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INDCE

INTRODUCCION
DESARROLLO ................................................................................................. 1
1. DESCRIPCION....................................................................................... 1
2. SITUACION DE LA EMPRESA ANTES DE LA UTILIZACIN DE
SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE INFORMACIN ................................... 16
3. SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE INFORMACIN UTILIZADOS EN LA
EMPRESA .................................................................................................. 17
4. SITUACIN DE LA EMPRESA DESPUS DE LA UTILIZACIN DE
SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE
INFORMACIN...34
CONCLUSIONES ......................................................................... 35
SUGERENCIAS ........................................................................................... 356
BIBLIOGRAFIA...37
INTRODUCCIN

La implantacin de un sistema de informacin requiere mucho dinero y tiempo


para la instalacin del sistema, los sistemas tienden a complicarse con la
problemtica que encierra su funcionalidad y para mayores resultados
favorables el personal involucrado debe asimilar o comprender que medidas
deben de tomarse, MACROPOST S.A.C pudo solucionar los problemas en su
implementacin.

Ya que la implementacin de un sistema demanda tiempo y en el proceso de la


implementacin ocurre diferentes problemas y puntos crticos los cuales tienen
que ser manejados de la mejor manera para que el sistema tenga xito y
pueda ayudar a la entidad o empresa a la que se implement la cual lograra
los objetivos y metas, MACROPOST S.A.C implemento un sistema para
mejorar la atencin a los clientes.

Los problemas ms usuales de los sistemas son en el diseo al no captar los


requerimientos esenciales del negocio, algunos datos del sistema tienen un alto
grado de imprecisin o errnea o en muchos casos el costo para la
implementacin queda muy por encima del presupuesto o en muchos casos el
sistema no opera bien de manera eficiente como se pretende lograr en las
organizaciones siendo esto un problema para MACROPOST S.A.C pero la
implementacin de un sistema de informacin redujo el tiempo en la atencin al
cliente y otros factores ms los cuales se mencionara en el presente trabajo .
DESARROLLO
1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Desde hace ms de 20 aos, MACROPOST se ha consolidado en el


campo de la mensajera siendo actualmente uno de los pioneros a nivel
nacional. Esto lo demuestra los triunfos obtenidos en licitaciones
pblicas y/o concursos a la que hemos sido invitados.

MACROPOST una empresa lder, genera empleo a ms de 70 familias a


nivel local lo cual demuestra nuestro liderazgo y compromiso con la
sociedad y el estado. El personal directivo est compuesto por
profesionales en Economa, Administracin, Ciencias Contables,
Ingeniera, Publicidad y carreras afines, cuyo desempeo acertado nos
ha mantenido en el mercado por ms de veinte aos.

El Director Gerente y la Asesora General de la empresa (doctorados en


Economa), han recibido entrenamiento postal por cuatro aos en el
Deustche Post de Alemania y la Secretaria de Gerencia as como los
Supervisores cuentan con amplia capacitacin y experiencia en la
Direccin General de Correos de Per, como Tcnicos Postales.

Sin duda, MACROPOST sigue creciendo profesional y anmicamente en


cada uno de nuestros clientes.

MENSAJERIA LOCAL

Servicio Normal
Consiste en el recojo de la correspondencia, diariamente de lunes a
viernes, en el horario de 17.00a 18.00 horas y su distribucin al
destinatario se efectuar en el transcurso del da siguiente.

Servicio Urgente

1
Consiste en el recojo de la correspondencia que ser efectuado en dos
horarios, en las maanas de lunes a viernes de 10.00 a 11.00 horas y en
las tardes tambin de lunes a viernes de 15.00 a 16.00 horas, y su
entrega al destinatario ser en un plazo mximo de hasta 4 horas.

Servicio Especial
Consiste en el recojo de la correspondencia a cualquier hora del da
previa llamada telefnica, y su entrega a la destinatario en un plazo
mximo de hasta 2 horas.
Este servicio se utilizar adicionalmente para los casos en los que el
mensajero espere un tiempo considerable de trmite (mayor a 30
minutos) para entregar el documento (en el servicio normal y urgente).

MENSAJERIA NACIONAL

En el mbito nacional se cuenta con diferentes locales ubicados en


todas las capitales departamentales y algunas capitales de provincias de
gran movimiento econmico-turstico.

Realizamos repartos en todo el territorio patrio utilizando medios de


transporte directos, con escala o con reexpediciones, recurriendo en
todos los casos a la va ms rpida (area y/o terrestre) para cumplir con
entregar en 24 horas en la mayora de destinos.

En los aeropuertos y terminales terrestres de todo el Per, personal de


nuestra empresa se encuentra a la expectativa de la llegada de los
vuelos y mnibus de transporte pblico de pasajeros o cargueros por
donde ha sido despachada nuestra correspondencia. Una vez recogidas
las valijas, stas son trasladadas al local de MACROPOST para
proceder a la apertura, tarja y distribucin propiamente dicha

MENSAJERIA INTERNACIONAL

MACROPOST, para el Servicio Internacional, cuenta con Convenio con


Empresas Internacionales de courier y hace llegar la documentacin y

2
encomiendas a nivel mundial bajo la modalidad de Puerta a Puerta,
otorgando conformidad por la entregas efectuadas; el promedio de plazo
de entrega es de 3 das tiles para Amrica Latina y Estados Unidos, de
4 das para Europa, Asia, y resto del mundo. Nuestra cobertura es en
ms de 120 pases en todo el mundo.

SERVICIOS ADICIONALES

Los servicios de apoyo operativo: compaginado, etiquetado, embolsado,


sellado y cualquier otra labor relacionada con el servicio netamente
operativo.

En el caso que su empresa tuviera dificultad con sus sistemas de


cmputo o con su personal de digitacin; no contara con personal de
apoyo, o deseara preparar un ensobrado no previsto exclusivamente,
puede solicitar el Servicio Especial. MACRO POST cuenta con
trabajadores especializados en la preparacin integral de
correspondencia para reparto.

ROTULADO:
El cliente puede proporcionar la informacin de sus destinatarios en CD,
DVD o por correo electrnico en coordinacin con el rea responsable,
se verificarn los datos y se proceder a imprimir los stickers y/o cargos
que fueren necesarios.
En casos especiales tambin podemos apoyarles con la labor de digitar
informacin en sistemas computarizados para su posterior impresin.

ETIQUETADO:
El objetivo de etiquetados de sobres y documentos garantiza a los
destinatarios una mejor presentacin en los sobres y documento
permitiendo la agilizacin operativa en el reparto de su documento.

ENSOBRADO:
Consiste en desglosar, compaginar y engrapar, agregar encartes, doblar
de acuerdo a la forma y tamao del sobre.

3
EMBOLSADO:
Incluye la provisin de bolsas y sellado de acuerdo a las dimensiones de
la pieza postal.

EMBALAJE:
Disponemos de personal y materiales (cajas, jaulas de madera,
zunchos, etc.) especiales para embalar los textos, materiales o
mercadera, si fuera necesario darles proteccin adicional por la
naturaleza de su contenido (frgil, lquido, otros).

1.1. PERSONAL
Los profesionales de MACROPOST, constantemente capacitan y
entrenan al personal que se incorpora a la organizacin,
manteniendo actualizados a todos sus componentes acerca de
tcnicas de clasificacin, nuevas modalidades de envo,
automatizacin de datos y todo tipo de informacin que pudiera
ser de inters para el servicio.

Para la distribucin a nivel de Lima Metropolitana y Callao,


contamos con mensajeros permanentes capacitados para el
reparto de documentos mensuales con Constancia de Entrega.
Por otro lado disponemos de repartidores debidamente
documentados, que son convocados cuando hay mayor demanda
y/o cuando hay carga para zonas perifricas / exclusivas.

Nuestros trabajadores han sido seleccionados de exmenes


rigurosos de mensajera y ubicacin, ya sea como gua de calles
o de limites distritales. Caso similar pasaron cada uno de nuestros
actuales choferes quienes han sido capacitados y entrenados en
seguridad vial, teniendo como objetivo la puntualidad y la rapidez
de los recojos en cada punto de la ciudad, tanto en Lima como en
las dems ciudades donde contamos con agencias propias.

4
Por ltimo, en relacin al personal administrativo, cada uno de
estos ha sido capacitado en metodologas de concesin postal.

1.2. INFRAESTRUCTURA
MACROPOST dispone de logstica integral para el
procesamiento, transporte y entrega de todo tipo de carga urgente
a nivel nacional, contando con sistemas electrnicos y de
comunicacin capaces de rastrear cualquier envo en cualquier
lugar que se encuentre.
En el campo vehicular, contamos con unidades debidamente
equipadas para el recojo de encomiendas y diversos envos que
se disponga. Estos vehculos son manejados por chferes
debidamente entrenados para que el servicio sea rpido y
eficiente.

En el campo de la informtica, la empresa cuenta con un software


a medida para el procedimiento de los envos. Este programa es
el eje de las operaciones efectuada en el cual se puede hacer
consultar va Internet y realizar el mejor seguimiento a su
documento. Adems, los ordenadores de las distintas reas estn
bien equipadas, disponiendo de fotocopiadoras, etiqueteras y
scanner de produccin.

Finalmente, en el campo de comunicacin, la empresa cuenta con


telefona mvil privada y una central telefnica en cual permite
una comunicacin eficaz en forma interna y externa de la
empresa.

Cada una de las sucursales a nivel local y nacional, cuenta con


telefona mvil RPM y fija de Telefnica Movistar.

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1.3. CORDINACIONES GENERALES

En relacin a su envo, Usted podr efectuar todas las


coordinaciones que estime necesarias con el Departamento de
Operaciones, la recepcin y el Supervisor designado para este
servicio.
A su vez la Oficina de Trmite Documentario, o quien haga sus
veces en su empresa, designar un Coordinador General para
conversaciones sobre procedimientos de entrega, recojo,
transporte, detalles finales y de desarrollo eficiente del servicio.

Nos comprometemos a instruir adecuadamente a todo el personal


acerca de las caractersticas, condiciones y requisitos planteados
por su empresa, abstenindonos de proporcionar informacin
sobre el contenido de los mismos, respetando su carcter de
Reservado, de acuerdo a lo establecido por el Artculo 85 del
Cdigo Civil.
La negociacin de MACROPOST a su empresa ser de manera
directa, sin intermediarios para evitar problemas logsticos que se
puedan presentar.

Por ello, MACROPOST solamente tratara con la persona


designada por su empresa para la ejecucin del servicio, evitando
as malos entendidos. Esta comunicacin ser directa ya sea
desde el local de su empresa o desde nuestro centro de
operaciones.

1.4. CARACTERISTICAS GENERALES

MACROPOST dispondr de los vehculos para el retiro de la


correspondencia desde las oficinas de su empresa. El traslado se
efectuar en valijas apropiadas y seguras para proteger la
integridad de la correspondencia, cuidando los estndares

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adecuados de limpieza y presentacin, que evidencien un servicio
de calidad.

El recojo de la documentacin se har mediante Guas de


Servicio que son constancias de lo recibido, donde se indicar la
cantidad de documentos, el tipo de servicio, nombre del
solicitante, Gerencia u Oficina a la que pertenece, fecha y hora de
recojo, costo del servicio y alguna observacin adicional , de ser
necesario.

INGRESO DE INFORMACIN Y EMISIN DE CARGOS


Encontrndose debidamente contabilizada y acondicionada, la
correspondencia ser trasladada al rea de Digitacin en donde
se ingresar la informacin para efectos de estadstica,
facturacin y control de entregas (cargos y descargos), en esta
rea se aadir a los envos los respectivos planillones para
sellado y firma del destinatario. Estas planillas se constituyen en
cargos o constancias de entrega y contendr los siguientes datos:
Tipo de Servicio Normal o Urgente
Punto de retiro
Nivel de seguridad o clasificacin del documento: Abierto o
Clasificado
Cdigo o nmero que identifica el documento.
Da y hora del retiro.
Da y hora de la entrega
Persona autorizada que recibe el documento D.N.I., sello del
destinatario y firma,
Incidencias ocurridas en la entrega, tales como cambio de
direccin, negativa a recibir el documento, direccin inexistente,
extravos, entre otros.

DISTRIBUCIN
Toda la documentacin para el Despacho Normal, se traslada al
rea de Clasificacin y Distribucin para efectuar la labor de

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zonificacin, separando los documentos por sectores de reparto.
Eventualmente, en esta etapa, los clasificadores detectan algunos
documentos mal rotulados (Deficientes) y se procede a su
inmediata devolucin al coordinador para los trmites que
correspondan.

El reparto de la correspondencia se realizar a travs de


mensajeros capacitados y con aos de experiencia, debidamente
uniformados, e identificados con el respectivo fotocheck, en forma
inmediata. El tiempo de entrega se considera a partir del mismo
da y hora en que se efecta el recojo, asumiendo la
responsabilidad sobre la correspondencia y/o paquetes que se
recogen, efectuando el reparto en forma oportuna, segura y
eficiente, respetando la confidencialidad, inviolabilidad y
seguridad de los mismos y cuidando los estndares adecuados
de limpieza, presentacin, demostrando un servicio de calidad.

DEVOLUCIN DE CARGOS A RECEPCIN


Al retorno de los mensajeros, el personal del rea de
Programacin se encarga de verificar las constancias de entrega
y devoluciones con motivo, de tal manera que el total coincida con
su cargo diario de correspondencia que recibi para reparto al
inicio del da.
Los cargos de la documentacin sern entregados a su empresa
en un plazo promedio de 24 horas a partir de la fecha de entrega
efectiva; diariamente, de preferencia en el transcurso de la
maana, se informar a las dependencias respectivas de su
empresa (Unidad de Trmite Documentario ya sea por escrito, en
forma verbal o va correo electrnico acerca de los totales
efectivamente recibidos por los destinatarios.

DEVOLUCIN DE CARGOS A NIVEL NACIONAL


El retorno de los cargos a la Sede Principal de Lima, se efecta
en el despacho nocturno del da en que se efectu la entrega;

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cuando los cargos proceden de departamentos con despacho
directo se estima el retorno en 24 horas (Arequipa, Ayacucho,
Cusco, Chiclayo, Chimbote, Huancayo, Hunuco, Huaraz, Ica,
Iquitos, Juliaca (Puno), Piura, Pucallpa, Tarapoto, Tacna y
Trujillo). Del resto de oficinas se estima en 48 horas.

Los documentos que no hayan podido ser entregados a sus


destinatarios, por deficientes o por causas imputables a stos,
luego de haberse informado a su empresa dentro de las 24 horas
y los intentos de entrega posteriores, sern devueltos con una
carta firmada y sellada por el funcionario responsable, indicando
en forma expresa y detallada los motivos de la devolucin, dentro
de las 48 horas de recibidos los documentos.

CLASIFICACION
La labor de clasificacin consiste en separar en casilleros
especiales cada uno de los sobres o paquetes, considerando el
nombre de la ciudad a la que est destinada (por departamentos,
provincias y /o por distritos).
Eventualmente, durante este proceso, los clasificadores detectan
algunos sobres mal rotulados (Deficientes) y proceden a su
inmediata devolucin al Coordinador para las consultas
respectivas con el cliente.
Al concluir las labores diarias, el sistema computarizado emitir
listados denominados "Manifiestos de Envo" numerados en
forma correlativa por ciudad de destino, considerando los
nmeros de Gua de Crdito de la correspondencia del BANCO,
junto con el resto de sobres destinados a la misma ciudad.

Seguidamente se separan las valijas o sacas que sern


transportadas por va area de las que sern despachadas por
va terrestre, entregndolas a las unidades mviles que efectan
los despachos en el Aeropuerto y/o a las que visitan las empresas
de transporte terrestre, las mismas que cumplen con rutas pre-

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establecidas en base a los horarios de salida de los aviones u
mnibus.
REPARTO EN PROVINCIAS
En los aeropuertos y terminales terrestres de todo el Per,
personal de nuestra empresa se encuentra a la expectativa de la
llegada de los vuelos y omnibuses de transporte pblico de
pasajeros o cargueros por donde ha sido despachada nuestra
correspondencia. Una vez recogidas las valijas, stas son
trasladadas al local de MACROPOST para proceder a la apertura,
tarja y distribucin propiamente dicha

Los mensajeros realizarn todas las entregas bajo la modalidad


de URGENTES, es decir en el da, procediendo a repartir con
cargo todo y cada uno de los documentos, consignando la
informacin siguiente:
Nombre y Apellidos completos del receptor (parentesco de ser el
caso).
Sello de la institucin receptora con fecha y hora de recepcin.
Nmero de libreta electoral, D.N.I. u otro documento de
identificacin.
Fecha de recepcin.
Telfono (opcional)
Nmero del suministro de agua o luz (opcional).

En caso que la entrega no se concretice, el mensajero cumplir


con anotar en el cargo el motivo especfico por el cual no le fue
posible realizar la entrega en ese momento, debiendo comunicar
este hecho en la oficina para una nueva programacin de entrega
en las posteriores 24 horas, (hasta en 2 oportunidades)
identificndose con su nombre y apellidos as como su Cdigo.
Estas circunstancias que no permiten la entrega inmediata sern
comunicadas a la Sede Central-Lima para a su vez comunicar a
su empresa.

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Si hubiera deficiencia en la direccin, local cerrado, no permite la
entrega u otros, el mensajero indicar en el reverso de la
constancia su nombre y apellidos, cdigo, descripcin fsica del
inmueble y/o alrededores, as como el suministro de energa
elctrica o agua potable de ser visible en la vivienda. Bajo ningn
motivo se dejar correspondencia por debajo de la puerta sin
contar con la debida recepcin

CONSIDERACIONES GENERALES
La correspondencia con direcciones deficientes sern
consultadas con su empresa, de forma inmediata si se detecta en
la etapa de clasificacin, o apenas nos sea comunicado va
telfono desde el interior del pas, a fin de obtener la direccin
correcta. Despus de un plazo prudencial se devolvern como
Deficientes.

Todo el personal asignado al servicio estar debidamente


uniformado e identificado con el respectivo fotocheck que los
acredite como personal de MACROPOST.

Dejamos constancia que el despacho de la correspondencia


depender de los itinerarios de salida de las lneas de aviacin y
empresas de transporte terrestre, de lo cual se mantendr
informados a los funcionarios que su empresa designe para las
coordinaciones con la empresa courier. Toda accin estar
dirigida a aminorar los plazos establecidos.

En el espordico caso de que la correspondencia no pueda ser


despachada en plazos normales, MACROPOST comunicar de
inmediato a su empresa y/o su representante, acerca de los
imponderables que no le permitan despachar los documentos en
la forma y plazos establecidos.

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IMPORTANTE:
En caso de ser necesario, MACROPOST est en condiciones de
proporcionar informacin del envo mediante la Red Privada Mvil
(RPM) en el caso de que su empresa cuente con este servicio por
correo electrnico.

DISPOSICIONES EMPRESARIALES
MACROPOST dispone de logstica integral para el
procesamiento, transporte y entrega de todo tipo de carga urgente
a nivel nacional, contando con sistemas electrnicos y de
comunicacin capaces de rastrear cualquier envo en cualquier
lugar que se encuentre.

Disponemos del servicio de recojos por encargo en cualquier


capital departamental. Contamos adems con el sistema de
"Pagos en Destino", para que la persona interesada en la
adquisicin de algn producto, obtencin de algn documento,
etc., pueda cancelar el servicio en su ciudad de origen.

Disponemos del banco de datos ms completo del mercado, que


posibilitar la ubicacin inmediata de direcciones, nombres de
funcionarios, telfonos o razn social de empresas a nivel local y
nacional.

Ponemos a su disposicin nuestro servicio de Soporte Gerencial


o asesoramiento en marketing directo y de mejoramiento de
imagen institucional; damos asistencia profesional en la
elaboracin de diseos publicitarios, ejecucin y procesamiento
de campaas promocionales, diseo de pginas web, e-
commerce (comercio electrnico), etc.Brindamos a nuestros
clientes el servicio de digitalizacin de documentos y cargos
entregados.

12
SUCURSALES

OFICINA DIRECCIN TELFONO


Jr. Ortiz Arriete
CHACHAPOYAS #949021869
N 720
Calle Jorge
BAGUA
AMAZONAS Chvez N 976814371 /#290076
GRANDE
316
Jr. San Pedro
BAGUA CHICA #290077
N 419
Jr. Juan de la
HUARAZ Cruz Romero 998766926 / #944544
1268 Huaraz
ANCASH
043332447 / #287122 /
Av. Jos Pardo
CHIMBOTE 943621745 / 819*9148
1353
*234041
Av. Nez N 083 503199 /
ABANCAY
100 *234042 983601483
APURIMAC
AV. Tupac
ANDAHUAYLAS #952000069
Amaru 909
054 241888 / *234044 /
Palacio Viejo
AREQUIPA 9999042886 / #553614
208 Int. 1
998097101
Av. Lima N 054 790284 /
CAMANA
AREQUIPA 609 Cercado 959011146
MOLLENDO
Urb. Los
(Aplao - 054 259387/
Angeles C9
Pedregal - 959574285
Umacollo
Chivay )
066 401440 / #892960
Jr. Bellido N
AYACUCHO 975385659 / #892961
687
966138723 / #986538
C. Augusto B 066 452040 / #944142
PUQUIO
Legua N 336 996576122
Jr. La Mar
S/N- 306
AYACUCHO Parinacocha -
PARINACOCHASCora Cora Ref. #985993918
3 Cdra
Comisaria Del
Sector
CORA CORA Jr La Mar S/N # 985993918
PAUCAR DEL Barrio Barrio
# 307979 / 966951294
SARA SARA de Arinacanja
Jr. Apurimac
CAJAMARCA 076 364304 / # 950567
N 545
Jr. Jos
*633292 / 976147333
CHOTA Osores N 162
076 351880
A
CAJAMARCA
Jr. Juan Z.
#949994106 /
CUTERVO Montenegro
976758843
401
Diego 076 431311 /
JAEN
Palomino 1540 #970907687

13
#290075
JR. SAN SALVADOR
171 - BARRIO DE
CONTUMAZA #527803
MAYO CAJAMARCA

Diego
UCUBAMBA
Palomino N 076-431311 / # 385962
SAN IGNACIO
1540
084 233540 /
Av. El Sol No
084 239882
CUSCO
802 - A *234073 / *234068
99044759
Av. Velasco 084 247389 / *234069/
AEROPUERTO
Astete N D-2 999044764
084-281668
CUSCO Jr. Dos de /#999186033
QUILLABAMBA
Mayo 345 #984008634 / #
573141
084 99856311 / #
Jr. Bolognesi
SICUANI 350717
N 330
084-351188
YAURI C ll San Pedro
984779684
(ESPINAR) No 333
Jr. Mercurio Lt
*234028 / 067-368664
HUANCAVELICAHUANCAVELICA 9 Barrio Santa
999044475
Ana
Jr. Manco
062 513636 *234051
HUANUCO Cpac 302-
954964364
Amarilis
Jos Olaya # 944158 / 962533951
TINGO MARA
184 #964041848
Av. Tito Jaime
TINGO MARA B # 964041473
HUANUCO N 531
Jr. Eudomiro
Alvarado
DOS DE MAYO N120 - La
#790000
(UNIN) Unin- 2 de
Mayo -
Huanuco
Urb. Los
Viedos de 056-229684 / 056-
ICA NAZCA
Santa Mara K- 227601 / * 681313
5
Asic de
Vivienda San
056 215557 /
HUAYTARA Jorge Mz B Lt
955505123
10 Dist de
ICA
Parcona
Santa Rosa de
HualcoraMz S 979528658 /
CAETE
Lt 10 Imperial #945303216
Caete
UPIS San
CHINCHA Agustn Mz 956561369 / *156912
u L6

14
Calle
056-535708 /
PISCO Desamparados
956546765
364
064-364252 / *628966
Calle Real N
HUANCAYO #966966813 / *006600
361 Of. 101
977281839
064 -321912 /
Av. Castilla N
TARMA 064 321546
815
994620165
Jr. Los Incas
esq. Augusto 064-546054 /
SATIPO Hilfer 954822990
JUNN Empresa #652030 / #905793
Lobato
Av. Manuel
JUNN 964079289
Prado 238
Jr. Nemesio #984574737 /
JAUJA
Raez 3120 947178196
Jr. Los Robles
N301 Urb. #778537 / 964523554
CHANCHAMAYO
Capelo La #964523554
Merced
Jr Pedro Muiz 044 227125 / 044-
LA LIBERTAD TRUJILLO 431 Urb. San 203078
Nicols #352576 / *146799
Los Sauces #990920075 /
LAMBAYEQUE CHICLAYO 568 Urb Santa #945877482
Victoria *662452
Av.
Arenales 1093 (0051-1) 472-0403
LIMA
Santa Beatriz, (0051-1) 471-6450
Lima
LIMA

15
2. SITUACION DE LA EMPRESA ANTES DE LA UTILIZACIN
DE SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE INFORMACIN

Macropost Sucursal Arequipa contaba solo con dos computadoras que


les permita realizar sus actividades para brindar el adecuado servicio a
sus clientes, esas actividades eran tediosas y de mucha demora, lo cual
sus clientes se quejaban por el tiempo que los hacan esperar.
Utilizaba cuadernos de apuntes, planillas, manifiestos, guas de servicio,
facturas las cuales todas eran llenadas a mano por cada empleado de
turno de la empresa Macropost.
Adems utilizaban programas bsicos como Excel y Word, despus de
haber llenado sus apuntes manualmente recin utilizaban los programas
mencionados para enviar a la sucursal al destino que el cliente
designado.

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3. SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE INFORMACIN
UTILIZADOS EN LA EMPRESA

La empresa Macropost para mejorar su servicio implemento una


PLATAFORMA LOGSTICA INTEGRADO.
Segn la definicin dada por la Asociacin Europea EUROPLATFORMS,
que es una agrupacin de inters econmico, con ms de 60
plataformas: es una zona delimitada en el interior de la cual se ejercen,
por distintos operadores, todas las actividades relativas al transporte, a
la logstica y a la distribucin de mercancas, tanto para el transito
nacional como para el internacional.
Posee una serie de reas funcionales:
reas de servicios a las personas (restaurantes, reas de
descanso), a los vehculos (estaciones de servicio, talleres, lavados,
etc.) a asuntos administrativos y comerciales (banca, seguros, etc.) y a
asuntos aduaneros, mercancas peligrosas, perecederos, etc.
reas logsticas al servicio de las empresas y operadores
logsticos en los que se pueden desarrollar las actividades especficas
de cada empresa (almacenaje, manipulacin, preparacin de pedidos,
etiquetado, distribucin fsica capilar de reparto, etc.).
reas intermodales para cada modo de transporte.

Sirve para favorecer la intermodalidad en el tratamiento de las


mercancas al existir todos los agentes que lo pueden realizar, como
transitarios, empresas de transporte, operadores logsticos, etc.
Los centros logsticos permiten a los usuarios reducir los costes de
gestin y aumentar la rapidez de circulacin de las mercancas. De esta
manera, tambin se refleja en el precio final del servicio y en la calidad
del mismo.
La clasificacin ms sencilla se basa en aquellas infraestructuras
logsticas que son monomodales o de ms de un modo (polimodales).
Los ttulos que reciben son muy diferentes:
Puertos secos: Es un tipo de terminal intermodal de mercancas
que, situada en el interior de un pas o zona de referencia, se conecta
a los puertos ms cercanos mediante el ferrocarril o por otros modos

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como por ejemplo la carretera. El ejemplo podra ser el Puerto Seco
de Azuqueca de Henares (Guadalajara), el de Coslada (Madrid), el de
Venlo, en Holanda, respecto el puerto de Rotterdam.
Centros Integrados de Mercancas (CIM): Una central integrada
de mercancas (CIM) es una plataforma logstica de un nico modo, la
carretera, que da servicio al entorno de una rea geogrfica industrial
y de consumo. El ejemplo sera la del Mollet del Valles en Barcelona.
No posee ferrocarril y tiene todos los servicios complementarios
necesarios a los vehculos como los talleres, el hotel para los
conductores, o los servicios complementarios como restaurantes,
bancos, etc. Puede ser equivalente a centro de transporte.
Zonas de Actividades Logsticas (ZAL): Una zona de actividades
logsticas (ZAL), como entorno alrededor de un puerto y cercana a las
terminales de contenedores. Tiene una zona logstica con una rea
de servicios intermodales como ferrocarril o areo. La carretera existe
para la comunicacin con las terminales del puerto con los otros
modos.

MODULO DE VENTAS DIRECTAS:

a. Registro

Registro de guas de envi: Se registra los datos del documento (Boleta,


Factura, Gua de crdito, Gua interna) emitidos al cliente as como la
forma de pago (Crdito). As como algunos datos referenciales:

Destino
Localidad
Tipo de servicio
Fecha de envi
Remitente (Ruc y/o DNI)
Consignatario
Direccin
Distrito
tems
Bulto
Peso
Costo de envi

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Grafico Nro. 1: Ventana de Registro de guas de envi

b. Reportes

Movimiento de caja: Permite generar automticamente como se


muestra.

Grafico Nro. 2: Ventana de movimiento de caja

19
Grafico Nro. 3: Reporte de movimiento de caja generado por el sistema

Reporte de venta

Grafico 4: Ventana de reporte de venta

20
3.2 MODULO DE OPERACIONES

a. Manifiesto

Manifiesto de envi

Grafico 5: Ventana de manifiesto de envi.

Manifiesto de recepcin

Grafico 6: Ventana de manifiesto de recepcin.

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b. Movimiento de operaciones

Mantenimiento de Ordenes de Servicio

Grafica 7: ventana de mantenimiento de rdenes de servicio

Descargo Masivo de Documentos

Grafica 8: Ventana de descargo de documento masivo

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Devolucin de cargos clientes

Grafico 9: Ventana de devolucin de cargo a clientes

Devolucin de cargos a sucursales

Grafico 10: Ventana de devolucin de cargo a clientes

23
Impresin masiva gua crdito

Grafico 11: Ventana de Impresin masiva gua de crdito

Re-Impresin de cargos locales

Grafico 12: Ventana de re-impresin de cargos locales

24
c. Planilla de mensajeros

Mantenimiento de mensajeros

Grafico 13: Ventana de mantenimiento de mensajeros

Generar planilla: En este icono permite hacer un listado de


documentos que el mensajero va a sacar para su distribucin
como se muestra a continuacin:

Grafico Nro. 14: Ventana para generar planilla de mensajero

25
Grafico Nro. 15: Planilla de mensajero generado por el sistema

d. Monitoreo a los envo

Monitoreo de documentos: Se hace el seguimiento y rastreo por


los nmeros de los diferentes tipos de documentos (Boletas,
guas de crdito, y guas nacionales) generados en la empresa
currier.

Grafico Nro. 16: Ventana de monitoreo de documentos

26
Grafico Nro. 17: Ventana de rastreo de situacin de envi generado por el sistema

Monitoreo por cargo: Realiza el monitoreo por el nmero de cargo


interno de la empresa currier, permite consultar guas locales y
nacionales.

Grafico 18: Ventana de monitoreo por cargo

27
Monitoreo por gua referencial: Hace mencin a el monitoreo por
el nmero de gua referencial perteneciente al cliente, permite la
consulta de guas locales y nacionales.

Grafico 19: Ventana de monitoreo por gua referencial

Monitoreo por orden de servicio: Realiza el monitoreo por el


nmero de la orden de servicio o por RUC del cliente, permite
filtrar guas locales y nacionales.

Grafico 20: Ventana por monitoreo por orden de servicio

28
Monitoreo por nombre del destinatario: Realiza el monitoreo por la
descripcin del son asignatario en un periodo respectivo, permite
consultar las guas locales y nacionales.

Grafico 21: Ventana por monitoreo por nombre del destinatario

e. Reportes

Orden de servicios girados: permite generar un resumen de las


rdenes de servicio local y nacional por cliente y orden de servicio.

Grafico 22: Ventana de servicios girados

29
Situacin de cargo por orden de servicio: permite generar la situacin
de las guas locales y nacionales de pendiente de entrega, devueltas y
otros por cliente y orden de servicio.

Grafico 23: Ventana de situacin de cargo por orden de servicio

3.3 MDULO DE TABLAS MAESTRAS

En este mdulo sirve para registrar todos los datos generales de los clientes,
proveedores, del transporte as como del producto que intervienen en el
negocio.

Clientes: Se toma llena en la base de datos que quedara


registrado en el sistema.

Grafico Nro 24: Ventana de registro de cliente

30
Proveedores

Grafico Nro 25: Ventana de registro de proveedores

Grafico 26: Ventana de proveedores

31
Trasporte

Grafico 27: Ventana registro de transportistas

Grafico 28: Ventana de proveedores

32
Producto

Grafico 29: Ventana de registro de producto

Grafico 30: Ventana de productos (Clientes)

33
4. SITUACIN DE LA EMPRESA DESPUS DE LA
UTILIZACIN DE SISTEMAS Y TECNOLOGAS DE
INFORMACIN

El Programa Administrador de Courier, que permite registrar, controlar y


hacer el seguimiento de las diferentes etapas del procesamiento postal y
sobre todo el control referente a los tiempos de entrega y seguimiento
permanente en tiempo real de cada una de las piezas postales; adems
se cuenta una red privada, VPN que permite interconectar nuestro
sistema con nuestras sucursales en cual est en proceso de
implementacin.

Asimismo, hay la posibilidad que los clientes pueden ingresar


directamente va Internet a nuestra Base de Datos, para verificar el
estado de su correspondencia.

Adems, Gracias a la implantacin del sistema el trabajo fue mucho ms


dinmico y facilito mucho al personal que trabaja en dicha empresa y
trajo consigo algunos beneficios como:
Mejor servicio a los clientes
Facilito el trabajo
Facilito la bsqueda de documentos
Mejor manejo de informacin

Pero surge algunas desventajas que se han generado como:

Dependencia de programa
Corte de luz, ocasiona que no se pueda trabajar.
Servicio de internet falla, dificulta el trabajo

34
CONCLUSIONES

A pesar de mostrar gran avance con la implementacin de este sistemas


ha logrado verse fracaso en la implementacin debido a que el sistema
central se encuentra en Lima, entonces el sistema implementado en la
empresa de Arequipa tiene que estar adherida por ende cualquier error
que se presente en el sistema central tambin se ver vista en la de
Arequipa; tambin se mostr conflicto al no contar con el internet 100%
conectado ya que a veces se iba la lnea, al inicio no se contaba con
toda la informacin necesaria para poder utilizar dicha sistemas.

Podemos darnos cuenta que la empresa Macropost ha mejorado en el


servicios que brinda a sus clientes gracias a la implementacin del
sistema de informacin llamado sistema logstico integrado.
Con esta implementacin ha reducido el tiempo de atencin al cliente,
mandar los informes de a la sucursal destinada, tambin se logr
disminuir los costos del servicio, como el tiempo de entrega.

Nuestra conclusin final es que el sistema logstico integrado a mostrado


de gran ayuda a la empresa en distintas reas pero tambin se tiene una
dificultades en algunas ocasiones en el uso esto implica que debemos
de sobrellevar y mejorar estas dificultades para mostrar un eficaz
servicio.

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SUGERENCIA

La empresa Macropost debera estar en constante actualizacin de su


sistema de informacin, con la ayuda de tecnologa y profesionales
expertos en la materia, para tener una mejor calidad de servicio.

La empresa Macropost debera cambiar de servicio de internet, por lo


que la seal brindada actualmente no es buena y hace que haya fallas
en la hora de enviar los datos de los paquetes de sus clientes.

La empresa Macropost para que un sistema funcione adecuadamente,


deben de existir documentacin del mismo, los procedimientos para
cada funcin del sistema, ya que el mas uso de ste puede ocasionar
que no sea optimo en su funcionamiento, tambin se debera de tener
una copia de seguridad ante cualquier corte de luz para que a la hora de
que se efectua esto no se borren ninguno de los datos antes ingresado.

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BIBLIOGRAFA

http://www.macropost.com.pe/

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