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PROPUESTA PARA LA

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA
DE GESTIN BASADO EN LA NORMA
NCH-ISO 22320 PARA LA
OFICINA NACIONAL DE
EMERGENCIAS ONEMI

Preparado por Alfer-C Ltda.


Para Oficina Nacional de Emergencias (ONEMI)
Julio 2015 - Versin 1.0
Contenido
1 INTRODUCCIN.........................................................................3
2 ALCANDE DEL SERVICIO.............................................................3
3 DESCRIPCIN DEL SERVICIO......................................................3
3.1 SERVICIOS OFERTADOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SGC NCH-ISO 22.320.....3
3.2 PLANIFICACIN DE LA IMPLEMENTACIN..........................................................4
3.3 DIAGNSTICO INSTITUCIONAL EN SANTIAGO Y REGIONES...................................4
3.4 CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN.................................................................5
3.5 IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE EMERGENCIAS...........................6
3.5.1 Del Equipo de Trabajo.....................................................................6
3.5.2 Auditoras internas..........................................................................7
3.5.3 Apoyo para la auditora de certificacin.........................................7
3.5.4 Productos entregables....................................................................8
4 TARIFAS DEL SERVICIO..............................................................9

Alfer-C Ltda 2
Lago Carilafquen 04552
Puente Alto, Santiago. Chile.
Telfono: 71942425
info@Alfer-C.com.
1 Introduccin
En los ltimos aos ha habido muchos desastres naturales generando
muchas consecuencias graves, y otros incidentes, que han demostrado
la importancia de una gestin eficaz de emergencia con el fin de salvar
vidas, mitigar daos y perjuicios.
La ltima norma NCh-ISO 22320 2013 Gestin de emergencias -
Requisitos para la Respuesta a Incidentes -es un modelo para la
respuesta correcta a una emergencia como un desastre natural, un
ataque terrorista o un incidente grave. Est diseado para ayudar a
salvar vidas, disminuir daos y perjuicios, y garantizar la continuidad
de los servicios bsicos, como los servicios de rescate, agua y
suministro de alimentos, la electricidad y el suministro de combustible
y la salud.
ISO 22320 promueve la participacin de la comunidad en el desarrollo
y aplicacin de medidas de respuesta a incidentes, para garantizar una
respuesta apropiada a las necesidades de la poblacin afectada, as
como culturalmente aceptables.

2 Alcande del servicio.


El alcance del servicio de asesora prestado por ALFER-C, es implementar un
"Sistema de Gestion de Emergencias" que cumpla con los requisitos de la norma ISO 22.320 .
Incluye formacin, capacitacin y entrenamientocubre todo el proceso de
implementacin, certificacin y mantencin de la NCh ISO 22.320, a
nivel nacional incluyendo oficinas regionales a lo largo del pas de la
Oficina nacional de emergencias.

3 Descripcin del servicio.

3.1 Servicios ofertados para la Implementacion del SGC NCh-


ISO 22.320

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Mantenimient Implementaci
o n
Asesoras Anlisis,
regulares para la deteccin de
mantencin necesidades e
anual del sistema implementacin
y la renovacin del Sistema de
(Tercer ao) Gestin

NCh-
ISO
22.320

Auditorias
Formacin Tanto de
Formacin antes diagnstico como
y despus de la auditoras
certificacin internas para la
certificacin

3.2 Planificacin de la implementacin.

El servicio propuesto por la empresa ALFER-C Ltda.XXXX para


satisfacer las necesidades de ONEMI, para la implementacin del
Sistema de Gestin NCh-ISO 22.320. Constan de varias etapas, las
cuales estn detalladas en la carta Gantt, de implementacin. (Anexo
1). Donde se detallan plazos y responsables.
3.3 Diagnstico Institucional en Santiago y regiones

Para desarrollar un diagnostico eficiente de las prcticas de la ONEMI,


tanto en Santiago como Regiones, ALFER-C Ltda. , propone un sistema

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de auditoria de diagnstico. Esta auditoria se realizara en base a los
requisitos de la NCh-ISO 22.320, donde se revisada la documentacin
actual del organismo, y se levantaran hallazgos referente a los
incumplimiento de la norma. Las auditorias de diagnstico deberan
por lo menos cubrir los siguientes temas:
Poltica.
Objetivos.
Revisin y anlisis de la documentacin existente.
Identificacin de los procesos relevantes.
Revisin y anlisis de las clusulas de la Norma y su aplicacin.
Revisin y anlisis de las principales reas del servicio y su
relacin con los sistemas a certificar.

El nmero de auditoras sern segn el criterio establecido por la Oficina


nacional de emergencias, el cual contempla la Oficina central, y por lo
menos cinco oficinas regionales, las cuales estn distribuidas de la siguiente
manera: : 2 de la macro zona norte, 2 de la macro zona Sur y 1 de la macro
zona centro.
En cuanto a la realizacin de las auditaras, estas sern realizadas por un
auditor lder, el perfil del auditor esta detallado en el anexo 2 Perfil de
cargo de Auditor.

3.4 Capacitacin y Sensibilizacin

Con el fin de establecer un mecanismo, para definir los niveles de


competencia del personal respecto a los requisitos de la norma NCh-ISO
22.320, realizar la induccin interna, detectar las necesidades de
capacitacin y generar programas a partir de los niveles de competencia
definidos. La empresa ALFER-C Ltda ofrece un sistema de capacitacin que
incluya:

a) Difusin del Sistema de Gestin: a travs de diferentes medios:

Capacitaciones,

Publicaciones,

Boletines,

Trpticos u otros medios,

Todos los miembros de la organizacin conozcan aspectos bsicos del


sistema de Gestin basado en la NCh ISO 22.320.

b) Taller de implementacin NCh ISO 22.320: Su objetivo es


proporcionar a los participantes una visin general de la finalidad y los

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requisitos de la norma NCh ISO 22.320, como herramienta para la
mejora comercial.

C) Taller de Practico para el desarrollo de Documentos y


registros: El propsito de este taller es establecer las pautas
para el desarrollo, confeccin y emisin de los documentos y
registros del Sistema de Gestin NCh-ISO 22.320.

d) Curso de Capacitacin de Auditores Internos en ISO


22.320: El propsito de este curso es formar un equipo de
auditores internos, los cuales sern encargados de liderar los
procesos de auditoras internas. Este curso se realizar a travs
de una institucin acreditada (NCh ISO 2728). El curso segn los
requerimientos de la ONEMI, ser para capacitar a 25
funcionarios como Auditores Internos de la norma en referencia
distribuidos entre los centros de trabajo a nivel regional,, para
que adquieran los conocimientos necesarios para la
planificacin y realizacin de auditoras de Gestin de
Emergencias, presentndose tcnicas y herramientas para
realizar una auditora e implementar acciones correctivas.

e) Taller de tratamiento de no conformidades: El objetivo


de este taller es brindar a los participantes las herramientas
bsicas para el adecuado tratamiento de las no conformidades,
con la finalidad de asegurar la correcta adopcin de acciones
correctivas y/o preventivas que permitan eliminar las acusas de
las no conformidades reales y potenciales.

f)

Todos los cursos y talleres realizados durante el proceso se realizaran a


travs de un organismo tcnico de capacitacin acreditado (NCh-ISO 2728),
por lo cual se entregaran los certificados de participacin y aprobacin para
los asistentes a talleres y cursos. Los cursos se realizaran en cada oficina de
la ONEMI.
Adems ALFER-C Ltda. Establecer procesos para la verificacin de la
eficacia de la capacitacin, lo cual permitir, asegurar, que os procesos de
capacitacin y formacin fueron entendidos y comprendidos por los
asistentes a los cursos y talleres.

3.5 Implementacin del Sistema de Gestin de Emergencias.

3.5.1 Del Equipo de Trabajo.

El equipo estar compuesto por tres Ingenieros, los cuales sus competencias
estarn definidos en el anexo 3 Perfil de cargo del equipo implementador y
los Curriculum de cada Asesor. Las funciones de cada miembro estn
definidos segn los siguientes lineamientos establecidos por ONEMI:
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Un consultor snior. Con dedicacin a tiempo completo y
ubicado en las oficinas de ONEMI Central. Para el desarrollo de la
consultora, en el horario de lunes a viernes entre las 08:00 y
18:00 horas, salvo situaciones de emergencia declaradas por
ONEMI en que se requiera la presencia del consultor. Tendr que
disponer de todos los elementos y dispositivos tecnolgicos
necesarios para la ejecucin de las actividades.

Un consultor supervisor. Encargado de dar tutora al


consultor y a la contraparte tcnica en el desarrollo de la
implementacin, asistir a reuniones con Jefaturas y directivos y
participar de las auditoras internas, de pre-certificacin y de
certificacin. Realizar como mnimo tres visitas al mes a las
oficinas centrales de ONEMI para interiorizarse de los avances de
la implementacin y guiar el trabajo a realizar durante cada
semana. El consultor supervisor estar disponible para consultas
a travs de correo electrnico y telfono durante todo el proyecto
para la contraparte tcnica.

Un consultor gerente. Encargado de asistir a las actividades


en que participe la alta direccin de ONEMI, las revisiones por la
Direccin, auditoras internas y de certificacin. Ser el
responsable de la implementacin y participar de las reuniones
del Comit de Control del Proyecto y cuando sea requerido por la
Direccin de ONEMI.

3.5.2 Auditoras internas.

ALFER-C dar apoyo y asistencia a ONEMI en la ejecucin de al menos una


auditora interna en la cual participar un equipo de auditores internos del
servicio los cuales han aprobado un proceso de calificacin como auditoria
acreditado en la norma NCh-ISO 22.320. Un participante del equipo ALFER-C,
estar presente en al menos 5 direcciones regionales a definir.

Dentro de la asistencia prestada se encuentran los siguientes procesos:

Confeccionar el Programa de Auditoria y distribuirlo a las Jefaturas


de las reas. El programa incluye a lo menos: los objetivos de la
auditoria, horarios, reas a entrevistar y auditores participantes.
Asegurar la disponibilidad de documentacin requerida por los
Auditores para la ejecucin de la Auditoria.
Programar las reuniones de apertura y cierre de las auditoras.
Confeccionar el Informe de Auditora y distribuirlo al Representante
de Gerencia y a los responsables de las reas auditadas en un plazo
de definido.
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Todas las no conformidad (Mayor, Menor), observacin o una
oportunidad de mejora detectadas en las auditoras internas son
registradas y firmadas por los auditores en los formatos
determinados para este proceso.
. Adicionalmente se debe desarrollardesarrollaran informes que
sealen la verificacin de cierre de las no conformidades resultantes
de las auditoras, previo a la certificacin del sistema de gestin .

En cuanto a la metodologa, de los centros de trabajos auditados, se


auditara a todas las oficinas regionales y la oficina central en cada auditoria
estar presente un asesor, quien oficiara de auditor lder.

3.5.3 Apoyo para la auditora de certificacin.

Para los procesos de Pre- certificacin uy certificacin, entregara sus


servicios de apoyos, para el tratamiento de los hallazgos detectado por el
organismo de certificacin generando planes de accin, acorde a las
magnitudes de los hallazgos (NC mayores, NC menores, Observaciones u
oportunidades de mejoras). Prestando asesora en cada uno de los procesos,
para asegurar la mejora contina del sistema.
Un miembro de equipo asesor estar presente en cada una de las
actividades de auditoras externas (Pre-certificacin y Certificacin).

3.5.4 Productos entregables

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Informe de
diagnstico ISO
22320 y Plan
de trabajo
para la
Alcance de la
implementaci
Programa de n certificacin y
Induccin y sus mbitos
capacitacin de aplicacin

Resultados
de
Auditoras Poltica y
Internas. e Objetivos de
Informes de Calidad
acciones C y P

Mapa procesos
Registros
NCh-ISO del sistema
requeridos por 22.320 definir
el Sistema de procedimiento
Gestin de s
Emergencias documentado
s

Planificacin,
operacin y Personal
control de los capacitado
procesos

Procedimientos Manual d e l
d o c um e nt a d Sistema de
o s requeridos Gestin de
p o r la norma E mergencia
NCh-ISO 22320 s

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N
Producto Descripcin Plazo

Primer informe en el cual se
entregara la planificacin del
proyecto de implementacin este
incluir una carta Gantt con las
Informe de
actividades a realizar durante el
1 Planificacin del 31 de Agosto 2015
periodo de implementacin,
proyecto. designado los responsables y
tiempos de ejecucin, es en este
informe donde se establecern los
hitos, y los elementos entregables.
Informe de auditora de
diagnstico, donde se realizara un
informe que incluir fortalezas y
debilidades respecto a la
implementacin de un sistema de
Informe de diagnstico gestin, y las brechas detectadas 30 de Septiembre
2
Inicial respecto a los requisitos de las 2015
norma NCh ISO 22.320. Los
hallazgos sern categorizados en
NC Mayor, NC menor,
Observaciones y Oportunidades de
Mejora.
Primer informe donde a lo menos,
estar incluida la poltica de la
organizacin respecto a la norma a
implementar, los objetivos, que
deber plantear la organizacin,
para el cumplimiento de la poltica ,
4 de diciembre
3 Informe de avance 1 estructura organizacional, y los
2015
procedimientos de Control de
documentos, control de registros,
Auditoras internas, acciones
correctivas y preventivas y
procedimiento de revisin de la
gerencia.
En este informe, se debe presentar
el desarrollo del manual de gestin
donde se especifican como la
ONEMI abordara los requisitos de la 31 de marzo 2016
4 Informe de avance 2
NCh-ISO 22.320 y los
procedimientos, instructivos y
registros que sustentaran esta
gestin.
Informe final que incluye una
revisin del cumplimiento de cada
5 Informe de avance 3 hito de implementacin, poltica, 30 de junio 2016
objetivos, manual, procedimientos
y registros.
6 Informe de Capacitacin Informe de capacitacin, donde se 30 de octubre

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abordarn los temas de difusin y
1 capacitacin inicial respecto de los 2015
requisitos de la norma en cuestin.
Este informe debe incluir las
actividades de capacitacin,
Informe de Capacitacin 31 de diciembre
7 difusin, y adems los resultados
2 2015
de la capacitacin de los auditores
internos.
Este informe incluir adems de las
capacitaciones ya nombradas, los
talleres de desarrollo de
documentacin y de tratamiento de
Informe de Capacitacin 31 de marzo
8 hallazgos (No Conformidades,
3 20016
observaciones y oportunidades de
mejoras) e implementacin de
acciones correctivas y/o
Preventivas.
Informe final donde se determinara
el nmero de HH capacitadas
Informe de Capacitacin respecto a temas de la norma de
9 30 de junio 2016
4 referencia, adems incluir los
resultados del anlisis de
efectividad de la capacitacin
Una vez implementado el sistema
de gestin, se realizara una nueva
auditora, este informe se emitir
Informe de anlisis de la
para reflejar los resultados de la
10 implementacin 31 de mayo 2016
implementacin y determinar las
(Auditoria)
brechas, las cuales debern ser
tratadas segn el procedimiento de
acciones correctivas/Preventivas.
Informe completo con cada
cumplimiento del proceso de
implementacin que incluye
Informe de Cierre de la indicadores del proceso, informe de
11 31 de Julio 2016
Implementacin revisin de la gerencia, listados
maestros de documentacin, y
observaciones detectadas durante
el proceso de implementacin.

4 Tarifas del servicio

Cargo Tarifa

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