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PERFIL DE ESCRITRIOS DE GERENCIAMENTO DE

PROJETOS EM ORGANIZAES ATUANTES NO BRASIL

Prof. Osvaldo QUELHAS, D.Sc.


Mestrado em Sistemas de Gesto /Laboratrio de Tecnologia, Gesto de Negcios e Meio
Ambiente/UFF R. Passo da Ptria, 156/329-A, Caixa Postal: 100.175 CEP.: 24001-970 -
Niteri-RJ - (21) 2717-6390 - quelhas@civil.uff.br

Prof. Andr B. BARCAUI, M.Sc.


Mestrado em Sistemas de Gesto /Laboratrio de Tecnologia, Gesto de Negcios e Meio
Ambiente/UFF R. Passo da Ptria, 156/329-A, Caixa Postal: 100.175 CEP.: 24001-970 -
Niteri-RJ - (21) 9872-7268 barcaui@uol.com.br

RESUMO

Com o crescente reconhecimento dos benefcios ligados s prticas de gerenciamento de


projetos, novas solues tm sido pesquisadas para introduo e manuteno desta forma de
trabalho nas organizaes. Seu objetivo principal a melhoria de performance, em um
ambiente onde restries e variveis de diversas ordens podem ser verificadas. Uma destas
solues, visando o aperfeioamento deste ambiente, uma entidade conhecida como
Escritrio de Projetos (EP). Este conceito encontra-se cada vez mais difundido tanto no meio
empresarial quanto acadmico, porm ainda com muito pouca informao sobre sua forma de
atuao. Ainda mais se analisado o contexto das implementaes de Escritrios realizadas no
Brasil. Este artigo procura compreender e explicar este contexto, tentando explicitar tanto
quanto possvel, as funes do Escritrio, sua localizao na organizao, mtricas
associadas, profissionais alocados, e vrias outras facetas desta estrutura criada para promover
a cultura de gerncia de projetos.

Palavras-chave: Gerncia de projetos, Organizao, Escritrio de Projetos, Perfil.


ABSTRACT

With the growing awareness of the benefits of project management practices,


innovative solutions have been researched and introduced to maintain this way of work in
organizations. Its main objective is the continuous improvement of project management,
within an environment where restrictions and variables of different sources can be verified.
One such solution aimed at the improvement of this environment is an entity known as Project
Management Office (PMO). This concept is becoming more and more widespread, both in
business and in the academic field, although often without adequate information/clarity
regarding the course of action, the PMO implementations in Brazil are a good case in point.
This article endeavours to understand and analyze this case - the PMO functions, its place
within the organization, associated metrics, allocated professionals, and several other aspects
of this structure created to promote the project management culture.

Keywords: Project Management, Organization, Project Management Office, Profile.

INTRODUO

Na medida em que gerenciar projetos passa cada vez mais a fazer parte do cotidiano
das organizaes, a necessidade da centralizao e do controle das informaes relativas ao
portflio de projetos gerenciados se torna igualmente necessria. O conceito de Escritrio de
Projetos (EP) ou Project Management Office (PMO) surgiu a partir desta necessidade. Apesar
de no existir uma frmula nica para sua implementao e funcionamento, o Escritrio de
Projetos vem ganhando mais e mais adeptos em diversas empresas em todo mundo.

Este fenmeno se tornou to popular que muito da literatura recente sobre o assunto,
considera o EP como a resposta para vrios dos problemas que afligem as organizaes no
que diz respeito entrega de seus projetos.
A proliferao de Escritrios de Projeto vem acontecendo ao longo dos anos desde o
surgimento da gerncia de projetos como disciplina. Particularmente nos ltimos treze anos,
seu crescimento tem sido exponencial. No entanto, vrias questes passaram a surgir na
mesma razo em que o conceito difundido. Dentre elas:

a) Qual o melhor formato de EP para minha empresa?


b) Como deveria acontecer a implementao do Escritrio de Projetos?
c) Para quem ou para que nvel organizacional o Escritrio deve se reportar?
d) Que tipo de funes o EP deve desenvolver?
e) Quais as mtricas utilizadas para medir sua efetividade?
f) Que tipo de profissional deve ser alocado para esta funo?
g) O que atrai as organizaes para um tipo de implementao deste tipo?

Estas e outras perguntas surgem inevitavelmente quando uma empresa decide partir
para a iniciativa de montar seu EP. Particularmente no Brasil, onde o conceito ainda recente,
sequer existem ainda informaes suficientes de como esto sendo desenvolvidas estas
estruturas no Pas. Existe uma grande falta de informao em relao prpria definio de
EP em si, e tambm qual a melhor forma de atuao em funo do tipo de organizao.

No se sabe com quantidade de informao suficiente como esto montadas as


estruturas, quem as patrocina, e quais as verdadeiras causas por trs de sua implementao.
Sendo assim, este estudo tem por objetivo a organizao dos dados sobre o perfil de
Escritrios de Projetos no Brasil. Alm disso, espera contribuir com a base cientfica
estabelecida em relao ao assunto no Pas, que ainda muito pequena.

O ESCRITRIO DE PROJETOS

Uma das formas mais utilizadas para aumentar a maturidade em gerncia de projetos
nos tempos atuais tem sido a formalizao da implantao de Escritrios de Projeto nas
organizaes.
No necessariamente estamos falando somente de um grupo de pessoas que oferece
suporte administrativo a projetos para montagem de cronogramas e oramentos (muito
comum em projetos de engenharia civil e grandes contrataes), mas tambm influindo
diretamente na estratgia da empresa, atravs do monitoramento e controle do portflio de
projetos (RAD, 2002). Esta tendncia deve continuar, na medida em que projetos passam a
ser um modo de vida, e mais organizaes migram em direo a esta filosofia.

O Escritrio de Projetos tem sido descrito como um grupo de indivduos autorizados


a falar por um projeto (CLELAND, 1999) e como um meio de promover a cultura de
gerncia de projetos sob a perspectiva de melhoria de mtodos e processos (FRAME, 1998).

O fato que houve um tremendo aumento no interesse pela disciplina de gerncia de


projetos nos ltimos anos. Principalmente se considerarmos projetos nas reas de tecnologia
da informao, telecomunicaes, servios e desenvolvimento de novos produtos. Estas
reas, at pela enorme quantidade de inovaes que trazem embutidas, foram grandes
pilares na formao de Escritrios de Projetos. At pela prpria carncia que possuem de
metodologias e processos de gerenciamento.

Estamos observando uma grande revoluo nas prticas de gerncia de projetos nas
ltimas dcadas. A disciplina foi crescendo e ganhando corpo na medida em que a
necessidade e as exigncias do mercado demandavam. Parte-se de um estado quase que
emprico e catico de gesto de projetos para um momento de progresso visvel em direo ao
profissionalismo e ao uso de mtodos e tcnicas de gerenciamento cada vez mais apuradas.

Com o crescimento e com a disseminao da disciplina nos mais diversos segmentos


do mercado, comearam a surgir tambm estruturas organizacionais responsveis pela
garantia dos processos de gerncia de projetos dentro das organizaes. Os Escritrios de
Projeto passam a ganhar em fora e aplicabilidade neste cenrio de constante mudana.

A busca pela excelncia em gerncia de projetos na organizao induz montagem de


um EP, contanto que considerada uma srie de variveis, e principalmente o nvel de
maturidade existente. possvel trabalhar com escritrios de projeto dando apoio a projetos e
programas nicos, mas tambm de forma sistmica, suportando a estratgia da empresa.
O time que deve ser alocado, bem como suas responsabilidades tambm devem ser
revistas de forma a melhor adequar as funes do escritrio com as reais necessidades da
organizao. A prpria localizao do escritrio dentro neste contexto parece muito
condicionada ao tipo de valor agregado que se espera do EP. Toda a referncia bibliogrfica
sugere que a mudana a ser feita de cunho cultural. Portanto, o apoio executivo
fundamental.

A literatura aponta tambm para uma grande diversidade de modelos e posies onde
o Escritrio pode ser alocado dentro da empresa, dependendo de seu nvel de maturidade, de
sua estrutura organizacional, seu tamanho e tipo de negcio. possvel apontar o EP como
um elo entre a alta administrao e os demais nveis tticos e operacionais da empresa, onde
na verdade so empreendidos os projetos.

Quanto implementao do EP, a maioria dos autores parece concordar que de uma
forma geral ela deve acontecer de maneira progressiva, mas ao mesmo tempo ser considerada
e ser conduzida como um projeto para a organizao. Como pela prpria definio todo
projeto nico, no existe tambm um formato nico de EP. Curiosamente, as atribuies do
Escritrio podem ser atualizadas na medida em que se verifique que o nvel de maturidade da
empresa tambm esteja crescendo.

Mas o prprio EP parece ser tambm uma das partes fundamentais na engrenagem
deste aumento de maturidade. Isso faz com que o desenvolvimento do EP se torne algo
recursivo dentro do processo de melhoria contnua da organizao para atingir um estgio
mais alto de maturidade, independente do modelo adotado.

Todos os autores pesquisados so unnimes em concordar que o esforo de montagem


de um Escritrio de Projetos dever trazer benefcios concretos empresa tanto do ponto de
vista qualitativo quanto quantitativo. Contanto que bem implementado e com o devido apoio
executivo. Os benefcios podem demorar um pouco a aparecer, mas segundo a reviso
literria, todos os stakeholders envolvidos no processo tendem a se beneficiar com o tempo.
A PESQUISA

O estudo realizado foi essencialmente exploratrio e de campo. Foi exploratrio


porque apesar de j ser possvel encontrarmos literatura que fale especificamente sobre
Escritrio de Projetos, ainda observa-se muito pouco conhecimento acumulado e
sistematizado sobre o tema. No existem, por exemplo, livros escritos por autores latinos
contando a experincia de implantaes na Amrica do Sul nesta rea especfica. E mesmo os
artigos a respeito ainda so muito genricos, com frmulas pr-determinadas de implantao,
mas sem muito foco nos resultados de casos de sucesso e/ou fracasso e suas implicaes.

Apesar de se tratar sem dvida de um tema emergente entre os profissionais de


gerncia de projetos e no prprio Project Management Institute, muito pouca informao
pode ser encontrada abordando o perfil de Escritrios no Brasil de forma sintetizada e sob
todos os ngulos que esta pesquisa procurou abordar.

A pesquisa foi tambm de campo, porque a prpria essncia do tema e do problema


principal apresentado necessitava de algum tipo de investigao emprica para oferecer ao
leitor a resposta almejada na pesquisa. Optou-se pela elaborao de um questionrio quase
totalmente estruturado, dividido em trs partes: perfil do EP, Estrutura e Mtricas.

Considerando o universo extremamente abrangente de todas as empresas atuantes no


Brasil, era necessrio definir uma amostra que fosse ao mesmo tempo representativa e que
tornasse vivel a operacionalizao da pesquisa. Esta amostra foi definida atravs dos critrios
de acessibilidade e tipicidade, selecionando-se respondentes pela facilidade de acesso a eles e
tambm por sua ligao com o tema especfico.

Para tanto, foram elencadas listas de distribuio e instituies que estariam de alguma
forma ligadas ao tema, e/ou que os pesquisadores tivessem amplo acesso seja atravs de sua
formao profissional na rea de consultoria em gerncia de projetos ou por sua atuao
acadmica.
Foi enviado um e-mail explicativo para cada uma destas listas, pedindo a participao
na pesquisa (na verdade trs e-mails em pocas diferentes: na convocao, um ms depois
como lembrana e um dia antes do encerramento do prazo de resposta) e foram dados dois
meses para obteno das respostas. Foi tambm tomado o devido cuidado de contactar o
representante e/ou presidente de cada instituio ou grupo, de forma a pedir autorizao
prvia para a realizao da pesquisa. As listas utilizadas podem ser observadas a seguir:

a) PMI Chapter Rio de Janeiro: www.pmirio.org.br;


b) PMI Chapter So Paulo: www.pmisp.org.br;
c) PMI Chapter Belo Horizonte: www.pmimg.org.br;
d) PMI Chapter Braslia: www.pmidf.org;
e) PMI Chapter Porto Alegre: www.pmirs.org;
f) Lista de Planejadores: planejamento@yahoogrupos.com.br;
g) Lista de alunos dos MBAs em Gerncia de Projetos da Fundao Getlio
Vargas e da FIA/USP em diversos estados: Rio de Janeiro (15 turmas),
Campinas (5 turmas), Belo Horizonte (5 turmas), Porto Alegre (3 turmas) e
So Paulo (7 turmas);
h) Representantes dos PMI Chapters potenciais de Curitiba, Bahia e Manaus;
i) Lista de discusso sobre o tema PMO: projectoffice@yahoogroups.com.

Foi totalizada uma amostra total de 2.567 pessoas, incluindo todas as listas acima, e
tambm demais profissionais como consultores de mercado e professores na rea de gerncia
de projetos que atuam em todo o Brasil e que so de alguma forma pertencentes ao crculo
profissional dos pesquisadores.

Tomou-se o cuidado de registrar apenas um respondente por empresa. Ou seja, se por


acaso ocorresse o recebimento de dois ou mais questionrios diferentes da mesma empresa, a
preferncia seria dada ao respondente de maior nvel na hierarquia ou com maior experincia
em gerncia de projetos.

Em funo da natureza do problema identificado na introduo deste estudo e da


abrangncia de possibilidades envolvendo o tema, o tratamento dos dados privilegia
procedimentos qualitativos de pesquisa.
ANLISE DOS RESULTADOS

Os resultados foram divididos basicamente em trs partes:

a) Perfil das empresas com EP instalado: aqui foi tirado um extrato de todas as
respostas relativas ao perfil, visando os objetivos finais da pesquisa, que eram
de conhecer especificamente as caractersticas dos Escritrios de Projeto
atuantes no Brasil.

b) Estrutura do EP: tm como propsito a verificao do conhecimento a respeito


do Escritrio de Projetos, de sua estrutura, profissionais alocados e como
funciona o processo de desenvolvimento do escritrio dentro da organizao.

c) Mtricas do EP: Esta visa entender como medido o sucesso e a efetividade do


escritrio de projetos nas empresas. Busca a verificao das mtricas vlidas
para o Escritrio de Projetos e sua aplicabilidade dentro da organizao.

Do total de questionrios enviados, foram obtidas 116 respostas (algo em torno de


4.5% da amostra). Vale ressaltar que a parte relativa ao perfil do respondente deveria ser
respondida por todos, enquanto que as partes relativas estrutura e s mtricas do EP seriam
respondidas somente pelas pessoas que trabalham em empresas que possuem um Escritrio de
Projetos (ou similar) em funcionamento.

Sendo assim, apenas 49 pessoas responderam a segunda e terceira parte do


questionrio (42% do total de respondentes, ou 1.91% da amostra toda). A seguir se encontra
a anlise descritiva das informaes obtidas a partir dos questionrios.

A seguir possvel verificar as descobertas e observaes demonstradas a partir da


pesquisa realizada. No ANEXO A deste artigo possvel verificar na ntegra os resultados
isolados de cada varivel de estudo, na forma de grficos ilustrativos.
DESCOBERTAS QUANTO AO PERFIL DO ESCRITRIO

As empresas que j possuem alguma estrutura do tipo instalada so em sua maioria


multinacionais de grande porte, tanto quanto ao nmero de empregados e faturamento, quanto
pela quantidade de projetos empreendidos no ano. E este fato nos leva a concluir que at
mesmo pelas origens do Escritrio de Projetos e do prprio PMI, a introduo do conceito
facilitada em empresas de atuao global, onde muitas vezes a matriz da empresa em outro
pas acaba por divulgar este conceito para filiais ao redor do mundo. Os estados de So Paulo
e Rio de Janeiro concentram as matrizes destas empresas, e, portanto, foram os que mais
representados na pesquisa.

O Brasil gradualmente tambm vem aplicando as prticas de gerncia de projetos


associadas ao PMI. A quantidade de respondentes que no conhecia o PMI foi mnima, o que
induz a um aumento no conhecimento e no profissionalismo da carreira de uma maneira geral.
Podemos comprovar o mesmo fato tambm pelas estatsticas do prprio PMI, divulgadas no
incio deste estudo.

No entanto, a prpria atividade de gerenciar projetos ainda considerada uma funo


(e no um cargo). Apesar de toda a reviso bibliogrfica sugerir o que se poderia chamar de
uma forte projetizao do ambiente de nossas empresas, na prtica, ainda se observa uma
clara predominncia de empresas funcionais.

Somente quando separamos o perfil das organizaes que possuem um EP em


funcionamento, que verificamos que a atividade de gerenciar projetos neste tipo de empresa
se transforma em um cargo formal. Um achado interessante aps anlise detalhada das
respostas, que a grande maioria das empresas que possuem um EP em funcionamento do
tipo projetizada ou matricial. E isso faz todo o sentido, dado o formato da organizao e seu
tipo de atividade.
Em outras palavras, conforme dito anteriormente, pode-se concluir que quanto mais
orientada a projetos a empresa, mais sentida a sua necessidade por uma entidade responsvel
pela previsibilidade e qualidade de seu portflio.

Outro ponto a ser mencionado que empresas preocupadas com certificaes do tipo
ISO9000, tambm so a maioria das que possuem EP implementado. No foi possvel fazer
uma correlao direta, mas uma possvel deduo seria de que as organizaes que trabalham
orientadas qualidade e com controle rgido de seus processos, tambm tendem a ter sua
montagem de Escritrios facilitada.

Quanto ao nvel de maturidade das organizaes estudadas, preciso ressaltar que no


foi sugerido na pesquisa nenhum tipo de modelo de maturidade pr-definido para anlise. At
porque este no era o objetivo primordial do estudo, e tambm porque os pesquisadores no
queriam prender esta anlise a um determinado modelo especfico que exigiria todo um
trabalho em paralelo e detalhado para ser levantado.

Feita esta ressalva, pode-se concluir que os respondentes no foram radicais em


relao a sua prpria classificao de maturidade, admitindo em muitos poucos casos o caos
generalizado e de forma alguma, a excelncia total em gerncia de projetos. Tanto no perfil de
todos os respondentes, quanto no de empresas que tm EP instalado, os nveis de maturidade
mais sentidos so mdio e baixo respectivamente, com uma leve melhora em organizaes
com o EP montado.

Este resultado surpreendente, se comparado com os resultados da pesquisa contida


no artigo: Benchmarking Project Management Maturity: Moving to Higher Levels of
Performance (PENNYPACKER, 2002).

Nela, o autor chegou concluso de que as pessoas tendem a atribuir um nvel de


maturidade as suas empresas que maior do que o nvel real, caso seja realizada uma anlise
tcnica detalhada na organizao. Com base nesta premissa, possvel sugerir que o nvel de
maturidade das empresas pesquisadas seria mais baixo do que atestam seus profissionais e
respondentes da pesquisa.
A implementao de Escritrios se faz mais presente em empresas com nveis mdios
e altos de maturidade, porm um nvel alto no significa necessariamente sucesso na
implementao do EP. Na verdade, o EP parece funcionar como um catalisador do aumento
da maturidade, ao mesmo tempo em que a maturidade funciona como um catalisador das
funes do Escritrio.

Em relao anlise da montagem do Escritrio, conclui-se que a preocupao mais


claramente demonstrada na poca de criao da entidade o alinhamento com as melhores
prticas de mercado, principalmente no que diz respeito elaborao de uma metodologia
para gerenciar projetos. Isso difere um pouco da afirmao da maioria dos autores pesquisado,
onde a busca pela montagem do EP se daria em funo de um descontrole quanto a prazo e
oramento de projetos. Estes itens aparecem nos resultados, mas no em primeiro lugar.

QUANTO ESTRUTURA DO ESCRITRIO

Uma das principais questes associadas ao perfil dos Escritrios de Projetos no Brasil
era quanto a sua estrutura e tempo de implementao. A concluso a que se chega que a
maioria esmagadora das empresas aposta em uma estrutura interna para conduo do EP. Isso
aponta para um certo conservadorismo, uma vez que apenas uma empresa pesquisada trabalha
com EP do tipo virtual.

Os tempos de implementao variam, mas conforme sugerido pelos autores estudados,


o Escritrio no um projeto simples, podendo levar a implementaes que duram mais de
dois anos. Tudo leva a crer que este fato relativo resistncia cultural e ao desconhecimento
do conceito por trs do Escritrio. Tambm neste item, a pesquisa vai de encontro referncia
bibliogrfica e experincia de consultoria dos prprios pesquisadores, quando diz que a
comunicao uma das chaves para implementaes bem sucedidas de Escritrios.

Os estudos realizados tambm nos fazem acreditar que os Escritrios de Projeto esto
se proliferando nas organizaes Brasileiras acoplados em diretorias ou gerncias especficas.
Quanto ao patrocnio da iniciativa, a concluso de que o incentivo para a
implantao do EP no s tem vindo da alta administrao, como tambm de que o grau de
envolvimento do corpo executivo grande. E quando isso acontece, at a resistncia para
implementao diminui. O sucesso no garantido, mas o projeto de montagem do EP fica
facilitado, conforme sugerem tambm os autores pesquisados.

Um dado interessante retirado da pesquisa que a maioria das implementaes no se


deu atravs de consultorias externas. Isso nos leva a concluir que as organizaes esto
buscando solues proprietrias, baseadas no conhecimento de seu prprio pessoal interno.
Outra opo pode ser tambm o desconhecimento ou receio em relao oferta deste tipo de
servio, dada a caracterstica estratgica do Escritrio de Projetos.

Quanto ao perfil dos funcionrios alocados no EP, a pesquisa aponta para uma
valorizao do profissional com experincia prvia e prtica em gerncia de projetos. Baseado
neste resultado e tambm na quantidade de funcionrios alocados integralmente no EP (acima
de dez), possvel concluir que as empresas que esto trabalhando com Escritrios esto de
fato investindo na iniciativa e valorizando a carreira de gerente de projetos.

Vrias das caractersticas apontadas para o profissional do Escritrio esto presentes


tambm nas caractersticas sugeridas para um gerente de projetos conforme sugere a reviso
da literatura, mas de uma maneira geral, o conhecimento das prticas de gerncia de projetos
a principal. Outras caractersticas seriam: orientao a processos e boa comunicao.

Apesar deste avano, observa-se que a maioria dos responsveis por Escritrios possui
o cargo de gerente e tem salrio fixo. Isso nos leva a concluir que existe ainda um vasto
campo a ser avanado tanto em termos de posio do Escritrio na empresa, que poderia
almejar uma viso mais prxima da presidncia conforme mencionado por diversos autores,
quanto da forma de remunerao que poderia ser incentivada segundo a performance do
portflio de projetos.

Esta ltima observao tambm pode ser verificada atravs da questo que trata da
quantidade de projetos controlados pelo EP. Em muitas organizaes, no so todos os
projetos que so administrados.
Dependendo do tamanho ou da complexidade do projeto ele passaria ou no para a
lista dos projetos acompanhados pelo Escritrio. Este fato tambm nos leva a concluir que a
estrutura de gerncia de projetos como um todo no se encontra disseminada para toda a
empresa, mas sim para um departamento ou setor especfico. Na viso dos pesquisadores, isto
s colabora para o aumento do nvel de conflitos entre o EP e demais rea da empresa.

Apesar dos resultados da pesquisa indicarem para um nmero baixo de conflitos, a


razo principal para os mesmos justamente o uso da metodologia e processos de
gerenciamento. Se cada departamento ou diretoria tem o seu, fica muito mais difcil
disseminar a cultura de forma homognea.

A soluo de software primordialmente utilizada no gerou surpresa nos


pesquisadores, dada a capilaridade da Microsoft em ambiente corporativo. Porm, a pesquisa
aponta tambm para um nvel elevado de sistemas proprietrios produzidos internamente na
empresa. Isso nos leva a concluir que apesar da busca por melhores prticas de mercado, as
empresas tambm tm uma preocupao com as particularidades de seus prprios processos.
Este fenmeno tambm encontra-se abordado por diversos autores, em funo da dificuldade
de ligao de um pacote de software aos diversos sistemas legados da empresa.

Um dos principais objetivos da pesquisa era entender como as funes do EP


encontram-se distribudas, dado o enorme leque de possibilidades apontadas pela bibliografia.
De fato, na prtica, possvel concluir que os Escritrios apresentam as mais diversas funes
isoladas ou combinadas, com uma leve predominncia de funes ligadas implementao e
manuteno de metodologia e funes de reporte e comunicao.

Esta observao vai de encontro s principais razes para montagem do EP e sugere


tambm que o nvel de maturidade real para gerncia de projetos nas empresas pesquisadas
de baixo a mdio conforme apontaram os respondentes da pesquisa. Isso comparando as
atividades exercidas com qualquer um dos modelos de maturidade estudados.
QUANTO AS MTRICAS DO ESCRITRIO

Outro dos principais objetivos era entender melhor como medir o sucesso dos
Escritrios de Projetos. A concluso a que se chega que as empresas esto medindo o
sucesso de suas implementaes das mais diversas formas, focando em abordagens tanto
quantitativas, quanto qualitativas. Porm, ainda cedo para averiguar seu sucesso absoluto
em termos de implementao. Conforme a tendncia apontada pela pesquisa, possvel
concluir que existe um paradoxo entre otimismo e ceticismo quanto ao sucesso do Escritrio.
Principalmente no que concerne aos profissionais com mais tempo de gerncia de projetos e
que mais aplicam as prticas sugeridas pelo PMI. Segundo estes, o sucesso do EP ainda
relativo e ser preciso mais tempo para uma resposta definitiva.

Alguns dos resultados mais conclusivos da pesquisa sobre o EP so relativos aos seus
medidores de sucesso. Apesar de resguardados em relao a sua opinio do sucesso como um
todo, a grande maioria dos respondentes foi unnime em declarar que aps a implementao
do Escritrio a lucratividade de projetos melhorou, a quantidade de projetos terminados no
prazo aumentou e os oramentos previstos formam mantidos.

preciso observar tambm que boa parte dos respondentes nem sequer tinha a noo
exata destes medidores antes do Escritrio. Isso sugere um nvel de maturidade muito baixo,
devidamente tratado na pesquisa, e consideravelmente alto na opinio dos pesquisadores, dada
a importncia das medies envolvidas. Na verdade, esta questo paradoxal, uma vez que
uma das razes para implantao do prprio EP justamente a falta de medidores confiveis
em relao ao sucesso do portflio de projetos da organizao.

O escopo entregue dentro das especificaes tambm aumentou segundo a pesquisa,


apesar de concluir-se que a diferena no foi to grande assim aps a implementao do
Escritrio. Uma das observaes mais efetivas da pesquisa foi em relao satisfao de
clientes, que segundo os resultados, aumentou consideravelmente aps a montagem do EP. O
mesmo pode ser dito da satisfao dos gerentes e equipes de projeto, que at mesmo na
reviso bibliogrfica eram apontados como stakeholders principais e muitas vezes
considerados fontes de resistncia implementao.
Outra mtrica averiguada que aponta para um desenvolvimento cada vez maior de
Escritrios de Projeto relativa satisfao da diretoria e ao grau de monitoramento do
progresso de projetos. Segundo a pesquisa, possvel concluir que a implementao traz
benefcios diretos para o corpo executivo, do ponto de vista de informao e controle. Este
sempre foi um dos principais objetivos da implementao de um Escritrio, segundo os
principais autores da rea.

CONCLUSES

Analisando pragmaticamente, se uma organizao tem expectativas de qualquer


espcie em relao ao seu EP, interessante obter o maior nmero de informaes possveis
sobre outras implementaes em empresas de porte equivalente ao seu, ou com uma estrutura
organizacional parecida. Desta forma possvel minimizar riscos, otimizar o funcionamento,
e at economizar tempo e dinheiro, tendo como base a perspectiva do funcionamento de
outros Escritrios de Projeto. Esta foi uma das vises que motivaram os pesquisadores a
desenvolver este trabalho.

E vrias respostas podem ser obtidas atravs dos resultados da pesquisa realizada. Em
primeiro lugar, at onde se pode concluir, a grande maioria das empresas ainda no tm
claramente desenvolvido o conceito de Escritrio de Projetos. Trata-se de um tema novo
ainda no Brasil. Novo, porm emergente, j que todos os respondentes j tinham ouvido falar
do conceito, atravs das mais diversas fontes.

curioso observarmos que mesmo sem possuir uma estrutura formal do tipo EP
instalada, estas pessoas se dispuseram a responder a pesquisa. Conversando com algumas
delas, at mesmo depois de obter os resultados, possvel chegar concluso de que o tema
de extremo interesse do ponto de vista prtico e acadmico. Sendo ainda mais ousado,
possvel apontar uma certa urea, ou no mnimo uma curiosidade acentuada a respeito do
assunto.
possvel dizer atravs dos resultados da pesquisa, que de fato a implementao
alavanca mudanas positivas na organizao de um modo geral. Os processos, padres e
mtodos de gerncia de projetos adotados apresentam melhoria como um todo aps a
implantao do EP. Mesmo mudanas positivas no nvel tcnico dos gerentes de projeto
podem ser observadas.

A pesquisa no foi conclusiva em relao ao nmero de propostas emitidas no prazo e


com a devida gerncia de risco. At porque muitas das empresas respondentes possuam
Escritrios de Projeto internos e que no tinham ligao direta com a emisso de propostas.

Outro ponto no conclusivo foi relativo taxa de reutilizao de lies aprendidas.


Apesar de reconhecidamente importante, muitas das organizaes acreditam que no houve
mudanas significativas aps a montagem do EP. Estes dois itens em particular da pesquisa
mereceriam mais investigao para que pudessem ser mais bem analisados.

Ou seja, de uma maneira geral possvel concluir que houve um aumento na taxa de
sucesso de projetos aps a implantao do EP. Esta concluso vai de encontro pesquisa da
Dra. Da1 mencionada anteriormente e que aponta para um resultado equivalente em linhas
gerais. Sendo assim, possvel concluir um aumento de maturidade em gerncia de projetos
aps a implantao do EP, que leva a uma conseqente melhora nos resultados da empresa
atravs da conduo de seus projetos.

Vrios fatores ainda poderiam contribuir para o aumento do sucesso do Escritrio


segundo os entrevistados, em especial a correta definio de papis e responsabilidades e o
patrocnio executivo. Quanto mais experiente o respondente (acima de 10 anos), mas
importncia ao patrocnio executivo em particular. A competncia da equipe alocada tambm
no foi esquecida, o que sugere novamente uma valorizao do profissional de gerncia de
projetos. A concluso neste ponto de que o processo de melhoria por trs do Escritrio de
Projetos tem que ser contnuo e atualizado segundo as necessidades e a evoluo de
maturidade da organizao.

1
Pesquisa de doutorado ainda no publicada, entitulada: The Role Of Project Management Office in Achieving
Project Success. Xiaoyi Dai. George Washington University. 2001. Acesso atravs de e-mail.
possvel observar que, de uma maneira geral, a atuao do Escritrio de Projetos no
Brasil est acontecendo de maneira crescente, porm gradual. Existe uma desinformao
muito grande em relao ao assunto, mas um interesse igualmente proporcional em conhecer
mais sobre o tema. Baseado no nmero de Escritrios existentes hoje no Brasil tambm
possvel supor uma tendncia de crescimento no nmero de implementaes de Escritrios
nos prximos anos.

Segundo a viso dos pesquisadores e de acordo com os dados sugeridos pela pesquisa,
a atuao do Escritrio de Projetos ainda acontece de maneira muito reativa em relao aos
projetos, programas e portflio da empresa. Muito mais do ponto de vista de controle do que
de administrao propriamente dita.

Em outras palavras, aquela abordagem mais estratgica e pr-ativa sugerida por alguns
autores ainda no se verifica na prtica, devendo levar ainda um tempo para que isso
acontea. Esta deve ser a evoluo natural, uma vez que comprovadamente as empresas
brasileiras comeam a obter resultados atravs do Escritrio. Assim como na evoluo dos
processos ligados qualidade, tambm se espera uma evoluo das funes do Escritrio ao
longo do tempo, com maior nfase particularmente no suporte as atividades estratgicas.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BARCAUI, Andr. Project Management Office: A Better Life for the Organization (and
for the Project Managers too !). Project Management Institute Annual Seminars &
Symposium, Nashville, EUA. Novembro, 2000.

CLELAND, David I. Project Management: strategic design and implementation. New


York: McGraw-Hill, 1999.

CRAWFORD, J.Kent. The Strategic Project Office: a guide to improving organizational


performance. New York: Marcel Dekker, 2001.

FRAME, Davidson & BLOCK, Thomas. The Project Office. New York: Crisp Publications
Inc., 1998.

IBBS, William & REGINATO, Justin. Quantifying the Value of Project Management.
Newton Square: Project Management Institute, 2002.

KENDALL, Gerald; ROLLINS, Steven. Advanced Project Portfolio Management and the
PMO: multiplying ROI at warp speed. Boca Raton: J.Ross Publising Inc., 2003.

PENNYPACKER, James. Benchmarking Project Management Maturity: Moving to


Higher Levels of Performance. Project Management Institute Annual Seminars &
Symposium, San Antonio, EUA. Novembro, 2002.

RAD, Parviz; LEVIN, Ginger. The Advanced Project Management Office: a


comprehensive look at function and implementation. Florida: CRC Press, 2002.
ANEXO A

PERFIL DAS EMPRESAS COM EP INSTALADO

Principal ramo de atividade da empresa


10%
2%2%
2% 32%
2%
2%
2%
2%

4%
4%
4% 18%
4% 10%

Tecnologia da Informao Telecomunicaes


Engenharia Energia
Servios Manufatura
Qumica Finanas
Governo Pesquisa
Educao Consultoria
Siderurgia Seguro
Outros

Estrutura organizacional predominante

16%

41%

43%

Funcional Matricial Projetizada


Classificao do ramo de atividades das empresas
que possuem Escritrio de Projetos, em relao a
estrutura organizacional existente
100%
5% 5% 13%
5% 5%
5% 5%
80% 5% 13%
5%
20% 5%
13%
60% 5%
5%
5% 38% 25%
5%
40%
25%
25%
20% 24%
10%
10% 10% 13%
0%
Funcional Matricial Projetizada
Estrutura organizacional predominante

Engenharia Telecomunicaes
Tecnologia da Informao Energia
Finanas Governo
Pesquisa Servios
Manufatura Educao
Outros Qumica
Consultoria Siderurgia
Seguro

Tipo de empresa

6%

29%

65%

Privada e Estrangeira Privada e Nacional Estatal e Nacional


Quantidade mdia de projetos
empreendidos no ano
12%

41%

27%

20%

de 10 a 50 de 51 a 100
de 101 a 500 mais de 500

Gerenciar projetos na sua empresa seria:

24%

49%

27%

Um cargo Uma funo Um papel

Projetos empreendidos na empresa


8%
4% 22%

66%
Projetos internos (para ajustes de processos e melhorias pontuais)
Projetos externos (para manuteno e aumento de mercado)
Projetos de pesquisa e desenvolvimento
No existe uma maioria predominante
Conhecimento do PMI e as prticas
contidas no PMBOK
42%
13%

45%

Membro do PMI e adapta modelo PMBOK ao cotidiano


Conhece PMI e adapta modelo PMBOK ao cotidiano
Conhece PMI mas no adapta modelo PMBOK ao cotidiano

Classificao do nvel de maturidade em


gerncia de projetos da empresa?
2%
25%
25%

48%

Caos Baixo Mdio Alto

Tempo de funcionamento do Escritrio de


Projetos na empresa
14%

45%

41%

H mais de 5 anos De 2 a 5 anos atrs Recentemente (1 a 2 anos)


ESTRUTURA DO EP

Principal motivo da implementao de um


Escritrio de Projetos na empresa
5% 13%
5%
19%
3%

3%
17%
3%
3% 17% 9%

3%

Atraso nos projetos empreendidos.


Estouro de oramento nos projetos empreendidos.
No entrega ou entrega parcial do escopo de projetos empreendidos.
Ausncia total ou parcial de controle do portflio sentida pela gerncia executiva.
Ausncia total ou parcial do devido planejamento prvio execuo de projetos.
Ausncia total ou parcial de metodologia, processos e padres de gerenciamento.
Insatisfao constante de clientes.
Utilizao inadequada da equipe.
Ausncia total ou parcial de treinamento dos gerentes de projeto.
Ausncia total ou parcial da manuteno das lies aprendidas com projetos.
Necessidade de alinhamento com melhores prticas de gerncia de projeto do mercado.
Outros.

Tempo de durao da implementao do


Escritrio de Projetos?
13% 17%

26%

44%

De 1 a 6 meses De 6 meses a 1 ano


De 1 a 2 anos Mais de 2 anos
Estrutura do Escritrio de Projetos
2%
26%

72%

Interna interna e terceirizada Outro

Nvel organizacional em que foi


implementado o Escritrio de Projetos
24%
4%
2%

4%
50%
16%

Ligado presidncia. Ligado uma diretoria.

Ligado uma gerncia. Combinado entre diferentes nveis.

Ligado um projeto/programa especfico. No existe uma estrutura formal implementada.

Patrocinador da iniciativa
4%
13%

44%

39%

O corpo executivo e/ou o presidente da empresa.


Alguma diretoria da empresa.
Alguma gerncia da empresa.
Um gerente de projeto ou grupo de gerentes de projeto.
Grau de envolvimento da alta
administrao na implementao
2%
24%

54%

20%

Alto Mdio Baixo Nenhum

Como se deu a implementao?


32% 25%

13% 17%
13%
Apoio de consultoria externa e projeto piloto.
Apoio de consultoria externa, mas sem projeto piloto.
Sem apoio de consultoria externa, mas com projeto piloto.
Sem apoio de consultoria externa e nem de projeto piloto.
Desconheo.

Resistncia predominante sentida na


poca de implementao
17% 26%

3%

5% 9%
2%
38%
No entendimento da funo/papel do Escritrio.
Falta de comunicao eficiente.
Falta de apoio executivo.
Falta de apoio dos gerentes de projeto.
Falta de profissionais com competncia para cargo.
Cultura resistente da empresa.
Outros.
Nmero de funcionrios alocados
integralmente no Escritrio de Projetos
4%
13%
35%

23%

25%

0 1 De 2 a 5 De 6 a 10 Mais de 10

Caracterstica mais importante na escolha


dos profissionais do Escritrio
7% 18%

18%
57%

Comunicao interpessoal, negociao e habilidade poltica


Interesse por modelagem de processos e metodologia
Conhecimento, experincia e prtica em gerncia de projetos
Outros

Ttulo do responsvel pelo Escritrio

7% 9%
9%

22%

53%

Nvel Executivo Diretor Gerente Supervisor Outros


Forma de remunerao do responsvel
pelo Escritrio
8%
6%

82% 4%

Salrio fixo
Salrio Varivel em funo da performance de projetos
Salrio Varivel em funo de outros fatores
Outro

Percentual de projetos da empresa


administrados pelo Escritrio
24% 28%

6%

22% 20%

100% Entre 76 e 99% Entre 50 e 75%


Entre 31 e 49 % Menos de 30%

Principal critrio de priorizao de


projetos administrados pelo Escritrio
37%
11%
4%

20%
28%
Projetos com problemas ou com insatisfao de cliente
Projetos de longo prazo
Projetos de valor elevado
Projetos complexos ou de inovao
Outros
Funes oferecidas pelo Escritrio de
Projetos
2% 4% 1% 8%
4% 3% 8%
4%
3% 6%
4% 4%

6% 5%
4% 4%
4% 5%
4% 3% 6% 5%

Implementao e manuteno da metodologia de gerncia de projetos.


Comunicao e reporte.
Gerncia de portflio de projetos.
Suporte administrativo.
Consultoria.
Reviso de propostas e contratos.
Anlise de riscos.
Escolha e suporte a softwares de gerncia de projetos.
Desenvolvimento de processos de gerncia de projetos integrados com a empresa.
Apoio no desenvolvimento da carreira de gerentes de projetos.
Treinamento de gerentes de projeto.
Treinamento de membros de equipe.
Coaching e suporte aos gerentes de projeto.
Reviso ou auditoria de projetos.
Gerncia de alocao de recursos de projeto.
Gerncia de terceiros e/ou parceiros.
Implementao e manuteno da base de conhecimento.
Gerncia da biblioteca relativa a gerncia de projetos.
Gerncia de projetos complexos ou que esto com problemas.
Gerncia da satisfao de clientes.
Alinhamento estratgico dos portflios de projetos.
Outros
Software de gerenciamento de projetos
ou de portflio primordialmente utilizado

9%
64%

19%

7% 1%
Microsoft Project
Primavera
Sistema proprietrio desenvolvido na prpria empresa
Sistema desenvolvido por consultoria externa
Outros

Classificao do nvel de conflitos entre o


Escritrio de Projetos e demais
departamentos da empresa
4% 9%

35%
52%

Alto Mdio Baixo Inexistente

Natureza predominante dos conflitos


9%
22%
17%

10%
14%
28%
Alocao de Recursos
Go / No Go de propostas e contratos
Uso da metodologia e processos de gerenciamento
Falta de autoridade do Escritrio
Carga de Trabalho
Outros
MTRICAS DO EP

Como medido o sucesso do Escritrio


de Projeto?
9%
19%
9%

6%
10%

7%

14% 3%
8%
15%

Atravs do acompanhamento da melhoria de performance do portflio de projetos.


Atravs de uma pesquisa de opinio diretamente com os clientes.
Atravs de uma pesquisa de satisfao diretamente com os gerentes de projeto.
Quantidade de propostas e contratos emitidos com devida anlise de risco.
Atravs da reutilizao de lies aprendidas em novos projetos.
Pela melhor utilizao da metodologia de gerncia de projetos na empresa.
Pelo maior alinhamento com as estratgias corporativas da empresa.
Pela melhor utilizao da equipe de gerentes e profissionais da empresa.
No mensurado.
Outros.

Classificao da atuao do Escritrio de


Projetos, considerando principais Stakeholders
5% 5% 11%

41% 38%

Sucesso absoluto
Sucesso relativo
Ainda est se acertando
Fracasso total
cedo ainda para avaliar o sucesso da implementao
Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo lucratividade de projetos

29%

49%

2%

20%

No medimos Baixou No mudou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao do


Escritrio, segundo quantidade de projetos que
terminam dentro do cronograma previsto
14%

24%
62%

No medimos No mudou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao do


Escritrio, segundo quantidade de projetos que
terminam dentro do oramento previsto
16%

4%

53%
27%

No medimos Baixou No mudou Aumentou


Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo quantidade de projetos que
entregam 100% do escopo previsto
18%

43%

39%

No medimos No mudou Aumentou

:
Mudanas ocorridas aps implementao
do Escritrio, segundo grau de satisfao
de clientes
21%

2%

60% 17%

No medimos Baixou No mudou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao


do Escritrio, segundo grau de motivao
dos gerentes de projeto
29%

51%
4%

16%

No medimos Baixou No mudou Aumentou

:
Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo grau de satisfao da alta
diretoria da empresa
22%

2%

6%
70%

No medimos Baixou No mudou Aumentou

:
Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo grau de monitoramento
do progresso dos projetos

6%

88% 6%

No medimos No mudou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao do


Escritrio, segundo grau de melhoria qualitativa em
relao aos padres e mtodos adotados
15%

70%
15%

No medimos No mudou Aumentou


Mudanas ocorridas aps implementao do
Escritrio, segundo grau de propostas emitidas
no prazo e com a devida gerncia de riscos
31%
36%

2%
31%

No medimos Baixou No mudou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao do


Escritrio, segundo nvel tcnico dos
gerentes de projeto da empresa
22%

54%
24%

No medimos No mudou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao do


Escritrio, segundo taxa de reutilizao de
lies aprendidas
27%
36%

2%

35%

No medimos Baixou No mudou Aumentou


Mudanas ocorridas aps implementao
do Escritrio, segundo taxa de sucesso de
projetos
16%

66%
18%

No medimos Baixou Aumentou

Mudanas ocorridas aps implementao


do Escritrio, segundo grau de satisfao
das equipes de projeto
17%
2%

52%
29%

No medimos Baixou No mudou Aumentou

Fator que est faltando para garantir/aumentar o


sucesso do Escritrio de Projetos
16% 21%
3%

18% 18%

24%
Patrocnio executivo
Infra-estrutura, facilidades, hardware e software dedicados
Papeis e responsabilidades bem definidas
Alinhamento com objetivos corporativos
Competncia da equipe alocada
Outros