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Apprentissage tableur : première partie

Apprentissage tableur : première partie
Apprentissage tableur : première partie
Apprentissage tableur : première partie
Apprentissage tableur : première partie

Apprentissage tableur : première partie

Table des matières 1

1. L’ECRAN EXCEL

2

2. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET BARRES D’OUTILS

4

2.1. Eviter les encombrements

4

2.2. Positionner correctement les barres d’outils

4

2.3. Les barres d’outils Format et Mise en forme

5

2.3.1. La barre d’outils « Standard »

5

2.3.2. La barre d’outils « Mise en forme »

5

2.3.3. Personnaliser les barres d’outils

6

2.3.4. L’outil le plus important

6

3.

SAISIR LES DONNEES ET ENREGISTRER LE CLASSEUR

7

3.1.

La saisie

7

3.1.1. Texte, nombres ou dates

7

3.1.2. Et si l’on se facilitait la vie en accélérant les saisies ?

8

3.1.3. Préalable : savoir manipuler dame souris

8

3.1.4. Quelques options à connaître

9

3.1.5. Saisies groupées

9

3.1.6. Créer ses propres listes

11

3.1.7. Evaluer une valeur future

12

3.2. Enregistrer puis rouvrir un document

13

3.2.1. Enregistrer

13

3.2.2. Ouvrir un document déjà enregistré

13

3.2.3. Fermer le document ou quitter Excel

13

4. LA MISE EN FORME DES CELLULES

4.1. Préalable : sélectionner des cellules

4.2. La mise en forme

4.3. Les pourcentages ou l’icône pas sympa

4.4. Onglets de la commande

Format Cellule
Format
Cellule

4.5. Formats de dates et pièges à éviter

14

14

15

17

18

21

4.5.1. Comprendre les formats de dates

21

4.5.2. Les différents formats de date

22

4.6. Personnalisation des formats

24

4.7. Format des titres : la fusion de cellules

26

5. DIVERS TRAVAUX SUR UNE FEUILLE DE CLASSEUR

27

5.1. Insérer/supprimer ligne(s)/colonne(s)

27

5.2. Insérer/supprimer cellules

27

5.3. Masquer une ou plusieurs colonnes

28

1 Pour réaliser numérotation hiérarchisée, table des matières, table des index, en-tête et pied de page personnalisés, numérotation des pages Formation Word documents longs à prendre ici :

Apprentissage tableur : première partie

6. LES CALCULS

29

6.1. Barre d’état : la petite machine à calculer

29

6.2. Mauvais calculs

30

6.3. Calculs et références relatives ou absolues

32

6.3.1. Calcul de la commission en G9

32

6.3.2. Calcul des frais de vie en H9

33

6.3.3. Mise en place des autres formules de calcul

34

7. FORMULES DE CALCUL AVEC LES NOMS DE CELLULES

7.1. Gérer les noms de cellules

35

35

7.1.1. Attribuer les noms

35

7.1.2. Vérifier/corriger les noms attribués

36

7.2. Calculs avec les noms

39

7.3. Diagnostic et correction des erreurs

41

7.4. Quand les noms ne sont pas pertinents…

43

7.4.1. Calculs de moyennes mobiles

43

7.4.2. Calculs sur les stocks

44

8. PROTECTION DU CLASSEUR ET DE SON CONTENU

46

8.1. Sécurité classeur par mot de passe

46

8.2. Sécurité du contenu des feuilles

48

9. MISE EN PAGE ET IMPRESSION

50

10. LES GRAPHIQUES

55

10.1. Les données du graphique

55

10.2. L’assistant graphique

56

10.2.1. Ecran 1 : type du graphique

56

10.2.2. Ecran 2 : données sources du graphique

57

10.2.3. Ecran 3 : options du graphique

58

10.2.4. Ecran 4 : emplacement du graphique

59

10.2.5. Travaux sur un graphique réalisé

61

10.2.6. Gérer le problème des séries chronologiques

65

11. LES FONCTIONS

11.1. Syntaxe des fonctions

66

66

11.1.1. Fonctions sans argument

67

11.1.2. Fonctions avec un argument

68

11.1.3. Fonctions avec deux arguments et plus

70

11.1.4. Fonctions et grands classiques de dates et textes

72

11.1.5. Complément sur le collage spécial

79

11.2. La fonction SI()

82

11.2.1. Le SI() sur du numérique

84

11.2.2. Le SI() sur du texte

84

11.2.3. Les SI() imbriqués

85

11.2.4. Les SI() sur une échelle de valeur

86

11.2.5. Les SI()avec du ET() ou du OU()

87

Apprentissage tableur : première partie

Recherche indexée des procédures et fonctions traitées

Barres d’outils

4

Calcul manuels

29

Calculs

29

Collage spécial

78,

79

Données saisie

7

Ecran Excel

2

Enregistrer classeur Fonctions

13

ALEA()

71

ANNEE

72

ANNEE()

73

ARRONDI()

70,

81

ARRONDI.INF()

71

ARRONDI.SUP()

71

AUJOURDHUI()

67,

73

CHERCHE()

76

CONCATENER()

77

DROITE()

74

ECARTYPE()

68

ENT()

71

ET()

87

GAUCHE()

73,

74, 81, 88

JOUR()

72

JOURSEM()

73

MAINTENANT()

67

MAJUSCULE()

81

MAX()

68

MIN()

68

MOIS()

72

MOYENNE()

43,

68

NBCAR()

76

OU()

87

SOMME()

68

STXT()

74

Fonctions Catégorie

Dates

72

Texte

73

Format

Cellule

18

Dates

21

Format des titres

26

Format Mise en forme conditionnelle

83

Format

Personnalisation

24

Graphiques

55

Emplacement

59

Mise en forme

61

Problèmes

65

Hauteur Lignes

16

Insérer

27

Largeur Largeur Colonnes

16

Masquer

28

Mise en forme

14

Mise en page et impression Noms

50

Attribuer les noms

35

Calculs

39

Incompatibilités

43

Messages erreur

41

Vérifier

36

Outils Options

3,

9, 11

Pourcentages

17

Problèmes d'arrondi Protection

68

Classeur

46

Formules

48

Références relatives ou absolues

32

Saisies groupées

9

SI()

82

Avec du ET() ou du OU()

87

imbriqués

85

sur du numérique

84

sur du texte

84

sur une échelle de valeur

86

Souris manipuler

8

Supprimer

27

Apprentissage tableur : première partie

Avant-propos :

Ce document consacré au tableur porte sur l’apprentissage de Microsoft Excel. En fin de dossier, on trouvera les adaptations au passage sur le tableur d’Open Office qui, est-il besoin de le rappeler, est libre au téléchargement et gratuit à l’utilisation :

http://fr.openoffice.org/index.html. La diffusion de cette suite progresse à pas de géant. Il est à noter qu’il est possible de se créer un véritable bureau itinérant sur clé USB, comprenant outre la suite Open Office, le navigateur Firefox, le logiciel de messagerie Thunderbird et autres logiciels libres : http://www.framakey.org/. Un grand merci à Karine Petit dont l’incontournable site doit figurer en première place de tous les favoris ou marque-pages : http://www.petitkar.com/. Bon nombre de copies d’écran et d’éléments techniques figurant dans ce document sont repris de ses propres productions. Un second merci aux aimables mais exigeants correcteurs ou cobayes qui auront testé, corrigé et aidé à améliorer ce document avant sa diffusion. Un merci d’avance pour ceux qui le feront après l’avoir mis en œuvre. En effet, toute contribution, source de correction et d’amélioration profitable aux futurs utilisateurs, sera la bienvenue. La version électronique de cette auto-formation, les exercices d’apprentissage, les applications ainsi que les corrigés sont téléchargeables sur le site Ecogesam:

La reprise, la copie et la reproduction de ce document sont entièrement libres… … à des fins non commerciales, il va de soi … +~~] ;O)

La diffusion, si tel était le cas, laisserait à penser qu’un apprentissage à l’ancienne des logiciels bureautiques n’est pas tout à fait dénué d’intérêt.

Un conseil : user et abuser de l’aide proposée par le logiciel 1 .

Par la touche F1 ou …

Par un clic sur le

?
?

situé à gauche de la barre d’outils Standard.

sur le ? situé à gauche de la barre d’outils Standard. Vous pourrez alors : lancer

Vous pourrez alors :

gauche de la barre d’outils Standard. Vous pourrez alors : lancer une recherche indexée sur mot(s)-clé

lancer une recherche indexée sur mot(s)-clé à indiquer.

faire usage de la table des matières de l’aide générale.

enfin, depuis la version Excel2003, avoir recours à l’aide en ligne de Microsoft à supposer bien sûr que vous disposiez d’une connexion internet.

Outre l’incomparable site de Karine Petit, cité plus haut, une excellente source d’informations, notamment sur les fonctions, et un outil original – l’AMI – sont à découvrir sur le site d’E. Chouard : http://etienne.chouard.free.fr/Info/index.html

Une précision : une « superbe » auto-formation au texteur précède celle-ci 2 . Le lecteur est supposé avoir commencé par là. Certaines procédures basiques sont en conséquence supposées connues. Elles seront ainsi moins développées.

1 Ceci est valable d’ailleurs pour tout (bon) logiciel qui se respecte. 2 Téléchargeable évidemment sur le site gratuit Ecogesam dont on ne se lassera jamais de louer

Environnement de travail

Il apparaît utile de commencer par faire les présentations avec l’écran de travail.

1. L’écran EXCEL

avec l’écran de travail. 1. L’écran EXCEL On notera qu’un classeur est composé de différentes

On notera qu’un classeur est composé de différentes feuilles ou onglets, voir en bas de l’écran à gauche.

Petite récréation :

Nouvelle feuille :

Supprimer feuille : évident non ? clic droit sur l’onglet et

Renommer feuille : si vous n’avez pas compris, cela devient désespérant.

Déplacer feuille : si c’est dans le même classeur, cliquez sur l’onglet et le déplacer.

Copier/Déplacer dans un autre classeur :

désigner le classeur d’accueil concerné et décider si c’est une copie ou un déplacement … avec perte dans le classeur initial.

. Il reste à

Insertion Feuille
Insertion
Feuille

ou, plus simplement, clic droit et

Insérer Supprimer
Insérer
Supprimer
Edition
Edition

Déplacer ou copier feuille

Environnement de travail

Paramétrer le nombre de feuilles à l’ouverture d’un nouveau classeur :

Passez par

Outils Options
Outils
Options

onglet

Général
Général
NB feuilles Par défaut : - Police - Taille - Dossier enregistrement
NB feuilles
Par défaut :
- Police
- Taille
- Dossier enregistrement

Nous aurons l’occasion de revenir sur cette commande

dotée d’un minimum de curiosité et d’astuce, ce qui est bien évidemment le cas en ce qui vous concerne, trouvera ici, outre le nombre de feuilles ouvertes par défaut, de quoi :

mais une personne

Outils Options
Outils
Options

décider la police et la taille par défaut

 

définir le dossier dans lequel

Fichier Enregistrer
Fichier
Enregistrer

va « cacher » vos classeurs si

vous avez oublié d’en préciser l’emplacement.

paramétrer le nombre de classeurs récemment utilisés qui doivent apparaître dans

la commande

Fichier

.

préciser ou masquer par discrétion, le nom de l’utilisateur, en fait l’auteur, qui figurera dans les propriétés du classeur enregistré.

Puisque nous y sommes, portez un regard sur l’onglet

l’occasion d’y revenir lors de la saisie des données, mais certains inconforts se règlent souvent ici :

. Nous aurons

Modification

de la saisie des données, mais certains inconforts se règlent souvent ici : . Nous aurons

Environnement de travail

2. Environnement de travail et barres d’outils

Ceux qui préfèrent travailler dans un fouillis visuel inextricable et se casser les yeux devant un écran pourront ne pas lire ni exploiter ce qui suit.

2.1. Eviter les encombrements

Pourquoi s’encombrer et réduire la place dédiée au document ? Dans un premier temps, deux
Pourquoi s’encombrer et réduire
la place dédiée au document ?
Dans un premier temps, deux
barres d’outils seulement sont
vraiment utiles :
Dans
Affichage
Barres d’outils
Ne
gardez
que
Standard
et
Mise en forme
toutes les autres.
en décochant
Ici, la barre d’outils dessin peut
être ôtée.
Veillez
à
toujours
garder
également
cochées dans
Affichage
: Barre de formules et
Barre d’état.

2.2. Positionner correctement les barres d’outils

Très souvent, y compris à la première ouverture après l’installation des logiciels Microsoft, les barres d’outils sont côte à côte. On croit les avoir perdues.

Sur la première copie d’écran, une des deux barres d’outils « semble avoir disparu » ainsi qu’un certains nombre de commandes.

Affichage
Affichage

Barres d’outils

mentionne pourtant bien la présence des deux !

 

En fait, il « suffit » de déplacer celle qui est mal positionnée et la remettre en place :

celle qui est mal positionnée et la remettre en place :   Chercher et se positionner
 
Chercher et se positionner sur le trait vertical pointillé Il marque le début de toute
Chercher et se positionner
sur le trait vertical pointillé
Il marque le début de toute
barre d’outils.
Chercher et se positionner sur le trait vertical pointillé Il marque le début de toute barre

L’essentiel :

les

barres

d’outils

commencent

toujours

par

un

trait

vertical

pointillé,

à

positionner correctement en faisant glisser avec la souris : garder clic gauche enfoncé et

déplacer.

Environnement de travail

2.3. Les barres d’outils Format et Mise en forme

Les barres d’outils permettent d’appeler des commandes, identifiées par des icônes. Faites mieux connaissance avec les deux barres qui vous seront indispensable.

2.3.1.La barre d’outils « Standard »

indispensable. 2.3.1.La barre d’outils « Standard » 2.3.2.La barre d’outils « Mise en forme » On

2.3.2.La barre d’outils « Mise en forme »

« Standard » 2.3.2.La barre d’outils « Mise en forme » On notera qu’il manque des

On notera qu’il manque des outils fort intéressants comme : définir la zone d’impression, coller valeurs ou coller format.

D’où l’utilité de personnaliser ses barres d’outils…

Environnement de travail

2.3.3.Personnaliser les barres d’outils Personnaliser les barres d’outils, afin d’y retrouver de quoi accomplir
2.3.3.Personnaliser les barres d’outils
Personnaliser les barres d’outils, afin d’y
retrouver de quoi accomplir des tâches
souvent répétées :
Affichage
Barres d’outils
Personnaliser
puis
Commandes
Dans
la
catégorie
Fichier
,
on
désire
faire
monter
Définir la zone d’impression
Il suffit de la faire glisser avec la souris afin de
la positionner dans la barre d’outils à
l’emplacement que vous aurez choisi.
Conséquemment, enlever une icône d’une
barre d’outils se fait par la même procédure
mais en « jetant » l’icône hors de son
emplacement (sympathique).

2.3.4.L’outil le plus important

Dans la barre d’outils

Standard

, tout bonnement, l’icône permettant de revenir en arrière

et donc d’annuler la ou les dernières actions. A droite de celle-ci : de quoi
et donc d’annuler la ou les dernières actions.
A droite
de
celle-ci :
de
quoi
revenir
sur
l’annulation et donc rétablir la dernière action.
La petite flèche permet d’avoir la liste
des derniers mouvements effectués.
Cela permet d’annuler au choix :
- la dernière action
- une certains nombre d’opérations à
partir de la dernière effectuée (16 au
maximum).

Saisir les données et enregistrer le classeur

3. Saisir les données et enregistrer le classeur

3.1. La saisie

Lancez le logiciel, puis ouvrir un nouveau document par :

Fichier Nouveau
Fichier
Nouveau

Document vierge

Ou mieux, en cliquant sur la première icône de la barre d’outils STANDARD :

3.1.1.Texte, nombres ou dates

la barre d’outils STANDARD : 3.1.1.Texte, nombres ou dates De manière générale, il suffit de cliquer

De manière générale, il suffit de cliquer sur la cellule concernée et de taper directement.

Ne pas mélanger textes et nombres si on souhaite faire du calcul :

Ecrit ainsi, dans la seule cellule B2, il sera impossible d’intégrer le taux de TVA

Ecrit ainsi, dans la seule cellule B2, il sera impossible d’intégrer le taux de TVA dans une formule de calcul.

Nettement meilleur sur deux cellules

Nettement meilleur sur deux cellules

Pour aller à la ligne dans une cellule

Alt + Entrée
Alt
+ Entrée
Pour aller à la ligne dans une cellule Alt + Entrée , ici après TTC Pour

, ici après TTC

Pour les nombres, sauf peut-être les pourcentages, veillez à saisir la valeur brute sans vous préoccuper du format. En effet, mélanger texte et numérique posera problème lors de la mise en place des formules de calcul.

En B4, écrivez  

En B4, écrivez

 
=B2*B3 2 m3
=B2*B3
2 m3

Comme j’ai tapé

en B2, Excel considère que

c’est du texte et refuse la multiplication en B4

Ici, en B2 j’ai saisi 2 , puis 100 en B3 .

Ici, en B2 j’ai saisi

2
2

, puis

100
100

en B3 .

Comme on le verra plus loin p24, les cellules ont été mises à un format qui permet de garder le nombre mais l’« habille » avec m3 ou les attributs monétaires.

Dans le même esprit que ce qui précède, une date sera toujours écrite sous la forme JJ/MM/AA avec le « / » comme séparateur.

A gauche, tel que je saisis les données puis, à droite, après formatage des cellules
A gauche, tel que je
saisis les données
puis, à droite, après
formatage des cellules
(voir p22 et 24)

Saisir les données et enregistrer le classeur

Pour corriger des erreurs de saisie appuyez sur la touche F2 ou, plus facilement, cliquez dans la barre de formule.

Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de formule car elle sera d’une grande utilité pour la
Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de formule car elle sera d’une grande utilité pour la
Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de formule car elle sera d’une grande utilité pour la
Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de formule car elle sera d’une grande utilité pour la
Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de formule car elle sera d’une grande utilité pour la

Prenez l’habitude d’utiliser cette barre de formule car elle sera d’une grande utilité pour la suite. En particulier pour connaître le contenu exact d’une cellule. Après correction, cliquer sur la coche

verte ou

Entrée

Entrée pour valider et pour annuler sur le

pour valider et pour annuler sur le

Echap
Echap
X en rouge ou la touche

X en rouge ou la touche

3.1.2.Et si l’on se facilitait la vie en accélérant les saisies ?

Si vous êtes de ceux ou celles qui se sentent obligés de passer de longues minutes à saisir ce qui suit, évitez de lire le développement à venir

ce qui suit, évitez de lire le développement à venir 3.1.3.Préalable : savoir manipuler dame souris

3.1.3.Préalable : savoir manipuler dame souris

Sur un nouveau classeur écrivez Lundi dans la cellule A2.

Jusque là, rien de difficile
Jusque là, rien de difficile

Jusque là, rien de difficile

  Visez le carré de recopie, en bas et au coin droit de la cellule
 

Visez le carré de recopie, en bas et au coin droit de la cellule 1

Saisissez ce carré de recopie, la souris prend la forme d’une petite croix noire, puis tirez vers le bas – ou toute autre direction –

Et Hop …

 

SELECTIONNER

Cliquez A L’INTERIEUR de la cellule et étendre … la sélection

Cliquez A L’INTERIEUR de la cellule et étendre … la sélection

  DEPLACER
 

DEPLACER

Une fois sélectionnées les cellules, tirez sur n’importe quel bord de la zone pour …

Une fois sélectionnées les cellules, tirez sur n’importe quel bord de la zone pour … déplacer

Note : à défaut, gardez le couper/coller classique.

1 Si ce carré n’apparaît pas, lire comment le rendre apparent à la page suivante

Saisir les données et enregistrer le classeur

3.1.4.Quelques options à connaître

Nous avons évoqué plus haut

Outils Options
Outils
Options

onglet

Modification

, il est temps d’y revenir.

Si cette case n’est pas cochée : 1) la croix de recopie n’apparaît pas. 2)
Si cette case n’est pas cochée :
1) la croix de recopie n’apparaît pas.
2) le glisser-déplacer est impossible
Cochez cette case pour déplacer la cellule
active, dans un sens à préciser, après
chaque entrée de donnée gain de
temps à la saisie.

3.1.5.Saisies groupées

Saisissez les données ci-dessous, sachant qu’en tapant Janvier 2006, Excel écrit Jan-06, mais on pourra le présenter autrement.

écrit Jan-06, mais on pourra le présenter autrement. Maintenant que vous savez recopier, tirez donc un
écrit Jan-06, mais on pourra le présenter autrement. Maintenant que vous savez recopier, tirez donc un

Maintenant que vous savez recopier, tirez donc un peu vers le bas chacune des cellules pour en constater les effets.

le bas chacune des cellules pour en constater les effets. Belle économie de temps, sauf pour

Belle économie de temps, sauf pour le dernier. Il eut été de bon ton d’avoir la suite 2006, 2007, 2008 etc.

Qu’à cela ne tienne … on efface de F3 à F7 1 et on recommence … autrement

1 Au cas où, car on ne sait jamais. Pour effacer sélectionnez les cellules et touche

Suppr
Suppr

Saisir les données et enregistrer le classeur

Entrez la valeur suivante, soit 2007 en F3, sélectionnez LES DEUX CELLULES, et tirez le tout vers le bas grâce au carré de recopie situé tout en bas de la sélection.

LES DEUX CELLULES , et tirez le tout vers le bas grâce au carré de recopie

En fait, Excel analyse le pas, ici 1, et le reproduit de cellule en cellule.

En fait, Excel analyse le pas, ici 1, et le reproduit de cellule en cellule.

Il est temps de jouer un peu, saisissez les informations suivantes, sélectionnez LES DEUX CELLULES (compris cette fois ?), et recopiez.

Avant recopie :

sélectionnez LES DEUX CELLULES (compris cette fois ?), et recopiez. Avant recopie : Après recopie :

Après recopie :

sélectionnez LES DEUX CELLULES (compris cette fois ?), et recopiez. Avant recopie : Après recopie :

Saisir les données et enregistrer le classeur

3.1.6.Créer ses propres listes

Les concepteurs d’Excel n’ont pas prévu tout ce que l’on pouvait avoir envie de reproduire.

Il suffit d’aller dans

J’ai annoncé une nouvelle liste, puis saisi les entrées en les séparant avec une virgule.

Pour Valider, il suffit de cliquer sur ajouter.

Outils

Pour Valider, il suffit de cliquer sur ajouter. Outils Options puis onglet Listes pers. Autre possibilité

Options

puis onglet

Listes pers.

cliquer sur ajouter. Outils Options puis onglet Listes pers. Autre possibilité : Ecrire la liste directement
cliquer sur ajouter. Outils Options puis onglet Listes pers. Autre possibilité : Ecrire la liste directement

Autre possibilité : Ecrire la liste directement dans des cellules du tableur, sélectionner ces

cellules et lancer

Au bas de l’écran, la plage sélectionnée est proposée, il suffit de cliquer sur Importer

Outils Options puis onglet Listes pers.

sur Importer Outils Options puis onglet Listes pers. Vous voilà devenu expert en géographie ou autres

Vous voilà devenu expert en géographie ou autres arts martiaux.

La recopie d’un point cardinal ou d’une couleur quelconque de la liste, permettra d’afficher la suite définie au préalable.

Avertissement : ce qui suit n’est absolument pas un encouragement à ne pas savoir calculer les valeurs de a et b sur une droite des moindres carrés.

Saisir les données et enregistrer le classeur

3.1.7.Evaluer une valeur future

Nous disposons des Chiffres d’affaires annuels d’une entreprise, et souhaitons estimer les montants prévisionnels par la méthode des moindres carrés.

Attention : comme on vient de « jouer » avec des dates, ouvrez un nouveau classeur plutôt que de travailler sur celui qui a servi jusque là. Sinon vous risquez des surprises dont on reparlera lors du traitement des formats.

Faut-il préciser que saisir les années peut se faire facilement sans tout taper ?

Et donc, au grand désespoir des collègues statisticiens, merci de bien vouloir sélectionner les CA
Et donc, au grand
désespoir des collègues
statisticiens, merci de
bien vouloir sélectionner
les CA de 1998 à 2005
soit l’ensemble des
cellules entre B2 et B9.
Et, et, et … recopier le
tout vers le bas, toujours
et encore, grâce au
carré de recopie.

Cela donne le résultat suivant. Le graphique, que vous apprendrez à faire, confirme qu’on est bien sur la droite de tendance.

Note : pour faire joli, j’ai présenté avec un format dit entier. Quant à vous, gardez les virguleset patientez un peu, on arrive bientôt au format.

virguleset patientez un peu, on arrive bientôt au format. Votre serviteur a affiché la courbe de

Votre serviteur a affiché la courbe de tendance linéaire pour vérifier que l’on est bien pile dessus à partir de 2006.

Faites les opérations avec une machine à calculer et vérifiez la concordance des résultats.

Saisir les données et enregistrer le classeur

3.2. Enregistrer puis rouvrir un document

Il ne vous sera jamais assez répété d’enregistrer régulièrement en cours de travail et de faire des copies de sauvegarde de vos documents. Souvenez-vous qu’un ordinateur peut se bloquer à tout moment, qu’un disque dur peut lâcher ou une clé USB perdre soudainement des données, à proximité d’un téléphone portable par exemple …

3.2.1.Enregistrer

téléphone portable par exemple … 3.2.1.Enregistrer Fichier sont à éviter lors du premier enregistrement de
Fichier
Fichier

sont à éviter lors du premier enregistrement

de votre document. En effet, le logiciel se révèle un peu « brutal » ; vous ne décidez ni du nom du fichier (Excel propose Classeur1.xls) ni de l’emplacement (dossier par défaut). De même si vous ouvrez un document existant, cette procédure remplace, sans avertissement, la version précédente qui sera écrasée. Certaines fois, sera-ce votre souhait ?

Enregistrer

ou l’icône

Afin de garder une liberté de choix, il semble très préférable de recourir à :
Afin de garder une liberté de
choix, il semble très préférable
de recourir à :
Fichier
Enregistrer sous
une
Emplacement
fenêtre s’ouvre et il suffit de :
fournir
un
nom :
ici
« Estimation CA»
Nom du document
(l’extension .xls est implicite).
désigner le dossier
concerné si ce n’est pas
celui par défaut.

3.2.2.Ouvrir un document déjà enregistré

Soit par

double-clic sur le document. Le système d’exploitation associe en effet l’extension .xls du classeur au logiciel Excel et ouvre ainsi cette application et le classeur désigné.

à partir d’Excel soit plus simplement, à partir de l’explorateur un

Fichier Ouvrir
Fichier
Ouvrir

3.2.3.Fermer le document ou quitter Excel

un

avertissement si vous n’avez pas enregistré une dernière fois votre document avant d’en demander la fermeture.

Rien

d’original

Fichier Fermer
Fichier
Fermer

et

Fichier Quitter
Fichier
Quitter

avec,

comme

toujours,

Mise en forme des cellules

4. La mise en forme des cellules

Par principe, il s’agit de mettre en forme une cellule ou plusieurs. On commencera donc par la ou les sélectionner.

A partir du dossier TDcours ouvrez le classeur :

intro tableur.xls

4.1. Préalable : sélectionner des cellules

Quelques raccourcis sont à essayer même si tout peut être fait par glissement de la souris.

, comme toujours, permet d’ajouter à la sélection.même si tout peut être fait par glissement de la souris. Ci-dessous, j’ai sélectionné, en gardant

Ci-dessous, j’ai sélectionné, en gardant la touche CTRL enfoncée, les cellules appelées à passer au format monétaire : B5, B6, B9:C13 et G9:J13

à passer au format monétaire : B5, B6, B9:C13 et G9:J13 + clic permet de sélectionner

+ clic permet de sélectionner tout ce qui va d’une cellule à une autre.à passer au format monétaire : B5, B6, B9:C13 et G9:J13 Prenons par exemple les dates

Prenons par exemple les dates de D9 à E13

- clic sur la 1ere cellule, ici D9

- clic sur la 1ere cellule, ici D9

- Maj + clic sur E13 tout ce qui est compris entre

-

Maj
Maj

+ clic sur E13 tout ce qui est compris entre

D9 et E13 est bien sélectionné.

C’est pourquoi je note D9:E13 pour sélectionner de D9 à E13.

CTRL + *
CTRL
+
*

Sélectionner tout un tableau :

Déplacement « TGV », très utile également dans des tableaux volumineux.

sur une cellule occupée.

Mise en forme des cellules

Se placer en B8

FIN

puis

(à la suite, pas simultanément)

On saute à la dernière ligne.

puisOn s’en serait douté, nous voici sur la dernière cellule occupée.

puis On s’en serait douté, nous voici sur la dernière cellule occupée.

On s’en serait douté, nous voici sur la dernière cellule occupée.

puisS’il n’y a aucune cellule occupée dessous, nous voilà en ligne 65536

puis S’il n’y a aucune cellule occupée dessous, nous voilà en ligne 65536

S’il n’y a aucune cellule occupée dessous, nous voilà en ligne 65536

CTRL

et

Début

(désolé, là en simultané)

Retour direct en A1

Cette manipulation toute simple vous aura permis de constater que la feuille Excel est composée de 2 16 soit 65 536 lignes et 2 8 soit 256 colonnes.

A l’écran, on ne voit qu’un confetti. On comprendra que, disposant de nettement plus de

lignes que de colonnes, les tableaux de données seront saisis plutôt verticalement : les titres en en-tête de colonnes ; les données avec un enregistrement par ligne.

4.2. La mise en forme

Désolé mais il n’est pas question de revenir sur le basique. Il suffit d’utiliser la barre

Format

d’outils Mise en forme ou la commande

la barre Format d’outils Mise en forme ou la commande Cellule (voir plus loin). Police, Taille,

Cellule

(voir plus loin).

Mise en forme ou la commande Cellule (voir plus loin). Police, Taille, Gras, Italique, Souligné, Droite,

Police, Taille, Gras, Italique, Souligné, Droite, Gauche, Centré, €, Bordure, Trame et Couleur de police, ne sont pas une découverte. Si c’est le cas, merci de reprendre l’auto- formation sur le texteur.

A ceci près, que si on désire donner un format différent à une partie seulement d’un texte,

il convient de sélectionner l’extrait dans la barre de formule.

Ici en A4, seul le mot « Taux » a été mis en gras et
Ici en A4, seul le mot « Taux » a été mis
en gras et souligné.
A l’évidence, à défaut de sélectionner une
partie de la cellule, c’est toute la sélection
qui prendra le format.

Mise en forme des cellules

Petit entrainement pour vérifier que tout va bien :

- Bordures sur les paramètres et le tableau principal

- Titres en gras et centrés

- Monétaire, y compris sur les cellules non renseignées mais qui serviront bientôt pour les formules de calcul.

Et le résultat fait un peu peur …

formules de calcul. Et le résultat fait un peu peur … Vous venez de rencontr er

Vous venez de rencontrer pour les colonnes CA et Fixe (B9:C13) votre premier message

d’erreur ##########

Pas de panique, il suffit d’élargir les colonnes B et C.

Attention : ce ne sont pas les cellules mais les COLONNES qu’il faut élargir, cela se passe donc en haut de la feuille !

Là !
Là !

Il vous faut, soit écarter physiquement le séparateur entre les lettres de colonnes B et C puis C et D, soit double-cliquer pour qu’Excel adapte automatiquement toute la colonne à la cellule la plus large.

Voilà qui est mieux …d’autant plus que l’on a fait de même avec la ligne 8 où les titres étaient jusque là à l’étroit.

plus que l’on a fa it de même avec la ligne 8 où les titres étaient

Mise en forme des cellules

4.3. Les pourcentages ou l’icône pas sympa

des cellules 4.3. Les pourcentages ou l’icône pas sympa En B4, utiliser l’icône Aussitôt dit aussitôt

En B4, utiliser l’icône

Aussitôt dit aussitôt fait et tout semble fort bien en ordre avec un superbe 3% affiché.

Modifiez la valeur et saisissez 0,196.

semble une évidence.

HORREUR en B4 s’affiche 20%. On peut se dire que l’arrondi est « social »
HORREUR en B4 s’affiche 20%. On peut
se dire que l’arrondi est « social » pour un
taux de commission …
MAIS dans la barre de formule, on lit le
contenu exact, sur lequel seront
effectués les calculs futurs ! 0,196

FONDAMENTAL

: Excel affiche 20% mais calculera sur la vraie valeur sise dans la barre

de formule, avec tous les risques de litiges et autres récriminations que l’on peut imaginer.

litiges et autres récriminations que l’on peut imaginer. On peut résoudre cela en augmentant les décimales

On peut résoudre cela en augmentant les décimales

augmente et l’autre diminue). En un clic le 20% affiché revient sagement à 19.6%.

(celle de gauche

On peut aussi passer par Format Cellule onglet Nombre
On peut aussi passer par
Format
Cellule
onglet
Nombre

On peut aussi, et c’est le plus simple, saisir dès l’origine la valeur sous la forme la plus

évidente 19,6% . Essayez dans une cellule vierge puis remettez la commission à son bon
évidente
19,6%
. Essayez dans une cellule vierge puis remettez la commission à
son bon taux de 3%
Cela dit,
Format
Cellules
onglet
Nombre
va se révéler fort utile pour la suite. Car

tout ce qui ne se fait pas par icône, s’exécute avec cette commande.

Mise en forme des cellules

4.4. Onglets de la commande

Format

Cellule

Onglet Nombre : A utiliser de façon systématique car les valeurs numériques seront saisies sous
Onglet Nombre :
A
utiliser de façon
systématique car les
valeurs numériques
seront saisies sous une
forme brute puis mises
au format.
Onglet alignement :
Sur
ce point, Excel est
moins riche en icônes
que
Word.
En
particulier, c’est ici
que l’on peut choisir
l’alignement centré sur
la hauteur de la cellule
(bas est la valeur par
défaut) ou l’orientation
du texte.

Mise en forme des cellules

Onglet Police : Exposant et Indice viendront compléter ce qui est facilement obtenu par icône.
Onglet Police :
Exposant et Indice
viendront compléter ce
qui est facilement
obtenu par icône.
Onglet Bordure :
Là aussi, Excel n’est
pas aussi « riche » que
la barre d’outils
Bordures et Tableaux
de Word.
Vous viendrez ici, en
particulier, pour choisir
le type de trait, son
épaisseur et sa couleur.

Mise en forme des cellules

Onglet Motifs : Comme l’indique le nom de l’onglet, vous trouverez un complément à l’outil
Onglet Motifs :
Comme l’indique le nom
de l’onglet, vous
trouverez un
complément à l’outil
en matière … de
motifs
Onglet Protection :
Nous aurons l’occasion
d’y revenir après la mise
en place des formules
de calcul, afin d’éviter
que celles-ci ne soient
effacées par une
manipulation quelque
peu hasardeuse de
l’utilisateur final.

Mise en forme des cellules

4.5. Formats de dates et pièges à éviter

4.5.1.Comprendre les formats de dates

La gestion des dates ne devrait pas poser trop de problèmes mais se révèle sources d’erreurs potentielles qu’il s’agit de bien diagnostiquer.

Pour ce faire, oublions quelques instants le thème en cours, et saisissons en B16, une date au hasard soit 13/10/06.

En un mot BRAVO
En un mot BRAVO

Puis effaçons et tapons, dans la même cellule B16, le nombre 25

Surprise … peu agréable
Surprise … peu agréable

Note : les puristes pourront dire que l’on aurait pu saisir directement, mais j’ai voulu nous mettre en situation où la saisie d’un nombre dans une case vierge amène un affichage inattendu.

Analyse : la cellule a gardé le format de la saisie sous forme de date, il suffira par

. Vérifiez, cela fonctionne, on récupère le 25

attendu. Mais il est impératif de revenir en arrière et de se pencher sur les dates et leur format.

Nous allons réaliser une seconde expérience « malheureuse » en calculant la durée d’un séjour dans le désert 1 .

Format
Format
Cellule
Cellule

onglet

Nombre
Nombre

de revenir à

Standard
Standard
1 . Format Cellule onglet Nombre de revenir à Standard Cinq des six cellules relèvent d’une

Cinq des six cellules relèvent d’une simple saisie.

En B18 tapez

Une durée de 07/01/1900 avouez qu’il y a de quoi se poser des questions !

=B17-B16

Ici, le calcul portant sur des dates, Excel a pris sur lui de formater le résultat en date également. Initiative peu heureuse … pour le moins.

Comme plus haut, vous remettrez au format standard et le résultat attendu, soit 7 en l’occurence, sera enfin affiché.

Profitons de la démonstration pour mettre également les cellules B16 et B17 au format standard. Je sais, cela paraît assez curieux, mais c’est pour la bonne cause.

paraît assez curieux, mais c’est pour la bonne cause. 1 Désolé d’anticiper sur un calcul mais

1 Désolé d’anticiper sur un calcul mais nous y arriverons très bientôt.

Mise en forme des cellules

On en déduit que, pour pouvoir faire des calculs sur les dates, Excel travaille sur des valeurs dont la référence initiale est au 1 er janvier 1900.

Il se trouve que le 15/07/2006 se situe 38 913 jours après le 01/01/1900.

Donc le 22/07/2006, soit 7 jours après, est bien au rang 38 920 …

ET quand on fait la soustraction en B18, le résultat attendu 7, formaté par erreur sous forme date, est bien 07/01/1900 Soit un rang 7 sur la base du 1 correspondant au 01/01/1900 désormais connu de vous.

Tout cela pour dire qu’ayant connaissance de ce « souci » vous le gèrerez ainsi :

J’attends

Mais si je lis

Alors je corrige

Une date : 15/07/06

38913

Je mets au format date

Un nombre : 1421

21/11/1903 1

Je choisis un format numérique

Vous m’excuserez d’avoir été un peu long, mais le gestionnaire est si souvent appelé à manipuler des dates – merci de lire « manipuler » au 1 er degré – que l’on ne pouvait passer ce problème sous silence.

4.5.2.Les différents formats de date

Rappel : une date se saisit sous la forme jj/mm/aa, Excel la considère en interne comme un nombre de jours après le 01/01/1900, MAIS nous pouvons donner le format que nous souhaitons tout en GARDANT LA POSSIBILITE DE CALCULER.

Format Cellules onglet Nombre . Soit vous trouvez votre bonheur dans les propositions de la
Format
Cellules
onglet
Nombre
. Soit vous trouvez votre bonheur dans les propositions de
la catégorie
Date
soit tout en bas de la liste vous choisissez
Personnalisé
et déterminez

votre propre format.

A saisir pour s’exercer Attention, c’est le tout dernier
A saisir pour
s’exercer
Attention, c’est le tout dernier

1 En espérant que vous avez bien compris que 1 421 jours après le 01/01/1900 nous amènent à fin de l’année 1903.

Mise en forme des cellules

Personnalisons donc :

Saisissez ici, votre format. Au départ rien, donc, au-dessus l’exemple présente 38904. Au fur et
Saisissez ici, votre format. Au
départ rien, donc, au-dessus
l’exemple présente 38904.
Au fur et à mesure, l’exemple
vous éclaire …

Je saisis

Signification

Résultat

j

Quantième du jour avec 0 omis

6

jj

Idem mais 0 affiché

06

jjj

Jour abrégé

jeu

jjjj

Jour complet

jeudi

 

Les mois sont comme les jours …

m

 

7

mm

 

07

mmm

 

juil

mmmm

 

juillet

aa

Année raccourcie

06

aaaa

Année complète

2006

A vous de jouer en sachant que le séparateur relève de votre goût. Mais ne perdez jamais

de vue que le format retenu, quel qu’il soit, ne saurait empêcher le calcul.

Le format de type

Alors que

Il est temps de revenir à notre thème introductif. Les dates de départ et d’arrivée, soit

D9:E13, sont au format

jj-mm-aa
jj-mm-aa

permettra de lire

donnera

06-07-06
06-07-06

jjjj j mmmm aaaa

jeudi 6 juillet 2006

jj-mmm-aa

Mise en forme des cellules

Mise en forme des cellules 4.6. Personnalisation des formats De F9 à F13, on aimerait bien

4.6. Personnalisation des formats

De F9 à F13, on aimerait bien faire apparaître le « km » de kilomètres.

Résistez à la tentation de saisir sous la forme 1200 km tout calcul à venir serait rendu impossible car 1200 km est du TEXTE !

Comme toujours, passons par

Format Cellules
Format
Cellules

onglet

Nombre et Personnalisé
Nombre
et
Personnalisé
Cherchez le type standard, derrière laissez un espace et mettez le symbole voulu entre guillemets.
Cherchez le type standard,
derrière laissez un espace et
mettez le symbole voulu entre
guillemets.

Mise en forme des cellules

Je vous sens joueurs, essayez avec des litres, des bananes ou autres ballons.

… Fin de récréation …

S’en arrêter ici serait dommage car la présentation n’est pas convenable en termes de lisibilité.

Toute personne amenée à lire vos tableaux sera

Toute

personne

amenée

à

lire

vos

tableaux

sera

profondément gênée par l’absence du séparateur de milliers.

Excel

l’intègre

par

défaut

seulement

avec

le

format

monétaire.

 

On va donc reprendre la même commande mais au lieu d’inscrire « km » derrière standard, on va l’écrire juste après le format du séparateur de milliers.

Pratique : la case dite Exemple, présentée juste au-dessus permet de se faire une idée.

Attention : # ##0’’ km’’ Pas d’espace après le O mais un avant le km.
Attention :
# ##0’’ km’’
Pas d’espace après le O
mais un avant le km.
Voilà un format à utiliser de façon systématique pour gagner l’estime des personnes appelées à

Voilà un format à utiliser de façon systématique pour gagner l’estime des personnes appelées à analyser les données de vos tableaux.

En même temps vous contribuez à préserver vos propres yeux. Donc utilisez sans compter le séparateur de milliers.

Mise en forme des cellules

A RETENIR

Le format change l’aspect de la cellule mais pas son contenu

On l’a déjà vu avec le pourcentage où on lisait 20% alors que le contenu réel exact de la cellule était 19,6%. De même, la cellule F9 « affiche » 1 200 km mais la barre de formule mentionne bien la valeur numérique 1200 qui permettra de … calculer.

La saisie directe de 1 200 km l’eut empêché. On retrouvera ce problème avec les erreurs liés à des formats arrondis qui ne sont qu’apparence et faussent les calculs.

4.7. Format des titres : la fusion de cellules

Le titre demande à être centré sur le tableau …

Sélectionnez les cellules A1:K1

centré sur le tableau … Sélectionnez les cellules A1:K1 Procédure omnibus – mais permettant de découvrir

Procédure omnibus – mais permettant de découvrir un onglet de la commande Format

Format Cellule
Format
Cellule

onglet

Alignement

de la commande Format Format Cellule onglet Alignement Cocher fusionner et centrer Avec du gras et

Cocher fusionner et centrer

Avec du gras et une police 20, cela nous donne …

centrer Avec du gras et une police 20, cela nous donne … Même résultat mais en
centrer Avec du gras et une police 20, cela nous donne … Même résultat mais en

Même résultat mais en TGV avec l’icône Fusionner/centrer

Modifiez le titre, il restera toujours centré entre A1 et K1

Pour scinder les cellules, et revenir, à la normale, décliquez la même icône.

appliquez à A1:K1

Insérer, supprimer, masquer

5. Divers travaux sur une feuille de classeur

Avant de passer à la partie calcul, passons en revue quelques manipulations usuelles

5.1. Insérer/supprimer ligne(s)/colonne(s)

Cliquez sur le numéro de la ligne puis

ligne(s)/colonne(s) Cliquez sur le numéro de la ligne puis Insertion Lignes . Si on veut insérer
Insertion Lignes .
Insertion
Lignes
.
Cliquez sur le numéro de la ligne puis Insertion Lignes . Si on veut insérer plusieurs

Si on veut insérer plusieurs lignes, inutile de répéter n fois l’opération. Il suffit de sélectionner n lignes. Ainsi, en sélectionnant les lignes 7, 8 et 9 (cliquez à gauche sur le 7

et étendez jusqu’à 9),

Sera-ce utile de vous expliquer comment insérer des colonnes ?

sauf

qu’après sélection vous passerez par

Il semble de même inutile d’indiquer comment supprimer des

Insertion

même inutile d’indiquer comment supprimer des Insertion Lignes permet d’ajouter 3 lignes complètes. Edition

Lignes

permet d’ajouter 3 lignes complètes.

Edition Supprimer
Edition
Supprimer
Lignes Insertion
Lignes
Insertion

et des

et non

Colonnes
Colonnes

5.2. Insérer/supprimer cellules

On retrouve le même processus. Sauf que l’on ne travaille pas sur des lignes ou
On retrouve le même processus.
Sauf que l’on ne travaille pas sur des lignes
ou colonnes entières
1) Sélection des cellules concernées, puis
2)
Insertion
Cellules
ou
Edition
Supprimer
.
3) Dans la mesure ou le tableau va subir
des décalages, une boîte s’ouvre afin de
vous laisser préciser comment vous
souhaitez opérer l’insertion
suppression.
ou
la

Insérer, supprimer, masquer

5.3. Masquer une ou plusieurs colonnes

Plus loin dans ce cours, je vais calculer la commission en colonne G, mais désire masquer momentanément les colonnes C, D E et F

Cliquez sur la lettre de colonne C puis étendez jusqu’à F
Cliquez sur la lettre de colonne C
puis étendez jusqu’à F
Format Colonne Masquer Les quatre colonnes sont invisibles et ne seraient donc pas imprimées. Notez
Format
Colonne
Masquer
Les quatre colonnes sont invisibles et ne
seraient donc pas imprimées.
Notez quand-même
directement de B à G.
que
l’on
saute
Il n’y a donc pas eu de suppression effective.

Pour afficher de nouveau ce qui a été masqué, il convient de sélectionner les colonnes

voisines restées visibles, ici B et G, puis

Format

Colonne
Colonne

Afficher

convient de sélectio nner les colonnes voisines restées visibles, ici B et G, puis Format Colonne

Monter des formules de calcul

6. Les calculs

6.1. Barre d’état : la petite machine à calculer

Commençons par un gadget, qui peut s’avérer quand même utile … Sélectionnez les Kilomètres de F9 à F13 et regardez en bas à droite de l’écran.

Un clic sur le bouton droit de la souris dans la barre d’état permet de
Un clic sur le bouton droit de la souris dans la barre d’état
permet de choisir le calcul désiré, et le résultat s’affiche,
soit ici 6 900 km.
Compteur donnerait 5 car il y a 5 valeurs.
Chiffres donnerait le même résultat de 5 car les 5 valeurs
sont des chiffres …
Les enseignants vont adorer car, en quelques clics, après
avoir saisi les notes et les absents, puis bien sélectionné
toute la série, ils auront relevé sans peine :
- le nombre d’inscrits par
Compteur
- le nombre de présents par
Chiffres
Et bien sûr les indispensables
Min
, Max
et

Rappel : si la barre d’état n’est pas affichée

Affichage
Affichage

et cochez

Barre d’état

.

Monter des formules de calcul

6.2. Mauvais calculs

Nous souhaitons en G9 calculer la commission du vendeur nommé Carles soit un CA de 12 000, 00 € lu en B9 auquel s’applique la commission de 3,00 % lue en B4.

Toujours avec le même humour à pleurer, voyons ce qu’il ne faut pas faire.

Soyez assez aimable pour commettre ces atrocités et constater le problème de visu.

Horreur 1 : tapez en G9 votre TEXTE.

. Excel, au lieu d’afficher le résultat, écrit bêtement

12000*3%

Ainsi tout calcul doit être annoncé par =

Horreur 2 : reprenons avec ce fameux signe

Victoire … éphémère, car si le 360,00 € attendu est bien présent en G9, une recopie vers

le bas va afficher stupidement 360,00 € dans toutes les cellules !

A celui qui dirait « il suffit de refaire 5 fois l’opération », nous fournirions un tableau de

5 000 vendeurs à rémunérer et lui conseillerions de vendre un ordinateur bien trop

onéreux pour une utilisation aussi sotte.

En effet, imaginons que, suite à une âpre négociation collective, le taux soit porté de 3% à

3, 05% - immense concession remettant en cause l’existence même de l’entreprise – il

faudrait alors refaire 5 000 calculs !

Horreur 3 : les plus fins d’entre les lecteurs auront compris, et ce depuis longtemps, qu’il faut utiliser des références de cellules.

Donc effacez tout cela puis revenez en G9 et montez la formule

- soit en tapant directement

- soit, après le

Le résultat est « meeeeerveilleux » puisque si l’on modifie le CA de Carles et/ou le taux de commission, la commission est correcte.

=
=

obligatoire

=1200*3%

puis validezla commission est correcte. = obligatoire =1200*3% = , en cliquant sur B9 puis la touche

=
=

, en cliquant sur B9 puis la touche

*
*

puis un clic sur B4 et validez 1 .

B9 puis la touche * puis un clic sur B4 et validez 1 . Recopiez-donc vers

Recopiez-donc vers le bas, avant de crier victoire

1 Plus long à écrire mais plus rapide à exécuter

Monter des formules de calcul

Monter des formules de calcul Pensez à élargir la colonne G afin d’afficher le 420 000,

Pensez à élargir la colonne G afin d’afficher le 420 000, 00 € en G10

Pour comprendre, j’affiche les formules et examine comment la recopie a été effectuée 1

Ok
Ok

Ok

B10 oui, mais en B5 on a 30€

 

B11 oui, mais en B6 Excel prend 0,25€

B12, oui mais B7est vide donc 0

 

B13, oui mais en B8 on trouve du texte. Pas

   

de

calcul

possible

(

Valeur !

votre

est #####)
est
#####)

deuxième message d’erreur après

donc

« descendu » d’un cran à chaque fois. Pour les CA, cela ne pose aucun problème puisqu’ils sont lus en B9, B10, B11 etc. Mais pour le taux de commission il fallait garder

LA cellule B4 (sa référence … absolue). On va revenir sur ce point rapidement.

Solution stupide : reprendre les 4 formules erronées et remplacer B5, B6, B7 et B8 à chaque fois par B4. Si vous ne comprenez pas le terme « stupide », je vous colle 5 000 vendeurs comme tantôt.

Essayons

de

comprendre :

à

la

recopie,

Excel

a

travaillé

en

relatif

et

est

Solution tentante : Insérer une colonne entre le CA et le Fixe et y saisir le taux de commission. La formule deviendrait =B9*C9 et à la recopie =B10*C10, =B11*C11. Vous le vérifierez en tournant la page.

Or si le taux s ‘applique à tous les vendeurs, pourquoi le reproduire 5 fois … ou 5 000 comme je vous en menace depuis un moment ?

De plus, écrit ainsi, si on est amené à modifier le taux, il faudra le corriger pour chaque vendeur dans toute la nouvelle colonne C. L’idée n’est donc pas bien bonne.

1 Pour ceux que cela intéresse d’afficher les formules, la bascule se fait par CTRL + pavé principal, pas celui des chiffres à droite).

#
#

(touche 3 au

Monter des formules de calcul

Illustration de la fausse bonne idée :

Avec insertion du taux en colonne C
Avec
insertion
du taux en
colonne C

6.3. Calculs et références relatives ou absolues

6.3.1.Calcul de la commission en G9

Reprenons le problème posé. La copie n’a pas été correcte car autant pour le CA on « descendait » bien d’un cran à chaque fois référence relative, autant pour le taux de commission, il fallait garder LA référence absolue de la cellule B4.

Il « suffira » donc, lorsque l’on cliquera sur la cellule B4, de mettre un $ devant et derrière le B $B$4 – sachant que la touche F4 permet de les poser directement –

La formule toujours en G9 devient :

Utile : pour recopier, au lieu de tirer sur le carré de recopie, essayez de lui double-cliquer dessus. La recopie va au bout du tableau. Plutôt sympa pour les 5 000 lignes de vendeurs dont je cesserai désormais de vous menacer.

= B9* $B$4

et à la recopie tout est bon (ouf et enfin).

= B9* $B$4 et à la recopie tout est bon (ouf et enfin). Il est temps

Il est temps d’appliquer tout ceci aux autres calculs à réaliser.

Monter des formules de calcul

6.3.2.Calcul des frais de vie en H9

Ils correspondent à la durée de la mission en jours, multipliée par le défraiement accordé par journée de travail lu en B5.

Comme nous venons de le voir, les dates d’Arrivée et de Départ sont « relatives » à chaque vendeur. Alors que la journée de travail sera toujours lue en B5 en référence absolue. On écrira sous la forme $B$5.

Avec les parenthèses dont vous ferez usage de façon bien classique, le calcul s’écrira :

=(E9-D9)*$B$5

*
*

On notera la présence indispensable de l’opérateur

La forme chère aux matheux

pour la multiplication.

* .
*
.
A(B+C)
A(B+C)

n’est ainsi pas admise sans le

multiplication. * . A(B+C) n’est ainsi pas admise sans le Après recopie vers le bas sur

Après recopie vers le bas sur un double-clic magique du carré de recopie, on obtient bien :

admise sans le Après recopie vers le bas sur un double-clic magique du carré de recopie,

Monter des formules de calcul

6.3.3.Mise en place des autres formules de calcul

Les frais de déplacement en I9 sont calculés par le nombre de kilomètres parcourus relatif à chaque vendeur auxquels s’applique l’indemnité kilométrique lue

en $B$6 Soit la formule :

= F9*$B$6

kilométrique lue en $B$6 Soit la formule : = F9*$B$6 Le total en J9, quant à

Le total en

J9, quant à lui, reste relatif à chaque vendeur et sa formule ne

demande aucune sortie de $ :

=C9+G9+H9+I9

et sa formule ne demande aucune sortie de $ : =C9+G9+H9+I9 En ce qui concerne le

En ce qui concerne le calcul en Francs, que certains trouveront à juste titre totalement archaïque et déplacé, il me servira plus loin, à seul titre pédagogique, dans le seul dessein de montrer la différence entre la présentation sous forme de format arrondi et un calcul arrondi à deux décimales.

Conclusion : La notion de références relatives et absolues est fondamentale.

Tellement fondamentale, qu’avec l’expérience les utilisateurs s’y perdent.

$ ou pas $, telle est la question ? Certains en perdent la tête, d’autres leur latin.

Et puis, un calcul écrit ainsi :

Que dire de celui des Frais de vie ?

Quant au calcul de Total, on doit admettre que la lecture d’une formule telle que celle-ci :

= CA*Taux_commissions

ne serait-il pas plus « lisible » ?

=(Arrivée-Départ)*Journée_travail

confortable à lire et éviterait aussi d’avoir à poser les doigts sur l’écran pour comprendre.

Meilleur confort et lisibilité des formules, sauf contre-indications que je montrerai plus loin, justifient amplement le recours aux cellules nommées.

PS : à moins que vous ne souhaitiez rester obscur, pour de sombres raisons de « pouvoir du spécialiste» ou plus prosaïquement pour vous rendre « indispensable ». En ces temps de précarité d’emploi, ce recours à l’abscons peut se trouver justifié …

=Commission+Frais_de_vie+Frais_Déplacement

s’avèrerait

particulièrement

plus

Formules de calcul avec les noms de cellules

7. Formules de calcul avec les noms de cellules

7.1. Gérer les noms de cellules

Il s’agit de nommer les cellules puis de vérifier ce travail et, si nécessaire, le corriger.

7.1.1.Attribuer les noms

Nommer une cellule isolée. Par exemple le taux de commission lu en B4.

Sélectionnez la cellule B4 qui contient la valeur. Attention, j’ai bien écrit B4, et non B3 qui n’est qu’une étiquette de texte.

Cliquez sur la boite des noms, à gauche de la barre de formule.

Il suffit alors de saisir le nom attribué SANS espace et valider : Tauxcomm ?
Il suffit alors de saisir le nom attribué SANS
espace et valider :
Tauxcomm ?
Là !
Taux_commissions ?
taux comm (essayez Excel le refuse).
Optons pour le « lisible » taux_commissions

Il ne vous reste qu’à répéter la procédure en B5 pour Journée_travail puis B6 pour Remboursement_kilomètres.

Constatez, qu’au fur et à mesure, la liste des noms s’allonge.

Nommer un groupe de cellules. Ainsi le CA concernant les cellules B9:B13.

- Sélectionnez les CA de B9 à B13

- Faites comme plus haut et nommez la zone CA

Regardez sur la gauche, la liste s’allonge encore. C’est alors que vous vous dites en
Regardez sur la gauche, la liste s’allonge encore.
C’est alors que vous vous dites en soupirant
quelque peu devant la tâche à venir :
« Me voilà parti(e) pour répéter le travail sur les
9 colonnes à venir ».
Qu’à cela ne tienne, nous allons pouvoir accélérer
les choses et vous éviter un tel tracas.

Formules de calcul avec les noms de cellules

Nommer tout un tableau,

L’idée est d’attribuer aux lignes 9 à 13 de chaque colonne du tableau, le nom qui figure en en-tête de la colonne.

DONC, sélectionnez toutes les données, Y COMPRIS, cette fois-ci les

titres A8:K13

Insertion Nom Créer Et là, il s’agit de réfléchir quelques secondes et de ne pas
Insertion
Nom
Créer
Et là, il s’agit de réfléchir quelques secondes et de ne pas
valider trop vite !
Question : où Excel doit-il trouver les noms à attribuer ?
Réponse : AU-DESSUS !
Conséquence : décochez
Colonne de gauche
avant de
valider. Certes, à gauche, il y avait du texte mais ce ne sont
que des données sur les clients, pas des titres.
Décochez puis validez par OK

Ouvrez la boîte des noms, et réjouissez-vous, ils sont tous là, par ordre alphabétique.

Conclusion : nommer les cellules peut aller très vite.

MAIS, aller trop vite peut devenir très pénalisant au moment de monter les calculs.

Il est donc très recommandé de vérifier le travail effectué.

7.1.2.Vérifier/corriger les noms attribués

Pour vérifier vous avez le choix :

Solution 1 : cliquez sur une cellule isolée, ainsi B5, et le nom doit apparaître dans la boîte des noms. Il en va de même si vous sélectionnez les cellules composant la zone nommée Kilomètres soit F9:F13

Illustrons : Ayant cliqué sur le tarif de remboursement des frais pour une journée de
Illustrons :
Ayant cliqué sur le tarif de remboursement des
frais pour une journée de travail en B5, je peux
lire le nom attribué, journée_travail, en haut à
gauche

Formules de calcul avec les noms de cellules

De même, après Correct sélection des kilomètres parcourus F9:F13, on peut lire kilomètres dans la
De
même,
après
Correct
sélection
des
kilomètres parcourus
F9:F13,
on
peut
lire
kilomètres
dans
la
boîte des noms.

Solution 2 : ouvrez la boîte des noms, choisissez un nom, Excel va mettre en surbrillance la ou les cellules concernées.

Je choisis taux_commissions dans la liste des noms, la cellule B4 est bien sélectionnée.

Je choisis taux_commissions dans la liste des noms, la cellule B4 est bien sélectionnée.

Je choisis le nom CA et, tout normalement, les cellules B9:B13 sont en surbrillance.

Je choisis le nom CA et, tout normalement, les cellules B9:B13 sont en surbrillance.

Formules de calcul avec les noms de cellules

Prenez le temps pour opérer toutes les vérifications nécessaires.

En cas d’erreur, il est inutile de tenter de redonner un nom déjà utilisé dans l’espoir que le nouveau se substitue au premier. De même, bouton droit puis supprimer n’est pas

possible LA solution passe par

Insertion

Nom

Définir

En cliquant sur la zone nommée CA, on peut lire la cellule ou la plage
En cliquant sur la zone
nommée CA, on peut lire
la cellule ou la plage de
cellules à laquelle cette
zone est associée.
Ici,
dans
la feuille
1,
les
cellules $B$9:$B$13
En
cas d’erreur, soit
corrigez directement, soit
plus prosaïquement,
supprimez le nom puis
créez-le de nouveau
comme expliqué plus
haut.
Ici,
on
voit
que
Journée_travail
fait
référence
à
la
cellule
$B$5 de la feuille 1.
L’étourdi qui aura donné,
par erreur, le nom à
l’étiquette en A5, sur
laquelle tout calcul sera
impossible, pourra
corriger ou supprimer puis
créer de nouveau

Je me permets d’insister, une fois encore, sur le caractère primordial de cette phase de vérification et donc d’éventuelle correction. En effet, sur une base saine, la mise en place des formules de calcul sera très rapide et efficace.

Certes, je vous donnerai le moyen de comprendre les messages d’erreur et d’apporter les correctifs adéquats, mais le temps consacré à vérifier et corriger aurait dû permettre d’éviter ces écueils agaçants.

Astuce à vérifier et intégrer : si vous saisissez un nouveau vendeur en ligne 14, cela ne modifie pas les zones nommées. Elles ne sont pas étendues d’autant.

Ainsi CA reste-t-il bien en référence à B9:B13.

Par contre, insérez une ligne vierge à l’intérieur du tableau, devant la 11 par exemple, et vérifiez que toutes les zones sont bien mises à jour automatiquement.

Vous serez toujours à temps de trier pour remettre les noms des vendeurs, par exemple en ordre alphabétique ou par CA décroissant.

Formules de calcul avec les noms de cellules

7.2. Calculs avec les noms

Commencez par effacer les « anciens calculs » à compter de la colonne G.

Le calcul de la commission en G9 devient tout simplement :

=CA*taux_commissions

en G9 devient tout simplement : =CA*taux_commissions Pour monter la formule vous avez le choix :

Pour monter la formule vous avez le choix :

Frappe directe … pour peu que vous connaissiez bien les noms attribués.

Tapez le

=
=

puis

Insertion Nom Coller
Insertion
Nom
Coller
A ce stade : choisissez un nom, ici CA, puis ok tapez le * pour
A ce stade :
choisissez un nom, ici CA, puis ok
tapez le
*
pour annoncer la multiplication
refaites
Insertion
Nom
Coller
et
cochez
Taux_commissions
Valider une fois la formule terminée

Même chose mais en utilisant la touche

F3
F3

raccourci du

Ou …

Insertion Nom Coller
Insertion
Nom
Coller

Ou … ce que me montra jadis une étudiante fort avisée :

« Placez-vous en G9 » me dit-elle. Je le fis. « Annoncez le calcul par
« Placez-vous en G9 »
me dit-elle. Je le fis.
« Annoncez le calcul par
Je sélectionne B9:B13, le nom CA
s’inscrit dans la formule
un classique
=
».
« Sélectionnez B9:B13,
c’est à dire TOUTE la
zone nommée CA ».
Sous
mes
yeux
esbaudis,
le
nom
CA,
prit
place
dans
la
formule …

Formules de calcul avec les noms de cellules

… Il me suffit alors d’ajouter l’opérateur * puis de cliquer sur la cellule B4
Il
me
suffit
alors
d’ajouter
l’opérateur
*
puis
de
cliquer
sur
la
cellule
B4
, où figurait le
Je sélectionne B4,
le
nom
Taux_commissions s’inscrit …
taux de commission,
pour parachever ce chef
d’œuvre de simplicité.
Merci à elle.
Note : la recopie vers le bas ne pose aucun problème de prise de tête
Note : la recopie vers le bas ne pose aucun problème de prise de tête avec les références
relatives ou absolues car, pour le taux de commission c’est toujours la cellule $B$4 qui est
retenue. Pour le CA, Excel retient tout bonnement celui de la ligne où l’on se situe.
Les formules
Le résultat

Des formules faciles à monter, des calculs lisibles par autrui, ou soi-même après plusieurs mois, aucune hésitation, autant que faire se peut, utiliser les noms.

Commencez par finir le travail …

Vous avez bien pris soin de faire suivre le = d’une ouverture de parenthèse, de
Vous avez bien pris soin de faire suivre le
=
d’une
ouverture de parenthèse, de désigner E9:E13 pour
avoir le nom Arrivée
puis le signe
puis encore
D9:D13
pour
le
nom
Départ
puis
un
fermé de
parenthèse suivi du
*
pour finir
par un clic
sur B5
permettant d’intégrer le nom Journée_travail

Bref, de nouveau plus facile à exécuter qu’à écrire. A vous de terminer les calculs …

Formules de calcul avec les noms de cellules

7.3. Diagnostic et correction des erreurs

Permettez-moi de vous rappeler que si vous avez vérifié vos noms, ce développement ne saurait vous concerner. Cela dit, errare humanum est.

Alors …je fais l’effort insensé de faire des erreurs pour pouvoir les mettre en évidence ET vous permettre de les identifier.

mettre en évidence ET vous permettre de les identifier. Ouvrez le classeur intro excel horreurs sur
mettre en évidence ET vous permettre de les identifier. Ouvrez le classeur intro excel horreurs sur

Ouvrez le classeur

intro excel horreurs sur les noms.xls

#NOM ?
#NOM ?

signifie « qu’est-ce donc ce nom que je ne connais pas ? »

En effet en G9:G13, la formule saisie directement à la frappe est

Le fait de saisir Taux_comm en lieu et place de Taux_commissions en est la cause principale Il vous suffit de corriger la formule en conséquence.

=CA*Taux_comm

Le problème est plus subtil, et malheureusement fréquent, pour les frais de vie.

Sachant que le message d’erreur le pourquoi.

La formule

Le souci réside dans la déclaration des cellules auxquelles les noms font référence.

Il faut vérifier Arrivée, Départ et Journée_travail qui interviennent dans le calcul.

Allons chercher, comme il se doit, du côté de

#VALEUR !

signifie « calcul impossible », il faut trouver

est tout à fait correcte

=(Arrivée-Départ)*Journée_travail

Insertion Nom Définir
Insertion
Nom
Définir

Formules de calcul avec les noms de cellules

Pour Arrivée $E$9:$E$13 est correct. De même, $D$9:$D$13 pour Départ. Mais que dire du «
Pour
Arrivée
$E$9:$E$13 est
correct. De même,
$D$9:$D$13 pour
Départ.
Mais
que
dire du
« vilain »
$A$5
pour le taux ???
Corrigez en remplaçant le A du $A$5 par un B pour $B$5.
C’est bien le montant qui nous intéresse, pas le texte sur lequel tout calcul est impossible.

Sans modifier la formule en quoi que ce soit, le calcul devient correct.

Pour les frais de déplacement, pourquoi donc cinq des six calculs sont corrects alors que nous avons un problème sur le seul dernier ?

La formule

En cliquant sur la cellule B6, le nom Remboursement_kilomètres apparaît bien dans la boîte des noms.

Surprise … en sélectionnant F9:F13, devrait se lire le nom Kilomètres, ce n’est pas le cas.

=Kilomètres*Remboursement_kilomètres

est juste, les noms sont les bons.

Essayez F9:F12 … le nom est là !
Essayez F9:F12 … le nom est là !

Conclusion : la zone nommée cessant en ligne 12, le calcul est impossible en ligne 13, d’où le message d’erreur.

Par

Instantanément, sans toucher à la formule, tout devient correct.

Bien évidemment les erreurs étaient ici provoquées. Sera-ce le cas pour vous ?

Insertion Nom Définir
Insertion
Nom
Définir

constatez l’erreur et corrigez-la.

Pour éviter les soucis, il convient donc de VERIFIER et CORRIGER AVANT de monter les calculs. Merci d’excuser le cri par des majuscules, mais l’expérience montre que de temps en temps cela s’avère nécessaire.

Formules de calcul avec les noms de cellules

7.4. Quand les noms ne sont pas pertinents…

Faciles à mettre en place, d’une utilisation aisée – quand on est rodé(e) – et offrant une excellente lisibilité, les noms ne sont pas toujours LA bonne méthode.

Ouvrir le classeur

sans les noms .xls

7.4.1.Calculs de moyennes mobiles

Utilisons la feuille Bourse en cliquant sur l’onglet de ce nom en bas à gauche de l’écran.

Nous disposons de cours de bourse sur une période donnée.

L’un des outils de l’analyse graphique est de calculer la moyenne mobile à 20 jours.

Comme on peut s’en douter, le premier calcul ne peut se faire qu’à la 20 e donnée, ici en ligne 21, et donc en cellule B21, je ne peux faire autrement que de définir une formule du

type :

A la recopie vers le bas, la moyenne mobile portant sur les 20 derniers jours, on aura bien =MOYENNE(A3:A22) puis =MOYENNE(A4:A23) etc.

L’utilisation des références relatives se justifie, ici, pleinement.

Nommer les cellules une par une, serait totalement inefficace ou inopérant.

=MOYENNE(A2:A21)

1

totalement inefficace ou inopérant. =MOYENNE(A2:A21) 1 1 Certes, les fonctions n’ont pas encore été trait

1 Certes, les fonctions n’ont pas encore été traitées, mais est-il difficile de comprendre celle-ci ?

Formules de calcul avec les noms de cellules

7.4.2.Calculs sur les stocks

On aurait pu aussi bien prendre un budget de trésorerie pour illustrer ce qui suit.

Toujours dans le même classeur cliquez sur l’onglet

Etat des stocks

.

le même classeur cliquez sur l’onglet Etat des stocks . Le calcul est sans grande difficulté

Le calcul est sans grande difficulté en termes de gestion : il s’agit chaque mois de calculer le Stock final Stock initial + Entrées – Sorties. Je suis sûr que vous aviez compris.

En ligne, 11,12 et 13, par

puis

zones

d’opportunité :

Insertion Nom Coller
Insertion
Nom
Coller

j’ai

présenté les trois

un

caractère

Nom Coller j’ai présenté les trois un caractère Coller une liste , nommées présentant Entrées

Coller une liste

,

nommées

présentant

Entrées

$B$4:$G$4

Sorties

$B$5:$G$5

Stock initial $B$3:$G$3

Le calcul du stock final peut se faire avec les noms :

En B6

=Stock_initial+Entrées-Sorties

faire avec les noms : En B6 =Stock_initial+Entrées-Sorties Excel prend bien les données du mois en

Excel prend bien les données du mois en cours.

Sans mauvaise surprise, le stock est bien de 170.

Formules de calcul avec les noms de cellules

Problème : Stock initial Février = Stock final de Janvier.

De mois en mois, j’aurais la bagatelle de six noms à donner SF_Janvier, SF_Février, SF_Mars etc.

ET à composer autant de formules.

En C3=SF_Janvier

En D3=SF_Février

En E3 = SF_Mars

L’usage des références relatives, comme pour la moyenne à 20 jours, va se justifier.

En C3 j’écris

Ceci est lourd et longuet.

=B6
=B6

En effet, je reprends le stock final de Janvier lu en … B6.

Ok pour le stock de 170
Ok pour
le
stock de 170

La recopie de B6 jusqu’à G6, reprendra bien le calcul avec les noms :

=Stock_initial+Entrées-Sorties

. Ici pas de souci avec les noms. Par contre, ils eussent été

gênants pour la reprise du stock le mois suivant. La recopie vers la droite de
gênants pour la reprise du stock le mois suivant.
La recopie vers la droite de C3 – bien lire C3 soit le stock initial de Février car le
stock initial de Janvier est une donnée et non un résultat de calcul - jusqu’à G3,
grâce au seul usage des références relatives, donnera bien
=C6
puis
=D6
etc.

Ainsi, l’usage des noms est à recommander fermement, sauf quant ils se révèleront peu pratiques ou inadéquates.

Exercices applicatifs de cette phase initiale du cours (énoncé dans les feuilles) :

Location.xlsIntérêts.xls Prestige.xls

Intérêts.xlsLocation.xls Prestige.xls

Prestige.xlsLocation.xls Intérêts.xls

Protection du classeur et de son contenu

8. Protection du classeur et de son contenu

En matière de protection, vous devez bien comprendre la différence entre le fait d’empêcher les personnes non autorisées à ENTRER dans le classeur et la sécurité destinée à éviter que l’on DETRUISE vos formules de calcul ou formats par des manipulations hasardeuses.

8.1. Sécurité classeur par mot de passe

La sécurité par mot de passe au niveau d'un classeur utilise une méthode de chiffrage avancé (méthode standard de protection du contenu d'un fichier) pour protéger votre classeur contre toute tentative d'accès non autorisée.

Vous pouvez définir un mot de passe par :

Outils Options
Outils
Options

onglet

Sécurité
Sécurité
un mot de passe par : Outils Options onglet Sécurité Deux mots de passe peuvent être
un mot de passe par : Outils Options onglet Sécurité Deux mots de passe peuvent être
un mot de passe par : Outils Options onglet Sécurité Deux mots de passe peuvent être

Deux mots de passe peuvent être mis en place :

Ouvrir et afficher le fichier

classeurs contre tout accès non autorisé.

Ce mot de passe est chiffré pour protéger vos

Ce mot de passe, qui n'est pas chiffré, sert uniquement à

donner à des utilisateurs spécifiques l'autorisation de modifier des données du classeur et d'enregistrer les modifications dans le fichier.

En matière de mots de passe, rappelez-vous qu’il existe sur Internet des logiciels permettant de générer tous les termes d’un dictionnaire. D’où le conseil donné de toujours mélanger chiffres et lettres.

Conseil : certains mots de passe s’égarent, conservez une version non protégée du classeur pour éviter tout futur désagrément.

Application : ouvrez le classeur

Oups le mot de passe est

Modifier le fichier

intro excel td protection.xls

r2d2
r2d2

Protection du classeur et de son contenu

Pas de problème, le classeur est ouvert.

Dans la mesure où seul le premier mot de passe a été donné, vous pouvez en changer – comme tout utilisateur d’ailleurs

Ne vous en privez pas

Donnez comme nouveau mot de passe

Outils
Outils
Options rom82
Options
rom82

onglet

Sécurité .
Sécurité
.
Bien entendu confirmation vous est demandée. Il serait bon de lire l’alerte de sécurité relative
Bien entendu confirmation vous est
demandée. Il serait bon de lire l’alerte
de sécurité relative à une perte de ce
sésame ! Impossible de le récupérer
Fermez le classeur, essayez de le
rouvrir
r2d2
ne marche plus, désormais
rom82
s’impose.
D’où l’intérêt du 2 e mot de passe

Mot de passe modification :

Ouvrez le classeur

Après

intro excel td protection 2e mot de passe.xls

r2d2
r2d2

que j’ai repris, un deuxième est demandé :

 

A défaut

de

le

fournir,

la

version que vous avez le droit

d’ouvrir,

ne

pourra

pas

être

modifiée

mots

de

passe

compris –  

compris –

 

Par contre, ayant

fourni

le

premier mot de passe, vous

aurez

malgré

tout

le

droit

d’enregistrer sous

un

autre

nom et de vous approprier la

copie.

 

L’original initial reste donc sous la propriété totale de ceux qui peuvent fournir les deux mots de passe

Désolé, j’ai oublié le 2 e pot de passe Allons, c’était bien sûr

c3po
c3po

Pour autant les formules de calcul si chèrement créées sont-elles protégées contre les manipulations malencontreuses de personnes pourtant autorisées aux deux niveaux ? Non !

D’où l’intérêt de protéger le contenu même des feuilles : calculs et autres formats.

Protection du classeur et de son contenu

8.2. Sécurité du contenu des feuilles

Puisque nous l’avons ouvert, restons sur le même classeur :

intro excel fin td protection 2 e mot de passe.xls

La mise en place de la protection passe par

Outils Protection
Outils
Protection

Protéger la feuille

Validez sans mettre de mot de passe, car je commence à m’y perdre. Constatez les
Validez sans mettre de mot de
passe, car je commence à m’y
perdre.
Constatez les dégâts car toute la
feuille se retrouve protégée.
Ok pour les formules de calcul –
colonnes G à J, ok pour les
formats puisque ce sont les
miens, ils sont magnifiques …
l’impossibilité de saisir un taux,
mais
que
dire
de
un
CA,
un
kilométrage
RIDICULE
Empressons-nous
protection !
d’ôter
cette
Outils
Protection
Oter la protection de la feuille

Par défaut, Excel protège toutes les cellules du classeur. Il nous faut donc, au préalable, indiquer les cellules qui ne seront pas verrouillées au moment de la mise en place de la protection.

Lesquelles ?

En fait, les trois paramètres B4:B6 et les données relatives aux vendeurs A9:F13

protection. Lesquelles ? En fait, les trois paramètres B4:B6 et les données relatives aux vendeurs A9:F13

Protection du classeur et de son contenu

Sélectionnez les cellules … qui ne seront pas verrouillées Format Cellule onglet Protection Il suffit
Sélectionnez les cellules …
qui ne seront pas verrouillées
Format
Cellule
onglet
Protection
Il suffit de décocher la case
verrouillage
Validez et vérifiez qu’il ne se
passe strictement rien tout
reste accessible.
C’est maintenant qu’il faut
mettre en place la protection
comme nous l’avons fait plus
haut.
Elle
concernera
toute
la
feuille
sauf
les
cellules
annoncées non verrouillées.

Effets : Impossible de modifier les formules, de changer les formats, y compris pour les cellules laissées libres d’accès, d’adapter la largeur des colonnes ou les hauteurs de lignes, d’insérer ou supprimer lignes ou colonnes on ne fait qu’utiliser la feuille qu’un autre a conçue.

Paramètres de protection : au moment de la mise en place par Outils Protection Protéger
Paramètres de protection : au moment
de la mise en place par
Outils
Protection
Protéger la feuille
, il vous
suffit de cocher les cases correspondant
aux libertés que vous entendez accorder

Pratique : pour faire défiler les cellules auxquelles l’accès est laissé, utilisez la touche de tabulation.

Rappel : pour ôter la protection

Outils Protection
Outils
Protection

Oter la protection de la feuille

A

retenir : il existe deux niveaux de protection, l’un empêche les utilisateurs

d’

ouvrir le classeur, l’autre protège contre les modifications de contenu, en

particulier les formules de calcul

.

La mise en page et l’impression

9. Mise en page et impression

Cette partie est fort bien présentée sur le site de Karine Petit, leçons 22,23 et 24 :

http://www.petitkar.com/. Egalement sur un site canadien de grande richesse :

Je me contenterai donc de donner une application pratique.

Ouvrez le classeur :

Rappel des mots de passe : r2d2 pour le premier et c3po pour le second.

intro excel td protection 2e mot de passe.xls

Commençons par faire un aperçu avant impression : ou Fichier Aperçu …
Commençons par faire un aperçu avant impression :
ou
Fichier
Aperçu …

Il est sûr qu’en format portrait, tout ne tient pas sur une page …

En revenant à la feuille par délimitent les pages.

Fermer
Fermer

, on peut voir les pointillés, non imprimables, qui

Fermer , on peut voir les pointillés, non imprimables, qui Délimiter la zone d’impression : par
Fermer , on peut voir les pointillés, non imprimables, qui Délimiter la zone d’impression : par

Délimiter la zone d’impression : par défaut, Excel imprime toute la feuille. A vous de

délimiter avec l’outil

toute la feuille. A vous de délimiter avec l’outil ou sélectionner la zone à imprimer puis

ou sélectionner la zone à imprimer puis

Fichier
Fichier

Zone d’impression

Définir
Définir

La mise en page et l’impression

Préparer la mise en page :

4 onglets sont à votre disposition.

Fichier Mise en page
Fichier
Mise en page
Onglet Page L’inévitable Portrait ou Paysage mais surtout, la possibilité de forcer Excel à n’imprimer
Onglet Page
L’inévitable
Portrait
ou
Paysage
mais
surtout,
la
possibilité de forcer Excel à
n’imprimer par compression
automatique que sur un
nombre de pages à définir.
Ceci est fort pratique pour
éviter le bricolage sur les
largeurs de colonnes ou les
marges quand tout se joue
sur un ou deux centimètres.

Faites l’essai, en mode portrait, ici peu pertinent d’un point de vue esthétique. La compression est de 51%.

Plus intéressant, le tableau même en mode paysage, à 100%, ne tient pas sur la page.

même en mode paysage, à 100%, ne tient pas sur la page. Un ajustement sur une

Un ajustement sur une page, sans toucher à autre chose, est obtenu avec un taux de 78%

Onglet marges Pas de commentaire particulier à faire quant à son mode d’emploi mais, pour
Onglet marges
Pas de commentaire particulier à faire
quant à son mode d’emploi mais, pour
des tableaux n’occupant pas toute la
page, optez pour centrer sur la page
horizontalement et/ou verticalement.
Cela permet de soigner la présentation.

La mise en page et l’impression

Onglet En-tête/pied de page Pour définir ce qui sera reproduit à chaque page imprimée, soit
Onglet En-tête/pied de page
Pour définir ce qui sera reproduit à
chaque
page
imprimée,
soit
en
haut soit en bas de page, cliquez
sur
l’une
des
deux
personnalisations.