Cajamarca 12/04/2012

FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERIA CIVIL
HERRAMIENTAS INFORMATICAS
ACTIVIDAD N 2

COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

Objetivo: Mediante la opcin de Combinar correspondencia Word 2007, nos

permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta
forma podemos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo
escribimos el texto fijo ( el texto que se repite en todas las cartas) y Word se
encarga de generar los datos variables ( los que cambian en cada carta
segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados
los datos; que puede ser una base de datos en Excel.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia sin la generacin de
etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos.

Paso N1: Abrir Word y tener en la ventana activa un documento que puede
ser: un oficio, una carta o un memorndum; que contenga texto fijo.

Paso N2: Seleccionar la pestaa o Men CORRESPONDENCIA luego

INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
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Paso N3: SELECCIONAR DESTINATARIOS; que pueden estar en LISTA

NUEVA o USAR LISTA EXISTENTE o SELECCIONAR DE LOS
CONTACTOS DE OUTLOOK
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ACTIVIDAD N 2
Paso N4: Seleccionar la ruta de la base de datos donde se tiene la
informacin de las personas a quienes les vamos a mandar un oficio, una carta
o un memorndum, luego editamos la lista de destinatarios y finalmente
insertamos los campos combinados, pero previamente establecemos EL
LUGAR DONDE COLOCAREMOS LOS CAMPOS y procedemos a la
combinacin, del texto fijo con los datos de la base de Datos.
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ACTIVIDAD N 2

EJEMPLO DE DOCUMENTO FIJO

Ao de la Integracin Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad

Cajamarca, 15 de Abril del 2012

OFICIO MULTIPLE N 002- 2012. II CENSO NACIONAL UNIVERSITARIO/UPN

Seor:

DNI:

DIRECCION:

TELEFONO:

EMAIL:

Asunto: Designacin de Representante de Jefes Operativos de su

Facultad para la ejecucin del II Censo Nacional Universitario
2012

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para saludarlo cordialmente y

manifestarle que segn lo designado por la alta direccin del INEI se debe
designar a CARGO para cada una de las Sedes adjuntas a su facultad.

Por tal motivo agradecer a Ud, realice la gestin y designacin de la persona

que desarrollar dichas actividades.

Agradecindole la gentileza de su atencin a la presente, hago propicia la

oportunidad para expresarle las muestras de mi especial consideracin y estima.
Atte.

MSc. Eduardo Chuquiln Cruz

Representante del II Censo Universitario UPN
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ACTIVIDAD N 2
EJEMPLO DE DOCUMENTO DONDE SE ESPECIFICA
LOS CAMPOS A INSERTAR

Ao de la Integracin Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad

Cajamarca, 15 de Abril del 2012

OFICIO MULTIPLE N 002- 2012. II CENSO NACIONAL UNIVERSITARIO/UPN

As procedemos a
designar cada uno de los
campos

Seor:

DNI:

DIRECCION:

TELEFONO:

EMAIL:

Asunto: Designacin de Representante de Jefes Operativos de su

Facultad para la ejecucin del II Censo Nacional Universitario
2012

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para saludarlo cordialmente y

manifestarle que segn lo designado por la alta direccin del INEI se debe
designar a CARGO para cada una de las Sedes adjuntas a su facultad.

Por tal motivo agradecer a Ud, realice la gestin y designacin de la persona

que desarrollar dichas actividades.

Agradecindole la gentileza de su atencin a la presente, hago propicia la

oportunidad para expresarle las muestras de mi especial consideracin y estima.
Atte.

MSc. Eduardo Chuquiln Cruz

Representante del II Censo Universitario UPN
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ACTIVIDAD N 2
Paso N5: Luego para visualizar los documentos combinados vamos hasta
VISTA PREVIA DE RESULTADOS y con la flecha que aparece en su lado
derecho, se pueden ir visualizando cada uno de los documentos

El primer documento a nombre de LUIS GILBERTO CHUQUILIN CABANILLAS

Y ASI SUCESIVAMENTE IREMOS VISUALIZANDO TODOS LOS ARCHIVOS.

Luego finalmente elegimos la opcin FINALIZAR Y COMBINAR, luego
EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUALES

Aparecer la siguiente ventana a lo cual elegiremos la opcin TODOS

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ACTIVIDAD N 2

FINALMENTE SE GENERARA
EL ARCHIVO CARTAS 1 CON
LA INFORMACION DE TODOS
LOS DOCUMENTOS
COMBINADOS.

TAREA:
Elaborar un oficio en Word
Elaborar una base de datos ( 6 campos
y 15 registros)
Realizar la combinacin de
correspondencia.

TRABAJAR CON UNA PAGINA WEB

Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un documento normal, y ya

nos preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.

Si lo que queremos es editar una pgina existente...

Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento
normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en
el men contextual, elegir Microsoft Office Word en el men Abrir con.

Otra opcin es abrir una pgina directamente desde su servidor.

Para ello, pulsamos en el Botn Office y elegimos Abrir. En la barra de exploracin,

donde aparece la carpeta en la que nos encontramos, escribimos la direccin Web
completa (podemos copiarla del navegador) y pulsamos Abrir.

Para trabajar con una pgina web,

disponemos de la vista Diseo Web, en la barra
de vistas o en la pestaa Vistas.

A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos

acostumbrados para el resto de documentos.

Luego veremos que por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos
los formato de Word, y al guardarla, se modificarn.
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ACTIVIDAD N 2
INSERTAR HIPERVINCULOS

Un hiperenlace (o hipervnculo) es una palabra, frase o grfico que al hacer clic sobre
l saltamos a la pgina web o Archivo a la que apunta el hiperenlace. Cuando pasamos
el cursor por encima de un hiperenlace, ste cambia de forma y toma la forma de una
mano.

Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina
en el mismo servidor, a otra pgina en otro servidor, a una direccin de correo electrnico,
a un servidor ftp, o Archivo correspondiente.

Hablando de bases de datos, hipervincularemos a este documento el archivo BASE

CENSO 2

Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar,y pulsar el botn

Hipervnculo.

Justo aqu BASE CENSO 2.xls ( Para seguir el vnculo CTRL + CLIC)

TAREA:
En su archivo La Ingeniera Industrial insertar 2 hipervnculos de Pginas web y 3
hipervnculos de otros archivos.