DRIVE Gua 27

WILFRAN MARIO MARIN

SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
TECNLOGO GESTIN DE NEGOCIOS
BOGOT D.C.
2016
3.3.2 Realice lectura del archivo Material de apoyo 1-2-3y responda:

Qu son los inventarios?

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para

comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero,
antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario

aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente ms grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la
venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un
periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios
para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios;
empaques y envases y los inventarios en trnsito.

Cules son los objetivos de los inventarios?

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,

colocndolos a disposicin en el momento indicado para as evitar aumentos de
costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y
vigilada.

Cules son las cuentas relacionadas con los inventarios?

Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:

Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de

mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. Esta cuenta se abre
cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo
especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable
cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas
directamente.
 Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante
el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que
forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta
cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc.
Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y
se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra: Se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar

toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se
abonar a la cuenta compras.

Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancas

deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo
deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en ventas: La cual est creada para reflejar las devoluciones

realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancas en trnsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa

realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por
mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier
otra circunstancia, an no han sido recibidas en el almacn.
Mercancas en consignacin: Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca
en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que
han sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se tiene
ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de
cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo

contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su
correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las
compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas
en Ventas de ese perodo.

Funciones de los inventarios

Finalidad de la Administracin de Inventarios

La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario

que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman
en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario:
1. Minimizacin de la inversin en inventarios

El inventario mnimo es cero, la empresa podr no tener ninguno y producir sobre

pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que
debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de produccin. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un
milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su
costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los
proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del inventario ser
de $100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos inherentes al
almacenamiento del inventario.

2. Afrontando la demanda
Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades
grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con una alta
satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente
costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear
con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en
trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes
y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

Importancia
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos:
1. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega
pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se
puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que
termine el proceso de produccin.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en el
proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio ms bajo
que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuacin
normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin
ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa,
lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha
poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la
continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable
en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con
el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de
la poltica de la

administracin de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora
adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rpidamente la demanda.
6. Recurrir a la informtica.
Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo
de inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se
pueda vender.

Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los inventarios
insuficientes, porque los clientes podran dirigirse a los competidores si los
productos no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde
el negocio. La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los
departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de
coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero. La meta de la administracin de
inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones
en el ms bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para
determinar el nivel ptimo de inventario son, los costos que intervienen en su
compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qu punto se podran
minimizar estos costos.

Planificacin de polticas de inventarios.

Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario.

Debemos identificar cules son las etapas que se presentaran en el proceso de
produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son:

Materia Prima

Productos en proceso
Productos terminados

Suministros, repuestos

En caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen

problemas de abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento; la
obsolescencia de los inventarios; tanto por nueva tecnologa como por desgaste
tiempo de rotacin; tienen seguro contra incontinencias; deber realizarse la
inspeccin visual de dicha mercadera; se debe saber la forma de contabilizacin
de los inventarios, correcta valorizacin de la moneda empleada para su
contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios:
con quienes se

abastecen; que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad;
cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y
productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada;
reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente
de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el control de los
inventarios en forma manual o computarizada; tecnologa empleada; naturaleza y
liquidez de los inventarios; caractersticas y naturaleza del producto; caractersticas
del mercado; canales de distribucin; analizar la evolucin y la tendencia.

Sntomas de una poltica de existencia deficiente

La deficiencia en la previsin y control de existencias viene indicada usualmente por

una serie de sntomas especficos. De estos los que se dan frecuentemente son:

- Contraordenes severas y peridicas (imposibilidad de cumplir con ofrecimientos y

promesas).
- Crecimiento continuo de las existencias mientras el retraso en el cumplimiento de
pedidos permanece constante o bien aumenta.
- Numerosas reclamaciones de los clientes o anulacin de pedidos.
- Paros excesivo de mquinas a causa de falta de material.
- Falta peridica de espacio adecuado en los almacenes.
- Depreciaciones importantes en las existencias debido a disminucin de precios,
falta de ventas, eliminacin de existencias anticuadas o de poca venta, etc.

Tcnicas para el control de existencias

El control eficiente de las existencias como cualquier otra actividad importante de

los negocios, se descompone en los conceptos siguientes:

- Definicin en forma clara de los objetivos que hay que conseguir.

- Desarrollo de polticas, planes y normas esenciales para la consecucin de estos
objetivos.
- Fijar responsabilidades, esto es, establecer un plan de organizacin lgico y
factible para hacer el trabajo.
- Desarrollo de mtodos y procedimientos que permitan conseguir econmicamente
los resultados perseguidos.
- Proporcionar las necesidades fsicas necesarias.
- Mantener un control global mediante medios positivos para comprobar
continuamente los resultados.

Definicin de objetivos y control de existencias

Los objetivos del control de las existencias, varan mucho en la funcin del tipo de
empresa, y no slo, son propios de cada una, para acomodarse a sus necesidades
de trabajo y posicin financieras, sino que tambin deben revisarse y reajustarse de
vez en cuando para que resulten oportunos en las circunstancias reinantes.
Los beneficios y objetivos tpicos acabados de resear sirven de lista de
comprobacin de los puntos que hay que tener en cuenta al establecer las normas
para una empresa determinada.
A modo de complemento, se indican a continuacin los objetivos caractersticos en
un control de existencias.
- Mantener las inversiones en existencias al nivel mnimo compatible con las
necesidades de fabricacin, venta y financiacin de la empresa.
- Asegurar el suministro adecuado de los materiales requeridos, para mantener el
nivel ms eficiente de trabajo.
- Sealar los suministros anticuados, defectuosos o de poco movimiento.
- Evitar las prdidas debidas a hurtos, deterioros o derroches.
- Asegurar la existencia real de las cantidades y valore registrados en los
inventarios.
- Sealar la situacin de las existencias con relacin a la demanda actual y prevista.
- Establecer las bases para desarrollar los factores numricos que ayuden a la
previsin a corto y largo plazo de las existencias necesarias y nivel de precio unitario
deseado.

Organizacin del control de las existencias.

El desarrollo de cualquier plan de organizacin comienza con la exposicin de las

funciones a realizar. En el campo del control de las existencias estas funciones son
las siguientes:

1. Determinar los artculos que deben considerarse como existencias.

2. Determinar cundo y qu cantidad debe ser repuesta.
3. Efectuar la reposicin de las existencias.
4. Recepcin, almacenado y expedicin de los artculos tal como sea necesario.
5. Mantener informes en donde conste la cantidad y el valor de las existencias.
6. Verificar las cantidades y el estado de las existencias mediante una inspeccin y
recuento fsico.
7. Identificar y disponer las existencias anticuadas, deterioradas o de poco
movimiento.
8. Suministrar informacin resumida sobre la posicin de las existencias para fines
de control
El estamento responsable de verificar cada una de estas funciones y la situacin de
dicho estamento en la estructura de la organizacin vara muchsimo de una
empresa a otra.

3.3.2 Realice lectura del documento Captulo 1. Inventarios pginas 1 a 5 y realice

un cuadro sinptico con el concepto, importancia, los objetivos y las cualidades de
la administracin de los inventarios para los negocios, la clasificacin de inventarios
por su forma, clasificacin de inventarios por su funcin y las caractersticas de la
demanda en funcin de los inventarios.

IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

3.3.3 Realice lectura de la pgina 1 a la 27 de la Distribucin interna de productos y
realice un resumen en su cuaderno o carpeta de evidencias sobre los siguientes
temas:

Clasificacin de los productos

Tipos de productos por el estado fsico.

En lo que se refiere al estado fsico de las mercancas podemos clasificarlas en las

siguientes clases:

Slidos.
Slidos en bruto. Son aquellos productos que tienen firmeza, densidad, y que se
almacenan y comercializan a granel, por ejemplo: minerales (carbn, piedra...);
productos agrcolas (trigo, arroz, maz, azcar...); productos qumicos (sales,
carbonatos...) tierras (grava, gravilla, arena...).
Slidos elaborados. Son productos cuya materia prima principalmente es slida y
que despus de fabricados estn en estado slido, por ejemplo: de los metales
(clavos, tornos, rejas...); de la madera (muebles, puertas, ventanas...).
 Productos vivos o animales. El almacenaje suele ser por poco tiempo y en espera
de ser transformados en alimentos, por ejemplo: conejos, aves, ganado lanar y
vacuno, peces en piscifactoras.
Lquidos.
Estables. Entre ellos los hay que se destinan a la alimentacin (refrescos, leche,
zumos...); que se destinan a la industria como productos energticos (gasolina,
gasleo...); y otros fabricados qumicos y soluciones (leja, lacas, barnices,
pinturas...).
Inestables. Son los que por su composicin qumica cambian su estado fsico,
como, por ejemplo: la nitroglicerina o el cido ntrico; otros, como el alcohol o la
colonia, que a temperaturas normales al destaparlos se convierten en voltiles;
tambin los hay humeantes, como el cido clorhdrico, o efervescentes.
Gases
Son productos generalmente utilizados en la industria y pueden estar envasados a
alta presin como el gas de las neveras, los extintores... o canalizados a baja
presin como las bombonas de butano, el gas natural o gas ciudad.

Tipos de productos segn sus propiedades

Se trata de hacer una clasificacin por su condicin de perecederos y no

perecederos.
Los productos perecederos. Son los que tienen una fecha de caducidad, y al
preparar la expedicin hay quedar salida primero a los ms antiguos. Por ejemplo:
frmacos, comestibles, bebidas, etctera. Los productos perecederos, a su vez, los
podemos clasificar en funcin de las condiciones de conservacin, y de esta forma
los dividimos en:

Congelados. Son productos que se deben almacenar en cmaras frigorficas a una

temperatura inferior a los -18o centgrados, por ejemplo: carne, pescado, verduras
(guisantes, espinacas), postres (helados, tartas), etctera.
Refrigerados. Son los que debemos conservar en cmaras frigorficas y a una
temperatura comprendida entre 1o y 8o centgrados. Por ejemplo, carne y pescado
fresco, yogur, natillas, flan, nata, mantequilla, postres (tartas y pasteles de cualquier
variedad), etctera.
Frescos. Son productos que necesitan estar ubicados en el lugar ms fresco del
almacn sin ser en cmaras frigorficas o congeladores, pero el consumidor s
necesita, en algunos casos, conservarlos en el frigorfico una vez abierto el envase
o empezado el producto, por ejemplo: leche, zumos, refrescos, quesos, embutidos,
vinos y cavas, chocolate, bombones, frutas y verduras frescas, algunos frmacos,
etctera.
Temperatura ambiente. Este grupo pertenecen las conservas enlatadas, por
ejemplo: atn, guisantes, tomate, pimiento, melocotn en almbar, caf, chocolate
en polvo, galletas, y, en productos farmacuticos, la mayora de medicamentos.

Los productos duraderos. Son aqullos que no tienen fecha de caducidad y, por
consiguiente, al almacenar los no es necesario establecer un orden prioritario de
salida, por ejemplo: ropa de vestir, zapatos, textil para el hogar, artculos de
droguera, limpieza, menaje, ferretera, electricidad, etctera. El almacenaje de
estos productos es por gamas, familias, modelos, tallas, etctera, no mezclando
unas con otras; es decir, destinaremos una seccin, pasillo o estantera a todos los
que son de droguera, otra a los de electricidad, etctera, con el fin de facilitar las
tareas de almacenaje y expedicin, sobre todo a la hora de preparar los pedidos.

Tipos de productos segn la unidad de medida

Se trata de productos que podemos medir atendiendo a la capacidad como litros,
longitud y superficie (metros, metros cuadrados), peso, (kilos, toneladas); para que
de esta forma podamos calcular el espacio que van a ocupar y establecer el nmero
de envases, cajas, el volumen, unidad de carga, etctera. Tambin nos permite
establecer la unidad de tiempo y rapidez del movimiento que se debe utilizar en la
manipulacin del producto, expresando dicha unidad de tiempo en horas, minutos
o segundos, dependiendo de la rotacin o rapidez de consumo. Por ltimo se
determinar la unidad de carga, que se expresar en kilos, toneladas, etctera. Este
tipo de clasificacin nos ayudar a formalizar los registros y los documentos que
hacen referencia a la mercanca.

Tipos de productos segn su rotacin.

Este tipo de clasificacin se basa en la dimensin que mide el grado de renovacin

de las mercancas. Atendiendo a este criterio, se clasifican en:
Productos de alta rotacin son aqullos que tienen un ritmo elevado de entradas y
salidas.

Recepcin de inventarios.

Cuando la mercanca llega al almacn, la primera tarea que se realiza es la

recepcin de la misma, inspeccin y codificacin. Una vez realizadas todas estas
tareas, se procede al almacenamiento de las mercancas que estn en perfecto
estado y separacin de aqullas defectuosas, para su posterior devolucin.