menyediakan sumber daya yang cukup untuk
menerapkan dan memelihara dan sekaligus
meningkatkan sistem manajemen lingkungan
yang efektif?
Apakah manajemen puncak menetapkan tanggung
jawab dan wewenang serta mensosialisasikannya
dalam organisasi?
Apakah pimpinan perusahaan menunjuk seorang
anggota dari jajaran manajemennya yang
mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk
.....
menjamin bahwa sistem manajemen
lingkungan ditetapkan, dijalankan,dan
dipelihara dengan baik?
melaporkan kinerja sistem manajemen
lingkungan kepada pimpinan perusahaan
lengkap dengan upaya-upaya perbaikannya?
meningkatkan kesadaran personil terhadap
peningkatan system manajemen lingkungan?
4.4.2 Kemampuan, Kesadaran, dan Pelatihan
Apakah organisasi menetapkan prosedur
terdokumentasi untuk memastikan bahwa personel
yang terlibat dengan lingkungan telah memahami
pentingnya tugas dan tanggungjwab terhadap
lingkungan?
Apakah personil yang pekerjaannya
mempengaruhi lingkungan memiliki kompetensi
sesuai dengan pendidikan, pelatihan,
keterampilan, dan pengalamannya?
Apakah organisasi menetapkan kompetensi
personil yang pekerjaannya mempengaruhi
lingkungan?
Apakah organisasi menyelenggarakan pelatihan
secara teratur untuk memenuhi kompetensi yang
dibutuhkan personil?
Apakah organisasi mengevaluasi efektifitas
kegiatan yang dilakukan?
Apakah organisasi memastikan bahwa personil
memahami pentingnya kegiatan mereka terhadap
lingkungan dan mengetahui bagaimana mereka
mencapai sasaran-sasaran yang dibebankan
kepadanya?
Apakah organisasi menyimpan dan memelihara
data personil, seperti pendidikan, pelatihan,
keterampilan dan pengalaman?
Apakah organisasi merancang untuk
mengembangkan kompetensi personel yang
terlibat dengan lingkungan?
4.4.3 Komunikasi
Apakah organisasi telah menetapakan prosedur
terdokumentasi untuk memastikan komunikasi
dengan pihak terkait (internal dan eksternal)?
Apakah pimpinan perusahaan memastikan bahwa
lalu lintas komunikasi dalam organisasi (intern)
sudah memadai?
Apakah pimpinan perusahaan menjamin bahwa
komunikasi intern mencukupi untuk hal-hal yang
berkaitan dengan sistem manajemen lingkungan?
4.4.4 Dokumentasi
Apakah dokumen-dokumen yang disyaratkan
sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004
dikendalikan?
Apakah dokumen lingkungan meliputi: kebijakan
lingkungan, program dan sasaran lingkungan,
aspek dampak penting lingkungan, struktur
organisasi, tanggap darurat, tugas dan
tanggungjawab personel?
Apakah pengendalian catatan lingkungan
mengikuti persyaratan klausul 4.5.4?
4.4.5 Pengendalian Dokumen
mengendalikan prosedur, intruksi kerja dan
rekaman telah ditetapkan?
Apakah dokumen yang diperlukan mudah
ditemukan, revisi yang terakhir, mudah ditelusuri?
Apakah dokumen diatur sistem pengendaliannya
dalam suatu prosedur terdokumentasi untuk
meninjau dan menyetujui dokumen sebelum
menerbitkannya?
mengkaji dokumen dan merevisi dokumen
yang disesuaikan dengan kebutuhan, serta
menyetujui kembali bila sejumlah perubahan
dibuat?
mengidentifikasi setiap perubahan dokumen,
termasuk status revisinya, untuk menghindari
penggunaan dokumen yang tidak
dimaksudkan?
menjamin versi yang terbaru pada dokumen
yang berlaku yang berada di setiap tempat
yang dapat diakses secara mudah oleh setiap
pemakai?
memastikan dokumen mudah dibaca dan
mudah dikenali?
dipastikan bahwa dokumen yang tidak
berlaku lagi (kedaluarsa) dicegah
penggunaannya dan diberi tanda bila masih
diperlukan untuk maksud tertentu?
4.4.6 Pengendalian Operasional
Apakah prosedur pengendalian operasional yang
terkait dengan sistem manajemen lingkungan telah
ditetapkan? meliputi
pengendalian limbah (gas, udara, air, B3,
dsb)?
pengendalian pencemaran lingkungan?
tanggap darurat?
penaatan terhadap peraturan perundangan?
kontrak dengan pemasok (supplier, vendor)
Apakah dilakukan pemantauan dan pengelolaan
limbah hasil proses kegiatan organisasi?
Apakah tempat penyimpanan bahan kimia dan
limbah B3 telah diberi label dan simbol?
4.4.7 Kesiagaan dan Tanggap Darurat
terdokumentasi untuk mengidentifikasi kondisi
yang berpotensi menimbulkan dampak negatif
terhadap lingkungan?
Apakah secara berkala dilakukan latihan kesiagaan
dan tanggap darurat?
Apakah tersedia informasi mengenai bahan
berbahaya dan beracun yang terkini?
Apakah dilakukan pemeriksaan dan perawatan
secara berkala terhadap peralatan kesiagaan dan
tanggap darurat?
4.5 Pemeriksaan
4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran
terdokumentasi untuk memantau dan mengukur
karakteristik pokok operasional yang dapat
menimbulkan dampak negatip lingkungan?
Apakah peralatan pemantauan dan pengukuran
dikalibrasi?
Apakah pemantauan dan pengukuran meliputi.....
limbah cair?
limbah emisi gas buang?
lingkungan kerja (kebisingan, pencahayaan)?
pencapaian program lingkungan?
penggunaan energi?
pengurangan CFC?
pembuangan limbah B3
4.5.2 Evaluasi Penaatan
terdokumentasi untuk mengevaluasi penaatan
terhadap peraturan perundangan lingkungan?
Apakah evaluasi penataatan peraturan lingkungan
dilakukan yang meliputi.....
Limbah cair?
Emisi gas buang?
Limbah B3?
Perijinan yang ditetapkan?
Laporan laporan yang dipersyaratkan?
4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan
Apakah organisasi terus melakukan upaya untuk
mewujudkan sistem manajemen lingkungan yang
efektif berlandaskan kebijakan lingkungan, sasaran
lingkungan, hasil audit, hasil analisa data, tindakan
koreksi dan pencegahan, serta hasil tinjauan
manajemen?
Apakah organisasi mengambil tindakan untuk
mengatasi sebab-sebab masalah agar masalah tidak
terulang kembali?
Apakah tindakan koreksi yang diambil tepat pada
sumber permasalahannya?
Apakah prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk

menyelidiki sebab-sebab masalah?
menetapkan langkah-langkah dalam
mengantisipasi timbulnya kesalahan yang
sama?
menentukan dan mengambil tindakan yang
tepat?
mendokumentasikan tindakan yang diambil?
mengkaji ulang tindakan koreksi yang
diambil?
Apakah organisasi mengambil tindakan untuk
mengatasi sebab-sebab masalah yang mungkin
timbul agar masalah tidak berulang?
Apakah tindakan pencegahan yang diambil tepat
pada dampak yang berpotensi pada sumber
permasalahan?
Apakah prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk

menyelidiki masalah yang berpotensi termasuk
sumber-sumber permasalahannya?
menetapkan langkah-langkah untuk mengantisipasi
kesalahan yang sama?
menentukan dan mengambil tindakan yang perlu?
mendokumentasikan setiap hasil tindakan yang
diambil?
mengkaji ulang tindakan pencegahan yang
diambil?
4.5.4 Pengendalian Rekaman
Apakah setiap catatan yang memberi bukti-bukti
pemenuhan persyaratan dan penerapan sistem
manajemen lingkungan yang efektif ditetapkan
dan dipelihara?
Apakah catatan mudah dibaca, mudah dikenali,
dan mudah dicari?
Apakah sistem pengendalian catatan diatur dalam
suatu prosedur terdokumentasi untuk diterapkan
pada pekerjaan identifikasi, penyimpanan,
pemeliharaan, pecarian kembali, masa
penyimpanan, dan penyingkiran?
4.5.5 Internal Audit
Apakah organisasi mengadakan audit internal pada
selang waktu yang ditentukan untuk menilai
apakah sistem manajemen lingkungan
diterapkan sesuai dengan rencana yang
ditetapkan, diterapkan sesuai dengan
persyaratan ISO 14001:2004 dan system
manajemen lingkungan yang ditetapkan oleh
organisasi?
dijalankan dan dipelihara dengan baik?
Apakah suatu rencana dibuat untuk menjalankan
program audit?
Apakah kondisi suatu proses atau bagian-bagian
yang harus diaudit merupakan bahan
pertimbangan dalam penyusunan program audit?
Apakah agenda program audit meliputi hasil audit
yang lalu?
Apakah kriteria audit meliputi lingkup audit,
frekuensi audit, dan metode audit?
Apakah pemilihan auditor didasarkan pada
obyektifitas dan independensinya. Penilai
(Auditor) tidak boleh mengaudit bagian yang
menjadi tanggung jawabnya?
Apakah tindaklanjuti hasil audit menyertakan
verifikasi tindak lanjut yang diambil lengkap
dengan hasil verifikasinya?
4.6 Tinjauan Manajemen
Apakah sistem manajemen lingkungan ditinjau
secara berkala oleh pimpinan perusahaan dari segi
keberlangsungan, kesesuaian, dan keefektifannya?
Apakah hasil tinjauan manajemen
didokumentasikan, dan dipelihara dengan baik?
Apakah masukan tinjauan manajemen meliputi
hasil audit?
komunikasi dengan pihak eksternal, termasuk
keluhan?
kinerja lingkungan organisasi?
status tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan?
tindakan yang diambil sebagai tanggapan hasil
audit sebelumnya?
perubahan-perubahan yang dapat
mempengaruhi kinerja sistem manajemen
lingkungan organisasi?
saran-saran perbaikan yang diusulkan?
Apakah tinjauan ini memungkinkan adanya upaya-
upaya perbaikan dan perubahan terhadap sistem
manajemen lingkungan, kebijakan lingkungan, dan
sasaran lingkungan?
Mengadakan perbaikan sehingga proses-proses
sistem manajemen lingkungan organisasi berjalan
efektif?
C. Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (OHSAS

18001:2007)
4.1 PERSYARATAN UMUM
Apakah organisasi sudah memiliki system OH&S
atau K3?
4.2 KEBIJAKAN K3
Apakah telah Kebijakan K3 yang terdokumentasi,
diterapkan dan dipelihara ?
Apakah kebijakan K3 yang ditetapkan telah sesuai
dengan sifat alamiah, skala resiko-resiko K3 di
perusahaan ?
Apakah dalam kebijakan K3 tercakup pula
komitmen untuk mencegah cidera dan gangguan
kesehatan dan perbaikan secara terus-menerus
terhadap kinerja K3 ?
Mencakup komitmen untuk memenuhi undang-
undang dan peraturan tentang K3 dan persyaratan
lain yang berkaitan dengan organisasi ?
Apakah ada pemastian bahwa kebijakan K3 yang
telah ditetapkan dapat dimengerti, diterapkan,
dipelihara diseluruh jajaran perusahaan dan selalu
tersedia bagi pihak-pihak yang berkepentingan ?
Apakah ada sistem untuk mengkomunikasikan
kebijakan K3 ke seluruh karyawan ?
Apakah ada pemastian bahwa kebijakan K3
direview secara periodik untuk memastikan bahwa
kebijakan tersebut masih relevan dan sesuai dengan
perusahaan
4.3 PERENCANAAN
4.3.1 Perencanaan identifikasi bahaya, penilaian dan
pengendalian resiko
Apakah telah ada dan dilaksanakan suatu prosedur
untuk mengidentifikasi bahaya yang potensial dan
penilaian resiko yang mencakup :
a. kegiatan rutin dan non-rutin;
b. aktivitas semua personal disetiap area kerja
(termasuk subkontraktor dan tamu) ?
c. perilaku manusia, kemampuan dan faktor manusia
lainnya ?
d. identifikasi bahaya di luar area kerja yang dapat
mempengaruhi K3 personal yang berada di bawah
pengendalian organisasi ?
e. bahaya di sekitar tempat kerja akibat adanya
aktivitas kerja di bawah kendali organisasi?
f. infrastruktur, peralatan dan material di tempat kerja,
baik yang disediakan organisasi maupun pihak lain;
g. perubahan atau usulan perubahan di organisasi,
aktivitas atau material
h. modifikasi terhadap SMK3, termasuk perubahan
sementara dan pengaruhnya terhadap operasi, proses
dan aktivitas;
i. tiap persyaratan perundangan yang dapat diterapkan
berkaitan dengan penilaian dan pengendalian resiko;
desain area kerja, proses, instalasi, mesin / peralatan
prosedur operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasi
terhadap kemampuan manusia.
Apakah ada pemastian bahwa hasil dari identifikasi
bahaya potensial dan penilaian resiko telah
dipertimbangkan dalam penyusunan tujuan K3 ?
Apakah metodologi untuk mengidentifikasi bahaya
potensial dan penilaian resiko sudah :
mempunyai batasan ruang lingkup, skala alamiah
dan waktu untuk memastikan bahwa sifat proatif
lebih baik dari reaktif
menyediakan identifikasi, prioritas, dan
dokumentasi resiko, dan penerapan pengendalian
yang sesuai
Jika terjadi perubahan di tempat kerja apakah
organisasi telah mengidentifikasi bahaya dan resiko
terkait dengan perubahan tersebut, SMK3 nya atau
aktivitasnya, sebelum melakukan perubahan ?
Apakah hasil penilaian tersebut dipertimbangkan
dalam menentukan pengendalian
Saat menentukan pengendalian, atau merubah
pengendalian yang sudah ada, apakah
pertimbangan mengurangi resiko berdasarkan
urutan berikut ;
a. eliminasi
b. substitusi
c. pengendalian rekayasa
d. rambu/peringatan atau pengendalian
administratif
e. alat pelindung diri
Apakah dokumentasi hasil identifikasi bahaya dan
pengendalian resiko dipelihara dan diperbaharui ?
4.3.2 PERSYARATAN HUKUM DAN PERSYARATAN
LAINNYA
Apakah telah ada prosedur untuk mengidentifikasi
dan kemampuan untuk mendapatkan persyaratan-
persyaratan K3 dan persyaratan lainnya (seperti
kebijakan perusahaan induk, ketentuan asosiasi,
perjanjian dengan pihak terkait, dll.) yang berlaku ?
Apakah persyaratan hukum dan lainnya yang
terkait dengan kegiatan perusahaan
dipertimbangkan pada saat menetapkan,
menerapkan dan memelihara SMK3 nya ?
Apakah organisasi sudah mengkomunikasikan
tentang peraturan dan persyaratan lainnya ke
seluruh karyawannya serta pihak-pihak
berkepentingan lainnya ?
Apakah informasi yang didapat selalu diperbaharui
?
4.3.3 SASARAN DAN PROGRAM
Apakah telah ada tujuan perusahaan yang
terdokumentasi pada setiap fungsi dan level di
dalam organisasi ?
Apakah dalam membuat dan mengkaji tujuannya
telah dipertimbangkan faktor-faktor :
peraturan-peraturan dan persyaratan lainnya;
Bahaya dan resiko K3;
Pilihan-pilihan teknologi yang ada dan
pertimbangan faktor, persyaratan-persyaratan
operasional dan bisnis;
Pandangan-pandangan dari pihak-pihak yang
terkait.
Apakah tujuan-tujuan telah konsisten dengan
kebijakan K3, dan tercakup pula komitmen untuk
melakukan perbaikan secara terus menerus ?
Apakah setiap tujuan telah dibuatkan programnya ?
Apakah telah dibuat program untuk semua fungsi
dan level yang relevan ?
Apakah didalam program-program tersebut
terdapat :
a. Penentuan tanggung jawab untuk pencapaian tujuan
pada tiap-tiap fungsi dan level yang relevan dalam
organisasi; dan
b. Penentuan cara dan batasan waktu dalam
pencapaiannya ?
Apakah program K3 direview secara periodik
dengan interval waktu yang direncanakan dimana
organisasi memastikan bahwa setiap ada proyek
pengembangan baru dan sesuatu yang baru atau
merupakan modifikasi aktifitas-aktifitas, produk-
produk, ataupun jasa-jasa akan diterapkan
program-program K3 yang relevan ?
4.4 IMPLEMENTASI DAN OPERASI
4.4.1 SUMBERDAYA, PERAN, TANGGUNG JAWAB,
AKUNTABILITAS DAN OTORITAS
Apakah peranan, pembagian tanggung jawab dan
wewenang telah dibentuk, terdifinisi,
terdokumentasi,, dikomunikasikan dan telah
diverifikasi kegiatannya yang mempunyai dampak
resiko K3 terhadap kegiatan perusahaan, fasilitas
dan proses ?
Apakah organisasi telah menyediakan sumberdaya
yang penting (sumberdaya manusia dan tenaga ahli,
teknoogi dan keuangan) untuk menerapkan,
mengendalikan dan memperbaiki sistem
manajemen K3 ?
Apakah pimpinan organisasi tertinggi telah
menunjuk wakil manajemen yang memiliki
peranan, tanggung jawab dan wewenang untuk :
menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem
manajemen K3 telah dibuat, diterapkan, dan
dipelihara sesuai spesifikasi OHSAS
Melaporkan unjuk-kerja sistem manajemen K3
kepada manajemen puncak untuk dikaji dan
sebagai dasar untuk penyempurnaan sistem
manajemen K3 ?
4.4.2 KOMPETENSI, PELATIHAN DAN KEPEDULIAN
Apakah organisasi telah memastikan bahwa semua
personil yang pekerjaannya dapat menimbulkan
dampak K3 di tempat kerja telah memperoleh
pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman yang
memadai ?
Apakah telah ada prosedur untuk membuat
karyawan atau anggotanya pada setiap fungsi dan
tingkat menyadari akan :
pentingnya kesesuaian dengan kebijakan dan
prosedur K3 dan dengan persyaratan sistem
manajemen K3 ?
dampak-dampak K3 yang cukup berarti, nyata
atau berpotensi, dari kegiatan kerjanya dan
keuntungan-keuntungan K3 dari unjuk kerja
pribadi yang bertambah baik ?
Peranan dan tanggung jawabnya dalam
mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan
prosedur K3 dan dengan persyaratan-
persyaratan sistem manajemen K3 termasuk
persyaratan-persyaratan kesiapan dan tanggap
terhadap keadaan darurat ?
Konsekuensi dari penyimpangan yang potensial
terhadap prosedur operasi yang ditentukan ?
Prosedur pelatihan harus mencakup di semua
tingkatan sesuai dengan tanggung jawab,
kemampuan dan latar belakang pendidikan dan
resiko.
4.4.3 KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN KONSULTASI
4.4.3.1 Komunikasi
Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan

dan memelihara prosedur untuk :
a. Komunikasi internal pada berbagai tingkatan dan
fungsi di organisasi ?
b. Komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung
lainnya di tempat kerja
c. Menerima, mendokumentasikan dan menanggapi
komunikasi dari pihak eksternal ?
4.4.3.2 Partisipasi dan Konsultasi
a. Keterlibatan karyawan dalam hal :
Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan
penetapan pengendalian;
Penyelidikan insiden;
Pengembangan dan peninjauan Kebijakan dan
Sasaran K3;
Konsultasi jika terdapat perubahan yang
berpengaruh terhadap K3 mereka ?
Perwakilan dalam masalah-masalah K3
4.4.4 DOKUMENTASI
Apakah dokumentasi SMK3 telah mencakup :
a. Kebijakan dan tujuan K3;
b. Penjelasan ruang lingkup SMK3;
c. Penjelasan tentang elemen-elemen SMK3 dan
interaksinya, serta acuan terhadap dokumen terkait;
d. Dokumen, termasuk catatan yang dipersyaratkan
standar OHSAS ini; dan
e. Dokumen, termasuk catatan yang diperlukan oleh
organisasi untuk menjamin efektivitas perencanaan,
operasional dan pengendalian proses terkait dengan
resiko K3 nya
4.4.5 PENGENDALIAN DOKUMEN
Apakah organisasi telah membuat dan memelihara
prosedur untuk :
a. Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum
diterbitkan ?
b. Ditinjau dan diperbaharui seperlunya dan
persetujuan ulang dokumen ?
c. Memastikan bahwa perubahan dan status terkini
dokumen diidentifikasi ?
d. Memastikan bahwa versi relevan dokumen yang
berlaku terdapat pada lokasi yang memerlukan ?
e. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca
dan dapat diidentifikasi ?
f. Memastikan bahwa dokumen eksternal yang
diperlukan organisasi dalam perencanaan dan
penerapan SMK3 diidentifikasi dan terdistribusi
secara terkendali /
g. Mencegah pemakaian tidak sengaja dokumen
kadaluarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai
jika mereka dipertahankan dengan tujuan apapun ?
4.4.6
4.4.6 PENGENDALIAN OPERASIONAL
Apakah organisasi telah mengidentifikasi operasi
dan kegiatan yang berkaitan dengan identifikasi
bahaya, dimana penerapan pengendalian
diperlukan untuk mengelola resiko K3 nya ?
Organisasi harus menerapkan dan memelihara :
a. Pengendalian operasional, yang dapat diterapkan di
organisasi dan terintegrasi dengan SMK3 nya ?
b. Pengendalian terkait dengan pembelian barang,
peralatan dan jasa ?
c. Pengendalian terkait dengan kontraktor dan
pengunjung lain di tempat kerja ?
d. Prosedur yang terdokumentasi yang meliputi
keadaan bila ketiadaannya dapat mengarah ke
penyimpangan dari kebijakan K3 dan tujuannya?
e. Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur dimana
ketiadaannya dapat mengakibatkan penyimpangan
dari kebijakan dan sasaran K3 ?
4.4.7 KESIAGAAN
KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT
a. mengidentifikasi potensi terrhadap situasi darurat
b. cara menangani keadaan darurat tersebut ?
Apakah dalam perencanaan keadaan darurat
organisasi telah mempertimbangkan pihak terkait
misalnya PMK setempat dan lingkungan ?
Apakah ada pengujian secara periodik terhadap
prosedur-prosedur kesiapan dan tanggap darurat?
Apakah setelah terjadi suatu kecelakaan atau situasi
darurat, organisasi akan mengkaji dan merevisi, bila
perlu, terhadap prosedur kesiapan & tanggap
darurat ?
4.5 PEMERIKSAAN
4.5.1 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA
Apakah ada prosedur untuk secara reguler
memonitor dan mengukur kinerja K3 ?
Apakah dalam memonitor juga termasuk :
a. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif sesuai
kebutuhan organisasi;
b. Monitoring pencapaian tujuan K3;
c. Monitoring efektivitas pengendalian (untuk kesehatan
sebagaimana untuk keselamatan);
d. Pengukuran secara proaktif untuk memonitor kinerja
kesesuaian dengan program K3, pengendalian dan
kriteria operasional;
e. Pengukuran kinerja secara reaktif untuk memonitor
gangguan kesehatan, insiden (termasuk kecelakaan,
nyaris (near miss), dll) dan bukti historis lain tentang
kekurangan kinerja K3;
f. Pencatatan data dan hasil pemantauan dan
pengukuran yang memadai untuk kemudian gunakan
untuk melakukan analisa terhadap tindakan koreksi
dan pencegahan
Apabila diperlukan peralatan monitoring,
Apakah perusahaan telah menetapkan prosedur untuk
kalibrasi peralatan tersebut?
Apakah peralatan monitoring telah terkalibrasi dan
dipelihara dan catatan-catatan dari kegiatan ini disimpan
sesuai dengan prosedur organisasi ?
4.5.2 EVALUASI PENAATAN
dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi
secara periodik penaatan / kepatuhan terhadap
peraturan dan undang-undang?
Apakah catatan tentang evaluasi penaatan periodik
tersebut disimpan ?
4.5.3 PENYELIDIKAN INSIDEN, KETIDAKSESUAIAN,

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
4.5.3.1 Penyelidikan insiden
Apakah perusahaan telah menetapkan dan
memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki
dan menganalisis insiden dalam rangka untuk :
a. menentukan penyimpangan terhadap K3 dan faktor
lain yang menyebabkan atau berperan dalam
terjadinya insiden;
b. Mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan
perbaikan;
c. Mengidentifikasi peluang untuk tindakan
pencegahan;
d. Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan
berkelanjutan;
e. Mengkomunikasikan hasil penyelidikan dimaksud;
Apakah penyelidikan dilakukan segera (dalam
waktu singkat) setelah terjadi insiden ?
Apakah hasil penyelidikan insiden disimpan dan
dipelihara ?
4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan
dan memelihara prosedur untuk menghadapi
ketidaksesuaian (aktual maupun potensial) dan
mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan ?
Apakah prosedur tersebut menetapkan persyaratan
untuk :
a. mengidentifikasi dan memperbaiki ketidak sesuaian
dan mengambil tindakan untuk menghilangkan
dampak K3 nya ?
b. Menyelidiki ketidaksesuaian, menentukan penyebab
dan mengambil tindakan untuk mencegah
terjadinya ?
c. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah
ketidaksesuaian dan menerapkan rencana tindakan
yang tepat untuk mencegah terjadinya ?
d. Mencatat dan mengkomunikasikan hasil tindakan
perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan;
dan
e. Meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan
pencegahan yang telah dilakukan.
Jika tindakan perbaikan dan pencegahan
menyatakan timbulnya bahaya baru atau bahaya
yang berubah atau perlunya perubahan
pengendalian atau pengendalian baru, apakah
prosedur mempersyaratkan tindakan yang diambil
harus melalui penilaian resiko sebelum diterapkan ?
Apakah setiap tindakan koreksi dan pencegahan
yang telah dilakukan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang ada dan potensi
ketidaksesuaian disesuaikan dengan besarnya
masalah dan seimbang dengan risiko K3 yang
ditimbulkan ?
Apakah setiap perubahan prosedur yang terjadi dari
hasil tindakan koreksi dan pencegahan sudah
dilakukan pencatatannya ?
4.5.4 PENGENDALIAN CATATAN
CATATAN
memelihara catatan yang diperlukan untuk
menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan
OHSAS ini ?
dan memelihara prosedur untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, penarikan, penentuan
masa simpan dan pemusnahan catatan ?
Apakah catatan-catatan mudah dibaca,
teridentifikasi dan mudah ditelusuri ?
4.5.5 AUDIT INTERNAL
Apakah organisasi telah memastikan bahwa audit
sistem manajemen K3 dilakukan pada interval
terencana untuk :
a. Menentukan apakah sistem manajemen K3:
1. Sesuai dengan pengaturan terencana manajemen
K3, termasuk persyaratan Standar OHSAS ini;
dan
2. Telah diterapkan dan dipelihara dengan baik;
3. Efektif dengan tujuan dan kebijakan organisasi
b. Memberikan informasi dari hasil-hasil audit kepada
manajemen
Apakah program audit, direncanakan, ditetapkan,
diterapkan dan dipelihara, berdasarkan pada hasil-
hasil penilaian risiko dari kegiatan organisasi, dan
hasil-hasil audit terdahulu ?
Apakah prosedur audit sudah mencakup :
a. Tanggung jawab, kompetensi dan persyaratan untuk
merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan
hasil dan menyimpan catatan yang terkait ?
b. Menetapkan kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan
metode audit ?
c. Apakah pemilihan auditor dan pelaksanaan audit
telah memastikan obyektivitas dan tidak berpihak
?
4.6 TINJAUAN MANAJEMEN
Apakah pimpinan puncak organisasi telah
menentukan tinjauan sistem manajemen K3, pada
selang waktu terencana untuk memastikan
kesesuaian, kecukupan, dan keefektifannya ?
Apakah tinjauan termasuk penilaian peluang untuk
perbaikan dan kebutuhan perubahan SMK3,
termasuk kebijakan dan tujuan K3 ?
Apakah catatan tinjauan manajemen dipelihara ?
Apakah masukan tinjauan manajemen mencakup ?
a. Hasil audit internal dan evaluasi penaatan terhadap
peraturan perundangan dan peraturan lainnya yang
berlaku di organisasi ?
b. Hasil partisipasi dan konsultasi (klausul 4.4.3);
c. Komunikasi relevan dari pihak eksternal, termasuk
komplain;
d. Kinerja SMK3 organisasi;
e. Perkembangan tujuan yang telah dicapai;
f. Status penyelidikan insiden, tindakan perbaikan dan
pencegahan;
g. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya;
h. Perubahan situasi lingkungan, termasuk
perkembangan hukum dan persyaratan lainnya
terkait dengan K3; dan
i. Rekomendasi perbaikan.
Apakah keluaran tinjauan manajemen konsisten
dengan komitmen organisasi untuk melakukan
perbaikan berkelanjutan dan mencakup keputusan
dan tindakan terkait dengan kemungkinan
perubahan terhadap :
a. Kinerja K3;
b. Kebijakan dan tujuan K3;
c. Sumberdaya; dan
d. Elemen lain SMK3
D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3
PP 50/2012)
NO NO KRITERIA AUDIT SMK3
1 1 Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen

1.1 Kebijakan K3
1.1.1 Terdapat kebijakan K3 yang tertulis bertanggal,
ditandatangani oleh pengusaha atau pengurus,
secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3
serta komitmen terhadap peningkatan K3
2 1.1.2 Kebijakan disusun oleh pengusaha dan/atau
pengurus setelah melali proses konsultasi dengan
wakil tenaga kerja
3 1.1.3 Perusahaan mengkomunikasikan, kebijakan, K3
kepada seluruh tenaga kerja, tamu, kontraktor,
pelanggan, dan pemasok dengan tata cara yang
tepat
4 1.1.4 Kebijakan khusus dibuat untuk masalah K3 yang
bersifat khusus
5 1.1.5 Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya
ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin
bahwa kebijakan tersebut sesuai dengan
perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan
dalam peraturan perundang-perundangan
6 1.2 Tanggung Jawab dan Wewenang Untuk
Bertindak
1.2.1 Tanggung jawab dan wewenang untuk
mengambil tindakan dan melaporkan kepada
semua pihak yang terkait dalam perusahaan di
bidang K3 telah ditetapkan.
7 1.2.2 Penunjukan penanggung jawab K3 harus sesuai
peraturan perundang-undangan
8 1.2.3 Pimpinan unit kerja dala suatu perusahaan
bertanggung jawab atas kinerja K3 pada unit
kerjanya
9 1.2.4 Pengusaha atau pengurus bertanggung jawab
secara penuh untuk menjamin pelaksanaan
SKMK3
10 1.2.5 Petugas yang bertanggung jawab untuk
penanganan keadaan darurat telah ditetapkan
dan mendapatkan pelatihan
11 1.2.6 Perusahaan mendapatkan saran-saran dari para
ahli di bidang K3 yang berasal dari dalam
dan/atau luar perusahaan
12 1.2.7 Kinerja K3 termuat dalam laporan tahunan
perusahaan atau laporan lain yang setingkat
13 1.3 Tinjauan dan Evaluasi
1.3.1 Tinjauan terhadap penerapan SMK3 meliputi
kebijakan, perencanaan, pelaksanaan,
pemantauan dan evaluasi telah dilakukan, dicatat
dan didokumentasikan
14 1.3.2 Hasil tinjauan dimasukkan dalam perencanaan
tindakan manajemen
15 1.3.3 Pengurus harus meninjau ulang pelaksanaan
SMK3 secara berkala untuk menilai kesesuaian
dan efektivitas SMK3
16 1.4 Keterlibatan dan Konsultasi dengan Tenaga Kerja
1.4.1 Keterlibatan dan penjadwalan konsultasi tenaga
kerja dengan wakil perusahaan didokumentasikan
dan disebarluaskan ke seluruh tenaga kerja.
17 1.4.2 Terdapat prosedur yang memudahkan konsultasi
mengenai perubahan-perubahan yang
mempunyai imlikasi terhadap K3
18 1.4.3 Perusahaan telah membentuk P2K3 sesuai dengan
19 1.4.4 Ketua P2K3 adalah pimpinan puncak atau
pengurus
20 1.4.5 Sekretaris P2K3 adalah ahli K3 sesuai dengan
21 1.4.6 P2K3 menitikberatkan kegiatan pada
pengembangan kebijakan dan prosedur
mengendalikan risiko
22 1.4.7 Susunan pengurus P2K3 didokumentasikan dan
diinformasikan kepada tenaga kerja
23 1.4.8 P2K3 mengadakan pertemuan secara teratur dan
hasilnya disebarluaskan di tempat kerja
24 1.4.9 P2K3 melaporkan kegiatannya secara teratur
sesuai dengan peraturan perundang-undangan
25 1.4.10 Dibentuk kelompok-kelompok kerja dan dipilih
dari wakil-wakil tenaga kerja yang ditunjuk
sebagai penanggung jawab K3 ditempat kerjanya
dan kepadanya diberikan pelatihan sesuai dengan
26 1.4.11 Susunan kelompok-kelompok kerja yang telah
terbentuk didokumentasikan dan diinformasikan
kepada tenaga kerja
27 2 Pembuatan dan Pendokumentasian Rencana K3
2.1 Rencana strategi K3
2.1.1 Terdapat prosedur terdokumentasi untuk
identifikasi potensi bahaya, penelitian, dan
pengendalian risiko K3
28 2.1.2 Identifikasi potensi bahaya, penilaian, dan
pengendalian risiko K3 sebagai rencana strategi
K3 dilakukan oleh petugas yang berkompeten
29 2.1.3 Rencana strategi K3 sekurang-kurangnya
berdasarkan tinjauan awal, identifikasi potensi
bahaya, penilaian, pengendalian risiko, dan
peraturan perundang-undangan serta informasi
K3 lain baik dari dalam maupun luar perusahaan
30 2.1.4 Rencana strategi K3 yang telah ditetapkan
digunakan untuk mengendalikan risiko K3 dengan
menetapkan tujuan dan sasaran yang dapat
diukur dan menjadi prioritas serta menyediakan
sumber daya
31 2.1.5 Rencana kerja dan rencana khusus yang berkaitan
dengan produk, proses, proyek atau tempat kerja
tertentu telah dibuat dengan menetapkan tujuan
dan sasaran yang dapat diukur, menetapkam
waktu pencapaian dan menyediakan sumber
daya
2.1.6 Rencana K3 diselaraskan dengan rencana sistem
manajemen perusahaan
32 2.2 Manual SMK3
2.2.1 Manual SMK3 meliputi kebijakan, tujuan,
rencana, prosedur SMK3, instruksi kerja, formulir,
catatan dan tanggung jawab serta wewenang
tanggung jawab K3 untuk semua tingkatan dalam
perusahaan
33 2.2.2 Terdapat manual khusus yang berkaitan dengan
produk, proses, atau tempat kerja tertentu
34 2.2.3 Manual SMK3 mudah didapat oleh semua
personil dalam perusahaan sesuai kebutuhan
35 2.3 Peraturan Perundangan dan Persyaratan lain
dibidang K3
2.3.1 Terdapat prosedur yang terdokumentasi untuk
mengidentifikasi, memperoleh, memelihara dan
memahami peraturan perundangan-undangan,
standar, pedoman teknis, dan persyaratan lain
yang relevan dibidang K3 untuk seluruh tenaga
kerja di perusahaan
36 2.3.2 Penanggung jawab untuk memelihara dan
mendistribusikan informasi terbaru mengenai
peraturan perundang-undangan, standar,
pedoman teknis, dan persyaratan lain telah
ditetapkan
37 2.3.3 Persyaratan pada peraturan perundang-
undangan, standar, pedoman teknis, dan
persyaratan lain yang relevan di bidang K3
dimasukkan pada prosedur-prosedur dan
petunjuk-petunjuk kerja
38 2.3.4 Perubahan pada peraturan perundang-undangan,
standar, pedoman teknis, dan persyaratan lain
yang relevan dibidang K3 digunakan untuk
peninjauan prosedur-prosedur dan petunjuk-
petunjuk kerja
39 2.4 Informasi K3
2.4.1 informasi yang dibutuhkan mengenai kegiatan K3
disebarluaskan secara sistematis kepada seluruh
tenaga kerja, tamu, kontraktor, pelanggan, dan
pemasok
40 3 Pengendalian Perancangan dan Peninjauan

Kontrak
3.1 Pengendalian Perancangan
3.1.1 Prosedur yang terdokumentasi
mempertimbangkan identifikasi potensi bahaya,
penilaian, dan pengendalian risiko yang dilakukan
pada tahap perancangan dan modifikasi
41 3.1.2 Prosedur, instruksi kerja dalam penggunaan
produk, pengoperasian mesin dan peralatan,
instalasi, pesawat atau proses serta informasi
lainnya yang berkaitan dengan K3 telah
dikembangkan selama perancangan dan/atau
modifikasi
42 3.1.3 Petugas yang berkompeten melakukan verifikasi
bahwa perancangan dan/atau modofikasi
memenuhi persyaratan K3 yang ditetapkan
sebelum penggunaan hasil rancangan
43 3.1.4 Semua perubahan dan modifikasi perancangan
yang mempunyai implikasi terhadap K3
diidentifikasikan, didokumentasikan, ditinjau
ulang dan disetujui oleh petugas yang berwenang
sebelum pelaksanaan
44 3.2 Peninjauan kontrak
3.2.1 Prosedur yang terdokumentasi harus mampu
mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko K3
bagi tenaga kerja, lingkungan dan masyarakat,
dimana prosedur tersebut digunakan pada saat
memasok barang dan jas dalam suatu kontrak
45 3.2.2 Identifikasi bahaya dan penilaian risiko dilakukan
pada tinjauan kontrak oleh petugas yang
berkompeten
46 3.2.3 kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa
pemasok dapat memenuhi persyaratan K3 bagi
pelanggan
47 3.2.4 Catatan tinjauan kontrak dipelihara dan
didokumentasikan
48 4 Pengendalian dokumen
4.1 Persetujuan, Pengeluaran, dan Pengendalian
Dokumen
4.1.1 Dokumen K3 Mempunyai identifikasi status,
wewenang, tanggal pengeluaran dan tanggal
modifikasi
49 4.1.2 Penerima distribusi dokumen tercantum dalam
dokumen tersebut
50 4.1.3 Dokumen K3 edisi terbaru disimpan secara
sistematis pada tempat yang ditentukan
51 4.1.4 Dokumen usang segera disingkirkan dari
penggunaannya sedangkan dokumen usang yang
disimpan untuk keperluan tertentu diberi tanda
khusus
52 4.2 Perubahan dan Modifikasi Dokumen
4.2.1 Terdapat sistem untuk membuat, menyetujui
perubahan terhadap dokumen K3
53 4.2.2 Dalam hal ini terjadi perubahan diberikan alasan
terjadinya perubahan dan tertera dalam dokumen
atau lampirannya dan menginformasikan kepada
pihak terkait
54 4.2.3 Terdapat prosedur pengendalian dokumen taua
daftar seluruh dokumen yang mencantumkan
status dari setiap dokumen tersebut, dalam upaya
mencegah penggunaan dokumen yang usang
55 5 Penilaian dan Pengendalian Produk
5.1 Spesifikasi Pembelian Barang dan Jasa
5.1.1 Terdapat prosedur yang terdokumentasi yang
dapat menjamin bahwa spesifikasi teknik dan
informasi lain yang relevan dengan K3 telah
diperiksa sebelum keputusan untuk membeli.
56 5.1.2 Spesifikasi pembelian untuk setiap sarana
produksi, zat kimia atau jasa harus dilengkapi
spesifikasi yang sesuai dengan persyaratan
peraturan perundang-undangan dan standar K3.
57 5.1.3 Konsultasi dengan tenaga kerja yang kompeten
pada saat keputusan pembelian, dilakukan untuk
menetapkan persyaratan K3 yang dicantumkan
dalam spesifikasi pembelian dan diinformasikan
kepada tenaga kerja yang menggunakannya.
58 5.1.4 Kebutuhan pelatihan, pasokan alat pelindung diri

dan perubahan terhadap prosedur kerja harus
dipertimbangkan sebelum pembelian dan
penggunaannya.
59 5.1.5 Persyaratan K3 dievaluasi dan menjadi
pertimbangan dalam seleksi pembelian.
60 5.2 Sistem Verifikasi Barang dan Jasa Yang Telah
Dibeli
5.2.1 Barang dan jasa yang dibeli diperiksa
kesesuaiannya dengan spesifikasi pembelian.
61 5.3 Pengendalian Barang dan Jasa Yang Dipasok
Pelanggan
62 5.3.1 Barang dan jasa yang dipasok pelanggan, sebelum
digunakan terlebih dahulu diidentifikasi potensi
bahaya dan dinilai risikonya dan catatan tersebut
dipelihara untuk memeriksa prosedur.
63 5.4 Kemampuan Telusur Produk
5.4.1 Semua produk yang digunakan dalam proses
produksi dapat diidentifikasi di seluruh tahapan
produksi dan instalasi, jika terdapat potensi
masalah K3.
64 5.4.2 Terdapat prosedur yang terdokumentasi untuk
penelusuran produk yang telah terjual, jika
terdapat potensi masalah K3 di dalam
penggunaannya.
65 6 Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3
6.1 Sistem Kerja
6.1.1 Petugas yang kompeten telah mengidentifikasi
bahaya, menilai dan mengendalikan risiko yang
timbul dari suatu proses kerja.
66 6.1.2 Apabila upaya pengendalian risiko diperlukan,
maka upaya tersebut ditetapkan melalui tingkat
pengendalian.
67 6.1.3 Terdapat prosedur atau petunjuk kerja yang
terdokumentasi untuk mengendalikan risiko yang
teridentifikasi dan dibuat atas dasar masukan dari
personil yang kompeten serta tenaga kerja yang
terkait dan disahkan oleh orang yang berwenang
di perusahaan.
68 6.1.4 Kepatuhan terhadap peraturan perundang-
undangan, standar serta pedoman teknis yang
relevan diperhatikan pada saat mengembangkan
atau melakukan modifikasi atau petunjuk kerja.
69 6.1.5 Terdapat sistem izin kerja untuk tugas berisiko
tinggi.
70 6.1.6 Alat pelindung diri disediakan sesuai kebutuhan
dan digunakan secara benar serta selalu dipelihara
dalam kondisi layak pakai.
71 6.1.7 Alat pelindung diri yang digunakan dipastikan
telah dinyatakan layak pakai sesuai dengan
standar dan/atau peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
72 6.1.8 Upaya pengendalian risiko dievaluasi secara
berkala apabila terjadi ketidaksesuaian atau
perubahan pada proses kerja.
73 6.2 Pengawasan
6.2.1 Dilakukan pengawasan untuk menjamin bahwa
setiap pekerjaan dilaksanakan dengan aman dan
mengikuti prosedur dan petunjuk kerja yang telah
ditentukan.
74 6.2.2 Setiap orang diawasi sesuai dengan tingkat
kemampuan dan tingkat risiko tugas.
75 6.2.3 Pengawas/penyelia ikut serta dalam identifikasi
bahaya dan membuat upaya pengendalian.
76 6.2.4 Pengawas/penyelia diikutsertakan dalam
melakukan penyelidikan dan pembuatan laporan
terhadap terjadinya kecelakaan dan penyakit
akibat kerja serta wajib menyerahkan laporan
dan saran-saran kepada pengusaha atau pengurus.
77 6.2.5 Pengawas/penyelia ikut serta dalam proses
konsultasi
78 6.3 Seleksi dan Penempatan Personil
6.3.1 Persyaratan tugas tertentu termasuk persyaratan
kesehatan diidentifikasi dan dipakai untuk
menyeleksi dan menempatkan tenaga kerja.
79 6.3.2 Penugasan pekerjaan harus berdasarkan
kemampuan dan keterampilan serta kewenangan
yang dimiliki.
80 6.4 Area Terbatas
6.4.1 Pengusaha atau pengurus melakukan penilaian
risiko lingkungan kerja untuk mengetahui daerah-
daerah yang memerlukan pembatasan izin masuk.
81 6.4.2 Terdapat pengendalian atas daerah/tempat
dengan pembatasan izin masuk.
82 6.4.3 Tersedianya fasilitas dan layanan di tempat kerja
sesuai dengan standar dan pedoman teknis.
83 6.4.4 Rambu-rambu K3 harus dipasang sesuai dengan
standar dan pedoman teknis.
84 6.5 Pemeliharaan, Perbaikan, dan Perubahan Sarana
Produksi
6.5.1 Penjadualan pemeriksaan dan pemeliharaan
sarana produksi serta peralatan mencakup
verifikasi alat-alat pengaman serta persyaratan
yang ditetapkan oleh peraturan perundang-
undangan, standar dan pedoman teknis yang
relevan.
85 6.5.2 Semua catatan yang memuat data secara rinci dari
kegiatan pemeriksaan, pemeliharaan, perbaikan
dan perubahan yang dilakukan atas sarana dan
peralatan produksi harus disimpan dan dipelihara.
86 6.5.3 Sarana dan peralatan produksi memiliki sertifikat
yang masih berlaku sesuai dengan persyaratan
peraturan perundang-undangan dan standar.
87 6.5.4 Pemeriksaan, pemeliharaan, perawatan,
perbaikan dan setiap perubahan harus dilakukan
petugas yang kompeten dan berwenang.
88 6.5.5 Terdapat prosedur untuk menjamin bahwa Jika
terjadi perubahan terhadap sarana dan peralatan
produksi, perubahan tersebut harus sesuai dengan
persyaratan peraturan perundang-undangan,
standar dan pedoman teknis yang relevan.
89 6.5.6 Terdapat prosedur permintaan pemeliharaan

sarana dan peralatan produksi dengan kondisi K3
yang tidak memenuhi persyaratan dan perlu
segera diperbaiki.
90 6.5.7 Terdapat sistem untuk penandaan bagi peralatan
yang sudah tidak aman lagi untuk digunakan atau
sudah tidak digunakan.
91 6.5.8 Apabila diperlukan dilakukan penerapan sistem
penguncian pengoperasian (lock out system)
untuk mencegah agar sarana produksi tidak
dihidupkan sebelum saatnya.
92 6.5.9 Terdapat prosedur yang dapat menjamin
keselamatan dan kesehatan tenaga kerja atau
orang lain yang berada didekat sarana dan
peralatan produksi pada saat proses pemeriksaan,
pemeliharaan, perbaikan dan perubahan.
93 6.5.10 Terdapat penanggung jawab untuk menyetujui
bahwa sarana dan peralatan produksi telah aman
digunakan setelah proses pemeliharaan,
perawatan, perbaikan atau perubahan.
94 6.6 Pelayanan
6.6.1 Apabila perusahaan dikontrak untuk
menyediakan pelayanan yang tunduk pada
standar dan peraturan perundang-undangan
mengenai K3, maka perlu disusun prosedur untuk
menjamin bahwa pelayanan memenuhi
persyaratan.
95 6.6.2 Apabila perusahaan diberi pelayanan melalui
kontrak, dan pelayanan tunduk pada standar dan
peraturan perundang-undangan K3, maka perlu
disusun prosedur untuk menjamin bahwa
pelayanan memenuhi persyaratan.
96 6.7 Kesiapan Untuk Menangani Keadaan Darurat
6.7.1 Keadaan darurat yang potensial di dalam
dan/atau di luar tempat kerja telah diidentifikasi
dan prosedur keadaan darurat telah
didokumentasikan dan diinformasikan agar
diketahui oleh seluruh orang yang ada di tempat
kerja.
97 6.7.2 Penyediaan alat/sarana dan prosedur keadaan
darurat berdasarkan hasil identifikasi dan diuji
serta ditinjau secara rutin oleh petugas yang
berkompeten dan berwenang.
98 6.7.3 Tenaga kerja mendapat instruksi dan pelatihan
mengenai prosedur keadaan darurat yang sesuai
dengan tingkat risiko.
99 6.7.4 Petugas penanganan keadaan darurat ditetapkan
dan diberikan pelatihan khusus serta
diinformasikan kepada seluruh orang yang ada di
tempat kerja.
100 6.7.5 Instruksi/prosedur keadaan darurat dan hubungan
keadaan darurat diperlihatkan secara jelas dan
menyolok serta diketahui oleh seluruh tenaga
kerja di perusahaan.
101 6.7.6 Peralatan, dan sistem tanda bahaya keadaan
darurat disediakan, diperiksa, diuji dan dipelihara
secara berkala sesuai dengan peraturan
perundang-undangan, standar dan pedoman
teknis yang relevan.
102 6.7.7 Jenis, jumlah, penempatan dan kemudahan untuk
mendapatkan alat keadaan darurat telah sesuai
dengan peraturan perundang-undangan atau
standar dan dinilai oleh petugas yang
103 6.8 Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan
6.8.1 Perusahaan telah mengevaluasi alat P3K dan
menjamin bahwa sistem P3K yang ada memenuhi
peraturan perundang-undangan, standar dan
pedoman teknis.
104 6.8.2 Petugas P3K telah dilatih dan ditunjuk sesuai
dengan peraturan perundangan-undangan.
105 6.9 Rencana dan Pemulihan Keadaan Darurat
6.9.1 Prosedur untuk pemulihan kondisi tenaga kerja
maupun sarana dan peralatan produksi yang
mengalami kerusakan telah ditetapkan dan dapat
diterapkan sesegera mungkin setelah terjadinya
kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
106 7 Standar Pemantauan
7.1 Pemeriksaan Bahaya
7.1.1 Pemeriksaan/inspeksi terhadap tempat kerja dan
cara kerja dilaksanakan secara teratur.
107 7.1.2 Pemeriksaan/inspeksi dilaksanakan oleh petugas
yang berkompeten dan berwenang yang telah
memperoleh pelatihan mengenai identifikasi
bahaya.
108 7.1.3 Pemeriksaan/inspeksi mencari masukan dari
tenaga kerja yang melakukan tugas di tempat
yang diperiksa.
109 7.1.4 Daftar periksa (check list) tempat kerja telah
disusun untuk digunakan pada saat
pemeriksaan/inspeksi.
110 7.1.5 Laporan pemeriksaan/inspeksi berisi rekomendasi
untuk tindakan perbaikan dan diajukan kepada
pengurus dan P2K3 sesuai dengan kebutuhan.
111 7.1.6 Pengusaha atau pengurus telah menetapkan
penanggung jawab untuk pelaksanaan tindakan
perbaikan dari hasil laporan
pemeriksaan/inspeksi.
112 7.1.7 Tindakan perbaikan dari hasil laporan
pemeriksaan/inspeksi dipantau untuk menentukan
efektifitasnya.
113 7.2 Pemantauan/Pengukuran Lingkungan Kerja
7.2.1 Pemantauan/pengukuran lingkungan kerja
dilaksanakan secara teratur dan hasilnya
didokumentasikan, dipelihara dan digunakan
untuk penilaian dan pengendalian risiko.
114 7.2.2 Pemantauan/pengukuran lingkungan kerja
meliputi faktor fisik, kimia, biologi, ergonomi dan
psikologi.
115 7.2.3 Pemantauan/pengukuran lingkungan kerja
dilakukan oleh petugas atau pihak yang
berkompeten dan berwenang dari dalam
dan/atau luar perusahaan.
116 7.3 Peralatan Pemeriksaan/Inspeksi, Pengukuran dan
Pengujian
7.3.1 Terdapat prosedur yang terdokumentasi
mengenai identifikasi, kalibrasi, pemeliharaan dan
penyimpanan untuk alat pemeriksaan, ukur dan
uji mengenai K3.
117 7.3.2 Alat dipelihara dan dikalibrasi oleh petugas atau
pihak yang berkompeten dan berwenang dari
dalam dan/atau luar perusahaan.
118 7.4 Pemantauan Kesehatan Tenaga Kerja
7.4.1 Dilakukan pemantauan kesehatan tenaga kerja
yang bekerja pada tempat kerja yang
mengandung potensi bahaya tinggi sesuai dengan
119 7.4.2 Pengusaha atau pengurus telah melaksanakan
identifikasi keadaan dimana pemeriksaan
kesehatan tenaga kerja perlu dilakukan dan telah
melaksanakan sistem untuk membantu
pemeriksaan ini.
120 7.4.3 Pemeriksaan kesehatan tenaga kerja dilakukan
oleh dokter pemeriksa yang ditunjuk sesuai
121 7.4.4 Perusahaan menyediakan pelayanan kesehatan
kerja sesuai peraturan perundang-undangan.
122 7.4.5 Catatan mengenai pemantauan kesehatan tenaga
kerja dibuat sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
123 8 Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan
8.1 Pelaporan Bahaya
8.1.1 Terdapat prosedur pelaporan bahaya yang
berhubungan dengan K3 dan prosedur ini
diketahui oleh tenaga kerja.
124 8.2 Pelaporan Kecelakaan
125 8.2.1 Terdapat prosedur terdokumentasi yang
menjamin bahwa semua kecelakaan kerja,
penyakit akibat kerja, kebakaran atau peledakan
serta kejadian berbahaya lainnya di tempat kerja
dicatat dan dilaporkan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
126 8.3 Pemeriksaan dan pengkajian Kecelakaan
8.3.1 Tempat kerja/perusahaan mempunyai prosedur
pemeriksaan dan pengkajian kecelakaan kerja dan
penyakit akibat kerja.
127 8.3.2 Pemeriksaan dan pengkajian kecelakaan kerja
dilakukan oleh petugas atau Ahli K3 yang
ditunjuk sesuai peraturan perundang-undangan
atau pihak lain yang berkompeten dan
berwenang.
128 8.3.3 Laporan pemeriksaan dan pengkajian berisi
tentang sebab dan akibat serta rekomendasi/saran
dan jadwal waktu pelaksanaan usaha perbaikan.
129 8.3.4 Penanggung jawab untuk melaksanakan tindakan
perbaikan atas laporan pemeriksaan dan
pengkajian telah ditetapkan.
130 8.3.5 Tindakan perbaikan diinformasikan kepada
tenaga kerja yang bekerja di tempat terjadinya
kecelakaan.
131 8.3.6 Pelaksanaan tindakan perbaikan dipantau,
didokumentasikan dan diinformasikan ke seluruh
tenaga kerja.
132 8.4 Penanganan Masalah
8.4.1 Terdapat prosedur untuk menangani masalah
keselamatan dan kesehatan yang timbul dan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
133 9 Pengelolaan Material dan Perpindahannya
9.1 Penanganan Secara Manual dan Mekanis
9.1.1 Terdapat prosedur untuk mengidentifikasi potensi
bahaya dan menilai risiko yang berhubungan
dengan penanganan secara manual dan mekanis.
134 9.1.2 Identifikasi bahaya dan penilaian risiko
dilaksanakan oleh petugas yang berkompeten dan
berwenang.
135 9.1.3 Pengusaha atau pengurus menerapkan dan
meninjau cara pengendalian risiko yang
berhubungan dengan penanganan secara manual
atau mekanis.
136 9.1.4 Terdapat prosedur untuk penanganan bahan
meliputi metode pencegahan terhadap kerusakan,
tumpahan dan/atau kebocoran.
137 9.2 Sistem Pengangkutan, Penyimpanan dan
Pembuangan
9.2.1 Terdapat prosedur yang menjamin bahwa bahan
disimpan dan dipindahkan dengan cara yang
aman sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
138 9.2.2 Terdapat prosedur yang menjelaskan persyaratan
pengendalian bahan yang dapat rusak atau
kadaluarsa.
139 9.2.3 Terdapat prosedur yang menjamin bahwa bahan
dibuang dengan cara yang aman sesuai dengan
140 9.3 Pengendalian Bahan Kimia Berbahaya (BKB)
9.3.1 Perusahaan telah mendokumentasikan dan
menerapkan prosedur mengenai penyimpanan,
penanganan dan pemindahan BKB sesuai dengan
persyaratan peraturan perundang-undangan,
standar dan pedoman teknis yang relevan.
141 9.3.2 Terdapat Lembar Data Keselamatan BKB
(Material Safety Data Sheets) meliputi keterangan
mengenai keselamatan bahan sebagaimana diatur
pada peraturan perundang-undangan dan dengan
mudah dapat diperoleh.
142 9.3.3 Terdapat sistem untuk mengidentifikasi dan
pemberian label secara jelas pada bahan kimia
berbahaya.
143 9.3.4 Rambu peringatan bahaya terpasang sesuai
dengan persyaratan peraturan perundang-
undangan dan/atau standar yang relevan.
144 9.3.5 Penanganan BKB dilakukan oleh petugas yang
145 10 Pengumpulan Dan Penggunaan Data
10.1 Catatan K3
10.1.1 Pengusaha atau pengurus telah
mendokumentasikan dan menerapkan prosedur
pelaksanaan identifikasi, pengumpulan,
pengarsipan, pemeliharaan, penyimpanan dan
penggantian catatan K3.
146 10.1.2 Peraturan perundang-undangan, standar dan
pedoman teknis K3 yang relevan dipelihara pada
tempat yang mudah didapat.
147 10.1.3 Terdapat prosedur yang menentukan persyaratan
untuk menjaga kerahasiaan catatan.
148 10.1.4 Catatan kompensasi kecelakaan dan rehabilitasi
kesehatan tenaga kerja dipelihara.
149 10.2 Data dan Laporan K3
10.2.1 Data K3 yang terbaru dikumpulkan dan dianalisa.
150 10.2.2 Laporan rutin kinerja K3 dibuat dan
disebarluaskan di dalam tempat kerja.
151 11 Pemeriksaan SMK3
11.1 Audit Internal SMK3
11.1.1 Audit internal SMK3 yang terjadwal dilaksanakan
untuk memeriksa kesesuaian kegiatan
perencanaan dan untuk menentukan efektifitas
kegiatan tersebut.
152 11.1.2 Audit internal SMK3 dilakukan oleh petugas yang
independen, berkompeten dan berwenang.
153 11.1.3 Laporan audit didistribusikan kepada pengusaha
atau pengurus dan petugas lain yang
berkepentingan dan dipantau untuk menjamin
dilakukannya tindakan perbaikan.
154 12 Pengembangan Keterampilan dan Kemampuan
12.1 Strategi Pelatihan
12.1.1 Analisis kebutuhan pelatihan K3 sesuai
persyaratan peraturan perundang-undangan telah
dilakukan.
155 12.1.2 Rencana pelatihan K3 bagi semua tingkatan telah
disusun.
156 12.1.3 Jenis pelatihan K3 yang dilakukan harus
disesuaikan dengan kebutuhan untuk
pengendalian potensi bahaya.
157 12.1.4 Pelatihan dilakukan oleh orang atau badan yang
berkompeten dan berwenang sesuai peraturan
perundang-undangan.
158 12.1.5 Terdapat fasilitas dan sumber daya memadai
untuk pelaksanaan pelatihan yang efektif.
159 12.1.6 Pengusaha atau pengurus mendokumentasikan
dan menyimpan catatan seluruh pelatihan.
160 12.1.7 Program pelatihan ditinjau secara teratur untuk
menjamin agar tetap relevan dan efektif.
161 12.2 Pelatihan Bagi Manajemen dan Penyelia
12.2.1 Anggota manajemen eksekutif dan pengurus
berperan serta dalam pelatihan yang mencakup
penjelasan tentang kewajiban hukum dan prinsip-
prinsip serta pelaksanaan K3.
162 12.2.2 Manajer dan pengawas/penyelia menerima
pelatihan yang sesuai dengan peran dan tanggung
jawab mereka.
163 12.3 Pelatihan Bagi Tenaga Kerja
12.3.1 Pelatihan diberikan kepada semua tenaga kerja
termasuk tenaga kerja baru dan yang dipindahkan
agar mereka dapat melaksanakan tugasnya secara
aman.
164 12.3.2 Pelatihan diberikan kepada tenaga kerja apabila
di tempat kerjanya terjadi perubahan sarana
produksi atau proses.
12.3.3 Pengusaha atau pengurus memberikan pelatihan
penyegaran kepada semua tenaga kerja.
165 12.4 Pelatihan Pengenalan dan Pelatihan Untuk
Pengunjung dan Kontraktor
12.4.1 Terdapat prosedur yang menetapkan persyaratan
untuk memberikan taklimat (briefing) kepada
pengunjung dan mitra kerja guna menjamin K3.
166 12.5 Pelatihan Keahlian Khusus
12.5.1 Perusahaan mempunyai sistem yang menjamin
kepatuhan terhadap persyaratan lisensi atau
kualifikasi sesuai dengan peraturan perundangan
untuk melaksanakan tugas khusus, melaksanakan
pekerjaan atau mengoperasikan peralatan.
5. INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN
MANAJEMEN
Setelah kita memahami pengertian sistem manajemen yang
merupakan rangkaian (siklus) kegiatan organisasi yang
berkelanjutan, maka kita perlu melakukan hal-hal berikut ini agar
setiap langkah kerja dapat berjalan dengan baik sesuai apa yang
diharapkan. Konsep yang disebut dengan siklus PDCA telah
diperkenalkan oleh Dr. W. Edwards Deming (1950).
Berikut konsep Plan Do Check Act:
Perencanaan (Plan); melakukan perencanaan atau membuat
program sesuai dengan tujuan dan permasalahan yang ada
atau berdasarkan kebijakan perusahaan.
Pelaksanaan (Do); melaksanakan program-program atau
rencana yang sudah di tetapkan pada tahap perencanaan.
Tahap ini akan melibatkan semua departemen atau divisi
terkait dan pelaksanaannya biasanya mengacu pada sistem
manajemen atau prosedur yang ada.
Pengecekan (Check); memastikan bahwa semua program yang
sudah ditetapkan berjalan sesuai dengan rencana dan waktu
yang sudah disepakati. Pengecekan dapat dilakukan dalam
bentuk audit atau manejemen review.
Tindakan (Action); melakukan perbaikan terhadap temuan
atau kekurangan pelaksanaan program yang sudah ditetapkan.
Melihat konsep PDCA diatas maka kita akan memperoleh
gambaran klausul atau elemen yang saling terkait dalam konsep
siklus PDCA. Gambaran tersebut dapat dilihat pada gambar
dibawah ini.
Gambar 1: Konsep Integrasi Sistem Manajemen
6. AUDIT SISTEM MANAJEMEN
MANAJEMEN
Audit mempunyai makna evaluasi terhadap suatu organisasi,
sistem, proses, atau produk. Audit dilakukan oleh seseorang atau
sekelompok yang berkompeten, obyektif, dan tidak memihak dan
bertujuan untuk memverifikasi bahwa subyek dari audit telah
berjalan sesuai dengan standar, regulasi, praktek praktek yang
telah disetujui bersama.
Selain itu audit mempunyai beberapa pengertian yakni:
suatu kegiatan untuk memeriksa atau menguji kesesuaian
sistem secara sistematis guna menghasilkan suatu penilaian
yang independen terhadap kebenaran & keandalan
pelaksanaan aktivitas manajemen.
alat untuk mengukur besarnya keberhasilan pelaksanaan dan
penerapan sistem manajemen di suatu organisasi secara
sistematik dan independen, guna membuktikan keefektifan
sistem tersebut untuk mencapai tujuan sesuai dengan kebijakan
organisasi.
audit internal adalah sebuah kegiatan/proses yang sistematis,
mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit
dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
tingkat pemenuhan organisasi terhadap kriteria audit sistem
manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, dll.
A. Tujuan Audit
Audit dilakukan dengan berbagai alasan kepentingan yakni
untuk melihat proses kerja secara keseluruhan, memastikan
kesesuaian dengan standard, menilai efektivitas sistem
manajemen, sertifikasi, dsb. Beberapa tujuan audit antara lain:
Menentukan bahwa organisasi dapat mengembangkan
dan meng-implementasikan sistem manajemen agar
sesuai dengan persyaratan ISO 9001 atau ISO 14001, dan
melihat efektifitas perbaikan berkelanjutan.
Suatu kritik yang membangun terhadap auditee untuk
selalu melakukan perbaikan yang terus menerus
(continues improvement).
Suatu aktivitas independen dalam menetapkan tujuan
dan merancang aktivitas konsultasi yang bernilai
tambah dan meningkatkan operasi organisasi.
Memastikan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan dan
mencari peluang peningkatan di segala aspek baik proses
maupun sistem manajemen.
Mengukur tingkat keefektivitasan sistem manajemen
mutu dan lingkungan yang telah diterapkan atau melihat
sejauhmana prinsip dan prosedur ISO dilaksanakan,
dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten.
B. Manfaat Audit
Banyak manfaat bila kita menerapkan sistem audit internal
antara lain:
1) Organisasi dapat menilai kesesuaian sistem manajemen
mutu atau lingkungan terhadap standar yang ditetapkan.
2) Menilai efektivitas penerapan, pemeliharaan dan
penyempurnaan sistem manajemen.
3) Menilai pencapaian sasaran sasaran yang telah
ditetapkan.
4) Sebagai masukan untuk penyempurnaan dengan
melakukan perbaikan berkelanjutan.
5) Menilai kesesuaian terhadap peraturan yang berlaku dan
persyaratan lain yang ditetapkan (pelanggan).
6) Sebagai langkah persiapan (suveillance Audit).
7) Untuk mengevaluasi supplier (internal supplier-red).
8) Untuk memastikan kesesuaian antara sistem manajemen
dengan pengaturan yang telah direncanakan dalam
realisasi produk.
9) Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu dan
Sistem Manajemen Lingkungan sesuai dengan tuntutan
standard dan persyaratn yang dikembangkan oleh
organisasi.
10) Untuk menentukan dan menilai keefektifan pelaksanaan
atas penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen Lingkungan.
11) Sebagai suatu media untuk melakukan perbaikan
(improvement).
12) Sebagai media untuk melakukan penilaian sendiri (Self
Audit) sehingga akan menimbulkan corretive action dari
Auditee.
C. Jenis Audit
Ada beberapa jenis audit yang umum dilakukan, jika ditinjau
dari segi auditor atau orang yang melakukan audit, maka
dikategorikan menjadi :
a. Audit oleh pihak pertama (audit internal)
Audit ini dilakukan oleh orang-orang yang berasal dari
ruang lingkup organisasi itu sendiri.
b. Audit oleh pihak kedua (audit supplier)
Audit ini dilakukan oleh pihak-pihak yang mempunyai
kepentingan terhadap organisasi, misalnya : Audit
customer pada suppliernya.
c. Audit oleh pihak ketiga (badan sertifikasi)
Audit jenis ini dilakukan oleh badan atau organisasi yang
berada diluar dari kepentingan pihak pertama dan pihak
kedua sehingga lebih independen.
Gambar 2: Hubungan Klien dan Auditor

D. Konsep Audit
Kegiatan audit mengacu kepada konsep PDCA yang berlaku di
keseluruhan sistem manajemen. Artinya bahwa konsep ini
diterapkan saat mengaudit diberbagai macam fungsi/dept, dan
mempermudah alur pemahaman proses audit.
Gambar 3: Siklus PDCA

Program audit perlu dikelola secara baik agar dapat
menghasilkan suatu kegiatan audit yang teratur dan terencana.
Kegiatan audit secara umum dibagi menjadi tiga bagian yakni:
Persiapan audit
Pelaksanaan audit di lapangan
Paska audit
Sedangkan program audit ini terdiri dari beberapa kegiatan
yang dikelola oleh lead auditor.
Program tersebut:
Perencanaan & Penjadwalan
Pemilihan team Auditor dan Kompetensinya
Pelaksanaan audit
Penindaklanjutan hasil audit
Pendokumentasian hasil audit
Pemantauan kinerja audit
Pelaporan hasil audit kepada senior manajer.
Gambar 4: Proses Audit

E. Prinsip Audit
a) Integritas
Melakukan pekerjaan denan jujur, tekun dan
bertanggungjawab, menunjukkan kompetensi dalam
pekerjaan audit, peka terhadap pengaruh yang dapat
timbul saat melakukan audit, melakukan audit secara adil
dan tidak bias.
b) Presentasi Adil
Temuan, kesimpulan dan laporan audit harus
mencerminkan aktivitas audit secara akurat, jujur,
obyektif, tepat waktu, jelas dan lengkap.
c) Profesional
Memiliki kemampuan untuk membuat penilaian yang
berdasarkan fakta dalam semua situasi audit dengan
menempatkan kepercayaan yang diberikan oleh klien.
d) Kerahasiaan
Menjaga informasi yang sensitive dan rahasia
e) Independen
Bebas dari konflik kepentingan, menjaga obyektivitas
proses audit (tidak berpihak).
f) Pendekatan berbasis Bukti (Evident)
Metode yang digunakan uuntuk membuat suatu
kesimpulan audit yakni dengan memverifikasi bukti audit.
F. Persiapan Audit
Perencanaan program audit dilakukan oleh lead auditor
ataupun orang yang ditunjuk. Lead auditor membuat program
yang terencana, hal ini terkait antara program audit tahunan
dengan tujuan audit yakni untuk mengetahui apakah
pelaksanaan audit sebagai surveilance ataukah compliance.
Audit dilakukan secara berkala minimal satu kali dalam satu
tahun, namun bisa juga dilakukan dua kali dalam setahun,
tergantung bagaimana kesiapan dari organisasi tersebut.
Lead auditor membuat detil rencana audit yang menjelaskan
tentang pelaksanaan audit (kapan, tujuan, ruang lingkup, team
audit, kriteria audit, team auditor).
Rencana audit harus dirancang dengan fleksibel sehingga
memungkinkan untuk dilakukan perubahan berdasarkan
informasi yang diperlukan selama audit.
Berikut adalah contoh criteria audit:
- Memeriksa kesesuaian terhadap persyaratan ISO 9001,
ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3 dalam rangka
surveillance.
- Mengevaluasi kemampuan supplier.
- Verifikasi pemenuhan peraturan,
- Dll.
Setelah semua perencanaan telah dibuat, kemudian lead
auditor melakukan komunikasi dengan team auditor tentang
kesiapan waktu, tenaga dan mental, melakukan komunikasi
dengan auditee perihal jadwal pelaksanaan audit internal.
Setelah semua persiapan telah selesai dilakukan, lead auditor
memberitahukan kepada Wakil Manajemen (MR) untuk
membuat surat yang ditujukan kepada seluruh bagian (dept)
perihal kesiapan pelaksanaan audit.
Persiapan tidak hanya dilakukan oleh lead auditor, namun
juga dilakukan oleh auditor yang meliputi:
membaca standar,
membuat daftar pertanyaan,
memahami proses area yang akan diaudit,
meninjau ulang dokumen (KPI, prosedur, rekaman,
melihat keluhan pelanggan,
sasaran mutu,
pencapaian produk,
kinerja sistem manajemen,
hasil tindakan koreksi,
tindakan perbaikan,
laporan hasil audit,
dll.
Untuk melengkapi kesiapannya, auditor membuat daftar
periksa sesuai dengan ruang lingkup dan area yang akan
diaudit. Pembuatan ini bertujuan agar dalam pelaksanaannya
dapat terarah, hemat waktu dan tidak bertele-tele.
G. Pelaksanaan Audit
1) Pembukaan
Setelah surat pemberitahuan telah di kirimkan kepada
auditee, maka audit siap dilakukan. Lead auditor memulai
dengan rapat pertemuan antara klien (auditee) dan
auditor, dan dihadiri oleh seluruh jajaran Head
Department serta Wakil Manajemen (MR).
Rapat pertemuan ini membahas teknis pelaksanaan audit
internal, jadwal audit, ruang lingkup, kriteria audit, tujuan
aduit, lokasi, pemandu, dan auditee.
Lead auditor sebaiknya menciptakan suasana yang
nyaman bagi auditee, agar auditee dapat memberikan
informasi yang diperlukan bagi kelangsungan audit.
Beberapa tips untuk melakukan rapat pertemuan:
Siapkan mental,
Memiliki agenda rapat yang tersrtuktur,
Pastikan pertemuan dihadiri oleh Wakil Manajemen
dan seluruh Head Departement,
Tunjukkan keterbukaan,
Gunakan waktu sebaik mungkin,
Jelaskan apa yang akan terjadi (atau telah terjadi),
Bersikaplah obyektif, tenang dan professional,
Buat kesan positif pada pertemuan pertama.
Daftar agenda rapat pembukaan audit dapat dilihat
dibagian lampiran (baca: dilakukan oleh lead auditor).
No Kegiatan ()
1 Ucapkan salam pembuka
2 Perkenalan anggota tim audit (lead
auditor, auditor, observer, teknikal
expert).
3 Ucapkan terima kasih atas kehadiran
peserta
4 Sampaikan tujuan dilakukan audit berikut
ini:
Melihat efektivitas pelaksanaan sistem
manajemen mutu & lingkungan
Mengevaluasi pencapaian sasaran
mutu & lingkungan yang telah
ditetapkan
Mengidentifikasi adanya peluang
perbaikan
Ruang Lingkup (Persyaratan ISO 9001 &
14001)
Area audit (produksi, logistic, dll).
5 Jelaskan juga tentang:
Fungsi audit untuk tidak mencari
kesalahan, namun melihat adanya
kesesuaian & ketidaksesuaian yang
terjadi di lapangan, melihat adanya
peluang untuk perbaikan.
Pentingnya kerjasama dengan auditee
Aturan selama pelaksanaan audit
Bukti audit yang tersedia di lapangan
6 Konfirmasi mengenai:
Apakah terdapat pemandu atau tidak
waktu pelaksanaan audit
Persayaratan keselamatan kerja
7 Metode audit yang digunakan
Teknik wawancara,
Pemeriksaan bukti secara sampling
random
Observasi lapangan
8 Kriteria ketidaksesuaian
Major: Ketidaksesuaian yang
berpotensi menghasilkan dampak
serius terhadap pencapaian &
efektivitas sistem manajemen atau
yang disebabkan oleh pelanggaran
total terhadap standar/tidak adanya
implementasi yang efektive dari
persyaratan tersebut.
Minor: Ketidaksesuaian yang tidak
berpotensi menghasilkan dampak
serius terhadap proses, produk, dan
jasa atau pencapaian & efektivitas
sistem manajemen
Observasi: Penyimpangan kecil yang
dapat berkembang menjadi
ketidaksesuaian apabila tidak dikoreksi
9 Membuka forum pertanyaan &
melaksanakan audit.
2) Pelaksanaan Audit Lapangan (wawancara

(wawancara,
awancara, inspeksi)
Lead Auditor biasanya akan memperkenalkan diri siapa
saja anggota dalam tim auditor. Setelah perkenalan, akan
dilanjutkan menerangkan tujuan audit dan elemen-elemen
ISO yang akan diaudit sesuai dengan panduan yang telah
dibuat. Sistem audit ini bisa berupa tanya jawab yang
disertai dengan bukti dokumen atau hasil kerja, bisa juga
dengan audit di lapangan, yaitu dengan melihat bukti
nyata dari kegiatan sistem mutu yang telah dibuat.
Dalam proses audit sebaiknya diawali dengan melihat
proses kegiatan mutu di unit/departemen tersebut.
Pimpinan unit diminta untuk menjelaskan seluruh proses
yang terjadi di unit/departemennya. Apabila ada yang
kurang, bisa diminta untuk menjelaskan lebih detail,
karena dari sini akan bisa dilihat apakah kegiatan yang
telah dilakukan sesuai dengan paparan Direksi atau tidak.
Dari sinilah pertanyaan-pertanyaan akan muncul. Dengan
mengetahui alur prosesnya, dipadukan dengan check list
yang telah dibuat, bisa mudah bagi Auditor untuk
mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Selama proses audit, antar Auditor jangan sampai terjadi
silang pendapat. Apabila tidak setuju dengan Auditor
yang satunya, harus bisa menahan diri dan kemudian
minta waktu ke Lead untuk melakukan diskusi sebentar.
Lakukan diskusi di tempat yang terpisah dengan auditee.
Selama audit, Auditor jangan sampai melakukan debat
kusir dengan Auditee. Karena biasanya Auditee akan
mempertahankan pendapatnya bila ada yang kurang
tepat menurut Auditor. Catat saja, dan nanti bisa
didiskusikan dengan tim saat akan membuat temuan
ketidaksesuaian.
Setiap pertanyaan dan jawaban sebisa mungkin dicatat,
untuk memudahkan merunut suatu proses, dan juga untuk
melakukan pengecekan lebih lanjut di lapangan apabila
diperlukan. Proses di lapangan adalah proses audit ke
tingkat staf pelaksana atau ke ruang kerja. Karena dalam
proses audit biasanya hanya dihadiri oleh staf pimpinan
setempat.
Beberapa pertanyaan yang umum ditanyakan Auditor,
saya ambil contoh mengenai Sasaran Mutu unit. Di dalam
check list biasanya hanya tertulis Apakah Unit kerja
mempunyai sasaran mutu? Bagaimana cara menghitung
dan pencapaiannya?
Pertanyaan tersebut bisa disampaikan, kemudian
dilanjutkan :
Apakah unit kerja punya program kerja untuk
mencapai sasaran mutu tersebut? Auditor akan
melakukan pengecekan apakah program kerjanya
telah sesuai dengan program kerja perusahaan.
Bagaimana analisa dari hasil pencapaiannya, apabila
masih kurang, Auditor akan menanyakan bagaimana
usaha-usaha untuk melakukan perbaikan agar bisa
tercapai.
Apabila hasilnya telah tercapai sesuai target atau lebih
tinggi, maka juga ditanyakan bagaimana program
kerja untuk mempertahankan dan melakukan
peningkatan.
Semua jawaban dari pertanyaan di atas harus disertai
bukti. Bukti bisa berupa tulisan, maupun wawancara ke
staf. Bukti-bukti tersebut untuk menunjukkan bahwa suatu
program kerja yang dibuat pimpinan telah bisa dipahami
dan dilaksanakan oleh stafnya, sehingga proses kerja di
unit tersebut berjalan dengan baik.
Audit ISO 9001:2008 adalah audit proses, sehingga
pertanyaan-pertanyaan diarahkan ke proses unit tersebut.
Apakah prosesnya sudah efisien, atau masih
mbulet/berputar-putar sehingga akan menimbulkan an-
efisien di proses berikutnya. Proses itu harus dipahami
oleh semua jajaran dengan melihat bukti hasil kerjanya
atau bukti yang tampak di ruang kerja, atau bukti berupa
wawancara langsung ke pekerja.
Pertanyaan ke tingkat staf bisa berupa
Apakah Bapak/Ibu dalam melakukan pekerjaan ini
ada petunjuk kerjanya?
Apakah Bapak/Ibu memahami petunjuk kerjanya?
Apabila tidak paham, Bapak/Ibu akan bertanya ke
siapa?
Apakah Bapak/Ibu mengetahui bahwa petunjuk kerja
tersebut valid apa tidak? Apabila petunjuk kerja
tersebut tidak valid, apa yang akan Bapak/Ibu
lakukan?
Setelah semua yang ada di check list Audit sudah
terjawab, biasanya Auditor akan melakukan observasi ke
lapangan untuk melihat implementasinya. Di sinilah
Auditor dituntut untuk jeli, karena akan banyak
ketidaksesuaian.
3) Penutupan
Setelah kegiatan audit diseluruh area telah selesai, maka
lead auditor melakukan rapat penutupan audit yang
dihadiri oleh auditee, auditor, wakil manajemen dan
Head Departemen.
Rapat penutupan ini lead auditor membahas hasil
kegiatan audit yang meliputi resume temuan audit, diskusi
rekomendasi perbaikan, konfirmasi tindak lanjut hasil
audit (tindakan perbaikan), evaluasi dan laporan audit.
Setelah semua menyetujui hasil temuan audit
(ketidaksesuaian yang terjadi) maka lead auditor
selanjutnya meminta kesepakatan kapan tanggal
penyelesaian tindakan perbaikan akan dilakukan.
Daftar agenda rapat penutupan audit dapat dilihat
dibagian lampiran (baca: dilakukan oleh lead auditor).
No Kegiatan ()
1 Buka dengan ucapan terima kasih kepada
auditee.
2 Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan
kriteria audit.
3 Mulai dengan mengungkapkan hal/hal
atau temuan positif terlebih dahulu,
selanjutnya diikuti dengan penjelasan
ketidaksesuaian dan observasi yang
ditemukan.
4 Ungkapkan jika ada masalah yang
ditemukan saat audit.
5 Pastikan auditee memahami temuan dan
setuju dengan temuan tersebut.
6 Selalu terbuka untuk klarifikasi dan
membuka forum pertanyaan.
7 Menyampaikan kesimpulan audit.
8 Sepakati rencana tindak lanjut temuan
audit dan tanggal penyelesaiannya,
tandatangani bukti serah terima lembar
laporan ketidaksesuaian.
9 Tutup pertemuan dengan terima kasih.
4) Laporan
Setelah rapat penutupan audit dilakukan, maka auditor
berkoordinasi dengan lead auditor, membuat laporan
kesesuaian maupun ketidaksesuaian dari hasil audit di
lapangan.
Penulisan temuan audit sebaiknya ditulis dengan jelas dan
sederhana sehingga mudah dimengerti oleh auditee.
Pelulisan sebaiknya mengacu pada konsep PLOR:
PLOR
Problem (pernyataan ketidaksesuaian)
Masalah harus ditulis jelas, ringkas, mudah dipahami,
aktual dan diuraikan secara obyektif.
Lokasi
Ditemukannya masalah harus ditulis, kemungkinan
terdapat masalah yang sama di lokasi yang berbeda.
Obyektifitas
Harus ada bukti-bukti audit yang mendukung
masalah secara aktual.
SOP, IK,
Rekaman.
Referensi
standar atau acuan yang digunakan dalam audit
Prosedur, standar ISO
Contoh penulisan :
1. Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli
2007 sehingga tidak sesuai dengan prosedur
Pembelian dan Logistik. (Tidak baik).
2. Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk
D/O no. 1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei
2007. Hal ini tidak sesuai dengan Instruksi Kerja
Gudang (PTXYZ-IK-005) dan klausa 7.5.5 dari ISO
9001:2000. Jumlah kesalahan data yang ditemukan
adalah 3 kesalahan dari total 5 sampel data yang
diambil saat audit. (Baik).
Temuan ketidaksesuaian hasil audit ditulis dalam sebuah
formulir lembar ketidaksesuaian (LKS atau NCR) yang
telah ditentukan.
Wakil manajemen (MR) membuat laporan audit kepada
Manajemen Puncak berdasarkan informasi yang diperoleh
dari lead auditor dan ditujukan kepada manajemen
puncak.
Laporan hasil audit sebaiknya:
Mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasif.
Memberikan arahan kepada manajemen untuk dapat
mengambil suatu keputusan melalui rekomendasi
perbaikan.
Memberikan informasi yang digunakan sebagai
sumber data yang disusun sedemikian rupa sehingga
menjadi laporan yang efektif. (Tulis sumber data
dengan jelas bukti-bukti audit).
Menguraikan temuan audit dengan jelas & sederhana.
Format laporan
Pendahuluan (team audit, ruang lingkup,
executive summary).
Isi (fakta, penjelasan & pemikiran) sub judul.
waktu pelaksanaan audit; team audit; ruang
lingkup; tujuan & kriteria; temuan; kesimpulan &
rekomendasi hasil audit).
Kesimpulan (rekomendasi).
Sertakan juga form lembar ketidaksesuaian.
H. Tindak Lanjut Audit
Setelah rapat penutupan audit telah selesai, maka tugas
auditor adalah mendistribusikan lembar ketidaksesuaian
kepada auditee untuk dilakukan tindakan perbaikan atas
ketidaksesuaian yang ditemukan sesuai jangka waktu yang
telah disepakati.
Pelaksanaan tindakan perbaikan sebaiknya mengacu pada
prosedur tindakan perbaikan yang berlaku (Klausul 8.5.2 ISO
9001:2008).
Dalam menindaklanjuti temuan audit, auditee sebaiknya:
a. Membuat rencana perbaikan
Auditee menentukan kapan & siapa yang akan
menyelesaikan hasil temuan audit.
b. Melaksanakan perbaikan & pencegahan
Personil yang diberi tugas, mempunyai tanggungjawab
untuk menyelesaikan hasil temuan audit .
c. Mengevaluasi hasil perbaikan & pencegahan
Dilakukan oleh pimpinan bagian yang diaudit.
Team auditor membuat daftar induk status laporan
audit & tindakan perbaikan.
Hal penting dalam menyetujui & menutup tindak lanjut:
Apakah pernyataan dari tindakan yang diambil tercantum
dengan jelas & konsisten?
Apakah deskripsi dari tindakan perbaikan sesuai dengan
dokumen yang ada?
Penggunaan kata (sedang, telah atau akan) yang
menunjukkan sejauh mana tindakan perbaikan itu
diselesaikan).
Tanggal penyelesaian dan tindakan koreksi .
Penyertaan bukti obyektif yang menunjukkan fakta
tindakankorektif telah dilakukan dan berjalan secara
efektif sert sesuai dengan deskripsi yang diberikan.
Setelah tindakan perbaikan dilakukan maka harus dilakukan
verifikasi oleh:
a. MR
Bertanggungjawab untuk memantau penyelesaian ketidak-
sesuaian sesuai batas waktu yang ditetapkan.
b. Auditor
Verifikasi proses investigasi yang dilakukan auditee,
pastikan investigasi benar-benar sampai pada akar
permasalahan.
Pastikan tindakan perbaikan telah berjalan dengan
efektif (dapatkan bukti-buktinya).
Apabila tindakan perbaikan belum berjalan dengan
efektif, buat ketidaksesuaian baru.
I. Penilaian Pencapaian Audit
Tidak terdapat standar baku dalam memberikan penilaian
pencapaian implementasi sistem manajemen. Namun demikian
didalam SMK3 terdapat tiga kategori penilaian kecil,
menengah dan besar.
Tabel Penilaian tingkat penerapan SMK3

Kategori Tingkat Pencapaian Penerapan
Perusahaan 0-59% 60-
60-84% 85-
85-100%
Kategori Tingkat Tingkat Tingkat
tingkat awal Penilaian Penilaian Penilaian
(64 kriteria) Penerapan Penerapan Baik Penerapan
Kurang Memuaskan
tingkat transisi Penilaian Penilaian Penilaian
(122 kriteria) Penerapan Penerapan Baik Penerapan
Kurang Memuaskan
tingkat Penilaian Penilaian Penilaian
lanjutan (166 Penerapan Penerapan Baik Penerapan
kriteria) Kurang Memuaskan
1. Kategori Kritikal 2. Kategori Mayor 3. Kategori Minor
Temuan yang a) Tidak memenuhi Ketidak-konsistenan
mengakibatkan ketentuan peraturan dalam pemenuhan
fatality/kematian. perundang-undangan; persyaratan
b) Tidak melaksanakan peraturan
salah satu prinsip perundang-
SMK3; dan undangan, standar,
pedoman, dan acuan
c) Terdapat temuan
lainnya.
minor untuk satu
kriteria audit di
beberapa lokasi.
Dalam hal penilaian perusahaan termasuk kategori kritikal atau mayor,
maka orgnisasi dinilai belum berhasil menerapkan SMK3 dan penilaian
tingkat penerapan SMK3 tidak mengacu pada Tabel 2.
J. Penulisan Temuan Audit (Ketidaksesusaian)
(Ketidaksesusaian)
Seringkali setelah melakukan audit internal, auditor mengalami
kesulitan dalam penulisan temuan audit sehingga penulisan
tersebut menjadi bias dan sulit dimengerti oleh auditee.
Pernyataan penulisan temuan audit (ketidaksesuaian) secara
umum mengikuti kaidah PLOR
Problem (masalah yang ditemukan,) menjelaskan masalah
atau temuan yang terjadi yang tidak sesuai dengan
refernsi yang didunakan.
Location (lokasi ditemukan problem), menerangkan lokasi
dimana ketidak sesuaian tersebut terjadi.
Objective (bukti temuan), menjelaskan bukti digunakan
sebagai dasar dibuatnya ketidaksesuaian.
Reference (dokumen yang mendasari), acuan yang
digunakan sebagai perbandingan dari implementasi.
Selain tiu pula penulisan temuan dalam laporan audit
sebaiknya:
Spesifik
Jelas (dimana, mengapa)
Contoh bukti
Sehingga dalam menulis temuan audit:
Harus berdasarkan fakta
Harus ringkas dan jelas
Tidak memasukkan opini
Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
Contoh penulisan temuan audit yang BENAR:
1. Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk D/O no.
1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei 2007. Hal ini
tidak sesuai dengan Instruksi Kerja Gudang (PTXYZ-IK-
005) dan klausa 7.5.5 dari ISO 9001:2000. Jumlah
kesalahan data yang ditemukan adalah 3 kesalahan dari
total 5 sampel data yang diambil saat audit
2. Ditemukan bahwa 2 dari 3 prosedur yang didistribusikan
ke HRD telah kadaluarsa tetapi masih dipakai sebagai
referensi.Lihat Prosedur HR-003 dan HR-005. Hal ini
adalah ketidaksesuaian terhadap Klausa 4.2.3 dari ISO
9001:2000 dan prosedur pengendalian dokumen PTXYZ-
QA-003 revisi 03
Contoh penulisan temuan audit yang SALAH:
1. Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli 2007
sehingga tidak sesuai dengan prosedur Pembelian dan
Logistik.
2. Tidak ada Quality Plan ditetapkan untuk Produk No. AXP
201 untuk membuktikan kesesuaian dengan prosedur
perencanaan produksi.
K. Dokumentasi hasil Audit
Sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen, audit
internal juga memerlukan adanya dokumentasi yakni:
1. Rekaman bukti bukti audit
pencapaian sasaran mutu atau lingkungan,
KPI,
struktur organisasi,
pelatihan,
kalibrasi,
hasil pemantuan & pengukuran
SOP, IK
dsb)
2. Rekaman yang terkait audit internal
Rencana audit internal
Laporan audit internal
Laporan ketidaksesuaian
Laporan tindakan korektif dan pencegahan
Laporan tindak lanjut audit
4. Hasil tinjauan program audit
Tinjauan manajemen
Tindakan perbaikan hasil audit internal/eksternal
5. Rekaman terkait dengan kompetensi auditor
Sertifikasi auditor internal
Rekaman yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu:
Tinjauan manajemen (5.6.1)
Kompetensi, pelatihan (6.2.2)
Perencanaan realisasi produk (7.1)
Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk
(7.2.2)
Masukan desain & pengembangan (7.3.2)
Tinjauan desain & pengembangan (7.3.4)
Verifikasi desain & pengembangan (7.3.5)
Velidasi desain & pengembangan (7.3.6)
Pengendalian desain & pengembangan (7.3.7)
Evaluasi supplier (7.4.1)
Validasi proses produksi & penyediaan jasa (7.5.2d)
Identifikasi & mampu telusur (7.5.3)
Identifikasi milik pelanggan (7.5.4)
Kalibrasi & verifikasi peralatan pemantauan & pengukuran
(7.6a)
Audit internal (8.2.2)
Pemantauan & pengukuranproduk (8.2.4)
Pengendalian produk tidak sesuai (8.3)
Tindakan perbaikan (8.5.2 e)
Tindakan pencegahan (8.5.3 d)
Rekaman yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen
lingkungan:
Aspek lingkungan penting (4.3.1)
Persyaratan hukum yang berlaku (4.3.2)
Kinerja lingkungan (4.3.3)
Pelatihan (4.4.2)
Komunikasi eksternal & pihak terkait (4.4.3)
Keluhan (komplain) (4.4.3)
Inspeksi, pemeliharaan & kalibrasi (4.4.6)
Kontraktor & pemasok (4.4.6)
Proses pemantauan (4.5.1)
Penaatan peraturan perundang undangan (4.5.2)
Pengecekan kesiagaan tanggap darurat (4.4.7)
Kejadian tertentu (insident)
Tinjauan manajemen (4.6)
Rekaman yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen K3
Hasil Identifikasi & Evaluasi penaatan terhadap
Persyaratan perundang-undangan dan perijinan K3 (4.3.2
& 4.5.2)
Hasil Identifikasi Bahaya dan Penilaian Resikoyang
menyertainya (4.3.1)
Pertimbangan dalam penetapan Tujuan, Sasaran dan
Program Manajemen K3 (4.3.3)
Kegiatan Pelatihan K3(klausul 4.4.2)
Pengendalian Operasional K3, seperti : aktivitas inspeksi
dan Perawatan ( 4.4.6)
Pemantauan & Pengukuran Kinerja K3 (4.5.1)
Hasil Kalibrasi & Verifikasi Peralatan yang digunakan
untuk mengukur Kinerja K3 (4.5.1)
Rincian tentang ketidaksesuaian K3, Kecelakaan Kerja,
PAK, termasuk nearmiss, dll serta Investigasinya (4.5.3)
Komunikasi Eksternal dan catatan Keluhan Karyawan
mengenai K3 di sekitar Organisasi serta tanggapannya
(4.4.3)
Komunikasi dengan pihak yang berkepentingan. (4.4.3)
Pertemuan rapat K3 (4.4.3)
7. AUDITOR
A. Peran Auditor
Auditor mempunyai peran yang sangat penting dalam
menunjang sistem manajemen organisasi yang diharapkan
dapat memberikan nilai tambah (added value) dalam
mencapai tujuan & sasaran organisasi.
Dalam melaksanakan audit, sebaiknya auditor melakukan
pendekatan yang terarah dan sistematis (PDCA) untuk menilai
dan mengevaluasi keefektifan manajemen resiko
melalui pengendalian dan proses tata kelola yang baik. Banyak
auditor melakukan perannya sebagai pemeriksa yang mencari
kesalahan personel ataupun fungsi yang diauditnya. Namun
untuk saat ini peran auditor mulai bergeser menjadi konsultan
atau mitra yang diharapkan dapat memberikan solusi (saran
perbaikan) bagi sebuah masalah. Berikut adalah beberapa
peran auditor yakni:
Bukan lagi sebagai watchdog tetapi sebagai konsultan
yang dapat memberikan nilai tambah bagi operasional
organisasi.
Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan
penerapan sistem pengendalian manajemen, struktur
pengendalian intern, dan pengendalian operasional
lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif
dengan biaya yang tidak terlalu mahal,
Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan
prosedur prosedur yang telah ditetapkan oleh
manajemen.
Memastikan bahwa pengelolaan data rekaman yang
dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya.
Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam
melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen.
Menyarankan perbaikan-2 operasional dalam rangka
meningkatkan efisensi dan efektifitas.
Peran Paradigma lama Paradigma baru
Peran Watchdog Konsultan & Katalis
Pendekatan Detektif Prefentif mencegah

(mendeteksi masalah)
masalah)
Sikap Seperti Polisi Sebagai mitra bisnis

/ customer
Ketaatan / Semua policy / Hanya policy yang

kepatuhan kebijakan relevan
Fokus Kelemahan / Penyelesaian yang

penyimpangan konstruktif
Komunikasi Terbatas Reguler

dengan
manajemen
Audit Financial / Financial,

compliance audit compliance,
operasional audit.
Jenjang karir Sempit (hanya Berkembang luas

auditor) (dapat berkarir di
bagian / fungsi lain)
Tabel : Paradigma Auditor
B. Tanggungjawab Auditor
Seorang auditor sebaiknya memiliki pendidikan, pelatihan,
dan pengalaman kerja yang sesuai dengan area tugas yang
diberikan.
Auditor mempunyai tugas & tanggungjawab yang penting
dalam proses auditing dalam hal ini dibagi menjadi dua yakni:
1. Lead auditor
Membentuk dan memimpin team auditor
Mengelola program audit secara efektif.
Berkonsultasi dengan auditee (klien) dalam
menentukan kriteria & ruang lingkup.
Mencari informasi tentang latar belakang yang
relevan seperti kegiataan auditee, produk, hasil
kegiatan sebelumnya.
Membentuk,& mengarahakan team audit.
Menyusun rencana audit bekerjasama dengan
auditor, auditee (Klien).
Mengkomunikasikan rencana audit yang telah
disetujui kepada team auditor, auditee (Klien).
Mengkoordinasi persipan dokumen kerja dan
member arahan kepada team auditor.
Mewakili team auditor dalam pembahasan dengan
auditee (klien).
Memberitahu kepada auditee mengenai temuan audit
yang ketidaksesuaiannya penting.
Merekomendasikan perbaikan, jika diperlukan.
2. Auditor
Mengikuti pengarahan dari Lead Auditor.
Melaksanakan tugas secara obyektif.
Mengumpulkan dan meng-analisa bukti audit yang
relevan dan cukup untuk menentukan temuan audit.
Menyiapkan dokumen kerja.
Mendokumentasikan temuan audit.
Memverifikasi tindakan koreksi untuk setiap
ketidaksesuaian.
Menjaga kerahasiaan dokumen yang menyangkut
audit.
Membantu penulisan laporan audit.
Mengikuti aturan yang ditetapkan oleh auditee
terkait dengan kesehatan & keselamatan kerja (K3).
C. Kompetensi Auditor (Mengacu kepada ISO 19011:2011)
19011:2011)
Kepercayaan dan keandalan dalam proses audit tergantung
pada kompetensi personel yang melaksanakan audit.
Kompetensi ini didasarkan pada peragaan dari :
1) Kepribadian,
Kepribadian seorang auditor sebaiknya :
a) etis yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus,
jujur serta bijaksana;
b) terbuka yaitu mau mempertimbangkan pandangan
atau ide-ide alternatif;
c) diplomatis yaitu bijaksana dalam menghadapi orang
lain;
d) suka memperhatikan yaitu secara aktif menyadari
kegiatan dan lingkungan fisik yang ada di sekitarnya;
e) cepat mengerti yaitu secara naluriah menyadari dan
mampu memahami situasi;
f) luwes (versatile) yaitu selalu siap menyesuaikan diri
untuk situasi yang berbeda;
g) tangguh yaitu teguh, fokus pada pencapaian tujuan;
h) tegas yaitu menghasilkan kesimpulan dengan tepat
waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis;
i) percaya diri yaitu bertindak dan berfungsi secara
independen ketika berinteraksi dengan orang lain
secara efektif.
2) Kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan
keterampilan yang diperoleh melalui pendidikan,
pengalaman kerja, pelatihan auditor, dan pengalaman
audit.
audit
Berdasarkan hal tersebut kompetensi untuk internal
auditor PT X ditentukan dengan parameter-parameter :
1. Pendidikan
2. Pengalaman kerja*
3. Pelatihan auditor**
4. Pengalaman audit***
Note:
* dalam bisnis core yang sama atau dalam bidang QMS
(Quality Management System)
** telah mendapatkan pelatihan internal audit dari
lembaga pelatihan independen
*** telah mengikuti internal audit sebagai observer
Pengelompokan kualifikasi untuk tiap parameter adalah
sebagai berikut :
No Parameter Kualifikasi
1 Pendidikan S1 D3
2 Pengalaman kerja > 5 thn 2 - 5 thn
3 Pengalaman audit 4 - 6x 3x
Kualifikasi untuk pendidikan, pengalaman kerja dan

pengalaman audit ditentukan seperti di atas dengan
pertimbangan bahwa itu adalah kualifikasi yang
diperlukan auditor untuk memperoleh pengetahuan dan
ketrampilan yang dibutuhkan.
1. Pendidikan minimal D3 diperlukan untuk dapat
berpikir secara analitik, logis, dan sistematik.
2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun dalam bisnis core
yang sama atau dalam bidang QMS (Quality
Management System) diperlukan untuk mendapatkan
pengetahuan dan pemahaman terhadap suatu proses
atau sistem.
3. Pengalaman audit minimal 3x sebagai observer,
dikarenakan di PT X ada 3 area yaitu paper,
packaging dan office, maka seorang auditor
diharapkan sudah pernah menjadi observer di 3 area
tersebut.
Kualifikasi minimal untuk Lead Auditor ditentukan dengan
kombinasi tabel di atas adalah sebagai berikut :
1 Pendidikan S1 S1 S1 D3
2 Pengalaman kerja > 5 thn > 5 thn 2 - 5 thn > 5 thn
3 Pengalaman audit 4 - 6x 3x 4 - 6x 4 - 6x
Kualifikasi minimal untuk Auditor ditentukan dengan cara

yang sama adalah sebagai berikut :
1 Pendidikan S1 D3 D3 D3
2 Pengalaman kerja 2 - 5 thn > 5 thn 2 - 5 thn 2 - 5 thn
3 Pengalaman audit 3x 3x 4 - 6x 3x
Auditor yang kompeten adalah auditor yang memiliki

kualifikasi seperti di atas.
atas.
Internal Audit Coordinator membuat dan meng-up date
catatan kualifikasi untuk seluruh internal auditor PT X.
Hal hal yang perlu diketahui dan dijalankan oleh
seorang auditor adalah sebagai berikut:
1. Mengerti isi dan manfaat dari standard serta prinsip
manajemen mutu, lingkungan atau K3.
2. Memahami istilah istilah audit.
3. Memiliki kemampuan ber-komunikasi yang baik.
4. Memegang teguh prinsip etika dan aturan aturan
pada saat mengaudit.
5. Memiliki persiapan yang matang sebelum mengaudit.
6. Bersikap profesional pada saat proses audit.
7. Mampu membuat laporan temuan serta menentukan
kriteria dari temuan.
8. Teliti pada saat melakukan observasi, pemeriksaan
fisik dan prosedur.
9. Meningkatkan pengetahuan umum maupun khusus
seperti:
Umum
Prinsip Audit, prosedur dan teknik Audit.
Sistem manajemen (standard ISO) dan referensi
dokumennya.
Situasi organisasi (Ukuran, struktur, fungsi dan
hubungannya).
Peraturan dan perundangan yang terkait.
Khusus
ISO 9001
Metode dan Teknis Quality, mencakup : Kosa kata
Quality, Prinsip manajemen mutu, Tools dan
aplikasinya seperti SPC, FMEA, QC 7 Tools, dll.
Produk termasuk proses-proses yang terlibat
didalamnya (Istilah, karakteristik proses dan produk)
ISO 14001.
Metode dan Teknik Manajemen Lingkungan,
mencakup: Kosa kata Lingkungan, prinsip manajemen
lingkungan, Tools (Evaluasi aspek dan dampak
lingkungan, Daur Ulang, dll).
Ilmu & Teknologi Lingkungan, mencakup: Dampak
kegiatan terhadap lingkungan, Media Lingkungan
seperti udara, air dan tanah, serta Ekosistem.
Aspek dan teknis dari Operasi Lingkungan, mencakup:
Metode evaluasi signifikan aspek, Karakteristik kritis
proses,Teknologi pencegahan polusi, Aspek dan
dampak.
Pelatihan Auditor
Pelatihan internal audit dari lembaga pelatihan
independen harus berisikan :
1. Teori
a. Pemahaman terhadap persyaratan Standard ISO
9001
b. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip, prosedur
dan teknik audit
2. Praktek (live audit exercise)
Auditor dinyatakan lulus dalam pelatihan internal
audit jika mendapatkan nilai minimal tertentu dalam
evaluasi yang diberikan di akhir pelatihan.
Pemeliharaan Kompetensi Auditor
Untuk memelihara kompetensi auditor dilakukan :
1. Briefing oleh MR yang berisikan refreshment
terhadap pemahaman Standard ISO 9001 serta
pemahaman terhadap metode audit dan audit skills.
Briefing dilakukan pada setiap menjelang
pelaksanaan internal audit.
2. Penilaian (evaluasi) terhadap auditor pada setiap
pelaksanaan audit.
Evaluasi dilakukan oleh :
a. Internal Audit Coordinator
Hal-hal yang dievaluasi :
Pengisian form audit dengan lengkap, benar
dan tepat
Ketepatan dalam mengkategorikan temuan
Ketepatan tanggal verifikasi hasil audit
b. Auditee
Hal-hal yang dievaluasi :
Kinerja audit
Ketepatan waktu audit (dari mulai sampai
selesai)
Efisiensi penggunaan waktu audit
Kerjasama antar auditor
Teknis audit
Kejelasan dalam bertanya
Kesopanan auditor selama mengaudit
Seluruh hasil evaluasi dikumpulkan oleh Internal Audit
Coordinator untuk selanjutnya disampaikan kepada MR.
MR menyampaikan hasil evaluasi tersebut dalam briefing
internal audit berikutnya.
Hasil evaluasi dijadikan sebagai input (dasar) dalam
memelihara kompetensi auditor, yaitu sebagai dasar :
Penentuan frekuensi keterlibatan auditor dalam setiap
periode audit.
Penentuan materi refreshment yang diberikan sesuai
dengan kebutuhan.
D. Atribut Auditor
1) SABAR:
SABAR mendengarkan dengan seksama seluruh
penjelasan auditee, tidak terpancing situasi.
2) SOPAN:
SOPAN menghormati keahlian auditee, bertanya dengan
tata-cara yang baik, selalu mengucapkan terima kasih.
3) INOVATIF:
INOVATIF mencari cara-cara yang lebih efektif untuk
mengali bukti-bukti audit, detail dalam memeriksa.
4) PROFESIONAL:
PROFESIONAL tepat waktu, melakukan persiapan yang
memadai menjelang audit.
5) SISTEMATIK:
SISTEMATIK urutan audit jelas alurnya, bertanya pada
point-point penting.
E. Aturan Perilaku Auditor Internal
1) Integritas
1.1. Harus melakukan pekerjaan mereka dengan
kejujuran, ketekunan, dan tanggung jawab.
1.2. Harus mentaati hukum dan membuat pengungkapan
yang diharuskan oleh ketentuan perundang-
undangan dan profesi.
1.3. Sadar tidak boleh terlibat dalam aktivitas ilegal
apapun, atau terlibat dalam tindakan yang
memalukan untuk profesi audit internal atau pun
organisasi.
1.4. Harus menghormati dan berkontribusi pada tujuan
yang sah dan etis dari organisasi.
2) Objektivitas
2.1. Tidak akan berpartisipasi dalam kegiatan atau
hubungan apapun yang dapat mengganggu, atau
dianggap dianggap mengganggu, ketidakbiasan
penilaian mereka. Partisipasi ini meliputi kegiatan-
kegiatan atau hubungan-hubungan yang mungkin
bertentangan dengan kepentingan organisasi.
2.2. Tidak akan menerima apa pun yang dapat
mengganggu, atau dianggap dianggap mengganggu,
profesionalitas penilaian mereka.
2.3. Harus mengungkapkan semua fakta material yang
mereka ketahui yang, jika tidak diungkapkan, dapat
mengganggu pelaporan kegiatan yang sedang
diperiksa.
3) Kerahasiaan
3.1. Harus berhati-hati dalam penggunaan dan
perlindungan informasi yang diperoleh dalam tugas
mereka.
3.2. Tidak akan menggunakan informasi untuk
keuntungan pribadi atau yang dengan cara apapun
akan bertentangan dengan ketentuan perundang-
undangan atau merugikan tujuan yang sah dan etis
dari organisasi.
4) Kompetensi
4.1. Hanya akan memberikan layanan sepanjang mereka
memiliki pengetahuan, keterampilan, dan
pengalaman yang diperlukan.
4.2. Harus melakukan audit internal sesuai dengan
Standar Internasional Praktik Profesional Audit
Internal.
4.3. Akan terus-menerus meningkatkan kemampuan dan
efektivitas serta kualitas layanan mereka.
F. Ketrampilan Auditor
Seorang auditor harus mempunyai ketrampilan dalam hal
mengaudit yakni:
1. Pendekatan Proses
Dalam melakukan audit internal, auditor sebaiknya
memahami pendekatan proses (INPUT PROSES
OUTPUT) untuk memudahkan alur urutan audit..
Output from process A

Input to process C
Other
Process Customer Processes
Outputs from Outputs from Outputs from
Process A Process B Process C
PROCESS A PROCESS B PROCESS C
Inputs to Inputs to Inputs to
Process A Process B Process C
Other
Management and Support Processes Process
Gambar 5: Pendekatan Proses Input Proses Output

Kunci pendekatan proses adalah dengan melihat input
proses output sebagai satu kesatuan. Untuk
memudahkan gunakan kata kunci berikut ni, yakni:
WHEN & WHERE audit akan dilakukan?
WHAT area mana yang akan diaudit (dept, group,
proses, dsb)?
WHAT standar apa yang digunakan (ISO 9001, ISO
14001, ISO /TS 16949, ISO 22000, OHSAS 18001,
Manual, SOP, Instruction)?
WHAT the PURPOSE tujuan audit adalah
memverifikasi kesesuaian dengan standar, kontrak?
Persiapan audit badan sertifikasi atau pemerintah?
Identifikasi adanya peluang perbaikan?
DO others AUDIT SERVICE yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan tersebut (training auditor baru?
verifiaksi tindakan perbaikan sebelumnya? Dsb).
Gunakan pertanyaan berikut untuk memudahkan
menentukan alur urutan pendekatan proses:
Apa input terhadap proses ini?
Apa output yang diharapkan dari proses ini?
Apa saja aktifitas2 di dalam proses untuk
mengubah input menjadi output? Bagaimana
interaksinya?
Contoh: Proses pembuatan pisang goreng.
Apa inputnya?
pisang mentah, tepung, minyak, kuali, gula,
dsb
Apa output yang diharapkan?
pisang goreng yang enak, tidak gosong, dan
tidak mentah.
Apa saja aktifitas di dalamnya?
menyalakan kompor, memanaskan minyak
dalam kuali, menyiapkan adonan,
menggoreng, dsb.
Kemudian gunakan konsep PDCA untuk membuat daftar
pertanyaan, yakni:
Plan :
Bagaimana penyiapan bahan pembuatan
pisang gorang?
Bagaimana perencanaan urutan-urutan
pekerjaan?
Bagaimana peralatan2 disiapkan?
Do :
Bagaimana adonan dibuat?
Bagaimana mencampurkan adonan dengan
pisang?
Cara menggoreng pisang?
Check :
Bagaimana panas minyak dipantau supaya
pisang tidak gosong ? Siapa yang memantau?
Bagaimana rasa adonan dan pisang diperiksa
?Siapa yang memeriksa?
Act
Apa yang dilakukan kalau gosong ?
Apa yang dilakukan kalau adonan belum
cocok rasanya ?
2. Wawancara yang Efektif
Untuk melakukan wawancara yang efektif auditor perlu
menciptakan suasana yang santai dan menjalin hubungan
yang baik dengan auditee, sehingga auditee merasa
nyaman untuk melakukan wawancara, berikut
panduannya:
Terbuka, percaya dan sopan, ramah.
Jangan mengambil peran negative seperti curiga &
menuduh.
Tidak melakukan interograsi, otoriter & memerintah.
Siap berjalan lambat dan berikan waktu bagi auditee
untuk berpikir.
Sampaikan tujuan audit adalah untuk memverifikasi
kesesuaian sistem manajemen organisasi & bukan
mencari kesalahan seseorang.
Auditor harus mampu untuk mengajukan
pertanyaan-pertanyaan yang tepat, agar wawancara
menjadi efektif.
3. Teknik Bertanya (wawancara)
Auditor sebaiknya menyusun strategi (secara urutan logis)
untuk memperoleh informasi yang relevan, mengungkap
informasi dan mencairkan suasana.
Teknik wawancara sebaiknya dimiliki oleh seorang
auditor, yang dapat diperoleh dengan cara meningkatkan
jam terbang (baca: menambah jam audit).
Kombinasi dari berbagai teknik bertanya juga sangat
penting, bila perlu lakukan teknik paraphrasing untuk
memastikan auditte memahami pertanyaan.
Untuk dapat menggali informasi yang sebanyak ungkin
dari auditee maka sebaiknya auditor melakukan:
Membuat suasana senyaman mungkin agar auditee
tidak merasa bersalah.
Menggunakan checklist dengan pertanyaan terbuka
(yang terarah), sehingga auditee dengan leluasa
berbicara dan memberi informasi.
Hindari pertanyaan yang memojokkan dan berbagai
pertanyaan dilontarkan sekaligus.
Ikuti alur urutan pertanyaan untuk menemukan
apakah yang diwawancara (auditee) benar-benar
memahami topik yang dibahas.
Catat jawaban tersebut agar mudah untuk meng-
klarifikasikan dikemudian hari.
Pastikan semua bukti-bukti audit yang ingin didapat
sudah ditanyakan dan catat hal-hal penting hasil
wawancara lalu bandingkan dengan kriteria audit.
Klarifikasi kembali dengan personil yang
diwawancara apabila ada ketidaksesuaian.
Jangan menuliskan nama personil yang diwawancara
pada laporan audit (kecuali untuk hal-hal tertentu
dan bukan bertujuan untuk menyalahkan).
Wawancara (tanya jawab) dengan auditee (5 W 1 H
+ Show Me) best practice.
Gunakan teknik pendekatan corong (Funnel
Approach).
Gambar 6: Pendekatan Corong

(http://asq.org/qic/display-item/?item=24436)
Berikut beberapa jenis pertanyaan yang sering digunakan al:
1) Terbuka
Pertanyaan terbukan akan menghasilkan banyak sekali jawaban.
Gunakan pertanyaan ini untuk mengetahui pendapat/gambaran
dari auditee tentang hal tertentu.
Contoh:
Bisa ceritakan bagaimana anda memproses hasil
pertengahan ini?
Bagaimana anda mengimplementasikan program
pengelolaan limbah?
2) Tertutup
Gunakan pertanyaan tertutup untuk men dapatkan jawaban Ya
atau Tidak, sedangkan pertanyaan langsung akan memberikan
jawaban pendek
Contoh:
Apakah anda tahu program pengendalian limbah?
Apa tanggungjawab anda?
3) Klarifikasi
Pertanyaan terbuka yang ditujukan untuk mendapatkan lebih
informasi mengenai subyek dengan menetapkan kondisi.
Contoh:
Dapatkah anda memberikan contoh hasil program
pemantauan lingkungan?
Dengan cara bagaimana tindakan perbaikan dilakukan?
4) Menggiring
Pertanyaan ini biasanya juga mengandung jawaban yang tersirat
dalam pertanyaannya.
Contoh:
Anda yang melakukan pengecekan keakuratan alat setiap
pagi?
Anda menentukan ukuran sampel berdasarkan table?
5) Interogasi
Pertanyaan ini membuat auditee defensive
Contoh:
Anda tidak setuju dengan saya bahwa anda belum
memverifikasi dengan benar laporan insiden sesuai standar
internal?
4. Teknik Memeriksa Dokumen

Auditor memeriksa bukti bukti saat melakukan audit
dengan melihat dokumen, pengamatan lapangan,
observasi dan verifikasi (kebijakan, prosedur, rekaman,
hasil audit, laporan, hasil rapat).
Dalam melakukan pemeriksaan dokumen, auditor
sebaiknya memperhatikan hal berikut:
Relevansinya dengan kompetensi personel pelaksana
pekerjaan.
Relevansinya dengan sasaran mutu atau kinerja
produk, kinerja lingkungan, kepuasan pelanggan.
Nilai tambah aktivitas setiap tahapan kegiatan.
Status pengendalian dokumen (revisi, pengesahan,
authorisasi, distribusi, dll) Pelajari Klausul 4.2.3.
Keterkatian antar dokumen (misalnya prosedur
instruksi kerja formulir yang digunakan).
Ketahui status rekaman, yang meliputi:
Personal yang terlibat dalam suatu rekaman
(misalnya pembuat, yang mengesahkan, yang
menindaklanjuti, dll).
Cara mengisi formulir.
Kriteria-kriteria/acuan yang dipakai untuk
pengesahan atau tindakan lainnya (bila ada).
Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu .
Ambil sampel yang memadai sesuai dengan
ruang lingkup audit.
Telusuri dan mintakan buktinya, bila rekaman
menunjukkan diperlukannya suatu tindak lanjut
tertentu (misalnya dari risalah rapat).
Catat dan klarifikasikan bila diketemukan
ketidaksesuaian atau kejanggalan.
5. Mendengarkan secara aktif
Mendengarkan adalah hal penting bagi auditor untuk
memperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan ini sama
pentingnya dengan ketrampilan bertanya yang berguna
untuk mendeteksi konsistensian auditee dalam menjawab.
Petunjuk bagi auditor adalah:
a. Sedapat mungkin ramah dan mendukung auditee, hal
ini menunjukkan keterbukaan auditor.
b. Jeli dalam mengali informasi, jika anda ragu ajukan
pertanyaan dan deteksi apakah terdapat ketidak-
konsistensian.
c. Jangan memotong sewaktu auditee berbicara, hal ini
akan mengurangi informasi yang akan disampaikan,
atau informasi akan berubah.
d. Hindari tindakan yang dapat mengalihkan perhatian
auditee.
e. Berikan waktu yang cukup buata auditee untuk
menjelaskan maksudnya.
f. Mengulang apa yang disampaikan auditee dengan
tujuan mengkorfimasi bahwa auditor telah
memahami penjelasan yang disampaikan.
6. Mampu Memahami Keragaman Budaya
Keragaman budaya auditee sebaiknya dipahami oleh
auditor, karena untuk menghindari konflik budaya yang
menghambat proses audit.
7. Menulis Laporan Audit
Kemampuan untuk menuliskan hasil temuan audit juga
sangat penting bagi seorang auditor.
Penulisan laporan harus mudah dipahami & dimengerti
oleh auditee agar temuan tersebut dapat dengan mudah
untuk ditindaklanjuti oleh personel yang ditunjuk.
Gunakanlah tata bahasa yang baik (SPOK) dan mengacu
pada PLOR.
G. Auditor Internal VS Auditor Eksternal
1) Internal Auditor
a) Melihat bagaimana sistem manajemen mutu atau
lingkungan dapat bekerja dengan baik untuk setiap
orang yang terlibat, dan melihat permasalahan yang
terjadi.
b) Auditee dapat dengan bebas bertanya kepada auditor
bagaimana cara menyelesaikan masalah yang ada
tersebut.
c) Tidak melihat siapa yang melakukan kesalahan, dan
bila terjadi seseorang tidak melakukan sesuai dengan
prosedur, maka hal itu akan dilihat sebagai kesalahan
sistem (tidak terpenuhinya pelatihan, documentasi
yang tidak lengkap, dsb).
2) Eksternal Auditor
a) Menentukan audit yang dilakukan gagal ataukah
sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh
standar.
b) Auditor akan memberikan informasi kesalahan yang
ada pada sistem manajemen, namun tidak
memberikan cara atau solusi perbaikan sistem
tersebut.
c) Badan sertifikasi melihat organisasi layak
mendapatkan sertifikat berdasarkan hasil audit.
H. Berteman dengan
dengan Auditee
Audit yang efektif tergantung kepada jumlah dan kualitas
informasi yang didapat dan dianalisa selama proses audit.
Segala sesuatu yang dapat meningkatkan kemampuan auditor
untuk menilai dan mengevaluasi informasi meningkatkan
kualitas dari hasil audit. System manajemen yang dijalankan
dan diimplementasikan oleh manusia dan proses audit banyak
melibatkan interaksi dengan personel organisasi yang diaudit.
Oleh karena itu Untuk dapat meningkatkan Kemampuan
auditor untuk secara efektive berkomunikasi
dengan organisasi yang diaudit, Auditor harus
mempertimbangkan HUMAN
HUMAN FACTOR
FACTOR
Sikap permusuhan dari auditee
a) Progressive Hostility yaitu: sikap permusuhan yang timbul
secara bertahap. Misalnya kebanyakan interview diawali
dengan damai (peaceably), tetapi sifat tidak berteman
timbul sesuai dengan pergerakan waktu seiring
ditemukannya banyak ketidaksesuaian atau sifat audit
yang cenderung intimidasi atau mulai lelah.
Yang dapat dilakukan Auditor antara lain: melunakkan
dan menurunkan nada bicara sehingga tidak berkesan
mencecar dan memojokan auditee. Lebih terbuka untuk
mendengarkan penjelasan auditee. Menyelipkan humor
segar untuk mencairkan suasana.`
b) Sudden Hostility Yaitu sikap permusuhan yang timbul
secara mendadak ketika audit berlangsung. Misalnya
begitu auditor menemukan temuan penyimpangan yang
dilakukan oleh personal, dan personal tersebut khawatir
akan ditegur atas penyimpangan tersebut.
Yang dapat dilakukan Auditor antara lain: menjelaskan
kepada auditee bahwa audit adalah audit sistem bukan
orang. Penyimpangan terjadi mungkin karena
ketidakjelasan sistem (instruksi kerja tidak jelas) atau
mengindikasikan adanya kelemahan pada sistem (tidak
dilakukannya on the job training/ sosialisasi terhadap
sistem yang baru)`
c) Immediate Hostility sikap permusuhan yang langsung
ditunjukkan pada saat audit dimulai, misalnya: Saya sibuk,
bagaimana kalau auditnya minggu depan saja? Saya
sebentar lagi ada meeting, bisa ngga auditnya 15 menit
saja? Kondisi ini biasanya meng-indikasikan lemahnya
komitmen dan suppot dari manajemen, audit kurang
dianggap sebagai suatu program penting.
Yang dapat dilakukan Auditor antara lain: Tidak perlu
ribut dengan auditee, cek apakah memang kebetulan ada
urusan mendadak (tidak diduga) yang penting, yang tidak
bisa ditinggalkan, jika ya maka atur schedule
penggantinya. Jika kondisi tersebut terjadi karena
kurangnya komitment, maka catat dan informasikan ke
Lead Auditor dan akan menyampaikan masalah ini
ke Manajemen.
I. Audit yang Memberi Nilai Tambah
Paradigma audit internal mengalami pergeseran dari yang
semula berdasar pada paradigma tradisional atau audit
kepatuhan (compliance audit) menjadi audit internal yang
memberikan nilai tambah. Pergeseran paradigma tersebut
dikarenakan adanya perubahan pada kebutuhan organisasi,
teknologi dan kompleksitas atas aktivitas dan sistem organisasi.
Auditor internal sering mendapat kesan sebagai pencari
kesalahan manajemen dikarenakan perannya sebagai
pemeriksa manajemen perusahaan dan hal tersebut membuat
auditor berada pada posisi yang berlawanan dengan
manajemen (auditee), oleh karena itu perlu adanya reimage
untuk membuat auditor dan auditee saling bersinergi, salah
satunya adalah dengan cara auditor berupaya menjadi
konsultan bagi manajemen perusahaan.
Pada masa sekarang, auditor internal sebaiknya mampu
memposisikan diri mereka sebagai konsultan internal (internal
consultant) yang memberikan masukan-masukan serta saran
untuk perbaikan (improvement) atas system organisasi yang
sudah ada. Peran sebagai konsultan berdampak baik bagi
auditee dan auditor itu sendiri, hal tersebut dikarenakan
auditor akan terus melakukan peningkatan pengetahuan
tentang audit dan manajemen perusahaan. Seorang konsultan
sebaiknya juga mampu memahami perannya untuk dapat
merekomendasikan solusi terbaik atas masalah yang sedang
dikonsultasikan padanya. Internal audit saat ini telah
melakukan pendekatan yang berorientasi pada pemberian nilai
tambah (value added) bagi perusahaan. Pendekatan audit
secara sistematis dan multi disiplin (systematic and
multydiciplined approach) dan juga adanya evaluasi dan
penilaian efektifitas risk management, control, and governance
processes dirasa cukup baik untuk upaya mewujudkan nilai
tambah atas audit internal karena tujuan dari value added
auditing adalah meningkatkan profitabilitas serta kepuasan
pelanggan (customer satisfaction) melalui fungsi audit.
Menurut Effendi (2006), ruang lingkup dari value added
internal auditing meliputi audit sistem informasi (information
system audit), audit kepatuhan (compliance audit), audit
laporan keuangan dan pengendalian (financial reporting and
control audit), audit program dan kinerja (program and
performance audit).
Pergeseran paradigma audit internal diharapkan bisa
memberikan nilai tambah bagi organisasi dan bukan hanya
sekedar melakukan suatu kepatuhan. Proses untuk menambah
nilai tambah oleh audit internal berkaitan erat dengan proses
pengidentifikasian dan evaluasi operasional untuk dapat
menganalisis risiko usaha yang mungkin muncul dan
meminimalisasikannya. Selain itu audit internal kemudian
melakukan tahapantahapan selanjutnya yang mendorong
terciptanya nilai tambah.
8. KEBERHASILAN AUDIT
Keberhasilan audit tidak hanya dengan melakukan wawancara
dengan auditee untuk mencari informasi, menemukan
ketidaksesuaian, mencari apa yang salah dan siapa yang salah,
namun suatu proses belajar tentang bagaimana memahami
komitmen organisasi dalam peningkatan kualitas atu kinerja
organisasi dalam mencapai tujuan.
Oleh karena itu, auditor berkualitas dan berpengalaman harus
mendorong kegiatan audit sebagai suatu kesempatan untuk
membuat langkah maju dalam pencapaian dan peningkatan
kualitas organisasi.
Menurut Joe Kausek dalam Ten Rules Auditing (page 44-49,
Quality Press), untuk menjadi auditor yang baik sebagai berikut:
1) Membuat auditee nyaman seolah bagian dari team audit.
Saat mengaudit gunakan kata pembuka yang tidak membuat
auditee merasa tertekan. Jangan kuatir, kami berada disini
bukan untuk mengaudit anda namun sistem. Kami melakukan
evaluasi terhadap proses dan mencoba mengidentifikasi
kelebihan dan kekurangan dalam proses serta mencari peluang
untuk perbaikan. Kami memerlukan bantuan anda untuk
memberikan informasi dan menjawab beberapa pertanyaan
serta menunjukkan rekaman. Jika ada pertanyaan silahkan
hubungi kami.
2) Gunakan pertanyaan terbuka, pertanyaan tertutup dan
lanjutkan dengan pertanyaan klarifikasi.
3) Mendengarkan secara aktif
Mendengarkan secara aktif adalah tidak hanya mendengar
tanggapan dari auditee kata apa yang digunakan namun
bagaimana kata tersebut membentuk sebuah kalimat.
4) Jangan biarkan auditee memilih sample.
Buatlah strategi bagaimana memilih sample dalam
memverifikasi jawaban auditee.
5) Identifikasi dampak dari temuan audit (bandingkan dgn
kerugian)
Apakah temuan audit memberikan perubahan positip
terhadap organisasi ataukah sebaliknya?
6) Konfirmasi temuan dengan auditee
Sampaikan kepada auditee yang menurut anda merupakan
temuan, agar tidak terjadi mis-komunikasi, dan memberi
kesempatan bagi auditee untuk mengkoreksi temuan tersebut.
Hal ini akan melindungi anda sebagai auditor dari penulisan
temuan yang salah.
7) Jangan mencari kutu
Apa itu Kutu, temuan audit yang siftanya administrative dan
tidak secara langsung memberikan dampak positif terhadap
kinerja sistem manajemenen.
8) Sediakan informasi yang cukup
Informasi tentang temuan ketidak-sesuaian yang ditulis
haruslah jelas persyaratan mana yang dilanggar dan tidak
menimbulkan salah persepsi.
9) Dukung kekuatan secara spesifik
Membuat pernyataan yang spesifik terkait kinerja unit / divisi
yang mempunyai performance positip.
10) Umpan balik auditor
Diskusikan hasil temuan audit dengan auditee disaat waktu
luang (misalnya makan siang).
9. LAMPIRAN
1) Rencana Audit (Audit Plan)
A. Tujuan (Objective) :
1.
B. Ruang Lingkup (Scope)/ Area:
C. Kriteria (Criteria) :
D. Documents Yang dikaji (Reviewed):
E. Agenda
Hari & Tanggal:
Waktu:
Auditee: 1. 2.
Lead Auditor:
Auditor: 1. 2.
Tanda Tangan (Signature) Tanda Tangan (Signature)
(Lead Auditor) (Dept. Manager)
Tanggal (date) : Tanggal (date) :
2) Laporan Ketidaksesuaian (LKS, LTA, NCR)
Laporan Temuan Audit

Organisasi/Area :
Auditee :
Tanggal : No. Referensi :
Kriteria audit : Klausul / Bagian : Kategori temuan audit:
Persyaratan standar . (coret yang tidak dipilih)

..
Dokumen Non conformity (NC) / Remark /
..
Lain-lain (jelaskan) Opportunity for improvement (OVI)

Uraian temuan audit :
Auditor : Tanda tangan : Tanggal :
Auditee : Tanda tangan : Tanggal :
Akar penyebab ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian :
Uraian tindakan perbaikan / pencegahan :
Tanggal penyelesaian :
Auditee : Tanda tangan : Tanggal :
Dept Head: Tanda tangan: Tanggal:
Tinjauan tindakan perbaikan / pencegahan :
Auditor : Tanda tangan : Tanggal :
Status : Kesimpulan :
Closed Open Efektif Tidak efektif, terbitkan LTA baru, No.....
10. DEFINISI
1. Audit internal proses yang sistematis, mandiri dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan tingkat
pemenuhan organisasi terhadap kriteria audit sistem
manajemen lingkungan.
2. Audit suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah
aktivitas dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan
pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan
tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai
kebijakan dan tujuan organisasi (lihat 3.9)
3. Auditi organisasi yang diaudit
4. Auditor orang yang berkompeten melakukan audit
5. Bahaya sumber atau situasi yang berpotensi mencelakakan
manusia atau sakit, kerusakan properti, kerusakan lingkungan
tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya.
6. Bukti audit Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain
yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
7. Bukti objektif Data pendukung keberadaan atau kebenaran
sesuatu.
8. Aspek lingkungan unsur kegiatan atau produk atau jasa
organisasi yang dapat berinteraksi dengan lingkungan.
9. Derajat/grade Kategori atau peringkat yang diberikan
berdasarkan persyaratan mutu berbeda bagi produk, proses
atau sistem yang memiliki penggunaan fungsional yang sama.
10. Dampak lingkungan setiap perubahan pada lingkungan baik
yang merugikan atau bermanfaat, yang keseluruhannya
ataupun sebagian disebabkan oleh aspek lingkungan
organisasi.
11. Desain dan pengembangan Kumpulan proses yang mengubah
persyaratan menjadi karakteristik tertentu atau menjadi
spesifikasi suatu produk, proses atau sistem.
12. Dokumen informasi dan media pendukungnya
13. Efektivitas
Efektivitas kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
14. Efisiensi Perbandingan antara hasil yang dicapai dan sumber
daya yang dipakai.
15. Formulir dokumen yang digunakan untuk merekam data yang
dipersyaratkan oleh sistem manajemen .mutu
16. Informasi data yang ada artinya
17. Inspeksi Evaluasi kesesuaian melalui pengamatan dan
penetapan, jika perlu dengan pengukuran, pengujian atau
pembandingan.
18. Instruksi kerja uraian rinci cara melaksanakan dan merekam
pekerjaan.
19. Identifikasi bahaya proses untuk mengetahui adanya suatu
bahaya (lihat 3.4) dan menentukan karakteristiknya
20. Insiden kejadian yang timbul menjadi kecelakaan atau
mempunyai potensi menjadi kecelakaan
CATATAN Suatu kecelakaan di mana tidak terjadi sakit, luka,
rusak, atau kecelakaan lain yang terjadi juga disebut sebagai
nyaris terjadi. Istilah insiden termasuk nyaris terjadi.
21. Kapabilitas kemampuan
k suatu organisasi, sistem atau proses
untuk merealisasikan produk yang akan memenuhi
persyaratan produk tersebut.
22. karakteristik mutu karakteristik inheren dalam produk, proses
atau sistem berkaitan dengan suatu persyaratan.
23. Kebijakan mutu maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah
organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan
secara resmi oleh pimpinan puncak.
24. Keefektifan sampai sejauh mana kegiatan yang direncanakan
terealisasi dan hasil yang direncanakan tercapai.
25. Kepuasan pelanggan Persepsi pelanggan tentang derajat telah
dipenuhinya persyaratan pelanggan.
26. Kesesuaian (conformity) dipenuhinya suatu persyaratan.
27. Kesimpulan audit hasil audit oleh tim audit setelah
mempertimbangkan sasaran audit dan semua temuan audit.
28. Ketidaksesuaian tidak dipenuhinya suatu persyaratan
29. Ketidak-
Ketidak-sesuaian suatu penyimpangan dari standar kerja,
praktek, prosedur, regulasi, item kinerja manajamen, dll. yang
dapat secara langsung maupun tidak langsung mengarah
terjadinya kecelakaan atau sakit, kerusakan properti, kerusakan
lingkungan tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya.
30. Ketidaksesuaian Major ketiadaan, ketidakhadiran, kurangnya
atau kesalahan dalam melaksanaan, menerapkan atau
memelihara satu atau lebih persyaratan sistem manajemen
dimana bukti yang ditemukan menunjukkan adanya keraguan-
raguan.
31. Ketidaksesuaian Minor ketidaksesuaian yang berasal dari
pelaksanaan atau penerapan persyaratan sistem manajemen
yang tidak konsisten dan mungkin dapat memberikan dampak
(tidak significance) pada efektifitas dari sistem manajemen.
32. Kompeten kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk
menerapkan pengetahuan dan keterampilan.
33. Kriteria audit kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan
yang dipakai sebagai rujukan.
34. Kinerja lingkungan hasil yang terukur dari manajemen
organisasi terhadap aspek lingkungannya.
lingkungan
35. Kecelakaan kejadian yang tidak diinginkan yang
mengakibatkan kematian, sakit, luka, rusak atau kecelakaan
lainnya
36. Kesehatan dan keselamatan
keselamatan kerja kondisi dan faktor-faktor
yang berdampak pada kesehatan karyawan, pekerja kontrak,
personel kontraktor, tamu dan orang lain di tempat kerja.
37. Keselamatan bebas dari resiko kecelakaan yang tidak dapat
diterima (Pedoman 2 ISO/IEC)
38. Kinerja hasil yang terukur dari sistem manajemen K3, yang
terkait dengan pengendalian kesehatan dan keselamatan kerja
organisasi, berdasarkan kebijakan dan tujuan K3 organisasi
CATATAN Pengukuran kinerja termasuk pengukuran
aktivitas dan hasil K3 manajemen.
39. Lingkungan
Lingkungan keadaan sekeliling dimana organisasi beroperasi,
termasuk udara, air, tanah, sumberdaya alam, flora, fauna,
manusia dan interaksinya.
40. Lingkungan kerja kumpulan dari kondisi tempat pekerjaan
dilakukan.
41. Mampu telusur Kemampuan untuk menelusur riwayat, aplikasi
atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan.
42. Manajemen mutu kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan
dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.
43. Manual mutu dokumen yang merincikan sistem manajemen
mutu suatu organisasi.
44. Mutu derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren
dalam memenuhi persyaratan.
45. Organisasi Kelompok orang dan fasilitas dengan pengaturan
tanggung jawab, wewenang dan hubungannya.
46. Organisasi perusahaan, operasi, firma, kelompok usaha,
institusi atau asosiasi, atau bagian, baik kelompok atau tidak,
publik atau pribadi, yang memiliki fungsi dan administrasi
sendiri.
CATATAN Untuk organisasi dengan lebih dari satu unit
operasi, dengan suatu operasi tunggal mungkin disebut sebagai
organisasi
47. Pelanggan organisasi atau orang yang menerima produk.
48. Pemasok organisasi atau orang yang menyediakan produk.
49. Pemastian mutu bagian dari manajemen mutu difokuskan
pada pemberian keyakinan bahwa persyaratan mutu akan
dipenuhi.
50. Pengendalian mutu bagian dari manajemen mutu difokuskan
pada pemenuhan persyaratan mutu.
51. Peralatan ukur instrumen ukur, perangkat lunak, standar
pengukuran, bahan rujukan, alat bantu, atau gabungannya
yang diperlukan untuk merealisasikan proses pengukuran.
52. Perbaikan berkesinambungan kegiatan berulang untuk
meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan..
53. Peningkatan berkelanjutan
proses peningkatan sistem manajemen K3, untuk mencapai
peningkatan-peningkatan kinerja kesehatan dan keselamatan
kerja secara keseluruhan, sesuai dengan kebijakan K3
organisasi
CATATAN Proses tidak perlu ditetapkan di seluruh area
aktivitas secara serentak
54. Perbaikan mutu bagian dari manajemen mutu difokuskan pada
peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan mutu.
55. Perbaikan tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk
menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan.
56. Perencanaan mutu bagian dari manajemen mutu yang
difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses
operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk
memenuhi sasaran mutu.
57. Persyaratan kebutuhan atau harapan yang dinyatakan,
biasanya tersirat atau wajib.
58. Pimpinan puncak orang atau kelompok orang yang
mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat
tertinggi.
59. Produk hasil suatu proses.
60. Program audit Gabungan dari satu atau lebih audit yang
direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke
sasaran tertentu.
61. Prosedur cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan
atau proses.
62. Proses kualifikasi Proses untuk memperagakan kemampuan
memenuhi persyaratan yang ditentukan.
63. Proses Kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang
mengubah masukan menjadi keluaran.
64. Proses pengukuran kumpulan operasi untuk menentukan nilai
suatu besaran.
65. Proses Kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang
mengubah masukan menjadi keluaran.
66. Proses pengukuran kumpulan operasi untuk menentukan nilai
suatu besaran
67. Pihak-
Pihak-pihak terkait individu atau kelompok yang mempunyai
perhatian atau mempengaruhi kinerja K3 organisasi
68. Penilaian resiko proses perkiraan besarnya resiko secara
keseluruhan dan menentukan apakah resiko dapat ditolerir
atau tidak
69. Rekaman dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau
memberi bukti pelaksanaan kegiatan.
70. Rencana audit uraian kegiatan dan pengaturan untuk audit.
71. Rencana mutu Dokumen yang berisi prosedur dan sumber
daya yang diperlukan harus diterapkan oleh siapa dan kapan
pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak tertentu.
72. Ruang lingkup audit cakupan dan batasan-batasan suatu audit.
73. Resiko kombinasi dari kemungkinan dan konsekuensi
terjadinya kejadian berbahaya yang terpersyaratan
74. Resiko yang dapat ditolerir resiko yang telah dikurangi sampai
pada tingkat yang mampu dipikul oleh organisasi yang
berkenaan dengan peraturan hukum dan kebijakan K3
organisasi itu sendiri.
75. Sasaran mutu sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan
dengan mutu.
76. Sistem manajemen: sistem untuk menetapkan kebijakan dan
sasaran serta untuk mencapai sasaran itu.
77. Sistem manajemen mutu: sistem manajemen untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu..
78. Sistem Manajemen Lingkungan (SML) bagian sistem
manajemen organisasi yang digunakan untuk mengembangkan
dan menerapkan kebijakan lingkungannya
lingkungan dan mengelola
aspek lingkungannya.
lingkungan
79. Sistem manajemen K3 sebagian dari sistem manajemen
keseluruhan yang memudahkan pengelolaan resiko K3 yang
terkait dengan kegiatan bisnis organisasi. Hal ini termasuk
struktur organisasi, perencanaan kerja, tanggung jawab,
praktek, prosedur, proses, tinjauan dan pemeliharaan
kebijakan K3 organisasi.
80. Spesifikasi dokumen yang menyatakan persyaratan.
81. Struktur organisasi pengaturan tanggung jawab, hubungan dan
wewenang antar orang.
82. Temuan audit Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan
terhadap kriteria audit.
83. Tindakan korektif Tindakan menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak
dikehendaki.
84. Tindakan pencegahan Tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial
lain yang tidak dikehendaki.
85. Tinjauan kegiatan yang dilakukan untuk menentukan
kesesuaian, kecukupan dan keefektifan masalah yang dibahas
untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
86. Tujuan sasaran, dalam hal kinerja K3, yang ditetapkan
organisasi untuk dicapai.
CATATAN Tujuan harus dikuantifikasikan bila dimungkinkan
87. Validasi konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif, bahwa
persyaratan bagi pemakaian atau aplikasi dimaksud tertentu
telah dipenuhi.
88. Verifikasi konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif,
bahwa persyaratan yang ditentukan telah dipenuhi.
11. REFERENSI
1) Budi Wibowo. Meningkatkan Fungsi Internal Audit ISO 9001:
2008 (artikel).
2) Cahill Lawrence B. 2001. Environmental Health and Safety
Audit, Government Institutes, Rockville, Maryland.
3) Dirjen pembinaan hubungan industrial & pengawasan
ketenagakerjaan, Direktur Pengawasan K3. 2000. Standar
Penerapan Sistem Manajemen K3 & Peraturan
Perundangannya.
4) ISO 19011:2002 Guidance for Quality and/or Environmental
Management Sistem Audit
5) ISO 9000:2008 Quality Management System, Requirement
6) ISO 14001:2004 Environmental Management System
Requirement with guidance for use
7) ISO/TR 10013:2001 Quality Management System, Guidance
for Quality Management System Documentation.
8) Indranata, iskandar. 2006. Terampil & sukses melakukan audit
mutu internal ISO 9001:2000 Berdasarkan ISO 19011:2002,
Alfabeta Bandung.
9) IQCS Kursus Pelatihan Konversi Auditor Sistem Manajemen
Lingkungan. Edisi keempat.
10) IQCS Kursus Pelatihan Konversi Auditor Sistem Manajemen
Mutu. Edisi keempat.
11) Phillips, Ann W. 2009. ISO 9001:2008 Internal Audits Made
Easy. Tools, Techniques, and Step-by-Step Guidelines for
Successful Internal Audits. Third Edition, ASQ Quality Press.
Milwauke, Wisconsin.
12) SGS Materi Pelatihan Internal Auditor OHSAS 18001.
13) Kausek, Joe. 2008. Ten (10) Rules Auditor, ASQ Quality
Press.(Jurnal)
14) OHSAS 18000:2007 Occupational Health and Safety
Management System Reuqirement.
15) Ramly, Edly Ferdin. Ramly, Efizah Sofiah, Yussof, Shari
Mohd. Effectiveness of Quality Management System Audit to
Improve Quality Performance A Conceptual
Framework.(Jurnal)
16) Russell, J.P. 2007. Know and Follow ISO 19011S Auditing
Principles. ASQ Quality Press. (Jurnal)
17) Russell, J.P. 2007.The Internal Auditing Pocket Guide:
Prepariing, Performing, Reporting and Follow-up, Second
Editiion, ASQ Quality Press. Milwauke, Wisconsin.
18) Sutapa J. Pramana Gentur dkk. 2011. Audit Mutu Internal
Kiat Sukses untuk Auditor Mutu Internal. Kantor Jaminan
Mutu UGM.
19) SNI 19-19011-2005. Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu
dan atau Lingkungan.
20) Toky Yuliatma, Pergeseran Paradigma Audit Internal
Tradisional menjadi Audit Internal yang Memberikan Nilai
Tambah Bagi Organisasi (Studi Kasus Pada PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk.), Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro
Semarang, 2011. (Skripsi).
21) Zuhrawaty, Panduan & Kiat sukses menjadi auditor ISO 9001,
2009. Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Persyaratan ISO
19011:2002,Media Pressindo .Yogyakarta
22) http://www.applied-quality-systems.com/iso-9001-
requirements.html
23) http://ardianita.wordpress.com/2012/07/26/audit-sistem-
manajemen-mutu-iso-9001-internal-audit/
24) http://www.askartsolutions.com/iso-9000-lead-auditor-
training/
25) http://www.ashgate.com/pdf/SamplePages/qualaudit2ch5.pdf
26) http://www.andsamtraining.com.au/pdf/qsa_au.pdf
27) http://asq.org/qic/display-item/?item=24436
28) http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/15/pendekatan-
total-quality-management-dalam-pelaksanaan-audit-mutu-
internal/
29) http://www.efrcertification.com/Attachment/ICQR65.pdf
30) http://muhariefeffendi.wordpress.com/2007/12/09/tantangan-
untuk-menjadi-seorang-auditor-internal-yang-profesional/
31) http://mybrainbusiness.blogspot.com/2012/03/contoh-
kompetensi-dan-evaluasi-internal.html
32) http://isorequirements.com/iso_9001_requirements.html

Audit SMK3, ISO, OHSAS

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Audit SMK3, ISO, OHSAS

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

DAFTAR ISI

PEDOMAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN

Dalam menerapkan SMK3, setiap perusahaan wajib

A. PENETAPAN KEBIJAKAN K3;

B. Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004)

Klausul Daftar Pertanyaan

4 Sistem Manajemen Lingkungan

C. Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (OHSAS

Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan

4.5.3 PENYELIDIKAN INSIDEN, KETIDAKSESUAIAN,

NO NO KRITERIA AUDIT SMK3

1 1 Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen

40 3 Pengendalian Perancangan dan Peninjauan

58 5.1.4 Kebutuhan pelatihan, pasokan alat pelindung diri

89 6.5.6 Terdapat prosedur permintaan pemeliharaan

Gambar 2: Hubungan Klien dan Auditor

Gambar 3: Siklus PDCA

Gambar 4: Proses Audit

2) Pelaksanaan Audit Lapangan (wawancara

Tabel Penilaian tingkat penerapan SMK3

Peran Paradigma lama Paradigma baru

Peran Watchdog Konsultan & Katalis

Pendekatan Detektif Prefentif mencegah

Sikap Seperti Polisi Sebagai mitra bisnis

Ketaatan / Semua policy / Hanya policy yang

Fokus Kelemahan / Penyelesaian yang

Komunikasi Terbatas Reguler

Audit Financial / Financial,

Jenjang karir Sempit (hanya Berkembang luas

Kualifikasi untuk pendidikan, pengalaman kerja dan

Kualifikasi minimal untuk Auditor ditentukan dengan cara

Auditor yang kompeten adalah auditor yang memiliki

Output from process A

Gambar 5: Pendekatan Proses Input Proses Output

Gambar 6: Pendekatan Corong

4. Teknik Memeriksa Dokumen

B. Ruang Lingkup (Scope)/ Area:

D. Documents Yang dikaji (Reviewed):

Hari & Tanggal:

Tanda Tangan (Signature) Tanda Tangan (Signature)

(Lead Auditor) (Dept. Manager)

Tanggal (date) : Tanggal (date) :

Laporan Temuan Audit

Tanggal : No. Referensi :

Kriteria audit : Klausul / Bagian : Kategori temuan audit:

Persyaratan standar . (coret yang tidak dipilih)

Auditor : Tanda tangan : Tanggal :

Auditee : Tanda tangan : Tanggal :

Akar penyebab ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian :

Uraian tindakan perbaikan / pencegahan :

Dept Head: Tanda tangan: Tanggal:

Tinjauan tindakan perbaikan / pencegahan :

Auditor : Tanda tangan : Tanggal :

Vous aimerez peut-être aussi