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La gestion des documents

numriques des tablissements


universitaires du Qubec :
tat de situation et
planification stratgique
Fvrier 2004
Numro de publication : 2004-05
Dpt lgal 1er trimestre 2004
Bibliothque nationale du Qubec
Bibliothque nationale du Canada
ISBN 2-89574-028-3

Confrence des recteurs et des principaux des universits du Qubec, 2004


TABLE DES MATIRES
INTRODUCTION ....................................................................................................... 5
Mandat et composition du groupe de travail................................................. 6
Dmarche du groupe de travail .................................................................. 7
Contenu et structure du rapport ................................................................. 7
Dfinitions ............................................................................................... 8
1. PROBLMATIQUE ............................................................................................... 9

2. CONTEXTES DE LA GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES ........................................ 13


2.1 Contexte juridique .................................................................................. 13
2.2 Contexte technologique........................................................................... 16
Systmes et logiciels .............................................................................. 16
Formats et supports................................................................................ 18
Obsolescence des supports informatiques .................................................. 19
Sauvegarde et archivage ......................................................................... 19
Format propritaire et format ouvert ........................................................ 20
Stratgies de gestion des documents numriques....................................... 20
3. SYSTME DE GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES PROPOS .................................. 23
3.1 Authentification et contrle daccs........................................................... 25
3.2 Codification de scurit ........................................................................... 25
3.3 Mtadonnes et cration ......................................................................... 25
3.4 Feuilles de style ..................................................................................... 26
3.5 Signature lectronique ............................................................................ 26
3.6 Certification ........................................................................................... 27
3.7 Diffusion ............................................................................................... 27
3.8 Indexation............................................................................................. 27
3.9 Classification documentaire ..................................................................... 28
3.10 Calendrier de conservation des documents ................................................ 28
3.11 Dpt virtuel.......................................................................................... 29
3.12 Recherche ............................................................................................. 29
3.13 Slection ............................................................................................... 29
3.14 Conservation prenne ............................................................................. 29
4. PLAN DACTION ............................................................................................... 31
4.1 Constitution dune quipe multidisciplinaire ............................................... 31
Mandat ................................................................................................. 31
Intervenants concerns ........................................................................... 31
chancier et responsabilits ................................................................... 32
4.2 Identification des besoins spcifiques de ltablissement ............................. 32
Documents ............................................................................................ 32
Rgles de conservation ........................................................................... 33
Fonctionnalits et mtadonnes ............................................................... 33
Ressources ............................................................................................ 33
4.3 Slection et acquisition dun systme ........................................................ 34
Ralisation dun devis ............................................................................. 34
Choix dun systme ................................................................................ 35
Partenariat inter-tablissements............................................................... 35
4.4 Ralisation dun projet-pilote ................................................................... 35
Mesures transitoires prparatoires ............................................................ 36
4.5 valuation, ajustement et adoption du systme ......................................... 36
4.6 laboration dune politique institutionnelle et dun programme ..................... 37
Politique institutionnelle .......................................................................... 37
Programme ........................................................................................... 37
Plan de communication ........................................................................... 38
Veille technologique................................................................................ 38
4.7 Dploiement du systme ......................................................................... 38
CONCLUSION ........................................................................................................ 39

RECOMMANDATIONS ............................................................................................... 41

ANNEXES

ANNEXE I MODLE INTGR DE GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES ............................. 45

ANNEXE II EXEMPLE DE MTADONNES POUVANT TRE REQUISES POUR LA GESTION DES


DOCUMENTS NUMRIQUES ....................................................................... 47

ANNEXE III SOURCES CONSULTES .......................................................................... 49


A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

INTRODUCTION
Au dbut des annes 1990, le Sous-comit des archivistes de la CREPUQ, sensible
lmergence des rseaux dinformation et de communication institutionnels, a men une
tude concernant la gestion des documents numriques dans les tablissements
universitaires du Qubec. Ses conclusions, publies dans louvrage La gestion des
archives informatiques (1994), indiquaient clairement que les principes et les mthodes
relatifs lidentification, la classification et au reprage des documents, de mme qu
la gestion de leur cycle de vie en fonction dun calendrier de conservation sappliquaient
aux documents numriques et ceci, ds leur cration.

Dix ans aprs cette publication, la production documentaire de masse en milieu


universitaire et les besoins de reprage, de communication rapide de linformation et
dlimination des documents prims rendent urgente la gestion des documents
numriques. En effet, dans lenvironnement de travail universitaire, avec le
dveloppement complmentaire des bases de donnes, de la bureautique, du courrier
lectronique, dInternet et du multimdia, une proportion croissante dinformations et de
documents nest produite que sous forme numrique.

production documentaire de masse doivent correspondre des modes et des outils de


gestion de masse. lui seul, le mode de classement et de conservation sur papier et
microfilm ne suffit plus la tche. La popularit du courrier lectronique fournit un bon
exemple. En effet, malgr les directives, l o elles existent, demandant que le courrier
lectronique pertinent soit imprim et vers au dossier papier pour en assurer une
conservation pendant sa priode de vie utile, il est opportun de se questionner sur
lefficacit relle de ce mode de gestion. De mme les plans de cours, notes et
questionnaires dexamens, maintenant diffuss sur les sites Internet ou sur des plates-
formes intranet, tel WebCT ou Learning Space, sont-ils imprims et dposs au dossier du
dpartement ou de la facult en vertu des rgles de conservation applicables? Rsoudre
de telles questions de gestion, daccessibilit, de sauvegarde et de communication
efficaces de linformation documentaire signifie la mise en place dun programme de
gestion des documents numriques. Il est temps pour les universits de passer laction,
de faon progressive, mesure, en fonction dun ordre de priorit. Il faut que les lments
de programme mis en place graduellement soient viables, valables et durables tout en
demeurant raisonnables et abordables pour les tablissements universitaires.

Cest dans cet esprit que le Sous-comit des archivistes a form le Groupe de travail sur
la gestion des documents numriques en lui confiant le mandat de vrifier ltat
davancement de la gestion de ces documents et dactualiser sa vision en rapport avec les
applications concrtes qui existent maintenant dans ce domaine ou qui feront lobjet
dimplantations dans un avenir prochain. Il a voulu galement faire dresser un portrait
raliste des avenues de dveloppement possibles en regard des besoins et exigences
universitaires, lgislatives ou rglementaires et prsenter des mthodes mettre en place
dans limmdiat pour favoriser lmergence dune gestion adquate des documents
numriques produits ou reus par les tablissements universitaires dans le cadre de leurs
activits.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

Les rsultats des travaux raliss par le groupe de travail dmontrent quil est maintenant
possible de rpondre ces conditions; tarder le faire entranerait une rgression et une
svre dgradation de la gestion de linformation documentaire lchelle des institutions.
cet gard, les impacts ngatifs sont dj prsents et suffisamment importants pour que
lon y apporte une attention immdiate et des solutions appropries.

MANDAT ET COMPOSITION DU GROUPE DE TRAVAIL

Le 7 dcembre 2001, le Comit des secrtaires gnraux a approuv la mise sur


pied, par le Sous-comit des archivistes, dun groupe de travail sur la gestion des
documents numriques auquel fut confi le mandat suivant :
tablir et fournir aux tablissements universitaires qubcois, des orientations
pour la mise jour des programmes de gestion des documents numriques ds
la cration des documents;
inclure dans le groupe de travail la reprsentation requise du Sous-comit des
technologies de linformation et des communications (SCTIC) et du Comit des
systmes dinformation (COSI); prvoir la consultation, le cas chant, dautres
comits et sous-comits de la CREPUQ o lon retrouve des reprsentants
dimportantes units clientes des archives ou des gestionnaires de masses de
donnes dimportance; prvoir la consultation du Sous-comit des conseillers
juridiques;
encourager la mise sur pied de projets-pilotes dans les tablissements
membres intresss, pour exprimenter concrtement de nouveaux
programmes de gestion des documents numriques, en fonction des priorits
retenues.

Ont ralis ce mandat, titre de membres du groupe de travail :


Frdric Brochu, Service des archives, Universit de Sherbrooke;
Ronald Fabi, Service de linformatique et des tlcommunications, Universit du
Qubec Montral;
Andr Gareau, Service des archives et de gestion des documents, Universit du
Qubec Montral;
Jose Guillemette, Service des archives, cole de technologie suprieure;
Claude Minotto, Division des archives, Universit de Montral, coordonnateur
du groupe;
Johanne Pelletier, Service des archives, Universit McGill;
Carole Saulnier, Division des archives, Universit Laval.

Les membres du groupe ont bnfici de la collaboration des personnes suivantes :


Guylaine Beaudry, Direction gnrale des technologies de linformation et de la
communication, Universit de Montral;
Alban Boudreau, Direction de la gestion de contenu, DMR Conseil;
Jacques Grimard, cole de bibliothconomie et des sciences de linformation,
Universit de Montral;
Line Thibault, Services juridiques, Universit McGill.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

DMARCHE DU GROUPE DE TRAVAIL


la suite dune rencontre prparatoire, le 20 septembre 2001, les membres du
groupe ont tenu treize runions. Ils ont pu consulter galement des informaticiens
et autres personnels concerns dans leur tablissement respectif de mme que des
reprsentants du Service de la gestion de linformation du Barreau du Qubec.

Ils ont aussi, la demande du Comit des secrtaires gnraux, labor le


programme de la Journe dtude ASGEU (Association des secrtaires gnraux
dtablissements universitaires)-CREPUQ tenue le 3 octobre 2003 lUniversit du
Qubec Rimouski, sur le thme de La gestion des documents numriques :
planification stratgique, objet de ce rapport1.

CONTENU ET STRUCTURE DU RAPPORT


Ce rapport fait le point sur la recherche, la rflexion et les discussions sur le sujet
et propose des applications concrtes, dans le prolongement de certaines qui sont
dj en place dans quelques tablissements universitaires membres de la CREPUQ.
Sappuyant sur les recherches et les projets raliss ou en cours dans le domaine
archivistique, il propose des dispositions prendre, adaptes au milieu
universitaire qubcois, et privilgie des actions viables, progressives,
prometteuses de rsultats durables.

la suite de lintroduction, la problmatique esquisse ltat de la situation et met


en exergue les grandes lignes dun consensus international. Suit la prsentation
des contextes juridique et technologique convergeant vers des rponses au dfi
pos par la gestion des documents numriques. Enfin le rapport soumet des
orientations stratgiques et formule des recommandations en proposant un modle
de gestion des documents numriques et un plan daction pouvant tre
personnaliss et mis en uvre par chaque tablissement universitaire. Il raffirme
galement limportance du rle de la CREPUQ et de ses structures comme lieu
dchange et de coopration, stimulant les suites et les initiatives de la part des
membres et favorisant leur succs.

1
Une quarantaine de personnes ont particip cette journe dtude.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

DFINITIONS
Afin d'viter toute confusion quant au sens des termes utiliss, voici les dfinitions
que les auteurs ont retenues :

Document numrique2 : document ou information de nature textuelle,


graphique, iconographique, sonore, audiovisuelle ou autre, produit ou reu sous
forme numrique par l'tablissement universitaire pour ses besoins ou l'exercice de
ses activits.

Gestion des documents numriques : ensemble des procdures, oprations et


techniques visant contrler, tout au long du cycle de vie des documents dans
lorganisation, la cration, lutilisation, laccs et la sauvegarde des documents
numriques crs ou reus par cette organisation et en assurer l'authenticit et
l'intgrit.

Gestion lectronique des documents (GED) : contrle informatis (logiciel)


des documents numriques ou analogiques.

Mtadonnes : renseignements relatifs des donnes qui permettent leur


utilisation pertinente en dcrivant le contenu ou d'autres aspects d'un document
mais ne faisant pas partie de celui-ci mme s'ils en sont souvent extraits en
partie3.

2
La dfinition de document numrique ninclut pas les documents sur supports analogiques, mme sils ne
peuvent tre lus quavec des appareils dits lectroniques . Sont donc exclus, par exemple, les rubans et
cassettes sonores et audiovisuels non numriques. Par contre, les reproductions numriques de documents
analogiques sont incluses dans la dfinition de document numrique; par exemple, des reproductions de
documents photographiques ou textuels sur cdrom. Toutefois, avec ces rserves et sauf indication
contraire, lectronique est synonyme de numrique dans le texte, tellement certaines expressions comme
courrier lectronique et fichier lectronique sont devenues courantes.
3
Tir de : La gestion des documents adapte linforoute gouvernementale, Rapport synthse du Chantier
en ingnierie documentaire. Gouvernement du Qubec, Conseil du trsor, Janvier 1999 (Collection en
ingnierie documentaire : 1).

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

1. PROBLMATIQUE
La dcision dentreprendre une rflexion sur les documents numriques
institutionnels repose essentiellement sur le constat dune faiblesse concernant la
gestion, le contrle et la prservation long terme des documents issus des
technologies de linformation. Actuellement, ces problmes sont exacerbs par le
fait qu chaque jour, sans systme cohrent de gestion des documents
numriques, des centaines demploys crent, dans le cadre de leurs activits et
de leurs fonctions, des documents, des rapports, des mmos, des publications, des
procdures, etc., en utilisant pour ce faire des ordinateurs communiquant en
rseaux locaux et avec le monde extrieur.

Cette information institutionnelle est ainsi disperse, partout dans lorganisation,


dans les espaces personnels des utilisateurs. Par le fait mme, les documents
sortent de la porte de la gestion traditionnelle de linformation, jadis bien
contrle lintrieur de programmes de gestion de documents administratifs, par
les secrtaires de direction des units. De plus, des rencontres avec des
responsables informatiques dans les units et des discussions avec les usagers et
les officiers de scurit informatique confirment que bon nombre dutilisateurs de
micro-ordinateurs neffectuent aucune copie de scurit des documents ou fichiers
quils crent avec leurs applications, quils reoivent par courrier lectronique ou
quils dissminent trs largement. Malgr les messages rpts transmis ce
sujet, la sensibilisation des utilisateurs est difficile faire.

La notion darchivage des fichiers informatiss est aussi pratiquement absente de


la culture organisationnelle des universits. Sauf dans quelques secrtariats de
direction, on se pose rarement les questions de la pertinence de conserver ou
darchiver certains documents informatiques ou courriels ou encore, de la dure de
conservation requise en regard de la loi (calendrier de conservation des
documents) de ces diffrents fichiers. Bien quune partie non ngligeable des
documents issus des activits de bureautique (traitement de textes, ditique,
logiciels de prsentation et chiffriers) soit encore imprime, et prend donc la voie
usuelle de la gestion des documents administratifs papier, il appert que la
tendance ne plus imprimer systmatiquement tous les documents requis, est
dj une ralit importante dans les universits.

Dans cette perspective, la gestion des documents numriques devient une


question de plus en plus proccupante, surtout depuis qu la dcentralisation
administrative sest ajoute une dlgation de pouvoir et que les ordinateurs
personnels possdent des mga-octets et mme des giga-octets de mmoire leur
permettant de stocker, sans outil spcifique de reprage, des milliers de
documents. Or, assurer lauthenticit et lintgrit de linformation organique et
consigne et garantir sa fiabilit et son exploitabilit en tout temps posent des
dfis considrables. Dautant plus que la complexification du milieu universitaire
jointe la venue de technologies rvolutionnaires en matire de cration, de

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traitement, de communication et de maintien de linformation ont chang


singulirement les faons de faire.

Tout comme les ressources humaines, financires et matrielles, la ressource


documentaire est vitale toute organisation et sert cinq objectifs fondamentaux :
confirmer les droits des personnes physiques et morales;
rpondre aux obligations;
renseigner sur des questions essentielles;
appuyer la rflexion et lanalyse en permettant de retracer lhistorique des
dossiers; et
faciliter le processus dcisionnel et lapplication des dcisions.

Il sagit donc dune ressource essentielle qui, dans sa forme lectronique, ne peut
prsentement rpondre aux impratifs daccessibilit, de scurit, de conservation
et dlimination scuritaire auxquels les universits sont soumises. Les
consquences sont de trois ordres. Les gestionnaires ne peuvent reprer leur
information temps; les informaticiens, eux, ne savent quoi effacer pour
redonner leur environnement la performance que les utilisateurs en attendent; et
lorganisation manque son devoir de se pourvoir doutils lui permettant de
consigner linformation administrative et dasseoir ses droits. Ainsi, non seulement
la prise de dcision devient hasardeuse, linformation critique ntant pas toujours
disponible ou mme connue, mais il y a galement un risque de se retrouver avec
une discontinuit dans les archives institutionnelles et une diminution de la
protection des intrts juridiques, financiers et administratifs des universits. Qui
plus est, le mode de gestion institutionnel, caractris par le roulement rgulier de
la majorit des administrateurs, vient accentuer ces problmes.

Si on jette un regard sur lhistorique du dveloppement de la gestion des


documents numriques, il est utile de noter que le dpart des tudes a t donn
en 1994 par lUniversit de Pittsburgh avec Bearman et Cox et leurs treize
pralables la gestion des documents lectroniques4. Cest galement cette
poque que lUniversit de la Colombie-Britannique (UBC), avec Duranti et
Eastwood 5 en collaboration avec le United States Department of Defense Records
Management Task Force (Dpartement de la dfense des tats-Unis), a
dvelopp une mthodologie visant identifier, contrler et prserver les
documents numriques. De son ct, le Center for Electronic Recordkeeping and
Archival Research (CERAR), lUniversit de lIndiana, continue les recherches de
Bearman avec principalement Cox et Sochats. En 1998, cette mme universit,
subventionne par la National Historical Publications and Records Commission
(NHPRC), allait de lavant en publiant les rsultats de ses recherches6. Dautre
part, lUniversit Cornell, galement subventionne par la NHPRC, a ralis, en

4
Bearman, D. et Cox, R. Functional Requirements for Evidence in Electronic Recordkeeping, Univ. of
Pittsburgh School of Information Sciences, 1994.
5
Duranti, L. et Eastwood, T. The Preservation of the Integrity of Electronic Records. UBC, School of Library,
Archival and Information Studies. 1997. http://www.interpares.org/UBCProject/index.htm.
6
A Methodology for Evaluating Recordkeeping Systems The Indiana University Electronic Records Project.
University Archives, Indiana University Bloomington Libraries. Avril 1998.

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1998-2000, un projet portant sur la prservation des documents numriques


relatifs aux cours et aux dossiers tudiants. Depuis cette date, le gouvernement de
lAustralie a labor une norme pour la gestion de ses documents numriques et,
Melbourne, le gouvernement de Victoria a dvoil, dans son rapport final, les
rsultats de son projet nomm VERS (Victorian Electronic Records Strategy) 7.
Enfin, en 2001, lInternational Standards Organisation (ISO) a introduit la norme
ISO15489 visant intgrer la gestion de documents aux systmes et processus de
travail de lorganisation.

Toutes ces recherches, bien que trs diffrentes, notent les mmes dfis face la
gestion des documents numriques. Ceux-ci devraient pouvoir :
Servir de preuve, cest--dire :
identifier le crateur du document et son modificateur;
assurer sa non rpudiation;
identifier les dates de cration et de modification du document;
dmontrer son authenticit (non altration).
tre conservs long terme, ce qui implique galement :
tre facilement copis dun support un autre (volution du march et
supports obsoltes);
tre accessibles;
demeurer identiques leur tat premier (formatage et ditique);
tre comprhensibles cest--dire conserver le contexte dans lequel ils ont
t crs (par exemple, la rponse une lettre doit, pour tre intelligible,
tre jointe ou faire le lien avec la lettre dorigine).
tre ractivs et complts par dautres transactions, si besoin est.

tre dtruits selon les prescriptions de la loi ou des rglements.

Sans simplifier outre mesure les rsultats de ces recherches, on peut tout de
mme relever, dans leurs conclusions, quils convergent vers un consensus. En
effet, ils soulignent peu prs tous :
limportance des mtadonnes8 qui doivent tre attribues tout document
numrique en vue den faire un objet compltement document en lui-mme,
cest--dire auquel sont attachs des renseignements concernant le contenu, le
contenant et le contexte du document;
la ncessit de capter ces mtadonnes au moment de la cration du
document (plus grande valeur de preuve, moins de risque de perte et cots
moindres);
lintrt de recueillir les mtadonnes de faon automatique donc en les
gnrant le plus possible au moyen du circuit de production en vigueur.

7
http://www.prov.vic.gov.au/vers/standards/standards.htm.
8
Les mtadonnes deviennent, dans Internet, un mcanisme utilis dans plusieurs protocoles pour vhiculer
une information qui reste externe un contenu, tout en y tant rattache, par exemple la signature
numrique dun document. Tir de : La gestion des documents adapte linforoute gouvernementale,
Rapport synthse du Chantier en ingnierie documentaire. Gouvernement du Qubec, Conseil du trsor,
Janvier 1999 (Collection en ingnierie documentaire : 1).

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

La prsente problmatique permet de prendre conscience de limportance et de la


ncessit de contrler et de grer adquatement les documents numriques
institutionnels. Cette gestion vise assurer les droits des personnes physiques et
morales, renseigner sur des connaissances essentielles, appuyer la rflexion et
lanalyse et permettre lapplication des dcisions.

Cette rflexion de base permet galement de prciser le chemin quil reste


parcourir avant que les universits soient en mesure de protger adquatement
leurs intrts juridiques, financiers et administratifs en matire de documents
numriques et de parvenir un changement aussi profond dans leur culture
institutionnelle.

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2. CONTEXTES DE LA GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES


La gestion des documents administratifs a vu le jour et sest transforme au fur et
mesure des besoins nouveaux crs par les diffrents types dorganismes et leurs
administrations. La gestion des documents numriques, poursuivant les mmes objectifs
defficacit, de rentabilit et de lgitimit, sinscrit dans des contextes juridique et
technologique actuels prcis.

2.1 CONTEXTE JURIDIQUE


Le rgime juridique applicable aux documents numriques a dj fait lobjet
dtudes et danalyses par nombre de juristes et ce, malgr la relative nouveaut
de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation. Il ne
sagit cependant pas, dans ce rapport, de tirer des conclusions dfinitives sur la
question, et encore moins dmettre une opinion juridique. Il sagit plutt de
commenter certains aspects du cadre juridique entourant la production, lusage, la
conservation et la valeur probante de documents dits lectroniques, afin de
permettre aux universits qubcoises de mieux valuer les enjeux que prsente
lvolution des outils technologiques, en particulier en matire de conservation de
linformation.

En matire de cration et de conservation de documents, les universits


qubcoises sont soumises lapplication de diverses lois dont plusieurs sont bien
connues. Lobligation de conserver et le droit de dtruire les documents dcoulent
de la Loi sur les archives. La Loi sur laccs aux documents des organismes publics
et sur la protection des renseignements personnels rgit bien des aspects des
activits courantes des universits et le Code civil du Qubec continue de traiter de
ladmissibilit en preuve tout comme de la valeur probante des documents et des
contrats, quelle que soit la forme choisie par les parties pour constater lchange
de consentement. Quoique ce rsum touche ces lois, principalement parce
quelles crent des obligations auxquelles les universits ne pourront peut-tre
bientt plus faire face moins dadopter de nouvelles pratiques et de nouveaux
outils en matire de conservation de linformation, il vise davantage faire un
survol de la Loi sur le cadre juridique des technologies de linformation (la Loi).

Du point de vue des universits, il suffit de comprendre que la Loi, par ailleurs
abstraite et rdige en une langue peu usuelle en matire lgislative, est fonde
sur cinq principes qui garantissent une trs grande souplesse sur le plan des choix
technologiques. Ces principes sont les suivants :

neutralit technologique; aucune technologie particulire nest impose et


aucune nest meilleure que lautre aux yeux du lgislateur;
intgrit des documents; il sagit l de la pierre angulaire de la Loi. Tout
document a valeur juridique sil na fait lobjet (et na pu faire lobjet) daucune
altration;

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quivalence fonctionnelle; le choix du support par lequel un document


est constat ou conserv na aucun impact sur les effets juridiques de ce
document;
libert de choix des supports; ici aussi tous les choix sont possibles et
reconnus par le lgislateur;
interchangeabilit des supports; en consquence, la forme du document,
papier, lectronique, image, vido, etc., a peu dimportance et tout document,
quel quen soit le format, conserve ses effets juridiques.

Il sagit donc dune rvolution et il faudra que les universits shabituent lide
que toute compilation dinformation constitue dsormais clairement un
document ; document quelles devront souvent conserver en vertu de la Loi sur
les archives ou quelles souhaiteront parfois avoir mieux conserv afin de pouvoir
lutiliser en preuve dans un quelconque litige. Labsence doutils de conservation
utiles, srs et volutifs, tient donc dsormais du risque que les tablissements
universitaires ont le devoir de grer dans leur meilleur intrt.

Il peut sembler trange de le rappeler, mais un document lectronique qui na pas


t conserv ou qui a t mal conserv, de sorte que lon ne puisse en garantir
lintgrit, est jamais perdu, peut-tre au grave dtriment de luniversit.
Combien de courriels, certains constituant la seule trace de dcisions importantes
et des motifs qui les sous-tendent, se sont perdus depuis dix ans, faute de
systme adquat de classification et de conservation? Quel vide est dj laiss aux
personnes qui succderont, sans compter les pertes supplmentaires que
causeront les invitables dlais occasionns par la mise en uvre des systmes
requis? Lon peut, sans crainte de tomber dans lalarmisme, affirmer que cette
situation comporte des risques dordre juridique qui pourraient avoir des
consquences trs coteuses. Daucuns diront quil suffit de faire des copies papier
de tout change par courriel, toute commande lectronique ou tout contrat sign
lectroniquement, mais on doit reconnatre que, collectivement et
individuellement, rares sont les personnes qui le font. Dans bien des cas, par
exemple en matire de contrat lectronique, la compilation des documents
papiers entourant une transaction ne suffit pas prouver lchange de
consentement, puisque la preuve de lidentit spcifique de la personne qui
consent est ncessairement imparfaite.

Lorsquil sagit de faire des choix concernant lacquisition ou limplantation de


systmes permettant le traitement des documents, il suffit de sassurer que ceux
choisis garantissent lintgrit et lintgralit du document, cest--dire quil nait
pas t altr et nait pu ltre, ainsi que sa prennit. En pratique, il sagit donc
de faire des choix clairs et dobtenir des garanties et des promesses
dindemnisation de la part des fournisseurs.

Pratiquement, nimporte quel logiciel ou systme permettant de produire des


documents numriques, de les protger contre des altrations, de vrifier si un
document a t modifi, quand et par qui, dassurer la conservation du document
pendant son cycle de vie et qui est volutif (cest--dire quil sadapte aux

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changements technologiques) satisfait lensemble des prrequis dordre juridique


en ce qui concerne leffet juridique dun document.

Il est important de noter que, sauf dans quelques cas particuliers auxquels
certaines rgles sappliquent, la forme dun document peut tre modifie sans en
affecter la valeur juridique. Par exemple, une photo peut tre transfre sur un
cdrom, un texte peut tre numris sans en affecter les consquences
juridiques, condition bien sr que lintgrit de linformation contenue au
document soit assure. En pratique, jusqu ce que les tribunaux aient clarifi
certaines questions relatives lintgrit du contenu, et en particulier dtermin
quel type de preuve les satisfera cet gard, il y aura lieu de documenter
adquatement de tels transferts, de faon ce que les individus y ayant procd
puissent tmoigner du fait quils ont t produits selon les rgles de lart.

La Loi prvoit quil nest pas ncessaire de faire la preuve que le systme
informatique utilis pour conserver un document en assure lintgrit, moins que
la personne contestant ladmission de ce document en preuve offre une preuve
convaincante du contraire. Cependant, jusqu ce que lon puisse tirer des
enseignements de la jurisprudence, qui sera sans aucun doute dveloppe par les
tribunaux ce sujet, il vaudra mieux tre en mesure de faire la preuve par
tmoins des caractristiques propres aux systmes utiliss et des garanties
dintgrit quils offrent. Il est peu probable que les tribunaux se satisfassent du
matriel publicitaire ou du tmoignage de vendeurs de systmes informatiques
pour conclure que le transfert dun document dun support un autre offre les
garanties ncessaires en ce qui concerne lintgrit du contenu du document. Sans
doute assistera-t-on la naissance dune nouvelle catgorie de tmoins experts,
qui les parties feront appel afin de tmoigner des caractristiques des systmes
informatiques utiliss pour la conservation de documents mis en preuve.

En ce qui concerne le rgime de la preuve devant les tribunaux, il est relativement


peu affect par les dispositions de la Loi et les amendements au Code civil ont pour
but dharmoniser les rgles en cause. Les rgles relatives lusage de la
meilleure preuve sappliquent toujours et lcrit, quel que soit le support par
lequel il est constat, est un moyen adquat de preuve dun fait juridique. Par
ailleurs, un document numrique ou technologique doit tre mis en preuve comme
sil sagissait dun document sur support papier.

Finalement, la preuve de lchange de consentement par voie lectronique est


susceptible de retenir lattention des tribunaux pour quelques annes. La signature
demeure le meilleur moyen de preuve du consentement. De plus en plus de
contrats ntant signs qulectroniquement, il importe dtre en mesure dtablir
clairement le lien entre la signature lectronique dune personne et cette personne,
ainsi que le lien entre cette signature et le document mis en preuve. Les experts
en informatique sont davis que les moyens technologiques existant rencontrent les
exigences du rgime de la preuve, particulirement les systmes doubles cls
(publiques et prives) qui permettent aux signataires dun contrat de sassurer la
fois de lidentit de la personne qui envoie ou reoit le document et de celle qui le
signe. Il semble que la biomtrie, qui permettrait lutilisation de caractristiques

15
A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

lies la morphologie humaine telles les empreintes digitales, liris ou la structure


du visage, pourrait ajouter la scurit des transactions, une fois les questions
lies la vie prive et lthique rsolues.

En dfinitive, il semble acquis que le lgislateur souhaite adapter les principes


juridiques lvolution de la technologie. Quoique plusieurs questions naient pas
encore t tranches par les tribunaux et que lon puisse sattendre certaines
turbulences jurisprudentielles, force est de constater que labsence de systmes
technologiques de conservation des documents gnrs par les universits
qubcoises pourrait avoir de lourdes consquences, non seulement en terme de
perte de la mmoire collective des institutions, mais aussi en matire de perte de
documents ncessaires la dfense des intrts des universits devant les
tribunaux.

2.2 CONTEXTE TECHNOLOGIQUE

SYSTMES ET LOGICIELS

La gestion des documents numriques devenant une proccupation de plus en plus


grande dans les organisations, plusieurs compagnies laborent depuis quelques
annes des systmes de gestion des documents numriques (EDMS9) ou des
systmes de classification et de conservation de dossiers (RMS10) entirement
intgrs aux processus de travail. Ces logiciels permettent de grer l'ensemble du
cycle documentaire cest--dire toutes les phases de la vie des documents
organiques lectroniques, depuis leur cration, leur circulation, leur accs, leur
communication, leur disposition et, pour certains, leur conservation. Ces systmes
haut de gamme sont des bases de donnes, centralises ou dcentralises, qui
visent satisfaire plus troitement les processus daffaires et contrler le
droit et le contexte des activits et des fonctions de lorganisation, de faon
appuyer toutes les actions de lentreprise.

Dautres systmes de gestion de documents numriques permettent lutilisation


des fonctionnalits de base de la gestion des documents mais ne s'intgrent pas
dans le processus de travail et, de ce fait, ncessitent beaucoup dinvestissements
en ressources humaines pour limplantation et le suivi et sont donc sujets
labandon ds que tombe lintrt de la personne qui en assume la ralisation. De
plus, contrairement la gestion des documents papier, qui concentrait la cration
des documents administratifs dans les secrtariats des units, tous les employs
de lorganisation peuvent devenir, en environnement lectronique, des crateurs
de documents dans leur espace personnel de travail (le disque rigide de leur
appareil). Ces documents sont ainsi rarement achemins leur secrtariat. Le
contrle de la cration des documents administratifs est en consquence tout fait
inadquat et toute tentative de rcupration ultrieure est illusoire.

9
Electronic Document Management Systems.
10
Recordkeeping Management Systems.

16
16
A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

La gestion des documents numriques comprend la cration, lidentification, la


description, lutilisation et la prservation des documents. Ce processus doit de
plus tre chapeaut par un souci constant de scurit afin dassurer la
disponibilit, lintgrit et la confidentialit des documents. Parmi les fonctions
impliques dans la gestion des documents numriques, citons la gestion de la
connaissance, la gestion des rapports dentreprise, la gestion des archives, la
numrisation, la reconnaissance optique, les formulaires lectroniques, le travail
collaboratif, le circuit de production, la publication structure, la signature
lectronique et la conception de portails. Plusieurs produits de gestion des
documents numriques sont disponibles sur le march; leurs prix diffrent selon
les solutions quils proposent aux fonctions cites et selon le nombre de produits
connexes requis. On note cependant quil y a une forte tendance employer lun
ou lautre des produits commerciaux disponibles plutt que de poursuivre un
dveloppement maison. On note galement labandon de produits mineurs en
faveur de produits matures. Enfin, il importe de souligner que pour chaque dollar
investi dans lacquisition dun logiciel il faut compter cinq fois plus pour les cots
dimplantation et de gestion du changement, les facteurs humains tels que le
processus dimplantation dun projet de gestion des documents numriques, et non
les aspects technologiques, constituant le maillon le plus faible lors de la mise en
place dun tel projet.

Il existe trois catgories de logiciels permettant, diffrents niveaux, la gestion


des documents numriques :
les produits gnriques sappliquant sans spcificit tout projet de gestion
des documents tels que Documentum, FileNet, Open Text, Hummingbird,
Domino.doc ou SharePoint;
les produits spcialiss dans un domaine spcifique dactivits comme par
exemple lindustrie pharmaceutique ou laronautique, tels que Astoria,
On Demand, Enovia, Captive, Kofax et GreenPasture, qui ne rpondent
cependant pas trs bien aux besoins des universits;
les produits faisant partie des grands logiciels dentreprise tels que PeopleSoft
et SAP.

En matire de tendances, lors de limplantation dun logiciel de gestion


lectronique des documents (GED), on observe lutilisation de produits de plus en
plus intgrs, une priorit accorde aux documents lectroniques, une intgration
de linformation structure et non structure et surtout une priorit accorde aux
processus daffaires cruciaux.

Un coup dil rapide sur les systmes acquis par des organismes dont lenvergure
se rapproche de celle des universits permet de constater quau Qubec, les
dveloppements concernant la gestion des documents numriques intgre sont
amorcs. En effet, des essais ou projets-pilotes sont mens, depuis quelque
temps, dans certaines de ces grandes entreprises qubcoises. Ainsi, Hydro-
Qubec, qui possde Documentum, a test le logiciel LiveLink de OpenText.
Tlglobe, qui possde Lotus Notes depuis dj quelques annes, semble regarder
du mme ct. Alcan utilise les produits FileNet. Les grandes compagnies

17
A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

pharmaceutiques utilisent soit Documentum (Biochem Pharma, Astra, etc.) ou


FileNet (Abbott). Hudon Daudelin, dans l'alimentaire, utilise FileNet.

Au Gouvernement du Qubec, le ministre de la Culture et des Communications,


suite aux travaux du Chantier en ringnierie documentaire, a entrepris un projet
en collaboration avec le Conseil du trsor, projet visant implanter un produit de
gestion des documents numriques pouvant rpondre leurs besoins de gestion
intgre. Les systmes Lotus Notes avec Domino.doc, Ezmdia (France), Share
Point ainsi que des dveloppements sur Oracle ont t tudis et le dveloppement
soriente entre autres vers les applications ebXml et XML.

Au Gouvernement du Canada, les Archives nationales du Canada (ANC) qui, depuis


le dbut des annes 1980 sintressent de prs la question des documents
numriques (projet IMOSA), ont ralis une tude du march nord-amricain des
fournisseurs de logiciels, en 1990 (plus de 50 produits analyss). La compilation
des rsultats, dans le rapport intitul Foremost (1990), a mis en vidence le fait
quaucun systme, cette poque, ne rencontrait les exigences fonctionnelles
minimales requises par les ANC pour la gestion adquate de linformation en
provenance des systmes bureautiques du Gouvernement du Canada. Par la suite,
la firme Provenance, intresse dans cette tude, donnait naissance au logiciel
ForeMost devenu plus tard Documentum. Ce sont par contre les logiciels DOCS
Open de PC Docs et RIMS qui semblent tre les plus rpandus ce pallier de
gouvernement.

titre dexemple de cots se situent, en haut de gamme, les produits tels que
Documentum, FileNet et Open Text dont le prix peut varier de 700 $ 1 200 $ par
utilisateur selon les services retenus et, lautre bout de lchelle, SharePoint
environ 50 $ par utilisateur aprs lachat dune version, pour le serveur, au cot de
8 000 $. Par ailleurs, la compagnie Eastman offre un produit qui s'intgre
compltement Outlook et qui permet de faire de la gestion de documents, de la
numrisation et une mthode simple de gestion des processus (workflow) ad hoc.
Le volet serveur cote environ 1 500 $ et, pour la suite, environ 100 $ par poste.
Une autre solution, Domino.doc engendre des cots d'environ 18 000 $ pour le
serveur et de 15 $ par poste. Par la suite, il est possible d'ajouter certaines
composantes, dont celle servant grer les dlais de conservation. Il est noter
que les prix demeurent en troite corrlation avec la formule de dploiement
choisie par ltablissement et que mme dans un contexte particulier, ils sont fort
probablement ngociables selon le nombre de postes impliqus.

FORMATS ET SUPPORTS

La gestion prenne des documents numriques suppose que le fiduciaire de ces


derniers soit prt sacrifier la stabilit du papier en faveur de la facilit
dexploitation des supports informatiss. Le dfi demeure la ncessit dassurer la
lisibilit, lauthenticit, lintgrit et la prennit des donnes archives et ceci
des cots abordables. La question nest toutefois plus de savoir si oui ou non il est
possible de le faire, mais plutt comment loprationnaliser.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

Notons que les supports les plus courants incluent entre autres, le CD, le DVD, le
SAN (regroupement de disques durs partags en rseau). Les formats, pour leur
part, concernent les techniques dencodage des donnes et incluent les formats
propritaires tels que Word, pdf, etc., et les formats ouverts tels que XML, TIFF et
autres.

OBSOLESCENCE DES SUPPORTS INFORMATIQUES

Mais que faire des supports actuels tels que disques durs, CD-ROM et autres qui
nexisteront plus dans quelques annes sous leur forme prsente? On peut dj
constater que le CD-ROM, qui se voit progressivement remplac par le DVD-ROM,
le sera galement, dans un avenir plus ou moins loign, par le DVD-ROM haute
dfinition. Le pass tant souvent garant de lavenir, on na qu se rappeler les
rubans magntiques de 2 400 pieds des salles dordinateurs dautrefois, les
disquettes de 8 pouces des anciens appareils de traitement de texte Micom et AES,
ou encore les cartes perfores Hollerith des premires perforatrices, pour constater
quil est donc essentiel de se prmunir contre lobsolescence assure des supports
informatiques par un programme de migration priodique.

SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE11

Il arrive frquemment de confondre les notions de sauvegarde et darchivage. Les


institutions se sont toutes dotes de programmes de sauvegardes rgulires o les
donnes numriques partielles sont copies quotidiennement sur un support
amovible, le plus commun tant la cartouche de ruban magntique. Lentiret des
donnes est ainsi copie chaque semaine, puis chaque mois, sur un support de
mme nature. Ce support est entrepos dans une vote, lextrieur de
ltablissement, et sert assurer une reprise rapide des oprations suite un
vnement mineur, tel un bris de matriel ou majeur, tel un incendie. Les
cartouches magntiques sont stratgiquement recycles, rendant inopportune la
conservation long terme.

Pour une conservation plus long terme des donnes, les informaticiens ont
recours ce quils dsignent comme de larchivage qui consiste dans le transfert
des donnes, tabli selon certaines rgles, sur un mdium de plus longue dure,
tel le CD-ROM. Il sagit ici de donnes juges de valeur durable, en consquence il
ny a aucun recyclage des mdias. Lentreposage de ces supports se fait galement
en lieu sr, mais les donnes seront rcupres sur demande plutt que sur une
base rgulire, comme dans le cas des sauvegardes.

11
Le sens du terme archivage dans un contexte informatique diffre, en termes de fonctionnalits, de celui
rfrant au contexte de la gestion des documents administratifs, la porte du premier tant nettement plus
limite.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

FORMAT PROPRITAIRE ET FORMAT OUVERT

Deux grandes catgories de formats de conservation existent : les formats


propritaires et les formats ouverts. Les formats propritaires, tels que Word, RTF,
Excel, PowerPoint, PDF, AutoCad, PageMaker, Access et GIF sont tous des formats
crs par des concepteurs de logiciels et mis en march avec un succs indniable.
Ils ont lavantage dtre trs rpandus, cause du succs des logiciels qui les
gnrent et sont donc assurs dune certaine longvit, du moins moyen terme.
Les logiciels correspondants, connus dun grand nombre dutilisateurs et faciles
utiliser, ont par contre le dsavantage dtre contrls par des entreprises
obissant surtout aux lois du march plutt que par un organisme international
neutre, visant une durabilit plus grande des documents.

Pour leur part, les formats ouverts tels XML, XLS, Unicode, PNG, TIFF, XLINK et
SGML, ont t labors par des organismes de normalisation caractre public et
vocation internationale (ISO, W3C, etc.). Leur survie est assure par le besoin
commun de maintenir laccessibilit aux documents plutt que par la rentabilit
des logiciels qui les supportent.

STRATGIES DE GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES

Il apparat ds lors vident que les stratgies de gestion des documents


numriques devront tre tablies en fonction des besoins de conservation et de
rutilisation de ces derniers ainsi que des moyens disponibles, dans chacun des
tablissements universitaires. titre dexemple, un document dont la vie utile ne
dpasse gure quelques annes pourrait tre conserv, en format propritaire, sur
un support moins coteux mais dune dure de vie plus courte. Par contre, un
document que lon souhaite conserver trs longtemps devra plutt tre transform
en format ouvert et transpos sur un support de longue dure. Ce genre de
stratgie permettrait de minimiser les efforts causs par lobligation de produire
des documents en format ouvert lorsquils sont courte dure de conservation. Il
permettrait galement dassurer la prennit recherche dans le cas de documents
longue dure de conservation.

Dans tous les cas, il peut savrer utile de produire le document dans le format
dans lequel il sera conserv, afin dviter des tapes de conversion superflues.
Cette mthode de production sapplique bien aux documents bureautiques, aux
courriels et aux pages Web; par contre, elle est plus difficile mettre en
application dans le cas de bases de donnes.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

Les lments dune stratgie comblant les divers besoins de conservation sont
reprsents ici sous forme de tableau :

Dure de conservation en
Format
fonction du calendrier de Services requis
initial
conservation
Courte dure (moins de 5 ans) Propritaire stockage sur serveur;
limination au dlai prescrit;

Moyenne et longue dures Ouvert validation de lencodage;


(conservation prolonge ou intgration et stockage dans
permanente) les systmes dinformation;
limination au dlai prescrit ou
conservation permanente;

Propritaire conversion des donnes en


format ouvert;
intgration et stockage dans
les systmes dinformation;
limination au dlai prescrit ou
conservation permanente.

La quantit dinformation numrique produite dans les tablissements


universitaires ne cesse de crotre et cela entranera invitablement une
transformation dans la culture informationnelle de ces institutions. Les outils pour
contrler cette croissance sont maintenant disponibles et permettront de faire des
choix clairs pour arriver des solutions fiables et prennes.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

3. SYSTME DE GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES PROPOS


Toute la rflexion et les actions proposes par la communaut archivistique sont
dsormais orientes vers une proccupation, que lon pourrait qualifier duniverselle quant
labsolue ncessit de la prservation de linformation en format numrique. Tous les
choix dquipements, de logiciels, de support dinformation ou de mthodes de travail
doivent tre guids par le souci dassurer lintgrit, lauthenticit, la fiabilit,
lintelligibilit, laccessibilit et la prennit des documents numriques durant tout leur
cycle de vie.

Cependant, contrairement au support papier, il ne semble pas possible de dvelopper une


seule mthode ou une seule manire de grer les documents numriques. La nature
mme de linformation, la technologie utilise, les besoins daccs et de conservation
viss, sont autant de facteurs qui commandent des approches spcifiques, souvent cas
par cas. Toutefois, considrant les ressources financires disponibles trop souvent limites
pour grer les ressources informationnelles et considrant les limites de la capacit
dadaptation du personnel tout nouveau systme mis en place, il est souhaitable, dans
le cadre dune dmarche multidisciplinaire, dadopter une approche modulaire et
volutive, pour assurer limplantation dun systme de gestion des documents numriques
dont les fonctions seront les plus largement automatises possible et dont lapplication
pourra tre dcentralise. Cest dans cet esprit que le Sous-comit des archivistes
propose deux orientations stratgiques, la premire consistant en un modle de gestion et
la seconde constituant un plan daction dont les lments pourront tre jugs facultatifs
ou obligatoires selon les tablissements.

Le modle de gestion des documents numriques propos pourra inspirer lapplication


dune mthode de gestion des documents produits ou reus par les tablissements
universitaires du Qubec. Il consiste en un systme de gestion des processus de travail
(workflow), visant assurer, avec les quipements informatiques, les supports et les
logiciels appropris, lintgrit, laccessibilit et la prservation de linformation en format
numrique, quelle soit structure (comme les bases de donnes) ou non
structure (comme les fichiers bureautiques - traitement de texte, les chiffriers, les
courriels, les sites web et les documents numriss) et ce, durant tout le cycle de vie des
documents.

Pareil systme12 repose donc sur la prise en charge dun document cr, ou d'une
transaction mene, jusqu son enregistrement institutionnel dans une vote ou un dpt
virtuel qui sera, selon les tablissements universitaires, local ou centralis. Plusieurs
fonctions constituent des tapes qui pourront, selon ltablissement, tre considres
comme obligatoires ou optionnelles.

12
Voir le schma du modle, page suivante.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

3.1 AUTHENTIFICATION ET CONTRLE DACCS


Ds louverture dun ordinateur, lidentification et lauthentification de lutilisateur
pntrant dans le rseau est faite grce son nom dusager et son mot de
passe. Cette fonction dauthentification permet lutilisateur daccder un rseau
informatique prcis et de dterminer ses droits daccs des ressources
prdfinies. Ce contrle des accs aurait avantage tre instaur lchelle de
linstitution afin de maximiser le contrle et la scurit des documents. Il pourrait,
par exemple, tre bas sur le rpertoire du personnel de linstitution.

3.2 CODIFICATION DE SCURIT


Afin dassurer lapplication de normes de scurit adquates en ce qui a trait la
diffusion et la conservation des documents, linformation devrait tre codifie
selon certaines catgories permettant didentifier le niveau de protection exig.
Ainsi, chaque fichier correspondra une norme de scurit qui sactivera soit en
vertu de la nature des donnes, soit de la fonction exerce par lutilisateur. Au
minimum, trois niveaux de protection devraient tre planifis, savoir Aucun ,
Moyen ou lev , ce dernier pouvant aller jusqu lobligation dencrypter
les documents depuis leur cration jusqu leur limination ou leur conservation
permanente.

3.3 MTADONNES13 ET CRATION


Pour assurer une saine gestion des documents dans le monde numrique, il faut se
baser sur les mtadonnes inscrites dans les documents ou attaches aux
documents. Les mtadonnes sont des renseignements relatifs des donnes qui
permettent leur utilisation pertinente, en dcrivant le contenu ou d'autres aspects
du document, mais qui ne font pas partie de celui-ci, mme s'ils en sont souvent
extraits en partie. L'analogie la plus simple, pour illustrer ce que sont les
mtadonnes, est une notice de catalogage par laquelle un volume est dcrit (nom
et prnom de l'auteur, titre du volume, anne de publication, diteur, etc.). Dans
le cas de donnes numriques, il existe plusieurs ensembles de mtadonnes
reconnus, certains conus spcifiquement pour la prservation, dautres pour la
diffusion, dautres encore pour assurer la valeur de preuve des documents (GILS
canadien, Dublin Core, MARC, RKMS ou encore celui de Pittsburgh).

En analysant et comparant ces diffrents ensembles, on peut regrouper les


mtadonnes ncessaires en trois sous-groupes savoir, les mtadonnes
didentification du document (auteur, organisme et unit, titre, signataire, langue,
date, etc.), celles relatives la description du document (rsum ou mots-cls,
priode couverte, logiciel, version, systme, mthode de compression, encryptage,
etc.) et celles concernant ladministration du document (contrle des droits

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On trouvera lAnnexe 2, titre dexemple, une liste des mtadonnes qui pourraient tre requises pour les
besoins de la gestion des documents numriques.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

daccs, codification de scurit, rgle de conservation, cration, rception et


modification horodates, nom du modificateur, identifiant unique, signature
lectronique, etc.). Un quatrime sous-groupe, dpendant de l'architecture du
systme choisi, pourrait englober les mtadonnes relatives leur administration
(cration horodate de lentre, journalisation des oprations et modifications, y
compris les noms des modificateurs de lentre).

Il y a tout avantage introduire les mtadonnes ds la cration du document et


privilgier leur collecte automatique de faon diminuer le plus possible
lintervention humaine qui est llment le plus faible de cette chane. Pour arriver
un tel rsultat, les universits auraient avantage encadrer certaines des
pratiques de bureautique de leur personnel et dvelopper des automatismes ou
routines d'excution lors de la cration, de la sauvegarde ou de la diffusion des
fichiers. Ces paramtres seraient imbriqus, par le personnel technique de soutien
informatique, dans les logiciels de traitement de texte, de chiffrier ou d'ditique
accepts dans l'tablissement universitaire, ce qui aurait comme avantage
d'amliorer la cueillette des donnes. Un bon exemple de ce genre de pratiques
sont les feuilles de style, dans les logiciels de traitement de texte.

3.4 FEUILLES DE STYLE


Afin de faciliter lajout des mtadonnes ncessaires, les universits auraient
avantage normaliser, par le biais de feuilles de style, certains types de
documents produits au moyen des logiciels de bureautique. Pour les personnes
familires avec les travaux de la CREPUQ sur les thses lectroniques14, il sagirait
dtablir une collecte uniforme de donnes par lentremise de feuilles de style
dterminant, entre autres des paramtres ddition, des mmos de transmission,
des rapports dactivits, des politiques, des procdures, des procs-verbaux, des
rapports statistiques ou dautres types de textes. Certaines universits utilisent
dj une papeterie virtuelle avec identification visuelle de lunit productrice, ce
qui constitue un premier pas vers cette normalisation plus que souhaitable dans la
perspective de la gestion des documents numriques. Il s'agirait d'ajouter d'autres
paramtres dans ces feuilles de style de faon recueillir automatiquement les
mtadonnes de manire ne pas alourdir la tche de l'usager.

3.5 SIGNATURE LECTRONIQUE


Lorsquelle est appose un document numrique, la signature lectronique
signifie que le document sign provient du signataire et elle lie ce dernier au
contenu du document. Elle assure galement que le contenu du document a
conserv son intgrit, depuis sa cration jusqu sa transmission et sa rception.
Il sagit donc dauthentification mais aussi de non-rpudiation du signataire (ce
dernier ne pouvant en nier l'envoi).

14
Rapport final du Groupe de travail sur les thses lectroniques. Confrence des recteurs et des principaux
des universits du Qubec, 2001. 73 p.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

La cryptographie traditionnelle ( cl secrte) repose sur l'utilisation d'une cl


mathmatique unique qui sert au chiffrement et au dchiffrement des donnes.
Ainsi, pour faire parvenir un message de faon scurise, il faut chiffrer celui-ci
l'aide d'une cl (un algorithme) connue uniquement de l'expditeur. On fait ensuite
parvenir au destinataire le message et la cl pour que ce dernier, et seulement lui,
puisse dcoder le message. La cryptographie cl publique utilise, pour sa part,
deux cls; une premire, publique, l'autre prive. Si l'on utilise la cl publique pour
chiffrer le message, la cl prive permet de le dchiffrer. Autrement dit, il suffit de
chiffrer le message expdier l'aide de la cl publique du destinataire, et ce
dernier peut ensuite utiliser sa cl prive pour le dchiffrer.

3.6 CERTIFICATION
Il est possible quune autorit de certification soit ncessaire dans
laccomplissement de certaines activits ou de certains mandats particuliers. Cette
autorit, ou agent de certification, fait en sorte de placer la cl publique de chaque
utilisateur et l'information permettant de l'identifier dans un certificat, ou un
message, qui est lui-mme sign par cette autorit de certification et rendu
accessible dans un rpertoire public. Ainsi, deux autorits se faisant confiance au
sein d'une mme structure, il s'ensuit que tous les signataires sont certifis
authentiques, par le seul fait de vrifier le certificat de l'agent de certification.

Une infrastructure cl publique est dj bien connue et dveloppe. Il s'agit de


celle du Gouvernement du Canada qui repose sur les technologies Entrust. Ainsi,
toutes les cls publiques signes par chaque autorit de certification des ministres
concerns font en sorte d'tablir une chane de confiance entre ces divers
organismes.

3.7 DIFFUSION
Dans la poursuite du processus, linformation cre doit normalement tre diffuse
au moyen de lapplication approprie. Il peut sagir dun systme de messagerie,
dune application de bureautique (comme par exemple des fichiers de traitement
de textes conservs dans un rpertoire dont laccs pourrait tre partag) ou
encore de la mise en ligne de documents (comme par exemple la publication sur le
Web ou dans un intranet).

3.8 INDEXATION
Afin de favoriser lexploitation par les moteurs de recherche, le contenu des
documents eux-mmes a tout avantage tre index.

Les systmes dindexation reposant sur la mthode du calcul doccurrences sont


les plus connus mais pas ncessairement les plus performants. Le nombre de fois
que lon retrouve le mme mot dans un document nest pas toujours rvlateur du
sujet principal ou des sujets principaux de ce document. Un systme danalyse
smantique pourrait tre plus appropri aux besoins des universits. Il sagit dun

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

systme dindexation de concepts (et non de mots) effectu laide dune


combinaison de processus linguistiques et statistiques.

3.9 CLASSIFICATION DOCUMENTAIRE


Quelle que soit la forme de linformation administrative ou historique, quels que
soient les supports sur lesquels cette information est consigne, lapplication de la
notion archivistique de dossier doit tre maintenue dans le contexte de la
gestion des documents numriques. De fait, le dossier est lentit documentaire de
base qui permet de maintenir la runion intellectuelle et organique de toutes les
informations sur une mme fonction, sur une mme activit, ou sur un sujet
donn.

Le moyen le plus appropri pour assurer lorganisation des dossiers est le recours
un systme institutionnel de classification documentaire. Celui-ci, bas sur une
structure hirarchique et logique compltement indpendante des applications
avec lesquelles les documents numriques sont crs ou reus, assure un
regroupement des documents selon un modle proche des fonctions et des
activits autant que des processus administratifs et acadmiques de
ltablissement concern.

Il pourrait tre tentant de ne pas classifier les documents dans la mesure o la


plupart des moteurs de recherche sont capables de reprer des documents soit par
le nom des fichiers ou encore par un mot compris dans le corps des fichiers
(recherche plein-texte). Il est cependant utile de prciser que la recherche sur des
noms de fichiers est souvent ardue dans la mesure o lutilisateur ne connat pas
toujours ce nom avec prcision; quant la recherche plein-texte, elle est souvent
gnratrice dun taux de rappel et dun taux de bruit trs levs (un grand nombre
de rponses peu pertinentes). En consquence, il serait dommage de priver les
usagers de la performance de logiciels permettant la recherche sur des dossiers,
possible uniquement avec lutilisation dun systme de classification documentaire.

Il pourrait tre galement opportun de dvelopper une interface entre le module


dindexation et le module de classification, de telle manire quune association
qui pourrait tre valide humainement soit tablie entre les termes dindexation
extraits des fichiers et les termes du systme de classification. Il en rsulterait une
automatisation des processus danalyse documentaire et de classification, donc
une convivialit et une qualit amliore du reprage.

3.10 CALENDRIER DE CONSERVATION DES DOCUMENTS


Dans la mesure o 90% de lensemble des documents administratifs peut tre
limin plus ou moins long terme et que lautre 10% de cet ensemble doit tre
conserv des fins historiques, il est essentiel dattribuer tous les documents
numriques, une rgle ou un dlai de conservation provenant du calendrier de
conservation de ltablissement. Le dlai pourra tre associ aux fichiers eux-
mmes ou aux rpertoires o ils sont classifis, au choix de ltablissement.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

Il pourrait tre tentant de laisser semmagasiner des quantits imposantes de


fichiers sur les serveurs en faisant abstraction du calendrier de conservation. La
consquence serait de rpter une situation laquelle les tablissements
universitaires ont d faire face avec lexplosion de la masse documentaire sur
support papier, aggrave ici en raison de la forme intangible de cette information.

3.11 DPT VIRTUEL


Pour les documents actifs et semi-actifs, la version finale ou officielle dun
document institutionnel devrait tre sauvegarde en format natif (format dorigine
tel que produit par lapplication concerne, souvent un format propritaire) dans
un dpt virtuel institutionnel. Selon la nature des documents et des privilges
daccs dfinis, certains de ceux-ci pourront demeurer lusage exclusif de leur
crateur ou de la personne qui les a reus alors que dautres pourront tre
consults par un groupe de personnes autorises, par exemple dans un intranet.

La version finale de ces fichiers serait ainsi gele de faon les protger contre
toute modification possible. Toute action excute sur les fichiers sera journalise
de manire la documenter et assurer lauthenticit de linformation.

Compte tenu de lobsolescence prvisible des quipements, des supports et des


logiciels, la migration priodique des documents et des supports la suite de
limplantation de nouvelles versions des applications (rafrachissement ou
migration) devra tre planifie, documente, mise en place et maintenue.

3.12 RECHERCHE
Un moteur de recherche assurera le reprage des fichiers. Ce moteur devra
permettre deffectuer diffrents types de recherches sur les fichiers : noms des
fichiers, codes ou numros de dossiers, noms de rpertoires correspondant la
structure de classification ou des dossiers, contenu des fichiers (recherche par
mots-cls et recherche plein-texte) ou encore, mtadonnes des fichiers.

3.13 SLECTION
Une fois les dlais de conservation aux stades actif et semi-actif couls, une
slection des fichiers devra tre effectue de manire liminer ceux dont la
destruction est permise par le calendrier de conservation de ltablissement.

3.14 CONSERVATION PRENNE


Lorsque llimination des documents valeur (administrative ou financire) non
permanente sera faite, il faudra prserver les documents numriques valeur
permanente.

Bien quil ny ait pas encore de norme internationale ISO dans le domaine de la
conservation prenne, lindustrie, par lentremise du Consortium W3 a, ds 1998,

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

recommand le format XML pour les documents et les donnes sur le Web. Cet
ensemble de rgles, de lignes directrices et de conventions, produit des fichiers qui
sont faciles gnrer et lire par un ordinateur et qui vitent les piges courants
tels que la dpendance par rapport certaines plates-formes. Le format XML est
issu de la norme ISO 9069 traitant de lchange des documents de type SGML,
comme ceux que lon voit sur le Web. Il permet de consulter des donnes sans que
lusager ne soit tenu de possder lapplication (ou le logiciel) qui les a produites.
Au Qubec, le mme format a t choisi pour la conservation prenne des thses
lectroniques, le format de diffusion privilgi tant le pdf.

lheure actuelle, peu de logiciels peuvent gnrer et soutenir ce format quoique


la situation volue trs rapidement et les cots de ceux-ci et de la
transformation des fichiers sont relativement levs, cest pourquoi la migration
devrait tre privilgie seulement pour les documents valeur permanente, soit
seulement 10% des documents crs ou reus par les administrations.

Bien entendu, les mmes valeurs de codification de scurit, de classification,


dindexation, dauthentification, etc., donc lensemble complet des mtadonnes
recueillies tout au long du processus, accompagneront le document et permettront
au moteur de recherche, qui va fouiller dans cette base de donnes XML, de
reprer adquatement et de donner accs aux documents numriques valeur
permanente des institutions.

Les universits possdent un environnement technologique riche et de haute


qualit tant par le nombre dappareils que par la vitesse de leur rseau interne de
tlcommunications. Dans un contexte o de plus en plus dorganisations oprent
en mode virtuel, les universits sont bien places pour prendre ce virage de la
gestion de leurs ressources informationnelles.

Le modle conceptuel propos prcdemment reflte une vision commune et


raliste de ce que devraient tre les composantes de la gestion des documents
numriques dans les tablissements universitaires qubcois. Adaptable la
ralit propre chaque institution, il pourra se traduire, chez certaines, par un
dveloppement centralis obligatoirement li aux bases de donnes, tels le
rpertoire des employs et les autres applications institutionnelles. Il pourra
galement, dans dautres institutions, tre dvelopp de faon locale, en rseau ou
mme en sous-rseau.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

4. PLAN DACTION
Suite lexamen des contextes juridique et technologique et la prsentation du modle
propos pour assurer la gestion des documents numriques, il convient de proposer un
plan daction qui permettra chaque tablissement de dvelopper ses propres
orientations stratgiques et de mettre en place un systme structur dans son institution.

Il est important de prciser que la dmarche propose ne prtend pas constituer une voie
unique, une solution parfaite, prendre ou laisser. Elle ne reprsente pas non plus un
processus raliser obligatoirement dans lordre inscrit, bien que certaines tapes doivent
videmment tre franchies avant dautres. Chaque tablissement pourra considrer et
appliquer le plan daction selon son propre rythme, en tenant compte de sa ralit et de
ses ressources. Aprs avoir inscrit la gestion des documents numriques dans ses
priorits institutionnelles, il pourra donc adopter et amorcer la ralisation dun plan
daction gnral qui lui permettra de faire un premier pas en avant (ou de poursuivre ses
efforts) dans ce domaine.

Le plan daction propos comporte sept tapes :


1. Constitution dune quipe multidisciplinaire
2. Identification des besoins spcifiques de ltablissement
3. Slection et acquisition dun systme
4. Ralisation dun projet-pilote
5. valuation, ajustement et adoption du systme
6. laboration dune politique institutionnelle et dun programme
7. Dploiement du systme

4.1 CONSTITUTION DUNE QUIPE MULTIDISCIPLINAIRE


La premire tape du plan daction propos consiste former une quipe
multidisciplinaire responsable de la gestion des documents numriques de
ltablissement, dment mandate par lorganisation, dont les responsabilits
seront clairement dfinies et les objectifs de ralisation tablis dans un chancier
prcis.

MANDAT

Les principaux lments du mandat de lquipe responsable pourront sinspirer


directement des diffrentes tapes du plan daction. Ce mandat devra tre clair et
surtout, approuv par la direction de ltablissement.

INTERVENANTS CONCERNS

Pour raliser ce mandat, il faudra runir les intervenants concerns. Il serait


illusoire de penser runir autour dune table toutes les personnes impliques dans

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

la gestion des documents numriques, considrant que ce processus touche tous


les membres de ltablissement. Il conviendra plutt de runir les forces dune
quipe restreinte, qui agira en concertation avec les utilisateurs de documents.

Cette quipe, pilote par lunit responsable de la gestion des documents et des
archives, sera compose de gestionnaires de documents, darchivistes,
dinformaticiens, ainsi que des producteurs et utilisateurs de documents qui seront
impliqus au fur et mesure du processus danalyse des sries de documents.

CHANCIER ET RESPONSABILITS

Un chancier prcisant clairement les tapes franchir devra galement tre


tabli et des responsabilits devront tre attribues aux diffrents membres de
lquipe. Cet chancier devra tre raliste et limit dans le temps, considrant
lurgence dagir et les objectifs concrets raliser.

4.2 IDENTIFICATION DES BESOINS SPCIFIQUES DE LTABLISSEMENT


la seconde tape du plan daction, les besoins spcifiques de ltablissement
pourront tre dtermins par lidentification des sries de documents prioritaires,
par llaboration des rgles de conservation des documents numriques, par
lanalyse des fonctionnalits et des mtadonnes ncessaires, ainsi que par
lexamen des ressources requises.

DOCUMENTS

Lquipe responsable devra dabord identifier les sries de documents traiter en


priorit en fonction de lampleur de la masse documentaire cible ou de
limportance de la nature de linformation. Les sries de documents pourront
galement tre privilgies en fonction de leur positionnement stratgique, en
considrant leur lien avec la mission universitaire et la volont des utilisateurs,
selon les critres dfinis par ltablissement.

Cette opration devra tre effectue avec la collaboration des units productrices
de documents: units de gestion (administration, ressources humaines,
financires, mobilires et immobilires, information et communication) et units
dexploitation (affaires tudiantes, services communautaires, enseignement,
recherche et cration).
Les sries de documents identifies comme prioritaires devraient idalement
tre slectionnes parmi plusieurs catgories de documents numriques :
bases de donnes, fichiers bureautiques, courriels, Web, etc., afin de tester le
systme propos en fonction du plus grand nombre de critres.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

RGLES DE CONSERVATION

Par la suite, il sera primordial de mettre jour ou dlaborer une rgle de


conservation pour chaque srie de documents vise. cet gard, le Recueil des
rgles de conservation des documents des tablissements universitaires (publi
par la CREPUQ en 2002), qui comporte 58 rgles touchant spcifiquement les
documents numriques, devrait tre trs utile chaque tablissement qui pourra
se baser sur ces modles pour laborer ses rgles spcifiques. Ces dernires
devront tre approuves par les units concernes, la direction de ltablissement
et le Gouvernement du Qubec, conformment aux exigences de la Loi sur les
archives et aux faons de faire habituelles des tablissements.

En plus de rpondre aux obligations lgales, cette tape permettra de dterminer


des priodes de conservation pour chaque srie de documents numriques et
didentifier leur valeur administrative, financire, lgale et historique (et
notamment didentifier 90% des documents numriques qui pourront
ventuellement tre limins).

FONCTIONNALITS ET MTADONNES

Pour chaque srie de documents cible, il faudra analyser les processus en place et
les fonctionnalits souhaites en matire daccs et de prservation des
documents :
par une analyse du cheminement de ces documents (en rapport avec les
diffrentes tapes du modle de gestion des documents numriques: cration,
diffusion, indexation, classification, conservation);
par une tude de la pertinence de lutilisation de feuille de style, signature
lectronique, certification, etc.;
par lvaluation et lidentification des besoins de scurit et des droits daccs
aux documents numriques.

Au cours de ce processus, il importera didentifier les mtadonnes disponibles


dans les systmes actuels et celles ajouter. Prcisons que plusieurs mtadonnes
existent dj dans les systmes des tablissements; il faudra simplement russir
les identifier, les localiser et trouver la meilleure faon de les utiliser. Pour
satisfaire aux exigences du systme, il y aura peut-tre lieu de prvoir lajout de
mtadonnes supplmentaires, qui devront si possible tre enregistres de faon
automatise, ou consignes par les crateurs de documents.

RESSOURCES

Autre considration importante, celle didentifier les ressources humaines,


financires et matrielles requises pour limplantation et le maintien dun systme
de gestion des documents numriques.

Lquipe responsable verra valuer les cots de dmarrage (acquisition,


implantation) et les cots rcurrents (suivi, mise jour) du systme. Les rsultats
de ces valuations seront runis dans une tude de faisabilit (cots/avantages)

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

qui sera soumise lapprobation de la direction de ltablissement, condition


pralable la poursuite du processus.

Finalement, lobtention de laval de la haute direction de lorganisation et


lattribution des ressources ncessaires permettront de passer concrtement
laction, soit dacqurir le systme de gestion des documents numriques.

Paralllement cette dmarche didentification des besoins, lquipe responsable


prendra soin de valider ou de consolider les procdures de travail et les pratiques
dj existantes en matire de gestion des documents numriques dans
ltablissement, ceci afin de faciliter la ralisation des tapes suivantes du plan
daction.

4.3 SLECTION ET ACQUISITION DUN SYSTME


Comme troisime tape du plan daction, partir des travaux raliss par lquipe
responsable, la direction de ltablissement sera maintenant prte acqurir et
mettre en place un systme de gestion des documents numriques, dans le cadre
de la ralisation dun projet-pilote.

cet gard, les tablissements universitaires sont de plus en plus nombreux


mettre en place des solutions informatiques laide de logiciels commerciaux. Tel
que mentionn prcdemment, il existe prsentement sur le march de la gestion
documentaire, une gamme varie de produits de gestion des documents
numriques intgrant diverses fonctions de dveloppement et de personnalisation
permettant dassurer aux organismes une configuration optimale.

RALISATION DUN DEVIS

La ralisation dun devis constitue une tape pralable essentielle lacquisition du


systme de gestion des documents numriques puisque ce dernier permettra
didentifier les grandes fonctionnalits requises, larchitecture gnrale du
systme, son interaction avec les systmes de gestion prsents ainsi que les
ressources impliques pour sa ralisation.

Il sagira donc de raliser un document, le plus dtaill possible tant au niveau


fonctionnel que technologique, qui identifiera les besoins en matire de cration,
daccs, de traitement, de diffusion, de reprage et de conservation et ce, pour les
diffrentes sries de documents numriques priorises par ltablissement. Le
modle de gestion des documents numriques propos dans le prsent rapport
pourra aider dfinir ces fonctionnalits.

Le devis devra prciser les donnes concernes et leur organisation, les rsultats
souhaits ainsi que les ressources humaines, matrielles et logicielles impliques.
Il permettra dexpliquer le produit recherch auprs des fournisseurs de services et
servira de point de rfrence pour lquipe responsable qui aura ensuite effectuer
une slection.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

CHOIX DUN SYSTME

Lquipe responsable aura effectuer lanalyse des diffrentes propositions reues


afin de slectionner le ou les logiciels rpondant aux critres fixs dans le devis.
Cette slection seffectue gnralement laide dune grille dvaluation
permettant de saisir la performance gnrale des diffrents systmes qui auront
t proposs.

La grille dvaluation devra tenir compte de diffrents aspects tels que les cots
dacquisition, dimplantation et de maintenance du systme, la compatibilit avec
lenvironnement et les systmes prsents dans ltablissement, la fiabilit ou la
maturit technologique du logiciel, le degr de scurit du systme et des donnes
qui y sont gres, la convivialit du produit, la modularit de ses fonctions et les
possibilits de personnalisation, le degr dautonomie requis pour ces oprations,
la date de livraison et la dure de limplantation, les divers services clients offerts,
etc. Cette grille dvaluation pourra, videmment, tre complte par dautres
critres plus spcifiques certains tablissements.

Cette analyse permettra dorienter lquipe sur le choix du logiciel, de formuler ses
recommandations la direction de ltablissement en vue de la ralisation du
projet-pilote.

PARTENARIAT INTER-TABLISSEMENTS

Dans le cadre du processus dacquisition dun systme, il sera pertinent de


considrer lopportunit actuellement offerte de mettre en place un partenariat
inter-tablissements sur la question de la gestion des documents numriques.

En effet, limportance que reprsentent collectivement le volume documentaire des


tablissements universitaires qubcois, la relative homognit de ces documents
ainsi que les structures dchange dexpertises dj en place la CREPUQ
favorisent le dveloppement dun tel projet de partenariat. Il serait donc
souhaitable dexplorer cette possibilit, particulirement en matire dtude de
march, dvaluation, de pr-slection de logiciels et de dveloppement de
projets-pilotes auprs des tablissements participants. Un tel projet pourrait
apporter de nombreux effets positifs tant financiers quorganisationnels aux
tablissements et ce, au fur et mesure que le partenariat saffirmera.

4.4 RALISATION DUN PROJET-PILOTE


Quatrime tape du plan daction, la mise en uvre prliminaire dun projet-pilote
local (pour une srie de documents identifie dans les priorits et dans un nombre
limit de postes de travail) permettra l'valuation de la conception du systme, de
sa ralisation et de son potentiel d'exploitation, ainsi quune meilleure identification
et comprhension des besoins des usagers (processus, fonctionnalits,
quipements et autres).

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

La principale fonction dun projet-pilote sera de fournir un champ dessai technique


pour le systme de gestion des documents numriques, ce qui permettra dtudier
les fonctions du systme, leur application aux documents viss, les besoins des
utilisateurs et lintgration du systme aux processus de travail existants
(workflow).

Le projet-pilote envisag portera sur une srie de documents, mais pourra aussi
concerner un secteur ou un regroupement dunits au sein du milieu universitaire.
La culture de ltablissement, ainsi que les ressources et les projets en
dveloppement dans le secteur des technologies de linformation (TI), devront tre
considrs dans le choix du cadre dun projet-pilote. Chaque institution pourra
adopter une dmarche diffrente en fonction de ces facteurs et dautres
considrations qui leur sont spcifiques.

Par consquent, la nature de chaque projet-pilote sera diversifie; certaines


institutions pourront choisir de tester lapplication intgrale du modle de gestion
des documents numriques propos, alors que dautres opteront plutt pour une
dmarche graduelle visant lune ou plusieurs des composantes du modle.

MESURES TRANSITOIRES PRPARATOIRES

Appuye par les diverses analyses menes et particulirement par les rsultats du
projet-pilote, lquipe responsable aurait avantage mettre en place diverses
mesures transitoires afin de faciliter limplantation du nouveau systme.

Ces mesures pourront tre de diffrents ordres : rvision de procdures de travail


ou consolidation de pratiques existantes en matire de gestion des documents
numriques, bonification des systmes de gestion dj en place, mise niveau des
technologies, prparation ou validation de rgles de conservation, prparation du
plan de communication ncessaire au programme dimplantation de la gestion des
documents numriques, formation de personnels, etc.

4.5 VALUATION, AJUSTEMENT ET ADOPTION DU SYSTME

Ladoption finale dun systme de gestion des documents numriques devra tre
appuye par une valuation de ses capacits remplir les attentes qui ont t
dfinies lors de lanalyse des besoins, la ralisation du devis et surtout les
commentaires exprims par les usagers, particulirement ceux recueillis dans le
cadre du projet-pilote.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

Cette valuation portera ncessairement sur :


La fiabilit du systme en regard du projet-pilote effectu : lefficacit
matrielle et logicielle de lensemble du systme est-elle adquate? Le systme
rpond-il aux attentes? Les rsultats obtenus sont-ils ceux qui ont t fixs?
La scurit du systme et lintgrit des donnes : le systme protge-t-il
adquatement les donnes qui y sont intgres? Ces donnes sont-elles fiables
et authentiques? Le systme et les donnes se prteront-ils aux transferts et
migrations priodiques qui savreront dornavant ncessaires?
La convivialit du systme et son apprciation gnrale par les
usagers : le systme intgre-t-il bien les diffrents processus de travail dj
en place dans ltablissement? Quels sont les commentaires des usagers?

Les rsultats obtenus dans le cadre du projet-pilote permettront de dterminer les


ajustements requis et leur faisabilit, les cots supplmentaires engendrs par ces
ajustements ainsi que les dlais de livraison et leur impact possible sur le
programme dimplantation de la gestion des documents numriques dans
ltablissement.

Suite cette valuation rigoureuse, lquipe responsable pourra alors confirmer la


pertinence du systme retenu et adresser ses recommandations finales la
direction de ltablissement, qui aura alors la responsabilit dapprouver et
dadopter le systme de gestion des documents numriques.

4.6 LABORATION DUNE POLITIQUE INSTITUTIONNELLE ET DUN PROGRAMME


Pour assurer le succs de limplantation du systme adopt, ltablissement devra
laborer une politique institutionnelle et un programme structur en matire de
gestion des documents numriques, dvelopper un plan de communication et
mettre en place un processus de veille technologique adquat.

POLITIQUE INSTITUTIONNELLE

La politique institutionnelle de ltablissement en matire de gestion des


documents numriques renfermera les principes gnraux et les grands objectifs
adopts par linstitution pour assurer la gestion de ses documents numriques. Elle
traduira concrtement la volont institutionnelle dagir.

PROGRAMME

Le programme fournira un plan prcisant les actions que ltablissement se


propose daccomplir en vue datteindre les objectifs quil sest fixs en matire de
gestion des documents numriques. Il prcisera clairement les tapes raliser et
identifiera le rle des intervenants concerns.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

PLAN DE COMMUNICATION

Un plan de communication adquat devra galement tre tabli afin de choisir et


mettre en place les moyens de communication adquats pour faire connatre la
politique et le programme de gestion des documents numriques, susciter lintrt
et obtenir la participation des personnes concernes.

VEILLE TECHNOLOGIQUE

La politique et le programme devront intgrer une fonction primordiale pour


assurer la prennit des documents, soit un processus continu de veille
technologique, qui permettra dassurer une surveillance constante de lefficacit du
systme, de lvolution des technologies et de la fiabilit des formats et supports
de conservation. Ce travail trs important sera ralis par lquipe responsable, qui
aura galement pour mandat de vrifier priodiquement le fonctionnement du
systme, de produire un rapport annuel faisant tat de sa situation et de formuler,
au moment propice, des recommandations adquates la direction de
ltablissement pour assurer la prennit recherche.

4.7 DPLOIEMENT DU SYSTME


Dernire tape du plan daction, limplantation du systme pourra tre ralise
progressivement dans les units concernes selon lordre de priorit tabli. On
procdera une mise en place stratgique du systme par secteurs, pour en
arriver idalement, dans un laps de temps raisonnable, une implantation globale.

Pour ce faire, il faudra notamment configurer les postes de travail, savoir les lier
au systme et attribuer les droits daccs aux diffrents utilisateurs. Ensuite, on
devra assurer la formation du personnel, en dveloppant leurs comptences et leur
expertise en gestion des documents numriques, notamment en assurant la
formation des usagers, en leur offrant du soutien, en attribuant des responsabilits
spcifiques en la matire, etc. Cette formation sera trs importante et permettra
dassurer la gestion du changement des habitudes et procdures de travail des
utilisateurs.

Il faudra finalement procder rgulirement lvaluation et aux ajustements


requis pour assurer le bon fonctionnement du systme. Ces oprations seront
notamment assures par lquipe responsable de la veille technologique qui
supervisera la maintenance du systme et qui verra ce que les nouveaux besoins
des usagers, qui ne manqueront pas de se prsenter au fil de lvolution
technologique, soient satisfaits.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

CONCLUSION
Contrairement aux systmes de gestion de documents sur support analogique (papier),
dvelopps et mis en place dans les tablissements universitaires depuis plusieurs
annes, qui ont fait la preuve de leur efficacit, la gestion des documents numriques
ncessite encore une attention et un dveloppement spcifiques. En effet non seulement
les principes et pratiques en ce domaine sont peu connus et mettent en cause des
quipements qualifis de rvolutionnaires par bon nombre dusagers, mais leur gestion
adquate cre galement des impacts importants sur la gestion des documents
analogiques.

Comme il a t vu prcdemment, les crateurs de documents dans tous les


tablissements universitaires utilisent de nouveaux outils pour crer les documents
ncessaires la ralisation de leurs activits. Par ailleurs, il est difficile dignorer ltat
actuel des botes de courrier lectronique imposantes, o se ctoient autant des
invitations personnelles dutilit bien phmre que des documents attestant de dcisions
institutionnelles importantes. Il est souvent impossible de retracer une information
rtrospective, efface dun site Web, mais qui atteste dun fait ou dune cause. Quels sont
donc les risques lis la perte des donnes institutionnelles ou limpossibilit dy
accder et de pouvoir les utiliser? Quadvient-il des documents institutionnels, autrefois
distribus sur papier mais qui aujourdhui, ne sont plus diffuss que par voie lectronique?

Rpondre ces quelques questions, cest aussi rflchir la responsabilit confie au


secrtaire gnral de conserver les archives de luniversit ainsi quau passage oblig de
cette volution des processus de travail. cet gard, un systme efficace de gestion des
documents numriques constitue un outil dont aucun tablissement universitaire ne peut
se passer.

Avec le soutien assur du secrtaire gnral, la collaboration des informaticiens, des


conseillers juridiques et des crateurs et utilisateurs de documents, les archivistes sont
prts entreprendre ces travaux en matire de gestion des documents numriques. Ces
responsabilits, qui sajouteront aux activits rgulires des services darchives dont les
mandats actuels mobilisent dj tous les efforts, seront ralisables dans la mesure o ces
derniers pourront bnficier de ressources additionnelles adquates et dun appui
institutionnel clair.

Les rsultats de la rflexion collective mene dans le prsent rapport dmontrent la force
et les avantages dune action concerte et des changes dexpertises raliss au sein de
la CREPUQ. Ce travail devrait se poursuivre, dans le meilleur intrt de tous. Il apparat
clairement quun bon systme de gestion des documents numriques constituera non
seulement un moyen efficace de satisfaire aux exigences du mandat des secrtaires
gnraux, mais pourra galement constituer une valeur ajoute pour les tablissements
universitaires.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

Enfin, le Sous-comit des archivistes invite chaque tablissement amorcer le plus


rapidement possible le dveloppement et limplantation dun systme de gestion des
documents numriques, considrant lurgence dagir, limportance de faire preuve de
leadership et dinnovation et la ncessit de poser rapidement des gestes concrets en
cette matire.

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

RECOMMANDATIONS
la suite de cette rflexion collective, le Sous-comit des archivistes recommande :

que les tablissements universitaires inscrivent la gestion des documents numriques


dans leurs priorits institutionnelles et quils se dotent dun programme de gestion des
documents numriques cet effet;

que les tablissements universitaires dveloppent et implantent leur programme de


gestion des documents numriques sur la base du systme et du plan daction
proposs dans le prsent rapport;

que les archivistes soient les matres duvre de llaboration et de la ralisation du


programme de gestion des documents numriques en collaboration avec les fiduciaires
des donnes, les informaticiens et tout autre personnel concern;

que le Sous-comit des archivistes de la CREPUQ assure le suivi de ce dossier en se


tenant inform des dveloppements technologiques et des expriences menes
ailleurs qui pourraient avoir un impact sur la gestion des documents numriques et en
partageant les expriences de chaque tablissement en commun.

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ANNEXES
A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

ANNEXE I MODLE INTGR DE GESTION DES DOCUMENTS NUMRIQUES

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

ANNEXE II EXEMPLEDE MTADONNES POUVANT TRE REQUISES POUR LA GESTION DES


DOCUMENTS NUMRIQUES

Mtadonnes didentification du document


Titre du document
Organisme, unit et auteur du document
Signataire
Classification documentaire du document
Langue du document
Date de cration

Mtadonnes de description du document


Rsum, description ou mots-cls
Priode couverte par le document
Fichiers composant le document (mthodes de compression, encryptage,
localisation)
Excution du document (logiciel, version, dpendance au systme, format)

Mtadonnes dadministration du document


Limites/contrle des droits daccs, conditions dutilisation
Rgle de conservation
Signature numrique
Document essentiel
Codification de scurit
Cration horodate du document
Identifiant squentiel unique
Modification horodate du document
Nom du modificateur du document
Lien avec transactions antrieures
Rception horodate

Mtadonnes dadministration de lentre des mtadonnes


Cration horodate de lentre
Nom du crateur de lentre
Historique dtaill des oprations et des modifications y compris les noms des
modificateurs de lentre
Identifiant squentiel de lentre

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A CREPUQ La gestion des documents numriques des tablissements universitaires du Qubec (fvrier 2004)

ANNEXE III SOURCES CONSULTES

Archives provinciales du Nouveau-Brunswick, Conservation lectronique des


documents, Fredericton, Les Archives, 2000, 30p.

Association des archivistes suisses. Stratgie globale pour la conservation long


terme des documents lectroniques en Suisse. LAssociation, 2002, 178 p.

Bearman, D. et Cox, R. Functional Requirements for Evidence in Electronic


Recordkeeping, Pittsburgh, University of Pittsburgh School of Information Sciences,
1994.

Bergeron, Pierrette. Veille stratgique et PME. Comparaison des approches


gouvernementales de soutien. Sainte-Foy, Presses de l'Universit du Qubec, 2000.
440 p.

Confrence des recteurs et des principaux des universits du Qubec. Rapport final du
Groupe de travail sur les thses lectroniques. Montral, CREPUQ, 2001. 73 p.

Dhrent, Catherine. Les archives lectroniques, manuel pratique , Archives de


France, fvrier 2002, 60 p. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/

Duranti, L. et Eastwood, T. The Preservation of the Integrity of Electronic Records.


UBC, School of Library, Archival and Information Studies. 1997.[en ligne]
http://www.interpares.org/UBCProject/index.htm (25 fvrier 2004)

Electronic Records Archives Requirements Document (RD). National Archives and


Records Administration (NARA), Washington. [en ligne]
http://www.archives.gov/electronic_records_archives (25 fvrier 2004)

Forum sur la Gestion de linformation. Canada, Gouvernement du Canada, [en ligne


http://www.imforumgi.gc.ca/ (25 fvrier 2004)
Mta-donnes requises pour la tenue des dossiers du Gouvernement du Canada. Canada,
Gouvernement du Canada, Forum sur la Gestion de linformation, janvier 2001.
Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du
gouvernement du Canada. Canada, Gouvernement du Canada, Forum sur la Gestion de
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Gouvernement du Qubec, Conseil du trsor. La gestion des documents adapte
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