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PROYECTO DE INVESTIGACION

SOBRE EL CONTROL INTERNO DEL


EFECTIVO EN UNA EMPRESA O
NEGOCIO.

Integrantes del equipo:

Karina Monserrat Domnguez Cruz

Mara del Consuelo Rodrguez Croda

Mayte YeraldineCuautoche Reyes


Introduccin

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las


organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a
lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al
momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades
bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el
mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus


operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por
eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar
que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su
gestin.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin


en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos,
verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como
tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones
para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que


conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias
que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.
Justificacin

El efectivo representa el activo ms lquido que posee la compaa. La


liquidez se refiere a la capacidad de la empresa para utilizar el dinero en
efectivo para las transacciones financieras. Las empresas utilizan dinero
en efectivo para realizar la mayora de las transacciones comerciales,
incluidos los pagos a los clientes, pagos a proveedores, compra de
equipos y la nmina de empleados. Debido al rol del efectivo en las
transacciones financieras, los procedimientos de control interno
constituyen una alta prioridad para las empresas. Los controles internos
de efectivo sirven para varias funciones importantes para las empresas:

Para tener un control exacto del efectivo

Para tomar decisiones

Evita robos

Se tiene un mayor conocimiento de la entidad y sus movimientos


Objetivos

Informes exactos

Uno de los roles de los controles internos en caso del efectivo consiste
en informar con precisin la cantidad de efectivo en poder de la
empresa. Las empresas confan en un reporte confiable de la cantidad
de dinero en efectivo disponible para hacer los pagos requeridos. Las
empresas tambin quieren saber la cantidad correcta de dinero en
efectivo. Si la empresa tiene un exceso de efectivo, puede invertirlo con
el fin de obtener una ganancia sobre l. Si la compaa no tiene
suficiente efectivo, es posible que deba obtener financiamiento. Un
ejemplo de un control interno para asegurar una informacin precisa
implica la realizacin de conciliaciones bancarias.

Reduccin del robo

Los controles internos tambin reducen la posibilidad de que alguien


robe. Tanto los empleados y no empleados pueden tener la tentacin de
robar dinero de la compaa. Las empresas que reciben pagos en
efectivo mantienen suficiente dinero a la mano para facilitar las
transacciones de los clientes. Las empresas tambin utilizan cheques
para hacer pagos en efectivo. Los controles internos salvaguardan tanto
los cheques como la moneda. Las empresas utilizan diferentes controles
internos para los empleados y los no-empleados. Los controles internos
destinados a reducir el robo de dinero en efectivo incluyen la instalacin
de cmaras de video, o cheques de seguridad de bloqueo cuando no
estn en uso
Minimizar errores

Los controles internos de caja minimizan la posibilidad de errores en la


presentacin de informes y manejo de dinero. Los errores impactan en
el saldo, ya sea en forma favorable o desfavorable. Un error favorable
se produce cuando la empresa tiene ms dinero que lo espera. Un error
desfavorable se produce cuando la empresa tiene menos dinero de lo
previsto. Ambos tipos de errores indican que los empleados manejan
mal el efectivo. Los controles internos minimizan la posibilidad de
errores cuando se trata de dinero en efectivo. Las tcnicas pueden
incluir la capacitacin de empleados sobre el manejo de efectivo o la
instalacin de registros que dispensan automticamente el cambio a los
clientes.

Mantener la confidencialidad

Los inversores, prestamistas y gerentes quieren creer en las cifras


reportadas en los estados financieros, especialmente en relacin con
dinero en efectivo. Los parmetros de controles internos en torno a las
actividades de los empleados y gestin de efectivo, proporcionan la
garanta de que los empleados manejen correctamente el dinero y
mantienen la confianza en los nmeros.
Misin y visin de la empresa

Misin:

Ofrecer la mayor variedad de refacciones automotrices de la mejor


calidad, cubrindolas necesidades de nuestros clientes mediante la
integracin de un equipo de trabajo capacitado, comprometido y
responsable que ejecute sus procesos con calidad y fomente la mejora
de la misma.

Visin:

Ser una empresa reconocida en la ciudad de Huatusco, por su liderazgo


y competitividad en refacciones automotrices con tecnologa de
vanguardia y con un recurso humano de excelencia.
Polticas de la empresa con respecto al control interno del
manejo del efectivo.

1. la persona que est a cargo del fondo fijo de caja chica tendr
que ser un trabajador de confianza designado por el dueo
preferentemente

2. Definir por escrito el monto con el que comienza cada mes el


fondo fijo de caja chica y las reposiciones que se le hacen
durante dicho tiempo

3. Los gastos que se paguen con el fondo fijo de caja chica deben
ser menores a $1000.00

4. se realizara arqueo de fondo fijo de caja chica una vez al mes

5. no se pueden hacer ms de 2 reposiciones del fondo fijo de caja


chica por mes
CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN EL
MANEJO DE EFECTIVO

CRITERIOS DE VALUACION SI NO N/Aplica OBSERVACION

CAJA CHICA

Existe un fondo fijo para caja


menor. X

Estn separadas las funciones de


custodia y manejo del fondo fijo de
caja de las autorizaciones de pagos Todo se maneja en el
y registros contables. x fondo de caja chica

Los gastos respectivos son


autorizados por funcionarios Cualquiera de los
administrativos ya que
encargados para tal fin. x es una empresa familiar

En las entregas de efectivo, existe


autorizacin previa del funcionario
responsable, y una adecuada Ya que los nicos que
comprobacin de las erogaciones tienen acceso son los
administrativos
correspondientes. x (familiares).

Existen formatos especficos para Pero los disean los


que manejan el efectivo
relacionar los gastos de caja menor. x (Familia)

Son archivados y sellados de


manera adecuada los recibos de
caja menor. x

Se codifican los comprobantes de Es una empresa


egreso y se identifican con el familiar por lo tanto ellos
nombre y firma del responsable que manejan el efectivo
aunque son muy
efectu el gasto. X estrictos en ese aspecto
Antes de pagar cualquier
comprobante, se revisa el
cumplimiento de polticas y
disposiciones administrativas para
este trmite. X

Se cancelan los comprobantes con


sello de pagado en el momento de
Para evitar que por
ser cubiertos con recursos del fondo
accidente se vuelva a
de caja menor. x pagar

El procedimiento de reembolso de
caja menor es suficientemente
dinmico para evitar el exceso de
fondos o la falta de efectivo. X

Est prohibido que los fondos de


caja menor sirvan, para cambiar
Ya que solo son para
cheques a empleados clientes o
pagos menores que
proveedores. X surjan

Se expiden cheques de reembolso a


favor de la persona encargada de la
caja menor. X

Existen topes mximos para ser Ya que el encargado de

destinados por gastos de caja la administracin es


(empleado de confianza)
menor. x (dueo)

Si se presentan anticipos para


gastos que se cubran con los fondos
de caja menor, se delimita
claramente el tiempo en que se
efectuara el gasto, se da
seguimiento para que pasado ese
tiempo se solicite la devolucin del
dinero o bien la comprobacin del Hay un orden en cuanto
gasto. X a ese proceso

Arqueos
Se realizan una vez a la
Se realizan arqueos sorpresivos. x quincena

Existen formatos apropiados para


realizar los arqueos. x

Existen medidas correctivas cuando


se presentan inconsistencias. x No se ha dado el caso

BANCOS

Cuentas Bancarias

Estn registradas a nombre de la


entidad las cuentas de cheques que
se manejan en ella. x

Son estudiados los servicios


prestados por cada uno de los
bancos, antes de la apertura de una
cuenta corriente. x

Las firmas giradoras estn


debidamente autorizadas. x

Las cuentas corrientes tienen


destinacin especfica para pagar
solo las operaciones de la empresa
o negocio. x

Es verificado el nmero de cheques,


al momento de entregadas cada una
de las chequeras por parte del
banco. x

Son guardadas en un lugar seguro Son guardadas pero no


las chequeras en blanco. x tan seguramente

Se encuentran debidamente
protegidos los cheques girados y no
cobrados. (Que tengan sello para
abono en cuenta del beneficiario) x
Se mantiene en lugar seguro copia
de las tarjetas o documentos donde
aparecen las firmas autorizadas
para expedir cheques. x

Se encuentran archivados en orden


secuencial los cheques cancelados x

Se giran en orden secuencial x

Se giran para toda clase de pagos


excepto los de caja menor. x

Se lleva su registro en libros


auxiliares de bancos. x

Existe verificacin de soportes antes


de emitir un cheque. x

Se realiza verificacin de cifras y


nmeros antes de su firma. x

Se expiden cheques con firmas


mancomunadas x

Se firman cheques en blanco, al


portador o a la vista. x

Existen horarios y das especiales


para la entrega de cheques. x

Existe alguna clase de poltica que


contemple la posibilidad de cancelar
en un tiempo determinado aquellos
cheques en trnsito que no hayan
sido cobrados. x

Conciliaciones

Se realizan conciliaciones de
manera peridica. x Cada mes
Son archivadas en orden secuencial
las conciliaciones. x

El funcionario que realiza el pago y


el que concilia son diferentes. x Es la misma persona

Se realizan los ajustes necesarios


luego de elaborar las conciliaciones. X

Errores y omisiones detectados

Para el manejo de caja chica son desordenados, ya que los que la


operan son empleados de confianza y resulta que los familiares de
los propietarios del negocio, (Debido a que es una empresa
familiar) Pero en cuanto a movimientos bancarios son cautelosos y
ordenados.
Sugerencias y observaciones con respecto a la investigacin

Observaciones con respecto a la investigacin:

La importancia que tienen q se moderen los gastos que dependan


del fondo fijo de caja chica es decir que solo se cubran gastos
menores que surjan en la empresa
La persona que est a cargo del fondo fijo de caja chica sea
autorizada por el personal correspondiente y que por escrito se le
haga entrega del monto as como de las reposiciones necesarias
al largo de un tiempo determinado

Sugerencias con respecto a la investigacin:

Despus de analizar la investigacin y detenidamente la entrevista


realizada a la entidad notamos que se tienen poco cuidado en el
manejo del fondo fijo de caja chica ya que argumentan ser una
empresa de tipo familiar por lo cual sugerimos que an con esa
caractersticas se tenga ms cuidado para el manejo de dicho
dinero ya que es una pequea parte de las finanzas de la empresa
y sentimos que es necesario que se unifiquen criterios para el
mejor funcionamiento de esa rea en la empresa
Conclusiones

Al finalizar este trabajo de investigacin podemos concluir que el control


interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del
hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el
trmino irregular se refiere a errores intencionales.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe


estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se
relacione con falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los
montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados
financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente,
debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin del
negocio

Adems de la importancia que tienen el manejo del fondo fijo de caja


chica el cual existe para cubrir gastos menores en la entidad ya que
recordemos es un control interno y por lo tal se debe llevar acabo por
personal de confianza rigindose por valores como la honestidad y la
responsabilidad para el manejo de dicho efectivo.
ANEXO 1.

CONTROL INTERNO DEL MANEJO DEL EFECTIVO

Debido a que el efectivo es el activo ms lquido de un negocio, se


necesita un sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar
que los empleados utilicen el dinero de la compaa para su uso
personal. Los propsitos de los mecanismos de control interno en las
empresas son los siguientes:

Salvaguardar los recursos de cualquier fraude, desperdicio.


Promover la real y adecuada contabilizacin de la informacin
relativa al efectivo.
Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la
empresa.

El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la


oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Algunos objetivos del
control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias
para prevenir los robos y establecer un mtodo adecuado para presentar
el efectivo en los registros contables. Un buen sistema de contabilidad
separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo, hacer pagos
o depositarlo en el banco. T odas las recepciones de efectivo deben
registrarse y depositarse en forma diaria.

Sistema del fondo fijo de caja chica.

A) Creacin del fondo de caja chica. Se determina la cantidad


necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a
la persona designada como responsable del manejo.
B) Erogaciones a travs del fondo de caja chica. El responsable de la
caja chica debe llevar el control de los desembolsos que efecte
mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente
que anote el concepto del desembolso y la persona que los solicit. En
todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del
fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos.

C) Reposicin del fondo de caja chica. Cuando el encargado del fondo


considera que el mismo est por agotarse, debe solicitar que se le
repongan los desembolsos que haya realizado.

NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA APLICABLES A LA


PARTIDA DE EFECTIVO.

Normas Normas Mexicanas de


Internacionales de informacin Financiera
Informacin Financiera
Normas NIC 1 Presentacin de Boletn C-1 Efectivo.
Estados Financieros
NIC 7
Concepto El efectivo est El efectivo est
integrado por caja, constituido por la
depsitos bancarios a moneda de curso legal
la vista y los o sus equivalentes,
equivalentes al disponibles para la
efectivo (inversiones a operacin de una
corto plazo fcilmente entidad.
convertibles en
efectivo.
Reglas Aplicables I.- El efectivo u otro medio lquido equivalente, cuya
utilizacin no est restringida es considerado un activo corriente.

I.- El efectivo cuya disponibilidad no est restringida debe


mostrarse como la primera partida del activo circulante del Estado de
Situacin Financiera.

II. Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los


compromisos de pago a corto plazo y son aquellos que fcilmente se
convierten al efectivo y estn sujetos a un riesgo insignificante de
cambio de valor. II.- Los cheques librados con anterioridad a la fecha de
cierre de operaciones y que estn pendientes de entrega a los
beneficiarios no deben presentarse disminuyendo el rengln de efectivo,
sino como parte de ste.

Bibliografa.

www.ehowenespanol.com Finanzas

Gerardo Guajardo Cant. Nora E. Andrade de Guajardo. Contabilidad


Financiera. Quinta Edicin. Mc Graw Hill.