PARTE VI - MU Modulo Logistica Almacenes

Manual de Usuario
Mdulo de Logstica
Parte VI: Sub Mdulo Almacenes
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versin del Aplicativo 16.03.00

De fecha 05 de julio de 2016
Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte VI Sub Mdulo Almacenes
INDICE
I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO ................................................................. 3
1.1. SUB MDULO ALMACENES ........................................................................ 3
Entradas al Almacn (Ajuste) ......................................................... 3

Atencin de Pedidos...................................................................... 41
Consulta de PECOSAS .................................................................. 58
Transferencias en Almacn .......................................................... 67
Inventario Inicial de Almacn ........................................................ 78
Kardex del Almacn ....................................................................... 89
Inventario Fsico del Almacn .................................................... 123
Ubicacin Fsica ........................................................................... 133
1.1.8.1 Creacin de Cdigo de ubicacin Fsica (CUF) ............................. 135
1.1.8.2 Asignacin de Cdigo de ubicacin Fsica (CUF) con tem ......... 139
Proceso de Pre Cierre Mensual ............................................... 145
-2-
I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO
En esta seccin se describe la funcionalidad de cada una de las opciones que contiene
el Sub Mdulo Almacenes.
1.1. SUB MDULO ALMACENES
En esta seccin se describe las funciones de cada una de las opciones que contiene el
Sub Mdulo Almacenes, detallando el proceso de registro de las Entradas al Almacn,
Atencin de Pedidos a travs de la emisin de la PECOSA, Consulta de PECOSAS,
Transferencias entre Almacenes, Inventario Inicial, Kardex, Inventario Fsico, Ubicacin
Fsica y Proceso de Cierre Mensual y Anual de los mismos, los cuales se detallan a
continuacin.
Entradas al Almacn (Ajuste)
Esta opcin permite registrar las Entradas al Almacn provenientes de rdenes de

Compras o Notas de Entrada al Almacn NEA.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes Entradas al Almacn, como

se muestra a continuacin:
-3-
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Entrada a Almacn, en la cual

se podr registrar o eliminar una Entrada al Almacn. En la cabecera se muestra los filtros
de bsqueda: Tipo Presupuesto, Almacn, Ao, Mes, Tipo de Entrada; as como un campo
de bsqueda y el botn .
Tipo Ppto: Permite filtrar en pantalla las Entradas al Almacn por Presupuesto
Institucional o Presupuesto por Encargos, activando la barra de despliegue .
Almacn: Permite filtrar en pantalla las Entradas por Almacn, activando la barra
de despliegue . Solo se listarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario.
Ao: Permite filtrar en pantalla las Entradas al Almacn por Ao, activando la
barra de despliegue .
Mes: Permite filtrar las Entradas al Almacn por Mes, activando la barra de
despliegue .
Tipo: Permite filtrar las Entradas al Almacn por Tipo de Movimiento de Entrada,
activando la barra de despliegue . Para seleccionar todos los Tipos de
Movimiento marcar con un check en Todos.
-4-
Buscar: Permite realizar la bsqueda de las Entradas al Almacn por: Nmero

Correlativo, Tipo de Ingreso, Nmero de Gua o Nmero de Orden. En el campo
derecho del filtro se ingresar el dato a buscar y dar Enter.
Botn : Ingresando a este botn, el Sistema presentar la ventana

Consulta Maestro de tems con Modelo, en la cual se podr consultar la relacin
de Marcas y Modelos correspondientes a los tems de Estrategia Sanitaria de
Inmunizaciones ESNI, con la siguiente informacin: Cdigo y Descripcin del
tem, Marca y Modelo.
Cabe sealar, que el Usuario podr realizar la bsqueda por Cdigo, Descripcin
del tem, Marca y Modelo. Para ello, deber seleccionar el campo de bsqueda,
ingresar el dato y dar clic en el botn .
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNA ENTRADA AL ALMACN
Para registrar una Entrada a Almacn, el Usuario deber realizar el siguiente

procedimiento:
1- Activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la
opcin .
-5-
2- El Sistema presentar la ventana Entrada a Almacn, en la cual el Usuario registrar

los datos generales de la Entrada, los cuales se detallan a continuacin:
Correlativo: Es el nmero correlativo de la entrada al Almacn. El Sistema lo

autogenerar al grabar los datos.
Ao: Muestra el ao del registro de la Entrada al Almacn.
Estado: Muestra el estado de la Entrada al Almacn.
Tipo de Ingreso: Seleccionar el tipo de Entrada al Almacn: Orden de Compra

o Nota de Entrada al Almacn - NEA. Los tipos de NEA que presenta el Sistema
son: Ingreso Produccin, Donacin, Transferencia Externa, Devolucin a
Almacn, Diferencia de Inventario, Otros, Producto Terminado.
Fecha de Ingreso: Registrar la fecha de Entrada al Almacn.
Tipo de Documento: Muestra el tipo de documento de ingreso al Almacn en

funcin al Tipo de Ingreso seleccionado.
Clase/N Doc. Prov o Nota Entrada: Si el ingreso es por Orden de

Compra, se registrar el nmero de documento con el cual el proveedor entrega
el bien. Si el ingreso es por NEA se registrar el nmero de la Nota de Entrada.
Presupuesto: Muestra el tipo de Presupuesto indicado en la Orden de Compra

o NEA.
Procedencia: Para las rdenes de Compra, por defecto la procedencia ser

Proveedor. Para NEA ser Empleado, en caso que la NEA sea por
Transferencia Externa mostrar Externo.
-6-
Almacn: Si el ingreso es por Orden de Compra, se muestra el Almacn

indicado en la misma. En el caso de NEA se seleccionar el Almacn, activando
la barra de despliegue .
Recibido por: Se muestra el nombre del responsable del Almacn respectivo.
Destino de Uso: Para la entrada con NEA seleccionar el destino de Uso del
bien, activando la barra de despliegue . Si la entrada es por Orden de
Compra se mostrar por defecto el Tipo de Uso correspondiente al Pedido
Origen.
Observacin: Permite registrar alguna observacin o comentario.
N O/C o N Documento: Para Ingresos por Compra se deber

seleccionar la Orden de Compra, al dar clic en la barra de despliegue el
sistema mostrar la relacin de rdenes de compra con sus respectivos tems
y contratista. Para el caso de NEA registrar el nmero de documento
correspondiente.
Nombre/Razn Social: Para las rdenes de Compra se mostrar el nombre

del Proveedor registrado en la Orden, para las Entradas con NEA se registrar
el Nombre o Razn Social del Proveedor. Para el caso de NEA Transferencia
Externa el Usuario seleccionar el Proveedor ingresando al icono Buscar .
Fecha Orden: Para las Entradas por OC se mostrar la fecha de emisin de la

misma.
Si el Tipo de Ingreso es NEA Transferencia Externa, se visualizar adicionalmente

los siguientes campos:
Estratgico: Marcar con un check si la los tems ingresados al Almacn son

considerados Estratgicos.
Importar : Esta opcin permite importar los datos de la PECOSA proveniente

de la Entidad que transfiere los bienes como NEA Transferencia Externa, su
funcionalidad es detallada ms adelante.
-7-
3- Terminado de registrar los datos, dar clic en el cono Grabar . El Sistema presentar
una ventana mostrando el nmero correlativo de la Entrada a Almacn que se generar,
el cual puede ser editado por el Usuario.
4- Para aceptar el nmero correlativo, dar clic en el cono Grabar . El Sistema

presentar la ventana Entrada a Almacn, en la cual el Usuario tendr los tems que
ingresarn al Almacn. Segn el Tipo de Ingreso se realizar el siguiente
procedimiento:
a. Tipo de Ingreso por Compra.- Si el tipo de ingreso es por Compra, en la

ventana se visualizarn los tems registrados en la O/C, mostrando los siguientes
datos: Cdigo tem, Descripcin, Marca, Indicador de Bien Patrimonial, Cantidad
de Compra, Unidad de Medida de Compra, Cantidad Recibida, Cantidad de Uso,
Unidad de Medida Uso, Precio Unitario y Valor Total.
-8-
En la columna Cantidad Recibida, se mostrar por defecto la misma cantidad

de Compra, pudiendo ser modificada por el Usuario, siempre que no supere la
cantidad de compra del tem.
Validacin: Si se modifica la Cantidad

Recibida y se trata de un tem con Lote,
tambin se deber modificar la Cantidad de
Uso del Lote, caso contrario el Sistema
mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Para consultar los Pedidos de Origen y los Datos Generales de la Entrada,

ingresar a los botones de consulta: Pedidos Origen y Datos Generales, los
cuales se detallan a continuacin:
Consultar Pedidos de Origen: Ingresando al botn , se podr

consultar los siguientes datos del pedido de origen de la Orden de Compra:
Ao, Tipo Pedido, Nmero de Pedido, Cdigo y Nombre del Centro de
Costo.
-9-
Consultar Datos Generales: Ingresando al botn , el Usuario

podr consultar los datos ingresados inicialmente en la ventana Entrada a
Almacn. Cabe sealar, que slo se permitir modificar la informacin si
el registro se encuentra en estado Pendiente.
Ingresando a la carpeta amarilla de cada tem, se mostrar la ventana tem

de Entrada a Almacn, mostrando la siguiente informacin: Cdigo y Descripcin
del tem, Indicador de Activo Fijo (S/N), Marca del Fabricante, Cantidad Recibida,
Cantidad de Uso, Situacin por tem (entrega Total/Parcial), Precio Unitario, Valor
Total, Nmero y Situacin de la Orden de Compra, Cantidad Solicitada y Cantidad
Recibida. Asimismo, en la parte inferior de la ventana se indican los campos Tipo
de Uso, Clasificador de Gasto, Cuenta Contable, Cantidad Recibida y Cantidad
Uso.
-10-
Asimismo, en esta ventana, el Usuario podr registrar los siguientes datos:
Cuenta Contable: Si el tem est asociado a una sola cuenta contable, se

mostrar por defecto en la columna Cuenta. De estar asociado a ms de
una cuenta, el Usuario deber seleccionarla, activando la barra de
despliegue .

Nota: A partir del ao 2016, para los tems que son activos fijos, se
considerar a la cuenta de depreciacin cuando su precio sea mayor a de
la UIT.
Lote y Fecha de Expiracin: Si se trata de tems con Lote y Fecha de

Expiracin, en la ventana se mostrar una ventana con los campos Nro.
Lote, Fecha Expiracin y Cantidad de Uso para su registro, el Usuario
activar la barra de despliegue dando clic con el botn derecho del
mouse y seleccionar la opcin Insertar Lote.
-11-
Se insertar un registro en blanco, en el cual el Usuario registrar el

Nmero de Lote, Fecha de Expiracin y Cantidad de Uso. Luego, dar clic
en el icono Grabar .
Validacin: Si la Cantidad Recibida del tem

es distinta a la cantidad de Lotes, el Sistema
Especificaciones Tcnicas
Para registrar las Especificaciones Tcnicas del tem, ingresar al botn

, el Sistema mostrar la siguiente ventana:
-12-
b. Tipo de Ingreso por NEA.- Si el tipo de ingreso es por NEA, el Usuario deber
registrar manualmente los tems que conforman la Entrada a Almacn. Para ello,
deber seguir el siguiente procedimiento:
- Activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin .
- Se mostrar la ventana tem de Entrada de Almacn, en la cual el Usuario

registrar los siguientes datos:
Act. /Proy.: Seleccionar si es Actividad o Proyecto activando la barra

de despliegue .
-13-
Familia: Seleccionar la Familia. Ingresando al cono buscar se

presentar la ventana Bsqueda de Datos mostrando la relacin de
las Familias activas en el Catlogo Institucional. Asimismo, se podr
realizar una bsqueda por Cdigo Familia, Descripcin y Alcance.
tem: Seleccionar el tem. Ingresando al cono buscar se

presentar la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, para
visualizar los tems se deber seleccionar en el filtro Campo la
opcin de bsqueda, que podr ser por Cdigo tem, Descripcin
y Nombre Comn, luego digitar el dato a buscar en el campo Dato,
seguidamente dar Enter o clic en el icono Buscar . Se podr
hacer uso del comodn (%), por ejemplo al buscar por Nombre comn
y poner en el campo Dato el %, se mostrarn todos los tems que
tengan un nombre comn. Seleccionado el tem dar clic en el botn
Aceptar.
Activo Fijo: Muestra S si el tem es un Activo Fijo, caso contrario

mostrar N.
Marca: Seleccionar la Marca activando la barra de despliegue .
Cantidad de Uso: Ingresar la cantidad del tem a ingresar.
Precio Unitario: Ingresar el precio por unidad del tem.
Cuenta: Seleccionar la Cuenta Contable activando la barra de

despliegue . A partir del ao 2016, si el tem es un activo fijo y su
precio es mayor a de la UIT, se considerar a la cuenta de
depreciacin.
Los campos Activo Fijo y Valor Total se mostrarn automticamente.
-14-
Si se trata de tems con Lote y Fecha de Expiracin se deber registrar los

datos con sus respectivas cantidades. Para ello activar la barra de
despliegue dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la
opcin Insertar Lote.
- Luego, dar clic en el cono Grabar . Se mostrar el siguiente mensaje al

Usuario:
- Dar clic en el botn S, para grabar los registros realizados y realizar el

clculo automtico del monto en el campo Valor Total.
- Se activar el botn , en la cual el Usuario podr

registrar la informacin tcnica de los tems.
Para Eliminar un tem de la Entrada al Almacn por NEA, el Usuario deber

activar el men contextual dando clic derecho del mouse sobre el tem a eliminar
y seleccionar la opcin .
-15-
5- En la ventana principal Entrada a Almacn se mostrar el registro de Entrada en

estado Pendiente.

Nota: Las Entradas que se encuentran Pendientes de Conformidad se mostrarn en color
verde.
Para eliminar una Entrada al Almacn, el Usuario activar el men contextual dando
clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin .
Nota: Solo se podr eliminar la Entrada a Almacn, cuando se encuentra en estado

Pendiente.
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en el botn S,

para efectuar la eliminacin.
GENERAR ACTA DE CONFORMIDAD DE RECEPCIN BIENES
Una vez que se haya verificado la cantidad recibida y la marca de los bienes, el personal
encargado del Almacn generar el Acta de Conformidad de ingreso al Almacn. Para ello
realizar el siguiente procedimiento:
-16-
1- En la ventana principal Entrada a Almacn ingresar a la carpeta amarilla de la

Entrada correspondiente.
2- Dar clic al botn Conformidad .
3- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para dar
la Conformidad:
4- Seguidamente, se mostrar la ventana Conformidad de Entrada de Almacn, en la

cual se deber registrar el Nmero de documento de Referencia de la Conformidad,
Fecha del documento, Responsable de Conformidad, y Glosa. Luego, dar clic en el
cono Grabar .
-17-
Validaciones:
a) Si existen salidas del tem posteriores a la

fecha de la Conformidad, no se podr
confirmar el ingreso, mostrando el Sistema
un mensaje al Usuario:
b) Si la Cantidad Recibida del tem es distinta a

la cantidad de Lotes, el Sistema mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:
5- Tipo de Atencin de Pedido :
En funcin al valor configurado en la opcin Tipo de Atencin de Pedido de la ventana

Parmetros de Configuracin Inicial, despus de registrar los datos de Conformidad
de la Entrada al Almacn, se mostrar lo siguiente segn corresponda:
Tipo de Atencin de Pedido con valor 1 - Automtico. Hasta

Autorizado:
El Sistema preguntar si desea autorizar el Pedido de Origen para ser

Atendido en Almacn:
Al dar clic en S, el Pedido Origen se mostrar automticamente en la

ventana Atencin del Pedido para su atencin correspondiente. Al dar
clic en No, se deber realizar un nuevo pedido con los tems que se
atendern en el Almacn.
-18-
Tipo de Atencin de Pedido con valor 2 - Automtico. Hasta

PECOSA:
El Sistema preguntar si desea generar la PECOSA automticamente:
Validacin: : Si no existe suficiente stock del

tem en Almacn, no se generar la PECOSA
y se mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Al dar clic en S, en la ventana Atencin del Pedido se generar

automticamente la PECOSA por la misma cantidad solicitada en el
Pedido Origen, mostrndose con estado PECOSA POR FIRMAR
solamente para ser Confirmada por el Usuario. Al dar clic en No, se
deber realizar un nuevo pedido con los tems que se atendern en el
Almacn.
-19-
Tipo de Atencin de Pedido con valor 0 No Automtico:
El Sistema generar automticamente el Acta de Conformidad de Bienes;

asimismo, para Atender los pedidos en Almacn, se deber generar un
nuevo Pedido por los tems que se atendern.
PEDIDO PROVISIONAL DE ALMACN (PPA)
Si la Unidad Ejecutora pertenece al Sector Salud y la entrada de los bienes

(Medicamentos) es a un Almacn especializado de Medicamentos (Centro
de Distribucin), despus de dar la Conformidad a la Entrada se mostrar
la ventana Datos del Pedido en la cual el Usuario generar el Pedido
provisional de Almacn para distribuir los medicamentos a los diferentes
destinos, para ello se registrar los siguientes datos:
N Pedido: Nmero de Pedido Provisional de Almacn

autogenerado por el Sistema, pudiendo ser modificado por el
Usuario.
Fecha: Fecha del Pedido Provisional de Almacn, por defecto

mostrar la fecha de Conformidad de la Entrada al Almacn, este
puede ser modificado.
Destino: Seleccionar el Destino de Atencin del Pedido .
Entregar a: Registrar el nombre de la persona del Destino que

recibir el Pedido.
Motivo: Registrar el motivo que genera el Pedido Provisional de

Almacn.
Luego de registrar los datos antes mencionados, dar clic en el icono

Grabar . El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual
dar clic en S, para culminar con el proceso:
-20-

Nota: Para que el Centro de Costo Responsable del Pedido Provisional de
Almacn pueda retirar los pedidos del Almacn Especializado de Medicamentos,
deber realizar un Pedido para Atencin de PECOSA PPA.
Para imprimir el formato del PPA, dar clic en el icono Imprimir ubicado
en la barra de herramientas.
En la ventana Opcin Reporte, seleccionar la opcin Pedido Provisional

de Almacn y luego dar clic en el icono Imprimir :
Se mostrar el formato del Pedido Provisional de Almacn, mostrando la

siguiente informacin: Nmero del PPA, Dependencia solicitante, Persona
que recibe el pedido, Destino, Referencia, Artculos solicitados (tem,
Cdigo, Descripcin, Unidad de Medida, Cantidad) y los campos para la
firma del Solicitante, Jefe de Almacn Central, Persona que recibe el
pedido; as como la Fecha de Recepcin.
-21-
6- Acta de Conformidad de Bienes:
El Sistema mostrar en pantalla el formato Acta de Conformidad de Bienes para ser

firmado por la persona encargada de entregar los bienes y el personal encargado del
Almacn que los recibe.
Si el ingreso al Almacn es por Compra, el Acta de conformidad de bienes mostrar la

siguiente informacin: Concepto del procedimiento, Tipo de procedimiento, Nro. de
procedimiento, Nro. RUC Proveedor, Proveedor, Nro. Contrato, Nro. OC, Gua de
Remisin, Almacn, Nro. Documento de Referencia, Fecha Conformidad, Responsable
de Conformidad , Glosa, Artculos recibidos ( tem, Descripcin, Marca, Unidad de
Medida Compra, Cantidad Comprada, Cantidad Recibida y los campos para la firma de
la persona responsable del Almacn que recibe los bienes y de la persona encargada
de entregarlos.
-22-
Si el ingreso al Almacn es por NEA, el Acta de conformidad de bienes mostrar la

siguiente informacin: Descripcin de la NEA, Entregado por, Almacn, Nro. Documento
de Referencia, Fecha Conformidad, Responsable de Conformidad, Artculos recibidos (
tem, Descripcin, Marca, Unidad de Medida Compra, Cantidad Comprada, Cantidad
Recibida y los campos para la firma de la persona responsable del Almacn que recibe
los bienes y de la persona encargada de entregarlos.
7- En la ventana principal Entrada a Almacn se mostrar el registro de Entrada en estado

Conforme.
REPORTES
En la ventana donde se visualizan los tems que conforman la Entrada al Almacn,

se podr obtener los reportes de Entrada a Almacn e tems sin lote y Fecha
de Vencimiento, para ello dar clic en el icono Imprimir ubicado en la barra
de herramientas:
-23-
El Sistema mostrar la ventana Opcin Reporte, en la cual se seleccionar la

opcin correspondiente y luego dar clic en el icono Imprimir . Los reportes se
detallan a continuacin:
Entrada al Almacn: Segn el Tipo de Ingreso al Almacn, el reporte mostrar

el detalle del Ingreso al Almacn por Compra o la Nota de Entrada al
Almacn.
Si el Tipo de Ingreso al Almacn es por Compra, el Sistema presentar el

reporte Ingreso por Compra, mostrando la siguiente informacin: Nmero de
Entrada, Nmero de Gua, Moneda, Tipo Cambio, Entregado por, Fecha, Tipo
Uso, Tipo Ingreso, Almacn, Recibido por, Nmero de Orden de Compra
,Observaciones, Tipo Presupuesto, Confirmado por, Documento de
Confirmacin, Fecha de Confirmacin. Asimismo, se muestra la siguiente
informacin de los bienes ingresados (Cdigo, Descripcin, Marca, Clasificador
de Gasto, Cuenta Contable, Unidad de Medida, Tipo Uso, Cantidad, Lote,
Fecha de Expiracin, Cantidad Total, Precio Unitario y Valor Total.
Al final del reporte se tiene los campos para la firma del Responsable de
Abastecimiento y Servicios Auxiliares y el Responsable del Almacn.
-24-
Si el Tipo de Ingreso al Almacn es por NEA, el Sistema presentar el formato

de la NEA, mostrando la siguiente informacin: Tipo de NEA, Nmero de
Entrada, Nmero de NEA, Moneda, Tipo Cambio, Entregado por, Fecha, Tipo
Uso, Tipo de Ingreso, Almacn, Recibido por, Documento, Observaciones, Tipo
de Presupuesto Asimismo, se muestra la siguiente informacin de los bienes
ingresados (Cdigo, Descripcin, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Medida,
Tipo Uso, Cantidad, Lote, Fecha de Expiracin, Cantidad Total, Precio Unitario
y Valor Total.
tems sin Lote y Fecha de Vencimiento: Este reporte presenta la relacin de

tems con Lote y Fecha de Vencimiento que al momento de dar la Conformidad
a la Entrada al Almacn no se les registr dichos datos.
El reporte muestra la siguiente informacin: Ao, Almacn, Nmero Correlativo

de la Entrada, Nmero de OC, Fecha, as como el detalle de los tems (Cdigo,
Descripcin, Marca, Cuenta Contable y Unidad de Medida).
-25-
GENERAR ACTIVO FIJO
S el tem de la Entrada al Almacn es un activo fijo (tem o tems Conjunto), se

activar el botn , el cual permite transferir los activos al Mdulo de
Patrimonio, registrndolos automticamente en la opcin Altas Institucionales con
su marges respectivo.
Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario.
Dando clic en el botn SI, el Sistema confirmar la generacin del activo con el
siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en Aceptar, para finalizar el proceso.
Asimismo, el botn se mostrar cmo .
-26-
Este botn permitir actualizar los datos como Cdigo de barra, Marca, Modelo, Nro.
Serie, Caractersticas y Medidas.
Para el caso de los Activos Fijos (tems Conjuntos), al transferir los activos al Mdulo
de Patrimonio, se registrar los tems desagregados por cdigo marges
correspondiente, como se muestra en la siguiente ventana:
EXTORNO DE ENTRADA AL ALMACN
Para extornar una Entrada al Almacn se deber de tener las siguientes consideraciones:
-27-
a. No se deber de haber efectuado algn movimiento posterior a la entrada de

dichos tems, por ejemplo si se realiz una salida del tem.
b. El mes del Kardex deber de ser el mismo que se gener el ingreso.
c. No ha debido de haber generado la informacin a Patrimonio en el caso de Activos

fijos.
Para extornar una Entrada al Almacn desde la ventana donde se realiz el proceso de
Conformidad, presionar la tecla F5 y el sistema solicitara una clave para realizar el proceso
de extorno.
Luego de ingresar la clave se dar clic en el cono Grabar para generar el extorno. En
la ventana se activar el botn y adems el Usuario podr realizar o
eliminar el registro de entrada:
Al dar clic en el icono Imprimir de la barra de herramientas, se podr visualizar los

siguientes reportes: Entrada al Almacn e tem sin Lote y Fecha de Vencimiento.
-28-
IMPORTAR DATOS DE PECOSA EMITIDA POR OTRA UE COMO NEA

TRANSFERENCIA EXTERNA
Esta opcin permite a la Unidad Ejecutora importar los datos de una PECOSA emitida
por otra Unidad Ejecutora como NEA Transferencia Externa, con el fin de facilitar el
registro automtico de las mismas. Esta funcionalidad aplica en los casos que se tenga
Entradas al Almacn provenientes de Destinos Externos y cuyo mtodo de valuacin
sea Promedio.
Para ello el Usuario deber realizar el siguiente procedimiento:
a) En la ventana principal Entrada a Almacn, activar el men contextual, dando clic

con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin .
b) El Sistema mostrar la ventana Entrada a Almacn, en la cual se seleccionar el

Tipo de Ingreso NEA TRANS. EXTERNA, activando la barra de despliegue
-29-
c) Marcar con un check el campo Importar, como se muestra en la siguiente

ventana:
d) Seguidamente, ingresar al botn Buscar, para ubicar el archivo .RAR que

contiene los datos de la PECOSA de la UE Origen.
e) El Sistema mostrar la siguiente ventana, en la cual se seleccionar el archivo

.RAR y dar clic en Abrir.
-30-
f) El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en Aceptar.
Validaciones:
a) El cdigo de la UE Destino de la PECOSA, deber ser
el cdigo de la UE que est realizando la Entrada a
Almacn, caso contrario el Sistema no importar el
archivo y mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
b) Si algn tem de la PECOSA a importar, no se

encontrara en el Catlogo Institucional o estuviera
Inactivo, el Sistema no importar el archivo y mostrar
el siguiente mensaje al Usuario:
c) Si la fecha de registro de la Entrada a Almacn es

menor a la fecha de la PECOSA a importar, el Sistema
no importar el archivo y mostrar el siguiente mensaje
al Usuario:
-31-
d) Si el Tipo de Uso o el Tipo de Presupuesto no es igual

al que se indica en el archivo de la PECOSA a
importar, el Sistema no importar el archivo y mostrar
el siguiente mensaje al Usuario:
e) Si el tem de la PECOSA a importar tiene Lote y Fecha

de Vencimiento, la UE que est registrando la entrada
a Almacn deber tener activado el Control de Lote
para el tem , caso contrario el Sistema no importar el
archivo y mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
f) Si la PECOSA a importar no tiene tems con Control de

Lote y Fecha de Vencimiento y la UE que est
registrando la entrada a Almacn tiene activado algn
tem para el Control de Lote, el Usuario deber registrar
los datos del Lote y Fecha de Vencimiento
manualmente.
REPORTES
Para obtener los diversos reportes relacionados a las Entradas del Almacn, en la ventana
Entradas al Almacn dar clic en el cono Imprimir . El Sistema mostrar la ventana
Opcin de Reporte con las siguientes opciones:
-32-
Entrada a Almacn: Segn el Tipo de Ingreso al Almacn, el reporte mostrar

el detalle del Ingreso al Almacn por Compra o la Nota de Entrada al
Almacn.
Si el Tipo de Ingreso al Almacn es por Compra, el Sistema presentar el

reporte Ingreso por Compra, mostrando la siguiente informacin: Nmero de
Entrada, Nmero de Gua, Moneda, Tipo Cambio, Entregado por, Fecha, Tipo
Uso, Tipo Ingreso, Almacn, Recibido por, Nmero de Orden de Compra
,Observaciones, Tipo Presupuesto, Confirmado por, Documento de
Confirmacin, Fecha de Confirmacin. Asimismo, se muestra la siguiente
informacin de los bienes ingresados (Cdigo, Descripcin, Marca, Clasificador
de Gasto, Cuenta Contable, Unidad de Medida, Tipo Uso, Cantidad, Lote,
Fecha de Expiracin, Cantidad Total, Precio Unitario y Valor Total.
Si el Tipo de Ingreso al Almacn es por NEA, el Sistema presentar el formato

de la NEA, mostrando la siguiente informacin: Tipo de NEA, Nmero de
Entrada, Nmero de NEA, Moneda, Tipo Cambio, Entregado por, Fecha, Tipo
Uso, Tipo de Ingreso, Almacn, Recibido por, Documento, Observaciones, Tipo
de Presupuesto Asimismo, se muestra la siguiente informacin de los bienes
ingresados (Cdigo, Descripcin, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Medida,
Tipo Uso, Cantidad, Lote, Fecha de Expiracin, Cantidad Total, Precio Unitario
y Valor Total.
-33-
Reporte de Entradas al Almacn: Este reporte muestra la relacin de las

Entradas al Almacn, en funcin a los filtros de seleccin, cuya descripcin se
detalla a continuacin:
Almacn: Permite seleccionar Todos o un Almacn, activando la barra de

despliegue .
Tipo: Permite seleccionar Todos o un Tipo de Ingreso, activando la barra de

despliegue .
Desde: Permite seleccionar la fecha de inicio de obtencin de la

informacin, activando el icono Calendario .
Hasta: Permite seleccionar la fecha de fin de obtencin de la informacin,

activando el icono Calendario .
Ttulo: Muestra el ttulo que se mostrar en el reporte, pudiendo ser editado

por el Usuario.
-34-
Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el cono Imprimir para visualizar
el Reporte de Entradas al Almacn, el cual muestra informacin a nivel de
Cdigo y Descripcin del Almacn con los siguientes datos: Tipo de Ingreso
(OC/NEA), Correlativo, Nmero de Gua, Fecha, Nombre / Razn Social, Nmero
de Orden, Expediente SIAF, Valor y Estado. Asimismo, el Total por Almacn y
Total Ingresado.
Reporte Detallado de Entradas al Almacn: Este reporte muestra la relacin

detallada de las Entradas al Almacn, en funcin a los filtros de seleccin, cuya
descripcin se detalla a continuacin:
Almacn: Permite seleccionar Todos o un Almacn, activando la barra

de despliegue .
Tipo: Permite seleccionar Todos o un Tipo de Ingreso, activando la barra

de despliegue .
Desde: Permite seleccionar la fecha de inicio de obtencin de la

informacin, activando el icono Calendario .
Hasta: Permite seleccionar la fecha de fin de obtencin de la informacin,

activando el icono Calendario .
-35-
Ttulo: Muestra el ttulo que se mostrar en el reporte, pudiendo ser

editado por el Usuario.
Luego de seleccionar los filtros y registrar las fechas respectivas, dar clic en
el cono Imprimir para visualizar el Reporte Detallado de Entradas al
Almacn, el cual muestra informacin a nivel de Cdigo y Descripcin del
Almacn, con los siguientes datos: Tipo de Ingreso (O/C o NEA), N O/C o NEA,
Fecha, Nombre de Proveedor, Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Modelo,
Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidad, Precio Unitario, Valor Total y Total
General.
Reporte de PPA: Esta opcin solo se mostrar a las Unidades Ejecutoras del
Sector Salud. Al seleccionar esta opcin se activarn los filtros Almacn y
Destino, permitindole al Usuario seleccionar la informacin que requiere
activando la barra de despliegue o marcando con un check para
visualizar Todos. Asimismo se visualizar el campo Desde y Hasta.
el cono Imprimir para visualizar el Reporte de Pedido Provisional de
Almacn, el cual muestra informacin a nivel de Cdigo y Descripcin del
-36-
Almacn, con los siguientes datos: Nmero, Fecha y Destino de PPA, Cdigo
y Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Nmero de
Lote, Fecha de Vencimiento, Cantidad del Lote y Cantidad Total.
Reporte de IGV: Este reporte muestra los montos de I.G.V. de las rdenes de
Compra de las Entradas al Almacn, en funcin a los filtros de seleccin, cuya
descripcin se detalla a continuacin:

Luego de seleccionar los filtros, dar clic en el cono Imprimir para visualizar
el Reporte de IGV, el cual muestra en la cabecera la siguiente informacin:
Destino de Uso, Tipo Presupuesto y Periodo. Asimismo, muestra el siguiente
detalle: Nmero de la O/C, Nombre del Proveedor, Cdigo y Descripcin del tem,
Marca e Importe del IGV.
-37-
Reporte de Entradas de tems con Modelo al Almacn: Al seleccionar esta

opcin, se activarn los filtros Almacn y Tipo, permitindole al Usuario
seleccionar la informacin que requiere activando la barra de despliegue o
marcando con un check para visualizar Todos. Asimismo, se visualizar el
campo Desde y Hasta; y un campo con el ttulo del Reporte, el cual podr ser
editado.
el cono Imprimir para visualizar el Reporte de Entradas de tems con
Modelo al Almacn, el cual muestra la siguiente informacin del periodo
seleccionado, a nivel de Almacn, Nmero y Fecha de Orden de Compra o
NEA, y Proveedor: Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Modelo, Cuenta
Contable, Unidad de Uso, Cantidad, Precio Unitario, Valor Total y Total
General.
-38-
Acta de Conformidad de Bienes: Esta opcin muestra el Acta de

Conformidad de Bienes de la Entrada del Almacn seleccionada en la ventana
principal.
Si el ingreso al Almacn es por Compra, el Acta de conformidad de bienes

mostrar la siguiente informacin: Concepto del procedimiento, Tipo de
procedimiento, Nro. de procedimiento, Nro. RUC Proveedor, Proveedor, Nro.
Contrato, Nro. OC, Gua de Remisin, Almacn, Nro. Documento de
Referencia, Fecha Conformidad, Responsable de Conformidad , Glosa,
Artculos recibidos ( tem, Descripcin, Marca, Unidad de Medida Compra,
Cantidad Comprada, Cantidad Recibida y los campos para la firma de la
persona responsable del Almacn que recibe los bienes y de la persona
encargada de entregarlos.
-39-
Si el ingreso al Almacn es por NEA, el Acta de conformidad de bienes

mostrar la siguiente informacin: Descripcin de la NEA, Entregado por,
Almacn, Nro. Documento de Referencia, Fecha Conformidad, Responsable
de Conformidad, Artculos recibidos ( tem, Descripcin, Marca, Unidad de
Medida Compra, Cantidad Comprada, Cantidad Recibida y los campos para
la firma de la persona responsable del Almacn que recibe los bienes y de
la persona encargada de entregarlos.
Resumen de ubicacin Fsica por tem: Al seleccionar esta opcin, se

activarn los filtros Almacn y Tipo; permitindole al Usuario seleccionar la
informacin que requiere activando la barra de despliegue o marcando con
un check para visualizar Todos. Asimismo, se visualizar el campo Desde
y Hasta; para obtener la informacin por Fecha.
-40-
el cono Imprimir para visualizar el Resumen de Ubicacin Fsica de
tem, el cual muestra la siguiente informacin del periodo seleccionado, a nivel
de Almacn y Tipo de Movimiento: Nmero correlativo, Cdigo y Descripcin
del tem, Ubicacin Fsica, y Unidad de Medida.
Atencin de Pedidos
Esta opcin permite al responsable del Almacn registrar la Atencin de los Pedidos
solicitados por los Centros de Costo de la Unidad Ejecutora, que previamente han sido
Aprobados, generando el Pedido Comprobante de Salida PECOSA. Permite adems,
generar el formato de la PECOSA, la misma que contiene los datos registrados para su
emisin, mostrando tambin el Clasificador de Gasto correspondiente.
El ingreso esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Atencin de Pedidos, como

se muestra a continuacin:
-41-
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Atencin del Pedido,

mostrando en la parte superior los filtros de seleccin: Ao, Mes, Estado, Tipo Ppto,
Almacenes, Centro de Costo y PECOSA, que permitirn filtrar la informacin mostrada en
la ventana y en la parte izquierda de la ventana se mostrar la lista de los pedidos
autorizados para Atencin en Almacn que ya fueron atendidos y los pendientes de
Atencin.
Ao: Ao de Atencin del Pedido.
Mes: Mes de la Atencin del Pedido. Marcando con un check en Todos se

visualizar la informacin por todos los Meses.
Estado: Permite seleccionar un Estado del Pedido activando la barra de

despliegue . Marcando con un check en Todos se mostrar la informacin
por todos los estados.
Tipo Ppto: Permite seleccionar la Atencin de Pedidos que se encuentran dentro

del Presupuesto Institucional o del Presupuesto por Encargo.
Almacenes: Permite seleccionar un Almacn activando la barra de despliegue

. Marcando con un check en Todos se mostrar la informacin por todos
los almacenes.
.
Centro de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo. Marcando un check
en Todos se mostrar la informacin por todos los Centros de Costos.
-42-
PECOSA: Permite realizar la bsqueda por PECOSA, activando la barra de

despliegue . Marcando con un check en Todos se mostrar la informacin
por todas las PECOSAS registradas.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DE PEDIDOS
El Usuario podr realizar la atencin Total o Parcial de los pedidos, para ello realizar el
siguiente procedimiento, segn corresponda:
ATENCIN TOTAL
Para atender un pedido por la cantidad total que fue autorizada, seleccionar el
pedido correspondiente y registrar la Fecha de Atencin del mismo.
En caso que en Parmetro de Configuracin Inicial, la opcin Edicin de

correlativo PECOSA est en 0 Inactivo, la fecha de Atencin de la Pecosa
por default tomar la fecha actual y esta no se podr modificar.
Registrada la fecha, dar clic al botn .
-43-
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S,

para efectuar la Atencin del Pedido:
El Sistema mostrar el(los) tem(s) del Pedido marcado(s) con un check en

la columna Atendido, asimismo, mostrar la cantidad atendida.
ATENCIN PARCIAL
Para atender parcialmente un pedido, ingresar a la carpeta amarilla ubicada

a la derecha de cada tem. El Sistema presentar la ventana Atencin de
Pedidos de Compra.
-44-
El Usuario registrar en el campo Cant. Atendida las cantidad a atender de

cada tem, las mismas que pueden ser iguales o menores a la cantidad
Autorizada.
1. Registrada la cantidad a Atender, el Usuario podr ingresar a los siguientes

botones:
al ingresar a este botn el Sistema permite visualizar
informacin de los consumos por mes del tem seleccionado.
al ingresar a este botn el Usuario podr registrar informacin

tcnica de cada tem.
Para Insertar Especificaciones tcnicas, el Usuario deber ubicarse en la
ventana, activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse
y seleccionar la opcin segn corresponda: /
.
Al seleccionar la opcin , el Sistema presentar la

siguiente ventana:
-45-
2. Luego de registrar los datos, dar clic en el cono Grabar y luego en Salir
3. El Sistema mostrar el(los) tem(s) del Pedido marcado(s) con un check en la

columna Atendido, asimismo, mostrar la cantidad atendida.
GENERACIN DE PECOSA
Para generar un Pedido Comprobante Salida - PECOSA, deber realizar el siguiente

procedimiento:
1. Seleccionar el Pedido correspondiente y luego dar clic en el botn para

iniciar el proceso de generacin de la PECOSA.
2. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para

efectuar la atencin del Pedido:
-46-
3. El Sistema mostrar la ventana Generacin de PECOSA indicando el nmero

correlativo y la fecha:
4. Al dar clic en el botn Aceptar, el Sistema presentar la siguiente el siguiente

mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para generar la PECOSA:
Con este procedimiento se ha de realizar la generacin de la PECOSA, el mismo

que afectar el Kardex del tem, Valuacin (Costo Promedio o PEPS) y las
Cuentas Contables.
En la ventana principal se visualizar el nmero y fecha de la PECOSA. As como,

el estado del Pedido pasar a Pecosa por Firmar o Pecosa Parcial por Firmar,
segn sea el caso.
-47-
5. Al momento que se entrega(n) fsicamente el (los) bien(es) al usuario, el

Responsable de Almacn deber confirmar en el Sistema que el(los) bien(es) fue
(ron) entregado(s), dando clic en el botn .
6. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para

confirmar:
7. El Sistema marcar el(los) tem(s) con un check en la columna Conf.

Asimismo, el estado del Pedido cambiar a PECOSA.
8. Al dar clic en el botn , el Sistema mostrar un reporte con la relacin de

los Pedidos que se encuentran en Estado Aprobado del periodo correspondiente.
-48-
ASIGNACIN DE ACTIVOS FIJOS
Si los items que van a salir del Almacn son Activos Fijos (tems o tems conjunto) , el
Usuario podr realizar la asignacin de la PECOSA de dichos activos desde esta opcin.
Mediante esta opcin se trasladar automaticamente los datos de la PECOSA al Mdulo
de Patrimonio en la opcin Datos del Activo en el campo Alta, para ello realizar el
siguiente procedimiento:
1. En la ventana Atencin del Pedido, seleccionar el Pedido correspondiente, luego

dar Conformidad y generar la PECOSA. En esta ventana se activar el botn
.
Nota: Esta opcin no aplica para los Activos Fijos con tems Conjunto.
2. Al ingresar a este botn, el Sistema mostrar la ventana Asignacin de los

Activos Fijos , mostrando la relacin de los activos fijos que se encuentran en el
Mdulo de Patrimonio pendientes de asignacin.
-49-
Si el activo fijo es un Item Conjunto, en la ventana se mostrarn los sub items que
componen al item conjunto que se encuentran pendientes de asignacin, como se
muestra a continuacin:
3. El Usuario deber seleccionar marcando con un check los activos fijos que se
asignarn. Seguidamente, dar clic en el icono Grabar .
4. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual el Usuario dar clic en

S, para efectuar la asignacin.
-50-
5. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, confirmando la asignacin, al

cual dar clic en Aceptar para culminar con el proceso.
Se puede observar en la opcin Listado de las Asignaciones de Activos Fijos del

Mdulo de Patrimonio, que los datos de la PECOSA fueron asignacin al Activo Fijo
: Fecha de Asignacin ( Fecha de generacin de la PECOSA), Sede, Centro de
Costo, Usuario, Responsable Autorizado por, Fecha, Estado, Documento Referencia,
y Motivo.
Asimismo, desde la ventana Asignacin de los Activos Fijos, el Usuario podr

realizar el Extorno de las Asignaciones de los Activos Fijos realizadas. Para ello
seguir el siguiente procedimiento:
1. En esta ventana seleccionar la opcin y marcar

con un check los Activos Fijos a extornar. Seguidamente, dar clic en el icono
Grabar .
-51-
2. El Sistema realizar la siguiente pregunta, al cual el Usuario dar clic en S, para

continuar con el proceso de extorno.
3. El Sistema solicitar se ingrese la contrasea que permite el extorno .
4. Se mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar Aceptar para culminar

con el proceso .
EXPORTAR PECOSA (UE ORIGEN) PARA IMPORTACIN EN NEA (UE DESTINO)
A travs de esta opcin el Sistema permite exportar los datos de las PECOSAs de la
Unidad Ejecutora Origen, para su importacin como NEAs de Transferencia Externa en
-52-
las Unidades Ejecutoras Destino.La exportacin Aplica solo en caso de Almacenes con
metodo de valuacin Promedio. Para ello realizar el siguiente procedimiento:
1. La Unidad Ejecutora Origen deber seleccionar la PECOSA que requiere exportar

y que se encuentra en estado PECOSA POR FIRMAR e ingresar al botn Exportar
Datos.
Nota: El botn Exportar Datos solo se activar si la PECOSA POR FIRMAR es para Destino
Externo.
2. Se presentar la ventana Buscar carpeta, en la cual el Usuario seleccionar la ruta

donde se guardar el archivo .rar de la PECOSA con los datos exportados y dar
clic en Aceptar.
Validacin: La ruta no debe tener espacios en

blanco, de lo contrario no se generar el archivo y se
3. Culminado el proceso de exportacin, se mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
-53-
4. El Usuario verificar que el archivo .rar se haya grabado en al ruta indicada, para
su posterior importacin por la UE Destino:
REPORTES
Para visualizar los reportes relacionado a las Atenciones de Pedidos, el Usuario dar clic
en el cono Imprimir de la barra de herramientas de la venta principal, mostrndose la
ventana Reporte con las siguientes opciones:
Pedido Comprobante de Salida: Esta opcin permite obtener el formato de la

PECOSA. Asimismo, se podr visualizar el Clasificador de Gasto de los tems y
ordenar la informacin por Descripcin o Cdigo tem, segn las siguientes opciones:
-54-
Visualizar Clasificador: Al marcar con un check el campo Clasificador

, en el formato de PECOSA se mostrar el Clasificador de Gasto de
los tems.
Ordenar tems: La informacin que se mostrar en el formato se podr ordenar

por Descripcin tem o Cdigo tem , segn el orden
seleccionado.
Luego, dar clic en el icono Imprimir . El Sistema mostrar el formato de PECOSA

con la siguiente informacin:
Nota: Si la PECOSA no ha sido Confirmada, en el reporte se mostrar el texto Sin

Conformidad como marca de agua.
En la cabecera se mostrar el Nmero de la PECOSA, Nombre del Centro de Costo

solicitante, Nombre de la persona a quien se debe entregar los bienes, Descripcin de
la Tarea, Nombre del Almacn, Destino y Justificacin.
Adems, mostrar los siguientes datos de la Cadena Funcional: Meta/Mnemnico,

Funcin, Programa Funcional, Sub Programa Funcional, Actividad/Proyecto,
Componente y Cdigo de la Meta.
-55-
Asimismo, al lado izquierdo del formato se mostrar el campo Artculos Solicitados,

el cual contiene el Nmero correlativo de los registros, Cdigo y Descripcin del tem,
Cantidad y Unidad de Medida. Asimismo, se mostrar el Clasificador de Gasto de los
tems, si se marc la opcin Visualizar Clasificador. Tambin indicar el Lote y Fecha
de Expiracin si selecciona la impresin con estos datos. A la derecha, muestra el
campo Orden de Despacho, el cual contiene los datos de la Marca, Cantidad y Valor
(Precio Unitario y Total) del tem.
En la parte inferior, se mostrar los campos para la firma del Solicitante, Responsable
de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, Responsable del Almacn y Persona que
recibe los bienes. Adems un campo para el registro de la fecha.
MOSTRAR LOGO DE LA ENTIDAD EN FORMATO DE PECOSA
El Sistema permite mostrar en el formato de la PECOSA el logo de la Entidad, para

ello se deber realizar la siguiente configuracin:
En la misma raz donde se encuentra la carpeta SIGA_MEF se deber crear una

carpeta de nombre bmp, como se muestra a continuacin:
Dentro de la carpeta bmp se grabar el archivo que contiene el logo con extensin
.BMP
Al mostrar el formato de la PECOSA, el logo se visualizar en la parte superior

izquierda del mismo.
-56-
Pedido Comprobante de Salida Masivo: Esta opcin permite imprimir

masivamente varios formatos de PECOSA. Para ello en la ventana Reporte
seleccionar la opcin y los filtros: Visualizar
Clasificador, Ordenar tem y Rango Nmero de Pecosa, los cuales se detallan a
continuacin:
Visualizar Clasificador: Al marcar con un check el campo Clasificador

, en cada formato de PECOSA se mostrar el Clasificador de Gasto
de los tems.
Ordenar tems: La informacin que se mostrar en cada formato de PECOSA
se ordenar por Descripcin tem o Cdigo tem ,
segn el orden seleccionado.
Rango N. Pecosa: Activar la barra de despliegue y seleccionar el Nmero de

PECOSA de Inicio y Fin de impresin. En la barra solo se desplegarn las
PECOSAs mostradas en la ventana Atencin del Pedido.
Luego, dar clic en el icono Imprimir , mostrando el Sistema el siguiente mensaje

al Usuario, al cual dar S, para comenzar con la impresin:
Nota: No se imprimirn los Pedidos en estado Aprobado.
-57-
Resumen de Ubicacin Fsica de tem: Este reporte permite obtener el resumen de

la Ubicacin Fsica de los tems del pedido seleccionado.
Este reporte muestra en la cabecera muestra el Almacn, Sub Almacn, Tipo de

Movimiento y Nro. de Documento.
En la parte inferior, contiene el Nro de Item, el codigo y Descripcin del Item, la

Ubicacin Fisica y la Unidad de Medida.
Consulta de PECOSAS
Esta opcin permite al Usuario realizar consultas de las PECOSAS emitidas, por Ao,
Mes, Tipo de Presupuesto, Almacn, Centro de Costo y Nmero, relacionadas a un
Pedido y/o Destino.
Adems, presenta reportes con informacin de la relacin de PECOSAS emitidas y

el detalle de las mismas.
El ingreso a la opcin Consulta de PECOSAS es siguiendo la ruta: Almacenes -

Consulta de PECOSAS, como se muestra en la siguiente ventana:
-58-
Al ingresar el Sistema muestra la ventana Consulta de PECOSAS, la misma que en

la parte superior contiene los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes, Tipo de Uso,
Tipo Presupuesto, Almacenes Tipo (solo para almacn de Medicamentos MINSA),
PECOSA, Centro de Costo y Destinos.
El Usuario deber seleccionar las opciones de los siguientes filtros:
Ao: El Usuario podr seleccionar un ao activando la barra de despliegue
Mes: Permite seleccionar un mes activando la barra de despliegue .

Marcando con un check en Todos se visualizar la informacin de todos
los Meses.
Tipo de Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso correspondiente al Pedido

Provisional de Almacn - PPA o la PECOSA. Marcando con un check se
visualizar la informacin de todos los Tipos.
Tipo Ppto: Permite seleccionar las PECOSAS que se encuentran dentro del
Presupuesto Institucional o del Presupuesto por Encargo.
-59-

. Marcando con un check en Todos el Sistema mostrar todos los
Almacenes registrados.
Tipo: (solo para almacn de Medicamentos MINSA). Permite seleccionar el

tipo de movimiento de salida. Se visualizar slo el ingreso por PPA (Pedido
Provisional de Almacn).
PECOSA: Permite realizar la bsqueda por Nmero de PECOSA, activando la

barra de despliegue . Marcando con un check en Todos se mostrarn
todas las PECOSAS registradas.
Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra

de despliegue . Marcando con un check en Institucional se mostrarn
todos los Centros de Costo.
Destinos: Permite seleccionar el Destino donde ser enviado el Pedido

activando la barra de despliegue . Marcando con un check en Todos se
mostrarn todos los Destinos registrados.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE PECOSAS (SOLO PARA ALMACN

DE MEDICAMENTOS MINSA):
El Usuario podr consultar las PECOSAS por Tipo, segn las siguientes opciones:
- Tipo PECOSA
-60-
Luego de realizar los filtros respectivos y seleccionar el Tipo PECOSA, el

Sistema mostrar la siguiente ventana:
El Usuario podr visualizar los siguientes datos: Nmero y Fecha PECOSA,

Centro de Costos, Meta, Nmero y Fecha del Pedido y el Destino.
En la parte inferior de la ventana se muestra la informacin del Cdigo y

Descripcin del tem, Destino de Uso, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada y
Cantidad Atendida.
Adems, ingresando a la carpeta amarilla de cada tem, se podr visualizar

los siguientes datos: Marca, Precio Unitario, Cantidad Aprobada y Cantidad
Atendida.
- Tipo PPA PENDIENTE
Al seleccionar esta opcin, el Sistema muestra los tems ingresados al Almacn

que tienen documento de PPA (Pedido Provisional de Almacn) y no tienen
documento de distribucin (PECOSA).
Cada vez que se emite una PECOSA por PPA, el saldo en esta ventana
disminuye:
-61-
En la parte inferior de la ventana se muestra la informacin del Cdigo,

Descripcin, Destino de Uso, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada y Cantidad
Atendida.

Atendida.
El Pedido Provisional de Almacn PPA, es el documento utilizado por las

distintas Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud, para distribuir los
medicamentos Ingresados al Almacn Principal, a los distintos Centros y
Puestos de Salud, los cuales, al finalizar el mes enviarn su informe de
consumo. Despus de su recepcin se emitir el Pedido Comprobante Salida
- PECOSA respectivo.
- Tipo PECOSA PPA

En esta opcin, se visualizarn las PECOSAS que han sido emitidas segn el
Reporte de Consumo de tems enviado por los distintos Puntos de Atencin.
-62-
El Usuario podr visualizar los siguientes datos: Nmero y Fecha PPA, Centro
de Costo, Meta, Nmero y Fecha del Pedido, y el Destino.
En la parte inferior de la ventana, se muestra informacin del Cdigo y

Cantidad Atendida.

Atendida.
- Tipo TODOS
Al seleccionar la opcin Todos, se mostrarn todas las PECOSAS emitidas por
la Entidad, segn filtros seleccionados.
El Usuario podr visualizar los siguientes datos: Nmero y Fecha PECOSA,

Centro de Costo, Meta, Nmero y Fecha del Pedido, y el Destino.
En la parte inferior de la ventana, se muestra informacin del Cdigo y

Cantidad Atendida.

Atendida.
-63-
REPORTES
Al ingresar al cono Imprimir , el Sistema presenta la ventana Reportes con las

siguientes opciones:
Luego de seleccionar la opcin del reporte, debe dar clic en el cono Imprimir .
Relacin de PECOSAS: Muestra la relacin de PECOSAS por Tipo de

Presupuesto y Almacn. Contiene informacin del Nmero y Fecha de la
PECOSA, Nmero del Pedido, Nombre de la Persona a quien se entreg los
bienes, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo solicitante y Valor Total de cada
PECOSA. Asimismo, muestra el Valor Total por Almacn.
-64-
Relacin Detallada de PECOSAS: Muestra la relacin detallada de PECOSAS

emitidas, por Almacn. Contiene informacin del Cdigo, Cantidad y Descripcin
de los Artculos Solicitados, Unidad de Medida, Marca, Cantidad, Valor (Precio
Unitario y Total), Cuenta Contable y Clasificador de Gasto. Asimismo, muestra el
Valor Total por Almacn.
Relacin de PECOSAS por persona: Muestra la relacin detallada de PECOSAS

emitidas, por Persona que se le entrego la PECOSA. Se deber de selecciona una
persona. Contiene informacin del Cdigo, Cantidad y Descripcin de los Artculos
Solicitados, Unidad de Medida, Marca, Cantidad, Valor (Precio Unitario y Total) y
Cuenta Contable
Relacin de PECOSAS por programa: Muestra la relacin detallada de

PECOSAS emitidas por Programa Presupuestal. Se podr seleccionar un
programa o todos los programas. Contiene informacin de Pecosa, Fecha, Pedido,
Entregado a, Centro de Costos y Total.
-65-
Resumen de PPA sin PECOSA (solo para almacn de Medicamentos MINSA):

Al seleccionar la opcin PPA Pendiente en el filtro Tipo y dar clic en el cono
Imprimir , el Sistema presentar el Reporte Resumen de PPA sin PECOSA.
Este reporte muestra la relacin detallada de los Pedidos Provisionales de

Almacn sin PECOSA, a nivel de Almacenes, con la siguiente informacin:
Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Clasificador de Gasto, Cuenta Contable,
Unidad de Medida, Nmero de Lote, Fecha de Expiracin, Cantidad por Lote,
Cantidad Total.
-66-
Transferencias en Almacn
En esta opcin, el Sistema permite realizar transferencias de tems entre Almacenes

por traslado y asignaciones temporales o permanentes del stock, de acuerdo a
disposiciones de la Entidad. Asimismo permite transferir las Cuentas Contables de
los tems, con la finalidad de actualizar la informacin por cambios en las normas
vigentes o regularizacin de registros. Presenta adems, reportes con informacin
de las transferencias realizadas.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Transferencia en

Almacn, como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Listado de Transferencias

de Almacn, donde el Usuario podr realizar transferencias de tems entre
Almacenes o transferencia de Cuenta Contable de tems. En la cabecera muestra
los filtros: Ao, Mes y Tipo de Transferencia.
Ao: Muestra el ao de registro de las Transferencias. Si el Usuario desea

visualizar otros aos podr seleccionarlo activando la barra de despliegue .
Mes: Indica el mes de registro de las Transferencia. Si el Usuario desea visualizar

otros meses podr seleccionarlo activando la barra de despliegue .
-67-
Tipo de Transferencia: Permite seleccionar el tipo de transferencia a realizar:

Interna o Contable.
o Transferencia Interna: Realiza el procedimiento de transferir el o los tems

seleccionados de un Almacn a otro.
o Transferencia Contable: Realiza el procedimiento de transferir la cuenta

contable del tem o tems seleccionados, a otra Cuenta Contable.
PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA INTERNA
Para realizar una Transferencia Interna, el Usuario deber realizar el siguiente

procedimiento:
1. Activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
2. El Sistema presentar la ventana Transferencia de Almacn.
El Usuario deber registrar la siguiente informacin:
Tipo Transferencia: Indica el tipo de Transferencia que se va a realizar.
Uso Origen: Indica el Tipo de Uso al cual pertenece el o los tems a transferir.
Mes: Muestra el mes en el cual se realiza la Transferencia.
-68-
Fecha: Se registrar la Fecha en la cual se realiza la Transferencia.
Almacn Origen: Indicar el Almacn del cual saldrn los tems a Transferir.
Almacn Destino: Indicar el Almacn al cual se ingresarn los tems a

Transferir.
Observacin: Campo para registrar alguna nota adicional de la Transferencia.
Asimismo, en los siguientes campos, el Sistema muestra directamente la

informacin correspondiente:
Nmero Transferencia: Presenta el correlativo de Transferencias.
Kardex: Indica si el proceso ha sido consignado en el Kardex o No (S/N).
Ao: Presenta el ao de registro de la Transferencia.
3. Luego, dar clic en el cono Grabar . El Sistema presentar el siguiente mensaje

al Usuario al cual dar clic en Si:
4. Para registrar los tems a transferir, el Usuario deber activar el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin .
5. El Sistema presentar la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, en la cual se

seleccionar los tems que sern transferidos. Para ello seleccionar en el filtro
Campo la opcin de bsqueda que podr ser por Cdigo tem, Lote, Marca,
Clasificador, Stock, Precio, Descripcin, Unidad de Uso, Nombre Comn;
-69-
seguidamente digitar el dato a buscar en el campo Dato, luego dar Enter o clic en
el icono Buscar . En la bsqueda se podr hacer uso del comodn (%), por
ejemplo al buscar por Nombre comn y poner en el campo Dato el comodn %, se
mostrarn todos los tems que tengan un nombre comn. Seleccionado el tem
dar clic en el botn Aceptar.
En la ventana se mostrarn los tems que coinciden con la bsqueda realizada,

seguidamente el Usuario marcar con un check los tems que sern
transferidos y luego dar clic en el botn Aceptar.
6. Realizada la carga de tems, el Usuario registrar la cantidad que se va a transferir

al Almacn de Destino, en la columna Cantidad.
7. Al dar clic en el cono Grabar , el Sistema mostrar el siguiente mensaje al

Usuario, al cual dar clic en S:
-70-
8. Al dar clic en el botn , el Sistema proceder a dar confirmacin de

la Transferencia Interna de los tems, y emitir el siguiente mensaje al Usuario, al
cual dar clic en S para dar conformidad al proceso:
9. Dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Transferencia entre

Almacenes, conteniendo la siguiente informacin en la cabecera: Fecha, Tipo de
Transferencia Almacn Origen, Almacn Destino y Observacin (Motivo de la
Transferencia).
En la parte inferior, muestra los siguientes datos: Cdigo y Descripcin del tem,
Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidad, Precio Unitario, Monto, Lote,
Fecha de Movimiento y Cantidad por Lote.
PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA CONTABLE
Para realizar una Transferencia Contable, el Usuario deber realizar el siguiente

procedimiento:
-71-
1. Activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
2. El Sistema presentar la ventana Transferencia de Almacn.
El Usuario deber registrar la siguiente informacin:
Tipo Transferencia: Indica el Tipo de Transferencia que se va a realizar.
Uso Origen: Indica el Tipo de Uso al cual pertenece el o los tem que se van a
transferir.
Uso Destino: Indica el Tipo de Uso que tendrn los tems que se estn
transfiriendo.
Mes: Muestra el mes en el cual se realiza la Transferencia.
Fecha: Se registrar la Fecha en la cual se realiza la Transferencia.
Almacn Origen: Indica el Almacn en el cual se realiza la Transferencia

Contable.
Observacin: Campo para registrar alguna nota adicional de la Transferencia.
Asimismo, en los siguientes campos, el Sistema muestra directamente la

informacin correspondiente:
Nmero Transferencia: Presenta el correlativo de Transferencias.
-72-
Kardex: Indica si el proceso ha sido consignado en el Kardex o No (S/N).
Ao: Presenta el ao de la Transferencia.
3. Luego, dando clic en el cono Grabar , el Sistema emitir el siguiente mensaje

al Usuario, al cual dar S:
4. Seguidamente se registrarn los tems cuyas cuentas contables sern

transferidas, para lo cual el Usuario deber activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin .
5. El Sistema presentar la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, en la cual

seleccionar los tems que sern transferidos contablemente. Para ello
seleccionar en el filtro Campo, el tipo de bsqueda que podr ser por Cdigo tem,
Lote, Marca, Stock, Precio, Unidad de Uso y Descripcin; luego digitar la palabra
a buscar en el campo Dato, Luego dar Enter o clic en el icono Buscar . En la
bsqueda se podr hacer uso del comodn (%).
-73-
En la ventana se mostrarn los tems que coinciden con la bsqueda realizada,

seguidamente el Usuario marcar con un check los tems que sern
transferidos contablemente y luego dar clic en el botn Aceptar.
6. A continuacin, en la columna Cantidad el Usuario indicar para cada tem, la

cantidad de bienes, a los cuales se les transferir la Cuenta Contable.
7. Luego, al dar clic en el cono Grabar el Sistema mostrar el siguiente mensaje

al Usuario, al cual dar clic en S:
8. Seguidamente dar clic en el botn para dar confirmacin de la

Transferencia Contable. El Sistema emitir el siguiente mensaje:
-74-
9. Dando clic en el cono Imprimir de la ventana Transferencia de Almacn, se

visualizar el reporte Regularizacin Contable, el cual presenta la siguiente
informacin: Fecha, Tipo de Transferencia, Almacn, Cuenta Contable Origen,
Cuenta Contable, Destino y Observacin (Motivo de la Transferencia).
Asimismo, muestra el Cdigo y Descripcin de los tems, Marca, Unidad de Uso,

Cantidad, Precio Unitario, Monto, Lote, Fecha de Movimiento y Cantidad por Lote.
REPORTES
Al ingresar al cono Imprimir de la ventana Listado de Transferencias de

Almacn, el Sistema presenta tres opciones de reportes: Formatos de
Transferencias, Listado de Transferencia y Resumen de Ubicacin Fsica de tem.
FORMATO DE TRANSFERENCIA:
Al seleccionar esta opcin y dar clic en el cono Imprimir , el Sistema presenta

los siguientes reportes para cada Tipo de Transferencia: Interna y Contable.
Transferencia Interna: El Sistema emite el reporte Transferencia Entre

Almacenes, el mismo que contiene la siguiente informacin: Fecha, Tipo de
Transferencia, Almacn Origen, Almacn Destino, Observaciones.
-75-
Asimismo, muestra el Cdigo y Descripcin de los tems, Marca, Cuenta Contable,

Unidad de Uso, Cantidad, Precio Unitario, Monto, Lote, Fecha de Vencimiento y
Cantidad por Lote.
Transferencia Contable: Muestra el reporte Regularizacin Contable, con la

relacin de tems transferidos a otra Cuenta Contable. Contiene la siguiente
informacin: Fecha, Tipo de Transferencia, Almacn, Cuenta Contable Origen,
Cuenta Contable Destino y Observaciones.
Asimismo, muestra el Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Unidad de Uso,

Cantidad, Precio Unitario, Monto, Lote, Fecha de Vencimiento y Cantidad por Lote.
LISTADO DE TRANSFERENCIAS
Al seleccionar esta opcin y dar clic en el cono Imprimir , el Sistema presenta

los siguientes reportes para cada Tipo de Transferencia: Interna y Contable.
Transferencia Interna: Muestra el reporte Listado de Transferencias Interna,

con la relacin de tems transferidos entre Almacenes. Contiene la siguiente
-76-
informacin: Almacn Origen, Almacn Destino, Nmero de Transferencia, Fecha,

Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidad
y Monto.
Transferencia Contable: Muestra el reporte Listado de Transferencias

Contable, con la relacin de la Transferencias Contables por Almacn Origen.
Contiene la siguiente informacin: Nmero de Transferencia, Fecha, Cdigo y
Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidad y Monto.
RESUMEN DE UBICACIN FSICA DE TEM
Muestra el resumen de cada tem de la transferencia con sus respectivo Cdigo

de Ubicacin Fsica (CUF)
Contiene la siguiente informacin: Nmero de Transferencia, Fecha, Cdigo y
Descripcin del tem, Marca, Unidad de Uso y CUF.
-77-
Inventario Inicial de Almacn

En esta opcin, el Usuario podr registrar el Inventario Inicial del Almacn, cuyo saldo
deber estar debidamente conciliado con los Estados Financieros al 31 de diciembre del
Ejercicio anterior. Adems, presenta reportes con informacin de los bienes por Grupo y
Clase, Descripcin del Bien, Cuenta Contable, Bienes con Lote, Bienes sin Lote y Fecha
de Vencimiento.
El ingreso a la opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Inventario Inicial de Almacn,

como se muestra en la siguiente ventana:
Previamente, antes de ingresar a esta opcin, deber verificarse en el Sub Mdulo Tablas,
opcin Parmetros Ejecutora, que el campo Inventario Inicial de Almacn se encuentre
en el ao actual y mes de Enero.
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Inventario Inicial del Almacn,
la misma que muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Presupuesto,
Almacn y Tipo de Uso.
Asimismo, contiene el Ao, Mes, Fecha de Ingreso, Estado y Kardex, as como los campos
de bsqueda por tem y Cuenta Contable y los botones , ,
y .
-78-
a. Filtros
Tipo Ppto.: Permite seleccionar un Inventario que se encuentre dentro del

Presupuesto Institucional o del Presupuesto por Encargo.
Almacn: Permite seleccionar un Almacn. Activando la barra de despliegue

, se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador.
Tipo de Uso: Permite seleccionar un Tipo de Uso activando la barra de

despliegue .
b. Campos
Ao: Indica el ao del Inventario Inicial.
Mes: Muestra el mes correspondiente al Inventario Inicial.
Fecha de Ingreso: Indica la fecha de registro del Inventario Inicial.
Estado: Muestra el Estado del Inventario (Pendiente/Conforme).
-79-
Kardex: Indica si el Inventario Inicial del Almacn seleccionado se encuentra o

no en el Kardex.
c. Bsquedas
tem: Permite realizar bsquedas por tems.
Cuenta: Permite realizar bsquedas por Cuenta Contable.
d. Botones
Listado tem Inactivo: Dando clic en el botn , se mostrar

un listado de los tems inactivos del Kardex.
Traer Kardex: Dando clic en el botn , el Sistema permite generar

una copia de los saldos del ao anterior, para generar el Inventario Inicial, con
excepcin de los tems inactivos.
Generar Kardex: Dando clic en el botn , se valida la

informacin registrada en el Kardex.
Catlogo: Dando clic en el botn , el Sistema mostrar la ventana

Mantenimiento Catlogo de tems, mostrando la informacin detallada del
tem seleccionado.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL
Luego de seleccionar los filtros necesarios, el Usuario contar con 2 formas para
realizar el registro del Inventario Inicial:
Ingreso Manual.
Traslado del Kardex final del ao anterior.
1. Ingreso Manual
El Usuario podr incorporar o eliminar tems del Inventario Inicial realizando el

-80-
a. Activar el men contextual, y seleccionar la opcin que corresponda:

.
b. Al seleccionar la opcin el Sistema presentar la ventana

Detalle tem, en la cual el Usuario registrar los siguientes datos:
Act. /Proy.: Seleccionar si es Actividad o Proyecto activando la barra de

despliegue .
Familia: Seleccionar la Familia. Ingresando al cono buscar se

presentar la ventana Bsqueda de Datos mostrando la relacin de las
Familias activas en el Catlogo Institucional. Asimismo, se podr realizar
una bsqueda por Cdigo Familia, Descripcin y Alcance.
-81-
Bien: Seleccionar el tem. Ingresando al cono buscar se presentar la

ventana Filtro para Bsqueda de Datos, para visualizar los tems se
deber seleccionar la opcin de bsqueda en el filtro Campo, pudiendo ser
por Cdigo tem, Descripcin y Nombre Comn, seguidamente digitar
el dato a buscar en el campo Dato, luego dar Enter o clic en el icono
Buscar . En la bsqueda se podr hacer uso del comodn (%), por
ejemplo al buscar por Nombre comn y poner en el campo Dato el comodn
%, se mostrarn todos los tems que tengan un nombre comn.
Seleccionado el tem dar clic en el botn Aceptar.
Seleccionar la Marca, Cuenta Contable e ingresar la Cantidad, Precio

Unitario, segn el tipo de registro del Inventario Inicial que haya
seleccionado el Usuario en la opcin Parmetros de Ejecutora. (Registro
de Predio o Registro de Valores). Se mostrar en esta ventana la Unidad
de Medida y el Precio de Catlogo.
c. Dar clic en el cono Grabar . El Sistema presentar el siguiente mensaje

al Usuario:
Al seleccionar el botn S, se mostrar el tem en la ventana Inventario Inicial

del Almacn.
-82-
2. Traslado del Kardex final del Ao anterior al Inventario Inicial
Para realizar el traslado del Kardex Final del ao anterior al Inventario Inicial,
existen botones en el campo Actualizar, que ayudarn al Usuario a realizar el
proceso en forma masiva.
a. Al ingresar al botn , se mostrar el reporte de los tems que

no van a ser transferidos de un ao al otro, debido a que se encuentran en
estado Inactivo dentro del Catlogo MEF o que la Cuenta Contable no se
encuentra activa.
Estos tems se ingresarn en forma manual buscando su Equivalencia o la

Cuenta Contable activa para dicho tem.
-83-
b. Al ingresar al botn se realizar el proceso de transferencia del

Kardex Final al Inventario Inicial, sin considerar los tems Inactivos. El Sistema
mostrar la siguiente ventana:
c. Al seleccionar el botn S, mostrar el siguiente mensaje al Usuario, indicando

que los tems Inactivos no sern trasladados al ao actual:
d. Al dar clic en el botn , el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
e. Al seleccionar el botn SI, el Sistema iniciar la transferencia y mostrar el

mensaje indicando que el proceso se est realizando de acuerdo al tipo de
valuacin que seleccion el Usuario para su Kardex del Ao actual.
f. Seleccionando el botn S, se realizar el proceso de carga de los tems. Al

finalizar, se mostrar el siguiente mensaje:
-84-
g. Dando clic en el botn el Sistema presentar la ventana Inventario

Inicial del Almacn mostrando los tems trasladados.
h. El Usuario ingresar a la carpeta amarilla de cada tem para visualizar la

ventana Detalle tem, conteniendo informacin del Grupo, Clase, Familia,
Bien, Unidad Medida y Precio Catlogo.
En los campos Marca, Cantidad, Precio Unitario, Valor Total y Cuenta, el
Usuario podr registrar y/o modificar informacin.
i. Para validar la informacin registrada en el Kardex, el Usuario dar clic en el

botn . Para ello, deber ingresar a la opcin Proceso de Pre
Cierre Mensual y cerrar el ao anterior ejecutando el botn . Luego,
en la opcion Parmetros Ejecutora, en el campo Periodo del Kardex ingresar
el ao de Ejecucin actual y el mes de enero.
-85-
Si no se realiza el proceso mencionado, el Sistema mostrar el siguiente

mensaje:
j. Luego de realizar el procedimiento anterior, dar clic en el botn .

El Sistema mostrar el siguiente mensaje:
Al seleccionar el botn S, se mostrar el siguiente mensaje:
Al dar Aceptar el campo Estado cambiar a CONFORME y el campo Kardex?

Indicar S, ambos en color rojo.
k. Luego de dar la conformidad, el Usuario podr visualizar informacin del

Catlogo para cada tem, dando clic en el botn . El Sistema mostrar
la ventana Mantenimiento Catlogo de tems, con el detalle del registro
seleccionado.
-86-
REPORTES
Para visualizar los Reportes, el Usuario dar clic en el cono Imprimir de la

ventana principal. El Sistema mostrar las siguientes opciones:
Inventario Inicial por Grupo y Clase: Muestra la relacin de tems, a nivel de

Grupo y Clase, indicando los siguientes datos: Cdigo y Descripcin del tem,
Marca, Cuenta Contable, Unidad, Cantidad, Precio y Valor Total.
Inventario Inicial por Descripcin del Bien: Muestra la relacin de tems por
Cdigo y Descripcin, indicando los siguientes datos: Marca, Cuenta Contable,
Unidad, Cantidad, Precio y Valor Total.
-87-
Inventario Inicial por Cuenta Contable: Muestra la relacin de tems por Mayor
y Sub Cuenta Contable, indicando los siguientes datos: Cdigo y Descripcin del
tem, Marca, Unidad, Cantidad, Precio y Valor Total.
Inventario Inicial con Lote: Muestra la relacin de tems con Lote, indicando los
siguientes datos: Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable, Unidad,
Cantidad, Detalle del Lote (Nmero, Fecha de Expiracin y Cantidad).
Reporte de tems con control de lote asignado, sin lote y fecha de expiracin
registrado: Muestra la relacin de tems que deberan tener datos de Lote y Fecha
de Vencimiento, pero no han sido registrados, indicando la siguiente informacin:
Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta Contable y Unidad Medida.
-88-
Kardex del Almacn
Esta opcin permite contar con informacin del Saldo Inicial de los bienes, movimientos de
Entradas y Salidas y el Saldo Final por Almacn en un perodo determinado para su
verificacin y control.
Asimismo, para algunos bienes que requieren un control adicional, como alimentos,
medicinas, reactivos, entre otros, el Sistema permite realizar el seguimiento de los mismos
de acuerdo al nmero de lote y fecha de vencimiento.
Esta opcin presenta adems diversos reportes que contienen informacin necesaria para
el control del movimiento de Almacenes.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Kardex del Almacn, como
se muestra en la siguiente ventana:
DESCRIPCION DE LA VENTANA
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Kardex del Almacn,

indicando el Mtodo del Proceso registrado en Parmetros de la Ejecutora. En el presente
caso, se muestra el Mtodo Precio Promedio.
En la parte superior de la ventana muestra los filtros Presupuesto, Almacn, Ao, Mes,
Tipo de Uso, Familia, Cuenta Contable e tem.
-89-
Asimismo, cuenta con los botones , e .
Filtros:
Ppto: Permite seleccionar un Kardex que se encuentre dentro del Presupuesto

Institucional o del Presupuesto por Encargo, activando la barra de despliegue
.

. Solo se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador.
Ao: Permite seleccionar un ao activando la barra de despliegue .
Mes: El Usuario puede seleccionar un mes activando la barra de despliegue .
-90-
Tipo de Uso: Permite seleccionar un Tipo de Uso activando la barra de despliegue

.
Asimismo, presenta campos de bsqueda, los mismos que pueden realizarse por
Familia, Cuenta Contable e tem.
Campos de bsqueda:
Familia: Permite realizar consultas de los tems que pertenecen a una Familia. Dando
clic en el cono buscar , se visualizar la ventana Bsqueda de Datos donde el
Usuario podr buscar los tems por Descripcin. Asimismo, podr seleccionar todas
las Familias marcando con un check en Todos.
Cuenta: Para filtrar por Cuenta Contable, el Usuario ingresar el cdigo de la

Cuenta Contable y dar clic en el cono Buscar . El Sistema mostrar los
tems que estn relacionados con la Cuenta Contable seleccionada.
tem: Permite realizar la bsqueda por tem, la cual puede realizarse de dos
maneras:
- Ingresar el nombre del tem y dar clic en el cono buscar . En la ventana

se mostrar la informacin relacionada a la descripcin ingresada.
- Dando clic en el cono Buscar , se visualizar la ventana Bsqueda de

Datos, para visualizar los tems se podr realizar una bsqueda por Cdigo
tem, Descripcin y Nombre Comn, seguidamente digitar el dato a buscar
en el campo Dato, luego dar Enter. En la bsqueda se podr hacer uso del
-91-
comodn (%), por ejemplo al buscar por Nombre comn y poner en el campo
Dato el comodn %, se mostrarn todos los tems que tengan un nombre
comn. Seleccionado el tem dar clic en el botn Aceptar.
Alerta:
Actualmente existe una alerta visual sobre el stock mnimo del Kardex, en el cual los
tems que tengan stock menores o igual al stock mnimo se mostrarn de color verde.
Para configurar el stock mnimo de cada tem se realizar en la opcin de catlogo

Institucional del Mdulo de Configuracin:
-92-
Botones:
Los botones que presenta la ventana, realizan las siguientes funciones:
- Botn Movimientos : Este botn permite consultar la informacin de

los movimientos de los tems, conteniendo los siguientes datos en la cabecera:
tem, Unidad, Marca, Cuenta Contable, as como la Cantidad, Valor y Precio
Promedio Inicial y Final. Adicionalmente se muestra el Cdigo de Ubicacin Fsica
(C.U.F).
En el Detalle se muestra los siguientes datos: Tipo de Movimiento
(Ingreso/Salida), Fecha, Tipo y Nmero de Documento, Tipo de Transaccin y
Precio Unitario.
Asimismo, presenta informacin de las Entradas, Salidas y Saldo en los campos
Cantidad y Valor, Precio Promedio y el cdigo, as como y descripcin del Centro
de Costo.
- Botn Actualiza Saldos : Este botn permite realizar el reproceso

de los saldos. Esto se realizar cuando se haya realizado algn extorno en entrada
o salida del tem y ste cambi de precio o cantidad. Al ejecutarlo, el Sistema
mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para efectuar el
reproceso de los saldos :
Si en Parmetros de Configuracin Inicial la opcin Actualizacin de la

PECOSA en el Reproceso de Kardex, est configurado con valor 1
Actualiza Pecosa, al reprocesar los saldos el Sistema preguntar si desea
actualizar el precio de los tems en la PECOSA:
-93-
Terminado el reproceso de los saldos, el Sistema mostrar el mensaje al Usuario:
- Botn Interfase SISMED : Para el caso de las Unidades Ejecutoras

que pertenecen al Sector Salud, el Sistema permite realizar el proceso de Interfase
SIGA SISMED (Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos
Mdicos Quirrgicos del MINSA), para el envo de tems solicitados en los
Pedidos Provisionales de Almacn (PPA).
Ingresando al botn se presentar la ventana Interfase SISMED, la misma que

muestra la relacin de los PPA. En la parte superior de la ventana, el Usuario
podr seleccionar los filtros Ppto, Almacn y Ao. Asimismo, seleccionando los
botones / se mostrar solo los PPA que se han enviado o no
al SISMED. Adems, se mostrar la relacin de las PECOSAS que fueron
generadas por la Interfase.
El Usuario marcar con un check los PPA a enviar, luego dar clic en el botn
.
-94-
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario al cual dar clic en S, para

generar la interfase al SISMED:
Seguidamente, se mostrar la ventana para seleccionar la carpeta donde sern

enviados los datos.
Luego seleccionar el botn Aceptar , el Sistema mostrar el siguiente

mensaje al Usuario, finalizando el proceso.
-95-
REPORTES
Para visualizar los reportes del Kardex, dar clic en el cono Imprimir de la barra de
herramientas, mostrndose las siguientes opciones:
Resumen del Kardex: Esta opcin permite obtener el Resumen del Kardex de
Almacn por Cantidades, Cantidades - Valores, Lote, Grupo Bien, y Clasificador.
Cada reporte se detalla a continuacin:
Al dar clic en el cono Imprimir el Sistema presentar la ventana Filtro

Resumen del Kardex, la misma que contiene las siguientes opciones:
Cantidades, Cantidades Valores, Resumen del Kardex por Lote, Grupo Bien,
Resumen del Kardex por Clasificador. Asimismo, se visualizan los filtros Almacn,
Mes y Tipo de Uso, los cuales podrn ser seleccionados activando la barra de
despliegue . Adems contiene los filtros Grupo, Clase, Familia e tem, los
cuales podrn ser seleccionados dando clic en el botn bsqueda , o marcando
con un check en Todos, para que muestre todos los datos.
-96-
Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono Imprimir

, el Sistema mostrar el reporte respectivo.
- Cantidades: Este reporte muestra el Resumen del Kardex de Almacn por

Cantidades, conteniendo la siguiente informacin segn filtros seleccionados y
Orden seleccionado (Cdigo o Alfabtico): Cdigo tem, Descripcin, Marca,
Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidades (Saldo Anterior, Entradas,
Salidas y Saldo Actual).
- Cantidades, Valores: Este reporte muestra el Resumen del Kardex de

Almacn por Cantidades y Valores, conteniendo la siguiente informacin segn
filtros seleccionados y Orden seleccionado (Cdigo o Alfabtico): Cdigo tem,
Descripcin, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidades (Saldo
Anterior, Entradas, Salidas y Saldo Actual), y Valores (Entradas, Salidas, Saldo
Actual y Precio Promedio).
-97-
- Resumen de Kardex por Lote: Este reporte muestra el Resumen del Kardex
de Almacn por Lote, conteniendo la siguiente informacin segn filtros y
Almacn (Principal o Secundario) seleccionado: tem, Descripcin, Marca,
Cuenta Contable, Unidad de Uso, Cantidades (Saldo Anterior, Entradas,
Salidas, Saldo Actual), Lote (Nmero, Fecha de Vencimiento y Saldo).
- Grupo Bien: Este reporte muestra el Resumen del Kardex de Almacn

agrupado por Grupo Bien, conteniendo la siguiente informacin segn filtros
seleccionado: tem, Descripcin, Marca, Cuenta Contable, Unidad de Uso,
Cantidades (Saldo Anterior, Entradas, Salidas, Saldo Actual), Valores (Saldo
Anterior, Entradas, Salidas, Saldo Actual), y Precio Promedio.
-98-
Existencia en Almacn: Esta opcin permite obtener la Existencia en Almacn

por Cantidades, Cantidades Valores, Cantidades por Lote, Cantidades Valores
por Lote, Vencimiento de Bienes, y Rotacin de Bienes. Cada reporte se detalla a
continuacin:
Al seleccionar esta opcin, dando clic en el cono Imprimir el Sistema

presentar la ventana Filtro Existencia del Almacn, la misma que contiene las
siguientes opciones: Cantidades, Cantidades-Valores. Asimismo Cantidades por
Lote, Cantidades Valores por Lote y con las alternativas, Vencimiento de Bienes,
ordenados por Lote o Fecha de Vencimiento, y Rotacin de Bienes, con el filtro
cantidad de movimientos. Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Tipo de
Uso, los cuales podrn ser seleccionados activando la barra de despliegue .
El Usuario deber registrar la fecha de Inicio y la fecha Final, luego seleccionar

los filtros Grupo, Clase Familia e tem, dando clic en el botn de bsqueda o
marcando con un check en Todos, para que muestre todos los datos.

, el Sistema mostrar el reporte respectivo.
- Cantidades: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Existencias de

Almacn, conteniendo la siguiente informacin: tem, Marca, Fecha, Tipo de
Transaccin, Nmero de Documento, Nmero de O/C y Proveedor, Cantidades
(Entradas, Salidas, Saldo) y Comentario.
-99-
- Cantidades - Valores: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte

Existencia valoradas de Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento y O/C,
Cantidades (Entradas, Salidas, Saldo), Precio Unitario, Valores (Entradas,
Salidas, Saldo) y Precio Promedio.
- Cantidades por Lote: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte

Existencia de Almacn por Lote, conteniendo la siguiente informacin: tem,
Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, Nmero de O/C y
Proveedor, Cantidades (Entradas, Salidas y Saldo) con sus respectivos totales.
- Cantidades Valores por Lote: En esta opcin, el Sistema presentar el

reporte Existencias Valoradas de Almacn por Lote, conteniendo la
siguiente informacin: tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de
Documento, Nmero de O/C y Proveedor, Cantidades (Entradas, Salidas y
Saldo), Valores (Entradas, Salidas y Saldo), con sus respectivos totales.
-100-
- Vencimiento de Bienes: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte

Vencimiento de Bienes, conteniendo la siguiente informacin: tem, Marca,
Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, O/C, Proveedor y Saldo.
- Rotacin de Bienes: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte

Vencimiento de Bienes, conteniendo la siguiente informacin: tem, Cdigo,
Descripcin Unidad de Medida, Marca, Cuenta Contable y Fecha del ltimo
Movimiento.
Detalle del Almacn: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el cono Imprimir
el Sistema presentar la ventana Filtro Detalle de Almacn, la misma que
contiene las siguientes opciones: Cantidades Valores, Cantidades Valores por
Lote. Los mismos que pueden seleccionarse Con o Sin Usuario los filtros Almacn
-101-
y Tipo de Uso, los cuales podrn ser seleccionados activando la barra de

despliegue .
El Usuario deber registrar la fecha de Inicio y la fecha Final, luego seleccionar

los filtros Grupo, Clase Familia e tem, dando clic en el botn de bsqueda o
marcando con un check en Todos, para que muestre todos los datos.

, el Sistema mostrar el reporte solicitado.
- Cantidades Valores, (sin check en Usuario): En esta opcin, el Sistema

presentar el reporte Detalle de Almacn, conteniendo la siguiente
informacin: tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento
y O/C, Cantidades (Entradas, Salidas y Saldo), Precio Unitario, y Valores
(Entradas, Salidas, y Saldo), Precio Promedio, Centro de Costo y Destino.
- Cantidades Valores, (con check en Usuario): En esta opcin el Sistema

presentar el reporte Detalle de Almacn conteniendo la siguiente
informacin: Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, O/C,
Cantidades (Entradas, Salidas, Saldo) y Precio Unitario, Valores (Entradas,
Salidas, Saldo), Precio Promedio, Centro de Costo, Destino, Fecha de Registro
y Usuario.
-102-
- Cantidades Valores por Lotes: En esta opcin el Sistema presentar el

reporte Detalle de Almacn por Lote conteniendo la siguiente informacin:
tem, Marca, Fecha, Tipo de Transaccin, Nmero de Documento, O/C,
Proveedor, Precio Unitario, Cantidades (Entradas, Salidas y Saldo), Valores
(Entradas, Salidas, Saldo), Centro de Costo y Destino.
Reporte Contable del Almacn: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el

cono Imprimir el Sistema presentar la ventana Filtro Contable del
Almacn, la misma que contiene las siguientes opciones: Resumen Contable sin
Transferencia, Resumen Contable, Resumen Contable por tem, Movimientos por
Cuenta Contable, Resumen Contable PECOSA con filtro de Almacn Principal o
Secundario. Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Mes, los cuales podrn
ser seleccionados activando la barra de despliegue .
-103-

- Resumen Contable sin Transferencias: En esta opcin el Sistema presentar

el reporte Resumen Contable del Almacn Sin Transferencia conteniendo
la siguiente informacin: Cuenta Contable, Denominacin, Saldo Anterior,
Valores (Entradas y Salidas) y Saldo Actual.
- Resumen Contable: En esta opcin el Sistema presentar el reporte

Resumen Contable del Almacn conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Contable, Denominacin, Saldo Anterior, Valores (Entradas y Salidas)
y Saldo Actual.
- Resumen Contable por tem: En esta opcin el Sistema presentar el reporte

Resumen Contable del Almacn por tem conteniendo la siguiente
informacin: Cuenta Contable, tem, Unidad Uso, Saldo Anterior, Valores
(Entradas y Salidas) y Saldo Actual.
-104-
- Movimiento por Cuenta Contable: Al seleccionar esta opcin el Sistema

activa los siguientes campos: Movimiento (Ingreso, Egreso). Y agrupado por
(Cuenta / tem / Documento, Cuenta / Documento / tem y Documento / Cuento
/ tem). Asimismo, se visualizan los filtros Almacn, Mes y Tipo de Uso, que
podrn ser seleccionados activando la barra de despliegue .
El Usuario deber seleccionar los filtros Grupo, Clase Familia, tem y Cuenta
dando clic en el botn de bsqueda , o marcando con un check en
Todos, para mostrar todos los datos. Adicionalmente, en el Campo Titulo el
Usuario podr editar el Ttulo del Reporte.
Seguidamente, seleccionado la opcin requerida y dando clic en el cono

Imprimir , el Sistema mostrar el reporte solicitado.
o Cuenta tem / Documento: En esta opcin el Sistema presentar el

Reporte de Entradas de Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Mayor, Sub Cuenta, tem, Nmero de Orden de Compra y Gua/Nea,
Tipo de Movimiento, Marca, Unidad de Medida, Precio, Cantidad y Valor
Total en Soles.
-105-
o Cuenta/ Documento / tem: En esta opcin, el Sistema presentar el

Cuenta Mayor, Sub Cuenta, Nmero de Orden de Compra y Gua/Nea, tem,
Marca, Unidad de Medida, Precio, Cantidad y Valor Total en Soles.
o Documento/ Cuenta / tem: En esta opcin el Sistema presentar el

Nmero de Orden de Compra, Gua/Nea, Mayor, Sub Cuenta, tem, Marca,
Unidad de Medida, Precio, Cantidad y Valor Total en Soles.
-106-
- Resumen Contable PECOSA: En esta opcin el Sistema presentar el reporte

Resumen Contable de PECOSAS, conteniendo la siguiente informacin:
Cuenta Contable, Denominacin y Valor.
Reporte de Estadstica de Consumo: Al seleccionar esta opcin dando clic en

el cono Imprimir , el Sistema presentar la ventana Filtro Estadstica de
Consumo, la misma que contiene las opciones: Por Almacn, Por Centro de
Costo y Por Personal y Centro de Costo. Asimismo, se visualizan los filtros Ao
Inicio, Ao Fin, Mes Inicio, Mes Fin, Almacn, Clasificador y Centro de Costo.
Adems contiene el campo Tipo de Bien, donde se presentan las opciones
Suministros, Activos y Todos los cuales podrn ser seleccionados activando la
barra de despliegue o marcando con un check en Todos, para que muestre
todos los datos. Finalmente se podr filtrara por Grupo, Clase, Familia, tem y
Empleado, dando clic en el botn Bsqueda o marcando con un check en
Todos, para mostrar todos los datos.

-107-
- Por Almacn: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Estadstica de

Consumo del Almacn, conteniendo la siguiente informacin: Cdigo y
Descripcin del tem, Unidad Uso, Cuenta Contable, Ao, Meses seleccionados
y Total.
- Por Centro de Costo: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte

Estadstica de Consumo por Centro de Costo conteniendo la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Unidad Uso, Clasificador de Gasto,
Cuenta Contable, Meses seleccionados y Total, Cantidad y Valor.
- Por Personal y Centro de Costo: En esta opcin, el Sistema presentar el

reporte Estadstica de Consumo de Bienes entregados al Personal por
Centro de Costo conteniendo la siguiente informacin: Personal a quien se le
entreg el Pedido, Valor Total entregado por Personal y por Centro de Costo,
Cdigo y Descripcin del tem, Unidad Uso, Clasificador de Gasto, Cantidad de
tems consumidos por los meses seleccionados, Cantidad total consumida y
Valor.
-108-
Distribucin de Bienes por Destino: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el

cono Imprimir el Sistema presentar la ventana Filtro Distribucin de
Bienes por Destino, la misma que contiene las siguientes opciones: Distribucin
de Bienes por Destino, Distribucin de Bienes por Destino Trimestral, Distribucin
de Bienes por Destino Mensual, Resumen por Destino y Tarea, Resumen por
Tarea, Distribucin de PECOSA por Bienes y Destino, Distribucin de Bienes
Entregados por Personal y Destino. Los reportes se pueden obtener por Almacn
Principal o Secundario, y para el caso de las Unidades Ejecutoras que manejen
PpR pueden obtenerse por SISMED.
Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar la
fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.
Luego seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino, Centro de
Costo; ejecutando el botn bsqueda o marcando con un check en Todos,
para mostrar todos los datos. Adicionalmente, en el Campo Ttulo el Usuario podr
editar el Ttulo del Reporte.
-109-

- Distribucin de Bienes por Destino: En esta opcin el Sistema presentar el

reporte Distribucin de Bienes por Destino, conteniendo la informacin:
Destino, Centro de Costo, Tarea, Grupo, tem, Descripcin, Unidad de Uso,
Cantidad y Valor.
- Distribucin de Bienes por Destino Trimestral: En esta opcin, el Sistema

presentar el reporte Distribucin de Bienes por Destino Trimestral,
conteniendo la siguiente informacin: A nivel de Destino, Tarea y Grupo: tem,
Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad, Valor y Total.
-110-
- Distribucin de Bienes por Destino Mensual: En esta opcin, el Sistema

presentar el reporte Distribucin de Bienes por Destino Mensual,
conteniendo la siguiente informacin a nivel de Destino, Centro de Costo, Tarea
y Grupo: tem, Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad, Valor de los Meses
seleccionados y Total.
- Resumen por Destino y Tarea: Al seleccionar esta opcin se activan las

siguientes opciones de Reportes: Slo con Destino, Solo Sin Destino, Todos y
Nivel Destino, donde seleccionar el nivel del Reporte. Asimismo, se visualizan
los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser seleccionados
activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar la fecha inicio
en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.
Luego deber seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino,
Centro de Costo y Tarea ejecutando el botn bsqueda o marcando con un
check en Todos, para mostrar todos los datos. Adicionalmente, en el Campo
Titulo el Usuario podr editar el Titulo del Reporte
-111-

- Slo Destino: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen

por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin: Distribucin de
los bienes con Destino, Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.
- Sin Destino: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Resumen

por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin: Distribucin de
los bienes sin Destino, Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.
-112-
- Todos: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen por

Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin: Distribucin de los
Bienes con Destino y Sin Destino, Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.
- Resumen por Tarea: Al seleccionar esta opcin, se activarn las siguientes

opciones de Reporte: Slo con Destino, Slo Sin Destino y Todos. Asimismo,
se visualizan los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . El Usuario deber registrar
la fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.
Luego, deber seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia, tem, Destino,
Centro de Costo y Tarea dando clic en el botn de bsqueda o marcando
con un check en Todos, para mostrar todos los datos. Adicionalmente, en
el Campo Titulo el Usuario podr editar el Ttulo del Reporte.
-113-

- Con Destino: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen

por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin de los bienes
Distribuidos con Destino: Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.
- Sin Destino: En esta opcin, el Sistema presentar el reporte Resumen

por Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin de los bienes
distribuidos sin Destino: Cdigo y Descripcin de la Tarea y Valor.
-114-
- Todos: En esta opcin el Sistema presentar el reporte Resumen por

Destino y Tarea, conteniendo la siguiente informacin de los Bienes
distribuidos con Destino y Sin destino: Cdigo y Descripcin de la Tarea y
Valor.
- Distribucin de PECOSA por Bienes y Destino: Al ingresar a esta opcin

seleccionar los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales podrn ser
seleccionados activando la barra de despliegue . Asimismo, registrar la
fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.
Centro de Costo y Tarea, dando clic en el botn de bsqueda o marcando
con un check en Todos, para mostrar todos los datos. Adicionalmente,
en el Campo Titulo el Usuario podr editar el Ttulo del Reporte.
-115-
Dando clic en el cono Imprimir el Sistema presentar el reporte

Distribucin de PECOSAS por Bienes y Destino, conteniendo la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Fecha, Tipo Transaccin,
Documento Nmero, Cantidad y Valor.
- Distribucin de Bienes Entregados por Personal y Destino: Al ingresar

a esta opcin seleccionar los filtros Almacn y Destino Uso, los cuales
podrn ser seleccionados activando la barra de despliegue . Asimismo,
registrar la fecha inicio en el campo Desde y la fecha final en el campo Hasta.
-116-
Centro de Costo, Tarea y Empleado; dando clic en el botn de Bsqueda
o marcando con un check en Todos para mostrar todos los datos.
Adicionalmente, en el Campo Titulo el Usuario podr editar el Ttulo del
reporte.
El Sistema presentar el reporte Distribucin de Bienes Entregados por

Personal y Destino de Atencin conteniendo la siguiente informacin:
Personal a quien se le entreg el Pedido, Destino de Atencin, Grupo del
tem, Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Uso, Cantidad entregada,
y Valor.
Reporte con Saldos Negativos: En esta opcin, dando clic en el cono Imprimir
el Sistema presentar el reporte Saldos Negativos en el Kardex,
conteniendo la siguiente informacin a nivel de Almacn e tem: Marca, Fecha,
Tipo, Nmero de Documento, Nmero de Orden de Compra, Precio, Cantidades
(Inventario, Entradas, Salidas), el Precio Promedio e Importe Saldo.
Reporte Stock Mnimo: En esta opcin, dando clic en el cono Imprimir el

Sistema presentar el reporte Stock Mnimo de Bienes, conteniendo la siguiente
informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Unidad Uso, Marca, Cuenta Contable,
Stock Mnimo, Stock Actual y Diferencia de stock.
-117-
Reporte Inventario Valorizado: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el cono

Imprimir el Sistema presentar la ventana Filtro Inventario Valorizado, la
misma que contiene la opcin: Tipo de Uso o por Cuenta Contable y tipo de
Uso. Asimismo, se visualizan los filtros Almacn y Tipo de Uso, los cuales podrn
ser seleccionados activando la barra de despliegue . El Usuario deber
registrar la fecha final en el campo Hasta.
Luego seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia e tem, dando clic en el botn
bsqueda o marcando con un check en Todos, para mostrar todos los
datos.
Dando clic en el cono Imprimir el Sistema presentar el reporte Inventario

Valorizado, conteniendo la siguiente informacin de acuerdo al Almacn y Fecha
seleccionados: Destino de Uso, Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Cuenta
Contable, Unidad de Uso, Stock Actual, Precio y Valor Total.
-118-
Si se selecciona la opcin Cuenta Contable y tipo de Uso, el reporte agrupara

por Cuenta Contable y Tipo de Uso
Diferencia de Valores entre PECOSA vs Almacn: En esta opcin, dando clic

en el cono Imprimir el Sistema presentar el Listado de Diferencia de
Valores entre PECOSA vs Almacn, conteniendo la siguiente informacin:
Cdigo y Descripcin del tem, Marca, Clasificador, Movimiento. Almacn (Precio
y Valor), PECOSA (Precio/Valor), Diferencia, Nmero de PECOSA, Nmero de
Pedido y Fecha de PECOSA.
Diferencia de tems entre PECOSAS vs Almacn: En esta opcin, dando clic

en el cono Imprimir el Sistema presentar el Listado de Diferencia de tems
entre PECOSAS vs Almacn, conteniendo la siguiente informacin: Nmero de
PECOSA, Centro de Costo, tem y Descripcin.
-119-
Reserva de tems de Almacn: En esta opcin, dando clic en el cono Imprimir

el Sistema presentar el Reporte Reserva de tems de Almacn,
conteniendo la siguiente informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Tipo de
Pedido, Nmero de Pedido, Fecha Aprobado, Centro de Costo y Cantidad
Aprobado.
Parte de Almacn: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el cono Imprimir

el Sistema presentar la ventana Filtro Parte Almacn, la misma que
contiene los siguientes campos: Opcin (Parte Contable) y Movimiento (Ingresos
/ Egresos).
Asimismo, se visualizan los filtros Almacn, mes y Tipo de Uso, los cuales podrn
ser seleccionados activando la barra de despliegue .
Luego podr seleccionar los Filtros: Grupo, Clase, Familia e tem, dando clic en
botn bsqueda o marcando con un check en Todos, para mostrar todos
los datos. Adicionalmente, en el Campo Ttulo, el Usuario podr editar el Ttulo del
Reporte.
Seguidamente, dando clic en el cono Imprimir , el Sistema presentar el

reporte Parte Contable de Ingresos/Egresos al Almacn (segn filtro realizado),
conteniendo informacin: Tipo de Documento, Nmero de Documento, Cdigo y
-120-
Descripcin de la Cuenta y Sub Mayor Cuentas Total Cuenta Mayor y Total

Documento.
Ubicacin Fsica de tem x Kardex: Al seleccionar esta opcin, dando clic en el

cono Imprimir el Sistema presentar el reporte Ubicacin Fsica de tems del
Kardex, conteniendo informacin: Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Uso,
Marca y Ubicacin Fsica.
Ranking de Consumo: Al seleccionar esta opcin, el Usuario podr obtener la

informacin de los tems con mayor y menor consumo, el Sistema presentar la
ventana Filtro Ranking de Consumo, donde seleccionar las siguientes opciones y
filtros, a visualizar en el reporte:
-121-
- Opciones de reporte:
Ascendente: Muestra el Ranking por tem de menor a mayor

consumo.
Descendente: Muestra el Ranking por tem de mayo a menor
consumo.
- Filtros:
Ao Inicio: Ao de inicio de la consulta.
Mes Inicio: Mes inicio de consulta
Mes Fin: Mes final de consulta.
Almacn: Activar la lista de despliegue y seleccionar el

Almacn de consulta. Para seleccionar todos los almacenes
marcar con un check el campo .
Tipo Bien: Activar la lista de despliegue y seleccionar el tipo

de Bien (Suministro, Activo, Todos)
Tipo de Uso: Activar la lista de despliegue y seleccionar el

tipo de Uso de los tems a consultar.
Para visualizar el reporte, dar clic en el icono Imprimir de la ventana
o Ranking de Consumo Ordenado Ascendentemente: Al seleccionar la opcin de

reportes ordenado ascendentemente, el reporte mostrar el cdigo, descripcin,
unidad de uso, cantidad consumida por tem mensualizada y ranking (sumatoria de
todos las cantidades de los meses indicados en los filtros), ordenado
ascendentemente.
-122-
o Ranking de Consumo Ordenado Descendentemente: Al seleccionar la opcin de

reportes ordenado ascendentemente, el reporte mostrar el cdigo, descripcin,
unidad de uso, cantidad consumida por tem mensualizada y el ranking (sumatoria
de todos las cantidades de los meses indicados en los filtros) ordenado
descendentemente.
tems Inactivos: Al seleccionar esta opcin, el Usuario podr obtener la

informacin de los tems inactivos y que an cuentan con stock en Almacn.
El Sistema presentar el reporte Listado de tems Inactivos del Kardex

conteniendo la siguiente informacin: Almacn, Destino de Uso, Cdigo y
Descripcin del tem, Cuenta Contable, y Situacin del tem.
Inventario Fsico del Almacn
En esta opcin se registrar el Inventario Fsico de cada Almacn en una fecha

determinada, con la finalidad de realizar una conciliacin de saldos y determinar el estado
de los bienes.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes- >Inventario Fsico del

Almacn, como se muestra en la siguiente ventana:
-123-
Al ingresar a esta opcin el Sistema presenta la ventana Inventario Fsico, la misma que
muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Ao, Almacn, Tipo de Uso
y Estado.
Ao: Permite seleccionar un ao activando la barra de despliegue .
Almacenes: Permite seleccionar un almacn activando la barra de despliegue

, se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador.
Tipo de Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso del Bien. Marcando con un check
se visualizar la informacin de todos los Tipos.
-124-
Estado: Permite seleccionar el Estado del Inventario. Marcando con un check

se visualizar la informacin de todos los estados del inventario.
PROCESO DE CARGA DE INVENTARIO
Para registrar una nuevo Inventario Fsico, realizar el siguiente procedimiento:
1- Activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
2- El Sistema presentar la ventana Datos Generales, la misma que est

conformada por los siguientes campos y Filtros: Nro. de Inventario, Fecha, Mes
del Inventario Fsico, Almacn, Tipo de Uso, Jefe de Almacn, Director,
Responsable, Inventariados, Observaciones, Estado.
El Usuario deber registrar la informacin solicitada en esta ventana. Los campos

que se muestran son los siguientes:
-125-
Fecha: Se registrara la fecha que se inicia el inventario fsico.
Inventario Fsico a: Se seleccionara el mes de corte que se va a realizar el

inventario.
Almacn: Se seleccionara el sub almacn que se va a realizar el inventario

fsico.
Tipo de Uso: Permite seleccionar el tipo de Uso
Jefe de Almacn: Muestra el jefe del Almacn seleccionado.
Director: Se seleccionara el personal responsable de la Direccin.
Inventariador: Registrar el personal responsable del Inventario Fsico.
Observaciones: Se podr digitar observaciones del porque se est realizando

el inventario Fsico.
3- Luego, dar clic en el cono Grabar , para generar el inventario fsico. El

Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S.
4- El inventario generado se visualizar en la seccin Listado de Inventarios

Fsicos. Seleccionar el inventario e ingresar en la carpeta amarilla .
-126-
5- Se mostrar la ventana Inventario Fsico. Para realizar el proceso de Carga del

Inventario, realizar el siguiente procedimiento:
a. Dar clic en el botn , el Sistema mostrar la siguiente ventana:
Al seleccionar S, el Sistema trasladar la informacin existente en el Kardex.
b. Al dar clic en ACEPTAR, se mostrar la ventana Inventario fsico con los

siguientes datos: tem, Descripcin, Unidad de Uso, Marca, Precio Promedio,
Cuenta Contable, Inventario Fsico, Stock Actual, Cantidad de Ms, Cantidad
de Menos, Cantidad Buena y Cantidad Defectuosa.
-127-
c. Ingresar las cantidades encontradas en el Inventario en los campos Inventario

Fsico y Cantidad Buena. La informacin registrada en el campo Inventario Fsico
ser comparada con el Stock Actual y si hubiese alguna diferencia sobrante o
faltante se visualizarn en el campo Cantidad de Mas o Cantidad de Menos.
Tambin podr ingresar a la carpeta amarilla para registrar las cantidades

Fsicas en los Campos Cantidad Inventario y Cantidad Buena.
Dar clic en el cono Grabar y luego clic al cono Salir .
Para visualizar los datos de un tem, el Usuario deber ubicarse en el registro a

consultar y dar clic en el botn .El Sistema mostrar la ventana
Mantenimiento Catlogo de tems, con la informacin del Catlogo del registro
seleccionado.
-128-
PROCEDIMIENTO DE INCORPORAR / ELIMINAR ITEMS DEL INVENTARIO
El Usuario podr incorporar o eliminar tems del Inventario Fsico realizando el

1- Activar el men contextual, y seleccionar la opcin: .
El Sistema presentar la ventana Detalle tem, en la cual el Usuario registrar los

siguientes datos:
Bien: Seleccionar el bien. Ingresando al cono buscar se presentar la

ventana Filtro para Bsqueda de Datos, para visualizar los tems se
deber seleccionar la opcin de bsqueda en el filtro Campo, pudiendo ser
por Cdigo tem, Descripcin y Nombre Comn, seguidamente digitar la
palabra a buscar en el campo Dato, Luego dar Enter o clic en el icono
Buscar . En la bsqueda se podr hacer uso del comodn (%), por
ejemplo al buscar por Nombre comn y poner en el campo Dato el comodn
%, se mostrarn todos los tems que tengan un nombre comn.
Seleccionado el tem dar clic en el botn Aceptar.
-129-
2- Registrar las cantidades Fsicas encontradas en el almacn y las cantidades

buenas. Automticamente se visualizarn la Cuenta Contable, Stock Mnimo,
Cantidad Defectuosa y Cantidad Stock Actual.
3- Dar clic en el cono Grabar y luego en Salir . El Sistema mostrar la

siguiente ventana con el nuevo registro.
-130-
PROCEDIMIENTO PARA CERRAR EL INVENTARIO FSICO
El Usuario podr realizar el cierre del inventario, realizando el siguiente

procedimiento:
El Usuario deber ubicarse en el registro y dar clic en el botn .El

Sistema mostrar la ventana Datos Generales, y Marcando con un check en
Estado, este cambiara a Cerrado.
Dar clic en el cono Grabar y luego en Salir . El Sistema mostrar la

siguiente ventana con el nuevo estado.
REPORTE
Para visualizar los reportes de Inventario Fsico de Almacn, el Usuario dar clic
en el cono Imprimir de la ventana de Inventario Fsico, mostrndose la
ventana Reportes, con las siguientes opciones
-131-
Corte Documentario: En esta opcin, el Sistema presentar el Reporte Corte

Documentario, mostrando los siguientes datos: tem, Descripcin, Unidad de
Uso, Marca, ltimo documento (Tipo Nmero, Fecha), Ultimo Movimiento (entrada
y Salida) y Saldo de Kardex.
Inventario Fsico de Existencia: En esta opcin, el Sistema presentar el

Reporte Inventario Fsico de Existencia, mostrando los siguientes datos: tem,
Descripcin, Unidad de Uso, Marca, Precio Promedio, Inventario Fsico (Cantidad
y Valor), Saldo Kardex (Cantidad y Valor), Diferencias (Cantidad de ms, Cantidad
de Menos y Valor) y Estado del Bien (Cantidad Buena y Cantidad Defectuosa).
Inventario Fsico por Ubicacin Fsica: En esta opcin, el Sistema presentar

el Reporte Inventario Fsico por Ubicacin Fsica, mostrando los siguientes
datos: tem, Descripcin, Marca, Unidad de Medida, Inventario Fsico y Cantidad
Buena
-132-
Ubicacin Fsica
Esta opcin permite registrar las Ubicaciones Fsicas de los Almacenes de la Unidad
Ejecutora, con el objetivo de poder asignar dichas ubicaciones a los tems para su ubicacin
ms rpida.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Ubicacin Fsica, como se

muestra en la siguiente ventana:
Para la creacin del Cdigo de ubicacin Fsica (CUF), se deber de tener las siguientes
consideraciones:
El CUF, estar compuesto por una combinacin de nmeros y letras que

facilitaran la ubicacin de los tems en los almacenes en forma inmediata.
Este sistema es empleado en la mayor parte de Almacenes, tanto en el Sector
Pblico como en el Sector Privado.
Se tiene dos tipos de Almacenaje (Con Estante y Sin Estante)
El cdigo de Ubicacin Fsica deber de relacionarse con un Sub Almacn.
Cuando sean de tipo de Almacenaje Con Estante, la estructura del Cdigo de
Ubicacin Fsica, estar conformada por 9 dgitos y estar compuesto de la
siguiente forma:
Zona de Almacenaje.- Las Zonas de Almacenaje son divisiones del almacn

o sub almacn, y estn identificados por una letra en mayscula. Ejemplo: A,
B, C, etc.
Estantes.- Se usan para colocar artculos. Estas son identificadas por tres
nmeros fijos. Ejemplo: 001, 002, 003, etc.
-133-
Fila.- Son las divisiones horizontales del estante, se identifica mediante una
letra en Mayscula. Ejemplo el A, B, C, etc.
Columna.- Son las divisiones verticales del estante y se identifican como

mximo por tres nmeros fijos. Ejemplo: 001, 002, 003, etc.
Casillas.- Son divisiones verticales u horizontales. Estn identificados por una

letra en mayscula. Ejemplo el A, B, C, etc. Este campo es Opcional.
-134-
1.1.8.1 Creacin de Cdigo de ubicacin Fsica (CUF)
El ingreso a la opcin de creacin de Cdigo de Ubicacin Fsica por Sub Almacenes es

siguiendo la siguiente ruta: Almacenes - Ubicacin Fsica -Maestro de Ubicacin
Fsica como se muestra en la siguiente ventana:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Maestro de Ubicacin Fsica,

la misma que muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Almacn,
Zona y Almacenaje.
Filtros
Almacn: Permite seleccionar un Almacn o Sub Almacn. Activando la barra

de despliegue . Se mostrarn los almacenes asignados al Usuario en el
Mdulo Administrador.
Zona: Indica la Zona de Almacenaje. Activando la barra de despliegue , se

mostrarn todos las zonas de Almacenaje registradas
-135-
Almacenaje: Indica el Tipo de Almacenaje. Activando la barra de despliegue

, se mostrarn todos los Tipos de Almacenajes.
Campos
Almacn: Muestra la descripcin del Almacn o Sub Almacn
Zona: Muestra la descripcin de la Zona de Almacenaje
Kardex: Indica el tipo de Almacenaje, cuando significa que es de Tipo Con
Estante y cuando es significa que es de tipo Sin Estante.
PROCESO DE REGISTRO DEL CUF
Se deber de seleccionar el Almacn donde se registrar o crear el CUF:

El Usuario podr incorporar o eliminar CUF realizando el siguiente procedimiento:
Activar el men contextual, y seleccionar la opcin que corresponda:
Para eliminar un registro, seleccionar la opcin . El

Sistema mostrar el siguiente mensaje:
-136-
No se podr eliminar un registro que tiene asignado o est relacionado con tems,
el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
Al seleccionar la opcin el Sistema presentar la

ventana Mantenimiento de C.U.F., la misma que est conformada por los
siguientes campos y filtros: Datos CUF (Zona de Almacenaje, Tipo de Almacenaje
y Estado), Detalle de CUF (Estante, Fila, Columna, Casillero, Estado)
El Usuario deber registrar la informacin solicitada en esta ventana. Los campos

que se muestran son los siguientes:
-137-
Datos C.U.F.
o Zona de Almacenaje: Registrara un cdigo (solo una letra) y la descripcin
de la Zona
o Tipo de Almacenaje: Permite seleccionar el tipo de Almacenaje. Segn sea

el caso, puede ser Con Estante o Sin Estante
o Estado: Permite seleccionar el para los Datos del CUF.
Detalle C.U.F. Solo se registrara para Tipo de Almacenaje Con Estante y se

podr registrar varios detalles.
o Estante: Registrara un cdigo (solo tres nmeros)

o Fila: Registrara un cdigo (solo una Letra)
o Columna: Registrara un cdigo (solo tres nmeros)
o Casillero: Registrara un cdigo (solo una letra). No es obligatorio, por
default se considerara la letra A como un solo casillero entre la columna y la
fila
o Estado: Permite seleccionar el para cada detalle o registro del CUF.
Dar clic en el cono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente mensaje al

Usuario, al cual dar clic en S:
-138-
Para Modificar o registrar otro detalle del CUF, se ingresara a la carpeta amarilla
de cada Zona y se realizara el procedimiento que se requiera.
REPORTE
Para visualizar el reporte, el Usuario dar clic en el cono Imprimir de la

ventana principal, mostrndose la Relacin de Cdigo de ubicacin Fsica.
1.1.8.2 Asignacin de Cdigo de ubicacin Fsica (CUF) con tem
El ingreso a la opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Ubicacin Fsica - tem por

ubicacin Fsica como se muestra en la siguiente ventana:
-139-
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana tem por Ubicacin Fsica, la
misma que muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Ao, Almacn e
tem, los cuales se detallan a continuacin:
Filtros
Ao: Permite seleccionar uel ao de registro, activando la barra de despliegue

.
Almacn: Permite seleccionar un Almacn, activando la barra de despliegue

. Solo se mostrarn los Almacenes asignados al perfil del Usuario en el
Mdulo Administrador.
tem: Permite seleccionar un tem a travs de dos maneras:
- Se podr digitar la descripcin del tem y dar Enter, de esta forma se filtrar
la informacin de la ventana por el dato digitado:
-140-
- Se podr ingresar al botn Buscar , mostrndose la ventana Bsqueda

de Datos, en la cual se seleccionar los tems. Para ello en el filtro Campo,
seleccionar el tipo de bsqueda que podr ser por Cdigo tem, Nombre
tem, Unidad de Uso o Nombre Comn, luego digitar la palabra a buscar
en el campo Dato y dar Enter. Seleccionado el tem dar clic en el botn
Aceptar.
Campos
Descripcin: Muestra la descripcin del tem

tem: Muestra la cdigo del tem
Unidad de Uso: Muestrea la unidad de uso del tem
Marca: Muestra la marca del tem
Ubicacin Fsica: Muestra el CUF de cada tem, pudiendo ser ms de
un CUF por tem
PROCESO DE ASIGNACION DE ITEM CON EL CUF
Existen dos formas de asignacin del tem con el CUF, estas son:
Asignacin por tem
Asignacin masiva
Asignacin por tem
Se deber de seleccionar el tem e ingresar en la carpeta amarilla que est

al lado derecho del tem
-141-
El Sistema presentar la ventana Asignacin de tems de Kardex por Almacn,

la misma que est conformada por los siguientes campos y filtros: Seleccin
(Almacn, y Zona de Almacenaje), tems por Kardex Almacn (Descripcin,
tem, unidad de uso y Marca) y Ubicacin Fsica por Almacn Zona (Zona,
almacenaje, estante, fila, columna y casillero)
El Usuario deber seleccionar los siguientes campos
o Zona de Almacenaje: los cuales podrn ser seleccionados activando la

barra de despliegue
o tem: Se seleccionara con un check
o Ubicacin Fsica: Se seleccionara con un check
Dar clic en el cono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente mensaje
-142-
Al confirmar el mensaje se presentara la ventana principal con el tem asignado

con sus CUF.
Asignacin Masiva
Se Activar el men contextual, y seleccionar la opcin que corresponda:
./
Para eliminar un registro, seleccionar la opcin . El

Sistema mostrar el siguiente mensaje:
-143-
Al confirmar el Mensaje se eliminara el CUF asociada al tem
Al seleccionar la opcin el Sistema presentar la

ventana Asignacin de tems de Kardex por Almacn, la misma que est
conformada por los siguientes campos y filtros: Seleccin (Almacn, y Zona de
Almacenaje), tems por Kardex Almacn (Descripcin, tem, unidad de uso y
Marca) y Ubicacin Fsica por Almacn Zona (Zona, almacenaje, estante, fila,
columna y casillero)
El Usuario deber seleccionar los siguientes campos
o Zona de Almacenaje: los cuales podrn ser seleccionados activando la

barra de despliegue
o tem: Se podr seleccionar varios tems con un check
o Ubicacin Fsica: Se seleccionara varios CUF con un check
Dar clic en el cono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente mensaje
Al confirmar el mensaje se presentara la ventana principal con el tem asignado

con sus CUF.
-144-
Para Modificar la asignacin, se ingresara a la carpeta amarilla de cada tem

y se realizara el procedimiento que se requiera.
REPORTE
Para visualizar el reporte, el Usuario dar clic en el cono Imprimir de la

ventana principal, mostrndose la Relacin de los tems con su cdigo de
ubicacin Fsica.
Proceso de Pre Cierre Mensual
Esta opcin le permite realizar un Pre Cierre Mensual del movimiento de los
Almacenes, con la finalidad de generar un Kardex de tems mensualmente. Esta
operacin se realizar al finalizar el mes. Asimismo, se podr realizar el Cierre del
Ejercicio Anual.
-145-
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes - Proceso de Pre Cierre

Mensual, como se muestra a continuacin:
Al ingresar, el Sistema presentar la ventana Cierre Mensual de Almacn.
PROCESO DE CIERRE MENSUAL
Para realizar el proceso de Cierre Mensual, realizar el siguiente procedimiento:
1- Ingresar a la ventana Cierre Mensual de Almacn y seleccionar el Almacn

correspondiente.
Nota: El botn Cierre Mensual estar Activo, si el Usuario cuenta con acceso
a todos los Almacenes.
2- Despus de seleccionar el Almacn, se mostrar en el campo Periodo Actual el

mes en que se encuentra el Kardex y en el campo Periodo Nuevo el mes de
apertura del Kardex.
-146-
3- Para proceder a realizar el cierre mensual del Almacn, dar clic en el botn
Validacin: Si hubiese rdenes de Compra o NEAs

pendientes de Confirmacin por el Almacn para el periodo
a Cerrar, stas se mostrarn en el Listado de Movimientos
Pendientes por Almacn para su regularizacin, como se
muestra en la siguiente ventana:
Asimismo, al intentar dar Cierre Mensual, el Sistema no

proceder y mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
4- El Sistema realizar la siguiente pregunta:
-147-
5- Al seleccionar S, se realizar el proceso mostrndose el siguiente mensaje:
6- Dar clic en Aceptar. Los datos de Periodo Actual y Periodo Nuevo se actualizar
de acuerdo a los periodos procesados.
PROCESO DE CIERRE DE AO
El proceso de cierre actualizar toda la informacion registrada durante el ao.
Para realizar el Cierre Anual de los Almacenes, el Usuario deber realizar el siguiente
procedimiento:
1- dar clic en el botn . El Sistema mostrar la ventana Cierre del Ao,

con el ao de ejecucin actual , en estado Aperturado. Para seleccionar otro ao
activar la barra de despliegue .
2- Dar clic en el cono Grabar , el Sistema realizar la siguiente pregunta:
-148-
3- Seleccionar S, se presentar la siguiente pregunta de validacin cuando

corresponda:
4- Dar clic en ACEPTAR, se presentar la siguiente pregunta de validacin cuando

corresponda:
5- Al seleccionar S, el ao seleccionado se presentar como CERRADO.
PROCEDIMIENTO DE EXTORNO DE AO CERRADO (REAPERTURA)
Cuando el Ao de Ejecucin est cerrado y desea APERTURARLO, el Usuario

tendr que extornar dicho movimiento, realizando el siguiente procedimiento:
1- Ejecutar el botn F5 del teclado, mostrndose la siguiente pregunta:
-149-
2- Seleccionar S. Se visualizar la ventana Proceso Protegido Por Clave, donde

se ingresar la clave correspondiente, para realizar el extorno del ao.
3- Dar clic en el cono Grabar , el Sistema presentar la ventana Cierre del Ao,
con el Ao de Ejecucin en estado Aperturado.
-150-
Autor: Oficina General de Tecnologas de la

Informacin - SIGA
Fecha de Publicacin: 06/07/2016
-151-

PARTE VI - MU Modulo Logistica Almacenes

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PARTE VI - MU Modulo Logistica Almacenes

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Manual de Usuario

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versin del Aplicativo 16.03.00

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO ................................................................. 3

1.1. SUB MDULO ALMACENES ........................................................................ 3

Entradas al Almacn (Ajuste) ......................................................... 3

Proceso de Pre Cierre Mensual ............................................... 145

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO

1.1. SUB MDULO ALMACENES

Entradas al Almacn (Ajuste)

Esta opcin permite registrar las Entradas al Almacn provenientes de rdenes de

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Almacenes Entradas al Almacn, como

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Entrada a Almacn, en la cual

Buscar: Permite realizar la bsqueda de las Entradas al Almacn por: Nmero

Botn : Ingresando a este botn, el Sistema presentar la ventana

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNA ENTRADA AL ALMACN

Para registrar una Entrada a Almacn, el Usuario deber realizar el siguiente

2- El Sistema presentar la ventana Entrada a Almacn, en la cual el Usuario registrar

Correlativo: Es el nmero correlativo de la entrada al Almacn. El Sistema lo

Ao: Muestra el ao del registro de la Entrada al Almacn.

Estado: Muestra el estado de la Entrada al Almacn.

Tipo de Ingreso: Seleccionar el tipo de Entrada al Almacn: Orden de Compra

Fecha de Ingreso: Registrar la fecha de Entrada al Almacn.

Tipo de Documento: Muestra el tipo de documento de ingreso al Almacn en

Clase/N Doc. Prov o Nota Entrada: Si el ingreso es por Orden de

Presupuesto: Muestra el tipo de Presupuesto indicado en la Orden de Compra

Procedencia: Para las rdenes de Compra, por defecto la procedencia ser

Almacn: Si el ingreso es por Orden de Compra, se muestra el Almacn

Recibido por: Se muestra el nombre del responsable del Almacn respectivo.

Observacin: Permite registrar alguna observacin o comentario.

N O/C o N Documento: Para Ingresos por Compra se deber

Nombre/Razn Social: Para las rdenes de Compra se mostrar el nombre

Fecha Orden: Para las Entradas por OC se mostrar la fecha de emisin de la

Si el Tipo de Ingreso es NEA Transferencia Externa, se visualizar adicionalmente

Estratgico: Marcar con un check si la los tems ingresados al Almacn son

Importar : Esta opcin permite importar los datos de la PECOSA proveniente

4- Para aceptar el nmero correlativo, dar clic en el cono Grabar . El Sistema

a. Tipo de Ingreso por Compra.- Si el tipo de ingreso es por Compra, en la

En la columna Cantidad Recibida, se mostrar por defecto la misma cantidad

Validacin: Si se modifica la Cantidad

Para consultar los Pedidos de Origen y los Datos Generales de la Entrada,

Consultar Pedidos de Origen: Ingresando al botn , se podr

Consultar Datos Generales: Ingresando al botn , el Usuario

Ingresando a la carpeta amarilla de cada tem, se mostrar la ventana tem

Asimismo, en esta ventana, el Usuario podr registrar los siguientes datos:

Cuenta Contable: Si el tem est asociado a una sola cuenta contable, se

Lote y Fecha de Expiracin: Si se trata de tems con Lote y Fecha de

Se insertar un registro en blanco, en el cual el Usuario registrar el

Validacin: Si la Cantidad Recibida del tem

Para registrar las Especificaciones Tcnicas del tem, ingresar al botn

- Se mostrar la ventana tem de Entrada de Almacn, en la cual el Usuario

Act. /Proy.: Seleccionar si es Actividad o Proyecto activando la barra

Familia: Seleccionar la Familia. Ingresando al cono buscar se

tem: Seleccionar el tem. Ingresando al cono buscar se

Activo Fijo: Muestra S si el tem es un Activo Fijo, caso contrario

Marca: Seleccionar la Marca activando la barra de despliegue .

Cantidad de Uso: Ingresar la cantidad del tem a ingresar.

Precio Unitario: Ingresar el precio por unidad del tem.

Cuenta: Seleccionar la Cuenta Contable activando la barra de

Los campos Activo Fijo y Valor Total se mostrarn automticamente.

Si se trata de tems con Lote y Fecha de Expiracin se deber registrar los

- Luego, dar clic en el cono Grabar . Se mostrar el siguiente mensaje al

- Dar clic en el botn S, para grabar los registros realizados y realizar el

- Se activar el botn , en la cual el Usuario podr