REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
MARIO BRICEO IRAGORRY
IUTEMBI EXT. CARORA
CARORA ESTADO LARA

Comunicacin Escrita Formal Dentro de las

Organizaciones

Integrante:
Eudimar Rodrguez
C.I:26.712.611
Seccin:
C1DB

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 CARORA, DICIEMBRE 2016
INDICE

Pag.
INDICE ii

INTRODUCCION 1

La comunicacin escrita formal dentro de las organizaciones 2

Tipo de comunicacin escrita formal dentro de las organizaciones 2
Cartas. 2
Oficios. 3
Relacin.. 4
Memorndum. 4
Elementos del Memorndum 4
Circulares.. 5
Tipos de circulares. 5
Caractersticas esenciales. 5
Acta 6
Minutas.. 6
Informe. 6
Pasos para redactar un informe 7
Informe tcnico y sus partes 8
Estructura de un informe tcnico.. 9
Aspecto del lenguaje a considerar en un informe tcnico.. 10
Semitica... 10
Semntica. 10
Sintctica.. 10
Pragmtica 10

CONCLUSIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
ANEXOS
.

ii
 INTRODUCCIN

La comunicacin organizacional, es un proceso por el cual las actividades

de una sociedad se recogen y se coordinan para alcanzar los objetivos de los
individuos, del grupo de trabajo y de la organizacin misma. Esta, es a menudo
un componente efectivo de gestin en todas las empresas u organizaciones.
La perspectiva funcionalista de comunicacin organizacional la define como
un sistema de vas a travs de las cuales fluyen los mensajes.
Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio la expresin dentro de
la naturalidad y espontaneidad, debe ser clara, precisa, directa, armnica y
equilibrada, de all que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato
para el lector, sus oraciones, ideas deben tener una secuencia lgica,
coherente, o sea perfectamente ligadas.
A la organizacin se le puede entender como un sistema abierto dotado de
una forma y estructuracin social compleja, en el que distingue las
dimensiones que la componen. Se trata de un sistema de roles en el que existe
coordinacin comunicativa y redes de comunicacin entre los distintos grupos
funcionales. Este trabajo servir para afianzar los conocimientos acerca de las
formas de comunicacin en las organizaciones y de esta manera optimizar el
proceso comunicativo.
Finalmente, se aborda de forma general el tema de la comunicacin en las
organizaciones como un factor clave para las mismas. La forma en la que nos
comunicamos es muy importante para el xito o fracaso de las empresas, ya
que presentan diferentes tipos de sentimientos, formas de actuar y pensar que
han venido desarrollando a lo largo de su educacin como persona y en el que
el trato puede ser ms fcil o difcil con una que con otra persona. Es por eso
que la comunicacin se tiene que dar de forma efectiva y conjunta.

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Comunicacin Escrita Formal dentro de las Organizaciones:
La comunicacin organizacional consiste en el proceso de emisin y
recepcin de mensajes dentro una compleja organizacin, Dicho proceso
puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organizacin, o
externo, por ejemplo: Entre organizaciones. Si la organizacin se trata de una
empresa, la comunicacin distingue tres sistemas:
Operacionales, se refiere a tareas u operacin.
Reglamentarios, ordenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones pblicas, captacin y publicidad.
Si amplia la concepcin de comunicacin, comunicacin organizacional
tambin puede ser entendida como el proceso de produccin, circulacin y
consumo de significados entre una organizacin y sus pblicos. La
comunicacin dentro de una empresa adquiere un carcter jerrquico, basado
en rdenes y mandatos, aceptacin de polticas, entre otros.
Es por ello que hay que destacar la importancia de la relacin individual
frente a las relaciones colectivas y la corporacin entre directivos o altos
mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa
depende plenamente de una buena comunicacin organizacional, As pues, la
comunicacin organizacional estudia las formas ms eficientes dentro de una
organizacin para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena
imagen empresarial al pblico externo.

Tipos de Comunicacin Escrita Formal Dentro de las Organizaciones:

Cartas
La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas
las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para
escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el
estudiante que tiene intencin de entrar al mundo de los negocios.

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 Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de
Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de
Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisin o Envo,
Carta de Solicitud de Crdito, Cartas de Cobranza. La redaccin de una carta
va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.

Oficios
Es una comunicacin escrita, referentes a los asuntos del servicio pblico
en las dependencias del Estado y por extensin la que media entre individuos
de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas.
Dentro de la amplitud que ofrece la exposicin de las ideas, puede contener
lo ms variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe
a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los
asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.
-Los elementos del oficio son:
1.-Membrete: Nombre de la institucin que gira al oficio.
2.-Cuadro clasificador: Datos de la clasificacin para registro y archivo
referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:
. Asunto: Sntesis de las principales ideas contenidas en el texto.
.Mesa: La oficina que enva el oficio.
.Numero: El nmero que se le designa al documento.
3.-Destinatario: La persona o dependencia a quien nos dijimos, con sus
datos de ubicacin y puesto que desempea.
Introduccin
Texto o desarrollo
Despedida
Lugar o fecha
Firma o rubrica.
Iniciales de responsabilidad. Entre otros.

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Relacin
Se adopta esta comunicacin entre los empleados, donde las relaciones
formales han sido establecidas por la organizacin. El emisor y el receptor
tienen algn tipo de relaciones organizacionales. La comunicacin tiene que
pasar a travs de un canal definido al pasar de una persona a otra.

Memorndums
El memorndums es un mensaje entre dos personas de una misma firma,
escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras (guas) para referencia: A,
De, Asunto o Referencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atencin,
es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones. El memorando
tambin se puede definir como una comunicacin que se usa en
diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin
firma, en la cual se resean los hechos, razones y circunstancias que han de
tenerse presentes ante la consideracin de un asunto importante o grave.
Los elementos de memorndum son los siguientes:
Membrete
La palabra memorndum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Direccin
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorndum
consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede
excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el
frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en

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los trmites; la direccin se reduce en muchos casos al nombre del
destinatario, entre otros.

Circulares
Es un tipo de comunicacin breve, cuyo contenido va dirigido a varias
personas, mando o niveles de una organizacin, empresa o a las empresas
mismas, con el fin de transmitirles una informacin sobre asuntos muy
variados.

Tipos de Circulares:
De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de
circulares:
a) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala
jerrquica.
b) Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas
personas para informarles sobre un asunto de inters comn.
A veces, se enva una circular de gran extensin, como la de una carta. En
ese caso se denomina carta-circular.

Caractersticas Esenciales:
La circular rene las siguientes caractersticas esenciales:
Dimensiones del papel generalmente ms pequeos que los de la carta
corriente.
Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones,
presentaciones, avisos, anuncios, entre otros.
Redaccin por lo comn en forma impersonal (se les comunica, se
informa a todos los trabajadores).
Remitente: el nombre de la dependencia, organizacin o empresa
correspondiente (la direccin, el Departamento del Personal).

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Acta.
El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos
tratados en una reunin y en el que se registran las intervenciones de sus
participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron
planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos
sobresalientes de una reunin.
Contiene, entre otros, los datos siguientes, bsicos: ciudad, hora, fecha
(da, mes y ao), lugar (calle, nmero y colonia), nombre del organismo,
relacin de asistentes, objeto de la reunin, orden del da y narracin breve,
sinttica y objetiva de lo acontecido, sealando el nombre de los que
intervienen y el asunto que se va a tratar, as como la forma en que lo exponen;
relacin secuencial de los acuerdos y resoluciones tomadas y finalmente,
sealamiento de la hora en que termina la reunin.

Minutas
La palabra minuta proviene del bajo latn, y su significado es borrador, o
sea un escrito que antecede al definitivo, en especial, de tipo jurdico, por
ejemplo un contrato, donde le faltan los detalles formales, que se prepara y se
acerca a las partes para ver si se hallan de acuerdo antes de darle la versin
acabada y final. En un discurso, conferencia o reunin, cuando se toman notas
en borrador para dar cuenta de lo que se habl, tambin se llaman minutas.

Informe.
Los informes son comunicados que pueden variar desde lo ms simple
hasta aquel que cubra requisitos ms formales, ambos tienen como propsito
el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institucin a la cual
pertenecen o tienen algn vnculo, de igual manera son el material que ayuda
a funcionarios para la toma de decisiones.
Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente:
Quin lo va a hacer? Y Qu uso va a tener? Los lectores podran ser:

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colegas tcnicos, especialistas en actividades tcnicas relacionadas.
Gerencias de lnea, administradoras y/o profanas (todas las personas que no
entran en las anteriores categoras). Los posibles usos son para: uso
inmediato, servir como base para emprender una accin. Establecer la
prioridad sobre un descubrimiento, estimular el inters, reservarlo para uso
futuro.

Pasos para redactar un informe

1.- Un informe debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y
objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de
formas verbales como: creo, pienso, me gustara, deseo, etc., las cuales deben
ser sustituidas por otras como: se observa, se ha analizado, se procedi, etc.
2.- Hay diferentes tipos de informes, y estos pueden ser expositivos,
interpretativos o demostrativos. El informe expositivo es una secuencia de
hechos narrada sin anlisis e interpretaciones del autor, debe contener
antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la venta
de productos en tiendas comerciales.
El informe interpretativo analiza las situaciones para sacar conclusiones y
poder dar las recomendaciones oportunas., por ejemplo realizar la evaluacin
sobre prcticas pedaggicas. El informe demostrativo es el que se plantea
despus de un estudio, se describen los pasos seguidos, las conclusiones
obtenidas, tambin recibe el nombre de cientfico o tcnico.
3.- Concretamente, la realizacin de un informe debe contar con las siguientes
fases: fijar el objetivo, seleccionar la informacin, analizar esta ltima, evaluar
y verificar, estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo.
4.- Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: Para quin es el informe?,
Cul es el uso que le va a dar?, Qu es lo que se quiere conocer?, Qu
conocimientos tiene del tema?
5.- Define la fase preliminar de las actividades que vas a realizar para lograr
los criterios de evaluacin propuestos. Determina las fuentes de la

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informacin, los recursos humanos y los recursos materiales para extraer los
datos. Una vez extrados, analiza toda la informacin seleccionada, organzala
y empieza a hacer comparaciones.
6.- Evala los datos y procede a verificar los mismos, consolida la informacin,
organiza y elabora el informe escrito.
7.- La estructura del informe se divide en tres partes:
La introduccin responde a las preguntas: para qu? Por qu? y con qu?
El desarrollo presenta los procedimientos o metodologa utilizada para
recopilar la informacin, responde a la pregunta cmo?
La conclusin es donde se presentan los resultados obtenidos, responde a la
pregunta qu se encontr? y qu debe hacerse?

Informe tcnicos y sus partes

El primer paso para proceder al anlisis del trmino que ahora nos ocupa,
informe tcnico, es establecer el origen etimolgico de las dos palabras que lo
conforman. De esta manera, podemos establecer que informe emana del latn
y concretamente del verbo informare que puede traducirse como dotar de
forma.
Mientras el segundo vocablo del citado trmino, tcnico, tiene su origen en
el griego. En concreto podemos ver que este se encuentra en la palabra
tcnicos que es sinnimo de relativo al que hace. Un informe tcnico es la
exposicin por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la
cuestin que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo
dicho.
Se trata de una exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto
a una cuestin o un asunto, o a lo que conviene hacer del mismo. Es, en otras
palabras, un documento que describe el estado de un problema cientfico.
Suele prepararse a solicitud de una persona, una empresa o una organizacin.
En ocasiones el informe tcnico tiende a confundirse con proyecto, pero no
son en absoluto sinnimos. As, mientras el primer documento se refiere a una

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realidad, que es un determinado problema tcnico en torno a una cuestin
determinada, el segundo trabajo realizado no es ms que un esquema o un
conjunto de ideas y planes sobre una actuacin que se pretende llevar a cabo
y que, por tanto, an no es realidad.
El informe tcnico debe incluir la informacin suficiente para que un receptor
cualificado pueda evaluar y proponer modificaciones a sus conclusiones o
recomendaciones.
La estructura del informe tcnico est formada por la parte inicial, los
cuerpos del informe, los anexos y la parte final.
a) La parte inicial debe incluir la cubierta (con el ttulo del informe, su autor
y la fecha), la portada, el resumen, el ndice, el glosario (con los signos,
smbolos, abreviaturas y tecnicismos utilizados) y el prefacio (en caso
que sea necesario).
b) Los cuerpos del informe presentan la introduccin (donde se detallen
los alcances y objetivos del trabajo), el ncleo (con imgenes y tablas),
las conclusiones o recomendaciones, los agradecimientos y las listas
de referencia.
c) Los anexos son optativos y permiten agregar informacin
complementaria al informe. Los datos que presentan, por lo general,
pueden ser omitidos por el lector ordinario, aunque sern valiosos para
el especialista en la materia.
d) En cuanto a la parte final, ofrece hojas de datos del documento, la lista
de distribucin y disponibilidad y la cubierta posterior.

Estructura de un informe tcnico

Estructura del Informe Tcnico:
1.- Portada
2.- ndice o Tabla de Contenido
3.- Introduccin
4.- Cuerpo del Informe

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 4.1.- Captulo I
4.2.- Captulo II
4.3.- Captulo III
5.- Conclusiones
6.- Recomendaciones
7.- Glosario
8.- Bibliografa
9.- Anexos

Aspectos del lenguaje a considerar en un informe tcnico

Semitica: Se conoce como semitica a la teora que tiene como
objeto de inters a los signos. Esta ciencia se encarga de analizar la
presencia de stos en la sociedad. La semitica se encuentra dividida
en diversas clases:
La semntica que es la encargada de estudiar qu relaciones existen
entre significantes y significados; es decir el significado de las
palabras, de los enunciados y de las oraciones.
Sintctica: Es la disciplina que estudia la relacin entre los signos y
los contextos o circunstancia en que los usuarios usan tales signos.
Pragmtica: La pragmtica es la encargada de estudiar las
relaciones entre significantes y usuarios; es decir de qu forma
emplean los seres humanos los diferentes signos a la hora de
comunicarse.

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 CONCLUSIONES

De acuerdo a lo estudiado se puede concluir que la comunicacin es el

proceso mediante se puede transmitir informacin de una entidad a otra. En
otras palabras, es el proceso de comunicarnos con las personas que
intercambian conocimientos, emociones y tristezas entre otros.
Cabe destacar, que para comunicarse se necesita herramientas como las
funciones de la comunicacin que ayudan a comunicarnos de diversas
maneras. Dentro de la comunicacin tambin juegan un papel importante la
escritura, y de la mano de la escritura los signos de puntuacin que nos
permiten expresar nuestras palabras de una forma correcta para su lectura.
Toda empresa est inmersa en un ambiente de competencia, apertura y
complejidad, por lo que la modernidad comunicacional es un imperativo de
sobrevivencia. La comunicacin es uno de los factores importantes para que
una empresa logre sus metas, ya que mejora la coordinacin en el trabajo,
logra que los trabajadores se comprometan con sus objetivos, incrementa las
relaciones con sus diversos pblicos, lo que contribuye a aumentar las
oportunidades de negocios, entre otros elementos, por lo que utilizar la
comunicacin de manera inteligente, es un gran reto.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

https://www.academia.edu/14412371/COMUNICACIN_INTERNA_Y_EXTE
RNA
http://www.eumed.net/librosgratis/2008c/432/Comunicacion%20en%20las%2
0organizaciones.
http://www.gestiopolis.com/la-importancia-de-la-comunicacion-organizacional/

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Anexos:
Carta

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Minuta

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Circular

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