.
EVIDENCIA DE APRENDIZAJE
Objetivo: Desarrollo de un ESTUDIO DE CASO resultado de una investigacin sobre el proceso de toma de
decisiones a nivel personal y gerencial
Asignatura: Sistemas de Informacin Gerencial / e-Business
Semestre / Paralelo: 9B
SISTEMAS DE INFORMACIN EN EL AMBITO
ORGANIZACIONAL.
GADERE S.A., gestora ambiental de residuos, empresa
de servicio, cuenta con ms de 10 aos en el mercado
brindando una solucin integral para el manejo de
desechos sanitarios peligrosos e industriales a nivel
nacional, avalado por las entidades regulatorias del Pas
como son el Ministerio de Ambiente (MAE), Ministerio de
Salud Pblica (MSP), contando tambin con los permisos
de funcionamiento de los principales municipios del Pas;
todo esto amparado bajo licencia ambiental otorgada por
el MAE mediante Resolucin N 118 (R.O. 491 de Dic. del
2004) cubriendo todas las fases del proceso de
eliminacin de desechos, incluyendo la asesora a
clientes.
Junto con la constitucin de la compaa, ms las
adecuaciones fsicas de oficina y planta de tratamiento,
se adquiri el software Memory, mismo que no
interrelacionaba todas las reas de la empresa, por ello
una de sus mejoras para el crecimiento organizacional,
fue adquirir un nuevo sistema de informacin llamado
SAP Bussines One, mismo que permite tener registrados
y controlados todos los movimientos de la compaa a
travs de un solo software, obteniendo una trazabilidad
para todo tipo de auditoras.
Dentro del proceso de alimentacin de datos al sistema
de informacin, tomaremos como ejemplo el rea
comercial, en donde, a travs de un mdulo especfico
(denominado Socio de Negocios) se ingresan todos los
datos reglamentarios del cliente para la creacin de su
carpeta electrnica dentro del sistema. Esta recopilacin
de datos van desde el RUC, razn social, nombres
comerciales, direcciones electrnicas y fsicas de su
establecimiento, nmeros telefnicos, horarios y fechas
de atencin, etc. Bsicamente se ingresan todos los
datos que permitan tener una imagen clara de la actividad
comercial o del giro de negocio. Una vez realizada la
ALAVA IVETTE CASTILLO ROBERTO GARCA JOYCE LEMA ANDRS MEDINA WILLIE URQUIZA MA JOS
VELSQUEZ ANA
Docente: MBA. Ing. Francisco Valle Snchez
Equipo de Trabajo: E7
recopilacin datos durante la creacin de la carpeta
electrnica del cliente, el sistema, por default, nos
entrega un cdigo de identificacin para el cliente.
Posterior a la creacin del cliente en el sistema, a travs
del mdulo Socio de Negocios, inicia la gestin del
mdulo Ventas, en donde, con el cdigo del cliente,
podemos crear el nmero de oferta que va a regir durante
el periodo de vigencia del contrato o hasta que exista una
peticin de modificacin por parte del cliente; dentro de
dicha oferta, se detalla todo lo que se va a proceder a
retirar de las instalaciones del cliente con su codificacin
respectiva, segn los acuerdos contractuales,
mencionando el precios , con el fin de que el rea de
logstica, como parte de su proceso, genere sus
documentos habilitantes para el retiro de los desechos.
Con los nmeros de oferta que llegan mediante sistema
al, el departamento de operaciones se encarga de
generar un cronograma de recoleccin a cada uno de los
clientes, con base a las frecuencias establecidas
contractualmente, as como tambin generan una ruta de
recorrido; una vez que el sistema ha generado dicha
informacin, mediante SAP, operaciones notifica al rea
comercial para que procedan a enviar el cronograma
generado al cliente, mismo que se descarga del sistema
para ser enviado mediante un correo electrnico.
El rea de operaciones con las ofertas de los clientes,
generan los Pedidos e imprimen los documentos
llamados claves nicas de manifiesto; los operarios
proceden a usar sus balanzas manuales o fijas para
pesar los desechos y as poder registrar en el documento
lo que estn transportando. Al finalizar el retiro le piden la
firma de aceptacin al cliente y continan con su ruta de
recoleccin. Finalizada la ruta, entregan los desechos a
la planta de tratamiento, en donde se realiza un segundo
pesaje y recoleccin de firma del jefe encargado para
descartar errores de medicin de pesos.
 .EVIDENCIA
Objetivo: Desarrollo de un ESTUDIO DE CASO resultado de una investigacin sobre el proceso de toma de
decisiones a nivel personal y gerencial
Asignatura: Sistemas de Informacin Gerencial / e-Business
Semestre / Paralelo: 9B
Con el documento firmado por el cliente y el encargado
de planta, el operario retorna la clave nica de manifiesto
al rea de operaciones, esta es ingresada al sistema
SAP, en su mdulo correspondiente a logstica, junto con
los pesos entregados por los clientes. Una vez ingresada
la informacin, los datos viajan al rea de facturacin
mediante su mdulo de Facturas de Deudores, en donde
proceden a facturar los servicios brindados a cada uno de
los clientes, acorde a sus cortes de facturacin y
considerando las especificaciones de los clientes.
El rea de operaciones, al revisar toda la informacin
registrada por los operarios en la clave nica de
manifest, pueden observar si durante la recoleccin
existi alguna anomala para que esta sea reportada
mediante sistema al rea de servicio al cliente, con el fin
de que sean gestionadas con la brevedad posible, de tal
manera se mantiene los correctos estndares de servicio
con nuestros clientes. La gestin de las anomalas u
observaciones, se la realiza a travs del mdulo
Actividad, mismo que est atado al mdulo comercial pudo llegar a su destinatario, Equafact emite un mail de
Socio de Negocios, permitiendo tener y manejar un
historial completo de los clientes.
Dentro del mdulo de Actividad, se activa una alarma que
permite visualizar al personal de servicio al cliente las
nuevas observaciones que deben ser atendidas, dichos
registros llegan con un cdigo nico emitido por default
por parte del sistema, que a su vez est atado a la clave
nica de manifiesto y con su respectiva codificacin. El
sistema SAP permite manejar una trazabilidad de todos
nuestros clientes, lo que nos otorga una visin clara del
estatus actual de todas las cuentas.
Servicio al cliente, mediante su mdulo, puede revisar las
anomalas que se presentan en las recolecciones, con el
cdigo que emite el propio sistema, puede revisar todo el
historial del cliente para poder tomar contacto y as
analizar la causa raz del inconveniente presentado.
Una vez que se han realizado las averiguaciones
ALAVA IVETTE CASTILLO ROBERTO GARCA JOYCE LEMA ANDRS MEDINA WILLIE URQUIZA MA JOS
VELSQUEZ ANA
DE APRENDIZAJE
Docente: MBA. Ing. Francisco Valle Snchez
Equipo de Trabajo: E7
pertinentes, si el caso amerita la intervencin de
jefaturas, se procede a descargar la informacin del
sistema para emitir un reporte que sirva para la toma de
decisiones con base al caso presentado.
Cuando se ha tomado una decisin con base en la
novedad presentada, se detalla o describe la solucin en
el sistema, procediendo a notificar al cliente mediante
mails u oficios. Una vez que el cliente acepta la solucin,
esta se registra en el sistema de manera inmediata,
procediendo a cerrar la actividad creada y generando un
histrico que permite la creacin de indicadores de
gestin, mismos que son expuestos a las jefaturas para
la toma de decisiones a nivel comercial y la definicin de
nuevas estrategias que permitan mejorar los estndares
de calidad.
Regresando al mdulo de facturacin, el mismo se
encuentra atado al sistema Equafact que emite facturas
electrnicas a nuestros clientes. Cuando una factura no
rechazo, mismo que llega a servicio al cliente para su
trmite de actualizacin en el sistema, con el fin de re-
enviar dicha factura y el cliente pueda generar sus pagos
dentro de los tiempos establecidos en el contrato. Las
facturas contienen toda la informacin del cliente y el
detalle de los desechos retirados con sus valores
establecidos, dicha informacin es brindada
automticamente por el sistema SAP.
El sistema SAP permite mantener una trazabilidad total
de todo lo que sucede con los clientes, contiene un CRM
enfocado a la gestin comercial, que permite poder
generar reportes de gestin para la toma de decisiones
de parte de las jefaturas. Por otro lado, las reas de
talento humano, contabilidad, auditoria y sistemas,
manejan sus propios mdulos para sus gestiones
pertinentes, registrando todos los movimientos para uso
especfico de cada rea, ya que dicha informacin no
tiene relacin con los departamentos mencionados
 .EVIDENCIA DE APRENDIZAJE
Objetivo: Desarrollo de un ESTUDIO DE CASO resultado de una investigacin sobre el proceso de toma de
decisiones a nivel personal y gerencial
Asignatura: Sistemas de Informacin Gerencial / e-Business Docente: MBA. Ing. Francisco Valle Snchez

Semestre / Paralelo: 9B Equipo de Trabajo: E7

anteriormente, sin embargo para afrontar una auditoria

externa, cada departamento puede mostrar la
funcionabilidad de su mdulo.

Preguntas para desarrollar:

1. Cul es el sistema que maneja la compaa del
caso estudiado?

2. Cules son las reas que estn relacionadas

mediante sistema SAP?

3. Cul es el otro sistema que est atado al SAP para

el envo de las facturas electrnicas a los clientes?

4. Qu parte del proceso no se encuentra

sistematizado?

5. Cul es la principal ventaja de contar con un

sistema de informacin como el SAP?

Palabra clave:
TRAZABILIDAD

ALAVA IVETTE CASTILLO ROBERTO GARCA JOYCE LEMA ANDRS MEDINA WILLIE URQUIZA MA JOS
VELSQUEZ ANA