Vous êtes sur la page 1sur 169

Manual de Usuario

Tomo 1 (Mdulo de Sistema)

www.soportetecnico.org
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido.-
IntroduccinPg. 5
Cmo Acceder al Mdulo a2sistema?...........................................................................................Pg. 7
Usuario Master y la Configuracin de la Empresa Pg. 8
Configuracin de las Tablas. Pg. 10
Ttulos y Correlativos. Pg. 12
o Ttulos y Correlativos Pagina General.. Pg. 12
Contribuyentes Especiales. Pg. 13
Configuracin de Perodos. Pg. 15
Que es un Cierre de Perodo? Pg. 16
Extender el Perodo de Trabajo Pg. 19
Cierre de Estadsticas Pg. 20
o Ttulos y Correlativos Pgina Inventario Pg. 21
o Ttulos y Correlativos Pgina Ventas y Clientes.. Pg. 23
o Ttulos y Correlativos Pgina Proveedores y Compras.. Pg. 25
o Ttulos y Correlativos Pgina Bancos Pg. 27
o Ttulos y Correlativos Pgina Varios. Pg. 28
o Ttulos y Correlativos Pgina Cdigos.. Pg. 29
o Ttulos y Correlativos Descuentos Pronto Pago.. Pg. 30
o Ttulos y Correlativos Serie de Facturas Pg. 32
o Ttulos y Correlativos Perodos Pg. 35
Instituciones Financieras Pg. 36
Formatos de Impresin Editor de Formatos Pg. 37
o Presentacin de Datos. Pg. 38
o Propiedades de un Formato Pg. 39
o Descripcin del Editor de Formatos... Pg. 44
Barras de Mens. Pg. 45
Barras de Herramientas. Pg. 46
Barras de Fuentes. Pg. 46
Paleta de Variables Pg. 46
o Elaboracin de una Forma de Impresin Pg. 47
Comandos de Impresin. Pg. 47
Incluir Comandos en las Etiquetas Pg. 47
Formatos Principales y Secundarios Pg. 48
Bandas de Impresin.. Pg. 49
Tipos de Bandas de Impresin... Pg. 50
Efectos de una Banda Cuando Imprime... Pg. 51
Insertar una Banda de Impresin Pg. 53
Elementos que se Pueden Incluir en un Formato.. Pg. 54
Variables de Impresin. Pg. 54
Men Ver. Pg. 62
Men Reporte. Pg. 63
Caractersticas de los Objetos que se Pueden Incluir.... Pg. 63
Campos en Formato de Cdigos de Barras.. Pg. 66
Incluir Frmulas..Pg. 67
Mens Contextuales Botn Derecho del Mouse. Pg. 67
Opciones que Funcionan Segn el Tipo de Banda Pg. 68
Etiqueta Comentario Pg. 70
Formulas.. Pg. 71
o Totalizacin de Formulas. Pg. 72
Variables Detalle Comentario y Descripcin Detallada del tem... Pg. 73
o Formato Tamao Carta Windows XP. Pg. 74
Administracin de Usuarios Pg. 75

www.soportetecnico.org Pg. 2
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
o Como Agregar Editar Borrar y Grabar un Usuario.. Pg. 77
o Datos Bsicos Usuario. Pg. 78
Editar Incluir un Usuario. Pg. 78
Activacin Concepto Usuario Principal Pg. 79
Copiar Polticas Pg. 80
o Datos Avanzados... Pg. 81
o Men Permisos y Formas Disponibles.. Pg. 83
Editor de Formas. Pg. 84
El Recuadro Permisos.. Pg. 86
Visualizar la Presentacin de una Forma. Pg. 89
Acciones de una Forma... Pg. 90
Insercin y Modificacin de los Campos en una Forma. Pg. 92
Propiedades de los Campos Pg. 93
Cambiar el Color de una Forma. Pg. 94
Caractersticas de los Campos. Pg. 97
Crear un Campo Tipo Combo Box Seleccin Mltiple Pg. 100
Configurar Men Administrativo.. Pg. 101
o Restricciones Usuarios. Pg. 102
o Perfiles de Usuarios Polticas. Pg. 104
Botones Avanzado, Ampliar, Exportar, Importar y Preliminar Perfil Pg. 105
Ejemplo Polticas de Presupuestos de Ventas.. Pg. 107
Opciones Botn Derecho del Mouse Pg. 108
Polticas Avanzadas de Ventas Presupuestos Pg. 109
Preliminar de Polticas. Pg. 112
Opciones del Preliminar de Polticas Pg. 113
Polticas Bsicas Inventario, Ventas y Compras Pg. 114
Polticas Avanzadas Inventario (Transferencias, Cargos y Descargos).............. Pg. 115
Polticas Avanzadas Ventas Presupuestos. Pg. 116
Polticas Avanzadas Ventas Facturas.. Pg. 117
Polticas Avanzadas Devoluciones en Ventas. Pg. 118
Polticas Avanzadas Ventas Notas de Entrega.. Pg. 119
Polticas Avanzadas Ventas Pedidos Pg. 120
Polticas Avanzadas Ventas Apartados.. Pg. 121
Polticas Avanzadas Compras Orden de Compra. Pg. 122
Polticas Avanzadas Compras.. Pg. 122
Polticas Avanzadas Devoluciones en Compras Pg. 123
Polticas Avanzadas Notas de Entrega Proveedor Pg. 123
Polticas Avanzadas Ordenes de Servicio... Pg. 124
Polticas Avanzadas Cuentas Por Cobrar... Pg. 125
Polticas Avanzadas Cuentas Por Pagar. Pg. 126
Polticas Avanzadas Bancos. Pg. 127
Exportar e Importar un Perfil.. Pg. 128
Como Afectan las Polticas en los Procesos Administrativos.. Pg. 130
Utilidades del Sistema. Pg. 142
o Respaldo de Datos. Pg. 142
o Recuperacin de Datos. Pg. 144
o Mantenimiento de Archivos.. Pg. 145
o Crear Histricos de Bancos. Pg. 147
o Crear Histricos de Seriales Pg. 148
o Configuracin de Comprobantes Contables. Pg. 149
o Como Configurar un Comprobante Contable Pg. 152
o Auditoria de Documentos. Pg. 158
Consideraciones.. Pg. 160
Ejemplo. Pg. 161
o Crear Terceros... Pg. 163

www.soportetecnico.org Pg. 3
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
o Sucursales Enviar y Recibir Precios Pg. 165
Exportar Precios.. Pg. 166
Importar Precios... Pg. 169

www.soportetecnico.org Pg. 4
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Antes de comenzar a desarrollar todos los procesos administrativos que maneja la aplicacin, se hace
necesario y vital el conocer el funcionamiento del mdulo (a2 Sistema) y la capacidad que este posee, para la
construccin de perfiles, esto se logra con la ayuda de polticas por transacciones que permiten implementar toda la
permisologa y que afectan considerablemente su operatibilidad. Es decir que hace y que no hace cada quien,
cuanto pueden hacer y cuanto pueden ver. Esto con el propsito de parametrizar los procesos del sistema aplicando
controles que los administradores del mismo dispongan. Es una herramienta que sin el uso de expertos permite
adaptar los Formatos de impresin a los existentes en las empresas y posibilidad de crear mltiples documentos
de salida por transaccin (facturas, presupuestos, rdenes de compra entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora
instalada en la red. Mens totalmente configurables segn las necesidades de cada empresa, Bases de Datos
Configurable, Formas (pantallas) configurables, Manejo de Imgenes (fotos, logos) en todos los archivos y
Construccin de slidos perfiles de usuario con la ayuda de polticas por transacciones que permiten una fcil
administracin y mantenimiento. Seguridad, la aplicacin permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de
restriccin a los usuarios, para la proteccin y confiabilidad de la informacin.

www.soportetecnico.org Pg. 5
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

a2 Mdulo Sistema

Archivos Usuarios Utilidades del sistema

Datos de la empresa Administracin de Usuarios Respaldo de datos


Ttulos y correlativos Registro del usuario Recuperacin de datos
Instituciones financieras Permisos generales Mantenimiento de archivos
Clasificacin Modificacin de formas Crear Histricos de bancos
Formatos de impresin Restricciones Crear Histricos de seriales
Polticas Configurar comprobantes contables
Configuracin impresin
Asignacin de directorios

www.soportetecnico.org Pg. 6
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Cmo acceder al Mdulo a2 Sistema? Para ejecutar el Mdulo, deber ubicar en el directorio raz de la
aplicacin el archivo denominado (a2Sistema.Exe).

Nota: El instalador no crea un


acceso directo al mdulo de
administracin de Usuarios (a2
Sistemas) para evitar el uso
indebido del mdulo por parte de
usuarios inexpertos.

Nota: Acceder el mdulo a


travs del usuario Master y la
clave por defecto 1234. La clave
del usuario Master debe ser
cambiada ya que es la misma en
todas las versiones de a2.

www.soportetecnico.org Pg. 7
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Acceder el mdulo
con el Usuario
Master y la clave
por defecto 1234

El usuario Master y la configuracin de la Empresa:


Luego de instalar el sistema, el primer paso es personalizar la empresa que ser manejada por la aplicacin.

El usuario Master adems de ser el nico con capacidad para insertar campos en la base de datos, visualiza el
nmero del usuario que se est creando o modificando. En la aplicacin comercial su clave de acceso es 1234 y en
la aplicacin demostrativa es HOLA.

Nota: el sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el nico con capacidad para configurar
las bases de datos.

www.soportetecnico.org Pg. 8
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

En la opcin Archivos Datos Empresas o presionando el botn Datos Empresas se muestra la ventana "Archivo de
Empresas", la cual tiene su presentacin en dos pginas: "Datos Bsicos" y "Directorios". En la pgina Datos
Bsicos se introducen los datos de la empresa y se configuran las tablas del sistema en el botn Configurar.

En la pestaa Directorio se modifican las rutas de las carpetas creadas para la instalacin del sistema.

www.soportetecnico.org Pg. 9
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido
Configuracin de las Tablas:
En la pestaa Datos Bsicos est ubicado el botn configurar. Este botn solo se muestra cuando est trabajando
con el usuario Master. En esta opcin se puede modificar la estructura de las tablas de la base de datos del sistema.

Este botn solo se


muestra cuando est
trabajando con el
usuario Master.

Nota: Esta opcin es crucial y delicada ya que altera las tablas, por esta razn aparece el cuadro de
advertencia con el botn S preseleccionado de tal manera que el usuario presione la tecla ENTER y se salga
inmediatamente.

Al Presionar el
botn NO se
presenta la siguiente Seleccione el
ventana archivo
"Configuracin de
Archivos":

www.soportetecnico.org Pg. 10
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Archivos (Tablas) a2:


Autorizados
Bancos
Beneficiarios
Departamentos
Clientes
Conceptos
Depsitos
Inventario
Proveedores
Tarjetas de Crdito
Vendedores
Zona

NOTA: SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA MODIFICAR LA


ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA
OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIN.

En la parte superior del formulario o pantalla, aparece un cuadro de lista, donde se selecciona la tabla de la base de
datos a modificar. Luego aparecer la informacin de los campos actuales de la tabla dispuesto de izquierda a
derecha: Ttulo, Mensaje y Tipo.

Ttulo: Nombre del campo. Puede estar compuesto de letras y nmeros, siempre empezando con letras.
Mensaje: Ttulo del cuadro de texto, donde se muestra o pide el dato, si est en blanco asume el valor del
campo Ttulo.
Tipo: Clase de dato, involucrada al campo. Existen varias opciones que son desplegadas en el cuadro de
lista, que son:
o Alfanumrico: Acepta tanto letras como nmeros.
o Auto incrementado: Cada vez que se aade un nuevo registro a la base de datos, se toma el
mximo valor del campo y se le suma 1.
o Booleano: Puede ser Falso o Verdadero.
o Fecha: Almacena fecha.
o Grfico: Para almacenar dibujos.
o Memo: Almacena texto hasta 64Kb.
o Numrico: Nmeros enteros o con decimales.

Nota: Cuando inserte la cantidad de campos que se desee, presione la tecla ENTER o la de direccin
hacia abajo (flecha abajo) como si fuese a agregar otro campo y presione el botn Grabar. Reaparece el
mensaje de advertencia anterior y presione el botn NO para realizar los cambios y se muestra el mensaje
de actualizacin de la estructura.

El resultado de esta accin altera las tablas de configuracin de la transaccin y su respectiva tabla de definicin de
datos.

En la tabla de configuracin (directorio FileConfig) se agrega un registro cuyo nombre del campo es "ZZCampo_xx""
con sus caractersticas (descripcin y tipo). En la tabla de datos (directorio Data) se modifica la estructura de la tabla
agregando un campo con el nombre del campo igualmente "ZZCampo_xx"" con el ttulo creado por el usuario y
todas las caractersticas de este campo.

www.soportetecnico.org Pg. 11
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido
Ttulos y Correlativos (Consecutivos):

Ttulos y Correlativos.- Pgina General:


En este formulario se introduce la nomenclatura del impuesto o los impuestos, dependiendo del tipo de organizacin
o empresa. Ejemplo: Impuesto al Valor Agregado (IVA.) y la activacin del mismo.

www.soportetecnico.org Pg. 12
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

En el recuadro de opciones Identificacin fiscal se introducen los nombres con los que se conocen estos rubros.
La aplicacin maneja todo lo relacionado a los Contribuyentes Especiales y su funcin como agentes de Retencin
para el impuesto al valor agregado (IVA.). Es importante tambin resaltar que aquellos contribuyentes ordinarios que
les vendan a contribuyentes especiales deben llevar el control sobre el IVA. Retenido ya que el mismo debe
reflejarse en el libro de ventas para el momento de la liquidacin del impuesto.

Si la empresa es
un Contribuyente
Especial deber
activar esta opcin

www.soportetecnico.org Pg. 13
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
A continuacin se detallan los pasos para configurar la Opcin Ttulos y Correlativos:
Paso a Paso:

1. Como se muestra debe activarse la empresa como contribuyente especial si esta posee esta figura de un
gran contribuyente.

2. Al mismo tiempo para aquellas empresas que venden productos gravados con el IVA. En alcuota reducida
al 8%, o el 10% de impuesto al lujo como alcuota adicional, es necesario activar el impuesto dos de la
aplicacin. De esta manera los libros de compras y ventas reflejaran las transacciones en funcin de la
base reducida o adicional como lo estipula la ley.

3. En la pgina de Proveedores y Compras estn disponibles los correlativos para las retenciones de IVA.,
comprobantes generales de Retencin para los casos en que se desea entregar una sola relacin de
retenciones por perodo. La asignacin de una clasificacin para las retenciones de IVA. permite al
momento de la consolidacin agrupar las retenciones en cuentas contables diferentes dependiendo de su
naturaleza.

En Decimales se indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar la presentacin numrica en toda la
aplicacin.

Se selecciona la moneda base de la aplicacin.

Nota: La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuracin inicial, ya que
despus de hacerlo la primera vez no se podr modificarla en el futuro.

www.soportetecnico.org Pg. 14
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Configuracin de Perodos:
En el recuadro de opciones llamado Perodo actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las
estadsticas de la empresa. La fecha de inicio y fin de de perodo. Indican las fechas vlidas para la inclusin
de transacciones. Pudiendo definir perodos: Mensuales, Trimestrales, Semestrales o Anuales. La
configuracin de perodos es fundamental en la parametrizacin de la aplicacin, se debe tomar en cuenta dos
variables para poder tomar una decisin acertada. La primera cantidad de transacciones por da, de ser muy altas
(100 ms) se puede configurar perodos mensuales es decir de 30 das por ejemplo. La segunda variable a
considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se est implantando la aplicacin, para ilustrarle mejor, un
ejemplo bien conocido son las perodos de ventas que utiliza algunas empresas de cosmticos, que duran 3
semanas y llevan por nombre Campaa, de ser as se deber colocar la fecha Final del perodo para cubrir las tres
semanas de la campaa o del tiempo que esta dure. Pudiendo colocar en el campo descripcin el nombre de la
campaa, Ejemplo: Da de la madre.

Para mayor control y comodidad es recomendable utilizar los perodos: mensual anual. Si este es mensual se
debe colocar en la descripcin del perodo el mes que se esta trabajando como lo indica la figura. Si es anual la
descripcin y las fechas cambian, fecha de inicio 01/01/2004, fecha final 31/12/2004, descripcin ao 2004.

www.soportetecnico.org Pg. 15
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Que es un Cierre de Perodo?
El cierre de Perodo prepara al sistema para operar en un nuevo rango de fecha, moviendo a un archivo histrico las
transacciones correspondientes.

Mdulo
Administrativo

Cuando se ejecuta esta opcin, los datos administrativos del perodo cerrado ya no pueden ser modificados, es
decir, no se permite realizar ninguna operacin de venta o compra en dicho lapso. Conceptualmente delimita o acota
los procesos de ventas y compras, permitiendo seguridad en los datos procesados, de esta manera nadie puede
corromper estos procesos. En otras palabras, ilustrando con un ejemplo, nadie puede facturar o comprar en un
perodo ya cerrado.

El cierre es un proceso irreversible, por lo tanto antes de ejecutarlo se recomienda respaldar la informacin y se
sugiere imprimir los informes necesarios para su gestin administrativa, tales como:

En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opcin de incluir Consolidado activo.

www.soportetecnico.org Pg. 16
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
En Ventas, el General de Ventas, Transacciones de Ventas y Libro del IVA.
En Compras, el General de Compras, Transacciones de Compras y el Libro de Compras IVA.
En Clientes, Estado de Cuenta.
En Proveedores, Estado de Cuenta.

Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte:

En Vendedores, Comisin del perodo.

Nota: Los libros de IVA no se rigen por el lapso del perodo, sino segn la Ley Tributaria vigente, los cuales
se solicitan mensualmente.

El cierre lleva todas las transacciones canceladas realizadas en el perodo seleccionado a un archivo histrico. Para
poder visualizarlas es necesario hacer una consulta a los perodos anteriores. Los siguientes documentos son los
que lleva a histricos:

Compra de Mercanca
Facturas
Notas de Entrega
Apartados
Facturacin por lotes

Adicionalmente, la herramienta administrativa configurable a2, an cuando ejecute un cierre de perodo, contina
mostrando las cuentas por cobrar de un cliente que tenga transacciones pendientes en el mdulo de cuentas por
cobrar hasta que se cancelan todas las transacciones, por lo cual no es necesario visualizar histricos para
comprobar de dnde viene determinada transaccin. Igualmente sucede con las cuentas por pagar, siguen
mostrando todas las transacciones hasta que estas se cancelen.

La opcin muestra la siguiente pantalla, en la cual se visualiza el nombre del perodo actual con su fecha de inicio y
fin del perodo, adems se solicita el nombre descripcin del siguiente perodo, con sus respectivas fecha de inicio
y fin de perodo.

www.soportetecnico.org Pg. 17
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Si lo desea, puede activar el cuadro de verificacin que elimina los tems con ms de 90 das sin movimientos. Esta
cantidad de das es ingresada por usted en el cuadro correspondiente.

www.soportetecnico.org Pg. 18
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Una de las bondades ms resaltantes de la aplicacin cuando se esta trabajando en perodos mensuales es la
posibilidad de extenderlos. Una utilidad que nos permite al llegar al final del mes y no realizar el cierre del perodo,
colocndole una fecha posterior para continuar trabajando, esto suele ocurrir por varias razones que pueden ser
entre algunas, la falta de un fsico o entrega de un documento de compra por parte de un proveedor, cosa que
sucede muy a menudo y al no tenerlo nos impide cerrar el mes, la razn es que nuestro libro de compras no ha
registrado la transaccin ya que el proveedor nos entrego la mercanca con una nota de entrega sin la factura
correspondiente, siendo este documento fiscal el que afecta el libro de compras, otra de las razones mas comunes
es que al final del mes siempre estamos en buenos das de ventas y el hacer el cierre del perodo implica paralizar el
proceso de facturacin, esta ventaja nos ofrece la posibilidad extender el perodo, veamos como trabaja.

Extender el Perodo de trabajo:


Si la empresa trabaja en perodos mensuales:
Fecha de Inicio: 01/01/2004.
Fecha Final: 31/01/2004.
1. Al llegar al da 31 de enero, extendemos el perodo colocndole en el mdulo denominado, ttulos y
correlativos la fecha final 15/02/2004, es decir extendemos el perodo.
2. No se ha elaborado el cierre de perodo correspondiente al mes de Enero. Recuerde que la fecha actual es
31/01/2004.
3. Siendo el 01/02/2004 domingo la empresa inicia sus operaciones el da 2 de Febrero que es martes, se
efectan transacciones de ventas y de compras, quedando la empresa operativa. Los das 3, 4, 5 y 6 se
continan con los procesos de ventas y de compras.
4. Pero el da 7 de febrero (sbado) decidimos efectuar el cierre de perodo correspondiente a Enero.
5. Efectuamos el cierre de mes colocando en la fecha final 31/01/2004 y todas las transacciones del mes de
febrero que fueron efectuadas se mantienen para ese nuevo perodo, ya que al elaborar el cierre, todas las
transacciones de Enero pasaran a un histrico.

www.soportetecnico.org Pg. 19
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Cierre de Estadsticas:
El cierre de estadsticas inicializa las estadsticas del perodo actual de manera que se puede mantener perodos
acumulados de estadsticas diferentes al actual. Para aquellos usuarios que trabajan con perodos abiertos o
superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con perodos extendidos, el cierre de estadsticas,
permite sin la necesidad de elaborar el cierre de perodo, inicializar las estadsticas para el nuevo perodo. Esto
permite mantener por ejemplo estadsticas mensuales de venta, aunque el perodo sea anual.

Esta opcin permite de igual manera inicializar las estadsticas en cero de los archivos maestros.

Mdulo
Administrativo

www.soportetecnico.org Pg. 20
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Ttulos y Correlativos (Consecutivos) Pgina Inventario:


Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia y Ajuste de
Inventario.

Ajustar existencia detallada: Permite en el Mdulo de Ajustes de inventario operaciones con existencias
detalladas.

Seriales x Depsito: Permite almacenar los seriales de los productos de acuerdo al depsito donde est guardado
el producto. Con esto el cliente podr conocer en qu depsito tiene determinada mercanca con su respectivo
serial.

Matrices: La utilizacin de matrices de clasificacin para el inventario es una caracterstica muy til para ciertos
tipos de empresas como Tiendas de ropa, zapatos, ferreteras, entre otros. Se pueden presentar varios tipos de
matrices, las ms comnmente usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan
duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar caractersticas bien diferenciadas, las cuales
formarn automticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de tems.

Cdigo nico Asociado: Es una utilidad muy prctica que sirve para relacionar uno o ms cdigos aparte del
identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos
matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones.

Ejemplos: Artculos matriciales tales como Zapatos, el Marrn/37 y Negro/38, se asocia un cdigo a cada uno de
ellos y cuando est realizando la transaccin, en vez de introducir los datos por el cdigo o identificador original del
producto, se introduce el cdigo nico asociado.
En las Ofertas o Presentaciones, crear cdigos ms fciles de recordar, que facilitan el trabajo de los usuarios
facturadores del sistema.
Adems, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario con estos cdigos convertidos a cdigos de barras y utilizar
lectores pticos.
Nota: Para mayor detalles ver Tomo 2 (Manual de Usuario Men Mantenimiento) Opcin Cdigo
nico Asociado.

www.soportetecnico.org Pg. 21
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

La configuracin de precios de la aplicacin, tiene la particularidad que las cajas de texto vacas o en blanco
deshabilitan el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea
varios tipos de precio dependiendo el cliente al que se le est ofertando o vendiendo, por ejemplo: Al mayor y Al
Detal.

6 Precios Disponibles Precios Disponibles


Modificados.
que por defecto trae la
aplicacin.

www.soportetecnico.org Pg. 22
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Ttulos y Correlativos.- Pgina Ventas y Clientes:


Como se puede ver en el formulario, existe una serie de documentos que son necesarios llevar con numeracin
correlativa automtica, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolucin, Nota de Entrega, Pedido, Nota de
Dbito, Nota de Crdito, Planilla de Retencin, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote. En esta
pgina se establecen los nmeros iniciales para cada documento,

Otras opciones:
Guardar Presupuesto: Cantidad de perodos que desea guardar los presupuestos realizados en estatus de
guardado.
Guardar Pedidos: Cantidad de perodos que desea guardar los pedidos realizados en estatus de guardado
Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora.
Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activacin del clculo del impuesto al importe del cuadro de texto de
flete en la totalizacin de documentos.
Trabajar con cntimos ventas: Utilizacin de cntimos en el calculo de documento de ventas.
Comisiones sobre ventas: Cuando esta opcin est activada se le cancela al vendedor la comisin, solo cuando la

Nota: Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar cntimos al elaborar el documento de ventas, tendr
prdida equivalente a la cantidad de cntimos que deje de cobrar.

factura est totalmente cancelada, en el caso contrario que no est activada, se le cancelar cuando se realice la
factura, sin importar el estatus de la misma.
Mrgenes de Utilidad: Si la opcin est activada se expresar el Margen de Utilidad en porcentaje en caso
contrario expresar el Margen de Utilidad en moneda.
Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el perodo actual,
en caso contrario se trabaja con perodos abiertos.
Nombre Autorizado: Existe una relacin entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada segn las
necesidades de cada perfil. Ejemplos:

www.soportetecnico.org Pg. 23
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
a) Representantes - Alumnos para el uso de la aplicacin en instituciones de educacin, donde el autorizado
es el alumno.
b) Afiliados - Familiares para implementaciones de clubes y asociaciones, donde los autorizados son los
familiares.
c) Clientes - Proyectos para optimizar las cuentas de clientes donde es necesario saldos individuales por
proyectos diferentes.
d) Empresas - Empleados para aquellos que ofrezcan crditos a empleados de empresas.

Retenciones de IVA: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificacin que debe ser asignada a las
retenciones de IVA. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la
clasificacin para poder acumular las retenciones segn su naturaleza en diferentes cuentas contables.

Reflejar la Utilidad: es posible reflejar la utilidad de las operaciones en base al costo actual, de manera que
aquellas instalaciones que desean ver todos los reportes reflejando la rentabilidad de la misma en base a costo
actual, deben seleccionar el tipo de costo.

Utilidad Expresada en Costo Actual

Utilidad Expresada en Costo Promedio

www.soportetecnico.org Pg. 24
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Titulo y Correlativos.- Pgina Proveedores y Compras:
Aqu se crea el correlativo para las rdenes de compra, compra de mercanca y otros, mostrar el siguiente nmero
en el correlativo de los siguientes documentos de Orden de Compra, Compra de Mercanca, Nota de Entrega,
Devolucin de Compras, Nota de Dbito y Nota de Crdito. El programa automticamente le asignar el nmero
correspondiente a cada documento.

Contribuyentes
Especiales

Otras opciones:

Guardar orden de compra: Significa que usted le puede indicar los perodos que desea guardar, posicionndose en
el cuadro y colocando el nmero de perodos que desee guardar
Sumar flete al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activacin del clculo del impuesto al importe de la casilla del flete.
Cerrar Estados de Cuenta: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el perodo actual, en
caso contrario se trabaja con perodos abiertos.

Contribuyentes Especiales: Posibilidad de imprimir una retencin de IVA. Por cada compra.

www.soportetecnico.org Pg. 25
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Clasificacin Retencin: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificacin que debe ser asignada a las
retenciones de IVA. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la
clasificacin para poder acumular las retenciones segn su naturaleza en diferentes cuentas contables.

www.soportetecnico.org Pg. 26
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ttulos y Correlativos.- Pgina Bancos: En la pantalla o formulario de bancos se establecen las
caractersticas bsicas para el manejo bancario, el primer dato a introducir es el porcentaje de Impuesto al Dbito
Bancario.

Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de dbito, Nota de crdito y Depsitos son utilizados
internamente y no llevan ningn tipo de relacin con las numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.

Los das de Diferimiento son muy importantes cuando se requiere llevar el control bancario de forma exacta, de
esta manera la correspondencia de las fechas de liberacin de los documentos son los ms exactas posibles. En la
mayora de los casos esta cualidad no se cumple en un 100%, ya que es muy difcil saber a ciencia cierta cuando
son cobrados los cheques dados a particulares o empresas.

www.soportetecnico.org Pg. 27
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ttulos y Correlativos.- Pgina Varios:
Esta opcin permite establecer series de estadsticas, por ejemplo, ao actual, ao anterior, ao antepasado y los
perodos histricos. Para cada casilla "Estadsticas ao actual" debe especificar los aos con los cuales desea
trabajar y la cantidad de perodos histricos que desee guardar.

Posibilidad de modificar el nombre de los campos, con el propsito de ser utilizados para otro fin distinto:
Flete de Ventas
Flete de Compras
Nombre Giros
Nombre Existencia
Nombre Comisin
Nombre Clasificacin

www.soportetecnico.org Pg. 28
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ttulos y Correlativos.- Pgina Cdigos:
En este formulario se establece la forma de trabajo en lo referente a la codificacin de cada registro en la creacin
de Clientes, Proveedores, Departamentos, Artculos de Inventario, Bancos, entre otros.

Generacin de
Cdigos
Rellenar Cdigos
Automticos
Automticamente

Existen tres formas de hacer la codificacin o numeracin de renglones o tems.

a) Manual: El usuario de la aplicacin genera el cdigo a su conveniencia.

b) Cdigo Automtico: La aplicacin asigna el cdigo de forma automtica.

c) Rellenado de Cdigo: La aplicacin se encarga de llenar con ceros (0) a la izquierda el nmero que el usuario
introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el nmero 10 el programa rellena con ceros hasta la mxima longitud
del campo. Ejemplo: 0000010

Nota: Se recomienda utilizar este mtodo en los cdigos de los artculos de


inventario si se manejan cdigos de barras.

www.soportetecnico.org Pg. 29
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ttulos y Correlativos - Men Detalle.- Descuentos Pronto Pago:

En este formulario, se configura la escala de descuentos a los clientes dependiendo del rango de das desde el
momento de la emisin de la factura hasta su cancelacin. Estos rangos se evalan de arriba hacia abajo donde el
porcentaje ser seleccionado automticamente al suceder la primera correspondencia de rango de das

La aplicacin lee la escala empezando por el rengln de 0 a 5 das si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en
5 das el descuento pronto pago obtenido es de 5% ms 2%, de ser ms de 5 das, 2,5% ms 1% y de 10 a 15 das
ser de 1,5% ms 0,5%.

Si se tiene la siguiente escala:


0 a 5 das 5% + 2%
5 a 10 das 2,5% + 1%
10 a 15 das 1,5% + 0,5

Nota: Se pueden
establecer descuentos
combinados (5% + 2%)
o simples (7%).

www.soportetecnico.org Pg. 30
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Los rangos de das varan segn como indique el primer hasta, en caso de utilizar mayor cantidad de das
simplemente repita los porcentajes hasta llegar a los das deseados. Se puede cambiar el "hasta" para as poder
obtener perodos de pagos menores de 5 das despus del "desde". Por ejemplo: 10 - 15.
Puede tabular los descuentos expresndolos tanto en moneda como en porcentajes aplicados al monto.

Nota: En caso de que existan polticas de pronto pago diferentes por cada cliente, las mismas
deben indicarse de forma individual en el formulario de cliente.

www.soportetecnico.org Pg. 31
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ttulos y Correlativos - Men Detalle.- Serie de Facturas:

Se permiten mltiples correlativos en las transacciones de facturacin. Existen tres formas de crear correlativos y
solo puede seleccionar un tipo de correlativo:
a. Por Usuarios.
b. Por Depsitos.
c. Por Vendedores.

www.soportetecnico.org Pg. 32
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Cuando se selecciona la creacin de los correlativos por Usuarios, en la ventana totalizar de los usuarios,
automticamente se factura por la serie seleccionada. Si usted Para seleccionar la serie, debe ir a las polticas del
usuario, en Ventas, Facturas y en la parte inferior de la ventana, escoger la serie.

Paso a Paso:
1. Desde el Mdulo a2 Sistema, seleccionamos al usuario que se le asignara una serie de facturas.
2. Opcin Polticas de Ventas Facturas, asignamos la serie para esta caso la serie que se asigno al usuario
es la A1000.
3. Grabar los cambios.

www.soportetecnico.org Pg. 33
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Al entrar en Mdulo a2 Administrativos Facturas, el Usuario, la aplicacin automticamente toma la serie asignada,
que para este caso fue la A1000:

www.soportetecnico.org Pg. 34
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ttulos y Correlativos - Men Detalle.-Perodos:

Modificar el ttulo de los perodos: A travs del mdulo de ttulos y correlativos es posible modificar los ttulos de
los perodos que se reflejan en las diferentes estadsticas del sistema. De manera que en aquellas instalaciones que
provienen de una conversin es posible ajustar el ttulo de la estadstica al mes al cual corresponden.

www.soportetecnico.org Pg. 35
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Instituciones Financieras:
Archivo utilizado en el mdulo de ventas para especificar el banco con el cual se cancelan las transacciones tanto en
cheques como en Tarjetas de Debito, adems se deber indicar el porcentaje de comisin de las tarjetas de debito,
este % es el que el banco nos retiene por el uso de la tarjeta de debito, es decir cuando efectuamos una transaccin
por el punto de ventas del banco este nos retiene un % de monto total de la transaccin y deposita en la cuenta la
diferencia.

% Tarjeta
de Debito

Los tipos de operacin que aparecen descritos nos permiten interactuar con este archivo:

Primer Registro
Registro Anterior
Prximo Registro
Ultimo Registro
Insertar un Registro
Borrar Registro
Editar Registro
Grabar Registro
Cancelar Operacin
Actualizar Data

www.soportetecnico.org Pg. 36
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Formatos de Impresin.- Editor de Formatos:


La configuracin de los formatos, se basa en las transacciones, o contenedores de formatos para cada rubro del
rbol.

rbol: En el rea de la computacin se conoce, como una estructura de datos conformada por nodos
interconectados por ramas. Los nodos que no posean ramas se llaman hojas. Se distingue de otras
estructuras por el hecho de existir un nodo raz donde nace el rbol y adems no deben existir nodos con
ms de una rama entrante.
Nodo: Ente bsico para la construccin de un rbol, de l parte ramas a otros nodos. Si el nodo no tiene
ramas se llama hoja.
Rama: Lazo o hilo de interconexin entre nodos de un rbol.

www.soportetecnico.org Pg. 37
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Cada tipo indica a travs de su nombre su funcin o el documento involucrado, por ejemplo, en el primer nodo del
rbol se encuentran los formatos de impresin para manejo de Inventario, las ramas son los Cargos, Descargos,
Transferencias, Ajustes de Inventario y Ajustes de Mximos y Mnimos.

En cada una de las ramas se crea un contenedor de formatos de impresin y se pueden crear tantos formatos como
se necesiten para la elaboracin de documentos de la organizacin.

El editor est orientado a los tipos de transacciones, por lo tanto, se pueden tener varios formatos asociados a una
transaccin. Cuando se ejecuta, presenta la siguiente ventana. Tiene dos reas, el lado izquierdo o rea de
Presentacin de datos y el rea de Botones:

Presentacin de datos:
El rea de los datos es un explorador, muestra el contenido del rbol de formatos, donde las carpetas estn
representadas por iconos y los archivos son los crculos azules; representan al Directorio Configr.
A nivel de sistema operativo, en la carpeta de cada formato de impresin por cada formato existen dos o tres
archivos que tienen el mismo nombre con extensiones: .PFG, .SPR y posiblemente el .BAK. El archivo .PFG guarda
las propiedades del reporte, tales como el nombre y las caractersticas de impresin, mientras que el archivo SPR,
almacena el formato y su configuracin. El .BAK es un respaldo del mismo y solo se crea cuando se ha modificado
el formato.
Presionando el botn derecho, se muestra el men contextual:
Expandir Todas: muestra todos los documentos, formas o formatos de impresin asociadas a las transacciones.
Contraer Todas: solo muestra el rbol de transacciones.

Nota: no se puede copiar y pegar desde el explorador de Windows o sistema operativo para cambiarle el nombre
a un formato de impresin, ya que este queda almacenado en el archivo .PFG.

Botones de comandos:
El rea de botones contiene los botones Crear nuevo, Editar Formato, Borrar Formato, Propiedades y Salir, los
cuales se activan segn lo seleccionado en el rea de datos.

Para crear un formato. Primero muestra las Propiedades del formato de impresin para
modificarlas, aunque tambin se pueden modificar presionando el botn Propiedades del
formato de impresin seleccionado. Una vez completado todos estos requisitos, abre la
ventana del Editor.

Sirve para cambiar las caractersticas de un formato de impresin existente. Abre la


ventana de Editor de Formas (ventana del editor de formas).

Elimina un formato de impresin. No se puede deshacer la accin.

Sirve para modificar las caractersticas de impresin del formato.

Sirve para duplicar un formato de impresin. Tiene exactamente todas las caractersticas
del anterior.

Para abandonar la ventana del editor de formas de impresin.

www.soportetecnico.org Pg. 38
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Propiedades de un formato:
De acuerdo a la transaccin, se presenta un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

www.soportetecnico.org Pg. 39
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Las propiedades que se pueden modificar en los reportes son:

Ttulo Reporte: se escribe el nombre del reporte que est creando.

Impresora: para seleccionar la impresora donde se imprimir el documento. Si no est activa la casilla "Utilizar
impresora predeterminada", se puede buscar otra impresora.

Nmero de copias: la cantidad de formatos que desea imprimir automticamente cuando se genere la transaccin.
Si el nmero de copias es cero (0), no se imprime nada, como si no existiera formato de impresin. En la
reimpresin, solo se imprime una copia, no importa cuntas estn declaradas en este campo, excepto el cero
copias.

Nota: Cuando el nmero de copias es cero y existe ms de un formato de impresin, automticamente se


selecciona como formato de impresin el siguiente formato en la lista.

Mximo nmero de tems: para declarar la cantidad mxima de lneas de inventario que imprime una pgina. Se
debe verificar cuntas lneas caben exactamente en la pgina, luego escribir en este campo ese nmero menos uno.
Ejemplo: si en una factura caben 28 productos o lneas, escriba en este campo el nmero 27.

Mscara numrica (ocultar): sirve para enmascarar o disfrazar una cantidad numrica. Ejemplo, la palabra
OGALEICRUM (MURCIELAGO al revs), representa los nmeros del 0 al 9, O=0, G=1, A=2,... M=9. Si el campo
numrico es 5467, se muestra IECR. Tiene que emplear el comando de impresin &.

Formato de Impresin. Fijar orden de impresin: Los formatos pueden ser impresos en un determinado orden.
Basta con colocar en las propiedades del formato el orden en el que lo queremos imprimir.

Permite fijar el orden


en el que se quiere
imprimir un
determinado formato
grupo de formatos.

www.soportetecnico.org Pg. 40
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Es un formato principal: cuando usted desee que el formato se imprima inmediatamente despus de otro
documento, debe desactivar esta propiedad. El documento generado siempre se imprimir luego de un formato
principal. Cuando tenga ms de un formato principal creado, en las transacciones de Ventas y Compras, debe ir a
las polticas de cada uno de los usuarios direccionados a la carpeta actual de impresin y asignarles un formato de
impresin por defecto. Si no realiza este paso, se imprimirn todos los formatos principales luego todos los
secundarios. Al crear ms de un formato para las transacciones de CXC, CXP, inventario (cargos, descargos,
traslados) y bancos, debe activar la propiedad Confirmar impresin a cada uno de los formatos, para poder
seleccionar el formato deseado. En el caso de los bancos, recuerde que el formato se asigna en la ficha de bancos.

Nota: Debe existir al menos un formato principal. No se puede asociar un documento


secundario a un formato principal.

Imprimir un documento antes de totalizar la operacin:


Determina si un formato en particular puede ser impreso antes de totalizar la operacin. Esto tiene como objetivo
poder imprimir un documento como por ejemplo un cheque antes de totalizar la operacin. De esta manera se logra
que el cheque sea conformado para as poder grabar la operacin definitivamente.

Al activar esta propiedad


para las transacciones de
venta. El sistema activa un
botn en la pantalla de
totalizar las transacciones
que permite la impresin
del documento antes de
que se cierre.

www.soportetecnico.org Pg. 41
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Formato de impresin activo: esta casilla de verificacin permite activar o desactivar el formato seleccionado, ya
que se puede tener ms de una forma de impresin por cada transaccin. Al desactivarlo, no se puede utilizar por
ningn usuario.

Utilizar impresora predeterminada: si est activo, imprime el documento en la impresora predeterminada por
Windows.

Confirmar impresin: permite cancelar la impresin, adems, el usuario puede cambiar de impresora (cuando est
desactivada "Utilizar impresora predeterminada") y controlar el nmero de copias al momento de imprimir el
documento. Nota: el nmero de copias lo lee del campo Nmero de copias.

Hacer una pausa antes de imprimir el documento: active esta casilla si es necesario hacer una pausa antes de
imprimir el documento, por ejemplo, para ajustar el papel en la impresora.

La impresora soporta mltiples copias: para modelos de impresoras antiguas donde el manejador de Windows no
permite mltiples copias. Cuando usted especifique ms de una copia y no se respetan, desmarque esta casilla.

Permitir reimprimir este documento: permiso para volver a imprimir el archivo. En el mdulo administrativo, en la
transaccin cuando usted presiona el botn Reimpresin, imprime el documento.

Dirigir la impresin hacia un archivo: direcciona el formato a un archivo .doc. El archivo se crea en el directorio de
reportes /Empre001/Reports. El nombre del archivo est formado por el nombre del formato nmero de la
operacin.doc. Ejemplo: el formato de factura se llama Fact y es la operacin nmero 000051, el archivo se llama
Fact000051.doc. Siempre lo enva a un archivo aunque tenga activa la propiedad "Confirmar impresin".

Imprimir los formatos siempre en moneda nacional: su funcionalidad depende de la forma como est
configurado el sistema, ya que cuando la modalidad de multimoneda est activa, si "Imprimir los formatos siempre
en moneda nacional" est activa, los formatos siempre se imprimirn en moneda nacional, cuando est inactiva se
imprimen en su moneda original. Por ejemplo, con esto se pueden crear dos formatos activos de compras o ventas
(uno principal y el otro secundario) e imprimirse en dos impresoras distintas, una para el cliente o proveedor que se
imprime en moneda nacional y otra para el control interno en moneda extranjera (dlar) que se puede imprimir en
una localizacin no visible al cliente o proveedor.

Incluir la descripcin detallada como detalle del tem: para adicionar siempre la descripcin detallada de la ficha
del producto como parte del detalle en el mdulo de ventas (botn Detalle tem). Debera incluir el campo 2.02-
Descripcin detallada del tem.

Etiquetas por lnea: solo en los formatos de etiquetas. Para especificar el nmero de columnas que se van a
imprimir, luego generar en el formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino
un listado, coloque 1.

En el formato de Etiquetas de Clientes, observar el botn


Permite las siguientes acciones en el mdulo administrativo:

www.soportetecnico.org Pg. 42
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Manejo de Condicionales para los formatos de impresin: Con la incorporacin de condicionales se logra que el
sistema imprima un determinado formato siempre y cuando las condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se
imprima un cheque cuando el monto en cheque sea mayor que cero, o por ejemplo, un formato especial que maneje
descuentos cuando el monto del descuento sea mayor que cero. Como se ve en la figura el sistema activa un botn
Condicional para que los mismos puedan ser incluidos.

Con el condicional de
la figura anterior
logramos que el
formato se imprima
siempre y cuando el
monto en cheque sea
mayor que cero.

NOTA IMPORTANTE:
Al dejar la segunda parte
de un condicional en
blanco, el sistema
presume que es un cero.

www.soportetecnico.org Pg. 43
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Descripcin del Editor de Formatos de Impresin
Al presionar el botn Editar formato o cuando se crea una nueva forma de impresin, luego de establecer las
propiedades, se ejecuta el Editor de formas, el cual presenta la siguiente ventana con el nombre "Editor de Formas
de: nombre del formato:

El icono de control y los botones de control tienen las mismas acciones que cualquier ventana estndar de Windows.
El editor tiene la paleta de variables, la barra de mens, la barra de herramienta, la barra de fuentes, lnea de
estatus, la regla y el rea de datos del editor.
La paleta de variables es flotante en la pantalla y se puede ocultar. Para visualizarla de nuevo, vaya al men
Variables disponibles. Para su mayor comodidad puede moverse sobre el formato, para que la seleccin de las
variables sea ms fcil. Adems las variables disponibles estn numeradas para su mejor identificacin.

Formato de
Factura
(rea de
Datos)
Paletas de
Variables
Disponibles

www.soportetecnico.org Pg. 44
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Barra de mens: Estn las opciones: Archivo, Editar, Ver y Reporte.
Men Archivo: Contiene las siguientes opciones: Guardar, Preliminar, Imprimir, Configurar y Salir.
Guardar: almacena el formato.
Preliminar: muestra en pantalla la forma (en tiempo de desarrollo), tal cual como va a ser impreso, con la
impresora predeterminada de Windows o la especificada en la opcin Configurar impresoras.
Imprimir: imprime la forma en la impresora seleccionada en las propiedades o en la opcin Configurar
impresoras.
Configurar impresoras: permite escoger una impresora y cambiar las caractersticas de la impresora, tales
como las propiedades de la impresora, el intervalo de impresin y el nmero de copias.
Salir: abandonar el Editor de Formas.

Men Editar: Tiene las opciones: Deshacer, Cortar, Copiar, Pegar, Alinear, Centrar elementos, Centrar elementos
sobre la banda, Igualar espacios, Enviar atrs y Traer al frente.
Deshacer: desvanece o borra los ltimos cambios realizados.
Cortar: quitar la informacin de la ubicacin original para ser colocada en su nueva ubicacin
Copiar: para seleccionar un objeto que se desee repetir en el formato.
Nota: No puede copiar y pegar Variables, ya que se convierten en Etiquetas.
Pegar: cuando se corta o copia un elemento, para colocarlo en su nueva ubicacin.
Borrar: eliminar la seleccin.
Alinear: colocar los elementos seleccionados en una misma horizontal o vertical. Se puede alinear hacia
arriba, abajo, izquierda o derecha.

Centrar elementos: colocar la seleccin en su eje central, Horizontal o Verticalmente.


Centrar sobre la banda: colocar los elementos en el centro de la banda, Horizontal o Verticalmente.
Igualar espacios: colocar todos los elementos a una distancia equidistante uno de otro, en el eje horizontal
o vertical.
Enviar atrs: cuando se solapan dos o ms elementos, se puede seleccionar alguno y se enva detrs del
siguiente elemento.
Traer al frente: para visualizar un elemento cuando se ha colocado uno sobre otro y se desea ver el que
est detrs.
Para la seleccin de varios objetos: Se arrastra el Mouse desde un extremo fuera del margen de la banda
y los elementos quedarn seleccionados cuando entran en el recuadro de lneas punteadas o se mantiene
presionada la tecla shift (mayscula) mientras se hace click con el Mouse en cada uno de los elementos.
Nota: Solo se pueden seleccionar mltiples elementos de una misma banda.

Men Ver: Contiene: Barra de herramientas, Barra de fuentes, Lnea de status, Zoom, Rotar bandas, Opciones y
Variables disponibles.
Barra de herramientas: cuando tiene el carcter de verificacin, se visualizan las barras de herramientas.
Barra de fuentes: muestra o no la barra de fuentes o letras.
Lnea de status: visualiza o no la barra de estado.
Zoom: ajusta el tamao de la ventana donde se elabora el formato en la pantalla. Tiene tres alternativas:
Tamao defecto, Aumentar y Disminuir.
Rotar bandas: para mover las bandas por comodidad en tiempo de diseo, pero no altera el orden de
impresin en tiempo de ejecucin.
Opciones: para cambiar la configuracin del formato.
Variables Disponibles: muestra la paleta de variables.

Men Reporte: Contiene las Opciones.


Opciones: Configuracin del tamao de la forma y mrgenes.

www.soportetecnico.org Pg. 45
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Barras de Herramientas:

Tiene los botones Guardar, Preliminar, Cortar, Copiar, Pegar, Enviar elemento hacia atrs, Traer elemento al frente,
Alinear esquina izquierda, Centrar elementos horizontalmente, Igualar espacios horizontalmente, Alinear esquina
derecha, Alinear centros verticalmente, Centrar verticalmente, Igualar espacios verticalmente y Alinear borde inferior.
Adems el botn Salir del editor.

Barra de Fuentes:
Tiene los botones: Seleccionar y mover objetos, Agregar Etiqueta, Agregar Memo o Comentario, Agregar Figura o
forma, Agregar imagen, Agregar campo del sistema, Agregar Texto, Agregar campo en forma de cdigo de barras e
insertar banda. Estos botones no existen en el men. Adems de los botones de formatos: Tipo de fuente o letra,
Tamao, Negrita, Itlica, Subrayada, Color de la fuente, los botones de alineacin y borde o marco del objeto.

Paleta de variables:
En la paleta se encuentran las variables: generales, operacin, detalle operacin, archivos asociados al tipo de
forma que se est elaborando y frmulas. Dependiendo de la transaccin, el editor permite incluir las variables y
frmulas correspondientes a la misma. El botn ocultar sirve para desaparecer la paleta de variables. Para
visualizarla de nuevo, vaya a la opcin del men VerVariables disponibles. La paleta de variables para el editor de
formatos de impresin es flotante en la pantalla. Para su mayor comodidad la aplicacin permite que la paleta donde
se encuentran las variables de impresin pueda moverse de manera que la seleccin de las mismas sobre el
formato de impresin es mucho ms cmoda. De igual manera las variables has sido numerada para su fcil
identificacin.

www.soportetecnico.org Pg. 46
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Elaboracin de una forma de impresin:
Los pasos que debe seguir para elaborar una forma de impresin:
1. Seleccionar tipo de operacin donde desea realizar el formato
2. Presionar el botn Crear Nuevo.
3. Asignar las propiedades del archivo.
4. Insertar las bandas necesarias.
5. Incluir los objetos, que pueden ser Variables, Etiquetas, Memo o Comentario, Figura o Forma, Imagen, Campo
sistema, Texto y Campos en formato de cdigo de barras. Estos objetos se incluyen nicamente al hacer click
con el Mouse en la barra y luego en el rea de datos del formato.

Comandos de Impresin:
@ : Transformar campos numricos a letras, incluyendo fechas. Muy prctico en el caso de las facturas, en donde
se expresa en letras el monto total de la factura.

# : Tiene dos funciones:


1. Para colocar asteriscos al inicio de una cantidad numrica. Especialmente para los formatos de cheques,
evita que se pueda agregar un nmero al monto del mismo. Si quiere agregar asteriscos al final de la
cantidad, incluya una etiqueta de asteriscos, alineando a la derecha la cantidad numrica y a la izquierda,
los asteriscos.
2. Agregar asteriscos a las cantidades en letras.
! : permite expresar los montos calculados en moneda extranjera cambiados a moneda nacional. Por ejemplo, en la
facturacin en dlares el monto del impuesto puede ser expresado en bolvares.
/ : Permite mostrar solo la parte entera de los montos numricos (no imprime los decimales).
& : Permite aplicar mscara numrica.

Se pueden combinar los comandos de impresin. Los comandos /@ a una cantidad, por ejemplo, 84,51 muestra:
ochenta y cuatro.

Nota: Frmulas expresadas en letras: El comando @ para convertir los montos a letras
ahora puede utilizarse en las frmulas tambin

Pasos para incluir comandos en las Etiquetas:


1. Presione el botn derecho sobre la etiqueta y seleccione Editar.
2. En el campo de la etiqueta coloque el comando al inicio del nombre de la etiqueta.
3. Presione el botn Aceptar.

En el caso de agregar asteriscos a las cantidades en letras, debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Presione el botn derecho sobre la etiqueta y seleccione Opciones.
2. En el campo de la Etiqueta o Comentario coloque el comando #.
3. Presione el botn Aceptar.

www.soportetecnico.org Pg. 47
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Consideraciones sobre Formatos principales y secundarios:
Los formatos de impresin principales se pueden seleccionar al momento de imprimir o por medio de polticas, pero
todos los formatos secundarios se imprimen despus del formato principal seleccionado. Si se deben imprimir
formatos secundarios distintos por usuarios, se pueden crear carpetas de Formatos de Impresin por grupos de
usuarios. Para ello debe seguir los siguientes pasos:
1. Cree una carpeta y grabe en ella el contenido de la carpeta Configr (o puede copiar la carpeta ConfigR a
otra ubicacin).
2. Direccione la carpeta de "Directorio de Formatos de Impresin" del usuario a la carpeta creada por usted
(Configuracin de Usuarios, paleta Directorios).
3. Copie o cree los formatos de impresin para el grupo de usuarios.
4. Cuando est creado ms de un formato principal, debe ir a las polticas de los usuarios y seleccionar uno
por defecto, ya que si no lo hace, al momento de imprimir se ejecutarn todos los formatos, adems de los
secundarios.

www.soportetecnico.org Pg. 48
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Bandas de Impresin:
Una Banda de Impresin es una seccin lgica o rea especial para insertar los campos del formato y establece un
orden de impresin.

El editor cuenta con cinco tipos de bandas.


Un documento contiene las siguientes partes lgicas:

Banda
Encabezado
Pgina
Y
Titulo
Encabezado

Banda
Sub. Detalle

Banda
Sumario
Y
Pie de
Pgina

www.soportetecnico.org Pg. 49
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tipos de Bandas de Impresin:

Encabezado pgina: en esta banda se suele repetir la informacin que muestra la banda Ttulo o mostrar la
informacin referente a la empresa u otros datos que se repiten en el Encabezado del Documento cuando tiene una
longitud mayor a una pgina. El nombre de la banda es Ttulo pgina. Si no existe, las bandas subdetalles se
empezarn a imprimir desde el margen superior.

Ttulo (Encabezado): en esta banda se muestra la informacin referente a la empresa y otros datos en el
encabezado del documento cuando este tiene una longitud mxima de una pgina. La banda se llama Ttulo.

Nota: Encabezado pgina y Ttulo se corresponden con el Encabezado del Documento.

Sub. Detalle: imprime las lneas y dependiendo de la transaccin en este tipo de banda se encuentran las bandas
tems de inventario, Seriales, Partes de compuesto, Cuentas y Consolidar tems. Los seriales se muestran si los
productos tienen seriales asociados a ellos y Partes de compuesto si existen productos con compuestos y se
muestra nicamente en los formatos de Venta. Cuentas aparece solamente en los formatos bancarios. La banda
Consolidar tems sirve para consolidar en todos los procesos, productos costo promedio o tallas y colores con
caractersticas homogneas.
Nota: Estas bandas forman el Cuerpo del Documento.

Sumario: banda que totaliza los tems y muestra la informacin final al final del documento. Si el formato tiene una
longitud mayor de una pgina, se imprime en la ltima pgina. En este tipo se banda se encuentra la banda Total.

Pie pgina: al igual que la anterior, permite subtotal izar tems y coloca la informacin final de la pgina cuando el
formato tiene una longitud mayor a una pgina. La banda que contiene es Pie pgina.
Nota: Sumario y Pie pgina se corresponden con el Pie del Documento.

www.soportetecnico.org Pg. 50
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Efecto de las Bandas cuando se imprime un documento:
Si el documento ocupa una pgina, se imprimen las bandas: Ttulo, las Sub. Detalle y Total.
Si el documento ocupa dos pginas, se imprimen: en la primera pgina, las bandas Ttulo, Sub. Detalles y Pie
pgina; en la segunda pgina, las bandas Encabezado pgina, Sub. Detalles y Total
Si el documento tiene una longitud mayor a dos pginas, en la primera pgina se muestran las bandas de Ttulo,
Sub. Detalles y Pie pgina, en las subsiguientes, las bandas de Encabezado pgina, Sub. Detalles y Pie pgina; y
en la ltima pgina, las bandas de Encabezado pgina, Sub. Detalles y Total.
Ntese que Ttulo solo se imprime en la primera pgina y Total en la ltima pgina impresa.
Las bandas Ttulo y Ttulo pgina se imprimen desde el margen superior hacia abajo y las bandas Total y Pie
pgina, se imprimen desde el margen inferior hacia arriba. El espacio entre estas bandas superiores e inferiores es
el ocupado por las bandas Sub. Detalle.

Nota: Si se deshabilita Numerar al final de la pgina a la banda Total, se imprimir inmediatamente al finalizar
las bandas subdetalles.

Cuando se imprime un documento (por ejemplo, una factura) que ocupa slo una pgina, se imprimen las
siguientes bandas:

www.soportetecnico.org Pg. 51
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Cuando el formato tiene una longitud mayor de dos pginas, por ejemplo, una factura impresa en dos hojas, se
imprimen las bandas en el siguiente orden:

Esta es la manera como se imprime un formato cuando la informacin produce ms de tres pginas impresas.
Ejemplo, en una factura de tres pginas se imprimen las bandas en el siguiente orden:

www.soportetecnico.org Pg. 52
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Insertar una banda de impresin:
Se selecciona el nombre en la casilla de los nombres de las bandas, luego se hace click con el Mouse en el rea del
formato. Si se desea eliminar una banda, se selecciona la banda haciendo click en ella, luego en el teclado presionar
el botn supr. (Delete) o la opcin Borrar del men Editar. Para cambiar la altura de la banda se arrastra el Mouse
en el borde de la banda cuando el puntero cambia a doble flecha o en las opciones de la banda, cambiar el campo
Alto.
Nota: para Editar o ver las Opciones de un objeto (variable, banda, etc.) seleccione el objeto y presione el botn
derecho del Mouse. Los mens contextuales Editar y Opciones no existen en el men principal del Editor de
formatos ni en los botones de las barras.

La banda Consolidar tems


Posibilidad de consolidar en todos los procesos productos de costo promedio y tipo tallas y colores con
caractersticas homogneas.
Ejemplo:

Salida de Formato sin consolidar:


Cdigo Descripcin Cant. Precio
000001 Camisa L/ Roja 1 1.000,00
000001 Camisa M/ Negra 1 1.000,00

Salida de Formato consolidado:


Cdigo Descripcin Cant. Precio
000001 Camisa 2 1.000,00
L/Roja: 1, M/Negra: 1

Inserte la banda consolidar tem.


En la banda anterior incluya la variable de detalle de operacin 2.35 Consolidar tem iguales.

www.soportetecnico.org Pg. 53
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido
Caractersticas de los Elementos que se pueden incluir en un formato:
Variables de Impresin
Las variables que aparecen en el reporte dependen de la transaccin seleccionada. Estn almacenadas en archivos
PFG, que se encuentran ubicados en el directorio Configr. Los archivos PFG se pueden abrir con cualquier editor de
texto y modificar sus nombres para cambiar la etiqueta correspondiente dentro del formato de impresin. Tenga
cuidado de modificar estos archivos, ya que despus del nombre de la variable, tiene un nmero que representa el
tipo de dato:
0: es un string,
1: representa un campo memo,
2: es un campo numrico, y
3: un campo fecha.

Los archivos .PGF son: VIMP_GENERAL, VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS,


VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION, VIMP_CUENTASCXC, VIMP_CUENTASCXP,
VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV, VIMP_VENTASI, VIMP_COMPRAS, VIMP_INVENTARIO y
VIMP_SERIALIZACION. Existen tambin los archivos .PFG cuyos nombres terminan en F, los cuales guardan las
frmulas. La nica manera de eliminar una frmula es abrir el archivo correspondiente y borrarla.

Adems, de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos.
Estas variables no estn almacenadas en ningn archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con
el cual entr al mdulo de sistema. Por ejemplo, supngase que usted tiene una forma vaca de Clientes para un
usuario en particular; al entrar al mdulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de Ventas,
usted no podr visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega
campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de los usuarios (mens) no podr
visualizarla como variable en los formatos.
Variables generales o globales
El archivo que las incluye es el VIMP_GENERAL. Imprimen los datos del dueo del sistema (Datos de la
personalizacin del sistema administrativo). Se pueden ingresar en las Bandas Ttulo, Ttulo Pgina y Total.
0.00-Nombre de la empresa: Obligatoriamente debe estar en el formato, sino, deshabilita la capacidad de impresin
del sistema administrativo.
0.01-Siglas de la empresa
0.02-Direccin de la empresa
0.03-Direccin postal
0.04-N.I.T
0.05-R.I.F
0.06-Nmeros de Telfonos
0.07-Nmero de Fax
0.08-Correo Electrnico (E-mail)
0.09-Direccin Internet (Website)
0.10-Fecha del sistema
0.11-Usuario activo: Nombre del usuario
0.12-Porcentaje Impuesto1 (IVA)
0.13-Porcentaje Impuesto2
0.14-Fecha Inicio perodo
0.15-Fecha Final perodo
0.16-Descripcin perodo
0.17-Moneda local
0.18-Smbolo moneda local
0.19-Fecha Actual da
0.20-Mes Actual: nombre del mes
0.21-Ao Actual
0.22-Da de la Semana
0.23-Original/Copia/Reimpresin

www.soportetecnico.org Pg. 54
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
0.24-Cambio del Dlar: Imprime el factor de cambio global de la aplicacin.
0.25-Mes Actual (Nmero): nmero del mes.
Variables de Operacin
Dependen del tipo de Operacin. Se pueden ingresar en las Bandas Ttulo, Ttulo Pgina y Total. VIMP_VENTAS,
VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION. Las variables de las CXC y CXP,
se pueden incluir nicamente en la banda Ttulo. Estn en los archivos VIMP_CUENTASCXC y
VIMP_CUENTASCXP.

Excepciones: En los formatos de Etiquetas de Inventario y Clientes, las variables de Operacin


VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV se deben colocar en las bandas de Subdetalle (tems de Inventario
o tems de Etiquetas). En las Variables de Operacin de Bancos, tambin se encuentran las variables de Detalle de
la operacin, para el manejo de los conceptos de las cuentas (Haberes y Deberes).
La mayora de estas variables se toman de la ventana Totalizar de la transaccin.
Las variables marcadas con * son de tipo Subtotal.

VIMP_VENTAS (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
1.00-Nmero Documento: Correlativo de la operacin
1.01-Documento origen: Si el documento se origin a partir de otro documento. Por ejemplo, una factura proveniente
de un presupuesto o de un pedido de un cliente. Automticamente se toma cuando se cargan documentos en las
transacciones.
1.02-Fecha Emisin Operacin
1.03-Fecha Vencimiento operacin
1.04-Das de Vencimiento
1.05-Moneda Operacin: moneda en la cual se realiz la transaccin.
1.06-Factor cambio operacin: Imprime el factor de cambio particular de la operacin. Inicialmente toma el valor del
factor de cambio global de la aplicacin.
1.07-Depsito Origen: Depsito general de la transaccin.
1.08-Cliente descripcin: nombre del cliente mostrado en la ventana totalizar de la transaccin.
1.09-Cliente R.I.F: RIF del cliente tomado de la ventana totalizar.
1.10-Cliente N.I.T: NIT del cliente tomado de la ventana totalizar.
1.11-Cliente telfono contacto
1.12-Cliente Direccin despacho: Tomada del campo "Direccin Despacho" la cual es a su vez tomada del campo
"Direccin de Envo" de la ficha del cliente.
1.13-Autorizado: Nombre o descripcin del autorizado
1.14-Vendedor asignado: Vendedor de la transaccin. No confunda su uso con la variable "2.22-Vendedor asignado"
del Detalle Operacin.
1.15-Condiciones de pago: Si la operacin es a Contado o Crdito.
1.16-Precio Asignado: Tipo de precio asignado a la operacin.
1.17-*Total Renglones (No. tems)
1.18-Detalle o Comentarios: Las observaciones escritas en la ventana Totalizar en el campo Detalle o Comentario.
1.19-Clasificacin: clasificacin de la operacin.
1.20-*Total Bruto
1.21-Descuento 1 Monto
1.22-Descuento 1 Porcentaje
1.23-Descuento 2 Monto
1.24-Descuento 2 Porcentaje
1.25-*Total Descuentos parciales
1.26-Descuento Final
1.27-Flete del documento
1.28-*Base Imponible Impuesto 1
1.29-*Monto Exento Impuesto 1
1.30-*Base Imponible Impuesto 2
1.31-*Monto Exento Impuesto 2
1.32-*Impuesto 1 Monto
1.33-*Impuesto 2 Monto

www.soportetecnico.org Pg. 55
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos + Fletes)
1.35-Total Operacin (Total + impuestos)
1.36-*Total Productos sin Impuesto: discriminacin del total a pagar solamente en productos sin impuesto incluido.
1.37-*Total Productos con Impuesto: discriminacin del total solamente en productos con impuesto incluido.
1.38-*Total Servicios sin Impuesto: discriminacin del total solamente en Servicios sin impuesto incluido.
1.39-*Total Servicios con Impuesto: discriminacin del total solamente en Servicios con impuesto incluido.
1.40-Total cancelado: Total cancelado, en todas las formas de pago.
1.41-Vuelto: vuelto de la operacin
1.42-Saldo operacin: el saldo que pasa a cuentas por pagar, cuando la operacin es a crdito o parcialmente
cancelada.
1.43-Cancelado efectivo: cantidad pagada en efectivo.
1.44-Cancelado Cheques: cantidad pagada en cheque.
1.45-Detalle cheques: nombre del banco y nmero del cheque.
1.46-Cancelado Tarjeta: cantidad pagada en tarjetas de crdito.
1.47-Detalle Tarjetas: nombre del banco y nmero de la tarjeta.
1.48-Cancelado Tarjeta Debito: cantidad pagada en tarjetas de dbito.
1.49-Detalle Tarjeta Debito: nombre del banco y nmero de la tarjeta.
1.50-Monto Retencin: monto total retenido en la forma de pago.
1.51-Porcentaje Retencin: porcentaje de la retencin.
1.52-Adelantos aplicados: pagos adelantados aplicados a la factura.
1.53-Apartados aplicados: apartados aplicados a la factura.
1.54-Cancelado giros
1.55-Nmero de giros
1.56-Moneda para cancelacin
1.57-Costo Operacin
1.58-Utilidad Operacin
1.59-Nmero Relacin facturas lote
1.60-Serie de Factura activa
1.61-*Total peso de la Operacin
1.62-Total Cancelado - Total Apartados - Total Adelantos
1.63-No. Recibo de Caja
1.64-Saldo Actual Moneda Nacional
1.65-Saldo Actual Moneda Extranjera
1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional
1.67-Saldo Adelantos Moneda Extranjera
1.68-Total en Abonos Apartados Nacional
1.69-Total en Abonos Apartados Extranjera
1.70-Centro de Costo
1.71-Nmero de Control del documento

VIMP_COMPRAS (Compras, rdenes de Compras, rdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y


Devoluciones de Compras):
1.00-Nmero Documento
1.01-Documento origen
1.02-Fecha Emisin Operacin
1.03-Fecha Vencimiento operacin
1.04-Das de Vencimiento
1.05-Moneda Operacin
1.06-Factor cambio operacin
1.07-Depsito Origen
1.08-Persona contacto
1.09-Telfono contacto
1.10-Direccin despacho
1.11-Condiciones de pago
1.12-*Total Renglones (No. tems)
1.13-Detalle o Comentarios

www.soportetecnico.org Pg. 56
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
1.14-Clasificacin
1.15-*Total Bruto
1.16-Descuento 1 Monto
1.17-Descuento 1 Porcentaje
1.18-Descuento 2 Monto
1.19-Descuento 2 Porcentaje
1.20-Flete del documento
1.21-*Base Imponible Impuesto 1
1.22-*Monto Exento Impuesto 1
1.23-*Base Imponible Impuesto 2
1.24-*Monto Exento Impuesto 2
1.25-*Impuesto 1 Monto
1.26-*Impuesto 2 Monto
1.27-Total Neto (Bruto-Dsctos + Flete)
1.28-Total Operacin (Total + Impuesto)
1.29-Total cancelado
1.30-Saldo operacin
1.31-Cancelado efectivo
1.32-Cancelado Cheques
1.33-Detalle cheques
1.34-Cancelado Tarjeta crdito
1.35-Detalle Tarjetas crdito
1.36-Cancelado Tarjeta Dbito
1.37-Detalle Tarjeta Dbito
1.38-Monto Retencin
1.39-Porcentaje Retencin
1.40-Adelantos aplicados
1.41-Cancelado giros
1.42-Nmero de giros
1.43-Moneda para cancelacin
1.44-Proveedor R.I.F
1.45-Proveedor N.I.T
1.46-Saldo Actual Moneda Nacional
1.47-Saldo Actual Moneda Extranjera
1.48-Saldo Adelantos Moneda Nacional
1.49-Saldo Adelantos Moneda Extranjera
1.50-Centro de Costo
1.51-Nmero de Control del documento

VIMP_BANCOS:
1.00-Nmero de Cheque
1.01-Nmero de Comprobante
1.02-Fecha Operacin
1.03-Fecha Liberacin documento
1.04-Das de liberacin
1.05-Monto de la transaccin
1.06-Monto Dbito bancario
1.07-Beneficiario o Banco Destino
1.08-Tipo de Endoso
1.09-Concepto operacin
1.10-Total dbitos
1.11-Total Crditos
1.12-Monto en Letras del documento: para los cheques
1.13-Monto en Letras del documento (Lnea 2): para los cheques
1.14-Cdigo del concepto
1.15-Descripcin del concepto

www.soportetecnico.org Pg. 57
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
1.16-Monto del concepto (dbito)
1.17-Monto del concepto (crdito)
1.18-Monto del concepto (con signo)
1.19-Factor de Cambio
1.20-Monto Efectivo (Depsitos)
1.21-Monto Cheque (Depsitos)
1.22-Monto T. Debito (Depsitos)
1.23-Monto T. Crdito (Depsitos)
1.24-Tercero de la transaccin
1.25-Centro de Costo asociado
1.26-Monto base de la operacin
1.27-Monto Efectivo de la operacin
1.28-Descripcin detallada del movimiento

VIMP_INVENTARIO:
1.00-Nmero Documento
1.01-Fecha Emisin Operacin
1.02-*Monto total de la operacin
1.03-Depsito Origen
1.04-Depsito Destino (Transferencias)
1.05-Responsable
1.06-Autorizado por
1.07-Propsito
1.08-Clasificacin
1.09-Detalle
1.10-*Total Renglones
1.11-Centro de Costo

VIMP_SERIALIZACION:
1.00-Nmero Documento
1.01-Fecha Emisin Operacin
1.02-*Monto total de la operacin
1.03-Depsito Origen
1.04-Cliente/Proveedor/Responsable
1.05-Clasificacin
1.06-Detalle o Comentarios
1.07-*Total Renglones

Variables de Detalle Operacin:


Tambin dependen del tipo de operacin y son las que varan en los formatos de impresin, ya que son los datos de
los tems. Se deben ingresar en las Bandas Sub. Detalles. En el caso de Inventario, Serializacin, Compras y
Ventas, de acuerdo a la variable, se incluyen en la Banda tems de Inventario, Seriales, Partes del Compuesto y
Consolidacin. En Bancos, se incluye en la banda Sub. Detalle llamada Detalle de Cuentas.
Adems de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos.
Estas variables no estn almacenadas en ningn archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con
el cual entr al mdulo de sistema. Por ejemplo, supngase que usted tiene una forma vaca de Clientes para un
usuario en particular, por ejemplo un Scuser045.sys en 0kb; al entrar al mdulo del sistema con la clave de ese
usuario y modificar un formato de Ventas, usted no podr visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los
formatos. Igualmente, si usted agrega campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de
los usuarios (mens) no podr visualizarla como variable en los formatos.

www.soportetecnico.org Pg. 58
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
VIMP_VENTAS: (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
2.00-Cdigo del tem
2.01-Descripcin del tem
2.02-Descripcin detallada del tem
2.03-Lote o Detalle de Matriz
2.04-Cantidad del tem
2.05-Cantidad unidades que descarga
2.06-Cantidad x Unidades de descarga
2.07-Cantidad original (Presupuestos/Pedidos)
2.08-Nmero de rengln
2.09-Precio Bruto del tem
2.10-Descuento del tem
2.11-Descuento del tem Porcentaje
2.12-Precio - Descuento
2.13-Monto Impuesto 1 tem
2.14-Impuesto 1 porcentaje
2.15-Monto Impuesto 2 tem
2.16-Impuesto 2 porcentaje
2.17-Precio + Impuestos
2.18-Cantidad x Precio (Sin Impuestos)
2.19-Cantidad x Precio (Con Impuestos)
2.20-Costo tem
2.21-Costo x Cantidad tem
2.22-Vendedor asignado
2.23-Depsito Origen
2.24-Puesto Depsito origen
2.25-Existencia Depsito Origen
2.26-Existencia Detallada Depsito origen
2.27-Existencia Total tem
2.28-Monto comisin tem
2.29-seriales del tem
2.30-Cdigo parte (Compuestos)
2.31-Descripcin parte (Compuestos)
2.32-Cantidad parte (Compuestos)
2.33-Descripcin de la Oferta o Presentacin
2.34-Total peso del rengln
2.35-Consolidar tems iguales
2.36-Centro de Costo
2.37-Precio 1 sin Impuesto
2.38-Precio 2 sin Impuesto
2.39-Precio 3 sin Impuesto
2.40-Precio 4 sin Impuesto
2.41-Precio 5 sin Impuesto
2.42-Precio 6 sin Impuesto
2.43-Precio 1 con Impuesto
2.44-Precio 2 con Impuesto
2.45-Precio 3 con Impuesto
2.46-Precio 4 con Impuesto
2.47-Precio 5 con Impuesto
2.48-Precio 6 con Impuesto

www.soportetecnico.org Pg. 59
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
VIMP_COMPRAS: (Compras, rdenes de Compras, rdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y
Devoluciones de Compras):
2.00-Cdigo del tem
2.01-Descripcin del tem
2.02-Descripcin detallada del tem
2.03-Lote o Detalle de Matriz
2.04-Cantidad del tem
2.05-Cantidad original (Orden Compra/N. Entrega)
2.06-Nmero de rengln
2.07-Costo del tem
2.08-Monto Impuesto 1 tem
2.09-Impuesto 1 porcentaje
2.10-Monto Impuesto 2 tem
2.11-Impuesto 2 porcentaje
2.12-Costo + Impuestos
2.13-Cantidad x Costo (Sin Impuestos)
2.14-Cantidad x Costo (Con Impuestos)
2.15-Depsito Origen
2.16-Puesto Depsito origen
2.17-Existencia Depsito Origen
2.18-Existencia Detallada Depsito origen
2.19-Existencia Total tem
2.20-Seriales del tem
2.21-Precio 1 sin Impuesto
2.22-Precio 2 sin Impuesto
2.23-Precio 3 sin Impuesto
2.24-Precio 4 sin Impuesto
2.25-Precio 5 sin Impuesto
2.26-Precio 6 sin Impuesto
2.27-Precio 1 con Impuesto
2.28-Precio 2 con Impuesto
2.29-Precio 3 con Impuesto
2.30-Precio 4 con Impuesto
2.31-Precio 5 con Impuesto
2.32-Precio 6 con Impuesto
2.33-Consolidar tems iguales
2.34-Centro de Costo

VIMP_INVENTARIO:
2.00-Cdigo del tem
2.01-Descripcin del tem
2.02-Lote o Detalle de Matriz
2.03-Cantidad del tem
2.04-Nmero de rengln
2.05-Costo del tem
2.06-Costo x Cantidad del tem
2.07-Existencia Depsito Origen
2.08-Existencia Detallada Depsito origen
2.09-Puesto Depsito origen
2.10-Descripcin depsito origen
2.11-Existencia Depsito Destino
2.12-Existencia Detallada Depsito destino
2.13-Puesto depsito destino
2.14-Descripcin depsito destino
2.15-Existencia Total
2.16-Existencia Real (Ajustes)

www.soportetecnico.org Pg. 60
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
2.17-Existencia Real Detallada (Ajustes)
2.18-Diferencia Unidades (Ajustes)
2.19-Diferencia Detallada (Ajustes)
2.20-Existencia Mnima (Ajustes Mx.)
2.21-Existencia Mxima (Ajustes Min)
2.22-Seriales del tem
2.23-Precio 1 sin Impuesto
2.24-Precio 2 sin Impuesto
2.25-Precio 3 sin Impuesto
2.26-Precio 4 sin Impuesto
2.27-Precio 5 sin Impuesto
2.28-Precio 6 sin Impuesto
2.29-Precio 1 con Impuesto
2.30-Precio 2 con Impuesto
2.31-Precio 3 con Impuesto
2.32-Precio 4 con Impuesto
2.33-Precio 5 con Impuesto
2.34-Precio 6 con Impuesto
2.35-Consolidar tems iguales
2.36-Centro de Costo

VIMP_SERIALIZACION:
2.00-Cdigo del tem
2.01-Descripcin del tem
2.02-Descripcin detallada del tem
2.03-Lote o Detalle de Matriz
2.04-Cantidad del tem
2.05-Nmero de rengln
2.06-Monto del tem
2.07-Monto del tem x Cantidad
2.08-Monto del tem + Impuesto
2.09-Monto del tem * Cantidad
2.10-Depsito Origen
2.11-Puesto Depsito origen
2.12-Existencia Depsito Origen
2.13-Existencia Detallada Depsito origen
2.14-Existencia Total tem
2.15-Seriales del tem

Tabla de Contenido

www.soportetecnico.org Pg. 61
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

El men Ver:
En el men Ver cuando se selecciona Opciones... se muestra el siguiente cuadro:

Tiene los siguientes componentes:

Mostrar regleta: muestra o elimina la rejilla o cuadriculado y se puede visualizar en milmetros (MM), pulgadas y
caracteres.

Nota: para impresoras de matriz de puntos se recomienda colocarla en milmetros y en las propiedades de la
impresora (Panel de Control Configuracin de Impresoras) seleccionar como papel por defecto un formato en
milmetros (papel personal), es decir, si en las propiedades de la impresora tiene seleccionado un tamao de
papel en milmetros, debe colocar la rejilla en milmetros.

Mostrar ttulo de banda: permite visualizar el nombre de la banda en tiempo de formato

El botn Fuentes: para cambiar las caractersticas de las letras o fuentes del nombre de la banda.

Mostrar marco del componente en tiempo de diseo: permite delimitar el campo en tiempo de diseo, colocando
un recuadro alrededor del mismo, no se imprime.
Con el botn Color, los recuadros alrededor de los objetos se insertan con el color escogido.
En el recuadro Lnea se puede seleccionar entre tres opciones, Slido, Rayado o Punteado, el tipo de lnea del
recuadro del campo. Recuerde que no se imprimen.

www.soportetecnico.org Pg. 62
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
El Men Reporte:
Contiene a Opciones, el cual muestra el cuadro de Configuracin de Formato. Tambin se activa presionando el
botn derecho en un rea libre del editor de formas. Tiene dos opciones, Pgina y Formato.
En Pgina, se puede cambiar el tamao del papel, establecer mrgenes y orientacin del papel para el formato
actual.
En la opcin Formato, se establece el Ttulo, el cual se puede incluir en el reporte, adems de la Descripcin, lo cual
es una breve descripcin de la forma de impresin.

Caractersticas de los objetos que se pueden incluir en el formato:


Campo Etiqueta
Muestra el siguiente cuadro:

Tiene los siguientes elementos:


El recuadro en blanco: para escribir el texto o nombre que desea visualizar.
Rotacin: para seleccionar los grados de inclinacin de la etiqueta. 90 grados lo coloca de abajo hacia arriba; 270
grados de arriba hacia abajo; 180 grados lo muestra al revs y de izquierda a derecha.
En el botn Fuentes se cambia el tipo de letra y sus caractersticas.
En Color se cambia el color de fondo de la etiqueta.
Alineacin: para cambiar la forma de alinear la etiqueta.
Alineacin automtica.
Transparente: si est activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos
elementos. Si no est activo, el rectngulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento
sobre el cual est colocado.
Ajustar a lo ancho: si est activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si est inactivo, imprime los
elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.
Ajustar a lo alto: si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el ancho asignado
por el usuario, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.

Campo memo o comentario


Sirve para insertar un texto de hasta 250 caracteres, con el siguiente cuadro de dilogo:
Tiene los elementos:
Alineacin: para alinear el campo.
Botn Fuente: caractersticas de la letra.
Botn Color: color de fondo del comentario.
Alineacin automtica.
Ajustar a lo ancho: si est activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si est inactivo, imprime los
elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.

www.soportetecnico.org Pg. 63
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Ajustar a lo alto: si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el ancho asignado
por el usuario, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.

Campo figura o forma


Elementos:
Tipo: se puede seleccionar entre lneas horizontales, verticales, crculos, rectngulos, dos lneas
horizontales (inicio/final lneas) y dos lneas verticales (izquierda/derecha lneas).
En el recuadro Pintar, en la lista desplegable Estilo se selecciona la trama de relleno de la figura y en el
botn Color, el color de relleno de acuerdo a la trama.
En el recuadro Lpiz, se selecciona en Ancho el grosor de la lnea de borde de la figura.
Estilo cambia el tipo lnea de borde de la figura.
Modo es la forma como se desea que se visualice la figura.

Campo Imagen
Inserta una imagen y muestra el siguiente cuadro:
En archivo, se busca la imagen en los directorios o discos presionando el botn .

El campo Sistema
Muestra el siguiente cuadro de dilogo:
Texto: ttulo de la etiqueta para el campo que se inserta.
Tipo: es una lista desplegable donde se puede escoger entre los siguientes tipos de campos del sistema:
Fecha: imprime la fecha del da que se imprime la forma.
Hora: inserta la hora de impresin del formato.
Fecha y hora: inserta la fecha y la hora de impresin.
Detalle tem: muestra el conteo del detalle.
Detalle nmero: muestra el nmero de lnea.
Nmero de pgina: inserta el nmero de pgina.
Ttulo del formato: inserta el ttulo que se asign en el men Reporte Opciones... Ttulo
Ajustar a lo ancho: si esta casilla est activa, imprime el texto y el campo completamente, pero si est
inactiva, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.
Transparente: si est activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos
elementos. Si no est activo, el rectngulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el
elemento sobre el cual est colocado.
Alineacin: para alinear el campo.
Botn Fuentes: para cambiar las caractersticas de la letra.
Botn Color: para cambiar el color de fondo del campo.

El campo Texto
Inserta un texto en formato RTF (Riched Text Format), el cual tambin puede ser almacenado en una unidad de
disco. Se puede utilizar para crear un contrato, por ejemplo. Muestra la siguiente ventana:

Contiene:
La barra de ttulo, el cual es "Texto Enriquecido"
La barra de men, con las opciones Archivo y Editar.
Archivo tiene las acciones:
Nuevo
Abrir
Guardar
Guardar como
Imprimir
Salir.

Editar contiene:
Deshacer

www.soportetecnico.org Pg. 64
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Cortar
Copiar
Pegar
Suprimir lnea vaca
Fuente, para cambiar las caractersticas de la letra.
La barra de herramientas contiene en el siguiente orden los botones: abrir archivos, guardar, imprimir,
deshacer, cortar, copiar, pegar, cambiar el tipo de fuente, tamao de fuente, negrita, itlica o inclinada,
subrayada, alineacin izquierda, alineacin centrada, alineacin a la derecha, crear vietas y suprimir lneas
en blanco.
La regla: para modificar el margen y la sangra del prrafo, moviendo las flechas que estn a sus extremos.
El rea de escritura: rea de color blanco para escribir el texto.
El botn Color: cambia el color de fondo del campo en el formato de impresin, pero solo en tiempo de
edicin.
Auto ajustar a lo alto: si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el
ancho asignado por el usuario, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao
asignado por el usuario.

Cuando el texto ya ha sido insertado en la forma de impresin, haciendo click en el texto se modifica el texto. Si
desea editar el texto, debe hacer click en una esquina en el cuadro negro, luego doble click en el texto o en el men
contextual, seleccionar Editar.

www.soportetecnico.org Pg. 65
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Campos en formato de Cdigo de Barras:
El cdigo de barras es una tecnologa de identificacin automtica muy avanzada, aplicable a los objetos para el
procesamiento automtico comercial de productos para consumo masivo. El sistema consta de series de lneas y
espacios de distintos anchos que almacenan informacin con distintos ordenamientos que se denominan
simbologas.

El cdigo de barras situado muy visible en la superficie del producto, indica, el pas de origen del producto, el ramo
al que pertenece, el fabricante y otros datos de inters. Su ventaja radica en que, a diferencia de la escritura
convencional, las mquinas lo pueden leer con un altsimo grado de fiabilidad.

Se puede seleccionar entre un amplio nmero de tipos de cdigo de barras, y se puede cambiar el color de las
barras.
Tipo de variable: de acuerdo a la transaccin, puede insertarse variables generales, variables de operacin y
variables de detalle de operacin.
Variable: muestra las variables segn el tipo de variable seleccionado, para escoger la que se desee insertar como
cdigo de barras.
Tipo de Cdigo de Barras: se puede escoger entre varios formatos cdigos de barras, a saber:

CODE 128: es un cdigo de barra alfanumrico de alta densidad. El smbolo puede ser tan largo como sea
necesario en codificar data. Est diseado para en codificar todos los 128 caracteres ASCII, y utilizar la
menor cantidad de espacio para datos de 6 caracteres o ms. Cada carcter de data est conformado por
11 mdulos negros o blancos. Con los caracteres de control se llega hasta 13 mdulos. 3 barras y 3
espacios forman estos 11 mdulos. Las barras y espacios pueden variar entre 1 a 4 mdulos. Tiene 106
diferentes patrones de cdigos de barra.

CODE 39: es una simbologa de cdigo de barras con un conjunto de caracteres alfanumricos completos:
un nico carcter inicial/final y siete caracteres especiales. El nombre 39 deriva de su estructura del cdigo
que son TRES elementos anchos de un total de NUEVE elementos. Los nueve elementos consisten en
cinco barras y cuatro espacios cada uno.

EAN: codificacin para uso comercial, en punto de venta (POS) en todo el mundo con excepcin de Estados
Unidos y Canad que utilizan la codificacin UPC.

EAN 128: es un tipo de Code 128, que contiene siempre un carcter especial conocido como FNC 1, que
est despus del carcter de comienzo del cdigo de barras. Este permite al escner y el software auto
discriminar entre UCC/EAN-128 y otras simbologas de cdigos de barra, y consecuentemente solo procesa
data relevante. UCC/EAN128 al principio se utilizaban para aplicaciones de distribucin.

www.soportetecnico.org Pg. 66
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Incluir Frmulas:
Pasos para elaborar una Frmula:
1. Abra el formato deseado.
2. Entre las opciones de las variables disponibles seleccione la variable frmulas.
3. Presione el botn incluir.
4. Especifique el nombre de la frmula.
5. Para incluir una variable disponible de los formatos de impresin seleccione la misma en el visor de variable
y con doble click se insertar en la frmula para luego estructurarla matemticamente.

Mens Contextuales (botn derecho del Mouse)


Los mens contextuales se activan al presionar el botn secundario (derecho) del Mouse.

Todos los objetos tienen el mismo men contextual (presionar el botn derecho sobre el objeto seleccionado), el
cual tiene las alternativas:

Activo: si est activo, se imprime, sino, se visualiza en el editor de formas pero no se imprime.
Editar: para entrar en el cuadro de dilogo de cada objeto.
Traer al frente.
Enviar al fondo.
Opciones: para modificar caractersticas de los objetos.
Las ms importantes son: Editar y Opciones. En el caso de los campos insertados, Editar muestra la misma pantalla
de insertar campos, excepto en Bandas, que segn la banda muestra:
Marco: genera las lneas alrededor de la banda segn el color, ancho y tipo de lnea seleccionado. Para ello debe
activar las lneas que desea imprimir.

www.soportetecnico.org Pg. 67
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
En el rea Impresin las nicas opciones que funcionan segn el tipo de banda son:

Ttulo pgina:
"numerar al final de la pgina": imprime la banda al final de la pgina

Banda Total:
"numerar al final de la pgina". Por defecto est activa y su efecto es imprimir la banda desde el margen inferior
hacia arriba. Cuando se desactiva, la banda se imprime inmediatamente despus de las bandas subdetalles.
"forzar nueva pgina": agrega una hoja nueva e imprime el encabezado y la banda total

Banda de Sub. Detalles (tems de inventario, por ejemplo):


"Al final de la pgina": imprime los tems en la parte final de la hoja
"Al final de la pagina": imprime dos tems, un tem al inicio y el otro al final, del rea destinada a los tems.
"Forzar nueva pgina": imprime los tems a partir de la segunda pgina y slo uno por pgina al inicio del rea de
impresin de los tems.
"Forzar nueva columna": imprime los tems slo uno por pgina al inicio del rea de impresin de los tems.

Opciones muestra la siguiente pantalla:

Nombre: Si el campo est en blanco, es un campo insertado de los tipos de campos del editor. Si se ha
seleccionado una variable, muestra un valor parecido a este: _label1834967696_0_0_0 y no puede ser modificado.
Al inicio, podr tener:
_Memo: lo que significa que es una variable tipo memo.
_Label: es una variable tipo alfanumrica.
_Nmero: es una variable numrica.
_EAN: etiqueta de cdigo de barras.

www.soportetecnico.org Pg. 68
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Adems, puede identificar el tipo de variable con los dgitos que estn entre el segundo y cuarto guin,
_labelXXXXX_y_y_X. El primero de los dgitos, indica el tipo de variable:
0: Variables Generales.
1: Variables de Operacin.
2: Variables de Detalle Operacin
3: Variables de la tabla Inventario
4: Variables de la tabla Clientes
5: Variables de la tabla Proveedores
6: Variables de la tabla Bancos
7: Variables de la tabla Beneficiarios
8: Variables de la tabla Conceptos
9: Variables de la tabla Autorizados
El segundo dgito identifica el nmero de la variable dentro de la lista de variables.

www.soportetecnico.org Pg. 69
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Etiqueta o Comentario:
Si tiene un valor, en tiempo de edicin, muestra el comentario cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el
objeto.

Nota: Cuando se crean Etiquetas de inventario o de clientes es necesario colocar el nmero de la columna si se
crean varias columnas de etiquetas. Es imprescindible indicarle al formato un nmero para cada variable.

El comando de impresin #. Para colocar asteriscos al inicio y final de una cantidades numricas expresadas en
letras.

Totalizacin de Frmulas. Incluir una etiqueta, ir a las opciones y buscar la frmula previamente incluida.

Para configurar la variable Detalle de la Transaccin, incluir la variable "Detalle o Comentarios" de las Variables de
Operacin en donde lo desee. Luego en este campo escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si
no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.

Para configurar la variable "Descripcin detallada del tem" de las Variables Detalle Operacin incluya la variable en
la banda tem de inventario. Luego en este campo escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no
tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.

Recuadro Acciones:
No cambiar: en los campos sistema, no permite cambiar de tipo de campo, por ejemplo de hora a fecha cuando se
edita el campo.
No editar: no permite ejecutar la edicin del objeto.
No mover: no permite cambiar la posicin del objeto.
No redimensionar: no permite cambiar el tamao del campo.
No borrar: no se puede eliminar el campo.

Recuadro Posicin:
Izquierda: posicin del campo con respecto al margen izquierdo de la banda.
Arriba: posicin del campo con respecto al margen superior de la banda.
Ancho: ancho total del campo.
Alto: altura total del campo o de la banda.

Conservar posicin relativa debajo de la banda:


Auto ajustar el alto con respecto a la banda: acomoda la banda segn la altura de un campo memo.

www.soportetecnico.org Pg. 70
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Frmulas:
Pasos para elaborar una Frmula:
1. Abra el formato deseado.
2. Entre las opciones de las variables disponibles seleccione la variable frmulas.
3. Presione el botn incluir.

4. Especifique el nombre de la frmula.


5. Para incluir una variable disponible de los formatos de impresin seleccione la misma en el visor de variable
y con doble click se insertar en la frmula para luego estructurarla matemticamente.

www.soportetecnico.org Pg. 71
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Totalizacin de Frmulas:
Incluir una etiqueta en las bandas Titulo pgina, Total o Pie pgina, ir a las opciones de dicha etiqueta y buscar y
asignar una frmula previamente incluida.

Nota: Frmulas expresadas en letras: El comando @ para convertir los montos a letras se puede
utilizar en las frmulas tambin

www.soportetecnico.org Pg. 72
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Configuraciones de las Variables Detalle o Comentario y Descripcin Detallada del tem:


Para el Campo Memo o Detalle de la Transaccin en transacciones de Ventas:
1. Incluir la variable 1.18 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin en donde lo desee (que no
sea una banda tipo Sub. detalle).
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se
imprime todo el contenido de la variable.

Para el Campo Memo o Detalle de la Transaccin en transacciones de Compras:


1. Incluir la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin en donde lo desee (que no
sea una banda tipo Sub. detalle).
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se
imprime todo el contenido de la variable.

Para el botn Detalle del tem de la Transaccin en transacciones de Ventas y Compras:


1. Incluir la variable 2.02 "Descripcin detallada del tem" de las Variables Detalle Operacin. En la banda
tems de inventario.
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se
imprime todo el contenido de la variable.

Para agregar el Detalle del tem en los formatos (facturas) sin dejar lneas en blanco en los
tems sin detalles, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ample la banda Sub. detalle "tems de Inventario".
2. Inserte la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin debajo de la etiqueta
"Descripcin del tem". Modifquelo al ancho deseado y de alto, UNA LINEA.
3. Presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Editar.
4. Posicione el cursor al inicio del texto en el cuadro de texto y presione el botn "Suprimir lnea vaca".
5. Active "Ajustar a lo alto" y desactive "Ajustar a lo ancho" si desea que el tamao de la lnea sea del tamao
del ancho del campo.
6. Presione el botn Aceptar.
7. Disminuya la banda al tamao del alto de una lnea, solapando la etiqueta que acaba de agregar.

www.soportetecnico.org Pg. 73
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Tamao Media Carta en Windows XP, 2000:


1. Crear el formulario o papel en sistema mtrico, en el Servidor de Impresin de Windows. Para ello, vaya a la
Configuracin de Impresoras, men Archivo, opcin Propiedades del Servidor.
2. Colocar el formato como formulario por defecto de la impresora (preferencias de impresin).

1. En el mdulo de sistema de a2, en formatos de impresin, tamao de papel, seleccione Tamao por
Defecto.

www.soportetecnico.org Pg. 74
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Administracin de Usuarios:

Fig. 4, Administracin de Usuarios

Administracin de Usuarios
Registro del usuario
Permisos generales
Modificacin de formas
Restricciones
Polticas
Configuracin impresin
Asignacin de directorios

Los perfiles de usuarios son bsicos para el buen funcionamiento de la aplicacin ya que todo el sistema se
fundamenta en las caractersticas de cada uno de los operadores para as mostrar slo la informacin concerniente
al mismo.

Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicacin, e-
mail, polticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras caractersticas que se explicarn
con ms detalle.

www.soportetecnico.org Pg. 75
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Cuando se instala la aplicacin, se crea un perfil de supervisor llamado MASTER, y es


muy importante que este sea realmente el supervisor del sistema, ya que peligrara el
buen funcionamiento de la herramienta si se crea otro usuario con todos los permisos
activos.
Se recomienda para este caso un personal con las siguientes caractersticas:
1. Conocimientos avanzados del sistema operativo utilizado.
2. Conocimientos bsicos de los procesos administrativos normales de toda empresa
3. Poseer la Certificacin de Asesor a2.
4. Conocer todos los procesos administrativos de la empresa donde se est realizando la implementacin.

www.soportetecnico.org Pg. 76
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Cmo Agregar, Editar, Borrar y Grabar un Usuario?


En la siguiente imagen se muestra el men de opciones para administrar las formas y la informacin:

Funciones bsicas para el manejo de la Ficha (Forma):

(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificacin).


(Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificacin).

Cancela la operacin actual

Imprime reporte de la informacin mostrada.

Muestra listado de tem de los rubros donde estamos trabajando

Crea o incluye nuevo registro.

Activa el modo de modificacin de registros

Elimina o borra registro actual

Almacena los cambios realizados al registro actual.

www.soportetecnico.org Pg. 77
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Datos Bsicos Usuario:


En este formulario, se parametrizan las caractersticas bsicas del perfil de usuario, tales como su nombre, cargo
que desempea, contrasea, estatus, ubicacin e e-mail. El perodo de fechas marca el tiempo de este perfil en la
empresa.

Editar o incluir un Usuario:


Paso a Paso:

1. Para modificar algn perfil haga click en el botn Modificar ubicado en la barra de botones.
2. Para incluir un nuevo perfil haga click en botn Incluir de la barra de botones situada en la parte superior de
la pantalla.
3. El cursor se ubicar en el cuadro de texto titulado nombre de usuario, proceda a llenar el formulario de datos
bsicos con la informacin adecuada.
4. La clave de usuario debe ser introducida dos veces para poder verificar que est debidamente escrita, se
recomienda no utilizar nmeros o nombres relacionados directamente con el usuario (Ej. C.I., segundo
nombre, nombre de algn pariente cercano, entre otros.).
5. Las fechas requeridas vienen por defecto, para el ingreso, la fecha actual y la de egreso con 50 aos de
diferencia. Para personal contratado se debe establecer como fecha de egreso el da que culmina el
contrato.
6. Para almacenar el perfil presione el botn de grabar, si desea especificar otras opciones (muy
recomendado) haga click en las pestaas de las pginas.

Nota: El estatus del perfil indica si el mismo puede o no tener acceso a la aplicacin.

www.soportetecnico.org Pg. 78
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

El mdulo de usuarios incorpora dos bondades que facilitan la administracin de las polticas de usuarios, estas son:

Activacin del concepto de Usuario Principal: Esta caracterstica permite al momento de crear un
nuevo usuario asignarle al mismo un usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de polticas o
configuraciones de men que se hagan al usuario principal se replican de manera automtica a cada uno de los
usuarios.

Grupo:
Ventas
Hereda
de

www.soportetecnico.org Pg. 79
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Copiar las polticas: (Solo polticas Bsicas):


Al momento de editar la polticas bsicas de cada uno de los mdulos de transacciones de Inventario, Ventas y
Compras es posible presionando el botn derecho del Mouse copiar dichas polticas al resto de las transacciones del
mismo tipo. Presionado el Botn derecho del Mouse nos despliega una ventana que tiene las siguientes opciones:

Marcar Todos
Desmarcar Todos
Restablecer valores por defecto
Copiar polticas bsicas a todas las transacciones de (para el caso que muestra la figura son transacciones
de ventas)

www.soportetecnico.org Pg. 80
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Datos Avanzados:
En este formulario se modifican las siguientes opciones:

Modificar Estadsticas: Permite al usuario modificar las estadsticas de la aplicacin.


Apariencia 3D: Activa la apariencia 3D de los cuadro de textos y botones de toda la aplicacin.
Acceso informacin del sistema: Permite ver la utilidad de estado del sistema, donde se indica directorios usados,
estado de la memoria del equipo y muchos otros datos del equipo en general.
Maneja Monedas: Cuando la opcin est activa el usuario puede manejar multimonedas en la aplicacin al elaborar
documentos o manejar cuentas tanto de clientes o proveedores.
Alterar factor de cambio: Permite al usuario actualizar los diferentes factores de cambio de cada una de las
monedas configuradas.
Manejar todas las Transacciones: Cuando est activa permite al usuario elaborar cualquier operacin que
involucre dinero en el sistema (facturas, compras, CXC, CXP, entre otros).
Activar Modo de Entrenamiento: Permite que el usuario interactu con toda la aplicacin pero no podr: Guardar o
Borrar ningn registro es decir no actualiza los datos. Siendo muy til para el personal nuevo que necesita ser
entrenado en el manejo operativo de la aplicacin.

En la parte derecha del formulario, se configura la manera de tener acceso a la aplicacin en caso de olvidar su
clave secreta. Debe introducir una pregunta y su respectiva respuesta y confirmacin de la misma.

Nota: Para activar la pregunta debe entrar por el modulo de configuracin de usuarios e intentar introducir su
clave tres veces de forma errnea, al hacerlo se activa la pregunta que dar paso a su respuesta.

www.soportetecnico.org Pg. 81
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Paso a Paso:
1. Haga click con el Mouse en los cuadros de verificacin ubicados a la derecha de cada enunciado, en la
parte izquierda del formulario.
2. Ingrese la pregunta en el cuadro de texto titulado "Pregunta en caso de olvidar su clave".
3. Ingrese la respuesta en el cuadro de texto titulado "Respuesta a la Pregunta" y repita en "Confirme su
respuesta".

www.soportetecnico.org Pg. 82
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Men (Permisos y Formas Disponibles):

Formas
Permisos Disponibles

Configurar
Configurar Las Formas
Men Fichas de
Administrativo Archivos a2

Este formulario esta dividido en dos secciones, en la parte izquierda se establece los permisos para este mdulo y
para el administrativo y en la parte derecha se configuran las formas del men administrativo.

En el rea izquierda se configura todo lo referente a las opciones de men activos y nombres de los mismos. Para
informacin ms detallada ver Configuracin de Mens del Modulo Administrativo.

En la seccin derecha, se modifican las formas de Departamento, Inventario, Depsitos, Proveedores, Clientes,
Asociados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos, Conceptos y Beneficiarios. Para ms informacin ver Editor de
Formas.

Nota: Se recomienda slo utilizar la opcin de "Acceso a los Usuarios" si es el administrador del
sistema.

Paso a Paso:

1. Haga click en el cuadro de verificacin ubicado a la derecha de los enunciados en la parte izquierda del
formulario.
2. Si desea cambiar las opciones del men del Mdulo Administrativo, solo haga click en el botn titulado
"Configurar Men Administrativo".
3. Si debe cambiar los formularios de entrada de datos, slo seleccione con el ratn la pantalla a modificar,
luego haga click en el botn "Configurar".

www.soportetecnico.org Pg. 83
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido
Editor de Formas:
Es el corazn del sistema administrativo a2, ya que de la implantacin depender el xito de la empresa. Es aqu
donde se modifican las fichas de los archivos maestros de la aplicacin y en esto reside la esttica, presentacin y
organizacin de los datos en la pantalla.

Cuando se personaliza es necesario mantener un criterio o estilo de configuracin, es decir, un estndar bsico que
siga una lnea general unificadora a travs de todas las formas y el manejo de la data.

Si usted realiza una configuracin de manera desordenada el resultado puede ser sencillamente un desastre, por lo
cual se recomienda sea muy cuidadoso, diseando primero en papel un bosquejo de cmo definir las distintas
pantallas para conservar la uniformidad.

Debe recordar que el usuario final del sistema es, por lo general, un operador de computadoras que aprende a
manipular paquetes. Si esta persona migra de una empresa a otra, y ambas utilizan a2, puede que no sepa manejar
el sistema en la segunda, debido a la forma como se instal la aplicacin. Por tal motivo es necesario aplicar una
poltica de uniformidad cuando se instala a2.

A continuacin se presenta una lista de las caractersticas ms importantes que se pueden modificar en esta opcin:

Definir la longitud del campo cdigo y otros campos.


Cambiar el orden de entrada de los datos.
La permisologa para ejecutar mens y sus opciones.
Cambiar el tipo de pantallas.

Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema
automticamente toma la forma por defecto.

www.soportetecnico.org Pg. 84
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Para acceder al editor de formas, debe ejecutar el mdulo usuarios e ir al men Usuarios opcin Administracin de
Usuarios o sencillamente presione el botn. Para poder ejecutar las opciones del configurador, debe primero insertar
un usuario nuevo o modificar un usuario existente.

Nota: El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el nico con capacidad para
configurar las bases de datos. Se debe crear un usuario administrador, para tener el control de los
distintos usuarios con los niveles de confianza y permisologas necesarias para el manejo del sistema
administrativo a2.

www.soportetecnico.org Pg. 85
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
En el recuadro "Permisos" se muestran dos opciones con sus respectivas casillas de verificacin y un botn
de accin.

Acceso a los Usuarios: Permite al usuario actual ejecutar el mdulo Usuarios para visualizar o modificar las
configuraciones del sistema administrativo a2. Si est desmarcado, cuando el usuario ejecuta el mdulo e introduce
su clave se muestra el siguiente mensaje: El acceso a este mdulo no est autorizado por el administrador

Acceso Administrativo: Permite al usuario actual ejecutar el mdulo Administrativo para visualizar o modificar los
datos del sistema. Si est desmarcado, cuando el usuario ejecuta el mdulo e introduce su clave muestra el
siguiente mensaje y no puede ejecutar nada. El acceso a este mdulo no est autorizado por el administrador

En la pantalla Configuracin de Usuarios, en el recuadro "Formas Disponibles" se modifican las formas de los
archivos, presionando el botn. Las formas son las pantallas o formularios que se muestran para introducir y
visualizar informacin de los archivos maestros del sistema. Es posible personalizar las formas en modo de diseo
modificando y adicionando diferentes componentes. En el recuadro se muestran los botones de seleccin:
Departamentos, Inventario, Depsitos, Proveedores, Clientes, Autorizados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos,
Conceptos y Beneficiarios, los cuales al presionar el botn Configurar se pueden abrir para visualizar y modificar.
Estos archivos se almacenan en la carpeta o directorio UserConfig.

Las formas tienen dos presentaciones en pantalla: ventana desplegable y pginas. Un ejemplo de ventana
desplegable es la forma del archivo Departamentos y un ejemplo de pginas es Proveedores Clientes.

Las formas se visualizan en la localizacin y tamao inicial fijadas por el usuario en la pantalla en tiempo de diseo.
Luego, cuando se ejecuta el sistema administrativo, si el usuario lo desea puede mover la ventana, pero cada vez
que ejecute una opcin, aparece en el rea de la pantalla que fue fijada en la Configuracin. Ejemplos de formas de
archivos:

www.soportetecnico.org Pg. 86
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Para realizar algn cambio a un archivo o forma, se ejecutan los siguientes pasos:

1. Seleccionar en "Formas Disponibles" la opcin deseada y presionar el botn Configurar. Se utilizar como
ejemplo la forma Departamentos de inventario.

Se presentan dos ventanas, el Editor de la Forma y Recursos del Usuario. Ambas ventanas tiene el icono de
control y los botones de control iguales a una ventana estndar de Windows. Puede salir del configurador
presionando el Mouse en el botn de salir de cualquiera de las dos ventanas.

La ventana que presenta el editor de la forma, tiene en la barra de ttulo Archivo de nombre forma, en este
caso, Archivo de Departamentos de Inventarios.

La ventana Recursos del usuario presenta las variables y controles que permiten cambiar las caractersticas
de la forma. Tiene una presentacin de 4 pginas: Campos Disponibles, Presentacin, General y
Propiedades, adems del recuadro en la parte superior, donde se presenta la lista de objetos y variables
disponibles en la forma.

Campos Disponibles muestra todas las variables que puede manipular la forma.
Presentacin, para modificar la visualizacin de la forma, es decir, si desea la desea en una
ventana desplegable o en pginas.
General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo, es decir, el men y la
barra de herramientas de la forma.
Propiedades para modificar las caractersticas de la forma y los objetos incluidos en la forma.

Recursos
del Usuario

Editor de
Formas

2. Seleccionar la manera de visualizar la presentacin de la forma.


Cuando se comienza la configuracin, en el cuadro de Recursos del Usuario automticamente se muestra la
pestaa Campos Disponibles y en el recuadro: Plantilla de Datos, lo cual representa el fondo de la forma.
3. Insertar los elementos necesarios.
4. Seleccionar y Modificar los elementos.
5. Por ltimo, presione en la ventana Recursos del Usuario, el botn Grabar si desea grabar la forma que
acaba de crear o el botn Eliminar, si desea descartar la forma que ha creado. Luego puede salir y regresar
al men Configuracin de Usuarios.

Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema
automticamente toma la forma por defecto.

www.soportetecnico.org Pg. 87
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Cuando se modifica o crea una nueva forma, se produce un archivo que se guarda en el directorio UserConfig,
llamado SCUSERxxx.SYS, donde XXX representa el nmero de la forma maestra ms el cdigo del usuario que
est siendo modificando. Los archivos maestros originales se llaman FMASTERxx.SYS.

Los archivos no modificables no se muestran en el men Configurar del mdulo usuarios.

Nota: Si todos o casi todos los usuarios utilizan una misma forma, es un inconveniente crear a cada usuario la
misma forma, sobre todo si son muchos. Si este es el caso, renombre elFMASTERxx.SYS, por ejemplo,
colquele una O, de original para que le recuerde que es una forma original del sistema. Se renombrara
OFMASTERxx.SYS. Luego renombre el SCUSERxxx.SYS conFMASTERxx.SYS, esto con el fin de que el nuevo
archivo se convierta en el nuevo original y pueda ser utilizado por todos los usuarios

En un ambiente de redes, cuando sean pocos los usuarios que tengan formas diferentes de un mismo archivo,
puede generar la forma y grabarlo en el directorio UserConfig del usuario, el cual se recomienda crear en el disco
duro local. En el caso contrario, guarde el archivo SCUSERxxx.SYS en el directorio UserConfig del servidor.

Para crear las carpetas locales o globales del usuario, vaya a la pestaa Directorios de la Configuracin de usuarios.
Se mostrar la siguiente ventana:

Es recomendable que el directorio local est en el disco duro local. Todos los dems en sus ubicaciones originales
del servidor.

www.soportetecnico.org Pg. 88
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido
Cambiar la manera de visualizar la Presentacin de una Forma:

Botn Nueva
Para insertar otras pginas.
Presentacin de una
Forma Botn Borrar
Para borrar una pgina.

Botn Incluir Etiqueta


Para insertar en la forma una etiqueta, por
ejemplo, el nombre de la empresa, lo cual permite
personalizar la instalacin del sistema

Botn Agrupar componentes


Para colocar en un recuadro varios campos
relacionad

Haga click en la pestaa Presentacin, para cambiar el ttulo de la forma y la manera de visualizarla. Si la forma
actual est como una ventana desplegable, puede crear un nuevo formulario en Pginas, y viceversa, seleccionando
en las opciones del recuadro Fondo: Ventana desplegable o Pgina. Inmediatamente aparece un cuadro de
confirmacin, informndole que los componentes actuales de la forma sern borrados. En caso afirmativo, muestra
la nueva forma vaca, de lo contrario, regresa al estado anterior. Se muestra la pestaa presentacin y un ejemplo
de una forma en pginas.

Si trabaja con la presentacin en pginas, cuando seleccione una pgina de la forma aparece el cuadro Recursos
del Usuario, donde puede modificar todos los atributos que se muestran.

www.soportetecnico.org Pg. 89
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Acciones de una Forma:


La pestaa General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo correspondiente, es decir,
muestra la barra de herramientas del archivo. Cuando se desactiva alguna, el usuario no es capaz de ejecutar esa
accin, ya que el icono asociado desaparece de la barra de herramientas. Las acciones que se pueden ejecutar para
todos los archivos son: Ir al Registro anterior, Siguiente registro, Cancelar la operacin, Imprimir registros, Bsqueda
de registros, Incluir registros, Modificar registros, Borrar registros, Grabar registros y Salir, el resto de las acciones,
dependen del tipo de archivo con el cual est trabajando el usuario.

www.soportetecnico.org Pg. 90
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

En el caso particular de la forma del archivo Inventario se tienen las siguientes acciones:

Costos y Precios
Existencias
Sustitutos
Ofertas y Presentaciones
Seriales
Proveedores
Operaciones
Estadsticas y Proyecciones
Cdigo nico Asociado

Si usted desmarca alguna de ellas para un usuario o grupo de usuarios, se desactiva en la ventana de informacin
asociadas al inventario en las transacciones.
En el caso particular de Costos y Precios, cuando presiona el botn Detalle de la ventana de informacin, el usuario
no podr visualizar el archivo de todos los precios y costos de un producto. Slo se mostrarn en el grid de la
transaccin cuando incluyen un tem.

www.soportetecnico.org Pg. 91
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Insercin y Modificacin de los Campos de una Forma:


Para incluir campos al rea de formato, seleccione la pestaa Campos Disponibles, donde se muestran todos los
campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrstrelo hacia la forma.

Campos Disponibles
(Insercin y
Modificacin)

Nota: Si necesita agregar algn campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad
el campo en la tabla correspondiente a la forma. Esto se realiza en el mdulo usuarios, opcin
Datos de la Empresa, pestaa Datos Bsicos, botn Configurar.

Para eliminar un campo, seleccinelo y presione el botn suprimir del teclado.

www.soportetecnico.org Pg. 92
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Propiedades de los campos


En la pestaa Propiedades, el usuario es capaz de personalizar las caractersticas de cada uno de los campos
cambiando, entre otros:

Longitud del campo


Color
Fuentes
Valores iniciales
Posicin del campo
Tipo de campo

Al seleccionar un objeto o hacer click en un rea libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos)
automticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades.

Propiedades de
los campos

En la forma, para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla CTRL, y haga click con el Mouse en
los elementos deseados.

Al seleccionar el fondo de la forma, las caractersticas que se pueden modificar son:


Tamao del cuadro o forma.
Mostrar o no mostrar un comentario al pasar el Mouse por la forma, y
Cambiar el color de la forma.

www.soportetecnico.org Pg. 93
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Cambiar el color de la forma:


Paso a Paso:
1. Seleccione la Opcin MENU, Configurar

2. Aparecen dos ventanas: La forma y las acciones de una forma.

3. Posicionar el cursor del Mouse en el fondo de la pantalla.

Acciones de
una Forma
Forma
Departamentos

www.soportetecnico.org Pg. 94
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

4. La ventana de acciones de una forma cambia a la opcin propiedades, dentro de las desplegadas
selecciones la indicada con el nombre Color.

5. Una vez seleccionado el color debe aceptar el cambio y para eso de debe hacer un click en el icono
identificado con la mano, con el propsito de efectuar la modificacin del color.

www.soportetecnico.org Pg. 95
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Adems, arrastrando el Mouse desde la esquina inferior derecha de la forma se puede cambiar el tamao de la
forma. Tambin puede maximizar la ventana en el icono de control o los botones de control, para aprovechar toda la
capacidad de la pantalla. Cuando la forma no est maximizada, se puede colocar en un punto especfico de la
pantalla, para que cada vez que se muestre el archivo en el mdulo administrativo se muestre en la posicin y
tamao fijado.

www.soportetecnico.org Pg. 96
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido
Los campos tienen las siguientes Caractersticas, dependiendo de su tipo de dato:

Para campos textos:


Altura: Altura de la lnea del campo.
Ancho: Ancho del campo.
Borde Superior: Altura de posicin del campo con respecto al borde de la regla.
Color: Cambia el color del campo.
Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el mdulo administrativo.
Fuente: Caractersticas de la letra.
Izquierdo: Posicin del campo con respecto al borde izquierdo.
Longitud Mxima: Nmero mximo de caracteres que acepta el campo. En esta opcin se modifica la longitud de
los Cdigos.
Mscara de entrada: Determina cmo lucirn los datos en la pantalla y qu tipo de dato puede ser introducido. En
este caso, obliga a colocar el texto en maysculas, en minsculas o normal (combinacin de ambas).
Mensaje: Comentario que se muestra al sealar el objeto o su etiqueta.
Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado.
Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando est activo.
Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la
tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botn secundario o
derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de seleccin y se muestra el
siguiente cuadro, el cual se puede modificar:

Posicin etiqueta X: Posicin horizontal del nombre del campo, con respecto al campo.
Posicin etiqueta Y: Posicin vertical del nombre del campo, con respecto al campo.
Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo.
Ttulo ayuda: Ttulo con mayor capacidad de descripcin, no se muestra.
Ttulo etiqueta: Nombre del campo.
Presentacin: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Seleccin mltiple, Combo y
Simple texto.
Seleccin mltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:

www.soportetecnico.org Pg. 97
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Combo: para seleccionar de una lista creada por el usuario en elementos.

Simple texto, es un cuadro de texto.

Elementos: Las opciones que se muestran en el tipo


Presentacin, cuando se tiene Seleccin mltiple y combo.
Ejemplo:

www.soportetecnico.org Pg. 98
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

En campos numricos, adems de algunos atributos anteriores, se tienen:

Mostrar botn: Muestra un botn que cuando se selecciona en el archivo correspondiente, muestra una calculadora
para los datos numricos y un calendario para los datos fechas

Mximo valor: Mximo valor permisible.


Mnimo valor: Valor mnimo permisible.
Porcentaje: Si el campo maneja porcentajes, no maneja porcentajes, es decir un nmero en su formato, o maneja
ambos tipos de nmeros.
Tipo de nmero: Si el campo es un entero o un real.
Valor por defecto: Valor que se asigna al campo por defecto.
Fechas: Si tiene fecha por defecto, una fecha mnima o una fecha mxima permitida.

www.soportetecnico.org Pg. 99
Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Pasos para crear un campo tipo Combo Box o Seleccin Mltiple:


1. Seleccionar el campo.
2. Ir a la pestaa Propiedades.
3. Elegir Presentacin y seleccionar la caracterstica deseada (un combo o una seleccin mltiple).
4. Haga click en el icono en la parte superior izquierda de la ventana de Recursos.
5. Ir a la pestaa Propiedades.
6. Elegir Elementos. Escriba las opciones, cada lnea es una opcin, y presione el botn Aceptar.

Nota: Para que los cambios en los campos surtan efecto, es necesario presionar el icono cada
vez que modifique una propiedad.

Para eliminar campos, seleccinelos y presione la tecla suprimir o men contextual, opcin Borrar.

El men contextual (presionar el botn derecho en la forma) tiene las siguientes opciones:

Alinear: muestra la barra de herramientas de alineacin:

Orden de entrada: presenta el cuadro de orden de entrada para establecer la manera como se mueve el cursor en
los campos, cuando se presiona la tecla ENTER o el tabulador.
Propiedades: muestra la paleta o pestaa Propiedades.
Borrar: elimina el campo de la forma.

www.soportetecnico.org Pg. 100


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Configuracin del Men Administrativo:


Para acceder al configurador del men administrativo, debe ejecutar el mdulo usuarios e ir al men Usuarios opcin
Administracin de Usuarios o sencillamente presione el botn

Seleccione la pestaa Mens, la cual muestra una ventana con dos recuadros: Permisos y Formas Disponibles.

El botn de accin permite configurar las opciones de la barra de mens y las acciones que puede ejecutar el
usuario actual. Cuando se ejecuta, se muestra la ventana Configuracin Men Administrativo de usuario. En esta
ventana se muestra la barra de ttulo: "CONFIGURACIN MEN ADMINISTRATIVO NOMRE DEL USUARIO", la
barra de mens y el rea de datos. En la barra de mens aparecen las opciones que el usuario puede ejecutar.

www.soportetecnico.org Pg. 101


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Signo -
Contrae

Signo +
Expande

En el rea de datos, presionando el botn derecho del Mouse se muestra el men contextual con las opciones:

Expandir Todas: abre todas las opciones del rbol del men del Sistema Administrativo.
Contraer Todas: slo muestra las opciones de la barra de men.
Marcar Todas: permite al usuario ejecutar todas las opciones disponibles en el men administrativo.
Desmarcar Todas: el usuario no puede utilizar ninguna opcin del men administrativo.
Restablecer valores por defecto: restituye el men original del sistema administrativo a2.

Cuando se marcan o desmarcan las casillas de verificacin, aparecen o desaparecen automticamente las opciones
y acciones correspondientes que se le permite ejecutar al usuario actual. Los resultados de las acciones se
muestran en la barra de mens de la ventana visualizada.
Para regresar a la pantalla anterior, se presiona el botn salir de los botones de control de la ventana o la opcin
salir del men de icono de control.

www.soportetecnico.org Pg. 102


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Restricciones Usuarios:
En este formulario se establece al usuario el horario de acceso al sistema de administrativo a2. En las restricciones
se pueden establecer las horas de entrada y salida del sistema por da.

Paso a Paso:

1. Haga click en los cuadros de textos titulados con los das de la semana, donde los marcados sern los
permitidos..
2. Luego seleccione el da de la semana donde desee modificar la(s) hora(s) de acceso, las cuales se
establecen por bloques de una (1) hora. Haga click en el cuadro de verificacin para marcar todos los que
sean necesarios..
3. Repite los paso 1 y 2 para cada da de la semana.

www.soportetecnico.org Pg. 103


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Perfiles de Usuarios Polticas:


Los perfiles de usuarios son bsicos para el buen funcionamiento de la aplicacin ya que todo el sistema se
fundamenta en las caractersticas de cada uno de los operadores para as mostrar slo la informacin concerniente
al mismo.

Para cada usuario o perfil de usuario se fija una serie de polticas que permiten establecer los distintos roles del
personal. La diferencia entre un usuario y un perfil: el usuario es el ente creado para realizar los procesos
administrativos y se almacena en la tabla SUsuarios, mientras que los perfiles son las caractersticas y polticas de
un usuario que se pueden aplicar a ms de un usuario y se pueden almacenar en el archivo SPerfiles para ser
guardados en un disquete.

Es muy importante conocer cada una de las polticas para cada tipo de transaccin: Inventario, Ventas, Compras,
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y Bancos. La adecuada combinacin de ellas restringe o no los diferentes
procesos involucrados para cada tarea.

Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicacin, e-
mail, polticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras caractersticas.

El formulario esta dividido en varias secciones:

Barra de seleccin de Transaccin.

www.soportetecnico.org Pg. 104


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Botones de seleccin del tipo de documento especfico.

Listado de polticas bsicas para el perfil de usuario.

Debajo del listado de polticas, de acuerdo a la transaccin, se encuentran las siguientes opciones:

Botn Avanzado: Muestra listado de polticas avanzadas para el tipo de transaccin seleccionada en la barra de
botones de tipo de transaccin.

Botn Ampliar: Muestra de forma ampliada o magnificada la lista actual de polticas bsicas o avanzadas.

Botn Exportar Perfil: Permite grabar en un archivo, sea en su disco duro o disco extrable la configuracin actual
de las polticas del perfil. Guarda la configuracin del men administrativo, las polticas, restricciones e impresin.
Nota: Para exportar el perfil es necesario grabar primero los archivos Sperfiles.* en el disquete, ya que esta
opcin no crea la estructura en la unidad de almacenamiento.

Botn Importar Perfil: Permite restaurar o leer archivo de polticas ya previamente definidos y almacenados en
disco. Si se realiz algn cambio en los directorios del usuario, se debe realizar cada cambio en esta pgina.

Botn Preliminar: Imprime listado de polticas actuales.

En las transacciones de Inventario, Ventas y Compras:


Entrada de Datos: se establecen el orden por defecto para mostrar e incluir informacin en la transaccin
seleccionada en los botones de documento especfico.

Cantidad x Defecto: especifica la cantidad por defecto que ser usado al momento de insertar el detalle del
documento a configurar.

Adems de las anteriores, en Ventas y Compras se puede seleccionar el formato de impresin por defecto para el
usuario en particular.

En las transacciones de cuentas por cobrar y pagar, Impresin Preliminar para luego decidir su impresin.

En las transacciones bancarias, Monto mximo permitido en cheques.

Nota: Recuerde que alterar una poltica cambia el comportamiento de la aplicacin para esa transaccin, por lo
que esta labor debe ser analizada en detalle.

www.soportetecnico.org Pg. 105


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Paso a Paso:

1. Seleccione el tipo de transaccin (Inventario, Ventas, Compras, CXC y CXP, Bancos).


2. Pulse el botn de la transaccin en la cual desea modificar las polticas.
3. Haga click en el cuadro de verificacin para cambiar el estado de seleccionado a no seleccionado o
viceversa.
4. Para ver y modificar las polticas avanzadas, pulse el botn Avanzadas en la parte inferior del formulario.
Repita el paso.
5. Luego presione el botn de Aceptar.

Nota: Existen 32 polticas bsicas iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras, pudiendo
tener un estatus diferente para cada una de las transacciones
Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.

www.soportetecnico.org Pg. 106


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Ejemplo:

Polticas: Ventas-Presupuestos

Polticas
Bsicas de:
Ventas -
Presupuestos

Ampliar Listado
de Polticas

www.soportetecnico.org Pg. 107


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Bsicas de Ventas-Presupuestos Ampliadas:

Opciones Botn Derecho del Mouse: Con esta posibilidad podemos tener una ayuda operativa para
manejo del marcado y desmarcado de todas las opciones, pudiendo, Restablecer valores por defecto o Copiarlas a
todas las transacciones del mismo proceso, obsrvese que para este caso es para las transacciones de inventario.

www.soportetecnico.org Pg. 108


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas de Ventas-Presupuestos:

Nota: Las polticas avanzadas de Ventas en todas sus opciones (Presupuestos, Facturas, Devoluciones,
Notas de Entrega, Pedidos y Apartados) tratan temas ms complejos en la configuracin del perfil, donde se
debe analizar con detenimiento cada una para as lograr el fin deseado.

www.soportetecnico.org Pg. 109


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas de Ventas-Presupuestos Ampliadas:

Nota: La ventana que aparece al lado


derecho se puede mover posicionado el
cursor con el Mouse y arrastrar el margen,
esto con el fin de poder visualizar todas las
polticas expuestas.

En el formulario anterior se muestran en la parte izquierda, la lista de polticas avanzadas de la transaccin para
Ventas-Presupuestos.

En la parte derecha se visualizan especificaciones que se deben tomar en cuenta.

Empiece por definir los descuentos topes, el cual se divide en parcial: a cada producto o tem de inventario, o en
global: que es el que se otorga al final del documento.

En el caso de documentos a crdito se establecen los das para el vencimiento de la factura por defecto (En el
caso de clientes con crdito toma lo definido en su ficha).

www.soportetecnico.org Pg. 110


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Se puede establecer el depsito, vendedor y cliente por defecto, para as lograr mayor agilidad al momento de
elaborar el documento. En caso de no establecerse se toman el primer registro de la base de datos (no quiere decir
el primero incluido sino que depende del tipo de ndice u orden en que trabaje).
Permitir cambio de depsito: Al manejar varios depsitos esta opcin permite la habilidad de usar distintos
depsitos en un mismo documento.

Permitir cambio de Vendedor: cuando se activa, admite en un mismo documento cambiar de vendedor por rubro
distintos. No se permite varios vendedores en mismo rubro.

Permitir cambio de cliente: Habilita al usuario para cambiar el cliente por defecto establecido. Se utiliza para
puntos de ventas donde solo se atienda a clientes contado comodn.

Permitir Transacciones a Crdito: En modo activo, habilita el poder elaborar documentos de venta a crdito a
clientes con esta cualidad.

Formas de Pago Disponibles: Activa las distintas formas de pago disponibles por la empresa.

Configuracin de Gaveta de Dinero: Establece el puerto de comunicacin con la gaveta de dinero conectada al
computador.

Abrir Gaveta con Ctrl. + A: Activa el uso de la teclas Ctrl. + A presionadas al mismo tiempo, para abrir la gaveta en
cualquier momento. Esta opcin debe ser habilitada solo para personal de confianza.

Paso a Paso:

1. Escriba los porcentajes de descuentos y das de vencimientos con el teclado numrico.


2. Para buscar el depsito, vendedor y cliente por defecto haga click en botn de buscar ubicado del lado
derecho del cuadro de texto. Secuencia de teclado: Dos veces la tecla ENTER.
3. Haga click en los cuadros de verificacin necesarios en la seccin de Formas de Pago Disponibles.
Secuencia de teclado: para moverse entre opciones utilice las teclas de movimiento o TAB, y para activar o
desactivar, la barra espaciadora.
4. En la seccin de Configuracin de Gaveta de Dinero, debe seleccionar solo una de las opciones
presentadas.
5. Por ltimo, active o desactive la habilidad de abrir la gaveta en cualquier momento y haga click en el botn
Aceptar.

www.soportetecnico.org Pg. 111


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Preliminar Polticas:

Polticas
Bsicas

Polticas
Avanzadas

www.soportetecnico.org Pg. 112


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Opciones del Preliminar de Polticas:

Imprimir: Imprime el Preliminar


+ Zoom: Amplia
- Zoom: Reduce
Pg.: Indica la cantidad de paginas que contiene el preliminar
+ Pgina: Pagina siguiente
- Pgina: Pagina anterior
Inicio: Ir a la primera pgina
Final: Ir a la ultima pgina
Salir. Salir del preliminar

www.soportetecnico.org Pg. 113


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Listado de Polticas Bsicas:


Inventario: Transferencias, Cargos y Descargos
Ventas: Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega, Pedidos y Apartados
Compras: rdenes de Compra, Compras, Devoluciones, Notas de Entrega y rdenes de Servicio

Nota: Las 32 polticas bsicas son iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras)
pudiendo tener un estatus diferente para cada una de las transacciones
Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.

www.soportetecnico.org Pg. 114


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Listado de Polticas Avanzadas (Inventario):

Transferencias:

Cargos:

Descargos:

www.soportetecnico.org Pg. 115


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Ventas (Presupuestos):

www.soportetecnico.org Pg. 116


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Ventas (Facturas):

www.soportetecnico.org Pg. 117


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Devoluciones en Ventas:

www.soportetecnico.org Pg. 118


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Notas de Entrega en Ventas:

www.soportetecnico.org Pg. 119


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Ventas (Pedidos):

www.soportetecnico.org Pg. 120


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Ventas (Apartados):

www.soportetecnico.org Pg. 121


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Compras (Orden de Compra):

Polticas Avanzadas Compras (Compras):

www.soportetecnico.org Pg. 122


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Compras (Devoluciones en Compras):

Polticas Avanzadas Compras (Notas de Entrega Proveedores):

www.soportetecnico.org Pg. 123


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Polticas Avanzadas Compras (Ordenes de Servicio):

www.soportetecnico.org Pg. 124


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Polticas Cuentas Por Cobrar:

www.soportetecnico.org Pg. 125


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Polticas Cuentas Por Pagar:

www.soportetecnico.org Pg. 126


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Polticas Bancos:

Tabla de Contenido

www.soportetecnico.org Pg. 127


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Exportar e Importar Perfil:
Este proceso es muy importante para hacer copias de perfiles de usuarios, y no perder tiempo en la configuracin de
polticas por cada uno de los empleados de la empresa. Aplica esta cualidad para empleados (usuarios) con las
mismas funciones.

Exportar perfil:
Al presionar el botn de Grabar Perfil, se muestra la ventana para escribir el nombre del archivo donde se quiere
grabar la configuracin actual, en esta ventana se puede cambiar el directorio o hasta la unidad para almacenar la
informacin.

Paso a Paso:

1. Si se encuentra en el formulario de configuracin de polticas, haga click en el botn de Exportar Perfil.


2. Luego escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto titulado "Nombre del Perfil",
3. Presiona el botn de Aceptar para grabar, si desea cancelar la operacin presione el botn de Cancelar.

Importar Perfil:
Al presionar el botn de Importar Perfil, se muestra en pantalla la ventana de seleccin de archivo, para buscar en el
computador.

www.soportetecnico.org Pg. 128


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Nota: Si quiere tener en un disco la configuracin de sus perfiles slo debe copiar el archivo de perfiles
(sperfiles.dat, sperfiles.blb y sperfiles.idx) al mismo.

Paso a Paso:

1. Si se encuentra en el formulario de configuracin de polticas, haga click en el botn de Importar Perfil.


2. Luego haga click en el archivo en la lista derecha del formulario.
3. Presione el botn Aceptar para grabar, si desea cancelar la operacin presione el botn Cancelar.

www.soportetecnico.org Pg. 129


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Como Afectan las Polticas en los Procesos Administrativos:


El explicar cada una de las polticas seria muy extenso el hacerlo, pero para su mejor comprensin presentaremos
algunos ejemplos (Casos) de las que consideramos ms relevantes:

Caso 1 (Poltica Bsica # 7.-Permitir Transacciones con clientes Inactivos): En la aplicacin se


tiene la posibilidad de marcar como inactivo un registro en particular del: inventario, zona, depsito, vendedor, tarjeta
de crdito, moneda, proveedor un concepto bancario. Pudiendo ser su propsito el suspender temporalmente
alguno de ellos. Supongamos que un cliente esta atrasado en sus compromisos de pagos teniendo un saldo vencido
a ms de 90 das, trayendo como consecuencia que no se le puede facturar hasta que no se ponga al da. .

Que hace el Gerente para evitar que a este cliente se le pueda facturar, teniendo su
cuenta por pagar atrasada?
Paso 1: Desde el Mdulo Administrativo en la opcin del men mantenimiento, Modificamos el registro del cliente en
particular (Roberto Ozuna) colocndolo inactivo, nos posicionamos en el campo denominado activo y haciendo un
click en el mismo como lo indica la figura, quedar inactivo.

Modificar

Usted podr saber el estatus de los clientes, cuales tiene activos y cuales inactivos, en el grid que muestra la opcin
del men modificar despliega un listado con la siguiente informacin:

Observe que el cliente Roberto


Ozuna tiene condicin NO para
el campo Activo.

www.soportetecnico.org Pg. 130


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Observe que el cliente Roberto Ozuna tiene condicin es NO para el campo Activo.
Paso 2: Es aqu donde el manejo de los perfiles y la permisologa juega un factor importante para el manejo de una
administracin sana, en las polticas avanzadas para las transacciones de ventas (facturas) tenemos lo siguiente:

Obsrvese que la poltica identificada con el nmero 7.-Permitir transacciones con clientes inactivos no esta
habilitada por lo tanto el usuario especifico no le podr facturar a ese cliente, ya que dentro de su perfil no esta
autorizado para elaborar transacciones de ventas con clientes inactivos.

Veamos que efecto tiene en el momento de tratar de elaborar una factura a este cliente inactivo.

www.soportetecnico.org Pg. 131


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Ejecutamos el Mdulo Administrativo - Men Ventas - Facturas como lo indica la figura.

Seleccionamos el cliente Roberto Ozuna, quien previamente le fue colocada en su ficha de registro del archivo de
clientes la condicin de INACTIVO.

Seleccionamos el cliente.

Al estar el cliente como


Inactivo, y tratar de
Facturarle teniendo la
poltica # 7 de permitir
transacciones con clientes
inactivos, nos indica el
siguiente mensaje.

Mensaje: Clientes Inactivos,


no pueden ser incluidos en
esta transaccin

www.soportetecnico.org Pg. 132


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Al oprimir el botn de aceptar el sistema nos pide una clave de autorizacin como lo indica la figura:

Operacin restringida
Clave requerida

Si coloca un nombre de usuario registrado con su correspondiente clave pero que no esta autorizado para aprobar
transacciones no vlidas como lo es la de facturar a un cliente inactivo, devuelve el siguiente mensaje:

www.soportetecnico.org Pg. 133


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Existe otra poltica que permite autorizar o no una transaccin no valida, esta es la poltica bsica # 22 e indica
Usuario con clave para autorizar transacciones no vlidas, permitiendo que la clave que le fue asignada a este
usuario sea valida para autorizar una transaccin que no lo es.

Note que la poltica bsica # 21 esta relacionada con la # 22 y esta indica Activar autorizacin de claves para las
transacciones no vlidas. Al estar activa permite que al momento de totalizar la transaccin pida la autorizacin
es decir la clave, al estar inactiva simplemente no la pide y no permite continuar el proceso de totalizacin de la
factura.

Son dos polticas relacionas una con la otra y que dependiendo de la necesidad del usuario y de los niveles de
restriccin que requiera tienen su utilidad especifica, como acabamos de apreciar.

Nota: Las polticas son un factor muy importante y que su objetivo primordial es el de poder crear los
perfiles a los operadores de la aplicacin y asignarles los niveles de seguridad as como de proteger a
la empresa pudiendo establecer normas y procedimientos. Este procedimiento tambin aplica para:
Proveedores, Depsitos, Inventario, Zonas, Tarjetas de Crdito, Monedas, Bancos, Conceptos y
Beneficiarios.

www.soportetecnico.org Pg. 134


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Caso 2 (Polticas Bsicas # 3, 4, 5 y 6): Es muy comn que los operadores efecten transacciones de
ventas con tems del inventario en donde la cantidad disponible para la venta, no es suficiente para cubrir la
transaccin, es decir que mi inventario fsico en el inventario es de 10 tems y se desea facturar 15, teniendo como
consecuencia de poder hacerlo la de dejar la disponibilidad en -5, inventario en negativo.

Que hace el Gerente para evitar que el inventario presente negativos?


Para controlar estos casos tenemos las siguientes polticas bsicas:
3.- Permitir transacciones con productos sin existencias.
4.- Mostrar productos sin existencias en la seleccin.
5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.
6.- Mostrar la existencia del producto en la seleccin.

La poltica nmero 3.- Permitir transacciones con productos sin existencias, debe colocarse inactiva, si desea
controlar que los operadores no puedan facturar tems del inventario mayores a la disponibilidad, como lo muestra la
figura:

La cantidad supera Existencia


Disponible.
Disponible en DEPOSITO 2: 26

Para evitar que los operadores elaboren transacciones tales como (Facturas, Presupuestos, Notas de Entrega a
clientes, Pedidos y Apartados) con cantidades superiores a la disponibilidad, se tienen las polticas:

4.- Mostrar productos sin existencias en la seleccin.


Para evitar que el operador visualice tems del inventario que no tienen existencia, esta debe estar activa.

5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.


Si la poltica 3.- Permitir transacciones con productos sin existencias, est activa y deseamos que el operador sea
advertido de que la cantidad de la transaccin es superior a la disponibilidad, la poltica 5 debe estar activa.

6.- Mostrar la existencia del producto en la seleccin.


Al poder visualizar la existencia en el momento de la elaboracin de la transaccin, permite que el usuario verifique
la cantidad que dispone antes de intentarla procesar, por lo tanto esta poltica debe estar activa.

www.soportetecnico.org Pg. 135


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Nota: Recuerde la disponibilidad de las polticas bsicas 21 y 22, siempre que se requiera la autorizacin de
clave para las transacciones no validas, 21.- Activar autorizacin de claves para las transacciones no
vlidas y 22.-Usuario con clave para autorizar transacciones no vlidas.

Caso 3 (Poltica Bsica # 23.-Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por
el resto de los usuarios):

Privacidad del documento.


Caracterstica que permite
que las transacciones no
sean manejadas por todos
los usuarios, protegiendo
as, informacin confidencial

Obsrvese que tenemos tres usuarios registrados:

Usuarios Registrados: Kamal (Gerente General), Master (Administrador del Sistema) y Pedro.
La poltica # 23 que indica Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios,
para Kamal esta Activa y para Pedro esta inactiva.

www.soportetecnico.org Pg. 136


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tomaremos el ejemplo para la opcin en Ventas - Presupuestos:

Usuario
(Kamal) con
poltica # 23
activa

Usuario
(Pedro) con
poltica # 23
Inactiva

Como el usuario Kamal, tiene la poltica 23 activa este puede visualizar las transacciones de todos los usuarios, para
el caso de presupuestos de ventas al entrar en la modulo de presupuestos el podr cargar los documentos
pendientes emitidos por todos:

www.soportetecnico.org Pg. 137


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Usuario Kamal entra en el Mdulo Administrativo:

Selecciona, Ventas Presupuestos.

www.soportetecnico.org Pg. 138


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
La funcin cargar desde el mdulo de presupuestos nos permite visualizar los documentos guardamos, para este
caso seleccionamos los presupuestos en transito:

Como se puede observar este usuario (Kamal) puede visualizar todos los presupuestos emitidos con el estatus en
transito.

Usuario Pedro entra en el Mdulo Administrativo:

Selecciona: Ventas Presupuestos.

www.soportetecnico.org Pg. 139


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Como se puede observar el usuario (Pedro) solo puede visualizar dos presupuestos en transito que ha elaborado.

Esto es lo que denominamos Privacidad de los documentos, una poltica muy til que protege informacin
confidencial.
Nota: La poltica #23 (Privacidad del documento), funciona para Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas
de Entrega y Apartados.

Tabla de Contenido

www.soportetecnico.org Pg. 140


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Es muy importante para completar el caso 3, el conocer el uso de las polticas:
19.- Permitir al usuario cargar de documentos.
20.- Permitir al usuario guardar documentos.
Tenemos varias posibilidades: 1 Cargar o no, 2 Guardar o no, 3 Cargar y Guardar, 4 Guardar y no cargar, esto
depender de lo que se requiera.

24.- Borrar las transacciones pendientes luego de su carga.


Al hacerlo visualizaremos solo las que estn pendientes.

25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de carga (solo borra los tems que se hayan utilizado).
Si cargamos una transaccin pendiente y solo trabajamos con algunos de los tems seleccionados tendremos
disponibles los que dejamos para futuras transacciones, es decir si cargamos un presupuesto y en ese presupuesto
cargado, tenemos un total de 10 tems y solo facturamos 5, los 5 restantes quedaran pendientes para un proceso
posterior de facturacin.

32.- Permitir eliminar las transacciones pendientes y anular transacciones en transito.


Si el usuario tiene la poltica 32 activa, cuando utilice la funcin cargar documentos el botn anular estar disponible
como lo indica la figura, si esta inactiva no podr anular transacciones pendientes:

Tabla de Contenido

www.soportetecnico.org Pg. 141


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Utilidades del Sistema:

Respaldo de Datos:
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la ms
pequea hasta la ms grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de
lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicacin o con el computador que luego simplemente slo quedara
lamentarse.

Existen varios medios magnticos para hacer copias de seguridad, empezando por los discos de 3" HD (High
Density) con capacidad de 1.44Mb, muy conocidos y ampliamente difundidos en todas las tiendas del ramo de la
computacin. Los discos mencionados no son los ms apropiados para esta labor, ya que son muy vulnerables a
fallar.

En una segunda lnea estn los discos ZIP, los cuales se comercializan con capacidad de 100Mb y 250Mb
(Nuevos), su confiabilidad es excelente y a juzgar por la capacidad de los mismos su utilidad es para empresas
pequeas y medianas.

Por ltimo, la mejor opcin son las cintas magnticas, se comercializan en muchas variedades no solo en capacidad
sino en tipo de cinta y modelo. Todos los modelos de cintas requieren de una inversin alta de dinero, y slo se
justifica si la informacin a respaldar excede la capacidad de los discos ZIP.

Nota: Slo se respalda el directorio de data de la aplicacin y no otros. No se incluyen archivos


ejecutables y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta
con tu personal de sistemas como hacerlo.

www.soportetecnico.org Pg. 142


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Paso a Paso:

1. Verifique la fecha. Para modificarla haga click con el ratn en el botn a la derecha del cuadro de texto e
indique con el ratn la fecha a seleccionar.
2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde en el primero es el
directorio donde estn los datos a respaldar y el segundo la carpeta o unidad de disco para hacer el
respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribiendo los directorios
con el teclado o presionando el botn a la derecha de cuadro de texto.
3. El cuadro de verificacin titulado Todos los Archivo, al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de
la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican cualquier nmero). De no estar activo se
habilita el botn en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga click en l para seleccionar manualmente los
archivos a respaldar.
4. El cuadro de verificacin titulado Borrar Destino, indica a la aplicacin la tarea de borrar todos los archivos
(slo archivos) en el directorio destino.
5. Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente
presione el botn titulado "Cancelar"

www.soportetecnico.org Pg. 143


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Recuperacin de Datos:

La finalidad de este formulario es recuperar la informacin respaldada por la aplicacin.

Paso a Paso

1. Verifique que la fecha es correcta, de no ser as haga click con el ratn en el botn a la derecha del cuadro
de texto. Indique con el ratn la fecha a seleccionar.
2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde el primero es el
directorio donde estn los datos a recuperar y el segundo la carpeta o unidad de disco donde est el
respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribir los directorios con
el teclado o presionando el botn a la derecha de cuadro de texto.
3. Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperacin. Para cancelar todo
simplemente presione el botn titulado "Cancelar"

www.soportetecnico.org Pg. 144


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido
Mantenimiento de Archivos:

La lista de cuadros de verificacin ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de
verificacin de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y
Compras, Bancos y Usuarios.

Nota: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos peridicamente, pregunte a su


integrador la periodicidad del mismo.

Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botn titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el
botn "Desmarcar".

Optimizar Archivos:
Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es posible seleccionar la opcin de optimizar archivos que
permite reestructurar el archivo de datos, eliminando definitivamente los registros borrados, as como reorganizar los
registros fsicamente y optimizar el espacio de los campos Blob.

Cdigo nico Asociado:

Nota: Slo en el caso de una actualizacin.

www.soportetecnico.org Pg. 145


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Si la versin que posee es 2.6 o menor a esta deber seguir los siguientes pasos para actualizarla y poder tener la
posibilidad de manejar los cdigos nicos asociados.
Se detallan los pasos que deben seguir para configurar el sistema:
Vaya a la opcin Sistema - Ttulos y Correlativos y marque Activar cdigo nico asociado, tal cual se muestra en la
figura:

Realice el Mantenimiento del sistema para generar los cdigos nicos asociados de manera automtica. Marque la
casilla Cdigo nico asociado. Figura 2. Nota: Slo en el caso de una actualizacin.

Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botn de Iniciar.

www.soportetecnico.org Pg. 146


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Crear Histricos de Bancos:


Crea un histrico de las transacciones conciliadas permaneciendo luego en el mdulo de bancos solo las
transacciones actuales.

www.soportetecnico.org Pg. 147


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Crear Histricos de Seriales:


Crea un histrico de todos los seriales procesados y deja en el sistema solo los disponibles.

www.soportetecnico.org Pg. 148


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido

Configuracin de Comprobantes Contables:


Una de las caractersticas ms resaltantes de a2 es la facultad de consolidar la informacin administrativa hacia la
contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construccin del comprobante, a2 siempre siguiendo
un esquema innovador y practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de
contabilizacin de la empresa o contador , para complementar la gestin consolidadora se le incluyo la posibilidad de
implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad.

Pasos a seguir para la consolidacin Administrativa Contable.


Activar por cada usuario el directorio de datos de la contabilidad y seleccionar la Empresa Consolidadora (Empresa
existente en contabilidad que recibir los movimientos generados del administrativo).

www.soportetecnico.org Pg. 149


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

En caso de que la empresa utilice centros de costos en sus operaciones debe activar por cada usuario y transaccin
la poltica avanzada Activar Centros de Costos en la transaccin, si desea que la alimentacin de los centros de
costos sea ineludible debe activar la poltica Obligar la entrada de Centros de Costos para la transaccin.

En Bancos Consolidacin Bancaria - Contable le permitir postear todos los movimientos generados en el
mdulo de bancos a contabilidad de forma automtica.

Pasos para activar la consolidacin Bancaria Contable


En la configuracin de la forma de bancos active la nueva opcin "Cuentas Contables".

www.soportetecnico.org Pg. 150


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Configure por cada banco las cuentas asociadas al la cuenta de bancos, impuesto al dbito bancario, y la cuenta
de comisiones bancarias en la opcin cuentas contables.

La consolidacin Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o
al contador, de manera que no es un patrn fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable para ello es necesario que se configure en el mdulo de sistema, opcin

www.soportetecnico.org Pg. 151


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Tabla de Contenido
Como Configurar un Comprobante Contable?
La consolidacin Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o
al contador, de manera que no es un patrn fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable para ello es necesario que se configure en el mdulo de sistema, opcin

www.soportetecnico.org Pg. 152


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Para la explicacin tomaremos como ejemplo la configuracin de un comprobante de ventas incluyendo los fletes y
descuentos aplicados en la misma:

Incluir un Nuevo Comprobante Contable

Tipo de Comprobante Este define el tipo de transaccin que se va a pasar a contabilidad entre ellas
tenemos Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar.
Prefijo Si desea que la numeracin de los comprobantes contables posea un prefijo podr establecerlo en
este campo.
Descripcin Este contiene el nombre que se le asignar al nuevo comprobante
Detalle Descripcin detallada del comprobante.
Detallar movimiento: Se desea que se detalle cada transaccin o que se sumarie (resuma).Al pulsar
ACEPTAR, se incluir este tipo de comprobante. Luego quedara la parte donde se definir, cuales son los
asientos que se registraran en este comprobante. Para eso se pulsa el botn de Incluir

www.soportetecnico.org Pg. 153


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Incluir los movimientos que darn forma al comprobante

Tipo de Operacin: Define la operacin que se desea contabilizar dentro de la transaccin seleccionada
anteriormente en el caso de las ventas las operaciones disponibles son:
Tipo de Operacin:
De ventas: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones
De compras: Compra de Mercanca, Devoluciones sobre compras.
Inventario: Cargos, Descargos, Transferencias, Ajustes de existencias positivos y ajustes de existencia
Negativos.
Cuentas por Cobrar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de dbito, notas de crdito.
Cuentas por Pagar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de dbito, notas de crdito.

Acumulado por: Establece la forma de cmo se agruparn los movimientos contables si es de forma general como
se muestra en la Figura Anterior se establece una Cuenta General pero si fuese acumulado por departamento
debemos establecer la cuenta de cada uno de ellos en el campo Cuenta Particular las operaciones disponibles son:
Ventas: General, Departamentos (de Inventario), Depsitos, Inventario, Clasificacin, Clientes, Monedas,
Tipo de Cliente, Serie Activa, Zonas, Vendedores, Autorizados, Corte Z (Punto de venta), Centro de Costo.
Compras: General, Departamentos (de Inventario), Depsitos, Inventario, Clasificacin, Proveedores,
Monedas, Tipo de Proveedor, Centro de Costo.
Inventario: General, Departamentos (de Inventario), Depsitos, Inventario, Clasificacin, Centro de Costo.
Cuentas por Cobrar: General, Clasificacin, Tipo de Documento, Clientes, Monedas, Tipo de Cliente,
Zonas, Vendedores, Autorizados.
Cuentas por Pagar: General, Clasificacin, Tipo de Documento, Proveedores, Monedas, Tipo de
Proveedor.

Origen Monto: De donde se obtendr el monto del asiento.


De ventas: Monto bruto, ventas gravable, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento 1, Descuento 2,
Descuento Cuadre, Flete en ventas, Impuesto1, Impuesto2, Costo de venta, Comisiones de venta, Saldo de
Operacin, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de dbito y crdito), Retencin,
Forma de pago no monetaria 1,,2,3 y 4, Adelantos aplicados, apartados aplicados.
De compras: Monto bruto, compras gravable, compras exentas, Descuento 1, Descuento 2, Flete en
Compras, Impuesto1, Impuesto2, Saldo de Operacin, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque,
Tarjeta de dbito y crdito), Retencin, Adelantos aplicado.
Inventario: Monto de la operacin.
Cuentas por Cobrar: Monto Operacin, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1, Impuesto2, Monto en
Comisiones, Total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de dbito y crdito), Retencin,
Adelantos aplicados.

www.soportetecnico.org Pg. 154


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Cuentas por Pagar: Monto Operacin, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1, Impuesto2, Total
Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de dbito y crdito), Retencin, Adelantos aplicados

Cuenta General: Se utiliza cuando el asiento se va a llevar a una cuenta general o lo que algunos
denominan cuenta pote; por ejemplo: Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar, Caja, Impuesto por Pagar,

Cuenta Particular: Se utiliza cuando es necesario detallar en varia cuentas el monto del asiento,
dependiendo de por donde se acumule el monto. Ejemplo: el listado de clientes o proveedores, Inventario,
etc.

Guardar como: indica si el asiento es por el DEBE o por el HABER (Dbito o Crdito)

Luego de la inclusin de los movimientos el comprobante contable lucir ms o menos de esta manera

Entre los botones ms relacionados al proceso podremos encontrar

www.soportetecnico.org Pg. 155


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
En el cual el botn Calcular le mostrar un preliminar del comprobante con montos para asegurarse que los clculos
estn correctos y no existan diferencias al momento de trasladarlo a la contabilidad

www.soportetecnico.org Pg. 156


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
El botn imprimir le mostrar como se ha construido el comprobante contable simplemente para verificar que no
falte una cuenta por incluir.

Tabla de Contenido

www.soportetecnico.org Pg. 157


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Auditoria de Documentos: Con la liberacin de la Contabilidad 2.0 y la incorporacin del mdulo para la
auditoria de documentos, es necesario configurar los documentos que se manejan en el administrativo. Para ello
existe una nueva opcin en el mdulo de configuracin de comprobantes en el a2Sistema.exe que te permite crear
este enlace.

Se deber configurar los


documentos que se
manejan en el
administrativo, Ejemplos:
Facturas (FAC),
Devoluciones (DEV). As
como indicar en nmero
de correlativo con se
inicia.

www.soportetecnico.org Pg. 158


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Se debe configurar el
nombre que se registro
en la opcin documentos
para cada transaccin
proceso este que se
elabor en la
contabilidad.

www.soportetecnico.org Pg. 159


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Consideraciones:
Cuando se utiliza Acumulado por: GENERAL, se utilizar una cuenta General o cuenta Pote. Pero si el acumulado
es por Cliente, Centro de Costo, Inventario, Serie, Depsito, etc. Se deber utilizar la cuenta particular. Y aqu la
cuenta particular variar se acuerdo a la seleccin del Acumulado. Si seleccion Cliente, en particular aparecer la
lista de clientes de a2 y a cada uno se le debe asignar una cuenta contable. Si selecciona inventario, entonces al
seleccionar PARTICULAR aparecer la lista de los artculos de Inventario y a cada uno se le debe asignar una
cuenta contable. En este caso no se utilizara la cuenta GENERAL.

Tambin se pueden utilizar las cuentas General y particular al mismo tiempo. Por ejemplo, si se tiene inventario de
100 productos, pero solo se desea saber el movimiento de 3 de ellos, se coloca en la general, la cuenta pote que se
refiera al inventario de mercanca y en particular las 3 cuentas de los 3 artculos de inventario. Al efectuar la
integracin, se discriminaran los 3 artculos a sus respectivas cuentas y el resto a la cuenta general.

Otro caso, es el que se desee, por ejemplo, es si se desea comparar el impuesto cobrado a los clientes factura por
factura, en un comprobante. Y luego imprimir el comprobante y compararlo con algn reporte de a2. En este caso,
se indica en un comprobante de venta, Acumulado por Cliente, origen monto IVA, la cuenta particular seria la misma
cuenta contable de IVA para todos los clientes.

Tambin es importante saber que la integracin se efecta por fecha. Si usted en la maana del 25 de Enero
efecta una integracin, los asientos que se efectuaron en la tarde no podrn ser integrados ya para a2, el 25 ya se
integr. Es preferible esperar al 26 para integrar hasta el 25.

Si hay necesidad de mover los asientos, se pueden cambiar de lugar, arrastrndolos con el Mouse.

www.soportetecnico.org Pg. 160


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Ejemplo:
Para Incluir los movimientos del comprobante, se deben definir el asiento. Esto lo haremos con un ejemplo:

Suponiendo una venta al contado.


El asiento es:
1.-CAJA Por el debe
2.- Venta de contado Por el Haber
3.- Impuesto a las ventas Por el haber

1.- Primer asiento


Comenzamos con el asiento de CAJA.
Definimos el tipo de operacin, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones) Esto se
limita por el hecho de que el comprobante se defini de venta.

Para el ejemplo Tipo de Operacin: Facturas.


Para el ejemplo: General.
Guardar como: (Dbito, Crdito)
Para el ejemplo: Debito.
Origen Monto: De donde se obtendr el monto del asiento.
(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2, Descuento
Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de Venta, Saldo de la Operacin,
total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de Crdito, Tarjetas de Dbito, Retenciones , No
Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados Aplicados.

Para el ejemplo: Total Cancelado


Cuenta General y Cuenta Particular.
Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de CAJA. (Activo)
Pulsa Aceptar y ya se tiene el primer asiento.

2.- Segundo asiento


Venta al contado.
Definimos el tipo de operacin, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones) Esto se
limita por el hecho de que el comprobante se defini de venta.

Para el ejemplo Tipo de Operacin: Facturas.


Para el ejemplo: General.
Guardar como: (Dbito, Crdito)
Para el ejemplo: Crdito.
Origen Monto: De donde se obtendr el monto del asiento.
(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2, Descuento
Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de Venta, Saldo de la Operacin,
total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de Crdito, Tarjetas de Dbito, Retenciones , No
Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados Aplicados.

Para el ejemplo: Monto Bruto


Cuenta General y Cuenta Particular.
Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de Venta de Contado. (Ingreso)

3.- Tercer asiento


Impuesto a las Ventas
Definimos el tipo de operacin, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones) Esto se
limita por el hecho de que el comprobante se defini de venta.

www.soportetecnico.org Pg. 161


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Para el ejemplo Tipo de Operacin: Facturas.
Para el ejemplo: General.
Guardar como: (Dbito, Crdito)
Para el ejemplo: Crdito.
Origen Monto: De donde se obtendr el monto del asiento.
(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2, Descuento
Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de Venta, Saldo de la Operacin,
total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de Crdito, Tarjetas de Dbito, Retenciones , No
Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados Aplicados.

Para el ejemplo: Impuesto 1


Cuenta General y Cuenta Particular.
Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de Impuesto por pagar (Pasivo)
La cuenta particular se refiere por ejemplo a CXC clientes:
El acumulado por: seria Cliente.
Y en la cuenta particular, aparecer cada cliente de a2, para anexarle la cuenta contable correspondiente a cada
uno de ellos.

www.soportetecnico.org Pg. 162


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido
Creacin de Terceros: Al estar integrada la Herramienta Administrativa Configurable a la Contabilidad a2, la
opcin crear terceros es de mucha utilidad ya que permite crear en la contabilidad de forma automtica todos los
clientes o proveedores como terceros.

www.soportetecnico.org Pg. 163


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Contabilidad a2:
Opcin
Terceros

www.soportetecnico.org Pg. 164


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema
Tabla de Contenido

Sucursales Enviar y Recibir Precios:


El mdulo de sistema cuenta con una utilidad que permite la exportacin de precios desde una instalacin a
otra, permitiendo de esta manera el mantenimiento de precios y ofertas entre sucursales.

Entre las principales caractersticas tenemos:

1. Exportacin e importacin de precios de venta, costos, ofertas y presentaciones.


2. Elaboracin de exportacin selectiva con la incorporacin de filtros por Departamento,
categora, marca, modelo, etc.
3. Posibilidad de proteger el archivo por contrasea para prevenir accesos no autorizados
a los datos.
4. Incorporacin de fecha para controlar la vigencia del archivo de manera de prevenir
que los precios se actualicen fuera de la fecha que se desee.
5. Verificacin de la descripcin del producto al momento de la importacin de manera
que se garantice que los precios que se estn actualizando correspondan en cdigo y
descripcin. De esta manera se puede prevenir que 2 productos distintos que tengan el
mismo cdigo por error sean actualizados.

www.soportetecnico.org Pg. 165


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Exportar Precios:

Directorio Destino a
Donde se Exportara los
precios.

www.soportetecnico.org Pg. 166


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Botn Filtrar Exportacin de Precios:

Botn Filtros Avanzados Exportacin de Precios:

Archivo Fecha Tope


Protegido con Vigencia hasta
Contrasea.

www.soportetecnico.org Pg. 167


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

El archivo para este caso


queda guardado en:
C\a2softway\EMPRE001\TMP
Con el nombre SIventario.EXP

www.soportetecnico.org Pg. 168


Manual de Usuario a2 Herramienta Administrativa Configurable
Mdulo a2 Sistema

Importar Precios:

Se debe indicar el directorio donde


se encuentra ubicado el archivo
SIventario.EXP, pudiendo ser
EMPRE001\TMP

Posibilidad de Comparar
Las Descripciones, esta
opcin solo se habilita
para las Importaciones
de Precios

Tabla de Contenido

www.soportetecnico.org Pg. 169