REA: RECURSOS HUMANOS

GESTIN DEL TIEMPO

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sin la autorizacin previa

rea: Recursos Humanos

Curso: Gestin del Tiempo
Edicin: Diciembre 2011
 NDICE

TEMA 1. LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

1.1. Introduccin
1.2. Definicin y caractersticas del tiempo
1.3. Anlisis de situaciones que pueden impedir la consecucin de objetivos

1.3.1. Pasar deprisa y corriendo de un problema a otro

1.3.2. Estar a disposicin de todo el mundo
1.3.3. Que tu trabajo sea completamente rutinario

1.4. Distintas percepciones del tiempo

1.5. La curva del rendimiento

TEMA 2. FACTORES QUE AFECTAN A LA CORRECTA GESTIN DEL TIEMPO

2.1. El correo electrnico

2.2. La mensajera instantnea
2.3. El telfono
2.4. Peticiones de terceros
2.5. Viajes y esperas

TEMA 3. CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE UNA MALA GESTIN DEL TIEMPO

3.1. Concepto y sntomas de estrs

3.2. Factores que desencadenan estrs
3.3. Fases del estrs
3.4. Influencia del estrs en nuestro organismo
3.5. Estrategias de control y gestin del estrs

3.5.1 . Tcnica de parada de pensamiento

3.5.2 . Tcnica de solucin de problemas
3.5.3 . Tcnica de desensibilizacin sistemtica
3.5.4 . Tcnica de Inoculacin de estrs
3.5.5 . Tcnica de Relajacin muscular progresiva
3.5.6 . Tcnica de respiracin abdominal

Gestin del Tiempo.

ndice I.1
TEMA 4. PROGRAMACIN EFICAZ DEL TIEMPO

4.1. Importante VS Urgente

4.2. Matriz de gestin del tiempo
4.3. Ley de Pareto
4.4. Establecimiento de prioridades

4.4.1. El mtodo ABC

4.5. Planificacin y programacin

4.6. Cmo abordar la sobrecarga de trabajo?
4.7. La importancia de saber delegar

4.7.1. El arte de saber delegar

4.7.2. Ventajas de delegar
4.7.3. Habilidades para delegar de forma eficaz
4.7.4. Que tareas podemos delegar
4.7.5. Que tareas no podemos delegar
4.7.6. Fases de la Delegacin

4.8. Eficacia en la gestin de reuniones

TEMA 5. HERRAMIENTAS PARA SER MS EFICACES

5.1. Mapas mentales

5.2. Tcnicas de lectura rpida
5.3. Tipos de Agenda
5.4. La creatividad
5.5. Videoconferencia
5.6. La asertividad

5.6.1. Tcnicas asertivas

I.2 Gestin del Tiempo.

ndice
 UNIDAD
DIDCTICA

LA IMPORTANCIA DEL
TIEMPO

Este curso se dirige a todas aquellas personas que poseen un puesto de responsabilidad y
necesitan aprender a gestionar mejor su tiempo y conocer mtodos y herramientas para
gestionarlo con eficacia.

Los objetivos que se persiguen en este curso son

1. Conocer el significado de gestin del tiempo y analizar las distintas situaciones que
pueden impedir una buena gestin del mismo.

2. Analizar los factores que afectan a la correcta gestin del tiempo.

3. Detectar las principales consecuencias negativas de una mala gestin del tiempo.

4. Familiarizarse con las teoras y mtodos relacionados con la programacin eficaz del
tiempo.

5. Conocer las herramientas necesarias para ser ms eficaces.

En este primer tema analizaremos la importancia del tiempo en nuestra vida, las distintas
percepciones del tiempo dependiendo del sujeto y por ltimo estudiaremos la curva del
rendimiento, en funcin de la cual veremos en que momento del da somos ms eficaces.

Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo 1.1
Tras el estudio de este tema, el participante:

- Conocer la importancia que tiene el tiempo en nuestra vida.

- Ser capaz de identificar distintas situaciones que pueden impedir la consecucin de
objetivos.
- Ser capaz de diferenciar las diferentes percepciones del tiempo segn el sujeto que lo
interprete.
- Aprender a identificar los biorritmos y a utilizarlos como un indicador.

1.1 INTRODUCCIN

En numerosas ocasiones a lo largo del da escuchamos frases similares a las que indico a
continuacin:

Como pasa el tiempo! No tengo tiempo de nada! Necesito ms tiempo!

Pero por mucho que repitamos estas frases el da slo tiene veinticuatro horas y por mucho
que queramos no lo podemos alargar.

El tiempo es un recurso mucho ms valioso de lo que podemos llegar a imaginar, el tiempo

no lo podemos comprar, ni alquilar, ni almacenarlo. El tiempo es vida y por ello es muy
importante administrarlo de forma eficaz, ya que de esta manera se diferenciar a dos tipos
de personas, las que disfrutan de la vida y son efectivas y las que estn abocadas al fracaso,
ya sea en su vida cotidiana como profesional.

1.2 DEFINICIN Y CARACTERSTICAS DEL TIEMPO

Para llegar a ser una persona con xito en primer lugar deberamos hacer un listado con las
acciones que pueden ser susceptibles de mejora. Algunos ejemplos podran ser: hbitos
inapropiados, falta de asertividad, falta de planificacin y orden en nuestras tareas,
desorganizacin etc.

En segundo lugar deberamos ser conscientes de las consecuencias que nos traer cambiar
este tipo de conductas, como puede ser: disminucin del estrs, bienestar, satisfaccin
personal, tiempo para el ocio, buen humor etc.

1.2 Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo
Creo que son motivos ms que suficientes para plantearnos que tal vez merezca la pena la
actividad de gestionar apropiadamente nuestro tiempo.

A corto plazo nos parecer que perdemos el tiempo, pero a largo plazo Cunto tiempo
ganaremos? De cuantas actividades podremos disfrutar?, desde luego parece tentador
dedicarle un tiempo.

Gestin del Tiempo: el ser capaces de establecer metas y posteriormente administrar

prioridades alrededor de dichas metas, para usar el tiempo de la manera ms eficaz.

1.3 ANLISIS DE SITUACIONES QUE PUEDEN IMPEDIR LA

CONSECUCIN DE OBJETIVOS

A continuacin Vamos a ver tres ejemplos de cmo las actividades diarias pueden actuar
como barreras para la consecucin de nuestras metas y objetivos:

1 situacin: Pasar deprisa y corriendo de un problema a otro.

2 Situacin: Estar a disposicin de todo el mundo.
3 Situacin: Que tu trabajo sea completamente rutinario.

1.3.1 Pasar deprisa y corriendo de un problema a otro

Si yo como Gerente paso deprisa y corriendo de un problema a otro, sin ningn tipo de
planificacin, estoy llevando a cabo una mala gestin de mi tiempo .Como consecuencia, mis
clientes internos se sentirn:

Estresados.
Cometern ms errores y una actuacin deficiente.
La imagen de la compaa se deteriorar a los ojos de ellos, y por supuesto a los de los
clientes Externos.

Por el contrario, si para cada problema identifico las causas y me paro a pensar en las
personas en las que puedo depositar confianza para que realicen tareas que hasta el da de
hoy estaba realizando, es decir, lo que se llama delegar, como Gerente estar llevando a
cabo una buena gestin de mi tiempo, no dando lugar a pasar deprisa y corriendo de un
problema a otro.

Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo 1.3
Esta serie de acciones traer las siguientes consecuencias:

1. Disminucin del estrs; ser un equipo formado, por lo tanto motivado, y mucho ms
productivo ya que se encontrarn a gusto con las funciones que desempean.
2. Disminucin de los errores; su actuacin ser correcta.
3. La imagen de la compaa ser buena a los ojos de ellos y de los clientes Externos.

Todo esto implica una gran inversin de tiempo al principio, pero como hemos comentado
anteriormente traer una serie de beneficios a largo plazo.

1.3.2 Estar a disposicin de todo el mundo

Las personas de tu alrededor dependen completamente de ti y son incapaces de

asumir responsabilidades o tomar sus propias decisiones, por lo que terminas t
haciendo el trabajo

Si yo termino haciendo el trabajo de todo el mundo, no tendr tiempo para mis reas
prioritarias, y adems, privar a mi cliente interno de aprender y mejorar profesionalmente.
(Ejemplo: Gerente que tiene un equipo completamente nuevo y no puede delegar en
ninguno de ellos, hasta que no estn formados).

Por el contrario, si les ayudo a ser ms independientes, les asigno responsabilidades y les
enseo nuevas habilidades que puedan poner en prctica en su trabajo, estar llevando a
cabo una buena gestin de mi tiempo que traer como consecuencias:

1. El tener ms tiempo para mis reas prioritarias.

2. Mi equipo aprender y mejorar profesionalmente, por lo que estar ms motivado y ser
ms productivo.

Todo esto implica que como Gerente, mi papel sea de Gua y Apoyo, y nunca tome las
riendas a la primera seal de dificultades.

1.4 Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo
1.3.3 Que tu trabajo sea completamente rutinario

Hacer lo mismo da tras da

Si mi trabajo se convierte en rutinario porque todos los das hago lo mismo, a la larga me
voy a sentir frustrado y desmotivado, por lo que puedo llegar a ser mucho menos productivo.

Puede pasar que incluso aunque crea que conozco perfectamente mi trabajo, mi actuacin
sea incorrecta debido a la rutina diaria. Adems, se puede ver deteriorada la imagen de la
compaa a los ojos de los empleados, y por supuesto, a los de los clientes Externos.

Por el contrario, si aclaro la finalidad y responsabilidades de mi trabajo y adems, asumo

nuevas, para conseguir mayor satisfaccin en el trabajo conseguir todo lo contrario: ms
motivacin, mayor implicacin, mejores resultados (me asegurar un buen trabajo).

Todo esto conlleva tener iniciativa hacia contraer nuevas responsabilidades, ganas de
aprender y no tener miedo a romper con el rea de confort. Es decir, estar disponible para la
gestin del cambio.

1.4 DISTINTAS PERCEPCIONES DEL TIEMPO

Todos somos conscientes de que el tiempo se puede medir y que un minuto son 60 segundos
para todas las personas, sin embargo deberamos plantearnos si todas las personas
percibimos el tiempo de la misma manera.

A travs de un ejercicio muy fcil entenders lo que trato de explicar; tenemos que tener un
cronmetro, despus cerraremos los ojos y sin contar mentalmente, levantaremos la mano
cuando creamos que han transcurrido dos minutos. Los resultados te sorprendern, ya que
vers gente que levantar la mano antes del minuto, otra a los dos, incluso personas que
superan los tres minutos. Es una tarea muy sencilla, que puedes realizar con un grupo de
amigos y te sorprender los resultados.

Esto nos indica que el tiempo es diferente para cada persona, unos lo perciben muy rpido,
otros lentos y otros ms lentos.

Por lo tanto debemos tener presente a la hora de relacionarnos que no todas las personas
perciben el tiempo de la misma manera.

Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo 1.5
1.5 LA CURVA DEL RENDIMIENTO

Muchas veces escuchamos a las personas decir; Yo prefiero estudiar por la noche,
Prefiero levantarme pronto para terminar y tener el resto del da libre.

Esto se debe a nuestros biorritmos, muchos autores han estudiado el tema y han clasificado
a las personas en dos clases:

Personas de tipo A: las que se despiertan con facilidad y llegan muy pronto a una fase de
alto rendimiento, siendo sus momentos lgidos de las 9.00 a las 12.00 y los de bajo
rendimiento despus del almuerzo.

Personas de tipo B: son aquellas personas que definimos coloquialmente como

perezosas, con despertar lento, sus momentos lgidos seran de 11.30 a 14.00 y de 17.00
a 19.00.

Sabiendo que tipo de persona seas , ya sea tipo A o B , tendrs que programar las
actividades a realizar y aprovechar los momentos de mayor rendimiento para las tareas ms
creativas y que requieran un mayor esfuerzo mental y dejar para los momentos de menos
actividad aquellas tareas que son ms fciles y rutinarias.

Utiliza el biorritmo como un indicador, salo durante un tiempo, de esta

manera te ser ms fcil predecir tu estado durante el da y as evitar
compromisos que exijan cualidades que en esa hora del da estn disminuidas.
De esta manera sers consciente de sus limitaciones.

1.6 Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo
 RESUMEN

El tiempo es un recurso valioso. No se puede comprar, alquilar o

almacenar, por lo que es de gran importancia administrarlo de forma
eficaz.

La gestin del tiempo es la capacidad de establecer metas y
posteriormente administrar prioridades alrededor de esas metas.

Segn los biorritmos nos clasificaremos en personas tipo A y personas
tipo B.

Gestin del Tiempo.

La importancia del tiempo 1.7