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OBJETIVO
Hacer la valoracin documental una funcin archivstica de suma importancia dentro de
la gestin de documentos y la administracin de archivo con el fin de reducir y
racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva diferenciando los
usos de gestin de los propiamente histricos
ALCANCE
Aplica a todos los documentos que son producidos por funcionarios en cumplimiento
con una funcin legalmente asignada, con el fin de valorar y designar su tiempo de
retencin y la disposicin final durante su siclo vital
2. EL CONTENIDO INFORMATIVO
a. Primera
b. Segunda
c. Tercera
3. EL ORDEN JERRQUICO DE LAS ADMINISTRACIONES
a. Fondo
b. Seccin
c. Subseccin
4. EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS
a. Primarios
i. Valor administrativo
ii. Valor jurdico
iii. Valor legal
iv. Valor fiscal
v. Valor contable
b. Secundarios
5. PROSESOS TECNICOS
a. Identificacin
b. Valoracin
i. Identificar valores primarios
ii. Identificar valores secundarios
c. Disposicin final
i. Conservacin total
ii. microfilmar
iii. Seleccin
iv. eliminacin
EL CONTENIDO INFORMATIVO
La informacin relacionada con la atencin de las actividades pblicas se registra en
documentos que formalizan la accin institucional y da prueba de su ejercicio
Los documentos son justificantes de eventos y procesos de gestin, de que una u otra
forma permite la continuacin formal entre las reas internas de una institucin y son a
la vez, testimonios de un alto valor jurdico para las organizaciones y los propios
ciudadanos
En la gestin pblica hay fundamentalmente tres causas por las cuales se producen
documentos, que en su momento llegaran a ser parte de archivos
Primera
Para documentar las actividades que desempean las administraciones pblicas
en relacin con la ciudadana, esto es, la presentacin de bienes y servicios
Segunda
Como resultado de la administracin de recursos operativos (humanos,
materiales y financieros) de las instituciones
Tercera
Como resultado de las actividades de planeacin, as como para el cumplimiento
de normas, regulaciones y en general de todas las actividades intrnsecas de las
instituciones
PROSESOS TECNICOS
Se puede entender un proseso tecnico como el conjunto de aciones tareas y tecnicas
que se llevan de forma secuencial en un tiempo y espacio a fin de lograr una meta
determinada entre ellos podemos identificar los siguientes:
IDENTIFICACION
La identificacion es el punto de partida para la archivistica y para aquellas entidades
publicas y privadas que requieren el diseo de cuadros de clacificacion documental
CCD su desarrollo y aplicacin permite reconocer la procedencia, caracterisar y
descubrir la documentacion que es motivo de analisis . se constituye en una pieza
findamental en la unificacion de criterios ya que apartir de su normalizacion se garantiza
que usuarios diferentes apliquen los mismos criterios en iguales casos o sobre los
mismos documentos
La identificacion puede elaborarse de lo general a lo particular de la misma manera
como se realiza la descripcion asi
VALORACION
El objetivo de la valoracion es proteger el patrimonio documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios, secundarios y su permanencia en cada una de
las faces del archivo
Puede existir criterios generales para la valoracion teniendo como bace el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional para tales efectos es importante tener
encuenta el uso, su frecuencia y las normas que regualan la produccion documental
estos criterios permitiran determinar si un documento esta en su fase activa,semiactiva
o inactiva. Las dos primeras fases hase relacion a los valores primarios en tanto que la
tersera puede contener o no documentos con valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas sucecivas por las que atraviesan los documentos, desde su produccion
hasta su dispocicion final
VALORES
PRIMARIOS VALOE
SECUNDARIO
ADMINISTRATIVO
JURIDICO
LEGAL INVESTIGACION
FISCAL CIENCIA
CONTABLE CULTURA
DISPOSICIN FINAL
Se entiende la disposicin fianal como la decisin resultante de la valoracion echa en
cualquier etapa del ciclo vital del documento registrada ala tabla de retencion y/o tabla
de valoracion documental, con miras a su conservacion total, eliminacion, seleccin y/o
reproduccion
Se podria decir que deacuerdo a la anterior definicion suministrada por el archivo
general de la nacion, la disposicin final, resulta ser uno de los prosesos tecnicos mas
delicados a la hora de elaborar las tablas de retncion documental. Teniendo encuenta la
disposicin final de los documentos concluyen con:
Conservacion total
Microfilmar
Seleccionar
Eliminar
CONSERVACION TOTAL
Se conservan totalmente, a aquellos documentos que se adquieren con el tiempo,
valores secundarios, es desir se convierten en fuentes de consulta para la
investigacion, la ciencia y la cultura
MICROFILMAR
Esta tecnica que permite registrar fotograficamente documentos como pequeas
imgenes en peliculas de alta resolucion, se aplica a aqullos documentos que se vayan
a conservar totalmente, como a seleccionar con el fin de garantizar la consulta de la
informacion en otro soporte. Para asegurar la preservacion del documento original.
SELECCIN
Este prosedimiento se aplica para aqullas series y/o subseries documentales que no
ameritan conservarcen totalmente, pero que poseen valor informativo que se repite o se
encuentra registrado en otras series y/o sibseries documentales. Una ves que se
efectue la seleccin implicitamente se esta determinando eliminacion sobre la
documentacion no seleccionada
Para que un proseso de seleccin documental se realise de manera acertada, es
indispensable la participacion de personas que tengantotal conocimiento de los
documentos objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes
para la correcta toma de deciciones sobre los documentos que son objeto de seleccin
Los prosesos de identificacion, valoracion y seleccin documental permiten estableser
que documentos devenser eliminados
ELIMINACION
Se aplica para aquellos ocumentos que pierden sus valores primarios ( adminstrativo,
legal, fiscal, contable y juridico) y no adquieren valores secundarios (historicos,
cientificos, culturales). La eliminacion es un proseso irrevercible, por lo que esta
decicon debe de estar muy bien sustentada, deacuerdo con el estudio de valoracion
abordado durante el proseso de elaboracion de la tabla de retencion documental.
Los anteriores prosedimientos deben de ser abordados por el personal capacitado y
con pleno conocimiento sobre la produccion documental al interior de la institucion,
identificando caracteristicas propias de los documentos que permitan de una u otra
forma estableser aspectos. Para permitir concluir en cada uno de los prosedimientos
antes mencionados, sin que estos afecten la toma de deciciones en el desarrollo de las
actividades
CONCLUCIONES
A lo largo del presente intructivo se abordaron distintos temas, que de alguna manera
le ofresen al lector, una serie de herramientas que pueden ser aplicadas al interior de la
institucion, con el fin de afrontar, mas exactamente los prosesos de valoracion y
disposicin final, desde una optica distinta a la que se viene aplicando hasta el dia de
hoy.
Es por ello que se concluye con la elaboracion de un cuadro que refleja tanto las fases
y las actividades que se deben tener en cuenta para la puesta en marchay culminacion
de tan ardua labor como es el aplicar valoracion a los documentos que forma parte del
dia a dia y que a lo largo de su ciclo vital se puede convertir en un testimonio para la
institucion o llegar a ser parte de un patrimonio documental.
GLOSARIO
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pblica o privada en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos o
como fuentes de la historia
Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizados su trmite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestin: archivo de la oficina productora que rene su documentacin en
trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
Clasificacin documental: fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos)
Conservacin de archivo: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberge un archivo
Custodia de documentos: guarda o tenencia de documentos por parte de una
institucin o unas empresas que implica responsabilidad jurdica en la administracin y
conservacin de los mismos cualquiera que sea su titularidad
Descripcin documental: fase del proceso de organizacin documental que consiste
en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones y cuyo resultado son
los instrumentos de descripcin y de consulta
Eliminacin: proceso mediante el cual se destruye los documentos que hayan perdido
sus valores primarios y que no tienen valores histricos
Expurgo: seleccin, anlisis que se hace unidad por unidad para determinar cules
documentos se eliminan y cuales no
Disposicin final de documentos: decisin resultante de la valoracin hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retencin y/o
tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin,
seleccin y/o reproduccin
Eliminacin documental: actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin
en otros soportes
Microfilmacin: tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelculas
Ordenacin documental: fase del proceso de organizacin que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificacin
Seleccin: este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subseries
documentales que no ameritan conservarse totalmente, pero que posee valor
informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries
documentales
Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones especficas, ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus caractersticas
especificas
Tabla de retencin documental: listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos
Tabla de valoracin documental: listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una
disposicin final
Tipo documental: unidad documental simple organizada en una actividad
administrativa, con diagramacin, forma y contenido distintivos que sirve como
elemento para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica
Transferencia documental: remisin de los documentos del archivo de gestin al
central, y de este al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de
valoracin documental vigentes
Valor administrativo: cualidad que para la administracin posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades
Valor cientfico: cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con
la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber
Valor contable: utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada
Valor cultural: cualidad del documento que, por su contenido, testimonio, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o
desarrollo econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una
comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad
Valor documental: Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este trmino es
fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los
documentos y su importancia. La valoracin debe hacerse sobre la base de un
conocimiento general de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base
principal
Valor fiscal: utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda
pblica
Valor jurdico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
reguladas por el derecho comn y que sirve de testimonio ante la ley
Valor histrico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la
reconstruccin de la memoria de la comunidad
Valor permanente o secundario: cualidad atribuida a aquellos documentos que por su
importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo
Valores primarios: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumple sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables
Valor tcnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en
virtud de su aspecto misional.