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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro

Nacional de las Personas

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Organismos Cooperantes

AGENCIA ESPAOLA DE COOPERACIN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)

Mara Elena Gutirrez - Coordinador General


Miriam Arredondo - Responsable de Programa de Gobernabilidad Democrtica
Allan Oviedo - Tcnico de Programa de Gobernabilidad Democrtica

AGENCIA SUECA DE COOPERACIN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (ASDI)

Ann Stodberg- Representante

PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)

Jos Manuel Hermida Representante Residente


Edo Stork - Representante Residente Adjunto
Dina Salinas - Especialista en Gestin
Sergio Membreo Coordinador del rea de Gobernabilidad
Fernando Lezama Asesor Tcnico Principal

Registro Nacional de las Personas

DIRECTORIO

Jorge Arturo Reina Garca - Director General


Gerardo Martnez - Sub Director Tcnico
Manuel Sagastume - Sub Director Administrativo

JEFES DE DEPARTAMENTOS

Nelson Barahona Administrador General del RNP


ngel Mauro Amaya Pagador Especial del RNP
Florisel Bustamante Jefe del Departamento de Contabilidad
Julia Mayorquin Jefe del Departamento de Auditoria Interna

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Nacional de las Personas

EQUIPO CONSULTOR

PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE GESTIN DEL RNP

Fernando Lezama Coordinador


Ftima Cruz Consultora encargada de la Elaboracin del Manual
Nancy Guerra Consultora para la Modernizacin de la Administracin de Recursos Humanos
del RNP y Procesos Internos

PROYECTO GENERACIN DE CAPACIDADES PARA LUCHAR CONTRA EL SUBREGISTRO


EN HONDURAS

Dora Matamoros - Coordinadora


Ftima Cruz Consultora encargada de la Implementacin del Manual
Ftima Izaguirre Administrativa/Financiera

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CONTENIDO

Pag.
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y DESCRIPCION
1.1 El Registro Nacional de las Personas 10
1.1.1 Jurisdiccin y Competencia del RNP 10
1.1.2 Ley del RNP 10
1.1.3 Objetivos del RNP . 11
1.1.4 Funciones del RNP .. 11
1.2. Proyectos Cooperantes 12
1.2.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestin del
RNP. 12
1.2.2 Proyecto Generacin de Capacidades para luchar contra el Subregistro en
Honduras... 13
1.3 Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos 13
1.3.1 Uso y Obligatoriedad del Manual.. 13
1.3.2 Propsito del Manual. 13
1.3.3 Vigencia del Manual 14
1.3.4 Modificaciones al Manual.. 14
1.3.5 Contenido del Manual 14

CAPITULO II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES


2.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP .. 15
2.1.1 Organigrama Administrativo 17
2.1.2 Funciones del Sub Director Administrativo 17
2.1.3 Organigrama de la Administracin General.. 18
2.1.4 Funciones del Administrador General.. 18
2.1.5 Organigrama de Pagadura Especial 20
2.1.6 Funciones de la Pagadura Especial. 20
2.1.7 Organigrama de Contabilidad. 21
2.1.8 Funciones de Contabilidad 22
2.1.9. Controles Internos del rea Administrativa.... 22
2.1.10 Practicas Obligatorias de Control Interno segn ONADIC 24

CAPITULO III. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGO


3.1 Formulacin Presupuestaria. 26
3.1.1 Directrices para la Formulacin Presupuestaria Anual 26
3.1.2 Evaluaciones del POA-Presupuesto... 27
3.1.3 Informe Mensual de Ejecucin Fsica y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuestario. 27
3.1.4 Formato Informe Trimestral de Ejecucin Fsica y Financiera. 30
3.1.5 Flujograma del Proceso de Formulacin de las Modificacin Presupuestaria en el RNP.. 33
3.1.6 Formato para remitir solicitud de Modificacin a SEFIN.. 34
3.1.7 La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias . 35
3.1.8 Flujograma para el proceso de Formulacin 37
3.1.9 Programacin de Cuotas de Compromisos . 37

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Nacional de las Personas

3.1.10 Flujograma para solicitud de cuotas de compromisos ... 38


3.2 Procesos de Pagos.. 39
3.2.1 Procedimiento para pago de Bienes, Materiales y Equipo... 39
3.2.2 Documentos de soporte para pagos.. 40
3.2.3 Ejemplo Formato de Autorizacin de Pagos. 40
3.2.4 Procedimiento para pago de Alquileres.. 42
3.2.5 Requisitos previos al pago de Alquileres. 42
3.2.6 Procedimiento para pago de Servicios Pblicos y Mensajera... 43
3.2.7 Consideraciones para pago de Servicios Pblicos y Mensajera. 44
3.2.8 Procedimiento para pago de Viticos.. 44
3.2.9 Polticas aplicables al pago de viticos. 45
3.2.10 Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros 47
3.2.11 Polticas para pago de consultores.. 48
3.3 Polticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos 48
3.3.1 Polticas para elaboracin de planillas.. 48
3.3.2 Procedimiento para pago de planilla... 50
3.3.3 Polticas para pago de Horas Extras 51
3.3.4 Procedimiento de pago de Horas Extras.... 51
3.3.5 procedimiento para pago de Vacaciones.. 52
3.3.6 Polticas sobre pago de Vacaciones 53
3.3.7 Tabla de tiempos estimados para realizar un pago .. 54
3.3.8 Ejemplo de Formatos para Gestin Presupuestaria. 55
3.3.9 Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento 57
Externo.
CAPITULO IV. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
4.1 Funciones de la Unidad de Compras... 59
4.2 Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones. 59
4.2.1 Lista Corta. 59
4.2.2 Apertura de propuestas tcnicas y econmicas. 59
4.2.3 Adjudicacin, negociacin y registro de contratos.. 60
4.2.4 Llamado a licitacin 60
4.2.5 Negociacin y adjudicacin.. 60
4.2.6 Recepcin de productos. 60
4.2.7 Conformacin de la Comisin Evaluadora. 60
4.2.8 Evaluacin de ofertas 61
4.2.9 Recursos de Revisin. 61
4.2.10 Archivos documentales 62
4.2.11 Inconformidades y Disputas. 62
4.3 Cdigo tica y Medidas de Prevencin de Fraude y Corrupcin... 62
4.4 Montos y Modalidades de contratacin y/o adquisicin. 62
4.5 Flujo grama Adquisicin de Bienes para Licitacin Pblica Internacional. 63
4.6 Flujo grama Adquisicin de Bienes para Licitacin Pblica Nacional 64
4.7 Flujo grama Adquisicin de Bienes para Licitacin Privada 65
4.8 Flujo grama de proceso de compra por Comparacin de precios... 66
4.9 Flujo grama para seleccin de consultores individuales Nacionales o Internacionales 67
4.10 Contratacin Directa 68

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Nacional de las Personas

CAPITULO V. PROCEDIMIENTOS CONTABLES


5.1 Polticas Contables. 70
5.1.1 Control de Calidad de procesos contables. 70
5.1.2 Normas contables 71
5.1.3 Polticas contables adoptadas. 71
5.2 Registros contables y soporte administrativo 72
5.2.1 Tipos de Registro. 72
5.2.2 Manejo de los Registros Contable y Registro Administrativo. 73
5.2.3 Catalogo de Cuentas. 74
5.2.4 Proceso de Operaciones Diarias 74
5.2.5 Archivo de Partida Contable 75
5.2.6 Libro Mayor. 75
5.2.7 Estados Financieros 75
5.2.8 Ejemplo Estructura de Estados Financieros.. 75
5.2.9 Proceso contable. 78
5.3 Descripcin de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento.. 78
5.3.1 Fuentes de Financiamiento Interno 78
5.3.2 Fuentes de Financiamiento Externo 79
5.3.3 Clasificador de Organismos Financieros.. 79
5.3.4 Ejemplo de Balanza de Comprobacin. 80
5.3.5 Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario) 81
5.3.6 Ejemplo Movimiento de Cuenta (Libro Mayor)... 82
5.4 Factores a considerar en la Informacin Financiera. 83
5.4.1 Principios de Contabilidad generalmente aceptados.. 83
5.4.2 Catlogos de Cuenta. 84

CAPITULO VI. PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL


6.1 Polticas y Normas para uso de la Pagadura. 86
6.1.1 Polticas sobre Ingresos 86
6.1.2 Procedimiento para administracin de TGR para registro de Ingresos. 88
6.1.3 Formato de entrega de TGR a nivel Nacional.. 89
6.1.4 Aspectos a considerar para capacitar a Registradores Municipales 90
6.1.5 Formato de Reporte Diario de Ingresos por servicios. 90
6.1.6 Informe de Ingresos. 91
6.1.7 Formato de Reporte de Ingresos propios por mes .... 91
6.1.8 Procedimiento para registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP 92
6.1.9 Devoluciones de Efectivo.. 93
6.1.10 Ejemplo de Control de Cheques en Transito 94
6.1.11 Ejemplo de Nota para anulacin de cheques. 95
6.1.12 Funciones del Personal de Pagadura 96

CAPITULO VII. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES


7.1 Polticas sobre Administracin y Control de Bienes 101
7.1.1 Custodia y Asignacin. 101
7.1.2 Seguros 101
7.1.3 Mantenimiento. 101
7.1.4 Bajas y Transferencias de Bienes.. 101
7.1.5 Inventario Fsicos y Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles.. 102

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7.1.6 Procedimiento para Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles. 102


7.1.7 Ejemplo Acta de Cargo. 103
7.1.8. Ejemplo de control y mantenimiento de Mobiliario y Equipo 104
7.1.9 Procedimiento para Descargo de Bienes. 106
7.1.10 Formato de Constancia de Descargo de Bienes. 106
7.1.11 Procedimiento para matricula de vehculos. 107
7.2 Funciones de Encargado de Bienes. 107
7.2.1 Ejemplo para registro y control de terrenos. 108
7.2.2 Relacin Unidad de Bienes y Contabilidad. 109

CAPITULO VIII. PROVEEDURIA


8.1 Funciones Generales de Proveedura...................................... 111
8.2 Funciones de recepcin y despacho de materiales.. 111
8.3 Funciones de Almacn. 112
8.4 Polticas sobre manejo de almacn. 112
8.5 Procedimiento para requisicin de Materiales a Proveedura... 114
8.6 Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores... 114
8.7 Ejemplo de formato para requisicin de materiales . 115
8.8 Ejemplo formato para levantar inventario fsico en almacn. 116
8.9 Ejemplo formato de comprobante de entrega de materiales... 117
8.10 Ejemplo formato de reporte de existencias por debajo cantidades mnimas.. 118
8.11 Ejemplo Formato de Inventari Fsico... 119
8.12 Sistema Informtico del RNP para Proveedura.. 120
CAPITULO XIX. AUDITORIA INTERNA
9.1 Funciones Generales de Auditoria. 122
9.2 Marco Legal 123
9.3 Estructura. 123
9.4 Independencia. 124
9.5 La organizacin.. 124
CAPITULO X. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUAL
10.1 Modificaciones del Manual. 126
10.2 Anlisis de la Modificacin 126
10.3 Notificacin de las Modificaciones. 126
10.4 Archivo de las Modificaciones 126
10.5 Plan de Actualizacin y mejora del Manual 126
10.6 Formato para la solicitud de modificacin del manual. 127
10.7 Formato para modificacin del manual.. 128

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Nacional de las Personas

GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS

RNP Registro Nacional de las Personas

AECID Agencia Espaola para la Cooperacin Internacional

PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

ASDI Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional

LEY Ley del RNP y sus reformas

MANUAL Manual Administrativo

SIAFI Sistema Integrado de Administracin Financiera

CONTRATO Convenio escrito por el cual una persona se compromete con otra a
prestar un servicio a cambio de una remuneracin.

PLAZA Es la posicin individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms de


un empleado a la vez, con una adscripcin determinada y respaldada
presupuestariamente.

PLANILLA Es el registro impreso o digital de la remuneracin de todos los


empleados, en el mismo se refleja; el sueldo devengado, deducciones y
retenciones de impuesto sobre la renta, fecha de ingreso y unidad
administrativa que pertenece.

TSC Tribunal Superior de Cuentas

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIN

CAPITULO I
1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIN

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

1.1 El Registro Nacional de las Personas


El RNP es el ente especializado e independiente del estado creado para planificar, organizar, dirigir,
desarrollar y administrar, de forma exclusiva y con la ms alta seguridad, el sistema integrado del
Registro Civil e Identificacin Nacional de las Personas naturales y proporcionar permanentemente al
Tribunal Supremo Electoral (TSE), sin costo alguno, toda la informacin necesaria para que ste elabore
el censo Nacional Electoral.

Su funcin de registrar e identificar a las personas conlleva una serie de derechos que el Estado tiene la
obligacin indelegable de proteger con las herramientas que tenga a su alcance, la complejidad y
avances de las sociedades modernas ha sido ms dinmica y requiere mayor capacidad institucional para
dar respuesta a las nuevas demandas de proteccin del registro e identidad de las personas.

1.1.1 Jurisdiccin y Competencia del RNP

El RNP, tendr a su cargo el registro de todos los hechos y actos relativos al estado civil de las personas
naturales, desde su nacimiento hasta su muerte, as como, la emisin de los documentos de
identificacin y medios necesarios para su participacin en la vida ciudadana y social del pas.

1.1.2 Ley del RNP

El Congreso Nacional de la Repblica mediante Decreto No. 154-2003, ratificado constitucionalmente el


23 de septiembre del ao 2003, reformaron los artculos 54 y 55 de la Constitucin de la Repblica,
conformndose el Registro Nacional de las Personas, como un organismo autnomo, con personalidad
jurdica, tcnica e independiente, administrado por un Director y dos Subdirectores, electos por el
Congreso Nacional por un perodo de cinco aos, por el voto afirmativo de los dos tercios de la totalidad
de los Diputados del Congreso.

En ese sentido, mediante Decreto Legislativo No. 62-2004 se aprob la Ley del Registro Nacional de las
Personas, que regula lo concerniente al RNP, acorde a la estructura que indica la misma. Mediante
Decreto Legislativo No. 108-2007 se aprobaron las Reformas a la Ley del Registro Nacional de las
Personas y fueron publicados en la Gaceta No. 31,607 de fecha 15 de mayo del ao 2008.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

1.1.3 Objetivos del RNP

a) Garantizar la veracidad de la inscripcin de los hechos y actos relacionados con la existencia


y el estado civil de las personas naturales.

b) Velar por el respeto y el ejercicio pleno de los derechos inherentes a la persona natural,
mediante su correcta inscripcin e identificacin;

c) Coadyuvar al fortalecimiento de la democracia; y

d) Promover la disciplina y cultura registral.

1.1.4 Funciones del RNP

a) Planificar, organizar y reglamentar los procedimientos, para la inscripcin de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas naturales hondureas y extranjeras en su caso;
b) Registrar los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, as como las
resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se refieran y que sean susceptibles de
inscripcin;
c) Registrar los actos jurdicos que modifiquen, complementen o cancelen las inscripciones de
nacimiento o naturalizacin y efectuar las anotaciones correspondientes;
d) Emitir los documentos que identifiquen a las personas naturales; reponerlos o rectificarlos segn
sea el caso;
e) Mantener en forma permanente y actualizada, toda la informacin sobre el estado civil de las
personas naturales;
f) Crear y poner en prctica sistemas tcnicos, seguros y confiables, para la recoleccin,
procesamiento, conservacin, proteccin y divulgacin de datos e informacin de las personas
naturales;
g) Suministrar al Tribunal Supremo Electoral (TSE) en forma oportuna, actualizada y permanente, la
informacin necesaria para elaborar el Censo Nacional Electoral, en la forma y procedimientos
que establece la Ley Electoral y de las Organizaciones Polticas, esta Ley y sus Reglamentos;
h) Asesorar e informar a todas las instancias del Gobierno en materia de registro civil y de
identificacin de personas naturales;
i) Formar tcnica y profesionalmente, el personal requerido por el Registro Nacional de las
Personas (RNP) y administrar la Carrera Registral;
j) Aplicar tecnologas avanzadas, biomtricas, forenses, genticas y de cualquier otra naturaleza,
relacionadas con la inscripcin de los hechos y actos del estado civil de las personas naturales y
su identificacin;

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

k) Elaborar y proporcionar a las instituciones pblicas y privadas y a las personas naturales que lo
soliciten, la informacin y estadsticas generadas por el Registro Nacional de las Personas (RNP);
l) La emisin de los documentos oficiales de identificacin personal; y,
m) Las dems que sean necesarias para alcanzar su finalidad y objetivos

1.2 Proyectos Cooperantes

1.2.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestin del RNP

En el ao 2010 a travs del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestin del RNP el
PNUD, con el apoyo de ASDI y AECID, se propuso avanzar en la aplicacin y uso de procedimientos
coherentes con las exigencias del contexto actual en materia registral y de identificacin, para incorporar
medios y tcnicas ms estrictos en funcin de salvaguardar el registro y la identidad de las personas. As
mismo, mejorar la inclusin y cohesin por medio de la identificacin ciudadana de jvenes, mujeres,
personas con discapacidad y participacin en territorios de mayor exclusin social y ampliar las alianzas
estrategias, superando el acompaamiento especifico al RNP, a favor de la inclusin de diferentes
actores tanto del Estado como de la Sociedad Civil.

Considerando la complejidad de las funciones del RNP se dise una estrategia integral en la que cada
uno de estos componentes de accin se interrelacionan y refuerzan mutuamente, asegurando el logro
de los objetivos propuestos.

En ese sentido, es importante rescatar la apropiacin de estos procesos por parte de la institucin,
tomando en cuenta que el xito de la asistencia tcnica y el acompaamiento se valoran a partir de la
institucionalizacin de los procesos, procedimientos y acciones iniciadas a partir de los proyectos. Es por
eso que este proyecto forma parte del plan estratgico de modernizacin del RNP.

La falta de controles y procedimientos adecuados en los principales procesos que tiene a cargo el RNP es
una importante fuente de atrasos y dificultades que se presentan al ciudadano al momento de hacer uso
de los servicios registrales y de identificacin, es por eso que con el propsito de incrementar los niveles
de desempeo organizacional, de ahorro, productividad y eficacia y as mismo documentar, agilizar,
optimizar y racionalizar el uso de los recursos tcnicos, humanos, financieros y materiales, se realizar el
diseo de propuestas alternativas con el propsito de contribuir al proceso de fortalecimiento del RNP
mediante una modernizacin organizacional para fortalecer las capacidades institucionales a fin de
transformarla en una institucin gil, eficiente y eficaz para la ejecucin de las polticas y objetivos
institucionales.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Con este proyecto se elaboraron los siguientes manuales:

Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos


Manual de Organizacin y Funciones, actualizacin del manual de descripcin de puestos con
desglose de funciones y perfil requerido.
Manual de evaluacin del desempeo, anlisis del marco legal que fundamenta y dirige las
acciones del RNP.
Elaboracin del reglamento interno de trabajo del RNP
Manual de induccin,
Diseo de la escala salarial
Manual de polticas y procedimientos del registro civil e identificacin para minimizar la
problemtica identificada en la ejecucin de los procesos actuales.

1.2.2 Proyecto Generacin de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras

En el ao 2012, en continuidad con la primera fase antes mencionada a travs del Proyecto Generacin
de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras de la Agencia Espaola de Cooperacin
Internacional para el Desarrollo (AECID) en un apoyo bilateral al RNP y con el propsito de seguir
apoyando el fortalecimiento institucional de dicha institucin, se realiz consultora para garantizar la
aprobacin e implementacin del Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del RNP.

1.3 Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos

1.3.1 Uso y Obligatoriedad del Manual

El Manual Administrativo es de uso obligatorio para toda la estructura administrativa del RNP.

1.3.2 Propsito del Manual

Este Manual de Polticas y Procedimientos tiene el propsito de presentar los trminos, condiciones y
procedimientos que regirn la gestin, administracin y ejecucin de los fondos nacionales del RNP, y se
sustenta en la Ley de RNP y sus Reformas, La Ley de Administracin Pblica y su Reglamento, La Ley del
SIAFI, y la Ley de Compras y Contratacin del Estado y su Reglamento.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

1.3.3 Vigencia
El presente Manual entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin por parte del Directorio del
Registro Nacional de las Personas y regir durante toda la vida del RNP.

1.3.4 Modificaciones del Manual


Este Manual se elabor en el ao 2011, sin embargo, no se aprob en ese momento. Debido a nuevas
directrices aprobada por la Secretaria de Finanzas, fue necesario actualizar el mismo, terminndose la
versin final en enero del 2013 para aprobacin del Directorio.

Una vez aprobado por el Directorio, todos los procedimientos y funciones descriptos en este Manual
podrn ser revisados y modificados para adaptarlos a las circunstancias del RNP y/o facilitar su ejecucin
exitosa, Dichas modificaciones debern ser aprobadas por del Directorio del RN

1.3.5 Contenidos del Manual

La estructura del Manual responde al Ciclo Administrativo-Financiero del presupuesto Nacional. Su


contenido normativo est basado en los aspectos operativos identificados en la Ley de RNP y sus
Reformas, La Ley de Administracin Pblica y su Reglamento, La Ley del SIAFI, y la Ley de Compras y
Contratacin del Estado y su Reglamento; Ley Orgnica de Presupuesto. Dentro de ese mismo marco se
han definido las polticas de administracin de acuerdo a la prctica y a las caractersticas propias del
RNP.
En el Manual se desarrollan los siguientes temas:

La descripcin de la estructura organizativa de la Administracin General del RNP y de sus


funciones.
Los flujogramas de procesos administrativos del RNP (Procesos de pagos, planillas, compras
menores, Licitaciones, gasto operativo, etc.)

Los procedimientos de adquisiciones a ser usados para cada mtodo de adquisicin.

La responsabilidad fiduciaria del RNP.

Los mecanismos internos de adquisiciones.

La sujecin al Cdigo de Conducta tica del Servidor Pblico aplicable.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FUNCIONES

15
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO II
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES

2.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP

Funciones Generales de la Estructura Administrativa


I. Dictar, promover y vigilar la aplicacin de las polticas, normas y sistemas para la administracin
y desarrollo de los recursos humanos y las relaciones laborales del RNP.
II. Autorizar los sistemas de estmulos y recompensas conforme a la normatividad correspondiente
y las Condiciones Generales de Trabajo.
III. Determinar y operar los importes derivados de las deducciones y retenciones al personal
efectuadas por el RNP y coordinar su entero en favor de terceros a los que les correspondan.
IV. Establecer el otorgamiento de un servicio de Salud a los empleados del RNP.
V. Normar el funcionamiento de las Capacitacin, as como la Comisin de Seguridad e Higiene y
coordinar el funcionamiento de las mismas.
VI. Dirigir y evaluar la operacin del Sistema de Nminas, para el oportuno pago de remuneraciones
y aplicacin de descuentos al personal.
VII. Instruir, respecto a la cobertura oportuna y correcta de las obligaciones fiscales de carcter
local, as como las que se tienen con las Instituciones de seguridad social generadas por las
relaciones laborales.
VIII. Determinar los mecanismos para elevar la productividad del personal y hacer eficiente la
operacin de las reas de la Institucin, planeando, estableciendo y evaluando el Sistema de
Administracin de Sueldos y Salarios de mando superior, medio y homlogos.
IX. Establecer conjuntamente con la Direccin General, los criterios para la realizacin de estudios
tcnico-administrativos en materia de estructura orgnica y procedimientos, considerando la
normatividad vigente aplicable a la materia.
X. Coordinar la actualizacin e integracin de los Manuales de Organizacin y de Procedimientos,
as como los Instructivos de Operacin correspondientes a la Institucin.
XI. Establecer planes, programas y proyectos en base a los presupuestos correspondientes a la
Direccin y someterlos a consideracin de la Direccin General para su aprobacin.
XII. Dirigir la administracin de los recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros asignados a
la Direccin y establecer las medidas necesarias para su optimizacin y racionalizacin.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

XIII. Presentar propuestas y proyectos de modernizacin y mejoramiento administrativo de las reas


que conforman la Estructura Administrativa, para la aprobacin del Directorio y dirigir su
instrumentacin.
XIV. Establecer los planes y programas anuales de adquisiciones, almacenaje y abastecimiento de
recursos materiales y obras, de conservacin y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles,
as como los correspondientes a la prestacin de los servicios generales de apoyo a las diversas
reas del RNP.
XV. Ejercer el control de todos los procesos administrativos.
Las actividades administrativas del RNP se realizan a travs de una Estructura Organizativa.

Organigrama No. 1

2.1.1 Organigrama Subdireccin Administrativa RNP

2.1.2 Funciones del Subdirector Administrativo

Planificar, coordinar, supervisar y dirigir los asuntos del rea administrativa de la Institucin.
Coordinar la elaboracin del anteproyecto del Presupuesto Anual del RNP.
Coordinar la elaboracin de los informes presupuestarios trimestrales y presentarlos al Director.
Evaluar mensualmente la ejecucin presupuestaria y financiera, debiendo rendir el informe
correspondiente al Director.
Disear y una vez aprobados, poner en ejecucin los instructivos, formatos y manuales
administrativos del RNP
Llevar un registro permanente y actualizado de las operaciones, bienes y patrimonio de la
Institucin.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Velar por el cumplimiento del Reglamento Interno y Manual de Funciones de la Institucin, en lo


que respecta a su rea de accin.
Promover la prestacin de servicios por parte de la Institucin
Informar trimestralmente al Director de las actividades administrativas bajo su responsabilidad
Dirigir y coordinar el Comit de Compras del RNP.

2.1.3 Organigrama de la Administracin General

Organigrama No. 2

2.1.4 Funciones del Administrador General

Elabora el Presupuesto Anual de la Institucin


Realizar los procesos de pagos de todos los bienes y servicios adquiridos por el RNP.
Planificar, organizar, controlar y dirigir la organizacin encargada de llevar a cabo las labores
administrativas y financieras, de adquisiciones y contrataciones y, de programar y dar
seguimiento a las actividades del presupuesto del RNP.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Mantener un sistema de gestin financiera de forma adecuada para reflejar las operaciones,
recursos y gastos relacionados con el presupuesto del RNP
Preparar los Planes de Compras y Contrataciones Anuales
Apoyar la ejecucin de las actividades del POA y Plan de Compras con la debida diligencia y
eficiencia, y de conformidad con prcticas apropiadas de carcter administrativo, tcnico,
financiero;
Preparar los documentos de licitacin y seleccin para concursos, criterios de seleccin,
calificacin y evaluacin lista corta de consultores, resmenes ejecutivos de los
subcomponentes, aclaracin de los documentos de seleccin, enmiendas, informes de
evaluacin, datos para elaboracin de contratos. As como cualquier otro documento necesario
para la adquisicin de bienes y servicios bajo el presupuesto del RNP.
Administrar las cuentas y libretas del RNP, de acuerdo a las disposiciones de Ley y asegurar la
disponibilidad de fondos dentro de dicha cuenta, para efectuar los pagos correspondientes a las
actividades del POA y Plan de Compras.
Elaborar los informes de ejecucin trimestrales, y anuales y presentarlos a la Secretaria de
Finanzas y a la Secretaria de Planificacin.
Ser contraparte de las auditoras realizadas la institucin.
Generar el pre compromiso, compromiso y devengado, en el SIAFI.
Aprobar los pagos a proveedores y personal. Ya sea va SIAFI o va Cheque.

19
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

2.1.5 Organigrama Pagadura Especial

Organigrama No. 3

2.1.6 Funciones de la Pagadura Especial


Establecer polticas y procedimientos para el adecuado funcionamiento de la Unidad de
Pagadura.
Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las caractersticas
necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
Recaudar los ingresos provenientes de la venta de servicios.
Mantener abastecido de documentacin necesaria de los recibos de ingresos (talonarios TGR 01
entre otros), y una constante comunicacin con los registros civiles municipales.
Participar en los procesos de auditora de los entes contralores del Estado.
Participar en la ejecucin de fondos de cooperacin externa
Formar parte de la Comisin de Compras.
Emitir los cheque de proveedores y servicios.
Ejercer la funcin de pagador del RNP

20
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Firmar las F01 de pagos en el SIAFI.


Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de la unidad.
Garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del RNP, sean manejados
en forma transparente y oportuna se debern respetar las polticas de tesorera.
Trabajar en coordinacin con el Administrador General y el Jefe de Contabilidad y auditora para
garantizar el adecuado uso de los recursos financieros del RNP.
Elaborar informe de recaudaciones y entregarlo a los miembros del Directorio.
Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes
a su cargo a solicitud.

2.1.7 Organigrama de Contabilidad

Organigrama No. 4

21
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

2.1.8 Funciones de Contabilidad


Mantener un sistema de gestin financiera y elaborar estados financieros de acuerdo con los
estndares de contabilidad normalmente aplicados, ambos de una forma adecuada para reflejar
las operaciones, recursos y gastos del RNP;
Participar en las auditoras de los estados financieros, ya sea mediante auditores
independientes o por los entes contralores del Estado.
Garantizar un sistema de registro contable y administrativo, actualizado y exacto.
Custodiar la documentacin original de los procesos de pagos.
Elaborar las conciliaciones Bancarias y estados financieros del RNP.
Coordinar con el Pagador Especial y con la Administracin para garantizar el adecuado uso de los
recursos financieros asignados al RNP.
Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes
a su cargo a solicitud.
Registra, Modificar y aprobar los Registros contables.
Elaborar informes y reportes contables

2.1.9 Controles Internos del rea Administrativa

El Artculo 2, Definiciones, de la Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas defini el control interno
como el proceso permanente y continuo realizado por la direccin, gerencia y otros empleados de las
entidades pblicas y privadas, con el propsito de asistir a los servidores pblicos en la prevencin de
infracciones a las leyes y a la tica, con motivo de su gestin y administracin de los bienes nacionales.

El control interno no acaba en el mantenimiento de registros contables correctos y la deteccin de


fraudes; sino que adems sirve como elemento facilitador y orientador para que la administracin
cumpla efectivamente sus planes y programas y logre sus objetivos. Tomando como base el deber
constitucional de todo funcionario pblico, y particularmente de los jerarcas, de rendir cuentas acerca
del desempeo institucional, fundado en la eficacia y eficiencia, economa, equidad, veracidad y
legalidad.

Los controles internos del RNP deben organizarse con arreglo a concepto y principios generalmente
aceptados y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados y
los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a los
objetivos siguientes:

22
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

a) Salvaguardar el patrimonio pblico.

b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin


presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica.

c) Procurar la eficiencia, eficacia, economa y legalidad de los procesos y operaciones


institucionales y el acatamiento de las polticas establecidas por las mximas autoridades del
RNP.

El control Interno es un concepto que incluye la independencia de las Unidades que conforman el rea
Administrativa con respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional.

El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan
los actos de administracin, manejo y disposicin del patrimonio pblico y los requisitos y condiciones
que deben cumplirse en la autorizacin de las transacciones presupuestarias y financieras.

1. El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos,


concernientes a la proteccin de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las
operaciones presupuestarias y financieras, as como a la produccin de informacin
atinente a las mismas.
2. Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas
siguientes:

a) Corresponde a la mxima autoridad jerrquica de cada organismo o entidad establecer,


mantener y perfeccionar el sistema de control interno y en general vigilar su efectivo
funcionamiento.

b) El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios,


contables, administrativos y operativos del organismo o entidad y no un rea
independiente, individual o especializada.

3 Establecer polticas y procedimientos que den una seguridad que las unidades que controlan
el presupuesto a Nivel Central, Oficialas, y Proyectos, y su personal mantienen cierta
independencia con respecto a las otras oficinas.
4 Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las caractersticas
necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
5 Establecer un plan de capacitacin profesional.
6 Establecer un sistema de promocin del personal del rea de control y administracin del
presupuesto.
7 Establecer un sistema de planeacin, ejecucin y supervisin del trabajo en todas sus etapas,
para comprobar que este Manual se aplica consistentemente.
8 Poner en prctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para
mantener el control de calidad, se estn cumpliendo.
9 Dotar de los recursos materiales y tecnolgicos que requiera la unidad de presupuesto y
Proyectos.
10 Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las unidades
o cargos responsables de la gestin y administracin.

23
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

11 Las dems controles que sean necesarias para una eficiente labor de la Unidad administrativa.

2.1.10. Practicas Obligatorias de Control Interno segn ONADICI

La mxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las reas y/o Unidades del RNP,
debe definir un marco normativo institucional (Reglamentos, Manuales de Organizacin, y
Funciones, Manuales de Procesos etc).
Los superiores Jerrquicos de todas las unidades deben realizar funciones de supervisin
continua y tienen la responsabilidad de documentar su participacin en las operaciones y
transacciones ejecutadas.
El Jefe de cada Unidad debe colaborar mediante la evaluacin continua y permanente del diseo
y funcionamiento del control interno como una actividad objetiva, profesional e independiente.
Los superiores jerrquicos de todas las unidades deben auto evaluar el cumplimiento de los
principales criterios de control diseados y en operacin, as como la preparacin de un informe
sobre las fortalezas y las deficiencias del Control Interno de su rea de operacin en la
institucin.

24
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS

25
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO III
3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS

3.1 Formulacin del Presupuesto

La formulacin del presupuesto anual es una responsabilidad de la Administracin General del Registro.
Dicha formulacin debe iniciarse a ms tardar en el mes de mayo del ao anterior al periodo a formular.
Este presupuesto formulado debe ser entrado a la Secretaria de Finanzas durante el mes de agosto, a fin
de continuar con el proceso de aprobacin.

3.1.1 Directrices para la Formulacin Presupuestaria Anual

De acuerdo a las instrucciones giradas por la Secretaria de Finanzas y la Secretaria de Planeacin y


Cooperacin Internacional, a continuacin se detallan algunos aspectos a considerar durante la
formulacin presupuestaria.

No sobrepasar los techos presupuestarios establecidos por la SEFIN para cada Institucin de la
Administracin Central y Descentralizada.
Alinear el POA-Presupuesto de la Administracin Central y Descentralizadas a las 16 regiones de
la Visin de Pas, mediante la introduccin de un Geo cdigo (establecido por SEPLAN).
Alinear los POA-Presupuesto a los objetivos, metas, e indicadores de la Visin de Pas y Plan de
Gobierno.
Formular el POA-Presupuesto, considerando la distribucin de recursos presupuestarios entre las
Regiones de la Visin de Pas, en atencin a las necesidades de las mismas, e incorporando el
Geocdigo correspondiente a nivel de municipio, definido por SEFIN/SEPLAN.
Realizar la formulacin en las matrices establecidas por SEPLAN.
Incorporar en los programas y proyecto de inversin pblica del POA Presupuesto, un cdigo por
objetivo, meta e indicador, e identificar los respectivos montos de financiamiento, acorde con la
programacin financiera correspondiente.
Identificar los programas y proyectos de inversin pblica, segn las Regiones de la Visin de
Pas.
Identificar la planilla de sueldos y salarios segn la estructura orgnica de cada Secretaria e
Institucin; as como su ubicacin fsica, georeferenciada segn las Regiones de la Visin de Pas.
Cada institucin debe determinar la programacin financiera en forma mensual y trimestral de
su gasto, en armona con el flujo de ingresos de la Tesorera General de la Repblica y en base a
las previsiones de ingresos establecidas por SEFIN.
Identificar los programas y proyectos de inversin pblica, segn las Regiones de la Visin de
Pas.

26
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.1.2 Evaluaciones del POA-Presupuesto

En el marco de lo estipulado en el Artculo 3 de las Disposiciones Generales del Presupuesto contenidas


en el Decreto 264-2010 del 28 de diciembre del 2010, y de acuerdo a las Directrices de la Secretaria de
Planificacin se debern realizar evaluaciones mensuales y trimestrales sobre la ejecucin fsica del POA
y financiera del presupuesto, se debe considerar lo siguiente:

Todas las instituciones del sector pblico debern realizar el registro mensual de la ejecucin Poa
presupuesto en el SIAFI el ltimo da de cada mes.
Para el informe mensual a nivel institucional, se tomar la informacin contenida en la base de
datos del SIAFI. EL informe debe ser enviado a SEPLAN con copia a SEFIN en los primeros 15 das
del mes siguiente.
A continuacin los formatos.

3.1.3 Informe Mensual de Ejecucin Fsica y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx

Correspondiente al Mes de: __________ 20XX

Cdigo: _______ Institucin: __________________

Anlisis de la Ejecucin Fsica del POA.

Describir en el cuadro siguiente los resultados de produccin ms relevantes durante la etapa de ejecucin
efectuada a nivel de Actividad, y de acuerdo al orden de la estructura programtica aprobada.
Programa/Actividad/Resultado Programado para el _____ Ejecutado al mes de
de Produccin Unidad Trimestre . % de
No. de
Avance
Medida Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo

Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Produccin por Regin e Institucin.

Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.

27
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Anlisis de la Ejecucin Financiera del Presupuesto.

Describir en el cuadro siguiente la ejecucin por grupo de gasto realizado por la institucin.
Presupuesto Anual Presupuesto Mensual
% de
Cdigo Descripcin Programado en Ejecutado en el
Aprobado Vigente Avance
el mes de: ____ mes de .. 1/
GASTO CORRIENTE
INSTITUCIONAL
10000 SERVICIOS PERSONALES
20000 SERVICIOS NO PERSONALES
30000 MATERIALES Y SUMINISTROS
50000 TRANSFERENCIAS Y
DONACIONES
CORRIENTES
GASTO DE CAPITAL
INSTITUCIONAL
40000 BIENES CAPITALIZABLES
50000 TRANSFERENCIAS Y
DONACIONES DE CAPITAL
60000 ACTIVOS FINANCIEROS
OTROS GASTOS DE CAPITAL

70000 SERVICIO DE DEUDA PUBLICA


90000 OTROS GASTOS
TOTAL
1/: Por esta nica vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente ser el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Presupuesto Ejecutado por Grupo de Gasto.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.

Anlisis de la Inversin Pblica Fsica y Financiera (si aplica).

III.1 Ejecucin Fsica de la Inversin

Describir en el cuadro siguiente los resultados de produccin ms relevantes durante la etapa de ejecucin efectuada a
nivel de Actividad/Obra, de los Proyectos de inversin pblica de la institucin.
Programado para el _____ Ejecutado al mes
% de
Cdigo Unidad de Trimestre de.
Proyecto/Actividad/Obra/Resultado Avance
BIP Medida
Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo

Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Produccin por Institucin, Proyecto a Nivel de Actividad/Obra.

Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.

28
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

III.2 Ejecucin Financiera de la Inversin

Describir en el cuadro siguiente la ejecucin financiera de los Proyectos de inversin pblica de la institucin.
Presupuesto Mensual: ___
Presupuesto Anual
Nombre Ubicacin Programado Ejecutado 1/: % de
Proyecto Regin Fondos Fondos Fondos Fondos Avance
Aprobado Vigente Total Total
Nacionales Externos Nacionales Externos

1/: Por esta nica vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente ser el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Ejecucin Financiera de Proyectos Por Regin y Tipo de Fondos.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.
Ejecucin Financiera por Regiones y Objetivo de la Visin de Pas.

o Por Regiones
Describir en el cuadro siguiente la ejecucin financiera por regin.
Presupuesto Anual Presupuesto Mensual
REGIN Programado para el Ejecutado en el % de Avance
Aprobado Vigente
Mes de _____ mes de.1/
R01
R02

R16
1/: Por esta nica vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente ser el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Ejecucin del Presupuesto de Egresos Por institucin, Fuente y Regin.

Describir los Principales Resultados para cada Regin.


o Por objetivos de la Visin de Pas.
Describir en el cuadro siguiente la ejecucin financiera por Objetivos de la Visin de Pas.
Presupuesto Anual Presupuesto Mensual
OBJETIVO
Aprobado Programado para el Mes Ejecutado en el mes de % de Avance
VISIN DE PAS Vigente
Congreso de _____ .. 1/
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
1/: Por esta nica vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente ser el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Objetivos, Visin de Pas por Institucin y Fuente de Financiamiento.

Viajes Internacionales y Resultados 1


Describir en el cuadro siguiente el nmero de viajes que los funcionarios y empleados realizaron al exterior, as como
los resultados obtenidos de cada uno de ellos.
Cargo y Unidad a la Destino y Duracin del
No. Nombre del Funcionario Resultado
que Pertenece Viaje

29
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.1.4 Formato Informe Trimestral de Ejecucin Fsica y Financiera del Plan Operativo Anual y
Presupuesto 20xx

INTRODUCCION

Destacar otros aspectos generales de inters de la institucin, tales como, que sus acciones estn enmarcadas
dentro de un Plan Estratgico aprobado en concordancia con el Plan de Gobierno.

ANALISIS DE LA EJECUCION FISICA.

[Anlisis de los Objetivos Institucionales en especial las que sean de carcter estratgico para la institucin, o
que impacten en forma significativa el desempeo de la misma o que el costo del Resultado represente un
porcentaje mayor que el 10% del Presupuesto de la institucin. Asimismo, deben incluir comentarios sobre los
logros cualitativos y los impactos en los Indicadores, Metas, Ejes Estratgicos y Objetivos: Sectoriales,
institucionales, la ERP y visin de Pas Plan de Nacin y Plan de Gobierno, tal como lo indica el Articulo 3 de las
Disposiciones

o RESULTADOS DE GESTIN (FP02)

[Comentario general sobre los Resultados de Gestin de la institucin, indicar los objetivos ya priorizados con sus
variables, (cantidad o porcentaje y costo), el resultado para cada objetivo, medios de verificacin, supuestos, sector
y subsector al que pertenece, variable macroeconmica a la cual el resultado fue relacionado y su correspondiente
justificacin, as como tambin indicar la proporcin de la poblacin que fue atendida con cada resultado]

El anlisis de los Resultados de Gestin se hace para el Trimestre y acumulado al respectivo Trimestre. La
ejecucin de los Resultados de Gestin de cada Objetivo Institucional es la siguiente:

Desviacin
Objetivo ______________________________________________ Absoluta Porcentual
Cantidad o Cantidad o
Resultado de Gestin Unidad de Medida Porcentaje Porcentaje A-E E/ A %
Aprobado Ejecutado

A: Aprobado E: Ejecutado

Comentarios a los Resultados de Gestin por cada Objetivo institucional en el trimestre y las desviaciones del
cuadro anterior y el cumplimiento de la cobertura sobre la Poblacin Objetivo.

o RESULTADOS DE PRODUCCION (FP03) (Los ms relevantes)

30
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Programa: _______________________________________

Estructura
Resultado Acumulado al ITrimestre Cantidad o Porcentaje Variacin Costo Variacin
Programtica
Descripcin
P SP Py A/O Resultado de Produccin Aprobado Ejecutado A-E E/A % Aprobado Ejecutado A-E E/A %
Unidad de Medida

(P: Programa; SP: Subprograma; Py: Proyecto; A/O: Actividad/Obra)


A: Aprobado E: Ejecutado
Comentarios a los Resultados de Produccin ms relevantes en el trimestre y las desviaciones de estos.
(Obs. Elaborar un cuadro por programa)

ANALISIS DE LA EJECUCION FINANCIERA

o Presupuesto por Programas


(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011 % DE
SALDO DISPONIBLE
Cod. PROGRAMA VIGENTE EJECUTADO EJECUCIN
FN FE FN FE FN FE FN FE
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -

TOTAL - - - - - - - -

Detallar y analizar el presupuesto que se ha ejecutado a nivel de programa indicando el tipo de fondo
que lo ha financiado.

o Modificaciones Presupuestarias

[En este numeral hacer referencia de las modificaciones presupuestarias que la institucin ha
realizado, indicando porque se dan, donde se destina, la fuente de financiamiento.

31
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

OBJETIVOS DE VISION DE PAIS - PLAN DE NACION

o Logros e Impactos

[Indicar en este numeral los logros e impactos alcanzados con la ejecucin fsica y financiera del
presupuesto 2011]

(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011 Variacin
No. OBJETIVO DE LA VISION DE PAIS VIGENTE EJECUTADO Absoluta %

Total

o Regionalizacin
EJECUCIN DEL GASTO REGIONALIZADO
AL I TRIMESTRE 2011

(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011 % de
Cod. SALDO DISPONIBLE
Regin
Descripcin VIGENTE EJECUTADO Ejecucin
FN FE Total Fuentes FN FE Total Fuentes FN FE FN FE
R1 Valle de Sula
R2 Valle de Comayagua
R3 Occidente
R4 Valle de Lean
R5 Valle de Agun
R6 Cordillera Nombre de Dios
R7 Norte de Olancho
R8 Valles de Olancho
R9 Biosfera Ro Pltano
R10 La Mosquitia
R11 El Paraso
R12 Distrito Central
R13 Golfo de Fonseca
R14 Ro Lempa
R15 Arrecife Mesoamericano
R16 Santa Brbara
Total

[Este numeral corresponde a la regionalizacin del presupuesto tanto vigente como ejecutado, comentar
las regiones ms relevantes en cuanto al presupuesto]

32
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
[Principales aspectos positivos y negativos sobre el desempeo de la institucin
identificados en el presente informe de ejecucin fsica y financiera. Indicar las causas.]
o RECOMENDACIONES
[Acciones que se recomienda debe adelantar la institucin para subsanar los aspectos
negativos identificados en el presente informe

3.1.5 Flujograma del Proceso de formulacin de las Modificaciones Presupuestaria en el RNP

33
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.1.6 Formato para Remitir Solicitud de Modificacin a SEFIN

PROPUESTA

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS

Modificacin Presupuestaria Fondos XXXX

No
OBJETO
aprobado
DETALLE DE DISTRIBUCIN DEL VALORES JUSTIFICACIN
Presupuesto
GASTO
xxxx

TOTAL

FIRMA
ADMINISTRADOR GENERAL

34
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.1.7 La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias

El artculo 31 de la Ley General de Administracin Pblica, estable. Cada Institucin contara con una
Unidad de Planeacin y Evaluacin de la Gestin, la que estar encargada del anlisis, diseo, y
evaluacin de las polticas, programas y proyectos, de la definicin de prioridades del gasto y de la
inversin segn el presupuesto anual y de la evaluacin peridica de la eficiencia y la eficacia de los
programas de las respectivas instituciones..

1. Elabora los informes financieros y fsicos mensuales y trimestrales de acuerdo a las disposiciones de
SEPLAN y SEFIN.
2. En coordinacin con las Unidades Administrativas elabora el presupuesto Anual.
3. Actualiza las evaluaciones del presupuesto en el SIAFI.
4. Anlisis y diseo de polticas, programas y proyectos de acuerdo con las polticas de gasto y de
inversin pblica y las directrices oficialmente establecidas por el Presidente de la Republica.
5. Preparacin de planes operativos anuales y la programacin operativa a mediano y largo plazo en el
rea de su competencia.
6. Evaluacin peridica de su ejecucin definiendo indicadores de eficiencia y eficacia.
Conduccin de estudios para la definicin de prioridades de gasto e inversin para el anteproyecto
de presupuesto anual y para la gestin de recursos destinados al financiamiento de proyectos.
7. La formulacin de normas tcnicas para el diseo y operacin de sistemas de informacin y de
estadsticas del RNP.
8. Participa en el proceso de Modificacin presupuestaria de acuerdo al siguiente proceso

35
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Relaciones del rea Administrativa con otras Instancias del RNP

Recursos Humanos: Responsable de generar las planillas de pago del personal, dichas planillas se
envan al rea administrativa para el pago respectivo. Por otro lado el Administrador a travs de
la unidad de adquisiciones es el responsable de la contratacin de consultores externos que
deben ser remitidos a RR.HH. As como en el proceso de revisin y elaboracin de perfiles de
puestos y salarios.
Directorio: Presentacin ante del directorio de los temas administrativos, as como el manejo de
la agenda peridica del Directorio.
Secretaria General: Manejo de aspectos legales relacionados a los aspectos de su competencia.
El rea administrativa est relacionada con todas las reas de trabajo del RNP, debido a la
importancia que tiene para la toma de decisiones que implique afectar el presupuesto
institucional

36
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.1.8 Flujo grama del Proceso de Formulacin

Flujo grama No. 1

3.1.9 Programacin de Cuotas de Compromiso

Quince das antes del inicio de cada trimestre la administracin General deber solicitar la cuota de
compromiso que necesitara para la ejecucin del siguiente trimestre. La cuota debe ser solicitada en
base, a la Programacin presupuestaria trimestral, y al Plan Operativo Anual aprobado.

Las cuotas de compromiso se solicitan por grupo de gasto; 100 200, 300, 400, 500, 900.

37
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.1.10Flujograma para solicitud de cuotas de compromiso

Flujo grama No. 2

38
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.2 Procesos de pagos de Bienes y Servicios

Los pagos de bienes, servicios y personal se podrn realizar bajo dos mecanismos: a travs del SIAFI o a
travs de Cheque. Para el proceso de pagos en Cheque el RNP mantiene una cuenta operativa en el
Banco Central de Honduras. La firma registrada para el manejo de los cheques es de competencia nica
del Pagador Especial del RNP.

Los pagos mediante el SIAFI se realizarn de acuerdo a los manuales establecidos en el SIAFI, la firma de
las F-01 es potestad del pagador Especial del RNP.

3.2.1 Procedimiento para pago de Bienes, Materiales y Equipo

Flujo grama No.3

39
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

NOTA: Para efectos de los pagos de bienes, servicios, viticos personal etc, que se realicen va SIAFI, y
que no representen la generacin de cuentas por pagar, sino que el pago y el ingreso se realizan en el
mismo tiempo, la remisin de los documentos a contabilidad se realizar una nica vez cuando al
finalizar el proceso de pago, es decir, cuando tesorera haya realizado el pago.

3.2.2 Documentos de soporte para pago

Acta de entrega y/o recepcin del Producto (proveedura)


Factura Original y recibo del Proveedor
Orden de Compra
Cotizaciones o Actas de Adjudicacin
Autorizacin de Pago

3.2.3 Ejemplo Formato de Autorizacin de Pago

La autorizacin de pago es de carcter interno y refleja el visto bueno para realizar el pago
correspondiente, dicho documento se realiza en Word en un formato que a continuacin se detalla:

40
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Autorizacin de Pago No.

PARA: _____________________________
Administrador General

DE: _____________________________
Oficial de Pagos

Por este medio solicito AUTORIZACIN para realizar el pago siguiente:

1. INFORMACIN GENERAL
Nombre Beneficiario: ____________________________________________________

Valor del Pago; (L. ________________)________________________________________


(Nmeros) Letras

Concepto del pago: _________________________________________________________


_______________________________________________________
Instrucciones Especiales: _________________________________________________________
______________________________________________________

2. INFORMACION PRESUPUESTARIA

Programa Sub Programa Grupo de Gasto Objeto de Gasto Monto por


Objeto

_______________________________
AUTORIZADO POR (firma y sello)

41
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.2.4 Procedimiento para pago de Alquileres

Flujo grama No. 4

Recibe y revisa contrato

Elabora Planilla de pago , y graba 2 diskettes

Solicita Autorizacin interna para proceder al pago

Administracin SI si
Ingresa, Verifica y aprueba
Se pagar va SIAFI
F-01

Control de Calidad del Proceso


NO

Remite documentacin al Departamento de Contabilidad

Actualizacin de Archivo
Genera partida Auxiliar ydepartida
de Ingresos ejecucin financiera
de gasto
Contabilidad

Envia documentacin de pago a Pagadura

Firma F-01 en SIAFI o emite el Cheque correspondiente

Pagadura Remite transferencia o cheque al os bancos correspondientes

Deja copia del proceso y remite informacin a Contabilidad

Genera partida de pagos


Contabilidad
Archivo de Documentos de soporte

Cierre del Proceso de Pago

3.2.5 Requisitos previos al Pago de Alquileres

Solicitud del Registrador Civil Municipal, dirigida al Jefe del Departamento de


Administracin, para la suscripcin o renovacin del contrato de alquiler de un inmueble. En el caso
de los edificios administrativos en Tegucigalpa y San Pedro Sula, la decisin es del Directorio.
El Departamento de Administracin remite la solicitud al Subdirector Administrativo, quien
conjuntamente con el Jefe de Registros Civiles analiza las condiciones del inmueble y la conveniencia
de la solicitud.
El Subdirector Administrativo aprueba la solicitud y la remite al Departamento de Administracin.

42
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

El Departamento de Administracin conjuntamente con Asesora Legal, elabora el contrato y los


remite a la Direccin General.
El Director General firma el contrato y lo devuelve al Departamento de Administracin.

3.2.6 Procedimiento para pago de Servicios Pblicos y Mensajera


Flujo grama No. 5

43
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.2.7 Consideraciones para el pago de servicios Pblicos y Mensajera

Los pagos de servicios pblicos y mensajera se efectan una vez al mes.


Los mismos debern efectuarse a ms tardar el 20 de cada mes

3.2.8 Procedimiento para pago de viticos


Flujo grama No. 6

44
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.2.9 Polticas aplicables al pago de viticos

El monto aplicable para el pago de viticos est determinado por el Reglamento de Viticos del
Registro Nacional de las Persona.
En la determinacin del monto se deben considerar la zona del viaje, categora del funcionario y
duracin del viaje.
Las liquidaciones de viticos y otros gastos de viaje se harn obligatoriamente de conformidad a
los siguientes lineamientos:
1. Para viajes al exterior es obligatorio presentar comprobantes de salida y entrada del pas de
origen y destino.
2. Para viajes al interior del pas es obligatorio presentar la factura original del hotel,
debidamente cancelada.
3. Los viticos deben ser aprobados por el Sub Director del rea que le compete la solicitud.

Los viticos deben liquidarse a ms tardar 5 das despus del viaje como lo establece la Ley.

CATEGORIAS DE GRUPO OCUPACIONAL PARA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DEL REGISTRO NACIONAL


DE LAS PERSONAS, EN LA APLICACIN DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE.

CATEGORIA GRUPO OCUPACIONAL COMPRENDE EL SIGUIENTE PERSONAL


I ALTOS FUNCIONARIOS DIRECTOR, SUB DIRECTOR Y SECRETARIO GENERAL
II DIRECTIVO ADMINSTRADOR GENERAL, PAGADOR ESPECIAL,
AUDITOR INTERNO, INSPECTOR GENERAL, SUB
SECRETARIO GENERAL, ASESORES DEL DIRECTORIO Y
JEFES DE DEPARTAMENTO.
III EJECUTIVO SUB JEFES DE DEPARTAMENTO, JEFES DE SECCION,
OFICIALES ADMINISTRATIVOS, OFICIALES CIVILES Y
DE CAPACITACION; ANALISTAS, OPERADORES,
TECNICOS Y AUDITORES EN SISTEMA DE
INFORMATICA: SUPERVISOR DE AUDITORIA, DE
BIENES, REGIONALES, LEGALES, AUDITORES III y
AGENTE DE INSPECTORIA, ADEMAS DE LOS NIVELES
INDICADOS, INCLUYE PERSONAL PERMANENTE NO
CLASIFICADO O DE PUESTOS CON SUELDO DE
PUESTOS CON MENSUAL IGUAL O MAYOR A LOS
22.000.00

45
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

IV TECNICO AUTIDORES AUXILIARES, REGISTRADORES CIVILES


MUNICIPALES, AUXILIARES DE BIENES, AUXILIARES
ADMINISTRATIVOS Y MOTORISTA. ADEMAS DE LOS
NIVELES INDICADOS, INCLUYE. PERSONAL
PERMANENTE NO CLASIFICADO O DE PUESTOS CON
SUELDO MENSUAL ENTRE L.10,000.00 AL
L.21,999.00.
V APOYO TECNICO DEMAS PERSONAL NO INCLUIDO EN LA CATEGORIAS
ANTERIORES.

46
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.2.10 Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros

Flujo grama No. 7

47
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.2.11 Polticas para pago de consultores

El monto a pagar a los consultores est definido segn las leyes nacionales, para ese proceso
se debe considerar: Los techos o montos mximos a pagar, establecidos por la Deposiciones
Generales del Presupuesto (que se modifican ao con ao).
Ley de control del gasto pblico
Un consultor es nacional cuando es de nacionalidad Hondurea, y reside en Honduras.
El pago de consultores extranjeros debe ser negociado entre el contratante y el consultor de
acuerdo al producto presentar, los montos diarios a pagar a consultores internacionales
oscilan entre US$150 y US$600 dlares diarios. Sin embargo esta es una referencia por el
que el monto se define en base a negociacin y producto a presentar.
El proceso de seleccin y contratacin de los consultores se detalla en el captulo de
adquisiciones de este manual.

3.3 Polticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos

3.3.1 Polticas para la elaboracin de Planillas


1. El Departamento de Recursos Humanos ser el encargado de la elaboracin de la Planilla
de Pago del personal permanente y/o por contrato.
2. La acreditacin del pago de los salarios deber efectuarse en forma de depsito en cada
cuenta de ahorros o cheques del personal o en forma de cheque.
3. El empleado deber firmar una constancia de pago (recibo) que mostrar el sueldo
ganado en el perodo de pago menos las deducciones autorizadas por l, as como
aquellos otros requeridos por la Ley.
4. Las planillas debern ser entregadas al departamento de contabilidad para el pago
correspondiente as: planilla de Normal del 8 al 10 del mes de pago, planillas
complementarias a ms tardar el 15 de cada mes.

Para la captura de datos en la Planilla de Pago, se deben considerar los siguientes puntos para cada
empleado con plaza permanente:

a) Sueldo mensual:
De acuerdo a la escala salarial autorizada y segn contrato y/o acuerdo.
b) ISR: (Impuesto Sobre la Renta):
El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el clculo para este rubro.
c) IHSS (2.5% Empleado Permanente y 5.9% Patrono), (3.5% Empleado Temporal y 8.4% Patrono)
Si el sueldo rebasa el tope mximo de la cotizacin, se calcula con base en el techo definido
por el IHSS.

48
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

d) INJUPEMP: (7% Empleado Permanente y 11% Patrono)


Cantidad que se obtenga de multiplicar el porcentaje por el sueldo mensual.
e) Movimientos de Personal:
Los Movimientos de Personal pueden ser; Altas; (nuevo ingreso o reingreso, Promociones;
(de puesto o nivel), Interinatos (perodo de duracin), Cambio de Unidad Administrativa,
reanudacin de labores (fecha de reanudacin); Baja (fecha de Cancelacin).

f) Prstamos a Corto y Largo Plazo:


De acuerdo a la orden de descuento emitida por el INJUPEM, Banco de los Trabajadores,
se procede a descontar al empleado el importe sealado.
g) Impuesto Vecinal:
El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el clculo para este rubro,
segn la A.M.D.C Alcalda que corresponda.
h) Liquidacin de Viticos y otros importes:
De acuerdo a la orden de descuento emitida por el Departamento de Contabilidad, se
procede a descontar a los empleados que no han seguido el procedimiento normal de
liquidacin de viticos el importe sealado.

Otros importes de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Departamento de Recursos Humanos.

49
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.3.2 Procedimiento para el pago de Planillas

Flujo grama No. 8

50
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.3.3 Polticas para pago de Horas Extras


1. Tendrn derecho al pago de Horas Extras todos los empleados con nombramiento y contrato.
2. Para la determinacin del monto a pagar por hora, se debe considerar: el monto de honorarios
mensuales del consultor entre los das del mes trabajado.
3. Las horas extras son todas las horas que el personal trabaja fuera del horario normal establecido
para funcionarios del Gobierno de Honduras.
4. Los Jefes de cada Departamento deben solicitar por escrito al Sub Director Administrativo la
autorizacin para el pago de horas extras, esta solicitud debe indicar el nombre del funcionario,
la cantidad de horas extras a trabajar, la justificacin del trabajo a realizar.
5. No se podr aprobar el trabajo en horas inhbiles al personal hasta que Administracin
determine la disponibilidad presupuestaria y financiara para el pago.

3.3.4 Procedimiento de pago de Horas Extras

Flujo grama No. 9

51
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.3.5 Procedimiento de pago de Vacaciones

PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE VACACIONES

N Procedimiento Actividad Responsable


1. Verificacin de datos del funcionario, tiempo de trabajar en la
institucin, derechos etc.
2. Elaboracin de la Planilla
Elaboracin de 3. Revisin de Planilla
1 Planilla de Pago Existen Correcciones en la Planilla de Pago? RR.HH.

SI: Ingresa y modifica los valores incorrectos.

Genera Planilla nuevamente aplicando las correcciones.

4. Impresin de la Planilla
5. Remisin de Planilla Administracin
6. Elabora autorizacin interna de pago.
7. Ingresa, verifica y aprueba el pago en el SIAFI.
Autorizacin y O solicita emisin de cheque Administracin
2 aprobacin de
Pago 8. Firma autorizacin de pago y remite documentacin a
contabilidad.
9. Revisa valores ya analiza las cuentas.
10. Elabora y registra en el programa la partida de ingreso y la
3 Control partida de gastos Contabilidad
Contable 11. Enva documentacin a Pagadura
12. Cuadra la Planilla de Pago.

4 Acreditacin 13. Firma F01 o emite cheque,


del Pago 14. Escanea los documentos y deja copia. Pagador
15. Entrega el cheque y/o hace la transferencia bancaria. Especial
16. Enva documentos a Contabilidad
17. Revisa y registra la partida de pago
18. Archiva y custodia la informacin original. Contabilidad
5 Fin del Proceso

TERMINA PROCEDIMIENTO

52
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.3.6 Poltica sobre pago de Vacaciones

1. Los jefes de las unidades debern enviar al Departamento de Recursos Humanos, a ms tardar en el
mes de noviembre de cada ao, el calendario de vacaciones de los empleados bajo su dependencia.
Dicho calendario se elaborara atendiendo a las necesidades del servicio y cuando as lo requieran las
circunstancias, podr modificarse siempre, tomando en cuenta las conveniencias de los
trabajadores afectados; solo el Jefe de cada departamento podr alterar el calendario de vacaciones
siempre que as convenga a las necesidades del servicio.

2. Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concedern a razn de los
aos de servicio continuo.

3. Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concedern a razn de los
aos de servicio continuo, desglosndose de la siguiente manera
Aos en Vacaciones en
servicio das laborables
1 12
2 15
3 18
4 22
5 30
4. El personal que desee disfrutar de sus vacaciones podr hacerlo previa notificacin y autorizacin
firmada por el jefe inmediato, mediante el formulario de autorizacin de vacaciones, la cual
deber ser tramitada previo disfrute ante la jefatura inmediata y el Departamento de Recursos
Humanos, quien le dar su visto bueno.

5. El Departamento de Recursos Humanos ser la responsable de realizar el clculo de los das


adquiridos por el empleado y el pago de sus vacaciones.

6. Se prohbe acumular vacaciones, pero se podr hacer por una sola vez, cuando el empleado
desempeare labores tcnicas, de direccin, de confianza y otras anlogas que dificulten, en
forma especial su reemplazo, en los casos apuntados, la acumulacin ser hasta por dos (2) aos.

7. El Departamento de Recursos Humanos se responsabilizara en acreditarle al empleado el pago de


las vacaciones, el cual podr ser cobrado en la fecha de pago correspondiente.

53
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.3.7 Tabla de tiempos estimados para realizar pagos

Duracin
No. Actividad Responsable* Estimada (Das
laborables)

1 Elaboracin Orden de Compra Adquisiciones 1

2 Firma orden de Compra Administrador 1

3 Exoneracin Orden de Compra Oficial Administrativo 1-3

4 Entrega de Bienes Proveedor 1

5 Inicia Proceso de Pago Proveedura 2

6 Elaboracin Autorizacin de Pago Oficial Administrativo 1

7 Revisin Control Interno 1

8 Firma Orden de Pago Administrador 0

9 Copias y Registro Oficial Administrativo 0

10 Registro en Siafi Oficial Administrativo 1

11 Aprueba en SIAFI Administrador 1

12 Envo del proceso a contabilidad Oficial Administrativo 1

13 Registro contable Contabilidad 1-2

14 Emisin de pago Pagadura 1-2

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

ANEXOS DEL CAPITULO


3.3.8 Ejemplo de Formularios de Gestin Presupuestaria;

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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REPUBLICA DE HONDURAS
SECRETARIA DE FINANZAS FORM. F-04

FORMULARIO DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA


PAGINA No. de

NUMERO FORMULARIO FECHA DE ELABORACION


N. DOCUMENTO DE ORIGEN FECHA DEL DOCTO. DE ORIGEN

DIA MES AO

DIA
DIA MES
MES
AO
AO
No. FORMUL. ANTERIOR FECHA DE ELABORACION

DIA MES AO

ADICION DISMINUCION TRASPASO TRASPASO


CLASE DE
(ADIC) (DISM) (TRASP) INTER.INSTIT. REVERSION RESERVA
MODIFICACIN
(TRSI)

CODIGO DESCRIPCION FUENTE FINANCIAMIENTO CODIGO DESCRIPCION ORGANISMO FINANCIADOR


FINANCIAMIENTO:

RECURSOS PRESUPUESTARIOS DISMINUIDOS


CODIGO DE
LA RUBRO DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO
INSTITUCION

TOTAL :

RECURSOS PRESUPUESTARIOS INCREMENTADOS


CODIGO DE LA RUBRO DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO
INSTITUCION

TOTAL :

ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS DISMINUIDAS


INSTITUC. PROG. SUBPRG PROY. ACT/OBRA OBJETO BENEFIC. DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO
.

TOTAL :

ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS INCREMENTADAS


INSTITUC PROG. SUBPRG PROY. ACT/OBRA OBJETO BENEFIC DESCRIPCION DE CUENTAS MONTO
.

TOTAL :

DESCRIPCION: Por giro presupuestario

AUTORIZACION DEL REGISTRO DE ESTA OPERACION:

AUTORIDAD COMPETENTE DIRECTOR GRAL. DE PRESUPUESTO DIRECTOR GRAL.INST.DESCENTR. M. DE FINANZAS Y CREDITO PUBL..
INSTITUCIONAL

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

3.3.9 Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento Externo

Los procesos de compras y contrataciones con financiamiento externo se harn de acuerdo a lo


establecido en los Convenios de Crdito o donacin correspondiente.

El procedimiento de pagos se detalla a continuacin:

Personal del Proyecto realiza el proceso de compra.


Elabora Orden de compra y remite la misma a la Administracin del RNP, para el proceso de
exoneracin correspondiente.
El RNP realiza el proceso de exoneracin y devuelve orden de compra exonerada al personal
administrativo del Proyecto.
El oficial administrativo del proyecto, elabora Autorizacin de Pago, con un nmero cronolgico
del proyecto.
El oficial administrativo del proyecto remite la Autorizacin de pago, con toda la documentacin
de soporte correspondiente, para firma del Administrador del RNP.
La administracin del Registro revisa el control de calidad del proceso (si toda la documentacin
es completa).
El Administrador del RNP firma autorizacin de pago
Proceso se remite a contabilidad
Contabilidad a Pagadura
Pagadura emite cheque o transferencia correspondiente.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES

58
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO IV

4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

La Unidad de compras estar bajo la jurisdiccin del Administrador General.

4.1 Funciones de la Unidad de Compras:

Realizar las operaciones relacionadas con la adquisicin de bienes y contratacin de servicios


necesarios para la ejecucin del presupuesto de acuerdo a la normativa aplicable.
Preparar el Plan Anual de Compras y Contrataciones.
Coordinar y/o preparar los documentos de los procesos de adquisiciones licitacin y concursos, de
acuerdo al PAC, de las actividades de su competencia.
Preparar los avisos para licitaciones y concursos nacionales e internacionales y las invitaciones para
cotizaciones.
Coordinar los eventos para la apertura de ofertas y preparar una acta de cada uno de ellos;
Preparar las comunicaciones solicitando la designacin de los miembros de los comits para la
evaluacin de las ofertas y responsabilizarse porque la evaluacin de las ofertas se efecten en
estricto cumplimiento con los criterios sealados en los pliegos de licitacin;
Mantener un archivo separado para cada proceso, el cual deber contener todos los documentos
referentes al mismo. Incluyendo, invitaciones a presentacin de ofertas, pliegos de licitacin o
pedidos de propuesta, enmiendas a los pliegos, , ofertas recibidas, actas de apertura de las ofertas,
informes de evaluacin de las ofertas, actas de negociacin, comunicaciones cruzadas con los
licitantes y contratistas, Contrato, reclamos presentados sobre los procesos de contratacin;
Presentar informes trimestrales sobre el avance de ejecucin de los procesos de contrataciones;
Otras funciones pertinentes que se le asignen.

4.2 Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones

4.2.1 Lista Corta

Los siguientes parmetros sern utilizados para la elaboracin de la lista corta:


La lista corta deber estar conformada de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado tanto para firmas como para personas.

4.2.2 Apertura de Propuestas Tcnicas y Econmicas

El procedimiento de Apertura de Propuestas de acuerdo al Mtodo de Seleccin que se aplique, inicia


con la recepcin de la documentacin de conformidad a las fechas establecidas, elaborndose un acta de
recepcin de ofertas y apertura de oferta tcnica, posteriormente se prepara el informe de evaluacin
de estas, mientras que las ofertas econmicas pasan a custodia de la unidad de adquisiciones.

59
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Los sobres con las ofertas econmicas son abiertos hasta que el Informe de Evaluacin Tcnica haya sido
aprobado por la Comisin Evaluadora. Los procedimientos de apertura y evaluacin de las ofertas estn
regulados en la seccin Instrucciones a los licitantes de los respectivos documentos de propuestas
que se utilizaran para la seleccin de cada firma consultora.

4.2.3 Adjudicacin, negociacin y registro de Contratos

Las adjudicaciones y negociaciones de los contratos se harn conforme a las previsiones contenidas en el
Pedido de Propuestas el cual contiene las instrucciones para este proceso.

4.2.4 Llamado a Licitacin

El llamado a licitacin debe efectuarse con antelacin suficiente, para que los posibles licitantes puedan
obtener los documentos de precalificacin o licitacin y preparar y presentar sus ofertas. En el llamado a
presentar oferta se debe hacer constar la intencin del beneficiario de celebrar un contrato para el
suministro de bienes y servicios, indicar la fuente de financiamiento, la fecha, hora, la direccin para la
presentacin de las propuestas, la descripcin de los servicios o equipos a suministrar, las calificaciones
mnimas requeridas. Tambin se debe indicar si los licitantes tienen que presentar garanta de
mantenimiento de la oferta y el monto de la misma. .

4.2.5 Negociacin y Adjudicacin

El proceso de negociacin y adjudicacin se rigen de acuerdo a la Normas aplicables al proceso.

Las negociaciones son realizadas por la parte administrativa del RNP.

4.2.6 Recepcin de Productos

Proveedura debe elaborar un acta de recepcin a satisfaccin de los bienes adquiridos y/o de las obras
ejecutadas, conforme a los canales internos acordados, de conformidad al contrato, y registrarlo con la
Unidad de Bienes Nacionales respectiva. Remitiendo a la administracin general los documentos
pertinentes, para efectos de los pagos, registro y custodia de expedientes de los contratitas y
proveedores.

4.2.7 Conformacin de la Comisin Evaluadora


Las Disposiciones Generales del Presupuesto establecen los techos para los procesos de adquisiciones y
contrataciones, para los efectos de procesos que deben ser sometidos a la comisin de evaluacin la
Administracin del Registro a travs de la Unidad de Compras convocara al Comit Evaluador de ofertas
el cual estar conformado al menos por los siguientes miembros.

El Sub Director Administrativo, en calidad de Coordinador del Comit


El administrador General o un representa que el Delegue.
El Pagador Especial, o un representante que l Delegue
Un representante de Auditora interna
Un representante de la Unidad de compras (elabora Acta y no tienen voto).

60
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

El Comit no est autorizado a modificar, enmendar, o alterar las especificaciones tcnicas y/o Trminos
de Referencia en vista de que los consultores y proveedores preparan sus propuestas basados en los
Trminos de Referencia incluidos en los Pedidos de Propuestas y especificaciones tcnicas incluidas en
los Pliegos de Licitacin.

La opinin de los miembros del Comit de Evaluacin debe de ser objetivos y basados en su criterio
tcnico profesional. El comit debe velar que estrictamente se cumpla con los procedimientos y criterios
de evaluacin indicados en los Pliegos y Pedido de Propuestas; capaces de detallar un razonamiento
adecuado en cada evaluacin.

Los Miembros del Comit de Evaluacin deben mostrar los ms altos estndares de integridad. Ellos
deben excluirse de cualquier afiliacin y asociacin con los licitantes o las firmas de la lista corta,
incluyendo empleados, consultores, familiares o con afiliacin en negocios y poltica. En caso de no
cumplir estos estndares se debera de descalificar la incorporacin del miembro del Comit de
Evaluacin.

Declaracin de posibles impedimentos. Todos los candidatos deben de declarar de antemano posibles
impedimentos relacionados con conflicto de inters que pueda afectar la objetividad.

En el evento de que contra algn miembro del comit de evaluacin exista la percepcin del conflicto de
inters, el miembro, de no separarse del cargo, deber justificar que esa percepcin de conflicto de
inters no influenciara en su evaluacin. Todos los miembros del comit de evaluacin deberan de
firmar un acuerdo escrito para cumplir con las restricciones de las transacciones con los consultores
invitados para asegurar su credibilidad del proceso de evaluacin y mantener la confianza con el
prestatario.

Confidencialidad del proceso de Evaluacin. Los miembros del comit de evaluacin deben de asegurar
que el proceso de evaluacin es confidencial.

4.2.8 Evaluacin de las ofertas Documentos necesarios


La Comisin de Evaluacin recibe de la unidad de compras, previo al proceso de revisin y evaluacin de
ofertas tcnicas, toda la documentacin necesaria para proceder a la evaluacin de las ofertas, como los
Pedidos de Propuestas y/o Documentos de Licitacin, las ofertas, las adendas y aclaraciones a los
pedidos de propuestas si las hubiera.

Adjudicacin de Ofertas
La adjudicacin del proceso en una licitacin es responsabilidad del Directorio del RNP, ellos adjudican el
proceso y firman los contratos.

4.2.9 Recursos de Revisin (Inconformidades)


En cuanto a las inconformidades es preciso aclarar que si la misma amerita una reunin del equipo que
conforma la Comisin de Evaluacin, esta se llevara a cabo, y el resultado de la deliberacin, se
canalizara a travs del Sub Director Administrativo para que se le haga llegar a la empresa y/o firma que
tenia la consulta.

61
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

4.2.10 Archivos Documentales


La Unidad de compras es responsable de mantener en archivo toda la documentacin del proceso de
compra y o adquisicin.

4.2.11 Inconformidades y Disputas


Las inconformidades y disputas que se presentan durante y posteriormente al proceso en cuestin, sern
manejadas bajo la responsabilidad primaria de la Unidad de compras.

El proveedor de Bienes y Servicios, contratista, consultor o firma consultora que presente una
inconformidad o disputa en alguno de los procesos, siempre deber recibir una respuesta de la Unidad
de compras.

4.3 Cdigos de tica y Medidas de Prevencin de Fraude y Corrupcin

Institucionales
Se aplicaran las medidas de los Cdigos de tica de los Funcionarios Pblicos vigentes y estarn a la
disposicin de todos los funcionarios involucrados en este manual. Todo el personal involucrado en el
manual deber estar familiarizado con el Cdigo de tica de los funcionarios pblicos.

Se aplicaran aquellas medidas de uso comn que se detallan en la Ley de Contratacin del Estado
(Seccin II Articulo 15 y 16), enfocadas a la prevencin de fraude, corrupcin, conflicto de inters y otros
relacionados.

4.4 Montos y Modalidades de contratacin y/o adquisicin


Para las compras y contrataciones con fondos del Estado de Honduras, se utilizar la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento.

El mtodo de contratacin se define en relacin al monto estimado del proceso. Para este hecho la Ley
establece las siguientes modalidades de compras y o contrataciones.

1. Comparacin de Precios
2. Contratacin Directa
3. Licitacin Privada
4. Licitacin Pblica Nacional
5. Licitacin pblica Internacional

Para determinar que mtodo de contratacin se usar en un proceso, en el Reglamento de la Ley se


Establece en el Captulo IV, Artculo 158 que los montos sern establecidos ao con ao en las
Disposiciones Generales del Presupuesto, por esta razn estos techos no se citan en este manual, ya que
cambian ao con ao.

62
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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4.5 Flujograma Adquisicin de Bienes. Licitacin Pblica Internacional

Flujo grama No. 10

63
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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4.6 Flujograma Adquisicin de Bienes Licitacin Pblica Nacional

Flujo grama No. 11

64
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

4.7 Flujograma Adquisicin de Bienes para Licitacin privada

Flujo grama No.12

65
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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4.8 Flujograma de procesos de compras por Comparacin de precios

Flujo grama No. 13

66
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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4.9 Flujograma Seleccin de Consultores Individuales (Nacionales o Internacionales)

Flujo grama No. 14

67
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

4.10 Contratacin Directa

Segn el artculo 63 de la Ley de Contrataciones del Estado, la contratacin directa podr realizarse en
los casos siguientes:
Cuando tenga por objeto proveer a las necesidades ocasionadas por una situacin de
emergencia al amparo de lo establecido en el Artculo 9 de la Ley;
Cuando se trate de la adquisicin de repuestos u otros bienes y servicios especializados cuya
fabricacin o venta sea exclusiva de quienes tengan patente o marca de fbrica registrada,
siempre que no hubieren sustitutos convenientes;
Cuando se trate de obras, suministros o servicios de consultora, cuyo valor no exceda de los
montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos de la Repblica, de conformidad con el Artculo 38 de la Ley, en cuyo caso podrn
solicitarse cotizaciones a posibles oferentes sin las formalidades de la licitacin privada
Cuando las circunstancias exijan que las operaciones del Gobierno se mantengan secretas;
Cuando se trate de la acuacin de moneda y la impresin de papel moneda;
Cuando se trate de trabajos cientficos, tcnicos o artsticos especializados; y,
Cuando se hubiere programado un estudio o diseo por etapas, en cuyo caso se podrn
contratar las que Faltar en con el mismo consultor que hubiere realizado las anteriores en forma
satisfactoria.

Para llevar a cabo la Contratacin Directa en los casos que anteceden, requerir autorizacin del
Presidente de la Repblica cuando se trate de contratos de la Administracin Pblica Centralizada, o del
rgano de direccin superior, cuando se trate de Contratos de la Administracin Descentralizada o de los
dems organismos pblicos a que se refiere el Artculo 1 de la Ley, debiendo emitirse Acuerdo
expresando detalladamente sus motivos.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

69
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO V

5 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
5.1 Polticas Contables

El modelo de Contabilidad propuesto en este manual, para el control de la Gestin Financiera del
Registro Nacional de las Personas tiene las siguientes caractersticas

A. Es aplicable a todos los niveles que conformen la estructura organizativa del RNP
B. Se manejar aplicando el mtodo de partida doble.
C. Permite integrar las operaciones en los procesos de Presupuesto, Tesorera, Bienes Muebles
e Inmuebles, Almacn.
D. Permite generar informacin individual en cada proceso y por los diferentes Niveles y tipo.

Tipo y Naturaleza
Por clasificador presupuestario
Por Pas Financiero
Por Organismo Financiero
Por Centro de Costo
Por Componente
Por Actividad, etc.

5.1.1 Control de Calidad del Proceso Contable

El control de calidad es un concepto que incluye la independencia de la Unidad de Contabilidad con


respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional. Para implantar el control de
calidad, debe considerar los siguientes elementos:

a) Establecer polticas y procedimientos que den una seguridad que las Unidades de
Contabilidad, para que el personal mantengan cierta independencia con respecto a las
otras oficinas.

b) Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo contable posean las
caractersticas necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.

c) Establecer un plan de capacitacin profesional.

d) Establecer un sistema de promocin del personal contable.

e) Establecer un sistema de planeacin, ejecucin y supervisin del trabajo contable en


todas sus etapas, para comprobar que el manual contable se aplica consistentemente.

f) Poner en prctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos

70
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

para mantener el control de calidad, se estn cumpliendo.

g) Dotar de recursos materiales y tecnolgicos que requiera la unidad de contabilidad.

h) Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las


unidades de contabilidad.

j) Brindar la informacin contable a los entes contralores del Estado.

k) Las dems que sean necesarias para una eficiente labor de las unidades de contabilidad.

5.1.2 Normas Contables

a. Mtodo de Contabilidad
El mtodo de Contabilidad adoptado por el Registro Nacional de las Personas ser de
Devengado, mediante el cual los ingresos se reconocern cuando se reciben en dinero o
especies y los gastos cuando se devenguen (comprometen).

En el caso de proyectos financiados por organismos Internacionales de crdito, el mtodo que


se adoptara ser el establecido en los convenios de prstamo / donaciones suscrito con las
fuentes financieras.

b. Registro Contable
El registro Contable de las operaciones financieras se har mediante el sistema de partida doble
el cual se fundamenta en que no existe deudor sin acreedor. Como consecuencia de lo anterior
el valor que se debite a una o varias cuentas debe ser igual a la que se abone u otras
relacionadas con el mismo hecho contable.

c. Expresin de los Estados Financieros y Registros Contables


Los Estados Financieros que se preparan, sern expresados en Lempiras o en otra moneda de
acuerdo a la tasa cambiaria establecida por el Banco Central de Honduras cuando las
circunstancias lo requieran.

d. Periodo Contable
El perodo contable ser del 1 de enero y finalizar el 31 de diciembre.

5.1.3 Polticas Contables Adoptadas

a. Ingresos por intereses bancarios


Los ingresos que se generen en las diferentes cuentas bancarias se reconocen como Producto
Financiero cuando se cobran o se acrediten a la cuenta bancaria.
b. Transferencias fondos nacionales
Las transferencias con cargo al presupuesto que se reciben de la SEFIN se contabilizarn cuando
se reciba el efectivo y se tenga disponible para efectuar pagos a terceros.

71
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

c. Propiedades, vehculos, equipo, etc. Nuevo.


El costo de las propiedades, vehculos, equipo, maquinaria, etc. nuevo sern valuados al costo de
adquisicin. Las reparaciones que sean iguales o mayores al 20% siempre y cuando aumentan la
vida til de estos bienes sern capitalizados.

d. Propiedades, vehculos, equipo, etc. En uso


Las propiedades, vehculos, equipo, etc., en uso y cuya legalizacin, identificacin y registro est
en proceso sern valuados de acuerdo a lo convenido con la Contadura General de la Repblica.

e. Inventario de materiales, suministros, repuestos, etc.


Los inventarios de material, suministros, repuestos, combustibles se valuarn mediante el
mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).

f. Contribuciones y donaciones
Las contribuciones y donaciones recibidas de terceros en bienes o efectivo, se contabilizarn en
el patrimonio cuando sean utilizadas para financiar un programa o proyecto de inversin. En el
caso que su destino sea para financiar gastos corrientes se registrarn como resultados del
perodo (Se liquidar como Cuenta de Gastos al final del perodo).

g. Cuentas en moneda extranjera


Las cuentas en moneda extranjera se expresarn en lempiras al cambio autorizado por el Banco
Central de Honduras.

h. Gastos de viaje y viticos


Los pagos que se tramiten en concepto de gastos de viaje y viticos, se contabilizarn
doblemente como cuentas de orden, se descargarn hasta que hayan sido documentados por los
interesados, para efectos del control del presupuesto como ejecucin y por el desembolso
efectuado.

i. Depreciaciones y amortizaciones
Las depreciaciones de las propiedades, equipo, maquinaria, etc. se harn de acuerdo a las
polticas, normas y mtodos aprobados por la Contadura General de la Repblica.

5.2 Registros Contables y de Soporte Administrativo

5.2.1 Tipos de Registro

Para el manejo y control contable de las operaciones se llevarn registros propiamente contables y
registros auxiliares administrativos que controlan la gestin operativa. Estos registros se clasifican de la
siguiente manera:

72
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Registros auxiliares
Nombre del registro

Registro de Activo Fijo

Registro de Tesorera

Registro de Almacn

Registro de Recursos Humanos

Registros de Contrataciones y Adquisiciones

Registro de presupuesto

Registro de facturacin de servicios del RNP

Facturacin de servicios administrativos

Registros para el manejo de tiendas incluyendo:

Inventarios
Facturacin
Compras
Ventas
Corte de operaciones
Arqueo
7. Registro de cuentas por Cobrar
8. Registro de cuentas por pagar

5.2.2 Manejo de los Registros Contables y Registros Administrativos

Para el uso de los registros contables propuestos en este documento y de los registros administrativos,
se ha considerado que estos se podrn manejar manualmente o en forma mecanizada mediante la
aplicacin de mdulos que funcionarn en lnea integrados con el mdulo de contabilidad. Esto no
quiere decir que el modelo que se plantea en este captulo y el resto del manual no pueda funcionar sin
la aplicacin de mdulos los que funcionarn en forma coordinada con el mdulo de contabilidad.

73
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Registros Contables

Nombre del registro

Libro Diario de operaciones

Libro mayor

Balanza de comprobacin

5.2.3 Catalogo de cuentas

El catlogo de cuentas que se usar en el RNP es el catalogo oficial del SIAFI y de toda la administracin
gubernamental.

5.2.4 Proceso de Operaciones de Diario

Flujo grama No. 15

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5.2.5 Archivos de partidas contables


Registrada la partida contable se har el archivo correlativo del documento que gener la transaccin,
este archivo soportar el Registro Diario. Para garantizar confiabilidad y consistencia en este mtodo, no
se har ningn registro contable si no se tiene un documento que soporte y evidencie la transaccin,
procesada la partida de Diario se deber imprimir en la computadora, posteriormente ser archivada
junto a los documentos de soporte.

5.2.6 Libro Mayor

La mayorizacin y clasificacin de todas las transacciones operadas sern realizadas por el mdulo
contable, por lo que si en determinada fecha se requiere conocer una informacin de cmo se
encuentra integrada una cuenta especfica, se puede recurrir a la consulta por pantalla o si se requiere
escrita puede solicitarse una impresin. Mensualmente, al finalizar el proceso contable, se debe
imprimir el movimiento diario y mayor de todas las cuentas, este documento ser guardado en forma
cronolgica en el nivel donde es ejecutada la operacin contable.

5.2.7 Estados Financieros

El propsito principal de dichos informes, es el de mostrar en forma resumida, la historia econmica del
Registro Nacional de las Personas, mediante los Estados Financieros anuales como ser; Estado de
Situacin o Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, Estado de Ejecucin Presupuestaria, Estado de
Flujo de Efectivo y Estado de Patrimonio entre otros.

5.2.8 Estructura de los Estados Financieros

75
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

EJEMPLO REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS

NOMBRE BANCO: ______________________________ No. CUENTA: _________

A nombre de : _______________________________________________________

FECHA BENEFICIARIO NUMERO CONCEPTO DEBE HABER SALDO

CHEQUE

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Ejemplo de Conciliacin Bancaria


EJEMPLO CONCILIACIN BANCARIA

Cuenta No.________________________________
Banco:____________________________________
A nombre de:______________________________
Al mes de:_____________________de:_________

Monto en L

SALDO SEGUN EXTRACTO BANCARIO:

SUB-TOTAL.........................

MENOS CHEQUES QUE EL BANCO NO HA PAGADO:

TOTAL ..

SALDO SEGUN LIBROS:

Detalle de cheques librados que el banco no ha pagado

No. CHEQUE FECHA BENEFICIARIO VALOR

_________________ _____________________ _____________________

77
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Estado de ejecucin presupuestaria formulario

Notas a los Estados Financieros vase ejemplo en el formulario.

5.2.9 Proceso Contable

5.3 Descripcin de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento

5.3.1 Fuentes de Financiamiento Interno

Las Fuentes financieras internas se clasifican de la siguiente forma:

Tesoro Nacional

Financiamiento que tiene origen, en gravmenes impositivos fijados unilateralmente por el Estado
Nacional, en los recursos no tributarios con el objeto de financiar sus gastos sin asignacin
predeterminada.

78
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Recursos Propios

Ingresos recaudados por los Organismos descentralizados no empresariales y Empresas y


Sociedades del Estado y que provienen de la venta de bienes, servicios, de la renta de la
propiedad, venta de activos, el cobro de tasas, derechos, regalas y fondos que se originan como
variaciones de los distintos tipos de activos financieros.

Cuando organismos de la Administracin central realicen actividades de venta de bienes o


servicios, sus ingresos se incluirn en esta fuente.

Crdito Interno

Fuentes financieras que provienen de los usos del crdito, pueden adoptar la forma de ttulos de
deuda y obtencin de prstamos realizados en el mercado interno.

Donaciones Internas

Incluye las donaciones de fondos provenientes de personas y/o instituciones que desarrollan sus
actividades en el territorio nacional.

5.3.2 Fuentes de Financiamiento Externo

Crdito Externo

Recursos provenientes de crditos otorgados por gobiernos extranjeros, organismos


internacionales y entidades financieras internacionales.

Donaciones Externas

Comprende los recursos que tienen su origen en donaciones de gobiernos extranjero y organismos
internacionales destinados a la formacin de capital. para financiar gastos de operacin o
consumo.

5.3.3 Clasificador de Organismos Financieros

El clasificador de organismos financieros permite identificar el organismo emisor de los fondos


provenientes de financiamiento interno o externo, desde el punto de vista de los ingresos
percibidos por operaciones de crdito pblico, como los egresos realizados con dichos fondos.

Este clasificador es de uso interno del sistema, se utiliza en forma complementaria al clasificador
por fuentes de financiamiento, especificando a mayor nivel cual es el organismo que financia las
erogaciones realizadas. El detalle del clasificador est disponible en el manual de SIAFI.

79
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5.3.4 Ejemplo Balanza de Comprobacin

Corresponde a: _____________________________________________________

Periodo: __________________________________________________________

Cdigo _________________________________________________________

Cdigo
cuenta
Saldo
mayor
anterior
Nombre de la cuenta Movimientos del mes Saldo actual

Debe Haber

Totales

_____________ ______________ ________________

Elaborado por Revisado por Registrada por

80
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5.3.5 Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario)

CDIGO

FECHA CUENTA DESCRIPCION PARCIAL DEBE HABER

BALANCE DE PARTIDA

________________________ _____________________

ELABORO APROBO

81
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5.3.6 Ejemplo movimiento de cuenta (Libro Mayor)

NOMBRE DE LA CUENTA: _______________________________________

CODIGO CONTABLE: ____________________________________________

NUMERO

FECHA DESCRIPCION PARTIDA DEBE HABER SALDO

82
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5.4 Factores a Considerar en la Informacin Financiera

Los responsables de los procesos contables deben garantizar a los usuarios que los Estados
Financieros contienen informacin fidedigna y confiable. Para lograr esta confianza debern ajustarse
a los siguientes factores que regulan el proceso de informacin financiera. Estos factores o
estndares informativos que detallaremos a continuacin estn amparados por la opinin de los
auditores.

5.4.1 Principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los informes financieros deben prepararse de acuerdo a principios de contabilidad generalmente


aceptados. Esto no significa que el RNP no pueda implementar un mtodo o sistema mejor de
contabilidad dentro de los lmites fijados por los principios contables. Si se hace un cambio habr que
revelar la ndole del mismo y el impacto en los Estados Financieros, adems deber suministrarse
informacin suficiente para que los usuarios puedan cotejar los saldos de las cuentas afectadas antes
y despus del cambio efectuado.

Informacin Completa

Los informes financieros deben cubrir la totalidad de las operaciones realizadas por sta durante el
perodo contable fijado. Estas operaciones debern registrarse de conformidad con los principios y
polticas contables que se incluyen en este manual.

Claridad en la Informacin

Los trminos empleados para la presentacin de los estados financieros as como de sus anexos,
deben ser claros. Para ello habr que evitar la excesiva brevedad o demasiado detalle.

Oportunidad de la Informacin

Los informes financieros que se elaboren, deben estar disponibles a la brevedad suficiente para que
sean tiles en la toma de decisiones de la direccin, administracin y diferentes usuarios. En cada
nivel se procurara que estos se preparen en forma mensual a ms tardar el 10 del siguiente mes.

Relacin Unidad de Bienes y Contabilidad

Existe en el Organigrama de Contabilidad una lnea de relacin con la unidad de Bienes. La unidad de
Bienes tendr las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad:

Remitir copia a contabilidad de cada Acta de Cargo y Descargo que se realice.


Remitir un informe mensual actualizado a Contabilidad del status, ubicacin entre otros, de
los Bienes Muebles e Inmuebles del RNP.

83
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

5.4.2 Catlogos de Cuenta

El catalogo de cuentas ser el Plan nico de cuentas contables aprobado para el Sector
Gubernamental. Dicho catalogo se desglosa en el Manual Contable del SIAFI, en la pgina web de
la Secretaria de Finanzas www.sefin.gob.hn.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6. PROCEDIMIENTOS EN LA
PAGADURIA ESPECIAL

85
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO VI
6 PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL
6.1 Polticas y normas para uso de la Pagadura.

Para garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del Registro Nacional
de las Personas, sean manejados en forma transparente y oportuna se debern respetar las
siguientes polticas.

6.1.1 Polticas Sobre Ingresos

Apertura de Cuenta Bancaria.

El RNP deber abrir y mantener una sola cuenta bancaria a nombre de la Unidad ejecutora
(Registro Nacional de las Personas) en el Banco Central de Honduras; y a nombre de los Proyectos
cuando se trate de fondos Externos, de acuerdo a las necesidades de los cooperantes las cuales
sern manejadas mediante la autorizacin de firmas mancomunadas.

La cuenta operativa a nombre del Registro Nacional de las Personas, en el Banco Central se
alimentar con fondos de la Tesorera General de la Repblica mediante transferencias va F-01
con imputacin presupuestaria.

En caso de remanente en la cuenta de Banco Central, de los fondos solicitados va F-01, estos
podrn ser utilizados bajo los siguientes criterios:

Los fondos remanentes en los grupos 200 y 300 podrn utilizarse para pago de otras
actividades dentro de los mismos grupos, siempre y cuando se haga la f-07 de reversin a
la f-01 original (con la que se solicitaron los fondos a la Tesorera General), y se cargue la
nueva f-01 con la nueva imputacin correspondiente.
Los fondos remanentes en los grupos 100 y 400 podrn utilizarse al finalizar el ao para
actividades consideradas de suma importancia para el RNP, y que no cuenten con
presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente. Para ello se debern hacer las f-07 de
reversin correspondiente.

Recepcin del Efectivo.

Como lo establece el Artculo 49 de la Ley de Fortalecimiento de los Ingresos, Equidad Social y


Racionalizacin del Gasto Pblico, aprobado mediante Decreto Legislativo No. 17_2010, el
Registro Nacional de las Personas est autorizado a cobrar la tarifa de Lps.200.00 en concepto de
pago por emisin, reposicin, renovacin de documentos daados o extraviados.

86
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Este pago debe efectuarlo el solicitante o su apoderado legal, en cualquier agencia del Sistema
Bancario Nacional autorizado, mediante recibo Oficial de Pago, TGR-1. Este recibo es emitido por
la Tesorera General de la Repblica, y el pago debe hacerse a nombre del Registro Nacional de las
Personas bajo la partida 12218.

De acuerdo a las Disposiciones Generales del Presupuesto 2010, de todos los Ingresos percibidos a
travs de la Tesorera General de la Repblica, el 20% de estos ingresos sern utilizados por la
Tesorera el 80% restante ser devuelto al RNP mediante el procedimiento que se explica en los
diagramas siguientes.

Recepcin de pagos mediante Cheques

Si el ingreso es a travs de Cheque: En el Nivel Central los cheques deben ser emitidos a nombre
de la Pagadura General de la Repblica.

Polticas Sobre los Egresos

Pagos mediante Cheque

Todo pago que se efectu deber hacerse por medio de cheques vouchers, se exceptan de ello
los pagos que se realicen por medio transferencia Bancaria a travs de Banco Central o va SIAFI.

Autorizacin de Cheques

1. El Pagador Especial tiene potestad para registrar su firma como nica firma autorizada
para emisin de cheques con fondos del Estado de Honduras.
2. En el caso del manejo de los fondos de fuentes externas, estas cuentas se manejarn de
acuerdo a lo establecido en los Convenios que la rigen.
3. Tambin se debe registrar la firma del Sub Director Administrativo para la emisin de
cheques, sin embargo esta firma debe ser usada nicamente cuando por razones de fuerza
mayor el pagador no pueda firmar.

Lmite de autorizacin de Cheques

El Pagador Especial no tiene lmite para la firma de cheques, en el caso de que otras personas sean
autorizadas para firma, se les aprobar por escrito los lmites sobre los valores autorizados.

Emisin de Cheques

Todos los cheques que se emitan, debern ser nominativos, no debern emitirse cheques al
portador, y sern impresos en papel de seguridad.

Los cheques debern ser pre numerados y toda la numeracin ser controlada en forma
correlativa.

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Anulacin de Cheques

El proceso de anulacin de cheques se har mutilando stos en el espacio de las firmas registradas
y estampndoles la leyenda ANULADO ya sea utilizando un sello o un lpiz tinta. Seguidamente
se proceder a realizar las operaciones contables respectivas.

Cheques no reclamados

Aquellos cheques que no sean reclamados en el perodo de 3 meses sern anulados teniendo el
cuidado de hacer la reversin contable.

Custodia Cheques en Blanco

Todos los talonarios de cheques en blanco sern guardados en caja fuerte o en un lugar bajo llave
con la supervisin y responsabilidad del Pagador.

6.1.2 Procedimiento para administracin de TGR para registro de Ingresos

Flujo grama No. 16

88
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.3 Formato de entrega de TGR a nivel nacional.

QUEDAN
El Suscrito Registrador Civil Municipal de_________________________ departamento
de______________ por medio de la presente HACE CONSTAR; que quedan bajo su responsabilidad y
para efectos de control interno, _____________ talonarios de 50 formatos TGR-1 para la
recuperacin de L. 200.00 cada formato, haciendo un total equivalente a L._____________ para
cobros de reposicin de tarjetas de identidad como del resto de los documentos administrativos
comprendidos en la autorizacin del Directorio en Decreto Legislativo No. 17-2010 y e acuerdo a
solicitudes presentadas por los interesados conforme la siguiente numeracin:

DEL NUMERO AL NUMERO DEL NUMERO AL NUMERO

Estos formatos sern liquidados mediante informes de las reposiciones solicitadas que emita este
Registro y que son objeto de cobro legalmente establecidas.

En fe de lo anterior firmamos en la ciudad de____________________, departamento de


__________________ a los ______ das del mes de _______ del ao 20__.

RECIBIO

__________________
Firma y sello Registrador Civil Municipal

ENTREGADOS POR:

POR: PAGADURIA ESPECIAL POR: AUDITORIA INTERNA

____________________________ ___________________________
Nombre Nombre

89
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.4 Aspectos a Considerar para capacitar a los Registradores Municipales

Paso No. 1. Verificar el nombre del Ciudadano y dems datos que estn en el sistema cuando el
proceso es mecanizado.

Paso No. 2: Llenado del Formulario (a. Nombre Completo; b. No. De Identidad; c. Rubro del RNP
(12218) en la TGR 1; d. Valor, Fecha, y firma del solicitante.

Paso No. 3. Pague en el Banco; regrese al RNP con la copia Azul sellada por el Banco.

Paso No. 4. El empleado del RNP, se quedar con la copia azul y la har llegar a pagadura de esta
institucin en los primeros 5 das del mes siguiente al corte, en el formato de reporte.

6.1.5 Formato de reporte diario de Ingresos por Servicios

REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS


REPORTE DIARIO DE INGRESOS POR XXXXXXXXXXXXXXXX

No. Fecha Solic. Nombre No. Identidad Banco No. TGR-1 Valor Fecha
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14 TOTAL

Realizado Por:_____________________________

90
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.6 Informe de Ingresos

-Debe ser elaborado por tarde el 09 de mes siguiente al mes reportado


-Debe incluir un resumen narrativo del informe
-Un cuadro de ingresos por municipio
-Reporte de Ingresos del Mes
-Nota de remisin dirigida al Director con copia a las instancias administrativas respectivas.

6.1.7 Formato de Reporte de Ingresos Propios por mes

REPORTE DE INGRESOS PROPIOS MES DE XXXX

Certificaciones y
Cdigo Cantidades Reposiciones
Valores en Constancias Valor Total
Municipa Descripcin
L. en L. en L.
l TGR-1 Identidades
Varias

TOTALES

91
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.8 Procedimiento para Registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP

Flujo grama No. 17

92
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.9 Devoluciones de Efectivo

Las devoluciones de dinero en efectivo pueden realizarse por concepto de liquidaciones de viticos,
errores o/u omisiones etc, en este proceso se debe considerar.

-Las devoluciones deben realizarse a la cuenta operativa del Banco Central de Honduras a nombre del
RNP.

-En las liquidaciones de viticos, o anticipos para eventos o similares, en la liquidacin se debe
adjuntar copia del depsito realizado.

-Al menos cada 3 meses el Pagador debe hacer un informe de la disponibilidad de efectivo por este
concepto.

-Este informe debe presentarse a la Comisin de Evaluacin de Compras, quienes mediante Acta
debern decidir los rubros a financiar con esta disponibilidad.

-Se deber realizar la F-07 de reversin de presupuesto indicando la disminucin en la F-01 original
del monto no usado.

93
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.10 Ejemplo Control de Cheques en Transito

Nmero de Cuenta: ______________________________________________________

A nombre de : __________________________________________________________

Nombre del Banco: ______________________________________________________

Corresponde al mes de: _______________________ Ao ____________

Numero Fecha Beneficiario Valor

Cheque Cheque

TOTAL

94
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.11 Ejemplo de Nota anulacin de cheque

Lugar y Fecha: ______________________

Seor

Presente

Por este medio solicito su autorizacin para proceder a la anulacin de los siguientes cheques:

No. FECHA VALOR BENEFICIARIO

_____________________________________________________________________

Se solicita la anulacin de estos cheques por los siguientes motivos:

_________________________ ____________________

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR


Original: Contabilidad (partida contable)
Copia: Arch.

95
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

6.1.12 Funciones del Personal de Pagadura

Funciones del Jefe de Egresos y Remisin de Transferencias


1. Recibir de recepcin y Distribucin de Documentos las Transferencias Bancarias para
autorizacin previa a la firma del Pagador Especial.
2. Recibir de la Unidad de recepcin de documentos, las F01 conciliadas, para elaborar las
transferencias a los beneficiarios de acuerdo a la naturaleza de cada operacin.
3. Recibir de todas las unidades bajo su responsabilidad el reporte mensual, de las
actividades, para la evaluacin del POA.
4. Mantener la informacin actualizada para evacuar cualquier consulta o requerimiento de
los entes contralores del Estado.
5. Recibir de recepcin y Distribucin de Documentos las Transferencias Bancarias para
autorizacin previa firma del Pagador Especial
6. Conciliar el saldo de cuenta en los bancos, lo mismo que el saldo de fondos especiales
7. Conciliar fondos de cooperantes.

Recepcin y Distribucin de documentos

1. Recibir del Departamento de Contabilidad las F01, con su respectivo respaldo


documentario.
2. En el caso de los proyectos de cooperantes se recibirn autorizaciones de pago que
debern venir autorizadas por el funcionario respectivo.
3. Revisar en el SIAFI, si los fondos solicitados a la TGR ya fueron conciliadas en el Banco
Central, posteriormente remitir esta F01, a los oficiales de cheques cuando as
corresponda y en su caso al jefe de egresos para la elaboracin de la transferencia al
beneficiario, o a la cuenta de planillas de Banco de Occidente o a la institucin financiera
que este manejando el pago de planillas.
4. Descargo de los pagos colaterales de planillas de sueldo (INJUPEM, IHSS, Cooperativas,
etc).
5. Elaborar reporte mensual de las operaciones que se realicen, remitirlas al jefe de Egresos
para la evaluacin del POA.
6. Elaborar las Transferencias a los beneficiarios de acuerdo a la naturaleza de cada
operacin.
7. Remitir en su tiempo y forma las transferencias para descargo de los Impuestos de Bienes
Inmuebles, sobre Servicios Profesionales, Impuestos sobre la Renta, vecinales guardando
el registro de respaldo.

Oficial de Cheques

1. Recibir de recepcin y distribucin de documentos las autorizaciones de pago que


correspondan a proyectos de cooperantes y F01, cuando sean generadas por el
presupuesto ordinario del RNP, para la elaboracin de los cheques.
2. Llevar un correlativo de la numeracin de los cheques elaborados.
3. Elaborar las autorizaciones de pago que correspondan al Directorio en Pleno.

96
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

4. Remitir al encargado de digitacin de documentos el Voucher, con su respaldo para


grabacin en el programa respectivo.
5. Elaborar reporte mensual de las operaciones que se realice, remitirlas al jefe de egresos
para evaluacin del POA.

Oficiales de Cuentas

6. Revisin de los documentos de respaldo en las rdenes de pago que ingresan al


Departamento para su respectiva revisin.
7. La documentacin consiste en solicitudes diversas, ya sea por pago por anticipos de
decimotercer mes, decimocuarto mes o bonificaciones de vacaciones o derechos
laborarles, compra de equipos, materiales o tiles y contratacin de bienes y servicios
8. Si el pago es por servicios profesionales comprobar que el clculo esta correcto, que se
acompaen por su respectiva autorizacin. Igual para pagos de colaterales.
9. Revisin del clculo del impuesto vecinal e impuesto sobre la renta.
10. Si es por servicios pblicos y o privados que la orden sea acompaada por toda la
documentacin de soporte.
11. Si es por suministros revisar la documentacin de soporte respectiva.
12. Rechazar las rdenes de pago que no vengan con el respaldo correcto.
13. Llevar un cuadro de registro de cada orden de pago revisada, detallando la
documentacin de soporte.

Responsable servicios pblicos y planillas


a) Pago de Servicios Pblicos a nivel nacional por medio de cheques y o transferencias.
1. Descargo de F 01 en Tesorera de las empresas que prestan servicios pblicos.
2. Descargo de Impuestos Vecinales, y Sobre la Renta en la Direccin Ejecutiva de Ingresos y
la Alcalda Municipal del Distrito Central
3. Solicitar en su tiempo y forma las transferencias para descargo de los Impuestos de Bienes
Inmuebles, sobre Servicios Profesionales, Impuestos sobre la Renta, vecinales, guardando
el registro de respaldo
4. Elaborar reporte mensual de las operaciones y remitirlas al jefe de Egresos

Oficial de Cuentas II

5. Recibe las operaciones administrativas que tengan que ser revisadas y validadas.
6. Revisar los cheques emitidos contra las rdenes de pago y matar con el sello de pagado
con cheque y nmero a todos los comprobantes de soporte que correspondan y remitirlos
al pagador especial para su firma.
7. Revisar todas las transferencias de pago e ir al Banco Central de Honduras para su
ejecucin.
8. Revisar las planillas de pago de sueldos y vacaciones al personal del RNP, tambin las
planillas electrnicas para realizar el respectivo pago o aplicacin de crdito en su cuenta
de ahorro en Banco de Occidente en la Agencia Mltiple del Barrio la Granja de
Comayagela.
9. Evacuar va telfono todas las consultas referentes al pago de planillas.

97
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

10. Elaborar reporte mensual de las operaciones y remitirlas al jefe de Egresos.

Responsable de Alquileres
b) Recibe de la Oficial de cheques o de la recepcin y distribucin, los cheques o
transferencias para el pago por depsito a la cuenta de los propietarios o representantes
de los locales en alquiler.
11. Conciliar en el sistema SIAFI, lo relacionado a la cuenta alquileres.
12. Mantener al da los pagos de los alquileres a nivel nacional
13. Mantener un archivo por departamento del pago de los alquiles
14. Revisin de los pagos directos de alquileres
15. Actualizacin de 284 locales a nivel nacional.

Digitacin de Documentos
Digitaliza toda la informacin de pagos que ingresa a la Pagadura y posteriormente remite
la documentacin original al departamento de Contabilidad para su registro y custodia.
Remitir al Jefe de Egresos el archivo semanal de los documentos digitalizados para su
revisin y custodia.
Elaborar reporte mensual de operaciones.

Jefe de Ingresos

Mantener la supervisin estricta del personal a su cargo.

Manejo del inventario de la TGR1 para distribucin a los diferentes departamentos del
Pas.

Elaborar en coordinacin con el Departamento de Pagadura, la ruta de recoleccin


mensual de TGR1 a nivel nacional.
Elaborar el informe mensual de ingresos por cobro y servicios y remitirlos al jefe de
departamento para elaborar el informe final que se remitir a los directivos del RNP.
Remitir a la oficina de ingresos de la SEFIN el informe de recaudacin final, para la
conciliacin y la deduccin del correspondiente de la TGR.
Llevar el control y custodia de los talonarios que se remitan a los registradores a nivel
nacional y en las ventanillas del Distrito Central.
Remitir informe de operaciones mensuales al departamento de Egresos para la evasin del
POA.

Sub Jefe de Ingresos


c) Mantener supervisin estricta del personal a su cargo.
16. Coordinacin y supervisin de todas las actividades competentes a las ventanillas de
Registro Civil e identificacin.
17. Manejo del inventario necesario y adecuado de los formatos TGR1 para tener abastecidas
las ventanillas.

98
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Ventanillas de Ingresos

Proporcionar al cliente la TGR1 completamente lleno con los datos del servicio solicitado,
los que sern proporcionados por el cliente.
Llenar el libro control de los servicios solicitados por el cliente en forma correlativa del
talonario que se est utilizando.

Ventanillas de Identificacin

Verificar en el Sistema si la informacin solicitada se encuentra en la base de datos


Extender el Recibo de la TGR1, el cual deber ser pagado en la Institucin Bancaria.

Ventanillas de Registro Civil


Extender el Recibo de la TGR1, el cual deber ser pagado en la Institucin Bancaria.

Verificar en el Sistema informacin referente a los casos de Defunciones, matrimonios y


Solteras

Ventanillas de Autenticas

Revisar los documentos de autenticas, verificando la fecha de los documentos,


defunciones, matrimonios, solteras, literales y copias de folio
Extender el documento autenticado
Hacer corte diario de Ingresos

Oficiales de Ingresos

Manejo del Inventario de los recibos de TGR1 en cuanto a la distribucin a nivel nacional
Revisar los ingresos de los recibos a nivel nacional y elabora informe de ingresos generales
Clasifica, coteja e investiga la informacin de los recibos TGR1

Secretaria

Manejo de la Correspondencia
Apoyo en la elaboracin de los informes mensuales a nivel nacional.

Recepcin y Distribucin de documentos a nivel nacional

Recibe a nivel nacional la Correspondencia


Recibe de los coordinadores de las giras la correspondencia y documentos oficiales y
clasifica y distribuye a los departamentos designados.
Manejo de control interno de la correspondencia recibida y entregada

Informe mensual de actividades realizadas al jefe de Egresos para elaboracin del Poa

99
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Nacional de las Personas

7. CONTROL DE BIENES MUEBLES E


INMUEBLES

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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO VII
7. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

7.1 Polticas sobre administracin y control de bienes muebles e inmuebles

La administracin de los bienes muebles e inmuebles corresponde al titular de la Gerencia


Administrativa a travs del Jefe de Bines Nacionales, o de las dependencias que cumplan esa
funcin, en los Municipios que hayan adquirido o tengan asignados los bienes.

Para facilitar la administracin y control de Bienes Muebles e Inmuebles como ser; Mobiliario y
Equipo de Oficina, Edificios, Terrenos, Vehculos, etc., se deber cumplir con las siguientes
polticas:

7.1.1 Custodia y Asignacin

Los Bienes Inmuebles (edificios, terrenos) sern entregados en custodia a los funcionarios y/o
empleados de cada oficina etc. Los Bienes Muebles (mobiliario, equipo, vehculos), sern
asignados en forma personal a los funcionarios y/o empleados que harn uso de los mismos.

7.1.2 Seguro

Todos los Bienes Muebles e Inmuebles propiedad del RNP, debern contar con un seguro que los
proteja de cualquier riesgo, y cuyo monto no podr ser inferior al costo de su reposicin. Para
estos efectos deber tomarse en cuenta las regulaciones presupuestarias emitidas por la
Secretara de Finanzas.

7.1.3 Mantenimiento

Se deber contar con contratos de servicios de mantenimiento para todos aquellos bienes que
por su naturaleza necesiten de este servicio (Vehculos, Aire acondicionado, Fotocopiadoras,
Computadoras, etc.) para ello se debern hacer las provisiones presupuestarias en base a las
polticas definidas por la SEFIN lo cual garantizara su eficiencia y durabilidad.

7.1.4 Bajas y Transferencia de Bienes

Para la baja de Bienes Muebles por extravi, dao, subasta o inservible, se cumplir con lo
estipulado en la legislacin relativa a Bienes Nacionales, la Contadura General de la Republica y el
Tribunal Superior de Cuentas.

101
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Transferencias

Cuando se realicen transferencias de Bienes entre departamentos y/o oficinas, se cumplir con lo
estipulado en la legislacin relativa a Bienes Nacionales, la Contadura General de la Repblica y el
Tribunal Superior de Cuentas.

7.1.5 Inventarios Fsicos

Cada entidad deber practicar inventarios fsicos cada 12 (doce) meses, realizados por la Seccin
de Control de Bienes de la Unidad de Bienes Nacionales, los que sern verificados por la Unidad
de Auditora Interna de acuerdo a los programas de auditora que dicha oficina maneje, estos
debern ser identificados de acuerdo a los cdigos de Municipios utilizados, el informe deber ser
entregado a la Gerencia Administrativa, la Contadura General de la Repblica y al Tribunal
Superior de Cuentas.

Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles

Se registraran como bienes muebles e inmuebles aquellos cuyo costo de adquisicin sea mayor o
igual a L. 200.00 (Doscientos Lempiras Exactos).

7.1.6 Procedimiento para el registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles

Flujo grama No. 18

102
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7.1.7 Ejemplo ACTA DE CARGO

En Tegucigalpa, M.D.C., a los____ das del mes de _____del ao_____, se HACE CONSTAR que se
ha hecho entrega al seor(a) ____________, Dependencia __________ de los Bienes que a
continuacin se detallan:

Revisin inventario

No. Descripcin Series Cdigos Valor Iniciales Fecha

CERTIFICACION

Yo, ___________________________ declaro haber recibido los artculos arriba descritos tal y
como se indica en este documento, los que utilizare en el desempeo de mi trabajo, por lo que me
hago responsable por la prdida o deterioro de cualquiera de los artculos debido a negligencia o
descuido de mi parte. En caso de perdida por causa imputable a mi persona autorizo a la oficina de
contabilidad para que deduzcan de mis prestaciones o sueldo pendientes el valor del bien
extraviado.

____________________ _________________________
RECIBIO ENTREGO FIRMA Y NOMBRE

Original: Bienes

Copia: Receptor

103
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7.1.8 Ejemplo de Control de Mobiliario y Equipo

CODIGO DEL BIEN:__________________ CODIGO GRUPO:________________________________

DESCRIPCION DEL BIEN:


_______________________________________________________________________________

VIDA UTIL:____________ DEPRECIACION MENSUAL:____________ VALOR RESIDUAL:_________

CONTROL Y REGISTRO

CANTIDADES LEMPIRAS VALOR EN LIBROS

DEPRECIACION VALOR
EN
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA MES ACUMULADA LIBROS
FECHA DESCRIPCION

104
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Formato para CONTROL MANTENIMIENTO DE BIENES

NOMBRE DEL BIEN:_____________________________________________________

CODIGO DEL BIEN: _____________________________________________________

FECHA DE COMPRA: _________________ PROVEEDOR: _____________________

NOMBRE PROVEEDOR SERVICIO PARA MANTENIMIENTO: _______________

TELEFONO Y DIRECCION: _______________________________________________

CONTACTAR A: _________________________________________________________

COSTO DEL MANTENIMIENTO

PAGADO

FECHA DESCRIPCION DEL SERVICIO PRESUPUESTADO MANO DE REPUESTOS Y COSTO


OBRA MATERIALES ACUMULADO

___________________ _____________________

Recibe Entrega

105
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7.1.9 Procedimiento para Descargo de Bienes

Flujo grama No. 19

7.1.10 Formato de Constancia de Descargo de Bienes


CONSTANCIA DE SOLVENCIA DE ACTIVOS FIJOS

Por este medio HAGO CONSTAR: Que el seor: ___________________________________

Quien se ha venido desempeado como: _______________________________________

En la oficina de: ___________________________________________________________

No tiene pendientes de entrega activos fijos propiedad de la Secretaria de Educacin

Para los fines de trmite de prestaciones y sueldos extiendo la presente en ________________ A


los ____________________ das del mes de _________________.

_______________________________________ ________________________
REPONSABLE DE LA CUSTODIA DE BIENES JEFE DE LA OFICINA

__________________________________________
EMPLEADO

Original: Recursos Humanos


Copia: Unidad de Bienes
Copia: Empleado

106
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Nacional de las Personas

7.1.11 Procedimiento para Matricula de Vehculos

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

a. Elaboracin de Inventario de Vehculos (junio) Jefe Bienes

b. Solicitar Certificacin de Vehculos a la Contadura General de la Administracin y


Repblica Bienes

c. Emitir Certificacin y entregar al RNP Contadura G.

d. Solicitar al TSC Certificacin de propiedad de los vehculos, remitir Administracin


certificacin de la Contadura

e. Emitir constancia de propiedad de Vehculos TSC

f. Remitir a la DEI toda la informacin anterior, solicitando visto bueno RNP


para matricula

g. Emite autorizacin de matricula DEI

h. Pago de matrcula y entrega de boleta de revisin RNP

Procedimiento para Control de Bienes Inmuebles

El Departamento Legal debe enviar la Escritura de adquisicin del Bien, debidamente


registrada en el Instituto de la Propiedad.

El jefe de Bienes enva original del documento a la Procuradura General de la Repblica.

El jefe de bienes deber dejar copia de la Escritura para los Archivos del RNP y enviar copia
a la contadura General de la Repblica.

7.2 Funciones del Encargado de Bienes

Los Encargados de Bienes tendrn las siguientes funciones:

1. Control absoluto sobre los registros de los bienes propiedad del RNP
2. Inventario actualizado de los bienes propiedad del RNP
3. Archivo de todos los documentos de operacin de cargo y descargo
(Altas y bajas), tramitados ante la Contadura General de la Republica.

4. Control de entregas de bienes a funcionarios y empleados del RNP.

107
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Nacional de las Personas

7.2.1 Ejemplo para Registro y Control de Terrenos

CODIGO TERRENO: ________________________

CODIGO MUNICIPIO: _______________________

FECHA ADQUISICION: ______________________ FECHA ESCRITURA: ____________________

ESCRITURA NO.:_______________________ FECHA ESCRITURA: ________________________

NOTARIO: ___________________________ INSCRITA EN F__________T_________________

DEL LIBRO DE REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE ______________________________________

EL______________ DE______________DE_________________________________________

DESCRIPCION DEL TERRENO: ____________________________________________________


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

CONTROL DEL COSTO


COSTO TRASLADO O COSTO
FECHA DESCRIPCION DE LA ORIGINAL REVALUACION MEJORAS VENTA ACTUAL
OPERACIN

_________________________________ _______________________________
Encargado de Bienes Administrador

________________________________
Dpto. Legal

108
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Nacional de las Personas

7.2.2 Relacin Unidad de Bienes y Contabilidad

Existe en el Organigrama de Contabilidad una lnea de relacin con la unidad de Bienes. La unidad de
Bienes tendr las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad:

Remitir copia a contabilidad de cada Acta de Cargo y Descargo que se realice.


Remitir un informe mensual actualizado a Contabilidad del status, ubicacin entre otros, de
los Bienes Muebles e Inmuebles del RNP.

109
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Nacional de las Personas

8. PROVEEDURIA

110
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO VIII
8 PROVEEDURIA
8.1 Funciones Generales de Proveedura

1. Planear y programar, en coordinacin con los usuarios, las necesidades previsibles de


materiales y servicios como suministros de oficina, materiales de construccin, materiales
de aseo, formularios, repuestos, servicios varios, inversiones y otros.
2. Mantener un registro actualizado e integral de proveedores tanto nacionales como
extranjeros, en los trmites de adquisicin de bienes y servicios.
3. Tramitar las solicitudes de materiales o de servicios, recibidas de las diferentes
dependencias autorizadas de la institucin.
4. Supervisar adecuadamente la recepcin de los bienes y servicios adquiridos cotejando que
posean las calidades y condiciones especificadas con apoyo de los interesados.
5. Vigilar el cumplimiento exacto de las condiciones estipuladas en las contrataciones y
pedidos.
6. Gestionar las acciones que procedan ante las instancias correspondientes por
incumplimiento de los pedidos o contratos.
7. Establecer y mantener mecanismos de coordinacin, para ofrecer informacin oportuna a
todas las dependencias del RNP sobre los aspectos que en materia de proveedura
interesen.
8. Mantener y administrar la informacin del Departamento en todas sus reas, procurando
una fuente de informacin veraz y oportuna para todas aquellas dependencias internas
que de alguna forma se encuentren vinculadas en el proceso de contratacin.
9. Coordinar con el Almacn Central la gestin de control de existencias, con el propsito de
estandarizarlos y evitar dualidades.
10. Participar como unidades tcnicas en las comisiones de adjudicaciones de ofertas en la
adquisicin o venta de bienes y servicios, cuando solicitado.
11. Brindar asesora en la materia bajo su competencia a las dependencias que la requieran.
12. Mantener el registro de proveedores debidamente actualizado.

8.2 Funcin de recepcin y despacho de materiales

1. Llevar en forma ordenada el control de inventario y mercancas, suministros y activos que


se encuentran en bodega y su custodia mediante un sistema de inventario perpetuo y
computarizado.
2. Fijar lmites mximos y mnimos para las existencias que deben mantenerse en el Almacn.
3. Establecer los mecanismos de control para la recepcin y despacho de materiales y
verificar que los mismos sean recibidos satisfactoriamente
4. Mantener una clasificacin especfica de los materiales por su valor y rotacin
5. Realizar la recepcin de materiales y equipo contra la orden de compra.
6. Mantener custodia de las garantas de los equipo a su cargo.

111
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

7. Rendir informes trimestrales de los movimientos de la bodega y el respectivo saldo de


inventario a esa fecha indicando las cantidades a pedir cuando stos lleguen a su
inventario de seguridad o mnimo que debe existir.

8.3 Funciones de almacn

1. Crear una base de acceso directo a lo existente en la bodega ingresando todo lo que
actualmente existe para mayor control y aprovechamiento de la misma.
2. Crear un reporte de salidas y entradas de material.
3. Crear un reporte de necesidades
4. Crear un reporte por solicitudes por direccin y personales.
5. Incorporar inventarios anteriores
6. Crear un control manual de entradas y salidas de material de forma continua y actualizada
7. Clasificar materiales existentes
8. Verificar compras primordiales
9. Control de inventarios actuales y anteriores

8.4 Polticas sobre manejo de Almacn.

Para facilitar el manejo administrativo de los bienes no duraderos como ser; materiales y tiles de
oficina, material didctico, repuestos para vehculos etc., se deber cumplir con las siguientes
polticas y normas:

Manejo de Proveedura

Para mejorar los servicios y disminuir los costos de operacin se mantendr un solo almacn a
Nivel Central, el cual ser dotado de los recursos necesarios para su adecuada operacin, por lo
que se deber garantizar la seguridad de los mismos.

Recepcin

Todos los bienes no duraderos adquiridos debern ser recepcionados por el almacn y en caso
donde no exista fsicamente esta unidad, sern recibidos directamente por los solicitantes.

Valuacin

Los inventarios de materiales y tiles de oficina, materiales didcticos, etc., sern valuados al costo
de adquisicin utilizando el mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).

Entrega de Materiales

Las entregas de materiales se efectuarn en base a requisicin con el Visto Bueno del Jefe
inmediato, no se aceptaran otro tipo de documentos.

112
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Existencias de Materiales

Se debern mantener existencias mnimas de materiales para uso de nivel central equivalentes a
un mes de consumo promedio.

Inventarios Fsicos

En los Almacenes se debern practicar inventarios fsicos tres veces al ao, los que sern
supervisados por el Departamento de Auditara Interna del RNP de acuerdo a los planes de trabajo
que esta tenga.

Diferencias de Inventario
Las diferencias de inventarios sern cargadas a los responsables del almacn utilizando el precio
de reposicin, es decir el precio de mercado vigente al momento de confirmarse las diferencias.

Descargo de Materiales en mal Estado

Se deber descargar del inventario todo aquel material que se encuentre en mal estado, y efectuar
los ajustes respectivos en el control del inventario y en el sistema contable, por lo que se
levantar un Acta de Descargo. Si estos son originados por deficiencias en su manejo, dichos
valores se cargarn al responsable del Almacn al valor de reposicin; para ello se requerir de la
verificacin, aprobacin y validacin de la Unidad de Auditara Interna.

Existencias menores a los puntos mnimos

Peridicamente se deben analizar los productos cuya existencia real es menor a las cantidades
mnimas, para ello se deber elaborar un formulario el que ser firmado por el encargado de
Almacn, luego se entregara administrador para que lo autorice y se proceda a la adquisicin de
estos.

Toma de Inventario Fsico

a) Los productos en el almacn deben estar ordenados y clasificados

b) Los productos en mal estado deben estar separados del inventario en buen estado

c) Elaborar corte de formularios indicando los ltimos documentos utilizados y los


prximos a utilizar despus del inventario

d) Realizar una reunin para dar instrucciones a las personas que participarn en el
inventario
e) Avisar con anticipacin el cierre del almacn durante el perodo que se levantar el
inventario fsico para ello se debe enviar una circular a las oficinas interesadas y
Proveedores. Esta circular debe ser colocada en un lugar visible en el almacn.

113
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

f) Preparar los materiales y papelera que se utilizarn en la toma fsica del inventario.

g) Coordinar con Auditora interna la supervisin del inventario.

h) Realizar el conteo de los artculos dejando evidencia de dicho trabajo.

i) Descargar los productos en mal estado.

j) Al finalizar el inventario fsico solicitar la firma en el listado del encargado de almacn.

8.5 Procedimiento para requisicin de materiales a Proveedura

Flujo grama No. 20

8.6 Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores

1. Administracin enva copia de la Orden de Compra a Proveedura en tiempo y forma.


2. Proveedor entrega los bienes o materiales
3. Proveedura revisa la entrega contra Orden de Compra
4. Proveedura firma comprobante de entrega
5. Proveedura elabora acta de recepcin
6. Proveedura enva acta de recepcin de materiales auditados a administracin.
7. Proveedura enva copia del proceso (factura, recibo, orden de compra y acta de
recepcin) a la Unidad de Bienes.
8. Administracin procesa el pago a

114
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

8.7 Ejemplo de formato para requisicin de Materiales

REQUISICION

NO. FOLIO____

_________________ _________________ _________________


AREA SOLICITADA FIRMA Y SELLO FECHA

CODIGO SOLICITANTE:_________________

ITEM Cdigo de U CANTIDAD


producto N Solicitada Autorizada Entregada
DESCRIPCION I
D
A
d

FECHA DE ENTREGA ENTREGO: FIRMA RECIBIO NOMBRE

115
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

8.8 Ejemplo formato para levantar inventario fsico en el almacn

NOMBRE DEL ALMACEN:____________________________________

PRACTICADO EL_______DE______DE_____ HOJA ____ DE ______.

Cdigo
producto
Descripcin Presentacin Cantidades

Tarjeta Contadas Diferencia

___________ _______________ _________________

Contado por Supervisado por Encargado Almacn

116
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

8.9 Ejemplo comprobante de entrega de materiales

Por este medio hago constar que he recibido a satisfaccin los productos que ms abajo se detallan y
que fueron pedidos en solicitud N__________.

COSTO COSTO
NO DESCRIPCION CODIGO PRESENTACION CANTIDAD UNITARIO TOTAL

Entregado por: ________________________ Recibido por: ___________________________


Nombre y Firma

Lugar y Fecha: _______________________________________

Original: Almacn
Copia: Contabilidad

117
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

8.10 Ejemplo Formato de reporte de existencia por debajo de cantidades mnimas

ALMACEN:______________________________________________

REPORTE DE EXISTENCIAS DEBAJO DE CANTIDADES MINIMAS

AL__________________ DE_________________ DE____________________

Cdigo Cantidades Cantidad


producto Descripcin Presentacin Real Mnima Solicitada aprobada

Se solicita la compra para recibirla el ________ de __________ de ________________

_________________________________ ________________________________
Preparado por Autorizado por

118
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

8.11 Ejemplo de Formato de Inventario Fsico

No.
NOMBRE PRODUCTO
CDIGO PRESENTACION CANTIDADES LEMPIRAS

FSICO KARDEX DIF. FSICO KARDEX DIF.

_______________ ________________________________

Elaborado por Aceptado por encargado de Almacn

119
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

8.12 Sistema Informtico del RNP para Proveedura

Actualmente el RNP se encuentra en proceso de implementacin del SIPRO Sistema de Control de


Bienes. El sistema de control de bienes esta divido en 5 mdulos que son:

Mantenimientos: Mantenimiento de las tablas de referencia utilizadas por el sistema.

Requisiciones: Registro, mantenimiento y seguimiento de las requisiciones que


llegan al almacn.

Entradas: Registro y mantenimiento de las entradas de productos realizadas en el


almacn.

Salidas: Registro y mantenimiento de las salidas de productos realizadas en el


almacn.

Solicitudes de Compra: Registro y mantenimiento de las solicitudes de compra de


productos realizadas en el almacn.

Para este sistema se cre una base de datos la cual contiene 23 tablas necesarias para el correcto
funcionamiento del sistema, en las cuales estar distribuida la informacin recolectada por el
sistema as mismo como la necesaria para ser utilizada como referencia por el mismo sistema. (En
este manual no se mencionan las tablas de referencia utilizadas del Sistema de Recursos
Humanos).

La seguridad del sistema se manejara a travs de Usuarios dentro del sistema y cada uno de los
usuarios debe pertenecer a un rol que a su vez tiene definidos los permisos de las acciones del
sistema a las que tendr permiso el usuario, as como de un usuario de base de datos que es el
que permite los inicios de sesin dentro de la base de datos.

El sistema est desarrollado en Visual Studio 2008 utilizando ASP.NET y Visual Basic, y para
presentar una interfaz agradable y de fcil uso por cualquier tipo de usuario se utiliz controles
AJAX.

La base de datos fue desarrollada en SQL Server 2005, la conexin a la base de datos se realizara a
travs de la Clases BDD incluida dentro del sistema.

El sistema Cuenta con un Manual Tcnico de Usuario donde se detalla la informacin para el
manejo del Mismo. Dicho Manual forma parte integral de este manual.

120
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

9. AUDITORIA INTERNA

121
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO IX
9 AUDITORIA INTERNA
Misin

Examinar, revisar, evaluar, y determinar el fiel cumplimiento de la administracin en el RNP de las


disposiciones legales, reglamentos y de controles internos para determinar la eficiencia y eficacia
del recurso econmico financiero. y promover la modernizacin del sistema de controles internos
en la misma.

Visin

En el cumplimiento de sus funciones vigila que las operaciones financieras y administrativas del
RNP se realicen con base en la eficacia, eficiencia, economa, equidad, veracidad, y legalidad. para
que exista un sistema de transparencia en la gestin de sus servidores.

9.1 Funciones General de Auditoria


1. Realizar auditoras o revisiones especiales, de acuerdo con las normas tcnicas de
auditora gubernamental y otras disposiciones emitidas por el Tribunal y las normas de
auditora generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables.

2. Comunicar sobre los resultados de las auditoras o revisiones especiales que realice,
conforme a la Ley del Tribunal.
3. Comprobar que los funcionarios responsables tomen las medidas apropiadas
(seguimiento), en relacin con las conclusiones y recomendaciones que contienen los
memorandos e informes de auditora o revisiones especiales aceptadas por la
administracin activa, tanto los preparados por la Auditora Interna, Auditores Externos,
como tambin por el Tribunal Superior de Cuentas. Asimismo, dar cuenta por escrito a las
autoridades superiores y al Tribunal de las posibles situaciones irregulares que compruebe
en el desempeo de su labor.

4. Efectuar el control previo, concurrente y posterior de la ejecucin y liquidacin del


presupuesto de la institucin.

5. Verificar los controles del sistema de procesamiento electrnico de informacin de la


institucin, de acuerdo con disposiciones generalmente aceptadas en cuanto fueren
aplicables.

6. Asesorar, en cualesquier funcin de su competencia, al rgano administrativo de ms alto


nivel.

122
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

9.2 Marco Legal


La Unidad de Auditora Interna, se crea para facilitar la ejecucin de las funciones de fiscalizacin de
conformidad al Artculo Tercero, inciso c) del Acuerdo Administrativo N 27/2003 Normas
Generales Sobre Auditoras Internas Numeral II, emitido por el Tribunal Superior de Cuentas,
donde se establece que todos los sujetos pasivos del sector pblico, que seala el Artculo 5 de su
Ley, deben contar con una Unidad de Auditora Interna, la cual deber ser creada sobre la base de
criterios tales como: el volumen del presupuesto asignado a la entidad, volumen y tipo de
operaciones y el nivel de riesgo institucional.
La Unidad de Auditora Interna acta con independencia funcional y de criterio a efecto de que
pueda expresar sus opiniones en forma objetiva y con la energa que demanden las circunstancias.
La misma normativa le faculta para ejercer sus funciones a posteriori, no obstante cuando el caso
lo amerite puede actuar a priori y tambin en forma concurrente.
La Unidad de Auditora Interna debe contar con su propio Reglamento Interno. Asimismo en el
desarrollo de sus funciones se enmarca a lo estipulado en las Normas de Auditora Generalmente
Aceptadas, aplicables al sector pblico de Honduras y vigila que las normas que emite el RNP se
cumplan fielmente.
En materia de administracin de personal, los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditora
Interna, estn sometidos a la poltica general de la entidad, a lo dispuesto en el Artculo 106 de la
Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas, y a lo que se establece en el Captulo V, numerales
1.2 y 1.3 del Artculo tercero del Acuerdo Administrativo No.TSC-027/2003.

9.3 Estructura
En la estructura organizativa del RNP, la Unidad de Auditoria Interna se identificar como una
dependencia al nivel de staff, a efecto que pueda expresar sus opiniones en forma objetiva, eficaz
e independiente.
El personal de la Unidad de Auditoria Interna no participar en los procesos de administracin,
aprobacin, contabilizacin, adopcin o toma de decisiones, ni en actividades administrativas o
financieras.
Si el Auditor Interno por disposicin de la mxima autoridad de la Secretara, integra una comisin
para analizar, evaluar o definir una situacin conflictiva, sobre asuntos relacionados con cualquier
aspecto del proceso administrativo, ste participar y tendra la facultad de objetar la validez de
las decisiones, si a su juicio no se ajustan al marco legal y a los intereses del Estado. El auditor
deber comunicar su objecin a la autoridad superior y al Tribunal Superior de Cuentas, para
impedir la consumacin de los efectos del acto irregular detectado.
En materia de administracin de personal, los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditora
Interna, estn sometidos a la poltica general de la entidad y a lo dispuesto en el Articulo106 de la

123
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas, asimismo a lo que se establece en el Captulo V,
numerales 1.2 y 1.3 del Artculo tercero del Acuerdo Administrativo No.TSC-027/2003.

9.4Independencia

La Unidad de Auditora Interna, en el cumplimiento de sus obligaciones actuar con independencia


funcional y de criterio y ejercer sus labores de fiscalizacin de conformidad a las Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Pblico de Honduras, (Acuerdo
Administrativo No.027/2003, emitido por el Tribunal Superior de Cuentas).
Entre los objetivos de la auditora interna, est confirmar que los funcionarios y empleados
responsables de la ejecucin de las operaciones administrativas y financieras, las han ejecutado de
conformidad con las disposiciones legales establecidas.

9.5 La Organizacin

La Unidad de Auditora Interna es un rgano de fiscalizacin preventiva, concurrente y a posteriori,


y funcionalmente tiene plena autoridad para fiscalizar las actuaciones de los funcionarios y
empleados en todas sus dependencias, estar sujeta al rgimen de administracin de personal de
la Institucin y responde por su gestin ante el Tribunal Superior de Cuentas.

124
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

10. MODIFICACIONES AL MANUAL

125
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

CAPITULO X
10 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUALES

10.1 Modificaciones del Manual


Las modificaciones del presente manual, sern solicitadas por el Jefe de la oficina
interesada mediante el formulario procesos horizontales anexo A. Este despus de ser
firmada ser remitido y entregado al Sub Director Administrativo del RNP.

10.2. Anlisis de la Modificacin


El Sub Director Administrativo junto con el Administrador General, El Pagador Especial,
Jefe de Contabilidad analizaran las solicitudes de modificacin del manual. Estas deben
ser aprobadas por el Directorio del RNP y sern respondidas a todos los involucrados en
un periodo no mayor a 25 das calendario una vez aprobadas.

10.3. Notificacin de las Modificaciones

Todas las modificaciones al manual sin excepcin alguna sern notificadas por escrito a
todos los involucrados por el titular de la Subdireccin Administrativa. Para ello se usura el
formulario procesos horizontales anexo B.

10.4. Archivo de Modificaciones

Los responsables de cada proceso en las diferentes oficinas, archivaran las modificaciones
aprobadas junto al original del manual de procesos que se modifica.

10.5. Plan de Actualizacin y Mejora del Manual

La Subdireccin Administrativa cada 2 aos integrar un comit de actualizacin y mejora


de este manual, en este debern participar funcionarios y personal del rea administrativa
del RNP.

126
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

10.6. Formato para la Solicitud de Modificacin del Manual

FORMULARIO ANEXO A

Fecha:_____________
Ref. :______________

Sr. (a) Subdirector Administrativo


RNP
Presente

Estimado Sr. (a)

Por este medio solicito a usted analizar la modificacin del manual de procesos con titulo
______________________________________________________________ bajo las siguientes
condiciones:

Documento original Modificacin propuesta


Numeral Pagina Detalle Numeral Pagina Propuesta

Se solicita dicha modificacin por los siguientes motivos:


Atentamente

______________________________
Jefe oficina interesada

127
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas

10.7. Formato para Modificacin del Manual

Anexo B

Fecha: _____________________
Ref: _______________________
Numero modificacin: ________
Seores (as)
Involucrados en el manual
De __________________

Estimados seores (as)

Por este medio se les informa que a partir del _____ de _____________ de __________ se
modifica el manual de la referencia en los aspectos siguientes:

Condicin Anterior Condicin actual aprobada


Numeral pagina Contenido Numeral Pagina Contenido

Al momento del archivo de esta modificacin insertarla en el documento como hoja numero
_____________.

Atentamente

_____________________________
Subdireccin Administrativa
1
El numeral V corresponde a informacin solicitada por la Presidencia de la Repblica.

FIN MANUAL

128