DIAGRAMAS DE FLUJO

Consisten en la representacin grfica matricial de la sucesin en que se realizan las

operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (en procedimientos generales), o los puestos
que intervienen (procedimientos especficos), en cada operacin anotada. Los
diagramas de flujo presentados en forma sencilla y accesible, dan una descripcin
clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensin. Se recomienda el
empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

Los diagramas de flujo, son un elemento de decisin invaluable para los individuos y
para la organizacin. Para los colaboradores porque les permite percibir en forma
clara y detallada la secuencia de las actividades que deben realizar. Para la
organizacin porque posibilita el seguimiento de las operaciones ms relevantes con
sus respectivos responsables por procesos.

Por otra parte, al descomponer procesos complejos en partes, se revela visualmente

la duplicidad de actividades y los trmites engorrosos permitiendo as la simplificacin
del trabajo.

Concepto
Son una herramienta fundamental para la elaboracin de los procedimientos,
permiten visualizar grficamente y en forma consecutiva las actividades de un
procedimiento determinado.

Ventajas de la tcnica de diagramacin

Explica las actividades que componen un procedimiento a travs de smbolos y
textos condensados
Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida la
manera de realizar eficazmente sus actividades
Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico.

Cmo se diagrama?

Para representar un algoritmo se puede recurrir a un mtodo grfico, en el cual cada

uno de los pasos a seguir est representado por un smbolo acorde al tipo de
instruccin que se debe ejecutar. Los smbolos se enlazan entre s por medio de
flechas que indican desde y hacia donde va el flujo de la informacin, o sea, el orden
lgico en que deben ejecutarse las instrucciones.

Seguidamente, se muestra la simbologa bsica para el diseo y el tipo de plantilla

clsica que se emplea.

1
Simbologa de diseo

FUNCION SMBOLO DESCRIPCION

Representa una instruccin
Proceso que debe ejecutarse.
Operacin.

Eleccin. Representa una

Decisin pregunta e indica el destino
del flujo de informacin con
base en respuestas
alternativas de s y no.
Preparar. Acondicionar.
Preparacin Implica un proceso
predefinido. Puede ser parte
o un todo de otro sistema.

Indica lectura de algn

Documento documento. Casi siempre se
refiere a un producto
impreso.

Trmite u operacin
Entrada / Salida burocrtica de rutina.
Implica entrada o salida de
informacin por cualquier
parte del sistema.
Implica guardar o almacenar
Archivo documentos, productos,
materiales u otros.

Significa sacar del archivo

Extraccin o desalmacenar productos,
De archivo materiales u otros.

Representan flujo de
Flechas informacin. Indican
direccin que sigue el flujo
en el sistema.

2
3
Simbologa de diseo:

FUNCION SMBOLO DESCRIPCION

Conexin con otro paso. Se
Conector utiliza para asociar partes o
Interno pasos dentro de un mismo
sistema, pero que por
razones de diseo sea poco
asequible.
Conexin con otro proceso.
Conector El conector externo se usa
Externo para unir un sistema o una
parte de l, con otro sistema.
Representa inicio / fin del
Terminal sistema. Indica donde
comienza y donde termina el
algoritmo.

Representa una tarjeta, ficha

Tarjeta o cheque.

Representa una cinta

Cinta magntica de grabacin o
Magntica video. Se utiliza un crculo
con una tangente.

4
Diagrama de flujo propuesto. Archivo administrativo.
Oficina (s): Archivo de gestin.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO

1 Etapa: Reunin de documentos

RESPONSAB ACTIVIDADES
LE
Encargado de
archivo SI
(E.A) Recibe Revisa que est Coloca doc.
inicio document tenga autoriza Para
os informacin en do? archivar
el sello de
Archivo NO
1
Diagnstico Devuelve al Jefe
o personal
autorizado

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

2 Etapa: Clasificacin de documentos

RESPONSABLE ACTIVIDADES
Encargado de
archivo Analiza Anota el tipo
1 2
(E.A) contenido documental
del segn ndice de
documento archivo

Diagnstico

ARCHIVO
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO

3Etapa:
4 Etapa:Ordenamiento
Descripcin dede
documentos
documentos
RESPONSABLE
RESPONSAB ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
Encargado
LE de
Archivo Anota el Confecciona las Repite el 3
Encargado
2 de
(E.A) nombre, asunto
archivo
hojas de proceso por
o cdigo donde Agrupa losreferencia
documentos cada
(E.A) colocar el
3 y lasnecesarias.
hojas de documento que
4ingrese.
documento. referencia segn la
clasificacin y mtodo
Hoja de
de ordenamiento.
referencia

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

5
 5 Etapa: Archivo de documentos

RESPONSAB ACTIVIDADES
LE
Encargado de
Archivo Archiva los grupos
(E.A) 4 de documentos
segn se identifique FIN
(carpetero,
archivador, etc).

Sopor
te
indica
do

La tcnica de diagramacin, es una gran ayuda visual que permite evidenciar aquellas
actividades que interrumpen o dificultan la efectividad de los procedimientos.