PROTOCOLO PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVISTICA

MINISTERIO DE
AMBIENTE Y
Proceso: Gestin Documental
DESARROLLO
SOSTENIBLE

Versin: 1 Vigencia: 10/11/2016 Cdigo: M-A-DOC-01

LEY 1409 DE 2010

(Agosto 30)

"Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivstica, se dicta

el cdigo de tica y otras disposiciones"

EL CONGRESO DE COLOMBIA

DECRETA:

TTULO I

DEL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVSTICA

TITULOV

DEL CDIGO DEONTOLGICO O CDIGO DE TICA PARA EL EJERCICIO

DE LA PROFESIN DE ARCHIVSTICA

CAPITULO I

De los principios generales del Cdigo de tica para el ejercicio de la

profesin de Archivstica

ARTCULO 11. De los principios generales. El ejercicio profesional de la

archivstica debe ser guiada por criterios, conceptos y elevados fines de
responsabilidad, que propendan a enaltecer la profesin por lo tanto los
profesionales de la archivstica ejercern su profesin bajo los siguientes
principios:

1. El archivista proteger la integridad de los bienes documentales que custodian,

para que constituyan fiel testimonio del pasado. La primera misin del archivista
consiste en proteger la integridad de los documentos, conservarlos y custodiarlos.
Simultneamente velar por la integridad de los documentos, factor que, en
ocasiones, puede entrar en conflicto con intereses y derechos de empleados,
propietarios, usuarios, y en contradiccin con el pasado, el presente y el futuro.
Actuar siempre con objetividad e imparcialidad. Resistir las presiones de
cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar
los hechos.
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2. El archivista valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su

contexto histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de
procedencia de los documentos de archivo. El archivista proceder de acuerdo
con los principios archivsticos generales aceptados y practicados. Tendr en
cuenta la creacin, conservacin y difusin de la informacin en soportes
tradicionales, as como la contenida en medios electrnicos y los multimedia. Se
interesar por seleccionar y recibir documentos para resguardarlos y conservarlos
en los archivos que tiene a su cargo, as como para ordenarlos, describirlos y
difundirlos, facilitando su consulta. Valorar imparcialmente el material, basndose
en el conocimiento de los requerimientos que presenten las instituciones
administrativas y en las polticas de adquisicin. Adelantar la ordenacin y
descripcin de los documentos que se haya decidido conservar de acuerdo con
los principios archivsticos de procedencia y orden original, y sistematizar la
informacin tan pronto como los recursos se lo permitan. Adquirir los documentos
teniendo corno base la misin de las instituciones y los recursos con que cuentan;
por ningn motivo los adquirir cuando corran peligro su integridad o seguridad; y
asegurar su preservacin en los lugares ms apropiados. Cooperar para que
retornen al pas de origen documentos pblicos que hubieran salido en tiempos de
guerra u ocupacin.

3. El archivista evitar la realizacin de intervenciones que puedan afectar la

autenticidad de los documentos. El archivista garantizar el valor de los
documentos, incluyendo los soportes electrnicos y los multimedia, durante el
proceso archivstico: desde el ordenamiento y la descripcin hasta la conservacin
y la consulta. Toda seleccin se realizar utilizando mtodos cuidadosos y de
acuerdo con criterios establecidos. El reemplazo de originales por otros formatos
lo har de acuerdo con las normas legales y con el valor intrnseco e informtico
de los documentos. El archivista informar al usuario sobre los caminos
temporales de ubicacin de los documentos, en caso de estar restringida la
consulta.

4. El archivista garantizar el continuo acceso y la legitimidad de los documentos.

El archivista seleccionar los documentos para ser conservados o destruidos no
slo con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de personas o
entidades que los han producido o acumulado, sino tambin para que sean objeto
de estudio en diferentes investigaciones. Ser consciente de que adquirir
documentos de dudoso origen, aunque revistan gran inters, puede estimular el
comercio legal. Cooperar con colegas y otras entidades judiciales en la
persecucin y aprehensin de personas sospechosas de hurtar documentos.
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5. El archivista registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el

material que tuvieren a su cargo. El archivista realizar acciones favorables para
salvaguardar los documentos durante todo su ciclo vital y cooperar con quienes
los producen para aplicar nuevos formatos y emplear nuevas formas de gestin de
la informacin. Se preocupar no solo por recuperar archivos existentes, sino que
garantizar que los procesos de produccin de documentos y el empleo de
sistemas archivsticos se guen por procedimientos adecuados para preservar su
valor. En las negociaciones que adelanten los archivos para que les sean
transferidos documentos oficiales o privados se tendrn en cuenta la autoridad
que los transfiere, el donante o vendedor, los acuerdos financieros, los programas
de procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso. El
profesional har un registro permanente de la documentacin que ha ingresado y
el trabajo archivstico y de conservacin realizado.

6. El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer

sus servicios a todos los usuarios di! manera imparcial. El archivista formular
objetivos generales y particulares que involucren la totalidad de los documentos
que custodia. Ofrecer informacin imparcial a los usuarios y utilizar todos los
recursos que estn a su alcance para prestar sus servicios. No impondr
restricciones insensatas que impidan el acceso a los documentos, pero podr
sugerir o determinar lmites claramente establecidos y por un periodo definido.
Deber observar de manera plena e imparcial los acuerdos con los que se lleg en
el momento de adquirir los documentos, pero en aras de liberalizar el acceso, y
segn las circunstancias, podr renegociar las condiciones. Responder
objetivamente y con espritu de colaboracin a los requerimientos razonables
sobre los documentos que custodia y estimular la mayor consulta de acuerdo con
las polticas institucionales, los criterios de preservacin, las condiciones legales,
los derechos individuales y los convenios establecidos en casos de donacin.
Explicar de manera imparcial las restricciones impuestas para la consulta de los
documentos.

7. El archivista respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la

documentacin dentro del marco de la legislacin vigente. El archivista proteger
el carcter privada de la documentacin institucional y personal, as como la
referida a la seguridad nacional, sin recurrir a la destruccin de la informacin,
especialmente en el caso de los registros electrnicos que estn siendo
continuamente actualizados y corregidos. Responder la privacidad de los
individuos que han producido los documentos o que son mencionados en ellos y
en particular de aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifestar su
opinin sobre el uso o disposicin del documento.
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8. El archivista no deber de utilizar en beneficio propio o de terceros su posicin

especial y la confianza que la comunidad ha depositado en 61. El archivista se
abstendr de realizar acciones que vayan en detrimento de su integridad,
objetividad de imparcialidad. No buscar beneficio personal, econmico o de otro
tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus
colegas. No recolectar a ttulo personal originales en el rea de su competencia,
ni participar en el comercio de documentos. Evitar realizar actividades que
puedan crear en la opinin pblica apariencia de un conflicto de intereses. Podr
consultar fondos documentales institucionales pare realizar investigaciones o
publicaciones personales, las cuales sern realizadas dentro de los mismos
parmetros aplicados a otros usuarios de los mismos fondos. No revelar ni har
uso de la informacin obtenida en su trabajo cuyo acceso sea restringido. Podr
revisar o comentar investigaciones efectuadas en su campo, incluyendo aquellos
que han tomado fuentes documentales de su propia institucin. Impedir a
personas extraas a la profesin intervinieren su trabajo y en sus obligaciones.
Impedir que su investigacin particular o sus intereses de publicacin interfieran
con el programa de trabajo o con las actividades administrativas de la entidad
donde labora. En caso de que pretenda usar investigaciones inditas u otras que
reposen en su institucin como parte de sus propios estudios, deber notificara los
autores la intencin de hacerlo.

9. El archivista se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el

enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los
resultados de sus Investigaciones y experiencias. El archivista har todo lo posible
por enriquecer su capacitacin personal y su experiencia para contribuir al
desarrollo de su profesin y garantizar que quienes estn a su alrededor cuenten
con las condiciones adecuadas para adelantar su tarea ptima.

10. El archivista trabajar conjuntamente con sus colegas, as como con

profesionales de otras disciplinas para promover la conservacin y la utilizacin de
la herencia documental del mundo. El archivista fortalecer la cooperacin y
evitar conflictos con sus colegas cuando se presenten desacuerdos y estimular
la prctica de los valores ticos de su profesin. Cooperar con miembros de
disciplinas afines sobre la base de la comprensin y el respeto mutuo.

Pargrafo. Todos los archivos de las entidades pblicas debern exhibir en sitio
visible el Cdigo Deontolgico o Cdigo de tica, para conocimiento de sus
funcionarios y usuarios en general.