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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

0. LISTA DE VERSIONES

VERSIN FECHA RAZN DE LA ACTUALIZACIN

Se ajusta el contenido teniendo en cuenta el procedimiento de elaboracin y

1 20-ago-10 control de documentos vigente, los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y
elementos del MECI 1000:2005.

Se ajusta el contenido teniendo en cuenta el procedimiento de elaboracin y

2 07/Sep./2011 control de documentos vigente, los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y
elementos del MECI 1000:2005. Actualizacin del alcance del SIG.

3 08/Sep./2011 Revisin general del documento e inclusin de procesos tercerizados.

Revisin general del documento.
Actualizacin de la designacin del Representante de la Direccin. Se
actualizan los documentos que soportan la responsabilidad y autoridad del SIG.
Se incluyen los procesos Gestin de Minas y Energa, Gestin del Desarrollo
Agropecuario y Planeacin Estratgica en cuanto al control de los equipos de
4 17/Sep./2012 seguimiento y medicin utilizados en sus actividades.
Se clarifica que los informes de interventora sirven para revisar, verificar y
validar los resultados del diseo y desarrollo cuando dichas actividades son
contratadas.
Actualizacin de la Visin de la entidad de acuerdo al Plan de Desarrollo
aprobado Boyac se atreve.
Actualizacin del Mapa Estratgico. Se incluy el Plan de Desarrollo Boyac se
Atreve, en los documentos adjuntos del Manual de Operacin, pues se
5 23/May./2014 considera que es el elemento que rene las metas institucionales que deben
ser alcanzadas a travs de los resultados de los diferentes procesos del
Sistema Integrado de Gestin.
Inclusin de la Norma NTCGP 1000 versin 2009 dentro de la seccin
referencias normativas del manual. Se adoptan las actividades de interventora
6 25-jun-14
y supervisin descritas en el manual de su mismo nombre como mecanismo
para asegurar la calidad en la ejecucin de obras de infraestructura pblica.
Inclusin de la norma ISO 9001 dentro del alcance del Sistema Integrado de
Gestin.
7 30-ene-14
Se especifica en el alcance del Sistema Integrado de Gestin, que no se cuenta
con exclusiones aplicables por las normas NTCGP 1000 e ISO 9001.
Se actualiz el documento en los prrafos donde se encontraba la Norma MECI
1000:2005 a MECI 1000:2014, segn decreto 943 de 2014; Inclusin de la
norma ISO IEC 17025:2005 dentro del alcance del Sistema Integrado de
8 18-feb-16 Gestin. Y el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, segn decreto 1072 de 2015.

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1. OBJETO

Describir el Sistema Integrado de Gestin de la Administracin Central de la Gobernacin de Boyac,

para mejorar su desempeo y capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las
necesidades y expectativas de sus clientes cumpliendo con los estndares establecidos en la Norma
ISO 9001, la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000, el Modelo Estndar de
Control Interno MECI. Armonizado con la Norma NTC ISO IEC 17025:2005, y el Sistema de Gestin
de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

2. ALCANCE

Este manual aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin determinados por la
Gobernacin de Boyac e incluye la definicin del alcance del Sistema Integrado de Gestin, la
referencia a los documentos establecidos para el cumplimiento de sus funciones y la eficaz
planificacin, operacin y control, as como la interaccin entre procesos para demostrar su
conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad con los requisitos establecidos.

3. DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situacin no deseable.

ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.

ADECUACIN: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico que dirigen y controlan
una entidad.

AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias

que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de
la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva.

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Conformidad:
Cumplimiento de un requisito.

CONVENIENCIA: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas
organizacionales.

DISEO Y DESARROLLO: Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica,

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programa, proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de un proceso o

sistema, producto y/o servicio.

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.

EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.

EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin entre los

procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD: Distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus

correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad dentro del
marco de la Constitucin y la Ley.

GESTIN: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeo.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

OBJETIVO DE LA CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.

PARTE INTERESADA: Organizacin, persona o grupo que tiene un inters en el desempeo o xito
de una entidad.

PLANIFICACIN DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimiento de

los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos necesarios y de los
recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.

POLTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD: Intencin(es) global(es) y orientacin(es) de una

entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin de la entidad.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROCESOS TERCERIZADOS: En la Gobernacin de Boyac se consideran procesos tercerizados

aquellos procesos que son entregados para su desarrollo a terceros en su totalidad, lo anterior debe

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entenderse como el desarrollo de las actividades del planear, hacer, verificar y actuar de dichos
procesos.

PRODUCTO Y/O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Proveedor:

Organizacin o persona que proporciona un producto y/o servicio.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

RESPONSABILIDAD: Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su competencia para

reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el desarrollo
normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido
sus requisitos.

SIG: Sistema Integrado de Gestin.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Herramienta de gestin sistemtica y transparente que

permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la
prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de
desarrollo de tales entidades.

VALIDACIN: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

VERIFICACIN: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Actos administrativos del SIG

Mapa estratgico de la Gobernacin de Boyac
Mapa de procesos de la Gobernacin de Boyac
Matriz de procesos del SIG vs requisitos de la Norma NTCGP 1000
Matriz de procesos del SIG vs elementos MECI 1000

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5. CONDICIONES GENERALES

5.1. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El Sistema Integrado de Gestin de la Gobernacin de Boyac adopta las directrices de la Norma

Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000, la Norma ISO 9001 y el Modelo Estndar de
Control Interno MECI y cubre los procesos identificados en la Administracin Central de la Gobernacin
de Boyac los cuales se clasifican en los siguientes niveles:

Estratgico: Procesos que establecen polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de

comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la
direccin.
Misional: Procesos que dan lugar a la formulacin, ejecucin y seguimiento de planes, programas y
proyectos y a la prestacin de los trmites y servicios.
Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los
procesos estratgicos, misionales y de evaluacin.
Evaluacin: Proceso que monitorea y alerta sobre el cumplimiento de los objetivos.

Una vez verificadas las actividades desarrolladas en el marco del Sistema Integrado de Gestin se
determina que no existen exclusiones aplicables por las normas NTCGP 1000 e ISO 9001.

5.2 REFERENCIAS NORMATIVAS

El Sistema Integrado de Gestin de la Gobernacin de Boyac toma como referencias normativas en su

implementacin las normas ISO/IEC 17025:2005: Requisitos para la competencia de los laboratorios de
calibracin y ensayo, ISO 15489:2001: Informacin y Documentacin - Gestin de Documentos, NTC
4095 Norma General para la descripcin archivstica, ISO 31000:2009: Administracin del Riesgo
Principios y Directrices; ISO 10002:2004 Gestin de la Calidad Satisfaccin del Cliente Directrices para
el Tratamiento de las Quejas en las Organizaciones; Norma tcnica de calidad NTCGP 1000:2009 de
acuerdo con la Ley 872 de 2003, actualizada mediante decreto 4485 de 2009, la cual promueve la
implementacin conjunta con el Modelo Estndar de Control Interno, y el Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

6. PLATAFORMA ESTRATGICA

MISIN

Nuestro compromiso es brindar un servicio pblico de calidad, con la implementacin de slidas bases
de desarrollo sostenible, humano y ambiental, mediante procesos de participacin, liderazgo pblico y
gestin estratgica; apropiacin de valores y articulacin de polticas, tendientes a mejorar las
condiciones de vida de la poblacin.

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VISIN

En el ao 2020 Boyac ser una regin prspera y competitiva gracias a la generacin de cadenas de
valor basadas en la Ciencia, la Tecnologa y la Innovacin, el aprovechamiento estratgico de su
posicin geogrfica, su diversidad de climas y culturas, su enorme potencial turstico, minero y agrcola,
su infraestructura y conectividad, as como su profunda responsabilidad social y la conservacin del
medio ambiente que brinda a sus ciudadanos oportunidades de desarrollo social y econmico en
condiciones de sostenibilidad, equidad y seguridad.

POLTICA DE CALIDAD

En la Gobernacin de Boyac prestamos servicios de alta calidad mediante el mejoramiento de los

procesos del Sistema Integrado de Gestin, con: oportunidad, informacin confiable, uso racional de los
recursos y un equipo humano altamente calificado y comprometido con la excelencia en el servicio, a fin
de mejorar las condiciones de vida de los habitantes de nuestro territorio.

Las polticas de los laboratorios que realizan servicios bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 se
enmarcan en el manual DM-M-08.

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Mejorar el bienestar de los habitantes del territorio Boyacense, mediante la ejecucin de programas
y proyectos, en correspondencia con el Plan de Desarrollo establecido.

2. Prestar servicios bajo principios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia, buscando el

mejoramiento continuo y la racionalizacin de los recursos.

3. Atender los trmites con eficiencia y oportunidad, en cumplimiento de las polticas pblicas y
normatividad vigente.

7. DESCRIPCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

A continuacin se presentan los mecanismos que describen y especifican el Sistema Integrado de

Gestin, a fin de dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la Constitucin, las leyes, la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000, la noma ISO 9001, las partes interesadas,
los requisitos establecidos por la entidad, as como a los elementos definidos en el Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:2014. La norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 y el Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

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CUADRO No. 1
CORRESPONDENCIA ENTRE LA NTCGP 1000:2009 (NUM ERAL 4 SI STEM A DE GESTIN DE LA CALIDAD)
Y EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

7.1. DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La Gobernacin de Boyac ha establecido, documentado e implementado el Sistema Integrado de

Gestin de acuerdo a las directrices dadas por la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTCGP 1000, la Norma ISO 9001 y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2014.
Armonizado con la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 y el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.

El Sistema Integrado de Gestin en la Gobernacin de Boyac, fue adoptado mediante Decreto

nmero 001809 del 24 de octubre de 2008, el cual fue derogado por el Decreto nmero 932 de 21 de
septiembre de 2015, quien adopta nuevas disposiciones del Sistema Integrado de Gestin de la
Gobernacin de Boyac, en un esfuerzo por articular los diferentes componentes de gestin de la
administracin previstos en la normatividad y con el fin de articular integralmente sus objetivos e
involucrar los componentes del Sistema de Gestin de la Calidad a todos los procesos de la Gobernacin
mediante la implementacin de la norma NTCGP 1000:2009, as como el Modelo Estndar de Control

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Interno MECI y el sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST, el sistema de

calidad, administrativo y tcnico en el laboratorio departamental de salud pblica de la secretaria de
salud bajo la norma NTC-ISO-IEC 17025:2005, obteniendo como resultado el Sistema Integrado de
Gestin.

Posteriormente la Gobernacin de Boyac adopt mediante el Decreto 831 del 29 de Abril del 2010 la
actualizacin de la Norma NTCGP 1000:2009, a fin de adaptar sus procesos a los lineamientos all
establecidos.

En este sentido, el Sistema Integrado de Gestin en la Gobernacin adopta un enfoque basado en los
procesos que la entidad desarrolla en funcin de la satisfaccin de las necesidades de los usuarios y
partes interesadas en cumplimiento a las funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente.

La Gobernacin de Boyac ha elaborado un mapa de procesos en el cual se representa

grficamente la identificacin y clasificacin de los mismos en los diferentes niveles, los cuales se
definen a continuacin con sus correspondientes procesos:

CUADRO No. 2
CATEGORIZACIN DE LOS PROCESOS DEL SIG POR NIVELES DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS DEL

NIVEL PROCESOS
NIVEL
Son los encargados de definir las polticas y Planeacin Estratgica
ESTRATGICOS directrices de la administracin Comunicacin Pblica
departamental. Direccionamiento y Mejoramiento del SIG
Gestin en Educacin
Gestin de la Seguridad Social en Salud
Gestin Pblica Territorial
Son los encargados de materializar la Gestin Ambiental
Misin de la Gobernacin en los diferentes Gestin de Minas y Energa
sectores en los que se enmarcan sus
MISIONALES Gestin de la Infraestructura Pblica
objetivos y son quienes tienen el contacto
directo con las comunidades y los usuarios Gestin Turstica
finales de la entidad. Gestin Empresarial
Gestin de Participacin y Democracia
Gestin Cultural y Desarrollo Humano
Gestin del Desarrollo Agropecuario
Incluyen todos aquellos procesos para la Gestin del Talento Humano
provisin de los recursos que son Gestin Financiera y Fiscal
necesarios en los procesos estratgicos, Administracin Documental
APOYO misionales y de evaluacin. Gestin de NTIC'S
Servicios Administrativos y Logsticos
Gestin Contractual
Soporte Jurdico

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Incluyen aquellos procesos necesarios para

medir y recopilar datos destinados a realizar
el anlisis del desempeo y la mejora de la
eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de
EVALUACIN Evaluacin Independiente
medicin, seguimiento y auditora interna,
acciones correctivas y preventivas, y son
una parte integral de los procesos
estratgicos, de apoyo y los misionales.
Fuente: SIG; 2012

La Gobernacin de Boyac ha caracterizado sus procesos determinando la interaccin de los mismos,

identificando los proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes, al igual que los recursos,
documentos asociados, indicadores, riesgos, requisitos NTCGP 1000:2009; modelo estndar de
Control Interno MECI 1000:2014, armonizado con el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG SST, NTC ISO/IEC 17025:2005 y requisitos legales.

Los criterios y mtodos necesarios para asegurarse que tanto la operacin como el control de estos
procesos sean eficaces y eficientes, se encuentran definidos en los diferentes manuales, procedimientos,
instructivos, guas y formatos de cada proceso los cuales se encuentran referenciados en el Listado
Maestro de Documentos.

La Gobernacin de Boyac en aras de garantizar que la informacin de la entidad y de cada proceso

sea adecuada a las necesidades especficas de la ciudadana y de las partes interesadas ha definido
polticas y mecanismos de consecucin, captura, procesamiento y generacin de datos y registros,
evidenciados en el Cdigo de Buen Gobierno y directrices establecidas por el proceso de
Comunicacin Pblica.

Los responsables de procesos se aseguran de realizar el seguimiento, medicin y anlisis de los

procesos as como de implementar las acciones necesarias para lograr el objetivo del proceso, los
resultados planificados y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin. As tambin cada
proceso ha identificado, analizado y valorado sus riesgos los cuales se encuentran plasmados en
el mdulo de riesgos, disponible en el Administrador Documental Isolucin.

La Gobernacin de Boyac ha establecido el Manual de Operacin del SIG (Manual de Calidad)

adoptado mediante Decreto 02783 de Octubre del 2009, adems se han documentado e
implementado los procedimientos e x i g id os por las normas NTCGP 1000 e ISO 9001.

Procedimiento de elaboracin y control de documentos.

Procedimiento de control de registros.
Procedimiento de auditorias internas
Procedimiento de control de producto y/o servicio no conforme.
Procedimiento de acciones correctivas.
Procedimiento de acciones preventivas.

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En relacin a la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005 el sistema ha documentado e implementado entre

otros los siguientes documentos de apoyo y tcnicos:

Procedimiento de Gestin de la Seguridad en la Informacin.

Procedimiento de Confidencialidad, imparcialidad y proteccin de la informacin.
Procedimiento Revisin de pedidos ofertas y contratos laboratorios que brindan servicios bajo la
17025:2005.
Procedimiento para la proteccin de los registros almacenados electrnicamente.
Procedimiento de Bioseguridad en el laboratorio de salud pblica de Boyac.
Procedimiento de Manipulacin segura, el transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento
planificado de los equipos de medicin y patrones de referencia y materiales de referencia.
Guia de Estimacin de la incertidumbre en el laboratorio de salud pblica.
Guia de Gestin tecnolgica: equipos de anlisis en el LDSP.
Guia de Aseguramiento de la calidad en el laboratorio de salud pblica.

Tambin ha establecido, documentado e implementado los procedimientos requeridos por la entidad

para el cumplimiento de su misin y sus objetivos institucionales y que le permiten asegurarse de la
eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

La interaccin de los procesos del Sistema Integrado de Gestin, se evidencia en el mapa de procesos y
caracterizaciones de procesos.

La entidad ha establecido el procedimiento de elaboracin y control de documentos, el cual define los

lineamientos para la elaboracin, revisin, aprobacin, actualizacin, distribucin y preservacin de los
documentos del SIG. A su vez cuenta con el procedimiento de control de registros el cual define los
controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de
retencin y disposicin de los registros de acuerdo a las tablas de retencin documental de la
Gobernacin de Boyac.

Adems se identific el proceso Administracin Documental, el cual desarrolla actividades

administrativas y tcnicas, para planificar, manejar y organizar la documentacin producida y recibida
por la administracin departamental, facilitando su utilizacin, conservacin y preservacin.

La Gobernacin de Boyac tiene identificados los procesos del Sistema Integrado de Gestin
necesarios para la prestacin de los servicios y trmites que las competencias legales le han conferido
a los departamentos, as como los necesarios para disear, ejecutar y monitorear los programas,
planes y proyectos que conforman el plan de Desarrollo Departamental con el cual se desarrollan las
diferentes Polticas Publicas Nacionales sectoriales. Es as como a travs del Mapa de Procesos se
tienen identificados cuatro (4) categoras de procesos; Estratgicos, Misionales, Apoyo y Evaluacin.
Ninguno de los procesos identificados en el Mapa de Procesos de la Gobernacin, est actualmente
siendo tercerizado en su totalidad. Por lo tanto son algunas actividades que hacen parte de los

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procesos las que estn siendo contratadas con terceros.

Las actividades de los procesos que son objeto de tercerizacin en cualquiera de las modalidades
vinculantes entre la Gobernacin de Boyac y un tercero son:

1- Consultora en Diseo y Desarrollo: Cuando la entidad opte por contratar el Diseo y Desarrollo de
Planes, Programas, Polticas y obras de ingeniera entre otros, el Sistema debe demostrar la capacidad
de controlar el proceso a travs de la revisin, la verificacin y la validacin, lo cual debe estar
soportada en registros. Es decir le corresponde a la Gobernacin controlar a travs del Supervisor o
Interventor del contrato que el contratista cumpla con los requisitos del numeral 7.3.

2- Ejecucin de Programas y proyectos: Cuando la entidad opte por contratar la Ejecucin de

Programas y Proyectos el Sistema debe demostrar la capacidad de controlar el proceso a travs de la
planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio (7.1). Para las obras de
infraestructura pblica, se asegura la calidad a travs de las actividades descritas en el manual de
interventora y/o supervisin.

CUADRO No. 3
CORRESPONDENCIA ENTRE LA NTCGP 1000:2009 (NUM ERAL 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN)
Y EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

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DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El Gobernador del Departamento de Boyac design al Representante de la Alta Direccin para el

Sistema Integrado de Gestin y defini sus roles y responsabilidades mediante el Decreto No.
206 de 08 de Febrero de 2016.

De igual manera, mediante Resolucin No 0036 de 31 de Marzo de 2010: Por medio de la cual se
designan los Responsables de Proceso y s e definen sus facultades y responsabilidades en la
Planeacin, Diseo, Implementacin, Evaluacin, Mantenimiento y Mejoramiento del Sistema Integrado

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de Gestin en la Gobernacin de Boyac".

Se especifica la responsabilidad, autoridad e interrelacin de todo el personal que dirige, realiza o

verifica el trabajo que afecta la calidad de los ensayos haciendo uso del manual de funciones, SS-G41-
F07 Matriz general de autorizaciones en el Laboratorio Departamental de Salud Pblica y SS-G41-F08
Matriz autoridad responsabilidad y cargo / requisitos ISO 17025:2005 LDSP.

Mediante Decreto 1237 del 2006 se determin la estructura orgnica de la Administracin Central del
Departamento de Boyac, fija las funciones de las dependencias que la integran y establece las
disposiciones necesarias para su cabal funcionamiento y la Ordenanza 034 de 2010 Por la cual se
reorganiza la Secretaria de Desarrollo Econmico de la Gobernacin de Boyac, definida en el artculo
41 del Decreto 1237 de 2006, la que en adelante se denominar Secretara de productividad,
tecnologas de la informacin, las comunicaciones y gestin del conocimiento. De igual manera
mediante Decreto 1365 del 2015 se modific el manual de funciones y de competencias laborales de
la Administracin Central del Departamento de Boyac.

La alta direccin de la Gobernacin de Boyac ha identificado sus canales de comunicacin mediante

los cuales difunde los requisitos del cliente, los legales aplicables y las formas para satisfacerlos,
identificados en instrumentos como las matrices de informacin primaria y secundaria, as como en la
caracterizacin de procesos y acuerdos para la prestacin de servicios.

En relacin a los requisitos del cliente la alta direccin se asegura de que se determinen y se cumplan
con el propsito de aumentar su satisfaccin a travs de la identificacin de la reglamentacin
aplicable a cada proceso del SIG contenida en el Normograma y la formulacin del Direccionamiento
Estratgico del Departamento; para tal fin el Gobernador y su equipo de trabajo emprenden un
dilogo directo con la comunidad en cada una de las mesas regionales de planificacin participativa,
mesas sectoriales, mesas de expertos y las audiencias pblicas permitiendo conocer de primera mano
las diferentes visiones y necesidades de cada una de las regiones y sectores, logrando as la
consolidacin del Plan de Desarrollo Departamental.

La Alta Direccin ha formulado y aprobado la poltica de calidad para la Gobernacin de Boyac,

teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el direccionamiento estratgico de la entidad,
los requisitos legales y reglamentarios, la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica y el
Modelo Estndar de Control Interno. Esta directriz ha sido comunicada, divulgada y socializada a todos
los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas en la entidad; en coherencia con
la poltica de calidad se han establecido los objetivos de calidad los cuales se miden con los
indicadores de gestin formulados para cada proceso.

La Gobernacin de Boyac elabor el Cdigo de tica de forma participativa y fue adoptado mediante
el Decreto 002253 del 2 de Julio de 2009, as tambin conform el Comit de tica y Buen gobierno
mediante la Resolucin No. 107 de 09 de Diciembre de 2013.

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La responsabilidad y autoridad d e l Sistema Integrado de Gestin se definen en el Decreto nmero

932 de 2015 y en la documentacin del Sistema Integrado de Gestin.

La Gobernacin de Boyac para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad

del SIG ha establecido un procedimiento denominado revisin del SIG por la direccin que define la
metodologa para revisar peridicamente el sistema integrado de gestin por parte de la Alta Direccin,
en el cual se establece la informacin de entrada y los resultados de la revisin por la Direccin. La
revisin se realiza por lo menos una vez al ao o cuando el sistema lo requiera e incluye la
evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema Integrado
de Gestin, incluidos la poltica de calidad y los objetivos de calidad.

CUADRO No. 4
CORRESPONDENCIA ENTRE LA NTCGP 1000:2009 (NUM ERAL 6 GESTIN DE LOS RECURSOS) Y EL
MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La Gobernacin de Boyac proporciona los recursos necesarios para la planificacin, operacin,

seguimiento y mejoramiento de los procesos del Sistema Integrado de Gestin, as como para
aumentar el nivel de satisfaccin de los usuarios.

En el Sistema Integrado de Gestin se han determinado procesos tales como: Gestin Financiera y
Fiscal que establece, dirige y ejecuta la poltica fiscal del Departamento para asegurar la
financiacin de los planes, programas y proyectos de la administracin departamental, mediante el
recaudo y administracin de los recursos pblicos con transparencia, eficiencia, eficacia y oportunidad y
el proceso de Gestin Contractual el cual garantiza que se adelanten los procesos de contratacin
requeridos para dar cumplimiento al objeto misional y los fines esenciales del Estado bajo los

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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

principios de la contratacin pblica.

Se identifica el proceso de Gestin del Talento Humano con el fin de coordinar la administracin de
personal de los servidores pblicos y propender por su desarrollo integral y ambiente laboral que
contribuya a la adecuada prestacin del servicio, siendo el proceso lder del Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST. La Gobernacin de Boyac ha adoptado mediante Decreto
1365 del 31 dic 2015 el manual de funciones y de competencias laborales de la planta de personal de
la Administracin Central del Departamento de Boyac, , en el cual se establece el perfil de los
servidores en cuanto a educacin, formacin, habilidades y experiencia requerida, de manera similar
la competencia de los particulares que se contraten para realizar trabajos que afecten la prestacin del
servicio, se realiza segn las directrices establecidas en el proceso de Gestin Contractual.

El proceso de Gestin de Talento Humano ha establecido una metodologa que garantiza a los
empleados pblicos el acceso a procesos de formacin y capacitacin que contribuyan al
mejoramiento individual e institucional, el cual comprende la conformacin de equipos de trabajo, la
formulacin de proyectos de aprendizaje, la consolidacin del diagnstico de necesidades y la
ejecucin y evaluacin al plan institucional de capacitacin; de igual manera se ha determinado una
metodologa para elaborar, ejecutar y evaluar el Programa de Bienestar social, la cual busca promover
un adecuado ambiente laboral de los empleados pblicos a travs de la ejecucin de actividades de
integracin y ldico-recreativas que contribuyan a elevar los niveles de competitividad y eficiencia de
los empleados.

Adems se ha determinado una metodologa para realizar la induccin a fin de que el empleado pblico
conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el ejercicio de sus funciones. De manera
similar se realiza la reinduccin para permitir la actualizacin de todos los servidores en las nuevas
orientaciones tcnicas y normativas que afectan el quehacer institucional de la entidad.

Respecto a la evaluacin de desempeo se aplica acorde a la metodologa dada por la Comisin

Nacional del Servicio Civil, con el fin de evaluar los compromisos adquiridos por los servidores pblicos
en relacin a las funciones que desempea dentro de la entidad y como resultado de la aplicacin de
esta evaluacin se generan los planes de mejoramiento individual.

En relacin al retiro se ha determinado una metodologa que garantiza la desvinculacin de los

servidores pblicos de la Gobernacin de Boyac de manera asistida, de acuerdo a lo establecido en
la normatividad aplicable y polticas Departamentales.

La Gobernacin de Boyac, basada en la normatividad aplicable, estableci un procedimiento que

adopta la metodologa de la Comisin Nacional del Servicio Civil para los acuerdos de gestin, la cual
determina las pautas que permiten a los funcionarios de la entidad llevar a cabo el proceso de
elaboracin y evaluacin de los acuerdos de gestin a travs de los cuales se concertarn y
evaluarn los compromisos asumidos por los mismos, en el marco de los planes de la entidad.

La entidad con el fin de determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la

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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

conformidad con los requisitos del producto y/o servicio ha establecido el proceso de Servicios
Administrativos y logsticos el cual tiene como objetivo administrar los recursos fsicos y bienes del
Departamento de Boyac, mantenindolos disponibles y actualizados para facilitar el ejercicio de las
actividades de todos los procesos, de igual manera ha identificado el proceso Gestin de NTICs el
cual busca administrar la infraestructura tecnolgica; a nivel de sistemas de informacin y
comunicaciones, garantizando su disponibilidad, seguridad, actualizacin e innovacin, para apoyar a
la entidad en el desarrollo y cumplimiento de sus procesos.

La entidad ha establecido el proceso de Gestin del Talento Humano, que permite determinar y
gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto
y/o servicio, el cual incluye la planeacin y ejecucin de actividades referidas a salud ocupacional y
bienestar social de los empleados pblicos de la Gobernacin de Boyac.

CUADRO No. 5
CORRESPONDENCIA ENTRE LA NTCGP 1000:2009 (NUM ERAL 7 - REALI ZACIN DEL PRODUCTO O
PRESTACIN DEL SERVICIO) Y EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

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DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La Gobernacin de Boyac ha establecido diferentes herramientas de planeacin como es el Plan

de Desarrollo Departamental, planes de accin, adems ha identificado los procesos misionales, que
proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de
ser, los cuales son: Gestin en Educacin, Gestin de la Seguridad Social en Salud, Gestin Pblica
Territorial, Gestin Ambiental, Gestin de Minas y Energa, Gestin de la Infraestructura Pblica,
Gestin Turstica, Gestin Empresarial, Gestin de Participacin y Democracia, Gestin Cultural y
Desarrollo Humano y Gestin del Desarrollo Agropecuario. Estos procesos han sido descritos en sus
respectivas caracterizaciones, en donde se establecen las actividades referentes a la planeacin,
ejecucin, verificacin, seguimiento y mejora en la gestin de los mismos.

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Para determinar los requisitos de los servicios, trmites y proyectos que presta y ejecuta la
Gobernacin de Boyac, se remite a los lineamientos legales y reglamentarios aplicables, es decir; lo
consagrado en la Constitucin Poltica de Colombia, Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, entre
otras. Para tal fin la entidad ha consolidado el Normograma y los acuerdos para la prestacin del servicio
para cada uno de los procesos en los que aplique. De la misma manera se han determinado los
requisitos establecidos por la norma NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2014, armonizado con el Sistema
de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST NTC-ISO/IEC 17025: 2005, as como las
dems normas tcnicas que aplican para la realizacin del producto y la prestacin del servicio; los
cuales se encuentran identificados en las caracterizaciones de los procesos del SIG, disponibles en el
Administrador Documental Isolucin.

A travs de la realizacin de los Consejos de Gobierno, mesas regionales de planificacin

participativa, mesas sectoriales, mesas de expertos y las audiencias pblicas se determinan las
necesidades y los requisitos de la comunidad del territorio Boyacense; as mismo la Gobernacin de
Boyac define los requisitos necesarios para el uso previsto o cualquier requisito adicional que esta
considere necesario para la realizacin del producto y la prestacin del servicio, los cuales se plasman
en los documentos de cada proceso del Sistema Integrado de Gestin tales como manuales,
procedimientos, instructivos o guas.

Dentro del proceso de modernizacin de las entidades y mejoramiento de la gestin, la Gobernacin de

Boyac ha adoptado la estrategia Gobierno en Lnea Territorial. Como parte de la implementacin de
esta estrategia se identifican y publican en la pgina web www.gobiernoenlinea.gov.co, los servicios y
trmites prestados, incluyendo los requisitos necesarios para la atencin de los mismos.

La revisin de los requisitos relacionados con la prestacin del servicio, se realiza acorde a lo
establecido en la reglamentacin y legislacin vigente; as como lo determinado por el proceso.

Gestin Contractual.

La Gobernacin de Boyac determina e implementa disposiciones para la comunicacin con los

clientes, las cuales se orientan desde el proceso de Comunicacin Pblica el cual busca generar
estrategias eficaces de comunicacin organizacionales e informativas que se garanticen al interior o
al exterior de la entidad en el marco de la cultura de buen gobierno; adems se establece en el
proceso de Direccionamiento y Mejoramiento del SIG, procedimientos para la atencin a peticiones,
quejas y reclamos; mecanismo mediante el cual estas son recibidas, gestionadas, resueltas y
comunicadas a los usuarios. Igualmente se ha dispuesto un procedimiento para medicin de la
satisfaccin del cliente, sus resultados son insumo para e l i n f o r m e d e revisin por la direccin.
As tambin se ejecuta la rendicin de cuentas y otros mecanismos de participacin ciudadana, en
donde los usuarios y partes interesadas son retroalimentadas respecto a la gestin de los procesos
de la Gobernacin de Boyac.

La Gobernacin de Boyac cuenta con medios para que las partes interesadas estn en contacto
con la entidad como son: Sistemas de atencin al Ciudadano (SAC), herramientas de comunicacin

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electrnica a travs de servicios web (portal de servicios institucionales www.boyaca.gov.co), lneas

telefnicas, emisora radial Boyac 95.6 FM, medios impresos como la Gaceta Departamental El
Boyacense boletines de prensa y redes sociales entre otros.

Los procesos del SIG de la Gobernacin de Boyac gestionan, controlan y establecen las
responsabilidade s y autoridades para la planificacin y realizacin del diseo y desarrollo de
productos o servicios que le permiten a la entidad cumplir su misin, transformando en forma
completa los requisitos de las polticas, objetivos, estrategias y programas previstos en el Plan de
Desarrollo Departamental, en caractersticas especificadas o en las especificaciones de los proyectos,
trmites y servicios prestados por la entidad.

Los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y/o servicio se identifican y
registran en la formulacin de proyectos, estudios previos y trminos de referencia, los cuales
proporcionan informacin para la adquisicin de bienes y servicios, la produccin y la prestacin del
servicio, y contienen los criterios de aceptacin del producto y/o servicio.

Cuando son contratados el diseo y desarrollo del producto y/o servicio sus resultados se revisan,
verifican y validan a travs de los informes de interventora y/o supervisin, y dems registros
relacionados en el proceso de Gestin Contractual.

A travs de los informes de interventora, informes de satisfaccin del cliente, control del producto no
conforme y atencin de peticiones quejas y reclamos, se evala la capacidad de los resultados de
diseo y desarrollo para cumplir los requisitos, se identifican problemas y se proponen las acciones
necesarias.

En la etapa de diseo del producto se identifican y controlan los cambios a travs de los
procedimientos relacionados con la formulacin de proyectos de inversin y en la etap a de desarrollo a
travs de los informes de interventora y ajustes al contrato, cuando se requiera.

La evaluacin y reevaluacin de proveedores se realiza teniendo en cuenta lo establecido e n el

manual de interventora y/o supervisin, los documentos soporte del mismo y el procedimiento supervisin
y seguimiento a la ejecucin de contratos del proceso de Gestin Contractual. En aras de establecer los
lineamientos para que las personas naturales y jurdicas que ejercen la labor de interventora y/o
supervisin a los diferentes contratos y convenios que celebra la Gobernacin de Boyac, la conozcan
y la apliquen, para evitar desviaciones o irregularidades en la ejecucin de la contratacin estatal,
asegurando que el producto y/o servicio adquirido cumpla con los requisitos especificados.

La Gobernacin de Boyac realiza la gestin y el control sobre la adquisicin de bienes y servicios

a travs de las directrices establecidas en el proceso Gestin Contractual el cual busca garantizar
que se adelanten los procesos de contratacin requeridos para dar cumplimiento al objeto misional y los
fines esenciales del estado bajo los principios de contratacin pblica.

En la caracterizacin del proceso de Gestin Contractual se incluye la planificacin y control de las

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actividades que se desarrollan teniendo en cuenta lo establecido en la reglamentacin aplicable a la

adquisicin de bienes y servicios, la determinacin y asignacin de los recursos necesarios. Los
lineamientos determinados por este proceso se ven apoyados por procedimientos, manuales,
instructivos y guas entre otros para llevar a cabo las actividades contempladas en el mismo.

La identificacin de las necesidades de compra y suministro, contratacin de servicios y contratacin

de obra pblica, se consolidan en el plan de compras que la entidad define segn el procedimiento
establecido para tal fin en la Gobernacin de Boyac.

La informacin requerida para la adquisicin de bienes y servicios se presenta a travs de la pgina

web www.boyaca.gov.co, en donde se publican las invitaciones a ofertar, de igual manera en la pgina
del SECOP (sistema electrnico para la contratacin pblica) www.contratos.gov.co se publican los
pliegos de condiciones y documentacin soporte a las modalidades de contratacin estatal.

La Entidad a travs del Manual de Interventora establece e implementa la inspeccin u otras actividades
necesarias para asegurar que el producto y/o servicio cumple con lo especificado en los pliegos de
condiciones o en las disposiciones aplicables.

Para el control de la prestacin de los servicios, la Gobernacin de Boyac ha establecido mecanismos

de control como: Plan de Desarrollo Departamental, Planes de accin, Plan Operativo Anual de
Inversiones, Programas y Proyectos; as como la documentacin del Sistema Integrado de Gestin
que define las condiciones controladas bajo las cuales se debe prestar el servicio y los registros
correspondientes.

Para validar los procesos de prestacin de servicios donde los productos resultantes de la
atencin de trmites y servicios y de la ejecucin de proyectos, no pueden verificarse mediante
actividades de seguimiento o medicin posteriores, la entidad ha diseado mecanismos tales como
procedimientos, capacitacin y calificacin del personal que presta el servicio as como el manejo de
los registros: identificacin y control de producto no conforme, encuesta de medicin de la
satisfaccin del cliente, peticiones, quejas , reclamos y los dems que se generen durante la
prestacin del servicio.

Los laboratorios que realizan servicio bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 aplican mtodos y
procedimientos apropiados para todos los ensayos y utilizan mtodos publicados en normas
internacionales, regionales o nacionales, que satisfagan las necesidades del cliente. La validacin de
los mtodos se realiza a travs del examen y el aporte de evidencias objetivas que los laboratorios
cumplen los requisitos particulares para un uso especial previsto. Los laboratorios que realizan servicio
bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 aplican la gua para estimacin de la incertidumbre de
medicin, tomando en cuenta todos los componentes que son de importancia, utilizando mtodos de
anlisis pertinentes, y en ninguna caso desarrollan mtodos ni utilizan mtodos no normalizados.

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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

Los laboratorios que realizan servicio bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 y que apliquen el
muestreo dentro de su alcance, lo realizaran de acuerdo con un plan o procedimiento documentado
basado en mtodos estadsticos o normatividad aplicable el cual estar disponible en el lugar donde se
realiza el muestreo. De igual forma se realizaran todos los registros del muestreo para asegurar la
calidad de los resultados.

La identificacin del producto y/o servicio se realiza a travs del desarrollo de los procedimientos
asociados a la realizacin de trmites y servicios y la trazabilidad se define en el registro del formato
acuerdos para la prestacin del servicio de cada proceso.
El producto asociado a los procesos misionales se identifica segn lo establecido en las metodologas
para la formulacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin a los planes, programas y proyectos. As
tambin para los trmites y servicios el producto se identifica en la informacin consolidada en la
pgina web www.gobiernoenlinea.gov.co y en el formato acuerdos para la prestacin del servicio.

Los resultados de cada ensayo, o serie de ensayos efectuados emitidos por los laboratorios que
realizan servicio bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 son informados en forma exacta, clara, no
ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones especficas de los mtodos de ensayo y a lo
documentado en cada procedimiento tcnico. Los resultados son informados en un Informe de Ensayo
e incluye toda informacin requerida por el cliente y necesaria para la interpretacin de los resultados
del ensayo, as como toda la informacin requerida por el mtodo utilizado.

En cuanto a los bienes de propiedad del cliente estn determinados por los elementos de
propiedad fsica e intelectual que los clientes y partes interesadas de la entidad entregan a los
diferentes procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Gobernacin de Boyac, para que sean
utilizados dentro de los productos o servicios (trmites, servicios, programas y proyectos) que ofrece la
entidad. Para la preservacin de la propiedad del cliente en cuanto a informacin y su medio de soporte
se refiere, tales como documentos, diseos y proyectos la entidad ha establecido el proceso de
Administracin Documental con el fin de conservar y proteger la informacin que los usuarios entregan
para convertirse en parte constitutiva del servicio a ser prestado. As mismo se han establecido
diferentes mecanismos para la proteccin y conservacin de elementos y muestras de laboratorio,
como procedimientos, protocolos y guas en los procesos de Gestin de la Seguridad Social en Salud y
Gestin de la Infraestructura Pblica.

La entidad ha definido acciones para la preservacin del producto y servicio incluyendo la

identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin de la informacin que es
entregada como documentos a los clientes y/o partes interesadas; teniendo en cuenta lo establecido en
los procedimientos para la prestacin del servicio, el proceso de Administracin Documental y el
proceso de Direccionamiento y Mejoramiento del SIG.

Los laboratorios que realizan servicio bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 aplican los
procedimientos para la recepcin, manipulacin, proteccin, almacenamiento conservacin y
disposicin final de los tems de ensayo. Se asegura la proteccin de la integridad de los tems a travs
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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

de la identificacin, el registro de cualquier anomala, desvi o duda respecto a la adecuacin de los

tems, el aseguramiento de las condiciones ambientales e instalaciones apropiadas para evitar el
deterioro, prdida o dao.

La Gobernacin de Boyac ha determinado el seguimiento y la medicin por realizar y los equipos

de seguimiento y medicin necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto y/o
servicio con los requisitos determinados, teniendo en cuenta lo establecido en los procesos de Gestin
de la Seguridad Social en Salud, Gestin de la Infraestructura Pblica, Gestin de Desarrollo
Agropecuario, Gestin de Minas y Energa y Planeacin Estratgica.

La entidad calibra y/o verifica los equipos de medicin a intervalos especificados o antes de su
utilizacin, comparado con patrones de medicin trazables a patrones de medicin internacional o
nacional. Las disposiciones necesarias para evaluar y registrar la validez de los resultados de las
mediciones de los equipos de medicin en los laboratorios de salud pblica y de suelos, se encuentran
definidas en los planes metrolgicos establecidos en el administrador documental; manteniendo los
registros aplicables para tal fin.

CUADRO No. 6
CORRESPONDENCIA ENTRE LA NTCGP 1000:2009 (NUMERAL 8 MEDICIN ANLISIS Y MEJORA) EL MODELO
ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La Gobernacin de Boyac ha planificado, documentado e implementado procesos de medicin, anlisis

y mejora, tales como el proceso de Direccionamiento y Mejoramiento del SIG que tiene como
objetivo establecer e implementar las directrices que orienten el sistema integrado de gestin,
buscando la eficacia, eficiencia y efectividad a travs de acciones de mejoramiento continuo de los
procesos y servicios con el propsito de satisfacer las necesidades de los usuarios. De igual manera
determin el proceso de evaluacin independiente que tiene como fin realizar la evaluacin de los
procesos del SIG por medio de la evaluacin independiente y de auditorias internas para verificar su
eficiencia, eficacia y efectividad asesorando a la alta direccin en cumplimiento de la normatividad
vigente buscando la mejora continua; en aras de demostrar la conformidad del producto y/o servicio,
asegurarse de la conformidad del sistema integrado de gestin y mejorar continuamente la
eficacia, eficiencia y efectividad del mismo.

Para la medicin de la satisfaccin del cliente la Gobernacin de Boyac ha establecido una

metodologa que busca establecer y describir los lineamientos o directrices para medir, analizar y
mejorar la percepcin de los usuarios de los trmites prestados por la Gobernacin de Boyac, de
manera similar se ha establecido la metodologa para dar solucin o respuesta oportuna a las
peticiones quejas y reclamos, as como las observaciones que presentan las veeduras u otros grupos
de control social que recibe la Gobernacin de Boyac sobre la gestin de sus procesos.

El seguimiento de la percepcin del cliente en la Gobernacin de Boyac incluye elementos de entrada

de fuentes como: Encuestas de satisfaccin del cliente, Sistema de Atencin al Ciudadano (SAC), y
mecanismos de participacin ciudadana.

La Gobernacin de Boyac ha establecido un procedimiento documentado para definir las

responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros e
informar de los resultados a fin de determinar si el Sistema Integrado de Gestin es conforme con las
disposiciones planificadas, con los requisitos legales o reglamentarios, del cliente, de la Norma NTCGP
1000:2009, del SIG y los requisitos establecidos por la entidad, y si se ha implementado y se mantiene
de manera eficaz, eficiente y efectiva.

La metodologa diseada para las auditoras internas incluye la planificacin de un programa de

auditora interna que toma en consideracin el estado y la importancia de los procesos por auditar, as
como los resultados de auditoras previas, define los criterios de la auditora interna, su alcance, su
frecuencia y metodologa; as tambin se mantienen registros de las auditoras y sus resultados. Una
vez socializados los informes de auditora con los responsables de proceso, el responsable del proceso
que est siendo auditado debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones
correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus
causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el
informe de los resultados de la verificacin.

As tambin, ha establecido mecanismos y estrategias para realizar seguimiento y medicin de

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procesos como la formulacin y medicin de indicadores para los planes, programas y proyectos as
como para los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestin. Los indicadores de gestin
por procesos estn relacionados en las caracterizaciones de proceso y publicados en el
Administrador Documental Isolucin. De igual manera para garantizar la difusin de la informacin de
la Gobernacin de Boyac sobre su funcionamiento, gestin y resultados en forma amplia y
transparente a los diferentes grupos de inters (clientes y partes interesadas), e x i s t e n herramientas
de comunicacin electrnica a travs de servicios web (portal de servicios institucionales
www.boyaca.gov.co), lneas telefnicas, emisora radial Boyac 95.6 FM, medios impresos como la
Gaceta Departamental El Boyacense boletines de prensa y redes sociales entre otros.

La Gobernacin de Boyac para hacer seguimiento y medir las caractersticas del producto y/o servicio
y verificar que se cumplen sus requisitos, ha establecido una metodologa para realizar la autoevaluacin
del control en aras de realizar seguimiento y evaluacin a los controles de la entidad mediante la
aplicacin de mecanismos e instrumentos diseados en los procesos y procedimientos tales como
indicadores de la ejecucin de los planes, programas y proyectos, acuerdos para la prestacin de
servicio en lo que se refiere a trmites y servicios de la entidad, as como las polticas establecidas
para la interventora y/o supervisin de los contratos y convenios; estableciendo las medidas que
garanticen la continuidad de la operacin y tomando como base los resultados de la medicin de la
eficacia, la eficiencia y la efectividad.

Para prevenir el uso o entrega no intencionados del producto y/o servicio no conforme la entidad lo
identifica y controla, mediante un procedimiento documentado que define las responsabilidades y
autoridades relacionadas, manteniendo los registros requeridos.

La entidad para determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la conveniencia,
adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin y para evaluar dnde
puede realizarse la mejora continua ha establecido mecanismos como la medicin de la satisfaccin
del cliente, auditoras internas, autoevaluacin de la gestin, autoevaluacin del control, evaluacin
independiente, revisin por la direccin, entre otras; mediante los cuales analiza datos como: informe de
administracin del riesgo, informes de producto no conforme, encuestas tabuladas, resultados de
medicin de indicadores, informes de gestin, informes de auditora y satisfaccin del cliente incluyendo
la atencin a peticiones, quejas y reclamos.

A travs de la Gua de Aseguramiento de la calidad de los resultados los laboratorios que realizan
servicio bajo la norma NTC ISO IEC 17025:2005 describen las diferentes estrategias de Aseguramiento
de la Calidad que permiten la confiabilidad en el resultado emitido, tales estrategias comprenden entre
otras: Participacin y anlisis de los resultados obtenidos en los Programas de comparacin
interlaboratorios, Controles de calidad internos a travs del uso de materiales de referencia certificados
(patrones primarios o secundarios), uso de herramienta estadstica de ensayos de reproducibilidad y
repetibilidad, Correlacin de los resultados de la muestras obtenidos en los diferentes ensayos
realizados a la muestra.

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Los datos de control de la calidad son analizados por el profesional y, si no satisfacen los criterios
establecidos, se toman las acciones planificadas para corregir el problema y evitar consignar resultados
incorrectos, actividad realizada antes de las corridas analticas siempre que es posible o antes de la
liberacin de los resultados.

La Gobernacin de Boyac mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema

Integrado de Gestin mediante el uso de la poltica de calidad, los objetivos de calidad, los resultados
de las auditoras internas, el anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por
la direccin. Para tal fin ha establecido un procedimiento para detectar, analizar y eliminar las causas
de las no conformidades reales, generadas por: desempeo de procesos, servicio o producto no
conforme, auditorias, resultados de la medicin de la satisfaccin del cliente, el anlisis de quejas
y reclamos de manera que asegure la implementacin de acciones correctivas que sean eficaces y
permitan eliminar las causas de las no conformidades.

De manera similar la entidad ha establecido un procedimiento denominado acciones preventivas a fin de

proporcionar los lineamientos generales para asegurar la implementacin de acciones preventivas
eficaces y apropiadas, con el fin de evitar la ocurrencia de las no conformidades potenciales y eliminar
sus causas.

Las oportunidades de mejora se materializan en acciones correctivas, acciones preventivas o planes

de mejoramiento (individual, por proceso e institucional), que consolidan las acciones de
mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema Integrado de
Gestin y en la gestin de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de
Autoevaluacin, Evaluacin Independiente y de las observaciones formales provenientes de los
rganos de Control.

La Gobernacin de Boyac ha establecido una metodologa a fin de determinar lineamientos para

promover que los procesos del SIG se desarrollen en forma m s eficiente y transparente a travs
de la adopcin y cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas y la implementacin de
metodologas orientadas al mejoramiento continuo como los planes de mejoramiento.

El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y anlisis generados en el

desarrollo de los Componentes de Auditora Interna, Evaluacin Independiente y las observaciones del
rgano de Control Fiscal, el proceso de Evaluacin Independiente consolida y prioriza las acciones de
carcter estratgico a fin de remitirlas al Comit Directivo del SIG para ser analizadas en la revisin
por la Direccin y tomar las respectivas acciones de mejora.

El Plan de Mejoramiento por Procesos, tiene en cuenta las recomendaciones provenientes de la

Autoevaluacin del Control, Autoevaluacin de la Gestin, la Evaluacin Independiente al Sistema
Integrado de Gestin, Resultados de la administracin del riesgo, Resultados de las peticiones, quejas
y reclamos, Resultados de la medicin de la satisfaccin del cliente, Resultados del anlisis del
producto o servicio no conforme, resultados de Auditora Internas y resultados de revisin por la
direccin. El plan de mejoramiento por procesos se implementa en la Gobernacin de Boyac segn lo

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MANUAL DE OPERACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (SIG) FECHA: 18/Feb/2016

establecido en el procedimiento de acciones correctivas.

Los Planes de Mejoramiento Individual contienen los compromisos que asume el servidor con el fin
de superar las brechas presentadas entre su desempeo real y el desempeo que se espera de l. Los
parmetros de referencia del desempeo esperado estn definidos de acuerdo con las funciones y
competencias de cada empleo, el instrumento de evaluacin del desempeo, los Acuerdos de Gestin
y el Plan de Mejoramiento por Procesos. Para implementar los planes de mejoramiento individual en la
Gobernacin de Boyac se tienen en cuenta los lineamientos establecidos por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.

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