Mejore

Su
Negocio
BSICO

COMPRAS
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ILO
6L GIT

Escrito por Mats BoenvaU, HakanJaiskog,

Barbara MurrayyCecilia Palmer

OFICINA DE REA Y EQUIPO TCNICO MULTIDISCIPLINARIO

PARA LOS PASES ANDINOS

I\II\t1\LI\
45657
Copyright de la traduccin al castellano: Organizacin Internacional del Trabajo 1999
ISBN de la obra completa en 6 volmenes: 92-2-311493-4
ISBN de MEJORE SU NEGOCIO (Bsico): COMPRAS (44 p.).: 92-2-311692-9
Esta edicin ha sido adaptada por 1-lakan Jarskog

Primera Edicin Junio de 1999

Reimpresin Diciembre de 1999

Las publicaciones de la Oficina Internacional del Trabajo gozan de la proteccin de los derechos de propiedad intelectual
en virtud del protocolo 2 anexo a la Convencin Universal sobre Derechos de Autor. No obstante, ciertos extractos
hrees de estas publicaciones pueden reproducirse sin autorizacin, con la condicin de que se mencione la fuente. Para
obtener los derechos de reproduccin o de traduccin, deben formularse las correspondientes solicitudes a la Oficina de
Publicaciones (Derechos de autor y licencias), Oficina internacional del Trabajo. CH- 1211, Ginebra 22. Suiza, solicitudes
que sern bien acogidas.

ACERCA DE MEJORE SU NEGOCIO

Mejore Su Negocio (MESUN) es un programa de capacitacin en gestin empresarial, ad-
ministracin para propietarios y administradores de pequeas empresas. Introduce los prin-
cipios bsicos de una buena administracin de negocios en forma simple y prctica. El pi'o-
grama MESUN tiene corno propsito contribuir a que las pequeas empresas sean viables,
y a la creacin de empleos.

MESUN se crea a partir de un programa desarrollado por la Confederacin de Empleadores

Suecos para negocios de pequea escala de Suecia. Luego, el material fue adoptado por la
Organizacin Internacional del Trabajado (OIT) para cubrir las necesidades de los empresa-
rios que administran pequeas empresas en los pases en desarrollo. El programa ha sido
introducido en ms de 70 pases, a nivel mundial,

Las denominaciones empleadas. en concordancia con la prctica seguida en las Naciones Unidas, y la forma en que aparecen presentados
los datos cii las publicaciones de la OIT no implican juicio alguno por parte de la Oficina Internacional del Trabajo sobre la condicin
jurdica de ninguno de los pases. zonas o territorios citados o de sus autoridades, ni respecto de la delimitacin de sus fronteras.
La responsabilidad de las opiniones expresadas en los artculos, estudios y otras colaboraciones firmados incumbe exclusivamente a
sus autores. y su publicacin no significa que la OIT las sancione.
Las referencias a firmas o procesos o productos comerciales no implican aprobacin alguna por la Oficina Internacional del Trabajo.
y el hecho de que no se mencionen firmas o procesos o productos comerciales no implica desaprobacin alguna.
Las publicaciones de la OIT pueden obtenerse en las principales libreras o en oficinas locales de la OIT en muchos pases o pidindolas
a: Publicaciones OIT. Oficina Internacional del Trabajo, CH-121 1, Suiza, que tambin puede enviar a quienes lo soliciten un catlogo
o lista de nuevas publicaciones.

Impreso cn el Per
Mejore Su Ne ocio
BSICO

Existen seis captulos contenidos en Mejore su Negocio. Cada

captulo lo ayudar a solucionar problemas y mejorar el ma-
nejo de una parte importante de su negocio.

* Mercadeo lo ayuda a ofrecer lo que sus clientes desean

* Compras lo ayuda a comprar productos, materiales y equipo

* Control de existencias lo ayuda a guardar y controlar exis-

tencias

* Costeo lo ayuda a estimar costos para sus productos o

servicios
* Registro Contable lo ayuda a mantener y utilizar registros.

* Planificacin del Negocio lo ayuda a efectuar planes para

mejorar su efectivo, ventas y costos.

u
PROLOGO
Qu es "Inicie y Mejore Su Negocio" (IMESUN)?

El programa global de la OIT "Inicie y Mejore Su Negocio" (IMESUN, de/ingls SIYB, Start and
Improve Your Business) se ha constituido en una de las metodologas ms conocidas de capacitacin para
la adquisicin de destrezas esenciales para la gestin de pequeas empresas. "Inicie y Mejore Su Negocio
es un sistema de paquetes de capacitacin interrelacionados de destrezas prcticas para la gestin empre-
sarial que est dirigido a dueos y conductores de pequeas empresas. El Programa consiste de dos
paquetes de capacitacin, a saber, "Mejore Su Negocio" (MES UN), que se propone capacitar a
empresarios(as) existentes a consolidar y expandir sus negocios, e "Inicie Su Negocio" (ISUN), que equipa
a los que desean empezar negocios con habilidades prcticas para iniciar y conducir negocios viables.
El origen de "Inicie y Mejore Su Negocio" est en una serie de materiales de capacitacin titulados
"El Cuidado de Su Empresa", que fue desarrollado en los aos 70 por la Confederacin Sueca de
Empleadores. En 1977, la Autoridad Sueca para el Desarrollo Internacional (SIDA) financi un proyecto
para que la OIT adaptara estos materiales a fin de que reflejaran las necesidades y situaciones de empre-
sarios y empresarias en los pases en desarrollo. Desde entonces, los materiales, metodologa y sistemii,
IMESUN se desarrollan, adaptan y enriquecen constantemente para atender las necesidades siempre cam-
biantes de los empresarios en muchos pases distintos.
E/objetivo del paquete MES UN es incrementar la viabilidad y rentabilidad de las pequeas empre-
sas en operacin a travs de la aplicacin de principios bsicos de gestin, que pueden conducir al mante-
nimiento y/o creacin adicional de empleos de calidad. Provee conocimientos y tcnicas sobre tales princi-
pios de gestin a conductores de pequeos negocios en una manera simple y prctica, y los estimula a
aplicarlos en sus respectivos negocios. De este modo, los empresarios(as) sern capaces de incrementar
sus ventas, mantener un flujo positivo de fondos, costear y far precios de sus productos en forma apropiada,
comprar de modo eficiente lo que necesita el negocio, mejorar la calidad de sus productos, reducir sus costos
y, eventualmente, aumentar la rentabilidad de sus negocios. Estos logros resultarn en pequeas empresas
ms viables contribuyendo a la creacin y mantenimiento de empleo y, con ello, al crecimiento econmico.

Los atributos de IMESUN

La particularidad del programa IMESUN radica en sus conceptos que son presentados de una
manera simple, costo/eficiente, prctica, relevante y participatoria. De este modo, se dirige a satisfacer las
necesidades de usuarios con bajo nivel de instruccin. Sus atributos especificos son:
Los materiales MESUN (Bsico) y el Juego de Negocios IMESUN el ncleo del programa IMESUN -
y las metodologas de capacitacin IMESUN se dirigen a las necesidades especfficas de capacitacin
de conductores de pequeos negocios con poca escolaridad.
El componente de seguimiento de la capacitacin (o Servicio de Extensin Empresarial), que consiste
en ciertas intervenciones de capacitacin aplicadas progresivamente; posterior es a la capacitacin
inicial en clase, utilizan las metodologas de monitoreo, aprendizaje activo y de tipo vivencial que faci-
litan una transferencia efectiva de experiencias prcticas.
La capacitacin basada en 'resultados' otorga transferibilidad a sus aspectos conceptuales.
El programa tiene inserto un sistema simple de monitoreo y evaluacin mediante el cual la efectividad
de la capacitacin puede ser medida con precisin.
Los vnculos entre los programas Inicie Su Negocio (ISUN) y MES UI") ayudan a mejorar la sostenibilidad
de los programas de desarrollo de pequeas empresas.
(1) El programa se presta a ser adaptado sectoralmente, por ejemplo, en la capacitacin de pequeas
empresas en construccin, ventas, confecciones, transportes, turismo, etc. y al desarrollo de enfoques
multidisciplinarios relacionados o complementarios. Entre estas adaptaciones se encuentran disponi-
bles en castellano: Mejore Su Negocio en Construccin (MESUNCO) y prximamente lo estarn:
'Capacitacin Empresarial para Contratistas' (CEC)', 'Mejore Su Ambiente de Trabajo y Su Negocio
(MESAMSUN)' y 'Conozca de Negocios (CODEN)'.
g) Es una intervencin de capacitacin de bajo costo, que la hace accesible a grupos objetivos amplios en
las reas rurales, especialmente si se le combina con otras metodologas de la OIT para formacin de
negocios, tal como la "Capacitacin Empresarial de Base".
Tiene una estrategia de implementacin clara y validada.
Promueve vinculaciones amplias con otras instituciones de desarrollo de la PyME, mejorando as la
efectividad y el impacto de la capacitacin al nivel de los beneficiarios directos.
 En trminos de impacto a la fecha, ms de 100,000 empresarios y empresarias existentes y
emergentes de pases en desarrollo se han beneficiado de los programas IMESUN. La evaluacin del
programa MES UN de Africa llevada a cabo por SIDA en 1993 seala que ". . . las empresas que han tomado
parte en el programa de capacitacin MES UN tienden a tener tasas de crecimiento ms altas que los
promedios nacionales para el sector industrial de pequea escala... La mayora emple ms fuerza de
trabajo durante el ao pasado. Son tambin ms rentables que otras empresas". La evaluacin concluye en
que el programa tuvo un impacto sustancial en los empresarios en trminos de desempeo empresarial y
utilidades as como en la generacin de empleo.

El compromiso de la OIT con el desarrollo de la pequea empresa

La OIT tiene cerca de 20 aos de experiencia en la implementacin e institucionalizacin nacional

de los programas IMESUN a travs de proyectos regionales y nacionales, los cuales aplican coherentes
estrategias flexibles basadas en necesidades nacionales para implementar el programa, aprendiendo de
las prcticas ptimas de capacitacin desarrolladas en el mundo. La estructura de terreno de la OIT con sus
16 Equipos Tcnicos Multidisciplinarios provee apoyo tcnico y diseminacin efectiva a los programas
IMESUN nacionales.
En general, el programa IMESUN est diseado para organizaciones dedicadas a la capacitacin
empresarial y el desarrollo de la pequea empresa en pases en desarrollo. La estrategia del programa ha
sido delineada para desarrollar capacidades nacionales e institucionales para implementar la capacitacin
a nivel nacional, sectorial o local en ISUN e IMESUN de modo sostenible sin una dependencia externa de
la OIT. Con el fin de incrementar el impacto de las instituciones que promueven a las pequeas empresas,
el programa IMESUN apoya a las ONGs, organizaciones com unitarias, organizaciones de empleadores y
trabajadores, organizaciones del sector privado, cmaras de comercio, instituciones pblicas, instituciones
de formacin profesional y compaas privadas de consultora que apoyan a la pequea empresa La
diversidad de sus canales de prestacin ayuda al programa a optimizar su llegada a los beneficiarios lti-
mos, es decir a los dueos(as) y conductores de pequeas empresas existentes y en formacin en los
pases en desarrollo.

Cmo se accede a estos programas?

Los Seminarios de Formacin de Capacitadores entrenan en la forma de ejecutarlas actividades

de capacitacin IMESUN, ylos de Formacin de Capacita dores Principales se orientan a formar capacitadores
y a asistir a los usuarios en la institucionalizacin del programa. Las organizaciones participantes suelen
asumir los costos relacionados a la ejecucin del programa a nivel nacional, lo cual es una clara expresin
de su compromiso con los va/ores del programa, as como una buena seal de sus posibilidades de
sostenibilidad.
El acceso a los cursos de Formacin de Capacita dores MESUN, que entrenan y acreditan a los
capacita dores que impartirn esta metodologa, son ofrecidos por la OIT desde sus Oficinas de Area y
Equipos Tcnicos Multidisciplinarios. Se puede obtener informacin sobre ellos, y sobre los instrumentos
de la lnea IMESUN, en la Oficina de Area OIT ms cercana.
La presente edicin ofrece al pblico de Amrica Latina, y especialmnte de la regin andina, los
seis manuales del "Mejore Su Negocio" (Bsico), cuyo texto y elaboracin conceptual se dirigen al espectro
ms amplio posible de usuarios, en comparacin a la edicin regular. Dicha edicin regular de MESUN,
dirigida a personas con niveles de instruccin ms bien elevado y compuesta de un Manual y un Cuaderno
de Trabajo, ha estado disponible en castellano desde 1991.
El texto ha sido vertido al espaol por Juan E Marcenaro, Consultor de la Oficina de Area de la OIT
para la Regin Andina, con la supervisin de Mario Tueros, Especialista Principal en Desarrollo de la Pe-
quea Empresa del Equipo Tcnico Multidisciplinario para la Regin Andina.

Daniel Martnez
Director a.i.
Oficina de Area y Equipo Tcnico Multidisciplinario
OIT Lima
COM UTILIZAR SU MANUWEJOJ ) 1EGOCO"
BSCO

En este manual encontrar:

* Explicaciones de los mtodos de manejo empresarial. Aprenda estos
mtodos y utilcelos para mejorar su propio negocio.
* Ejercicios prcticos. Realice los ejercicios en cada captulo para poner en
prctica los mtodos de manejo empresarial ledos.
* Planes de accin. Ud. hallar al final de cada captulo, los planes de accin
para ser complementados. Esto le ayudar a poner los nuevos conocimientos en
prctica.
* Palabras de negocios de uso ms frecuente. Encuentre los significados de
las palabras de negocios al final del libro.
* Usted tambin encontrar distintos tipos de cuadros. Cada tipo de cuadro le
muestra una clase individual de informacin:

En estos cuadros, encontrar ejercicios o preguntas para responder acerca

del contenido del captulo.

En estos cuadros, encontrar respuestas a los ejercicios y preguntas.

Estos cuadros le muestran dnde encontrar mayor informacin en otros cap-

tulos. Por ejemplo: Lea ms acerca de los costos indirectos en el captulo
Costeo
rfi1w

En estos cuadros, encontrar preguntas acerca de su propia empresa. Por ejemplo:

sabe cules son las necesidades de sus clientes? Su negocio le proporciona los
bienes o servicios correctos para satisfacer las necesidades de sus clientes?
ti :tli' #. .rt. t TEW rf! fi

Estos cuadros le muestran algo muy importante que tiene que recordar. Por
ejemplo: El cliente es la persona ms importante para su empresa.
INDICE Pag.

Comprar par vender 8

Qu comprar para su empresa? 13

Pasos a seguir cuando compre 19

Qu aprendi en este captulo? 37

Palabras de uso frecuente sobre compras 43

COMPRAR P VE

QU ES COMPRAR?

Las empresas compran materias primas, artculos y equipos para:

* fabricar productos para luego venderlos
* ofrecer servicios
* revender

Presentamos algunos ejemplos:

Un taller de metales compra equipos y

materias primas tales como lminas de Utiliza los equipos y las materias primas
metal, tuercas pernos, equipos de para fabricar y vender productos tales
soldadura y herramientas. como canalones, baldes y tolvas.

Un saln de belleza compra materiales y Utiliza los materiales y el equipo

equipos tales como champ, tnico para para ofrecer los servicios de
el cabello, tijeras y cepillos. peluquera a sus clientes.

LlUillEti

Una ferretera compra artculos como

pinturas, fertilizantes y herramientas. Revende los artculos a los clientes.
8
Cualquiera que sea su negocio, Ud. necesita comprar antes de fabricar o vender
productos, servicios o artculos. Qu tan bien venda depende de qu tan bien compre.

ES IMPORTANTE COMPRAR?

Piense qu ocurre en estos tres negocios:

Una sastrera:
Un representante de ventas del proveedor convence a La Sastrera de que un nuevo
material de seda delgado es muy popular y que a los clientes les gustar. El material
es muy costoso, no obstante, compraron 50 metros. Desafortunadamente, la
demanda del material es muy baja y un ao despus La Sastrera an tiene 40
metros en existencias.

Una panadera:
A La Panadera se le acaba la harina muy a menudo. Algunas veces, tiene que ir
tres veces a la semana a la cuidad para comprar harina.

Una tienda en general:

La Tienda compra bastante jabn en polvo pero no logra venderlo porque sus clientes
prefieren jabones en barra.

EJERCICIO

Por qu La Sastrera compr tanto material de seda delgado?

Cul es el problema en la manera cmo La Sastrera efecta su compra?

Qu consejo dara Ud. a La Sastrera para mejorar su compra?

9
 Qu error cometi La Panadera al efectuar su compra?

Qu le puede ocurrir a La Panadera si no mejora su compra?

Qu error cometi La Tienda al efectuar su compra?

Qu le puede ocurrir a La Tienda si no mejora su compra?

Vase las repuestas en la pgina 12

Compre los artculos, materiales o equipos que le proporcionen mayor

utilidad. Antes de comprar, asegrese de saber lo que prefieren sus clientes.
Lea acerca de cmo realizar una investigacin de mercado en el Manual
de Mercadeo.

COMPRE BIEN PARA MEJORAR SU NEGOCIO

* Compre la calidad apropiada. Compre lo que su empresa necesite, en
las calidades que necesite y sus clientes prefieran.

* Compre la cantidad apropiada. Compre las cantidades que su negocio

necesite y sus clientes requieran. Ni mucho ni muy poco.

* Compre al precio justo. Compre a precios que su empresa y sus clientes

se encuentren dispuestos a pagar. Asegrese que los precios que pague,
proporcionen a su empresa la utilidad que sta necesita.

* Compre en el momento adecuado. Compre cuando sus clientes y su empresa

necesiten artculos, materiales o equipo. Ni con mucha anticipacin ni muy tarde.

lo
 El Manual de Control de Existencias le informa ms sobre comprar cantidades
apropiadas de artculos y materiales en el momento apropiado.

Resumen

La empresa compra materias primas, artculos y equipos para:

* fabricar productos y luego venderlos
* ofrecer servicios
* revender

Ud. necesita comprar antes de fabricar o vender sus productos, artculos o servicios.
Qu tan bien venda depende de qu tan bien compre.

Para comprar bien compre:

* la calidad apropiada
* la cantidad apropiada
* al precio justo
*
en el momento adecuado

Compre los artculos, materiales o equipos que proporcionen a su empresa la mayor

utilidad. Antes de comprar, asegrese de saber lo que prefieren sus clientes.

11
1 RESPUESTAS

Respuestas al ejercicio de la pgina 10

La Sastrera compra una gran cantidad de material de seda delgado porque

el representante de ventas les dice que el material es popular y que a muchos
clientes les gustar.

El problema con la compra de La Sastrera es que no conocen lo que sus

clientes prefieren. Compran lo que el proveedor les dice que compren.
Para mejorar su compra, La Sastrera debe averiguar lo que sus clientes
prefieren antes de comprar. La Sastrera no debera de comprar slo lo que
sus proveedores le sugieren. Necesita efectuar una investigacin de mercado.

Cuando compren los materiales, La Sastrera puede comprar en pequeas

cantidades para averiguar si sus clientes les agrada los materiales y si estn
dispuestos a pagar por estos.

La Panadera no compra suficiente harina y a menudo se queda

desabastecida. Le toma mucho tiempo y le cuesta mucho dinero ir a la ciudad
a comprar ms.

Si La Panadera no mejora su compra:

su empresa no podr hacer suficiente pan para sus clientes. Los clientes
comprarn pan en otro negocio y las ventas disminuirn.
Los costos incrementados del transporte, disminuirn sus utilidades.
seguirn perdiendo mucho tiempo comprando harina tan a menudo. Las ventas
y las utilidades disminuirn.

La Tienda compr demasiado jabn en polvo. A sus clientes no les gusta

el jabn en polvo. Lo que ellos prefieren son jabones en barra.

Si La Tienda no mejora su compra, la empresa no tendr lo que sus clientes

requieren. No tendr suficiente dinero para comprar jabones en barra u otros
artculos que sus clientes prefieran. Puede perder clientes, y tanto sus ventas
como sus clientes disminuirn.

12
Qu COMPRAR PARA SU EMPRESA?

Las empresas necesitan comprar:

* equipo
* materias primas
* artculos terminados

LA COMPRA DEL EQUVPO

El equipo consiste en toda la maquinaria, herramientas, accesorios de taller,

etc., que su empresa necesite. Se espera que el equipo tenga larga duracin,
pues es a menudo costoso. Presentamos algunos ejemplos de equipos:

n PI

Congelador

El equipo nuevo necesita ser reemplazado. A menudo revise qu tan bien

funciona su equipo. Produce tanto como antes? Por ejemplo Ud. puede sentir
la necesidad de comprar un nuevo equipo cuando ste:
* se vuelva difcil de operar
* trabaje poco
*
se malogre muy a menudo
*
se vuelva viejo y aparezca un equipo nuevo y mejor para usar

13
Si su negocio va prosperando pero desea que vaya mejor, entonces puede sentir
la necesidad de comprar ms equipos. Comprar un equipo, en especial una
maquinaria costosa, es un asunto muy serio. Ud. necesita el equipo no slo
para hoy, sino tambin para el futuro. Existen preguntas importantes que debe
hacerse antes de comprar un equipo.
Si cree que su empresa necesita una nueva mquina, antes de decidir la compra
de sta, formlese las siguientes preguntas:
* Cunto ms puede producir mi empresa hoy y en el futuro?
* Qu tipo de mquina necesito?
* De qu tamao debe ser la mquina para realizar el trabajo que necesito?
* Cunto costar la mquina?
* Podr mi empresa tener los recursos para comprar la mquina?
* Puedo comprar una mquina de segunda mano?
* El aumento de las utilidades despus de que compre la mquina ser lo
suficientemente alto como para pagar el costo de la mquina?

Talvez no necesite comprar el equipo por sus propios medios. Averige si puede:
* prestarse o alquilar el equipo, slo cuando lo necesite
*pagar a otra empresa que tenga el mismo equipo que Ud. necesite para
que realice el trabajo por Ud.

Si Ud. decide comprar el equipo averige todo lo que pueda sobre los diferentes
tipos de equipo que podra utilizar. No corneta estos errores:

Esta mquina era econmica pero se
malograba a cada momento. Talvz
se debi gastar ms dinero para
comprar una mquina mejor y que no
se malogre tan a menudo.
Este horno result ser muy grande para
una pequea alfarera. Le toma dos
semanas conseguir suficiente vajilla de
barro para llenar el horno. El horno cuesta
mucho dinero y utiliza mucha lea.

14
Algunos proveedores pueden estar ms interesados en vender que en averiguar lo
que su negocio realmente necesita. Antes de comprar, reciba consejos de los
proveedores, pero tambin converse con los empleados, amigos empresarios o
personas que utilicen el mismo equipo o uno similar.

Encuentre respuestas a preguntas como stas:

* El equipo trabaja bien? Cada cunto tiempo se malogra?
* Qu equipo es el ms econmico y fcil de operar?
* Necesito capacitacin especial para operar el equipo? Puedo conseguirla?
* Cul es su costo?
* Cul ser el tiempo de duracin del equipo?
* El proveedor le da una garanta por escrito? El proveedor instalar y dar
servicio de mantenimiento al equipo?
* Puedo tener el servicio de mantenimiento localmente?

REPUESTOS

Su equipo necesitar reparaciones. Pregunte al proveedor sobre los repuestos y

el servicio de ventas que recibe luego de comprarlo, antes de comprar cualquier
equipo. Averige:
* si los repuestos estn disponibles localmente. Si no lo estn, cunto tiempo
se demoraran en conseguirlos?
* de qu calidad son los repuestos y cunto cuestan?

Cuando compre repuestos, asegrese de comprar las partes adecuadas para su

equipo. Los repuestos ms baratos no pueden ser suficientemente buenos. Su
negocio pierde mucho dinero cuando el equipo se malogra y en consecuencia tiene
que detener la produccin. Mantenga una buena relacin de negocios con un tcnico
de experiencia que conozca bien su equipo.

De esta manera, antes de comprar el equipo, encuentre las repuestas a todas las
preguntas importantes. Luego decida cul es el mejor uso de su dinero. Su negocio
debe:
*
comprar un equipo nuevo?
*
comprar un equipo de segunda mano?
* seguir utilizando el equipo que ya tiene, prestarse o alquilar un equipo slo
cuando lo necesite?
*
pagar a otra empresa que tenga el equipo que Ud. necesite para que realice el
trabajo por Ud.?

15
 COMPRA DE MATERIAS PRIMAS

Los fabricantes necesitan materias primas para fabricar los artculos y venderlos.
Las materias primas son todos los materiales y partes que se encuentran dentro de
los productos que fabrica. Algunos ejemplos de materias prima son:

Pescado, papas,
col y aceite de
cocina para
preparar una
comida.

Champ, tnico para Harina, leche,

el cabello y gel para levadura, azcar y
el cuidado del sal para hacer
cabello. pan.

Trate de utilizar materiales que se encuentren siempre disponibles cuando los

necesite. Compre los materiales a proveedores de confianza y asegrese que la
calidad sea apropiada.

Antes de comprar materias primas, averige:

* qu materiales diferentes necesita
* qu calidad prefieren sus clientes
* cunto necesita
* cada cunto tiempo necesita los materiales

COMPRA DE ARTCULOS TERMINADOS

Los fabricantes utilizan equipos para convertir las materias primas en artculos
terminados. Los mayoristas y minoristas compran y venden artculos terminados,
producidos por los fabricantes. Presentamos algunos ejemplos de artculos
terminados:

16
 011as y sartenes

If
Investigue el mercado y piense cuidadosamente antes de comprar artculos
terminados. Presentamos algunas de las preguntas que Ud. necesita responderse
antes de comprar artculos terminados:
* Qu tipo de productos prefieren mis clientes?
* Qu calidades y tallas prefieren mis clientes?
* Cules son los precios que mis clientes estn dispuestos a pagar?
* Cuntos de cada tipo de productos puedo vender a la semana o al mes?

El Manual de MERCADEO le brinda mayor informacin para decidir qu

artculos terminados deben comprarse y venderse.

Resumen

Las empresas necesitan comprar equipo, materia prima y artculos terminados.

El equipo consiste en toda la maquinaria, herramientas, accesorios de taller,

muebles de oficina, etc., que su negocio necesite. La compra del equipo es un
asunto serio. Ud. necesita el equipo no slo para hoy sino tambin para el futuro.

17
Antes de decidir si necesita el equipo reciba consejos de los proveedores, sus
empleados, amigos empresarios y ente que utilice el mismo equipo o uno similar.
Averige acerca de las reparaciones y repuestos antes de comprar un equipo.
Asegrese de comprar las partes apropiadas. Lo ms barato no puede ser
suficientemente bueno.

Decida cul es el mejor uso de su dinero. Su negocio debe:

*
comprar un equipo nuevo?
* comprar un equipo de segunda mano?
* seguir utilizando el equipo que ya tiene, prestarse o alquilar un equipo adicional
cuando Ud. lo necesite?
* pagar a otra empresa que tenga el mismo equipo que necesite para que realice

el trabajo por Ud.?

Las materias primas son todos los materiales y partes que se encuentran dentro
de los productos que fabrica. Si su negocio necesita materias primas, trate de
utilizar materiales que se encuentren disponibles cuando Ud. lo necesite.

Antes de comprar materias primas averige:

* qu materiales diferentes necesita
* qu calidad prefieren sus clientes
* cunto necesita
* cada cunto tiempo necesita los materiales.

Compre los materiales a proveedores de confianza y asegrese que la calidad sea

apropiada.

Los mayoristas y minoristas compran y venden artculos terminados elaborados por

los fabricantes. Investigue el mercado y piense cuidadosamente antes de comprar
artculos terminados. Encuentre repuestas a preguntas como stas:
* Qu tipo de productos prefieren mis clientes?
* Qu calidades y tallas prefieren mis clientes?
* Cules son los precios que mis clientes estn dispuestos a pagar?
* Cuntos de cada tipo de productos espero vender a la semana o al mes?
* Puedo comprar artculos directamente del fabricante o debo comprarlos a un
mayorista?

18
PASOS A SEGUIR CUANDO COMPRE

Existen algunos pasos a seguir cuando compre artculos, materiales, equipos o

cualquier otro producto que su negocio necesite. Puede seguir los mismos pasos
para cualquier tipo de empresa.

Paso Documento de la empresa

Averige lo que su empresa necesita
Obtenga informacin sobre diferentes proveedores
Contacte los proveedores Investigacin
Elija los mejores proveedores para su empresa Referencia
Haga el pedido Pedido
Verifique los artculos inmediatamente Gua de remisin
Verifique la factura Factura
Pague Recibo

Los ocho pasos son importantes. Cuando elija nuevos proveedores, es importante
seguir los pasos 1 ,2,3 y 4.

PASO 1. AVERIGE LO QUE SU EMPRESA NECESITA

Asegrese de saber todo lo que pueda sobre sus clientes, quines son y qu es lo
que necesitan y prefieren. Presentamos algunas preguntas importantes que debe
formularse antes de decidir lo que su empresa necesita:

19
Cuando sabe qu es lo que el mercado prefiere, Ud. tanto como el cliente, pueden
tener mejores decisiones acerca de:
* qu materiales o equipo necesita si fabrica artculos para vender
* qu artculos necesita si revende artculos terminados
* qu cantidades necesita
* qu precios est dispuesto a pagar
* cundo necesita los artculos o materiales.

En el Manual de MERCADEO se le brinda mayor informacin para comprender

y satisfacer las necesidades de sus clientes con respecto a los artculos y
servicios que ellos prefieren.

PASO 2. OBTENGA INFORMACIN SOBRE DIFERENTES

PROVEEDORES

Averige qu proveedores venden los artculos, materiales o equipos que necesita.

Existen muchas maneras de averiguarlo:
* Averige sobre las personas que laboran con Ud., a sus amigos empresarios,
a la persona que lo capacita en el negocio. Averige adems, dnde compran
sus competidores
* Contacte organizaciones que apoyen a las pequeas empresas, por ejemplo:
la Cmara de Comercio local, gobiernos locales, entidades pblicas y privadas.
Algunas veces, stas conocen a proveedores eficientes y de confianza.
* Revise en los peridicos, revistas y publicaciones industriales. Algunas veces,
existe una lista de empresas en la parte posterior de la gua telefnica.

Averige todo lo que pueda con respecto a los artculos, materiales o equipos que
ofrecen precios y descuentos, crditos, entregas, etc. Trate de averiguar a travs
de otras personas qu tan confiable es cada proveedor. Por ejemplo:
* Porio general, el proveedor efecta las entregas de manera puntual?
* El proveedor acepta productos o materiales devueltos?
* Cun responsable es el proveedor con respecto a la calidad de los productos
o materiales?

Comunquese con otras empresas para comprar conjuntamente. Si las otras

empresas necesitan los mismos artculos, materiales, Ud. puede ahorrar dinero a
su empresa y a sus clientes:

20
 * consiguiendo descuentos por pedido en gran cantidad
* compartiendo costos de transporte

Algunas veces, al comprar conjuntamente puede comprar directamente al fabricante

e incluso a precios ms bajos que en los mayoristas.

9e Se inform acerca de sus proveedores? Algunas veces hace pedido

conjuntamente con otras empresas?

PASO 3. CONTACTE A LOS PROVEEDORES

Cuando tenga una lista de buenos proveedores, averige qu puede ofrecerle cada
proveedor. Para comparar diferentes proveedores, averige qu es lo que cada
uno de sus proveedores puede ofrecerle al:
* visitarlos
* contactarlos telefnicamente
* escribirles.

Si su empresa est lejos de los proveedores, algunas veces es mejor escribirles o

llamarlos en vez de visitarlos. Visitar a los proveedores toma tiempo y cuesta dinero.
Considere los costos de transporte. Adems, su empresa puede necesitarlo cuando
Ud. no se encuentre en sta.

Lo mejor es obtener una respuesta a sus preguntas por escrito. Solicite una
cotizacin por escrito. Si ocurre un desacuerdo, es ms conveniente hacer una
cotizacin por escrito entre Ud. y el proveedor. Aprender ms sobre cotizaciones
en el paso 4 de la pgina 23.

La solicitud de informacin por escrito produce una buena impresin. De esta

manera, escriba claramente a mquina. Puede escribir una carta por duplicado,
para que pueda guardar una copia para Ud.

21
 La Ferretera
nombre y direccin Apartado 531
de su empresa San Isidro

fecha '5 de marzo de 1995

Grandes Almacenes
nombre y direccin ._..-Apartado 911
de la empresa del proveedor MIRAFLORES

Estimado Sr./Sra.
precio, plazos de pago, Por favor, envenos su cotizacin, trmi-
plazos de entrega y cualquier "nos de pago y trminos de envo de los
otro dato que necesite saber siguientes bienes.
Cantidad escripcin
cantidades que Ud. requiere O Az es
5 Bateras,PM9
tipos de bienes que Ud. requiere -i O Bateras, PM1O
rollo Tela metlica, 50m.
2 rollos Alambre de pas, lOOm.
1 cilindro Parafina 200 litros
firma Afectuosamente,

Sra. F. Jones
Propietaria de la tienda

Es til solicitar informacin por escrito para cualquier tipo de empresa, en especial
cuando Ud.:
* negocia con un nuevo proveedor
* compra artculos o servicios costosos

* ordena artculos de temporada tales como semillas, paraguas, sbanas o

chompas.

22
Obtenga la mayor informacin posible acerca de:

lLos diferentes tipos de artculos, materiales o equipos que puede ofrecerle

cada proveedor:
* El proveedor tiene lo que necesita en las cantidades y calidades que
requiere?
* Cul es la cantidad ms pequea que puede comprar?

1 Precios y plazos de pago:

* Necesita pagar al contado u obtener un crdito?
* Cunto crdito puede obtener?
* Cun pronto necesita pagar?
* Puede conseguir descuentos si compra en grandes cantidades o si paga
rpidamente?
* Cunto puede conseguir de descuento?

Plazos de entrega
* El proveedor le entregar el pedido?
* Cunto tiempo demoran en entregar el pedido una vez realizada la orden?
* Ud. paga el transporte o la entrega es gratis?

PASO 4. ELIJA LOS MEJORES PROVEEDORES PARA SU

EMPRESA.

El proveedor ms econmico no siempre es el mejor. Compare las cotizaciones

para averiguar exactamente qu es lo que los proveedores pueden ofrecerle. Una
cotizacin es una respuesta a su inquietud. En una cotizacin, el proveedor le
proporciona informacin detallada sobre los artculos, materiales o equipo, precios,
pagos, entregas y otras condiciones.

Decida qu es lo ms importante para su empresa. sta puede, por ejemplo, tener:

* crdito
*
entregas regulares y confiables
* bajos precios

Cuando haya decidido qu es lo ms importante para su negocio:

* lea cuidadosamente las cotizaciones que ha recibido

23
 * trate de negociar con los proveedores
* elija los mejores proveedores para su empresa

Materiales para Ferretera

Calle Los Geranios N 248
MIRAFLORES
Nmero: 136
Cotizacin

l9de Marzo de 1995

La Ferretera
Apartado 531
San Isidro
Estimada Seora Jones

Con referencia a su carta, tenemos el placer de ofrecerle los

siguientes artculos y condiciones.
Precio por
Precio
Cantidad Descripcin Unidad Total
10 Azadones 17.00 170.00
5 Bateras, PM9 9.00 45.00
10 Bateras, PM1O 16.50 165.00
1 rollo Tela metlica 50cm. 770.00 770.00
2 rollos Alambre de pas, 1 OOm 225.00 450.00
1 cilindro Parafina 200 litros 990.00 990.00

Entrega: En el perodo de tres semanas despus de hacer

el pedido. Entregas gratis a pedidos que superan los
$5,000.00.
Pagos. Al contado. Crdito: 15 das slo a clientes aprobados.
Gracias por su carta. Esperamos tener noticias suyas. Ntese
que esta cotizacin slo es vlida por 30 das a partir de la fecha
anteriormente mencionada.

Afectuosamente,

z9a4ee ddO*

Margaret Wilson
Gerente de Ventas

Estas son las mejores cotizaciones que La Ferretera recibi despus de haber
enviado numerosas cartas. La Ferretera est ubicada en una pequea ciudad

24
 lejos de los proveedores, por lo tanto, una entrega gratis y rpida es lo ms
importante. Un buen crdito tambin es importante.
COTIZACIN ,......- Nmero: 56

Nmero de referencia
GRANDES ALMACENES
del proveedor Apartado 911
MIRAFLORES

Fecha 11 demarzode 1995

Fecha
La Ferretera
Apartado 531
SAN ISIDRO

Estimada Sra. Jones:

Muchas gracias por su carta de fecha 5 de marzo de 1995. Es

un placer para nosotros ofrecerle los siguientes artculos:

Cantidades y tipos de Descin Precio por Precio

artculos solicitados unidad total
10 ... es ; sO 180.00
9.00 45.00
Precio por unidad
a eras, PM1O 17.50 175.00
rollo Tela metlica, 50cm 815.00 81 5.00
Precio Total por 2 rollos Alambre de pas, 1 m 225.00 450.00
Cantidad 1 cilindro Parafina, 200 litros 990.00 990,00

Entrega: Dos semanas despus de hacer el pedido.

Plazos de entrega
'-Entregas gratis con pedidos que superan los $2,500.00

Plazos de pago ..,Pago: 30 das exactos

Lamentamos no ofrecerle descuentos al contado, sin

Informacin adicional
Tiempo de validez
de la cotizacin
embargo, contctese con nosotros para darle mayor
informacin sobre los pedidos en mayor cantidad
Esta cotizacin slo es vlida por 30 das. Esperamos recibir
pedido.

Firma del
Sinceramente.
proveedor

5. Peters
Gerente de Ventas

25
La Ferretera compar las cotizaciones tanto de Materiales para Ferretera como
de Grandes Almacenes:
Grandes Almacenes Materiales para Ferretera
- entrega gratis para pedidos - entrega gratis para pedidos que
que superan los $2.500 superan los $5,000
- entrega dentro de 2 semanas - entrega dentro de 3 semanas a
a partir del pedido partir del pedido
-30 das de crdito - 15 das de crdito
precios bajos - precios ms bajos

EJERCICIO

Compare las dos cotizaciones de las pginas 24 y25

1 Qu proveedor ofrece los precios ms bajos?

Qu proveedor ofrece los mejores plazos de crdito?

Qu proveedor ofrece los mejores plazos de entrega?

A qu proveedor cree Ud. que La Ferretera compr? Por qu?

Vase las respuestas en la pgina 36

Pocos o muchos proveedores?

Tenga ms de un proveedor para que siempre pueda conseguir lo que necesite.

Pero, no tenga demasiados proveedores ni tampoco cambie de proveedores muy

a menudo. Si compra regularmente a uno o dos proveedores y les paga

26
 puntualmente, usualmente consigue mejor servicio de ellos. Pueden ayudarlo cuando
haya escasez o cuando necesite una entrega urgente.

Mantenga siempre una buena relacin con sus proveedores. Su empresa necesita
a sus proveedores. Por un lado, su empresa necesita artculos y proveedores de
confianza y por otro lado, los proveedores necesitan artculos y clientes de confianza.

9. Cuntos proveedores tiene su empresa? Cuntos necesita?

1

PASO 5. HACER EL PEDIDO

Cuando haya decidido a qu proveedor comprar, hgale su pedido por medio de

una visita, una llamada telefnica, un fax o una carta. Lo ms conveniente es siempre
hacer su pedido por escrito. Un pedido por escrito le ayuda a recordar qu orden
y adems constituye una prueba de que efectu dicho pedido.

Si el proveedor no tiene formatos de pedidos, hgalo Ud. mismo. Puede usar un

libro de pedidos estndar que puede encontrar en varias tiendas. Elabore Ud. mismo
un formato de pedidos simple. Enve el original al proveedor, pero recuerde guardar
una copia para Ud.

Si ha recibido una cotizacin, mencinela en su pedido. No tiene que pedir todo lo

que contiene la cotizacin. Slo ordene lo que necesite. Piense cuidadosamente
qu cantidades de artculos o materiales, necesita:
* Cul es la cantidad ms pequea que puede ordenar?
* Cunto cuesta cada envase de materiales a granel?
* Puede ordenar menos de un envase de materiales a granel?

27
Nmero de pedido N.31 ORDEN
(para mejor referencia)
?2.d rpa,rzp de 1
mcenes
Fecha Apartado 911, MIRAFLORES

Por favor abastezca los artculos abajo mencionados por su

Remtase a la _...-"nmero de cotizacin No.56 de 11 de marzo
de 1995. Adjunto encontrar una factura o gua de remisin.
cotizacin por fecha
o nmero Descripcin Precio por Precio
unidad
Azadones 18 180,00
Cantidades y tipos de Bater- , 119 9,00 45.00
:- eras, PM1O 17.50 175.00
artculos solicitados Tela met - , 50cm. 815.00 815.00
l;.das; lOOm 225.00 450.00
aaina, 200 litros 990.00 990,00
Precio por unidad
Entrega: Dos semanas despus de hacer el pedido.
Entre9as gratis a pedidos que superan los $2,500.00
Precio total por Pago: 30 das exactos
tipo de artculo
Firmado S'a fZue4. Propietaria de la tienda

Plazos de entrega La Ferretera

Apartado 531
SAN ISIDRO
Plazos de pago

Firma del proveedor

Aprenda ms acerca de cunto y cundo ordenar en el Manual de Control de

Existencias.

PASO 6. VERIFIQUE LOS ARTCULOS INMEDIATAMENTE

Si Ud. mismo recoge los artculos o materiales, entonces verifique el tipo y la cantidad
antes de llevrselos. Cuando los artculos o materiales son entregados, el proveedor
le enva una gua de remisin junto con los artculos o materiales. La nota de
remisin le ofrece informacin detallada sobre los artculos. Antes de firmar la gua
de remisin, siempre verifique el tipo y la cantidad apropiada.

Presentamos a continuacin una gua de remisin que La Ferretera recibi:

28
NMERO DE GUA GUA DE REMISIN ..-Nmero: 134
DE REMISIN -
Sres Grandes Almacenes
Apartado 911
MIRAFLORES
Fecha de entrega o ' 2deAbril de 1995
de retiro La Ferretera
Apartado 531
SAN ISIDRO

Cantidad Descripcin Precio por Precio

unidad total
Cantidades y tipos de 10 Azadones 18.00 180.00
artculos solicitados 5 Bateras, PM9 9.00 45.00
10 Bateras, PM1O 17.50 175.00
Firma de la persona 1 rollo Tela metlica, 50cm. 81 5.00 815.00
que verifica los 2 rollos Alambre de pas, lOom 225.00 450.00
artculos en su o Parafina, 200 litros 990.00 990,00
empresa
Recibido en buen estado:

Cuando reciba sus productos:

linmed latamente
verifique los artculos con
la gua de remisin. Antes
de firmar la nota de
remisin, asegrese de
que haya recibido:
*
los artculos que
solicit
*
la cantidad que
solicit
* los artculos en buen
estado

Algunos proveedores le otorgan una factura en vez de una gua de remisin.

29
 Entonces, verifique los artculos con la factura.
Luego, verifique la gua de remisin o factura con su pedido. Verifique que haya
recibido todo su pedido y que se haya efectuado puntualmente.

Si hay alguna equivocacin, presente su queja inmediatamente. No firme la gua

de remisin hasta que el problema se haya resuelto:
* Contctese con el proveedor o mejor an converse con el repartidor antes de
que l o ella inicie su labor.
* Presente una nota por escrito a su proveedor o escriba su queja en la gua de
remisin.
* Asegrese que el repartidor firme la queja como prueba que sta es conforme.
Esto hace que el problema sea resuelto de una manera fcil entre Ud. y el
proveedor.

2 de abril de 1995

Para los Grandes Almacenes:

Una batera, PM 10 se rompi durante la entrega y fue
devuelta con esta nota.
fd. e4Je Sra. Propietaria
Grandes Almacenes La Ferretera

PASO 7. VERIFIQUE LA FACTURA

Una factura es una lista que detalla lo que ha comprado y le informa cunto pagar.
sta contiene:
* cunto tiene que pagar
* cundo debe pagar
* a quin debe pagar

* cmo debe pagar

Algunos proveedores no envan gua de remisin y factura por separado. Envan un

solo documento para ambos casos:
* en el momento que Ud. recibe los artculos. Esto generalmente quiere decir

que se debe pagar inmediatamente al contado o con cheque.

* despus de que Ud. recibe los artculos. Esto quiere decir que no tiene que
pagar enseguida. Paga al crdito.
30
 Presentamos a continuacin la factura que La Ferretera recibi de Grandes
Almacenes:

NMERO DE FACTURA ACTU RA . Nmero: 341

Sres. Grandes Almacenes

fecha Apartado 911

Su numero de pedido: 31 2de Abril de 1995

Remitase a la cotizacin La Ferretera
por fecha o nmero Apartado 531
SAN ISIDRO
Precio por unidad
Precio total por Cantidad Descripcii Precio Precio
tipo de artculo unidad total
Cantidades y tipos de 10 18.00 80.00
artculos solicitados 5 Bateras, PM9 00 45.00
Precio total a pagar 10 Bateras, PM 10 17.50 175.00
Condiciones de 1 ro Tela metlica, 50cm. 815.00 815.00
entrega 2 rollos Alam as,loom 225.00 450.00
Condiciones 1 cilindro Parafina, 200 litros 90.00 990,00
de pago Total $2655.00
Condiciones de Entrega: Gratis
Condiciones de Pago: 30 das exactos-

La factura le informa cundo y cmo el proveedor prefiere que se efecte el pago.

Por lo general, a esto se le llama condiciones de pago. Por ejemplo:
* la factura puede ser pagada al contado o por PCE que significa PAGO CONTRA
ENTREGA. Esto quiere decir que debe pagar en el momento que los artculs le
son entregados.
* Si obtiene un crdito, las condiciones pueden indicar 30 das exactos. Esto
quiere decir que debe paga a ms tardar 30 das a partir de la fecha determinada
en la factura.

Asegrese que la factura se efecte correctamente. Compare la factura con la

gua de remisin. La lista de los artculos debe ser la misma en ambos documentos.
Asegrese que:
* haya recibido todo lo que solicit

31
 * los precios y los totales se
encuentren correctos.
Por ejemplo, si el
proveedor le prometi
un descuento, obtuvo
el descuento?

Si recibe una cotizacin,

verifique la factura con la
cotizacin. Asegrese que el
proveedor se encuentre cobrando los mismos precios y respetando las condiciones
que determin en su cotizacin.

Si cree que una factura no se efectu correctamente, averige cul es el error y

contctese con el proveedor inmediatamente. Discuta el problema con el
proveedor y trate de resolverlo de la mejor manera posible.

EJERCICIO
Compare la factura de la pgina 31, con la gua de remisin de la pgina 29 y
la nota de queja de la pgina 30.

Cul es el error en la factura que La Ferretera recibi?

Qu cree que hizo La Ferretera despus de encontrar el error?

Vase las repuestas en la pgina 36.

32
PASO 8. PAGO

Pague por lo que compre ya sea al contado o al crdito. Las condiciones de pago
le informan cundo debe pagar. Generalmente, pague al contado o con cheque.

Asegrese que siempre reciba una boleta de pago o factura como prueba que
efectu el pago.

La Ferretera Grandes Almacenes

Comprador Vendedor (Proveedor)

INVESTIGACIN *COTICIN
PEDIDO *GUA DE REMISIN/FACTURA
*CHEQUE *BOLETA DE PAGO
*COTIZACIONES *FACTURNBOLETA DE PAGO
PEDIDOS *COMPROBANTES
*FACTURAS DE LOS *LIBRO DE ANOTACIONES
PROVEEDORES QUE NO
ESTN PAGADAS (cuentas por cobrar)

33
Guarde todos los documentos de la empresa o copias en buen estado. Puede
ponerlos en uno o varios archivos para que los pueda encontrar fcilmente.

Necesita sus facturas y boletas de venta para el archivo de su empresa. Lea

ms acerca de cmo guardar y usar sus archivos en el Manual de REGISTROS
CONTABLES.

Resurnen
.-.-.--.-.,-...-.-. -,.--.

Existen ciertos pasos a seguir cuando Ud. compra bienes, materias primas, equipos
otras cosas, que sLejonecesita.

-) ji
1 Averigue lo que su empresa necesita
segurese de saber todo o que pueda sobre sus clientes y que es lo que necesitan
y prefieren Lego, torne nejores decisiones acerca de
*
tciks, tia es equipos necesita su empresa
* qu cantidades necesita
* qu precios est dispuesto a pagar
* cundo necesita los artculos, materiales o equipo

Obtenga informacin sobre diferentes proveedores

rgtnte a. personas que trabajen con Ud., amigos, empresarios, organizaciones
ue presten ayuda alas pequeas empresas y otras. Revise en peridicos y revistas,
ubikaeiones industriales y en guas telefnicas. Pregntese lo siguiente:
* qu artculos, materiales o equipos puede ofrecerle cada proveedor
precios, descuentos, crditos y entregas
* cun confiable es cada proveedor.

Contctese con los proveedores

Visite, llame o escriba a cada proveedor para solicitar informacin sobre:
* qu tipos diferentes de artculos, materiales o equipos ofrecen
* precios y condiciones de pago
* condiciones de entrega

Solicite una cotizacin por escrito como respuesta a su inquietud

34
 Elija los mejores proveedores para su empresa
Compare cotizaciones para averiguar con exactitud lo que cada proveedor puede
ofrecerle. Lea cuidadosamente las cotizaciones que ha recibido. Decida qu es lo
ms importante para su empresa. Trate de negociar con los proveedores.

Haga el pedido
Lo ms apropiado es siempre hacer su pedido por escrito. Piense cuidadosamente
las cantidades que necesita.

Verifique los artculos cuidadosamente

Si los artculos o materiales son entregados, el proveedor generalmente enva una
gua de remisin con los artculos o materiales. La gua de remisin le detalla los
artculos. Firme la gua de remisin como prueba que ha recibido los artculos.

Adems verifique la gua de remisin con su pedido. Verifique que haya recibido
todo lo que solicit. Si hay algn error, presente su queja al proveedor. No firme la
gua de remisin y no pague hasta que el problema haya sido resuelto.

Verifique la factura
La factura detalla lo que ha comprado y le informa cundo y cmo el proveedor
prefiere que se realice el pago. Asegrese que la firma se encuentre correcta. Si
ha comprado a crdito, compare la factura con la gua de remisin. La lista de
artculos o materiales debe ser la misma en ambos documentos. Asegrese que:
* haya recibido todo lo que pag
* los precios y los totales se encuentren correctos

Si cree que existe un error en su factura, contctese inmediatamente con el proveedor

y pngase de acuerdo para resolver l problema de la mejor manera posible.

Pago
Pague generalmente al contado o con cheque. Asegrese que siempre reciba una
boleta de pago como prueba de lo que pag.

35
 RESPUESTAS
1 Las respuestas del ejercicio de la pgina 26.

1 Materiales para Ferretera oftece los ms bajos precios. El monto total de

los artculos en la cotizacin de Materiales para Ferretera es de $2.590,
mientras que de Grandes Almacenes es de $2.655

Grandes Almacenes ofrece mejores condiciones de crdito. Otorgan 30

das de crdito mientras que Materiales para Ferretera slo 15 das.

Grandes Almacenes tiene las mismas condiciones de entrega. Ofrecen

entregas a pedidos que superan los $2.500. Adems, realizan la entrega
rpidamente dos semanas despus de haber efectuado el pedido.

La Ferretera compr a Grandes Almacenes porque:

* Las entregas gratis y rpidas son ms importantes para ellos. Grandes
Almacenes entrega en un lapso de dos semanas y de manera gratuita a
pedidos que superan los $2.500. El pedido de La Ferretera es de $2.655.
Materiales para Ferretera necesita 3 semanas para realizar sus entregas
y, slo los pedidos que superan los $5.000 son gratis.
* El crdito tambin es importante para La Ferretera: Grandes Almacenes
otorga 30 das de crdito mientras que Materiales para Ferretera slo 15.

Las respuestas del ejercicio de la pgina 32

La factura incluye la batera rota PM1 O que La Ferretera devolvi al

proveedor con una nota de queja firmada por el repartidor.

Despus de encontrar el error, La Ferretera se contact inmediatamente

con el proveedor y le explic el problema. Le dijeron al proveedor sobre la
nota que enviaron con el repartidor y discutieron con el proveedor sobre cmo
resolver el problema.

36
QU APRENDI EN ESTE CAPTULO?
Ahora que ha trabajado este captulo, trate de realizar estos ejercicios prcticos.
Estos ejercicios le recordarn lo que ha prendido ylo ayudarn a mejorar las compras
de su empresa.

Compare sus respuestas con las Respuestas de la pgina anterior. Si le parece

difcil una pregunta entonces, lea nuevamente la parte relevante del manual. La
mejor manera de aprender es terminar un ejercicio antes de mirar las respuestas.
Verifique la Lista de Palabras de Uso Frecuente sobre Compras de las pginas
43 y44.

En este captulo, ha aprendido ms sobre la compra. Sin embargo, lo que ha

aprendido no lo ayudar hasta que en su empresa diariamente haga uso del
nuevo conocimiento adquirido. Recuerde elaborar un Plan de Accin en la
pgina 39 para mejorar las compras en su negocio.

Problemas en el equipo

Un carpintero haba estado buscando un nevo taladro por largo tiempo. Hace
algunos meses, compr un potente taladro elctrico que un amigo le trajo del
extranjero.

Aproximadamente un mes despus, la mquina se malogr. El carpintero averigu

luego que los repuestos no se encontraban disponibles en el pas. Nadie sabe
como reparar la mquina. Ahora el carpintero tiene una mquina que no puede
utilizar.

1. Fue un error del carpintero comprar ese taladro? Por qu?

2.,Con quin debi conversar el carpintero antes de comprar el taladro?

37
3. Cite algunos ejemplos sobre las clases de preguntas que el carpintero debi
haberse hecho antes de comprar el taladro.

Vase las respuestas en la pgina 41.

Escriba un pedido
La Tienda se encontraba descontenta con uno .de sus proveedores. Preguntaron y
compararon cotizaciones a varios proveedores y eligieron a Proveedores A.

La Tienda desea ordenar algunos productos. Escrib el pedido para Proveedores

A. Recuerde lo que ha aprendido acerca de pedidos en este captulo.
A continuacin, presentamos la informacin que necesita para escribir un pedido:

La Tienda necesita:

*3cajas det Huiro 1 caja=10x125g. $1 0.00 por caja

* 1 caja de caf Kirma 1 caja =6 x lOOg. $25.00 por caja
*2 cajas de galletas Victoria 1 caja =24 x 1 50g. $45.00 por caja
*2 cajas de harina Blanca Flor 1 caja = 10 x 1kg. $22.00 por caja
* 2 cajas de jabn en barra Bolivar 1 caja = 25 barras $35.00 por caja

Ud. tambin necesita esta informacin para escribir el pedido:

* El nmero de pedido es 23 y el de cotizacin es 117.

* La fecha del pedido es 15 de marzo de 1995.
* La direccin del proveedor es: Proveedores A, Los Manzanos 150, MIRAFLORES
Dirija el pedido al Departamento de Ventas.
* La Tienda prefiere pagar a crdito. De acuerdo a la cotizacin se le otorg 30
das de crdito.
* La direccin de La Tienda es: Apartado 211, San Isidro
* Se necesitan los productos a ms tardar dos semanas despus de haber
efectuado el pedido.
* La entrega es gratis cuando el pedido supera los $250.00.

Vase la respuesta en la pgina 42.

38
Cmo puede su empresa conseguir m*res compras? Empiece haciendo un plan
de accin como el citado en el ejemplo. En su plan anote lo siguiente:

CUL .- CMO - QUIN CUNDO

es el problema? es el problema? resolver el resolver el
problema? problema?
Slo tengo un Preguntar a otras Yo lo har El lunes 23 de agosto
proveedor y no estoy empresas con qu empezar
satisfecho con sus proveedores trabajan. preguntando a otras
condiciones de pago Har una lista y empresas. Debo
y entrega envi ar preguntas enviar preguntas
escritas a los escritas antes del 1
proveedores que de setiembre
suguieran

Cules son los problemas principales que su empresa tiene con la compra?
Cmo resolver el problema?
Quin resolver el problema, Ud. o alguien ms?
4.,Cundo planea resolver el problema?

Escriba el plan de accin en la siguiente pgina. Recuerde estas sugerencias:

* Elabore un plan para un perodo de tres a seis meses.
* Sea realista. Escriba slo lo que crea posible realizar.
* Trate de resolver primero el problema ms urgente.
* Mantenga este libro en su empresa para que Ud. u otras personas puedan
utilizarlo cuando lo necesiten.
* Verifique regularmente que se siga el plan de accin. Es una buena idea hacerlo
cada semana.
* Puede pegar una copia de su plan de accin en la pared, para que lo vea y
verifique fcilmente.

39
 (u
E
U)

za- -

-4
-'U)
o
a)

:1
o
a)
U)

t
E
OU)
-a

a)
U)

c
(u
E

9
40
Problemas en el equipo (de la pg 37)

Si, fue un error comprar ese taladro. El carpintero debi haberse informado
sobre las reparaciones y repuestos antes de comprarlo.

El carpintero debi haber conversado con empresas que venden taladros, con
los empleados, ami'gos empresarios y otros empresarios que utilicen taladros.

Antes de comprar el taladro, el carpintero debi hacerse las siguientes preguntas:

* Qu tipos de taladros estn disponibles?
* Puedo elegir entre taladros nuevos y de segunda mano?
* Qu taladros son fciles de usar?
* Cun confiables son los taladros?
* Ofrecen los proveedores garantas por escrito?
* Pueden los taladros contar con un servicio de mantenimiento y ser reparados
anivel local?
* Se encuentran disponibles los repuestos de buena calidad?
* Qu tan costosos son los repuestos?

41
 k

Escriba un pedido (de la pg 38)

Su pedido para La Tienda puede ser as. No tiene que ser completamente igual
pero debe contar con toda la informacin que se indica.

Nmero de pedido Nmero: 23

PEDIDO

La Tienda
Apartado 221
San Isidro

Fecha 5 de marzo de 1995

Departamento de ventas
Proveedores A
Los Manzanosl5O
MIRAFLORES

Refirase a la Sr./Sra.
cotizacin por Muchas gracias por su cotizacin nmero 117.
fecha o nmero Abastezca y entregue los siguientes artculos.

Cantidades
y tipo de Cantidad Descripcin recio por Precio
artculos U .- otal
Precio por Unidad

Precio Total

Condiciones
de entrega

Condiciones
depago

Firma

42
 Palabras de Uso Frecuente sobre Compras
A continuacin tenemos la explicacin de algunas palabras comunes de nego-
cios tal como se utilizan en este manual.

Las palabras que se resaltan en negrita en las explicaciones tienen su propio

vocablo.

PALABRAS LA PALABRA SIGNIFICA

Condiciones de Entrega Acuerdo entre el comprador y el vendedor acerca

del pago por entrega. Tanto el comprador como el
vendedor pagan los costos de transporte.

Condiciones de Pago Acuerdo entre el comprador y el vendedor acerca

del cundo y cmo se deben pagar los productos.
Por ejemplo, el vendedor podra otorgar crdito o
pedir el efectivo al momento de la entrega.

Cotizacin Una respuesta a una investigacin, en la cual un

proveedor hace una oferta para vender ciertos pro-
ductos. En una cotizacin, el proveedor da una in-
formacin detallada acerca de los tipos de produc-
tos, precio, pago, entrega y otras condiciones de
su producto.

Crdito 1. La aceptacin del vendedor a que se le pague poste-

riormente. A Ud. el vendedor le da productos, mate-
riales o servicios pero Ud. no tiene que pagar inmedia-
tamente. Por ejemplo, si Ud. cuenta con un crdito de
30 das, Ud. debe pagar en un lapso de 30 das.

2. La columna derecha de una cuenta en el Libro

de Registros Contables.

Una forma de pago mediante la cual se le solicita al

Cheque . .

banco se le pague cierta cantidad de dinero a una

persona o negocio mencionada en el cheque. Ud. ne-
cesita una cuenta corriente para poder utilizar che-
ques.
 PALABRAS LA PALABRA SIGNIFICA

Efectivo Pago inmediato, no al crdito.

Equipo Toda la maquinaria, herramientas, accesorios de taller,

muebles de oficina, etc., que un negocio necesita. El equi-
po es por lo general costoso y se espera que ste dure
por un periodo largo de tiempo.

Factura Un documento que le indica lo que tiene que pagar por

los productos o materiales que ha recibido. Una factura
enumera los detalles de lo que ha comprado y le indica
cunto debe pagar, cundo debe pagar, a quin le debe
pagary cmo debe hacerlo.

Gua de Remisin Un documento que el proveedor enva con una orden.

Proporciona un listado del tipoy cantidad de productos
enviados. El proveedor exige que Ud. firme la gua de
remisin como prueba de que ha recibido los productos.

Investigacin Preguntas a un proveedor para averiguar los tipos de

productos, precios, pago, rdenes u otras condiciones
que ofrecen. La respuesta a la investigacin es unacoti-
zacin.

Orden de Pedido Un pedido a un vendedor para abastecer ciertos pro-

ductos. Puede hacer su pedido visitando, llamando, en-
viando un fax o escribiendo a sus proveedores.

Recibo Prueba escrita de que Ud. ha pagado por los productos

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