SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD,

AMBIENTE Y PREVENCIN DE RIESGOS

LABORALES. SU INTEGRACIN.

Dr. Ricardo Fernndez Garca.

Qumico. Tcnico Superior en Prevencin.
Ttulo: Sistemas de gestin de la calidad, ambiente y prevencin de riesgos laborales. Su integracin
Autor: Ricardo Fernndez Garca

ISBN-13: 978-84-8454-504-0
ISBN-10: 84-8454-504-0
Depsito legal: A-296-2005

Edita: Editorial Club Universitario Telf.: 96 567 38 45

C/. Cottolengo, 25 - San Vicente (Alicante)
www.ecu.fm

Printed in Spain
Imprime: Imprenta Gamma Telf.: 965 67 19 87
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o transmitirse por ningn procedimiento electrnico o mecnico, incluyendo fotocopia,
grabacin magntica o cualquier almacenamiento de informacin o sistema de
reproduccin, sin permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Cmo decirte amor
cuanto te debo,
si ni siquiera t
sabes cuanto me das.

Para ti, Inmaculada

 Cualquier fallo en una operacin industrial puede tener efectos
simultneos sobre la calidad del producto, la seguridad y la salud de los
trabajadores y el medio ambiente.
De igual manera, determinadas prcticas que puede permitir aumentar la
productividad o la calidad, pueden repercutir negativamente en la seguridad
o el medio ambiente y viceversa.
La forma ptima de equilibrar estas tres facetas de una forma consistente
es a travs de un sistema de gestin coherente, prctico y eficaz con una
Poltica Integrada de que logre la satisfaccin de todas las partes
interesadas: clientes, accionistas, personal, proveedores y sociedad en su
conjunto.

5
 NDICE

1.- INTRODUCCIN. IMPLANTACIN DE SISTEMAS DE GESTIN. ........ 11

1.1.- Poltica de la Unin Europea.................................................................... 14
1.2.- Aspectos comunes a los diferentes sistemas ............................................ 16
1.2.1.- La organizacin como un sistema................................................................ 16
1.2.2.- Estructura de los sistemas de gestin........................................................... 16
1.2.3.- Aspectos comunes a los diferentes sistemas de gestin............................. 16
1.2.4.- Valores o principios comunes. .................................................................. 17
1.2.5.- Operatividad de los sistemas de gestin .................................................. 18
1.3.- Gestin de la mejora.................................................................................. 18
1.3.1.- Concepto de gestin de proceso de negocio. .......................................... 18
1.3.2.- Gestin de los procesos del negocio......................................................... 19
1.3.3.- Procesos y medidas de control del negocio................................................. 21
1.4.- Etapas para el logro de un sistema de gestin.......................................... 25
1.4.1.- Toma de conciencia....................................................................................... 26
1.4.2.- Avance. ........................................................................................................... 28
1.4.3.- Consolidacin................................................................................................. 29
1.4.4.- Integracin. ..................................................................................................... 29

2.- SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD. PRINCIPIOS GENERALES.......... 31

2.1.- Normas Internacionales............................................................................ 31
2.1.1.- Captulos de la norma la norma UNE EN ISO 9001:2000 ....................... 34
2.2.- Diseo de un Sistema de Gestin de acuerdo con la norma
ISO 9001:2000. ................................................................................................ 36
2.2.1.- Poltica, organizacin, responsabilidades y autoridad................................ 36
2.2.2.- Recursos humanos y materiales. .................................................................. 37
2.2.3.- Implantacin y funcionamiento. Documentacin del sistema. ................. 38
2.3.- Justificacin para la introduccin de un sistema de gestin de
la calidad........................................................................................................... 41
2.4.- Principales errores detectados en la implantacin de un sistema
de calidad.......................................................................................................... 43
2.4.1.- Acelerar el ciclo de implantacin................................................................. 43
2.4.2.- El compromiso gerencial. ............................................................................. 43
2.4.3.- La formacin del personal............................................................................. 43
2.4.4.- Evitar etiquetas............................................................................................... 44

3.- EL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL O MEDIOAMBIENTAL.......... 45

3.1.- Introduccin ............................................................................................. 45
3.2.- Normas internacionales............................................................................ 48
3.2.1.- Reglamento Europeo 761/2001 de Ecogestin y Ecoauditora. ............... 48
3.2.2.- Normas ISO 14000........................................................................................ 49
3.2.3.- Diferencias y similitudes entre los modelos................................................ 50
3.2.4.- Captulos de la norma ISO 14001:2004 ...................................................... 52

7
 3.3.- Diseo de un Sistema de Gestin segn la norma ISO 14001:2004........ 52
3.3.1.- Compromiso y poltica.................................................................................. 53
3.3.2.- Planificacin................................................................................................... 53
3.3.3.- Implantacin y funcionamiento.................................................................... 53
3.3.4.- Comprobacin y acciones correctiva........................................................... 54
3.3.5.- Revisin y mejoramiento del sistema de gestin ambiental...................... 54
3.4.- Empresas a las que se dirige el sistema de gestin ambiental.................. 55
3.5.- Justificacin econmica. .......................................................................... 56

4.- GESTIN DE LA PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES. ................. 61

4.1.- Introduccin. ............................................................................................ 61
4.1.1.- Necesidad para el cumplimiento legal. ................................................ 62
4.2.- Evolucin en el desarrollo de una norma internacional. .......................... 64
4.3. El Sistema de Gestin OHSAS 18001:99. ................................................ 66
4.4.- Implantacin del Sistema de Gestin OHSAS 18001.............................. 67
4.4.1.- Poltica preventiva.......................................................................................... 67
4.4.2.- Requisitos legales y otros requisitos. ........................................................... 68
4.4.3.- Organizacin de la prevencin. .................................................................... 69
4.4.4.- Identificacin, evaluacin y control de riesgos.
Plan de prevencin..................................................................................................... 69
4.4.5.- Implantacin y funcionamiento.................................................................... 70
4.4.6.- Comprobacin y accin correctora .............................................................. 73
4.4.7.- Registros. ........................................................................................................ 73
4.4.8.- Auditora del sistema de gestin................................................................... 74
4.4.9.- Revisin por la direccin............................................................................... 74
4.5.- Directrices del sistema de gestin ILO-OSH 2001. ................................. 74
4.5.1.- Poltica en materia de la seguridad y la salud en el trabajo..................... 75
4.5.2.- Organizacin.................................................................................................. 76
4.5.3.- Planificacin y aplicacin............................................................................ 76
4.5.4.- Evaluacin. .................................................................................................... 77
4.5.5.- Accin en pro de mejoras. ........................................................................... 78
4.6.- Siniestralidad laboral. Situacin en las PYMES. ......................................... 78
4.7.- Evaluacin de riesgos y planificacin de la actividad preventiva................. 79
4.7.1.- Identificacin de riesgos laborales y de los trabajadores
expuestos..................................................................................................................... 80
4.7.2.- Evaluacin de riesgos.................................................................................... 82
4.7.3.- Establecimiento del necesario Plan de Prevencin. ................................... 83
4.7.4.- Seguimiento del plan de prevencin............................................................ 85
4.7.5.-. Revisin de la eficacia del programa preventivo....................................... 86
4.7.6.- Revisin del anlisis de riesgos y del plan de prevencin......................... 87
4.8.- Coste de los accidentes laborales. ............................................................ 88
4.9.- Puntos de encuentro entre la prevencin y la productividad.................... 88

8
5.- GESTIN INTEGRADA DE CALIDAD, AMBIENTE
Y PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES................................................... 91
5.1.- Introduccin. ............................................................................................ 91
5.2.- Justificacin econmica ............................................................................ 93
5.3.- Implantacin de un sistema de gestin global............................................ 94
5.3.1.- Metodologa y desarrollo. ............................................................................. 95
5.3.2.- Manual del Sistema de Gestin.................................................................... 95
5.3.3.- Manual de calidad, de acuerdo con la norma ISO 9001:2000 .................. 97
5.3.4.- Manual de gestin ambiental, segn la norma ISO 14001:2004.............. 98
5.3.5.- Manual de gestin de prevencin de riesgos laborales............................ 100
5.3.6.- Ventajas y dificultades de la integracin................................................... 101

6.- NUEVAS FILOSOFAS DE PRODUCCIN. LEAN SEIS SIGMA ............ 103

6.1.- Introduccin. .......................................................................................... 103
6.2.- Metodologa LEAN................................................................................ 104
6.2.1.- Los pasos para una transformacin LEAN ............................................... 107
6.2.3.- Premisas clave para una exitosa implantacin del sistema LEAN......... 116
6.2.4.- Conclusiones. ............................................................................................... 117
6.3.- Metodologa Seis Sigma ........................................................................ 117
6.3.1.- Que es la metodologa seis sigma y como se aplica................................. 118
6.3.2.- Figuras clave en la implantacin del Seis Sigma...................................... 118
6.3.3.- Como se ejecuta un proyecto Seis Sigma. Sus etapas. ............................ 119
6.3.4.- Conclusin..................................................................................................... 121
6.4.- Lean Seis Sigma........................................................................................ 121
6.4.1.- Resultados financieros................................................................................. 123

7.- BIBLIOGRAFIA............................................................................................. 125

ANEXO 1.- ASPECTOS AMBIENTALES. IDENTIFICACIN

Y VALORACIN................................................................................................ 129
A.1.1.- Planificacin de los aspectos ambientales.......................................... 129
A.1.2.- Identificacin de aspectos medioambientales .................................... 129
A.1.3.- Impacto ambiental. Metodologas para valorar el
impacto ambiental. ......................................................................................... 130
A.1.3.1.- Mtodos basados en la gestin del riesgo. ............................................ 130
A.1.3.2.- Mtodos de valoracin de la significancia............................................ 131
A.1.4.- Aplicaciones de la evaluacin de aspectos medioambientales........... 132
A.1.5.- Objetivos y metas medioambientales................................................. 132
A.1.6.- Programas de gestin medioambiental............................................... 133
A.1.7.- Actualizacin del Listado de Impactos Ambientales ......................... 133
A.1.8.- Indicadores ambientales. Su uso. ....................................................... 133

9
ANEXO 2.- NORMA UNE 150008:2000EX. ANLISIS
Y EVALUACIN DEL RIESGO AMBIENTAL. .............................................. 137
A.2.1.- Introduccin ....................................................................................... 137
A.2.2.- Generalidades de la norma UNE 150008:2000 EX............................ 137
A.2.3.- Definiciones significativas. .................................................................... 139
A.2.4.- Metodologa.......................................................................................... 140
A.2.4.1.- Identificacin de peligros medioambientales. ...................................... 140
A.2.4.2.- Diagnosis del entorno.............................................................................. 141
A.2.4.3.- Sucesos iniciadores. Medidas de prevencin / mitigacin.................. 142
A.2.4.4.- Estimacin del riesgo medioambiental.................................................. 143
A.2.5.- Informe ambiental o medioambiental................................................. 148
A.2.6.- Aplicaciones de la norma UNE 150008:2000Ex. .............................. 148

ANEXO 3.- RELACIN ENTRE LAS NORMAS ISO 90001,

ISO 14001 Y OHSAS 18001................................................................................ 151

ANEXO 4.- NORMA UNE-EN/ISO 19011:2002. AUDITORAS

DE CALIDAD Y/O AMBIENTE,...................................................................... 155
A.4.1.- Introduccin........................................................................................... 155
A.4.2.- Desarrollo de la norma ISO 19011:2002.................................................... 156
A.4.2.1.- Introduccin ............................................................................................... 157
A.4.2.3.- Alcance....................................................................................................... 157
A.4.2.3.- Definiciones ............................................................................................... 157
A.4.2.5.- Principios de la auditora............................................................................ 157
A.4.2.6.- Gestin del Programa de Auditoras ......................................................... 158
A.4.2.7.- Actividades de la auditora:........................................................................ 160
A.4.2.8.- Competencia y evaluacin de los auditores.......................................... 161
A.4.3.- Conclusin.......................................................................................... 162

ANEXO 5.- LA CERTIFICACIN ISO 9001/ ISO 14001 EN LA UE Y

EN EL MUNDO................................................................................................... 163

ANEXO 6.- EVALUACIN DE RIESGOS LABORALES SEGN

EL MTODO DEL INSHT.................................................................................. 167
A.6.1.- Estimacin del riesgo ......................................................................... 167
A.6.2.- Estimacin de la severidad del dao .................................................. 167
A.6.3.- Estimacin de la probabilidad de que ocurra el dao......................... 167
A.6.4.- Valoracin del riesgo. ........................................................................ 168

ANEXO 7.- EVALUACIN DE RIESGOS SEGN EL MTODO FINE........ 171

A.7.1.- Estimacin de las consecuencias........................................................ 171
A.7.2.- Estimacin de la exposicin............................................................... 171
A.7.3.- Estimacin de la probabilidad ............................................................ 172
A.7.4.- Valoracin del riesgo. ........................................................................ 172

10
1.- INTRODUCCIN. IMPLANTACIN DE SISTEMAS DE
GESTIN.

Hoy en da, ni los clientes ni la administracin, quieren ni tienen tiempo

para inspeccionar los artculos / emisiones / riesgos por lo que hacen
recaer esta responsabilidad en sus proveedores. Ello hace que las empresas,
busquen nuevas alternativas para garantizar el cumplimiento de los
requisitos legales y del cliente incorporando de esta forma la calidad, el
medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales, en su proceso
productivo. Esto se consigue mediante la introduccin de sistemas de
gestin normalizados que permiten que este cumplimiento sea demostrable a
otras instituciones mediante la documentacin y los registros adecuados.
Se entiende por Sistema de Gestin la estructura organizada, la
planificacin de las actividades, las responsabilidades, las prcticas, los
procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar,
llevar a cabo, revisar y mantener al da la poltica de la empresa. En otras
palabras, es un mtodo sistemtico de control de las actividades, procesos y
asuntos relevantes para una organizacin, que posibilite alcanzar los
objetivos previstos y obtener el resultado deseado, a travs de la
participacin e implicacin de todos los miembros de la organizacin y
garantizando la satisfaccin del cliente, de la sociedad en general y de
cualquier parte interesada.
En cualquier firma coexisten diferentes sistemas de gestin relacionados
con distintos aspectos de la poltica de la empresa: Calidad, Medio
Ambiente, Prevencin de Riesgos Laborales, Financiero, Comercial, etc.
Estos sistemas de gestin, en muchos casos, se han definido cada uno de
ellos de forma autnoma defendiendo estructuras, prcticas o recursos de
forma independiente y en numerosas ocasiones, sin aprovechar las ventajas
que puede suponer definir un sistema que tenga en consideracin los
aspectos comunes a unos y a otros, en aumento de la eficiencia,
optimizacin de recursos, simplificacin de procesos, eliminacin de
operaciones innecesarias, etc.
Su objetivo, sea cual sea el sistema de gestin es:
proporcionar garantas del cumplimiento de las polticas, especi-
ficaciones, normativa, legislacin
favorecer la mejora continua
permitir que este cumplimiento sea demostrable a otras instituciones
mediante la documentacin y los registros adecuados.

11
Introduccin. Implantacin de sistemas de gestin

Para algunos de estos sistemas de gestin, existen normas que definen

ciertos requisitos que han de cumplir: las normas ISO 9000 para Sistemas de
Gestin de la Calidad, las normas ISO 14000 o el reglamento 761/2001 de
Ecogestin y Ecoauditora (EMAS) para los sistemas de gestin
medioambiental o las normas OHSAS 18001 o las Directrices sobre
sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo ILO-OSH 2001
para sistemas de gestin de Prevencin de Riesgos Laborales.

Los sistemas de gestin que aqu se exponen no constituyen por si

mismos una garanta de xito, pero si constituyen una herramienta
fundamental para el xito. En efecto, como se ha indicado, el objetivo de un
sistema de gestin, ya sea de calidad, medioambiente o de prevencin de
riesgos laborales es:
hacer las cosas bien, en forma rutinaria
segn lo acordado o cumpliendo con los requisitos obligatorios.
hacer las cosas bien y a la primera vez.
articulando los medios para detectar y satisfacer las nuevas
necesidades.

Su establecimiento conlleva una serie de ventajas:

Son una va para conseguir mejorar la satisfaccin de los clientes, de
la sociedad en su conjunto o de los propios trabajadores.
Permiten acceder a determinados mercados: clientes que exigen o
valoran el disponer de este tipo de sistemas, concursos pblicos en
los que se incluye clusulas al respecto, etc.
Se basan en modelos definidos en normas que tienen un amplio
reconocimiento nacional y/o internacional.
Permiten posicionarse mejor ante los clientes y ante la competencia.
Permiten dotarse de un sistema de gestin "razonable"
Pueden ser, si se obtiene la certificacin, un signo externo que
trasmite confianza hacia los agentes externos y/o internos.
Ahorran costes.
Abren mercados.
Facilitan la identificacin y resolucin de problemas de calidad,
medioambientales y disminucin de riesgos laborales, reales o
potenciales.
Anan voluntades y esfuerzos dentro de la empresa.
Permiten crear y mantener el "saber hacer de la empresa.
Mejoran la imagen de la empresa ante el exterior: los clientes, la
sociedad, etc.
12
 Sistemas de gestin de la calidad, ambiente y prevencin de riesgos laborales

Sistematizan el cumplimiento legislativo de forma que se evitan

responsabilidades derivadas de una mala gestin.
Definen procesos que lleven a identificar fuentes de ahorro y a
conseguir estos.
Ventajas de cara a la obtencin de subvenciones para la correccin
de problemas.
Mejoran los procesos productivos de la empresa gracias a la mejora
continua.
Facilitan y abaratan la cobertura de seguros.

En esta publicacin, nos vamos a centrar en:

la descripcin de un sistema de gestin que integre el:
o Sistema de Gestin de la Calidad que busca asegurar que la
empresa satisfaga las necesidades particulares de cada cliente.
o Sistema de gestin Medioambiental, que busca satisfacer a la
sociedad en su conjunto en su requisito de que la produccin /
servicio se presta de una forma respetuosa con el medio ambiente.
o Sistema de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales, que
busca satisfacer a la necesidad en su conjunto de que la
produccin / servicio se presta de forma respetuosa hacia la
integridad del personal que intervienen en el desarrollo,
fabricacin y prestacin de los servicios.
algunas de las nuevas estrategias de mejora competitiva surgidos
principalmente en el sector del automvil, principal motor de estas
herramientas, para s y para sus suministradores para mejorar su
posicin competitiva va una reduccin de costes y una mejora en los
servicios.

En la tabla 1.1 se recogen algunos aspectos significativos de estos

sistemas de gestin

Finalmente sealar que para disponer de un sistema de gestin ptimo es

necesario:
el firme compromiso de la direccin.
el seguimiento por parte de la estructura de mando de este
compromiso.
una decidida implicacin de los trabajadores.

El compromiso de la direccin se adopta o no se adopta. En cambio la

implicacin de los mandos y de los trabajadores hay que conseguirla. Un

13
Introduccin. Implantacin de sistemas de gestin

medio puede ser una adecuada poltica de mejora continua a travs de un

sistema de gestin, que aporta satisfacciones tanto a la estructura de mando
como a los trabajadores. Y esto es lo que se pretende comentar en este
manual.

1.1.- Poltica de la Unin Europea

La Unin Europea como herramienta estratgica de la poltica industrial

comunitaria, adopt en su resolucin conocida como Nuevo enfoque que
las Directivas Comunitarias no deben armonizar ms que los requisitos
esenciales de seguridad, salud y medioambiente o cualquier otro de inters
colectivo. El Diario Oficial de las Comunidades Europeas del 28 de enero
de 1991 public la comunicacin denominada El libro verde de la
normalizacin donde se recoge el desarrollo de la normalizacin europea y
las medidas para acelerar la integracin tecnolgica de Europa. Sus dos
principios bsicos son:
el reconocimiento mutuo de las normas nacionales, presuponiendo
que los objetivos son equivalentes
en el caso de que los objetivos no sean equivalentes, es necesaria la
armonizacin a nivel comunitario.
En el Libro verde de la normalizacin, se incluyen como
recomendaciones que:
Las empresas debern otorgar prioridad a la normalizacin en sus
estrategias de gestin. As la Unin Europea promueve la adopcin
de Sistemas de Gestin de Calidad, Medioambientales o de
Seguridad y Salud (Prevencin de Riesgos Laborales).
Se ha de aumentar la participacin en la normalizacin. Y dada su
importancia no deben de dejarse nicamente en manos de expertos
tcnicos.
Las normas armonizadas deben de ser aprobadas por un organismo
europeo de normalizacin y elaborada bajo un mandato (encargo de
la Comisin Europea)

En esencia, la Unin Europea pretende que las empresas adopten para

Calidad, Medioambiente y Prevencin de Riesgos Laborales sistemas de
gestin que velen por:
a.- el cumplimiento de la poltica
b.- el cumplimiento de la legislacin y/o de la normativa / exigencia
aplicable
c.- la mejora continua.

14
 Sistemas de gestin de la calidad, ambiente y prevencin de riesgos laborales

Tabla 1.1.- Principales aspectos de los sistemas de gestin de la

Calidad, Medioambiente y de Prevencin de Riesgos Laborales.

SISTEMA DE OBJETIVO DEFINICION VENTAJAS AHORRO NORMAS

GESTION COSTES INTERN.
APLICABLES
CALIDAD .- Asegurar al .- Conformidad .- Asociacin .- Inicial 6 -15 ISO 9001:2000
cliente que su con con %.
suministrador requerimientos proveedores. .- Medio /
satisface todas convenidos y .- Fidelidad. largo plazo: 3
sus exigencias fijados con el .- Satisfaccin - 6 %.
cliente del cliente. .- Aumento de
.- Mejora de la motivacin,
competitividad cartera de
pedidos.
Mejor imagen
social.
MEDIO- .- Asegurar a .- Conformidad - Respuesta .- Filosofa de ISO
AMBIENTAL la sociedad en con positiva frente a quien 14000:2004
general que el requerimientos inversores, contamina, EMAS
producto / legales y aseguradoras, paga.
servicio que se reglamentarios entidades de .- Mejora la
presta se hace as como con crdito, eficiencia
de forma polticas internas administracin y empresaria.
respetuosa con sociedad en su .- se trata de
el medio conjunto producir ms
ambiente. - y/o mejor con
Sensibilizacin. mayor respeto
Evita multas. al medio
ambiente
RIESGOS .- Asegurar al .- Conformidad .- Menores .- El coste de la OHSAS 18001
LABORALES cliente y a la con costes por siniestralidad Directrices
sociedad en requerimientos accidentes al laboral se sobre sistemas
general que el legales y disminuir la estima en el 3 de gestin de la
producto / reglamentarios accidentalidad. % del PIB. seguridad y
servicio que se as como con .- Menor .- se trata de salud en el
presta se hace polticas internas absentismo. producir ms trabajo ILO-
de forma y/o mejor con OSH 2001
respetuosa con menor
el personal accidentalidad.
que lo produce
INTEGRADO .- Recoge los .- Mejor .- Recoge las Recoge las tres
tres sistemas coordinacin tres anteriores anteriores con
anteriores. .- Habitualmente con una - Mejor una mejor
HSE y Q en un racionalizacin optimizacin
mismo y organizacin de recursos.
departamento. del trabajo.

15
Introduccin. Implantacin de sistemas de gestin

1.2.- Aspectos comunes a los diferentes sistemas

1.2.1.- La organizacin como un sistema

Una organizacin es un sistema complejo e integral que intenta dar, de
forma constructiva, respuesta a las demandas cambiantes (manifestadas en
forma explcita o implcita) del medio en el cual se inserta.
La norma ISO 9001:2000 define organizacin como "conjunto de
personas e instalaciones con una disposicin determinada de
responsabilidades, autoridades y relaciones". En otras palabras una
organizacin es un grupo de personas coordinadas para la obtencin de un
fin comn.
Establecido el fin, se hace imprescindible conocer la realidad y
analizarla para as poder establecer una secuencia de acciones. Por ello es
necesario comprender qu principios rigen los elementos que interactan,
con qu elementos se cuenta y cmo interaccionan dichos elementos.

1.2.2.- Estructura de los sistemas de gestin

La norma ISO 9001:2000 define un sistema de gestin como "un sistema
para establecer la poltica y los objetivos y para el logro de dichos
objetivos".
Por tanto, los sistemas de gestin, ya sea de forma individual o
integrada, deben estructurarse y adaptarse al tipo y las caractersticas de
cada organizacin, tomando especialmente en cuenta los elementos que le
sean apropiados. Para ello se debe definir claramente:
la estructura organizativa, incluyendo funciones, responsabilidades,
lneas de autoridad y de comunicacin.
los resultados que se pretende lograr.
los procesos que se llevan a cabo para cumplir los fines.
los procedimientos mediante los cuales se ejecuta las actividades y
las tareas.
los recursos que se disponen.

1.2.3.- Aspectos comunes a los diferentes sistemas de gestin

Todos los sistemas a los que se hace referencia en este texto, tienen una
serie de aspectos en comn que son aquellos que permiten estudiarlos en
forma uniforme y que permiten integrarlos a los efectos de su gestin. Estos
aspectos son, entre otros:
establecer una poltica
fijar objetivos definiendo responsabilidades y autoridades

16
 Sistemas de gestin de la calidad, ambiente y prevencin de riesgos laborales

documentar los procesos, actividades o tareas a realizar manteniendo

dicha documentacin controlada
planificar las actividades y tareas para lograr los objetivos. Determinar
los procesos clave
efectuar un adecuado seguimiento y control de los procesos,
actividades y tareas, disponiendo de registros que evidencien las
actividades ejecutadas y controlando la gestin de los mismos
tomar acciones para controlar aquellos resultados o procesos que no
satisfagan las especificaciones o expectativas
tomar de acciones correctivas y preventivas cuando alguna situacin
no funcione de acuerdo con lo planificado
efectuar la evaluacin del desempeo del sistema a travs de auditoras
revisar el sistema en forma peridica por parte de la direccin

1.2.4.- Valores o principios comunes.

Estos principios son:
a. La cultura empresarial. La identificacin de la forma de ser de la
empresa, que se manifiesta en las formas de actuacin ante los
problemas y oportunidades de gestin y adaptacin a los cambios y
requisitos externos e internos, que son interiorizados en forma de
creencias y talantes colectivos que se trasmiten y se ensean a los
nuevos miembros como una manera de pensar, vivir y actuar.
b. Relaciones mutuamente beneficiosas con las diferentes partes
interesadas. Se establecern relaciones con partes interesadas
(proveedores, clientes, organizaciones locales... ) las cales sern muy
beneficiosas ya que resaltarn sus ventajas competitivas.
c. lnvolucrar del personal. El personal es la esencia de una
organizacin. Su compromiso permite un uso ptimo de sus
competencias y de su experiencia para el beneficio de la organizacin.
d. Liderazgo. Como resultado de todo lo anterior, la Direccin debe
crear las condiciones para hacer que la gente participe activamente en
el logro de los objetivos de la organizacin.
e. Enfoque basado en los procesos. Todos los resultados deseados se
logran ms eficientemente cuando los recursos y las actividades de la
organizacin se estructuran, se gestionan y se conducen como
procesos.
f. Aplicar la concepcin de sistemas a la gestin. Consiste en la
identificacin, la comprensin y la gestin de una red de procesos
interrelacionados para maximizar la eficacia y la eficiencia de la
organizacin.

17
Introduccin. Implantacin de sistemas de gestin

g. Mejora continua. La mejora continua es un objetivo permanente de

todas las organizaciones.
h. Enfoque basado en los hechos para la toma de decisiones. Las
decisiones y las acciones deben basarse en el anlisis de los resultados,
de los datos para as lograr una optimizacin de la informacin que
permita tomar decisiones con el menor nivel de incertidumbre.

1.2.5.- Operatividad de los sistemas de gestin

Los sistemas de gestin adaptados a las particularidades de cada
organizacin, deben operar de tal manera que se d la confianza apropiada
para que:
sean bien comprendidos por la totalidad de los protagonistas.
operen en forma eficaz.
los resultados satisfagan las expectativas de las partes interesadas.
se enfatice la toma de acciones preventivas ante cualquier clase de
problemas.

Finalmente resaltar que un sistema de gestin vara de una organizacin a

otra al estar influido:
por los objetivos de la organizacin.
por los procesos que realiza.
por la metodologa que emplea para la ejecucin de los procesos.
por los resultados que se espera.
por las relaciones que mantiene con todas las partes interesadas.
por la influencia que tiene el entorno sobre sus actividades.

1.3.- Gestin de la mejora.

1.3.1.- Concepto de gestin de proceso de negocio.

Se entiende por proceso una secuencia de actividades orientadas a generar
un valor aadido sobre una entrada, consumiendo unos recursos para obtener
un resultado conforme a los requisitos del cliente (interno o externo). De esta
manera, la gestin por procesos se centra en la identificacin, control y
mejora de estos procesos, que son los que realmente aaden valor a un cliente
o a una parte interesada.
La estructura de organizacin ms extendida en las empresas es la
organizacin funcional, por departamentos, con varios niveles jerrquicos.
Esta estructura surge fruto de la generalizacin de la divisin del trabajo, para
coordinar los puestos de trabajo, cada uno especializado en una tarea.

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 Sistemas de gestin de la calidad, ambiente y prevencin de riesgos laborales

En un entorno con demanda predecible este tipo de estructura funciona

relativamente bien. Pero en un entorno turbulento y que cambia rpidamente,
como el que estamos viviendo, la burocracia de control de tareas se convierte
en un estorbo, retrasando la reaccin ante los cambios y disminuyendo la
competitividad.
Al cliente o cualquier parte interesada no le interesa nuestro sistema
burocrtico interno de control; lo que busca, lo que valora y por lo que paga
es por un producto o servicio con unas determinadas caractersticas (calidad,
plazo, prestaciones, etc.).

La gestin por procesos contrariamente se centra administrar un conjunto

de actividades enlazadas que generen el producto o servicio, para aislar y
aislar aquellas operaciones que no aaden valor. Por tanto la gestin por
procesos debe:
Analizar las ineficiencias de la organizacin funcional para mejorar la
competitividad de la Empresa.
Identificar los procesos que proporcionan una ventaja competitiva y
los relaciona con el valor que percibe el cliente.
Establecer un sistema de control para reducir la variabilidad de
resultados.
Establecer indicadores de funcionamiento y objetivos para dirigir la
mejora de los procesos.

Supone un importante cambio de actitud y mentalidad. En lugar de pensar

cmo hacer mejor lo que hacemos, debemos reflexionar por qu y para quin
lo hacemos. Implica una evolucin hacia el trabajo en equipos orientados a
los procesos, con elevado grado de autonoma.

1.3.2.- Gestin de los procesos del negocio.

Un enfoque estructurado de la gestin del negocio exige un sistema de
gestin basado en la aplicacin del ciclo planificar, ejecutar, verificar,
proponer acciones correctivas o ciclo PDCA (versin inglesa de sus cuatro
etapas), que se muestra en la figura 1.1.

Este ciclo est centrado en dos premisas clave:

asegurar que el proceso o actividad se ejecuta de acuerdo con los
requisitos de cualquier parte interesada (cliente, sociedad en su
conjunto...)
mejorar continuamente el desempeo del proceso.

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Introduccin. Implantacin de sistemas de gestin

Figura 1.1.- Ciclo PDCA

Proveedores Planificar Ejecutar Verificar Clientes

Retroinformacin Proponer acciones correctivas Retroinformacin

Actividades y tareas

Proceso

De esta forma la gestin de las actividades y tareas asociadas al proceso

se consigue por medio de una correcta planificacin del trabajo, el control y
la verificacin de los resultados con respecto al plan establecido y, despus,
la retroinformacin de los cambios necesarios para mejorar el plan original.

Todo sistema de gestin comprende:

Procesos, actividades y tareas proyectadas para que satisfagan los
requisitos corporativos y de las partes interesadas con sistemas de
retroinformacin a fin de que sea posible la mejora continua.
Polticas, normas y procedimientos relacionados con el proceso y las
actividades.
Medidas de control apropiadas para los riesgos y factores crticos.
Una estructura y cultura orgnica que corresponden al proceso, con
tareas y responsabilidades definidas para cada actividad crtica.
Personal competente con suficiente experiencia y formacin para
realizar la actividad/tarea, ya sea en condiciones normales, anormales
o de emergencia.
Sistema de informacin y datos que haga posible el control y la
mejora continua.

El sistema de gestin abarca el proceso total, desde el proveedor externo

hasta el cliente externo y desde la base corporativa hasta la alta direccin.
Incluye todos los aspectos del desempeo del proceso o actividad, ya sea
relacionado con la garanta o el mejoramiento de la calidad. En la figura 1.2
se muestran los niveles de un sistema de gestin.

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