DOCUMENTOS PARA CONTABILIDADE

Visando melhorar nosso intercmbio administrativo e os servios prestados por este

escritrio, remetemos instrues com relao a sua movimentao mensal, dando nfase ao
controle de arquivos, conforme desenrolar abaixo. Estamos encaminhando uma relao dos
principais documentos para acobertar a contabilidade da empresa, bem como orientaes e
informaes teis:

Documentao para envio ao escritrio:

Notas Fiscais dos Fornecedores, Duplicatas dos pagamentos;

Notas fiscais de Despesas com material de escritrio, manuteno de equipamento,

aluguel imobilizado, relatrio de viagens, reformas, gua, luz, telefone, internet, em fim,
todas as despesas incorridas durante o exerccio;

Recibos de Salrio/estagirios devidamente assinados, Recibo de Aquisio do Vale

Transporte, Nota Fiscal do pagamento das Refeies, quando houver ;

Pagamento de impostos FGTS, INSS, DARFs, ISS, Sindicatos entre outros:

Extratos Bancrios, emprstimos e ou financiamentos em nome da empresa;

No 2 dia til de cada ms, ser entregue ao escritrio, para desenvolvimento do

Balancete ou Livro Caixa e lanamentos nos livros fiscais, para posterior entrega dos
relatrios obrigatrios aos respectivos rgos pblicos, a seguinte documentao,
referente ao ms anterior:

- 1s e/ou 4s vias das NFs sries vendas/remessa e retorno (modelo 1 e 1A );

- 4s vias das NFs sries venda do carro (modelo 2 A);
- Talonrios da srie D-1, do referido ms (ou relao do ltimo talo no terminado),
contendo: nmero, data, valor e especificao da mercadoria;
- 3s vias das NFs sries A e/ou B (ISS);
- Relao discriminando todas as NFs canceladas do ms;

Ateno: No caso de mquinas registradoras dever envi-nos seus relatrios dirios

(Cupom Fiscal);

- 1s vias NFs de entradas de mercadorias (inclusive duplicatas ou recibos);

- Despesas diversas (inclusive duplicatas, recibos, etc...);
- Fretes (em caso de frete FOB exija a 1 via a transportadora, como tambm a duplicata
ou recibo do mesmo, para gozar o crdito de ICMS);
- Despesas c/ pessoal (folhas de pagamento, guias diversas, carnet, etc...);
- Movimento bancrio da empresa (inclusive contratos de financiamentos e emprstimos);
- Guias de pagamento de ICMS antecipado e/ou substituto.

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 Despesas com viagem devem vir acompanhadas de um relatrio de despesas de
viagem.

Se houver vendas a prazo, enviar Border de pagamento (relao de pagamentos) dos

clientes e ou pagamentos efetuados em carteira.
- Fica combinado o 2 dia til de cada ms para a entrega desta documentao, caso
contrrio, ser responsabilidade da CONTRATANTE a entrega fora do prazo dos relatrios e
impostos;
- Anualmente (no inicio de JANEIRO) ou sempre que solicitada a empresa
informar seu estoque fsico (Balano), referente 31 de DEZEMBRO passado.

Esta documentao retornar mais ou menos no dia 26, junto com a folha de pagamento
do ms que esta terminando e arquivadas com devidos cuidados e responsabilidade da
CONTRATANTE.

Orientaes teis:

Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cpia de cheque, ou

documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal.

Controle dos Cheques emitidos: Devem nos enviar o movimento Bancrio em

ordem seqncia de cheques emitidos (com as despesas) e identificando se houve
cheques cancelados.

As Despesas e ou Materiais de Consumo adquiridos a prazo: Devem ser enviadas ao

escritrio a 1 Via da NF para que seja efetuada a proviso, mesmo que o
pagamento seja em vrias parcelas e se esta informao no estiver impresso na nf
informe a forma e datas de pagamentos:

Bloqueto Bancrio/Compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda

via da NF paga ou contenha anotao da referencia de qual NF, ou NFs, esta
sendo quitada/paga, ex: 1/3 , 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2003.

A aquisio de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de Informtica, mesas,

cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou seja,
despesas para funcionamento da empresa as quais deveram ser acobertadas pela
1 VIA DA NOTA FISCAL e se possvel junto com um recibo de quitao, no
podendo ser substituda por somente recibo, oramento ou coisa do gnero;

Reteno de INSS E OU IRRF: Quando da aquisio de servios de profissionais de

profisso regulamentada do tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos,
consultoria, agncias de empregos, mo obra entre outros, Observar se na Nota
Fiscal esta deduzindo IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) ou INSS Retido,
pois a empresa tomadora do servio (ou seja, Vocs) deve repassar esses valores
aos rgos competentes e tambm esses valores so deduzidos do total dos

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 servios. Na ocorrncia desses fatos entrar em contato com a contabilidade
Imediatamente, antes do incio do ms:

Contratao de Autnomos ou Profissionais Liberais: Caso a empresa contrate

servios de Autnomos e ou profissionais liberais esses tipos de servios devem ter
as seguintes situaes:
o Reter 11% de INSS, onde a empresa deduz esse percentual do valor a ser
pago ao Autnomo e recolhe ao INSS;
o 5% ISS, se no houver Alvar de Autnomo, se for o caso apresentar cpia;
o Solicitar o Nr do PIS e ou do Registro junto ao INSS;
o Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto
optante pelo simples) ter um encargo de 20% de INSS, sobre o servio, que
ser pago no dia 02 do ms seguinte ao servio prestado.;

Canhotos de carto de crditos, recibo simples, oramentos, notas rasuradas: No

so aceitos para fins de comprovao de realizao de despesas, (somente se vier
acompanhado da NF);

Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo,

imobilizado atravs de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve obrigatoriamente
vir acompanhado de um recibo em nome da empresa ou vir impresso no prprio
cupom o nome e CNPJ da empresa;

ROTINAS:

ADMISSO: Providenciar e enviar ao escritrio ou ao Depto de Pessoal, a

documentao solicitada no formulrio em anexo (Relao de Documentos), com o mesmo
preenchido;
DEMISSO: Prazo para pagamento de rescises:
AVISO PRVIO: Indenizado: 09 dias aps a demisso;
Trabalhado: 01 dia aps o trmino do mesmo.

OBS: - As demisses sero comunicadas antes ao escritrio;

- O pedido de demisso deve ser de prprio punho;
- Funcionrios demitidos com mais de um ano de servio ter sua resciso
homologada pelo sindicato, juntamente com o empregador ou preposto.

OUTROS FORMULRIOS: - Planilha de faltas e atraso;

OBS:. - Anexar atestados mdicos.
- Planilha de horas extras/comisses, etc...
OBS:. - Estes formulrios (todos em anexo) sero remetidos ao escritrio ou ao Depto
de Pessoal, at o dia 21 de cada ms, com apurao referente ao perodo de 21 do
ms anterior 20 do ms em curso, (inclusive admisses de pessoal, com seus
respectivos documentos);

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 - Anualmente, no ms de DEZEMBRO, ser entregue ao escritrio uma Projeo de
Frias que dever ser cumprida, aps sua aprovao;
- Ser de responsabilidade da empresa:
- A reproduo dos formulrios em anexo;
- O Controle de Contratos de Experincia de seus empregados;
- Os exames mdicos sempre atualizados.
So eles:
- o Anual (ocupacional, substituto da carteira de sade), alm do admissional e
demssional quando for o caso;
- o VDRL (Exame de Sangue), semestral;
- o Parazitolgico de fezes, semestral.
OBS:. Os dois ltimos s para manipuladores de alimentos.

Ateno: - O livro de Inspeo no Trabalho e o Termos de Ocorrncia, deve estar sempre

na empresa e enviados ao escritrio em caso de solicitao ou fiscalizao;
- O prazo legal para pagamento de salrios o 5 dia til, contando com o sbado;
- As CTPS sero enviadas ao escritrio ou ao Depto de Pessoal, afim de serem
atualizadas, sempre que ocorrer alguma alterao.

* Dados passveis de alteraes, qualquer dvidas procure-nos, ser um prazer orient-

los.

Observao: No so aceitos pela legislao para fins de comprovao de aquisies e ou

despesas somente o recibo, notinhas simples, oramentos, canhotos de carto de crditos
e Notas Fiscais rasuradas.

Quaisquer dvida ou esclarecimento queira entrar em contato com nosso escritrio.

Atenciosamente,
Recebi em _____/_____/_____.
Exata Contabilidade & Assessoria
Ass.:_______________________

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